Cont a Bi Lid Ad

CONTABILIDADCAPITULO I LOS CONCEPTOS FUNDAMENTALES

0. A.C.A.I. (Argos Contabilidad Asistida Interactiva). I. Qu es preciso hacer para llevar la contabilidad mecanizada? Son necesarias: siete cosas: 1 El inventario inicial. 2 El programa informtico. 3 Plan de cuentas. 4 Registro de operaciones. Documentos de entrada. Minutas. 5 Archivo de los justificantes. 6 Documentos de salida. Listados. 7 Explicacin de los listados mensuales de la contabilidad Argos. ANEXO I. Clasificacin de costes. Criterios de Imputacin. ANEXO II. Modelos: Modelo I. Justificacin "otros gastos". Modelo II. Rendicin de cuentas y pptos. Modelo III. Memoria justificativa.

C02 C03 C03 C04 C05 C06 C08 C09 C10 C20 C22 C23 C24

CAPITULO II NORMATIVA LEGAL CONTABLE Y SU APLICACIONI- Libros obligatorios. II- Legalizacin de los libros. III- Diligenciado de los libros y registros. IV- Llevanza de los libros. V- Otras disposiciones legales comunes a todos los libros. VI- Requisitos generales de las facturas. VII- Las cuentas anuales. VIII- Calendario de obligaciones contables y registrales. Cuadro de los libros contables obligatorios. C26 C27 C27 C27 C27 C27 C28 C29 C30

CAPITULO III EL PLAN GENERAL CONTABLE 1990IParte Principios contables. Los principios contables en el Cdigo de Comercio. Parte Cuadro de cuentas. Parte Definiciones y relaciones contables. Estudio de algunas cuentas: 170, 173, 174, 523, 23, 430, 400, 410, 440, 460, 47, 55, Grupo 6 y Grupo 7. Parte Cuentas anuales. Parte Normas de valoracin y Resoluciones.

IIIII-

C32 C32 C34 C47 C64 C68

IVV-

LIVA = Ley del Impuesto sobre el Valor Aadido RIVA = Reglamento de Impuesto sobre el Valor Aadido IVAS = IVA soportado (deducible o mayor coste en act. exentas) IVAR = IVA repercutido (devengado) EE.EE. = Entidades Eclesisticas IS = Impuesto sobre Sociedades CC = Cdigo de Comercio LIS = Ley del Impuesto sobre Sociedades IRPF = Impuesto sobre la Renta de las Personas Fsicas RIS = Reglamento del Impuesto sobre Sociedades LSA = Ley de Sociedades Annimas RRM = Reglamento del Registro Mercantil PGC = Plan General Contable Acuerdo 10-10-80: Acuerdo acerca de la aplicacin del IS a las EE.EE. elaborado por la Comisin Tcnica Iglesia-Estado espaol, en cumplimiento del Acuerdo sobre asuntos econmicos entre Espaa y la S. Sede de 4 dic. 1979 (BOE, 9 -5- 198, pp. 9958-9) Agrupacin: se entiende el conjunto de centros, casas o empresas que, aunque tienen personalidad jurdica propia, agrupan sus contabilidades a fin de ejercicio para declarar el IS como un solo sujeto pasivo en virtud de los Acuerdos 10-10-80.1 - ARGOS CONTABILIDAD

ABREVIATURAS

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ACAI

ARGOS CONTABILIDAD ASISTIDA INTERACTIVA1. ACAI Centros Docentes. 2. ACAI Entidades Eclesisticas. 3. ACAI Fundaciones.QUE ES ACAI? 1) Es la aplicacin informtica ms prctica y completa de la contabilidad: Oficial o externa. Interna o de costes. Agrupada o consolidada de varios centros o empresas. 2) Es la consecuencia de ms de veinticinco aos de profesionales de Argos Consultores trabajando continuamente en contacto con administradores y contables. EN QUE CONSISTE ACAI? 1 El Administrador o contable. a) Introduce los apuntes en su propio ordenador PC a travs del programa ACAI. b) Archiva los justificantes segn el sistema de ARGOS M.P.A. (Mes-Pgina-Asiento). c) Enva a ARGOS el diskette. 1.- Por correo (3 das) 2.- Por mensajero (1 da) 3.- Por modem Internet (al instante) d) Mientras el diskette est en Argos se pueden hacer asientos a los meses siguientes pero no se pueden hacer correcciones a meses anteriores hasta que se reciba de nuevo el diskette actualizado por Argos. (Pueden hacerse hojas verdes de correcciones). No se debe enviar el diskette sin haber recibido antes el del mes anterior. 2 El programa ACAI actualiza al introducir cada apunte: ARGOS confecciona en primorosa presentacin: A) Libros oficiales para su legalizacin: Segn las normas del Cdigo de Comercio y P.G.C. 1.- Libro de Inventarios y Cuentas anuales. 1.- Balances de comprobacin trimestrales de sumas y saldos. 2.- Inventario de cierre de bienes afectos y no afectos. 3.- Balance de cierre (y del ejercicio anterior). 4.- Cuentas de prdidas y ganancias (y del ejerc. anterior). 5.- Memoria (con el cuadro de financiacin) en su caso. 6.- Diligencia de cierre. 2.- Libro diario. B) Fichas de amortizacin de todos los elementos de activo suceptibles de depreciacin. C) Presupuesto y rendicin de cuentas anual para el Consejo Escolar (por curso o ao natural). D) Propuesta de presupuesto para cada mes del ao. E) Justificacin de la partida otros gastos de conformidad a la normativa vigente para los Centros concertados. F) Libros registro de I.V.A., modelo 347, etc.. El Balance de situacin y el de sumas y saldos y las variaciones mensuales de cada cuenta. La cuenta de prdidas y ganancias. Y el mayor de cada cuenta que el usuario puede ver en su pantalla inmediatamente y si desea, corregirlo y/o imprimirlo. Un mantenimiento de centros de coste y n de aulas y alumnos con introduccin de los % de reparto o clculo automtico segn los criterios AUSD (pag. C21) para conocer el coste por alumno por mes y ao. Manual abreviado en pg. C74 3 Argos Informtica procesa y completa con los siguientes informes: 1. 2. 3. 4. Balance de situacin. Cuenta de prdidas y ganancias. Balance de comprobacin de Sumas y Saldos. Cuadro de financiacin (origen y aplicacin de fondos) en su caso.1 - ARGOS CONTABILIDADNOTA IMPORTANTE

A.C.A.I.

4. ACAI Residencias, Colegios Mayores y menores. 5. ACAI Sociedades y otras entidades.5. 6. 7. 8. 9. Variaciones mensuales. Control presupuestario y de tesorera. Reparto de costes por subcuenta. Diario (opcional con el 10% de recargo). Folios del Mayor con el control presupuestario por cuenta y subcuenta. Diseo de anagrama propio. 4 En Argos Consultores 1. Los auxiliares revisan uno por uno cada proceso. 2. El asesor titulado responsable de cada Centro o empresa hace auditora mensual de los procesos ya revisados y los actualiza en el diskette. 5 ARGOS devuelve la contabilidad listada junto con el diskette. procesada, revisada y

Tanto cuando se instala el diskette en el PC del usuario, como cuando se hace en ARGOS, automticamente se actualizan todos los informes. A PETICION DEL INTERESADO

C2

CAPITULO I - Qu es preciso hacer...?

QUE ES PRECISO HACER PARA LLEVAR LA CONTABILIDAD MECANIZADA POR ORDENADOR?Se requieren siete cosas: 1 2 3 4 5 6 Se parte de una situacin inicial, para lo cual hay que tener confeccionado un inventario inicial. Disponer de un programa informtico adaptado y actualizado a la legislacin en vigor. Confeccionarse un Plan Contable adaptado al sector. Establecer el sistema de recogida de informacin y registrarla, para lo cual se deben cumplimentar las minutas, fsicas o por soporte magntico ACAI, que llamaremos documentos de entrada. Archivar los justificantes fuente de los documentos de entrada Conocer, estudiar y corregir los que llamamos documentos de salida: a) mes a mes los listados del ordenador, que llamaremos listados de salida mensuales. Constituyen la contabilidad auxiliar, o registros internos. b) Y ao tras ao, los listados anuales de salida, que constituyen la contabilidad oficial. 7 Confeccionar anualmente la contabilidad oficial que debe ser concordante con la auxiliar para poder, en su caso, Legalizar los libros obligatorios, y para cumplimentar y presentar los impresos del Impuesto sobre Sociedades y del I.V.A. as como del Modelo 347, en su caso. CONTABILIDAD: Ciencia que orienta a los sujetos econmicos para que estos coordinen y estructuren en libros y registros adecuados a la composicin cualitativa y cuantitativa de su patrimonio (= ESTATICA CONTABLE) as como las operaciones que modifican, amplan o reducen dicho patrimonio (= DINAMICA CONTABLE).

1.1.1. CONCEPTO

EL INVENTARIO INICIAL

1.3. DISPOSICIONES LEGALES SOBRE EL INVENTARIO: 1.3.1. Normativa Mercantil. Cdigo de Comercio, art. 28: El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrir con el balance inicial detallado de la empresa, al menos trimestralmente se transcribirn con sumas y saldos los balances de comprobacin. Se transcribirn tambin el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales. El inventario: debe distinguir elemento por elemento. El balance: se confecciona cuenta por cuenta.

Es una relacin detallada y valorada de los elementos patrimoniales de una empresa. Los elementos patrimoniales son los bienes, derechos y obligaciones que constituyen los medios econmicos y financieros a travs de los cuales la empresa puede cumplir sus fines. 1.2. CONTENIDO El inventario deber contener:

1.3.2. Normativa para las Entidades Eclesisticas: 1.- Relacin detallada de todos y cada uno de los elementos Norma quinta del Acuerdo entre el Estado Espaol y la Santa Sede de 10-10-80. 2.- Valoracin actualizada segn los criterios contables, Afectacin de elementos patrimoniales. 1. Los elementos patrimoniales cuya titularidad pertenezca a las Entidades Eclesisticas a que se refiere el art. IV. 1 del Acuerdo sobre asuntos econmicos, se clasificarn en tres grupos: a) Elementos que forman parte del patrimonio histricoartstico de la Iglesia.

patrimoniales, que componen el patrimonio de la Entidad.

fiscales y de mercado o reales. 3.Estructuracin: Analtica, agrupando los distintos elementos patrimoniales homogneos en las distintas cuentas del Balance.

1 - ARGOS CONTABILIDAD

C3


b) Elementos afectos a explotaciones econmicas. c) Los dems bienes no incluidos en los dos apartados anteriores. 2. A los efectos de la inclusin en el apartado 1. b) anterior de los elementos patrimoniales, se aplicar en cuanto corresponda, lo dispuesto en el artculo 12 del RD 2515/1979, de 2 de noviembre.

(Este artculo viene a decir que se consideran elementos patrimoniales afectos a una explotacin econmica, aquellos que sean necesarios para la obtencin de los respectivos rendimientos.).

3. Los elementos patrimoniales se incluirn en libros inventarios distintos.

2.se regalan al comprar alguna revista.

EL PROGRAMA INFORMATICO

En el mercado existen miles de programas muy baratos, incluso Pero la actividad de la enseanza, sobre todo la concertada, requiere unos programas muy especializados, en los que adems de cumplir con las obligaciones del Cdigo de Comercio y las derivadas del Derecho Tributario (IVA, I.S., etc.) permita: 1. Proponer al Consejo Escolar la aprobacin de los presupuestos anuales, en lo que se refiere, tanto a los fondos provenientes de la Administracin, como a las cantidades autorizadas. (LODE, art. 57. e). 2. 3. La rendicin de cuentas anuales al C.Escolar (Id.) Demostrar la no lucratividad de las actividades, tanto docentes, como complementarias y extraescolares y de servicios. (LODE, art.51. 2.)

4.

El clculo de los costes de las actividades complementarias y de servicios, independientemente de las docentes, para poder ser autorizados por la Admn. (LODE, art.51.3.)

5. El control de los presupuestos y la rendicin de cuentas peridica, segn las normas internas de cada agrupacin de centros. 6. La uniformidad de planes de cuentas y criterios, para realizar anualmente una sola contabilidad agrupada de todos los centros que pertenecen a un mismo sujeto pasivo del Impuesto sobre Sociedades. 7. La actualizacin constante a las variantes normativas legales, as como, una rpida y eficaz consulta a los asesores que mantienen el programa, expertos en contabilidad, fiscalidad y administracin educativa.

3.3.1.

PLAN DE CUENTAS

Disposiciones legales sobre el Plan de cuentas

El P.G.C. tiene cinco partes: 1 Principios contables 2 Cuadro de cuentas 3 Definiciones y relaciones contables 4 Cuentas anuales 5 Normas de valoracin. De estas cinco partes, la segunda y tercera no son obligatorias, siempre que permitan: a) Elaborar las cuentas anuales con el formato y contenido de las distintas rbricas establecidas en el PGC (que es la parte 4 Obligatoria).

Real Decreto 1643/1990, de 20 de diciembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad. Art. 2 Obligatoriedad del Plan.- El Plan General de Contabilidad ser de aplicacin obligatoria para todas las Empresas, forma jurdica, individual o societaria. No obstante lo dispuesto en el prrafo anterior, no tendrn carcter vinculante los aspectos relativos a numeracin y denominacin de cuentas incluidos en la segunda parte y los movimientos contables incluidos en la tercera parte del Plan General Contable. cualquiera que sea su


C4


b) Aplicar los principios contables (que es la parte 1 Obligatoria) y las normas de valoracin que figuran en el PGC (parte 5 Obligatoria).

Ya se sabe que segn el nmero de dgitos que tenga una cuenta significa lo siguente:

3.2. Normativa para las Entidades Eclesisticas 1 dgito: Grupo. Por ejem.: Norma Duodcima del Acuerdo entre el Estado Espaol de 10-10-80. 1. Las Entidades Eclesisticas, sujetos pasivos del Impuesto sobre Sociedades debern llevar la contabilidad que recoger debidamente clasificados los ingresos ntegros de las distintas fuentes de rendimientos, y los gastos necesarios para su obtencin, incluidos los de administracin. 2. Las Entidades Eclesisticas podrn establecer libremente los planes contables que consideren ms adecuados a sus necesidades, atendiendo a los criterios de claridad y de simplicidad. No obstante el Ministerio de Hacienda podr de comn acuerdo con la Conferencia Episcopal Espaola establecer planes contables de aplicacin general para las mismas. En consecuencia: El PGC no es obligatorio para las EE.EE. El criterio de claridad y de simplicidad debe prevalecer segn esta norma. El PGC con sus principios especialmente el de Prudencia, que deben prevalecer sobre los otros ocho, as como sus cuentas anuales y normas de valoracin, ser conveniente adoptarlos sin perjuicio de la claridad y simplicidad, por cuanto otras obligaciones de carcter tributario o administrativo nos exigirn estados contables con formatos adaptados al PGC. RD 776/1998, de 30 de abril, (BOE, 14 mayo) por el que se aprueban las normas de adaptacin del PGC a las entidades sin fines lucrativos y las normas de informacin presupuestaria de estas 3.3. Nuestro Plan de Cuentas Sectorial Ante la falta de un plan sectorial especfico, para nuestro sector, en Argos hemos desarrollado un cuadro de cuentas que sobre la base del PGC, recoge las peculiaridades de nuestra actividad. En la pg. C 33 de esta Agenda se publica un cuadro de cuentas que incluye, aquellas que son especficas de nuestro sector. entidades. 3.4. Normativa para Fundaciones Por ejemplo: En la cuenta 602.0 se vuelve a poner Material escolar fungible con lo que nos quedamos sin saber que el material que se compr era: Cuadernos para exmenes. El asiento debe completarse con el concepto y el importe: 602.0 A cuadernos para exmenes 300,50 . Los apuntes o asientos en nuestros documentos de entrada siempre han de hacerse a nivel de subcuenta auxiliar (cuatro o ms dgitos). Pero adems, indefectiblemente deben de ir acompaados de un literal o alfanumrico, que llamamos, concepto, que puede ocupar hasta 30 posiciones, y en las que no deben nunca repetirse las mismas palabras que definen el ttulo de la subcuenta. (Lo cual es muy frecuente). Por la comodidad o las prisas, se repite en el apartado reservado en la minuta para concepto, las mismas palabras que ya figuran en el ttulo de la subcuenta. 2 dgitos: Subgrupo 3 dgitos: Cuenta principal. (6. Gastos) (60. Compras) (602 Compras de otros aprovisionamientos). 4 ms dgitos: Subcuentas. (602.0.Material escolar fungible).


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4.

REGISTRO DE OPERACIONES (HECHOS ECONOMICOS)Cuando la cuenta de Caja entrega a la papelera 30,05 por Compra de material de oficina se anotan los 30,05 en el HABER porque al entregar (salidas) ese dinero ya ha acreditado o justificado ante el titular el destino de esos 30,05 . 2. Anotaciones contables: a) Primer hecho contable Para plasmar en contabilidad estos dos hechos contables que hemos supuesto en el punto anterior el contable debe hacer dos pasos: 1 Averiguar a que "cuentas" pertenecen estas operaciones. Buscando en el "cuadro de cuentas" veremos que la cuenta de caja donde se recibe el dinero en metlico es la 570.0 Caja, euros. 2 Decidir si se anota al debe (entradas) o al haber (salidas). As pues, en este caso, diremos la cuenta 570.0 Caja, euros DEBE (al titular) 60,10 por el cobro (recepcin o entrada) de una Cuota de E. Infantil. Por otra parte cuando entra (debe) dinero o bienes en una cuenta es porque ha salido (haber) de otra. 1 Buscaremos en el "cuadro de cuentas" a que cuenta pertenece este movimiento y veremos que es la 705.00 Cuotas de E. Infantil. 2 Decidiremos anotarlo en el haber (salida) porque es

DOCUMENTOS DE ENTRADA. MINUTAS. Nuestras minutas de entrada es el sistema que hemos diseado para que los datos de los hechos econmicos que se producen en el Centro, sean registrados en forma de anotacin contable. Sin que sea necesario ser un experto contable para poder llevar una buena contabilidad. Pueden ser en soporte fsico (papel) o bien a travs del ACAI en soporte mgnetico (diskette modem), 1. Minutas de tesorera o/y generales Por soporte magntico a travs del programa ACAI (Argos Contabilidad Asistida Interactiva). Por soporte fsico, a travs de las minutas de papel. a) Minutas de tesorera y cuenta comodn (impresas en azul y rojo). b) Minutas de asientos generales (impresas en verde y violeta). c) Minutas de correcciones (impresas en verde y negro). 2. Minutas de IVA 1. Minutas de facturas emitidas. 2. Minutas de facturas recibidas. 3. Relacin de clientes de ms de 3.005,06 . 4. Relacin de proveedores de ms de 3.005,06 . 3. Fichas de amortizacin. Ambas funcionan exactamente igual y pueden ser de tres clases:

TEORIA DELCARGO Y ABONO

de esta cuenta (el bolsillo de los padres) de donde ha salido la entrega a caja de los 60,10 . As pues, diremos que la cuenta 705.00 Cuotas de E.

1. Teora personalista de Cerboni: Se trata de personalizar cada cuenta como si fuera una persona capaz de "dar" (salida de dinero, bienes o derechos de esa cuenta) y/o "recibir" (entrada de dinero, obligaciones de esa cuenta). DEBE: La cuenta que recibe es deudora (entradas) HABER: La cuenta que entrega es acreedora (salidas) Pero tngase muy presente que la cuenta no es duea de lo que recibe o entrega sino que opera como administrador de los bienes del TITULAR de la empresa. De modo que cuando la cuenta de Caja recibe 60,10 en metlico por la Cuota de un alumno de Educacin Infantil, se anotan los 60,10 en el DEBE de esa cuenta porque al recibir (entradas) ese dinero se lo debe al titular de la empresa.

Infantil ACREDITA 60,10 (ante el titular de la empresa) por el abono, entrega o salida de esta cuota. 705.00 Salen 601,10 Haber Entran

Debe

>

570.0

Salen 60,10 . de la cuenta 705.00 se le acredita (H) Entran 60,10 en la 570.0 se le adeudan (D) b) Segundo hecho contable 1 Las cuentas que intervienen son 570.0 Caja, euros y 602.1 Material de oficina. 2 Sale el dinero de caja: se acredita (H) la 570.0 Caja, euros. Entra el material en la oficina: se adeuda la 602.1 Material de oficina.1 - ARGOS CONTABILIDAD

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A. Las minutas de asientos generales

son las que usan

En las cuentas de tesorera Cuando entra dinero se adeuda ese importe, que habremos anotado en entradas. anotado en salidas. Entradas Salidas D H Cuando se saca dinero se abona ese importe, que habremos

los expertos y que pueden estudiarse en nuestros manuales. Se basa en el principio de la "partida doble" introducida por el monje italiano FRAY LUCA PACIOLI (1494) y que establece: "1 No hay deudor sin acreedor. (No hay partida sin contrapartida). 2 A una o ms cuentas deudoras corresponden siempre una o ms cuentas acreedoras por el mismo importe. 3 En todo momento la sumas del debe deben ser igual a las del haber". B. Las minutas de tesorera. caja y bancos. Se utilizarn tantas cuentas de caja o bancos como cuentas se usen en la empresa: 570.0 Caja euros 572.0 Banco A 572.1 Banco B Etc. Nuestras minutas puede parecer que son de partida simple puesto que slo hacemos un apunte y de ordinario slo se anota un importe en entradas o salidas. Pero no se olvide que en la cabecera de la minuta figura una cuenta (570.0, 570.9, 572.0, 572.1, etc.) y en la columna correspondiente a contrapartida consignamos la cuenta de contrapartida. De modo que si ha figurado el importe del apunte en las salidas de la minuta de tesorera es porque ha entrado en la cuenta de contrapartida, y por lo tanto ha quedado la cuenta de tesorera abonada por la misma cantidad que ha sido adeudada a la contrapartida. Se finaliza con los importes de la suma de las entradas y salidas de la pgina y su saldo, que sern las tres cantidades, con que iniciaremos la siguiente pgina. Las minutas de caja comodn tienen como cdigo de cuenta 570.9 Caja comodn (algunos la llaman Varios) y se cumplimentan exactamente igual que las de tesorera, pero solamente en aquellos apuntes que no supongan flujo de tesorera, es decir que no reflejen un pago o un cobro. Se inician cumplimentando los datos que figuran en la cabecera y colocando en la primera lnea el saldo inicial de dicha tesorera. Se rellenan con los apuntes correspondientes a los movimientos de flujo dinerario, cobros o pagos que se realicen en cada tesorera. Poniendo en primer lugar el da del mes, luego la subcuenta de contrapartida y en su caso el centro de coste (CC) (ver pg. 21). En el espacio concepto se har una breve descripcin del motivo del pago (salida) o del cobro (entrada), sin repetir en ningn caso las mismas palabras del ttulo de la subcuenta. El importe se colocar en la columna entradas, si es un cobro y en salidas si es un pago. En las cuentas comodn: Para adeudar una subcuenta pondremos A en concepto y el importe en salidas. Para abonar una subcuenta pondremos D en concepto y el importe en entradas. De este modo queda establecido un convenio relativamente sencillo de recordar: Para adeudar se pone A y Salidas. Para abonar se pone D y Entradas. Recordemos que esta cta. siempre tendr saldo cero. Son el borrador del diario de Por otra parte, la contrapartida, que corresponde al cdigo que hemos colocado en la columna contrapartida de la minuta de tesorera quedar, por el contrario: Abonada si el importe en tesorera lo pusimos en entradas. Adeudada si fue un pago de tesorera que pusimos en salidas. Nota: El concepto ir precedido de una A" cuando sean salidas. A compra de 12 vasos El concepto ir precedido de una D cuando sean entradas. D cuotas comedor Enero


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Este convenio nos permitir aplicar con facilidad en esta Agenda y en el cuadro de subcuentas y conceptos la teora del debe y haber. Similar al clsico --------- x ---------228,0 a 523,0 Por compra Citroen --------- x ---------En la que "a" significa : "debe a..."

Ejemplos: 705.04 D cuotas enero Bachillerato (430.0) Significa que se abona la 705.04 y se adeuda la cuenta 430.0. 228.0 A compra Citren Xantia (523.0) Significa que se adeuda la 228.0 y se abona la 523.0.

5.

ARCHIVO DE LOS JUSTIFICANTES

1. Todo apunte contable debe tener su justificante. 2. Las cuentas sin documentos son cuentos. 3. Sin contabilidad, pero debidamente conservados los justificantes siempre se podrn rehacer debidamente los libros. Por el contrario, la mejor contabilidad sin comprobantes no sirve para nada. 4. Los justificantes deben conservarse durante seis aos posteriores al cierre del ejercicio econmico (art.30 del C.C.) 5. Cuando no exista ningn comprobante, se har una orden firmada por el empresario, gerente, apoderado o administrador, pero nunca por el contable o tenedor de libros. 6. Para identificar un asiento se utiliza una clave, o nmero de asiento que se crea automticamente por el ordenador. - Este nmero est formado por seis (6) dgitos. Por ejemplo 01 - 05 - 23 Los dos primeros 01 indican el mes que se hizo el apunte en ENERO. Los dos segundos 05 la pgina o minuta en que se hizo el apunte. Los dos terceros escribi el apunte. Si la minuta es fsica, de papel, puede haber 50 lneas o apuntes. Si la minuta es electrnica, el diskette del ACAI, puede haber 99 lneas o apuntes. Minutas de Tesorera T 23 la lnea (L) o asiento (A) en que se

Y otro apunte, el

02 que figurar en la contrapartida.

Ejemplo: Vd. ha puesto: 572.0 Lnea N 01 02 Me. Este asiento tendr el cdigo 01 Pg. 05 As. 01 Cuenta 6020 Concepto A LAPICES Y PAPEL Entradas Salidas 60,10 Mes 01 Pg. 05

Pero este asiento est formado por dos apuntes. Si Vd. se va al MAYOR ver: Un apunte en 572.0 Tesorera asiento apunte 01-05-01 01 A LAPICES Y PAPEL 60,10 H Y otro apunte en la contrapartida 6020 Material escolar fungible asiento apunte 01-05-01 02 A LAPICES Y PAPEL 60,10 D El primer apunte lo hizo Vd. El segundo lo ha creado el ordenador. Minutas de asientos generales G 1. Si usa minutas fsicas de asientos generales, es Vd. el que crea los apuntes. 2. Si Vd. usa ACAI. Puede poner el cdigo de la cuenta (6020) y el cdigo de la contrapartida (5720) en la misma lnea de entrada de datos y el ACAI crea un asiento simple con dos apuntes el de la cuenta 01 y el de la contrapartida 02 Ejemplo: Cuenta Concepto 572.0 A LAPICES Y PAPEL

Si la minuta que Vd. usa es de tesorera todos los asientos son simples, slo hay dos apuntes. Un apunte a la cuenta de tesorera correspondiente (la tesorera que figura en la cabecera de la minuta: 570.0 - 570.9 - 572.0 etc.) y que figurar como apunte con 01

Contrap. 6020

Debe

Haber 60,10


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Dar lugar a los apuntes: 01 - A lpices y papel en la cuenta 5700 02 - A lpices y papel en la cuenta 6020 3. Pero si quiere hacer un asiento mltiple, se emplearn tantas lneas como apuntes tenga el asiento. Por ejemplo: compramos a un proveedor 60,10 de lpices, 120,20 de diskettes, 180,30 de escobas y 240,40 de vasos, entonces habremos realizado los 5 apuntes que aparecen en el ejemplo, cada lnea tiene un nmero diferente, aunque el n del asiento es el mismo.Asiento 010501 " " " " Apunte 01 02 03 04 05 Cuenta 400.00 602.0 602.1 602.3 602.5 Concepto D Proveedor xx A lpices A diskettes A escobas A vasos Debe Haber 601,00 60,10 120,20 180,30 240,40

En este caso se requerira para identificar un asiento adems de los seis dgitos antes dichos, los cuatro o cinco ms de la tesorera a que pertenece. As pues: 1.- cuando empezamos a cumplimentar una tesorera, por ejemplo, la 570.0 le asignamos la pg. 01, 2.- al comenzar otra minuta de tesorera (por ejemplo la 572.0) en el mismo mes le asignamos la pg. 02, 3.- al completar la primera pgina de la 570.0 empezaremos su pgina siguiente asignndole el nmero 03. Y as sucesivamente. Una solucin interesante es asignar el primer dgito de los dos que componen la pgina a cada una de las tesoreras que se usan y entonces el segundo dgito puede ser el que marque la secuencia de cada mes en cada tesorera. Por ejemplo: la 570.0 ser: 0, 01, 02, 03, etc, las pginas de la minuta de caja siempre empezarn por 0... la 572.0 ser 1: 11, 12, 13 etc. Siempre que vea que un documento o un asiento que empieza por 1 sabr que corresponde al Banco 572.0. Otra alternativa: por meses. Problema: no hay numeracin secuencial y es fcil que se traspapelen. Adems nunca se est seguro de tenerlos todos y para encontrar el que se busca hay que revisarlos todos o varios. Archivar los documentos en carpetas clasifi-

4. Una vez numerado se archiva secuencialmente en la carpeta del mes correspondiente. 5. Para buscar un documento debe irse al MAYOR donde figura el nmero de asiento de cada apunte. Nota importante: Para este sistema es imprescindible que las minutas que se envan cada mes tengan nmero de pgina distinto. De modo que no sera correcto empezar la cuenta 570.0 por pgina 01 y la 572.0 por pgina 01 y la 572.1 por pgina 01 cada mes, con lo que nos encontraramos en un mismo mes con tres pginas iguales aunque pertenecientes a tesoreras diferentes.

cadas por la numeracin de las Cuentas o Subcuentas, en vez de

6.6.1. LISTADOS A. B. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

DOCUMENTOS DE SALIDA

MENSUALES (Libros auxiliares)

6.2.

LISTADOS ANUALES (Libros auxiliares)

Informe Informe Informe Informe Informe Informe Informe Informe Informe Informe Informe

Balance de situacin a fin de mes (simplificado) Cuenta de prdidas y ganancias (simplificada) Balance de situacin a fin de mes. Cuenta de prdidas y ganancias. Cuadro de financiacin (En su caso). Balance de sumas y saldos. Variaciones mensuales por cuentas y subcuentas (tesorera). Control presupuestario y de tesorera. Reparto de costes por subcuentas. Diario (opcional con el 10% de recargo) Libro mayor con el control presupuestario, de cada cuenta y subcuenta.

Informe 10. Inventarios. Informe 11. Informe 12. 6.3. Resultados del ejercicio y ppto. para el perodo siguiente por centros de coste. Presupuesto anual y por meses.

LISTADOS ANUALES (libros oficiales)

Libro de inventarios y cuentas anuales, Informe A1. Informe A2. Informe A3. Informe A4. Informe A5.

comprende:

Balance de sumas y saldos trimestrales. Inventario de bienes afectos (a actividades econmicas) Inventario de bienes no afectos. Balance de situacin inicial y de cierre. Cuenta de prdidas y ganancias. En su caso. Memoria y cuadro de financiacin.1 - ARGOS CONTABILIDAD

NOTA Slo el listado del MES DE DICIEMBRE de cada ao deber conservarse, una vez revisado y corregido, junto con el INVENTARIO que se incluye en dicho mes, durante 6 aos. Los dems listados mensuales pueden destruirse mes a mes.

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Libro diario Informe A6. Que comprende los diarios mensuales y los asientos de regularizacin y cierre anuales. Desglose por centros Informe A7. Comprende los balances iniciales y sumas y saldos de los diferentes centros de la Agrupacin. Es un informe extraoficial. Modelo 200 201 del Impuesto sobre Sociedades. (Se adjunta el Informe B1.1) 6.4. LISTADOS OPCIONALES Informe A8. Estudio comparativo de los centros de la agrupacin. a) A las fechas que lo soliciten (por fax o escrito) los responsables de una agrupacin. Informe B1: 1) Desglose de cuentas por centros de la Agrupacin. 2) Desglose de subcuentas por centros de la Agrupacin. Informe B2: 1) Desglose de resultados y presupuestos de cada centro de la Agrupacin por cuentas. 2) Desglose de resultados y presupuestos de cada centro de la Agrupacin por subcuentas. Informe B3: Control presupuestario y de tesorera de cada centro de la agrupacin (Duplicado Informe 6 de cada centro).

Informe B4:

Reparto de costes por subcuenta de cada

centro (Duplicado Informe 7 de cada centro). Informe B5: Resumen comparativo de las cuentas de balance y resultados de los 5 ltimos aos de la Agrupacin. b) A peticin del Administrador Local. Informe C1: Fichas de amortizacin del centro. (pg. C16)

Informe C2: Resumen comparativo de las cuentas de balance y resultados de los 5 ltimos aos del centro. Informe C3: Repartos de costes por subcuentas (Informe 7) del periodo requerido (curso, ao o grupo de meses) para obtener los modelos siguientes: Justificacin de las cantidades percibidas por el concepto "otros gastos" as como de su aplicacin y certificacin del acuerdo del Consejo Escolar, (o en su caso de disconformidad) (Anexo II pg. C 22). (Segn el Anexo I y II de la circular del 7-7-92) Modelo 2. Rendicin anual de cuentas y presupuesto del Centro Concertado en lo que se refiere tanto a los fondos provenientes de la Admn. como de las cantidades autorizadas. (LODE art. 57 e) Modelo 3. Solicitud de precios y memoria justificativa que acredite la no lucratividad de las actividades complementarias o servicios ofertados. (Segn Anexos I y II de la Orden 20-5-88)

Modelo 1.

7.

EXPLICACION DE LOS LISTADOS MENSUALES DE LA CONTABILIDADACTIVO A) Accionistas (socios) por desembolsos no exigidos. B) Inmovilizado. C) Gastos a distribuir en varios ejercicios. D) Activo circulante. PASIVO A ) Fondos propios. B) Ingresos a distribuir en varios ejercicios. C) Provisiones para riesgos y gastos. D) Acreedores a largo plazo. E) Acreedores a corto plazo. 2) Precedidos de nmeros romanos todos los apartados del

PRESENTACION Los listados mensuales constan de nueve informes + tres al cierre: Los informes del 1 al 4 estn adaptados al Plan General Contable 1990. Los informes 5, 6, 7 y 9 son informes de la mayor utilidad para los Centros y aconsejamos se revisen y estudien cuidadosamente, mes a mes. El informe 8 es optativo, puede ser til para los que usan minutas fsicas de asientos generales. INFORME 1. BALANCE DE SITUACION. * En la hoja par (izquierda) figuran las cuentas de activo y en la impar (derecha) las de pasivo. * En la primera columna CUENTA figuran las cuentas principales (3 dgitos) que hayan tenido movimiento. * En la segunda columna (ACTIVO o PASIVO) figuran: 1) Precedidos de una letra mayscula los cuatro y cinco apartados del P.G.C. aunque no haya habido movimiento alguno en ellos.

P.G.C. aunque no haya habido movimiento en alguno de ellos. 3) Precedidos de nmeros rabes: slo aquellos apartados de P.G.C. que hayan tenido movimiento en alguna cuenta que pertenezca a dicho apartado. 4) A continuacin de cada apartado anterior figura el ttulo de la cuenta que haya tenido movimiento y cuyo cdigo figura en la 1 columna.1 - ARGOS CONTABILIDAD

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INFORME 2. CUENTA DE PERDIDAS Y GANANCIAS.

INFORME 5. VARIACIONES MENSUALES.

*

En la hoja par (izquierda) figuran las cuentas deudoras: A) GASTOS. En la impar (derecha) las cuentas acreedoras: B) INGRESOS.

Recoge a nivel de cuenta, para las de balance, gestin y analticas y a nivel de subcuenta, para las de tesoreras, la variacin (entradas menos salidas), que ha tenido cada cuenta en lo que va de ejercicio y mes por mes. Adems se calcula mes a mes: 1. Total de las variaciones registradas en las cuentas de Balance. 2. Total de gastos. 3. Total de ingresos. 4. Ingresos menos gastos (o resultado) de cada mes. 5. Cuentas analticas (o costes de oportunidad calculados). 6. Resultado econmico (que incluye como disminucin del beneficio los costes del salario adecuado u otros, cuya contraprestacin no figure en los ingresos). 7. Estado de la Tesorera: saldo de caja y bancos mes por mes. La suma de variaciones de caja o bancos habidas cada mes, figuran en el n 1. con las variaciones de las cuentas de Balance.

* *

En la primera columna figuran todas las cuentas principales (tres dgitos) que hayan tenido movimiento y slo ellas. En la segunda columna (DEBE o HABER) figuran: 1 Precedidos de nmeros rabes los apartados del P.G.C. que hayan tenido movimiento en alguna de sus cuentas. 2 Precedidos de letras minsculas los apartados que hayan tenido movimiento en alguna de sus cuentas. 3 Precedidos de nmeros romanos las diferencias de ingresos y gastos o resultados de cada apartado: I - Resultados de explotacin. II - Resultados financieros. III - Beneficios o prdidas de las actividades ordinarias. IV - Resultados extraordinarios. V - Beneficios o prdidas antes de impuestos. VI - Resultado del ejercicio.

INFORME 6.1. CONTROL PRESUPUESTARIO DE INGRESOS Y GASTOS. Comprende un estudio presupuestario de los apartados o bloques siguientes: Inmovilizado. Gastos. Ingresos. Otros costes. Resultados. -

INFORME 3. CUADRO DE FINANCIACION.

Debido a la cantidad de datos extracontables que requiere este informe, no puede realizarse automticamente. Aquellos centros que lo necesiten pueden pedir que Argos se lo confeccione vez por vez.

Columnas: INFORME 4. BALANCE DE SUMAS Y SALDOS. A. CUENTA: Recoge todas las subcuentas de los grupos 6 y 7 (4 ms dgitos) a las que se les haya asignado un presuRecoge las sumas de las anotaciones efectuadas al DEBE y HABER de cada una de las cuentas que hayan tenido movimiento, as como, su saldo deudor o acreedor. puesto o que hayan tenido movimiento, que recogern el flujo de tesorera ms la amortizacin y otros costes o ingresos calculados, y las del grupo 9 para el clculo de costes de oportunidad. B. TITULO: De las subcuentas y de los apartados y totales de cada apartado.


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C. VARIACIONES ANUALES NOTA comn para las columnas 1, 6 y 8 de presupuestos: Los importes aparecen sin decimales. Comprende las siguientes columnas: (1) Presupuesto anual: Figura el presupuesto anual, de cada subcuenta enviado a primeros de ao por el Centro o calculado automticamente por Argos, en funcin de los resultados del ejercicio anterior. (2) Porcentaje del presupuesto: En esta columna figura el tanto por ciento (%) del presupuesto de cada subcuenta, respecto al total del apartado al que pertenece esa subcuenta. Se obtiene dividiendo el presupuesto de la subcuenta, por la suma total de los importes presupuestados de las subcuentas que pertenecen a ese apartado. Supone por ejemplo, el saber que por cada 100,00 de gastos, 5,00 se destina a telfono. Y que por cada 100,00 de ingresos, 10,00 corresponden a E. Infantil. Tambin se indica en cada apartado de gastos o ingresos el porcentaje de ese apartado respecto al total de los gastos o ingresos de todo el centro. (3) Realizado:Es la suma de movimientos o variaciones habidas en cada subcuenta al final del mes que se procesa. (4) Porcentaje de lo realizado: Es el mismo porcentaje explicado en la columna 4 pero respecto a lo realizado. (5) Pendiente de Realizar: Es la diferencia entre el presupuesto anual (1) y las cantidades realizadas (3) ms o menos los excesos realizados: (3) = (1) - (2) Si se ha realizado mayor cantidad que la presupuestada para todo el ao en la columna (5) Pendiente de realizar figurar Ex. (exceso) que indica la cantidad de ms que ya llevamos gastada o ingresada con respecto al presupuesto anual. En este caso, en el total de la columna figurar una cantidad por dicho exceso. Por ejemplo: Presupuesto para todo el ao 72.121,45 En abril, mes 4, he gastado 24.040,48 Parece que estoy dentro del presupuesto, pero a lo mejor ello es debido a que en alguna subcuenta he gastado 180,30 de ms y en otra 180,30 de menos. Como, lo ms probable es, que esas 180,30 de menos las tendr que gastar en meses sucesivos, el ordenador te dir que tienes un exceso de gasto pendiente de realizar de 180,30 . D. VARIACIONES MES Comprende las siguientes columnas: (6) Presupuesto del mes: Figura el presupuesto asignado a cada mes, enviado por el administrador en el informe 12, se

obtiene, por defecto, dividiendo por 12 el presupuesto anual. O bien, si esa cuenta ya funcion en el ejercicio anterior, se asignar el importe que le correspondi en el mismo mes del ao anterior multiplicado por los coeficientes de actualizacin. (7) Realizado en mes: Es la suma de movimientos o variaciones habidas en cada subcuenta en el mes que se procesa. E. VARIACIONES DEL EJERCICIO Comprende las siguientes columnas: (8) Presupuesto al mes ...: Figura el presupuesto asignado a cada mes, se obtiene, por defecto, dividiendo por 12 el presupuesto anual y multiplicando el cociente que resulte por el nmero del mes que se procesa, o bien, si esa cuenta ya funcion en el ejercicio anterior, se asignar a cada mes el importe que el correspondi en el mismo mes del ao anterior multiplicado por los porcentajes de actualizacin. (9) Desviacin: Es la diferencia entre la columna (3) Realizado a fin de Mes y la columna (8) Presupuesto al Mes. (10) Porcentaje de desviacin: Supone el tanto por ciento de desviacin entre lo realizado y lo presupuestado a fin de mes. Se obtiene multiplicando por cien la diferencia entre lo realizado (3) menos lo presupuestado (8) y dividiendo por lo presupuestado (3) - (8) (8) INFORME 6.1 x 100 (8)


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INFORME 6.3. ESTADO DE LA TESORERIA. PREVISION DE TESORERIA. APLICACION Y ORIGEN DE FONDOS. A ) Estado de la Tesorera. Columna 1: N de subcuenta. Columna 2: Ttulo de la Subcuenta. Columna 3: Saldo inicial. Columna 4: Entradas. Columna 5: Salidas. Columna 6: Saldo final. (B) Previsin de Tesoreras. Columna 1: Ttulo. Columna 2: Presupuesto. Columna 3: Realizado. Columna 4: Pendiente de realizar. Columna 5: Saldo previsto. (C) Origen y aplicacin de fondos. Es un resumen de las cuentas que han tenido movimientos de origen o aplicacin de fondos. INFORME 6.2. CONTROL PRESUPUESTARIO DE LAS CUENTAS DE BALANCE. Columna 1: N de la cuenta o subcuenta. Columna 2: Ttulo de la cuenta o subcuenta. Columna 3: Saldo inicial de la subcuenta si no se ha facilitado presupuesto. Columna 4. Presupuesto anual si se ha facilitado a Argos. Columna 5: Variaciones a fin de mes de todas las subcuentas de Balance, hayan tenido o no presupuesto. Columna 6:Pendiente de realizar: Es la diferencia entre la columna 4 Presupuesto anual y la columna 5 Variaciones a fin de mes. Columna 7: Saldo a fin de mes que es el saldo real que figura en contabilidad.


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INFORME 7. REPARTO DE COSTES. Figura en este importante informe: 1 Todas las subcuentas de los grupos 6, 7 y 9 que utiliza el Centro. 2 La cantidad realizada en cada subcuenta hasta la fecha del proceso. 3 El reparto porcentual que corresponde a cada centro de coste. Nota: Es importante comprobar que la suma de porcentajes de cada subcuenta sea 100, y que todas las subcuentas tienen sus porcentajes asignados. Si el centro no se lo asigna, Argos imputar un reparto de costes con el ndice con los criterios que figuran en el Anexo I (pg. C 20). 4 Un resumen econmico por cada centro de coste, que permite conocer el coste por alumno o usuario.

Para obtener el nmero del asiento completo hay que anteponer los dos dgitos del mes en que se hizo el asiento, por ejemplo si estamos en el mes de marzo el nmero de asiento que corresponde al documento que sirva de justificante ser: 03 - 01 - 01- 01 Mes: Pgina: Asiento: Apunte: 03 01 01 01

La cuarta columna es el concepto y el mes en que se anot. Adems en caso de haber rellenado el campo de CC (centro de coste) aparecer en la 1 posicin del campo correspondiente al concepto. NOTA: En las subcuentas de Balance, si tienen ms de 5 apuntes se aade una lnea debajo de la cual se dice Variaciones acumuladas (sin S.I.) que permite conocer la inversin o desinversin sin incluir el Saldo inicial de dicha subcuenta.

INFORME 8. DIARIO. (Opcional con el 10% de recargo sobre coste mensual). Recoge cronolgicamente todos los asientos desde el inicio del ejercicio a la fecha del ltimo proceso. -

En las dems subcuentas si un mes hay ms de 5 apuntes dir "Variaciones del mes" y la cantidad total de ese mes que coincidir con la que figura en el informe 5. Las 5, 6 y 7 el Debe, Haber y Saldo. Corresponden a los tradicionales apartados de la contabilidad clsica.

INFORME 9. FOLIOS DEL MAYOR. Recoge todas las anotaciones que ha tenido la cuenta y su saldo. La primera columna corresponde a la contrapartida de la cuenta que figura en la cabecera del folio. En el caso de ser un asiento mltiple en la contrapartida figurar la palabra VARIOS. La segunda columna es el da del mes del asiento. El mes de que se trata figurar con letra negrita en la columna concepto. La tercera columna corresponde al nm. de asiento formado automticamente por dos dgitos de la pgina del diario en que fue anotado el asiento y otros dos dgitos de la lnea a que corresponde el asiento, ms otro nm. que representan el apunte en el asiento: - nmero de pg. (xx) - nmero de lnea (xx) - n. de apunte (xx) (si es un cero a la izquierda se suprime)1 - ARGOS CONTABILIDAD

Las dos columnas finales son un control del presupuesto de dicha subcuenta. En la primera columna figurar: a) En la primera lnea de cada subcuenta el presupuesto anual de esa subcuenta. b) En la lnea que corresponda al ltimo asiento de cada mes figurar el presupuesto asignado para ese mes o, en su defecto, el presupuesto anual dividido por 12 y multiplicado este cociente por el nmero de mes a que corresponde el presupuesto a fin de ese mes. La ltima columna estado del presupuesto se obtiene restando al presupuesto anual el saldo de cada mes.

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INFORME 10. INVENTARIO Y FICHAS DE AMORTIZACION 1 Como hemos dicho repetidamente los nicos libros obligatorios que hay que "legalizar" para las EE.EE son los libros inventarios de la norma 5 de los Acuerdos 10-10-80. 2 "Las cantidades destinadas a la amortizacin de elementos patrimoniales no afectos a las actividades sometidas a gravamen" no se consideran partidas deducibles del I.S. por ello no las incluir como gasto en la cuenta 682. Si se lleva la contabilidad de titulares o comunidad se abre la cuenta 683 especial para contabilizar esta amortizacin de bienes afectos. 3 Se abrir una ficha de amortizacin por cada elemento. (ver parte 2. Fichas de amortizacin) Estas fichas las abre automticamente el ordenador cada vez que se realiza un apunte en las cuentas 21 22 de Inmovilizado. Por ello es imprescindible que se cuide mucho estos asientos: Primero: En treinta posiciones que tiene el concepto, debe describirse lo ms precisamente posible el elemento. Por ejemplo: "Pabelln polideportivo, Contr. 2280 5230 570.9 Comodn E A Renault 5843-BBS D Concesionario NN 19.232,39 C S 19.232,39

Luego, en las cuentas de tesorera aparecern los "pagos" al concesionario con cargo a la 523.0. Proveedores de inmovilizado. 4 Al cierre del ejercicio, junto con el libro del mes de dic. se incluir el informe 10 "Inventario" actualizado a dicha fecha de cierre. Tambin se entregar a cada Centro, que lo solicite, un libro de fichas de amortizacin del inmovilizado.

PARTE 1. DE INVENTARIO En la primera columna: se recoge el n de cuenta del PGC. La segunda columna: recoge el n secuencial de ficha. La tercera columna: recoge la descripcin del elemento en 30 posiciones, las mismas que figuran en el asiento contable correspondiente. La cuarta columna: es el Valor de adquisicin por elemento. La quinta columna: es el Importe amortizado a la fecha de confeccin del Inventario por elemento. La quinta columna: es el Valor neto contable por cuenta. Al final de cada cuenta (de 3 dgitos) figurarn los totales siguientes de las 3 ltimas columnas. La suma de los resmenes de inventarios de cada casa dar lugar a los inventarios de bienes afectos y no afectos de la Agrupacin.

Renault 5843 - BBS, Fotocopiadora RX.-1040" etc.Segundo: Si se paga al contado no hay problema en que el asiento figure en cuentas de caja o banco. 572.0 Banco Contr. 2270 A C Impresora RX-1040 E S 9.015,18

Pero si se paga a plazos, aunque se d una cantidad "de entrada" es imprescindible usar la cuenta 523. Proveedores de inmovilizado con el fin de que el asiento en las cuentas 2 Inmovilizado figure por el total importe del coste del bien.


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PARTE 2 . FICHAS DE AMORTIZACION Amortizacin acumulada del inmovilizado. Se obtiene de la suma de las fichas de amortizacin de cada elemento, aplicando los coeficientes aprobados para cada momento en funcin de la vida del elemento. Cada elemento del Inmovilizado deber estar registrado en una ficha que es como su biografa en la que se hace constar su nacimiento, vida y muerte. Cabecera: Contiene: El n y ttulo de la cuenta. El concepto. La descripcin. El n de inventario. Valor de adquisicin. Valor residual (en su caso). Valor a amortizar. Fecha de adquisicin. Fecha de comienzo de la amortizacin. Fecha de baja. Detalle: Se compone del histrico de amortizaciones. Es una hoja de clculo que contiene: 1 Columna: Nmero secuencial de ejercicios amortizados. 2 Columna: Fecha de contabilizacin anual. 3 Columna: Porcentaje de amortizacin aplicado. 4 Columna: Importe de la dotacin a amortizacin. 5 Columna: Amortizacin Acumulada. 6 Columna Valor neto contable. 7 Columna: Tipo aplicado en concepto de Inters del Capital Invertido. 8 Columna: I.C.I. Importe anual del Inters del Capital Invertido.

El RD 537/1997 de 14 de abril (BOE, 24) actualiz las tablas de amortizacin que se venan usando desde la Orden del 12 de mayo de 1993. Para nuestro sector son de aplicacin los siguientes coeficientes:

Coeficientes de Amortizacin recomendados para 2004

215 221 222 223 224 225 226 227 228 229

Apl. Informtica Construcciones Instalaciones Maquinaria y E.D. Utillaje Otras instalaciones Mobiliario Informtica Transporte Otro inmovilizado

25% 2,0% 6,7% 10% 10% 6,7% 6,7% 20% 16% 20%

4,0 aos 50 aos 15 aos 10 aos 10 aos 15 aos 15 aos 5,0 aos 6,25 aos 5,0 aos


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INFORME 11. RESULTADOS DEL EJERCICIO Y PPTO. PARA EL PERIODO SIGUIENTE POR CENTROS DE COSTE.

a) Plazo: Durante el mes de enero o febrero de 2004 (Correspondiente al ao 2004). b) El programa Argos: Proporciona un listado con las siguientes columnas:

6 y las siguientes columnas contienen el reparto porcentual o directo de los importes totales a cada Centro de coste. A partir de este informe 11 se pueden hacer los modelos: 1 - Justificacin "otros gastos".

1 Cdigo de subcuenta. 2 Ttulo de la subcuenta. 4 Importe del ejercicio anterior. (R = Resultado) 5 Presupuesto para el ejercicio siguiente (P = Presupuesto aplicando para 2004 un incremento estimado sobre el 2003). del: 2 % al personal. 2 % mdulo otros gastos 3,5 % a las dems cuentas de ingresos o gastos.

2 - Rendicin anual de ctas. y ppto. 3 - Memoria justificativa de un servicio o actividad. Que figuran en el Anexo II. Nota Importante: Si se desea hacer por cursos acadmicos

debe periodificarse gastos e ingresos a 31 de Agosto o del ltimo da del curso. Slo se modifican porcentajes de C.C. no cantidades.


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INFORME 12. PRESUPUESTO ANUAL Y POR MESES.

cada cuenta. Para estas cuentas no existe el presupuesto histrico, ya que las inversiones o desinversiones pueden ser muy diferentes

Es un listado con las siguientes columnas: 1 Cdigo de la subcuenta. 2 Ttulo de la subcuenta. 3 Importe del realizado (R = Resultado). 4 Importe del presupuesto del ao (P = Presupuesto). 5 Espacio en sombreado para corregir, en su caso, el presupuesto (N = Nuevo). 6 Para cada mes el ppto. de acuerdo con lo realizado el ao anterior.

de un ao a otro.

Ejemplo 1:a) Los clientes me deben 3.005,06 del ejercicio anterior. b) Preveo que de esta cantidad cobrar 2.404,05 . c) Por otra parte calculo que tendr una cantidad de 1.803,04 de clientes-alumnos que este ao dejarn de pagarme o devolvern los recibos. Qu presupuesto debo hacer?

COMO HACER EL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTOS?

a) 2.404,05 D (Debo cobrar esta cantidad) b) 1.803,04 H (Acredito a la Tesorera esta cantidad para hacer frente a los morosos) 601,01 D

Es lo ms fcil. Si, por ejemplo, preveo o calculo que en la cuenta 600,1 de Compras voy a gastarme este ao 601,00 , pondr en la lnea N (ver listado C19) 601,00 H . Si, no quiero hacer el clculo (que es lo que se llama "presupuesto base cero") aceptar incrementar el importe del ao pasado, lnea R (resultado anterior) incrementado en el IPC previsto para el ejercicio, que es la lnea P (previsto). Es el llamado presupuesto histrico. Si se trata de un gasto el Resultado lleva el signo D que es lo que se ha adeudado a esa cuenta en el ejercicio anterior y el presupuesto lleva el signo H que es el "crdito" que le damos a esa cuenta para que lo gaste en el ao. A medida que haga el gasto se ir adeudando (D) la cuenta y disminuyendo su crdito (H). Si se trata de un ingreso los signos cambian. El Resultado tendr signo H y el presupuesto D que es el ingreso que debe hacer esa cuenta en la tesorera. A medida que ingrese se le acreditarn esas cantidades y disminuir su debe. a) En la cuenta 227 acreditar (H) en el presupuesto (P) un importe de 7.212,15 (H). b) Pero, como no voy a pagarlo todo al contado, en la cuenta del proveedor 523 pondr al debe del presupuesto el COMO HACER EL PRESUPUESTO DE LAS CUENTAS DE BALANCE? importe que dicho proveedor va a financiarme, que en este caso son 4.808,10 dentro de este ejercicio, y que pagar en el ejercicio siguiente. Es decir, la previsin de tesorera para la aplicacin y obtencin de fondos. Se trata de acreditar (H) las cantidades que se supone se van a pagar o invertir durante el ao ( o cada mes) por esa cuenta y adeudar (D) las cantidades que se espera ingresar por esa cuenta y poner la diferencia entre lo que se ingrese o se pague en el presupuesto anual (o mensual) de Esto indica que he de prever una disminucin de tesorera de 2.404,05 este ao. Presupuesto: 227 523 7.212,15 H 4.808,10 D 2.404.05 H Comprar en septiembre un ordenador por 7.212,15 . Lo pienso pagar a 601,01 / mes en los 4 meses de este ao y los 8 siguientes del ejercicio que viene. 3.005,06 D (por la deuda a 1 de ao) 2.404,05 H 1.803,04 D (por los cobros de estos morosos) (por los nuevos morosos de este ao) Debo poner un presupuesto de 601,01 D (Es decir mi tesorera se incrementar este ao en 601,01 ) sin perjuicio de que el saldo de la cuenta 430,Clientes sea de 2.404,05 a fin del ao.

2.404,05 D Saldo previsto a final de ao.

Ejemplo 2:


C 18


Contabilidad: a) Por la compra del ordenador D 227 H

Notas 1: Recurdese que el signo (D / H) en los presupuestos funciona al contrario de la contabilidad real: 1. Si es un pago le acredito a esa cuenta el importe del presupuesto.

7.212,15 b) Por la financiacin del proveedor. D cada mes 523 H se le acredita el total del importe de la compra

2. Si es un ingreso le adeudo a esa cuenta la cantidad que deber ingresar la tesorera por ese motivo. Nota 2: En el caso de hacer apuntes a subcuentas a las que no se

Se le adeudarn 601,01 7.212,15 El da de la compra 601,01 601,01 601,01 Saldo acreedor de cierre 4.808,11

les hizo presupuesto en el informe 11 el saldo de las mismas figurar agrupado en la cuenta (3 dgitos) correspondiente.

Para el curso que viene tendr que acreditar (H) a esta cuenta las 4.808,11 que an le debo al proveedor.


C 19


ANEXO I CLASIFICACION DE COSTES - CRITERIOS DE IMPUTACION 1. En la pgina XI-11 de l Manual Argos de Contabilidad se encuentra reproducida la Orden de 15 de julio de 1972 sobre clasificacin de costes de Centros Docentes Universidades). En la disposicin 2 dice: "Los Centros docentes no estatales, en cuanto la Admn. Pblica les exija datos o declaraciones relativas a costes con motivo de subvenciones, conciertos, autorizacin de puesta en funcionamiento y otras finalidades semejantes, con arreglo a la legislacin en vigor, se acomodarn al modelo de clasificacin de costes y cdigo definidor de los conceptos y criterios de imputacin que figuran anexos a la presente disposicin." 2. Tanto en el caso de tener que justificar el mdulo "otros gastos", como al sufrir una Auditora, una de las cuestiones ms debatidas es el critrerio aplicado para la distribucin de los costes a los diversos niveles educativos y a las distintas actividades que utilizan los bienes o servicios del Centro conjuntamente. 3. La Orden, antes citada en su Anexo I, establece una clasificacin de costes, dividida en cuatro captulos: A. Costes de Capital B. Costes de sostenimiento C. Amortizaciones D. Intereses de las inversiones 4. En su Anexo II define cada uno de los conceptos (cuentas) que figuran en dichos captulos (Terrenos, Urbanizacin, Edificio escolar, etc). Estas definiciones fueron utilizadas por Argos hasta que el P.G.C. ha sido adoptado por todos los centros, desde cuyo momento se han utilizado las definiciones y relaciones contables del propio P.G.C. 5. Centros de Coste: En las normas de imputacin de dicha Orden se establece: "Cuando en el establecimiento educativo se desarrollen dos o ms actividades docentes o servicios asistenciales prestados a los alumnos, estos se concepturn como secciones de coste independientes..." En el cuadro de cuentas Argos se incluyen los centros de coste ms usuales debidamente codificados. Las actividades de enseanza empiezan su cdigo por 0/1: 00 - E. Infantil. 01 - E. Primaria. 02 - ESO (1er ciclo). 03 - ESO (2 ciclo). 04 - Bachillerato (LOGSE). 05 - E. Preescolar. b) (excepto 08 - Ciclo Formativo Grado Medio. 09 - Ciclo Formativo Grado Superior. 10 - Educacin Especial. 11 - Programa Garanta Social. 12 - FPO (INEM). 13 - FORCEM. 14 - Enseanzas Especiales. 19 - Otras enseanzas. Las actividades complementarias empiezan por 2: 20 - Enseanza no reglada. 21 - Activ. religiosas. 22 - Activ. culturales. 23 - Activ. deportivas. 29 - Otras activ. complementarias. Los servicios complementarios empiezan por 3: 30 - Comedor. 31 - Transporte escolar. 32 - Internado / Residencia. 33 - Gabinete mdico. 34 - Gabinete psicopedaggico. 39 - Otros servicios complementarios. Otros servicios empiezan por 4: 40 - Librera y papelera. 41 - Bar-cafetera. 42 - Piscina. 43 - Talleres. 48 - Actividades Exentas (Comunidad). 49 - Otros servicios. Actividades extraescolares empiezan por 5: 50 - Informtica. 51 - Idiomas. 52 - Ritmo. 53 - Judo, Krate. 54 - Ballet. 59 - Otras actividades extraescolares. Otras actividades empiezan por 6: 60 - Granja - Huerta. 61 - Economato. 62 - Alquileres. 6. Criterios de imputacin a) "Imputacin o afectacin directa cuando se trate de costes que pueden ser atribuidos sin ambigedad a una sola seccin". En las "minutas de entrada" existe un campo titulado CC (Centro de coste) en el que se anotar el cdigo de dos dgitos del CC a que corresponda el gasto o coste ocasionado nica y exclusivamente por una seccin. "Imputacin indirecta mediante la aplicacin de determinadas reglas distributivas cuando se trate de costes de carcter general o indirecto que interesan a dos o ms secciones".


C 20


Por ejemplo: Se compra tizas de colores para E. Infantil (00) por valor de 6,00 y tiza blanca para todo el Centro por valor de 30,00 570,0 Caja CC 6020 6020 00 A tiza de colores A tiza blanca 6,00 30,00

U:

Imputacin proporcional al nmero de usuarios de cada seccin de coste.

A estos efectos se puede tomar como unidad el tiempo de estancia en el Centro de un alumno externo (en nuestro caso 6 horas/da). En este caso el tiempo de estancia en el Centro de un medio pensionista (hora y media) elevado a la unidad sera: 1,5 : 6 = 0,25 (por lo que los 500 mediopensionistas a efectos del ndice U equivalen a 500 x 0,25 = 125 unidades de usuario). A este cociente le llamamos Factor de Conversin (F.C.).

La tiza de colores 6,00 ir el 100 por cien al centro de coste 00 - E. Infantil porque figura un 00 en la columna CC y los 30,00 que tienen en blanco la columna CC se repartirn segn los porcentajes de reparto establecidos al hacer los presupuestos del ao. 7. Indices de imputacin. La Orden expone los ndices de proporcionalidad a tener en cuenta para el reparto de cada clase de gastos, atendida la naturaleza de estos. La aplicacin de los ndices que figuran en la Orden supone un estudio muy detallado de cada centro. En su defecto, Argos solicita cada ao a los centros la actualizacin de unos datos que seran suficientes para el clculo de estos ndices. N de alumnos N de aulas N de usuarios. Con ello se obtienen 4 ndices de imputacin: Indice A (alumnos), que se toma como unidad Indice U (usuarios) superficie real si se conoce) Indice D Directo a travs del CC (centro de coste). A cada cuenta de coste o gasto, Argos asigna un ndice que acta por defecto, si el Centro no pone ninguno. Indice S (superficie) (propocional al n de aulas o a la S: Imputacin E. INFANTIL E.PRIMARIA/ESO

Por ejemplo, para mediopensionista es 0,25, para internos 0,50, para Actividades Complementarias 0,17 (un sexto) etc. En nuestro supuesto: N Usuarios 100 500 400 125 1.125 proporcional Indice U 9 por 100 44 por 100 36 por 100 11 por 100 100 por 100 a la superficie ocupada

Bachillerato (LOGSE) COMEDOR TOTALES

por cada seccin de coste. Este ndice se obtiene con toda precisin de los anexos e informes que Argos y otras empresas proporcionan al confeccionar y actualizar los inventarios. Una primera aproximacin que pueda ser utilizada consiste en asignar a cada Centro de Coste una superficie proporcional al nmero de aulas. Tomando como unidad la superficie de una aula (54 m2) se eleva a unidades, las dems superficies de los otros Centros de Coste. En nuestro supuesto el comedor, cocina y sus dependencias

Ejemplo: A: Imputacin proporcional cada seccin de coste. al nmero de alumnos de

ocupan 500 m2, luego equivale a 500 : 54 = 9,25 unidades, que se reduce a enteros: 9. En nuestro supuesto:

En nuestro supuesto: N Alumnos E. INFANTIL E. PRIMARIA/ESO Bachillerato (LOGSE) TOTALES 100 500 400 1000 Indice A 10 por 100 50 por 100 40 por 100 100 por 100 E. INFANTIL E. PRIMARIA/ESO Bachillerato (LOGSE) COMEDOR TOTALES

N Unidades 3 16 14 9 42

Indice S 7 por 100 38 por 100 33 por 100 22 por 100 100 por 100


C 21


ANEXO II MODELOS MODELO I - JUSTIFICACION "OTROS GASTOS" Las transferencias educativas estn dando lugar a diferentes modelos para la justificacin de "otros gastos". Presentamos con carcter general el establecido por el MEC en 1985. RD 2377/85 de 18 de julio (art. 40) y circular 07/0792 (Anexo I) Plazos: Ver pg. E14 de la Agenda

C EN TR O "A R G O S" C L A G A STIA ,60 28043- A D R ID M

JUSTIFICACIN "O TRO S GASTO S"PR IMARIA/ESO CU RSO 03/04

CER TIFICA CIN DEL AC UERDO DEL CONS EJO E SCOLAR

De a c ue rdo co n R.D. 237 7/85 de 1 8 de Julio (Art. 40) y circ ula r 07/07 /92 (Ane x o I).


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MODELO II - RENDICION DE CUENTAS Y PPTOS. Plazo: Presentar al Consejo Escolar para su aprobacin: en los 2 3 primeros meses siguientes al cierre del ao o del ejercicio. De acuerdo con la LODE 8/85 de 3 de julio (art. 57 e)

C O LEG I "A R G O S" O C L.A G A STI ,60 A M A D R ID

RENDICION DE CUENTASCURSO 2003/04

Y PRESUPUESTOCURSO 2004/05

De a cu e rdo co n L ODE 8/85 d e 3 d e Ju lio (Art. 57e)


C 23


MODELO III - MEMORIA JUSTIFICATIVA Si son servicios complementarios presentar en la Delegacin o Direccin Provincial. Si son actividades complementarias presentar al Consejo Escolar y solicitar o comunicar a la Direccin Provincial correspondiente (Ver plazos pg. E 11) De acuerdo con el RD 1694/95 (BOE, 1 diciembre) Las transferencias educativas estn dando lugar a diferentes modelos para solicitar y comunicar las actividades y servicios.

C O LEG I "A R G O S" O C L A G A STIA ,60 28043- A D R ID M

SERVICIO COMEDOR CURSO 2004/05

M EM ORIA S UCINTA DE LA S CIR CUNS TANCIAS QUE JUS TIFICA N E L P R E CIO QUE S E P R OP ONE P AR A E L S ER V ICIO COM P LE M E NTAR IO

De a cue rd o con e l R.D. 1694/95 (BOE, 1 Dicie m b re )


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SOLICITUD DE AUTORIZACIN DE PRECIO POR ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS

Programacin para el curso 2003/2004. Voluntaria y sin carcter lucrativo.

ACT. ESCOLAR COMPLEMENTARIA

PRECIO AUTORIZADO CURSO ANTERIOR

PRECIO SOLICITADO

% DE INCREMENTO

Se acompaar certificado del acuerdo del Consejo Escolar.

COMUNICACIN DE PRECIO PARA ACTIVIDADES EXTRAESCOLARES

Aprobacin de precios por las actividades extraescolares del curso 2003/2004

DENOMINACIN

NIVEL EDUCATIVO Y CURSO

PRECIO ALUMNO (periodicidad)

Se adjunta certificado del acuerdo del Consejo Escolar.

SOLICITUD DE AUTORIZACIN DE PRECIO DE SERVICIOS COMPLEMENTARIOS

Organizacin de servicios complementarios para el curso 2003/2004. Voluntarios. No tienen carcter lucrativo, si bien, pueden contribuir al mantenimiento y mejora de las instalaciones del centro.

SERVICIO COMPLEMENTARIO

PRECIO AUTORIZADO CURSO ANTERIOR

PRECIO SOLICITADO

% DE INCREMENTO

Se incluir certificado del acuerdo del Consejo Escolar.


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CAPITULO II - Normativa legal contable...

NORMATIVA LEGAL CONTABLE Y SU APLICACION

1.

LIBROS OBLIGATORIOS (Ver resumen en las pgs. C 30 y C 31)

(b) Libro registro de facturas recibidas. (c) Libro registro de bienes de inversin. (d) Libro registro de determinadas operac. intracomunitarias. Rgimen simplificado (art. 40 RIVA) Aplicable slo a P.F. No estarn obligados a llevar los registros contables del IVA. (arts. 25/26 CC) Comercio minorista, en recargo de equivalencia (art. 61 RIVA) No estarn obligados a llevar los registros contables del IVA. (slo personas fsicas) 5. POR LEY 3/87 GENERAL DE COOPERATIVAS. (a) Libro de Inventarios y Balances. (b) Libro diario. (c) Libro de informes de la censura de cuentas. (d) Libros especiales en razn de su actividad especial. 6. LEY DE FUNDACIONES. (art. 25 Ley 50/2002) Las fundaciones y asociaciones a que se refiere el presente Ttulo debern llevar una contabilidad ordenada y adecuada a su actividad, que permita un seguimiento cronlogico de las operaciones realizadas. Para ello llevarn necesariamente un Libro Diario y un Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.

a) Personas jurdicas 1. POR EL CODIGO DE COMERCIO: a) b) c) 2.

Libro de inventarios y cuentas anuales. Libro Diario. Libro de actas (para sociedades mercantiles).

POR ACUERDOS IGLESIA-ESTADO 10-10-80 PARA LAS EE.EE. a) Libro de inventario de los elementos que forman parte del patrimonio histrico-artstico de la Iglesia. b) Libro inventario de elementos afectos a explotaciones econmicas. c) Libro inventario de los dems bienes no incluidos en los apartados anteriores. Por resolucin de 29-5-81 de la DGT por la que se dan instrucciones para las declaraciones del I.S. se dice: Instruccin Cuarta: "Los datos contables necesarios para cumplimentar las hojas... se obtendrn de las anotaciones que las EE.EE. hayan practicado en los libros y registros que lleven habitualmente".

3.

POR IMPUESTO SOBRE SOCIEDADES b) Personas fsicas a) Rgimen General (Orden de 4 de mayo de 1993 (BOE, 6) 1. Los empresarios en estimacin directa estn obligados a llevar contabilidad ajustada a las normas del Cdigo de Comercio y los registros auxiliares previstos a efectos del Impuesto sobre Sociedades. 2. Los empresarios en rgimen de estimacin directa que desarrollen actividades que no tengan carcter mercantil, (como son las actividades agrcolas o ganaderas y los arrendadores de inmuebles sin trabajadores que son slo empresarios a efectos del IVA) llevarn los libros sealados en el apartado siguiente y no vendrn obligados a llevar contabilidad. 3. Los empresarios en rgimen de estimacin directa simplificada debern llevar los siguientes libros: - Libro registro de ventas e ingresos. - Libro de compras y gastos. - Libro de bienes de inversin. 4. Los empresarios en rgimen de estimacin objetiva mediante signos, ndices o mdulos no estn obligados a Rgimen general. llevar libros, pero debern conservar las facturas emitidas y las facturas y justificantes documentales recibidos, as como1 - ARGOS CONTABILIDAD

LIS. Art. 139.1: Los sujetos pasivos de este Impuesto debern llevar su contabilidad de acuerdo con lo previsto en el Cdigo de Comercio o con lo establecido en las normas por las que se rijan. b) Las entidades con exencin total (Estado, CC.AA., Corporaciones locales, etc) no se les exije contabilidad. c) Las entidades parcialmente exentas: Partidos polticos, sindicatos, colegios profesionales y las fundaciones y asociaciones debern llevar contabilidad ajustada al Cdigo de Comercio. d) La Iglesia Catlica en virtud de la norma 12 de los Acuerdos 10-10-80 debe llevar contabilidad pudiendo establecer los planes contables que consideren ms adecuados a sus necesidades, atendiendo a los criterios de claridad y simplicidad y por lo tanto no estn obligados a las normas contables del Cdigo de Comercio. 4. POR IMPUESTO DEL IVA . (art. 62 RIVA)

(a) Libro registro de facturas emitidas.

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los justificantes de los signos, ndices o mdulos. Los agricultores y/o ganaderos deben llevar: Libro registro de ventas o ingresos incluidas las subvenciones corrientes y de capital y las indemnizaciones. 5. Los profesionales, cualquiera que sea el rgimen de determinacin de sus rendimientos, debern llevar los siguientes libros: (art. 67.3 y 5 del Rgto. del IRPF) - Libros registro de ingresos. - Libros registro de compras y gastos. - Libro registro de bienes de inversin. - Libro registro de provisiones de fondos o suplidos. 6. Las entidades en rgimen de atribucin de rentas debern llevar los libros que procedan, de acuerdo con el tipo de actividad que realicen y el rgimen de determinacin de rendimientos en el que se encuentren.

3.

DILIGENCIADO DE LIBROS Y REGISTROS. Personas fsicas El Real Decreto 37/98 modific el artculo 76 del IRPF por lo que desaparece toda referencia al diligenciado de los libros.

4.

LLEVANZA DE LOS LIBROS.

1. Por informtica. Se reconoce la posibilidad de llevar los libros mediante medios informticos. 2. En hojas o folios. Que despus habrn de ser encuadernadas correlativamente. Por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras y se totalizarn, en todo caso, el diario una vez al mes y con sumas y saldos los balances de comprobacin por trimestres y aos naturales. Los sujetos pasivos y entidades en atribucin de rentas, que desarrollen varias actividades, con arreglo al artculo 26 del Reglamento del IRPF., llevarn libros independientes para cada una de ellas.

2.

LEGALIZACION DE LOS LIBROS.

1. Las entidades mercantiles y los empresarios. Presentarn los libros obligatorios en el Registro Mercantil para su legalizacin, bien antes de su utilizacin o bien antes de que transcurran cuatro meses desde el cierre del ejercicio (art. 27 CC). 2. Las Entidades Eclesisticas. No se incluyen en el mbito mercantil. Ya no existe tampoco la obligacin de Diligenciar que estableca el art. 282 del antiguo RIS. Por otra parte tampoco se ha aclarado si debe o no aplicarse a las EE.EE. los mismos criterios que para las Fundaciones, en cuyo caso deberan Legalizarlas en el R. Mercantil slo en el caso de realizar actividades "mercantiles o industriales" (Rgto. Fundaciones art. 12.8). En todo caso los libros obligatorios para las EE.EE. son nicamente libros Inventarios (Acuerdos 10-10-80). 3. La Resolucin de 29-05-81 estableca para las EE.EE. en su instruccin 9: Los libros Inventarios debern ser legalizados con anterioridad a la fecha de presentacin del I.S. y en todo caso antes del 31 de Julio de 1981. 3. Las Cooperativas. Debern legalizar los libros obligatorios en el Registro de Cooperativas. 4. Las Fundaciones y entidades no lucrativas, sujetos pasivos del I.S. a) Debern legalizar sus libros en la forma establecida en la legislacin mercantil, cuando realice actividades mercantiles. b) La Ley 50/2002, D.A. Sexta, establece que sea el Protectorado quien legalice los libros cuando la Fundacin no realice actividades mercantiles o industriales. 4. 2.

5.

OTRAS DISPOSICIONES LEGALES COMUNES A TODOS LOS LIBROS.

1. La contabilidad es responsabilidad del empresario. Se presupone concedida autorizacin al que la lleve en su nombre (CC. art. 25). Las anotaciones se harn en euros, con claridad, orden, sin espacios en blanco y sin tachaduras. Se salvarn los errores apenas advertidos (CC. art. 29). Los libros, correspondencia, documentacin y justificantes se conservarn durante 6 aos (CC. art. 30). El valor probatorio de los libros ser apreciado por los tribunales (CC. art. 31).

6.

REQUISITOS GENERALES DE LAS FACTURAS.

R.D. 2402/85 de 18 de Diciembre (BOE, 30 Dic.) 1. Nmero y, en su caso, serie. 2. Nombre, domicilio, NIF del expedidor. 3. Nombre, domicilio y NIF del destinatario. 4. Descripcin de la operacin. 5. Contraprestacin total. 6. Tipo y cuota del IVA o "IVA incluido", en su caso. 7. Lugar y fecha de emisin.


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7.

LAS CUENTAS ANUALES. Cuando el PGC establece la partida "Otros ingresos de explotacin" que queda excluida del INCN se refiere a ingresos no peridicos. Los ingresos financieros: no forman parte del Importe INCN. Las subvenciones: en general no forman parte del INCN. Pero en el caso que se concedan en funcin de unidades de productos (Centros Concertados) se incluirn en el INCN. Deber no obstante, facilitarse en la memoria informacin de las subvenciones recibidas. Ejercicios inferiores al ao: El INCN ser el obtenido durante el perodo que abarque dicho ejercicio. (Resolucin de 16-5-91 del ICAC, BOE, 18-1-92). 4. millones de . El informe de gestin es obligatorio para las Sociedades que no formulen balance abreviado (LSA art. 202). 5. Hay obligacin de auditar las cuentas anuales, slo en el mismo caso en que no puedan formular los modelos abreviados (ver punto 3) y adems las cooperativas que sobrepasen dos de las circunstancias antedichas. Las Fundaciones estn obligadas a auditora externa y ctas. anuales normales cuando se cumplan durante dos aos consecutivos dos de las tres circunstancias siguientes (art.25.5): a) Total Activo > 2,40 millones de . b) Importe neto de su Volumen Anual de Ingresos > 2,40 millones de . c) Que el nmero medio de trabajadores sea > 50. 6. Obligaciones de consolidar: las cuentas anuales y y sociedades dependientes. No est obligada si el conjunto de las sociedades que forman el grupo no sobrepasa los lmites siguientes: - Total activo < 9,50 millones de . - Cifra de negocios < 18,99 millones de . - N medio trabajadores < 250 trabajadores. el - Balance. - Cuenta de prdidas y ganancias. - La memoria (En su caso, cuadro de financiacin.

1. Comprenden:

2. Estos documentos forman una unidad (Quiere decir que no se pueden presentar por separado). 3. Pueden ser normales o abreviadas: (PGC. Cuarta Parte, Normas 3 y 4). Pueden formular el balance y la memoria abreviadas: A partir del 1-01-97. Las sociedades mercantiles que al cierre del ejercicio cumplan dos de los siguientes requisitos que se repitan en dos ejercicio consecutivos: a) Que su activo no supere 2,37 sea inferior a 4,75 los 50. Pueden formular la cuenta de prdidas y ganancias abreviada. a) Las entidades que no sean: Sociedad annima. Sociedad annima laboral. Sociedad de responsabilidad limitada, o Sociedad en comandita por acciones. b) Las mercantiles que al cierre del ejercicio cumplan los siguientes requisitos que se repitan en 2 ejercicios consecutivos: a) Que el activo no supere 9,50 sea inferior a 18,99 250. Importe Neto de la Cifra anual de Negocios (INCN) (*) El Importe Neto de la Cifra de Negocios (INCN) comprender los importes de la venta de los productos y de la prestacin de servicios correspondientes a las actividades ordinarias de la Sociedad, deducidas las bonificaciones y dems reducciones sobre las ventas, as como el IVA y otros impuestos directamente relacionados con la mencionada cifra de negocios (R.D.L. 1564/89 art. 191). "Actividad ordinaria": la que se realiza por la empresa regularmente y por la que obtiene ingresos de carcter peridico. Incluso si realiza la llamada "multiactividad" si estas distintas actividades producen ingresos de forma regular y peridica y se deriven de ventas o prestaciones propias de la Empresa. 7. millones de . b) Que el importe neto de su cifra anual de negocios (*) millones de . c) Que el promedio de trabajadores en el ao no supere b) Que el importe neto de su cifra anual de negocios (*) millones de . c) Que el promedio de trabajadores en el ao no supere

informe de gestin consolidados de la sociedad dominante

Obligacin de depositar las cuentas anuales en el Mercantil.

R.

Para Sociedades Annimas, Sociedades de Responsabilidad Limitada y Sociedades Comanditarias. Para las dems sociedades es potestativo. Las Fundaciones deben presentar las cuentas pero no depositarlas (ya las depositan en el Protectorado correspondiente). (D.A. 7 de la Ley de Fundaciones y la Instruccin 26-6-96) Las EE.EE. ya riden cuentas a su Autoridad Eclesistica competente.


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8.

CALENDARIO DE OBLIGACIONES Y REGISTRALES.

CONTABLES

2. Para EE.EE. 30-06-04 Aprobacin de la Gestin y Administracin del Patrimonio. Liquidacin del Impuesto sobre Sociedades.

1. Para entidades mercantiles. Ejemplo de Calendario para el ejercicio 1-01-04 a 31-12-04

25-07-04

3. Para los obligados a Auditora externa. Antes 31-12-03 31-12-03 31-03-04 La Junta General nombra Auditores, si no estaban nombrados en Juntas anteriores. Cierre del ejercicio social. Formulacin por los administradores de las Cuentas Anuales. (art. 171 LSA) firmar las cuentas anuales + I.G. + propuesta de distribucin de resultados (est en la memoria). Deben ser firmados por el Consejo de Admn (todos) (art. 37 C.C.) 30-04-04 Verificacin, en su caso, por los auditores (plazo mnimo). Coincide con la fecha tope para presentar a legalizar los Libros. 30-06-04 Finaliza el plazo para la aprobacin por la Junta de las C. Anuales y distrib. de resultados. No es necesario someter a la J. el informe de gestin. (S.L.) 25-07-04 Finaliza el plazo para declarar el Impuesto sobre Sociedades. 3. 31-07-04 Finaliza el plazo del Depsito de Cuentas y Documentos en el R. Mercantil. 4.

Para Fundaciones.

Antes de Presentacin al Protectorado del inventario, balance 30-06-04 de situacin, cuenta de resultados, memoria de actividades fundacionales y de la gestin econmica y liquidacin del presupuesto del ao anterior. El Protectorado depositar estos libros en el Registro de Fundaciones. Del 1-10 al 31-12 Presupuesto y memoria de actividades para el prximo ao. La legalizacin de los libros de las fundaciones corresponde al Protectorado, salvo cuando realicen actividades mercantiles o industriales en cuyo caso corresponde al Registro Mercantil. Los plazos son los mismos que para las entidades mercantiles.

TERMINOLOGIA DE LAS CUENTAS 1. ABRIR UNA CUENTA: Es titularla poniendo nombre (V.g. mobiliario) y su cdigo (226) en el encabezamiento de la ficha. 2. CARGAR, ADEUDAR O DEBITAR una cuenta es anotar una cantidad en el debe. ABONAR, ACREDITAR O DATAR una cuenta es anotar una cantidad en el haber. SUMA DEL DEBE es la suma de los cargos de una cuenta. 5. SUMA DEL HABER es la suma de los abonos de una cuenta.

15-08-04 01-09-03

Calificacin del Registrador. Remisin al Registro Central de la relacin alfabtica de cumplidores.

6. SALDO es la diferencia entre las sumas del debe y del haber. 7. SALDO DEUDOR si la suma del debe es mayor que la del haber. 8. SALDO ACREEDOR si la del haber es > que la del debe. 9. CUENTA SALDADA es cuando la suma del debe es igual que la suma del haber. 10. LIQUIDAR UNA CUENTA es obtener el saldo de una cuenta. 11. CUENTA CERRADA es una cuenta saldada, debajo de cuyas sumas suelen trazarse dos rayas horizontales indicando que ya no ha de registrarse ningn cargo y ningn abono en dicha cuenta.1 - ARGOS CONTABILIDAD

31-01-2005 Remisin de incumplidores. 28-02-2005 Remisin al Ministerio de Economa y Hacienda de las listas para incoar expedientes.

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CUADRO DE LIBROS CONTABLES OBLIGATORIOS

Libros obligatorios segn la legislacin sustantiva por cada entidad. Empresarios individuales incluidos en el rgimen de estimacin objetiva por signos, ndices o mdulos. * Diario. * Inventarios y Cuentas Anuales.

Libros obligatorios segn la legislacin fiscal. Ningn libro contable, pero debern conservar, numeradas cronolgicamente, las facturas emitidas y las facturas y justificantes de los signos, ndices o mdulos aplicados. * Registros del IVA*.

Empresarios individuales incluidos en el rgimen de estimacin directa simplificada.

* Diario. * Inventarios y Cuentas anuales.

* Libro registro de ventas e ingresos. * Libro registro de compras y gastos. * Libro registro de bienes de inversin. * Registros del IVA*.

Profesionales incluidos en el rgimen de estimacin directa simplificada.

* * * *

Libro registro de Libro registro de Libro registro de Libros registro de

ventas e ingresos. compras y gastos. bienes de inversin. prov. de fondos y suplidos.

* Registros del IVA*. Profesionales incluidos en el rgimen de estimacin directa. * * * * Libro registro de Libro registro de Libro registro de Libros registro de ventas e ingresos. compras y gastos. bienes de inversin. prov. de fondos y suplidos.

* Registros del IVA*. Empresarios individuales incluidos en el rgimen de estimacin directa. * Diario. * Inventarios y Cuentas anuales. * * * * * * Diario. Inventarios y Cuentas anuales. Registro Mayor. Registro de compras y ventas. Registro de ventas e ingresos. Registro de cobros y pagos.

* Registros del IVA*. Empresarios individuales incluidos en el rgimen de estimacin directa, cuando la actividad no es mercantil. * Libro registro de ventas e ingresos. * Libro registro de compras y gastos. * Libro registro de bienes de inversin. * Registros del IVA*. Sociedades mercantiles * Diario. * Inventarios y Cuentas anuales. * De actas. * Registro de socios (en las S.L.). * Registro de acciones nominativas (en las S.A. que las haya). * Diario. * Inventarios y Cuentas anuales. * Registros del IVA*.

Cooperativas.

* Diario. * Inventarios y Cuentas anuales. * Libros de Informes de censura de cuentas. * Libro de Registro de socios, en su caso, libro de Registro de aportaciones de capital social. * Libro de Actas de la Asamblea General del Consejo Rector, y en su caso del comit de Recursos y de las Juntas Preparatorias.

* Diario. * Inventarios y Cuentas anuales. * Registros del IVA*.


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Fundaciones.

* Inventario y Cuentas anuales. La memoria recoger informacin relativa a las actividades fundacionales o de la gestin econmica. Tambin incluir informacin sobre el plan de actuacin.

Fundaciones que realizan alguna explotacin econmica. * Diario. * Inventarios y Cuentas anuales.

* Registros del IVA*.

Entidades de la Iglesia Catlica (art. IV A.E)

Debern llevar contabilidad, que recoger debidamente clasificados los ingresos ntegros de las distintas fuentes de rendimientos y de los gastos necesarios para su obtencin, incluidos los de administracin. * Libros inventarios de: a) Elementos que forman parte del patrimonio histrico-artstico de la Iglesia. b) Elementos afectos a explotaciones econmicas. c) Los dems bienes no incluidos en los apartados anteriores. * Registros del IVA*.

(*) Segn corresponda.


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CAPITULO III - El Plan General Contable.

EL PLAN GENERAL CONTABLE 1990 I - PARTE

PRINCIPIOS CONTABLES. 1. Principio de prudencia. 2. Principio de empresa en funcionamiento. 3. Principio de registro. 4. Principio de precio de adquisicin. 5. Principio de devengo. 6. Principio de correlacin de ingresos y gastos. 7. Principio de no compensacin. 8. Principio de uniformidad. 9. Principio de importancia relativa.

SECCION II - CUENTAS ANUALES. Art. 34. 1. Al cierre del ejercicio, el empresario deber formular las cuentas anuales de su empresa que comprender el balance, la cuenta de prdidas y ganancias y la memoria, estos documentos forman una unidad. 2... deben mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situacin financiera y de los resultados de la empresa. 3... Cuando lo imponga una disposicin legal, la memoria incluir el cuadro de financiacin. (Los empresarios individuales y entidades que puedan formular las cuentas abreviadas, que no contienen este cuadro de financiacin). 4. En cada una de las partidas del balance y de la cuenta de prdidas y ganancias y en el cuadro de financiacin debern figurar adems las cifras correspondientes al ejercicio inmediatamente anterior. PRINCIPIO 7 ingresos. 5. Se prohibe la compensacin entre partidas

Principios Contables en el Cdigo de ComercioTITULO III DE LA CONTABILIDAD DE LOS EMPRESARIOS SECCION I - DE LOS LIBROS DE LOS EMPRESARIOS. Art. 25. Todo empresario deber llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de la empresa... Llevar necesariamente... un libro de Inventarios y Cuentas anuales, y otro Diario. Art. 27. Los empresarios presentarn los libros que obligatoriamente deben llevar en el Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio... (para su legalizacin). Art. 28. 1. El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrir con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirn con sumas los balances de comprobacin. Se transcribirn tambin el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales. PRINCIPIO 3 2. El libro Diario registrar da a da todas las operaciones... ser vlida la anotacin conjunta de los totales de las operaciones por perodos no superiores al mes, a condicin de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes... Art. 30. 1. Los empresarios conservarn los libros, correspondencia, documentacin y justificantes... durante seis aos...

del activo y del pasivo, o entre las partidas del gasto o

Art. 38. 1. La valoracin de los elementos integrantes de las distintas partidas que figuren en las cuentas anuales deber realizarse conforme a los principios de contabilidad generalmente aceptados. En particular, se observarn las siguientes reglas: PRINCIPIO 2 PRINCIPIO 8 PRINCIPIO 1 a) Se presumir que la empresa contina en b) No se variarn los criterios de valoracin c) Se seguir el principio de prudencia obligar, en todo funcionamiento. de un ejercicio a otro. valorativa. Este principio, que en su caso de conflicto prevalecer sobre cualquier otro, caso, a recoger en el balance slo los beneficios realizados en la fecha de su cierre, a tener en cuenta todos los riesgos previsibles y las prdidas eventuales con origen en el ejercicio o en otro anterior, distinguiendo las realizadas o irreversibles de las potenciales o reversibles, incluso si slo se conocieran entre la fecha de cierre del balance y la que en ste se formule, en cuyo caso se dar cumplida


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CAPITULO III - El Plan General Contable.

informacin de la memoria, y a tener en cuenta las depreciaciones, tanto si el ejercicio se salda con beneficio como con prdida. PRINCIPIOS 5 y 6 d) Se imputar al ejercicio al que las cuentas anuales se refieran los gastos y los ingresos que afecten al mismo, con independencia de la fecha de su pago o de su cobro. e) Se valorarn separadamente los elementos integrantes de las distintas partidas del activo y del pasivo. PRINCIPIO 4 f) Los elementos del inmovilizado y del circulante se contabilizarn, sin perjuicio de lo dispuesto en el artculo siguiente, por el precio de adquisicin, o por el coste de produccin. PRINCIPIO 9 2. En casos excepcionales se admitir la no aplicacin de estos principios. En tales casos, en la memoria deber sealarse esa falta de aplicacin, motivarse suficientemente y explicarse su influencia sobre el patrimonio, la situacin financiera y los resultados de la empresa. 6.

secundaria para la empresa, podrn incluirse en el activo por una cantidad y valor fijos, si su cantidad, valor y composicin no varan sensiblemente. Cuando se aplique este supuesto se sealar en la memoria el fundamento de esta aplicacin, as como el importe que significa. El fondo de comercio nicamente podr figurar en el activo del balance cuando se haya adquirido a ttulo oneroso.

Art. 40. 1. Sin perjuicio de lo establecido en otras leyes que obligen a someterse las cuentas anuales a la auditora de una persona que tenga condicin legal de auditor de cuentas, y de lo dispuesto en los artculos 32 y 33 de este Cdigo, todo empresario vendr obligado a someter a auditora las cuentas anuales de su empresa, cuando as lo acuerde el Juzgado competente, incluso en va de jurisdiccin voluntaria, si se acoge la peticin fundada de quien acredite un inters legtimo. 2. En ningn caso, el Juzgado exigir al peticionario caucin adecuada para responder del pago de las costas procesales y de los gastos de la auditora, que sern a su cargo cuando no resulten vicios o irregularidades esenciales en las cuentas anuales revisadas, a cuyo efecto presentar el auditor en el Juzgado un ejemplar del informe realizado.

Art. 39. 1. Los elementos del inmovilizado y circulante cuya utilizacin tenga un lmite temporal debern amortizarse sistemticamente durante el tiempo de su utilizacin. No obstante, an cuando su utilizacin no est tem

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