Continous Improvement Mindset

  • View
    795

  • Download
    21

Embed Size (px)

Transcript

CONTINUOUS IMPROVEMENTKumpulan dari beberapa artikel

1 KONSEP DASAR Kita sekarang berada dalam jaman smart technology, suatu masa yang di dalamnya teknologi informasi yang memberikan keleluasaan luar biasa bagi knowledge workers untuk berkreasi. Kreativitas knowledge workers di dalam menerapkan pengetahuan mereka ke dalam penciptaan produk dan jasa baru dipacu sangat pesat oleh smart technology. Berbagai macam transakasi bisnis, kemitraan bisnis, bahkan bisnis baru dapat diciptakan secara brilian melalui pemnafaatan smart technology. Kondisi demikian mengakibatkan terjadinya perubahan atas perubahan itu sendiri. Perubahan terjadi sekarang menjadi bersifat konstatn, pesat, radikal, dan pervasif. Lingkungan bisnis yang memiliki karakteristik perubahan seperti itu menuntut organisasi untuk fleksibel dalam beradapatasi dengan perubahan agar organisasi tersebut berkemampuan untuk mempertahankan kelangsungan hidupnya. Di samping itu, organisasi juga dituntut untuk mampu menciptakan perubahan yang diperlukan agar mampu berkembang di dalam lingkungan bisnis yang turbulen. 2 PARADIGMA IMPROVEMENT BERKELANJUTAN Improvement dapat dibagi menjadi dua : incremental improvement dan radical improvement. Incremental improvement berupa improvement berskala kecil dengan tetap mengandung unsur lama. Radical improvement berupa improvement berskala besar, bersifat mendasar, dan secara total meninggalkan unsur lama. Paradigma improvement berkelanjutan mencakup kedua macam improvement ini. Paradigma improvement berkelanjutan mengerahkan semua energi personel untuk melakukan improvement secara terus-menerus terhadap proeses dan sistem yang digunakan untuk menghasilkan value bagi customer. Oleh karena itu improvement berkelanjutan memerlukan enerji luasr biasa dalam jangka waktu panjang, manajer harus mampu membangkitkan komitmen personal perusahaan ke usaha improvement berkelanjutan terhadap proses dan sistem . kegiatan manajer dalam setiap tahap proses manajemen hanya menambah nilai (value-adding) jika kegiatan tersebut menyebabkan personel memiliki komitmen tinggi untuk menghasilkan value bagi customer. Paradigma improvement berkelanjutan menggeser pandangan manajer terhadap terjadinya improvement, respon terhadap kesalahan, peran manajer, wewenang, fokus perhatian manajer, dan pengendalian. Di masa lalu, improvement hanya terjadi melalui pengembangan produk dan jasa baru dan sebagai reaksi terhadap masalah yang telah jelas. Para manajer memandang improvement terbatas pada terobosan peningkatan kualitas. Paradigma improvement berkelanjutan memandang improvement dapat terjadi di mana saja dan kapan saja. Everyday in any way there is a better way, begitulah kata-kata bijak yang mendasari paradigma improvement berkelanjutan. Fokus perhatian manajemen bergeser ke sistem yang lebih luas, tidak kenal akhir, bersifat proaktif terhadap kesempatan, baik yang telah terlihat maupun yang masih potensial dan mencakup improvement besar maupun kecil. Di masa lalu, manajer tidak dapat menerima kesalahan. Mereka memandang kesalahan sebagai kegagalan pribadi personel pada umumya mereka menanggapai kesalahan yang terjadiDiktat Manajemen Mutu Versi 1/0 19

dengan hukuman untuk menanamkan ketakutan bagi personel yang dipandang bersalah. Sebagai akibatnya, personel jadi takut terhadap kesalahan, sehingga mereka takut pula untuk melakukan eksperimen. Kesalahan diatasi oleh personel dengan menutupi kesalahan dari perhatian dari boss, sehingga personel tidak dapat belajar dari kesalahan yang pernah mereka lakukan. Paradigma improvement berkelanjutan mengubah 180 derajat pandangan terhadap kesalahan. Kesalahan memang tidak diinginkan terjadi, namun manajer memandang kesalahan sebagai suatu kesempatan untuk belajar. Personel diberi kesempatan untuk melakukan eksperimen, karena pada dasarnya improvement berkelanjutan hanya akan terjadi bila personel tidak takut untuk mengemukakan ide baru dan mencoba ide tersebut dalam suatu eksperimen. Setiap eksperimen selalu mengandung kemungkinan gagal, namun perlu juga disadari, setiap eksperimen selalu mengandung pula kesempatan untuk improvement. Tanpa eksperimen ide baru, organisasi akan berada dalam status quo. Kesalahan akan diakui secara terbuka oleh personel, karena manajer tidak membebankan kesalahan sebagai kegagalan pribadi, namun sebagai bagian dari usaha tidak kenal lelah dalam melakukan improvement terhadap proses dan sistem yang digunakan untuk menghasilkan value bagi customer. Di dalam manajemen tradisional, manajer dipandang berperan sebagai orang pada posisi untuk mempertahankan status quo dan mengendalikan bawahannya agar mematuhi aturan-aturan yang telah ditetapkan. Paradigma improvement berkelanjutan mengubah pandangan terhadap peran manajer tersebut. Peran manajer adalah menantang status quo untuk tujuan improvement yang bersifat strategik, dan pada saat yang bersamaan, mereka secara konsisten melaksanakan sistem yang ada untuk memenuhi tuntutan sekarang. Di dalam manajemen tradisional, manajer menggunakan wewenangnya melalui hirarkhi dari tingkat atas ke bawah dan melalui aturan dan kebijakan. Paradigma improvement berkelanjutan mengubah penerapan wewenang manajer tersebut. Manajer puncak tetap memegang wewenangnya, namun wewenang tersebut diterapkan melalui pengkomunikasian visi dan pemberdayaan personel untuk mewujudkan visi tersebut. Pada dasarnya visi adalah perubahan yang ingin diwujudkan di masa depan. Melalui pengkomunikasian visi, pada dasarnya manjemen puncak menggambarkan perubahan akan menuju di masa depan. Untuk mewujudkan visi, manajemen puncak perlu memberdayakan personel perusahaannya agar memiliki kemampuan untuk menciptakan dan melaksanakan perubahan. 3 CONTINUOUS IMMPROVEMENT MINDSET Continuous improvement mindset terdiri dari paradigma improvement berkelanjutan, keyakinan dasar terhadap improvement berkelanjutan, dan nilai-nilai dasar yang melandasi improvement berkelanjutan. Di dalam lingkungan bisnis yang turbulen, personel perusahaan dituntut untuk senantiasa melakukan improvement berkelanjutan terhadap sistem dan proses yang digunakan untuk menghasilkan value bagi customer. Di samping itu, personel perusahaan perlu memiliki keyakinan yang kuat bahwa kelangsungan hidup organisasi perusahaan sangat tergantung pada kemampuan organisasi tersebut untuk berubah. Untuk mewujudkan improvement terhadap sistem dan proses, personel organisasi perusahaan perlu memiliki nilai-nilai dasar yang membimbing mereka di dalam mengambil keputusan.

Diktat Manajemen Mutu Versi 1/0

20

Keyakinan Dasar untuk Meujudkan Paradigma Improvement Berkelanjutan Karena lingkungan bisnis dalam kompetisi global telah mengalami perubahan dramatis, yang ditandai dengan persaingan yang semakin tajam dan perubahan yang semakin pesat, radikla, berkelanjutan, dan pervasif, maka perlu diperlukan paradigma improvement berkelanjutan untuk menghadapinya. Paradigma improvement berkelanjutan perlu diwujudkan ke dalam keyakinan dasar yang kuat yang harus ditanamkan kepada seluruh personel perusahaan bahwa : (1) harus mengetahui fakta, (2) alasan dan belajar, (3) selalu ada cara yang lebih baik, (4) harus selalu berusaha untuk sempurna ; orang tidak akan pernah mencapai kesempurnaan tersebut. Building blocks kultur organisasi yang dibangun atas dasar paradigma improvement berkelanjutan dilukiskan pada gambar 9. Harus Mengetahui Fakta Continuous improvement mengharuskan personel mengetahui dimana mereka sekarang berada, kemana mereka ingin menuju di masa yang akan datang, dan kemajuan yang telah mereka capai dalam mewujudkan tujuan mereka. Dengan demikian untuk mewujudkan improvement berkelanjutan, personel perlu mengumpulkan dan menganalisis berbagai fakta tentang : (1) kondisi proses dan sistem yang digunkan untuk menghasilkan customer value, (2) ke arah mana proses dan sistem tersebut ditingkatkan kualitasnya, (3) kemajuan yang telah dicapai dalam peningkatan proses dan sistem yang diinginkan.

Perilaku yang Dirancang Melalui Sistem Informasi Manajemen

Tampak Luar

Keyakinan Dasar : (1) kita harus mengetahui fakta, (2) alasan dan belajar, (3) selalu ada yang lebih baik, (4) kita harus selalu berusaha untuk sempurna Nilai Dasar : (1) kejujuran (2) kerendahan hati, (3) kerja keras, (4) kesabaran, (5) keterbukaan, (6) keberanian

Mindset yang Mendasari Perilaku Bisnis

Paradigma Improvement Berkelanjutan

Gambar 9 Building Blocks yang Membentuk Kultur Organisasi Berdasarkan Continuous Improvement MindsetDiktat Manajemen Mutu Versi 1/0 21

Personel harus mengumpulkan fakta-fakta tersebut untuk memahami suara proses dan sistem yang digunakan untuk menghasilkan customer value. Dalam proses pengumpulan dan penganalisisan fakta tentang proses dan sistem, pada dasarnya personel mempelajari tiga hal yang berbeda : (1) fakta tentang apa yang menurut pikiran mereka terjadi, (2) fakta tentang apa yang mereka terjadi, (3) fakta tentang apa yang akan terjadi. Alasan dan Belajar Fakta yang dikumpulkan tentang proses dan sistem yang digunakan untuk menghasilkan customer value kemudian digunakan sebagai pengetahuan dari personel untuk bekerja lebih baik yaitu belajar dari fakta untuk melakukan improvement. Fakta yang dikumpulkan dari proses dan sistem digunakan untuk mencari dasar alasan mengapa suatu penyimpangan terjadi (apakah karena bersifat kebetulan atau karena ada penyebabyang perlu mendapatkan perhatian yang lebih serius). Dengan cara ini, personel dapat belajar untuk memahami maslah ke penyebab terjadinya, dan berdasarkan fakta, mereka mealkukan improvement terhadap proses dan sistem. Belajar merupakan rasa haus untuk mengetahui lebih banyak, yang jika digabungkan dengan pengumpulan fakta dan penggunaan fakta untuk memecahkan masalah yang terjadi akan merupakan landasan yang kuat untuk melakukan improvement terhadap proses dan sistem. Selalu Ada Cara Yang Lebih Ide selalu ada yang lebih baik merupakan suatu komitmen tidak sekadar mejadi te