Control de Viaticos.pdf

Manual de Usuario Sistema SIGESP Rev.: Nº 00

Pág.: 1 de 24

Módulo: Control de Viáticos Cambios Nº 00

Elaborado Por: T.S.U Carlos Crespo Firma

Revisado Por : LIC. Aníbal Barraez Firma:

Aprobado Por: Firma:

Permite el cálculo, registro y control de los viáticos. Está integrado con el sistema de cuentas por pagar, caja y banco, contabilidad presupuestaria y contabilidad patrimonial. Este sistema ha sido diseñado atendiendo a la matriz del Marco Lógico y demás orientaciones dadas por el Ministerio de Planificación y Desarrollo para los niveles programáticos del Plan Operativo Anual, y a las normas e instructivos de la ONAPRE para la formulación de presupuestos. Paso I Ingrese al Menú del Sistema SIGESP. Obtendrá la siguiente pantalla

Ubíquese en el menú y haga un clic sobre el mismo, Obtiene la pantalla siguiente:

Colóquese sobre la palabra Definiciones, seleccione


Pág.: 2 de 24





Observe:

Configuración: Mediante esta opción se establece las cuentas presupuestarias para viáticos, utilizadas para ejecutar el presupuesto de gastos establecidos en el catálogo de recursos y egresos de la ONAPRE y la cuenta contable de pasivo creada para los beneficiarios, este proceso se debe realizar antes de comenzar a generar solicitudes de viáticos. Al seleccionar la opción de configuración se desplegará la siguiente ventana:

Datos a Completar Cuentas Viáticos Nacionales, Cuentas Viáticos Internacionales, Cuenta Contable de Beneficiario: Para estas 3 opciones haga clic sobre la que se encuentra a lado de cada recuadro, esto permitirá mostrar el catálogo de cuentas presupuestarias y contable, donde seleccionará la cuenta respectiva de viáticos realizando un clic sobre el código. Observe:


Pág.: 3 de 24





La cuenta de viáticos estará en el catálogo tantas veces ella estén creada en las diferentes estructuras presupuestarias, se podrá seleccionar de cualquiera de las cuentas de viáticos relacionadas con el nombre de campo


Pág.: 4 de 24





Una vez configurada las cuentas se procede a guardar haciendo clic en el icono de la barra de herramientas Categorías Son aquellas que define el usuario para clasificar las diferentes clases de viáticos que se van a generar. Datos a Completar

Código: Permite identificar de manera única la categoría a registrar .Se compone por letras o lo que determina la institución.

Denominación: Es el nombre o descripción que se le asigna a una categoría Observe:

Haga clic en y la categoría será almacenada. Haga clic en y repita toda la operación. Si desea eliminar una categoría haga clic en . Para consultar las categorías que fueron incluidas haga clic en la de la barra de herramienta. Rutas: Esta opción permite establecer los puntos de origen y destino de las trayectorias para cada viático Observe:


Pág.: 5 de 24





Datos a Completar:

Código: Esta opción se genera en forma automática y consecutiva a partir del último registro. Corresponde a la numeración que tendrá la ruta que se incluya.

País Origen: Permite registrar el país de origen, presione clic sobre la para dar entrada al catálogo de países.

Estado de Origen: Permite registrar el estado de origen de la ruta, presione clic sobre la para visualizar el catálogo de estado.

Ciudad de Origen: Permite registrar la ciudad de partida de la ruta, presione clic sobre la para visualizar el catálogo de ciudades.

Observe:

Para incluir los destinos de las rutas presione clic sobre la opción donde se desplegará un catálogo con las opciones para registrar los campos de destino País, Estado y Ciudad, en el cual se utilizará el mismo proceso que se empleó para el origen. Una vez realizada la selección del destino se realiza un clic en la opción agregar detalle

para el registro de la ruta, luego debe realizar clic sobre el icono que se encuentra en la parte superior. Observe:


Pág.: 6 de 24





Misiones: Permite registrar las distintas labores que va a realizar el organismo. Por medio de ella se justifica el viático otorgado. Datos a completar:

Código: Esta opción se genera en forma automática y consecutiva a partir del último registro. Corresponde a la numeración que tendrá la misión que se incluya.

Denominación: Es el nombre o descripción detallada de la labor a ejecutar Observe:

Haga clic en y la misión será almacenada. Haga clic en y repita toda la operación. Si desea eliminar una misión haga clic en . Para consultar las categorías que fueron incluidas haga clic en la de la barra de herramienta.


Pág.: 7 de 24





Regiones Permite agrupar estados en regiones de acuerdo a las políticas establecida de cada ente gubernamental Datos a completar

Código: Esta opción se genera en forma automática y consecutiva a partir del último registro. corresponde a la numeración que tendrá la región que se incluya.

Denominación: Es la descripción, nombre que se le asigna a una región. País: Permite elegir el país donde se encuentra cada región.

Observe

Para definir las regiones presione clic sobre la opción , donde se desplegará un catálogo de todos los estados del país que seleccionó en la parte superior. Una vez que elija todos los estados que comprendan la región que está definiendo haga clic en . Si desea cambiar o quitar un estado presione un clic sobre el icono . Observe el Catálogo de Estado


Pág.: 8 de 24





Definición de Tarifas de Viáticos Esta opción permite establecer las tarifas para las diferentes regiones y políticas de categorías de viáticos. Datos a Completar:

Código: Esta opción se genera en forma automática y consecutiva a partir del último registro. corresponde a la numeración que tendrá la tarifa que se incluya.

Concepto: Es el nombre o descripción que se le asigna a la tarifa Exterior: Esta opción se tilda solo sí las tarifas que se están definiendo son para viajes al

exterior. Categoría: Es la clasificación que se originó en el punto definición de categorías de

viáticos para elegir una de ellas haga clic sobre la . Observe:


Pág.: 9 de 24





Nómina: Permite seleccionar la nómina de los trabajadores relacionadas con las tarifas de los viáticos. Para elegir una de ellas haga clic sobre la

Observe:

.

País: Permite elegir el país donde se va a consumir el viático. Haga clic sobre la , inmediatamente aparece el catálogo

Observe:


Pág.: 10 de 24





Región: Permite colocar la región que se definieron en el punto anteriormente descrito de regiones, haga clic sobre la , inmediatamente aparece el catálogo.

Otros Bs: Permite colocar el monto en Bs. de otros gastos que se le otorguen a los trabajadores.

Monto del Pasaje: Permite registrar el monto del pasaje en Bs. Monto de Hospedaje: Permite registrar el monto en Bs. diario para hospedaje. Monto Alimentación: Permite registrar el monto completo diario en Bs. para la comida. Monto de Movilizaciones: Permite registrar el monto diario en Bs. para otras

movilizaciones urbanas. Observe:

Completada la información se procede a guardar haga clic en .

Para una nueva definición de tarifa haga clic en . Para eliminar una definición de tarifa haga clic en Para consultar las tarifas de viáticos que fueron incluidas haga clic en el icono de la de la barra de herramienta.

Definición de Tarifas de Transporte Esta opción permite establecer el monto del costo del traslado. Datos a Completar

Código: Esta opción se genera en forma automática y consecutiva a partir del último registro. Corresponde a la numeración que tendrá la tarifa de transporte que se incluya.

Tipo: Permite seleccionar tipo de transporte Observe

El monto del pasaje puede dejarse en 0,00 ya que puede ser establecido en la opción Definición Tarifa de Transporte


Pág.: 11 de 24





Denominación: Permite registrar el nombre que recibirá el concepto de transporte que se esta creando.

Tarifa: Permite colocar el monto en Bs. del pasaje. Observe:

Completada la información se procede a guardar haga clic en . Para una nueva definición de transporte haga clic en . Para eliminar una definición de transporte haga clic en Para consultar las definiciones de transporte que fueron incluidas haga clic en el icono de la de la barra de herramienta y obtendrá el catálogo de transporte de viáticos.

Definición de Tarifas por Distancias Esta opción permite establecer el monto del costo por kilómetros recorridos. Datos a Completar

Código: Esta opción se genera en forma automática y consecutiva a partir del último registro. Corresponde a la numeración que tendrá la tarifa por distancias que se incluya.

Denominación: Permite registrar el nombre que recibirá el concepto de transporte por distancias que se esté creando

Desde: Permite colocar el comienzo del intervalo de kilómetros recorridos. Hasta: Permite colocar el fin del intervalo de kilómetros recorridos.

Observe:


Pág.: 12 de 24





Completada la información se procede a guardar, haga clic en .

Para una nueva definición de tarifa por distancia haga clic en . Para eliminar una definición de tarifa por distancia haga clic en Para consultar las definiciones de tarifa por distancia que fueron incluidas haga clic en el icono de la de la barra de herramienta y obtendrá el catálogo de tarifa por distancias.

Otras Asignaciones Esta opción permite definir otros conceptos distintos a los anteriores Datos a Completar:

Código: Esta opción se genera en forma automática y consecutiva a partir del último registro.Corresponde a la numeración que tendrá la asignación que se incluya.

Concepto: Es la descripción, denominación que recibirá la asignación que se esté creando Tarifa: Permite colocar el monto en Bs de la asignación.

Observe:

Solicitud de Viáticos Permite al usuario gestionar los viáticos correspondientes a un personal determinado Datos a Completar:

Fecha: Esta opción permite colocar la fecha en que se está generado la solicitud de viático Código: Esta opción se genera en forma automática y consecutiva a partir del último

registro corresponde a la numeración que tendrá la solicitud al momento de su registro Misión: Permite escoger las distintas labores que se definieron en el punto Misiones.

Para seleccionarla haga clic sobre la e inmediatamente se mostrará el catálogo de Misiones.

Ruta: Permite escoger los distintos recorridos que se definieron en el punto Rutas. Para seleccionarla haga clic sobre la e inmediatamente se mostrará el catálogo de rutas

Unidad Solicitante: Esta opción permite colocar la unidad administrativa autorizada a ejecutar el gasto. Para seleccionarla haga clic sobre la e inmediatamente se mostrará el catálogo de la unidades administrativa

Fecha de Salida: Permite registrar la fecha en que comienza la misión al cual van a otorgarle los viáticos.

Fecha de Retorno: Permite registrar la fecha de culminación de la misión

Antes de realizar la solicitud de viáticos deben estar registradas las definiciones del módulo


Pág.: 13 de 24





Números de Días: Se genera de forma automática cuando se establezcan las fechas de salida y retorno.

Observación: Permite registrar información referente a la solicitud de viáticos Exterior: Solo se tilda si los viáticos son fuera del país.

Observe:

Luego procedemos a agregar las asignaciones para eso debe hacer clic en la opción

inmediatamente se desplegará un catálogo de asignaciones. Observe:

Ejemplo Si tildamos la opción Tarifa de Viáticos se mostrará el siguiente catálogo

Al tildar cualquiera de estas 4 opciones se mostrará el catálogo de tarifas que fueron previamente cargados en la definición del módulo


Pág.: 14 de 24





Elegimos cualquiera de ellas para nuestro ejemplo optamos por la 0001 y automáticamente Obtenemos los demás campos.

Haga clic en la opción para que se agregue en la solicitud de viático:

La cantidad agregada en el detalle será la cantidad de días colocados en la solicitud, aunque esta puede ser ajustada, del mismo modo se procederá con las otras opciones. Una vez colocadas las asignaciones de viáticos, se procede a colocar a las personas beneficiarias. Para eso debe hacer clic en la opción donde se mostrará el Detalle del Personal

Para eliminar la asignación presione clic sobre el icono

Tilde cualquiera de estas 2 opciones


Pág.: 15 de 24





En este caso tildamos Foráneos, se mostrará el Catálogo de Beneficiarios

Elegimos cualquiera de ella para nuestro ejemplo el beneficiario 00000013 y automáticamente Obtenemos los demás campos.

Haga clic en la opción para que se agregue en la solicitud de viático, se debe realizar el proceso de inclusión de beneficiario tantas veces se pretendan incluir.


Pág.: 16 de 24





Completada la solicitud se procede a guardarla, haga clic sobre el icono .

Para una nueva solicitud de viático haga clic en . Para eliminar una solicitud haga clic en de la barra de herramienta Para consultar las solicitudes que fueron registradas haga clic en el icono de la de la barra de herramienta y obtendrá el catálogo de solicitudes de viáticos Cálculo de Viáticos

Colóquese sobre la opción de proceso, seleccione

Esta opción permite realizar el procesamiento de los viáticos solicitados. Para ello se procede de la siguiente forma: Haga clic en el icono que se encuentra en la barra de herramienta

No se podrán eliminar aquellas solicitudes que estén relacionadas con otro proceso.

Para eliminar haga clic sobre este icono


Pág.: 17 de 24





A continuación se visualizará el catálogo de solicitudes de viáticos

Seleccione la solicitud de viático que desea procesar: Ejemplo: Seleccionamos la solicitud 00000001, inmediatamente se muestra la siguiente pantalla con los datos de las asignaciones y el personal.

Haga clic en la opción (procesar) que se encuentra en la barra de herramienta. Automáticamente obtenemos los campos de la estructura y cuenta presupuestaria con el monto respectivo, asiento contable con sus respectivos cargos y abonos. Observe:


Pág.: 18 de 24





Reverso de Cálculo de Viáticos Esta opción permite devolver o cancelar el cálculo de una solicitud. Para ello se procede de la siguiente forma:

Colóquese sobre la opción de procesos, y observará las solicitudes calculadas y no contabilizadas. Observe


Pág.: 19 de 24





Tilde la solicitud a reversar y presione clic sobre el botón

Completado este proceso la solicitud que fue devuelta tendrá el estatus de registrada y lista para volver a realizar el cálculo.


Pág.: 20 de 24





Reportes Solicitudes de Viáticos Muestra la información de todas las solicitudes que se registraron por periodos de fechas.

Colóquese sobre la opción de Reportes, seleccione Observe:

Completada la información haga clic en el icono , visualizará una pantalla similar

Coloque la fecha inicial del periodo que desea consultar

Coloque la fecha final del periodo que desea consultar

Coloque el beneficiario que desea consultar

Coloque la unidad administrativa que desea consultar

Tilde la opción de su preferencia


Pág.: 21 de 24





Solicitudes de pago de viáticos Muestra la información de todas las solicitudes que fueron canceladas por periodo de fechas determinadas.

Colóquese sobre la opción de Reportes, seleccione


Pág.: 22 de 24





Completada la información haga clic en el icono , visualizará una pantalla similar

Coloque el número de solicitud inicial del lapso que desea consultar

Coloque el número de solicitud final del lapso que desea consultar

Coloque la fecha final del periodo a consultar

Coloque la fecha inicial del periodo a consultar


Pág.: 23 de 24





Listado de solicitudes de viáticos Muestra todas las solicitudes que se demandaron en un tiempo determinado

Colóquese sobre la opción de Reportes, seleccione

Completada la información haga clic en el icono , obtendrá una pantalla similar

Coloque la fecha inicial del periodo que desea consultar

Coloque la fecha final del periodo que desea consultar

Coloque la unidad administrativa que desea consultar

Tilde la opción de su preferencia


Pág.: 24 de 24





Documents

Control de Viaticos.pdf