Conciliacin bancaria:

El uso de sistema de chequera para realizar los pagos y efectuar los depsitos relacionados con las Operaciones de una empresa, es un mtodo muy eficaz para el control interno de las entradas y salidas de efectivo, disminuyendo as el riesgo de malos manejos o prdidas de dinero.

Para obtener una chequera, la empresa debe dirigirse al banco de su preferencia y realizar la apertura de una cuenta corriente, despus de cumplir con los requisitos que estas instituciones financieras solicitan para tal fin. Una vez esto se haya realizado, se recomienda que, mensualmente, se realice una comparacin del saldo que refleja la contabilidad de la empresa en la cuenta de banco, con el saldo que muestra el banco en sus registros, que son enviados al propietario de la cuenta corriente, mensualmente, mediante un estado de cuenta.

A este proceso sistemtico de comparacin de ambos registros se le conoce como conciliacin bancaria.Este proceso se puede realizar, actualmente, por medio de mdulos especiales en los sistemas informticos, as como en forma manual, identificando los diferentes elementos que intervienen en el proceso y, luego, se proceden al registro de cualquier omisin o correccin detectada.

II.Elementos de la conciliacin Bancaria:

A. Depsitos: Suma de dinero constituida por efectivo, cheques, giros, etc., procedente de las operaciones de una empresa, que es entregada a un banco para constituir un fondo bajo su custodia.

Los depsitos aumentan los fondos de una cuenta corriente sobre la que despus se puedan girar cheques y, tambin, aumentan los fondos de una cuenta de ahorro, lneas de crdito u otro servicio bancario se les llama depsitos a la vista.

B. Depsitos en trnsito: Son aquellos depsitos que aparecen en los registros de la empresa, pero no en el estado de cuenta del banco. Estos depsitos en trnsito se dan, generalmente, a fin de mes, cuando los realiza por medio de depsitos nocturnos y el banco los considera para el siguiente mes.

C. Cheques girados: Son los cheques confeccionados y entregados por la empresa para cancelar sus compromisos comerciales.

D. Cheques certificados: Son aquellos cheques girados por la empresa y que, antes de ser entregados al beneficiario, son deducidos del saldo e la cuenta corriente, de tal manera que este tiene la certeza de que el cheque tiene fondo en el banco.

E. Cheques en Circulacin: Son aquellos cheques girados, pero que an no han sido pagados por el banco, debido a que los beneficiarios no los han presentado para su cobro.

F. Nota de Crdito: Documento mediante el cual una institucin bancaria le informa a sus cuentas habientes que le ha aumentado los fondos bajo su custodia por motivo del pago de intereses, prstamos concedidos, cobros de documentos, diferencias en transacciones realizadas, etc.

G. Nota de Dbito: Documento mediante el cual una institucin bancaria le informa a sus cuentas habientes, que ha disminuido los fondos bajo su custodia por concepto de cobro de intereses, cargos bancarios, cheques devueltos, pagos de documentos, diferencias en transacciones, pagos de prstamos, etc.

H. Ajustes: Registros para corregir errores u omisiones detectadas durante el proceso de conciliacin bancaria.

Objetivos:

El objetivo de la conciliacin bancaria es detectar posibles omisiones y errores cometidos tanto por el banco como por el cuenta habiente, pues los saldos de ambos deben coincidir. Una vez identificadas las partidas o transacciones no consideradas, deben efectuarse las correcciones pertinentes mediante el registro contable correspondiente. Este procedimiento permite a la administracin de la empresa conocer la cifra correcta de efectivo disponible y evita que la empresa se sobregire o que ocasione la devolucin de cheques con los consiguientes costos financieros para la empresa, en adicin de los inconvenientes causados a terceros.

IV. Manejo de la chequera: Cuando se maneja una chequera es indispensable conocer el saldo del efectivo disponible en el momento de girar los cheques. Por esta razn, cada vez que se emite o se deposita dinero, debe registrarse en un libro especial para tal fin. Algunos bancos distribuyen entre sus clientes unos libritos para que anoten el movimiento de la cuenta, o sea, tanto los depsitos efectuados como los cheques girados y el saldo resultante despus de cada transaccin. Otros utilizan chequeras con talonario para anotar los movimientos que se realizan en la cuenta corriente, pero estas dos opcionespueden utilizarse cuando la empresa no tienen mucho movimiento, pues resulta incmodo y confuso por el poco espacio que tienen estos sistemas, adems, que se acumulan muchos libritos y talonarios e inclusive se pueden extraviar. Por ello, lo ms recomendable es la utilizacin de un libro de tres columnas, con suficientes pginas, donde se anotarn las entradas en el dbito, las salidas en el crdito y el saldo en la tercera columna.