CONTRALORÍA GENERAL DEL DISTRITO FEDERAL Dirección … · Distrito Federal, publicados en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 9 de abril de 2007, Artículos 14, 15 y 16. •

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Secretaría de Educación del Distrito Federal

Contraloría Interna en la Secretaría de Educación

Dirección Ejecutiva de Educación Media Superior y Superior

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OBSERVACIÓN 01

DEFICIENTE CONTROL E INCUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVIDAD QUE REGULA EL PROGRAMA DE BACHILLERATO A DISTANCIA.

ANTECEDENTES:

La Secretaría de Educación del Distrito Federal (SEDU) lleva a cabo el Programa de Bachillerato a Distancia cuyo objetivo es garantizar la enseñanza Media Superior, respetando los principios de igualdad, equidad y libertad de acción, ofreciendo a los jóvenes y adultos de la Ciudad de México, estudios gratuitos de nivel medio superior en una modalidad innovadora, interdisciplinaria y a distancia, con profesores calificados y materiales educativos desarrollados en convenio con instituciones educativas o por la SEDU.

La matrícula en Bachillerato a Distancia al 31 de diciembre de 2014, estaba conformada por 2,864 estudiantes, integrantes de 15 generaciones en proceso de estudios, correspondiendo 654 a la generación 2014-1.

SEDES DELEGACIONALES:

Para hacer más accesible el Programa de Bachillerato a Distancia a los educandos y lograr su eficiente operación, la SEDU pone a disposición de los estudiantes del Programa 30 Sedes Delegacionales (aulas de cómputo) distribuidas en 14 de las 16 Delegaciones Políticas de la Ciudad de México, las cuales cuentan con personal preparado para su operación y con equipos de cómputo conectados a INTERNET para su debido

CORRECTIVAS:

La Dirección Ejecutiva de Educación Media Superior y Superior, a través de la Subdirección de Bachillerato a Distancia, deberá:

1. Aclarar el motivo por el cual el servicio en las Sedes Delegacionales no se proporcionó de acuerdo a los horarios y días establecidos.

2. Acreditar que se realizó un monitoreo constante y programado a las Sedes Delegacionales para que garanticen su funcionamiento y atención por parte de los supervisores.

3. Comprobar las acciones implementadas derivadas del incumplimiento de los horarios para proporcionar el servicio en las Sedes Delegacionales, por parte de los supervisores.

4. Actualizar en el Sistema de Administración de Sedes (SAS) la información correspondiente a los turnos de los Asistentes Técnicos, de acuerdo a su turno real de prestación del servicio en la Sede Delegacional respectiva.

5. Acreditar las acciones de que los Asistentes Técnicos cumplieron con su horario y días de servicio.

PREVENTIVAS:

1. Elaborar un mecanismo de control que prevea las sustituciones de los

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Subdirectora de Bachillerato a Distancia

re íctor Edgar Arenas or Interno en la Secretaría de

Educación

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Asistentes Técnicos, por ausencias, incapacidades médicas, permisos, bajas y renuncias.

2. Establecer un registro de control de asistencias que permita conocer y verificar las demoras en las aperturas de las Sedes Delegacionales, verificar sus recurrencias y tomar las previsiones correspondientes.

3. Establecer políticas que permitan realizar, en su caso, la aplicación de Penas Convencionales a los Asistentes Técnicos.

4. Llevar a cabo visitas físicas aleatorias a las Sedes Delegacionales, a efecto de identificar y corregir las causas que generan un deficiente servicio a la comunidad estudiantil.

5. Implementar mecanismos de control y supervisión que garanticen que los asistentes técnicos cumplan con su horario y días de servicio.

235 230 21

20



(Anexo 2)

(Anexo 1)


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Cerradas en el Turno Matutino.

Cerradas durante todo el día.

desempeño.

Del análisis realizado para comprobar los horarios, días de apertura y cierre de las 30 Sedes Delegacionales del Programa durante el ejercicio 2014, señaladas en los Lineamientos Generales de Operación del Bachillerato a Distancia del Gobierno del Distrito Federal, se desprende la existencia de 14,235 registros de acceso al Sistema de Administración de Sedes (SAS) del Programa de Bachillerato a Distancia en dicho ejercicio, de éstos se seleccionó una muestra de 2, 116 (14.86%), correspondientes a 25 Sedes Delegacionales (83.33%), detectando las siguientes inconsistencias:

El número de inconsistencias señaladas en el cuadro anterior, representan una cantidad considerable de horarios en que permanecieron sin dar servicio diversas Sedes Delegacionales a la comunidad estudiantil durante el ejercicio 2014, ocasionando atraso en los estudios y asesorías de los estudiantes.

Cerradas en el Turno Vespertino.

Aperturas fuera de los horarios establecidos.

(Anexo 3)

(Anexo 4)

22 24

556 228

El área auditada proporcionará dentro de los términos establecidos en la presente observación, toda la información y soporte documental de las acciones realizadas al respecto.

\ Lic. Kar � orr ís Cacho

Responsan de Dirección Ejecutiva de cación Media

Su erior Superior

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Rodríguez López Subdirectora de Bachillerato a

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CAUSAS:

1300 Contraloría Interna en la Secretaría de Educación



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• Vacantes de Asistentes Técnicos que no se cubren con oportunidad.

• Problemas de acceso de los estudiantes a la Plataforma del Programa y fallas de Internet.

• Faltas, permisos e incapacidades médicas de los Asistentes Técnicos.

• Demora en el traslado de los Asistentes Técnicos a la Sede Delegacional respectiva.

• Falta de coordinación de los Asistentes Técnicos con el personal de las Delegaciones Políticas encargado de la apertura de las Sedes.

EFECTO:

• Incumplimiento en la prestación del servicio en forma eficiente a la comunidad estudiantil.

• Inconsistencias en el servicio del Programa proporcionado en las Sedes Delegacionales en los horarios y días establecidos.

• Atraso e incumplimiento en el Plan y Programas de estudios de los estudiantes y asesorías.

Distancia

C. José Jaim lgn Villalob

J.U.D. de Auditoria Operativa y Administrativa "A"

tor Edgar Arenas Interno en la Secretaría de

Educación

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FUNDAMENTO LEGAL:

• Lineamientos Generales de Operación del Bachillerato a Distancia del Gobierno del Distrito Federal Punto 1, inciso B) Sedes Delegacionales y apartado Sedes Delegacionales numeral 1, publicados en la Gaceta Oficial del Distrito Federal número 1624 del 12 de junio de 2013.

• Lineamientos Generales de Control Interno para la Administración Pública del Distrito Federal, publicados en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 9 de abril de 2007, Artículos 14, 15 y 16.

• Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal Incisos 111 y IX del Artículo 119 Novenus B.

• Manual Administrativo de la Secretaría de Educación del Distrito Federal, en lo que se refiere a las atribuciones de la Dirección Ejecutiva de Educación Media Superior y Superior y de la Subdirección de Bachillerato a Distancia.

ISic.-Bt nea María Elena Rodríguez López

Subdirectora de Bachillerato a Distancia

r Edgar Arenas erno en la Secretaría de Educación

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OBSERVACIÓN 02

DEFICIENTE INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES EN EL PROCESO DE INGRESO, PERMANENCIA Y EGRESO DE LOS ESTUDIANTES EN EL PROGRAMA DE BACHILLERATO A DISTANCIA Y DE LOS EXPEDIENTES DE ASESORES, TUTORES Y ASISTENTES TÉCNICOS.

ANTECEDENTES:

Del universo de 3,703 expedientes de Estudiantes activos a diciembre de 2014, se seleccionó una muestra de 738 (20%) para verificar su integración documental, de acuerdo a lo establecido en las Bases de las Convocatorias y a los Lineamientos Generales de Operación del Programa de Bachillerato a Distancia del Gobierno del Distrito Federal, en función al siguiente detalle:

CORRECTIVAS:

La Dirección Ejecutiva de Educación Media Superior y Superior, a través de la Subdirección de Bachillerato a Distancia, deberá:

1. Aclarar el motivo por el cual no se integró la documentación faltante señalada en el Anexo 1 e integrarla a sus expedientes y exhibirla a la Contraloria Interna.

2. Aclarar el motivo por el cual no se integró la documentación faltante respecto de los Asesores y Tutores e integrarla a sus expedientes y exhibirla a la Contraloría Interna.

PREVENTIVAS:

1.

Estudiantes 2008 90 17 19 Estudiantes 2009 159 31 20 Estudiantes 2010 410 80 20 Estudiantes 2011 546 109 20 Estudiantes 2012 425 85 20 Estudiantes 2013 580 117 20 Estudiantes 2014 654 130 20

Balas Tem orales 2014 200 41 20 Balas Definitivas . 2014 639 128 20

De la revisión a los 738 expedientes de estudiantes antes citados, se identificaron las siguientes inconsistencias (Anexo 1 ):

1. Establecer los mecanismos de control y supervisión que garanticen el adecuado funcionamiento, manejo, control e integración documental en los expedientes de dicho Programa.

2. Capacitar al personal en el manejo, administración y control de la recepción de la documentación requerida para la integración de los expedientes de los estudiantes, asesores, tutores y asistentes técnicos.


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- Contralor Interno en la Secretaría de Educación

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1. Solicitud de Dirección Educación a Distancia.

2. Solicitud de registro sin firma del alumno. 3. Solicitud de baia tem oral sin la firma del alumno. 4. Comprobantes de domicilio ya sea del Estado de México o del Distrito

Federal Credencial ara Votar.

5. Identificación con credenciales no oficiales.

6. Presenta recibo de luz de la CFE, el cual no se acepta, según lo esti ulan al unas Convocatorias.

7. Presenta formato de entrega de documentos por baja definitiva, el cual no ostenta las firmas del Asistente de Administración Escolar y Res onsable del Archivo Administración Escolar.

8. No presentan comprobante de domicilio

1

4 2

19

3

12

2

Las inconsistencias y la falta de los documentos señalados en el cuadro anterior, no permiten regular el proceso escolar en las etapas de inscripción, reinscripción y acreditación; asimismo, la aceptación de documentación que no acredita fehacientemente la residencia de los estudiantes contraviene lo establecido en los Lineamientos Generales de Operación del Programa de Bachillerato a Distancia del Gobierno del Distrito Federal, en el Punto 11.- INGRESO, PERMANENCIA Y EGRESO, así como la aceptación a lo señalado en las Convocatorias de Ingreso emitidas.

Lic. V,' or Edgar Arenas Contraloi'Ínterno en la Secretaría de

Educación

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De un universo de 333 expedientes de Asesores, Tutores y Asistentes Técnicos que colaboraron en el programa de Bachillerato a Distancia durante el ejercicio 2014, se seleccionó una muestra de 79 (24%) para verificar su integración documental, de acuerdo a lo establecido en las Bases de las Convocatorias y a lo indicado en los Lineamientos Generales de Operación del Programa de Bachillerato a Distancia del Gobierno del Distrito Federal, en función al siguiente detalle:

Asistentes Técnicos Asesores Tutores

TOTALES

2014 2014 2014

122 192

19 333

22 38 19 79

18 20 100 24

2. De la revisión a los 79 expedientes de Asesores, Tutores y Asistentes Técnicos antes citados, se detectó la falta de documentación siguiente:

1. Falta el Certificado de Asesor por la UNAM del Asesor Roberto Arriola Ruiz

2. Falta el Título Profesional, sólo se localizó Constancia de Conclusión de Plan de Estudios de la UNAM. Tutora María de Lourdes de Jesús Hernández

3. Falta el documento que acredita la entrevista de la Asesora María Patricia de Lourdes Arciniega Fuentes.

s Operativa y

Administrativa "A"

garAreñas Interno en la Secretaría de

Educación


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Asesores y Tutores contratados cubran el perfil requerido, contraviniendo los Lineamientos Generales de Operación del Programa de Bachillerato a Distancia del Gobierno del Distrito Federal.

CAUSAS:

• Expedientes incompletos y deficiente supervision en su integración, en virtud de que algunos de ellos no cuentan con la documentación soporte establecida por la Secretaría de Educación.

• Falta de capacitación al personal encargado de recibir la documentación para el Programa de Bachillerato a Distancia y falta de supervisión para validar la documentación solicitada en las Convocatorias.

• Carencia de mecanismos de control que permitan conocer la información que se encuentra integrada en los expedientes.

• Falta de procedimientos para la integración y manejo de la información de expedientes.

• Incumplimiento a las Convocatorias y Lineamientos Generales de Operación del Programa de Bachillerato a Distancia.

EFECTOS:

• Que los expedientes se encuentren incompletos y esta situación no sea conocida por los responsables, sino hasta el momento en que éstos los requieren para su revisión.

• Que los encargados de recibir la documentación tomen atribuciones que no les corresponden, respecto de la recepción de documentación de los alumnos, aún cuando

r Edgar Arenas terno en la Secretaría de

Educación

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J.U.D. de Audit ría Operativa y Administrativa "A"

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esté incompleta o que no sea procedente.

• Deficiente control en la integración de la información en los expedientes, al carecer de una lista o guía del contenido de cada uno.

FUNDAMENTO LEGAL:

• Lineamientos Generales de Operación de Bachillerato a Distancia del Gobierno del Distrito Federal, Punto 11. Ingreso, Permanencia y Egreso, en los numerales 1, 2 y 3, publicados en la Caceta Oficial del Distrito Federal número 1624 del 12 de junio de 2013.

• Convocatorias emitidas para el ingreso de las diferentes generaciones de estudiantes en los ejercicios de 2007 a 2013.

• Manual Administrativo de la Secretaría de Educación del Distrito Federal, en lo que se refiere a las atribuciones de la Dirección Ejecutiva de Educación Media Superior y Superior y de la Subdirección de Bachillerato a Distancia.

C. José Jaim gn Villálob.

J.U.D. de Auditoría Operativa y Administrativa "A"

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Educación

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OBSERVACIÓN 03

DEFICIENTE INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES DE CERTIFICACIÓN PROGRAMA DE BACHILLERATO A DISTANCIA.

ANTECEDENTES:

CORRECTIVA:

DEL La Dirección Ejecutiva de Asuntos Jurídicos, a través de la Dirección de Acreditación, Certificación y Revalidación, deberá aclarar el motivo por el cual no se integró la documentación faltante señalada en el Anexo 1, recabando e integrando dicha documentación a sus expedientes y exhibirla a la Contraloría Interna.

En el ejercicio de 2014 se certificaron 967 estudiantes de 13 generaciones, a 3 convocatorias, mismos que concluyeron sus estudios hasta el mes de agosto de 2014.

Del total de 967 estudiantes certificados, se determinó una muestra de 193 (20%) expedientes con el objetivo de verificar la integración física de los documentos requeridos para cumplir con dicho proceso y expedir el Certificado correspondiente, de acuerdo con lo establecido en el Apartado 111.- Certificación, de los Lineamientos Generales de Operación del Bachillerato a Distancia del Gobierno del Distrito Federal y en el Manual de Procedimientos de Expedición y Entrega de Certificados de Terminación de Estudios a Nivel Medio Superior del Programa de Bachillerato a Distancia del Gobierno del Distrito Federal, detectándose la falta de documentación y/o requisitos siguientes (Anexo 1 ):

PREVENTIVA:

La Dirección Ejecutiva de Asuntos Jurídicos, a través de la Dirección de Acreditación, Certificación y Revalidación, deberá implementar mecanismos de control y supervisión que permitan garantizar que los expedientes de certificación de terminación de estudios cuenten con la documentación requerida.


Historial Académico sin firma del Titular de la Dirección de Acreditación, Certificación Revalidación. 30

Copia del Certificado de Bachillerato a Distancia si ;\firma de recibido. 1

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3

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Documentos Académicos y de Certificación (RODAC)

Identificación Oficial

Precisándose que la falta de la firma de la Titular de la Dirección de Acreditación, Certificación y Revalidación del historial académico, demerita el proceso de Certificación, ya que es un documento imprescindible que debe integrarse al expediente de terminación de estudios como constancia de haber cubierto totalmente el plan de estudios del Programa de Bachillerato a Distancia del Gobierno del Distrito Federal.

CAUSAS:

• Deficiente toma de decisiones de la persona encargada de las actividades de integración y verificación de la documentación requerida.

• Falta de control y supervisión en la integración de los documentos requeridos para su incorporación al proceso de certificación.

• Carencia de mecanismos de control y supervisión en la integración de expedientes del personal de apoyo al proceso de certificación.

EFECTOS:

• Incumplimiento en la prestación del servicio a la comunidad estudiantil. 1,

• Atraso en el Plan de estudios de los Estudiantes a nivel Profesional. '

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• Expedición de certificados sin cumplir con la documentación requerida.

FUNDAMENTO LEGAL:

• Lineamientos Generales de Operación del Bachillerato a Distancia del Gobierno del Distrito Federal, Punto 111.- Certificación, publicados en la Gaceta Oficial del Distrito Federal número 1624 el 12 de junio de 2013.

• Procedimientos de Expedición y Entrega de Certificados de Terminación de Estudios a Nivel Medio Superior del Programa de Bachillerato a Distancia del Gobierno del Distrito Federal.

• Manual Administrativo de la Secretaría de Educación del Distrito Federal, con número de Registro MA-36000-14/10, en lo que hace al Procedimiento 006 "Expedición y entrega de certificados de terminación de estudios de nivel medio superior del Programa de Bachillerato a Distancia del Gobierno del Distrito Federal".

• Convocatorias emitidas en los meses de marzo, junio y septiembre de 2014 para la obtención del Certificado de Bachillerato a Distancia.

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