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MANUAL DE PROCESOS DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA DE LAS INSTALACIONES
COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
(J.2.5)
Versión 1.0, Revisión 1.0
© 2016 Dirección de Administración por Procesos – Coordinación General de Panificación y Gestión Estratégica MIDUVI
TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS
Queda reservado el derecho de propiedad de este documento, con la facultad de disponer de él, publicarlo, traducirlo o autorizar su traducción.
No se permite la reproducción total o parcial de este documento, ni su incorporación a un sistema informático, ni su locación, ni su transmisión en cualquier forma o por cualquier medio, sea éste escrito o electrónico, mecánico, por fotocopia, por grabación u otros métodos, sin el permiso previo y escrito de los titulares de los derechos y del copyright.
FOTOCOPIAR ES DELITO.
Otros nombres de compañías y productos mencionados en este documento, pueden ser marcas comerciales o marcas registradas por sus respectivos dueños.
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LISTA DE CAMBIOS
Versión Fecha de ejecución
Descripción del cambio o eliminación
Fecha de vigencia
Solicitado por Responsable y/o Cargo
1.0 15/09/2016 Elaboración del Manual de Procesos
Septiembre- 2016
Ing. Silvia Gómez Directora de Servicios, Procesos y Calidad
DECLARACIÓN DE LIBERACIÓN: Este documento, con la versión indicada es para uso institucional de la Coordinación General de Planificación y Gestión Estratégica del Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda y está sujeto a los controles de procedimientos de su emisor, la Dirección de Administración por Procesos. Comentarios, sugerencias o preguntas deberán ser direccionadas al emisor.
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TABLA DE CONTENIDO
INFORMACIÓN GENERAL DEL DOCUMENTO ................................................................................ 1
FIRMAS Y APROBACIONES ............................................................................................................. 1
LISTA DE CAMBIOS ........................................................................................................................ 2
1.- Objetivos .................................................................................................................................. 4
1.1 Objetivo general ............................................................................................................ 4
1.2 Objetivos específicos ..................................................................................................... 4
2.- Alcance ..................................................................................................................................... 4
3.- Responsables............................................................................................................................ 4
4.- Glosario de Términos y Abreviaturas ....................................................................................... 5
5.- Lineamientos y Políticas del Proceso ...................................................................................... 5
6.- Información Básica del Proceso ............................................................................................... 6
6.1 Ficha del proceso de seguridad y vigilancia de las instalaciones ........................................ 6
6.2 Diagrama de flujo del proceso de seguridad y vigilancia de las instalaciones ................... 7
6.3 Matriz aclaratoria del proceso subproceso de seguridad y vigilancia de las instalaciones 8
6.4.- Indicadores de gestión del proceso de seguridad y vigilancia de las instalaciones .......... 9
7.- Mapa de Interrelación de los Procesos .................................................................................. 10
8.- Descripción de los subprocesos ............................................................................................. 11
8.1 Subproceso control y seguimiento .................................................................................... 11
8.1.1. Ficha del subproceso de control y seguimiento ............................................................ 11
8.1.2 Controles del subproceso de control y seguimiento...................................................... 12
8.1.3 Diagrama de flujo subproceso de control y seguimiento .............................................. 12
8.1.4 Matriz aclaratoria del subproceso de control y seguimiento ........................................ 13
8.1.5.- Indicadores de gestión del subproceso control y seguimiento ................................... 14
9.- Anexos .................................................................................................................................... 15
9.1.- Ficha técnica y diagrama del proceso de seguridad y vigilancia de las instalaciones ..... 15
9.2.- Ficha técnica y diagrama del subproceso control y seguimiento ................................... 17
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PROCESO DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA DE LAS
INSTALACIONES
1.- Objetivos
1.1 Objetivo general
Dotar de un servicio de seguridad y vigilancia privada con el propósito de garantizar la custodia de los bienes institucionales y la seguridad de los funcionarios y visitantes del Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda, a nivel nacional.
1.2 Objetivos específicos
Contar con un servicio de calidad, garantizado y cumpliendo con todos los
permisos de ley que rigen sobre el funcionamiento de las empresas de
Seguridad y Vigilancia.
Brindar seguridad a las instalaciones del Ministerio de Desarrollo Urbano y
Vivienda, sus bienes, sus funcionarios y visitantes, a nivel nacional.
Aportar a que los inmuebles y áreas abiertas del Ministerio de Desarrollo
Urbano y Vivienda, sean espacios seguros para el cumplimiento de los fines
asignados legal y constitucionalmente, a nuestra institución.
2.- Alcance
El servicio tiene un alcance para diez y nueve Direcciones Provinciales del Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda, distribuidas en 22 puestos de 24 horas y 5 de 12 horas, e incluye todas las acciones y servicios que se requieran para cumplir con los objetivos generales y específicos previstos en estos términos de referencia. Los inmuebles que actualmente requieren el servicio están detallados en el cuadro 1 y durante la ejecución contractual se podrán crear, modificar o suprimir puestos de seguridad e incluir o excluir bienes inmuebles donde se requiera el servicio.
3.- Responsables
Empresa prestadora del servicio de seguridad saliente
Ministerio del Interior
Director/a Financiero
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Director/a Administrativo
Analistas de la Dirección Administrativa
Coordinador/a General Jurídico
Empresa prestadora del servicio de seguridad adjudicada
Administrador de Contrato
4.- Glosario de Términos y Abreviaturas
ABREVIATURAS DEFINICIÓN
CGJ Coordinación General Jurídica
DA Dirección Administrativa
DF Dirección Financiera
TÉRMINOS DEFINICIÓN
Adjudicación Dar dominio para la administración de bienes y/o recursos de una Institución
Certificación Presupuestaria
Documento legal que certifica la disponibilidad del recurso económico para la ejecución del rubro.
5.- Lineamientos y Políticas del Proceso
El administrador del contrato de conformidad con la metodología del servicio tendrá siempre la atribución y responsabilidad de definir el servicio a funcionar bajo principios de optimización y racionalización.
El Ministerio del Interior en sus atribuciones deberá emitir autorización mediante un informe técnico para la contratación de la empresa prestadora de servicios de seguridad.
El servicio de Seguridad y Vigilancia, se contratará a través de una empresa especializada que cuente con personal capacitado y cumpla con todos los requisitos técnicos y legales necesarios para su funcionamiento. El proceso se sujetará a las disposiciones contenidas en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, su Reglamento General y las Resoluciones del SERCOP.
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6.- Información Básica del Proceso
6.1 Ficha del proceso de seguridad y vigilancia de las instalaciones
Proceso:
Seguridad y vigilancia de las instalaciones
Código del Proceso: J.2.5
Descripción:
PROPÓSITO:
Dotar de un servicio de seguridad y vigilancia privada con el propósito de garantizar la custodia de los bienes institucionales y la seguridad de los funcionarios.
DISPARADOR:
Fin de contrato
ENTRADAS:
Sugerencias y necesidades de seguridad
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
Realizar análisis de vulnerabilidad
Revisar instalaciones técnicamente
Realizar términos de referencia
Adjudicar a la empresa ganadora
SUBPROCESOS:
1. Control y seguimiento
Productos/Servicios del Proceso:
Producto incluye la descripción de productos
Tipo de Proceso: Adjetivo
Responsable del Proceso:
Director/a Administrativo
Tipo de cliente: Interno y externo
Marco Legal:
ARTÍCULO NORMATIVA
Acuerdo Ministerial 051-15
Art. 2 Ley Orgánica de la Policía Nacional
Art. 1 Ley de Seguridad y Vigilancia Privada
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6.2 Diagrama de flujo del proceso de seguridad y vigilancia de las
instalaciones
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6.3 Matriz aclaratoria del proceso subproceso de seguridad y vigilancia de las
instalaciones
No. Actividad Rol Descripción Documento
1
Realizar el análisis
de vulnerabilidad
del espacio
Analista de la
empresa
prestadora del
servicio
saliente
Anualmente la empresa prestadora del
servicio saliente como requisito principal
para entregar el cargo deberá hacerlo
mediante la presentación y/o realización del
análisis de vulnerabilidad del espacio.
2
Detectar
necesidades de
seguridad en el
sitio
Analista de la
empresa
prestadora del
servicio
saliente
Una vez realizado el análisis se detectarán
las necesidades de seguridad en el sitio, de
esto se desprenderá sugerencias y
necesidades de seguridad en el sitio
Sugerencias y
necesidades
3
Revisar las
instalaciones
técnicamente
Analista de la
Dirección
Administrativa
A la par la Dirección Administrativa mediante
sus analistas revisarán técnicamente las
instalaciones de la institución en lo que
refiere a alarmas, seguridad, espacio físico,
etc.
4
Planificar la
cobertura del
servicio
Analista de la
Dirección
Administrativa
Con los informes presentados tanto de la
dirección Administrativa y las sugerencias de
la empresa prestadora del servicio saliente se
planificará la cobertura del servicio que
prestará la empresa entrante.
5
Determinar
número de
personas y costo
Analista de la
Dirección
Administrativa
De la planificación realizada se determinará
el número de personas y el costo para cubrir
la necesidad de seguridad en las
instalaciones.
Informe con
número de
personas y
costo
6
Solicitar
Certificación
Presupuestaria
Director/a
Administrativo Se solicitará la certificación presupuestaria
Memorando
solicitando
certificación
presupuestaria
7 Certificación
Presupuestaria
Director/a
Financiero Subproceso de certificación presupuestaria
Certificación
presupuestaria
8 Solicitar informe y
autorización
Director/a
Administrativo
A la par de la solicitud de certificación
presupuestaria se solicitará el informe de
autorización para contratar el servicio de
seguridad y vigilancia.
Oficio
solicitando
informe y
autorización
9 Emitir autorización
e informe
Autoridades del
Ministerio del
Interior
Las autoridades del ministerio del interior
emitirán la autorización respectiva mediante
un informe.
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6.4.- Indicadores de gestión del proceso de seguridad y vigilancia de las
instalaciones
N° Indicador Fórmula de
Cálculo Unidad de
Medida Responsable de Medición
Fuente de la
Medición
Frecuencia de Medición
1 Control y seguimiento
Informes con multas / total de informes recibidos) x 100
Porcentaje Dirección Administrativa
Quipux Anual
10
Realizar y remitir
términos de
referencia
Analista de la
Dirección
Administrativa
Una vez obtenido tanto la certificación
presupuestaria como la autorización del
Ministerio del Interior para la contratación
de la empresa de seguridad y vigilancia se
realizará y remitirá los términos de
referencia para su contratación.
Memorando
con términos
de referencia
11 Compras Públicas
Coordinador/a
General
Jurídico
Subprocesos de compras públicas Contrato
12 Adjudicar a la
empresa ganadora
Analista de la
Dirección
Administrativa
Se adjudicará a la empresa ganadora Adjudicación
13
Planificar entrega -
recepción del
puesto
Analista de la
Dirección
Administrativa
Al entregar el puesto la empresa prestadora
del servicio saliente a la empresa prestadora
entrante se lo hará mediante acta entrega
recepción del puesto en donde indicará
novedades y por menores del puesto de
trabajo.
1. Entrega -
recepción del
puesto;
2. Informe
14 Control y
seguimiento
Administrador
de Contrato
Se realiza el subproceso de control y
seguimiento
Informe de
control y
seguimiento
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7.- Mapa de Interrelación de los Procesos
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8.- Descripción de los subprocesos
8.1 Subproceso control y seguimiento
8.1.1. Ficha del subproceso de control y seguimiento
Subproceso:
Control y seguimiento
Código del Subproceso:
J.2.5.1
Descripción:
PROPÓSITO:
Verificar el cumplimiento mediante el control y seguimiento diario a lo acordado en las consignas al inicio del contrato.
DISPARADOR:
Necesidad de realizar el control y seguimiento de las empresas prestadora del servicio de seguridad contratada.
ENTRADAS:
Acta entrega recepción del puesto
Consigna de cada puesto
Informe de vulnerabilidad
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
Realizar supervisión a los puestos
Determinar multas
Solicitar pago
Productos/Servicios del Subproceso:
Informe para proceder con la solicitud de pago
Responsable del Subproceso:
Director/a Administrativo
Tipo de cliente: Interno y externo
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8.1.2 Controles del subproceso de control y seguimiento
ARTÍCULO NORMATIVA
Acuerdo Ministerial 051-15
Art. 2 Ley Orgánica de la Policía Nacional
Art. 1 Ley de Seguridad y Vigilancia Privada
8.1.3 Diagrama de flujo subproceso de control y seguimiento
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8.1.4 Matriz aclaratoria del subproceso de control y seguimiento
No. Actividad Rol Descripción Documento
1
Determinar
consignas a cada
puesto
Analistas de la
empresa de
seguridad
adjudicada
Una vez adjudicado la empresa de seguridad
y vigilancia determinará las consignas de
cada puesto de trabajo. Consignas
2 Realizar informe de
vulnerabilidad
Analista de la
Dirección
Administrativa
El analista de la dirección financiera a la par
realizará informe de vulnerabilidad.
Informe de
vulnerabilidad
3
Acordar
cumplimiento entre
las partes
Analista de la
Dirección
Administrativa
Con el informe de vulnerabilidad y las
consignas de cada puesto de trabajo se
acordará el cumplimiento entre las partes
tanto de la empresa adjudicada como de la
Institución.
4 Realizar supervisión
a los puestos
Administrador
de Contrato
El administrador de contrato en sus
competencias realizará la supervisión diaria
a los puestos de trabajo según las consignas.
Apuntes diarios
5 Realizar informe Administrador
de Contrato
Mensualmente de acuerdo a las
supervisiones diarias realizadas por parte del
Administrador se realizará el informe para
determinar el cumplimiento e
incumplimiento.
¿Existe incumplimiento?
Si existe incumplimiento va a la actividad 6;
Si no existe incumplimiento va a la actividad
7.
Informe
6 Determinar multas Administrador
de Contrato
En caso de que el Administrador de Contrato
determine que existe incumplimiento en el
puesto de trabajo determinará las multas.
7 Reasignar informe Administrador
de Contrato
El informe se reasignará al Director/a
Administrativo.
Memorando
con informe
8 Remitir informe con
novedades
Administrador
de Contrato
Se realizará un oficio remitiendo el informe
con las novedades encontradas de la
supervisión del Administrador de Contrato.
Oficio con
informe
9 Validar informe
Analistas de la
empresa de
seguridad
adjudicada
El equipo de trabajo de la empresa de
seguridad adjudicada validará el informe
para gestionar el pago mediante oficio como
contestación a las novedades encontradas.
Oficio de
validación
10 Solicitar pago Director/a
Administrativo
Una vez receptado el informe de la empresa
de seguridad adjudicada se solicitará el pago
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8.1.5.- Indicadores de gestión del subproceso control y seguimiento
N° Indicador Fórmula de
Cálculo Unidad de
Medida Responsable de Medición
Fuente de la Medición
Frecuencia de Medición
1 Control y seguimiento
(Informes con multas / total de informes recibidos) x 100
Porcentaje Dirección Administrativa
Quipux Anual
mediante el Director/a Administrativo,
cuando el expediente este completo.
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9.- Anexos
9.1.- Ficha técnica y diagrama del proceso de seguridad y vigilancia de las
instalaciones
TIPO DE PROCESO: Adjetivo
FECHA: 09/09/2016
CÓDIGO: J.2.3
VERSIÓN: 1.0
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
FISICOS
TIPO DEL PROCESO TIPO DE CLIENTE Interno
RESPONSABLE DEL PROCESO PROCESO Operación
LINEA BASETIEMPO DE CLICLO
(DIAS)1
PROCESO CERTIFICADOFECHA DE
CERTIFICACIÓN
Elaborado por: Ing. Daniel Gaona
Fecha: 09/09/2016
LINEA BASE
META
RESPONSABLE DE MEDICIÓN
FRECUENCIA DE CALCULOFUENTE PARA CALCULO
Memorando con términos de referenciaAdjudicaciónEntrega recepción del puestoContrato
Director/a Financiero
Director/a de Planificación e Inversión
Ley de Seguridad y Vigilancia Privada; Art. 1
Reforma Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda
Empresa prestadora del servicio Fin de contrato
Ley Orgánica de la Policía Nacional; Art. 2
Informe de entrega - recepción del puesto
Aprobado por: Enma Barros Revisado por: Ing. Silvia Gomez
Informe de control y seguimiento
DENOMINACIÓN
Fecha: 09/09/2016
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, su Reglamento General y las Resoluciones del SERCOP
DENOMINACIÓN FORMULA DE CÁLCULO
Control y seguimiento(Informes con multas / total de informes recibidos) x
100
Oficio sil icitando informe y autorización
Oficio con autorización
OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO
ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO
El proceso se lo realiza anualmente e inicia con el fin del contrato de la empresa prestadora del servicio saliente hasta el control y seguimiento de la
seguridad y vigilancia de las instalaciones.
CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS
DISPARADOR
Fin del contrato
Código
ENTRADAS
Empresa prestadora del servicio
Analistas del Ministerio del Interior
PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)
Patricio Silva
Empresa prestadora del servicio
Procesos Adjetivos
INDICADORES
FICHA DE PROCESO
GESTIÓN ADMINISTRATIVAGESTIÓN INTERNA DE SERVICIOS INSTITUCIONALES, TRANSPORTE Y LOGÍSTICA
Seguridad y vigilancia de las instalaciones
RECURSOS
HUMANOS TECNOLÓGICOS
Dotar de un servicio de seguridad y vigilancia privada con el propósito de garantizar la custodia de los bienes institucionales y la seguridad de los
funcionarios y visitantes del Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda, a nivel nacional.
CLIENTES
Dirección Administrativa
Anual
NO
INDICADOR No. 1
0 (según GPR)
Fecha: 09/09/2016
Director/a Administrativo
Coordinador/a General Jurídica
REGISTROS
InformeSugerencias y necesidades
Analistas de la Dirección Administrativa
PROVEEDORES
Quipux
INDICADOR No. 2
80%
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9.2.- Ficha técnica y diagrama del subproceso control y seguimiento
TIPO DE PROCESO: Adjetivo
FECHA: 09/09/2016
CÓDIGO: J.2.3.1
VERSIÓN: 1.0
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA
FISICOS
Computadoras
Teléfonos
Escritorios
DENOMINACIÓN
TIPO DEL PROCESO TIPO DE CLIENTE Interno
RESPONSABLE DEL PROCESO PROCESO Operación
LINEA BASETIEMPO DE CLICLO
(DIAS)1
PROCESO CERTIFICADOFECHA DE
CERTIFICACIÓN
Elaborado por: Ing. Daniel Gaona
Fecha: 12/09/2016
LINEA BASE
META
RESPONSABLE DE MEDICIÓN
FRECUENCIA DE CALCULOFUENTE PARA CALCULO
Oficio con informe
Administrador de contrato
Ley de Seguridad y Vigilancia Privada; Art. 1
Reforma Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda
Entrega recepción del puesto
Ley Orgánica de la Policía Nacional; Art. 2
Aprobado por: Enma Barros Aprobado por: Enma Barros Revisado por: Ing. Silvia Gomez
Solicitud de pago
Apuntes diarios
Memorando con informe
Fecha: 12/09/2016
DENOMINACIÓNDENOMINACIÓN FORMULA DE CÁLCULO
Control y seguimiento(Informes con multas / total de informes recibidos) x
100
Dirección Administrativa
Anual
NO
OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO
ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO
El proceso inicia con la entrega recepción del puesto de la empresa de seguridad saliente a la empresa de seguridad adjudicada hasta la solicitud de pago
mensual
CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS
DISPARADOR
Acta de entrega recepción del puesto
Código
Empresa prestadora del servicio saliente
ENTRADAS
Dirección Financiera
PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)
Patricio Silva
Software de la institución
Empresa prestadora del servicio Hardware de la Institución
Procesos Adjetivos
INDICADORESOficio de validación
FICHA DE SUBPROCESO
GESTIÓN ADMINISTRATIVAGESTIÓN INTERNA DE SERVICIOS INSTITUCIONALES, TRANSPORTE Y LOGÍSTICA
Control y seguimiento
RECURSOS
HUMANOS TECNOLÓGICOS
Verificar el cumplimiento mediante el control y seguimiento diario a lo acordado en las consignas al inicio del contrato.
CLIENTES
INDICADOR No. 1
0 (según GPR)
Fecha: 12/09/2016
Director/a Administrativo
REGISTROS
ConsignasInforme de vulnerabilidad
Analistas de la Dirección Administrativa
Informe
PROVEEDORES
Quipux
INDICADOR No. 2
90%
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