Coordinacion de Arte y Cultura - Xalapaxalapa.gob.mx/wp-content/uploads/2013/10/Coordinacion-de-Arte-y... · actividad del procedimiento Conector de actividad: Representa una conexión

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H. AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONAL DE XALAPA- EQUEZ., VER.

2011-2013

MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS DE LA

COORDINACIÓN DE ARTE Y CULTURA

1

ÍNDICE

Presentación

1

Estructura Orgánica

2

Simbología para los Diagramas de Flujo

3

Petición de Espacio

6

Requisiciones de Material

11

Inscripción de Proyectos para los Programas Hábitat y Rescate de Espacios Públicos

15

Promoción de la Cartelera Cultural del Centro Recreativo Xalapa

19

Confirmación de participantes en los eventos y festivales Culturales

22

Glosario de términos

26

Firmas de Autorización

27

Aprobación

28

Directorio

29

Créditos

30

1

PRESENTACIÓN El presente Manual de Procedimientos es un instrumento de información en el que se señalan, en forma ordenada, las operaciones que deben seguirse para la ejecución de las funciones asignadas a la Coordinación de Arte y Cultura.

Cumpliendo con el Plan de Desarrollo Municipal 2011-2013 y con base en el Reglamento de la Administración Pública Municipal del H. Ayuntamiento de Xalapa, la Dirección de Recursos Humanos, en acuerdo con la Coordinación de Arte y Cultura, se dio a la tarea de elaborar este Manual de Procedimientos en el que se presenta una descripción lógica, metódica y detallada de los procedimientos a desarrollar en el área.

El objetivo de este documento es contar con una herramienta que contenga un orden y una estandarización para el cumplimiento de las actividades laborales, así como detectar las desviaciones y omisiones que se comentan al desarrollar las mismas.

Las modificaciones que surjan por causa de los cambios en la estructura orgánica o en las leyes competentes se deben incorporar al presente manual, con el fin de mantener una permanente actualización de este documento.

Este Manual de Procedimientos es de uso exclusivo del personal que labora en la Coordinación de Arte y Cultura. El titular del área es el responsable de verificar que lo señalado en este documento se aplique, con el objetivo de que las actividades laborales se realicen eficazmente.

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ESTRUCTURA ORGÁNICA

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Margarita de la Luz Meza

Hernández Mtro. Rafael Enrique Salmerón Córdoba

Lic. Elizabeth Morales García

Abril de 2012 Enlace de la Coordinación

de Arte y Cultura Coordinador de Arte y

Cultura Presidenta Municipal

Presidencia Municipal

Coordinación de Arte y Cultura

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SIMBOLOGÍA

Terminal:

Indica el inicio y el término del procedimiento.

Operación:

Representa la ejecución de una actividad o acciones a

realizar con excepción de decisiones o alternativas.

Decisión y/o alternativa:

Indica la respuesta a una pregunta (sí o no).

Documento:

Representa cualquier tipo de documento que se genere,

salga o entre durante el procedimiento.

Multidocumento:

Representa a los documentos que se generen, salgan o

entren durante el procedimiento.

Archivo permanente:

Indica que se guarda un documento de forma definitiva.

Archivo temporal:

Indica que el documento se guarda de manera provisional.

Sistema informático:

Indica el uso o procesamiento de la información, a través

de un sistema o programa informático.

4

SIMBOLOGÍA

Disquete o Diskette:

Indica el uso, procesamiento o respaldo de información a

través de una unidad magnética.

Disco compacto:

Indica el uso, procesamiento o respaldo de información a

través de un CD.

Pasa el tiempo:

Representa una interrupción en el proceso

Aclaración:

Se utiliza para realizar una aclaración correspondiente a una

actividad del procedimiento

Conector de actividad:

Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama

de flujo con otra parte lejana del mismo.

Conector fuera de página:

Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente,

en la que continúa el diagrama de flujo.

Dirección de flujo o líneas de unión:

Conecta los símbolos señalando el orden que deben

realizarse las distintas operaciones.

5

SIMBOLOGÍA

Dirección de flujo de actividades simultáneas:

Conecta los símbolos señalando el orden simultáneo de dos

o más actividades que se desarrollan en diferente dirección

del flujo.

Objeto:

Representa cualquier tipo de objeto que se mencione en la

descripción narrativa y que se quiera representar

gráficamente en el diagrama de flujo

Efectivo o cheque:

Representa el efectivo o el cheque que se reciba, genere o

salga del procedimiento.

6

PROCEDIMIENTO Clave: CAC/P01/12

Área:


Nombre:

Petición de espacio para realización de eventos diversos en el Centro Recreativo Xalapeño

Objetivo:

Gestionar un espacio adecuado para los eventos que la Coordinación de Arte y Cultura realiza

Frecuencia:

Diaria

NORMAS

La petición para solicitud de espacio se hace mediante oficio, en original y una copia, el cual debe contener los siguientes datos:

nombre y firma del titular del área; fecha; espacio requerido; fecha y duración del evento (inicio y término); nombre, teléfono y dirección de la institución, asociación, club, dependencia

etc., que lo solicita; nombre y cargo de los responsables del evento;



Mtro. Rafael Enrique Salmerón Córdoba

Abril 2012 Enlace de la Coordinación de

Arte y Cultura Coordinador de Arte y

Cultura Coordinador de Arte y

Cultura

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DESCRIPCIÓN NARRATIVA Clave: CAC/PO1/12

Nombre del procedimiento: Petición de espacio para realización de eventos diversos en el Centro Recreativo Xalapeño

Fecha de elaboración: Abril 2012

Fecha de autorización:

Área Actividad Descripción Coordinación de Arte y Cultura

1 Recibe y sella el oficio en original y una copia, dirigido a titular de la coordinación; con el fin de solicitar un espacio para la realización de algún evento.

2 Regresa al solicitante la copia sellada.

3 Revisa la agenda para verificar si existe espacio disponible. ¿Existe espacio disponible para el evento?

3 A En caso de que no exista espacio disponible: Elabora un oficio en original y copia dirigido al interesado, en el que le informa que su petición no procede por falta de espacio. Recaba firma del titular de la coordinación.

3 B Llama por teléfono al interesado y le solicita que pase a la oficina de la Coordinación de Arte y Cultura a recoger el oficio de respuesta. Pasa el tiempo

8


3 C Entrega al interesado el oficio en original y le solicita que firme de recibido en la copia; misma que archiva de manera cronológica permanente. Fin de la actividad

4 En caso de que sí exista espacio disponible: Registra el evento en la agenda Pasa el tiempo

5 Proporciona e instala, en el área asignada para la realización del evento, el material con que cuenta el Centro Recreativo Xalapeño.

6 Verifica que el material se encuentre acomodado de la manera en que se solicitó y supervisa el evento. Pasa el tiempo

7 Recoge y guarda, en el almacén del Centro Recreativo Xalapeño, el material prestado para la realización del evento.

FIN DEL PROCEDIMIENTO



Mtro. Rafael Enrique Salmerón Córdoba Abril 2012

Enlace de la Coordinación de Arte y Cultura

Coordinador de Arte y Cultura


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ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA

Margarita de la Luz Meza Hernández Mtro. Rafael Enrique Salmerón Córdoba Mtro. Rafael Enrique Salmerón Córdoba

Abril 2012 Enlace de la Coordinación de Arte y

Cultura Coordinador de Arte y Cultura Coordinador de Arte y Cultura

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PROCEDIMIENTO Clave: CAC/P02/12

Área: Coordinación de Arte y Cultura

Nombre: Requisición de material

Objetivo: Solicitar a las autoridades correspondientes el apoyo de diferentes

materiales, para cubrir las necesidades del Centro Recreativo Xalapeño.

Frecuencia: Diario NORMAS

El memorándum de solicitud debe cumplir con los siguientes requisitos:

número de memorándum; fecha de elaboración; nombre del titular del área; descripción del apoyo requerido, y orden de requisición debidamente llenada







Cultura

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DESCRIPCIÓN NARRATIVA Clave: CAC/P02/12

Nombre del procedimiento:

Requisición de materiales diversos




1 Elabora y firma Memorándum y Requisición de material, ambos en original y dos copias, dirigido al titular de la Dirección de Recursos Materiales; donde solicita el material necesario para realizar las actividades de la coordinación.

2 Distribuye el Memorándum y la Requisición de material, con sus respectivas fotocopias, de la siguiente manera: Memorándum y Requisición de material original para.- el Director de Recursos Materiales. 1ª copia del Memorándum y Requisición de material para.- el Jefe de la Unidad Adquisiciones. 2ª copia del Memorándum y Requisición de material.- como acuse de recibo. Pasa el tiempo

3 Recibe vale de confirmación de la Dirección de Recursos Materiales del apoyo requerido.

4 Recoge, en el almacén del H. Ayuntamiento, el material solicitado

13

Área Actividad Descripción 5 Traslada y resguarda el material adquirido, en

la bodega del Centro Recreativo Xalapeño








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ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Margarita de la Luz Meza Hernández Mtro. Rafael Enrique Salmerón

Córdoba Mtro. Rafael Enrique Salmerón Córdoba Abril 2012

Enlace de la Coordinación de Arte y Cultura Coordinador de Arte y Cultura Coordinador de Arte y Cultura

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PROCEDIMIENTO Clave: Área: Nombre: Objetivos: Frecuencia:

CAC/PO3/12 Coordinación de Arte y Cultura Inscripción y recepción de proyectos para los programas Hábitat y Rescate de Espacios Públicos Presentar proyectos que fomenten la protección, conservación y aprovechamiento de los espacios públicos. Anual

NORMAS

La propuesta para los proyectos de los programas Hábitat y Rescate de Espacios Públicos (PREP), se recibe mediante oficio previamente autorizado por la Dirección de Obras Públicas.

Los oficios deben contener los siguientes datos:

nombre de la dirección que envía el proyecto; número de oficio y fecha de elaboración; nombre del coordinador de Arte y Cultura; asunto; y nombre y firma del titular del área que lo envía.







Cultura

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Inscripción y recepción de proyectos para los programas Hábitat y Rescate de Espacios Públicos




1 Recibe y sella oficio original, dirigido al Titular de la Coordinación de Arte y Cultura, de propuestas de proyectos para el programa correspondiente.

2 Transcribe datos del oficio a la libreta de registro y control de la coordinación.

3 Elabora proyectos basándose en los objetivos de cada programa. Pasa el tiempo

4 Elabora oficio de solicitud de autorización en original y cinco copias, dirigido a la Dirección de Obras Públicas, solicitando la aprobación de los proyectos elaborados.

5 Anexa, al oficio original y sus cinco copias, los proyectos en forma impresa y CD para su autorización y distribuye de la siguiente manera: Original para.- la Dirección de Obras Públicas. 1ª Copia.- para la Presidencia Municipal. 2ª Copia.- para la Tesorería Municipal. 3ª Copia.- para la Contraloría Interna. 4ª Copia.- para el Ramo 033. 5ª Copia.- como acuse de recibo y archivo Pasa el tiempo

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6 Recibe oficio de autorización de la Dirección de Obras Públicas, en el cual se informa los proyectos aprobados y el calendario con las fechas de inicio y término de los proyectos.

7 Elabora oficio informativo en original y cinco copias anexa a éste, el calendario de inicio y término de las actividades a realizarse con motivo de los proyectos autorizados

8 Distribuye oficio informativo original con cinco copias y sus anexos de la siguiente manera: Original.- para la Dirección de Obras Publicas 1ª Copia.- para la Presidencia Municipal. 2ª Copia.- para la Tesorería Municipal. 3ª Copia.- para la Contraloría Interna. 4ª Copia.- para el Ramo 033. 5ª Copia.- como acuse de recibo y archivo.

9 Archiva acuse de recibo de manera temporal en el expediente que le corresponde.








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ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Margarita de la Luz Meza Hernández Mtro. Rafael Enrique Salmerón Córdoba Mtro. Rafael Enrique Salmerón Córdoba

Abril 2012 Enlace de la Coordinación de Arte y

Cultura Coordinador de Arte y Cultura Coordinador de Arte y Cultura

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PROCEDIMIENTO Clave: CAC/PO4/12

Área:


Nombre:

Promoción de la cartelera cultural del Centro Recreativo Xalapeño

Objetivo:

Enviar a los medios de comunicación las actividades culturales y artísticas que el Municipio de Xalapa ofrece para darlas a conocer a la ciudadanía Xalapeña.

Frecuencia: Semanal (lunes)

NORMAS

La promoción de la cartelera cultural se hace mediante correo electrónico a los diferentes medios de comunicación masiva.

El correo electrónico debe contener nombre, fecha, lugar y hora del evento.







Cultura

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Promoción de la cartelera cultural del Centro Recreativo Xalapeño




1 Revisa agenda del Centro Recreativo Xalapeño de donde extrae los datos de los eventos culturales y artísticos.

2 Elabora la cartelera con todos los datos de los eventos de la semana que se encuentran agendados

3 Envía por correo electrónico a los diferentes medios de comunicación (radio, televisión, prensa) la Cartelera Cultural de los diferentes eventos que se llevan a cabo en el Centro Recreativo Xalapeño. Pasa el tiempo.

4 Recibe y archiva confirmación de recepción de información por parte de los medios de comunicación.



Hernández Mtro. Rafael Enrique Salmerón Hernández

Mtro. Rafael Enrique Salmerón Hernández




Cultura

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PROCEDIMIENTO Clave: Área: Nombre: Objetivo: Frecuencia:

CAC/PO5/12 Coordinación de Arte y Cultura Confirmación de los participantes para los eventos y festivales culturales Corroborar la asistencia de los artistas invitados a participar en los eventos promocionados y realizados por la Coordinación Semanal

NORMAS

La confirmación de los participantes para los eventos y festivales que organiza la Coordinación de Arte y Cultura se hace mediante oficio, en original y una copia.

El cual debe contener lo siguiente:

nombre del grupo artístico o solista, participante;

lugar, fecha y hora de presentación; y

firma del titular de la Coordinación.







Cultura

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DESCRIPCIÓN NARRATIVA

Clave: CAC/P05/12


Confirmación de participantes para los eventos y festivales culturales.




1 Verifica en la agenda qué tipo de evento va a realizarse.

2 Selecciona de la relación de artistas participantes del Centro Recreativo Xalapeño y de acuerdo al evento ha realizarse, el grupo artístico o solista que va a participar.

3 Confirma, vía telefónica, si el grupo artístico o solista podrá asistir al evento. ¿El grupo artístico o solista podrá asistir al evento?

3 A En caso de que el grupo artístico o solista no pueda asistir al evento: Continúa con la actividad 2

4 En caso de que el grupo artístico o solista sí pueda asistir al evento: Elabora oficio en original y una copia dirigido al grupo artístico que va a participar, en el cual notifica fecha, lugar y hora del evento.

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5 Envía documento al grupo o solista participante.

6 Agenda la participación del grupo.

7 Archiva acuse de recibo de manera temporal, en el expediente que le corresponde.








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GLOSARIO DE TÉRMINOS

PARA EFECTOS DE ESTE MANUAL SE ENTENDERÁ POR:

Oficio: Documento escrito de carácter oficial, utilizado por los solicitantes para requerir espacio o presentación musical.

Evento: Acontecimiento en los cuales se celebran bailables, obras de teatro, entrega de diplomas, clase de diferentes manualidades, exposiciones etc., en el Centro Recreativo. Agenda: Carpeta en el que se apuntan los eventos a realizar. PREP: Programa Rescate de Espacios Públicos.

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FIRMAS DE AUTORIZACIÓN

Elaboró

LAE Maribel Durán Figueroa Jefa de la Unidad de Cursos de Capacitación y

Desarrollo Administrativo

Revisó

Lic. Ángel Lara Platas Director de Recursos Humanos

Autorizó

Mtro. Rafael Enrique Salmerón Córdoba Coordinador de Arte y Cultura

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APROBACIÓN

Lic. Elizabeth Morales García Presidenta Municipal de Xalapa

Rosa Luna Hernández

Síndica

Jaime Cisneros González Regidor Primero

Aníbal Pacheco López

Regidor Segundo

Miguel Ángel Cabrera Gordillo Regidor Tercero

Xavier Enrique Chávez Rosales

Regidor Cuarto

Corintia Cruz Oregón Regidora Quinta

Alberta Hernández Vilchis

Regidora Sexta

Francisco Morales Sarmiento Regidor Séptimo

Omar Guillermo Miranda Romero

Regidor Octavo

José Alfredo Corona Lizárraga Regidor Noveno

Mayra Teresita Cortés Rodríguez

Regidora Décima

María Teresa Bernal Velázquez Regidora Décima Primera

Moisés Vázquez Cuevas

Regidor Décimo Segundo

Bolívar Mundo Arias Olguín Regidor Décimo Tercero

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DIRECTORIO

Nombre: Mtro. Rafael Enrique Salmerón Córdoba

Puesto: Coordinador de Arte y Cultura

Teléfono: 8 18 87 35 y 8 17 82 34

Correo electrónico: www.xalapa.gob.mx

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CRÉDITOS

Lic. Elizabeth Morales García Presidenta Municipal



Lic. Ángel Lara Platas Director de Recursos Humanos

L.A.E. Maribel Durán Figueroa

Jefe de la Unidad de Cursos de Capacitación y Desarrollo Administrativo

Lic. Margarita de la Luz Meza Hernández Enlace de la Coordinación de Arte y Cultura

Colaboradores

LAE Alma Jenny Jiménez Abad LAE Haydee Ramírez Hernández TS Luis Enrique Aguirre Ochoa

Lic. Karla Edith Velasco Vázquez LAE Susana Ortiz Vidal

LAE Violeta López González

Documents

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