CONSULTABILITA’ DOCUMENTI

LUCIA RONCHETTI

Normativa di riferimento- - DPR 1409/1963 “Norme relative all’ordinamento ed al personale

degli archivi di Stato” artt. 21 e 22- - D. Lgvo 490/1999 “Testo unico delle disposizioni legislative in

materia di beni culturali e ambientali” artt. 107, 108 e 110- - D. Lgvo 281/1999 “Disposizioni in materia di trattamento dei dati

personali per finalità storiche, statistiche e di ricerca scientifica” art. 8 - - Codice di deontologia e buona condotta per i trattamenti di dati

personali per scopi storici (provvedimento 14.03.2001 del Garante per la protezione dei dati personali, in GU Serie Generale del 05.04.2001 n. 80)

- - Codice internazionale di deontologia degli archivisti approvato nel 1996 dal Consiglio Internazionale degli Archivi di Pechino

- - D.Lgvo 196/2003 “Codice in materia di protezione dei dati personali”

- - D. Lgvo 42/2004 “Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio”, Parte II, Titolo II, Capo III, artt.122-127

DPR 1409/1963Libera consultabilità dei documenti

L’art. 21 del DPR 30 settembre 1963, n. 1409 stabilisce che:

i documenti conservati

negli archivi di Stato

sono liberamente consultabili

DPR 1409/1963 LimitazioniI documenti sono consultabili con le seguenti eccezioni:- - documenti di carattere riservato relativi alla politica

estera o interna dello Stato, consultabili dopo 50 anni dopo la loro data

- - documenti riservati relativi a situazioni puramente private di persone consultabili dopo 70 anni

- - i processi penali consultabili 70 anni dopo la data della conclusione del procedimento

DPR 1409/1963 I documenti depositati, venduti o donati agli Archivi di Stato

I documenti depositati, venduti o donati agli Archivi di Stato seguono queste disposizioni, ma

“ i depositanti e coloro che donano o vendono o lasciano in eredità o legato documenti agli Archivi di Stato, possono tuttavia porre la condizione della non consultabilità di tutti o di parte dei documenti dell’ultimo settantennio. […]

La limitazione è inoperante nei confronti degli aventi causa dei depositanti, dei donanti, dei venditori, quando si tratti di documenti concernenti gli oggetti patrimoniali ai quali siano interessati per titolo d’acquisto”.

DPR 1409/1963 Estensione delle norme dell’art. 21

Art. 22 DPR 1409/1963 stabilisce che

“Le disposizioni dell’articolo precedente sono applicabili, in quanto non siano in contrasto con gli ordinamenti particolari:

a) Agli archivi correnti e di deposito degli organi legislativi, giudiziari e amministrativi dello Stato;

b) Agli archivi degli enti pubblici”.

DLGVO 490/1999Art. 107 Accesso agli Archivi di Stato

Ribadisce i contenuti dell’art. 21 DPR 1409/1963- - documenti riservati relativi alla politica estera o

interna dello Stato consultabili 50 anni dopo la loro data

- - documenti riservati relativi a situazioni puramente private di persone consultabili 70 dopo la loro data

- - i processi penali consultabili 70 anni dopo la data di conclusione del procedimento

DLGVO 281/1999

Il decreto è del luglio 1999, quindi precedente al decreto 490/1999, che è di ottobre.

Il testo unico però non recepisce i contenuti del DLgvo 281/1999, perché, come chiarito nell’art. 166, nel testo unico sono inserite le disposizioni legislative vigenti alla data del 31.10.1998.

DLGVO 281/1999Art. 8, comma 2Stabilisce che nell’art. 21, comma 1, del DPR

1409/1963 le parole “di quelli riservati relativi a situazioni puramente private” fino alla fine del comma, sono sostituite dalle seguenti: “e di quelli contenenti i dati di cui agli artt. 22 e 24 della legge 31.12.1996, n. 675, che diventano liberamente consultabili 40 anni dopo la loro data. Il termine è di 70 anni se i dati sono idonei a rivelare lo stato di salute o la vita sessuale o i rapporti riservati di tipo familiare”

DLGVO 196/2003Codice in materia di protezione dei dati personaliAbroga il DLgvo 281/1999 ad eccezione di - - art. 8, comma 1, in merito alla costituzione

della commissione per le questioni inerenti alla consultabilità degli atti d’archivio riservati.

- - art. 11 Disposizioni sul Sistema statistico nazionale

- - art. 12 Modifiche a disposizioni vigenti

La normativa attualmente in vigore è- - D. Lgvo 42/2004 Codice dei Beni Culturali e del

Paesaggio”, Parte II, Titolo II, Capo III, artt. 122-127- - D.Lgvo 196/2003 “Codice in materia di protezione dei

dati personali”- - Codice di deontologia e buona condotta per i

trattamenti di dati personali per scopi storici (provvedimento 14.03.2001 del Garante per la protezione dei dati personali, in GU Serie Generale del 05.04.2001 n. 80)

Per cui

- I documenti conservati negli Archivi di Stato e negli archivi storici delle regioni, degli altri enti pubblici territoriali nonché di ogni altro ente ed istituto pubblico sono liberamente consultabili

ad eccezione:- - di quelli dichiarati di carattere riservato ai sensi

dell’articolo 125 relativi alla politica estera o interna dello Stato, che diventano consultabili 50 anni dopo la loro data,

- - di quelli riservati contenenti dati sensibili nonché i dati relativi a provvedimenti di natura penale espressamente indicati dalla normativa in materia di trattameto dei dati personali, che diventano consultabili quaranta anni dopo la loro data. Il termine è di 70 anni se i dati sono idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o i rapporti riservati di tipo familiare.

- Anteriormente al decorso dei termini i

documenti restano accessibili ai sensi della disciplina sull’accesso ai documenti amministrativi.

- Sull’istanza di accesso provvede l’amministrazione che deteneva il documento prima del versamento o deposito.

Consultabilità ANCHE dei documenti riservati- Il Ministro dell’interno, previo parere del

direttore dell’Archivio di Stato competente e udita la commissione per le questioni inerenti alla consultabilità degli atti di Archivio riservati, istituita presso il Ministero dell’Interno, può autorizzare la consultazione per scopi storici di documenti di carattere riservato conservati negli archivi di Stato anche prima della scadenza dei termini

Consultabilità ANCHE dei documenti riservati

- L’autorizzazione è rilasciata, a parità di condizioni, ad ogni richiedente.

- I documenti per i quali è autorizzata la consultazione conservano il loro carattere riservato e non possono essere diffusi

Protezione dei dati personali

Su richiesta del titolare [dei dati personali] può essere disposto il blocco dei dati personali che non siano di rilevante interesse pubblico, qualora il loro trattamento comporti un concreto pericolo di lesione della dignità, della riservatezza o dell’identità personale dell’interessato

Codice di deontologia e buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storiciPREMESSE

L’osservanza del codice è condizione di liceità del trattamento dei dati

Il codice è espressione delle associazioni professionali e delle categorie interessate (Centro di documentazione ebraica, Ministero per i beni e le attività culturali, Associazione nazionale archivistica italiana…)

Il codice si ispira al codice internazionale degli archivi approvato a Pechino nel 1996

Codice di deontologia e buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici

Art. 1 Ambito di applicazione

Le disposizioni del codice si riferiscono ai documenti conservati presso archivi delle pubbliche amministrazioni, enti pubblici ed archivi privati dichiarati di notevole interesse storico

Codice di deontologia e buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici

Il Codice è rivolto:- - agli archivisti (regole di correttezza e non

discriminazione nei confronti degli utenti, impegno di riservatezza)

- - agli utenti (cautele per raccolta, utilizzazione e diffusione)

Codice di deontologia e buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici

In particolare l’art. 10 “Accesso agli archivi pubblici” stabilisce che l’accesso agli archivi pubblici è libero. Fanno eccezione

- i documenti di carattere riservato relativi alla politica interna ed estera dello Stato che divengono consultabili 50 anni dopo la loro data

- quelli contenenti i dati di cui agli articoli 22 e 24 della legge 675/1996 che divengono consultabili 40 anni dopo la loro data

- - il termine è di 70 anni se i dati sono idonei a rivelare lo stato di salute o la vita sessuale oppure rapporti riservati di tipo familiare

Codice di deontologia e buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici

Per quanto riguarda la diffusione l’utente (art. 11)

- si astiene dal pubblicare dati analitici di interesse strettamente clinico e dal descrivere abitudini sessuali

- rispetta la sfera privata delle persone note o che abbiano esercitato funzioni pubbliche, nel caso in cui le notizie non abbiano alcun rilievo sul loro ruolo o sulla loro vita pubblica

- può diffondere dati personali se pertinenti e indispensabili alla ricerca e se gli stessi non ledono la dignità e riservatezza delle persone

Autorizzazione alla consultazione di documenti riservati

L’ufficio competente è Ministero dell’Interno,

Dipartimento per gli affari interni e territoriali,

Ispettorato Generale di Amministrazione

Ispettorato Centrale per i Servizi Archivistici,

Commissione Consultiva per le questioni inerenti alla

consultabilità degli atti di archivio riservati.