Sao chép công thức chứa các loại tham chiếu khác nhau

1.Tham chiếu trong công thức

ác tham chiếu sử dụng trong công thức giúp cho chúng ta khỏi tốn công sửa chữa các công thức khi các giá trị tính toán có sự thay

đổi. Có 3 loại tham chiếu sau:C

Tham chiếu địa chỉ tương đối: Các dòng và cột tham chiếu sẽ thay đổi khi chúng ta sao chép hoặc di dời công thức đến vị trí khác một lượng tương ứng với số dòng và số cột mà ta di dời. Ví dụ A5:B7, C4

Tham chiếu địa chỉ tuyệt đối: Các dòng và cột tham chiếu không thay đổi khi ta di dời hay sao chép công thức. Ví dụ $A$5:$B$7, $C$4

Tham chiếu hỗn hợp: Phối hợp tham chiếu địa chỉ tương đối và tuyệt đối. Ví dụ A$5 nghĩa là cột A tương đối và dòng 5 tuyệt đối.

Lưu ý: Dấu $ trước thứ tự cột là cố định cột và trước thứ tự dòng là cố định dòng

Ví dụ: Tính thành tiền bằng Số lượng nhân Giá. Đổi sang giá trị Thành tiền sang VND. Tính tổng các cột Thành tiền và cột VND.

Hình 2.5. Minh họa địa chỉ tương đối và tuyệt đối

2. Copy công thức có chứa các tham chiếu tương đối

Tại ô D2 nhập vào =B2*C2 và Enter. Sau đó, có thể thực hiện theo các cách sau :

- Hoặc quét chọn cả vùng D2:D14 gõ <Ctrl+D

- Hoặc kéo Fill Handle xuống các hang bên dưới

Nhấn phím F4 nhiều lần để (tuyệt đối) cố định/ bỏ cố định dòng hoặc cột.

- Hoặc Double Click vào Fill Handle để chép công thức

Nhìn vào các ô D3, D4... D14 , ta thấy công thức các dòng tự động được thay đổi tương ứng với khoảng cách so với ô D2. Trường hợp này chúng ta dùng địa chỉ tương đối của B2*C2 là vì chúng ta muốn khi sao chép công thức xuống phía dưới thì địa chỉ các ô tính toán sẽ tự động thay đổi theo.

Tham chiếu tương đối di chuyển theo 4 hướng. Trong hình sau, nếu bạn chép công thức từ F7 lên E6, tham chiếu Cell tương đối sẽ chuyển từ D3 thành C2

Tại hình dưới đây, bạn sẽ thấy công thức chép từ F7 sang E6:G8 sẽ thay đổi như thế nào ?

Cũng có khi tham chiếu của bạn chỉ đến Cell không tồn tại, như hình sau, điều gì sẽ xảy ra nếu bạn Copy công thức từ C4 vào B3 ?

Tham chiếu A1 sẽ chỉ đến Cell có vị trí bên trên 1 hàng và bên trái 1 cột. Cell này không tồn tại, nên Excel sẽ trả về lỗi #REF! như hình vẽ

3. Copy công thức có chứa các tham chiếu hỗn hợp :

A. Cố định hàng (hay cột) :

- Tại ô E2 nhập vào =D2*B$17 và Enter, - Sau đó chép công thức xuống các ô E3:E14.- Chúng ta cần cố định dòng 17 trong địa chỉ tỷ giá B17 vì ta muốn khi sao công thức xuống

thì các công thức sao chép vẫn tham chiếu đến ô B17 để tính toán.- Vì thế, trong công thức, ta phải đặt dấu $ trước số 17 để cố định hang. (B$17)

B. Cố định cả hàng và cột :

Chúng ta sẽ khởi tạo một bảng nhân như sau để giúp các cháu bé học tập. Trong hình 172, chúng ta sẽ nhập một công thức duy nhất vào Cell B2, rồi sau đó sẽ chép sang tòan bộ bảng A2:M13

- Tham chiếu hỗn hợp $B1 sẽ khoá công thức ở cột B trong khi thay đổi theo vị trí các hang- Tham chiếu hỗn hợp B$1 sẽ khoá công thức tại hàng 1, và sẽ thay đổi theo vị trí các cột- Công thức chúng ta cần cho bảng nhân này là một công thức nhân tất cả những vị trí trên

hang 1 với tất cả các Cell bên dưới và tất cả những vị trí tại cột A với tất cả các Cell ở bên trái cột A này

- Để cố định hang 1, chúng ta dấu $ trước vị trí hang. Thí dụ : B$1, và để cố định cột, chúng ta đặt dấu $ trước vị trí cột, thí dụ $A2

Trong hình dưới, công thức chúng ta nhập vào Cell B2 là :

= $A2 * B$1

Copy công thức trong B2 sang toàn bộ bảng , ta sẽ có hình 178

4. Copy công thức có chứa các tham chiếu tuyệt đối :

Hình dưới đây sẽ cho chúng ta thấy việc sử dụng 4 loại tham chiếu : tương đối, hỗn hợp, và tuyệt đối tạo ra một công thức có thể chép sang các hang và các tháng như thế nào

Công thức này sẽ sử dụng 4 loại tham chiếu. - Nhập công thức đầu tiên vào Cell H6, bạn sẽ tính hoa hồng bán hang của tháng giêng trong

Cell E6- Chép công thức từ tháng giêng sang tháng hai, bạn muốn tham chiếu E6 sẽ thay đổi thành H6- Chép các công thức xuống các hang bên dưới, bạn lại muốn thay đổi E6 thành E7, E8…Do

đó, phần E6 của công thức sẽ là tham chiếu tương đối và không có dấu $

- Bạn sẽ nhân doanh thu bán với lãi suất NH ở Cell B1. Khi bạn Copy công thức sang các tháng khác và xuống các hang bên dưới, nó cũng chỉ tham chiếu đến Cell B1. Do đó, bạn cần sử dụng dấu $ trước cột B và trước hang 1 : $B$1

- Để tính thiền thưởng SP, bạn cần nhân doanh thu với thuế SP ở cột C. Tất cả các tháng ở hang 6 đều tham chiếu đến Cell C6. Tất cả các tháng ở hang 7 đều tham chiếu đến Cell C7. Do đó, bạn cần một tham chiếu hỗn hợp mà cột C cố định. Sử dụng địa chỉ $C6

- Cuối cùng, bên bán hang sẽ dựa trên lợi nhuận hang tháng để đưa ra tỷ lệ thích hợp để tính hoa hồng. Tỷ lệ này được ghi trên E1:G1. Hoa hồng tháng 1 được tính dựa trên Cell E1, tháng 2 trên Cell F1, tháng 3 trên Cell G1. Trong trường hợp này, bạn cần cho phép công thức của bạn cố định tại hang 1, cho dù bạn sao chép công thức xuống các hang khác. Do đó, bạn phải sử dụng tham chiếu hỗn hợp là : E$1

- Bây giờ, ta xác định các thành phần của công thức tại Cell H6 như sau :

= E6 * ($B$1 + $C6) * E1

- Kết quả như hình sau

Kết luận :

Các tham chiếu tương đối, tuyệt đối, và tham chiếuhỗn hợp là một trong những khái niệm quan trọng nhất trong Excel. Sử dụng đúng những thamchiếu sẽ cho phép bạn tạo ra một công thức duy nhất và sao chép đến bất cứ chỗ nào bạn cần

5. Cách ghi đơn giản dấu $ trong công thức :

Ta có công thức sau ;

Chúng ta bắt đầu thực hiện cách ghi công thức này như sau :

- Sử dụng phím F4 khi nhập công thức. Phím F4 sẽ bật tắt và cho ra 4 loại tham chiếu - Hình 183 , cho ta bắt đầu nhập công thức : = E7*(B1

- Ngay lập tức, sau khi bạn đánh B1, nhấn phím F4. Excel sẽ Insert cả 2 dấu $ vào tham chiếu B1 như hình sau

- Thí dụ sau minh hoạ khi bạn nhấn F4 lần nữa, Excel thay đổi tham chiếu tuyệt đối thành tham chiếu hỗn hợp, với phần hang cố định (hình 185)

- Nhấn F4 lần nữa. Excel thay đồi tham chiếu hỗn hợp, với phần cột cố định (hình 186)

- Nhấn F4. Excel thay đổi trở về tham chiếu tương đối (hình 187)

- Đây là các bước thự chiện việc nhập công thức trêno Đánh = E7*(B1o Nhấn F4 o Đánh +C7o Nhấn F4 3 lần. Công thức của bạn sẽ xuất hiện (hình 188)

o Đóng dấu ngoặc, đánh dấu * với E1 (hình 189)

o Nhấn F4 2 lần để thay đổi E1 thành tham chiếu hỗn hợp khoá hang (hình 190)

o Nhấn Ctrl + Enter để nhập công thức, và không làm con trỏ di chuyển sang Cell kế bên (hình 191)

o Dùng chuột, kéo Fill Handle sang 2 Cell bên phải (hình 192)

Bạn đã Copy được công thức từ tháng giêng sang 2 tháng còn lại (hình 193)

o Double Click 2 lần vào Fill Handle. Bạn sẽ Copy được công thức xuống tất cả các hang dưới (hình 194)

Bạn cũng có thể nhập công thức trước. Sau đó, bạn Highlight tham chiếu trên thanh Formula

Và nhấn F4 để đưa dấu $ vào vị trí thích hợp của tham chiếu

6. Tìm hiểu tham chiếu R1C1 để hiểu thêm về sao chép công thức :

Thật ngạc nhiên, không có hàng chữ cột ở trên đầu bảng tính, mà được thay bằng hang số (hình 197). Không có công thức bạn nhập vào sẽ èam việc

Đó là do chúng ta chuyển kiểu tham chiếu từ dạng A1 sang dạng R1C1, kiểu tham chiếu R1C1 rất hữu ích cho việc tính toán vị trí dòng và cột trong VBA. Đối với kiểu R1C1, Excel ký hiệu “R” để chỉ dòng theo sau là số thứ tự dòng và ký hiệu "C" để chỉ cột theo sau là số thứ tự cột.

Tham chiếu Ý nghĩaR[-2]C Tham chiếu tương đối đến ô nằm trên ô hiện hành 2 dòng trong cùng cộtR[2]C[2] Tham chiếu tương đối đến ô nằm dưới ô hiện hành 2 dòng và nằm bên phải 2 cộtR2C2 Tham chiếu tuyệt đối đến ô tại dòng 2 cột 2 (tương đương ô B2)R[-1] Tham chiếu tương đối đến cả dòng nằm trên ô hiện hànhR Tham chiếu tuyệt đối đến dòng hiện hành

Lưu ý: Mặc định, khi ghi macro Excel sẽ sinh ra các tham chiếu dưới dạng R1C1.

Bật tắt kiểu tham chiếu R1C1

Tại tab General, chúng ta đặt dấu kiểm vào hộp R1C1 reference style

Khi Dan Bricklin và Bob Frankston phát minh ra VisiCalc, họ đã sử dụng dạng thức A1 để đặt tên cho Cell. Khi Mitch Kapor bắt đầu bán Lotus 1-2-3, họ cũng sử dụng dạng thức này. Khi Microsoft đưa ra sản phẩm bảng tính đầu tiên – Microsoft Multipan - họ đã sử dụng phương thức đặt địa chỉ Cell khác. Phương thức này là R1C1. Trong hệ thống Microdoft, hang được đánh số như hệ thống A1. Tuy nhiên, cột cũng được đánh số. Mỗi Cell được đặt tên, thí dũ “RaC8”, điều này có nghĩa là Cell ở hang 4, cột 8. Cell mà chúng ta biết gọi là H4

Trong kiểu R1C1, công thức rất lý thú. Hãy nhìn vàocông thức tại Cell D6 (hình 199)

Công thức ở trên thanh Formula là : = D5 + C6 – B6. Nhưng khi bạn nghĩ về công thức này trong thế giới phẳng, có nghĩa là : “ Lấy giá trị của Cellảơ phía trên tôi, cộng thêm vào lợi nhuận ở Cell bên trái tôi, trừ đi chi phí phải trả ở 2 Cell nằm phía bên trái tôi”

Công thức trong dạng R1C1 có vẻ giống ngôn ngữ miêu tả trong thế giới phẳng. Nếu bạn muốn nhập công thức trong D6, và tham chiếu đến Cell ở phía trên, nó sẽ là = R[-1]C. Con số ở trong ngoặc vuông sau R chỉ định có bao nhiêu hang ở trước mặt hay sau lưng bạn đang tham chiếu. Trong trường hợp này, hang 5 cách một hang trên hàng 6, vì thế, bạn phải đặt -1 vào dấu ngoặc vuông. Không có số sau cột C, có nghĩa bạn đang tham chiếu cùng cột với Cell chứa công thức

Nếu bạn tham chiếu đến 2 Cell bên trái Cell có công thức, bạn sẽ sử dụng = RC[2]Hình 200 cho thấy công thức từ hình 199, được định lại theo kiểu R1C1 như sau :

= R[-1]C+RC[-1]-RC[-2]

Vì thế, tất cả các tham chiếu tương đối trong R1C1 có cùng 1 số trong ngoặc vuông hoặc sau R, hoặc sau C, hoặc cả 2

Thật thú vị, nếu nhìn dạng R1C1 trong địa chỉ tuyệt đối như thế nào. Trong hình 201, công thức trong B6 là một địa chỉ tuyệt đối và luôn luôn chỉ đến E2. Công thức theo kiểu A1 là =$E$2

Để nhập tham chiếu tuyệt đối theo dạng R1C1, bạn không cần dấu ngoặc vuông trong địa chỉ. Như hình 202, công thức =R2C5 sẽ luôn luôn chỉ đến Cell E2

Cũng có thể có tham chiếu hỗn hợp. Trở lại bảng nhân ở hình 177, hình 203 chỉ ra các cônghức của bảng nhân dưới dạng R1C1

Bây giờ, bạn đã hiểu được căn bản của dạng công thức R1C1. Cần nhớ rằng Microsoft phát minh ra dạng thức này cho sản phẩm Multipan . Lotus 1-2-3 là sản phẩm bảng tính vượt trội vào cuối những năm 1980 và đầu những năm 1990. Những người sử dụng bảng tính hầu như quen thuộc với dạng A1. Không ai muốn tìm hiểu dạng R1C1 nữa. Vì vậy, trong sản phẩm của Microsoft, họ đã phát triển một hệ thống phức tạp để công thức chứa dạng thức R1C1, nhưng sau đó dịch công thức R1C1 thành dạng A1 để làm cho các fan của Lotus dễ hiểu hơn

Về mặc định, Microsoft khởi động với địa chỉ dạng thức A1. Tuy nhiên, bạn có thể nhớ từ hình 198, bạn có thể bỏ dấu kiểm để bật tắt trở lại dạng thức R1C1

Nhấn Ctrl + ~ để bật chế độ Formula View. Formula View trong kiểu A1 như hình 204. Tất cả các côgn thức trong cột D là khác nhau

Formula View trong kiểu R1C1 có thể nhìn thấy như hình 205

7. Copy công thức nhưng không làm thay đổi tham chiếu :

- Hoặc bạn nhấn F2 để vào chế độ Edit Cell. Highlight chọn công thức của Cell trên thanh Formula, nhấn Ctrl + C để Copy. Xong, bạn Paste vào Cell cần chép công thức đó. Tuy nhiên, nếu dữ liệu nhiều, bạn không thể thực hiệntheo cách này được

- Bạn chọn dãy Cell có công thức mà bạn muốn giữ nguyên tham chiếu.

o Vào Menu Edit / Replace. Tại hộp Find What, bạn gõ dấu =. Tại hộp Replace With, bạn gõ dấu #. Nhấn Replace All

Ta có kết quả như sau :

o Bạn Copy dãy này và Paste vào vị trí bạn muốn. Giả sử vị trí đó là cột E

o Cuối cùng, bạn thực hiện lại việc thay thế trở lại dấu # bằng dấu = từ hộp thoại Edit / Replace

Kết quả sau cùng là :

- Trường hợp bạn Copy và chuyển hang thành cột mà không làm ảnh hưởng đến các tham chiếu, bạn cũng có thể áp dụng cách trên. Bạn chuyển dãy Cell có chứa công thức thành chuỗi bằng Menu Edit / Replace, thay dấu = bằng dấu #

o Sau khi thay xong, bạn Copy dãy này, và Paste Special / Transpose vào vị trí bạn muốn. Giả sử là Cell E2

Kết quả như sau :

o Cuối cùng, bạn lại thay trở lại dấu # bằng dấu = như trên