CONSECUENCIAS DE LA INFORMATICA EN LA ADMINISTRACION.pdf

INGENIERIA DE SISTEMAS E INFORMATICA

BETSY NANCY SANCHEZ ATOCSA

Santos Guillermo Pompa Carrasco Pgina 2

CONTENIDO PAGINA

INDICE 2

DEDICATORIA 4

INTRODUCCION 5

1. SISTEMAS DE INFORMACION. 7

1.1. Sistemas de Informacin. 7

1.1.1.1. DEFINICIN DE SISTEMAS DE INFORMACIN 7

1.1.1.2. ELEMENTOS DE LOS SISTEMAS DE

INFORMACIN 7

1.1.1.3. EJEMPLOS DE SISTEMAS DE INFORMACIN 7

1.1.2. Evolucin 8

1.1.3. Base de datos centralizada. 11

1.1.4. Definicin de sistemas de informacin. 12

1.2. Tecnologas de informacin. 13

1.3. Funcin informtica 14

1.4. La administracin 16

1.5. Funciones de la administracin. 16

2. CONSECUENCIAS DE LA INFORMATICA EN LA

ADMINISTRACION 20

2.1. Las nuevas necesidades. 21

2.2. Ventaja competitiva 22

2.3. El flujo de informacin. 23

2.4. El sistema nervioso digital. 24

2.5. La automatizacin. 32


2.7. Sistema de informacin gerencial. 33

2.8. Sistema de informacin financiera. 34

2.9. Sistema de informacin para ventas y marketing. 35

2.10. Sistema de informacin de recursos humanos 35

2.11. Sistemas basados en el conocimiento. 36

CONCLUSIONES. 37

BLIBLIOGRAFIA. 38


DEDICATORIA

Un agradecimiento a las personas que han realizado trabajos relacionados con

el tema, y haberlos publicado, para poder indagar ms el tema y as acceder a

la informacin para poder ampliar nuestros conocimientos.

A cada una de las personas que han participado activamente de este trabajo y

a los profesores de la universidad privada TELESUP, que nos brindan sus

conocimientos.


INTRODUCCION

En la actualidad es normal escuchar la afirmacin: estamos en la era de la

informtica!, ello es as, estamos en la era del desarrollo de las tecnologas de

las comunicaciones y de la informtica. Pero las organizaciones. Estas

dinmicas en el entorno, plantean las necesidades de ser transformadas de

manera inmediata.

En el desarrollo de las telecomunicaciones y de la informtica la velocidad de

flexibilidad y la conectividad estn implicadas; como las organizaciones

operan con informacin, entonces ellas tambin son afectadas, Cmo

podemos hacer que los efectos sean positivos?, depende precisamente de la

capacidad gerencial con que se cuente.

Vivimos en una era marcada por la velocidad. Ello es consecuente con la de

estos tiempos, una grfica simbolizada por una curva de pendiente cada vez

ms pronunciada,(de manera ascendente), smbolo del incremento creciente

de la velocidad a la cual aumenta la poblacin, las comunicaciones, la cantidad

de informacin, la velocidad de productos, el acortamiento de los ciclos de vida

de los productores, la velocidad de respuesta ante la solicitud de servicios entre

mucho otros.

Dados estos cambios, la gerencia de los sistemas de informacin se ha

enriquecido logrando desarrollas, como la teora de la redes, las

organizaciones virtuales y los sistemas de informacin inteligente, administrar

bien es administrar sus futuro, y administrar su futuro es administrar

informacin.


Durante milenios podemos apreciar una curva prcticamente palana o semi

plana, respondiendo la velocidad de la informacin a esta curva, ante un

cambio tan dramtico en la curva, la velocidad de la informacin debe de

acelerarse para responder a las crecientes necesidades de control y solucin

de problemas.


Captulo I

1. SISTEMAS DE INFORMACION.

1.1. Sistemas de Informacin.

1.1.1.1. DEFINICIN DE SISTEMAS DE INFORMACIN

Un sistema de informacin (SI) es un conjunto de

elementos interrelacionados con el propsito de prestar

atencin a las demandas de informacin de una

organizacin, para elevar el nivel de conocimientos que

permitan un mejor apoyo a la toma de decisiones y

desarrollo de acciones.

1.1.1.2. ELEMENTOS DE LOS SISTEMAS DE

INFORMACIN

Los componentes ms importantes de un sistema de

informacin son los siguientes: Financieros. Es el aspecto

econmico que permite la adquisicin, contratacin y

mantenimiento de los dems recursos que integran un sistema

de informacin. Administrativos. Es la estructura orgnica de

objetivos, lineamientos, funciones, procedimientos,

departamentalizacin, direccin y control de las actividades;

que sustenta la creacin y uso de los sistemas. Humanos. Est

compuesto por dos grupos: El tcnico, que posee los

conocimientos especializados en el desarrollo de sistemas,

siendo estos los: Administradores, Lderes de Proyecto,

Analistas, Programadores, Operadores y Capturistas. El

usuario, representado por las personas interesadas en el

manejo de informacin va cmputo, como apoyo al mejor

desempeo de sus actividades, siendo estos los: Funcionarios,

Contadores, Ingenieros, Empleados, Pblico, etc. Materiales.

Son aquellos elementos fsicos que soportan el funcionamiento

de un sistema de informacin, por ejemplo: local de trabajo,

instalaciones elctricas y de aire acondicionado, medios de

comunicacin, mobiliario, maquinaria, papelera, etc.

Tecnolgicos. Es el conjunto de conocimientos, experiencias,

metodologas y tcnicas; que orientan la creacin, operacin y

mantenimiento de un sistema.

1.1.1.3. EJEMPLOS DE SISTEMAS DE INFORMACIN


Existe gran cantidad y variedad de sistemas de informacin

orientados a diversos campos de la actividad humana, algunas

d e s u s a p l i c a c i o n e s s o n l a s s i g u i e n t e s .

Cientficas: control de vuelos espaciales, estudios sobre

energa nuclear, etc.

Militares: control y operacin de armas, sistemas de

defensa, etc.

De Ingeniera: diseo industrial de autos y maquinaria;

control de procesos de produccin y siderrgicos, etc.

Comunicaciones y Transportes: diseo de carreteras,

control de trfico areo y terrestre, transmisin remota

de datos, etc.

Administrativas: nmina, inventarios, almacenes,

contabilidad, presupuesto, ventas, etc.

En la educacin. Apoyo en la enseanza, referencias

bibliogrficas, etc.

Mdicas: diagnstico, teraputicas, aparatos binicos,

etc.

Artsticas: msica, poesa, pintura, etc.

1.1.2. Evolucin

Los Sistemas de informacin han ido evolucionando durante los

ltimos aos hasta constituir los denominados sistemas de

informacin estratgicos. Primeramente los Sistemas de

Informacin empresariales eran considerados como un

instrumento simplificador de las distintas actividades de la

empresa, una herramienta con la cual se facilitaban los tramites y

reduca la burocracia. Su finalidad era bsicamente llevar la

contabilidad y el procesamiento de los documentos que a nivel

operativo

Posteriormente el desarrollo de la informtica3 y las

telecomunicaciones permitieron incrementar la eficacia en la

realizacin de las tareas, ahorrar tiempo en el desarrollo de las

actividades y almacenar la mayor cantidad de informacin en el

menor espacio posible, lo cual aument en las organizaciones el

inters en los sistemas de informacin. Con el transcurrir del

tiempo las empresas fueron observando como las tecnologas y

sistemas de informacin permitan a la empresa obtener mejores

resultados que sus competidores, constituyndose por si mismas

como una fuente de ventaja competitiva y una poderosa arma que

permita diferenciarse de sus competidores y obtener mejores


resultados que estos. De este modo los sistemas de informacin

se constituyeron como una de las cuestiones estratgicas de la

empresa, que ha de considerarse siempre en todo proceso de

planificacin empresarial.

Dada la clasificacin de K y J Laudon, los primeros sistemas de

informacin en desarrollarse fueron los Sistemas de

Procesamiento de operaciones. Con el transcurrir del tiempo,

fueron apareciendo en primer lugar los sistemas de informacin

para la administracin y finalmente los sistemas de apoyo a las

decisiones as como los sistemas estratgicos. Se produjo un

desarrollo vertical de los sistemas de informacin, partiendo de los

niveles inferiores de la organizacin hasta abarcar al equipo

directivo de la empresa. A la hora de analizar el progreso de los

sistemas de informacin, uno de los trabajos fundamentales fue el

propuesto por Gibson y Nolan (1974) .Ellos describieron la

evolucin de los sistemas de informacin basndose en la

evolucin de las tecnologas de informacin (Ver tabla). En la

medida en que se desarrollaron los equipos informticos, el

software, el hardware, las bases de datos y las

telecomunicaciones, los sistemas de informacin fueron

adquiriendo una mayor relevancia en las organizaciones,

empezndose a considerar como un elemento ms del proceso

de planificacin.

ETALAS DE EVOLUCION DE LOS SISTEMAS DE

INFORMACION

CARACTERISTICAS

1). INICIACION Introduccin de la informtica en la empresa

Aplicaciones informticas orientadas a la mecanizacin y automatizacin de los procesos ordinarios

Escaso gasto en informtica y escasa formacin del personal

2). CONTAGIO La aplicacin de las tecnologas de informacin originan resultados espectaculares


Difusin de las tecnologas de informacin en todas las reas de la empresa

Aumenta la cualificacin del personal

Existe gran descoordinacin y poca planificacin en el desarrollo de los sistemas de informacin

3). CONTROL La alta direccin de la organizacin se preocupa de los sistemas de informacin como consecuencia del alto coste en ellos

Centralizacin de los proyectos de inversin en tecnologas de informacin

4).INTEGRACION Se controla el incremento del gasto

Se produce la integracin de los sistemas de informacin existentes en las distintas reas de la empresa

Mejora y perfeccionan los sistemas de informacin

5). ADMINISTACION DE LA INRMACION

El sistema de informacin adquiere una dimensin estrategia en la empresa

Descentralizacin de ciertas aplicaciones informticas

6). MADUREZ Desarrollo de los Sistemas de informacin en los niveles superiores de la organizacin apareciendo los Sistemas Estratgicos de informacin

Adquiere gran importancia la creatividad y la


innovacin

1.1.3. Base de datos centralizada.

Una base de datos centralizada es una base de datos almacenada

en su totalidad en un solo lugar fsico, es decir, es una base de

datos almacenada en una sola mquina y en una sola CPU, en

donde los usuarios trabajan en terminales "tontas" que solo

muestran resultados.

Los sistemas de bases de datos centralizadas son aquellos que se

ejecutan en un nico sistema informtico sin interaccionar con

ninguna otra computadora. Tales sistemas comprenden el rango

desde los sistemas de bases de datos mono usuarios ejecutndose

en computadoras personales hasta los sistemas de bases de datos

de alto rendimiento encuitndose en grandes sistemas.

Caractersticas de las bases de datos centralizadas.

Entre las caractersticas ms resaltantes de las bases de datos

centralizadas se encuentran las siguientes:

Se almacena completamente en una localidad central, es

decir, todos los componentes del sistema residen en un solo

computador o sitio.

No posee mltiples elementos de procesamiento ni

mecanismos de intercomunicacin como las bases de datos

distribuidas.

Los componentes de las bases de datos centralizadas son:

los datos, el software de gestin de bases de datos y los

dispositivos de almacenamiento secundario asociados.

El problema de seguridad es inherentemente fcil en estos

sistemas de bases de datos.


Ventajas de las bases de datos centralizadas

Se evita la redundancia.

Se evita la inconsistencia. Ya que si un hecho especfico se

representa por una sola entrada, la no-concordancia de

datos no puede ocurrir.

Pueden aplicarse restricciones de seguridad.

Puede conservarse la integridad.

El procesamiento de los datos ofrece un mejor rendimiento y

resulta ms confiable que los sistemas distribuidos.

Desventajas de las bases de datos centralizadas

Los mainframes no ofrecen mejor proporcin

precio/rendimiento que los microprocesadores de los

sistemas distribuidos.

Cuando un sistema de bases de datos centralizada falla, se

pierde toda disponibilidad de procesamiento y sobre todo de

informacin confiada al sistema.

En caso de un desastre o catstrofe, la recuperacin es difcil

de sincronizar.

Las cargas de trabajo no se pueden difundir entre varias

computadoras, ya que los trabajos siempre se ejecutarn en

la misma mquina.

Un mainframe en comparacin de un sistema distribuido no

tiene mayor poder de cmputo

1.1.4. Definicin de sistemas de informacin.

Un sistema de informacin es un conjunto de elementos orientados

al tratamiento y administracin de datos e informacin, organizados

y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad

o un objetivo. Dichos elementos formarn parte de alguna de las

siguientes categoras:


Personas ;

Datos ;

Actividades o tcnicas de trabajo ;

Recursos materiales en general (generalmente recursos

informticos y de comunicacin, aunque no necesariamente).

Todos estos elementos interactan para procesar los datos

(incluidos los procesos manuales y automticos) y dan lugar a

informacin ms elaborada, que se distribuye de la manera ms

adecuada posible en una determinada organizacin, en funcin de

sus objetivos. Si bien la existencia de la mayor parte de sistemas de

informacin son de conocimiento pblico, recientemente se ha

revelado que desde finales del siglo XX diversos gobiernos han

instaurado sistemas de informacin para el espionaje de carcter

secreto.

Habitualmente el trmino se usa de manera errnea como sinnimo

de sistema de informacin informtico, en parte porque en la

mayora de los casos los recursos materiales de un sistema de

informacin estn constituidos casi en su totalidad por sistemas

informticos. Estrictamente hablando, un sistema de informacin no

tiene por qu disponer de dichos recursos (aunque en la prctica

esto no suela ocurrir). Se podra decir entonces que los sistemas de

informacin informticos son una subclase o un subconjunto de los

sistemas de informacin en general.

1.2. Tecnologas de informacin.

Se conoce como tecnologa de informacin (TI) a la utilizacin de

tecnologa, especficamente computadoras y ordenadores electrnicos

para el manejo y procesamiento de informacin, especficamente la

captura, transformacin, almacenamiento, proteccin, y recuperacin de

datos e informacin.

Los orgenes de la TI son recientes. Aunque el nombre de tecnologa de

informacin se remonta a los aos 70, su utilizacin en los negocios se

remonta a mediados del siglo XX, durante la segunda guerra mundial.

Sin embargo, ha sido en los ltimos 20 aos donde ha alcanzado

niveles de uso y aplicaciones tan variadas y ubicuas, que se ha

convertido en un rea de gran amplitud e impacto en todos los aspectos

de la vida cotidiana, incluyendo la gerencia de cualquier empresa, en la

cual hoy en da es casi indispensable.


Desde el surgimiento de Internet, se ha incorporado masivamente a la

TI el aspecto de comunicacin, con lo cual se suele hacer referencia a

un tema an ms amplio, conocido como Tecnologa de Informacin y

Comunicaciones, o TIC.

Tecnologa de Informacin en la empresa

El departamento o equipo que dentro de una organizacin ejerce las

funciones de TI se encarga de estudiar, disear, desarrollar,

implementar y administrar los sistemas de informacin utilizados para el

manejo de datos e informacin de toda la organizacin. Estos sistemas,

a su vez, comprenden aplicaciones o software, y equipos o hardware.

Llevar a cabo las tareas de la organizacin apoyndose en la

Tecnologa de informacin, generalmente redunda en un procesamiento

ms rpido y confiable de su datos. La informacin resultante tiene

mayor movilidad y accesibilidad, y cuenta con mayor integridad, que

cuando se procesa en forma manual. Igualmente, las computadoras

relevan a los empleados de numerosas actividades repetitivas y

aburridas, permitindoles aprovechar mejor su tiempo en actividades

que agregan ms valor.

A medida que los precios de los equipos de computacin bajan, su

capacidad aumenta, y se hacen ms fciles de usar, la TI se utiliza en

nuevas y variadas formas. En las empresas, sus aplicaciones son

diversas. Hoy en da, la mayora de las empresas medianas y grandes

(y cada da ms pequeas y micro-empresas) utilizan la TI para

gestionar casi todos los aspectos del negocio, especialmente el manejo

de los registros financieros y transaccionales de las organizaciones,

registros de empleados, facturacin, cobranza, pagos, compras, y

mucho ms

1.3. Funcin informtica

Para este tema realizamos una investigacin sobre como

organizaramos la funcin informtica del instituto tecnolgico de

Culiacn, y llegamos a la conclusin de que lo ms idneo sera

establecer una subdireccin de informtica al mismo nivel que las

dems


Sub direcciones de la institucin, con el fin de que la comunicacin

entre la subdireccin de informtica y la direccin fuera ms directa, y

de esta forma eliminar mandos intermedios entre ambos, as mismo se

consider que se deberan asignar asesores informticos en cada una

de las subdirecciones de la institucin con el fin de que las necesidades

propias de cada subdireccin sean atendidas lo ms rpido posible y

evitar el burocratismo.

De igual manera se plateo la necesidad de establecer redes internas

dentro de cada una de las subdirecciones de la institucin, y a su vez

establecer una red central que conectara todas las redes existentes en

la institucin, y a dicha red central tendra acceso el director general de

la institucin.

Se consider que los departamentos y las funciones que deba contener

la subdireccin en informtica seran los siguientes;

Sistemas: En este departamento se llevaran a cabo el anlisis, diseo,

desarrollo, pruebas y capacitacin para la implantacin de los sistemas

que requiera la organizacin, as mismo este departamento se

encargar de dar capacitacin a los asesores de las dems

subdirecciones, y por ultimo este departamento se encargara del

mantenimiento del software de la institucin.

Redes: este departamento tendr a su cargo la administracin de la red

central de la institucin, as como de la red interna de las subdireccin

la informtica en ese departamento e llevara a cabo la administracin

de las bases de datos que se acceden a travs de la red centra, as

como del espacio en disco de la red, asimismo del control y

mantenimiento de la red en general de la institucin.

Mantenimiento: su funcin es dar mantenimiento tanto preventivo como

correctivo a el hardware y software de la institucin, este ser el taller

de mantenimiento de los equipos de la institucin, de igual forma

proporcionara los antivirus y software necesario para el mantenimiento

de los equipos de cada una de las subdirecciones de la institucin.

Administrativo: se encargara de gestiones ante la direccin, levar el

control de los servicios prestados a las subdirecciones, controlara la

asignacin y distribucin de recursos otorgados a la subdireccin de

informtica, y llevara a cabo el control de personal de la subdireccin de

informtica.


Servicio a Usuarios: En este departamento se establecera l rea de

prcticas, tanto de alumnado como de personal de la institucin, y

prestara servicios de impresin, de Internet, de informacin acadmica

y salas de capacitacin.

Asesores: Estos estarn distribuidos en todas las subdirecciones de la

institucin y darn mantenimiento de hardware y software a los equipos

ah instalados, sern los encargados de mantener respaldos, vacunas y

dems acciones preventivas y correctivas. Tambin se encargaran de

gestionar las necesidades de sus reas ante la subdireccin de

informtica, otra de sus funciones ser el capacitar a los usuarios de

sus subdirecciones, para que pueda aprovechar de la mejor manera

posible la tecnologa puesta a su disposicin.

Redes Internas: Se instalaran en cada una de las diferentes

subdirecciones y sern para el manejo de la propia informacin de la

subdireccin, y se interconectaran a travs de la red central.

Red Central: Interconectara a las redes de las diferentes

subdirecciones para evitar duplicidad de datos en los las subdirecciones

y se tendr un mayor grado de seguridad en los accesos a la red de los

dientes subdirecciones.

1.4. La administracin

Es la coordinacin de todos los recursos a travs del proceso de

planeacin, organizacin direccin, y control, a fin de lograr los objetivos

establecidos.

Es una ciencia social que persigue la satisfaccin de objetivos

institucionales por medio de una estructura y a travs del esfuerzo

coordinado.

Es una ciencia social que estudia la organizacin de las empresas (en

nuestro caso Institucin) y la manera como se gestionan los recursos,

procesos y resultados de sus actividades.

1.5. Funciones de la administracin.

Las funciones bsicas de la administracin son cinco:

Planeacin.

Organizacin

Direccin.

Coordinacin.


Control.

Evaluacin.

1. PLANEACION

Es la fase en la cual se determina anticipadamente que es lo que

se va a hacer, esto incluye el establecimiento de objetivos,

programas, polticas y procedimientos.

OBJETIVO

Es la razn de ser de la empresa, esto es, lo que se propone

alcanzar.

LOS PROGRAMAS

Son los planes que se deben realizar en un tiempo determinado

para lograr el objetivo propuesto.

LAS POLTICAS

Son las normas en las cuales deben estar encuadradas las

actividades para alcanzar el objetivo.

LOS PROCEDIMIENTOS

Son las guas o formas de accin que nos dicen de que forma se

deben realizar las actividades.

NECESIDAD DE LA PLANEACIN

La necesidad de la planeacin en una empresa aparece principalmente

por tres razones:

Para obligar a pensar en el futuro. Se planifica para que todas las

personas de la empresa piensen hacia donde van y se puedan

anticipar a los problemas, evitando en esta forma que se deje los

problemas a la suerte o a las creencias religiosas.

Para obligar a pensar en .forma coordinada, esto permite que las

personas sean conscientes de qu es lo que se espera de ellas y

as puedan cumplir con las funciones asignadas.

Para evitar riesgos y. prdidas, si no se ha realizado por

anticipado una planeacin, los riesgos de prdidas se aumentan

y lo ms seguro es que la empresa fracase.

Esto no significa" que la planeacin es la frmula para que una empresa

nunca fracase, simplemente significa que una empresa que planea sus-

actividades tiene ms probabilidades de triunfar.


En la empresa 'Cooperativa o Asociativa, esta fase es de gran

importancia, ya que mediante la misma, se presentan los planes y

acciones que al realizarse irn en beneficio de los socios.

Adems en la Asamblea General los afiliados mediante su participacin

solicitarn; s sus directivos programas y ejecuciones? muy concretas

que deben ser tenidas en cuenta durante la planeacin.

2. ORGANIZACIN

Es la etapa en la cual se fijan las funciones y las relaciones de

autoridad y responsabilidad entre las diferentes personas de una

empresa.

RAZONES PARA ORGANIZAR

Existen dos razones fundamentales por las cuales es conveniente

organizar:

1. Hay una gran cantidad de cosas que no puede realizarlas una

sola persona y por lo tanto debe unirse con otros para

ejecutarlas.

2. Para aprovechar los beneficios que trae la divisin del trabajo.

MANUAL DE ORGANIZACIN

Esta herramienta nos da a conocer qu debe hacer cada persona, cada

departamento u organismo, describiendo los deberes y

responsabilidades de cada persona y las atribuciones de cada persona

con respecto al grupo de personas que trabajan a su cargo.

La organizacin en la Cooperativa debe ser permanente ya que es la

nica forma en que los socios podrn conocer la marcha de la Empresa

mediante la utilizacin de las herramientas que hemos visto se puede

presentar una imagen rpida, fcilmente comprensible y fiel de la

situacin de la sociedad.

3. DIRECCIN

Esta fase del proceso de administracin, hace referencia a la forma

como se imparten las rdenes o instrucciones a las personas de la

empresa y se explica qu es lo que debe hacerse.


Aunque son de mucha importancia las cualidades personales de quien

va a ejecutar la actividad, es conveniente tener en cuenta las

caractersticas de una buena instruccin, la cual debe ser:

-Razonable: lo cual quiere decir que no se debe ordenar algo

inalcanzable para la persona que recibe la orden, se debe tener en

cuenta si la persona que la recibe tiene la experiencia y habilidad

necesaria para cumplirla satisfactoriamente.

-Completa: al dar ciertas instrucciones debe decirse claramente la

cantidad y calidad de la actividad a ejecutar.

Ejemplo: seleccionar una produccin o compra de papa, papa de

primera, de segunda y de tercera etc.

-Clara: la orden debe ser comprensible, o sea que la persona que la

recibe la debe entender muy bien, para lo cual el que dicta la instruccin

debe colocarse en el lugar del subordinado y considerar lo que ste

quiere que se le diga.

Sabemos muy bien que la Cooperativa est en manos del Gerente, por

delegacin que hace el Consejo de administracin.

Las instrucciones que dirige a los empleados, socios y otros

organismos, debe tener las caractersticas antes anotadas, lo cual

permitir no solo una mayor eficiencia en la administracin, sino

tambin una correcta informacin a los afiliados.

4. COORDINACIN

En el proceso administrativo debe existir coordinacin o sea que haya

una estrecha armona entre los funcionarios de la empresa y las

operaciones que ejecutan para que el desenvolvimiento del trabajo no

tenga ningn obstculo.

Coordinar es armonizar todos los actos y esfuerzos.

Esta coordinacin se puede obtener a travs de consultas de unas

personas a otras, con participacin democrtica caso de las

cooperativas con las cuales pueden conformarse grupos de trabajo

uniforme.

. Para lograr este fin los funcionarios jefes deben exponer a los

empleados sus puntos de vista en cualquier caso particular.


5. CONTROL

Este proceso consiste en verificar si los resultados obtenidos son

iguales o parecidos a los planes presentados, y permite bsicamente

avisar en forma oportuna si algo est fallando y adems si resulta eficaz

en el uso de los recursos

Tambin podemos decir que el control consiste en la medicin y

correccin de la ejecucin con base en las metas establecidas, compara

lo realizado con lo planeado y exige cuentas de las tareas y actividades

asumidas.

Como proceso que es el control, lo podemos dividir en:

Establecimiento de patrones de comparacin en puntos

estratgicos.

Medicin de lo realizado.

Comparacin de lo que se ha realizado con lo que se ha

planeado.

Correccin de las fallas encontradas.

Capitulo II

2. CONSECUENCIAS DE LA INFORMATICA EN LA

ADMINISTRACION

2.1. Las nuevas necesidades.

No son las mismas las necesidades que en materia informtica tienen

las empresas en una era marcada por la globalizacin y la

hipercompetitividad, con exigencias crecientes en materia de calidad,

productividad, reduccin de costes, tiempos de respuesta y niveles de

satisfaccin, que las que tenan hasta hace un tiempo, en el cual el

objetivo era meramente mejorar y hacer ms eficiente las labores

administrativas vinculadas con temas contables, manejo de inventarios,

liquidacin de sueldos, clculo y contabilidad de costos, facturacin y

cuestiones bancarias e impositivas.

Las empresas requieren hoy de informaciones que permitan gestionar la

calidad, los costos, la productividad, los niveles de satisfaccin de los

clientes y consumidores, el mantenimiento productivo total, la gestin


"just in time", la logstica, las predicciones de ventas y servicios, el

tablero de comando y el cuadro de mando integral, la planificacin y los

controles presupuestarios y de gestin. Para cubrir muchas de esas

necesidades es imprescindible contar con software destinado a la

estadstica aplicada como al Control Estadstico de Procesos (SPC).

Hoy no basta con saber lo que ocurri, algo as como administrar la

empresa con el espejo retrovisor, hoy se necesita detectar de manera

rpida y precisa los desvos, permitiendo analizar las razones de las

mismas, sean stas positivas o negativas.

En esta era donde asume una importancia vital el capital intelectual,

donde las actividades estratgicas deben ser continuamente medidas y

sondeadas, es fundamental cambiar radicalmente la concepcin de los

software, de su diseo, manejo y gestin.

Hoy en da ha pasado a ser vital el concepto de ventaja competitiva.

ste es un trmino que surgi a fines de la dcada de los ochenta. La

ventaja competitiva puede lograrse de muchas maneras; por ejemplo al

proporcionar bienes y servicios a un precio bajo, proporcionando bienes

y productos mejores que la competencia, y al satisfacer las necesidades

especiales de ciertos segmentos del mercado. En el campo de la

computacin, la ventaja competitiva hace referencia al uso de la

informacin para adquirir peso en el mercado. La idea consiste en que

la empresa no tiene ni debe depender meramente de los recursos

fsicos a los efectos de poder ser competitiva, tambin puede usar

recursos conceptuales como datos e informacin a los efectos de

marcar diferencias.

Wiseman utiliza el trmino impulsos estratgicos para subrayar los

movimientos que hace una empresa con el objeto de ganar o mantener

algn tipo de ventaja competitiva. La tecnologa informtica puede y

debe ser usada para soportar uno o ms impulsos estratgicos.

El flujo de informacin es el principal diferenciador de las empresas en

la era digital. Poner en contacto la informacin idnea con la gente

idnea produce un aumento espectacular en la aptitud de la empresa

para desarrollar oportunidades estratgicas de negocio y actuar en

consecuencia


2.2. Ventaja competitiva

Cuando muchas personas se preguntan por qu estudiar sobre los

sistemas de informacin, es lo mismo que preguntar por qu debera

estudiar alguien contabilidad, finanzas, gestin de operaciones,

marketing, administracin de recursos humanos o cualquier otra funcin

empresarial importante. Lo que si les puedo asegurar es que muchas

empresas y organizaciones tienen xitos en sus objetivos por la

implantacin y uso de los Sistemas de Informacin. De esta forma,

constituyen un campo esencial de estudio en administracin y gerencia

de empresas. Es por esta razn que todos los profesionales en el rea

de Administracin de Empresas deberan o ms bien deben, tomar un

curso de sistemas de informacin. Por otro lado es importante tener una

comprensin bsica de los sistemas de informacin para entender

cualquier otra rea funcional en la empresa, por eso es importante

tambin, tener una cultura informtica en nuestras organizaciones que

permitan y den las condiciones necesarias para que los sistemas de

informacin logren los objetivos citados anteriormente. Muchas veces

las organizaciones no han entrado en la etapa de cambio haca la era

de la informacin sin saber que es un riesgo muy grande de fracaso

debido a las amenazas del mercado y su incapacidad de competir, por

ejemplo, las TI que se basan en Internet se estn convirtiendo

rpidamente en un ingrediente necesario par el xito empresarial en el

entorno global y dinmico de hoy.

Por lo tanto, la administracin apropiada de los sistemas de informacin

es un desafo importante para los gerentes. As la funcin de los SI

representa:

Un rea funcional principal dentro de la empresa, que es tan

importante para el xito empresarial como las funciones de

contabilidad, finanzas, administracin de operaciones, marketing,

y administracin de recursos humanos.

Una colaboracin importante para le eficiencia operacional, la

productividad y la moral del empleado, y el servicio y satisfaccin

del cliente.

Una fuente importante de informacin y respaldo importante para

la toma de decisiones efectivas por parte de los gerentes.

Un ingrediente importante para el desarrollo de productos y

servicios competitivos que den a las organizaciones una ventaja

estratgica en el mercado global.

Una oportunidad profesional esencial, dinmica y retadora para

millones de hombres y mujeres


2.3. El flujo de informacin.

Una eficaz gestin de la informacin exige no slo conocer las fuentes,

servicios y sistemas, su ciclo de vida y sus criterios de calidad, sino

tener bien definidas las polticas en torno al papel de cada cual en el

manejo de informacin y el flujo de cada informacin, desde su

generacin hasta su utilizacin, precisando sus depsitos transitorios y

definitivos.

El verdadero valor y uso de la informacin se manifiesta cuando es

compartida con los clientes/usuarios adecuadamente, lo que

coadyuvar a que puedan ejecutar decisiones y resolver diferentes

problemticas. Dentro del proceso de gestin de informacin y tambin

en otros procesos del sistema organizacional, los flujos de la

informacin son pasos importantes, e incluyen actividades especficas y

sus secuencias, subprocesos, la secuencia de toma de decisiones, etc.

Poder representar el flujo de informacin de un sistema, nos permite

plasmar en un modelo lgico los procesos, independientemente de las

restricciones del entorno.

Los flujos de informacin tienen su representacin a travs de los

Diagramas de Flujos de Datos (DFD), que deben estar compuestos por

los siguientes elementos.

Entidad externa: representa un ente ajeno al sistema que

proporciona o recibe informacin del mismo. Puede hacer

referencia a departamentos, personas, mquinas, recursos u

otros sistemas.

Proceso: representa las funciones que realiza el sistema para

transformar o manipular datos. El proceso debe ser capaz de

generar los flujos de datos de salida a partir de los de entrada. El

proceso puede transformar un flujo de datos de entrada en varios

de salida y siempre es necesario como intermediario entre una

entidad externa y un almacn de datos.

Almacn de datos: representa la informacin en reposo utilizada

por el sistema independientemente del sistema de gestin de

datos (por ejemplo un fichero, base de datos, archivador, etc.).

Contiene la informacin necesaria para la ejecucin del proceso.

Flujo de datos: representa el movimiento de los datos, y

establece la comunicacin entre los procesos y los almacenes de

datos o las entidades externas.


Dentro de los principios de la gestin de informacin, el conocimiento de

los procesos informacionales asegura la estabilidad del sistema y la

precisin del control de la informacin

2.4. El sistema nervioso digital.

La forma en la que una compaa acceda, gestione y use la

informacin, en todos sus formatos y maneras, puede ser el factor que

determine su xito o fracaso. Las empresas estn descubriendo que

Internet se est convirtiendo en un modo muy apropiado para

intercambiar dicha informacin a todos los niveles entre sus empleados,

socios y clientes. Internet, por tanto, es y continuar siendo el sustrato

sobre el que las organizaciones construyen sus sistemas de

informacin.

Mediante Internet vamos a poder reunir la informacin til existente

dentro y fuera de una organizacin y crear un nuevo tipo de inteligencia

corporativa. Una inteligencia alimentada con informacin actualizada,

correcta y til. Cuando los sistemas de informacin proporcionan este

tipo de resultado, se denominan Sistema Nervioso Digital

Internet, una visin de futuro: El Sistema Nervioso Digital

Qu es y para qu sirve es decir qu beneficios puede ofrecerme- un

Sistema Nervioso Digital? Cmo saber si dispongo de un verdadero

Sistema Nervioso Digital en mi empresa? Cmo puedo construir uno?

Estas son las preguntas que tratamos de resolver en este artculo.

Qu es? Qu beneficios me ofrece?

La forma en la que su compaa gestione y use la informacin puede

ser el factor que determine su xito o fracaso. Y cmo gestione esta

informacin depende de la tecnologa que Vd. Use. Hoy, Vd. puede

reunir las mejores ideas existentes a lo largo de toda su organizacin y

crear un nuevo tipo de inteligencia corporativa. Una inteligencia

alimentada con informacin actualizada, correcta y til.

Cuando sus sistemas tecnolgicos proporcionan este tipo de resultado,

nosotros lo denominamos un Sistema Nervioso Digital. Un Sistema

Nervioso Digital se basa en PCs interconectados y software integrado

que conjuntamente permiten que la informacin fluya rpida y precisa.

Ayuda a cada persona integrante de su organizacin a actuar ms

rpidamente y a tomar mejores decisiones. Prepara a su compaa para


reaccionar ante los acontecimientos imprevistos. Le permite acercar su

empresa a sus clientes. Le permite, en definitiva, centrarse en su

negocio, no en la tecnologa.

Crear un verdadero Sistema Nervioso Digital requiere tiempo, decisin e

imaginacin. No es algo que cualquier compaa pueda conseguir. Pero

aquellas que lo alcancen conseguirn una gran ventaja competitiva

sobre aquellos que no. Todos los beneficios que un Sistema Nervioso

Digital proporciona se pueden resumir en esta gran idea: un Sistema

Nervioso Digital le puede proporcionar una ventaja competitiva.

ACTE MS RPIDO

Un Sistema Nervioso Digital hace a su compaa ms gil. Puede

reducir el tiempo necesario para realizar sus actividades de negocio

rutinarias, puede evitarle quedarse atascado en los detalles y no

alcanzar los objetivos verdaderamente importantes.

Pongamos un ejemplo. Su compaa tiene distintas oficinas y

departamentos muy dispersos. Pueden todos sus empleados trabajar

juntos como si se encontraran en una misma habitacin? La creacin

de sus presupuestos tarde semanas o meses? Cuando un

departamento toma una decisin pueden los dems departamentos

ajustar rpidamente sus procesos a la nueva situacin?

Marketing decide lanzar una promocin estn preparados los

departamentos de compras, fabricacin, atencin al cliente para

gestionar adecuadamente el incremento de ventas consecuente?

Tienen sus empleados los recursos informticos necesarios para

optimizar su trabajo diario? Todas las empresas se pueden beneficiar

de tener las operaciones y procesos ms eficientes posibles. Aqu es

donde siempre ha estado la promesa de la tecnologa. Con un Sistema

Nervioso Digital esta promesa puede alcanzarse por fin.

Reaccione ante cualquier imprevisto

Un Sistema Nervioso Digital prepara a su compaa para lo imprevisto.

Proporciona toda la informacin que Vd. necesita para resolver de

forma inteligente una situacin imprevista. Le permite reasignar las

prioridades, las personas y los procesos rpidamente, evitando las

amenazas y aprovechando cualquier oportunidad oculta. Por ejemplo,

imagine que su principal competidor acaba de bajar los precios un 10%.

Uno de sus comerciales est ahora mismo realizando una visita a un

cliente cmo encontrar la mejor respuesta? Para ello, su Director de


Ventas abre una discusin on-line con ventas, fbrica, marketing y

financiero.Conjuntamente, estos grupos revisan sus costes, su oferta de

productos, fechas de entrega y tratan de darse cuenta de qu ha hecho

su competidor para poder bajar los precios un diez por ciento.

En lugar de simplemente rebajar el precio, ustedes deciden enfocarlo

dando ms valor por el mismo precio. Su comercial vuelve a la mesa de

negociacin y consigue ganar la operacin. Todos los grupos

involucrados saben qu hacer cuando el pedido del cliente llegue. Con

un Sistema Nervioso Digital Vd. puede reaccionar rpida y

efectivamente ante cualquier reto u oportunidad que el mercado le

ofrezca. Es muy sencillo. Tener la informacin que necesita tener,

cuando Vd. necesita tenerla, le da una verdadera ventaja competitiva.

TOME LA DECISIN ADECUADA, CON LA INFORMACIN

ADECUADA

Un Sistema Nervioso Digital le asegura disponer de la informacin ms

actualizada y exacta, donde Vd. la necesita y cuando Vd. la necesita.

Su compaa ser capaz de mezclar informacin e inteligencia para

tomar las decisiones adecuadas.

Imagine que Vd. vende ropa. Necesita saber qu se vende: color, talla,

proveedor, etc. Dnde se vende, cundo se vende. Vd. necesita

conocer qu moda est imponindose en Londres o Pars. De esas

modas, cul se ha impuesto en Espaa? Vd. necesita convertir esos

detalles en informacin sobre la que actuar.

Esta informacin impacta en todos y cada uno de los rincones de su

empresa: Qu fabricar? Cundo hacerlo? Qu proveedor utilizar?

Cunto debo pedir a este proveedor? Tambin impactar en sus

ventas y logstica. Cuidado con fabricar el producto adecuado pero

fabricar demasiado; o enviarlo al lugar errneo.

Tomar las decisiones correctas es fundamental para el xito de su

empresa. Aquellas que disponen de un Sistema Nervioso Digital tienen

probabilidades mucho mayores de hacerlo aprovechando un flujo de

informacin rpido, comprensible y correcto.

ACRQUESE A SUS CLIENTES

Un Sistema Nervioso Digital le permite ir ms all de su propia

organizacin: acercndose a sus clientes y trabajando mejor con otras

empresas proveedoras, asociadas, etc.Una empresa con un Sistema


Nervioso Digital tiene la capacidad de actuar en sintona con las

necesidades de sus clientes. Imagine que Vd. viaja habitualmente entre

Barcelona y Nueva York.

Ahora imagnese cmo sera su viaje si todos y cada uno de los

empleados de la compaa con la que vuela al comprar el billete, al

facturar su equipaje, durante el vuelo- conocieran sus preferencias. Que

a Vd. le gustan los vuelos madrugadores, viajar en ventanilla, necesita

una dieta sin azcar o que no le gusta ver pelculas durante el vuelo.

Cada empleado con el que se encontrara sera capaz de tratarle como

Vd. se merece, de una manera personalizada, porque tienen toda la

informacin que necesitan para hacerlo. Vd. se sentir valorado y

valorar a esa compaa. Y probablemente se lo diga a sus

compaeros de trabajo, a sus amigos Ahora piense que Vd. es la

compaa area. Piense en la ventaja que esa calidad en la atencin al

cliente le proporcionara.

Cntrese en su negocio, no en la tecnologa

La informtica es una herramienta que debe ayudarle a realizar su

trabajo, no un fin en s misma. Un Sistema Nervioso Digital es fcil de

usar porque se construye sobre elementos que funcionan

conjuntamente de una forma familiar. Su personal no tiene que gastar

una parte importante de su tiempo intentando hacer funcionar los

distintos sistemas. Las nuevas funcionalidades son fciles de aprender.

Su empresa puede centrarse ms en los resultados, en lugar de en las

herramientas que le permitan lograrlos.En lugar de construir barreras

entre las distintas partes de su empresa, los sistemas de informacin

anan los diferentes grupos en un entorno unificado.

Por ejemplo, imagine que Vd. est trabajando en un proyecto para el

que necesita recoger informacin de distintos grupos de su empresa

Le es fcil conseguirla? Sus sistemas le obligan a conocer dnde

est fsicamente cada pieza de informacin? Puede Vd. ejecutar una

simple bsqueda y encontrar toda la informacin independientemente

de dnde est situada? Puede incorporar fcilmente ms informacin

proveniente de Internet? Imagine que tiene que compartir un documento

con compaeros del trabajo Le es difcil abrir un documento adjunto a

un correo electrnico? Y si ahora quiere compartirlo con alguien que

est fuera de su empresa? Y si quiere aprender una nueva aplicacin

para realizar alguna de estas funciones? Todo lo que ya aprendi en el

pasado le ayudar, o tiene que empezar casi desde cero?


Los componentes de un Sistema Nervioso Digital permiten que las

personas dediquen menos tiempo a aprender cmo usar la tecnologa y

ms a realizar su trabajo. Cmo saber si dispongo de un verdadero

Sistema Nervioso Digital en mi empresa? Simplemente hgase a Vd.

mismo estas preguntas:

Usa formularios en papel en su empresa?

Hasta dnde llega su memoria empresarial?

Los directivos de su empresa tienen la misma informacin que el

presidente?

Puede encontrar fcilmente toda la informacin relativa a un cliente?

Las empresas con las que colabora son parte de su sistema

informtico?

Est interconectado con sus clientes?

Ahora est Vd. en condiciones de decidir si tiene o no un Sistema

Nervioso Digital en su empresa y de tomar la decisin de dotar a su

empresa de un verdadero Sistema Nervioso Digital.

Qu necesito para construir un Sistema Nervioso Digital?

Un Sistema Nervioso Digital se construye sobre estos seis principios:

informtica basada en arquitectura PC, toda la informacin en formato

digital, correo electrnico universal, conectividad total, herramientas de

productividad para el usuario y aplicaciones de negocio integradas.

En cualquier caso, el Sistema Nervioso Digital es ms que la simple

suma de las partes. Es cmo stas trabajan juntas y como se integran

unas con otras.

Este es el papel de cada uno de los componentes:

Informtica basada en arquitectura PC

Desde su nacimiento, la industria PC ha sido tremendamente abierta.

La competencia ha motivado la innovacin, consiguiendo mquinas

cada da ms potentes y baratas. El PC se ha convertido en la

herramienta estndar de trabajo, con una variedad de dispositivos que

van desde los PCs de mano hasta los grandes clusters de servidores.


Esta gran diversidad permite que las empresas pueden resolver sus

necesidades especficas eligiendo la combinacin adecuada de

hardware y software de una ingente lista de opciones.

La flexibilidad de la arquitectura PC permite adaptarse al crecimiento y

al cambio de una forma rpida y barata. El modelo PC ofrece la

combinacin ptima de precio, flexibilidad y rendimiento a las empresas.

sta combinacin nica es la responsable de la universalizacin del PC.

Hoy en da la mayora de los profesionales asumen que en un nuevo

trabajo tendrn un PC, igual que asumen que tendrn una mesa y un

telfono. Las personas dotadas del hardware y software actualizado

estn capacitadas para trabajar mejor, ms rpido y con nuevos tipos

de informacin. Pueden acceder a Internet y encontrar la informacin

que necesitan, usar contenidos multimedia (audio, vdeo) Muy pronto

una nueva generacin de PCs sern capaces de nuevas

funcionalidades avanzadas, como interactuar con los usuarios mediante

el uso de lenguaje natural o de la voz.

Y con los avances en gestin de redes, estos PCs son y sern ms

fciles de mantener, tal vez desde servidores centralizados. Tambin

sern ms baratos de mantener. Igualmente, con servidores basados

en PCs, podemos construir redes que pueden rpida y fcilmente crecer

para adaptarse a nuevas necesidades u oportunidades, sin necesidad

de pensar en cambiar o desechar complejos sistemas informticos

completos.

En resumen, el uso universal de PCs cada da ms baratos y potentes

proporciona la base que hace un Sistema Nervioso Digital posible.

Toda la informacin en formato digital

Una premisa fundamental de un Sistema Nervioso Digital es que toda la

informacin tiene que estar disponible en formato digital. En otras

palabras, no hay nada disponible en papel que no lo est tambin en

formato digital. Puede parecer obvio, pero es un concepto esencial. La

informacin digital es ms eficiente de crear y mantener. En lugar de

crear la misma informacin mltiples veces, cada elemento es creado

una nica vez. Las palabras y los nmeros escritos en un papel estn

muertos, Vd. no puede hacer nada con ellos. En un formato digital la

informacin est viva: puede ser analizada, buscada, actualizada y

compartida.

Correo electrnico universal


Los PCs comenzaron a hacerse populares porque permitan aumentar

la productividad de las personas. Pero raramente una nica persona

realiza una funcin de forma aislada. El reto ha sido aumentar la

productividad de la empresa de forma global haciendo que sea fcil

trabajar de forma conjunta en un entorno PC. Disponer de la

infraestructura de mensajera y colaboracin adecuada es

imprescindible para ello.

Con estos recursos, las personas pueden trabajar de la misma forma

dentro de un documento que dentro de un grupo de personas. Al tener

siempre disponible el correo electrnico los miembros de un equipo

pueden fcilmente responder al quehacer diario en tiempo real. Las

personas de los distintos departamentos -y de cualquier parte del

mundo- pueden trabajar juntas para conseguir un mismo objetivo sin

interrumpir por ello otras tareas en marcha. La plataforma de

mensajera adecuada hace ms simple la construccin de sistemas de

flujos de trabajo integrados con el resto de la infraestructura informtica

de su empresa.

Una vez que cada persona de su empresa es un usuario del correo

electrnico, ser fcil mantener a todos con la informacin ms

actualizada, no importa lo rpido que evolucione su negocio. Los

empleados podrn afrontar las amenazas y oportunidades con un nivel

de rapidez, eficacia y creatividad que es imposible de alcanzar con el

tradicional sistema de papel, telfono y reuniones que no acaban nunca.

Esta rapidez y creatividad favorecida por el correo electrnico universal

le proporcionar otro beneficio adicional. Permitiendo a cualquiera

comunicarse inmediatamente con cualquier otra persona de la empresa,

contribuir a eliminar algunas de las barreras jerrquicas tradicionales.

Conectividad total

Todo el mundo necesita estar conectado con todo el mundo. Adems

del correo electrnico ya mencionado, esto implica dos cosas: primero

una red que interconecte todas los sistemas internos de la empresa y

segundo, Internet, para conectar cualquier cosa y cualquier persona.

Adems de proporcionar formas baratas y estandarizadas de

conectarse, Internet tambin ha puesto cantidades ingentes de

informacin valiosa incluida informacin de su competencia- al alcance

de su mano.


El software que forma parte del Sistema Nervioso Digital debe tener

funcionalidad Internet incluida. De esta forma su empresa podr

extender sus sistemas de informacin a Internet y encontrar nuevas

formas de trabajar con sus clientes y sus socios.

Herramientas de productividad de usuario

Segn las personas empiezan a estar ms interconectadas, se hace

ms imprescindible poder compartir informacin. Las herramientas de

productividad deben permitir usar e intercambiar informacin de una

forma natural. Tambin deben permitir que las personas trabajen en un

entorno predecible y consistente. As, todas las inversiones en

formacin de nuestros empleados se podrn rentabilizar ms fcilmente

y Vd. sabe que cada persona sabe cmo usar su PC.

Ms todava, las herramientas ofimticas pueden jugar un papel central

a la hora de unificar todos los recursos informticos de su empresa. Por

ejemplo, un empleado puede sin problemas pasar de trabajar en un

documento a navegar por Internet y desde aqu a acceder una base de

datos corporativa independientemente de en qu sistema reside sta.

Cuanto ms similar sea la forma de trabajar con estos distintos

sistemas, menos tiempo y dinero gastar su empresa en formar y dar

soporte a estas personas.

Aplicaciones de negocio integradas

La mayora de las empresas necesitan aplicaciones especficas que

permitan resolver funciones concretas; aplicaciones horizontales como

la contabilidad y aplicaciones verticales como un sistema de gestin de

fbrica.

Para integrarse dentro de su Sistema Nervioso Digital estas

aplicaciones deben poder cumplir todos los principios mencionados

hasta ahora. Si es as, la informacin que resida en estas aplicaciones

ser fcil de buscar, organizar y compartir.

Por ejemplo, una aplicacin de recursos humanos puede usar el correo

electrnico para coordinar los procesos de evaluacin del personal; una

aplicacin de contabilidad puede conectarse con sus herramientas de

productividad para facilitar el anlisis financiero; un sistema de gestin

de clientes se integrar con Internet para poder dar soporte en tiempo

real a nuestros clientes.


2.5. La automatizacin.

Tambin llamados OAS por sus siglas en ingls (Office Automation

Systems) consisten en aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo

diario del administrativo de una organizacin, forman parte de este tipo

de software los procesadores de textos, las hojas de clculo, los

editores de presentaciones, los clientes de correo electrnico, etc.

Cuando varias de estas aplicaciones se agrupan en un mismo paquete

de software para facilitar su distribucin e instalacin, al conjunto se le

conoce con el nombre de suite ofimtica.

Modelos de OAS

Quiz el paquete de software ms popular que puede ajustarse a la

definicin de OAS (y al de suite ofimtica) sea Microsoft Office en

cualquiera de sus versiones. Este software, perteneciente a la

compaa Microsoft, funciona oficialmente bajo los sistemas operativos

Microsoft Windows y Apple Mac OS, aunque tambin lo hace en Linux

si se utilizan emuladores.

Existen otras suites ofimticas disponibles para cualquier usuario que

se distribuyen libremente, algunas de ellas son:

StarOffice

OpenOffice.org

KOffice

Gnome Office

LibreOffice

Modelos OAS en la actualidad

En la actualidad, con la aparicin de la filosofa de la Web 2.0 estn

proliferando las suites ofimticas

en lnea, que no son ms que

aplicaciones que cumplen las

mismas funciones que los

clsicos OAS de escritorio, pero

disponibles para ser utilizados en

algn portal de Internet. Estas

suites presentan la ventaja de

que un usuario puede trabajar

con sus propios documentos

desde cualquier ordenador

conectado a Internet, adems, en estos sistemas suele ser muy fcil

compartir documentos, facilitando as el trabajo colaborativo


2.6. Sistema de informacin gerencial.

Uno de los autores sobresalientes en el tema de los Sistemas de

Informacin Gerencial (MIS) es John Rockart, quien considera como

objetivo fundamental de este tipo de sistemas el permitir el monitoreo y

seguimiento por parte del ejecutivo, de los factores crticos del xito del

negocio. Estos factores crticos estn conformados por el conjunto de

variables de una organizacin, los cuales son necesarios monitorear y

dar seguimiento a los efectos de asegurar el xito de la empresa.

El sistema de informacin gerencial tiene por principal propsito

satisfacer las necesidades de informacin de todos los gerentes de la

empresa. El MIS refleja el deseo de los ejecutivos de poner la

computadora a disposicin de todos los que resuelven los problemas de

la organizacin. Una vez el MIS est implementado ayuda a los

gerentes y dems funcionarios o personal de la empresa a identificar y

comprender los problemas.

Entre los factores de xito de un MIS se tienen:

Que se vea bien. Para que un MIS se vea bien debe de estar

orientado al uso grfico de las pantallas, lo cual habilita a los

ejecutivos a acceder a la informacin relevante sin entrenamiento

previo.

Que sea relevante. Un MIS debe dar a los ejecutivos acceso a

los datos que son importantes para la organizacin y que se han

identificado como crticos para el xito de la empresa.

Que sea rpido. Se necesitan tiempos de respuestas cortos, de

lo contrario los ejecutivos dirn que estn perdiendo su tiempo.

Que la informacin est disponible y actualizada. Un MIS debe

proporcionar a los ejecutivos la informacin en el momento

oportuno, es decir, cuando ellos la requieren. Adems, la

informacin que se presente al ejecutivo debe de estar

actualizada para que tenga validez, ya que no sirve utilizar

informacin que ya no es vigente.

El sistema de informacin gerencial puede definirse como un sistema

basado en computadoras que proporcionan informacin a usuarios que

tienen necesidades similares. Los usuarios generalmente constituyen

una entidad organizacional formal. La informacin describe a la

empresa o a uno de sus principales sistemas en trminos de lo que ha

sucedido en el pasado, lo que est sucediendo en el presente y lo que


es probable que suceda en el futuro. Generalmente se presenta en

forma de informes peridicos, informes especiales y salidas de

simulaciones matemticas. La informacin producida es utilizada tanto

por gerentes como por no gerentes para tomar decisiones que

resuelven los problemas de la empresa.

La simulacin otorga a las empresas y gerentes la fuerza para aceptar

el riesgo, experimentar, fallar y volver a hacer un nuevo intento. La

misma permitir hacer cosas extraordinarias en tiempos cada vez ms

comprimidos. Se trata pues de enormes estmulos puestos al servicio

de la creatividad y la innovacin.

2.7. Sistema de informacin financiera.

El trmino sistema de informacin financiera (CBIS) permite

proporcionar a personas y grupos tanto de dentro como de fuera de la

empresa de informacin relacionada con los asuntos financieros de la

misma. Esta informacin consiste tanto de informes peridicos, como

especiales, ms resultados de simulaciones matemticas,

comunicaciones electrnicas y consejos de sistemas expertos.

La posibilidad de efectuar controles de gestin y presupuestaria,

administrar el flujo de fondos (cash flow), y realizar pronsticos son

algunas de las novedosas e importantes aplicaciones informticas en

materia financiera.

As, el subsistema de administracin de fondos ayuda a la gerencia no

slo a rastrear el flujo de dinero a travs de la empresa, sino a influir en

ese flujo. El modelo de flujo de efectivo se usa para simular el efecto de

decisiones alternativas sobre el flujo. El flujo de efectivo que sale de una

empresa es afectado por el presupuesto operativo. Los gerentes de

todas las reas de la organizacin usan el presupuesto como

mecanismo de control. Los informes de presupuesto mensual durante el

ejercicio fiscal indican a los gerentes qu tan bien se estn

desempeando en relacin con lo presupuestado. Los gerentes tambin

usan relaciones para comparar el desempeo de sus unidades con

estndares establecidos por la empresa, la industria a la que pertenece

la empresa y el mundo de los negocios en general. Para todo ello el

sistema informtico debe dar propuestas y soluciones novedosas,

creativas e innovadoras, que permitan mejorar el control sobre la

marcha de la empresa.


2.8. Sistema de informacin para ventas y marketing.

Conformado por el subsistema de producto el cual suministra

informacin acerca de los productos de la empresa, el subsistema de

colocacin el cual genera informacin vinculada a la red de distribucin

de la empresa, el subsistema de promocin encargada de informar

acerca de las actividades de publicidad y ventas del personal de la

empresa, el subsistema de precios, el cual ayuda al gerente en la

adopcin de decisiones concernientes a dicho aspecto, y el subsistema

de mezcla integral que permite el desarrollo de estrategias que tomen

en consideracin todos los aspectos del marketing.

Una importancia creciente dentro de la estrategia empresaria lo tiene la

utilizacin de software destinado a la prediccin de ventas, como as

tambin al anlisis paretiano de la rentabilidad por producto, lnea de

productos o servicios, zonas o regiones, formas de distribucin, formas

de pago, tamao de las ventas, clientes y tipos de consumidores entre

muchas otras.

2.9. Sistema de informacin de recursos humanos

Todos los aspectos concernientes a la mas eficaz y eficiente

administracin de los recursos humanos mediante el manejo de nuevos

y poderosos recursos informticos resulta clave y fundamental. Entre

los aspectos a considerar tenemos:

Control de asistencia de personal.

Ubicacin de personal en la planta.

Control de productividad laboral.

Recepcin de currculum.

Sistema de informacin interna.

Liquidacin de sueldos y administracin de vacaciones, permisos

y otros eventos.

Inventario de recursos humanos.

Sistema para la comunicacin y posterior gestin de sugerencias

del personal.

Sistema para el aviso de alertas (sistema de prevencin).

Gestin del Conocimiento.


2.10. Sistemas basados en el conocimiento.

La Inteligencia Artificial (AI) se est aplicando actualmente en los

negocios en forma de sistemas basados en el conocimiento, que utilizan

conocimiento humanos para resolver problemas. El tipo ms popular de

sistema basado en el conocimiento es el sistema experto. Un sistema

experto es un programa que intenta representar los conocimientos de

expertos humanos en forma heurstica.

Una de las aplicaciones ms importantes de estos sistemas en las

empresas tienen lugar a la hora de entrenar a gerentes en materia de

tcticas y estrategias, sobre todo en lo concerniente a temas de

marketing y finanzas.

Entre los mltiples usos de la AI se tienen temas concernientes al

mantenimiento predictivo y preventivo, la fijacin de precios, la

preparacin de presupuestos, el anlisis crediticio, el anlisis de ratios,

deteccin rpida de eventos y deteccin de fraudes entre otras muchas

y variadas aplicaciones.


CONCLUSIONES.

En esta pequea introduccin a la visin de cambio que han causado los

sistemas de informacin organizacionales, se adquiri un conocimiento

bsico de la importancia mediante su utilizacin para automatizar los

procesos operativos y su evolucin hacia fuentes importantes de

informacin que sirven de base para la toma de decisiones como apoyo

a los niveles medio y alto gerenciales, para finalmente convertirse en

herramientas para obtener ventajas competitivas mediante su

implantacin y uso apoyando el mximo nivel de la organizacin.

Cada da se utiliza en mayor grado las TI para apoyar y automatizar las

actividades de una empresa. Es importante como recomendacin contar

con un plan adecuado para lograr mayores ventajas del uso de los

Sistemas de Informacin

En un mundo competitivo el arma ms poderosa es la informacin. La

informacin ayuda a los directivos a desempearse mejor, a combatir a

los competidores, a innovar, a reducir el conflicto y a adaptarse a los

vicisitudes del mercado. La informacin mejora la diferenciacin de

productos y servicios ofreciendo a los clientes productos y servicios

actualizados y ms baratos, un mejor y ms fcil acceso a los productos

y servicios, mejor calidad, respuesta y servicio ms rpidos, mayor

informacin de seguimiento y estado del proceso, y una gama ms

amplia de productos y servicios

Sin informacin de calidad las organizaciones se encuentran a la deriva,

flotando con dificultad en un mar de incertidumbre. La informacin de

calidad es, de hecho, un recurso crtico y se obtiene siguiendo varias

etapas y asegurndose que la informacin producida sea exacta,

oportuna y relevante

Otro aspecto fundamental es el pasaje de los precios fijados por el costo

a los costos fijados por los precios. ste constituye tambin un

importante rengln cubierto por la nueva informtica

Tenemos pues una nueva y radical forma de pensar la organizacin y

sus procesos, encaminados ellos a la generacin de valor agregado

para satisfacer al cliente y consumidor, creando de tal forma un

incremento sustentable en la rentabilidad de la compaa


BLIBLIOGRAFIA.

https://es.scribd.com/doc/51085235/3/DEFINICION-DE-SISTEMAS-DE-

INFORMACION

http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_informaci%C3%B3n

http://www.monografias.com/trabajos81/funciones-informatica/funciones-

informatica2.shtml#ixzz3J6BH89Ev

http://www.monografias.com/trabajos62/administracion/administracion.sh

tml#ixzz3J6EMs2e5

http://www.banrepcultural.org/blaavirtual/ciencias/sena/administracion/la-

empresa-y-los-pricipios-administrativos/empresa4.htm

http://www.monografias.com/trabajos24/tics-empresas/tics-

empresas.shtml#ixzz3JABWCwgb

http://www.eumed.net/libros-ratis/2012a/1169/flujos_de_informacion.html

http://www.monografias.com/trabajos24/tics-empresas/tics-

empresas.shtml

http://www.cibereconomia.freeservers.com/ciberespacio/sistema%20ner

vioso%20digital.html

Documents

CONSECUENCIAS DE LA INFORMATICA EN LA ADMINISTRACION.pdf