CONTROLES ADMINISTRATIVOS

Grupo 7: Melisa Castrat Jorge GuillenLuis del CastilloJulio Mendoza

Objetivos •Explicar la definición y la importancia del control•Analizar el proceso del control •Describir las herramientas que se utilizan para medir

el desempeño organizacional•Aplicar el tema en una empresa •Realizar conclusiones respecto al tema establecido

¿Qué es el control?

•Proceso de supervisar, comparar y corregir el desempeño laboral.

La Importancia del Control

•Permite revisar el avance hacia los objetivos y/o corregir.

•Minimiza riesgos al disponer de información y retroalimentación sobre el desempeño.

•Protege la organización y sus recursos.

El Proceso de Control

1. Medición del desempeño real

Se utilizan cuatro enfoques: •Observaciones personales: control de situación específica

• Reportes estadísticos: movimiento, tendencias, comportamientos

• Reportes orales: complemento de reportes, retroalimentación

• Reportes escritos: informes, resultados, avance.

2. Comparación

Determina la variación entre el desempeño real y un estándar o meta Rango de Variación Aceptable

*Un estándar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluación o

comparación de alguna cosa.

3. Toma de acciones administrativas

-No hacer nada: resultados o situación dentro de límites de control.

-Corregir el desempeño real:•Corrección inmediata: acción sobre el problema•Corrección básica: acción sobre la causa del problema

-Modificar el estándar o meta

Decisiones Gerenciales en el proceso de Control

Control del desempeño de la organización

•Desempeño: Resultado final de una actividad.

•Desempeño Organizacional: Es la suma de los resultados de todas las actividades laborales de la organización.

Medición del desempeño organizacional

•Productividad•Eficacia Organizacional•Clasificaciones Industriales

Herramientas para medir el desempeño organizacional

1. Control preventivo, concurrente y de retroalimentación.

Herramientas para medir el desempeño organizacional

2. Controles Financieros 2.1. Análisis de indicadores: - Liquidez - Apalancamiento - Actividad - Rentabilidad

2.2. Presupuestos

Herramientas para medir el desempeño organizacional

3. Cuadro de mando integralHerramienta de evaluación del desempeño que toma en consideración otros factores además de la perspectiva financiera. Tales como:

• Finanzas• Clientes• Procesos Internos• Personas/innovación/crecimiento

Herramientas para medir el desempeño organizacional

4. Controles de Información

Sistema de administración de información: Sistema utilizado para dotar al cuerpo gerencial de la información que necesita intervalos regulares.

Herramientas para medir el desempeño organizacional

5. Benchmarking de las mejores prácticas

Tomar un estándar de organizaciones para comparar y medir el desempeño.

Aplicación a una empresa

Historia

• Creación: 1886 por John Pemberton en la farmacia Jacobs de la ciudad de Atlanta, Georgia.

• Origen: medicina que aliviaba el dolor de cabeza y disimulaba las nauseas.

• Evolución: de un producto en 1886 a 500 marcas actuales.

CONTROL FINANCIERO Objetivos:a) Aumento de la Productividad

• Índice de contratación de empleados por departamento

•Número de adquisiciones de inmovilizado por año y país

•Porcentaje de aumento de recursos empleados

b) Aumento de las ventas

•Subperiodo de almacenamiento•Compra de materias primas por sede y país •Consumos de la explotación por sede y país

c) Mantener un equilibrio financiero según el nivel de endeudamiento

• % de deudas con empresas del grupo según el capital con el que cuente cada sede por país

• % de entidades financieras según el capital con el que cuente la sede por país

• Capacidad de devolución de la deuda a corto plazo por sede y país

• Ratio de garantía

CONTROL DE CLIENTES Objetivos a) Aumentar la lealtad

• Sensibilidad al precio (con encuestas, analizando el índice de ventas)• Nivel de iniciativa en la recomendación de nuevos clientes (encuestas,

entrevistas en profundidad, sesiones de grupo)• % de inscripción en programas de fidelización por año • Nivel de retroalimentación (respuesta a cuestionarios, solicitud de

información sobre la empresa o productos)• Índice de respuesta a la proposición de nuevos productos

b) Aumentar la satisfacción al cliente • Sondeos transaccionales: medición estadística tomada a partir de

encuestas destinadas a conocer la opinión pública.• Mistery shopping: técnica para obtener información específica de los

productos y servicios y evaluar la calidad del servicio de atención al cliente.

• Sesiones de grupo

c) Reducir el número de quejas y reclamaciones •Total de quejas y reclamaciones por departamento al

año •Numero de pedidos incorrectos y cancelados•Unidades devueltas y dañadas•Contador de llamadas de servicios

CONTROL DE LA PERSPECTIVA INTERNA Objetivos a) Aumentar la sensibilización medioambiental de la empresa

• Consumo de energía debido a la conservación y a mejoras en la eficiencia

• % y volumen total de agua reciclada y reutilizada • Peso total de residuos gestionados, según tipo y método de

tratamiento

b) Cumplimiento de las practicas laborales y ética en el trabajo

• Número total de incidentes de discriminación y medidas adoptadas por región

• Enfermedades profesionales, días perdidos y número de victimas mortales relacionadas con el trabajo por región

c) Mejorar la estructura de gobierno de la empresa • Número de misiones y valores desarrollados internamente,

códigos de conducta y principios relevantes para el desempeño económico, ambiental y social, y el estado de su implementación.

• Número de grupos de interés que la organización ha implementado

CONTROL EN EL APRENDIZAJE Y CONOCIMIENTO Objetivos a) Aumento de la satisfacción de los empleados

•Encuestas de satisfacción bianuales (Focus Group)•Reuniones trimestrales con el jefe de departamento

b) Gestión eficaz de incentivos

% de incentivos percibidos por:-alcanzar los niveles óptimos de calidad de los productos-reducción de costos de manera responsable -aumento de la productividad por región y sede

Conclusiones

• El control ayuda en la corrección de fallas y errores de planeación, organización y dirección.

• Previene errores a futuro. • Crea mejor calidad.• Le sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las

oportunidades porque les ayuda a detectar los cambios que están afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.

Bibliografía

•http://es.slideshare.net/SaraRodriguezTerres/control-de-gestin-sobre-coca-cola

•ROBBINS, Stephen; COULTER, Mary. Administración. Pearson Educación, 2005 – 614 paginas.