CONFIGURACIÓN DE CITAS A PROVEEDORES CON ENVÍO DE E …€¦ · Servidor SMTP: Es la dirección del Protocolo Simple de Transferencia de Correo, cuyo servidor cuenta con certificación,

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CONFIGURACIÓN DE CITAS A PROVEEDORES

CON ENVÍO DE E-MAIL

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Config de Citas a Proveedores con envío de e-mail

1. MODULO DE CITAS.

1.1 Configuraciones Previas:

Para comenzar a operar el módulo de citas es importante que se tengan en cuenta estas configuraciones con los parámetros específicos.

• Configuración Sistema

Ruta: Catalogo > Usuario > Configuración > ConfiguraciónSistema

Solamente es necesario configurar los siguientes parámetros:

ü Servidor SMTP: Es la dirección del Protocolo Simple de Transferencia de Correo, cuyo servidor cuenta con certificación, autorización y configuración de mandar correos automáticos

ü Puerto SMTP: es el medio para transferir datos, ficheros y comunicaciones y usa un número específico del servidor

ü Usuario SMTP: Usuario que esté dentro del dominio del Servidor SMTP

ü Password SMTP: contraseña asignada al usuario SMTP

(Clic Modificar) ejemplo:

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• Configuracion Bodega Compañía:

Ruta: Catalogo > Usuario > Configuración > ConfiguraciónBodegaCompania

Solamente es necesario configurar el siguiente parámetro:

ü Aplica Módulo Citas =SI (Clic Modificar) ejemplo:

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Configuración Cita: Ruta: Catalogo > Usuario > Configuración > ConfiguraciónCita

Solamente es necesario configurar los siguientes parámetros:

ü Unidad Tiempo: es la unidad que se tomara para definir la tolerancia y la cancelación de una cita (hora, minuto o día)

ü Tiempo Tolerancia: el tiempo de tolerancia según la unidad de tiempo ü Tiempo Cancelación: el tiempo de cancelación según la unidad de tiempo ü Número de citas Simultáneas: El número de citas que se pueden recibir al mismo tiempo, es decir mismo

día y misma hora (Clic Modificar) ejemplo:

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• Configuración Documento Cita:

Ruta: Catalogo > Usuario > Configuración > ConfiguraciónDocto. > ConfiguracionDocumentoCita

Se dieron de alta los siguientes parámetros para la visibilidad al momento de dar de alta una cita y no es necesario modificarlos para la operación

• Secuencia Cita Transporte

Ruta: Catalogo > Usuario > Secuencia > Secuencia Cita Transporte

Se dio de alta el siguiente parámetro estándar para el número de secuencia estándar por bodega y compañía y no es necesario modificarlo para la operación

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• Configuración Ingreso

Ruta: Catalogo > Usuario > Configuración > ConfiguraciónIngreso

Solamente es necesario configurar el siguiente parámetro para cada tipo de ingreso que requiera el uso del Módulo de Citas:

Aplica Módulo Citas =SI (Clic Modificar) ejemplo:

Una vez realizadas estas configuraciones y previo a comenzar a operar el módulo de citas debemos elegir los orígenes o proveedores a los que se les creará y enviará la cita electrónica, esto mediante el registrar en el WMS los correos electrónicos de los proveedores.

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Si el proveedor no cuenta con la dirección de correo electrónico registrada en el WMS, aunque se genere la cita, esta no es enviada por e-‐mail por falta de información.

Para agregar el registro del correo electrónico, se debe ingresar en la siguiente ruta:

Ruta: Catalogo > Usuario > General > Origen

El sistema nos mostrará la siguiente pantalla,

Debemos seleccionar el origen (proveedor) según el filtro usado de la caja de texto o bien eligiéndolo directamente de la lista desplegada.

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En el campo “Correo Electrónico” agregamos el e-‐mail del proveedor. (Clic Modificar)

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1.2 Proceso para Generar una Cita:

Para generar una cita por proveedor, entraremos en la siguiente ruta:

Transporte > Cita Transporte > Generación de Cita

En seguida damos clic en el botón de Alta para crear la cita o bien si ya creamos previamente una cita solo seleccionamos una Bodega damos clic al Aplicar para que nos muestre las citas generadas.

Si dimos clic en Alta, a continuación una ventana emergente nos pedirá seleccionar el tipo de de recepción, que para efectos de las citas de proveedores será la opción 1 Descarga

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El sistema nos mostrará la siguiente pantalla, donde debemos:

• Ingresar el Origen (Proveedor) • Observaciones y notas (Opcional) • Fecha de Cita • Asociar el (los) documento(s) de entrada (Botón Docto. Entrada) • Establecer el horario de la cita (Botón Horario)

Para asociar el (los) documento(s) de entrada damos clic en el botón “Docto. Entrada” veremos una ventana emergente donde debemos seleccionar los documentos.

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Posteriormente dar clic el botón “Asocia” y el sistema nos preguntará si deseamos asociar dichos documentos a la cita de transporte. Damos clic en “Aceptar”

Una vez que dimos clic en Aceptar, podemos ver que ambas órdenes de compra bajaron en la sección Asociados de esta misma pantalla.

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Damos clic en “Regresar” y el sistema nos regresará a la pantalla anterior donde podemos observar que los documentos que seleccionamos ya se encuentran asociados a la cita creada

Ahora para asignarle un horario a la cita, daremos clic en el botón “Horario” y el sistema nos mostrará la siguiente pantalla, donde seleccionaremos la hora del día de la fecha cita que elegimos anteriormente y damos clic en “Aceptar”

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Después, el sistema nos pedirá confirmar la fecha y hora de la cita, damos clic en “Aceptar”

El sistema nos regresará a la pantalla anterior en donde una vez obtenida toda la información damos clic en “Aceptar” de manera que la cita es generada y se manda el correo electrónico al proveedor

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Una pantalla emergente nos avisará que el ingreso de la cita se ha concluido con éxito.

En ese momento el proveedor al revisar su correo electrónico, podrá ver el folio de la cita de la siguiente manera con un archivo pdf adjunto.

Y cuando el proveedor abre el pdf adjunto, verá los datos de la cita bajo el siguiente formato:

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Recepción de Cita: Para hacer la recepción de una cita, debemos accesar en la siguiente ruta:

Transporte > Cita Transporte > Recepción de Cita

Filtramos por bodega y damos clic en “Aplicar” para ver las citas generadas anteriormente:

Seleccionamos la cita a la que deseamos darle recepción y el sistema nos mostrará la siguiente pantalla, que nos muestra las órdenes de compra asociadas a dicha cita, la cual debemos asignarle un andén y dar clic en el botón “Aplicar”

Al seleccionar alguna de las órdenes de compra de dicha cita, el sistema nos mandará directamente a la ya conocida pantalla de Recepción de Documento en donde se realizará el proceso normal de ingreso.

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Para este ejemplo se tiene que hacer la recepción de las dos órdenes de compra ingresando la primera (p1), luego regresar a “Documentos de Ingreso para Recepción” e ingresar la segunda (p2)

Monitoreo de citas: Para hacer el monitoreo de citas, debemos accesar en la siguiente ruta:

Transporte > Cita Transporte > Monitoreo de Citas

El sistema nos mostrará una pantalla así, donde debemos usar los filtros Bodega (obligatorio), Tipo Recepción, Origen y Fecha Cita. Damos clic en Aplicar:

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Seleccionamos el origen de la cita generada y se despliega la siguiente información que contiene la cita, los OC y el status tanto de la cita como de las OC:

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