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Consejo Superior Ubeimar Delgado Blandón
Gobernador del Departamento del Valle del CaucaAlejandro Larreamendy Joerns
Representante Presidente de la República José Maximiliano Gómez Torres
Delegado de la Ministra de Educación Nacional Oscar Rojas Rentería
Representante Ex - Rectores Alfredo Carvajal Sinisterra
Representante del Sector Productivo Francisco José Sardi Domínguez
Representante de los Egresados Jaime Ricardo Cantera Kintz
Representante Directivos Académicos Henry Alberto Mosquera Abadía
Representante Profesoral Andrés Mauricio García Torres
Representante Estudiantil Iván Enrique Ramos Calderón
RectorLuis Alberto Herrera Ramírez
Secretario General
Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Carlos Hernán González CampoJefe Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Ludmila Medina Monroy Coordinadora Área de Análisis Institucional Diana Victoria Abella EcheverriProfesional Contratista en Riesgos
El contenido de este documento puede reproducirse total o parcialmente citando la fuente.Consúltelo en http://planeacion.univalle.edu.co
Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Ciudad Universitaria Meléndez Edificio 301- Oficina 3016 3er. Piso Tel – Fax: 321 22 23 Cali, ColombiaMarzo de 2014
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El presente documento contiene el seguimiento y evaluación a las acciones realizadas por las unidades académico administrativas para tratar los riesgos identificados y valorados durante la aplicación del modelo MITIGAR UV en el año 2012, así como los riesgos propios identificados por las unidades y los riesgos de corrupción identificados para cada uno de los procesos que corresponden a 18 amenazas y 28 vulnerabilidades.
Las amenazas y vulnerabilidades que están valoradas en riesgo Bajo (36 amenazas y 78 vulnerabilidades) no se han incluido en el pre-sente informe dado que los riesgos Bajos no tienen acciones y se mantienen con los controles existentes.
Las unidades presentaron los avances en la ejecución de 359 acciones las cuales permitieron disminuir la valoración del riesgo para 23 vulnerabilidades y aumentar la valoración riesgo de 25 vulnerabilidades. Sin embargo, no se presentaron avances en la ejecución de 72 acciones.
En cuanto al porcentaje de logro en la ejecución de las acciones programadas para el período 2013 se obtuvo 281 acciones con porcentaje de logro igual o superior al 100%, 55 acciones con porcentaje de logro entre 90% y 50% y 24 acciones con porcentaje de logro inferior al 50%.
Una vez revalorado el riesgo para el período 2013, las unidades plantearon llevar a cabo 465 acciones para tratar 82 amenazas y 183 vul-nerabilidades. Es importante mencionar que algunas unidades solicitaron eliminar tres vulnerabilidades (69.1, 70.1 y 55.1) de su matriz de riesgos y una unidad solicitó trasladar la responsabilidad en la ejecución de una vulnerabilidad (17.3) a otra unidad.
Para cualquier información adicional o detalle, por favor remítase a la Matriz de Riesgos de Seguimiento 2013 que se encuentra ubicada en el siguiente enlace:
<http://paginasweb.univalle.edu.co/~planeacion/Analisis/Riesgos/Documentos_trabajo/2013/2013 Riesgos Seguimiento>.
INTRODUCCIÓN
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ABREVIATURAS UTILIZADAS
ACOPI – Asociación Colombiana de Medianas y Pequeñas Indus-triasACPM – Acciones Correctivas, Preventivas y de MejoraANDI- Asociación Nacional de Empresarios de ColombiaARL – Administradora de Riesgos LaboralesCCC – Cámara de Comercio de CaliCDU – Centro Deportivo UniversitarioCIDEA - Comités Técnicos Interinstitucionales de Educación Am-bientalCIER - Centro de Innovación Educativa Regional CNP – Centro Nacional de ProductividadCODECTY - Consejos Departamentales de Ciencia, Tecnología e InnovaciónCOLCIENCIAS-Departamento Administrativo de Ciencia, Tecno-logía e InnovaciónCONFECAMARAS – Confederación Colombiana de Cámaras de ComercioCOPASO – Comité Paritario de Salud OcupacionalCORPUV – Corporación de Profesores de la Universidad del Valle CTel - Ciencia, Tecnología e Innovación TecnológicaCT+i - Ciencia, Tecnología e InnovaciónCUEEV- Comité Universidad Empresa Estado Valle del Cauca DABS – División de Administración de Bienes y ServiciosDACA – Dirección de Autoevaluación y Calidad AcadémicaDARA – División de Admisiones y Registro AcadémicoDEEC- Dirección de Extensión y Educación ContinuaDINTEV – Dirección de Nuevas Tecnologías y Educación Virtual
ERT – Empresa de Recursos Tecnológicos S.A. E.S.P.FAI – Facultad de Artes IntegradasGICUV – Sistema de Gestión Integral de CalidadGrupLAC – Software para el manejo de la información de los Grupos de InvestigaciónICFES - Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior IEP – Instituto de Educación y PedagogíaIMDER – Instituto Municipal de Deporte y RecreaciónINNpulsa - Unidad del Gobierno Nacional creada para promover la innovación empresarial y el emprendimiento dinámico como motores para la competitividad y el desarrollo regional.MEN – Ministerio de Educación Nacional IBL – Ingreso Base de LiquidaciónNTCGP1000 – Norma Técnica de Calidad en la Gestión PúblicaOEA – Organización de Estados AmericanosOITEL – Oficina de Informática y TelecomunicacionesONG – Organizaciones No GubernamentalesOPDI - Oficina de Planeación y Desarrollo InstitucionalOTRI – Oficina de Transferencia de Resultados de InvestigaciónPQRS – Peticiones, Quejas, Reclamos y SugerenciasPROARTES - Asociación para la Promoción de las ArtesRUPIV – Red Universitaria para la Innovación del Valle del CaucaSENA – Servicio Nacional de AprendizajeTCE – Tiempo Completo EquivalenteTIC – Tecnologías de la Información y las ComunicacionesUFMG – Universidad Federal de Minas Gerais
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Procesos MisionalesPROCESO: FORMACIÓN
Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones3. Falta de volun-tad política para c o m p r o m e t e r s e con la financiación adicional que re-quiere la educación superior.
3.3 El 99,9% de los docentes en las sedes regionales son hora cátedra y tienen vincu-lación por Fundaciones que son entidades jurídicas dife-rentes a la Universidad.
La Vicerrectoría Academica realizó una actividad de seguimiento a las ac-ciones llevadas a cabo por la comisión designada para el estudio y pues-ta en marcha de las Seccionales y comenta que en la sesión del Consejo Académico realizada en el mes de febrero, se informó sobre las gestiones adelantadas con el Director de Regionalización para la propuesta de modi-ficación del estatuto general en relación con la contratación de profesores contratistas. Asimismo, en la sesión del Consejo Superior del mes de julio, se manifestó que la propuesta de Política de Regionalización posibilitará la contratación de los profesores y permitirá eliminar progresivamente la figura de las fundaciones en las sedes. Además, se indicó que la propuesta debe ser una línea de trabajo a largo plazo que permita contratar a los pro-fesores en las sedes regionales. La comisión será retomada y se revisará la propuesta de política, teniendo en cuenta el estudio para la contratación de profesores.
La Dirección de Regionalización preparó una propuesta de modificación al Artículo No. 46 del Estatuto General de la Universidad del Valle y está pendiente su aprobación por parte del Consejo Superior de la Universidad del Valle.
La acción realizada por la Vi-cerrectoría Académica no fue eficaz y no permitió reducir la valoración del riesgo.
La sede Zarzal solicita retirar la amenaza y la vulnerabili-dad de su matriz de riesgos porque las acciones para tra-tar el riesgo corresponden a la Rectoría.
La Dirección de Regionali-zación aunque el porcentaje de logro de la acción fue 0%, presentó avances en el análi-sis de resultado y mantiene la valoración del riesgo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones3.4 La congelación de la planta profesoral y adminis-trativa no permite un creci-miento armónico de la ofer-ta.
La Vicerrectoría Académica llevo a cabo una actividad de seguimiento a la propuesta de ampliación de la planta profesoral y comenta que el Conse-jo Académico acordó conformar una comisión integrada por los Decanos de las Facultades de Ciencias Naturales y Exactas e Ingeniería, la Direc-tora del Instituto de Psicología, un Representante Profesoral elegido por CORPUV, el Vicerrector Académico y como apoyo la Jefe de la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional, para analizar la metodología de dis-tribución de 75 cupos TCE (resultado de la última ampliación de la planta profesoral realizada en el año 2012 para completar 990 TCE) y presentar una propuesta de cronograma al Consejo Superior con el fin de iniciar el proceso en el año 2014.
La acción realizada por la Vi-cerrectoría Académica no fue eficaz y no permitió reducir la valoración del riesgo.
3.5 Inexistencia de una in-fraestructura administrativa para atender la jornada noc-turna y de fines de semana en la Sede Meléndez.
La Facultad de Ciencias Naturales y Exactas informa que la búsqueda de una alternativa de atención para el programa nocturno que existe en la Fa-cultad está para la discusión del Consejo de Facultad y actualmente el pro-grama nocturno está siendo atendido por la dirección del programa con cita previa.
La División de Bibliotecas ha avanzado en la propuesta para ampliar el horario de servicio de biblioteca, analizando diferentes alternativas en el Comité Interno y en el Comité Central de Bibliotecas para presentar una propuesta viable en el año 2015, la cual implica contar con aliados del or-den gubernamental. Se planea avanzar en un 20% en el año 2014 y 30% en el año 2015, período en el cual se presentará la propuesta definitiva.
La Facultad de Ciencias Na-turales y Exactas, aunque el porcentaje de logro de la ac-ción fue 0%, presentó avan-ces en el análisis de resultado y mantuvo la valoración del riesgo.
La acción realizada por la Di-visión de Bibliotecas no fue eficaz y no permitió reducir la valoración del riesgo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones4. Tendencia a la glo-balización y masiva competencia de otras universidades nacio-nales e internaciona-les que abre espacios de formación por fue-ra de la Universidad.
4.1. Inexistencia de una po-lítica para incorporar las TIC en los procesos educativos que considere ofertas de pro-gramas no presenciales.
La DINTEV informa que aunque la Universidad ha cumplido con el com-promiso para la creación del Centro de Innovación Educativa Regional (CIER) se han presentado retrasos en su implementación debido a que la licitación pública para la selección del implementador, a cargo del Ministe-rio de Educación Nacional, fue declarada desierta en tres ocasiones y hasta diciembre de 2013 se seleccionó al implementador Coreano. Además, men-ciona que ya iniciaron los proyectos de investigación vinculados al Centro .
La Facultad de Ciencias de la Administración ha desarrollado procesos de virtualización que han permitido eliminar el uso de documentos físicos. Asimismo, los docentes han incursionado en las herramientas virtuales como campus virtual.
La Facultad de Ingeniería envió la información sobre la programación de capacitaciones en fortalecimiento de las competencias en las TIC ofrecida por la DINTEV a las Escuelas, a través de los Directores de Programa.
La Sede Cartago realizó una capacitación en TIC para docentes.
La Sede Tuluá llevó a cabo una capacitación sobre el manejo del campus virtual, la cual contó con la participación de cinco docentes. Además, en el primer semestre del año realizó la primera convocatoria, aunque la disponi-bilidad de algunos docentes fue muy limitada.
Las acciones realizadas por la DINTEV y la Sede Tuluá no fueron eficaces y no per-mitieron reducir la valora-ción del riesgo.
Las acciones realizadas por las Facultades de Ciencias de la Administración e Ingenie-ría y la Sede Cartago fueron eficaces y permitieron redu-cir la valoración del riesgo.
Es importante mencionar que el Instituto de Psicología no presentó avances en la ejecu-ción de la acción y no modi-ficó la valoración del riesgo para el período 2014-I.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones4.2. Normatividad desactua-lizada (Reglamento Estu-diantil de pregrado y posgra-do, Asignación Académica, resolución de asistencia de docencia a posgrado como estímulo para iniciar desde el primer semestre) con respec-to a los procesos actuales.
La Vicerrectoría Académica realizó una actividad de seguimiento a la ac-tualización del reglamento estudiantil y comenta que el Comité Central de Currículo ha trabajado en la actualización del reglamento en conjunto con la Jefe de la División de Admisiones y Registro Académico y la Coordinadora de Registro Académico. Asimismo comenta que, se nombró una comisión al interior del Comité Central de Currículo para elaborar una propuesta que recoja las observaciones presentadas en los diferentes comités de currículo y aquellas que han manifestado los profesores y el personal administrativo.
También comenta que el Comité Central de Currículo elaboró una propues-ta de reforma que será discutida en la Comisión nombrada por el Consejo Académico, sin embargo la comisión no ha iniciado la discusión.
La Facultad de Ingeniería informa que el Comité Central de Currículo en-tregó la propuesta de modificación para ser estudiada en el Consejo Aca-démico.
La Vicerrectoría Académica aunque el porcentaje de logro de la acción fue 0%, presentó avances en el análisis de re-sultado y mantiene la valora-ción del riesgo.
La acción realizada por la Facultad de Ingeniería fue eficaz y permitió reducir la valoración del riesgo.
4.3. Deficiencia en estrate-gias de promoción y divulga-ción de la oferta académica especialmente del posgrado.
La DACA menciona que a partir del año 2013, el Comité Central de In-vestigaciones se encargará de hacer el análisis para realizar la propuesta de creación de la normatividad que regula el sistema de posgrados.
El Instituto de Educación y Pedagogía realizó la actualización de la infor-mación de su página web.
La Facultad de Artes Integradas llevó a cabo dos reuniones con la Oficina de Egresados de la Universidad y ha elaborado estrategias de promoción y divulgación de los posgrados, sin embargo estas han sido suficientes. Pro-pone promover el uso de redes sociales.
La DACA aunque ejecutó la acción en el 100%, sugie-re que el seguimiento de la acción sea realizado por la Vicerrectoría de Investiga-ciones.
Las acciones realizadas por el IEP, las Facultades de Ar-tes Integradas e Ingeniería y la Sede Palmira, no fueron eficaces y no permitieron re-ducir la valoración del riesgo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha ObservacionesLa Facultad de Ingeniería empezó a realizar las modificaciones en el tiempo de duración de las especializaciones, quedando en un (1) año. Además ela-boró un diagnóstico de las necesidades y ha realizado algunas propuestas con empresarios y colegios.
La Sede Norte del Cauca informa que la oferta de nuevos programas aca-démicos de posgrado de la Sede estará conformada por una Maestría y una Especialización.
La Sede Pacífico informa que no tuvo respuesta a las propuestas para la extensión de programas que fueron enviadas a las Direcciones de Posgrado de las Facultades e Institutos Académicos.
La Sede Palmira llevó a cabo ocho actividades con los egresados, tales como los seis encuentros con egresados de los programas Académicos de Administración de Empresas, Contaduría Pública, de Psicología, Tecnolo-gía en Alimentos, Tecnología en Electrónica y Tecnología de la Informa-ción. Un encuentro para participar en el proceso de Acreditación Institu-cional y un encuentro de egresados para participar en la conferencia sobre Propiedad Industrial.
La Sede Norte del Cauca, aunque el porcentaje de lo-gro de las acciones propues-tas fue 0%, presentó avances en el análisis de resultado y mantiene la valoración del riesgo.
La Sede Pacífico aunque el porcentaje de logro de la ac-ción propuesta fue 0%, pre-sentó avances en el análisis de resultado y redujo la valo-ración del riesgo.
4.4 Dependencia de las Fa-cultades e Institutos en la toma de decisiones con res-pecto al ofrecimiento de la oferta académica de las se-des.
La Vicerrectoría Académica realizó durante el año 2013 una actividad de seguimiento a las acciones llevadas a cabo por la comisión designada para el estudio y puesta en marcha de las seccionales. Al respecto informa que el Director (e) de Regionalización, presentó un informe sobre Regionali-zación que contiene las propuestas. Asimismo entregó los resultados del ejercicio de Caracterización Regional, cuyo propósito era determinar la evolución necesaria de la oferta de Educación Superior del Sistema de Re-gionalización de la Universidad.
La Facultad de Humanidades comenta que las unidades académicas se en-cargan de la revisión y control a los programas académicos ofrecidos por las sedes.
La Vicerrectoría Académica, aunque el porcentaje de logro de la acción fue 0%, presentó avances en el análisis de re-sultado y mantiene la valora-ción del riesgo.
La acción realizada por la Facultad de Humanidades no fue eficaz y no permitió redu-cir la valoración del riesgo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha ObservacionesSin embargo, la oferta académica de las sedes regionales sigue dependien-do de las directivas de la Universidad.
La Facultad de Ingeniería llevó a cabo una reunión en la Sede Pacífico para analizar necesidades de ofertas de programas propias para la región.
El Instituto de Psicología se encuentra elaborando la propuesta para ampliar la cobertura de los posgrados en las seccionales, la cual será presentada en el Consejo de Instituto una vez esté terminada.
La Sede Zarzal comenta que no se incluyó en la agenda del Comité de Re-gionalización, la información relacionada con la propuesta presentada por Regionalización.
La acción realizada por la Facultad de Ingeniería fue eficaz y permitió reducir la valoración del riesgo.
El Instituto de Psicología, aunque el porcentaje de logro de la acción fue 0%, presentó avances en el análisis de re-sultado y redujo la valoración del riesgo.
La Sede Zarzal solicita elimi-nar este riesgo de su matriz de riesgos dado que su atención corresponde a la Rectoría.
4.5. Ausencia de formación en segunda lengua, TIC, li-derazgo, emprendimiento y vida laboral.
La DACA llevó a cabo las actividades programadas en el proyecto de re-crear y actualizar la política curricular: definición de lineamientos de po-lítica sobre formación básica general y disciplinar, lectura y escritura, for-mación básica científica y TIC, ciencias sociales y humanas, formación profesional e investigación, formación disciplinaria, interdisciplinaria y en otros saberes, en las que se discutieron los diferentes aspectos de la política curricular.
La Facultad de Ciencias Naturales y Exactas realizó reuniones con el Co-mité de Currículo de Pregrado y un Docente del Instituto de Psicología. Sin embargo, comenta que no se han encontrado mecanismos efectivos que permitan la participación y permanencia de los estudiantes en estas activi-dades.
Las acciones realizadas por la DACA, el Instituto de Psico-logía y las Sedes Caicedonia, Cartago y Pacífico, fueron eficaces y permitieron redu-cir la valoración del riesgo.
Las acciones realizadas por la Facultad de Salud y las Sedes Norte del Cauca, Palmira y Yumbo, no fueron eficaces y no permitieron reducir la va-loración del riesgo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha ObservacionesLa Facultad de Salud llevó a cabo dos cursos de capacitación desde la Ofi-cina de Desarrollo Docente y tomó la decisión de reorientar como la pobla-ción objeto a los estudiantes en el tema de bilingüismo, emprendimiento empresarial y TIC.
El Instituto de Psicología avanzó en la ejecución de las acciones propues-tas para tratar los riesgos e incrementó en 10% el número de cursos que tienen lecturas en inglés. Además, cuenta con cuatro cursos que se apoyan en el campus virtual de la Universidad y construyó un curso virtual. Sin embargo, no avanzó en la elaboración de la propuesta del programa para la inserción a la vida laboral.
En cuanto a las sedes, la Sede Caicedonia vinculó a tres profesores para las asignaturas del idioma inglés y realizó la apertura de 15 cursos de inglés. Asimismo, llevó a cabo 10 sesiones de capacitación en bases de datos bi-bliográficas para docentes y estudiantes, y tres sesiones de capacitación en campus virtual para estudiantes de primer semestre y docentes.
La sede Cartago realizó cuatro actividades para dar respuesta a la forma-ción en TIC, liderazgo, emprendimiento y vida laboral, tales como: un taller sobre tips para la vinculación laboral, un taller sobre liderazgo, un taller sobre resolución de conflictos y cursos de capacitación en TIC.
La Sede Norte del Cauca llevó a cabo dos charlas sobre “equipamiento para la práctica-competencias laborales”, dirigida a estudiantes de Trabajo Social y estudiantes de último semestre de Contaduría Pública.
La Sede Pacífico realizó un taller sobre preparación para la vida laboral en el que participaron 23 estudiantes de último semestre de diferentes progra-mas académicos. También llevó a cabo un taller sobre el uso y aprovecha-miento de la herramienta de apoyo virtual para cursos , tales como: MOO-DLE-Campus Virtual, dirigido a docentes. Además, brindó apoyo mediante el programa de Bolsa de Empleo para la inserción laboral, a estudiantes.
La Facultad de Ciencias Na-turales y Exactas y la Sede Zarzal, aunque el porcentaje de logro de las acciones pro-puestas fue 0%, presentaron avances en el análisis de re-sultado y mantienen la valo-ración del riesgo.
Es importante mencionar que la FAI no presentó avances en la ejecución de la acción y mantiene la valoración del riesgo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha ObservacionesLa Sede Palmira llevó a cabo el diplomado en Docencia Univer-sitaria, el cual contó con la asistencia de 13 personas.
La Sede Yumbo realizó dos talleres y una asesoría sobre prepa-ración para la vida laboral.
La Sede Zarzal no ha tenido resultados cuantificables en el pro-grama de inglés conversacional porque se le han presentado di-ficultades para la permanencia de los estudiantes.
4.6. Limitada financiación para estudiantes que inician sus estu-dios de posgrado.
La Facultad de Ciencias Naturales y Exactas realizó gestiones ante la Vicerrectoría Académica para la propuesta de auxiliares de docencia.
La acción realizada por la Fa-cultad de Ciencias Naturales y Exactas no fue eficaz y no per-mitió reducir la valoración del riesgo.
4.8. Inexistencia de una política para incorporar las TIC en los procesos educativos que facilite los procesos de formación.
La Sede Caicedonia llevó a cabo 10 sesiones de capacitación en bases de datos bibliográficas dirigidas a docentes y estudiantes.
La acción realizada por la Sede Caicedonia no fue eficaz y no permitió reducir la valoración del riesgo.
4.9. Deficiencia en estrategias de promoción y divulgación de la oferta académica especialmente del pregrado.
La Sede Caicedonia llevó a cabo la difusión de la oferta, de seis programas académicos, mediante perifoneo y pautas radiales en emisoras locales de Caicedonia, Sevilla, Ginebra, Versalles y La Unión y en diferentes veredas del Valle del Cauca, también en los municipios de Barcelona, Quimbaya, Buena Vista, Pijao, Génova y Armenia en Quindío. Además, realizó otras activida-des para promocionar la oferta académica como visitas a cole-gios, pasacalles, volantes, plegables, obras de teatro, plantones en parques principales, redes sociales, pagina web de la sede y cuñas radiales en emisoras de Pereira realizadas en conjunto con las Sedes Caicedonia y Cartago.
La acción realizada por la Sede Caicedonia no fue eficaz y no permitió reducir la valoración del riesgo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones4.10. Deficiencia a nivel presu-puestal, por la cual no es posible divulgar de forma efectiva los programas de posgrado en los medios de comunicación locales, regionales, nacionales e interna-cionales.
La Facultad de Artes Integradas llevó a cabo dos reuniones con la profesional del programa institucional de egresados y creó un comité para la creación del programa de egresados de la Facul-tad, el cual no ha funcionado eficientemente.
La acción realizada por la FAI no fue eficaz y no permitió redu-cir la valoración del riesgo.
5. Imagen negativa de la Universidad ante ciertos sectores de la sociedad
5.1. Falta de estrategias de pro-moción de la imagen de la Uni-versidad que contrarresten la per-cepción de los aspirantes frente a supuestos por situaciones de anormalidad académica y orden público que puedan afectar su proceso formativo en los tiempos previstos.
La Facultad de Ingeniería unificó la presentación de las páginas web de la Facultad con la página web del Área de Registro Aca-démico, para buscar mayor efectividad en la divulgación de la oferta académica.
La acción realizada por la Fa-cultad de Ingeniería no fue efi-caz y no permitió reducir la va-loración del riesgo.
6. Cambios en la regla-mentación relacionada con los exámenes de Es-tado.
6.1. Dependencia de los resulta-dos de los exámenes de Estado para el ingreso a los programas académicos.
La DACA y la División de Admisiones y Registro Académico informan que el ICFES empezará a socializar el nuevo cambio que tendrá la estructura del examen de estado a principios del 2014, con el fin de dar respuesta a las solicitudes realizadas por las universidades respecto a conocer con anticipación a las con-vocatorias de admisión, la estructura del examen de estado.
Asimismo, comentan que el ICFES informó a las universida-des en diciembre de 2013, los cambios que se producirán en los resultados del examen de estado. Estos cambios se aplicarán a partir del segundo semestre de 2014 para el primer semestre de 2015.
Además, se realizaron reuniones en el Comité Central de Currí-culo para plantear la realización del examen de admisión insti-tucional.
Las acciones realizadas por la DACA y la División de Admi-siones y Registro Académico no fueron eficaces y no permitieron reducir la valoración del riesgo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones17. Estudiantes de la Uni-versidad que sobre perma-necen y/o abandonan la Universidad sin obtener su título.
17.3 Riesgo psicosocial por ingre-so de y estudiantes provenientes de familias de diversidad cultural. Desarticulación con la básica y la media.
El Instituto de Educación y Pedagogía comenta que dos pro-fesores del Instituto asistieron al Diplomado organizado por la DACA.
El IEP solicita que la respon-sabilidad de la amenaza y la vulnerabilidad se trasladen a la DACA.
20. Grupos externos e in-ternos que propulsan una agenda de desestabiliza-ción de la Universidad.
20.4. No se tiene control sobre este tipo de eventos que interrum-pen los procesos de formación y de extensión.
El instituto de Educación y Pedagogía informa que ante la ocu-rrencia de eventos que interfieren la normalidad de las activida-des académicas, los profesores recuperan las clases perdidas, en la medida de lo posible.
La acción realizada por el IEP no fue eficaz y no permitió re-ducir la valoración del riesgo.
39. Aumento de la exi-gencia del entorno en las competencias profesiona-les.
39.1. Deficiente infraestructura y planta física para atender la de-manda académica.
La Sede Buga informa que aunque ha enviado oficios y comuni-caciones, no se ha concretado el proyecto de construcción de la planta física para la sede.
La acción realizada por la Sede Buga no fue eficaz y no permitió reducir la valoración del riesgo.
40. Baja demanda de edu-cación superior de los ba-chilleres de la zona de in-fluencia de la Sede Zarzal.
40.1. Debilidad en el desarro-llo académico de la Sede Zarzal. Baja admisión, deserción por de-bilidad en bases académicas de los estudiantes que ingresan y es-casos recursos de los usuarios.
La Sede Zarzal comenta que el Área de Desarrollo Humano ejecutó el Programa de Padrinazgo y el Comedor Universita-rio beneficiando a 27 estudiantes de la Sede: cuatro estudiantes en el Programa de Padrinazgo y 23 estudiantes en el Comedor Universitario. Este último programa fue financiado con recursos propios y con la participación de la Fundación. Adicionalmente, la Sede realizó gestión para incluir a 10 estudiantes en el Pro-grama de Subsidios Estudiantes de la Vicerrectoría de Bienestar Universitario.
La Sede realizó el curso PRE SABER 11, el cual contó con la participación de 76 estudiantes e informó que el porcentaje de los estudiantes que tomaron el curso e ingresan a la Universidad en la Sede Zarzal, se obtendrá en el primer semestre de 2014.
Las acciones realizadas por la Sede Zarzal no fueron eficaces y no permitieron reducir la valo-ración del riesgo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones44. Falta de voluntad po-lítica para comprometerse con la donación de los La-boratorios Integrados para la Sede Caicedonia.
44.1. Incremento en los costos de los programas académicos que deben realizar prácticas de labo-ratorio.
La Sede Caicedonia informa que aunque existe el acuerdo entre la Alcaldía de Caicedonia y la Universidad del Valle, aun no se ha entregado oficialmente el espacio.
La acción realizada por la Sede Caicedonia no fue eficaz y no permitió reducir la valoración del riesgo.
52. Presencia de goteras y filtraciones a través de las cubiertas de la Biblioteca Mario Carvajal.
52.1. No se ha contado con asig-nación presupuestal para la ejecu-ción del proyecto presentado para el cambio de la cubierta.
La División de Bibliotecas realizó gestión para la aprobación del proyecto presentado a la Oficina de Planeación y Desarro-llo Institucional para el cambio de la cubierta e informó que se destinaron los recursos para el proyecto, sin embargo no se ha llevado a cabo su implementación por parte de la Sección de Mantenimiento.
La acción realizada por la Divi-sión de Bibliotecas no fue eficaz y no permitió reducir la valora-ción del riesgo.
59. Noción errónea de la ¨flexibilidad académica¨ para manejo de contin-gencias.
59.1. Falta de precisión sobre el tema de la flexibilidad presentán-dose inasistencia a clase por parte de estudiantes y desorientación de los profesores.
El Instituto de Educación y Pedagogía informa que la Secreta-ría General expidió un comunicado para aclarar el sentido de la flexibilidad académica.
La acción realizada por el IEP no fue eficaz y no permitió re-ducir la valoración del riesgo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones60. Matrícula de cursos en período de adiciones y cancelaciones.
60.1. Falta de claridad y precisión sobre los mecanismos de las adi-ciones y cancelaciones. (Los es-tudiantes comienzan clase con un mes de atraso en los cursos).
El Instituto de Educación y Pedagogía participó en dos reunio-nes de discusión sobre el acuerdo 009 y comenta que todavía se continúa en la discusión.
La acción realizada por el IEP no fue eficaz y no permitió re-ducir la valoración del riesgo.
60.2. Cancelación de cursos por bajo número de estudiantes y des-pués los estudiantes solicitan el curso.
El Instituto de Educación y Pedagogía participó en dos reunio-nes de discusión sobre el acuerdo 009 y comenta que todavía se continúa en la discusión.
La acción realizada por el IEP no fue eficaz y no permitió re-ducir la valoración del riesgo.
67. Posibles situaciones de ofrecimiento de dádi-vas con el objetivo de ob-tener un beneficio.
67.1. Posibilidad de que existan profesores que no observen un comportamiento ético al no man-tener la dignidad de su cargo.
La Facultad de Ciencias de la Administración comenta que la Coordinación Administrativa realiza, en los diversos procesos de contratación y asignación de recursos, difusión y sociali-zación sobre los aspectos normativos y el código de ética que rigen a los funcionarios académico administrativos de la Facul-tad, siendo de vital importancia la aplicación de normas y cum-plimiento de aspectos legales.
La Facultad de Ciencias Naturales y Exactas diseñó un calen-dario con frases alusivas a la ética y comenta que la amenaza y la vulnerabilidad requieren de constancia y diversidad en las acciones.
La Facultad de Ciencias Sociales y Económicas llevó a cabo reuniones con los docentes de los Departamentos de Economía y Ciencias Sociales en las cuales se comentó sobre el código de ética.
La Facultad de Humanidades comenta que los docentes reciben inducción por parte del Área de Capacitación de la División de Recursos Humanos en el momento de su vinculación. Además, la Facultad está gestionando la divulgación de la información en las reuniones profesorales.
Las acciones realizadas por las Facultades de Ciencias de la Ad-ministración y Ciencias Natura-les y Exactas, y el IEP no fueron eficaces y no permitieron redu-cir la valoración del riesgo.
Las acciones realizadas por las Facultades de Ciencias Sociales y Económicas y Humanidades, y el Instituto de Psicología no fueron eficaces e incrementaron la valoración del riesgo.
La Facultad de Ingeniería aun-que el porcentaje de logro fue del 0%, presentó avances en análisis de resultado y mantiene la valoración del riesgo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones
La Facultad de Ingeniería solicitará a la Oficina de Comunica-ciones difundir el código de ética a través del boletín Ingeniería Informa y poner el boletín en un enlace en la página web de la Facultad.
El Instituto de Psicología realizó la socialización del código de ética en el Consejo de Instituto.
El Instituto de Educación y Pedagogía difundió el Código de Ética en los profesores y personal administrativo.
Las Facultades de Salud y Artes Integradas no presentaron avan-ces en la ejecución de las accio-nes propuestas y mantienen la valoración del riesgo.
68. Posibles situaciones de ofrecimiento de dádi-vas con el objeto de con-seguir un beneficio en la expedición de un certifi-cado, un diploma, en una verificación de título, en la liquidación de los Dere-chos Económicos o en la aplicación de exenciones o para ingresar a la Uni-versidad.
68.1. Posibilidad de que existan personas al interior de la División de Admisiones y Registro Acadé-mico, que no observen un com-portamiento ético en el desempe-ño de sus funciones.
La División de Admisiones y Registro Académico comenta que ninguno de sus funcionarios ha incurrido en un comportamiento no ético, ni han realizado acciones que atenten contra el buen funcionamiento de los procesos y actividades que se desarrollan en la División.
La acción realizada por la DARA no fue eficaz y no per-mitió reducir la valoración del riesgo.
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PROCESO: INVESTIGACIÓN Y GENERACIÓN DE CONOCIMIENTOAmenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones
11. Tendencia a la globalización y masiva compe-tencia por recur-sos financieros, de otras universidades nacionales e inter-nacionales y otros espacios de inves-tigación por fuera de la Universidad.
11.1. Falta de diversificación de la búsqueda de fuentes de recursos externos para inves-tigación.
La Vicerrectoría de Investigaciones diseñó el modelo de gestión de la nueva estruc-tura, el cual ha sido presentado en algunos espacios. El avance en la implementación del modelo de gestión está dentro de la agenda de la política de investigaciones.
La Facultad de Ciencias de la Administración presentó 20 proyectos de los diferen-tes grupos de investigación a convocatoria externa.
La Facultad de Ciencias Naturales y Exactas ha identificado diversas fuentes de financiación como: Colciencias, Banco de la República y Ministerio de Agricultu-ra, y comenta que los grupos de investigación han logrado apropiar recursos para financiar los proyectos a partir de los convenios establecidos con instituciones extranjeras. Sin embargo, existen dificultades para el desarrollo de proyectos de investigación en algunas áreas como Matemáticas, debido a sus particularidades propias.
La Facultad de Ingeniería realizó difusión, por correo electrónico, a todos los do-centes sobre los términos y cronograma de actividades de la Convocatoria de Ma-croproyectos. Además, durante el año 2013 realizó la entrega de informes sobre el proceso de inscripción, selección y listado de elegibles en los Comités de In-vestigaciones y Posgrados y en el Consejo de Facultad, y acompañó el proceso de convocatoria interna de elaboración de propuestas para Macroproyectos.
El Instituto de Psicología presentó dos proyectos a Colciencias y reprogramó la presentación de nuevos proyectos debido a que no se pueden asignar más horas de investigación hasta no terminar los proyectos anteriores.
En cuanto a las sedes, la Sede Cartago realizó gestión para el Convenio Alianza Educativa T y T Norte del Valle y Ministerio de Educación Nacional y cuenta con el el proyecto aprobado de investigación para la seccional Norte (Cartago, Caicedonia y Zarzal).
Las acciones realizadas por las Facultades de Ciencias de la Adminis-tración e Ingeniería y la Sede Zarzal fueron efica-ces y permitieron reducir la valoración del riesgo.
Las acciones realizadas por la Vicerrectoría de Investigaciones, la Fa-cultad de Ciencias Na-turales y Exactas y las Sedes Cartago, Norte del Cauca y Palmira no fue-ron eficaces y no permi-tieron reducir la valora-ción del riesgo.
La acción realizada por el Instituto de Psicología no fue eficaz e incrementó la valoración del riesgo.
La Sede Yumbo, aunque el porcentaje de logro de la acción fue del 0%, presentó avances en el análisis de resultado y mantiene la valoración del riesgo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha ObservacionesLa Sede Norte del Cauca presentó tres (3) proyectos de investigación a la Dirección de Regionalización, de los cuales fueron aprobados dos proyectos que están siendo ejecutados.
La Sede Palmira llevó a cabo la formulación de cuatro (4) proyectos: 1) Influencia del desarrollo económico en la crisis de identidad histórica de los habitantes de Palmira, 2) Diseño e implementación de plantas (Home-Plant) a pequeña escala para prácticas de sistemas automáticos de control e instrumentación electrónica, 3) Desempeño en las pruebas del Saber 11 y su relación con un grupo de variables exógenas asociadas a la Institución Educativa y sus docentes en Palmira-Valle del Cauca y 4) Caracterización de la “Tomaseca” y el “Curao”: un análisis químico de bebidas artesanales de la costa pacífica colombiana.
La Sede Yumbo comenta que no presentó proyectos para convocatorias externas porque no existen grupos de investigación reconocidos en las sedes regionales y este es un requisito para las convocatorias, por lo cual solo participará en las convocatorias internas de investigación.
La Sede Zarzal presentó cinco (5) propuestas de investigación y dio inicio a la ejecución del proyecto de investigación denominado “Recon-figuración de las identidades Norte Vallecaucanas a partir de las coyun-turas político - económicas de la década de los 90” en alianza con las sedes Cartago y Caicedonia.
La Sede Caicedonia no presen-tó avances en la ejecución de la acción y mantiene la valoración del riesgo.
La Sede Pacífico no presentó avances en la ejecución de la ac-ción y redujo la valoración del riesgo.
La FAI mantiene la valoración del riesgo en Bajo y comenta que la decisión de aprobación de los macroproyectos depende de factores de orden político y que la Universidad no está en condiciones de controlar.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones11.2. Falta de vigilancia del entorno.
La Vicerrectoría de Investigaciones comenta que la propuesta del modelo de gestión está diseñada y ha sido presentada por la Vicerrectoría en algunos espacios. Su implementación se encuentra dentro de la agenda de la política de investigaciones.
La Facultad de Ciencias Naturales y Exactas informa que se elaboró un do-cumento de análisis del entorno, en el marco de la formulación del Plan Estratégico de Desarrollo de la Facultad, sin embargo está aún incipiente.
La Facultad de Ingeniería realiza la difusión mediante correos electrónicos informando e invitando a los profesores y directores de los Grupos de Inves-tigación de la Facultad a participar de las actividades y espacios regionales, indicando fecha, hora y lugar en la que se llevarán a cabo las reuniones.
La Facultad de Artes Integradas comenta que aunque no se contrató la perso-na que se encargue de rastrear las convocatorias nacionales e internaciona-les, la Facultad contó con el apoyo de un monitor para esta actividad.
En cuanto a las sedes, la Sede Caicedonia comenta que se encuentra ejecu-tando los proyectos: “Reconfiguración de las Identidades Nortevallecaunas a partir de las coyunturas político-económicas de la década de los 90” y “Re-des sociales para el retorno” y no aplicará a más convocatorias dado que los proyectos que están en ejecución exigen tiempo y personal.
La Sede Norte del Cauca realizó la socialización de siete (7) convocatorias a docentes y coordinadores de la Sede, evidenciadas en correos electrónicos.
Las acciones realizadas por la Vicerrectoría de Investigacio-nes, la Facultad de Ciencias Naturales y Exactas y las Se-des Norte del Cauca y Palmi-ra no fueron eficaces y no per-mitieron reducir la valoración del riesgo.
La acción realizada por la Fa-cultad de Ingeniería fue eficaz y permitió reducir la valora-ción del riesgo.
La FAI y la Sede Caicedonia, aunque el porcentaje de logro de las acciones propuestas fue del 0%, presentaron avances en el análisis de resultado y mantienen la valoración del riesgo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones
La Sede Palmira vinculó nueve (9) profesores a grupos de investigación que corresponden al Director y a los Coordinadores de los Programas Acadé-micos (Coordinador de Investigación, Coordinadora de Administración de Empresas, Coordinador de Licenciatura en Educación Física y Deportes, Coordinador de Extensión y Proyección Social, Coordinador de Tecnología en Electrónica y un Docente Tiempo Completo).
11.3. Falta de planeación a largo plazo de los grupos de investigación que permita identificar las tendencias del entorno, los aliados estraté-gicos y las formas de asocia-ción con grupos pares.
La Facultad de Ciencias de la Administración está desarrollando el Plan Estratégico para Investigación, el cual estará acompañado de procesos de articulación entre los grupos permitiendo consolidar las agendas de investi-gación por períodos de tres años.
La Facultad de Ciencias Naturales y Exactas realiza la divulgación de los diferentes talleres, reuniones, etc., organizada por la Vicerrectoría de Inves-tigaciones, sin embargo, hay poca participación. Asimismo, llevó a cabo la convocatoria dirigida a los directores de los grupos de investigación para participar en el Taller de elaboración de planes estratégicos para grupos de investigación, programado por la Vicerrectoría de Investigaciones, en la cual participaron seis (6) profesores, quienes asistieron a dos (2) jornadas del ta-ller. Comenta que se evidencia la dificultad por parte de los profesores para la apropiación de la terminología utilizada y resistencia en estos temas.
Las acciones realizadas por las Facultades de Ciencias de la Administración, Ingeniería, Salud y Artes Integradas no fueron eficaces y no permitie-ron reducir la valoración del riesgo.
La Facultad de Ciencias Na-turales y Exactas, aunque el porcentaje de logro fue del 0%, presentó avances en el análisis de resultado y man-tiene la valoración del riesgo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha ObservacionesLa Facultad de Ingeniería realizó el Simposio de Investigaciones, evento en el cual se presentaron los mejores trabajos de investigación y se llevaron a cabo conferencias en cada una de las unidades académicas de la Facultad.
La Facultad de Salud elaboró el plan de acción de tres grupos de investiga-ción, construidos dos (2) en el año 2013 y uno (1) en enero de 2014.
La Facultad de Artes Integradas elaboró el formato que permitirá informarse acerca de las alianzas estratégicos que han realizado los grupos de investiga-ción con otras universidades.
La Vicerrectoría de Investiga-ciones, el IEP y la Sede Carta-go no presentaron avances en la ejecución de las acciones y mantienen la valoración del riesgo.
La Sede Pacífico aunque no presentó avances en la eje-cución de la acción, redujo la valoración del riesgo.
12. Falta de pares evaluadores para realizar las revisio-nes a los proyectos de investigación a todo nivel.
12.1. Falta de oportunidad en la evaluación de proyec-tos de investigación de alto costo.
La Facultad de Ingeniería llevó a cabo reuniones con los Grupos de Investi-gación y los miembros del Comité de Investigaciones y del Consejo de Fa-cultad con el fin de abrir espacios para la discusión y aportes sobre el nuevo modelo de medición de Grupos de Colciencias. Comenta que la Universidad, con los insumos recolectados de las reuniones, envió comunicación a Col-ciencias planteando la preocupación frente al modelo propuesto y la amplia-ción de los plazos, entre otros. Adicionalmente, la Facultad brindó apoyo a los grupos de investigación para el ingreso de productos al GrupLAC y rea-lizó una capacitación con los docentes de los Grupos de Investigación sobre los cambios del aplicativo del GrupLAC.
La Facultad de Artes Integradas está elaborando una lista de pares evaluado-res de proyectos de investigación. Sin embargo hay desestimulo para inscri-birse como evaluador de Colciencias.
La acción realizada por la Fa-cultad de Ingeniería fue eficaz y permitió reducir la valora-ción del riesgo.
La acción realizada por la FAI no fue eficaz y no permitió re-ducir la valoración del riesgo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones12.2. Parálisis parcial o total de los procesos investigati-vos.
La Sede Tuluá gestionó en la Vicerrectoría de Investigaciones a través del Comité de Investigación de las sedes Regionales, la modalidad bajo la cual se ofrecerá el Diplomado y definió que el Diplomado se ofrecerá en la plataforma virtual, permi-tiendo acceder a los contenidos y actividades a cualquier hora del día o de la noche (disponibilidad 24 horas), con plazos establecidos para su realización y presenta-ción de actividades orientadas a la participación y evaluación de los asistentes.
La acción realizada por la Sede Tuluá fue eficaz y permitió reducir la va-loración del riesgo.
13. Más rápido crecimiento de la investigación, ge-neración de cono-cimiento y produc-ción científica en otras entidades de educación superior.
13.1 Insuficiente número de profesores de planta dedica-dos a la investigación.
La Facultad de Artes Integradas informa que los nuevos profesores vinculados tie-nen asignados proyectos de investigación y comenta que la Universidad no está cubriendo suficientemente las horas de docencia que dejan descubiertas las horas dedicadas a investigación.
La Facultad de Ingeniería llevó a cabo un claustro de Profesores y un Comité am-pliado de Investigaciones, Posgrado y Consejo de Facultad, durante la Semana de Ingeniería y la conmemoración de los 15 años de creación del Programa de Doc-torado en Ingeniería. Además realizó un conversatorio sobre el estado actual de la investigación y los posgrados de la Facultad, durante la cual se presentó un diag-nostico histórico de la situación de la investigación, la Maestría y el Doctorado.
En cuanto a las sedes, la Sede Pacífico comenta que se consideró la posibilidad de aumentar el número de profesores con dedicación de tiempo a los grupos de inves-tigación, junto con la vinculación de docentes a las Sedes Regionales. Sin embargo, aún no se ha llevado a cabo la vinculación de profesores, lo que ha impedido contar con profesores de tiempo completo vinculados a grupos de investigación.
Las acciones realizadas por las Facultades de Ar-tes Integradas e Ingenie-ría no fueron eficaces y no permitieron reducir la valoración del riesgo.
La Vicerrectoría de In-vestigaciones, el Institu-to de Psicología y la Sede Cartago no presentaron avances en la ejecución de las acciones propues-tas y mantienen la valo-ración del riesgo.
La Sede Pacífico, aunque el porcentaje de logro fue del 0%, presentó avances en el análisis de resultado y redujo la valoración del riesgo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones13.2. Poca participación de los avances investigativos y la producción intelectual de la Universidad.
La Sede Tuluá organizó y participó en el II Encuentro Departamental de Semilleros de Investigación (Universidad del Valle Sede Tuluá y Red Regional de Semille-ros de Investigación-RREDSI), en el cual los docentes y estudiantes de la Sede tuvieron la oportunidad de socializar sus proyectos y propuestas de investigación y retroalimentarse con los trabajos presentados por otras entidades vinculadas a la red, fortaleciendo el componente de investigación y generación del conocimiento. Igualmente participó en el III Encuentro Regional de Semilleros de Investigación del Eje Cafetero y norte del Valle realizado en Manizales, en el cual se presentaron 14 proyectos y cinco (5) semilleros y se obtuvieron cuatro reconocimientos como mejor poster en las programas de Tecnología en Alimentos, Tecnología en Electró-nica, Administración de Empresas y Contaduría Pública.
La acción realizada por la Sede Tuluá fue eficaz y permitió reducir la va-loración del riesgo.
14. La forma de finan-ciación del SNCTI a través de las regalías que favorece la politi-zación de los recursos.
14.1. Deficiente financiación para proyectos de investiga-ción en ciencias básicas, hu-manas, sociales y artes.
La Vicerrectoría de Investigaciones participó en seis espacios de discusión de la nueva política de CT+i en relación con la financiación de la investigación, como son: el Taller de “Articulación de Agendas Regionales en torno a la CTeI”, en el cual se encontraron los puntos comunes alrededor de la CTeI que comparten las tres principales agendas y planes que tiene el Valle del Cauca hacia el largo plazo; asistencia al CODECTY; reunión convocada por Planeación Departamental para discutir aspectos con respecto al Fondo CTeI del Sistema General de Regalías; asistencia al CUEEV con la nueva Directora de COLCIENCIAS, la Alianza regio-nal para fortalecer la cultura de la innovación en el suroccidente colombiano (CNP, CCC, RUPIV, CONFECAMARAS, ACOPI, COLCIENCIAS) y el Rector de la Universidad el Valle es integrante del Consejo Asesor de Ciencia y Tecnología e Innovación.
La Facultad de Ingeniería comenta que en el Comité de Investigaciones y en el Consejo de Facultad se informa oportunamente sobre los términos de las convo-catorias internas con el fin de que los profesores puedan dar sus aportes para la construcción de la Convocatoria.
Las acciones realizadas por la Vicerrectoría de Investigaciones, la Fa-cultad de Ingeniería y la Sede Norte del Cauca no fueron eficaces y no per-mitieron reducir la valo-ración del riesgo.
La acción realizada por la Sede Pacífico fue efi-caz y permitió reducir la valoración del riesgo.
El Instituto de Psicología no presentó avances en la ejecución de la acción y mantiene la valoración del riesgo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha ObservacionesTambién se difunde la información sobre el cronograma de actividades por co-rreo electrónico a todos los profesores. Además, en la Vicedecanatura se lleva a cabo el proceso de selección y en el Comité de Investigaciones se revisan y se aprueba la información que se enviará al Comité Central de Investigaciones (previo proceso de evaluación por pares) para deliberación y selección de los proyectos elegibles. Una vez se publican los resultados de las convocatorias y los trámites a seguir para la legalización de los proyectos seleccionados, estos se informan a los profesores, grupos de investigación, Comité de Investigacio-nes y Consejo de Facultad.
En cuanto a las sedes regionales, la Sede Norte del Cauca presentó tres proyec-tos de investigación.
La Sede Pacífico presentó seis (6) propuestas de docentes para participar en la convocatoria de la Vicerrectoría de Investigaciones. Además realizó una con-vocatoria interna dirigida a los docentes de la Sede para participar en la reacti-vación de la Revista Manglar mediante la publicación de artículos de investi-gación.
15. Deficiente Política pública para el fomento de la internacionaliza-ción de las universida-des.
15.1 Falta una política de internacionalización para la Universidad.
La Vicerrectoría de Investigaciones comenta que la propuesta de política pú-blica de relaciones internacionales fue presentada en el Consejo Académico ampliado realizado el día 18 de abril de 2013 y se realizó un foro de discusión el día 23 de septiembre.
La Facultad de Ingeniería participó en las reuniones del Comité Central de Cu-rrículo y entregó las sugerencias realizadas por el Comité de la Facultad.
La acción realizada por la Vicerrectoría de Inves-tigaciones no fue eficaz y no permitió reducir la va-loración del riesgo.
La acción realizada por la Facultad de Ingeniería fue eficaz y permitió reducir la valoración del riesgo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones
51. Posibilidad de pér-dida y/o filtración de in-formación confidencial generada en el desarro-llo de procesos de In-vestigación, desarrollo e innovación.
51.1. Falta de un protocolo adecuado para la custodia de la información confidencial que se genera en los proce-sos de propiedad intelectual.
La Vicerrectoría de Investigaciones comenta que a través de INNpulsa se está financiando el proyecto “Fortalecimiento del Sistema Institucional de Transfe-rencia y Comercialización de Tecnología de la Universidad del Valle” que pro-pende por fortalecer y adecuar los procesos de transferencia y comercialización de las tecnologías de la OTRI, en el marco de este proyecto se definirán los protocolos del manejo de la información confidencial con el acompañamiento de la UFMG.
La acción realizada por la Vicerrectoría de Inves-tigaciones no fue eficaz y no permitió reducir la va-loración del riesgo.
64. Evaluadores que ca-lifican sin objetividad y rigurosidad los proyec-tos de investigación.
64.1. No escogencia de pares evaluadores de acuerdo a los requisitos establecidos.
La Facultad de Ciencias de la Administración , desde la decanatura ha realizado esfuerzos por fortalecer y dinamizar los procesos que desarrolla la Vicedecana-tura de Investigaciones y Posgrados, propendiendo por mejorar la calidad de los proyectos emprendidos y la rigurosidad con que son evaluados; con el objeto de mantener una política de alta calidad en la investigación.
La Facultad de Humanidades informa que a través del Comité de Investiga-ciones se asigna de forma objetiva los pares evaluadores de los proyectos lo que busca garantizar la transparencia en el proceso y permite que a la fecha no se hayan presentado reclamos escritos o verbales sobre la valoración de algún proyecto de investigación dentro de la Facultad. Se espera que las acciones realizadas permitan mantener este número de quejas en cero.
La Facultad de Ingeniería comenta que durante el proceso de la convocatoria interna, el Comité de Investigaciones revisa y evalúa el cumplimiento de los requisitos para ser par evaluador y envía a la Vicedecanatura el listado de los pares seleccionados para apoyar el proceso de evaluación de las propuestas. Igualmente la Vicedecanatura revisa el cumplimiento tanto de los requisitos para ser par como de los tiempos necesarios para cumplir con el proceso de evaluación y reportar oportunamente los resultados de las evaluaciones de los proyectos. Además, para la convocatoria interna 2013 el Comité Central de In-vestigaciones definió algunos criterios complementarios para seleccionar pares entre aquellos investigadores que no son pares Colciencias, con el objetivo de ampliar la base de datos de los pares evaluadores para las convocatorias.
Las acciones realizadas por las Facultades de Ciencias de la Adminis-tración, Humanidades y Salud no fueron eficaces e incrementaron la valora-ción del riesgo.
Las acciones realizadas por las Facultades de In-geniería y Artes Integra-das no fueron eficaces y no permitieron reducir la valoración del riesgo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones
La Facultad de Salud informa que existe un acta del Consejo de Escuela don-de se verifica el cumplimiento de los criterios para la escogencia de los pares evaluadores, además en las unidades académicas quedan las actas del proceso y hay un oficio de remisión de los resultados consolidados remitidos al nivel central.
La Facultad de Artes Integradas comenta que no se presentaron reclamos por resultados insatisfactorios.
65. Posible tráfico de influencias, ofrecimien-to de dádivas, dineros o beneficios particulares en la demanda de servi-cios especializados por parte de entidades exter-nas públicas o privadas a través de la ejecución de proyectos.
65.1. Funcionarios que ad-quieren compromisos por fuera de las actividades sus-tanciales de la Universidad que le impiden el cumpli-miento de sus obligaciones con la Universidad.
La Facultad de Ciencias de la Administración informa que en los diversos pro-cesos de contratación y asignación de recursos, la coordinación administrativa realiza difusión y socialización sobre los aspectos normativos y el código de ética que rigen a los funcionarios académico administrativos de la Facultad, siendo de vital importancia la aplicación de las normas y el cumplimiento de aspectos legales.
La acción realizada por la Facultad de Ciencias de la Administración no fue efi-caz y no permitió reducir la valoración del riesgo.
28
Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones20. Grupos externos e internos que propulsan una agenda de desesta-bilización de la Univer-sidad.
20.1 Dificultades para preve-nir y conjurar las acciones de hecho internas y los distur-bios de orden público que se presentan en el campus.
La Facultad de Ingeniería comenta que en todos los presupuestos en los cuales la oficina de extensión apoya se incluye una partida presupuestal para alquiler de sa-lones por fuera del campus.
La Facultad de Artes Integradas realizó una programación de actividades semestral direccionada desde las unidades académicas de la Facultad.
Las acciones realizadas por las Facultades de In-geniería y Artes Integra-das no fueron eficaces y no permitieron reducir la valoración del riesgo.
26. Surgimiento de otras instituciones educativas a nivel regional, nacio-nal e internacional, con ofertas educativas con desarrollos tecnológicos que las hacen más atrac-tivas a los usuarios.
26.1 La reglamentación exis-tente no estimula la gestión de la participación de los do-centes y empleados en los programas de extensión y educación continua.
La Facultad de Artes Integradas generó mecanismos que permitieron el desarrollo de los programas de educación continua propuestos por las unidades académicas.
La Facultad de Salud comenta que las actividades convocadas para la discusión de la Ley 30 contaron con la presencia activa de la Comunidad Universitaria y en to-das las actividades se contó por lo menos con un docente y un grupo de estudiantes.
La Facultad de Humanidades trabaja en la oferta de extensión gestionada por las unidades académicas, teniendo en cuenta, la reglamentación existente en la Univer-sidad. Comenta que en algunos casos se presentan dificultades en la agilidad para el trámite de las bonificaciones.
En cuanto a las sedes, la Sede Cartago espera formalizar la política de proyección social para implementar estrategias de acercamiento a los docentes para la promo-ción de cursos de extensión, dado que no ha habido voluntad de los docentes en participar en la promoción de cursos de extensión.
Las acciones realizadas por la Facultades de Ar-tes Integradas y Salud, y la Sede Yumbo no fueron eficaces y no permitieron reducir la valoración del riesgo.
La Facultad de Humani-dades mantiene la valo-ración del riesgo en Bajo.
La Sede Cartago aunque el porcentaje de logro fue del 0% presentó avances en el análisis del resulta-do y mantiene la valora-ción del riesgo.
PROCESO: EXTENSIÓN Y PROYECCIÓN SOCIAL
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La Sede Pacífico realizó un estudio sobre las condiciones actuales de la sede y evidencia que no es viable la acción propuesta: “Elaborar un programa de incen-tivos por participación en actividades de extensión para docentes de la Sede, con el fin de estimular la participación con proyectos para ofertar cursos de educación continuada” por lo cual solicita suspender la acción propuesta hasta la aprobación de la vinculación de docentes directamente por la Universidad, que generaría otras condiciones para estimular a los docentes.
La Sede Yumbo comenta que dos (2) profesores de Tecnología Química y un (1) profesor de Tecnología en Sistemas, plantearon cursos de interés para la comuni-dad.
La Sede Pacífico solici-ta suspender la acción propuesta hasta la apro-bación de la vinculación de docentes directamente por la Universidad.
26.2 Falta de una oferta ágil, actualizada, coordinada y atractiva de extensión acorde a las necesidades del entor-no.
La Dirección de Extensión y Educación Continua presentó una propuesta, con el apoyo de la OITEL, la Vicerrectoría Académica y la Rectoría, para implementar la plataforma de comunicaciones para difundir las actividades de extensión.
La Facultad de Ingeniería llevó a cabo retroalimentación a cinco (5) unidades aca-démicas que plantearon en su plan de acción la promoción de cursos y diplomados de extensión y educación continua y realizó la recomendación en el Consejo de Facultad de aterrizar el número de horas programadas con las que realmente la Unidad puede realizar.
La Facultad de Humanidades comenta que las unidades académicas de acuerdo a sus fortalezas y especificidades temáticas están haciendo propuestas para ofrecer cursos, diplomados y formación a los docentes que buscan tener mayor impacto en el contexto social.
Las acciones realizadas por la DEEC, las Faculta-des de Ingeniería y Cien-cias Naturales y Exactas y las Sedes Cartago y Norte del Cauca no fue-ron eficaces y no permi-tieron reducir la valora-ción del riesgo.
La Facultad de Humani-dades mantiene la valo-ración del riesgo en Bajo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones
La Facultad de Ciencias Naturales y Exactas comenta que la Oficina de Pla-neación y Desarrollo Institucional programó un curso sobre Herramientas para analizar el entorno, en el que participó la profesional encargada de Extensión de la Facultad y se cuenta con alguna documentación sobre el entorno y está pendiente la elaboración del documento final.
La Facultad de Ciencias de la Administración realizó 29 actividades de exten-sión (diplomados y cursos de capacitación ofertados) y comenta que la dinámica interna de la facultad y la adecuada gestión de la dirección, han posibilitado que la oferta de extensión sea variada y de calidad.
En cuanto a las sedes, la Sede Caicedonia tiene programado para 2014 la reali-zación de un curso de matemáticas, el cual fue planeado teniendo en cuanta las necesidades identificadas por la oficina de proyección social y extensión de la sede con los usuarios que solicitan información acerca de los cursos existentes, preguntando de forma verbal qué cursos consideran que se necesitan ofertar.
La Sede Cartago ofreció un curso de extensión de acuerdo a las necesidades del entorno.
La Sede Norte del Cauca realizó la actualización del 30% de la base total de egresados. Además llevó a cabo un estudio para determinar la demanda de pro-gramas de educación continua y de posgrados en la región.
La Sede Palmira realizó la vinculación de 30 estudiantes por pasantías y prácti-cas correspondientes a: la Cámara de Comercio, la Fundación Progresamos, el IMDER, COOMEVA E.P.S. y la Alcaldía.
Las acciones realizadas por la Facultad de Cien-cias de la Administración y la Sede Palmira fueron eficaces y permitieron reducir la valoración del riesgo.
La Sede Caicedonia, aunque el porcentaje de logro de la acción fue del 0%, presentó avances en el análisis de resultado y mantiene la valoración del riesgo.
El Instituto de Psicolo-gía y las Sedes Pacífico y Yumbo no presentaron avances en la ejecución de las acciones propues-tas y mantienen la valo-ración del riesgo.
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26.3 Ausencia de políticas institucionales de extensión que contemple los subproce-sos de la extensión y proyec-ción social (emprendimien-to, egresados, educación continua, prácticas, distri-bución de recursos en macro proyectos, entre otros).
La Dirección de Extensión y Educación Continua comenta que es necesario reasignar la comisión designada para la elaboración de la propuesta de crea-ción de un Sistema de Proyección social y extensión, por el cambio de cargo de algunos de los miembros de la comisión.
El Instituto de Psicología está en revisión de las políticas internas y procedi-mientos del Instituto con los programas institucionales de Extensión y Proyec-ción Social de la Universidad.
En cuanto a las sedes, la Sede Cartago ha avanzado en la construcción del documento de Política de Extensión y Proyección Social, sin embargo este no se ha discutido.
Las acciones realizadas por la DEEC y el Ins-tituto de Psicología no fueron eficaces y no per-mitieron reducir la valo-ración del riesgo.
La Sede Cartago, aunque el porcentaje de logro fue del 0%, presentó avances en el análisis de resulta-do e incrementó la valo-ración del riesgo.
Es importante mencionar que la FAI incrementó la valoración del riesgo pa-sando de Bajo a Modera-do.
26.4 Inexistencia de sistemas de financiación y medios de pago para que el usuario cancele actividades de ex-tensión.
El Instituto de Psicología propuso como plan de financiamiento para los cursos de extensión, el descuento por pago anticipado y para egresados, y el pago por cuotas.
La Facultad de Ingeniería realizó gestión y logró el préstamo de un datafono para el pago con tarjetas débito y crédito en un diplomado.
La Facultad de Ciencias Naturales y Exactas no presentó la solicitud a la Di-visión Financiera porque la Dirección de Extensión informó que la facultad puede hacer convenios directamente con otras entidades financieras.
Las acciones realizadas por el Instituto de Psico-logía y la Sede Palmira fueron eficaces y permi-tieron reducir la valora-ción del riesgo.
La acción realizada por la Facultad de Ingeniería no fue eficaz y no permi-tió reducir la valoración del riesgo.
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En cuanto a las sedes, la Sede Caicedonia cuenta con un documento borrador para respaldar la modalidad de pago por cuotas de los cursos de proyección social.
La Sede Palmira comenta que las personas que adelantan los diferentes Diploma-dos que oferta la Sede tienen descuentos por ser egresado de la Sede; descuento por referido; descuento por pago de contado y descuento por nómina para los emplea-dos de la Sede.
La Facultad de Ciencias Naturales y Exactas y la Sede Caicedonia, aunque el porcentaje de logro de las acciones propuestas fue del 0%, presentaron avances en el análisis de resultado y mantienen la valoración del riesgo.
33
Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones26.5 Complejidad en el pro-ceso administrativo para la ejecución de los recursos oportunamente.
La Facultad de Ingeniería comenta que la modificación de la resolución 030 de 2007 no ha sido aprobada.
El Instituto de Psicología comenta que al final del semestre recibe el informe de actividades de fin de semestre y en el segundo semestre del año. También recibe el informe anual para el reconocimiento de la experiencia calificada.
La Facultad de Ingenie-ría, aunque el porcenta-je de logro fue del 0%, presentó avances en el análisis de resultado y mantiene la valoración del riesgo.
La acción realizada por el Instituto de Psicolo-gía fue eficaz y permitió reducir la valoración del riesgo.
26.6. Limitación financiera de la Sede Zarzal para ofer-tar programas de extensión de forma gratuita.
La Sede Zarzal llevó a cabo un convenio con el Municipio de Zarzal para patrocinar el Diplomado “Promoción de la Convivencia en la Primera Infancia”.
La acción realizada por la Sede Zarzal fue eficaz y permitió reducir la va-loración del riesgo.
27. Las otras institucio-nes invierten en el mer-cadeo de su oferta de extensión.
27.1 Limitación financiera para la promoción y merca-deo de las actividades de ex-tensión de manera oportuna.
La Dirección de Extensión y Educación Continua comenta que se analizaron las acciones realizadas por las unidades académicas en el año 2013 y se revaloró el riesgo como bajo para la DEEC.
La Facultad de Ciencias de la Administración continúa buscando alianzas y dise-ñando estrategias que logren darle mayor notoriedad a la oferta de extensión, con el fin de beneficiar a los grupos de interés.
La Dirección de Exten-sión y Educación Conti-nua y las Facultades de Ciencias de la Adminis-tración y Humanidades presentaron avances en el análisis de resultado y mantienen la valoración del riesgo en Bajo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha ObservacionesLa Facultad de Ciencias Naturales y Exactas realizó seguimiento a las solicitu-des de divulgación en la página web de la Universidad. Además, en el primer semestre del año trabajó en la divulgación a través del programa tercera misión y ha desarrollado otras acciones de divulgación desde la oficina de extensión.
La Facultad de Humanidades informa que cuenta con varios medios de difusión de las propuestas de extensión que programa cada unidad académica. Entre ellos están los medios impresos como afiches, plegables e invitaciones persona-lizadas. Además de medios virtuales, redes sociales y medios televisivos.
La Facultad de Ingeniería realizó la difusión de los eventos que tenía programa-dos, a través de los medios de comunicación y redes sociales con que cuentan la Facultad y la Universidad.
La Facultad de Artes Integradas informa que el Departamento de Artes Escéni-cas suscribió tres contratos formales con la Fundación Hispanoamérica, el Tea-tro Municipal de Cali y la Fundación Julio Mario Santodomingo. La Escuela de Música tiene vínculos formales con Proartes para la presentación de la orquesta filarmónica, con las sedes de la Universidad del Valle en Buga y Zarzal, el co-legio Hispanoamericano, el Colombo Americano, Promédicos y con el colegio INEM. La Escuela de Comunicación Social aprovechó los convenios firmados por la Universidad del Valle con la Universidad de Guadalajara (México) y la Universidad de la Plata (Argentina) para establecer acuerdos de cooperación e intercambio para la Cátedra Jesús Martín Barbero y para la línea de Comunica-ción y Educación del Doctorado en Educación-Comunicación que se realizará con el IEP, la Cátedra de Reportaje hizo una alianza con la Revista Semana, además el Diplomado Internacional fue posible por gracias a convenios de coo-peración con el Fondo para el Desarrollo Cinematográfico, el Programa Iber-media, la Embajada de España, la Embajada de Francia y la Alianza Colombo Francesa de Cali.
Las acciones realiza-das por la Facultades de Ciencias Naturales y Exactas e Ingeniería y las Sedes Caicedonia y Pal-mira no fueron eficaces y no permitieron reducir la valoración del riesgo.
Las acciones realizadas por la Facultad de Artes Integradas fueron efica-ces y permitieron reducir la valoración del riesgo.
La Sede Norte del Cauca, aunque el porcentaje de logro fue del 0%, presen-tó avances en el análisis de resultado y mantiene la valoración del riesgo.
El Instituto de Psicología y la Sede Yumbo no pre-sentaron avances en la ejecución de las acciones propuestas y mantienen la valoración del riesgo.
35
Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha ObservacionesEn cuanto a las sedes, la Sede Caicedonia realizó el pago de la publicidad (volan-tes, pasacalles, perifoneo) para la oferta de los cursos, diplomados y talleres del Área de Proyección Social y Extensión. Igualmente contribuyó con un porcentaje del valor para el refuerzo de dos cursos de verano de pregrado, el taller de clima organizacional, el pago de la monitora de investigaciones, además de los gastos correspondientes al espacio y salones para la oficina de Proyección Social en el Municipio de Sevilla. También contribuyó con las becas para docentes, estudiantes y funcionarios en cursos y diplomados, asimismo se cubrieron los gastos de logís-tica del encuentro académico del bolero internacional de Colombia, el hospedaje de los participantes del encuentro del melómanos bolero a la calle, se brindó apoyo económico al programa de Ruralitos (odontología), se realizó capacitación gratuita en talleres de políticas públicas a la comunidad de Caicedonia y Sevilla, el taller de introducción al estudio de la constitución política de Colombia para la construcción de culturas de paz dirigido a la comunidad de Sevilla y Caicedonia, el seminario permanente de investigación dirigido a los estudiantes, el taller literario dirigido a los funcionarios, el taller sobre educación ambiental para la gestión ambiental y gestión del riesgos como apoyo al CIDEA realizado en el Municipio de Sevilla, una capacitación en agricultura orgánica realizada en el Municipio de Caicedonia y el curso de agricultura orgánica y producción de abonos.
La Sede Norte del Cauca informa que aunque no se ha consolidado el Brief publi-citario de la Sede, se han desarrollado estrategias para realizar de forma oportuna la promoción y mercadeo de los diplomados y eventos de educación continua, como el diplomado de competencias de talento humano realizado en convenio con la Cá-mara de Comercio de Santander que tuvo una publicidad oportuna evidenciado en el número de personas matriculadas.
La Sede Palmira participó en actividades con el Municipio de Palmira y su aérea de influencia, a través de la secretaria de educación (colegios públicos y privados) y los diferentes gremios, para la divulgación de los programas académicos y de extensión de la Sede.
36
Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones28. Algunas universi-dades privadas cuentan con programas de egre-sados que responden más rápidamente a las exigencias de su entor-no.
28.1. Inexistencia de un sis-tema institucional de egresa-dos.
La Facultad de Ingeniería realizó el registró semestral de la información solicitada a las direcciones de los programas académicos.
La Facultad de Artes Integradas avanzó en la elaboración del documento borrador de la propuesta del programa de egresados de la Facultad, que contempla una pro-gramación y un presupuesto y realizó la conformación del comité de egresados, sin embargo las reuniones del Comité fueron insuficientes.
El Instituto de Psicología realiza revisiones constantes a la página Web, con el fin de tenerla actualizada de acuerdo a las actividades y procesos que se llevan a cabo en el Instituto.
La Facultad de Humanidades comenta que desde la Universidad se ha organizado una Plataforma Institucional de Egresados, que recoge información de los egresa-dos de la Universidad, de los servicios que presta la Universidad a los egresados y de las oportunidades de contacto con las que cuentan. A su vez se trabaja en con-junto con la Oficina de Extensión de la Facultad para gestionar encuentros, brindar información y mantener actualizados a los egresados.
En cuanto a las sedes, la Sede Caicedonia realizó la vinculación de una monitora para actualizar la información de la base de datos suministrada por la secretaría académica, sin embargo no ha establecido un programa institucional de Egresados. Además los egresados son contactados para ofrecerles los diferentes cursos de Pro-yección Social.
La Sede Cartago llevó a cabo la actualización de la base de datos, realizó la invita-ción para participar en la semana empresarial y tecnológica y llevó a cabo la oferta de cursos de actualización y de encuentros deportivos.
La Sede Norte del Cauca realizó la actualización del 30% de la base de datos de egresados. Además llevó a cabo un estudio para determinar la demanda de los pro-gramas de educación continua y de posgrados en la región.
Las acciones realizadas por las Facultades de In-geniería y Artes Integra-das y las Sedes Cartago, Palmira y Yumbo no fue-ron eficaces y no permi-tieron reducir la valora-ción del riesgo.
La Facultad de Humani-dades presentó avances en el análisis de resultado y mantiene la valoración del riesgo en Bajo.
El Instituto de Educación y Pedagogía incrementó la valoración del riesgo pasando de Bajo a Mo-derado.
La Sede Caicedonia, aunque el porcentaje de logro fue del 0%, presen-tó avances en el análisis de resultado y mantiene la valoración del riesgo.
La Sede Norte del Cau-ca solicita que la acción para tratar el riesgo que-de contemplada en la ac-ción para tratar la vulne-rabilidad 26.2.
37
Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha ObservacionesLa Sede Palmira llevó a cabo la actualización de la base de datos de acuerdo con la información suministrada por la Secretaria Académica y cada uno de los pro-gramas académicos. Además realizó la vinculación de egresados a los programas académicos de la Sede y llevó a cabo la encuesta de clima organizacional bajo los lineamientos del GICUV.
La Sede Yumbo no designó un responsable, sin embargo la información para los egresados es publicada por el coordinador de extensión con la colaboración de un docente de la Sede. En esta se brinda información sobre las ofertas de empleo, los diplomados, cursos, etc.
La Sede Pacífico no presentó avances en la ejecución de la acción y mantiene la valoración del riesgo.
28.2. Descentralización de la información de egresados por las diferentes unidades académicas.
La Dirección de Extensión y Educación Continua brindó apoyo, a través del Pro-grama Institucional de Egresados, en las actividades organizadas para los egre-sados en el marco del proceso de acreditación de los programas académicos de: Ingeniería Electrónica, Enfermería, Bacteriología y Laboratorio Clínico, Tecno-logía en Atención Prehospitalaria, Administración de Empresas y Recreación.
La acción realizada por la Dirección de Extensión y Educación Continua no fue eficaz y no permitió reducir la valoración del riesgo.
29. Según circular 3-2011-000063 del 18 de marzo de 2011, numeral 3 expedido por la Dirección General del SENA, “En ningún caso se podrán firmar contratos de aprendizaje para universita-rios, cuando en el pensum académico se requiera una pasantía o un trabajo social, siempre debe contemplar-se una práctica empresarial dentro del programa acadé-mico de obligatorio cumpli-miento como materia acadé-mica y no como opcional”.
29.1 Debilitamiento en la formación del estudiante al impedirse el desarrollo nor-mal de su práctica.
La Dirección de Extensión y Educación Continua informa que el SENA confir-mó al Vicerrector Académico, mediante la comunicación No. 2-2013-007898, la validación de la información de los programas académicos que fueron parame-trizados en el Sistema de Gestión Virtual de Aprendices – SGVA, a los cuales les será certificado el tiempo requerido para la realización de prácticas, con la ejecución de contratos de aprendizaje. Estos contratos tendrán una duración de práctica de seis (6) meses y estarán dirigidos a los semestres de octavo y noveno de los programas de estudio remitidos por la Universidad.
La Facultad de Humanidades comenta que las prácticas de los estudiantes de la facultad no se ven afectadas directamente por la circular emitida por el SENA. Debido a que las características propias de cada una de las prácticas permiten que se realicen directamente en instituciones sociales de diversa índole, como colegios, ONG, hospitales, proyectos comunitarios, fundaciones, etc. Además, a través de la asistencia al Comité Central de Currículo se mantiene al tanto de la información sobre este asunto.
La acción realizada por la Dirección de Extensión y Educación Continua no fue eficaz y no permitió reducir el riesgo.
La Facultad de Humani-dades presento avances en el análisis de resultado y mantiene la valoración del riesgo en Bajo.
38
Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones29.2 Debilitamiento en las relaciones interinstituciona-les.
La Dirección de Extensión y Educación Continua realizó acercamientos con em-presas como Reckitt Benckiser Colombia S.A., Procter & Gamble / P&G Colom-bia, Unilever Andina Colombia LTDA., Ingenio Rio Paila Castilla S.A., Ingenio Manuelita S.A., para establecer acuerdos que permitan la vinculación de estudian-tes en práctica o pasantía.
La Facultad de Humanidades comenta que las unidades académicas mantienen buenas relaciones interinstitucionales, como resultado de las experiencias positivas de los estudiantes que realizan sus prácticas. Es muy importante para la Facultad mantener este tipo de vínculo que contribuye al fortalecimiento de su proyección social.
La Dirección de Exten-sión y Educación Conti-nua, aunque el porcenta-je de logro fue del 0%, presentó avances en el análisis de resultado y mantiene la valoración del riesgo.
La Facultad de Humani-dades presento avances en el análisis de resultado y mantiene la valoración del riesgo en Bajo.
38. Aspectos sociocultu-rales generalizados de la comunidad de impacto de la Sede, que muestra falta de interés frente a la formación continua y permanente aunados con dificultades econó-micas.
38.1. Baja demanda para cursos y actividades de ex-tensión.
La Sede Zarzal informa que se diligenció la consulta, sin embargo se encontraron dificultades para su elaboración por lo cual se replanteará la acción para el año 2014. Asimismo, realizó una estrategia de divulgación y sensibilización a través de las redes sociales.
Las acciones realizadas por la Sede Zarzal no fueron eficaces y no per-mitieron reducir la valo-ración del riesgo.
42. Costos de los cursos ofrecidos en compara-ción con otras ofertas municipales, cursos vir-tuales, cursos del Sena.
42.1. Baja demanda en los cursos ofrecidos.
La Sede Yumbo no pre-sentó avances en el aná-lisis de resultado y man-tiene la valoración del riesgo.
39
Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones65. Posible tráfico de influencias, ofrecimien-to de dádivas, dineros o beneficios particulares en la demanda de servi-cios especializados por parte de entidades exter-nas públicas o privadas a través de la ejecución de proyectos
65.2. Aprovechamiento de la debilidad en la norma existente sobre consultoría y asesoría, que implica la defi-nición de tarifas de contrata-ción, procesos de seguimien-to y control.
La Dirección de Extensión y Educación Continua comenta que debido a que la ela-boración de la propuesta está bajo la responsabilidad del Director de Extensión, se esperará a su designación para iniciar las acciones correspondientes.
La Dirección de Exten-sión y Educación Conti-nua, aunque el porcenta-je de logro fue del 0%, presentó avances en el análisis de resultado y mantiene la valoración del riesgo.
66. Presiones de acto-res políticos, gremiales y particulares sobre la toma de decisiones.
66.1. Funcionarios que ce-den ante las presiones, esta-bleciendo directrices contra-rias a las legales.
La Facultad de Ciencias de la Administración informa que en los diversos procesos de contratación y asignación de recursos, la coordinación administrativa realiza difusión y socialización sobre los aspectos normativos y el código de ética que rigen a los funcionarios académico administrativos de la Facultad, siendo de vital importancia la aplicación de normas y cumplimiento de aspectos legales.
La acción realizada por la Facultad de Ciencias de la Administración no fue eficaz e incrementó la valoración del riesgo.
69. Posibles situacio-nes de ofrecimiento de dádivas, dineros o beneficios particulares en la demanda de ser-vicios especializados de consultoría y ase-soría.
69.1. Funcionarios que dis-ponen fraudulentamente de los bienes o recursos de la Universidad en beneficio propio o de un tercero con abuso de las funciones pro-pias de su cargo.
La Facultad de Salud so-licita eliminar la acción propuesta porque la ofi-cina de calidad está tra-bajando en la documen-tación y estandarización de los procedimientos de la oficina de extensión.
70. Posibles situacio-nes de ofrecimiento de dádivas a cambio de certificaciones de educación continua.
70.1. Funcionarios que ex-piden certificados de la Uni-versidad de forma fraudulen-ta.
La Facultad de Salud so-licita eliminar la acción propuesta porque la ofi-cina de calidad está tra-bajando en la documen-tación y estandarización de los procedimientos de la oficina de extensión.
40
Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones2. Cambios en las leyes, normas y decretos que exigen un cumplimiento de tareas y funciones sin los recursos apropiados para tal fin por parte del Estado.
2.6 No se cuenta con un sis-tema de información integral de bienestar.
La Sede Zarzal informa que trabajó en el proceso de desarrollo de la herramienta en el área de psicología y se decidió para los informes SUE y SNIES, trabajar con las plantillas oficiales de la plataforma del SUE.
La acción realizada por la Sede Zarzal no fue eficaz y no permitió reducir la valoración del riesgo.
La Vicerrectoría de Bienestar Universitario no presentó avan-ces en la ejecución de la acción y mantiene la valoración del riesgo.
16. Dependencia de es-cenarios deportivos del municipio, instituciones educativas y voluntad po-lítica.
16.1 Carencia de escenarios deportivos y artísticos-cultu-rales en la Sedes Regionales.
La Sede Norte del Cauca llevó a cabo en el mes de junio de 2013 la inauguración de los escenarios deportivos, que corresponden a: una cancha de futbol, una sala de tenis de mesa, una cancha de basquetbol externa, una cancha de Futbol sala, una cancha de Voleibol y una can-cha de Baloncesto. Lo que permitió reducir el riesgo existente.
La Sede Palmira llevó a cabo la implementación de 11 estrategias en deporte e integración, dentro de las que se encuentran: la capacitación internacional para entrenadores y árbitros de balonmano playa, el Se-minario-Taller “Los resultados deportivos y el papel de la Psicología”; la conformación del equipo de Rugby, el programa de Bienestar Uni-versitario complementario “Adulto Mayor de Univalle”; las pausas activas, el día deportivo y recreativo; los Juegos Interuniversitarios a nivel del municipio (futbol sala, baloncesto, voleibol y tenis de mesa); los intercambios deportivos (baloncesto, futbol sala, tenis de mesa, futbol, voleibol); la jornada deportiva en el marco de la Semana Uni-versitaria, los Torneos Inter sedes y las integraciones del personal.
fueron eficaces y no permitieron reducir la valoración del riesgo.
La Sede Yumbo, aunque el por-centaje de logro fue del 0%, pre-sentó avances en el análisis de resultado y mantiene la valora-ción del riesgo.
La Sede Pacífico no presentó avances en la ejecución de la acción y mantiene la valoración del riesgo.
PROCESO: DESARROLLO HUMANO Y BIENESTAR
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La Sede Yumbo informa que el Rector y la alcaldía del municipio de Yumbo acordaron hacer en conjunto el proyecto de construcción de la Sede.
La Sede Zarzal comenta que los convenios verbales continúan funcio-nando, tales como: la piscina de la Normal Superior Nuestra Señora de las Mercedes, el IMDEREZ, el Gimnasio EMPORUM EXPOR y el Gimnasio LA NOVENA del Municipio de Zarzal y aclara que no cuenta con documentos firmados para estos convenios.
17. Estudiantes de la Uni-versidad que sobre per-manecen y/o abandonan la Universidad sin obte-ner su título.
17.1 Insuficiente informa-ción para conocer si la apli-cación de los recursos eco-nómicos de ayuda han tenido el impacto en la permanencia reglamentada.
La Vicerrectoría de Bienestar Universitario dio inicio al proceso de implementación del nuevo sistema integrado de información en las secciones de Restaurante Universitario y de Desarrollo Humano y Promoción Socioeconómica. Adicionalmente, adquirió un software para el manejo de los fondos de bienestar profesoral.
En cuanto a las sedes, la Sede Pacífico elaboró algunas propuestas para mitigar la deserción estudiantil, pero éstas no se han articulado al plan de intervención elaborado por la Coordinación de Bienestar y comenta que es necesario revalorar el estudio y construir un nuevo plan acorde a las posibilidades de realización por parte de la Sede y de algunos programas de apoyo de la Vicerrectoría de Bienestar Univer-sitario, esto debido a la crisis por el paro estudiantil del primer semes-tre de 2013 y por el establecimiento por parte de la Rectoría de una Comisión Institucional para evaluar la situación de la Sede Pacífico.
La Sede Palmira avanzó en la caracterización de la deserción de la Sede y se encuentra en la fase de análisis del estudio desagregado de la deserción.
Las acciones realizadas por la Vicerrectoría de Bienestar Uni-versitario y la Sede Palmira no fueron eficaces y no permitieron reducir la valoración del riesgo.
La Sede Pacífico, aunque el por-centaje de logro de las acciones propuestas fue del 0%, presentó avances en el análisis de resulta-do y mantiene la valoración del riesgo.
La Sede Norte del Cauca no presentó avances en la ejecu-ción de la acción y disminuyó la valoración del riesgo.
El Instituto de Educación y Pe-dagogía incrementó la valora-ción del riesgo pasando de Bajo a Moderado.
Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones
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17.2 Normatividad del bien-estar estudiantil desactuali-zada que no contempla lími-tes de beneficios.
La Vicerrectoría de Bienestar Universitario llevó a cabo la reglamentación de la resolución de apoyo a los estudiantes de medicina residentes en el Hospital Uni-versitario del Valle y de la resolución de subsidio para los estudiantes de las Sedes Regionales.
La acción realizada por la Vicerrectoría de Bien-estar Universitario no fue eficaz y no permitió reducir la valoración del riesgo.
18. Oferta y consumo de sustancias psicoactivas.
18.1 Permisividad con re-lación al control frente a la oferta y la demanda de sus-tancias psicoactivas dentro de las instalaciones de la Universidad.
La Vicerrectoría de Bienestar Universitario llevó a cabo el análisis de la base de datos con los resultados del estudio realizado por la OEA, asimismo se encuentra elaborando, con la Secretaria de Salud Departamental, dentro del programa del Ministerio de Salud y Protección Social denominado Zonas de Orientación Univer-sitaria – ZOU, un proyecto para la implementación de acciones de promoción de la salud, del desarrollo humano y de la formación integral, la prevención y mitigación de riesgos y daños por el consumo de sustancias psicoactivas y otras problemáticas asociadas o producidas por su consumo. Este proyecto cuenta con la participación de la Facultad de Salud, el Instituto de Psicología y representantes de los Grupos de Trabajo Estudiantil.
La Facultad de Salud comenta que en la Escuela de Salud Pública hay tres activi-dades encaminadas a fortalecer los estilos de vida saludable, como son: una franja social, la actividad de promoción de la salud de la profesora Maritza Isaza y un proyecto de las profesoras Amparo Bermúdez y Elsa Patricia Muñoz financiado por la Vicerrectoría de Investigaciones. Además, la Escuela de Enfermería cuenta con un proyecto de investigación que se está aplicando para toda la Universidad y la Escuela de Rehabilitación cuenta con un proyecto de investigación relacionado con riesgo cardiovascular y presentó dos propuestas ante el Consejo de Facultad, las cuales fueron aprobadas.
Asimismo, la Facultad cumplió con los compromisos adquiridos por la oficina de extensión, sin embargo se indagará si el proyecto de la Zona Orientación Universi-taria-ZOU continúa en la Secretaria de Salud para seleccionar un docente que asista a las reuniones en representación de la Facultad.
En cuanto a las sedes, la Sede Norte del Cauca realizó 15 talleres para la promoción y prevención de sustancias psicoactivas.
Las acciones realizadas por la Vicerrectoría de Bienestar Universitario y la Sede Palmira no fueron eficaces y no permitieron reducir la valoración del riesgo.
Las acciones realizadas por la Facultad de Salud y la Sede Norte del Cau-ca fueron eficaces y per-mitieron reducir la valo-ración del riesgo.
La Sede Yumbo no pre-sentó avances en la eje-cución de la acción y mantiene la valoración del riesgo.
Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones
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La Sede Palmira llevó a cabo dos cine foros alusivos al proyecto de equilibra tu vida y construyó una base de datos para las sugerencias y necesidades de capacita-ción de los estudiantes.
19. Ubicación geográfica de la Universidad en una zona de fallas geológicas, tormentas eléctricas y zonas de riesgo (desliza-miento).
19.1 Débil implementación de la política de prevención, mitigación y atención de emergencias.
La Sede Caicedonia llevó a cabo seis (6) actividades relacionadas con el plan de emergencia, dentro de las que se encuentran: un simulacro de evacuación, dos ca-pacitaciones en primero auxilios, dos capacitaciones en incendios y manejo de ex-tintores, y una capacitación sobre evacuación.
La Sede Norte del Cauca llevó a cabo la conformación del COPASO, realizó una campaña de señalización de las rutas de evacuación del Campus. Asimismo, el cuerpo de bomberos de Santander de Quilichao capacitó a 18 funcionarios de la Sede en el manejo de extintores y seis (6) funcionarios de la Sede fueron certifi-cados en la capacitación sobre brigadas de emergencia dictado por ARL positiva y el SENA.
La Sede Palmira realizó capacitaciones para el personal de servicios generales en compañía con la ARL SURA.
La Sede Tuluá llevó a cabo tres capacitaciones, en: una capacitación con la ARL Positiva sobre el manejo de los extintores contra incendios, dirigida a la Brigada de Emergencias; una capacitación, ofrecida por el Cuerpo de Bomberos Voluntarios de Tuluá, sobre estructura y conformación de la Brigada de Emergencia de Primeros Auxilios y una capacitación con la ARL Positiva en Primeros Auxilios e Incendios.
La Sede Yumbo conformó las brigadas de emergencias, las cuales se encuentran en proceso de capacitación.
La Sede Zarzal elaboró el informe de seguimiento al plan de mantenimiento y rea-lizó dos (2) simulacros de evacuación mediante la participación en la jornada na-cional de prevención y atención de desastres por sismo realizada en las dos (2) jornadas (diurna y nocturna).
Las acciones realizadas por las Sedes Caicedonia, Tuluá y Zarzal no fueron eficaces y no permitieron reducir la valoración del riesgo.
Las Sedes Norte del Cau-ca y Yumbo, aunque el porcentaje de logro de las acciones propuestas fue del 0%, presentaron avances en el análisis de resultado y mantienen la valoración del riesgo.
La Sede Pacífico no pre-sentó avances en la eje-cución de las acciones propuestas y redujo la valoración del riesgo.
La Sede Palmira presentó avances en el análisis de resultado y mantiene la valoración del riesgo en Bajo.
Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones
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La Vicerrectoría de Bienestar Uni-versitario mantiene la valoración del riesgo en Bajo.
20. Grupos externos e internos que propulsan una agenda de desesta-bilización de la Univer-sidad.
20.1 Dificultades para prevenir y conjurar las ac-ciones de hecho internas y los disturbios de orden público que se presentan en el campus.
El Instituto de Educación y Pedagogía comenta que los últimos aconteci-mientos ocurridos en la Universidad han sido atendidos conforme a las ac-ciones previstas.
En cuanto a las sedes, la Sede Pacífico elaboró un boletín informativo para socializar a la comunidad universitaria, los avances en la gestión académica y administrativa de la Sede.
La acción realizada por el Instituto de Educación y Pedagogía no fue eficaz y no permitió reducir la va-loración del riesgo.
La acción realizada por la Sede Pa-cífico fue eficaz y permitió reducir la valoración del riesgo.
La Vicerrectoría de Bienestar Uni-versitario no presentó avances en la ejecución de la acción y mantie-ne la valoración del riesgo.
21. Lógicas externas de la informalidad aunada con la política de cober-tura nacional.
21.1 Permisividad con relación al control frente a las ventas informales estacionarias en las sedes de Meléndez y San Fer-nando.
La Vicerrectoría de Bienestar Uni-versitario no presentó avances en la ejecución de la acción y mantie-ne la valoración del riesgo.
21.2 Insuficiencia en la oferta de servicios con re-lación al crecimiento de-mográfico y su capacidad física instalada.
La Vicerrectoría de Bienestar Uni-versitario no presentó avances en la ejecución de la acción y mantie-ne la valoración del riesgo.
Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones56. Se percibe bajo inte-rés en el ingreso y per-manencia en la Univer-sidad.
56.1 Las personas que ingre-san a pregrado y extensión desertan fácilmente.
La Sede Caicedonia brindó hospedaje en la residencia universitaria a 47 estudiantes foráneos. Asimismo, 70 estudiantes recibieron orientación psicosocial y se vincu-laron dos practicantes de trabajo social para brindar apoyo en el área psicosocial.
La acción realizada por la Sede Caicedonia no fue eficaz y no permitió reducir la valoración del riesgo.
81. Falsedad en la infor-mación presentada para acceder a beneficios.
81.1. Insuficientes mecanis-mos de control para la veri-ficación de la falsedad en in-formación suministrada para la obtención de beneficios.
La Vicerrectoría de Bien-estar Universitario no presentó avances en la ejecución de las acciones propuestas y mantiene la valoración del riesgo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones1. Procesos de cambio que se dan en el con-texto nacional e inter-nacional que afectan la cultura de las organiza-ciones (normatividad, globalización, exigencia de acreditaciones).
1.4. Deficiencia en los me-canismos internos de comu-nicación que impiden que los procesos de divulgación de cambios sean oportunos. Deficiencia en los canales de comunicación entre oficinas y responsables de procesos.
La Sede Zarzal designó a un profesor como responsable del proceso de comunica-ción en la Sede.
La acción realizada por la Sede Zarzal fue eficaz y permitió reducir la va-loración del riesgo.
2. Cambios en las leyes, normas y decretos que exigen un cumplimiento de tareas y funciones sin los recursos apropiados para tal fin por parte del Estado.
2.12. Escasa asignación de recursos en el presupuesto del sistema de Regionaliza-ción para el desarrollo del proceso de comunicación en las Sedes Regionales.
La Sede Zarzal asignó una partida de 2,7 millones para el proceso de comunicación de la Sede, creó el programa de televisión “Zona U TV” que se emite en el canal regional CNC e inició gestiones para la creación de la emisora online “Zona U Radio”.
La acción realizada por la Sede Zarzal no fue efi-caz y no permitió reducir la valoración del riesgo.
Procesos EstratégicosPROCESO: COMUNICACIÓN INSITUCIONAL
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones2.13. Escasa divulgación de la política de comunicación.Desconocimiento de pro-cedimientos para el cum-plimiento de normas de comunicación informativa, entendida ésta como la di-fusión de información de la entidad pública sobre su fun-cionamiento, gestión y resul-tado.
La Sede Zarzal llevó a cabo un acercamiento con la Oficina de Comunicaciones de la Facultad de Ingeniería para adelantar la socialización del proceso de comunica-ción. Además, logró la modificación del contrato de un profesor de hora cátedra a medio tiempo, creó el programa de televisión “Zona U TV” que se emite en el canal regional CNC e inició las gestiones para la creación de la emisora online “Zona U Radio”.
La acción realizada por la Sede Zarzal no fue efi-caz y no permitió reducir la valoración del riesgo.
5. Imagen negativa de la Universidad ante ciertos sectores de la sociedad
5.2. No hay una visión com-partida de la comunicación para la gestión institucional.
La Facultad de Artes Integradas comenta que su articulación con el sistema de me-dios de la Universidad debe ser redefinida.
La Facultad de Ingeniería llevó a cabo la circulación de la guía para la divulgación de información y diseño de piezas publicitarias, por correo electrónico, la cual está disponible para consulta en la página de la Facultad. Asimismo, realizó el diseño del material de divulgación para las Escuelas, como afiches con la Misión y la Vi-sión; brochures de promoción de diplomados, cursos y posgrados de la Facultad. Además, comenta que el requerimiento solicitado por las directivas de la Facultad para lanzar la intranet es presentar el proceso digital de solicitud de Estímulos Aca-démicos a los docentes integrado con las bases de datos de la Universidad, dicho requerimiento no ha podido ser realizado debido a la nueva ley de protección de datos. Esta solicitud fue reportada en Recursos Humanos y la Facultad está en es-pera de una respuesta.
En cuanto a las sedes, la Sede Norte del Cauca tiene comunicación continua con el periódico Proclama, el cual es de gran influencia en la región del Norte del Cauca y con AMUNORCA. Además, consolidó la Alianza Técnico-Tecnológica Norte del Cauca y sur del Valle, la cual tiene vínculos con todas las alcaldías y demás insti-tuciones de la región.
La Facultad de Artes In-tegradas incrementó la valoración del riesgo de Bajo a Moderado.
Las acciones realizadas por la Facultad de Inge-niería y la Sede Palmira no fueron eficaces y no permitieron reducir la va-loración del riesgo.
La acción realizada por la Sede Norte del Cauca fue eficaz y permitió reducir la valoración del riesgo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha ObservacionesLa Sede Palmira llevó a cabo la difusión de su oferta académica en el Municipio de Palmira y los municipios circunvecinos a través de la Secretaria de Educación. Según la Sede, la difusión tuvo amplia aceptación dado el número de estudiantes inscritos en los programas que se ofrecieron para el segundo semestre de 2013.
La Rectoría disminuyó la valoración del riesgo dado que el e“Estudio de percepción de imagen de la Universidad” demues-tra que la Universidad tiene buena imagen entre su público objetivo direc-to. Además, la Acredita-ción Institucional de Alta Calidad ha demostrado que los procesos estraté-gicos como la comunica-ción, se desarrollan ade-cuadamente para lograr la misión.
La Sede Pacífico no presentó avances en la ejecución de la acción y mantiene la valoración del riesgo.
5.3. Falta de fortalecimiento y articulación de la estructu-ra de comunicaciones a nivel organizacional.
La Rectoría llevó a cabo la consolidación del equipo de comunicaciones con el aumento del grupo de comunicadores y la utilización de nuevos medios de comu-nicación virtual como Facebook y Twitter.
La Facultad de Artes Integradas desarrolló una estrategia de comunicación con los medios de comunicación de la ciudad para escuchar las expectativas respecto a la información que deseaban recibir de la Facultad y a partir de esto apoyar en su divulgación.
La Facultad de Ciencias Naturales y Exactas llevó a cabo las gestiones ante la Divi-sión de Recursos Humanos para la contratación o nombramiento de un funcionario, sin embargo el proceso ha sido lento.
La Rectoría presentó avances en el análisis del resultado y mantiene la valoración del riesgo en Bajo.
Las acciones realizadas por las Facultades de Ar-tes Integradas y Ciencias Naturales y Exactas, y las Sedes Palmira, Tuluá y Yumbo no fueron efica-
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha ObservacionesLa Facultad de Ciencias de la Administración comenta que para el primer semestre del año se logró asistencia a las reuniones del Comité Central, generando una par-ticipación activa de dichas actividades.
En cuanto a las sedes, la Sede Palmira realizó la divulgación del Brief para el perso-nal administrativo, los Coordinadores de los diferentes programas y la comunidad en general.
La Sede Tuluá llevó a cabo la vinculación de un monitor a la Dirección de la Sede para apoyar la labor de gestión de la comunicación.
La Sede Yumbo realizó dos actividades en alianza con entidades para mostrar la buena imagen de la Universidad en el Municipio, como son: el seminario de quí-mica verde en el Instituto Municipal de Cultura de Yumbo y el seminario para la preparación de las pruebas Saber 11 realizado en La Cumbre y Yumbo.
ces y no permitieron re-ducir la valoración del riesgo.
La acción realizada por la Facultad de Ciencias de la Administración fue eficaz y permitió reducir la valoración del riesgo.
La Sede Pacífico no presentó avances en la ejecución de la acción y mantiene la valoración del riesgo.
5.4. Poca comunicación so-bre la participación de la Universidad en espacios de interés local, nacional e in-ternacional.
El Instituto de Psicología comenta que las actividades que se realizan en el Insti-tuto son difundidas a través de los medios de la Universidad, Agenda, así como la página web del Instituto.
La Facultad de Artes Integradas ha llevado a cabo acciones para proyectar las rea-lizaciones y logros universitarios y diseñó el proyecto de proyección social a la comunidad caleña: Univalle: !A la ciudad!.
La Facultad de Ingeniería realizó la traducción de un boletín al idioma inglés y comenta que la versión en internet del boletín Ingeniería Informa tiene, dentro de sus estadísticas, un importante público lector en países como Estados Unidos, Ale-mania, Perú, Brasil y China.
La Facultad de Ciencias de la Administración realiza la publicación de los eventos y sucesos importantes que conciernen al desarrollo de sus actividades en el espacio virtual “Bitácora” (http://bitacorafca.blogspot.com). Para el año 2013 efectuó 45 reportes o comunicados de prensa, con el fin de visibilizar ante la comunidad las actividades que se desarrollaron al interior de la facultad.
Las acciones realizadas por el Instituto de Psi-cología y la Facultad de Ciencias de la Adminis-tración fueron eficaces y permitieron reducir la valoración del riesgo.
La Facultad de Artes In-tegradas presentó avan-ces en la ejecución de la acción y mantiene la valoración del riesgo en Bajo.
Las acciones realizadas por la Facultad de Inge-niería y las Sedes Norte del Cauca y Palmira no
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha ObservacionesEn cuanto a las sedes, la Sede Cartago avanzó en la construcción del documento sobre el programa de comunicaciones, sin embargo este no ha sido discutido.
La Sede Norte del Cauca ha establecido comunicación continua con el periódico Proclama, el cual es de gran influencia en la región del Norte del Cauca. Asimismo, estableció vínculos formales con AMUNORCA, la ANDI y la Cámara de Comercio de Santander de Quilichao.
La Sede Palmira realizó la difusión de la información sobre los programas aca-démicos que ofrece, en empresas como el Centro Comercial Llanogrande Plaza y Productos Alquería, dando cumplimiento al Brief Publicitario. Además entregó un Brochure a los diferentes colegios de la ciudad de Palmira.
permitieron reducir la va-loración del riesgo.
La Sede Cartago, aun-que el porcentaje de lo-gro de la acción fue del 0%, presentó avances en el análisis de resultado y mantiene la valoración del riesgo.
La Secretaría General incrementó la valoración del riesgo pasando de Bajo a Alto.
La Sede Pacífico solici-ta anular la acción de su matriz de riesgos porque considera que se estaría generando doble esfuer-zo y desgaste de los re-cursos porque se elaboró en el portafolio para me-jorar la proyección de la Universidad en la ciudad.
5.5. Percepción de desarticu-lación de las sedes frente al nivel central de la Universi-dad.
La Secretaría General comenta que se ha incrementado el flujo de información de actividades entre la sede Central y las sedes Regionales y que seguirá divulgando la información.
La Facultad de Ciencias de la Administración comenta que ha trabajado en la di-fusión de los eventos y actividades realizadas, además utiliza constantemente los medios institucionales, permitiendo que toda la comunidad universitaria en todas las sedes, tenga conocimiento de los diversos eventos y actividades.
La Secretaría General y la Facultad de Artes Integradas presentaron avances en el análisis de resultado y mantienen la valoración del riesgo en Bajo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha ObservacionesEn cuanto a las sedes, la Sede Palmira llevó a cabo la divulgación del Brief publi-citario y comenta que se percibe una articulación positiva encaminada a la divulga-ción de los eventos de la Sede Palmira con la sede Cali a través de la página web.
La Sede Palmira presentó avances en el análisis de resultado e incrementó la valoración del riesgo.
30. Usuarios insatisfe-chos frente a los ser-vicios prestados por la Universidad.
30.1. Demora en la respuesta por parte de las dependen-cias involucradas con las pe-ticiones, quejas, reclamos y sugerencias.
El Instituto de Psicología comenta que en el segundo semestre del año 2013 se aten-dieron dos PQRS, las cuales fueron tramitadas oportunamente y fueron evaluadas satisfactoriamente.
La Facultad de Ingeniería cen su boletín: Ingeniería Informa del mes de marzo de 2013, publicó un tema sobre “un espacio para las peticiones, quejas y reclamos”.
En cuanto a las sedes, la Sede Norte del Cauca llevó a cabo dos capacitaciones para sus usuarios, en la cual se explicaron los plazos determinados por la Universidad para las respuestas a las PQRS.
La Sede Pacífico realizó una jornada de capacitación para todos los responsables de los procesos sobre PQRS, sin embargo comenta que no se realizaron todas las jornadas de capacitación por la afectación al cronograma planteado por el paro es-tudiantil que generó una crisis institucional durante el año 2013. Además, la Sede se logró mejorar las PQRS atendidas oportunamente.
La Sede Palmira envía a la Oficina de PQRS Central la base de datos y el informe semestral de PQRS, evidenciándose el trámite.
Las acciones realizadas por el Instituto de Psico-logía y la Facultad de In-geniería fueron eficaces y permitieron reducir la valoración del riesgo.
Las acciones realizadas por las Sedes Norte del Cauca, Pacífico y Palmi-ra no fueron eficaces y no permitieron reducir la va-loración del riesgo.
La Secretaría General no presentó avances en el análisis de resultado y mantiene la valoración del riesgo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones30.2. Falta de interiorización del proceso de PQRS en las prácticas de la Institución.
La Secretaría General realizó seguimiento, mediante la comunicación (OPQRS-18-13 de Agosto de 2013), a la solicitud de capacitación externa para los responsables de PQRS enviada a la Rectoría, en la cual se muestra la necesidad de realizar la capacitación en el segundo semestre de 2013.
El Instituto de Psicología llevó a cabo las socializaciones del proceso de PQRS a través de los representantes estudiantiles, del Consejo de Instituto y de las cartele-ras.
La Facultad de Ingeniería realizó la difusión, mediante el correo electrónico, del proceso de PQRS a las Unidades Académicas.
La Facultad de Ciencias Naturales y Exactas llevó a cabo la divulgación del pro-ceso de PQRS estudiantiles en los comités de programa de pregrado y posgrado, la cual estuvo a cargo del Área de Calidad y Mejoramiento. Además , la Facultad desde el año 2012 diseñó un afiche descriptivo del proceso de PQRS, el cual se encuentra publicado en las carteleras de los Departamentos y cuenta con un enlace en la página de la Facultad.
En cuanto a las sedes, la Sede Caicedonia ha recibido, a diciembre de 2013, 99 PQRS, de las cuales el 1% corresponden a peticiones, el 24% corresponden a que-jas, el 73% corresponden a reclamos y el 1% corresponden a felicitaciones.
La Sede Norte del Cauca realizó la divulgación y sensibilización del boletín y del folleto exclusivo sobre el proceso de PQRS, el cual fue entregado a la comunidad universitaria y fue publicado en la cartelera general de la Universidad.
La Sede Pacífico llevó a cabo una jornada de sensibilización para resaltar la im-portancia del adecuado uso del sistema PQRS, sin embargo no realizó todas las jornadas planteadas debido a la afectación del cronograma por el paro estudiantil que generó una crisis institucional en la Sede durante el año 2013.
La Secretaría General, aunque el porcentaje de logro de la acción fue del 0%, presentó avances en el análisis de resultado y mantiene la valoración del riesgo.
Las acciones realizadas por el Instituto de Psico-logía y las Sedes Norte del Cauca y Palmira fue-ron eficaces y permitie-ron reducir la valoración del riesgo.
Las acciones realizadas por las Facultades de In-geniería y Ciencias Na-turales y Exactas y las Sedes Caicedonia y Pací-fico no fueron eficaces y no permitieron reducir la valoración del riesgo.
La Rectoría no presentó avances en el análisis de resultado y mantiene la valoración del riesgo.
El IEP modificó la valo-ración del riesgo pasando de Bajo a Moderado.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones
La Sede Palmira realizó dos campañas para el buen manejo del programa de PQRS consistentes una en el envío por correo electrónico de las respuestas de los usuarios que participaron del programa de PQRS, el cual incluye un banner con la impor-tancia de contestar la encuesta de satisfacción y la otra campaña corresponde a los banners alusivos a disminuir el indicador de las PQRS Anónimas de los televisores de la Sede, en los cuales se dice que se guarda la confidencialidad.
30.3. Bajo uso de los buzo-nes de PQRS existentes en todas las Sedes de la Uni-versidad.
La Secretaría General llevará a cabo la reubicación del buzón situado en el Edificio de Administración Central, teniendo en cuenta las recomendaciones de la OPDI.
La Secretaría General, aunque el porcentaje de logro de la acción fue del 0%, presentó avances en el análisis de resultado y mantiene la valoración del riesgo.
31. Usuarios insatisfe-chos frente a la interfaz y el entorno gráfico de la página web de la Uni-versidad.
31.1 Página Web estática y desactualizada.
El Instituto de Psicología rediseñó su página web como páginas dinámicas.
En cuanto a las sedes, la Sede Caicedonia realizó la publicación en l, en su página web, de los contenidos digitales relevantes para el conocimiento de la comunidad.
La Sede Cartago definió el cronograma para la actualización mensual de la página web.
La acción realizada por el Instituto de Psicolo-gía fue eficaz y permitió reducir la valoración del riesgo.
Las acciones realizadas por las Sedes Caicedonia y Cartago no fueron efi-caces y no permitieron reducir la valoración del riesgo.
41. Cambios en las po-líticas sobre indexación de revistas científicas, así como políticas para el reconocimiento de las editoriales de las Uni-versidades.
41.1 Falta de actualización de la política editorial de la Universidad.
La Vicerrectoría de Investigaciones comenta que la propuesta de política editorial de la Universidad fue presentada en el Consejo Académico realizado el 28 de fe-brero de 2013.
La acción realizada por la Vicerrectoría de Inves-tigaciones no fue eficaz y no permitió reducir la valoración del riesgo.
54
Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones1. Procesos de cambio que se dan en el con-texto nacional e inter-nacional que afectan la cultura de las organiza-ciones (normatividad, globalización, exigencia de acreditaciones).
1.2. Desestimación de la im-portancia del seguimiento y evaluación de los planes en el proceso de planeación por parte de las Unidades.
El Área de Análisis y Estrategia de la OPDI informa que para el informe de segui-miento 2013-I, de 14 unidades que debían entregar el Acta del Consejo o Comité (siete Facultades, dos Institutos, Regionalización, la OPDI y tres Vicerrectorías), solo dos unidades no entregaron el documento, como son: la Vicerrectoría de Bien-estar Universitaria y la Facultad de Ingeniería, sin embargo, la Facultad de Ingenie-ría trató el tema de dos consejos en diciembre de 2013.
La Facultad de Artes Integradas realizó reuniones con los directivos de las unidades académicas de la Facultad (Escuela de Arquitectura, Departamento de Diseño y Escuela de Música) y los Comités de Currículo. Además, contó con el apoyo de la OPDI a través de una monitora asignada a la Facultad.
La Facultad de Ingeniería comenta que los Directores de las Escuelas detallan en el plan de acción las razones por las cuales no han cumplido con las metas planteadas, de acuerdo con las sugerencias presentadas ante el Consejo de Facultad.
La Facultad de Ciencias Naturales y Exactas realizó un seguimiento al plan en el primer semestre del año y para el segundo semestre brindó apoyo desde el Comité de Calidad para la consolidación de la información general de la Facultad. Sin embargo, comenta que en algunos Departamentos, se evidencia desestimación de la importancia de esta actividad y no se ha logrado una apropiación efectiva como herramienta de gestión, en otros Departamentos aunque se han llevado a cabo pro-cesos de socialización, la interiorización de la importancia de la planeación y la consolidación de una cultura de autoevaluación y planeación es incipiente.
La Facultad de Ciencias de la Administración elabora en el año dos informes de seguimiento a los indicadores para que el Consejo de Facultad tome las decisiones sobre las estrategias para el cumplimiento de las metas propuestas.
En cuanto a las sedes, la Sede Buga incluyó en el plan de capacitación el entrena-miento para la realización de los planes de acción, seguimiento y gestión.
Las acciones realizadas por el Área de Análisis y Estrategia y las Faculta-des de Artes Integradas y Ciencias de la Adminis-tración fueron eficaces y permitieron reducir la valoración del riesgo.
Las acciones realizadas por las Facultades de In-geniería, Ciencias Natu-rales y Exactas y las Se-des Buga, Cartago, Norte del Cauca, Pacífico, Pal-mira y Yumbo no fueron eficaces y no permitieron reducir la valoración del riesgo.
La Dirección de Regio-nalización no presentó avances en la ejecución de las acciones y man-tiene la valoración del riesgo.
PROCESO: PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha ObservacionesLa Sede Cartago llevó a cabo el seguimiento al plan de acción en diciembre de 2013.
La Sede Norte del Cauca comenta que semestralmente realiza seguimiento al plan de riesgo y al plan de acción de la Sede, dejando como evidencia el acta de segui-miento.
La Sede Pacífico ha llevado a cabo cuatro (4) reuniones semestrales desde el año 2012, para la revisión del Plan de Acción y del Plan de Riesgos. Sin embargo, de-bido al paro estudiantil ocurrido en el primer semestre de 2013 y al establecimiento de una Comisión Institucional por parte de la Rectoría para evaluar la situación de la Sede, se suspendieron algunas acciones programadas para el año 2013, mientras se organizaban los insumos para la elaboración del Plan de Desarrollo de la Sede.
La Sede Palmira lleva a cabo la revisión del Plan de Acción para cada semestre.
La Sede Yumbo realiza el seguimiento en los Comités de calidad y evalúa con el Director de la Sede dicho seguimiento.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones1.3. Discontinuidad en el proceso de planeación debi-do a la rotación en los cargos académico-administrativos.
El Área de Análisis y Estrategia realizó dos reuniones (9 de mayo y 5 de diciembre) de presentación de los procesos que desarrolla la OPDI dirigidas a los funcionarios nombrados en los cargos académico-administrativos durante el año 2013.
La Facultad de Ingeniería llevó a cabo la revisión de las guías existentes para otros procesos, las cuales se tomarán como modelo para la guía.
La Facultad de Ciencias de la Administración no elimina el riesgo porque algunas Unidades Académicas van a realizar cambios en los responsables de los cargos; además, en la gestión del Decano se busca priorizar la continuidad en los procesos de planeación tanto de la Facultad, como de las Unidades Académicas.
La Dirección de Regionalización llevó a cabo la estandarización del proceso de entrega y recibo de cargo académico administrativo en Regionalización y está pen-diente su socialización.
Las acciones realizadas por el Área de Análisis y Estrategia, la Facultad de Ingeniería y la Direc-ción de Regionalización no fueron eficaces y no permitieron reducir la va-loración del riesgo.
La Facultad de Ciencias de la Administración pre-sentó avances en el aná-lisis de resultado y man-tiene la valoración del riesgo en Bajo.
2. Cambios en las leyes, normas y decretos que exigen un cumplimiento de tareas y funciones sin los recursos apropiados para tal fin por parte del Estado.
2.3. Inexistencia de un sis-tema de información insti-tucional para el proceso de planeación.
El Área de Análisis y Estrategia realizó el levantamiento de los requerimientos del software y elaboró la propuesta para la licitación del mismo.
En cuanto a las sedes, la Sede Buga llevó a cabo la actualización de la plataforma, la cual quedó alineada con las especificaciones requeridas por la Sede Central.
La acción realizada por el Área de Análisis y Es-trategia no fue eficaz y no permitió reducir la valo-ración del riesgo.
La Sede Buga solicita eliminar la amenaza y la vulnerabilidad de su ma-triz de riesgos.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones
3. Falta de voluntad po-lítica para comprome-terse con la financiación adicional que requiere la educación superior.
3.1. Incongruencia entre la planta de cargos actual frente a los requerimientos actuales y futuros de la Universidad.
El Área de Planeación Física realizó la vincularon de tres contratistas para el Área y comenta que falta reforzarla con profesionales de Ingeniería.
El Instituto de Educación y Pedagogía comenta que la Universidad le asigno ocho (8) cupos para nombramiento docente.
La Facultad de Ingeniería solicitó a los Directores de Escuela presentar de manera prioritaria las necesidades de cupos en la planta para docentes con la debida justi-ficación.
La Dirección de Regionalización y la Rectoría presentaron al Consejo Superior, la propuesta de Política de Regionalización y se entregó el documento al Consejo Superior para su estudio. La Dirección comenta que la planta de cargos está supe-ditada a dicha decisión, sin embargo se realizaron las siguientes contrataciones: un Coordinador del Área Académica por 11 meses y 7 días, un Técnico Administrativo que estuvo vinculado hasta el 28 de febrero de 2013 y una Monitora con dedicación de 20 horas semanales desde febrero hasta julio de 2013, para mejorar los procesos académicos. Además se contrató un Auxiliar Administrativo para atender los pro-cesos de gestión documental para el control de la correspondencia de la Dirección y de la correspondencia enviada por las Sedes Regionales para realizar su trámite ante la División de Presupuesto, Sección Recaudos y Tesorería. Se contrató perso-nal para mejorar los procesos administrativos relacionados con el incremento en los procesos por la centralización del ordenamiento del gasto según el Acuerdo No. 014 de 2012 del Consejo Superior.
La Sede Tuluá comenta que la Dirección de Regionalización no ha solicitado para el periodo agosto-diciembre, ninguna acción adicional a la acción realizada en el primer periodo de 2013 sobre la simulación del escalafón docente.
Las acciones realizadas por el Área de Planea-ción Física, la Facultad de Ingeniería, la Direc-ción de Regionalización y la Sede Tuluá no fueron eficaces y no permitieron reducir la valoración del riesgo.
La acción realizada por el Instituto de Educación y Pedagogía fue eficaz y permitió reducir la valo-ración del riesgo.
58
Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones3.2 Deficiencias en la formu-lación y lenta ejecución de los proyectos tanto de recur-sos propios como de estam-pilla.
El Área de Planeación Física comenta que a pesar de haber enviado la solicitud, la situación persiste e informa que el Comité de Técnico de Coordinación de Proyec-tos sesionó durante todo el año 2013 y realizó seguimiento a los proyectos.
La Sede Cartago comenta que la propuesta de capacitación se encuentra formulada, sin embargo está pendiente su aprobación presupuestal.
La acción realizada por el Área de Planeación Fí-sica fue eficaz y permitió reducir la valoración del riesgo.
La Sección de Compras y Administración de Bie-nes y la Facultad de In-geniería no presentaron avances en la ejecución de las acciones propues-tas y mantienen la valo-ración del riesgo.
La Sede Cartago, aunque el porcentaje de logro fue del 0%, presentó avances en el análisis de resultado y mantiene la valoración del riesgo.
Es importante mencionar que la Facultad de Artes Integradas incrementó la valoración del riesgo de Bajo a Moderado.
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58. Designación insu-ficiente de presupuesto y falta de sensibilidad por parte de directivos universitarios sobre las condiciones y necesida-des cotidianas para ac-tuar y realizar el trabajo académico del Instituto.
58.1. Número insuficiente de espacios físicos.
El Instituto de Educación y Pedagogía comenta que sigue pendiente la realización de otras reuniones para definir las actividades concretas alrededor del Plan Maestro de Planta Física.
La acción realizada por el Instituto de Educación y Pedagogía no fue eficaz y no permitió reducir la valoración del riesgo.
58.2. Acceso competido e in-adecuado al edificio.
El Instituto de Educación y Pedagogía comenta que sigue pendiente la realización de otras reuniones para definir actividades concretas alrededor del Plan Maestro de Planta Física.
La acción realizada por el Instituto de Educación y Pedagogía no fue eficaz y no permitió reducir la valoración del riesgo.
74. Amiguismo y clien-telismo.
74.1. Nombrar funcionarios y particulares en cargos aca-démicos y administrativos por conveniencia y no por habilidades y competencias.
El Instituto de Psicología comenta que para el proceso de elección del Director del Instituto sólo se postuló el 30% de los docentes nombrados posibles para ocupar ese cargo académico – administrativo.
La acción realizada por el Instituto de Psicología no fue eficaz e incrementó la valoración del riesgo.
77. Favorecimiento a terceros.
77.1. No utilización de con-ductos regulares para la asig-nación de recursos y proyec-tos.
La Facultad de Ciencias Naturales y Exactas realizó una presentación para los jefes de Departamento, en la cual se expuso el comportamiento del presupuesto de cada una de las dependencias y su ejecución. Además, incluyó en las inducciones ofreci-das a los Directores de programa de posgrado y Jefes de departamento, los aspectos relacionados con los ingresos del posgrado y la ejecución presupuestal.
La acción realizada por la Facultad de Ciencias Naturales y Exactas no fue eficaz y no permitió reducir el riesgo.
Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones
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PROCESO: GESTIÓN DEL CONTROLAmenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones
2. Cambios en las leyes, normas y decretos que exi-gen un cumplimiento de tareas y funciones sin los recursos apropiados para tal fin por parte del Estado.
2.4. Recurso humano insufi-ciente ante el cúmulo de ins-trumentos de protección de los derechos fundamentales presentados por parte de la ciudadanía a la Universidad.
La Oficina Jurídica realizó la vinculación mediante prestación de servicios de un profesional de apoyo.
La Facultad de Ingeniería está consultando documentos para la elaboración de la propuesta.
La acción realizada por la Oficina Jurídica no fue efi-caz y no permitió reducir la valoración del riesgo.
La Facultad de Ingeniería, aunque el porcentaje de lo-gro fue del 0%, presentó avances en el análisis de re-sultado y mantiene la valora-ción del riesgo.
2.5. Inexistencia de un aná-lisis de riesgos para la Ley Anticorrupción.
La División de Contratación comenta que la actualización de los manuales de supervisión e interventoría depende de la actualización del Estatuto y otras normas, que no están terminadas.
La Facultad de Ingeniería solicitó a los funcionarios responsables, con el apoyo del monitor del Área de Calidad y Mejoramiento, el avance en la eje-cución de las acciones propuestas en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.
La Facultad de Humanidades continúa con la actualización de la informa-ción sobre la Ley Anticorrupción a través de la Coordinación Administrati-va de la Facultad, realizando inducción al personal que ingresa y actualiza-ción al personal vinculado, además realiza semestralmente, dos reuniones de seguimiento al cumplimiento de las orientaciones realizadas.
La División de Contrata-ción, aunque el porcentaje de logro fue del 0%, presen-tó avances en el análisis de resultado y mantiene la valo-ración del riesgo.
La acción realizada por la Facultad de Ingeniería no fue eficaz y no permitió re-ducir la valoración del ries-go.
La Facultad de Humanida-des presentó avances en el análisis de resultado y man-tiene la valoración del riesgo en Bajo.
61
Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones2.14. La Oficina de Control Disciplinario Docente no cuenta con los espacios, ni la infraestructura adecuada para realizar el procedimien-to verbal disciplinario.
La Oficina de Control Disciplinario Interno Docente ha realizado el envío de las comunicaciones abajo relacionadas, en las cuales solicita los recur-sos para la implementación del sistema verbal en los procesos disciplina-rios: memorando No.30 del 16 de septiembre de 2011, memorando No.032 del 19 de noviembre de 2008, comunicación 018-2012 del 2 de febrero de 2012, memorando No.010 del 12 de abril 2012, memorando No.2 del 14 de abril de 2012, memorando No.33 de noviembre 21 de 2008, memorando No.17 de junio 17 de 2011, memorando No.18 de junio 13 de 2011, comu-nicación C.D.I.D.0169-2011 de septiembre 8 de 2011, memorando No.358 de noviembre 01 de 2011, comunicación 005-2012 de enero 12 de 2012, memorando No.027-2012 de noviembre 20 de 2012 y memorando No.020 de julio 10 de 2013.
La acción realizada por la Oficina de Control Discipli-nario Interno Docente no fue eficaz y no permitió reducir la valoración del riesgo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones10. Los organismos de control externo de la Universidad cada vez son más minuciosos y rigurosos en las audito-rías de control.
10.1. Desactualización por parte de algunos servidores públicos de las normas que rigen la Universidad.
La División de Contratación comenta que con el objeto de realizar una transición de bajo impacto, se planeó realizar el cambio de formatos junto con el cambio en el sistema presupuestal, el cual estaba programado realizarse el 31 de diciembre de 2013, sin embargo debido a la prórroga de la fecha estimada para la puesta en marcha del sistema, se reprograma la fecha estimada de la acción.
La Oficina Jurídica llevó a cabo una capacitación para todo el personal sobre la Ley 1437 de 2011 y en conjunto con la División de Contratación realizó la publicación de la circular sobre la Ley de Garantías electorales.
La Facultad de Ingeniería está consultando documentos para la elaboración de la propuesta de capacitación e inducción.
La Facultad de Humanidades obtuvo información sobre la normatividad respecto a la acreditación y registro calificado del MEN, a través de los espacios del Comité Central de Currículo. También obtuvo información sobre las normas ICONTEC vi-gentes para los sistemas de gestión y continúa trabajando con el monitor de calidad asignado a la Facultad.
La Facultad de Ciencias Naturales y Exactas realiza las actualizaciones acorde con los cambios normativos que se presentan.
En cuanto a las sedes, la Sede Norte del Cauca realiza la capacitación sobre el papel de la Fundación en el proceso de contratación y explica los mecanismos de pago y control de horas cátedra, al inicio de cada semestre, en la inducción y re inducción de los docentes.
La Sede Palmira realizó la campaña de socialización de PQRS “No seas anónimo guardamos confidencialidad” y la campaña de socialización de la importancia de llenar la encuesta de satisfacción para los usuarios de las PQRS.
Las acciones realizadas por la División de Con-tratación, la Oficina Ju-rídica y las Facultades de Humanidades, Ciencias Naturales y Exactas, y las Sedes Palmira y Zar-zal no fueron eficaces y no permitieron reducir la valoración del riesgo.
La Facultad de Ingenie-ría, aunque el porcenta-je de logro fue del 0%, presentó avances en el análisis de resultado y mantiene la valoración del riesgo.
La acción realizada por la Sede Norte del Cauca fue eficaz y permitió reducir la valoración del riesgo.
La Sección de Compras y Administración de Bienes y la Dirección de Regionalización no pre-sentaron avances en la ejecución de las acciones propuestas y mantienen la valoración del riesgo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha ObservacionesLa Sede Zarzal realizó una solicitud verbal al Jefe de la Oficina de Control Inter-no, para la socialización sobre las normas de control de la Universidad. Además, recibió las siguientes auditorías: la auditoría de la Oficina de Control Interno para revisar los procesos financieros del Fondo Renovable y los recursos del contrato de transferencia con la Fundación; auditoría de Software por parte de la Oficina de Control Interno; la auditoría de Planta Física por parte de la OPDI para la revisión del sistema eléctrico y la de red de datos de la Sede.
10.2. Evidencia dispersa del manejo de documentación soporte de las acciones ad-ministrativas.
La División de Contratación realizó la publicación del instructivo que orienta a las unidades ejecutoras, supervisores y ejecutores sobre la aplicación de normas y manuales en Contratos de Cuantía Mínima con un mes de atraso.
La División de Administración de Bienes y Servicios llevó a cabo los ajustes a la lista de chequeo para recibir los diseños del Área de Planeación Física y elaboró el acta de observaciones previas al acta final.
La Facultad de Humanidades comenta que de forma gradual, está aplicando las normas de gestión documental conocidas a través de la capacitación realizada por la sección de Gestión Documental. Además cuenta con personal capacitado para apoyar esta labor en cada dependencia.
La Facultad de Ciencias Naturales y Exactas llevó a cabo las siguientes actividades: el taller sobre la aplicación de las Tablas de retención documental; la gestión docu-mental en contratación y el seguimiento a la aplicación de tablas de retención do-cumental. Sin embargo comenta que aunque está comprometida con esta actividad y los departamentos han apropiado recursos para llevarla a cabo con éxito, hay de-ficiencias en los lineamientos dados desde la Sección de Gestión Documental (aún no se tiene claridad sobre el proveedor de las cajas y carpetas de almacenamiento de la documentación). También anota que estas actividades no han involucrado la gestión documental de los laboratorios y se debe hacer extensiva a toda la Facultad.
La Facultad de Ciencias de la Administración comenta que la implementación del SGC-GICUV, ha ayudado a mitigar la vulnerabilidad; sin embargo el sistema sigue
Las acciones realizadas por la División de Con-tratación, la DABS, la Facultad de Ciencias Na-turales y Exactas y las Sedes Caicedonia y Pal-mira no fueron eficaces y no permitieron reducir la valoración del riesgo.
Las Facultades de Huma-nidades y Ciencias de la Administración presenta-ron avances en el análisis de resultado y mantienen la valoración del riesgo en Bajo.
La Oficina Jurídica y la Dirección de Regiona-lización no presentaron avances en la ejecución de las acciones propues-tas y mantienen la valo-ración del riesgo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observacionesen maduración y falta una plena aceptación y concientización sobre el mismo, se sigue trabajando al respecto.
En cuanto a las sedes, la Sede Caicedonia a través de la coordinación de calidad y autoevaluación brindó asesoría y acompañamiento a las diferentes dependencias en procesos como: inducciones, entrega de cargos, difusión del GICUV a través de una Yincana, dos actualizaciones de carteleras, dos actualizaciones en la página de la Sede, la elaboración del plan de trabajo, la consolidación de los informes de gestión y evaluación de desempeño y la revisión y modificación de: la guía de pro-cedimiento para salidas pedagógicas y prácticas empresariales, los perfiles y cargos de los funcionarios de la Sede, la guía de procedimientos administrativos de la Fundación – Sede Caicedonia, la guía de inducción y reinducción del personal, la guía de soporte para restablecer las conexiones de datos de la Sede y la revisión y estandarización de 19 formatos propios de la Sede.
La Sede Palmira comenta que desde la Sede Central se realizó un plan de capaci-tación en conceptos de calidad, documentación, formatos, mejoramiento continuo, programa de PQRS y Coaching.
49. No cumplimiento de los requisitos le-gales exigidos por el Estado y la sociedad para la prestación del servicio de Educación Superior.
49.1. Incumplimiento de los Objetivos Institucionales.
La Oficina de Control Interno cumplió con el 100% de los objetivos del programa de auditorías y comenta que la actividad realizada es continua por lo cual se debe continuar con ella.
La acción realizada por la Oficina de Control In-terno no fue eficaz y no permitió reducir la valo-ración del riesgo.
63. Posibles acciones constitucionales y le-gales.
63.1. Los funcionarios no atienden a tiempo las solici-tudes que hacen los particu-lares (riesgo que interpongan acciones constitucionales a esas acciones.
La Oficina Jurídica presentó el informe sobre las acciones de tutela presentadas. La acción realizada por la Oficina Jurídica no fue eficaz y no permitió reducir la valoración del riesgo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones76. Posibles situaciones de ofrecimiento de dádi-vas, por parte del audi-tado, con el objetivo de obtener un beneficio.
76.1. Posible recepción de beneficios o dádivas por el auditor para beneficio del auditado en las auditorías in-ternas.
La Oficina de Control Interno llevó a cabo una capacitación en procedimientos de Control Interno haciendo énfasis en el Estatuto Único Disciplinario.
La acción realizada por la Oficina de Control In-terno no fue eficaz y no permitió reducir la valo-ración del riesgo.
Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones1. Procesos de cambio que se dan en el con-texto nacional e inter-nacional que afectan la cultura de las organiza-ciones (normatividad, globalización, exigencia de acreditaciones).
1.1. Resistencia a interiori-zar los conceptos de calidad en el desarrollo de su gestión en los diferentes procesos de la Universidad.
El Área de Calidad y Mejoramiento llevó a cabo actividades en las que participaron el personal docente y administrativo de la Universidad. Asimismo, llevó a cabo una actividad de refuerzo para auditores internos de calidad y la capacitación sobre “Las Relaciones Humanas como un Sistema Integral” dirigida a los docentes ajenos a la administración.
El Instituto de Psicología llevó a cabo el 50% de las socializaciones programadas y realizó una reunión del Comité de Calidad.
La Facultad de Salud realizó el ciclo de capacitación en GICUV; difundió por me-dio magnético y físico el ETHOS Universitario, y la política de calidad de la uni-versidad y de la facultad están en la página de la Universidad. Además, entregó el informe de la matriz de riesgos, diseñó y ejecutó varios cursos de divulgación del GICUV; cursos de gestión de calidad para los laboratorios, dirigido a docentes y no docentes de las unidades académicas que cuentan con laboratorios de extensión, investigación y docencia en el marco del convenio de asesoría de condiciones mí-nimas y cinco 5S.
Las acciones realizadas por el Área de Calidad y Mejoramiento, las Fa-cultades de Salud y Hu-manidades, y las Sedes Buga, Caicedonia, Norte del Cauca, Pacífico, Pal-mira y Yumbo no fueron eficaces y no permitieron reducir la valoración del riesgo.
Las acciones realizadas por el Instituto de Psico-logía no fueron eficaces e incrementaron la valora-ción del riesgo.La Dirección de Regio-nalización no presentó avances en la ejecución de la acción propuesta y mantiene la valoración del riesgo.
PROCESO: GESTIÓN DE LA CALIDAD
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones
La Facultad de Humanidades comenta que el personal académico-administrativo de la Facultad y los funcionarios encargados de la gestión de calidad asistieron a las capacitaciones ofrecidas por la OPDI, en temáticas como GICUV, OITEL y cons-trucción del Plan de Desarrollo de la Universidad. Además, la Facultad gestionó ante la OPDI, la realización de capacitaciones para los directores de programa en torno al Sistema de Calidad y a las PQRS.
En cuanto a las sedes, la Sede Buga realizó las solicitudes de actualización, elimi-nación y creación de procedimientos, registros, manuales y demás documentación, así como su socialización con el personal encargado y la publicación en la plata-forma web creada para la administración del Sistema de Gestión de Calidad y en la página web de la Sede.
La Sede Caicedonia llevó a cabo la inducción y entrega de cargos para el personal nuevo que ingresó a la Sede en el segundo semestre de 2013 (Coordinador de In-vestigaciones, Coordinador de Bienestar Universitario y dos practicantes de trabajo social). Asimismo, realizó acompañamiento a los responsables de los procesos en el marco de la renovación de la acreditación institucional y en la elaboración del plan de trabajo y del informe de gestión. También realizó una Yincana referente al GICUV que involucró a la comunidad universitaria y elaboró una nueva guía de apoyo para estudiantes de primer semestre, elaboró la guía de apoyo para los procedimientos académico-administrativos, realizó un video clip para informar a la comunidad universitaria y a Caicedonia sobre qué es el GICUV y llevó a cabo la difusión de aspectos relevantes del GICUV en la página web de la Sede y en la cartelera de calidad.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha ObservacionesLa Sede Norte del Cauca llevó a cabo el taller “actualización en elementos del GI-CUV: control de documentos y registros, y gestión del mejoramiento (24 horas)”, al cual asistieron seis (6) funcionarios de los cuales fueron certificados tres (3). Además realizó la socialización del proceso de PQRS a 19 usuarios estudiantes como una estrategia de divulgación del proceso de certificación de la Universidad. También llevó a cabo una capacitación para el manejo de la plataforma de Gmail y de Excel, la cual estaba dirigida al personal administrativo de la Sede, tuvo una duración de 16 horas y una participaron del 43% del personal.
La Sede Pacífico realizó dos charlas con los responsables de los procesos, para mantener el funcionamiento del SGC de la Universidad.
La Sede Palmira llevó a cabo una capacitación para los estudiantes que ingresaron por primera vez a la Universidad.
La Sede Yumbo realizó una inducción con los docentes y llevó a cabo una induc-ción personalizada con el jardinero.
2. Cambios en las leyes, normas y decretos que exigen un cumplimiento de tareas y funciones sin los recursos apropiados para tal fin por parte del Estado.
2.1. Dependencia de los re-cursos propios y de inversión por Estampilla para apoyar los procesos de gestión de calidad y gestión del mejo-ramiento.
La Facultad de Salud comenta que el proyecto de implementación de la ley 594 del 2000 (Ley General de Archivos) inició en julio de 2012 con la implementación de la primera tabla, en la oficina de la Decanatura, posteriormente se actualizó y pasó a implementarse en Bacteriología y Odontología.
La Facultad de Ciencias Naturales y Exactas asignó una partida presupuestal para atender las actividades organizadas por el Comité de Calidad. Sin embargo comen-ta que siempre que no se establezcan políticas de financiación para el mantenimien-to del sistema de calidad, éste dependerá de los recursos propios.
En cuanto a las sedes, la Sede Caicedonia llevó a cabo tres (3) convenios con las al-caldías de los municipios de Sevilla y Caicedonia. Asimismo ejecutó el presupuesto en un 100% y realizó dos adiciones presupuestales.
Las acciones realizadas por las Facultades de Sa-lud y Ciencias Naturales y Exactas no fueron efi-caces y no permitieron reducir la valoración del riesgo.
La Sede Buga no presen-tó avances en la ejecu-ción de la acción y man-tiene la valoración del riesgo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones
La Sede Tuluá comenta que dado que se está llevando a cabo el proceso de licita-ción para la compra de los implementos con recursos de estampilla 2013, la Coor-dinación Administrativa ha enviado un correo electrónico, realizando seguimiento al proyecto de reposición de equipos de cómputo y dotación de muebles y equipos para las áreas administrativas de la Sede. Asimismo dese la División de Contrata-ción se ha establecido comunicación constante con la Sede a manera de retroali-mentación solicitando y consultando proveedores y las especificaciones técnicas de los activos a comprar.
Las acciones realizadas por las Sedes Caicedonia y Tuluá fueron eficaces y permitieron reducir la va-loración del riesgo.
Es importante mencionar que el Área de Calidad y Mejoramiento incremen-tó la valoración del ries-go de Bajo a Moderado.
2.2. Inexistencia de un sis-tema de información insti-tucional para el Sistema de Gestión de Calidad.
El Área de Calidad y Mejoramiento entregó a la División de Contratación, los pliegos que consolidan los requerimientos técnicos del software para el GICUV y planeación, y están pendientes los requerimientos técnicos del Área de Inversiones. Además comenta que realiza una copia de seguridad semanal de la información trabajada durante la semana en memoria extraíble; igualmente almacena la infor-mación en la nube.
En cuanto a las sedes, la Sede Palmira llevó a cabo los talleres de Democracia, Convivencia y Bienestar, el taller de Convivencia Ciudadana y los talleres de con-vivencia. Además contó con la participación de los estudiantes en los talleres de desarrollo humano como la Ley 100, la Ley 30 y los talleres de socialización en temas de interés social.
Las acciones realizadas por el Área de Calidad y Mejoramiento y la Sede Palmira no fueron efi-caces y no permitieron reducir la valoración del riesgo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones2.9. Formas de asignación presupuestal no responden a las necesidades de recursos para vinculación de un res-ponsable con dedicación de tiempo completo al sistema de gestión de la calidad en la Sede.
La Sede Zarzal comenta que incluyó en el anteproyecto de presupuesto para el año 2014 los recursos para la asignación de un responsable del proceso de calidad, sin embargo no fue aprobado en su totalidad, por lo cual se replanteó la contratación.
La Sede Zarzal, aunque el porcentaje de logro de la acción fue del 0%, presentó avances en el análisis de resultado y mantiene la valoración del riesgo.
2.10. Inexistencia de instruc-tivo que establezca y for-malice la actualización y la difusión en normas de Con-tratación.
La División de Contratación comenta que el estudio de reestructuración adminis-trativa general que adelantó la Universidad ya terminó, sin embargo no es conocido todavía por las dependencias que operan los procesos.
La División de Contrata-ción, aunque el porcenta-je de logro de la acción fue del 0%, presentó avances en el análisis de resultado y mantiene la valoración del riesgo.
2.11. Poco conocimiento de la normatividad comercial y civil por parte de los fun-cionarios encargados de las compras de bienes y servi-cios centralizados.
La División de Contratación llevó a cabo en coordinación con la División de Re-cursos Humanos, 31 actividades de capacitación en temas de Contratación Estatal, incluyendo la normatividad y las buenas prácticas. En estas actividades participa-ron 513 funcionarios de la Universidad.
La acción realizada por la División de Contrata-ción no fue eficaz y no permitió reducir la valo-ración del riesgo.
9. Procesos de cambio que se dan en el con-texto nacional e inter-nacional que afectan la cultura de las organiza-ciones (normatividad, globalización, exigencia de acreditaciones).
9.4 Insuficiencia de condi-ciones, estrategias institucio-nales y de respuesta oportu-na respecto al uso apropiado de TIC.
El Instituto de Educación y Pedagogía comenta que el soporte técnico ha mejorado notablemente en los últimos meses.
La acción realizada por el Instituto de Educación y Pedagogía no fue eficaz y no permitió reducir la valoración del riesgo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones75. Pérdida de transpa-rencia en los procesos ante la Comunidad Uni-versitaria y la Sociedad.
75.1. Omisión de controles en la documentación de los procedimientos en beneficio propio.
El Área de Calidad y Mejoramiento llevó a cabo la revisión en las actualizaciones de los manuales de procedimiento, referente a que los controles establecidos por los responsables de los procedimientos prevengan cualquier riesgo de corrupción que se pudiera presentar.
La acción realizada por el Área de Calidad y Me-joramiento no fue eficaz y no permitió reducir la valoración del riesgo.
Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones2. Cambios en las leyes, normas y decretos que exigen un cumplimiento de tareas y funciones sin los recursos apropiados para tal fin por parte del Estado.
2.8 Insuficiente divulgación de normas que regulan el proceso de Gestión de Bie-nes y Servicios a nivel ope-rativo y directivo.
La Sección de Gestión Documental envió oficio al Área de Capacitación para pro-gramar una charla sobre gestión de archivos y tablas de retención documental-TRD dirigida a los Jefes de las diferentes dependencias. Además llevó a cabo una capa-citación en el manejo y aplicación de las Tablas de Retención Documental, a la cual asistieron alrededor de 300 funcionarios.
La Facultad de Ingeniería realizó la difusión, a las Unidades Académicas, median-te correo electrónico, invitándolas a participar en los cursos programados por la División de Contratación sobre los procesos y reglamentación de contratación (di-plomado, curso en la ESAP). También se divulgó el curso de Gestión Documental organizado por la Vicerrectoría Administrativa y la aclaración de la guía para la contratación de docentes hora cátedra y ocasionales, organizada por la División de Recursos Humanos.
La Facultad de Ciencias Naturales y Exactas comenta que los directores no asisten a las capacitaciones y delegan la asistencia en las personas bajo su cargo.
Las acciones realizadas por la Sección de Gestión Documental y la Facultad de Ingeniería no fueron eficaces y no permitieron reducir la valoración del riesgo.
La Facultad de Ciencias Naturales y Exactas, aun-que el porcentaje de lo-gro de la acción fue del 0%, presentó avances en el análisis de resultado y mantiene la valoración del riesgo.
Procesos de ApoyoPROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha ObservacionesLa Dirección de Regio-nalización no presentó avances en el análisis de resultado y mantiene la valoración del riesgo.
19. Ubicación geográfi-ca de la Universidad en una zona de fallas geo-lógicas, tormentas eléc-tricas y zonas de riesgo (deslizamiento).
19.2 Deterioro de las edifi-caciones e incumplimiento de las normas antisísmicas. Código de sismo resistencia.
El Área de Planeación Física comenta que está contratado el Plan de Desarrollo Físico de la Facultad de Salud en su primera fase, el cual incluye el proyecto de reforzamiento estructural del edificio de Salud Pública.
En cuanto a las sedes, la Sede Cartago presentó a la sede Central el proyecto de construcción de un muro de contención y comenta que su ejecución depende de la sede Central en Cali.
La Sede Pacífico comenta que la crisis del paro estudiantil durante el primer semes-tre del año 2013 y el establecimiento de una Comisión Institucional por parte de la Rectoría para evaluar la situación de la Sede, fueron determinantes para suspender algunas acciones que se esperaban ejecutar durante el año 2013, mientras se gene-raban los insumos para la elaboración de un Plan de Desarrollo de la Sede, el cual incluye la elaboración del Plan Maestro de la Sede.
El Área de Planeación Física y la Sede Pacífi-co, aunque el porcentaje de logro de las acciones propuestas fue del 0%, presentaron avances en el análisis de resultado y mantienen la valoración del riesgo.
La Sede Cartago, aunque el porcentaje de logro de la acción fue del 0%, pre-sentó avances en el análi-sis de resultado y redujo la valoración del riesgo.
19.3. Inexistencia de un Plan de Evacuación en el Campus la Carbonera.
La Sede Palmira realizó un simulacro de evacuación con la colaboración de las bri-gadas de Seguridad, Salud Ocupacional, la Comunidad Universitaria y el Cuerpo de Bomberos.
La acción realizada por la Sede Palmira no fue eficaz y no permitió re-ducir la valoración del riesgo.
19.5. La edificación donde funciona la sede no es planta física propia.
La Sede Buga realizó tres (3) capacitaciones en los siguientes temas: Sensibiliza-ción importancia del rol del brigadista en una organización; Reanimación cardio pulmonar y Reanimación ABC primeros auxilios.
La acción realizada por la Sede Buga no fue efi-caz y no permitió reducir la valoración del riesgo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones35. Fácil acceso del per-sonal a las sedes de la Universidad.
35.1. Concepción de espacio público de los predios de la Universidad.
El Área de Planeación Física comenta que están contratadas las porterías de la Ca-lle 13 y Calle 16 de la Sede Meléndez.
La Sección de Seguridad y Vigilancia participó en una jornada de inducción a pri-míparos en compañía de padres de familia de la Facultad de Ciencias Naturales y Exactas.
En cuanto a las sedes, la Sede Palmira llevó a cabo el encerramiento de cinco (5) hectáreas en la parte perimetral de la Sede, las cuales concuerdan con la vía prin-cipal.
El Área de Planeación Física, aunque el por-centaje de logro de la ac-ción fue del 0%, presentó avances en el análisis de resultado y mantiene la valoración del riesgo.
Las acciones realizadas por la Sección de Segu-ridad y Vigilancia y la Sede Palmira no fueron eficaces y no permitieron reducir la valoración del riesgo.
La Sede Pacífico no presentó avances en la ejecución de la acción y mantiene la valoración del riesgo.
35.2. Fragilidad del sistema de seguridad institucional que conduce a no ejercer me-didas correctivas posteriores de los controles realizados por el personal de vigilancia.
La Sección de Seguridad y Vigilancia realizó la socialización en los comités del COPASO - Comité Central de Emergencias Convivencia y Seguridad.
En cuanto a las sedes, la Sede Palmira contrató dos (2) vigilantes para la sede.
Las acciones realizadas por la Sección de Segu-ridad y Vigilancia y la Sede Palmira no fueron eficaces y no permitieron reducir la valoración del riesgo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones35.3. Insuficiente control de la comunidad universitaria, visitantes, contratistas y per-sonal no autorizado en las áreas seguras.
La Facultad de Ciencias de la Administración comenta que la ampliación de cober-tura del sistema de seguridad actual está proyectada para el año 2014 y que se están realizando los trámites para la asignación de recursos por estampilla y recursos propios.
En cuanto a las sedes, la Sede Cartago elaboró y socializó el documento que espe-cifica el ingreso de personal al campus.
La Sede Pacífico realizará los ajustes a la acción propuesta dada su situación actual.
La Sede Palmira solicitó las cotizaciones para la compra de equipos de vigilancia, sin embargo no se han implementado por falta de presupuesto.
La Facultad de Ciencias de la Administración, aunque el porcentaje de logro fue del 0%, presen-tó avances en el análisis de resultado y mantiene la valoración del riesgo.
Las acciones realizadas por las Sedes Cartago y Palmira no fueron efi-caces y no permitieron reducir la valoración del riesgo.
La Sede Pacífico, aunque el porcentaje de logro fue del 0%, presentó avances en el análisis de resultado y redujo la valoración del riesgo.
La Facultad de Ingeniería no presentó avances en la ejecución de la acción y mantiene la valoración del riesgo.
La Sección de Seguridad y Vigilancia no presentó avances en la ejecución de la acción.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones35.4. Porte y uso ilegal de elementos de violencia, ame-nazas e intimidaciones con-tra miembros de la comuni-dad universitaria.
En cuanto a las sedes, la Sede Norte del Cauca contactó al Comandante de la Poli-cía de Santander de Quilichao para solicitar acompañamiento y disminuir los ries-gos de atraco en las afueras de la Sede. Además, se pusieron avisos de “prohibido porte de armas dentro de la Universidad” para mitigar y advertir a la comunidad universitaria sobre el porte de armas. La Sede crevaluó el riesgo dado que existe una única entrada con seguridad privada tanto para el personal interno como exter-no por lo que se reduce el riesgo.
La Sede Palmira realizó capacitación con el acompañamiento de la vigilancia pri-vada de la Sede.
La Sede Norte del Cauca, aunque el porcentaje de logro de la acción fue del 0%, presentó avances en el análisis de resultado y redujo la valoración del riesgo.
La Sede Palmira presentó avances en el análisis de resultado y mantiene la valoración del riesgo en Bajo.
La Sección de Seguridad y Vigilancia no presentó avances en la ejecución de la acción.
36. En el mercado re-gional encontramos proveedores de bienes y servicios de mala cali-dad o muy costosos.
36.1. Contratación de pro-veedores de bienes y servi-cios para ejecutar diferentes actividades en forma simul-tánea.
La División de Administración de Bienes y Servicios realizó la evaluación a todos los proveedores y afinó los requisitos de experiencia específica, del proveedor y sus contratistas, en los pliegos.
La Facultad de Ingeniería llevó a cabo la divulgación mediante correo electrónico a los funcionarios administrativos, sobre el diplomado y la charla de contratación, a la cual asistieron representantes de cada unidad académica.
La Facultad de Ciencias Naturales y Exactas realizó el diseño del modulo en la aplicación de gestión administrativa y está pendiente su implementación y socia-lización.
Las acciones realizadas por la DABS y las Fa-cultades de Ingeniería y Ciencias Naturales y Exactas no fueron efi-caces y no permitieron reducir la valoración del riesgo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones37. Demandas de am-pliación de cobertura y servicios que presta la universidad.
37.1. Déficit y deterioro en aulas de clase para los gru-pos que se programan.
El Área de Planeación Física comenta que tiene formulado el edificio de Aulas de la Sede San Fernando y está abierto el proceso mediante concurso privado de ideas arquitectónicas para la adjudicación de los diseños del edificio de Tecnologías y del CDU de la Sede San Fernando.
El Instituto de Psicología comenta que semestralmente se programa el manteni-miento preventivo a las aulas de clase de posgrado del Instituto. Además comenta que ha negociado con otras unidades académicas, pero no ha conseguido los espa-cios porque todos están siendo utilizados.
En cuanto a las sedes, la Sede Pacífico comenta que debido a la crisis del paro estu-diantil durante el primer semestre del año 2013 y al establecimiento de la Comisión Institucional por parte de la Rectoría, para evaluar la situación de la Sede, se deter-minó suspender algunas acciones que se esperaban ejecutar durante el año 2013, mientras se generaban los insumos para la elaboración del Plan de Desarrollo de la Sede, el cual incluye la elaboración del Plan Maestro de la Sede.
La acción realizada por el Área de Planeación Física no fue eficaz y no permitió reducir la valo-ración del riesgo.
La acción realizada por el Instituto de Psicología no fue eficaz e incrementó la valoración del riesgo.
La Sede Pacífico, aun-que el porcentaje de lo-gro de la acción fue del 0%, presentó avances en el análisis de resultado y mantiene la valoración del riesgo.
37.2 Lentitud en la adapta-ción de la planta física a la movilidad de personas con limitaciones físicas.
El Área de Planeación Física comenta que la primera fase del Plan de Desarrollo Fí-sico de la Facultad de Salud incluye el diseño de los accesos a todos los edificios de la Facultad así como el diseño de los andenes y espacio público de la Sede San Fer-nando que respondan a las necesidades de las personas con diversidad funcional.
En cuanto a las sedes, la Sede Pacífico comenta que debido a la crisis del paro es-tudiantil ocurrido en el primer semestre del año 2013 y al establecimiento de una Comisión Institucional por parte de la Rectoría para evaluar la situación de la Sede, se determinó suspender algunas acciones que se esperaban ejecutar durante el año 2013, mientras se generan los insumos para la elaboración del Plan de Desarrollo para la Sede, el cual incluye la elaboración del Plan Maestro de la Sede.
La Sede Palmira comenta que está pendiente el visto bueno por parte de la OPDI al proyecto de instalación del ascensor de la Sede, esto debido a que la Dirección de la Sede no tiene la autorización para hacer modificaciones en la planta física y en su estructura.
Las acciones realizadas por el Área de Planeación Física no fueron eficaces y no permitieron reducir la valoración del riesgo.
Las Sedes Pacífico y Pal-mira, aunque el porcenta-je de logro de las accio-nes propuestas fue del 0%, presentan avances en el análisis de resulta-do y mantienen la valora-ción del riesgo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones37.3. Fragilidad en el siste-ma eléctrico aéreo e inter-no, alcantarillado y redes de agua (insuficiencia y obso-lescencia).
La Sección de Servicios Varios y Mantenimiento comenta que algunas solicitudes de mantenimiento, de acuerdo a su naturaleza, son atendidas con recursos de las dependencias.
El Instituto de Psicología programa anualmente la realización del mantenimiento preventivo del cableado de red del Instituto.
En cuanto a las sedes, la Sede Cartago comenta que fue aprobado el Plan Maestro de la Sede y está pendiente su ejecución.
La Sede Pacífico llevó a cabo la instalación de los aires acondicionados en la Sede, siendo necesario realizar una inversión de recursos para adecuar la red eléctrica, por lo cual considera que ya no hay fragilidad en el sistema eléctrico, y comenta que aunque no cuenta con un sistema alterno de energía, éste no es necesario o ur-gente y dado que las afectaciones en el fluido eléctrico han obedecido a factores ex-ternos que no son controlables por la institución solicita la anulación de la acción.
La Sede Tuluá llevó a cabo el mantenimiento de la fachada de la Sede Príncipe y sus adecuaciones locativas con recursos dados por la Rectoría y comenta que la reorganización del cableado eléctrico entre unidades y estaciones (caja breaker) se planea incluir a través de proyectos financiados con recursos del impuesto CREE.
La Sede Zarzal realizó el plan de mantenimiento con la asignación de recursos pro-pios y por contrato con la Fundación, en el cual se incluyen: la pintura para salones, fachada de la Sede y la Biblioteca; la impermeabilización de las ventanas y el canal de aguas lluvias del tercer piso del edificio de la sede y la construcción de la malla a tierra de la sede.
Las acciones realizadas por la Sección de Servi-cios Varios y Manteni-miento fueron eficaces y permitieron reducir la valoración del riesgo.
La acción realizada por el Instituto de Psicología no fue eficaz e incrementó la valoración del riesgo.
La Sede Cartago, aunque el porcentaje de logro de la acción fue del 0%, pre-sentó avances en el análi-sis de resultado y redujo la valoración del riesgo.
Las Sede Pacífico, aun-que el porcentaje de lo-gro de la acción fue del 0%, presentó avances en el análisis de resultado y solicita que se elimine la acción de su matriz de riesgos.
La Sede Tuluá, aunque el porcentaje de logro de la acción fue del 0%, pre-sentó avances en el
77
Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observacionesanálisis de resultado y mantiene la valoración del riesgo.
La acción realizada por la Sede Zarzal no fue efi-caz y no permitió reducir la valoración del riesgo.
37.4. Falta de proveedores en la región que cumplan con los requisitos de contra-tación de bienes y servicios.
La Sede Zarzal llevó a cabo una instrucción personal para los proveedores habitua-les antes de realizar las contrataciones. Asimismo, elaboró y envió por correo elec-trónico las instrucciones y requisitos para la contratación. Según la Sede la acción se traslada a los controles existentes.
La acción realizada por la Sede Zarzal fue eficaz y permitió reducir la va-loración del riesgo.
37.5. Inexistencia en la plan-ta física que facilite la movi-lidad de personas con limita-ciones físicas.
La Sede Caicedonia comenta que desde el año 2013 se encuentran en uso las ram-pas y escaleras construidas en la Sede, con lo cual se garantiza el acceso y la movi-lidad a la población discapacitada.
La acción realizada por la Sede Caicedonia fue eficaz y permitió reducir la valoración del riesgo.
43. Daños de equipo o no entrega por fuerza mayor o caso fortuito.
43.1. Poco poder de control sobre agentes externos con capacidad de alterar el Orden Público. Algunas instalacio-nes físicas son vulnerables o agentes de riesgo.
La Sección de Compras y Administración de Bie-nes no presentó avances en la ejecución de la ac-ción propuesta y man-tiene la valoración del riesgo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones46. Ingreso de personas ajenas a la institución con fines nocivos para los bienes muebles e inmuebles (hurtos, de-terioro de planta física).
46.1. Deficientes condicio-nes de seguridad y precario servicio de vigilancia.
La Sede Buga asignó a una profesional administradora la labor como responsable del proceso y la supervisión de las actividades y la atención de novedades.
La Sede Buga presentó avances en el análisis de resultado y mantiene la valoración del riesgo en Bajo.
47. Insuficiente e in-adecuada planta para el cumplimiento de los procesos misionales.
47.1. Falta espacios adecua-dos para el cumplimiento de los procesos misionales.
La Sede Caicedonia llevó a cabo la presentación del documento en el cual solicita la donación de un lote ante la Federación de Cafeteros y está en espera de la res-puesta.
La Sede Caicedonia, aunque el porcentaje de logro de la acción fue del 0%, presentó avances en el análisis de resultado y mantiene la valoración del riesgo.
50. Pérdida de equipos y riesgo en la seguridad de la comunidad univer-sitaria.
50.1. Existe una red eléctrica deficiente que ocasiona altos picos que genera daños en los equipos y ponen en alto riesgo la seguridad de la sede y a la comunidad universita-ria.
La Sede Caicedonia comenta que aunque en el año 2013 no fue posible iniciar la obra de repotenciación eléctrica en la Sede, debido a las dificultades de tiempos y usos en proceso, se llevó a cabo la adjudicación de la obra cuyo compromiso de inicio está para la segunda semana de enero de 2014.
La Sede Caicedonia, aunque el porcentaje de logro de la acción fue del 0%, presentó avances en el análisis de resultado y disminuyó la valoración del riesgo.
53. Posible afectación del patrimonio institu-cional.
53.1. Desconocimiento de la norma requerida para recibo físico de donaciones.
La Sección de Compras y Administración de Bienes ha avanzado en la generación de manuales e instructivos para las actividades relacionadas con el proceso de do-naciones.
La acción realizada por la Sección de Compras y Administración de Bie-nes no fue eficaz y no permitió reducir la valo-ración del riesgo.
54. Revisión inadecua-da de los documentos soporte de proceso pre - contractual antes de So-licitar Ofertas o publicar Pliego de Licitación.
54.1. Sobre carga de trabajo en periodos “pico”. Procesos a cargo de los funcionarios que pueden llevar a que no realicen una revisión com-pleta.
La División de Contrata-ción no presentó avances en la ejecución de la ac-ción y mantiene la valo-ración del riesgo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones55. Ubicación geográfi-ca de la Sede Norte del Cauca en una zona alto riesgo.
55.1. Inexistencia de un Plan de Evacuación en la sede ad-ministrativa y en las sedes donde se dictan las clases.
La Sede Norte del Cauca no presentó avances en la ejecución de la acción y comenta que este riesgo está contemplado en las acciones propuestas para tratar la vulnerabilidad 19.1.
57. Ubicación geográfi-ca de la Universidad en una zona de fallas geo-lógicas, tormentas eléc-tricas y zonas de riesgo en cuanto a inundacio-nes o incendios natura-les o provocados.
57.1. Falta de tecnología que detecte el humo y elementos contra incendios adecuados.
La Sección de Gestión Documental comenta que los extintores de la Sección se recargaran en el mes de Junio de cada año, cumpliendo así el protocolo de mante-nimiento de los mismos.
La Sección de Gestión Documental, aunque el porcentaje de logro fue del 0%, presentó avances en el análisis de resultado y mantiene la valoración del riesgo.
62. Condiciones am-bientales que amena-zan la conservación del acervo documental de la Universidad del Valle.
62.1. Archivo Central e Histórico sin cumplimiento de los requisitos mínimos y condiciones técnico am-bientales requeridas para el correcto depósito y conser-vación de documentos.
La Sección de Gestión Documental realizó la recarga de los extintores existentes y compró seis (6) extintores de Sol-K Flan y comenta que en el mes de enero 2014 se instalará el sistema de alarma y detección de incendios, el cual se encuentra contratado.
La acción realizada por la Sección de Gestión Documental no fue efi-caz y no permitió reducir la valoración del riesgo.
67. Posibles situaciones de ofrecimiento de dá-divas con el objetivo de obtener un beneficio.
67.4. Disposiciones esta-blecidas en los pliegos de condiciones que permitan di-reccionar los procesos con-tractuales hacia un grupo en particular.
El Instituto de Psicología realizó la consulta de la lista de postulantes en casi la mitad de los procesos de contratación.
La acción realizada por el Instituto de Psicología no fue eficaz e incrementó la valoración del riesgo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones67.5. Adquisición de recur-sos tecnológicos donde pri-man los beneficios particula-res sobre los institucionales.
El Instituto de Psicología realizó la consulta de la lista de los participantes que ofrecieron recursos tecnológicos, revisando que cumplieran con los parámetros exigidos por la Universidad.
La acción realizada por el Instituto de Psicología no fue eficaz y no permi-tió reducir la valoración del riesgo.
71. Posibles situaciones de ofrecimiento de dá-divas de proveedores de bienes y servicios.
71.1. Adjudicación de con-tratos sin el cumplimiento del procedimiento y los re-quisitos.
La División de Administración de Bienes y Servicios realizó charlas enfocadas a la política anticorrupción vigente con el comité interno de la DABS.
La acción realizada por la DABS no fue eficaz y no permitió reducir la va-loración del riesgo.
78. Ofrecimiento de dá-divas a supervisores e interventores de contra-tos.
78.1. Falta de criterios claros para la selección y asigna-ción de interventores y/o su-pervisores de contratos.
La División de Admi-nistración de Bienes y Servicios no presentó avances en el análisis de resultado y mantiene la valoración del riesgo.
80. Falsedad en la infor-mación presentada para acceder a una contrata-ción.
80.1. Complicidad del fun-cionario que sabe que la in-formación esta adulterada y no denuncia.
La División de Administración de Bienes y Servicios realiza verificación de toda la documentación requerida por el oferente en los diferentes procesos.
La acción realizada por la DABS no fue eficaz y no permitió reducir la va-loración del riesgo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones2. Cambios en las leyes, normas y decretos que exigen un cumplimiento de tareas y funciones sin los recursos apropiados para tal fin por parte del Estado.
2.7 Plataforma tecnológica rígida y obsoleta que no res-ponde a los requerimientos actuales.
La División Financiera comenta que con los scripts desarrollados por la OITEL, se cuenta con las herramientas necesarias para la generación de los diferentes archivos requeridos para importar la información de la Universidad al sistema RCL.Además informa que en el mes de octubre de 2013 se rindió el 100% de la información re-querida por el ente de control en el sistema de rendición de cuentas en línea RCL, conforme a los plazos establecidos por la Contraloría Departamental del Valle del Cauca; esta información corresponde al primer semestre de 2013.
El Instituto de Psicología menciona que la universidad está mejorando en sus pro-cesos, lo cual hace que se disminuyan los registros manuales y la gran mayoría de los procesos se encuentren sistematizados.
La Facultad de Ingeniería realizó para el proceso de cierre presupuestal, el envió de la circular a todas las unidades académicas para dar prioridad a los trámites según el calendario e informó sobre las fechas límite para los trámites de contratos por la Ley de Garantías.
En cuanto a las sedes, la Sede Zarzal comenta que la OITEL está realizando el apo-yo tecnológico a las Sedes por lo cual el riesgo se disminuye y no requiere acciones por parte de la Sede.
Las acciones realizadas por la División Financie-ra y la Facultad de Inge-niería no fueron eficaces y no permitieron reducir la valoración del riesgo.
La acción realizada por el Instituto de Psicolo-gía fue eficaz y permitió reducir la valoración del riesgo.
La Sede Zarzal, aunque el porcentaje de logro de la acción fue del 0%, pre-sentó avances en el análi-sis de resultado y redujo la valoración del riesgo.
3. Falta de voluntad po-lítica para comprome-terse con la financiación adicional que requiere la educación superior.
3.6 Crecimiento inexorable de los gastos y costos ver-sus una estructura financiera congelada (base presupues-tal de recursos de la nación).
La Facultad de Salud comenta que las actividades convocadas para la discusión de la Ley 30 contaron con la presencia activa de la Comunidad Universitaria y en to-das las actividades se contó con por lo menos un docente y un grupo de estudiantes.
La acción realizada por la Facultad de Salud no fue eficaz y no permitió reducir la valoración del riesgo.
PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones20. Grupos externos e internos que propulsan una agenda de desesta-bilización de la Univer-sidad.
20.2 Reprocesos y demoras en los trámites.
La División Financiera comenta que adicional a las medidas existentes ante las situaciones de bloqueo y desordenes, se cuenta con la disponibilidad de equipos en la Torre Institucional, la Sede San Fernando y la OITEL. Además la OITEL llevó a cabo los cambios en la configuración de la red para acceder de manera remota me-diante el acceso vía VPN, (Virtual Private Network), garantizando la seguridad del sistema. La Sede autorizó el acceso vía VPN a los Jefes de Sección de la División Financiera y al Vicerrector Administrativo.
La acción realizada por la División Financiera no fue eficaz y no permitió reducir la valoración del riesgo.
20.3. Dificultad para lograr recursos públicos necesarios para la construcción del nue-vo edificio de la Universidad por situaciones coyunturales que pueden presentarse por los entes gubernamentales.
La Sede Yumbo reiteró el acuerdo y la decisión entre el Alcalde de Yumbo y el Rec-tor para consolidar el proyecto de construcción de la nueva sede a partir de finales del año 2014.
La Sede Yumbo, aunque el porcentaje de logro de la acción fue del 0%, presentó avances en el análisis de resultado y mantiene la valoración del riesgo.
20.5. No cuenta con un plan alternativo para trámite de pagos.
La Sede Yumbo no pre-sentó avances en la eje-cución de la acción.
22. Crisis fiscal de los entes territoriales.
22.1 Dependencia de la dis-ponibilidad de recursos de los entes territoriales.
La División Financiera comenta que a diciembre 31 de 2013 el Departamento del Valle del Cauca le giró a la Universidad $42.247 MM del total de las transferencias aforadas para la vigencia 2013, cuyo monto total ascendía a $55.240 MM distribui-dos de la siguiente manera: $8.512MM correspondientes a recursos de Ley 30/92 para funcionamiento, $8.013 MM por concepto del Pasivo Pensional- Contrato In-teradministrativo de Concurrencia; $1.495 MM del Acuerdo Indexación Ley 30/92, $1.994 MM del Acuerdo Indexación Pensiones y $28.824 MM por concepto de recaudo de la Estampilla Pro-Univalle. De la vigencia 2013, el Departamento del Valle del Cauca quedó debiéndole a la Universidad la suma de $12.041 MM, los
Las acciones realizadas por la División Financie-ra y la Sede Caicedonia no fueron eficaces y no permitieron reducir la valoración del riesgo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observacionescuales quedaron causados en sus cuentas pendientes de pago, de la siguiente ma-nera: $2.832 MM por concepto de recursos de Ley 30/92 para funcionamiento, $2.653 MM de Pasivo Pensional; $448 MM del Acuerdo Indexación Ley 30/92, $658 MM Acuerdo Indexación Pensiones y $5.449 MM por concepto de recaudo de la Estampilla Pro-Univalle, el cual ascendió a $34.274 MM, es decir el 97% del total aforado para la vigencia 2013 ($35.226 MM).
En cuanto a las sedes, la Sede Caicedonia ejecutó tres convenios con las alcaldías de los Municipios de Sevilla y Caicedonia.
23. Las continuas de-mandas jurídicas sobre la estampilla Pro Uni-versidad del Valle.
23.1 La suspensión del re-caudo de la estampilla que afecta la inversión y el pago de pensiones.
La División Financiera comenta que se logró la expedición de la Ordenanza 371 del 24 de mayo de 2013, que amplió el plazo para terminar el desarrollo e implementa-ción del aplicativo para el Formato Único de Estampilla, el cual fue culminado en diciembre de 2013 y en enero de 2014 se dará inicio a su primera fase de implemen-tación. Asimismo, la División, contando con asesoría especializada, avanza en las propuestas para ajustar el proyecto de Ley Orgánica de Estampilla, que será socia-lizada en la vigencia 2014. También comenta que de tres (3) cuantiosas demandas que involucran la estampilla Pro Univalle, la Universidad con asesoría especializa-da ha intervenido de forma directa en una (1) y ha apoyado indirectamente las otras dos (2). Además brinda apoyo en las respuestas a las solicitudes de devolución para minimizar el riesgo de que se configuren en posteriores demandas.
Las acciones realizadas por la División Financie-ra no fueron eficaces y no permitieron reducir la va-loración del riesgo.
24. Cambio jurispru-dencial con relación a los fallos sobre el tema pensional que genera in-seguridad jurídica.
24.1 Concurrencia de la Uni-versidad en el pago de pen-siones.
La División Financiera comenta que la pausa en la gestión de la Universidad tam-bién obedece al compás de espera que ha solicitado el Ministerio de Hacienda hasta que se determinen los efectos y la aplicabilidad de la Sentencia C-258 en cuanto a las diferentes instituciones del País que se han visto afectadas por topes superiores a los legales, IBL y factores enunciativos.
Las acciones realizadas por la División Financie-ra no fueron eficaces y no permitieron reducir la va-loración del riesgo.
61. Procedimiento dis-pendioso y complejo de entender.
61.1. Las devoluciones que se presentan en los diferen-tes procedimientos del Fon-do Renovable y Caja Menor.
La Sede Yumbo realizó la revisión de los documentos antes de ser enviados. La acción realizada por la Sede Yumbo fue eficaz y permitió reducir la va-loración del riesgo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones67. Posibles situaciones de ofrecimiento de dá-divas con el objetivo de obtener un beneficio.
67.2. Posibilidad de que los funcionarios que desempe-ñan cargos relacionados con el proceso de pago tengan predisposición a recibir dádi-vas o cualquier beneficio no justificado prometido, ofre-cido o concedido por perso-nas naturales o jurídicas.
La División Financiera llevó a cabo, vía correo electrónico, la socialización del Có-digo de Ética de la Universidad y del Código Disciplinario Único respectivamente, a todos los funcionarios vinculados a la División.
La acción realizada por la División Financiera no fue eficaz y no permitió reducir la valoración del riesgo.
72. Situación socioeco-nómica difícil y/o dile-mas éticos.
72.1. Posibilidad de que usuarios que no cuentan con el debido permiso ingresen al sistema presupuestal y aprueben gastos o transfe-rencias no autorizados en el presupuesto.
La División Financiera realizó un curso de capacitación sobre Seguridad Informá-tica, en el cual participaron 25 funcionarios vinculados a diferentes dependencias de la Universidad.
La acción realizada por la División Financiera no fue eficaz y no permitió reducir la valoración del riesgo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones32. Acelerado proceso de cambio en el ambien-te normativo y tecnoló-gico del sector a nivel mundial.
32.1. Contradicción entre las políticas de desarrollos de software propios versus una planta de cargos de soporte congelada.
La OITEL realizó el lineamiento de presentación de iconos de las redes sociales en las páginas institucionales y el lineamiento de la gestión de contenido en la plata-forma de cada red social.
La acción realizada por la OITEL no fue eficaz y no permitió reducir la va-loración del riesgo.
32.2. Falta de conciencia frente al tema de seguridad informática, institucional y personal.
La OITEL llevó a cabo tres (3) capacitaciones, dos (2) de las cuales estuvieron dirigidas a funcionarios con conocimientos en redes y una (1) capacitación a nivel básico dirigida para el personal de la División Financiera.
La Facultad de Salud creó un curso sobre seguridad informática y manejo de la plataforma virtual que consta de tres módulos, cuyas capacitaciones se realizan cuando el funcionario ingresa por primera vez a la Facultad.creó un curso sobre se-guridad informática y manejo de la plataforma virtual que consta de tres módulos, cuyas capacitaciones se realizan cuando el funcionario ingresa por primera vez a la Facultad.
La Facultad de Ciencias Naturales y Exactas diseñó un afiche que es utilizado como protector de pantalla en los equipos de cómputo de las salas de la Facultad. Además da recomendaciones a los usuarios en las solicitudes de servicio técnico que se pre-sentan y realizó un taller sobre el manejo del correo institucional.
La Facultad de Ciencias de la Administración realiza procesos de socialización y da recomendaciones a los profesores en los claustros, además informa a los estu-diantes sobre las diversas condiciones en sus charlas de bienvenida y envía comu-nicados informativos.
En cuanto a las sedes, la Sede Caicedonia envió la política de informática por el correo institucional.
Las acciones realiza-das por la OITEL, las Facultades de Ciencias Naturales y Ciencias de la Administración y las Sedes Palmira y Tuluá no fueron eficaces y no per-mitieron reducir la valo-ración del riesgo.
Las acciones realizadas por la Facultad de Salud y la Sede Yumbo fueron eficaces y permitieron reducir la valoración del riesgo.
Las Sedes Caicedonia y Norte del Cauca, aunque el porcentaje de logro de la acción fue del 0%, pre-sentaron avances en el
PROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS TECNOLÓGICOS
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha ObservacionesLa Sede Norte del Cauca comenta que el área de sistemas ha investigado sobre metodologías actualizadas de seguridad informática (back ups) que permitan mitigar los impactos por violación de la información. La Sede Palmira llevó a cabo, la socialización de las recomendaciones que se deben tener en cuenta acerca de la seguridad informática , la cual estuvo diri-gida al personal administrativo de la Sede.
La Sede Tuluá realizó la creación de los usuarios de los pc del área adminis-trativa, sin embargo estos no cuentan con acceso directo por la poca capaci-dad del servidor. Es importante mencionar que la Sede está en espera de un servidor que fue aprobado como proyecto de estampilla. Asimismo, realizó la prueba de tres (3) softwares libres diferentes para backup y trabaja actualmen-te con el software Create Synchronicity.
La Sede Yumbo llevó a cabo una charla sobre seguridad informática.
análisis de resultado y man-tienen la valoración del ries-go.
Las Facultades de Artes Integradas e Ingeniería no presentaron avances en la ejecución de las acciones propuestas y mantienen la valoración del riesgo.
El Instituto de Educación y Pedagogía incrementó la valoración del riesgo de Bajo a Moderado.
32.3. Desbalance entre la infraestructura instalada ver-sus la estructura para man-tenerla y operarla (eléctrica, personal, física, ambiental).
La OITEL realizó el contrato para el mantenimiento de pc e impresoras.
El Instituto de Educación y Pedagogía gestionó ante la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional la puesta en marcha del Plan Maestro de Planta Física del Instituto. Además llevó a cabo un curso de inducción sobre la admi-nistración de software de los equipos de la Universidad.
La Facultad de Salud entregó el oficio de solicitud de actualización de los equipos en las unidades académicas identificadas como críticas y comenta que el documento original reposa en los archivos del Comité de Calidad.
La Facultad de Ciencias Naturales y Exactas realizó el levantamiento físico de las ayudas audiovisuales de la Facultad y comenta que se deben buscar los mecanismos de actualización y mantenimiento permanente. Además, algunas de sus unidades académicas han realizado pequeñas mejoras y mantenimiento de la infraestructura con recursos propios.
Las acciones realizadas por la OITEL, el Instituto de Educación y Pedagogía y la Facultad de Ciencias Na-turales y Exactas no fueron eficaces y no permitieron reducir la valoración del riesgo.
Las acciones realizadas por la Facultad de Salud y la Sede Zarzal fueron eficaces y permitieron reducir la va-loración del riesgo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha ObservacionesEn cuanto a las sedes, la Sede Caicedonia realizó la adjudicación de la obra de repotenciación eléctrica la cual tiene como compromiso de inicio de la obra para la segunda semana de enero de 2014.
La Sede Pacífico logró gestionar la culminación del proyecto para el mejora-miento de los aires acondicionados de la Sede. También realizó las obras para las adecuaciones eléctricas.
La Sede Zarzal mantiene el contrato con el proveedor ERT y asignó un nuevo contrato por parte de la Universidad “Media Comerce”.
La Sede Caicedonia; aunque el porcentaje de logro de la acción fue del 0%, presentó avances en el análisis de resultado y redujo la valoración del riesgo.
La Sede Pacífico ejecu-tó la acción en el 100%, considera que no es nece-sario revalorar el riesgo y que cumplió con lo pro-yectado.
32.4. Las sedes y las facul-tades e institutos no están integradas en el sistema de gestión del diseño, transición y operación de servicios tec-nológicos de la OITEL.
La OITEL elaboró una guía para los estudiantes sobre el correo electrónico institucional, la cual fue publicada en la página web.
El Instituto de Psicología participó en la capacitación programada sobre la implementación de TIC.
La Facultad de Ingeniería comenta que la intranet está en proceso de progra-mación.
La acción realizada por la OITEL no fue eficaz y no permitió reducir la va-loración del riesgo.
La acción realizada por el Instituto de Psicología no fue eficaz e incrementó la valoración del riesgo.
La Facultad de ingenie-ría, aunque el porcentaje de logro de la acción fue del 0%, presentó avances en el análisis de resultado y mantiene la valoración del riesgo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha ObservacionesLa División de Contrata-ción no presentó avances en la ejecución de la ac-ción y mantiene la valo-ración del riesgo.
32.5. Recursos inexistentes para la operación diaria de la OITEL y su capacidad de atención al usuario.
La OITEL presentó el proyecto de atención de repuestos y mantenimiento de equi-pos activos de red.
La acción realizada por la OITEL no fue eficaz y no permitió reducir la va-loración del riesgo.
33. Disponibilidad de software ilegal.
33.1. Política institucional que dificulta la adquisición de software comercial por Estampilla.
La Facultad de Ingeniería creó un banner informativo en su página para divulgar la política de uso de los recursos informáticos de la Universidad.
La Facultad de Ciencias de la Administración comenta que se trabaja constante-mente para evitar infracciones a la normatividad en copyright y propiedad inte-lectual y se está trabajando con programas debidamente licenciados y con otros denominados “software libre”.
La Sede Tuluá comenta que para el período agosto-diciembre de 2013, de los 36 computadores administrativos que tiene la Sede hay 24 con software libre (open office) y 12 con licencias de office.
La Sede Zarzal comenta que la Universidad, mediante la Resolución de Rectoría No. 2654 de noviembre de 2012, flexibilizó los requisitos para la adquisición de software comercial. La Sede aplicó la Resolución en el año 2013.
La acción realizada por la Facultad de Ingeniería no fue eficaz y no permi-tió reducir la valoración del riesgo.
La Facultad de Ciencias de la Administración pre-sentó avances en el aná-lisis de resultado y man-tiene la valoración del riesgo en Bajo.
La acción realizada por la Sede Tuluá fue eficaz y permitió reducir la va-loración del riesgo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones33.2. Contradicción entre la política de uso de software libre versus la inexistencia de un grupo de apoyo a la difusión y capacitación del software libre.
La Sede Caicedonia comenta que se adquirió por parte de la Facultad de Ciencias de la Administración las licencias de Microsoft Office 2010 para 53 equipos de cómputo. Los otros equipos (35) continúan con Open Office.
La Sede Tuluá comenta que para el período agosto-diciembre de 2013, de los 36 computadores administrativos que tiene la Sede hay 24 con software libre (open office) y 12 con licencias de office.
La Sede Yumbo realizó la instalación de software licenciado en los equipos de bien-estar, recepción, biblioteca, secretaria académica y matricula financiera.
Las acciones realizadas por la Sedes Caicedonia y Yumbo no fueron efi-caces y no permitieron reducir la valoración del riesgo.
La acción realizada por la Sede Tuluá fue eficaz y permitió reducir la va-loración del riesgo.
34. Existencia de hac-kers y software malicio-so.
34.1 Existencia de servido-res sin administradores que cumplan con las políticas institucionales.
La OITEL comenta que el proyecto fue traslada-do a la DINTEV para su ejecución.
67. Posibles situaciones de ofrecimiento de dá-divas con el objetivo de obtener un beneficio.
67.3. Sistemas de informa-ción susceptibles de manipu-lación o adulteración.
El Instituto de Psicología comenta que cada semestre el sistema pide automática-mente el cambio de contraseña por seguridad.
La acción realizada por el Instituto de Psicolo-gía fue eficaz y permitió reducir la valoración del riesgo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones3. Falta de voluntad po-lítica para comprome-terse con la financiación adicional que requiere la educación superior.
3.6 Crecimiento inexorable de los gastos y costos ver-sus una estructura financiera congelada (base presupues-tal de recursos de la nación).
La Sede Buga ejecutó el 98% del presupuesto según el reporte de Interfinanzas y el cierre de la vigencia estuvo sin déficit presupuestal.
La acción realizada por la Sede Buga no fue efi-caz y no permitió reducir la valoración del riesgo.
9. Procesos de cambio que se dan en el con-texto nacional e inter-nacional que afectan la cultura de las organiza-ciones (normatividad, globalización, exigencia de acreditaciones).
9.2 Lentitud y/o resistencia al cambio tecnológico.
El Instituto de Psicología cuenta con tres (3) profesores que se apoyan en el cam-pus virtual y tiene tres (3) cursos con apoyo en el campus virtual de 28 asignaturas ofrecidas en el pregrado.
La Facultad de Salud diseñó un curso con tres módulos sobre seguridad informática y manejo de la plataforma virtual. Además, incluyó a cien docentes en el curso de capacitación en el uso de TIC y comenta que las capacitaciones en el manejo de los sistemas de información de la Universidad se realizan cuando el funcionario ingresa por primera vez a la Facultad.
La Facultad de Ingeniería realizó una capacitación para el personal de la Coordi-nación Administrativa, en sistemas de información de la Universidad. Esta capa-citación fue extendida a las Unidades Académicas. Además, realizó la divulgación de la información enviada por el área de capacitación de la División de Recursos Humanos a los funcionarios de la Facultad para asistir a los cursos programados.
La Facultad de Ciencias de la Administración comenta que al inicio de cada semes-tre se realizan capacitaciones a los docentes sobre campus virtual, de igual forma se desarrollan capacitaciones para el personal administrativo sobre SAPS, manejo documental, entre otros instrumentos con base en el desarrollo tecnológico. Las capacitaciones son abiertas al público y se brindan a los estudiantes para el manejo del campus virtual, bases de datos y plataformas de búsqueda.
Las acciones realizadas por el Instituto de Psico-logía no fueron eficaces e incrementaron la valo-ración del riesgo.
Las acciones realizadas por las Facultades de Salud y Ciencias de la Administración fueron eficaces y permitieron reducir la valoración del riesgo.
Las acciones realizadas por la Facultad de Inge-niería y las Sedes Car-tago, Norte del Cauca y Palmira no fueron efi-caces y no permitieron reducir la valoración del riesgo.
PROCESO: GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha ObservacionesEn cuanto a las sedes, la Sede Cartago llevó a cabo las capacitaciones entorno a las TIC programadas para los docentes.
La Sede Norte del Cauca realizó capacitaciones para el personal administrativo y docente, en aspectos tecnológicos y pedagógicos. Además algunos funcionarios asistieron a las capacitaciones dictadas por la Universidad, dentro de las que se encuentran: una capacitación en Excel y Gmail (16 horas), el Seminario de Educa-ción Matemática, el Primer Encuentro de experiencias pedagógicas, el Diplomado en Consejería Estudiantil, el proceso de Autoevaluación para la acreditación de los programas académicas y el Diplomado de Acreditación, en el cual fue certificado un funcionario.La Sede Palmira promovió las capacitaciones en TIC para estudiantes, docentes y coordinadores de los programas académicos.
Las Sedes Caicedonia y Pacifico no presentaron avances en la ejecución de las acciones y man-tienen la valoración del riesgo.
Es importante mencionar que la Facultad de Artes Integradas incrementó la valoración del riesgo de Bajo a Moderado.
25. Régimen estatal res-trictivo para la vincula-ción y permanencia de funcionarios en las Uni-versidades públicas.
25.1 Deficiencias en el pro-ceso de selección.
La Facultad de Ciencias de la Administración realizó inducciones y conferencias en temas relacionados con el Sistema de Gestión Documental para los funcionarios y en el Sistema de Gestión de Calidad-GICUV para los funcionarios y docentes.
La acción realizada por la Facultad de Ciencias de la Administración fue eficaz y permitió reducir la valoración del riesgo.
La Dirección de Regio-nalización no presentó avances en la ejecución de la acción y mantiene la valoración del riesgo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones25.2 Dificultad para engan-char y retener la planta do-cente de alto nivel de forma-ción.
La Vicerrectoría Administrativa participó en las reuniones con otros Entes Univer-sitarios Autónomos para definir las políticas consolidadas a nivel nacional en lo referente a la dificultad para enganchar y retener la planta docente de alto nivel de formación y comenta que las decisiones de aplicación de nuevas estrategias serán asumidas una vez se proyecte la nueva reglamentación para la organización y ma-nejo de las Universidades Publicas, la cual reemplazara la Ley 30 de 1992.
La Vicerrectoría Académica dispuso en la página web la información sobre los beneficios que ofrece la Universidad y comenta que en el año 2013 hubo una sola convocatoria.
La acción realizada por la Vicerrectoría Adminis-trativa no fue eficaz y no permitió reducir la valo-ración del riesgo.
La Vicerrectoría Acadé-mica, aunque el porcen-taje de logro de la acción fue del 0%, presentó avances en el análisis de resultado y mantiene la valoración del riesgo.
25.3. Deficiencias en el pro-ceso de inducción al cargo.
La Sede Tuluá llevó a cabo la inducción a los siguientes funcionarios: la Coordi-nadora Administrativa, la Auxiliar Administrativa de Apoyo a los Coordinadores, dos aprendices del SENA, un profesor medio tiempo de los programas de Admi-nistración y Contaduría, una profesora de Trabajo Social y la Auxiliar de Ventanilla Única.
La acción realizada por la Sede Tuluá no fue efi-caz y no permitió reducir la valoración del riesgo.
45. Incertidumbre frente a vinculación del per-sonal administrativo y docente de la Sede a la planta de Cargos de la Universidad.
45.1. No hay políticas esta-blecidas para la vinculación del personal de las sedes.
La Sede Norte del Cauca comenta que la Dirección de Regionalización elaboró el estudio económico, el cual fue aprobado por el Comité de Regionalización y fue presentado al Comité de Rectoría para su aprobación. A la fecha no se ha tenido respuesta.
La Sede Palmira comenta que el Consejo Superior elaboró una propuesta para la vinculación de los docentes de las Sedes Regionales a la planta de cargos de la Universidad.
La Sede Norte del Cauca, aunque el porcentaje de logro de la acción fue del 0%, presentó avances en el análisis de resultado y mantiene la valoración del riesgo.
La acción realizada por la Sede Palmira no fue eficaz e incrementó la valoración del riesgo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones77. Favorecimiento a terceros.
77.2. Falta de objetividad y rigurosidad en la revisión de documentación en el proceso de selección de personal do-cente.
La Facultad de Ciencias Naturales y Exactas realizó la verificación para que las unidades entregaran la documentación de acuerdo con la lista de chequeo.
La acción realizada por la Facultad de Ciencias Naturales y Exactas no fue eficaz y no permitió reducir la valoración del riesgo.
79. Tráfico de influen-cias y ofrecimiento de dádivas.
79.1. Posibilidad de que existan funcionarios de la División de Recursos Hu-manos que no observen un comportamiento ético con la información que se maneja de cada uno de los funcio-narios y pensionados de la Universidad.
La División de Recursos Humanos llevó a cabo la socialización del Código de Ética de la Universidad del Valle con el personal de la Sección de Seguridad Social de la División.
La acción realizada por la División de Recursos Humanos no fue eficaz y no permitió reducir la va-loración del riesgo.
79.2. Posibilidad de que se incluyan conceptos en el sistema de información por fuera de las normas vigentes internas y externas para el pago de los mismos.
La División de Recursos Humanos no presentó avances en la ejecución de la acción.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones1. Procesos de cambio que se dan en el con-texto nacional e inter-nacional que afectan la cultura de las organiza-ciones (normatividad, globalización, exigencia de acreditaciones).
1.6. Desestimación de la im-portancia del seguimiento y autoevaluación mediante ejercicio de auditoría inter-na.
El Área de Calidad y Mejoramiento llevó a cabo una capacitación dirigida a los cargos académico-administrativos que son ajenos a la disciplina de administración. El Área comenta que esta primera oportunidad fue recibida como una ocasión para el “desahogo”.
La acción realizada por el Área de Calidad y Me-joramiento no fue eficaz y no permitió reducir la valoración del riesgo.
7. El entorno dinámico y exigente requiere de decisiones oportunas, preventivas y efectivas.
7.1 Lentitud en la solución de problemas acentuada con la poca profundización en el análisis real de los mismos.
El Área de Calidad y Mejoramiento llevó a cabo una capacitación dirigida a los cargos académico-administrativos que son ajenos a la disciplina de administración. El Área comenta que esta primera oportunidad fue recibida como una oportunidad para “desahogo”.
La Facultad de Ingeniería comenta que una vez recibe el informe de Auditoría, contacta a las unidades responsables para que elaboren su plan de mejoramiento con el respectivo cronogramaLa Facultad de Humanidades comenta que en la medida en que se continúe con la apropiación del manual de procedimientos, se generará una atención oportuna a los problemas que se presenten.
La Facultad de Ciencias Naturales y Exactas realizó la verificación del uso de for-matos en el Consejo de la Facultad para hacer seguimiento a las tareas asignadas y espera que estos formatos se puedan replicar en los otros comités (Investigaciones y Currículo).
Las acciones realizadas por el Área de Calidad y Mejoramiento, las Fa-cultades de Ingeniería y Ciencias Naturales y Exactas y las Sedes Norte del Cauca, Pacífico y Pal-mira no fueron eficaces y no permitieron reducir la valoración del riesgo.
La Facultad de Humani-dades presentó avances en el análisis de resultado y mantiene la valoración del riesgo en Bajo.
Procesos de Seguimiento y Evaluación PROCESO: GESTIÓN DEL MEJORAMIENTO
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha ObservacionesLa Facultad de Ciencias de la Administración llevó cabo una revisión y un informe sobre el estado de las PQRS en la Facultad, en el cual se analizaron los datos obte-nidos para dar pronta solución a las diversas solicitudes.
En cuanto a las sedes, la Sede Norte del Cauca realizó una actividad de actualiza-ción en elementos del GICUV como: control de documentos y registros, y gestión del mejoramiento (24 Horas), a la cual asistieron seis (6) funcionarios de la Sede se certificaron a tres (3) de ellos. Ademaás, realizó la socialización del proceso de PQRS para 19 usuarios (estudiantes), como una estrategia de divulgación del proceso de certificación de la Universidad y una capacitación de 16 horas para el manejo de la plataforma de Gmail y de Excel dirigida al personal administrativo de la Sede, la cual tuvo una participaron del 43%.
La Sede de Pacífico llevó a cabo una capacitación sobre la formulación de ACPM.
La Sede Palmira realizó cuatro (4) capacitaciones en el manejo de ACPM, dirigidas al equipo de trabajo, al laboratorio de alimentos y al monitor contratado para el Área de Calidad.
La acción realizada por la Facultad de Ciencias de la Administración fue eficaz y permitió reducir la valoración del riesgo.
7.2. Lentitud en los procesos de la institución para respon-der oportunamente.
La Sede Norte del Cauca comenta que ha establecido comunicación continua con el periódico Proclama, el cual es de gran influencia en la región del Norte del Cauca. También ha establecido un vínculo formal con AMUNORCA, la ANDI y la Cáma-ra de Comercio de Santander de Quilichao.
La acción realizada por la Sede Norte del Cauca no fue eficaz y no permi-tió reducir la valoración del riesgo.
8. Exigencias de cali-dad cada vez más altas por parte de los usuarios (comunidad, empresa-rios, Estado, estudian-tes, sociedad).
8.1. Falta de un dominio conceptual y de apropiación de herramientas que le per-mita aceptar el cambio a una cultura del mejoramiento.
El Área de Calidad y Mejoramiento realizó 12 actividades en las que participa-ron personal docente y administrativo de la Universidad. Además, llevó a cabo una actividad de refuerzo para los auditores internos de calidad y una capacitación dirigida a los docentes ajenos a la administración denominada ““Las Relaciones Humanas como un Sistema Integral”.
El Instituto de Educación y Pedagogía llevó a cabo los procesos de autoevaluación en los programas académicos de Licenciatura en Educación Básica con énfasis en Matemática y Educación Física y Deportes.
Las acciones realizadas por el Área de Calidad y Mejoramiento, el Insti-tuto de Educación y Pe-dagogía, la Facultad de Salud y las Sedes Carta-go, Norte del Cauca y Pa-cífico no fueron eficaces y no permitieron reducir la valoración del riesgo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha ObservacionesLa Facultad de Salud dictó el ciclo de capacitación continua en GICUV; política de calidad de la Universidad/Facultad y ETHOS Universitario; diseñó y ejecutó varios cursos de divulgación del GICUV, gestión de calidad para los laboratorios dirigida a docentes y no docentes de las unidades académicas que cuentan con laboratorios de extensión, investigación y docencia, en el marco del convenio de asesoría para condiciones mínimas y 5S. Asimismo llevó a cabo la difusión por medio magnético y físico del ETHOS Universitario, el ideario y política de calidad de la Facultad. Sin embargo aplicará una nueva estrategia dado que la participación de los docen-tes en los programas de capacitación continua ha sido baja.
La Facultad de Humanidades comenta que la valoración del riesgo se mantendrá en la medida en que se continúe con la apropiación del manual de procedimientos y se genere una atención oportuna a los problemas que se presenten.
La Facultad de Ciencias de la Administración continúa trabajando en fortalecer al interior de la facultad, la apropiación de una cultura hacia la calidad en el desarrollo de todos los procesos.
En cuanto a las sedes, la Sede Cartago llevó a cabo la capacitación en los procesos de calidad programada y divulgó permanentemente, a través de diferentes medios, la información respectiva.
Las Facultades de Huma-nidades y Ciencias de la Administración presen-taron avances en el aná-lisis de resultado y man-tienen la valoración del riesgo en Bajo.
La acción realizada por la Sede Yumbo fue eficaz y permitió reducir la va-loración del riesgo.
Las Facultades de Artes Integradas e Ingeniería no presentaron avances en la ejecución de las ac-ciones propuestas y man-tienen la valoración del riesgo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha ObservacionesLa Sede Norte del Cauca realizó los siguientes talleres: Actualización en elemen-tos del GICUV: control de documentos y registros y gestión del mejoramiento (24 Horas)”, a la cual asistieron seis (6) funcionarios de la Sede, de los cuales fueron certificados tres (3); Socialización del proceso de PQRS para 19 usuarios estudian-tes, como estrategia de divulgación del proceso de certificación de la Universidad; y la Capacitación para el manejo de las plataformas Gmail y Excel (16 horas) para todo el personal administrativo de la Sede.
La Sede Pacífico realizó jornadas de sensibilización con los funcionarios y partici-pó en algunas videoconferencias transmitidas desde la Sede Central.
La Sede Palmira llevó a cabo seis capacitaciones en temas relacionados con cali-dad, tales como: la capacitación para el personal encargado del laboratorio de ali-mentos; la capacitación de la Sede Central en conceptos y documentos del GICUV y las capacitaciones a los estudiantes que ingresaron a la Universidad del Valle Sede Palmira.
La Sede Yumbo realizó una sensibilización sobre la importancia del registro de dificultades en la actividad académica dirigida a los docentes; una capacitación en “taller para los auditores internos” organizado por el Área de Calidad y Mejora-miento, la cual contó con la asistencia de 5 personas y una capacitación sobre tablas de retención documental, dirigida a docentes, a la cual asistieron 16 personas.
8.4. Inadecuada distribución del tiempo en la ejecución de la auditoria.
El Área de Calidad y Mejoramiento elaboró una guía sobre el proceso de auditorías, en la cual se especifica el proceso previo a la ejecución de la misma.
La acción realizada por el Área de Calidad y Me-joramiento fue eficaz y permitió reducir la valo-ración del riesgo.
8.5. Toma de una muestra no representativa en la ejecu-ción de la auditoría.
El Área de Calidad y Mejoramiento elaboró una guía sobre el proceso de auditorías. La acción realizada por el Área de Calidad y Me-joramiento fue eficaz y permitió reducir la valo-ración del riesgo.
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Amenazas Vulnerabilidades Avance a la fecha Observaciones9. Procesos de cambio que se dan en el con-texto nacional e inter-nacional que afectan la cultura de las organiza-ciones (normatividad, globalización, exigencia de acreditaciones).
9.1. Inexistencia de un análi-sis de riesgos para el progra-ma de auditorías de calidad.
La Facultad de Ingeniería realizó la difusión del modelo de riesgos en tres (3) Uni-dades Académicas.
La acción realizada por la Facultad de Ingeniería no fue eficaz y no permi-tió reducir la valoración del riesgo.
9.3. Insuficiente formación para auditores internos de calidad en la Sede al mo-mento de realizar las activi-dades de auditoría. (Falta de experticia).
La Sede Zarzal comenta que en el Taller “Actualización en elementos del GICUV” programado por el Área de Calidad y Mejoramiento, participaron los cuatro (4) auditores de la Sede. Además, realizó la auditoría interna al proceso de formación.
La acción realizada por la Sede Zarzal fue eficaz y permitió reducir la va-loración del riesgo.
76. Posibles situaciones de ofrecimiento de dádi-vas, por parte del audi-tado, con el objetivo de obtener un beneficio.
76.2. Posible recepción de beneficios o dádivas por el auditor para beneficio del auditado en las auditorías in-ternas de calidad.
El Área de Calidad y Mejoramiento llevó a cabo el curso “Actualización en ele-mentos del GICUV”: control de documentos y registros y gestión del mejoramien-to. Además, realizó el curso ¡Cómo hacerlo! De la teoría a la práctica.
La acción realizada por el Área de Calidad y Me-joramiento no fue eficaz e incrementó la valora-ción del riesgo.
