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IAFIC

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA REGIONAL DEL CARIBE CONTABILIDAD Y FINANZAS

Contabilidad I Comprobantes, soportes y libros de contabilidad

Mg. Jorge Sánchez Noguera

Contabilidad I.

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA REGIONAL DEL CARIBE CONTABILIDAD Y FINANZAS – ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

Sincelejo, Sucre

Contabilidad I – Tercera Unidad:

Comprobantes, soportes y libros de contabilidad

Código: Versión: Fecha:

2011

Unidad Comprobantes, soportes y libros de

contabilidad


Código:

Versión: 01

Fecha: 09-04-2011

Página 1

Unidad III: Comprobantes, soportes y libros de

contabilidad


IAFIC




CONTENIDO TEMÁTICO

UNIDAD No. 3: COMPROBANTES, SOPORTES Y LIBROS DE CONTABILIDAD3.1 EL COMPROBANTE DE CONTABILIDAD3.1.1 Concepto e Importancia 3.1.2 Características 3.1.3 Tratamiento Contable 3.1.4 Aplicación 3.2 SOPORTES DE CONTABILIDAD3.2.1 Concepto e Importancia 3.2.2 Clases 3.2.3 Contenido y Características d 3.3 LIBROS DE CONTABILIDAD3.3.1 Normatividad 3.3.2 Clases de libros de contabilidad3.3.3 Características 3.3.4 Diligenciamiento


Sincelejo, Sucre




CONTENIDO TEMÁTICO

UNIDAD No. 3: COMPROBANTES, SOPORTES Y LIBROS DE CONTABILIDAD

3.1 EL COMPROBANTE DE CONTABILIDAD

3.2 SOPORTES DE CONTABILIDAD

3.2.3 Contenido y Características de los Documentos

3.3 LIBROS DE CONTABILIDAD

3.3.2 Clases de libros de contabilidad

Código:

Versión: 01

Fecha: 09-04-2011

Página 2

CONTENIDO TEMÁTICO

UNIDAD No. 3: COMPROBANTES, SOPORTES Y LIBROS DE CONTABILIDAD

IAFIC




3.1 COMPROBANTE DE CONTABILIDAD

3.1.1 Concepto e Importancia 3.1.1.1 Concepto: según el artículo 53, Inc. 2°, “El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en cual se indicará el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexarán los documentos que lo justifiquen”.1

1 RÉGIMEN CONTABLE COLOMBIANO. Bogotá, Legis, 2011. p.403.

COMPROBANTE DE CONTABILIDAD

Documento interno que se

CRONOLÓGICAMENTE

Diario, Semanal, Quincenal, Mensual

Comprobante diario de ventas, semanal de compras, mensual de gastos,


Sincelejo, Sucre





según el artículo 53, Inc. 2°, “El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier

en cual se indicará el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexarán los documentos que lo

RÉGIMEN CONTABLE COLOMBIANO. Bogotá,

3.1.1.2 Importancia: lacomprobante de contabilidad radica en que en él se registran en forma cronológica (en forma diaria, semanal, quincenal o hasta mensual), todas las transacciones que realiza la empresa o negocio y que posteriormente se registran en los libros principales y auxiliares de contabilidad. Dado que es el documento que se elaborar en forma previa antes de cualquier registro, se recomienda especial atención a la hora de clasificar, analizar y codificar los diferentes soportes que lo han de justificar, además, el comerciante los deberá conservar archivados, de tal manera que en cualquier momento se pueda verificar su exactitud.


Documento interno que se elabora previamente a cualquier registro

CRONOLÓGICAMENTE

POR CONCEPTO

Compras, Ventas,

Consignaciones, Gastos,

entre otros.

Comprobante diario de ventas, semanal de compras, mensual de gastos, etc.

Código:

Versión: 01

Fecha: 09-04-2011

Página 3

COMPROBANTE DE

la importancia del e de contabilidad radica en que en él se

registran en forma cronológica (en forma diaria, semanal, quincenal o hasta mensual), todas las transacciones que realiza la empresa o negocio y que posteriormente se registran en los libros

de contabilidad. Dado que es el documento que se elaborar en forma previa antes de cualquier registro, se recomienda especial atención a la hora de clasificar, analizar y codificar los diferentes soportes que lo han de justificar,

los deberá conservar archivados, de tal manera que en cualquier momento se pueda verificar su exactitud.

POR CONCEPTO

Comprobante diario de ventas, semanal de compras, mensual de gastos,

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3.1.2 Características Sus principales características se pueden apreciar en el siguiente modelo:

CÓDIGO

Elaborado: Revisado:


Sincelejo, Sucre




Sus principales características se pueden apreciar en

DETALLE

Parciales

DEBE H


Fecha: No.:

Revisado: Aprobado: Contabilizado:

Código:

Versión: 01

Fecha: 09-04-2011

Página 4

HABER

ANTE DE CONTABILIDAD

Contabilizado:

IAFIC




3.1.3 Tratamiento Contable. Se debe tener en cuenta el siguiente procedimiento: 3.1.4 Aplicación

Para su aplicación se puede tener en cuenta la siguiente clasificación:

SOPORTES DE CONTABILIDAD

IDENTIFICAR CUENTAS

REGISTRAR VALORES

PARCIALES

TOTALIZAR PARCIALES

TRASLADAR A LOS LIBROS AUXILIARES

En atención a la periodicidad con que se preparara

En atención al asunto o concepto que se contabiliza

COMPROBANTE DE

CONTABILIDAD


Sincelejo, Sucre




Se debe tener en cuenta el siguiente procedimiento:

Para su aplicación se puede tener en cuenta la siguiente clasificación:

IDENTIFICAR CUENTAS DÉBITO

IDENTIFICAR CUENTAS CRÉDITO

CODIFICAR CUENTAS

TOTALIZAR PARCIALES

REGISTRAR TOTALES EN EL

DEBE


HABER

TOTALIZAR DÉBITOS Y CRÉDITOS

TRASLADAR A LOS LIBROS AUXILIARES

TRASLADAR AL LIBRO DIARIO COLUMNARIO

En atención a la periodicidad con que se preparara

En atención al asunto o concepto que se

abiliza

Diario

Semanal

Quincenal

Mensual

De compras

De ventas

De gastos

De consignaciones

Misceláneos

De apertura

De ajustes

De cierre

Combinaciones

Diario de compras,Diario de ventas,SemanaSemanal de consignaciones,Mensual de comprasMensual de gastos,Etc.

Código:

Versión: 01

Fecha: 09-04-2011

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CODIFICAR CUENTAS


HABER

TOTALIZAR DÉBITOS Y CRÉDITOS

Combinaciones Posibles:

Diario de compras, Diario de ventas, Semanal de gastos Semanal de consignaciones, Mensual de compras Mensual de gastos, Etc.

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Ejemplos: � Comprobante de Apertura El 10 de abril de 200?, según escritura pública No. 2155 se constituye la sociedad Distribuidora Credifacil Ltda. (Régimen común). Sus socios realizan el siguiente aporte de capital:

CÓDIGO

1105 110505 11050501 1435 143536 13353601 1504 150405 15040501 3115 311505 31150501 31150502

CAJA CAJA GENERAL Caja general MERCANCÍAS NO FABRIC. POR LA EMPRESAELECTRODOMÉSTICOS Y MUEBLESElectrodomésticos y mueblesTERRENOS URBANOS Terreno en SincelejoAPORTES SOCIALESCUOTAS O PARTES DE INTERÉS SOCIALCarlos Rincón Lorena Montalvo Aportes de capital según Escritura pública No. 2155

SUMAS IGUALES:


DISTRIBUIDORA CREDIFACIL LTDA.


Sincelejo, Sucre




El 10 de abril de 200?, según escritura pública No. Distribuidora

(Régimen común). Sus socios

Carlos Rincón, Aporta: $20.000.000 en efectivo y $10.000.000 representado en un lote de terreno urbano. Lorena Montalvo, aporta: $15.000.000 en efectivo $17.000.000 representados en mercancías (Muebles y electrodomésticos)

DETALLE

Parciales

DEBE

MERCANCÍAS NO FABRIC. POR LA EMPRESA ELECTRODOMÉSTICOS Y MUEBLES Electrodomésticos y muebles

Terreno en Sincelejo RTES SOCIALES

CUOTAS O PARTES DE INTERÉS SOCIAL

Aportes de capital según Escritura pública No. 2155

SUMAS IGUALES:

35.000.000 17.000.000 10.000.000 30.000.000 32.000.000

35.000.000 17.000.000 10.000.000 62.000.000


Fecha: 15 – 03 - 200? No.: 01


DISTRIBUIDORA CREDIFACIL LTDA.

Código:

Versión: 01

Fecha: 09-04-2011

Página 6

en un lote de terreno

$17.000.000 representados en mercancías (Muebles

HABER

35.000.000

17.000.000

10.000.000

62.000.000

62.000.000 62.000.000


No.: 01

Contabilizado:

IAFIC




� Comprobante Diario: El 15 de marzo de 200?, según factura No. Aempresa Distribuidora Éxito Ltda.común), compra mercancía (Calzado) a crédito por valor de $1.500.000, a la proveedora Ltda. (Régimen Común):

CÓDIGO

1435 143524 14352401 2408 240801 24080101 2205 220501 22050101 2365 236540 23654001

MERCANCÍAS NO FABRIC POR LA EMPRESAPRODUCTOS TEXTILES, DE VESTIR, DE CUERO Y CALZADO Calzado IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR PAGAREN COMPRAS Deducible NACIONALES BARRANQUILLA Calza Norte Ltda. RETENCIÓN EN LA FUENTECOMPRAS Calza Norte Ltda. Según factura No. A-560

SUMAS IGUALES:


Distribuidora Éxito Ltda.


Sincelejo, Sucre




El 15 de marzo de 200?, según factura No. A-560 la Distribuidora Éxito Ltda. (Régimen

común), compra mercancía (Calzado) a crédito por $1.500.000, a la proveedora Calza Norte

Valor mercancía comprada Más: IVA 16% Subtotal Menos: Ret. Fte. 3.5% Total a pagar

DETALLE

Parciales

DEBE

MERCANCÍAS NO FABRIC POR LA EMPRESA PRODUCTOS TEXTILES, DE VESTIR, DE CUERO Y

IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR

RETENCIÓN EN LA FUENTE

560

SUMAS IGUALES:

1.500.000

240.000

1.687.500

52.500

1.500.000

240.000

1.740.000


Fecha: 15 – 03 – 200? No.: 25


Distribuidora Éxito Ltda.

Código:

Versión: 01

Fecha: 09-04-2011

Página 7

: $1.500.000 : 240.000 : $1.740.000 : 52.500 : $1.687.500

DEBE

HABER

1.500.000

240.000

1.740.000

1.687.500

52.500

1.740.000


No.: 25

Contabilizado:

IAFIC




� Comprobante Misceláneo: El 15 de julio de 200?, la empresa Surtivarios Ltda.(Régimen común), realiza las siguientes operaciones comerciales: Se consigna en el Banco Anglo (Cuenta corriente), la suma de $5.000.000.

CÓDIGO

DETALLE

1110 111005 11100501 1120 112005 11200501 1524 152410 15241001 1105 110505 11050501 1110 111005 11100501

BANCOS BANCO ANGLO Banco Nacional Valor consignación CUENTAS DE AHORROBANCOS Banco Nacional Valor depósito EQUIPO DE OFICINA EQUIPOS Máquina de Escribir Según factura No. B-101CAJA CAJA GENERAL Caja General Consignación Banco AngloDepósito de ahorros Banco NacionalBANCOS MONEDA NACIONAL Banco anglo Según cheque No. 8756

SUMAS IGUALES:


Surtivarios Ltda.


Sincelejo, Sucre




Surtivarios Ltda. (Régimen común), realiza las siguientes operaciones

Se consigna en el Banco Anglo (Cuenta corriente),

Se deposita en el Banco Nacional (Cuenta de ahorros) la suma de $7.000.000. Según factura B-101, compra (para uso de la empresa) por valor de $470.000 a Equipos Nacionales S.A. (Gran contribuyente, autorretenedor). Se cancela con cdel Banco Anglo.

DETALLE

Parciales

DEBE

CUENTAS DE AHORRO

101

Consignación Banco Anglo Depósito de ahorros Banco Nacional

Según cheque No. 8756

SUMAS IGUALES:

5.000.000

7.000.000

545.200

5.000.000 7.000.000

545.200

5.000.000

7.000.000

545.200

12.545.200


Fecha: 15 – 07 – 200? No.: 42


Surtivarios Ltda.

Código:

Versión: 01

Fecha: 09-04-2011

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Se deposita en el Banco Nacional (Cuenta de ahorros) la suma de $7.000.000.

101, compra máquina de escribir (para uso de la empresa) por valor de $470.000 a Equipos Nacionales S.A. (Gran contribuyente,

Se cancela con cheque No. 8756

DEBE

HABER

5.000.000

7.000.000

545.200

12.545.200

12.000.000

545.200

12.545.000


No.: 42

Contabilizado:

IAFIC




3.2 SOPORTES DE CONTABILIDAD

3.2.1 Concepto e Importancia. económico debe estar respaldado por un documento fuente, soporte para el registro en los libros principales y auxiliares de contabilidad y además punto de partida del ciclo contable. Las facturas, comprobantes de pago o egreso, comprobantes de ingreso o recibos de caja, contratos, notas débito y notas crédito, entre otros, constituyen ejemplos de soportes de contabilidad, los cuales deben recopilarse para dar paso al registro descriptivo y cronológico de las operaciones comerciales de los entes económicos.

Hechos Económicos

Registro en los libros de Contabilidad


Sincelejo, Sucre





. Cada hecho económico debe estar respaldado por un documento fuente, soporte para el registro en los libros principales y auxiliares de contabilidad y además

ida del ciclo contable. Las facturas, comprobantes de pago o egreso, comprobantes de ingreso o recibos de caja, contratos, notas débito y notas crédito, entre otros, constituyen ejemplos de soportes de contabilidad, los cuales deben

paso al registro descriptivo y cronológico de las operaciones comerciales de los

Las cuatro etapas del proceso contable: recolección, registro, clasificación y resumen, representan el procedimiento mediante el cual se genera la información contable. Por esta razón, la Contabilidad representa un sistema para la creación de la información financiera, en el cual la unidad de entrada está constituida por los documentos fuente; la unidad de procedimiento, por el registro y clasificación y la unidad de salida, por el resumen de información registrada en los estados financieros.

Soportes Contables

Comprobantes de Contabilidad

Registro en los libros de Contabilidad

Se presenta la información en los estados financieros

SOPORTES

PROCESO

Código:

Versión: 01

Fecha: 09-04-2011

Página 9


Las cuatro etapas del proceso contable: recolección, registro, clasificación y resumen, representan el procedimiento mediante el cual se genera la

ión contable. Por esta razón, la Contabilidad representa un sistema para la creación de la información financiera, en el cual la unidad de entrada está constituida por los documentos fuente; la unidad de procedimiento, por el registro y

unidad de salida, por el resumen de información registrada en los estados financieros.

Comprobantes de Contabilidad

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3.2.2 Clases

Según Significado Económico

Negociables

No Negociables

Según Función Administrativa

Informativos

Soportes de Contabilidad

3.2.2.1 Documentos No Negociablesdocumentos no negociables sirven de información sobre las condiciones de una transacción comercial y suministran los datos necesarios para su registro contable; sin embargo, no tienen carácter negociable 3.2.2.2 Documentos Informativostransacción comercial puede iniciarse con la solicitud de una cotización. Aceptadas las condiciones de compra y venta, se produce elpedido, que a su vez origina la remisión y la facturación. Estos últimos documentosregistros en el kárdex. Realizada la negociación, los comerciantes proceden a utilizar nuevos documentos, para pagar o garantizar el cumplimiento de las obladquiridas, tales como el cheque, el pagaré, la letra de cambio, la factura cambiaria, etc. 3.2.2.3 Documentos Soporte: todacomercial origina una serie de documentos


Sincelejo, Sucre




CLASES DE DOCUMENTOS

Negociables

Instrumentos

Letra de cambio, Pagaré, Cheque, Libranza

Títulos valores

Acciones, Bonos, Cédulas, Certificados

No Negociables

Cotización, Pedido, Remisión, Factura, Recibo

Informativos Cotización, Pedido, Remisión

Soportes de Contabilidad

Negociables o no negociables, sirven de respaldo al asiento contable y por lo tanto deben anexarse al comprobante de contabilidad.

.2.2.1 Documentos No Negociables: los documentos no negociables sirven de información sobre las condiciones de una transacción comercial

necesarios para su registro contable; sin embargo, no tienen carácter negociable

.2.2.2 Documentos Informativos: una transacción comercial puede iniciarse con la solicitud de una cotización. Aceptadas las condiciones de compra y venta, se produce el pedido, que a su vez origina la remisión y la facturación. Estos últimos documentos permiten los

Realizada la negociación, los comerciantes proceden a utilizar nuevos documentos, para pagar o garantizar el cumplimiento de las obligaciones adquiridas, tales como el cheque, el pagaré, la letra

toda transacción comercial origina una serie de documentos

utilizados como prueba de la acción realizada y para pagar o respaldar una obligación monetaria. Los documentos soporte, ya sean negociables o no negociables, sirven además de respaldo al asiento contable y por lo tanto deben anexarse al comprobante de contabilidad. 3.2.3 Contenido y Características de los Documentos 3.2.3.1 Factura: una vez despachada la mercancía y recibida la copia de la remisión debidamente firmada por el comprador, como prueba de haberla recibido a satisfacción, el vendedor elabora la factura comercial correspondiente. El objeto fundamental de la factura es la de servir de base para el cobro de la mercancía despachada o servicio prestado al cliente. Una factura contiene básicamente los siguientes datos:

Código:

Versión: 01

Fecha: 09-04-2011

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Letra de cambio,

Acciones,

Cédulas, Certificados

Negociables o no negociables, sirven de espaldo al asiento contable y por lo tanto deben anexarse al comprobante de

utilizados como prueba de la acción realizada y para espaldar una obligación monetaria.

Los documentos soporte, ya sean negociables o no negociables, sirven además de respaldo al asiento contable y por lo tanto deben anexarse al

.2.3 Contenido y Características de los

vez despachada la mercancía y recibida la copia de la remisión debidamente firmada por el comprador, como prueba de haberla recibido a satisfacción, el vendedor elabora la factura comercial correspondiente.

l de la factura es la de servir de base para el cobro de la mercancía despachada o

Una factura contiene básicamente los siguientes

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� Denominación: indicar expresamente “factura de venta” preimpreso a través de medios litográficos, tipográficos o similares.

� Identificación del vendedor o de quien presta el servicio: apellidos razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio, previamente impresos.

� Identificación del adquiriente de los bienes y servicios: apellido y nombre o razón social del adquiriente, cuando este exija la discriminación del impuesto pagado por tratarse de un responsable del impuesto sobre las ventas con derecho al correspondiente descuento.

� Numeración consecutiva: dpreimpreso a través de medios litográficos, tipográficos o similares.

� Fecha de la expedición: día, mes y año de facturación. Debe corresponder a la realización de la operación de venta y/o prestación del servicio.

� Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestadosdescripción, cantidad, precio unitario, valor de la mercancía o servicio, descuentos recargos. Cuando la operación comprenda venta y prestación de servicios, la descripción comprenderá igualmente unos y otros.

� Valor total de la operación: debemonto total de la operación, independientemente de la forma de pago. En el evento de expedirse la factura en varias hojas, el valor de la operación deberá constar en la última, y podrá subtotalizarse en cada una de ellas.

Cuando haya lugar a hacer ajustes por mayor valor a la transacción efectuada, también deberán constar en nueva factura, sin perjuicio de los comprobantes internos que deben elaborarse y su registro en los correspondientes libros. Identificación del impresor. La factura debe contener el nombre o razón social y el NIT del


Sincelejo, Sucre




ndicar expresamente “factura de venta” preimpreso a través de

tográficos, tipográficos o

Identificación del vendedor o de quien y nombre o

razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio, previamente impresos. Identificación del adquiriente de los bienes

pellido y nombre o razón social del adquiriente, cuando este exija la discriminación del impuesto pagado por tratarse de un responsable del impuesto sobre las ventas con derecho al

Numeración consecutiva: debe estar medios litográficos,

ía, mes y año de facturación. Debe corresponder a la realización de la operación de venta y/o

Descripción específica o genérica de los ulos vendidos o servicios prestados:

, cantidad, precio unitario, valor de la mercancía o servicio, descuentos recargos. Cuando la operación comprenda venta y prestación de servicios, la descripción comprenderá igualmente unos

: debe incluirse el monto total de la operación, independientemente de la forma de pago. En el evento de expedirse la factura en varias hojas, el valor de la operación deberá constar en la última, y podrá subtotalizarse

Cuando haya lugar a hacer ajustes por mayor valor a la transacción efectuada, también deberán constar en nueva factura, sin perjuicio de los comprobantes internos que deben elaborarse y su registro en los

n del impresor. La factura debe contener el nombre o razón social y el NIT del

impresor de la factura, los cuales deben estar previamente impresos. Calidad de agente retenedor del IVA: imediante cualquier medio mecánico, manual o sello. En todo caso deberá constar cuando quien expide la factura tenga la calidad de agente retenedor del impuesto sobre las ventas por operaciones con responsables del régimen común. Discriminación del impuesto sobre las ventas: ldiscriminación del impuesto sobre lefectuarse en todos los casos en que la factura sea expedida por un responsable del régiSin perjuicio de lo anterior el valor del impuesto sobre las ventas, en todos los casos deberá incluirse en el precio de venta al público

3.2.3.2 Recibo de Caja: estediligencia cuando, por diferentes conceptos, ingresan dineros a la empresa y también se conoce como comprobante de ingreso. Cosiguiente información:

� Número: Consecutivo para control.� Persona o entidad de quien recibe: Natural o

jurídica, número de cédula o NIT.� Fecha: Día, mes y año de ingreso.� Concepto y valor: motivo

ingreso en números y letras.� Forma de pago: Cheque, tarjeta de crédito,

efectivo.

Código:

Versión: 01

Fecha: 09-04-2011

Página 11

impresor de la factura, los cuales deben estar

d de agente retenedor del IVA: indicarse mediante cualquier medio mecánico, manual o sello.

caso deberá constar cuando quien expide la factura tenga la calidad de agente retenedor del impuesto sobre las ventas por operaciones con responsables del régimen común.

del impuesto sobre las ventas: la discriminación del impuesto sobre las ventas debe efectuarse en todos los casos en que la factura sea expedida por un responsable del régimen común.

anterior el valor del impuesto sobre las ventas, en todos los casos deberá incluirse en el precio de venta al público.

: este documento se diligencia cuando, por diferentes conceptos, ingresan dineros a la empresa y también se conoce como comprobante de ingreso. Contiene la

Número: Consecutivo para control. dad de quien recibe: Natural o

jurídica, número de cédula o NIT. Fecha: Día, mes y año de ingreso.

: motivo y monto del ingreso en números y letras. Forma de pago: Cheque, tarjeta de crédito,

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� Imputación contable: Código auxiliar dcuentas que se debitan y acreditan y valores.

� Firma y sello: Funcionario responsable que recibe el dinero.

� Membrete. Indicar en forma preimpresa apellidos y nombre o razón social, cédula o NIT, dirección de la empresa.

3.2.3.3 Comprobante de Egreso: estese diligencia cuando, por diferentes conceptos, la empresa realiza pagos de dinero. El comprobante de egreso tiene como objetivo fundamental servir de constancia de los dineros entregados por la empresa. Contiene la siguiente información:

� Número. Consecutivo para control.� Identificación del cheque: Banco y número

del cheque con el cual se hace el pago.� Identificación del beneficiario: Nombre

acompañados del número de cédula o NIT.� Concepto y valor: Motivo y monto del

pago. � Trama de seguridad: Copia al carbón del

cheque. � Imputación contable: Código auxiliar de las

cuentas que se debitan y acreditan y valores. Cuando existe una sola columna, para diferenciar los créditos, se indican entre paréntesis.

� Beneficiario: Firma de quien recibe� Responsables del egreso: Quien elabora,

aprueba y contabiliza, entre otros.


Sincelejo, Sucre




Imputación contable: Código auxiliar de las cuentas que se debitan y acreditan y

Firma y sello: Funcionario responsable que

Membrete. Indicar en forma preimpresa apellidos y nombre o razón social, cédula o

este documento se diligencia cuando, por diferentes conceptos, la

El comprobante de egreso tiene como objetivo fundamental servir de constancia de los dineros

ntiene la siguiente

Número. Consecutivo para control. Identificación del cheque: Banco y número del cheque con el cual se hace el pago. Identificación del beneficiario: Nombre acompañados del número de cédula o NIT. Concepto y valor: Motivo y monto del

uridad: Copia al carbón del

Imputación contable: Código auxiliar de las cuentas que se debitan y acreditan y valores. Cuando existe una sola columna, para diferenciar los créditos, se indican entre

Beneficiario: Firma de quien recibe. Responsables del egreso: Quien elabora, aprueba y contabiliza, entre otros.

3.2.3.4 Comprobante de Consignación: comprobante es diligenciado cuando se decide depositar determinada cantidad de dinero, en efectivo, en cheques o recibos de tarjetas den la cuenta corriente bancaria. Para que el comprobante de consignación tenga validez, es necesario que lleve el sello y firma del cajero del banco. El objetivo fundamental del comprobante de consignación es servir de constancia del valor depositado en una cuenta corriente bancaria. Un comprobante de consignación contiene básicamente, los siguientes datos:

� Fecha: Día, mes y año de la consignación; ciudad y oficina bancaria.

� Número de la cuenta corriente: La que se beneficiará con la cons

� Detalle de los cheques consignados (si los hay): Nombre o código del banco emisor de los cheques y valor girado.

� Nombre del titular de la cuenta: Persona natural o jurídica

� Valores consignados: En efectivo, en cheques del mismo banco, en chequeotros bancos y recibos de tarjetas de crédito.

� Total consignación: La suma de los valores consignados en efectivo y en cheques.

� Cantidad de cheques consignados: Total de cheques que integran la consignación.

� Firma del depositante: Persona encargada de hacer la consignación.

Código:

Versión: 01

Fecha: 09-04-2011

Página 12

.2.3.4 Comprobante de Consignación: este comprobante es diligenciado cuando se decide depositar determinada cantidad de dinero, en efectivo, en cheques o recibos de tarjetas de crédito en la cuenta corriente bancaria. Para que el comprobante de consignación tenga validez, es necesario que lleve el sello y firma del cajero del

El objetivo fundamental del comprobante de consignación es servir de constancia del valor positado en una cuenta corriente bancaria.

Un comprobante de consignación contiene básicamente, los siguientes datos:

Fecha: Día, mes y año de la consignación; ciudad y oficina bancaria. Número de la cuenta corriente: La que se beneficiará con la consignación. Detalle de los cheques consignados (si los hay): Nombre o código del banco emisor de los cheques y valor girado. Nombre del titular de la cuenta: Persona

Valores consignados: En efectivo, en cheques del mismo banco, en cheques de otros bancos y recibos de tarjetas de crédito. Total consignación: La suma de los valores consignados en efectivo y en cheques. Cantidad de cheques consignados: Total de cheques que integran la consignación. Firma del depositante: Persona encargada de hacer la consignación.

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3.2.3.5 Nota Débito: este documento es diligenciado cuando se necesita informar a un cliente acerca del valor de su deuda o de algún tipo de incremento por diferentes conceptos. El objetivo fundamental de la nota débito es informar sobre el movimiento en la cuenta de los clientes. Una nota débito contiene los siguientes datos:

� Número: Consecutivo para control.� Persona a quien se le notifica: Natural o

jurídica. � Identificación: Cédula o NIT. � Dirección: De la persona a quien se

notifica. � Fecha: Día, mes y año cuando se hace la

notificación. � Concepto: Motivo específico de la

información. � Monto del débito: En letras y números.� Imputación contable: Código auxiliar de las

cuentas que se debitan y acreditan y valores.� Firma responsables: Quien elabora, aprueba

y contabiliza.


Sincelejo, Sucre




ste documento es diligenciado cuando se necesita informar a un cliente acerca del valor de su deuda o de algún tipo de incremento por diferentes conceptos.

El objetivo fundamental de la nota débito es rmar sobre el movimiento en la cuenta de los

Una nota débito contiene los siguientes datos:

Número: Consecutivo para control. Persona a quien se le notifica: Natural o

Dirección: De la persona a quien se le

Fecha: Día, mes y año cuando se hace la

Concepto: Motivo específico de la

Monto del débito: En letras y números. Imputación contable: Código auxiliar de las cuentas que se debitan y acreditan y valores.

nsables: Quien elabora, aprueba

3.2.3.6 Nota Crédito: diligenciado cuando se necesita informar a un cliente que su deuda se ha visto disminuida por algún concepto. El objetivo fundamental de la nota crédito es informar sobre la disminución o cancelación de una deuda. Contiene básicamente los siguientes datos:

� Número: Consecutivo para control.� Persona a quien se le notifica

jurídica. � Identificación: Cédula o NIT.� Dirección: De la persona a quien se notifica.� Fecha: Día, mes y año de la notificación.� Concepto: Motivo específico de la

información. � Valor: Monto total acreditado.� Imputación contable: Código

cuentas que se debitan o acreditan y valores.� Firma responsables: Quien

y contabiliza.

3.2.3.7 Cheque: es un documento negociable, mediante el cual el titular de una cuenta corriente bancaria ordena al banco que pague determinada cantidad de dinero a una persona natural o jurídica, previa la presentación del mismo. Contiene básicamente los siguientes datos:

Código:

Versión: 01

Fecha: 09-04-2011

Página 13

.2.3.6 Nota Crédito: este documento es diligenciado cuando se necesita informar a un cliente que su deuda se ha visto disminuida por

El objetivo fundamental de la nota crédito es obre la disminución o cancelación de una

Contiene básicamente los siguientes datos:

Número: Consecutivo para control. Persona a quien se le notifica: Natural o

Identificación: Cédula o NIT. Dirección: De la persona a quien se notifica. echa: Día, mes y año de la notificación. Concepto: Motivo específico de la

total acreditado. : Código auxiliar de las

cuentas que se debitan o acreditan y valores. : Quien elabora, aprueba

un documento negociable, mediante el cual el titular de una cuenta corriente bancaria ordena al banco que pague determinada cantidad de dinero a una persona natural o jurídica, previa la presentación del mismo.

sicamente los siguientes datos:

IAFIC




� Nombre del banco girado: Donde se tiene la cuenta corriente. (preimpreso).

� Serie y número del cheque: Consecutivopara control. (preimpreso).

� Ciudad y fecha de expedición: Lugar, día, mes y año de la orden de pago.

� Beneficiario: Nombre de la persona natural o jurídica autorizada para cobrar el cheque.

� Valor: En números y letras del monto que se ordena pagar.

� Girador: Firma del titular de la cuenta corriente.

� Número de la cuenta corriente: Identificación de la cuenta. (preim

3.2.3.8 Pagaré: es un documento negociable, mediante el cual una persona se compromete con su firma a pagar a otra cierta cantidad de dinero en un tiempo determinado. Para su diligenciamiento se utilizan formas preimpresas en papel de seguridad.Es de circulación privada y lo utilizan principalmente las entidades de crédito. Contiene básicamente los siguientes datos:

� Número: Consecutivo de control.� Valor: Monto de la obligación en números y

letras. � Fecha de vencimiento: Día, mes y año

cuando se cancelará la obligación.� Identificación del suscriptor: Nombre de

quien se compromete con su firma a cancelar el pagaré.

� Beneficiario: Nombre de la persona o entidad a quien se cancelará el pagaré.

� Interés pactado. Tanto por ciento.


Sincelejo, Sucre




Nombre del banco girado: Donde se tiene la : Consecutivo

Ciudad y fecha de expedición: Lugar, día, mes y año de la orden de pago.

ario: Nombre de la persona natural o jurídica autorizada para cobrar el cheque.

números y letras del monto que

Girador: Firma del titular de la cuenta

Número de la cuenta corriente: Identificación de la cuenta. (preimpreso).

s un documento negociable, mediante el cual una persona se compromete con su firma a pagar a otra cierta cantidad de dinero en un tiempo determinado. Para su diligenciamiento se utilizan formas preimpresas en papel de seguridad. Es de circulación privada y lo utilizan principalmente las entidades de crédito.

Contiene básicamente los siguientes datos:

Número: Consecutivo de control. Valor: Monto de la obligación en números y

Fecha de vencimiento: Día, mes y año e cancelará la obligación.

Identificación del suscriptor: Nombre de quien se compromete con su firma a

Beneficiario: Nombre de la persona o entidad a quien se cancelará el pagaré. Interés pactado. Tanto por ciento.

� Estipulaciones: Condigarantizar el pago.

� Firmas: Deudor y codeudor. 3.2.3.9 Letra de Cambio: negociable, mediante el cual una persona ordena a otra que pague a una tercera persona cierta cantidad de dinero, en un lugar determinado y en uestipulado. Contiene los siguientes datos:

� Número: Consecutivo de control.� Fecha: Día, mes y año de expedición.� Valor: En números y letras.� Girado: Nombre de la persona que deberá

efectuar el pago. � Lugar: Sitio donde se hará efectivo el pago.� Fecha de vencimiento: Día, mes y año

cuando se efectuará el pago.� Beneficiario: Persona a la orden de quien

se hará el pago. � Interés pactado: Tanto por ciento mensual

acordado por mora. � Girador o librador: Persona que autoriza el

pago. � Aceptada: Firma del girado.

Código:

Versión: 01

Fecha: 09-04-2011

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Estipulaciones: Condiciones pactadas para

Firmas: Deudor y codeudor.

2.3.9 Letra de Cambio: es un documento negociable, mediante el cual una persona ordena a otra que pague a una tercera persona cierta cantidad de dinero, en un lugar determinado y en un tiempo

Número: Consecutivo de control. Fecha: Día, mes y año de expedición. Valor: En números y letras. Girado: Nombre de la persona que deberá

Lugar: Sitio donde se hará efectivo el pago. echa de vencimiento: Día, mes y año cuando se efectuará el pago. Beneficiario: Persona a la orden de quien

Interés pactado: Tanto por ciento mensual

Girador o librador: Persona que autoriza el

girado.

IAFIC




3.2.3.10 Libranza: es un documento comercial, regularmente utilizado por cooperativas o empresas en las cuales labora el beneficiario de un préstamo o crédito. Mediante la libranza, el deudor autoriza a su empleador (empresa) la deducción de cuoperiódicas de su salario, honorarios o participaciones a que tiene derecho para la cancelación de su obligación crediticia. La libranza contiene los siguientes datos:

� Número: Consecutivo para control.� Beneficiario: Nombre de la persona que

recibe el préstamo o crédito. � Dependencia y cargo: Puesto desempeñado

por el beneficiario. � Dirección y teléfono del trabajador.� Autorización: Al pagador para que deduzca

las cuotas indicadas. � Autorización adicional: En caso de retiro

del trabajador. � Firmas: Del trabajador, codeudor con el

número respectivo de documento de identificación.


Sincelejo, Sucre




un documento comercial, regularmente utilizado por cooperativas o empresas en las cuales labora el beneficiario de un préstamo o

Mediante la libranza, el deudor autoriza a su empleador (empresa) la deducción de cuotas periódicas de su salario, honorarios o participaciones a que tiene derecho para la cancelación de su obligación crediticia.

La libranza contiene los siguientes datos:

Número: Consecutivo para control. Beneficiario: Nombre de la persona que

Dependencia y cargo: Puesto desempeñado

Dirección y teléfono del trabajador. Autorización: Al pagador para que deduzca

Autorización adicional: En caso de retiro

rabajador, codeudor con el número respectivo de documento de

3.2.3.11 Cotización: este documento se expide por el vendedor, a solicitud del cliente, y contiene información referente al objeto que se ofrece en venta y las condiciones bajo las cuales se plantea la negociación. El objetivo fundamental de la cotización es el de facilitar al cliente la toma de decisiones acerca de la mejor opción; por esta razón, antes de realizar una negociación, el interesado solicita varias cotizaciones y compara las diferentes propuestas.

� Una cotización contiene los siguientes datos:

� Número: Consecutivo de control.� Cliente: Nombre de la persona natural o

jurídica a quien se dirige la cotización.� Fecha: Día, mes y año en que se expide la

cotización. � Tiempo de validez: Período de vigencia de

las condiciones ofrecidas.� Forma de pago: Contado o a crédito.� Forma de despacho: Vía, fletes y seguro.� Descripción: Características del objeto de

cotización, precio unitario, cantidad, descuentos, recargos y valor to

� Observaciones: Condiciones particulares de la negociación.

� Firmas: Quien cotiza y quien aprueba.

Código:

Versión: 01

Fecha: 09-04-2011

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ste documento se expide por el vendedor, a solicitud del cliente, y contiene información referente al objeto que se ofrece en

las cuales se plantea la

El objetivo fundamental de la cotización es el de facilitar al cliente la toma de decisiones acerca de la mejor opción; por esta razón, antes de realizar una negociación, el interesado solicita varias

y compara las diferentes propuestas.

Una cotización contiene los siguientes

Número: Consecutivo de control. Cliente: Nombre de la persona natural o jurídica a quien se dirige la cotización. Fecha: Día, mes y año en que se expide la

mpo de validez: Período de vigencia de las condiciones ofrecidas. Forma de pago: Contado o a crédito. Forma de despacho: Vía, fletes y seguro. Descripción: Características del objeto de cotización, precio unitario, cantidad, descuentos, recargos y valor total. Observaciones: Condiciones particulares de

Firmas: Quien cotiza y quien aprueba.

IAFIC




3.2.3.12 Pedido: una vez determinada la mejor opción, el cliente procede a elaborar el correspondiente pedido, el cual contiene información sobre el objeto que desea comprar y las condiciones bajo las cuales acepta la negociación. El objeto fundamental del pedido es dejar constancia del compromiso del cliente de comprar un objeto o servicio específico, bajo determinadas condiciones. Contiene los siguientes datos:

� Número: Consecutivo de control.� Cliente: Nombre de la persona natural o

jurídica interesada en la compra.� Fecha del pedido: Día, mes y año en que se

hace la solicitud. � Dirección del cliente: Lugar donde enviarse

la mercancía o servicio. � Forma de entrega o envío: Personal, aérea,

marítima, terrestre. � Nombre del vendedor: Persona natural o

jurídica. � Forma de pago: Según cotización.� Descripción del objeto del pedido:

Cantidad, detalle, precio, descuentos, recargos y valor total.Firmas: Comprador vendedor.


Sincelejo, Sucre




vez determinada la mejor opción, el cliente procede a elaborar el correspondiente pedido, el cual contiene

eto que desea comprar y las condiciones bajo las cuales acepta la negociación.

El objeto fundamental del pedido es dejar constancia del compromiso del cliente de comprar un objeto o servicio específico, bajo determinadas

Número: Consecutivo de control. Cliente: Nombre de la persona natural o jurídica interesada en la compra. Fecha del pedido: Día, mes y año en que se

Dirección del cliente: Lugar donde enviarse

de entrega o envío: Personal, aérea,

Nombre del vendedor: Persona natural o

Forma de pago: Según cotización. Descripción del objeto del pedido: Cantidad, detalle, precio, descuentos,

Firmas: Comprador y

3.2.3.13 Remisión: cuando el vendedor recibe el pedido, procede al despacho de la mercancía o a prestar el servicio solicitado. La mercancía se despacha con una remisión, en la cual se relacionan los objetos enviados. El objetivo fundamental de la remisión es el de permitir al comprador la confrontación de la mercancía recibida con la solicitada en su pedido. Una remisión contiene los siguientes datos:

� Número: Consecutivo de control.� Nombre y dirección del comprador: Persona

natural o jurídica. � Transportador: Empresa encargada del

transporte de la mercancía.� Descripción de la mercancía: Referencia,

detalle, unidad y cantidad.� Observaciones: Condiciones especiales para

el despacho. � Firmas: Quien despacha, quien transporta y

recibe.

Código:

Versión: 01

Fecha: 09-04-2011

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uando el vendedor recibe el pedido, procede al despacho de la mercancía o a prestar el servicio solicitado. La mercancía se despacha con una remisión, en la cual se relacionan

l de la remisión es el de permitir al comprador la confrontación de la mercancía recibida con la solicitada en su pedido.

Una remisión contiene los siguientes datos:

Número: Consecutivo de control. Nombre y dirección del comprador: Persona

: Empresa encargada del transporte de la mercancía. Descripción de la mercancía: Referencia, detalle, unidad y cantidad. Observaciones: Condiciones especiales para

Quien despacha, quien transporta y

IAFIC




3.3 LIBROS DE CONTABILIDAD 3.3.1 importancia y normatividad

3.3.1.1 Importancia: los libros de Contabilidad sirven de base para la elaboración de financieros, por lo tanto, su diligenciamiento debe hacerse de tal forma que garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continúa. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros. Los libros de Contabilidad son necesarios para: 1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones: diariamente, semanalmente, etc. o por resúmenes globales no superiores a un mes. 2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta. 3. Determinar el valor de los activos del ente económico, el movimiento de los aportes de capital, entre otros. Para el completo entendimiento de los libros principales, se deben llevar libros auxiliares necesarios para:

REGISTRO

PROHIBICIONES

CONSERVACIÓ


Sincelejo, Sucre




ROS DE CONTABILIDAD

ormatividad

os libros de Contabilidad sirven de base para la elaboración de los estados financieros, por lo tanto, su diligenciamiento debe

e su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y

. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas

Los libros de Contabilidad son necesarios para:

en orden cronológico todas las operaciones: diariamente, semanalmente, etc. o por resúmenes globales no superiores a un mes.

2. Establecer mensualmente el resumen de todas las

3. Determinar el valor de los activos del ente económico, el movimiento de los aportes de capital,

Para el completo entendimiento de los libros principales, se deben llevar libros auxiliares

a) Identificar las transacciones en forma individual.b) Controlar los activos y las obligaciones propias de cada establecimiento. c) Conocer códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así como los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones.d) Controlar las mercancías. e) Conciliar estados financierossido preparados sobre otras bases comprensivas de contabilidad. 4. Dejar constancia en el libro de actas de las decisiones adoptadas por la dirección, administración y control del ente económico. NOTA: la ley ni el reglamento han deteexactitud la clase y número de libros obligatorios, pero si han señalado que se deben llevar los libros “necesarios” o “indispensables” para conocer la situación económica y financiera del ente. Es así que de la lectura de los artículos 50, 52 Código de Comercio, se deduce la necesidad de llevar: el libro mayor y balances, el de inventarios y balance, y el libro diario, respectivamente.

EXHIBICIÓN

PROHIBICIONES CORRECCIÓN DE ERRORES

CONSERVACIÓN Y DESTRUCCIÓN

LIBROS DE CONTABILIDAD

Código:

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ROS DE CONTABILIDAD

a) Identificar las transacciones en forma individual. las obligaciones propias

c) Conocer códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así como los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones.

e) Conciliar estados financieros básicos cuando han sido preparados sobre otras bases comprensivas de

4. Dejar constancia en el libro de actas de las decisiones adoptadas por la dirección, administración y control del ente económico.

a ley ni el reglamento han determinado con exactitud la clase y número de libros obligatorios, pero si han señalado que se deben llevar los libros “necesarios” o “indispensables” para conocer la situación económica y financiera del ente. Es así que de la lectura de los artículos 50, 52 y 53 del Código de Comercio, se deduce la necesidad de llevar: el libro mayor y balances, el de inventarios y balance, y el libro diario, respectivamente.

EXHIBICIÓN

CORRECCIÓN DE ERRORES

IAFIC




3.3.1.2 Registro de los Libros: para que puedan servir de prueba los libros deben haberse registradopreviamente a su diligenciamiento, ante las autoridades o entidades competentes en el lugar de su domicilio principal. Los libros auxiliares no requieren ser registrados. Para registrar los libros deben estar blanco y además que al anterior le falten pocos folios por utilizar, o que deba ser sustituido por causas ajenas a la empresa o negocio. Cuando la falta de un libro de contabilidad se deba a pérdida, extravío o destrucción, se debe presentar la copia auténtica del denuncio correspondiente. Los libros pueden ser llevados en formas continuas, hojas removibles, 0 series continuas de tarjetas; en todo caso deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas. NOTA: Aunque la ley no fija expresamente un plazo o término especial para la inscripción de los libros ante el registro mercantil, se entendería que inscrita la sociedad en este registro, en forma inmediata debe presentar al mismo sus libros de comercio con el fin de que sean registrados; además, los efectos ante terceros solo se producen a partir de la fecha de tal inscripción. 3.3.1.3 Lugar Donde se Exhiben y Forma de Llevar los Libros de Contabilidad: Se deben exhibir o presentar en el domicilio principal de la empresa o negocio. Su diligenciamiento puede hacerse mediante procedimientos de reconocido valor técnico contable, en forma manual, mecanizada o electrónica, en todo caso la empresa debe asegurar los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos contables. Al registrar en los libros los comprobantes de contabilidad que respalden las diferentes transacciones comerciales, se debe anotar el número y fecha de los mismos.


Sincelejo, Sucre




ara que puedan servir de prueba los libros deben haberse registrado previamente a su diligenciamiento, ante las autoridades o entidades competentes en el lugar de su domicilio principal. Los libros auxiliares no

Para registrar los libros deben estar blanco y además cos folios por utilizar, o

que deba ser sustituido por causas ajenas a la

Cuando la falta de un libro de contabilidad se deba a pérdida, extravío o destrucción, se debe presentar la copia auténtica del denuncio correspondiente.

ros pueden ser llevados en formas continuas, hojas removibles, 0 series continuas de tarjetas; en todo caso deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas.

Aunque la ley no fija expresamente un pecial para la inscripción de los

libros ante el registro mercantil, se entendería que inscrita la sociedad en este registro, en forma inmediata debe presentar al mismo sus libros de comercio con el fin de que sean registrados;

ceros solo se producen a

Lugar Donde se Exhiben y Forma de

Se deben exhibir o presentar en el domicilio

rse mediante procedimientos de reconocido valor técnico contable, en forma manual, mecanizada o electrónica, en todo caso la empresa debe asegurar los medios necesarios para consultar y reproducir

probantes de contabilidad que respalden las diferentes transacciones comerciales, se debe anotar el número

Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deben totalizarse por lo menos a fin de cada mes, determinando su saldo. 3.3.1.4 Prohibiciones: en los libros de contabilidad se prohíbe:

� Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones.

� Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientos o a continuación de los mis

� Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.

� Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.

� Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.

3.3.1.5 Corrección de Erroresse deban a transcripción, se corregirá mediante una anotación al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico. Si para corregir un error se debe anular folios, se señalará sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, indicando el nombre completo del responsable de la anotación. Además, tal como lo manifiesta El Código de Comercio en su artículo 57 numeral 3º, los errores u omisiones en los libros de comercio deben salvarse con un nuevo asiento en la fecha en que ellos se advirtieren. 3.3.1.6 Conservación y Destrucción de Librosempresas o negocios deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y lrelacionada con sus operaciones, salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o cNo obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años. De igual manera,

Código:

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Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deben totalizarse por lo menos a fin

nando su saldo.

n los libros de contabilidad

Alterar en los asientos el orden o la fecha de

Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientos o a continuación de los mismos. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Borrar o tachar en todo o en parte los

Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.

Corrección de Errores: cuando los errores a transcripción, se corregirá mediante una

anotación al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor

Si para corregir un error se debe anular folios, se señalará sobre los mismos la fecha y la causa de la

n, indicando el nombre completo del responsable de la anotación. Además, tal como lo manifiesta El Código de Comercio en su artículo 57 numeral 3º, los errores u omisiones en los libros de comercio deben salvarse con un nuevo asiento en la

los se advirtieren.

Conservación y Destrucción de Libros: las empresas o negocios deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones, salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años. De igual manera,

IAFIC




cuando ocurra pérdida, extravío o destrucción de los libros o papeles, la empresa debe denunciar antautoridades competentes, tal situación. En tal caso, los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su pérdida, extravío o destrucción, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que se

3.3.2.1 Libros Principales: aunque la ley ni el reglamento han determinado con exactitud la clasenúmero de libros obligatorios, sin embargo si han señalado que se deben llevar los libros o “indispensables” para conocer la situación económica y financiera del ente. Es así que de la lectura de los artículos 50, 52 y 53 del Código de Comercio, se deduce la necesidad de llevar: el libro mayor y balances, el de inventarios y balance, y el libro diario, respectivamente.

DE ACTAS

DE SOCIOS O ACCIONISTAS

Obligatorios para sociedades


Sincelejo, Sucre




cuando ocurra pérdida, extravío o destrucción de los libros o papeles, la empresa debe denunciar ante las autoridades competentes, tal situación. En tal caso, los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su pérdida, extravío o destrucción, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que se

consideren pertinentes o se pueden remplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a través de copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición. 3.3.2 Clases de libros de contabilidad

unque la ley ni el reglamento han determinado con exactitud la clase y número de libros obligatorios, sin embargo si han señalado que se deben llevar los libros “necesarios”

para conocer la situación económica y financiera del ente. Es así que de la lectura de los artículos 50, 52 y 53 del Código de

rcio, se deduce la necesidad de llevar: el libro mayor y balances, el de inventarios y balance, y el

3.3.2.2 Libros Auxiliares: son aquellos donde se registran en forma analítica y detallada, los valores e información registrada en los libros principales. Cada empresa determina el número de auxiliares necesarios, de acuerdo con su tamaño y catálogo de cuentas que maneje. Esto permite dividir las funciones de registro entre varias personas. Por lo general, los auxiliares se llevan en libros con hojas removibles, donde a cada cuenta y subcuenta de le asigna un folio.

LIBROS DEL COMERCIANTE

DE SOCIOS O

De contabilidad “Indispensables”

Obligatorios para

Diario Columnario

Mayor y Balances

Inventarios y Balances

Auxiliares

Código:

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consideren pertinentes o se pueden remplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a través de copia de los mismos que reposen en poder de

ros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición.

libros de contabilidad

on aquellos donde se registran en forma analítica y detallada, los valores

ada en los libros principales.

Cada empresa determina el número de auxiliares necesarios, de acuerdo con su tamaño y catálogo de cuentas que maneje. Esto permite dividir las funciones de registro entre varias personas.

es se llevan en libros con hojas removibles, donde a cada cuenta y subcuenta

De contabilidad “Indispensables”

Diario Columnario

Mayor y Balances

IAFIC




3.3.3 Características Diario Columnario:

FECHA 200?

DETALLE

Caja D.

Abr Abr Abr Abr Abr Abr Abr Abr

1

5 8

12 18 21 26 30

Compr. Cont. No. 1

Compr. Cont. No. 2 Compr. Cont. No. 3 Compr. Cont. No. 4 Compr. Cont. No. 5 Compr. Cont. No. 6 Compr. Cont. No. 7 Compr. Cont. No. 8

Totales:

10

15

20

35

Mayor y Balances:

CÓDIGOS CUENTAS

CUENTAS

1105 1435 3115 1110 1305 2205 4135 5205

CAJA M/cías. NO FABR. POR LA EMPR.APORTES SOCIALESBANCOS CLIENTES NACIONALES COM. AL POR MAYOR Y AL POR M.GASTOS DE PERSONAL

SUMAS IGUALES:

Códigos y títu(Existen de 10, 12, 18 columnas, entre otros)


Sincelejo, Sucre




Caja Bancos M/cías... Clientes. Nacionls. Gastos...H. D. H. D. H. D. H. D. H. D. H.

10

15

25

10

15

25

5

12

17

50

12 4

16

40

40

15

20

35

4

4

5

5

CUENTAS SALDOS

ANTERIORES Del: 1° al: 30 abrilMOVIMIENTO

Débito Crédito Debe Haber

M/cías. NO FABR. POR LA EMPR. APORTES SOCIALES

COM. AL POR MAYOR Y AL POR M. NAL

10 50

60

35 16

25 40

5

25

17 35 4

40

SUMAS IGUALES: 60 60 121 121

Códigos y títulos de las cuentas (Existen de 10, 12, 18 columnas, entre otros)

Código:

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Gastos... CTA. VARIAS H. No D. H.

AS. Co

60

40

40

30 abril de: 200? SALDOS

Débito Crédito 20 66

8 5

5

60

4 40

104 104

IAFIC




Inventarios y Balances:

CANTIDAD U.M.

5 4 2 3 2 2 1

u. u. u.

u. u.

u. u.

CAJA En efectivoM/CÍAS. NO FAB. POR LA EMPRESATelevisores, Ref. UHNeveras, Ref. TYJuegos de alcoba, Ref.: TFEQUIPO DE OFICINAEscritorios, Ref.: SCCalculadoras, Ref.: AEQUIPO DE COMPUTACIÓN Y COMComputadores, Ref.: WXComputador, Ref.: RSTOTAL ACTIVO:

APORTES SOCIALESJaime JiménezCristina LondoñoTOTAL PASIVO MÁS PATRIMONIO:Aportes de capital según escritura pública No. 7255

Libros Auxiliares Auxiliares de Control: las empresas que realizan operaciones comerciales con numerosas personas, necesitan detallar y ampliar la información de una cuenta en varias subcuentas; para evitar los


Sincelejo, Sucre




INVENTARIO GENERAL INICIAL 10 de febrero de 200?

DETALLE VALOR UNITARIO

VALOR PARCIAL

ACTIVO

En efectivo M/CÍAS. NO FAB. POR LA EMPRESA Televisores, Ref. UH-200 Neveras, Ref. TY-100 Juegos de alcoba, Ref.: TF-700 EQUIPO DE OFICINA Escritorios, Ref.: SC-100 Calculadoras, Ref.: AC-150 EQUIPO DE COMPUTACIÓN Y COM. Computadores, Ref.: WX-1000 Computador, Ref.: RS-1500 TOTAL ACTIVO:

PASIVO

PATRIMONIO

APORTES SOCIALES Jaime Jiménez Cristina Londoño TOTAL PASIVO MÁS PATRIMONIO: Aportes de capital según escritura pública No. 7255

300.000 500.000 700.000

200.000 50.000

1.000.000 1.500.000

1.000.000

1.500.0002.000.0001.400.000

600.000100.000

2.000.0001.500.000

5.000.0006.100.000

as empresas que realizan operaciones comerciales con numerosas personas, necesitan detallar y ampliar la información de una cuenta en varias subcuentas; para evitar los

inconvenientes que puede ocasionar el muchos registros individuales de una cuenta se abre una cuenta control, donde se totales del movimiento débito o crédito de cada cuenta, tomados de las columnas parciales del comprobante de contabilidad.

Código:

Versión: 01

Fecha: 09-04-2011

Página 21

VALOR PARCIAL

TOTALES

1.000.000

1.500.000 2.000.000 1.400.000

600.000 100.000

2.000.000 1.500.000

5.000.000 6.100.000

1.000.000

4.900.000

700.000

3.500.000

10.100.000

0

10.100.000

10.100.000

inconvenientes que puede ocasionar el manejo de muchos registros individuales de una cuenta se abre

registran los valores totales del movimiento débito o crédito de cada cuenta, tomados de las columnas parciales del

IAFIC




1110 BANCOS (Control)

FECHA

200? DETALLE

Marzo 15 Marzo 18 Marzo 20 Marzo 21 Marzo 23 Marzo 24 Marzo 26 Marzo 30 Marzo 31

Según comprob. de contabilidad“ “ “ ““ “ “ “ “ “ ““ “ “ ““ “ “ ““ “ “ ““ “ “ ““ “ “ “

De Cuentas Auxiliares: cada vez que en los libros Diario y Mayor se registre un valor en una cuenta principal o grupo, se deben registrar en los libros auxiliares los valores correspondientes a las subcuentas y auxiliares. La información se toma de

11100503 Banco Central (Cuenta N° 140

FECHA 200?

DETALLE

Marzo 15 Marzo 18 Marzo 20 Marzo 21 Marzo 23 Marzo 24 Marzo 26

Consignación N° 0007 Consignación N° 0002 Cheque N° 5678 Distribuidora Nacional S.A.Consignación N° 0003 Cheque N° 5679 Almacén Distrivarios Ltda..Cheque N° 5680 Comercializadora del Norte Ltda..Consignación N° 0004

El Kárdex: es una forma de auxiliar para el control de las mercancías. Ofrece información inmediata acerca de las existencias y costo de un producto. El objeto fundamental del kárdex es el de disponer de un control permanente de las entradas y salidas de cada uno de los artículos, con el objeto de


Sincelejo, Sucre




Control)

DETALLE No. Comp.

DEBE HABER

Según comprob. de contabilidad “ “ “ “ “ “ “ “ “ “ “ “ “ “ “ “ “ “ “ “ “ “ “ “ “ “ “ “

“ “ “

04 07 10 11 14 15 21 31 35

1.500.000 3.200.000

2.000.000

4.700.000

500.000

1.000.0002.200.000 800.000

1.500.000

vez que en los libros Diario y Mayor se registre un valor en una cuenta principal o grupo, se deben registrar en los libros auxiliares los valores correspondientes a las subcuentas y auxiliares. La información se toma de

la columna parcial del comprobante de contabilidad. La suma de los saldos de las subcuentas debe coincidir con el saldo del control, y la suma de los saldos de los auxiliares debe coincidir con el saldo de la respectiva subcuenta.

entral (Cuenta N° 140-00418-5)

DETALLE No. Comp.

DEBE HABER

Cheque N° 5678 Distribuidora Nacional S.A.

Cheque N° 5679 Almacén Distrivarios Ltda.. Cheque N° 5680 Comercializadora del Norte Ltda..

04 07 10 11 14 15 31

1.500.000 1.000.000

500.000

3.000.000

500.000

1.000.0002.000.000

s una forma de auxiliar para el control de las mercancías. Ofrece información inmediata acerca de las existencias y costo de un producto.

El objeto fundamental del kárdex es el de disponer anente de las entradas y salidas

de cada uno de los artículos, con el objeto de

mantener actualizado el saldo disponible para la venta. Contiene los siguientes datos:

� Fecha: Día, mes y año de entrada o salida de la mercancía.

Código:

Versión: 01

Fecha: 09-04-2011

Página 22

SALDO

500.000

1.000.000 2.200.000

800.000

1.500.000

1.500.000 4.700.000 4.200.000 6.200.000 5.200.000 3.000.000 2.200.000 6.900.000 5.400.000

del comprobante de contabilidad. La suma de los saldos de las subcuentas debe coincidir con el saldo del control, y la suma de los saldos de los auxiliares debe coincidir con el saldo

HABER SALDO

500.000

1.000.000 2.000.000

1.500.000 2.500.000 2.000.000 2.500.000 1.500.000 (500.000) 2.500.000

mantener actualizado el saldo disponible para la

Fecha: Día, mes y año de entrada o salida

IAFIC




� Descripción: Detalle de la transacción que afecta el saldo.

� Valor unitario: Precio de compra de las existencias según método aplicado (promedio ponderado, UEPS, P

� Entradas: Cantidad y valor de las mercancías recibidas.

� Salidas: Cantidad y valor (costo) de las mercancías despachadas.

� Saldo: Cantidad y valor de las mercancías disponibles para la venta.

Método: Primeras en entrar, primeras en salir PEPS. (FArtículo: Televisores, Ref.: XC-100

Unidad: Uno

Proveedor: Induequipos S.A.

FECHA 200?

DETALLE

Abr. 10 S/Fact. 1055 Abr. 15 S/Fact. 2072 Abr. 18 S/Fact. 0001


Sincelejo, Sucre




transacción que

Valor unitario: Precio de compra de las existencias según método aplicado

, PEPS). Entradas: Cantidad y valor de las

Salidas: Cantidad y valor (costo) de las

Saldo: Cantidad y valor de las mercancías

� Proveedor: Persona o entidad que surten las mercancías.

� Ubicación: Lugar exacto donde se encuentra la mercancía en bodega.

� Unidad: Forma de contarse (unidades, docenas, metros, litros, etc.).

� Mínimo y máximo: Límites de existencia disponibles en bodega.

� Artículo: Nombre y referencia de la mercancía objeto de control

Método: Primeras en entrar, primeras en salir PEPS. (FIFO) Unidad: Uno

Mínimo: 5 unidades

Máximo: 20 unidades

Localización: Cra. 40 No. 12 – 78 Bodega principal

COSTO UNITARIO

ENTRADAS SALIDAS Cant. Vlr. l Cant Vlr. Cant

350.000 5 1.750.000 400.000 7 2.800.000 350.000 1 350.000 400.000

Código:

Versión: 01

Fecha: 09-04-2011

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Proveedor: Persona o entidad que surten las

Ubicación: Lugar exacto donde se encuentra la mercancía en bodega. Unidad: Forma de contarse (unidades,

ros, etc.). Mínimo y máximo: Límites de existencia disponibles en bodega. Artículo: Nombre y referencia de la mercancía objeto de control

Máximo: 20 unidades

78 Bodega principal SALDOS

Cant Vlr.

5 1.750.000 7 2.800.000 4 1.400.000 7 2.800.000

IAFIC




3.3.4 Diligenciamiento

Auxiliares

FECHA DETALLE D

CÓD.

CUENTAS

Sumas Iguales:

FECHA DETALLE D. H. S.

PROCESO DE REGISTRO DE LA INFORMACIÓN CONTABLE


Sincelejo, Sucre




Código Detalle

SUMAS IGUALES:

DIARIO COLUMNARIO

H D H D H D H D H D H

MAYOR Y BALANCES

SALDOS ANTERIORES

Del: Al: De: MOVIMIENTO SALDOS

D. C. D. H. D. C.

S.

Documentos fuente


Código:

Versión: 01

Fecha: 09-04-2011

Página 24

Detalle P. D H

SUMAS IGUALES:

D H D H


IAFIC




TALLER DE APLICACIPara entregar despu

Analice cada una de las siguientes operaciones comerciales y prepare los respectivos comprobantes de contabilidad y documentos necesariosrecibos, comprobantes de egreso, etc.cuenta: Sistema de Inventario Permanente, MPromedio Ponderado, IVA (16%), Retencifuente sobre compras (3.5%): � El 1 de junio, se constituye la empresa “Cosmoequipos Ltda.” (Régimen común). Sus socios realizan el siguiente aporte de capital: Madeleine Álvarez, aporta: $75.000.000 representados en efectivo.$22.000.000 representados en una camioneta Guillermo Zapata, aporta: Mercancías, discriminadas así: 12 Equipos de sonido, Ref. XC-1.200 a $350.000 cada uno 15 Televisores, Ref. TH-1.000 a $450.000 cada uno12 Juegos de comedor. Ref.: SD-100 a $520.000 cada uno 18 Lavadoras, Ref. TW-700 a $430.000 cada una.14 Calculadoras, Ref.: CX-1500 a $150.000 cada una. � El 5 de junio, se consigna en cuenta corriente del Banco Anglo un 70% del disponible. En la misma fecha se deposita en cuenta de ahorros del Banco Caribe el restante 30% del disponible. � El 9 de junio, según factura No. Dadquiere para uso del negocio los siguientes muebles y equipos a Proveedora Central S.A. (Gran contribuyente y autorretenedor): 5 Escritorios a $320.000 cada uno


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TALLER DE APLICACIÓN Para entregar después de Semana Santa

Analice cada una de las siguientes operaciones respectivos comprobantes

necesarios (Facturas, recibos, comprobantes de egreso, etc.). Tenga en cuenta: Sistema de Inventario Permanente, Método

, IVA (16%), Retención en la

El 1 de junio, se constituye la empresa ipos Ltda.” (Régimen común). Sus

socios realizan el siguiente aporte de capital:

$75.000.000 representados en efectivo. $22.000.000 representados en una camioneta

1.200 a $350.000

1.000 a $450.000 cada uno 100 a $520.000

000 cada una. 1500 a $150.000 cada

El 5 de junio, se consigna en cuenta corriente del Banco Anglo un 70% del disponible. En la misma fecha se deposita en cuenta de ahorros del Banco Caribe el restante 30% del disponible.

l 9 de junio, según factura No. D-300 se adquiere para uso del negocio los siguientes muebles y equipos a Proveedora Central S.A. (Gran

1 Maquinas de escribir a $270.000 cada una2 Computadores a $1.250.000 cada uno Un 70% se cancela con cheque No. 78901 del Banco Anglo y el 30% a crédito (60 días de plazo). � El 14 de junio, según factura No. Amercancía a Distribuidora Comercial del Norte S.A. (Régimen común): 7 Juegos de comedor. Ref.: SDuno 5 Equipos de sonido, Ref. XCcada uno 6 Televisores, Ref. TH-1.000 a $470.000 cada uno9 Neveras, Ref.: WQ-2.000 a $780.000 cada una5 Juegos de alcoba, Ref.: FH-uno Se cancela de contado con cheque No. 7890Banco Anglo. Le conceden un descuento comercial del 12%. � El 17 de junio, según factura No. 001 se vende

mercancía a Almacén Hogar Ltda. (Régimen común):

3 Neveras, Ref.: WQ-2.000 a $1.326.000 cada una2 Juegos de alcoba, Ref.: FH-700 a $1.020.000 cada uno 1 Juegos de comedor. Ref.: SDuno Un 60% de contado y el saldo a crédito (30 días de plazo). � El 28 de junio, según cheque No. 7890Banco Anglo, se cancela servicio de energía pvalor de $170.000.

Código:

Versión: 01

Fecha: 09-04-2011

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Maquinas de escribir a $270.000 cada una a $1.250.000 cada uno

Un 70% se cancela con cheque No. 78901 del Banco Anglo y el 30% a crédito (60 días de plazo).

El 14 de junio, según factura No. A-707 compra mercancía a Distribuidora Comercial del Norte S.A.

7 Juegos de comedor. Ref.: SD-100 a $550.000 cada

5 Equipos de sonido, Ref. XC-1.200 a $350.000

1.000 a $470.000 cada uno 2.000 a $780.000 cada una

-700 a $600.000 cada

Se cancela de contado con cheque No. 78902 del Banco Anglo. Le conceden un descuento comercial

El 17 de junio, según factura No. 001 se vende mercancía a Almacén Hogar Ltda. (Régimen

2.000 a $1.326.000 cada una 700 a $1.020.000 cada

1 Juegos de comedor. Ref.: SD-100 a $935.000 cada

Un 60% de contado y el saldo a crédito (30 días de

El 28 de junio, según cheque No. 78903 del Banco Anglo, se cancela servicio de energía por

IAFIC




BIBLIOGRAFÍA

ÁLVAREZ R., Néstor. Curso Básico de Contabilidad BOLAÑOS A., César A. y ÁLVAREZ NIÑO Jorge. la Empresa, Bogotá, Norma, 1993. 368 p. CODIGO DE COMERCIO, Bogotá, Legis, 20 CONSEJO TÉCNICO DE LA CONTADURÍA Ecoe, 1996. 162 p. CORAL DELGADO, Lucy del Carmen y GUDIÑO DAVILA, Emma Lucia. Bogotá, McGraw-Hill Interamericana S. A., 996.311 p. MANUAL DE IVA Y TIMBRE, Bogotá, Legis, 20 MANUAL DE RETENCIÓN EN LA FUENTE MEIGS, Walter A. y otros. Contabilidad la Base para las Decisiones Comerciales.1982. 540 p. NIÑO ÁLVAREZ, Raúl. Contabilidad Intermedia I OSORIO MARÍN, Iván. Elementos Básicos de la Contabilidad General294 p. OSORIO V., J. Edgar. Manual de Gerencia Financiera:1989. 593 p. PLAN ÚNICO DE CUENTAS PARA COMERCIANTES REGIMEN CONTABLE COLOMBIANO RÉGIMEN DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA Y COMPLEMENTARIOS RÉGIMEN DE IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS SINISTERRA Gonzalo y otros. Contabilidad Sistema de Información para las OrganizacionesMcGraw-Hill, 1992. 338 p.


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Contabilidad Intermedia I, México, Trillas, 1989. 373 p.

Elementos Básicos de la Contabilidad General, Medellín, Ediciones Previas, 1988.

Manual de Gerencia Financiera: Análisis, Diagnóstico y Pronóstico

PLAN ÚNICO DE CUENTAS PARA COMERCIANTES, Bogotá, Legis, 2011. 345 p.

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RÉGIMEN DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA Y COMPLEMENTARIOS, Bogota, Legis. 20

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Código:

Versión: 01

Fecha: 09-04-2011

Página 26

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Contabilidad Universitaria,

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, Medellín, Ediciones Previas, 1988.

Análisis, Diagnóstico y Pronóstico, Bogotá, Usta,

Legis. 2011.

Contabilidad Sistema de Información para las Organizaciones, Bogotá,

Documents

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