CONTROL DE PROYECTOS

MATERIAL DE LECTURA: Semana 1: Control del alcance y el cronograma

Control de Proyectos

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S E M A N A 1CONTROL DEL ALCANCE Y

EL CRONOGRAMA

Control del alcance y el cronograma1.

E n la etapa del control de alcance, se identifican los cambios en el alcance con la herramienta de análisis de varianza. Luego

de que se reconoce un cambio en el alcance, este se convierte en una salida desde este proceso (como una solicitud de cambio) y, luego, se transforma en una entrada hacia el control de cambios integrado.

Es importante comprender que es responsabilidad del director del proyecto no estimular cambios innecesarios en el alcance. Además, es primordial entender que, cuando los cambios son justificados, estos se deben llevar a cabo respetando, de forma estricta, el proceso de control de cambios en el alcance del proyecto. Asimismo, la línea de base establecida en el alcance no debe sufrir modificaciones. Los cambios en esta línea de base son necesarios en situaciones extremas únicamente.

Algunas organizaciones utilizan un comité de control de cambios (Change Control Board, CCB) para evaluar, y aprobar o denegar las solicitudes de cambios en el alcance.

M Ó D U L O 1 - A l c a n c e d e l c o n t r o l

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El proceso de control del alcance utiliza las siguientes herramientas y técnicas:

Análisis de la varianza: se comparan los objetivos de desempeño del alcance con los valores reales, a fin de evaluar la amplitud de la varianza.

El proceso del alcance del control cuenta con las siguientes salidas:

Mediciones sobre el desempeño del trabajo: es una recopilación de información sobre el estado del proyecto, medidas del desempeño técnico, etc.

Solicitudes de cambios: son solicitudes para realizar cambios en el alcance, el cronograma, los costos o los procesos, o cualquier otra documentación del proyecto.

Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización: son actualizaciones a documentos, pautas, procedimientos, información histórica, etc. de la empresa.

Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto: son las actualizaciones realizadas al plan para la dirección del proyecto como resultado de este proceso.

Actualizaciones a los documentos del proyecto: son actualizaciones realizadas a otros documentos del proyecto.

El proceso del alcance del control cuenta con las siguientes entradas:

Plan para la dirección del proyecto: se trata del conjunto consolidado de planes y líneas de base secundarios de la dirección.

Información sobre el desempeño del trabajo: se trata de los datos no procesados que están relacionados con el estado de entrega, el progreso del cronograma y los gastos soportados.

Documentación de requisitos: es la documentación en la que se describe de qué manera los requisitos individuales satisfacen las necesidades empresariales del proyecto.

Matriz de rastreo de requisitos: es una tabla que asocia el origen del requisito con la relación entre el origen de los requisitos y la historia a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Activos de los procesos de la organización: son factores para tener en cuenta como procesos, procedimientos y bases de conocimiento de la empresa.


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La siguiente es una lista de las tareas habituales asociadas con el proceso del alcance del control:

Evaluar cuánto afectarán los cambios el alcance del proyecto;

Implementar el sistema de control de cambios en el alcance;

Utilizar el análisis de la varianza, a fin de determinar la condición del alcance para el proyecto;

Evaluar las alternativas a las modificaciones del alcance;

Implementar los cambios aprobados, dirigir las tareas relacionadas e integrar los cambios en el alcance, que fueron aprobados, en otros procesos de control del proyecto.


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Conceptos fundamentales que debes saber

1. El control del alcance es el proceso mediante el cual se dirigen, con eficiencia, los cambios en el alcance del proyecto. Luego, esos cambios se integran en todo el proyecto a través del proceso de control de cambios integrados.

2. Las entregas principales (salidas) del proceso del alcance de control abarcan las actualizaciones a todos los planes y documentos del proyecto.

3. Es responsabilidad del director del proyecto no estimular cambios innecesarios en el alcance.

4. Cuando los cambios en el alcance son justificados, estos se llevarán a cabo respetando el sistema de control de cambios en el alcance del proyecto.

5. A fin de medir el control y el desempeño, la línea de base del alcance del proyecto establecida no debe sufrir modificaciones.

6. Los cambios en esta línea de base son necesarios en situaciones extremas únicamente.

7. Algunas organizaciones utilizan un comité de control de cambios (CCB) para evaluar, y aprobar o denegar las solicitudes de cambios en el alcance del proyecto.


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Algunas organizaciones utilizan un comité de control

de cambios (CCB) para evaluar, y aprobar o denegar

las solicitudes de cambios en el cronograma.

En el cronograma de control, los cambios en el cronograma se identifican mediante diversas herramientas, incluido el análisis de la varianza. Luego de que se reconoce un cambio en el cronograma, este se convierte en una salida desde este proceso en forma de una solicitud de cambio y, luego se transforma en una entrada hacia la implementación del control integrado de cambios.

Es importante comprender que es la responsabilidad del director del proyecto no estimular cambios innecesarios en el cronograma. Además, es primordial entender que, cuando los cambios son justificados, estos se deben llevar a cabo respetando, de forma estricta, el proceso de control de cambios en el cronograma del proyecto, definido en el plan de administración del cronograma. Asimismo, la línea de base establecida en el cronograma no debe sufrir modificaciones. Los cambios en la línea de base del cronograma son adecuados solo en situaciones extremas.


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El proceso de control del cronograma cuenta con las siguientes entradas:

Plan para la dirección del proyecto: se trata del conjunto consolidado de planes y líneas de base secundarios de la dirección, que comprende el plan para la dirección del cronograma y la línea de base del cronograma.

Cronograma del proyecto: es la versión más reciente del cronograma con sus actualizaciones.

Información sobre el desempeño del trabajo: muestra el progreso del proyecto, como las actividades que comenzaron, su progreso y las actividades finalizadas.

Activos de los procesos de la organización: son factores para tener en cuenta como las políticas, los procedimientos y las pautas formales e informales existentes, relacionados con el control del cronograma, las herramientas de control del cronograma, los métodos de control y los informes que se utilizarán.

En el proceso de control del cronograma se utilizan las siguientes herramientas y técnicas:

Revisiones del desempeño: son revisiones para medir, comparar y analizar el desempeño del cronograma.

Análisis de la varianza: evalúa la magnitud de la variación respecto de la línea de base del cronograma original.

Software de dirección de proyectos: es cualquier software que compara las fechas planificadas con las fechas reales, y que pronostica los efectos que tendrán los cambios sobre el cronograma del proyecto.

Nivelación de recursos: son aquellas técnicas que se implementan para crear actividades de forma eficiente con pocos recursos.

Análisis de situaciones posibles: se estudian los diversos escenarios para alinear el cronograma al plan (p. ej., Monte Carlo).

Ajuste de adelantos y retrasos: se utilizan para hallar maneras de alinear al plan aquellas actividades del proyecto que estén retrasadas.

Compresión del cronograma: se utiliza para hallar maneras de alinear al plan aquellas actividades del proyecto que estén retrasadas (p. ej., la ejecución rápida y la compresión).

Herramienta de programación: herramienta utilizada para realizar el análisis de la red del cronograma, a fin de generar un cronograma actualizado del proyecto.


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El proceso de control del cronograma cuenta con las siguientes salidas:

Medición sobre el desempeño del trabajo: es una recopilación de información sobre el estado del proyecto y los valores calculados de la variación del cronograma (SV) y del índice de desempeño del cronograma (SPI).

Solicitudes de cambio: son aquellas solicitudes para realizar cambios en la línea de base del cronograma o en otros elementos del plan para la dirección del proyecto.

Actualizaciones a los activos del proceso de la organización: son las actualizaciones a las causas de varianza, la medida correctiva elegida y las razones para seleccionarla, y otros tipos de lecciones aprendidas del control del cronograma del proyecto.

Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto: son actualizaciones que se realizan al plan para la dirección del proyecto como resultado de este proceso, específicamente a la línea de base del cronograma, al plan para la dirección del cronograma y a la línea base del costo.

Actualizaciones a los documentos del proyecto: son actualizaciones realizadas a otros documentos del proyecto (p. ej., los datos del cronograma y el cronograma del proyecto).


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La siguiente es una lista de las tareas habituales asociadas con el proceso de control del cronograma:

Definir el procedimiento para cambiar el cronograma del proyecto;

Implementar el sistema de control de cambios en el cronograma;

Integrar las actividades del cronograma en el sistema de control integrado de cambios;

Determinar la necesidad de un cambio en el cronograma;

Determinar la magnitud de un cambio en el cronograma y la necesidad de restablecer la línea de base;

Determinar los ajustes generales del plan que resulten de las actualizaciones al cronograma;

Determinar la necesidad de ejecución rápida o de comprensión del cronograma;

Iniciar las acciones correctivas correspondientes para garantizar que los cambios adicionales en el cronograma sean mínimos;

Integrar los cambios aprobados en el cronograma, en otros procesos de control del proyecto.


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Conceptos fundamentales que debes saber:

1. El cronograma de control es el proceso mediante el que se monitorea, con eficiencia, la evolución del proyecto y los cambios en la línea de base del cronograma del proyecto. Luego, esos cambios se integran en todo el proyecto a través del proceso de control de cambios integrados.

2. Las entregas principales (salidas) del proceso de control del cronograma abarcan las actualizaciones a todos los planes y documentos del proyecto.

3. El cronograma de control utiliza los valores adquiridos a fin de calcular los valores SV y SPI para el cronograma del proyecto.

4. Es responsabilidad del director del proyecto no estimular cambios innecesarios en el cronograma.

5. Cuando los cambios en el cronograma son justificados, estos se llevarán a cabo respetando el sistema de control de cambios en el cronograma del proyecto.

6. A fin de medir el control y el desempeño, las líneas de base del cronograma del proyecto establecidas no deben sufrir modificaciones, independientemente de los cambios en el proyecto.

7. Los cambios en la línea de base del cronograma son necesarios en situaciones extremas únicamente.

8. Algunas organizaciones utilizan un comité de control de cambios (CCB) para evaluar, y aprobar o denegar las solicitudes de cambios en el cronograma del proyecto.


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