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Ferramentas de Gestão para Coleções Biológicas
Paulo Holanda 2º Encontro de Coleções Biológicas da Fiocruz
Rio de Janeiro, 2015
Contexto
• observação dos desafios vivenciados por coleções biológicas na última década;
• a importância da curadoria na gestão de uma coleção;
• visão sistêmica da gestão;
• distanciamento da missão;
• gerenciamento de uma coleção vs. gerenciamento de dados;
• uso de ferramentas de gestão podem direcionar soluções de problemas potencialmente complexos.
Um novo cenário• revelação de novos desafios para as Coleções;
• necessidade de rearranjo de desequilíbrios das demandas;
• acompanhar a evolução tecnológica;
• inserção de Coleções em um novo ambiente GLOBAL e COMPETITIVO.
Contexto
Sistemas abertos, dinâmicos, nos quais suas unidades, conscientes de sua interdependência, investem
significativamente no desenvolvimento de relações mutuamente vantajosas.
Um novo cenário
• revolução organizacional nas Coleções:
• reconhecimento institucional;
• se organizam pela complementaridade de suas atividades;
• "motivadas" crescentemente por novos patamares regulatórios e de padronizações, pela evolução das tecnologias e pela necessidade de inovar.
Contexto
Mudanças significativas no modo de gerir Coleções!
Um novo cenário• coleções começam a buscar a melhoria de sua
infraestrutura, processos e resultados.
• expectativa comum das Coleções:
- implantar um modelo de gestão;
- crescer ao longo do tempo;
- promover rentabilidade através do acervo.
Contexto
Estruturar sua gestão por meio de modelos que assegurem sua
sustentabilidade.
Um novo cenário• atualmente, no mundo todo as Coleções contam com
alguns modelos e diversas ferramentas, atrás da meta de tornarem-se cada vez mais homogêneas e conectadas.
• a quantidade e a diversidade de modelos de sistemas e ferramentas de gestão existentes dificultam o processo de escolha e a implementação por parte da Coleção.
Contexto
Ameaças
• grande quantidade de iniciativas sem alinhamento e não integradas.
• frequentemente, falta de uma abordagem sistêmica na implantação de ferramentas quando aplicadas localmente.
Contexto
Complexidade das coleções biológicas
Partes interessadas• clientes externos • clientes internos • mantenedores • fornecedores • sociedade
As necessidades, os interesses e as expectativas dos interessados são, na maioria das vezes, potencialmente conflitantes quando vistos isoladamente.
Complexidade das coleções biológicas
Diferentes atividades em uma coleção• ensino • pesquisa básica / aplicada • extensão • recursos humanos • finanças • computação • administração geral • secretariado • atendimento ao público
Complexidade das coleções biológicas
Fatores com impacto nos resultados
• Fatores Tecnológicos: equipamentos, infraestrutura, etc.
• Fatores Organizacionais: mecanismos decisórios, modelos gestão, etc.
• Fatores Humanos: treinamentos, conscientização, liderança, motivação, etc.
Complexidade das coleções biológicas
Esquizofrenia Organizacional
PARTES INTERESSADAS clientes externos clientes internos mantenedores fornecedores
sociedade
ATIVIDADES ensino
pesquisa básica / aplicada extensão
recursos humanos finanças
computação administração geral
secretariado atendimento ao público
FATORES DE IMPACTO
Tecnológicos Organizacionais
Humanos
FORÇASPOLÍTICAS
OUTROSORG. REGULADORES
DISP.RECURSOS
SOCIEDADE
MINISTÉRIOS
FORÇASCOMPETITIVAS
AV. TECNOLÓGICO
Complexidade das coleções biológicas
FORÇASPOLÍTICAS
OUTROSORG. REGULADORES
DISP.RECURSOS
SOCIEDADE
MINISTÉRIOS
FORÇASCOMPETITIVAS
AV. TECNOLÓGICOEstratégia Organizacional
atividades
partes interessadas
fatores de impacto
ESTR
ATÉG
IA
Implementando a Estratégia da Coleção
IMPL
EMEN
TAÇÃ
O
FERRAMENTAS DE GESTÃO
Ferramentas de Gestão
Ferramentas de Gestão
O que são?
Ferramentas de gestão são instrumentos metodológicos que têm como objetivo atingir a eficiência e/ou eficácia na realização de uma determinada tarefa ou processo.
Para que servem?
Elas permitem ao gestor realizar análises apropriadas de fatos visando tomadas de decisões baseadas em dados, identificando o caminho correto para a resolução efetiva dos problemas, fazendo isso mais rapidamente e sustentando estratégias por mais tempo.
Ferramentas de Gestão
O que está disponível:
coaching
benchmarking
downsizing
feedbackoutsourcing
turnover
budgetjust-in-time
brainstorming pmo
bsccore
management
handoverforecast
break even point
staff
open to buy
markup
capacity building
Ferramentas de Gestão
O que está disponível…
ciclo pdca
cartas controle
5W2H
árvore da decisão
diagrama de relações
diagrama de afinidades
plano de ação
fluxogramas histogramasdiagrama de
dispersão
diagrama de pareto
5 porquêsdiagrama de causa e efeito
3 F matriz gut pdcp
Ferramentas de Gestão
O que realmente precisamos:
• Curadoria e liderança
• Conhecimento sobre nossos processos
• Tomada de decisões baseada em FATOS
• Estímulo à participação dos colaboradores
• Valorização do trabalho em equipe
• Reconhecimento da capacidade intelectual
• Busca e eliminação da causa raiz dos problemas
• Planejamento
Ferramentas de Gestão
FASES FERRAMENTAS
1. identificação do problemaSintetizar, classificar, estruturar ideias pouco
definidas. Descobrir e analisar inter-relações de causa e efeito.
2. determinação das ações e recursos
Detalhar, desdobrar situações e ações desde o geral até o particular. Correlacionar de forma
lógica para avaliar, estreitar e focalizar tomadas de decisões.
3. estabelecimento de planos contingenciais e cronograma
Planejar as alternativas de atuação. Gerenciar prazos, prioridades e administrar os recursos.
Fases da aplicação das ferramentas
Ferramentas de Gestão
Processos
Ferramentas de Gestão
Processos
• maioria das coleções não enxergam seus processos;
• processo como o resultado da articulação de pessoas,
instalações, equipamentos, e outros recursos;
• sem planejamento do fluxo e volume de trabalho;
Ferramentas de Gestão
Processos
processo
processo
processo
Ferramentas de Gestão
Documentos
• dificuldade contínua e explícita na compreensão, e
preenchimento
• permanência de problemas após a sistematização dos
registros
• incoerência ou inadequação na utilização
Ferramentas de Gestão
Documentos
• tipos de documentos
• identificação
• organização
• padronização
• tempo de retenção
Ferramentas de Gestão
Acervo• inventários e catálogos
• critérios para inclusão/acesso
• softwares de gerenciamento
microSICol
Infomicro
Sistemas(de(Informação(Gerencial(
! (estrutura(organizacional;(
! (processos(operacionais(e(administra9vos;(
! (estrutura(de(comunicação.(
! (informação(associada(ao(material(biológico;(
! (catálogos(e(serviços(disponíveis(ao(usuário;((
! procedimentos(relacionados(ao(material((biológico.(
Sistemas(de(Informação(do(Acervo(
Ferramentas de Gestão
Projetos
• Orientar a tomada de decisão no que se refere à
submissão de projetos, de modo a garantir o
alinhamento destes com os objetivos estratégicos da
Coleção e da Instituição;
• Definir sistemática para elaboração, acompanhamento e
controle dos projetos;
• Definir diretrizes para que os conhecimentos gerados a
partir dos projetos desenvolvidos sejam mantidos
organizados, classificados e indexados, permitindo dessa
maneira a sua disponibilização mais eficiente às partes
interessadas;
Ferramentas de Gestão
Projetos• Processo de acompanhamento e controle de projetos:
- aplicar o plano de ação proposto;
- fazer uso dos indicadores e analisar relatórios de
acompanhamento;
- intermediação e boa comunicação com as partes
interessadas;
- prestação de contas.
Ferramentas de Gestão
Pessoas• demora ou incorreções na geração de dados, entrega de
resultados, documentos;
• rendimento individual fraco;
• sobrecargas individuais;
• insatisfação dos membros da equipe na execução de
suas atribuições.
Ferramentas de Gestão
Pessoas• Melhora a comunicação.
• Melhora a produtividade e moral da equipe.
• Pode ser um processo completamente individual.
• técnicas excelentes para o desenvolvimento de
capacidades.
• produz resultados que podem ser observados de forma
direta e imediata.
• aprendem-se muitas coisas com nossos colaboradores.
Ferramentas de Gestão
Pessoas• No cenário atual, onde as coleções enfrentam diversos
desafios, o foco são as pessoas e suas competências.
• Trata-se da maneira de lidar com o cotidiano, de forma a possibilitar a formação do capital intelectual de uma coleção, maximizando os talentos e potenciais existentes.
Ferramentas de Gestão
Pessoas: O Curador
Ferramentas de Gestão
Pessoas: o Líder e o Chefe
Chefe Líder
é temido por suas atitudes
focaliza na estrutura
depende de controle
visão de curto prazo
como, quando e quem
foco operacional
faz com que as pessoas façam
é seguido e respeitado
focaliza na missão e valores
inspira confiança
visão de longo prazo
porque
foco estratégico
faz com que as pessoas queiram fazer
Ferramentas de Gestão
Aplicando alguns métodos
• 5W2H:
- what
- who
- when
- where
- why
- how
- how much
Plano de Ação 5W2H
AÇÃO O QUE QUEM QUANDO ONDE PORQUE COMO QUANTO
1
2
3
4
Ferramentas de Gestão
Aplicando alguns métodos• Ciclo de Deming (PDCA)
- plan
- do
- check
- act
Ferramentas de Gestão
Aplicando alguns métodos avançados• Projeções:
- análise de séries temporais (projeções com base em dados que se repetiram no passado);
- projeções derivadas (comparação de variáveis);
- relações causais (identifica regularidades).
Ferramentas de Gestão
Abordagens
• Pensamento sistêmico:
Entendimento das relações de interdependência entre os diversos componentes da Coleção, bem como entre ela, a instituição e o ambiente externo.
• Aprendizado organizacional:
Busca e alcance de um novo patamar de conhecimento para a Coleção por meio da percepção, reflexão, avaliação e compartilhamento de experiências.
Ferramentas de Gestão
Abordagens
• Orientação por processos e informações:
Compreensão e segmentação do conjunto das atividades e processos da Coleção que agreguem valor, sendo que a tomada de decisões e execução de ações deve ter como base a medição e análise do desempenho, levando-se em consideração as informações disponíveis, além de incluir os riscos identificados.
• Visão de futuro:
Compreensão dos fatores que afetam a Coleção em curto e no longo prazo.
Ferramentas de Gestão
Abordagens• Geração de valor:
Produção de resultados consistentes, tecnicamente válidos e rastreáveis.
• Cultura da qualidade, segurança, inovação e capitalização do acervo:
Promoção de um ambiente que congrega expertises, seguro, favorável à prestação de serviços sem deixar de lado a criatividade, a pesquisa e implantação de ideias que possam gerar um diferencial para a Coleção.
Ferramentas de Gestão
Abordagens• Conhecimento sobre os usuários:
Conhecimento e entendimento do usuário, visando o estabelecimento da fidelização, consequentemente, gerando cada vez mais retenção e valores para eles.
• Desenvolvimento de Parcerias:
Desenvolvimento de atividades em conjunto com outras Coleções a partir da plena utilização das competências essenciais de cada uma, objetivando benefícios para ambas as partes.
Ferramentas de Gestão
Abordagens
• Responsabilidade perante a sociedade
Atuação que se define pela relação ética e transparente com todos os públicos com os quais a Coleção se relaciona. Refere-se também à inserção da mesma no desenvolvimento sustentável da sociedade, preservando recursos para gerações futuras, atuando com segurança, respeitando a biodiversidade e o meio ambiente, promovendo a redução das desigualdades sociais como parte integrante da estratégia da Coleção.
Ferramentas de Gestão
Abordagens
MEG ®
Obrigado!