Consejos para la Instalación de un IFMS Mayo de 2007 ICGFM Miami Instalación de un IFMS

Consejos para la Instalación de un IFMS

Mayo de 2007

ICGFM MiamiInstalación de un IFMS

ICGFM – IFMS Implementation - 2 May 2007imcl

Definición del Escenario• Ud. es el Ministro de la Hacienda del País “X”• Ud. acaba de firmar un contrato por un valor de varios

millones de dólares con un proveedor para instalar un IFMS para todo el gobierno.

• ¡Ud. está contento!

• Pero, ¿Qué hará Ud. ahora?


¡Ud. empieza a preocuparse!• ¿Por qué?

– Porque, hasta cierto punto, la mayoría de los proyectos de IFMS casi siempre fracasan

• Y– Porque Ud. ya debe haber hecho una serie de preparaciones

• Pero, principalmente– ¡Porque es justamente aquí donde el trabajo empieza de

verdad!


Principales etapas de la instalación de un IFMS

Build & test live systemBuild & test

model system

Detailconfiguration design

01/01/2008 31/12/2009

2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Train users

Migrate data & balances

Organisational changes at pilot sites

Set up hardware & networks

Go live at pilot sites

Phased rollout to other sites(several years)

Financial year

Contractor mobilises


Diseño de la configuración• El proveedor debe configurar su paquete para que esté de

acuerdo con las características especificadas – La configuración debe atenerse a las opciones del sistema – Por eso, se realiza a través de las actualizaciones del sistema

• Clasificación del presupuesto/carta de cuentas – El aspecto más crucial y difícil de la configuración – Esto establece la estructura de contabilidad e informes

• Una tarea para contadores y no para especialistas en TI

– Cada paquete tiene sus propios límites y terminología

• Flujo de trabajo– Definido en la mayoría de los paquetes– Cambios al flujo de trabajo del paquete podrán causar grandes problemas – Contrabalancear con la necesidad de cumplir con los procedimientos y

prácticas gubernamentales – Asegurar que se cumpla con las Reglas Financieras o que las mismas

sean corregidas


Arquitectura del sistema• Base de datos central o• Bases de datos distribuídos

Base de Datos Central

Libro mayor central

Ministerio A

Ministerio B

Ministerio C

Los ministerios y otras entidades asientan sus datos localmente, pero todos se procesan en una sóla base de datos

Bancos de datos distribuidos

L. mayor Ministerio

AL. Mayor Ministerio

B

L. Mayor Ministerio

C

Consolidación y gestión

centralizadas

Los ministerios y otras entidades tienen sus propios libros mayores y basess de datos, pero hay una gestión central


Necesidades de hardware & redes • Sitio de desarrollo

– Para que el proveedor elabore y pruebe los sistemas

• Sitio de capacitación• Servidores de producción

– Dependen de la arquitectura del sistema– Probablemente habrá servidores múltiples para funciones diferentes – Si hay bases de datos distribuídos habrá replicación en cada sitio – Arreglos de apoyo y recuperación después de un desastre – Equilibrio entre costos y riesgos

• Redes y sitios de enlaces – Redes de área amplia y metropolitanas – Opciones de tecnología

• P. ej., fibra óptica , red inalámbrica, satelital

• Redes en sitios individuales – ¿De quién es la responsabilidad?


Pruebas• Al Hacer Pruebas

– Pruebas extensivas con datos en vivo – Habrá probablemente una serie de módulos elaborados y

probados separadamente, p. ej.: • Presupuesto, compromiso, libro mayor, ingresos, informes, nómina, etc.

• Se Requiere– Guiones de prueba– Desarrollo de formatos de salida– Cumplimiento de las IPSAS– Estructuración de un proyecto de pruebas– Equipos de usuarios que realicen las pruebas – Firma de aprobación necesaria en la serie de etapas

• Diseño de la configuración, prueba del sistema piloto, sistema(s) en vivo


Cambios en la Organización• La instalación de un IFMS, en general, requiere un

cambio organizacional – Frecuentemente dejado a un lado o subestimado – Cambios típicos– Reglas de negocio controladas por el sistema – Nuevos flujos de trabajo – Autorización electrónica– Debe haber estructuras de gestión que sean consistentes

• El cambio para un IFMS en todo el gobierno requiere un sentido de “propiedad” por parte de todos del gobierno – Los otros Ministerios, Departamentos y Agencias deberán

estar envolucrados lo más pronto posible– Un ejercicio en gestión de cambio


Capacitación de los usuarios• Sólo puede empezar cuando el sistema esté

configurado• Laboratorio de capacitación con una copia del sistema • Capacitación para:

– Usuarios– Gerentes– Soporte técnico

• Habilidad de ofrecer capacitación continua – Necesidades de personal nuevo/transferido – Estructura de la gestión de capacitación– Capacitación de los capacitadores – Unidad permanente de capacitación


Migración de datos y saldos• Más sencilla con el régimen de contabilidad en base de caja

– Sólo hay que reconciliar saldos bancarios y en efectivo

• Si se está pasando a un sistema modificado o completo de acumulaciones– Reconciliar: saldos de préstamos, avances y prepagos – Otros activos y saldos bajo el sistema completo de

acumulaciones

• Mapear el presupuesto a la nueva estructura de códigos – El presupuesto habrá sido preparado de acuerdo con los

códigos antiguos

• Considerar la creación de una Situación o Estado de Cosas– Si no hay un saldo arrastrado que sea confiable

• ¿Serán asentados los datos del año anterior para comparación?


Los méritos de arquitecturas diferentes • Las bases de datos centrales típicos de un IFMS

– Aseguran normas y códigos en común – Más fáciles de controlar – Los datos son consolidados automáticamente para análisis

• Pero– Son más grandes = más complejas– Software & hardware caros– Dependen crucialmente de los sitios de enlace de la red – Difícil de individualizar para necesidades específicas en un

sistema centralizado • P. ej. las obras públicas, la asistencia a la salud, la educación, todas

tienen sus necesidades específicas de información


En vivo• Etapa crítica cuando el sistema entra “en vivo”– el

inicio del uso operativo del sistema • Entrar en vivo por fases, p. ej.:

1. Por módulo

2. Por fase

• Lo ideal es entrar en vivo al inicio del ejercicio – Las transacciones de todo un año serán procesadas en un

único sistema – Misma estructura de códigos para todo el año – No hay necesidad de transferir los saldos en el medio del año


Necesidad de planificar para la operación simultánea de un IFMS y el sistema antiguo

• Situación inevitable:– IFMS en algunos sitios– Sistemas antiguos (de legado) en otros sitios

• Los sistemas de legado podrán ser manuales o electrónicos

• Los sistemas de legado deben ser operados y mantenidos por varios años: – Mientras se lanza el IFMS– Para dar acceso a los datos históricos

• Problemas de mantenimiento de sistemas de legado:– Pueden utilizar una tecnología antigua– Pueden usar una carta de cuentas diferente – ¿Cómo consolidar los datos para los informes?


Lanzamiento del IFMS• El IFMS será lanzado progresivamente a través del gobierno • ¿Cortes horizontales o verticales?

Ministerio A

Dep’to 1 Dep’to 2

Proyecto Agencia

Ministerio B

Dep’to 1 Dep’to 2

Proyecto Agencia

Cortes horizontales

Fase 1: Todos los Ministerios

Fase 2: Departamentos

Fase 3: Proyectos & agencias

Cortes verticales

Fase 1: Todo el Ministerio A

Fase 2: Todo el Ministerio A


Plan de lanzamiento – para cada grupo de sitios

2. Organisational Change

3. Hardware networksAt each site & network

4. Training

5. Data migrationReconcile balances

6. Go live

7. SupportOngoing support and

help desk

1. PlanChangeover plan

Identify Sites

Repeat process for every group, e.g. Ministries, and for each

phase


Otros problemas • Seguridad

– ¿Quién es el dueño de las informaciones y quién controla la seguridad?

• Deben ser los usuarios, p. ej., el Ministerio de Hacienda, no el departamento de TI

– Derechos de acceso• Niveles de acceso y controles

– La seguridad física– Apoyo y recuperación después de un desastre

• Gestión de los registros– ¿Permanecerán accesibles los registros en el sistema de

legado? – La retención y el control de los registros

• Electrónicos e impresos en papel


Gestión del Proyecto• La instalación de un IFMS es un proyecto de grandes

proporciones – Gestión estructurada de acuerdo a las necesidades – Preferencialmente, utilizar una metodología normalizada de

gestión del proyecto • P. ej. PRINCE (Projects In a Controlled Environment) desarrollado para

el gobierno del RU

• La instalación del IFMS con el control del gobierno y no del proveedor– Ejercicio con la gestión de un contrato importante – La gestión del proyecto podrá ser tercerizada


Componentes del Proyecto PRINCE II

Organisation

Planning

Controls

StagesRisk

management

Quality management

Configuration management

Change control

Directing a projectStart up

Initi-ating

Start/end

stages

Stage control

Managing products

Project closing


Organización del Proyecto

Junta del ProyectoUsuario superior

Ejecutivo Proveedor

Gerente del proyecto

Equipo 1

Líder del equipo

Integrantes

Equipo 2

Líder del equipo

Integrantes

Garantía del proyecto

Apoyo al Proyecto


Equilibrio entre los roles del proveedor y del gobierno

· Increased cost may become prohibitive

· If risk too high no firms may be willing to accept contract

· Gov’t minimises risk· Overcomes lack of

Gov’t capacity· More rapid

implementation

Increased role and risk borne

by Government

Increased role and risk borne by IFMS supplier


Matriz de rolesRol Gob. Proveedor Comentario

1. Gestión del proyecto Puede ser tercerizada

2. Marco legal y regulatorio

3. Entrega y configuración del Software

4. Hardware y redes Puede haber contratos separados o combinados con el del software “turnkey”

5. Capacitación inicial de usuarios Debe haber capacitación de los capacitadores

6. Capacitación continua Podría ser continuada por el proveedor ou tercerizada

7. Preparación de los datos para migración al IFMS

8. Cambios organizacionales y gestión de cambios

9. Operación continua del sistema Podría ser hecha por el proveedor u otro contratista – tercerización

10. Soporte continuo Podría ser tercerizado


Sostenibilidad continua de un IFMS• Muchos IFMS:

– Son difíciles de sostener y/o– Cubren sólo una parte del gobierno

• Problemas principales:– Costo

• Costos continuos de operación

• Costos de mantenimiento

• Licencias de software

– Organizacionales• Estructura de soporte técnico insuficiente

• Recursos de capacitación insuficientes

• Escasez/rotatividad de pesonal adiestrado

– Diseño del sistema• Insuficiencias del diseño del sistema se manifiestan con el transcurso del

tiempo


Beneficios de un IFMS• Mejor gestión financiera

- Sólo si se utiliza la información

• Mejor distribución de los recursos – Sólo si el sistema presupuestario está vinculado a los objetivos

estratégicos

• Mejor gestión de recursos (valor x dinero)– Sólo si los gerentes utilizan las informaciones financieras

• Reducción de fraude y corrupción– Si el sistema es diseñado y utilizado para mejorar los controles

• Mejor transparencia y responsabilidad – Si la información del sistema está publicada en un formato útil, p. ej.: Estados de cuentas en el sitio web del gobierno, de

acuerdo a las IPSAS


Conclusiones• Un IFMS podrá traer beneficios reales• La instalación es un desafío

– Debe ser reconocida como un proyecto grande con impactos en todo el gobierno

– Requiere recursos importantes– No subestimar el tiempo necesario

• Los problemas de sostenibilidad deben ser tratados desde un principio

• Los beneficios de un IFMS no son automáticos– Debe haber una estrategia para alcanzar los beneficios

Documents

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