Control Del Efectivo
Control del Efectivo.
El control del efectivo lo podemos definir como todas aquellas
medidas administrativas que permiten consistencia permanente en el
tratamiento de todas y cada unas de las operaciones que genera el
efectivo en Caja y bancos, con el fin de informar la exactitud de
sus resultados.
Estas medidas, que constituyen en el Control del Activo
Circulante Disponible, deben armonizar, en su complejidad, de
acuerdo al carcter, volumen operativo e importancia de la
empresa.Este tipo de control tambin se conoce con el nombre de
Control Interno, ya que es realizado por orden de la empresa. El
propsito u objetivo fundamental del Control Interno es:
La reduccin de errores. La reduccin del riesgo de prdida y la
obtencin de fluidez en su manejo. Exactitud y veracidad de
resultados. Exactitud de los registros. Exactitud en la informacin
financiera. Exactitud en los pronsticos financieros. Evitar
fraudes. Fomentar el acatamiento de las normas de la empresa.
Las medidas de Control Interno se fundamentan en este
principio:
La confrontacin interna de los informes operacionales del
efectivo.
Esta confrontacin se logra con la aplicacin de las siguientes
reglas: Una correcta divisin del trabajo. Asignacin clara de
responsabilidades. Una delegacin de autoridad por reas.
Procedimiento de Control: Son las actividades establecidas por
la empresa, a fin de proveer y resguardar sus intereses.Estos
procedimientos son aplicables a:
Al efectivo en Caja Principal. Al Fondo Fijo. A los depsitos en
instituciones financieras.
Control Aplicado al Efectivo en la Caja Principal.
Con carcter general, podemos sealar que los controles aplicables
a la Caja Principal se pueden fraccionar en tres grupos:
a)Control aplicable a los Ingresos.b)Control aplicable a los
Egresos.c)Control de Saldos.
a)El Control de ingresos: Es la confrontacin de Informe Diario
de Caja en el rea de ingresos con los informes presentados por los
departamentos de la empresa que dieron origen a esos ingresos.
Podemos citar un ejemplo:Ingresos por cobro de facturas
Pendientes. Informes de cobranzas. Informes de cobradores.Ingresos
por cobro de facturas de Contado.- Informes de venta.- Informes de
vendedores.- Informes del Almacn de Mercancas.b)El Control de
egresos: Son las medidas tomadas para garantizar que todos los
ingresos de Caja han sido depositados en las cuentas abiertas de la
empresa con las instituciones financieras.
Se instrumenta esta medida, a travs de una permanente
verificacin del Informe de Caja con sus correspondientes depsitos.
Verificacin permanente de la autenticidad de los comprobantes de
depsitos en cuanto a fecha, monto, detalle de su contenido efectivo
y relacin de cheques - ,entre otros.
c)El Control de saldos del Informe de Caja: Son peridicas
constataciones de su veracidad con la existencia fsica del dinero
en poder del cajero; a este acto se le llamaArqueo de Caja.
Los Controles Aplicados al Fondo Fijo.
Se fundamentan en la vigilancia permanente de las normas
establecidas por la empresa en la creacin del Fondo Fijo. Este
control se hace sentir cada vez que se prepara unaReposicin de
Fondos, o en los frecuentes Arqueos de Caja que se practican.
Las exigencias mnimas de las medidas de control, se fundamentan
en: Pago mnimo. Naturaleza del pago. Aprobacin del pagoEl Control
Aplicado a los Depsitos en Instituciones Financieras.
Debido a la naturaleza de los depsitos a la vista, podemos
clasificar las medidas de control en cuatro grandes grupos: Control
de Ingresos o Depsitos. Control de cheques y/o autorizaciones.
Control de notas de Dbito y de Crdito. Control de saldos.
El Control de ingresos o Depsitos.Se realiza a travs de la
confrontacin de cifras con el Informe de Caja-egresos, con su
correspondiente planilla de depsitos y los registros del mismo.
Elementos que utiliza el procedimiento de pago por cheques para
su control.
Al adoptar el procedimiento de pago por cheques, se hace
necesaria la inclusin de una serie de elementos como sera:
a)Un Diario Auxiliar de entradas de Caja.b)Un Diario Auxiliar de
salidas de Caja.c)La creacin de un Fondo Fijo de Caja o Caja Chica,
para hacer los pagos interiores en efectivo.
Este control se fundamenta en la independa, autonoma y
responsabilidad de los diferentes funcionarios que intervienen,
desde la solicitud de su emisin hasta la entrega al
beneficiario.Recuerde que el control es cotejar cifras de
diferentes orgenes y el mismo poder probatorio.Las firmas que
formalicen y den valor al cheque ante terceros, deben ser como
mnimo dos, y en forma mancomunadas, de funcionarios altamente
calificados y responsables en la estructura organizativa de la
empresa.
Por ejemplo, un miembro de la Junta Directiva y el Director de
Administracin.El Control de las Notas de Dbito y Notas de
Crdito.
Las notas de dbito y de crdito son documentos emitidos por las
instituciones financieras a fin de informar las disminuciones o
aumentos de fondos, informacin sta de la que tiene conocimiento la
empresa al momento de recibirlas. Para tener un control efectivo de
ellas, debe existir fluidez en las comunicaciones entre la
institucin financiera y la empresa, y una revisin oportuna de estos
documentos.
Sealemos algunos ejemplos: El banco abona directamente los
intereses producidos por inversiones de la empresa a Plazo fijo, y
en este momento se emite una Nota de Crdito. Mediante autorizacin
permanente de la empresa, el banco cancela una asignacin fija a un
funcionario jubilado y en este momento se emite una Nota de
Dbito.
Es conveniente advertir que en muchas de estas Notas de Dbito y
Crdito, que se hacen con periodicidad y sin alternaciones, el
registro contable es automtico, en la empresa y en la institucin
financiera, y el documento emitido slo sirve para confrontar la
exactitud de ambos registros.
El Control de Saldos.
Es el control absoluto y general, de todas las operaciones
registradas por la empresa y por los institutos financieros,
bancarios y/o de crdito. Estos ltimos emiten una relacin de sus
registros, que se denomina Estado de Cuenta y que responde a todos
los documentos de ingresos registrados por la empresa. Su
confrontacin se llamaConciliacin.
EVASIN DEL CONTROLLos innumerables casos de evasin de control
hacen que la direccin de la empresa, en todos sus niveles, mantenga
y aplique un celo minucioso en el manejo de
efectivo.Implementacinde procedimientos de controles
adecuados.Seleccin de personal idneo.Cruzando y cotejando
informacin sobre la alimentacin del efectivo.Mantenimiento y
adecuado el control de su existencia fsica.Los casos de evasin de
controlde acuerdo a sus causas los podemos clasificar en
Negligencia involuntaria del responsable del manejo del
efectivo, por falta de Control Interno.Negligencia voluntaria del
responsable del manejo del efectivo, fundamentndose en la falta de
Control Interno.Negligencia voluntaria del responsable del manejo
del efectivo, usando procedimientos fraudulentos que distorsionan
el Control Interno aplicado.
SALDO FALSEADO DEL EFECTIVO
Es el procedimiento irregular de alterar los Saldos del Balance
de Situacin, a travs de una planificacin intencional de acumular,
para una fecha dada, ingresos y/o egresos, al utilizar una
presentacin demorada del Informe de Caja.Esta irregularidad se
logra de la siguiente manera:El responsable de la Caja Principal,
para la fecha del cierre del ejercicio econmico, paraliza la
rendicin del Informe Diario, y su correspondiente registro, de esta
forma puede acumular, parcial o totalmente los ingresos de los das
subsiguientes.De esta forma, el Balance de Situacin presenta saldos
inexactos, al incrementar irracionalmente el saldo de la empresa y
alteraren la misma proporcin Cuentas Reales y/o cuentas de
resultados.De cualquier manera es una actitud administrativa para
falsear los Estados Financieros, y hacer una presentacin
fraudulenta para quienes planifican acciones sobre los mismos:Si
los ingresos tomados de los das subsiguientes provienen de Cuentas
por Cobrar, el objetivo planificado irregularmente es transformar
Activos Disponibles Efectivo en Caja- y aumentar en esta forma, la
liquidez en la empresa.Si los ingresos tomados de los das
subsiguientes corresponden a ventas al contado, el objetivo
planificado irregularmente, se dirige a disminuir el Costo de
Venta, incrementar la utilidad o disminuir la prdida en contra de
una irrazonable presentacin de las Cuentas, Caja, y Almacn o
Inventario.LA CENTRFUGA DE FONDOSEs una accin fraudulenta amparada
por la mora en la presentacin del Informe Diario de Caja y consiste
en tomar los fondos ingresados en los das subsiguientes, para
cubrir la sustraccin de efectivo del da relacionado.EL SOBREGIROEs
la utilizacin de los Fondos Efectivos disponibles de la empresa en
exceso, o sobre su capacidad. Su presencia se observa en la
Disponibilidad Bancaria, en esta ltima se presentan dos tipos de
sobregiros.El sobregiro planificado: Es la emisin descontrolada de
cheques y el control de su entrega al beneficiario. Esta situacin
obedece a razones de emergencia, a falta de control contable de
saldos, o a cambiar la razonabilidad en la presentacin de los
Estados Financieros. Cualquier situacin mencionada es la menos
conveniente para la empresa, en virtud de que la planificacin de
pagos es el pronstico ms efectivo para evitar la carencia de
control, o la desviacin del mismo en un momento determinado.El
sobregiro autorizado: Es la autorizacin concebida porel banco para
sobregirar, transitoriamente la cuenta. Es prcticamente una
operacin de crdito, que responde en su lmite al fijado como mximo
por el banco o como variable por la empresa en su uso, est en una
operacin normal en el mundo financiero.LA NATURALEZA DEL
SOBREGIROConocemos que la naturaleza del Efectivo en Caja y Banco y
especialmente el Saldo Bancario, es un Activo Circulante
Disponible. Su saldo normal es deudor.Como el sobregiro es una
situacin transitoria y emergente para la empresa, transforma
automticamente el saldo, por haber dispuesto de una mayor suma de
efectivo, al que la empresa posee.Saldo al
31-07-XX700,oo01-08-XXDepsito300,oo1000,oo01-08-XXCheque
xxxx1.200,oo(200,oo)En este saldo se puede observar el mencionado
cambio de positivo a negativo, sealado con ( ), al emitir el cheque
xxxx por Bs 1.200,oo. Cuando nuestra disponibilidad era de Bs
1.000,oo.El monto de Bs 200,oo. Negativo o acreedor, es
prcticamente una deuda de la empresa al banco, y por esta
caracterstica contablemente se le da el mismo
tratamiento.TRANSFERENCIA DE FONDOEs el traslado de efectivo
disponible en la Cuenta Corriente de un banco, a otra cuenta del
mismo banco, o a otro banco. Bien sea a travs de cheques u rdenes
permanentes y/o circunstanciales, en este ltimo caso, el soporte de
la transaccin lo constituyen las Notas de Dbito y Crdito que se
reciben posteriormente.Ejemplo:Supongamos que la cuenta que una
empresa mantiene con el Banco Financiero, para el 02-08-XX, se
encuentra sobregiro en Bs 200,oo, y la administracin de la empresa
quiere cubrir el sobregiro con una transferencia del Banco
Comercial, y al efecto emite el cheque N 2333 por Bs 1.900,oo para
ser depositado en la cuenta sobregirada, el Banco Comercial
presenta un saldo a la fecha, de Bs 2.600,oo. A tal efecto
realicemos los asientos contables, tanto en el Mayor Principal,
como en el Diario Principal.
