Conciliación de Recaudos y Conciliación Bancaria

Conciliaciones de Recaudos y Bancarias

Conceptos Básicos

Entidad de RecaudoEntidad encargada de recibir los pagos de las facturas emitidas por la empresa de servicios. Existen entidades de recaudo financieras y comerciales.

Punto de PagoSucursales, agencias u oficinas de la entidad de recaudo por medio de las cuales se realiza la recaudación de los pagos de las facturas de los clientes.

Entidad Centralizadora (de Conciliación)Es la entidad designada por la entidad de servicios para consolidar, procesar y remitir la información física y magnética proveniente del proceso de recaudo.

Conciliaciones de Recaudos y Bancarias

Conceptos Básicos

ConciliaciónAgrupador de los recaudos gestionados por una entidad centralizadora.

Documento Soporte de RecaudoDocumentos que soportan los movimientos que afectan los valores recaudados por la empresa de servicio por concepto de pagos de sus facturas. Por ejemplo: Control de cupones, Sobrantes, Faltantes, Devolución de documento de pago, etc.

Transacciones BancariasSon los movimientos que se realizan sobre las cuentas bancarias de la empresa de servicio y que la entidad financiera le reporta a través de los extractos bancarios.

Conciliaciones de Recaudos y Bancarias

Conceptos Básicos

Partida ConciliatoriaDiferencia entre la información de los movimientos bancarios reportados por la entidad financiera y la información de las conciliaciones de recaudo registradas en el sistema.

Conciliación de Recaudo

Modelo Conceptual

Valores Informados Valores ProcesadosVs

ARCHIVOS

APIs

CAJAS

INDIVIDUAL

VALIDACIÓN ARCHIVO

CONCILIACIÓN

DOCUMENTO SOPORTE

Conciliación de Recaudo

Crea(CC,SO,FA)

Requiere

Conciliación de Recaudo

Cambios Relevantes en el proceso

Se permite registrar pagos de diferentes entidades de recaudo y puntos de pago a una conciliación.

En la conciliación se eliminó el punto de pago y se unificaron los flag de procesado y cerrado.

Se eliminaron los Convenios de Recaudo, debido a que las entidades de recaudo se gestionarán como contratistas.

Se crea solo una conciliación por archivo de recaudo.Los documentos soporte Control de Cupones son creados por el

proceso de Conciliación de Recaudos.La definición de Sobrantes y Faltantes se establece desde la

óptica de la empresa de servicios.

Ejemplo

DOCUMENTO SOPORTECÓDIGO DOCUMENTO 1TIPO DOCUMENTO CONTROL CUPONCONCILIACIÓN 1ENTIDAD RECAUDO LA 14FECHA 11-Oct-11VALOR $ 1.200

PAGOSENTIDAD DE RECAUDO LA 14PUNTO DE PAGO PASOANCHOFECHA DE PAGO 10-Oct-11VALOR $ 450

PAGOSENTIDAD DE PAGO LA 14PUNTO DE PAGO PASOANCHOFECHA DE PAGO 09-Oct-11VALOR $ 350

CONCILIACONSECUTIVO 1ENTIDAD RECAUDO LA 14FECHA CONCILIACIÓN 11-Oct-11VALOR INFORMADO $ 1.200 CUPONES INFORMADOS 3

DOCUMENTO SOPORTECÓDIGO DOCUMENTO 2TIPO DOCUMENTO FALTANTECONCILIACIÓN 1ENTIDAD RECAUDO LA 14FECHA 11-Oct-11VALOR $ 400

$ 1,200 $ 800Vs

Conciliación de Recaudo

Legalización del Recaudo

Modelo Conceptual

Valores Informados Valores ProcesadosVs

ARCHIVOS

APIs

CAJAS

INDIVIDUAL

VALIDACIÓN ARCHIVO

CONCILIACIÓN

DOCUMENTO SOPORTE

Conciliación Recaudo

Crea(CC,SO,FA)

Requiere

Legalización Recaudo

Asocia Doc. Soporte Legalizados

Movimientos Conciliación

Conciliación de Recaudo

Cambios Relevantes en el proceso

Se elimina la generación de Documentos Soporte por Legalización.

Se almacena la asociación entre los documentos soporte que se legalizan.

Ejemplo

DOCUMENTO SOPORTECÓDIGO DOCUMENTO C1TIPO DOCUMENTO CONTROL CUPONCONCILIACIÓN 1ENTIDAD RECAUDO LA 14FECHA 11-Oct-11VALOR $ 1.200

DOCUMENTO SOPORTECÓDIGO DOCUMENTO F1TIPO DOCUMENTO FALTANTECONCILIACIÓN 1ENTIDAD RECAUDO LA 14FECHA 11-Oct-11VALOR $ 400

Conciliación de Recaudo

DOCUMENTO SOPORTECÓDIGO DOCUMENTO S2TIPO DOCUMENTO SOBRANTECONCILIACIÓN 2ENTIDAD RECAUDO LA 14FECHA 12-Oct-11VALOR $ 600

MOVIMIENTOS CONCILIACIÓNDOC. ORIGEN DOC. LEGALIZACIÓN FECHA LEG. VALOR

F1 S2 12-Oct-11 $400 S2 F1 12-Oct-11 $400

DOCUMENTO SOPORTECÓDIGO DOCUMENTO C2 TIPO DOCUMENTO CONTROL CUPONCONCILIACIÓN 2ENTIDAD RECAUDO LA 14FECHA 12-Oct-11VALOR INFORMADO $ 1.500 VALOR PROCESADO $ 2.100

Conciliación Bancaria

Modelo Funcional

Valores Consignados Valores InformadosVs

TransferenciasDepósitos

Pagos SmartFlex

Doc. Soporte

CC

Transacción Bancaria

TransacciónConciliada

Transacciones Pendientes

Doc.Soporte

PSO, PFA

TransacciónConciliada

Partida Conciliatoria

Conciliación Bancaria

Generalidades del Proceso

Carga de archivos de movimientos bancarios (Formato Asobancaria y Multicash) a través de la Interfaz de Archivos de Recaudo.

Reglas de Negocio de Conciliación Configurables por entidad de recaudo.

Legalización Bancaria

Reglas de Conciliación Bancaria

Por Número de conciliación:

Conciliación 1 Depósito 1

Conciliación 1

Depósito 1

Depósito n

Caso 1:

Caso 2:

…

Legalización Bancaria

Reglas de Conciliación Bancaria

Entre Fechas:

Conciliación 1

Depósito 1

…

Conciliación n

Legalización Bancaria

Reglas de Conciliación Bancaria

Por No. Depósito:

Conciliación 1

Depósito 1

Depósito n

Cajas Propias:…

Ejemplo

Conciliación Bancaria

TRANSACCIÓN BANCARIATIPO TRANS. DEPÓSITONO. TRANS. T1BANCO TRANS. BANCOLOMBIAENTIDAD RECAUDO LA 14CUENTA 135792468FECHA TRANS. 12-Oct-11FECHA REGISTRO 13-Oct-11VALOR $ 1.200

DOCUMENTO SOPORTECÓDIGO DOCUMENTO C2TIPO DOCUMENTO CONTROL CUPONCONCILIACIÓN 1ENTIDAD RECAUDO LA 14FECHA CONCILIACIÓN 11-Oct-11VALOR $ 1.200

MOVIMIENTOS CONCILIACIÓNDOC. ORIGEN FECHA LEG. VALOR TRANSACCIÓN

C1 13-Oct-11 $1,200 T1

Ejemplo

DOCUMENTO SOPORTECÓDIGO DOCUMENTO C2TIPO DOCUMENTO CONTROL CUPONCONCILIACIÓN 2ENTIDAD RECAUDO LA 14FECHA CONCILIACIÓN 12-Oct-11VALOR $ 1.500

Conciliación Bancaria

TRANSACCIÓN BANCARIATIPO TRANS. DEPÓSITONO. TRANS. T2BANCO TRANS. BANCOLOMBIAENTIDAD RECAUDO LA 14CUENTA 135792468FECHA TRANS. 13-Oct-11FECHA REGISTRO 14-Oct-11VALOR $ 1.300

MOVIMIENTOS CONCILIACIÓNDOC. ORIGEN FECHA LEG. VALOR TRANSACCIÓN

C2 14-Oct-11 $1,500 T2PFA1 14-Oct-11 $200 T2

DOCUMENTO SOPORTECÓDIGO DOCUMENTO PFA1TIPO DOCUMENTO PART. CONC. FALTANTECONCILIACIÓNENTIDAD RECAUDO LA 14FECHA CONCILIACIÓN 14-Oct-11VALOR $ 200

Legalización Bancaria

Modelo Conceptual

Doc.Soporte

PSO, PFA

DOCUMENTO SOPORTE

Conciliación Bancaria

Legalización Recaudo

Asocia Doc. Soporte Legalizados

Movimientos Conciliación

TRANSACCIÓN BANCARIA

Ejemplo

Legalización Bancaria

DOCUMENTO SOPORTECÓDIGO DOCUMENTO S2TIPO DOCUMENTO SOBRANTECONCILIACIÓN 2ENTIDAD RECAUDO LA 14FECHA CONCILIACIÓN 12-Oct-11VALOR $ 600

DOCUMENTO SOPORTECÓDIGO DOCUMENTO PFA1TIPO DOCUMENTO PART. CONC. FALTANTECONCILIACIÓNENTIDAD RECAUDO LA 14FECHA CONCILIACIÓN 14-Oct-11VALOR $ 200

MOVIMIENTOS CONCILIACIÓNDOC. ORIGEN DOC. LEG. FECHA LEG. VALOR

S2 F1 12-Oct-11 $400 PFA S2 14-Oct-11 $200 S2 F1 12-Oct-11 $200

Legalización Bancaria Automática

Modelo Conceptual

Doc.Soporte

PSO, PFA

DOCUMENTO SOPORTE

Conciliación Bancaria

Legalización Automática

Recaudo

Movimientos Conciliación

TRANSACCIÓN BANCARIA

Ejemplo

DOCUMENTO SOPORTECÓDIGO DOCUMENTO PSO1TIPO DOCUMENTO PART. CONC. SOBRANTECONCILIACIÓNENTIDAD RECAUDO LA 14FECHA CONCILIACIÓN 14-Oct-11VALOR $ 150

MOVIMIENTOS CONCILIACIÓNDOC. ORIGEN DOC. LEG. FECHA LEG. VALOR

PSO1 12-Dic-11 $150

Legalización Bancaria Automática

Reversión Conciliación Bancaria

Modelo Conceptual

DOCUMENTO SOPORTE

Borrado Transacción

Bancaria

MOVIMIENTOS CONCILIACIÓN

TRANSACCIÓN BANCARIA

Reversión Conciliación

Bancaria

TRANSACCIÓN BANCARIA

REVERSADAS

DOCUMENTO SOPORTE

REVERSADOS

MOVIMIENTOS CONCILIACIÓNREVERSADOS

Gracias