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CONSEJO NACIONAL DE RECTORES
AUDITORÍA INTERNA
Informe de Auditoría Interna
“Evaluación del control interno del proceso
de formulación y ejecución presupuestaria del
CONARE”
INF-020 (12-2008)
Diciembre, 2008
CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................................. 1
2. PROCEDIMIENTOS APLICADOS ...................................................................................... 6
3. HALLAZGOS ........................................................................................................................ 7
4. CONCLUSIONES ................................................................................................................ 20
5. ANEXO 1. COMENTARIOS DE LA ADMINISTRACIÓN .............................................. 21
6. PLAN DE SEGUIMIENTO E IMPLEMENTACIÓN......................................................... 22
Evaluación del control interno del proceso de formulación y ejecución presupuestaria del CONARE INF-020 (12-2008) 1
1. INTRODUCCIÓN
El informe muestra los resultados de la auditoría operativa que se desarrolló para evaluar el
control interno de los procedimientos que se aplicaron para la liquidación del período 2007 y
la formulación y ejecución del presupuesto del período 2008 (específicamente el primer
semestre); se realizaron pruebas de control interno y de auditoría, con el fin de brindar un
criterio al respecto.
El presupuesto institucional expresa en términos financieros el plan anual operativo (PAO)
mediante la estimación de los ingresos y gastos que son necesarios para lograr los objetivos y
metas establecidos, razón por la que es importante que se desarrolle una adecuada
planificación y ejecución del mismo, lo cual permitirá una asignación óptima de los recursos,
el cumplimiento de los proyectos y planes establecidos, así como una eficiencia, eficacia y
economicidad en la ejecución de dichos recursos.
El presupuesto del CONARE va en aumento; específicamente para el período 2007 se
presupuestaron ¢3.068.500.709 y para el período 2008 ¢4.139.205.830, aumentando en un
34.89%.
En el período 2008 la Institución cuenta con cuatro programas, razón por la cual se
confecciona un presupuesto por programa y uno general de la Institución, quedando en
evidencia la necesidad e importancia de establecer y analizar el control interno existente para
los procesos de formulación, asignación, ejecución y liquidación.
1.1 Origen:
El estudio se ejecutó en cumplimento a lo que establece la Ley General de Control Interno
Nº8292 y conforme al Plan de Trabajo de la Auditoría Interna para el período 2008; la
selección del proceso a auditar se basó en el modelo de valoración de riesgo establecido por
la Auditoría Interna.
Las actividades realizadas se ejercieron con total independencia funcional y de criterio,
respecto al jerarca y demás órganos de la administración activa.
1.2 Objetivos
1.2.1 General:
Analizar y verificar los procedimientos y actividades de control interno que se aplican en el
proceso de liquidación, formulación y ejecución del presupuesto del Consejo Nacional de
Rectores durante el período 2007 y primer semestre del 2008.
Evaluación del control interno del proceso de formulación y ejecución presupuestaria del CONARE INF-020 (12-2008) 2
1.2.2 Específicos:
• Verificar el cumplimiento de la normativa, leyes, reglamentación y directrices que
regulan la formulación, ejecución y liquidación del presupuesto Institucional.
• Analizar los procedimientos que se realizan en el proceso de formulación y ejecución
presupuestaria.
• Solicitar y analizar los presupuestos extraordinarios y las modificaciones del presupuesto,
del primer semestre del 2008.
• Solicitar y analizar los informes de ejecución presupuestaria emitidos durante el primer
semestre del 2008 y la liquidación presupuestaria del período 2007.
• Verificar el registro de la información del presupuesto en el Sistema de Información sobre
Presupuestos Públicos (SIPP) de la Contraloría General de la República.
1.3 Alcance
El estudio comprendió el análisis del control interno aplicado en la formulación y ejecución
del presupuesto del 2008 y la liquidación presupuestaria del período 2007. Para el desarrollo
del estudio se solicitó la información relevante, la correspondencia y los documentos emitidos
relacionados con el tema del estudio. Asimismo, se verificó el cumplimiento de las normas y
directrices vigentes, leyes vinculantes y procedimientos establecidos.
1.4 Período del Estudio:
El estudio abarcó el análisis de la liquidación presupuestaria del período 2007 y el proceso de
formulación y ejecución del período 2008
1.5 Limitaciones:
No se pudo obtener evidencia del proceso que se aplica para tramitar las modificaciones
presupuestarias y del proceso de ejecución debido a que el encargado de realizar y coordinar
dicho trámite está incapacitado hasta el próximo año (2009).
1.6 Responsabilidad de la Administración
La veracidad y exactitud de la información en la que se basó esta auditoría para llegar a los
resultados obtenidos en el presente informe, es responsabilidad de la Administración Activa.
Evaluación del control interno del proceso de formulación y ejecución presupuestaria del CONARE INF-020 (12-2008) 3
La responsabilidad de esta auditoría consiste en evaluar la efectividad del control interno
sobre el proceso de formulación y ejecución presupuestaria que impera en la Administración
del Consejo Nacional de Rectores, CONARE, el cual fue evaluado de conformidad con las
normas y técnicas de auditoría generalmente aceptadas y emitidas por la Contraloría General
de la República.
1.7 Aspectos de la Ley General de Control Interno relevantes en el estudio
1.7.1 Regulaciones de la Ley General de Control Interno
Para lograr la consecución de los objetivos institucionales, el sistema de control interno
existente en cualquier administración debe aplicar sistemáticamente, cinco componentes
funcionales y relacionados entre sí; a saber: Ambiente de control, Valoración del Riesgo,
Actividades de Control, Sistemas de Información y Seguimiento.
Ambiente de Control: “Conjunto de factores del ambiente organizacional que deben
establecer y mantener el jerarca, los titulares subordinados y demás funcionarios, para
permitir el desarrollo de una actitud positiva y de apoyo para el control interno y para una
administración escrupulosa.” (inciso e) artículo 2, Ley General de Control Interno).
Valoración del Riesgo: “Identificación y análisis de los riesgos que enfrenta la Institución,
tanto de fuentes internas como externas relevantes para la consecución de los objetivos;
deben ser realizados por el jerarca y los titulares subordinados, con el fin de determinar cómo
se deben administrar dichos riesgos.” (inciso f) artículo 2, Ley General de Control Interno).
Actividades de Control: “Políticas y procedimientos que permiten obtener la seguridad de
que se llevan a cabo las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República,
por los jerarcas y los titulares subordinados para la consecución de los objetivos del sistema
de control interno.” (inciso g) artículo 2, Ley General de Control Interno)
Sistemas de información: conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar,
almacenar, y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la información producida o
recibida en la organización, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir
cualquier desvío de los objetivos trazados…” (artículo 16 Ley General de Control Interno).
Seguimiento: “Entiéndase por seguimiento de control interno las actividades que se realizan
para valorar la calidad del funcionamiento del sistema de control interno, a lo largo del
tiempo; así mismo, para asegurar que los hallazgos de la auditoría y los resultados de otras
revisiones se atiendan con prontitud...” (artículo 17, Ley General de Control Interno).
1.7.2 Responsabilidad por el sistema de control interno
Artículo 10. — Responsabilidad por el sistema de control interno. Serán responsabilidad
del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de
control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa
realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.
1.7.3 Deberes del Jerarca y los titulares subordinados en el sistema de Control Interno:
Evaluación del control interno del proceso de formulación y ejecución presupuestaria del CONARE INF-020 (12-2008) 4
Artículo 12. Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control
interno. En materia de control interno, al jerarca y los titulares subordinados les
corresponderá cumplir, entre otros, los siguientes deberes:
[…]
a. Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones
formuladas por la Auditoría Interna, la Contraloría General de la República, la auditoría
externa y las demás instituciones de control y fiscalización que correspondan.
[…]
Artículo 16. —Sistemas de información. Deberá contarse con sistemas de información que
permitan a la administración activa tener una gestión documental institucional, entendiendo
esta como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y,
posteriormente, recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la
organización, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío en
los objetivos trazados. Dicha gestión documental deberá estar estrechamente relacionada con
la gestión de la información, en la que deberán contemplarse las bases de datos corporativas y
las demás aplicaciones informáticas, las cuales se constituyen en importantes fuentes de la
información registrada.
En cuanto a la información y comunicación, serán deberes del jerarca y de los titulares
subordinados, como responsables del buen funcionamiento del sistema de información, entre
otros, los siguientes:
a) Contar con procesos que permitan identificar y registrar información confiable,
relevante, pertinente y oportuna; así mismo, que la información sea comunicada a la
administración activa que la necesite, en la forma y dentro del plazo requerido para el
cumplimiento adecuado de sus responsabilidades, incluidas las de control interno.
b) Armonizar los sistemas de información con los objetivos institucionales y verificar
que sean adecuados para el cuido y manejo eficientes de los recursos públicos.
Establecer las políticas, los procedimientos y recursos para disponer de un archivo
institucional, de conformidad con lo señalado en el ordenamiento jurídico y técnico.
1.7.4 Los informes de auditoría:
Artículo 36. —Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de
auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de
la siguiente manera:
a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a
partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si
discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca,
con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las
recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados.
Evaluación del control interno del proceso de formulación y ejecución presupuestaria del CONARE INF-020 (12-2008) 5
b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles
contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular
subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría
interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia
iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el
auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las
objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y
que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente,
a lo dispuesto en los artículos siguientes.
El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado
correspondiente, para el trámite que proceda.
Artículo 37. —Informes dirigidos al jerarca. Cuando el informe de auditoría esté dirigido
al jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un plazo
improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, la
implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo
indicado deberá ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello tendrá
que comunicarlo debidamente a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente.
Artículo 38. —Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República.
Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la
auditoría interna, esta tendrá un plazo de quince días hábiles, contados a partir de su
comunicación, para exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y
para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría General de la
República, dentro de los ocho días hábiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a las
razones de inconformidad indicadas.
La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última instancia, a solicitud
del jerarca, de la auditoría interna o de ambos, en un plazo de treinta días hábiles, una vez
completado el expediente que se formará al efecto. El hecho de no ejecutar injustificadamente
lo resuelto en firme por el órgano contralor, dará lugar a la aplicación de las sanciones
previstas en el capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N°
7428, de 7 de septiembre de 1994.
1.7.5 Causales de Responsabilidad Administrativa:
Artículo 39. — Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares
subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si
incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras
causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.
[…] Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que
injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno
les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las
recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que
les puedan ser imputadas civil y penalmente.
Evaluación del control interno del proceso de formulación y ejecución presupuestaria del CONARE INF-020 (12-2008) 6
2. PROCEDIMIENTOS APLICADOS
2.1 Entrevistas y cuestionario
Se realizaron entrevistas al personal involucrado en el proceso de formulación y ejecución
presupuestaria (Director de OPES y la Encargada de la Unidad de Plan-Presupuesto)
Se aplicó un cuestionario a los Directores de Programas, Jefes de Divisiones y a los
Encargados de las Unidades de OPES.
2.2 Revisión de documentos:
Se revisaron los siguientes documentos: liquidación presupuestaria del período 2007,
presupuesto ordinario 2008, el primer informe de ejecución presupuestaria, dos presupuestos
extraordinarios, cuatro modificaciones presupuestarias, así como la correspondencia y
documentación emitida por la Administración de OPES, Auditoría Interna, Dirección de
OPES y Unidad de Plan-Presupuesto, durante el período establecido para el estudio.
2.3 Cédulas de resumen y detalle:
Se elaboraron cédulas de resumen y de detalle de las observaciones y análisis de la
información obtenida mediante la aplicación de las pruebas de auditoría.
2.4 Pruebas:
Se realizaron pruebas de control, basados en la información suministrada por el personal
involucrado en el proceso, la documentación presupuestaria, correspondencia y
procedimientos aplicados.
2.5 Matriz de cumplimiento:
Se elaboró una matriz de cumplimiento de las "Normas técnicas básicas que regula el sistema
de administración financiera de la Caja Costarricense de Seguro Social, Universidades
Estatales, Municipalidades y otras entidades de carácter municipal y Bancos públicos",
aprobadas por la Contraloría General de la República N-1-2007-CO-DFOE; específicamente
de la fase de formulación, aprobación y ejecución presupuestaria.
2.6 Matriz de hallazgos:
Como resultado del estudio se obtuvieron observaciones importantes que se presentan en los
hallazgos del informe y están respaldadas con los papeles de trabajo respectivos.
Evaluación del control interno del proceso de formulación y ejecución presupuestaria del CONARE INF-020 (12-2008) 7
3. HALLAZGOS
Hallazgo 1: La liquidación presupuestaria del período 2007 se presentó tardía ante la
Contraloría General de la República.
Condición
Se observó que la liquidación presupuestaria del período 2007 se presentó el 11 de abril del
2008 ante la Contraloría General de la República, cuando la fecha máxima permitida era el 23
de febrero.
Es importante indicar que la información y los datos de la ejecución presupuestaria se
manejaron en Excel, debido a que el sistema contable no brindó información confiable y
oportuna.
Causa
La justificación presentada mediante el oficio SA-081-2008 indica que:
a) El software de contabilidad presentó inconsistencias
b) Por la incapacidad de 3 meses del contador; razón por la cual se tuvo que reconstruir los
registros contables.
Efecto
a- Al utilizarse la herramienta de Excel para manejar la información contable-presupuestaria
aumenta el riesgo de cometer errores y omisiones al registrar las transacciones y la
información contable.
b- La Institución podría incurrir en sanciones por la presentación tardía de la liquidación
presupuestaria que en cualquier momento podrían solicitar las autoridades respectivas.
c- La Contraloría General de la República podría cuestionar la administración de los recursos
públicos.
d- Toma de decisiones con información no confiable.
Evaluación del control interno del proceso de formulación y ejecución presupuestaria del CONARE INF-020 (12-2008) 8
Criterios
De conformidad con lo indicado en las directrices establecidas por la Contraloría General
de la República, específicamente en la Circular Nº1259, la cual indica que la liquidación
presupuestaria se debe presentar a más tardar el 23 de febrero de cada año.
Asimismo, lo que establece la Ley General de Control Interno.
Recomendación
a- La administración activa y las jefaturas deben tomar las medidas necesarias para subsanar
la deficiencia del sistema contable-presupuestario presentado durante el período 2007, con
el fin de que en el período 2008 no se presente el mismo atraso.
b- Gestionar la automatización del ciclo contable para evitar posibles errores y omisiones en
la información de los estados financieros y brindar seguridad de los saldos disponibles en
las cuentas presupuestarias.
Comentarios del auditado: Ver anexo 1
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Hallazgo 2: No existe un procedimiento formal para el trámite y aprobación de las
modificaciones presupuestarias
Condición
Se observó que para tramitar las modificaciones presupuestarias no se ha establecido un
procedimiento formal que permita identificar qué documentos deben presentar, las fechas y
quienes son los funcionarios autorizados para tramitarlas.
De la revisión realizada de los procedimientos y desarrollo de las modificaciones
presupuestarias se determinó lo siguiente:
• De la modificación presupuestaria 1-2008, según el oficio AI-154-2008 se indica que se
confeccionaron cuatro distintas versiones de la modificación, razón por la cual se le debió
solicitar al Director de OPES una certificación con la versión correcta.
• De la modificación presupuestaria 2-2008, 3-2008 y 4-2008 se presentaron
inconsistencias en las cifras presentadas.
Causa
Ausencia de procedimientos formales y designación de responsabilidades para ejecutar las
modificaciones del presupuesto; asimismo, no se ha asignado un funcionario responsable de
verificar que las cifras coincidan realmente con la necesidad de la modificación del
presupuesto.
Efecto
a- Que se estén tramitando modificaciones que no se ajusten a la realidad y las necesidades
presupuestarias de la Institución.
b- Que no se cuente con los documentos de respaldo para justificar las modificaciones del
presupuesto.
Criterios
Conforme a lo que establece el documento "Circular con algunas disposiciones legales y
técnicas sobre el sistema de planificación presupuesto de los entes y órganos públicos
sujetos a la aprobación presupuestaria de la Contraloría General de la República Nº 8270
del 17 de agosto del 2000" y la "Circular de informes y liquidaciones para Instituciones
Públicas Descentralizadas Nº 1259"
Evaluación del control interno del proceso de formulación y ejecución presupuestaria del CONARE INF-020 (12-2008) 10
Recomendación
a- Establecer un procedimiento formal para tramitar las modificaciones presupuestarias.
b- Designar formalmente a los funcionarios autorizados para tramitar, aprobar, autorizar y
revisar las modificaciones presupuestarias, dejando evidencia de cada proceso ejecutado.
c- Revisar cada una de las modificaciones presupuestarias ejecutadas durante el presente
ejercicio económico, hacer las correcciones y justificaciones necesarias.
Comentarios del auditado: Ver anexo 1
Evaluación del control interno del proceso de formulación y ejecución presupuestaria del CONARE INF-020 (12-2008) 11
Hallazgo 3: No se confeccionaron los informes de ejecución presupuestaria, del período
2008, en forma oportuna.
Condición
De la revisión de los informes de ejecución presupuestaria del período 2008 se determinó
que:
a - La ejecución presupuestaria del primer trimestre se presentó ante la Contraloría General
de la República hasta el 14 de agosto. Además, se presentó con diferencias entre los
montos presentados y la primera modificación interna.
b- La ejecución presupuestaria del segundo trimestre no se ha presentado ante la Contraloría
General y las cifras eventualmente podrían sufrir ajustes debido a las inconsistencias
presentadas en la ejecución del primer trimestre, por lo que no se tiene certeza de la
información presentada.
c- Los registros y la información contable está atrasada, a la fecha del estudio (noviembre),
únicamente se tienen registros hasta abril.
d- No se ha confeccionado más informes de ejecución presupuestaria y no se obtuvo
evidencia de que se hubiera presentado ante la Contraloría General de la República las
justificaciones del caso.
Causa
a- No se cuenta con información financiera-presupuestaria oportuna y confiable.
b- La contabilidad institucional no esta al día.
Efecto
a- Carencia de información contable-presupuestaria confiable.
b- Insuficiencia de información y de mecanismos para la ejecución y toma decisiones
presupuestarias.
c- No se puede dar certeza de la claridad y transparencia de los procesos de formulación y
ejecución del presupuesto.
d- Ante una eventual revisión por parte de la Contraloría General de la República se puede
cuestionar la transparencia del manejo y administración de los recursos públicos.
Evaluación del control interno del proceso de formulación y ejecución presupuestaria del CONARE INF-020 (12-2008) 12
Criterios
De conformidad con lo que establece la Ley General de Control Interno y la Circular 1259,
capítulo 1, el cual indica que cada tres meses se debe presentar los informes de ejecución
presupuestaria a la Contraloría General de la República.
Recomendación
a- Establecer mecanismos y necesidades para adquirir un sistema automatizado para
administrar la información contable y presupuestaria institucional.
b- Establecer mecanismos y actividades de control para el proceso de ejecución
presupuestaria y para garantizar la emisión oportuna de los informes de ejecución.
Comentarios del auditado: Ver anexo 1
Evaluación del control interno del proceso de formulación y ejecución presupuestaria del CONARE INF-020 (12-2008) 13
Hallazgo 4: No existe un sistema automatizado para administrar la información y
ejecución del presupuesto Institucional
Condición
La Institución carece de un sistema automatizado para administrar la información general,
financiera-contable y presupuestaria, lo cual ha ocasionado que la contabilidad no este al día y
que no se cuente con información oportuna confiable y veraz para la toma de decisiones. La
mayoría de la información presupuestaria que se administra la Institución se lleva en Excel lo
que genera que la información sea de fácil manipulación y de poca confiabilidad.
Causa
a- En la Institución no se ha realizado las gestiones necesarias para la adquisición de un
sistema para administrar y automatizar la información y los procesos para la formulación
y ejecución del presupuesto.
b- Carencia de manuales y políticas contables que permitan identificar las necesidades
institucionales.
Efecto
a- Errores en el registro de asignación y ejecución del presupuesto
b- Probabilidad de que no se detecten errores de manera oportuna; riesgo de presentar
información y cifras inexactas, por la manipulación de la información.
c- Inversión de recursos de personal al dedicar mayor tiempo para digitar y verificar la
información.
d- No contar con información oportuna y confiable para la toma de decisiones
Criterios
Conforme lo establece la Ley General de Control Interno, Manual de Normas de Control
Interno y las Normas Técnicas básicas que regulan es sistema de administración financiera de
la Caja Costarricense de Seguro Social, Universidades Estatales, Municipalidades y otras
entidades de carácter municipal y bancos públicos.
Evaluación del control interno del proceso de formulación y ejecución presupuestaria del CONARE INF-020 (12-2008) 14
Recomendación
a- Analizar la posibilidad de adquirir un sistema automatizado para la contabilidad y la
información presupuestaria de la Institución.
b- Establecer actividades de control para garantizar la validez y exactitud de la información
contable y presupuestaria.
Comentarios del auditado: Ver anexo 1
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Hallazgo 5: La Institución carece de procedimientos formales para los procesos de
formulación y ejecución presupuestaria
Condición
Con la aplicación de las pruebas de auditoría para conocer los procedimientos y controles que
se aplican para la formulación y ejecución presupuestaria se determinó lo siguiente:
• Con respecto a la formulación presupuestaria; a pesar de que se confecciona un
cronograma, se determinó que no se documenta ninguna de las decisiones tomadas con
respecto a la solicitud, asignación y ejecución del presupuesto institucional.
• Formalmente no se ha establecido un procedimiento para definir las responsabilidades que
tiene cada Programa, División y Unidad con respecto a la formulación y ejecución
presupuestaria y en algunos casos no existe una adecuada comunicación del proceso que
se debe seguir.
• No se ha definido quién será responsable de comunicar formalmente los procedimientos
para la ejecución de los recursos y quién es el responsable de controlar la ejecución de
cada proyecto. Adicionalmente, durante la ejecución del estudio se determinó que no
existía un control actualizado de la ejecución presupuestaria que muestre los disponibles y
comprometido del presupuesto institucional
• No existe un manual o documento que describa las responsabilidades y funciones de los
Directores de Programa, los Jefes de División, coordinadores de las Comisiones, Unidad
de Control y Presupuesto, con respecto a la solicitud, ejecución y administración de los
recursos del FEES.
• La Institución no cuenta con procedimientos formales que describan el trámite que se
debe seguir para la ejecución, compras, contrataciones y cualquier otra actividad para
ejecutar el presupuesto.
• A pesar de que se aplica un procedimiento para realizar las solicitudes y trámites del
presupuesto institucional, formalmente no se ha comunicado por escrito qué se debe hacer
y cuál es el trámite a seguir.
• No se ha definido quién será responsable de comunicar formalmente los procedimientos
para la ejecución de los recursos y quién es el responsable de controlar la ejecución de
cada proyecto.
• Al no contar la Institución con un informe de ejecución presupuestaria, no se está
realizando la adecuada vinculación de la ejecución presupuestaria y los objetivos y metas
del proyecto, para así garantizar la eficiencia en la utilización de los recursos y en la
gestión y cumplimiento de los objetivos establecidos.
Evaluación del control interno del proceso de formulación y ejecución presupuestaria del CONARE INF-020 (12-2008) 16
Causa
a- No hay una adecuada comunicación formal y oportuna que indique el trámite a seguir para
la ejecución presupuestaria.
b- No se está documentando cada proceso ejecutado y decisiones tomadas con respecto a la
asignación y ejecución del presupuesto.
Efecto
a- Que no se estén realizando y desarrollando las acciones necesarias para manejar y
administrar los recursos institucionales de manera eficiente y eficaz.
b- Que no se esté avalando, por el responsable de la Institución, el gasto, por lo cual no se
puede realizar la solicitud y rendición de cuentas por los recursos ejecutados y no existe
seguridad del presupuesto asignado o el cumplimiento de los objetivos planteados.
c- Duplicidad u omisión de funciones, al no tener claramente definido la responsabilidad del
personal y el trámite que se debe seguir.
d- Se podrían generar atrasos en el cumplimento de los objetivos y metas planteados para los
cuales es necesario la ejecución de los recursos asignados, lo cual inclusive podría
conllevar a la no ejecución del Plan Anual Operativo.
Criterios
Conforme a lo que establece:
• Circular 8270 "Algunas disposiciones legales y técnicas sobre el sistema de
planificación-presupuesto de los entes y órganos públicos, sujetos a la aprobación
presupuestaria de la Contraloría General de la República.
• Normas técnicas básicas que regula el sistema de administración financiera de la Caja
Costarricense de Seguro Social, Universidades Estatales, Municipales y Otras entidades
de carácter municipal y bancos públicos.
Recomendación
a- Establecer formalmente un procedimiento para la asignación, formulación y ejecución
presupuestaria institucional.
b- Comunicar cada año cuales son los trámites que se deben seguir para la ejecución del
presupuesto con aspectos como: quién debe hacer la solicitud, cómo y qué documentos
deben presentar, el tiempo establecido para ejecutarla, los aspectos y detalles importantes
para una ejecución eficiente de los recursos, con el fin de que el desarrollo y ejecución de
los objetivos de los proyectos y programas no se vean afectados.
Evaluación del control interno del proceso de formulación y ejecución presupuestaria del CONARE INF-020 (12-2008) 17
c- Actualizar y comunicar formalmente las funciones de la Administración, Directores de
Programa, los Jefes de División, coordinadores de las Comisiones y la Unidad de Control
y Presupuesto, con respecto a la ejecución de los recursos, controles presupuestarios y los
trámites para ejecutar el presupuesto
d- Cumplir y documentar cada proceso ejecutado conforme lo establecen las Normas
técnicas básicas que regula el sistema de administración financiera de la CCSS,
Universidades Estatales, Municipales y Otras entidades de carácter municipal y bancos
públicos. Publicado en la Gaceta Nº 58, del jueves 22 de marzo de 2007.
Comentarios del auditado: Ver anexo 1
Evaluación del control interno del proceso de formulación y ejecución presupuestaria del CONARE INF-020 (12-2008) 18
Hallazgo 6: Resultados de la revisión de la información incluida en el SIPP
Condición
Conforme a las pruebas de auditoría que se realizaron para el presente estudio, se verificó la
información de la ejecución del presupuesto incluida en el Sistema Integrado de Presupuestos
Públicos (SIPP) de la Contraloría General de la República y se determinó lo siguiente:
• Únicamente se ha incluido la información de la primera ejecución presupuestaria del
período 2008, la cual presentaba errores en las cifras.
• Se incluyeron tres modificaciones presupuestarias, a pesar de que al momento del estudio
la Institución había ejecutado cuatro modificaciones. Además, las cifras de las
modificaciones no coinciden con los totales presentados en la documentación interna.
Causa
a- No se cuenta con información oportuna y veraz para incluirla en el SIPP
b- No se ha establecido formalmente la responsabilidad a un funcionario para cotejar y
verificar que se ha incluido dicha información.
Efecto
La Institución podría asumir las sanciones establecidas en la Directriz R-CO-62 publicadas en
la Gaceta 131 de 7 de julio de 2005 "Directrices Generales a los sujetos pasivos de la
Contraloría General de la República para el adecuado registro, incorporación y validación de
información en el Sistema de información sobre presupuestos públicos (SIPP).
Criterios
Conforme a lo que estable la Directriz R-CO-62 publicadas en la Gaceta 131 de 7 de julio
de 2005 "Directrices Generales a los sujetos pasivos de la Contraloría General de la
República para el adecuado registro, incorporación y validación de información en el
Sistema de información sobre presupuestos públicos (SIPP)."
Evaluación del control interno del proceso de formulación y ejecución presupuestaria del CONARE INF-020 (12-2008) 19
Recomendación
a- Establecer actividades de control que aseguren la información y las cifras presentadas en
los informes de ejecución y en las modificaciones presupuestarias.
b- Incluir la información presupuestaria institucional de manera actualizada y con las cifras
correctas.
c- Presentar la justificación y la información correcta en el SIPP, ante las instancias que
competan.
Comentarios del auditado: Ver anexo 1
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4. CONCLUSIONES
Como bien se indica en las Normas Técnicas que regulan el sistema de administración
financiera (N-1-2007- CO-DFOE), el presupuesto es un instrumento que expresa en términos
financieros el plan anual operativo institucional, mediante la estimación de los ingresos
probables y los egresos necesarios para cumplir con los objetivos y las metas de los
programas presupuestarios establecidos. Es por ello que después de haber realizado este
estudio concluimos que la Institución necesita fortalecer el proceso presupuestario por lo
siguiente:
a- Los procesos relacionados con la ejecución y liquidación presupuestaria, carecen de
actividades de control interno, por lo que deberán tomar medidas serias que permitan
prevenir, detectar y corregir las deficiencias en forma oportuna.
b- La Institución debe contar con un sistema de información integral que permita acceder,
identificar y registrar información financiero-presupuestaria de manera confiable, relevante,
pertinente y oportuna, que permita además, el control interno y fomente la transparencia en la
gestión y rendición de cuentas.
c- Es indispensable que se asignen los roles, responsabilidades y recursos necesarios para
solventar el atraso y la ineficiencia de la oportunidad y veracidad de la información
financiero-presupuestaria de la Institución.
d- Consideramos necesario que exista una adecuada comunicación entre el personal que
ejecuta tareas en los diferentes procesos de asignación, formulación, ejecución y liquidación
del presupuesto, para que mediante el trabajo en equipo se plasmen ideas, soluciones e
iniciativas de mejora, que fomenten y respalden la toma de decisiones con respecto a la
implementación de controles que permitan la eficiencia, eficacia y oportunidad de la
información financiera-presupuestaria.
e- Además se deben implementar y aplicar políticas y procedimientos de archivo y
documentación de la información, lo cual permitirá mantener información oportuna de la
ejecución del presupuesto.
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5. ANEXO 1. COMENTARIOS DE LA ADMINISTRACIÓN
Mediante el oficio AI-005-2009 se entregó, a la Sección Administrativa de OPES y a la
Unidad de Plan- Presupuesto, el Informe “Evaluación del control interno del proceso de
formulación y ejecución presupuestaria del CONARE” INF-020(12-2008).
De parte de la Unidad de Plan-Presupuesto no se recibieron comentarios, y la Sección
Administrativa de OPES, nos indicó mediante el oficio SA-039-2009, que según el acuerdo
tomado por el CONARE en la Sesión 39-08 del 25 de noviembre, dicho informe se debía
presentar a la Unidad de Coordinación del Área Administrativa-Financiera, por las funciones
asignadas.
Se procedió a presentar dicho informe al Encargado de la Unidad de Coordinación del Área
Administrativa-Financiera, quien aceptó todos los hallazgos y nos presentó un detalle de las
actividades y procedimientos que se están ejecutando con el fin de administrar de manera
eficaz y eficiente el proceso de ejecución presupuestaria de la Institución.
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6. PLAN DE SEGUIMIENTO E IMPLEMENTACIÓN
Nº Hallazgo Comentarios de la
Administración
Plan de
Implementación Responsable
Fecha Estimada de
Implementación
1
La liquidación presupuestaria del período
2007 se presentó tardía ante la Contraloría
General de la República
2
No existe un procedimiento formal para el
trámite y aprobación de las modificaciones
presupuestarias
3
No se confeccionaron los informes de
ejecución presupuestaria, del período 2008, en
forma oportuna.
4
No existe un sistema automatizado para
administrar la información y ejecución del
presupuesto Institucional
5
La Institución carece de procedimientos
formales para los procesos de formulación y
ejecución presupuestaria
6 Resultados de la revisión de la información
incluida en el SIPP
![Principios rectores de_la_vida_cristiana_manual[1]](https://img.pdfslide.tips/doc/110x75/5499d57fb479596f6a8b49be/principios-rectores-delavidacristianamanual1.jpg)
