CRB - Manual Administrativo Contable

Cruz Roja BolivianaAv. Simón Bolívar No 1515 Teléfonos: (591- 2) 2202930 - 2202934 - 2204414 - 2000651Fax: (591- 2) 2359192Casilla Postal: 741• La Paz - Bolivia

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Lic. Rodolfo Chambi IbañezLic. Eunice Ochoa GonzálesTesoreros/as Filiales Departamentales CRBResponsables de Gestión Filiales Departamentales

Dr. Abel Peña y Lillo Tellería

Cruz Roja Boliviana

300 ejemplares

Antonio Tapia / [email protected]

2011

Realizado yPublicado por:

Email:

Página Web:

Elaboración:

Revisión Final:

Derechos de Autor:

Primera Edición:

Diseño y Diagramación:

Año:

OFICINA CENTRALLA PAZ

RESOLUCION DEL DIRECTORIO NACIONALSCRB. 03/2011

Que, en enero de 2010 la Asamblea Nacional Extraordinaria de Cruz RojaBoliviana, probó y puso en vigencia el texto modificado de los Estatutos CRB(19 Capítulos, 182 Artículos).

Que, en marzo 2010, la Asamblea Nacional Ordinaria de Cruz Roja Bolivianaeligió al nuevo Directorio Nacional CRB, y le encomendó que considerara yen su caso aprobara -entre otras tareas- el nuevo Manual Administrativo ContableCRB a propuesta del Comité Técnico Administrativo Nacional.

Que, se nominó específica Comisión para elaborar propuesta de documentoinicial, mismo que fue revisado y sujeto a aportaciones en cada una de lasFiliales Departamentales y en la Oficina Central CRB.

Que, el último texto borrador fue revisado en el Taller Nacional AdministrativoContable efectuado en La Paz en diciembre 2010, ocasión en la cuál seencomendó al Presidente Nacional que presente la última versión revisadadel Manual Administrativo Contable CRB al Directorio Nacional.

Que, dicho texto ha sido revisado por cada uno de los miembros del DirectorioNacional y además atendido en detalle en la Reunión Ordinaria del citadoórgano de Gobierno en fecha 14 de enero de 2011.

El Directorio Nacional de Cruz Roja Boliviana, en uso de sus atribuciones yfacultades conferidas por los Estatutos vigentes

CONSIDERANDO:

Av. Simón Bolívar No. 1515 - Casilla Postal: 741 - Teléfonos: (591-2) 2202930 - 2202934 - Fax: (591-2) 2359102E-mail: [email protected] - Web: www.cruzrojaboliviana.org

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RESUELVE:

Artículo Único:

Aprobar el texto final del Manual Administrativo Contable CRB, autorizandosu publicación y distribución.

Es dado en la Sede del Directorio Nacional, a los catorce días del mes de enerode dos mil once años.

POR EL DIRECTORIO NACIONAL

c.c.: Directorio Nacional CRB Archivo

Dr. Abel Peña y Lillo TelleríaPresidente

Dr. Edgar Ortega MenchacaVicepresidente

Lic. Eunice Ochoa GonzálesTesorera

Sr. Grover Yépez ChacónSecretario General

Sra. Laura Reque TeránSecretaria de Vinculación

Dr. Etzel Arancibia CardozoVocal

Cnl. (SP) Juan Belmonte AranibarVocal

OFICINA CENTRALLA PAZ

ÍNDICEI. OBJETIVOS

1.- Objetivo General2.- Objetivos Específicos

II. INGRESOS

1.- Fondos Propios

AlquileresCentros de Capacitación para el Desarrollo HumanoIngresos por Servicios PrestadosActividades de RecaudaciónDonaciones del ExteriorDonaciones de Activos Adquiridos en la Ejecución de ProyectosDonaciones LocalesApoyos del ExteriorApoyos de ProyectosApoyos LocalesRentas de InversionesIntereses Percibidos

2.- Fondos a Rendir Proyectos

Actividades de Ayuda HumanitariaProyectos de Fortalecimiento y Desarrollo ComunitarioProyectos de Fortalecimiento y Desarrollo Institucional

III. EGRESOS

1.- Gastos Operativos y de Funcionamiento

Gastos del PersonalServicios BásicosServicios ContratadosGastos de Viajes Comunicaciones y TrasladosMateriales y SuministrosMantenimiento y ReparacionesSegurosDepreciacionesOtros Gastos de FuncionamientoApoyo a FilialesGastos FinancierosImpuestos

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ÍNDICE2.- Gastos de Proyectos

Gastos del Personal de ProyectosBienes Adquiridos para ProyectosServicios Adquiridos para ProyectosGastos de Viajes o ViáticosGastos BancariosGastos de Talleres o CapacitaciónGastos Inelegibles

IV. PROCEDIMIENTOS

1.- Recepción de Fondos2.- Planificación de Gastos3.- Desembolso de Fondos4.- Presentación de Descargo o Justificación de Gastos5.- Presentación de Informes Económicos

V. FORMULARIOS

1.- Solicitud de Recursos (Form. CONT-001)2.- Orden de Pago (Form. CONT-002)3.- Recibo de Caja Chica (Form. CONT-003)4.- Cuadro Comparativo y de Adjudicación (Form. CONT-004)5.- Acuse de Recibo (Form. CONT-006)6.- Justificación de Ingresos y Gastos (Form. CONT-008)7.- Nota de Ingreso a Almacenes8.- Nota de Remisión

VI. ASPECTOS IMPOSITIVOS

1.- Compra de Bienes sin Factura2.- Prestación de Servicios sin Factura3.- Empleados Dependientes

VI. ANEXOSFormulariosS.P.I.F

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I. OBJETIVOS

1.- OBJETIVO GENERAL

El objetivo general del presente Manual, es proporcionar lainformación mínima y otorgar adecuada guía sobreprocedimientos del sistema administrativo financiero, conel fin de normar el manejo de los recursos financieros,humanos y materiales de la organización, de manera quese facilite y oriente la labor de todos los miembros activosy de los funcionarios de CRUZ ROJA BOLIVIANA (CRB):Oficina Central, Filiales Departamentales y Filiales Municipales,considerando para ello todas las operaciones habituales ylas relacionadas con la ejecución de proyectos y deactividades de ayuda humanitaria.

El Manual tiene como fin constituirse en un instrumento deapoyo, para facilitar el control de los recursos y el adecuadoseguimiento de la ejecución de los diversos proyectos yactividades en los que participan, tanto la Oficina Centralcomo las Filiales Departamentales y Municipales.

Debe constituirse en una herramienta fundamental paramejorar los flujos de información internos y luego proyectarse,como la base fundamental para que la organización puedahabilitarse para afrontar mayores desafíos en cuanto aadministración de recursos y ejecución de proyectos yprogramas cada vez de mayor envergadura.

2.- OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Definir de manera clara y concreta el origen de los fondosy el destino o asignación de estos recursos.

Establecer en forma uniforme los procedimientos y uso deformularios y formatos para facilitar los procedimientosinternos, en procura de orden y eficiencia y posibilitar elmejor aprovechamiento de los recursos económicos,humanos y materiales.

Originar una herramienta para acompañar la ejecuciónpresupuestaria, el monitoreo de su ejecución y el respectivodescargo transparente y ordenado de los fondos recibidos.

Conseguir que el proceso de solicitud, entrega y descargode fondos sea ágil, fluido, eficiente y eficaz.

Minimizar y de ser posible evitar por completo, que losfinanciadores tengan la oportunidad de observar lasjustificaciones de gastos y sus correspondientes documentosde respaldo, en el entendido de que la imagen y credibilidadde Cruz Roja Boliviana debe preservarse como un bienintangible de inapreciable valor.

Facilitar el trabajo de la auditoría interna, auditoría externay de los trabajos de revisión que podrían llevar a cabo los

financiadores, la Oficina Central o las Filiales Departamentalesen el futuro.

Generar un ambiente de control interno transparente yconfiable a través de su uso y la implementación de sistemasadministrativos que incluyan los formularios, formatos y deotras normas complementarias.

Servir como medio de orientación e inducción al personalque se incorpore a la organización y servir de guía para quelos voluntarios se capaciten y se incorporen a actividadescomo ejecución de proyectos, actividades de ayudahumanitaria o pasantías.

La aplicación de las disposiciones contenidas en el presenteManual son de cumplimiento obligatorio, salvo expresaautorización del Directorio Nacional respaldada con lacorrespondiente Resolución.

II. INGRESOS

Los ingresos de Cruz Roja Boliviana tienen diversa fuentey deben diferenciarse entre los que provienen de lasactividades habituales de la Oficina Central o de las FilialesDepartamentales y Municipales, los que se denominaríanFondos Propios y los que provienen de otras actividades,en las que los fondos son destinados exclusivamente paraun determinado fin u objetivo o asignación especial, los quese denominarían en general Fondos a Rendir Proyectos.

1.- Fondos Propios

Alquileres.- Corresponde a los ingresos por alquiler deambientes, oficinas y equipos de propiedad de laorganización, por todo alquiler se debe emitir elcorrespondiente RECIBO DE ALQUILER y efectuar elcorrespondiente registro en el libro de Ventas IVA.

Centros de Capacitación para el Desarrollo Humano.- Seregistran en esta partida los ingresos por pensiones y otrosingresos generados por los Centros de Capacitación parael Desarrollo Humano, en sus actividades pedagógicas yrelacionadas a capacitación. Por todo ingreso por estosconceptos se debe emitir la correspondiente factura yefectuar el registro en el libro de Ventas IVA.

Ingresos por Servicios Prestados.- Son los ingresos porservicios de consultoría y asesoramiento, actividades deEducación Virtual y del Proyecto de Primeros Auxilios(botiquines, manuales, cursos de primeros auxilios y otrasactividades relacionadas) y derechos que origine el nombreinstitucional y su imagen “CRUZ ROJA BOLIVIANA”. Portodo ingreso por estos conceptos se debe emitir lacorrespondiente factura y efectuar el registro en el libro deVentas IVA.

MANUAL ADMINISTRATIVO CONTABLE

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Actividades de Recaudación.- Ingresos brutos generadospor movilización de recursos en actividades de recaudaciónde fondos, debiendo registrarse solamente los beneficiosque arroje el resultado final.

Donaciones del Exterior.- Ingresos que se registran al recibirdonaciones en efectivo o al valorizar de acuerdo a principiosde contabilidad generalmente aceptados, las donacionesen especie de Sociedades Nacionales miembros delMovimiento Internacional de la Cruz Roja y de la Media LunaRoja y de organismos públicos y privados internacionales.No se aceptarán en ningún caso donativos originados oprocedentes de actividades contrarias a los PrincipiosFundamentales.

Donaciones de Activos Adquiridos en la Ejecución de Proyectos.-En algunos casos los proyectos que nuestra organizaciónejecuta presentan oportunidad de fortalecer la Oficina Central,las Filiales Departamentales y Municipales donando losactivos adquiridos en la ejecución, estos activos luego deconcluido el proyecto y cumplidos los requerimientos delfinanciador se deben registrar como donaciones;incorporando al activo fijo los terrenos, inmuebles, vehículos,mobiliario, equipos de oficina, equipos de computación,lanchas u otros que se reciban en calidad de donación. Enel caso de las Filiales Municipales al tratarse de bienespatrimoniales la documentación debe enviarse a la FilialDepartamental y esta a su vez remitirla al Archivo delDepartamento Administrativo Financiero de la Oficina Centralde Cruz Roja Boliviana.

Donaciones Locales.- Los aportes de miembros activos ymiembros benefactores y todas las donaciones de personasnaturales y jurídicas y de entidades públicas y privadasdeben registrarse en su totalidad, todas estos ingresosdeben asentarse en libros auxiliares de registro en los quese debe también registrar las boletas de depósito bancario,como constancia de haberse depositado en cuentasbancarias de la organización. No se aceptarán en ningúncaso donativos originados o procedentes de actividadescontrarias a los Principios Fundamentales.

Apoyos del Exterior.- La Oficina Central en caso de obtenerel apoyo de la Federación Internacional de Sociedades dela Cruz Roja y de la Media Luna Roja (FederaciónInternacional) o del Comité Internacional de la Cruz Roja(CICR) para atender sus gastos de funcionamiento yadministrativos, debe registrar estos ingresos y depositarlosen cuentas bancarias de la organización.

Apoyos de Proyectos.- La Oficina Central dispone deproyectos propios y además retiene un porcentaje del totalpresupuestado de todo proyecto a ejecutarse en las FilialesDepartamentales y Municipales para atender sus gastos defuncionamiento, estos deben registrarse debidamente y encontrapartida se deben entregar las facturas por servicioscontratados y bienes adquiridos o los correspondientesrecibos oficiales; los fondos deben ser depositados en

cuentas bancarias de la organización.

Apoyos Locales.- La Oficina Central, las Fil ialesDepartamentales y Municipales, en oportunidad de accedera apoyo del Estado Plurinacional, de los GobiernosAutonómicos Departamentales, de los Gobiernos AutónomosMunicipales, Ministerios, instituciones públicas o privadasdeben registrar los ingresos y depositarlos en cuentasbancarias de la organización.

Rentas de Inversiones.- Estatutariamente la organizacióncontempla la posibilidad de administrar cualquier fondo dereserva, de seguro o de otra clase, los beneficios deberánregistrarse adecuadamente y depositarse en cuentasbancarias de la organización.

Intereses Percibidos.- Los depósitos a plazo fijo, fondos deinversión, cajas de ahorro e inclusive las cuentas corrientesgeneran intereses que las entidades financieras reconocenpor su tenencia, estos intereses deben registrarseadecuadamente y depositarse o transferirse según el casoen cuentas bancarias de la organización.

2.- Fondos a Rendir Proyectos

Actividades de Ayuda Humanitaria.- Habitualmente losrecursos captados para la ejecución de operativos de ayudahumanitaria son administrados por la Oficina Central, paraello se deberá hacer efectiva la apertura de una cuentacorriente específica, estos recursos al tener una asignaciónespecífica no deben destinarse para otros fines que noestén contemplados en los respectivos presupuestosaprobados.

Estos recursos suponen una obligación con los financiadoresque será justificada con los informes y documentación quedebe ser presentada de acuerdo a requerimientos yespecificaciones de los financiadores y en su debidaoportunidad.

Para el adecuado control de estos recursos necesariamentese debe habilitar una cuenta corriente específica en monedanacional y adicionalmente si el financiador lo instruye unacuenta corriente en moneda extranjera; para elegir la entidadfinanciera se debe asegurar previamente que la mismaproporcione extractos bancarios mensuales y certificadosde apertura y cierre y de intereses generados.

Estos requisitos deben ser cumplidos tanto por las FilialesDepartamentales como por las Filiales Municipales.

Proyectos de Fortalecimiento y Desarrollo Comunitario.- Alobtenerse la aprobación para el financiamiento de proyectosde fortalecimiento y desarrollo comunitario se debe hacerefectiva la apertura de una cuenta corriente específica, estosrecursos al tener una asignación específica no debendestinarse para otros fines que no estén contemplados enlos respectivos presupuestos aprobados.

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Para el adecuado control de estos recursos, la OficinaCentral necesariamente debe habilitar una cuenta corrienteespecífica en moneda nacional y adicionalmente si elfinanciador lo instruye, una cuenta corriente en monedaextranjera; para elegir la entidad financiera se debe asegurarpreviamente que la misma proporcione extractos bancariosmensuales y certificados de apertura y cierre y de interesesgenerados.

La Oficina Central instruirá a las Filiales Departamentales yMunicipales sobre la apertura de cuentas bancarias y elmanejo de fondos.

Proyectos de Fortalecimiento y Desarrollo Institucional.- Dela misma manera al conseguir la aprobación para elfinanciamiento de proyectos de fortalecimiento y desarrolloinstitucional se debe hacer efectiva la apertura de una cuentacorriente específica, estos recursos al tener una asignaciónespecífica no deben destinarse para otros fines que noestén contemplados en los respectivos presupuestosaprobados.


Para el adecuado control de estos recursos, la OficinaCentral necesariamente debe habilitar una cuenta corrienteespecífica en moneda nacional y adicionalmente si elfinanciador lo instruye una cuenta corriente en monedaextranjera; para elegir la entidad financiera se debe asegurarpreviamente que la misma proporcione extractos bancariosmensuales y certificados de apertura y cierre y de interesesgenerados.

La Oficina Central instruirá a las Filiales Departamentales yMunicipales sobre la apertura de cuentas bancarias y elmanejo de fondos.

III.- EGRESOS

Los egresos de Cruz Roja Boliviana también debendiferenciarse entre los que son propios de las actividadeshabituales, los que se denominarían Gastos Operativos y deFuncionamiento y los que figuran en los presupuestosaprobados para la ejecución de actividades de AyudaHumanitaria, proyectos de Fortalecimiento y DesarrolloComunitario y proyectos de Fortalecimiento y Desarrollo

Institucional o en su caso que tengan una asignación especialy determinada, los que se denominarán en general Gastosde Proyectos.

1.- GASTOS OPERATIVOS Y DE FUNCIONAMIENTO

Gastos del Personal.- En esta partida se deben registrar losgastos administrativos relacionados al personal de laorganización, por lo tanto en esta partida se incluyen losgastos de: sueldos, bono de antigüedad, aguinaldos,asignaciones familiares, indemnización por antigüedad,desahucios, honorarios profesionales, aportes por cargassociales, subsidios, gastos de representación y otros serviciosal personal.

Servicios Básicos.- Los servicios considerados básicos sonlos referidos a consumo de agua potable y consumo deenergía eléctrica.

Servicios Contratados.- En esta partida se incluyen lo serviciosque se consideran necesarios para el funcionamiento de laOficina Central y las Filiales Departamentales y Municipales,se incluyen servicios de: Internet, publicidad y propaganda,impresiones y publicaciones, seguridad y vigilancia,consultorías, asesoría legal, auditoria externa y otros servicioscontratados.

Gastos de Viajes.- Estos son los gastos que se incurren enoportunidad de viajes de miembros de los DirectoriosNacional y Departamental o del Comité Municipal o defuncionarios para fines institucionales y que son cubiertoscon fondos propios, se incluyen los gastos relacionados a:pasajes aéreos y terrestres, hospedaje, alimentación, viáticos,perdiem y otros gastos de supervisión y evaluación norelacionados a proyectos.

Comunicaciones y traslados.- En esta partida se registranlos gastos relacionados a: telefonía fija y móvil, correo ycourier, transporte local y fletes de transporte y gastos dealmacenamiento.

Materiales y Suministros.- Para el funcionamiento de oficinasy dependencias se consideran en esta partida los gastosde: material de escritorio, uniformes del personal, fotocopias,combustibles y lubricantes y otros suministros en general.

Mantenimiento y Reparaciones.- Para su conservación losactivos fijos de la organización precisan de serviciosespecializados, en esta partida se deben registrar los gastosincurridos en mantenimiento y reparación de: edificios einfraestructura, instalaciones, vehículos y equipos en general.

Seguros.- Con el objetivo de precautelar los activos fijos serecomienda que se contraten seguros que deben registrarseen esta partida, los seguros pueden relacionarse a: edificiose infraestructura, equipos y muebles, vehículos y personalesde riesgo o de fidelidad.


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Depreciaciones.- Las depreciaciones del activo fijo se debencomputar sobre el valor actualizado y de acuerdo a lanormativa vigente, Decreto Supremo No. 24051 de 29 dejunio de 1995, Articulo 22º y anexo del mismo artículo, enel que se establecen los años de vida útil y el coeficientede depreciación para cada bien.

Otros Gastos de Funcionamiento.- En esta partida se registranotros gastos como los de limpieza y aseo y refrigerios parael personal de planta, además de otros poco habituales yque pueden estar relacionados a: gastos judiciales, licenciasy patentes.

Apoyo a Filiales.- En procura de su fortalecimiento la OficinaCentral envía algunos bienes a las Filiales Departamentalesy Municipales, estos envíos deben valorizarse de acuerdoa los registros de la Bodega Estratégica y Almacenes deOficina Central y estos valores asentarse contablementepara expresarse en los estados financieros de acuerdo aprincipios de contabilidad generalmente aceptados.

Gastos Financieros.- La administración de recursos financierosy manejo de cuentas bancarias supone un costo, por loque en esta partida deben registrarse los gastos por:chequeras, comisiones y gastos bancarios y otros similareso relacionados; también deben registrarse los intereses porprestamos, financiamientos, adelantos en cuentas corrientesy otros intereses. El Impuesto a las Transacciones Financierasdebe registrarse como un gasto e incluirse en esta partida.

Impuestos.- La organización cumple con todas lasobligaciones establecidas en la normativa tributaria, por lotanto deben registrarse en esta partida los pagos porimpuestos a las transacciones (IT), impuesto a las utilidadesde las empresas (IUE) y otros impuestos que sean pagadosal Estado Plurinacional.

2.- GASTOS DE PROYECTOS

Los denominados gastos de proyectos son aquellos quefiguran en los presupuestos aprobados para la ejecuciónde actividades de Ayuda Humanitaria, proyectos deFortalecimiento y Desarrollo Comunitario y proyectos deFortalecimiento y Desarrollo Institucional o que en su casotengan una asignación especial y determinada, por estemotivo para ser elegibles deben ajustarse estrictamente alos convenios firmados, el presupuesto y partidas aprobadas.

Salvo que el financiador especifique características diferentesen cuanto a montos o respaldos documentarios las normasgenerales para Cruz Roja Boliviana contenidas en el presenteManual, deben cumplirse para las justificaciones de todoslos proyectos o actividades, independientemente del origende los fondos.

En el caso de que se manejen fondos en moneda extranjerapara su conversión a moneda nacional siempre se deberecurrir a una entidad financiera o a una casa de cambios

que proporcionen el correspondiente respaldo documentariodel tipo de cambio utilizado en la operación, el cambio defondos a moneda nacional debe hacerse en una solatransacción y conservar el respaldo para luego adjuntarlaal detalle de justificación de gastos.

Para un adecuado control se debe sacar una fotocopia delcheque y en la misma debe firmar la persona que recogeel cheque, anotando además su nombre completo y númerode cédula de identidad y en el caso de empresas, entidadesu organizaciones también además de la identificaciónpersonal deberán sellarla.

De manera general las facturas de respaldo de los gastosincurridos deben ser originales, contar con el sello decancelado de la empresa emisora y la fecha del pago.

Gastos del Personal de Proyectos.- Son los gastos referidosa la prestación de servicios bajo contrato por tarea específicay temporal del personal que se encarga de la ejecución delos proyectos o actividades. El contrato tiene carácter deconsultoría y se encuentra relacionado estrictamente conel presupuesto y el cronograma de actividades, aún cuandono descarta aportes de acuerdo a capacidades del personalcontratado y que son de carácter voluntario, de acuerdo alas características de nuestro Movimiento Internacional.

Para justificar estos gastos se debe incluir el contrato detrabajo y las facturas por la prestación de los servicios, estasdeberán emitirse a nombre de CRUZ ROJA BOLIVIANA conNIT 1005121020.

En caso excepcional de que los contratados no cuentencon facturas, Cruz Roja Boliviana deberá actuar comoagente de retención, por lo que se deberán faccionar losrecibos en los que se incluya: el nombre completo de lapersona contratada, el número de cédula de identidad, lasfunciones dentro del proyecto, la descripción del trabajorealizado, el importe total acordado, la retención de losimpuestos establecidos en la legislación tributaria. (12.50 %retención del Impuesto a las Utilidades de las EmpresasI.U.E. y 3.00 % retención del Impuesto a las TransaccionesI.T.) y el líquido pagable; estos recibos deberán estar firmadospor el contratado y sellado y firmado por el responsable dela Sociedad Nacional, de la Filial Departamental o de la FilialMunicipal, según el caso y se debe adjuntar la fotocopia dela cédula de identidad de la persona contratada.

Bienes Adquiridos para Proyectos.- Para la justificación degastos incurridos en la compra de bienes se deben adjuntarlas facturas originales de los proveedores. Es necesario quelas facturas tengan la cantidad, descripción completa delos bienes, características técnicas y los precios unitarios.

Si los bienes adquiridos no se consumen o utilizan deinmediato, deben contar con el respectivo respaldo de lapersona encargada del Almacén, por lo que en estos casosse deberá adjuntar una NOTA DE INGRESO para constatar

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la recepción y conformidad de los productos o bienes quese hubiesen adquirido.

De acuerdo a las circunstancias y a los lugares de ejecuciónde los gastos se aceptarán recibos siempre y cuando secumpla con la correspondiente retención de impuestos(Retención Impuesto a las Transacciones I.T 3.00 %, retenciónImpuesto a la Utilidad de las Empresas I.U.E en compras5.00 %), los recibos deben incluir el nombre completo, elnúmero de cédula de identidad y la firma del proveedor delos bienes y se deben respaldar con la fotocopia de la cédulade identidad; también se debe incluir el nombre completo,el número de cédula de identidad y la firma del funcionarioque paga por el bien adquirido.

Servicios Adquiridos para Proyectos.- Para la justificación decompra de servicios se deben adjuntar las facturas originalesde los proveedores. Es necesario que las facturas tenganla descripción del tipo de trabajo efectuado y/o el productoentregado.

Para los casos de servicios se debe además incluir unaconstancia de recepción del servicio en la que se manifiestela conformidad del servicio prestado y las característicasdel trabajo realizado o en su caso un informe del Coordinadordel proyecto en el que conste la información necesaria querespalde y justifique el servicio contratado.

Para el caso de labores o servicios contratados para tareasmanuales o de características en las que se deba cancelarcon varios recibos y por tratarse de actividades que secumplan en varios días, es recomendable el faccionarplanillas que contengan la misma información de los recibosindividuales.

Los gastos de comunicación deben justificarse con unlistado de las llamadas efectuadas y este detalle debe serfirmado por la persona que compró los servicios o queadquirió las tarjetas o recargas de telefonía móvil.

Gastos de Viajes o Viáticos.- De acuerdo a lo establecido enel presupuesto aprobado en los casos en que se debaincurrir en gastos de viajes, se incluyen en este grupo losgastos referidos a pasajes aéreos o terrestres, derecho deuso de los aeropuertos y de las terminales terrestres,transporte del domicilio al aeropuerto, del aeropuerto alhotel, del hotel al aeropuerto y desde el aeropuerto aldomicilio, los gastos por hospedaje, alimentación y transportelocal del hotel a la Filial Departamental o Municipal y al lugarde la ejecución del proyecto.

En todos los casos las facturas o recibos deben ser emitidosa nombre de CRUZ ROJA BOLIVIANA con NIT 1005121020. Encasos como del transporte que en algunas regiones denuestro país no emiten facturas ni recibos se deben elaborarrecibos individuales y para el transporte local en la sede dela misión se debe elaborar una planilla de tramos y preciosdetallados para respaldar estos gastos.

Si el presupuesto incluye una partida específica para viáticos,de acuerdo a Resolución del Directorio Nacional deSeptiembre de la gestión 2008 el viático institucional deCruz Roja Boliviana es de SESENTA 00/100 DOLARESESTADOUNIDENSES (USD 60.00) como pago diario paracubrir los gastos de viaje. En este caso se respaldarán losdesembolsos con un recibo a nombre del funcionario querealizo el viaje, los pases a bordo de la empresa aérea o lospasajes terrestres y el derecho de uso de la terminal terrestre.

De acuerdo a normativa tributaria vigente CRUZ ROJABOLIVIANA a tiempo de cancelar los viáticos deberá retenerel trece por ciento (13.00 %) del total por concepto deRégimen Complementario al Impuesto al Valor AgregadoRC-IVA y cancelar en fecha oportuna con el formulario No.604.

Si por efecto de la ejecución de los proyectos se debereembolsar gastos de viaje a los funcionarios, personalcontratado para la ejecución del proyecto o voluntarios,este reembolso será efectivo previa presentación de facturasy/o recibos originales.

En caso de que los viajes deban realizarse utilizando vehículosde CRUZ ROJA BOLIVIANA, los gastos de Lubricantes yCombustibles deben respaldarse con la correspondientefactura. Además el conductor a cargo del vehículo debepresentar una bitácora de viaje donde se anoten los tramosy estimación de las distancias recorridas.

Gastos Bancarios.- Los gastos bancarios por comisiones,chequeras, certificaciones y otros siempre deben serrespaldados por las correspondientes facturas que emitenlas entidades financieras.

En el caso de manejo de cuentas corrientes en monedaextranjera y a fines de justificar los cargos por el Impuestoa las Transacciones Financieras ITF se deben utilizar losextractos bancarios como documentación de respaldo.

Gastos de Talleres o Capacitaciones.- Para la justificación delos gastos en oportunidad de eventos de Capacitacioneso Talleres en las que asistan varias personas se deben incluirplanillas de las personas que participaron y estas planillasdeben ser firmadas como constancia de que recibieron losmateriales y la alimentación (desayuno, almuerzo, cena yrefrigerios cuando corresponda). Las planillas deben incluir:fecha, los nombres completos, la filial o institución a la quepertenecen, el número de cédula de identidad y la firma delparticipante.

Para los servicios de hospedaje en las facturas se debedetallar el número de habitaciones y personas hospedadasy en su caso solicitar al hotel un listado de las personas queutilizaron sus servicios y que debe coincidir con las planillasde asistentes a las sesiones de capacitación o talleres.

Gastos Inelegibles.- No serán considerados elegibles los

que no se encuentren contemplados en los presupuestosy partidas específicas o que no cumplan con los requisitosde respaldo mencionados en el apartado III.2 GASTOS DEPROYECTOS.

En la ejecución del proyecto o actividad se pueden presentaraspectos que determinen que se deban modificar lospresupuestos o que se deban incurrir en gastos nopresupuestados, para evitar que estos gastos se considereninelegibles se deben solicitar por escrito la correspondienteautorización para la modificación del presupuesto y realizaciónde gastos no presupuestados. Es siempre recomendableque los gastos de esta naturaleza sean respaldados conun informe o justificación escrita para evitar que seanobservados o rechazados.

No se aceptarán en los proyectos gastos que se hubiesenefectuado fuera de las fechas oficiales de inicio y fin delproyecto, salvo que se trate de gastos de envío de informesfinales, de cierre de cuentas corrientes y/o certificacionesbancarias y pago de impuestos.

Se consideran inelegibles los gastos que sean respaldadospor fotocopia o que presente tachaduras, enmiendas,sobreescritura o raspaduras, los respaldos debennecesariamente ser originales y con el sello o leyenda escritade “CANCELADO”.

IV. PROCEDIMIENTOS

En el flujo administrativo financiero de la Cruz Roja Bolivianase consideran cinco procesos principales:

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Sin embargo, con carácter previo se debe obligatoriamenteproporcionar por medio electrónico e impreso a la UnidadAdministrativa Financiera un ejemplar del PRESUPUESTOAPROBADO de cada proyecto y CONVENIO o CONTRATOdel mismo. Documento con el cual se realizará la aperturade la carpeta contable y se realizará el correspondienteseguimiento y control de ejecución presupuestaria, el controlde saldos y las oportunas solicitudes de desembolsos;acciones que se realizaran de manera coordinada entre laUnidad Administrativa Financiera y los responsables de losdiferentes proyectos y con debido conocimiento previo dePresidencia.

Por la permanente comunicación entre los personeros dela Unidad de Desarrollo e Investigación y los responsablesde los proyectos con los financiadores, es frecuente que sereciba la información de giros o transferencias antes de queel banco nos comunique oficialmente la operación; motivopor el cual se deberá comunicar a la Unidad AdministrativaFinanciera en cuanto se conozca la información para procederen consecuencia y ganar tiempo.

2.- PLANIFICACIÓN DE GASTOS

Al tener conocimiento de los presupuestos aprobados y lasdiferentes etapas o fases de los proyectos o actividades sehace imprescindible el planificar los gastos o inversionescon la debida anticipación, por lo que se establece que losresponsables hagan llegar por escrito tanto a Presidenciacomo a la Unidad Administrativa Financiera un PLAN DEEJECUCIÓN o CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES yPROGRAMACIÓN ECONÓMICA, incluyendo informaciónreferida a fondos a requerirse y fechas tentativas para laejecución de los gastos o inversiones.

3.- DESEMBOLSO DE FONDOS

El procedimiento para los desembolsos de fondos debenecesariamente considerar aspectos como la planificaciónde gastos y estar sujeto al seguimiento y ejecución tantodel Plan de Actividades Mensual como del PresupuestoAprobado para el proyecto o actividad.

Las solicitudes de desembolso de fondos deben serpresentadas con 48 horas de anticipación, cumpliendo conlos requisitos que se establecen en el presente instructivo,requisito que se establece en virtud a que se cuenta con elPlan de Actividades Mensual y/o Cronograma de Ejecución,documentos que contemplan fechas tentativas y montosespecíficos.

En este sentido, para el proceso de desembolso de fondoslos requisitos a cumplir y la documentación a presentar deacuerdo al monto solicitado son los siguientes:

Cada uno de estos procesos tiene un procedimientoespecífico con características particulares y con requisitosque deben necesariamente cumplirse.

Esto no significa que otras etapas secundarias carezcan deimportancia o deban ser ignoradas en el procedimientogeneral, sino más bien que serán objeto de instructivosespecíficos a medida que la implantación de las normasgenerales se vaya haciendo efectiva.

1.- RECEPCIÓN DE FONDOS

Como inicio del proceso se considera la recepción defondos enviados por parte del financiador, hecho que alser confirmado supone el inicio de la ejecución del proyectoo actividad o en su caso la ejecución de una de susetapas o fases.

Recepción de Fondos.Planificación de Gastos.Desembolso de Fondos.Presentación de Descargo o Justificación de Gastos.Presentación de Informes Económicos.

1)2)3)4)5)

a) Para una solicitud de desembolso hasta un monto de Bs.5.000.00 se debe presentar:


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En el caso de que se trate de un solo proveedor encondiciones de proveer el bien o servicio, las otras doscotizaciones deben manifestar por escrito la imposibilidadde proveer el bien o servicio. También se puede usar laopción de invitación directa mediante una carta u orden decompra y hacer constar este detalle en el cuadro comparativode cotizaciones y adjudicación.

Con esta documentación la Unidad Administrativa Financierainiciará el proceso para hacer efectivo el desembolso, paralo cual se seguirán los siguientes pasos:

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FORMULARIO DE SOLICITUD DE RECURSOS (Form.CONT-001), firmado por el/la responsable directo delproyecto o el/la responsable de la Unidad técnica solicitantey Presidencia.

Copia del Presupuesto Aprobado donde figure la actividad,gastos o inversión a realizar o ejecutar.

Pro - forma del bien o servicio a adquirir o pre - facturaen caso de servicios básicos.

Para la entrega del cheque correspondiente al proveedordel bien o servicio deberá presentar la documentación quese detalla:

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Llenado del Formulario ORDEN DE PAGO (Form. CONT-002), que debe ser firmado por el/la responsable de laUnidad Administrativa Financiera, Tesorería y Presidencia.

Emisión del Cheque correspondiente, una vez que sehaya verificado la existencia real de fondos en la respectivacuenta corriente.

Emisión del comprobante de egreso correspondientecomo constancia de que la operación ha sido registradaen el Sistema Contable de Cruz Roja Boliviana.

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Factura emitida a nombre de CRUZ ROJA BOLIVIANA conNIT 1005121020.

Formulario NOTA DE INGRESO a Almacenes o BodegaEstratégica, debidamente firmado por el responsable. (Encaso de compra de bienes).

Nota de recepción o de conformidad de servicio sustentadapor un informe técnico del responsable a cargo oresponsable de la unidad solicitante. (En caso de prestaciónde servicios).

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FORMULARIO DE SOLICITUD DE RECURSOS (Form.CONT-001), firmado por el/la responsable directo delproyecto o el/la responsable de la Unidad técnica yPresidencia.


Tres cotizaciones con las especificaciones del bien oservicio requerido, emitidas en papel membretado delproveedor o en su defecto sello, firma y datos del proveedoren la solicitud de cotización.

b) Para una solicitud de desembolso entre Bs. 5.001.00 yhasta Bs. 60.000.00 se debe presentar:

Para le entrega del cheque correspondiente al proveedordel bien o servicio deberá presentar la documentación quese detalla:

• Factura emitida a nombre de CRUZ ROJA BOLIVIANA conNIT 1005121020.

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Llenado del Formulario ORDEN DE PAGO (Form. CONT-002), que debe ser firmado por el responsable de laUnidad Administrativa Financiera, Tesorería y Presidencia.


Emisión del comprobante de egreso correspondientecomo constancia de que la operación ha sido registradaen el Sistema Contable de la Cruz Roja Boliviana.

Se establece además, que de acuerdo a las característicasdel servicio contratado la modalidad de cancelación se fijaráen porcentajes de manera que faciliten la prestación delservicio y salvaguarden los intereses de la organización;motivo por el cual se reservará el 40% del total contratadoque será cancelado a la conclusión y entera satisfaccióndel servicio.

En el caso de otorgarse un primer anticipo de un porcentajemayor al 20% del total del contrato se deberá exigir lapresentación de una Boleta de Garantía o una Letra deCambio por el monto igual al anticipo concedido.

Con esta documentación la Unidad Administrativa Financierainiciará el proceso para hacer efectivo el desembolso, paralo cual se seguirán los siguientes pasos:

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CUADRO COMPARATIVO Y DE ADJUDICACIÓN (Form.CONT-004) de cotizaciones y adjudicación de la adquisicióndel bien o servicio, firmado por la persona que efectuólas cotizaciones, el responsable de la Unidad técnicasolicitante, el responsable de la Unidad AdministrativaFinanciera y Presidencia.

Contrato de prestación de servicios, firmado por elinteresado o representante legal y Presidencia de CruzRoja Boliviana; documento que incluya el tiempo deentrega y una cláusula que penalice el atraso en la entregadel bien o producto con el uno por ciento (1.00 %) deltotal de contrato por día de demora en el cumplimientode lo acordado en el contrato.

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del servicio.

En el caso de otorgarse un primer anticipo de un porcentajemayor al 20% del total del contrato se deberá exigir lapresentación de una Boleta de Garantía o una Letra deCambio por el monto igual al anticipo concedido.

Con esta documentación la Unidad Administrativa Financierainiciará el proceso para hacer efectivo el desembolso, paralo cual se seguirá los siguientes pasos:

Se establece además, que de acuerdo a las característicasdel servicio contratado la modalidad de cancelación se fijaráen porcentajes de manera que faciliten la prestación delservicio y salvaguarden los intereses de la organización;motivo por el cual se reservará el 40% del total contratadoque será cancelado a la conclusión y entera satisfacción

En el caso de que se trate de un solo proveedor encondiciones de proveer el bien o servicio, las otras doscotizaciones deben manifestar por escrito la imposibilidadde proveer el bien o servicio. Como consecuencia de existirun solo proveedor y al no obtener cotizaciones se puedeusar la opción de invitación directa mediante una carta uorden de compra y hacer constar este detalle en el cuadrocomparativo de cotizaciones y adjudicación.

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CUADRO COMPARATIVO Y DE ADJUDICACIÓN (Form.CONT-004) de cotizaciones y adjudicación de la adquisicióndel bien o servicio, firmado por la persona que efectuólas cotizaciones, el responsable de la Unidad técnicasolicitante, el responsable de la Unidad AdministrativaFinanciera y Presidencia.

RESOLUCIÓN DEL DIRECTORIO de Cruz Roja Bolivianaaprobando la compra del bien o contratación del servicio.

Contrato de prestación de servicios, firmado por elinteresado o representante legal y Presidencia de CruzRoja Boliviana; documento que incluya el tiempo deentrega y una cláusula que penalice el atraso en la entregadel bien o producto con el uno por ciento (1.00 %) deltotal de contrato por día de demora en el cumplimientode lo acordado en el contrato.

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Tres cotizaciones con las especificaciones del bien oservicio requerido, emitidas en papel membretado delproveedor o en su defecto sello, firma y datos del proveedoren la solicitud de cotización.

c) Para una solicitud de desembolso de montos mayores aBs. 60.001.00 se debe presentar:

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Formulario NOTA DE INGRESO a Almacenes o BodegaEstratégica, debidamente firmado por el responsable. (Encaso de compra de bienes).

Nota de recepción o de conformidad de serviciosustentada por un informe técnico del responsable acargo del proyecto o el responsable de la Unidad técnicasolicitante. (En caso de prestación de servicios).

Para la entrega del cheque correspondiente al proveedordel bien o servicio deberá presentar la documentación quese detalla:

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Constancia de la Unidad Administrativa Financiera de quela persona solicitante no tiene descargos pendientes deentrega o no mantiene en su poder saldos de actividadeso proyectos que habiendo concluido no se hubiesenentregado a la Unidad Administrativa Financiera o que nose hubiesen depositado en la cuenta bancariacorrespondiente.

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Factura emitida a nombre de CRUZ ROJA BOLIVIANA conNIT 1005121020.

Formulario NOTA DE INGRESO a Almacenes o BodegaEstratégica, debidamente firmado por el responsable (encaso de compra de bienes).

Nota de recepción o de conformidad de servicio sustentadapor un informe técnico del responsable a cargo del proyectoo el responsable de la Unidad técnica solicitante (en casode prestación de servicios).

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Llenado del Formulario ORDEN DE PAGO (Form. CONT-002), que debe ser firmado por el responsable de la UnidadAdministrativa Financiera, Tesorería y Presidencia.



d) Para una solicitud de desembolso de fondos con cargo arendición de cuentas documentada se debe presentar:


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Con esta documentación la Unidad Administrativa Financierainiciará el proceso para hacer efectivo el desembolso, paralo cual se seguirá los siguientes pasos:

requisitos y condiciones son entre otros:

Para la presentación de descargos o justificaciones degastos por anticipos con cargo a rendición de cuentasdocumentada se deben considerar requisitos y condiciones,que además de ser imprescindibles para la transparenciay control internos, son requisitos impuestos y exigidos porlos financiadores tanto extranjeros como nacionales; estos

Los coordinadores de proyectos deberán coadyuvar paraque las filiales devuelvan debidamente llenado, firmado ysellado el formulario de ACUSE DE RECIBO (Form. CONT-006), que será enviado a cada Filial a la que se le efectúeuna transferencia de fondos.

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FORMULARIO DE SOLICITUD DE RECURSOS (Form.CONT-001), firmado por el/la responsable del proyecto oel/la responsable de la Unidad técnica solicitante yPresidencia.


Con esta documentación la Unidad AdministrativaFinanciera iniciará el proceso para hacer efectivo eldesembolso, para lo cual se seguirán los siguientes pasos:

Llenado del Formulario ORDEN DE PAGO (Form. CONT-002), que debe ser firmado por el/la responsable de laUnidad Administrativa Financiera, Tesorería y Presidencia.



4.- PRESENTACIÓN DE DESCARGOS O JUSTIFICACIÓNDE GASTOS

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e)

Llenado del Formulario ORDEN DE PAGO (Form. CONT-002), que debe ser firmado por el responsable de laUnidad Administrativa Financiera, Tesorería y el Presidencia.



Para una solicitud de transferencia de fondos a una Filialdonde se desarrolle un proyecto se debe presentar:

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La rendición de cuentas por fondos recibidos se debepresentar en un plazo máximo de cinco (5) días despuésde recibido el anticipo y dos (2) días después de terminadala actividad o propósito del requerimiento.

En caso de no realizarse la actividad programada, elanticipo recibido debe ser depositado en la cuenta corrientecorrespondiente, medida que tiene por objetivosalvaguardar los fondos y principalmente evitar que losreportes a financiadores extranjeros sean observados.

Tratándose de fondos en Moneda Extrajera el importetotal del desembolso debe ser cambiado en una solaoperación bancaria y este tipo de cambio se utilizará paratodos los gastos a efectuarse. Estas operacionesnecesariamente deben efectuarse en una entidad financierao en una casa de cambios que emita un comprobante yse debe adjuntar el mismo de manera que respalde lafecha de la operación y el tipo de cambio al que se realizola operación.

Se debe presentar un detalle de gastos ordenadocronológicamente y debidamente respaldado por lasFACTURAS ORIGINALES o en su caso el depósito bancariopor el monto correspondiente a la retención de impuestosque corresponda de modo que se cumpla fielmente conel ordenamiento tributario vigente.

Se debe consignar el número de NIT 1005121020 y elnombre de CRUZ ROJA BOLIVIANA para todas lasfacturas, los depósitos bancarios por las retencionesdeben efectuarse en cuenta corriente institucional.

Toda compra de bienes debe además contar con larespectiva NOTA DE INGRESO a Almacenes o BodegaEstratégica.

Para cuando los bienes son enviados al interior del paísse debe contar necesariamente con la NOTA DE REMISIÓNy una CONFORMIDAD DE RECEPCIÓN de la Filial quehaya recibido los bienes, ambos documentos deben ser lomás descriptivos posible incluyendo todas las característicasy detalles de los bienes o equipos que se hubieran enviado.

En caso de que los bienes sean entregados a tercerosen calidad de donaciones se debe adjuntar ACTAS DEDONACIÓN O DE RECEPCIÓN, los que deben incluirnombres y apellidos y números de documentos deidentidad de los beneficiarios. En estas actas se debenanotar además la lista completa y detallada de los bienescomo constancia de entrega de los mismos.

Se aceptan recibos en rubros donde se admite la noemisión de facturas como en los pasajes urbanos, encuyo caso se debe necesariamente detallar las rutas otrayectorias realizadas y en su caso mejor aún si se anexauna hoja de ruta.

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En caso de observaciones o falta de respaldo en algunosgastos, el informe será devuelto al responsable para sucorrección inmediata en un plazo no mayor de una semana,de manera que estas correcciones no entorpezcan el envíooportuno a los financiadores.

En el caso de las Filiales Departamentales la presentaciónde informes económicos debe ser enviada a la OficinaCentral con una anticipación de 5 días, de acuerdo arequerimiento del Coordinador Nacional y cumpliendo conla obligación de contar con visto bueno de Tesorería de laFilial.

V. FORMULARIOS

Los procedimientos descritos deben utilizar los formulariosmencionados, siendo los formatos establecidos lossiguientes:

1.- SOLICITUD DE RECURSOS (Form. CONT-001)

Formulario que debe ser utilizado para la solicitud de recursosincluyendo la información necesaria para identificar el proyectoo actividad a que se orientaran los fondos desembolsadosy además para efectuar un correcto registro contable.

Para ser entregado a Administración y Finanzas debe serfirmado por el/la responsable del proyecto o Unidad yPresidencia, el formulario será procesado de acuerdo a lafecha en la cual sea entregado y en función a los díasestablecidos para la emisión de cheques.

El tipo de cambio a anotarse debe ser el oficial vigente enla entidad bancaria o el que se hubiese registrado en elabono en cuenta corriente en oportunidad de la transferenciade fondos de parte del financiador.

Se incluye un espacio para anotar la partida presupuestaria,en el entendido de que esta información resulta útilpara efectuar el correspondiente control de ejecuciónpresupuestaria y correcta imputación de las partidas.

2.- ORDEN DE PAGO (Form. CONT-002)

Formulario que utilizan los funcionarios de la Unidad deAdministración y Finanzas para continuar el proceso dedesembolso de fondos y que es llenado una vez que se haverificado que toda la documentación de respaldo estacompleta, que el importe esta considerado en el cronogramade desembolsos o en los presupuestos correspondientesy que el tipo de cambio es el correcto de acuerdo a lacotización del día o el considerado en la transferencia defondos.

El Formulario debe contar con las firmas de la personasque lo elaboran: el responsable de Administración y Finanzas,Tesorería y Presidencia para ser procesado.

5.- PRESENTACIÓN DE INFORMES ECONÓMICOS

La presentación de informes económicos debe efectuarseen los formatos descritos y acompañado de una copia delinforme técnico, con la información de respaldocorrespondiente con una anticipación de cinco días a lafecha de envío a los financiadores; de no observarse laanticipación anotada la responsabilidad de la falta de remisiónde informes será directa y absolutamente de los responsablesde cada proyecto o actividad.

En el lapso mencionado la Unidad Administrativa Financieraefectuará la correspondiente revisión y validación de lainformación y principalmente el registro contablecorrespondiente.

Cuando las actividades se realicen en el área rural o enpoblaciones donde se evidencie que no existen facturasse admitirán la justificación de gastos por medio de recibosoficiales debidamente firmados, por el proveedor del bieno servicio.

La documentación de descargo o justificación no debeen ningún caso y por ningún concepto presentar borrones,tachaduras, sobre escrituras ni enmiendas para evitarsusceptibilidades y conservar el espíritu de transparencia,orden y eficiencia.

Toda documentación de descargo debe ser presentadaescrita, con tinta indeleble.

Las facturas o recibos que se adjunten a los detalles dejustificación o descargo de gastos deben ser coladas enhojas tamaño carta, a objeto de uniformar la presentación,evitar el extravío o que los documentos se entre mezcleny adicionalmente por tratarse de exigencias de losfinanciadores tanto nacionales como extranjeros.

Para cuando se lleven a cabo Talleres o Cursos ademásde los requisitos mencionados, se deben adjuntar planillasfirmadas por todos los participantes y el informe del Tallero Curso realizado.

Todos los gastos efectuados deben corresponder alperíodo del informe, por ningún motivo se deben incluirgastos cancelados en fechas anteriores al inicio de lasactividades o ejecución de los proyectos.

No se admitirá por ningún motivo descargos por entregasde efectivo a terceros o respaldados con pro - formas orecibos provisionales.

Cuando una actividad no hubiese ejecutado todo el gastopresupuestado o programado, los saldos deben serdepositados en la cuenta corriente correspondiente eincluir la boleta de depósito en el detalle de descargo ojustificación de gastos, de manera que la cifra justificadacoincida con el anticipo recibido.


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3.- RECIBO DE CAJA CHICA (Form. CONT-003)

Formulario que debe ser utilizado por la persona encargadadel manejo de CAJA CHICA o FONDO ROTATIVO y que esllenado cuando se realiza un desembolso para algún gastomenor, cuya cuantía no requiera de la emisión de un cheque.

El Formulario debe contar con la firma de la persona querecibe los fondos, el responsable de Caja Chica y Presidenciapara ser considerado válido.

Formulario tipo a utilizarse para detallar los gastos enoportunidad de la justificación o descargo de gastos y quedebe ser llenado con los montos de cada factura odocumento de respaldo, además se debe anotar a quedesembolso corresponde y anotar el importe recibido quedebe coincidir con el monto consignado en el formularioAcuse de Recibo.

El formulario debe contar con la firma de el/la responsablede la Unidad o el/la Coordinador(a) del proyecto y ademásdebe ser firmado por Presidencia en conformidad con lainformación que se presenta.

7.- NOTA DE INGRESO A ALMACENES

Formulario que debe llenarse toda vez que se realice unacompra de bienes y que debe ser firmado y sellado por elEncargado de Almacenes o de la Bodega Estratégica y porPresidencia.

En el caso de compras realizadas en el interior del país sedeben utilizar formularios de las filiales o en su defectopreparar ACTAS DE RECEPCIÓN O CONSTANCIAS DERECEPCIÓN con las firmas y sellos de conformidad de lasfiliales y de las personas que entregan los bienes.

8.- NOTA DE REMISIÓN

Formulario que debe llenarse toda vez que se efectúe unenvío de bienes al interior del país el mismo debe ser llenadopor el Encargado de Almacenes o Bodega Estratégica yfirmado por el responsable del envío, todo con el visto buenode Presidencía.

La Nota de Remisión debe ser respaldada posteriormentecon una nota de Conformidad de Recepción de la filialreceptora de los bienes, nota que debe incluir todas lascaracterísticas y detalles de los bienes recibidos en las filialesy contar con el visto bueno de Presidencia de la Filial.

VI. ASPECTOS IMPOSITIVOS

Forma parte de las obligaciones de las personas que realizanlos gastos el recabar la factura en todas y cada una de lasoperaciones.

En el caso de que el proveedor del bien o servicio no cuentecon facturas, se debe efectuar la respectiva retención deimpuestos de acuerdo a normas vigentes sobre la materia.Las retenciones varían de acuerdo a la actividad y tipo degasto que se efectúe y que se detallan a continuación:

El formulario denominado Cuadro Comparativo y deAdjudicación ha sido diseñado para ser utilizado para unoo varios ítems al mismo tiempo de acuerdo a lascaracterísticas de la compra a realizar.

Se deben anotar las características técnicas o propiedades,la cantidad, el precio unitario y el precio total de los bienescotizados y si es pertinente en observaciones alguna otrainformación adicional como: tiempo de entrega, modalidadde embalaje, lugar de entrega, calidad del producto, etc.

También se debe llenar la identificación del proveedor alque se adjudica la compra y las razones de selección, quees una descripción breve de los criterios que hubiesendeterminado la adjudicación.

El Cuadro Comparativo de Cotizaciones debe ser firmadopor la persona que realizó las cotizaciones y que llena elformulario, el/la jefe de unidad solicitante o el/la Coordinador(a)del proyecto, Tesorería y Presidencia.

5.- ACUSE DE RECIBO (Form. CONT-006)

Formulario imprescindible para certificar la recepción defondos por parte de las Filiales Departamentales y Municipalesa quienes se les transfiere fondos para la ejecución deactividades o proyectos.

La Oficina Central llena la información del monto transferidoy envía el formulario para que sea llenado y firmado por lafilial que a la que se transfirió los fondos.

El responsable de la Unidad Administrativa Financiera de laFilial Departamental o Municipal debe llenar la InformaciónConfirmada y firmar el formulario de Acuse de Recibo.

Presidencia de la Filial receptora de los fondos debe sellary firmar el formulario en conformidad de la operación realizaday como constancia de que el Directorio Departamental oMunicipal tiene información respecto a los fondos transferidos.

4.-CUADRO COMPARATIVO Y DE ADJUDICACIÓN (Form.CONT-004)

6.- JUSTIFICACIÓN DE INGRESOS Y GASTOS (Form.CONT - 008)

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IMPUESTO A LAS TRANSACCIONES

IMPUESTO A LAS UTILIDADES DE LAS EMPRESAS

Los pagos de impuestos deben realizarse en su debida oportunidad, dentro del mes de la retención en los formulariosestablecidos, por lo que el monto de las retenciones deberán depositarse en la Unidad Administrativa Financiera o en lacuenta corriente correspondiente por que estos formularios se presentan una vez al mes y si hubiesen varias retencionesen un mes estas deben agruparse en una lista y declarar en un solo formulario.

Los formularios que se deben utilizar son:

• Retención Impuesto a las Transacciones (3.00 %)

• Retención Impuesto a la Utilidad de las Empresas (5.00 %)

Formulario No. 410

Formulario No. 570

3.00 % DEL TOTAL

5.00 % DEL TOTAL

En el caso de que el proveedor del bien no corra con el pago del impuesto por acuerdo previo se debe utilizar la siguientefórmula para obtener el monto a declarar como total del gasto:

Ejemplo:

VALOR DEL BIEN (importe total del gasto y monto por el cual debe firmarse el recibo)Menos: Retención I. T. 3.00 %Menos: Retención I. U. E. 5.00 %Importe a cancelar al proveedor

Bs. 100.00Bs. 3.00Bs. 5.00Bs. 92.00

Bs. X0.92

Monto a presentar en formulario de impuesto sin centavos=

2.- PRESTACIÓN DE SERVICIOS SIN FACTURA

En este caso se debe retener los siguientes porcentajes:

IMPUESTO A LAS TRANSACCIONES

IMPUESTO A LAS UTILIDADES DE LAS EMPRESAS

3.00 % DEL TOTAL

12.50 % DEL TOTAL

En el caso de que el proveedor del bien no corra con el pago del impuesto por acuerdo previo se debe utilizar la siguientefórmula para obtener el monto a declarar como total del gasto:

Ejemplo:

PRESTACIÓN DEL SERVICIO (importe total del gasto y monto por el cual debe firmarse el recibo)Menos: Retenciones I. T. 3.00 %Menos: Retenciones I. U. E. 12.50 %Importe a cancelar al proveedor

Bs.100.00Bs. 3.00Bs.12.50Bs. 84.50

Bs. X0.845

Monto a presentar en formulario de impuesto sin centavos=

1.- COMPRA DE BIENES SIN FACTURA

En este caso se debe retener los siguientes porcentajes:

Los formularios que se deben utilizar son:

• Retenciones Impuesto a las Transacciones (IT) (3.00 %)

• Retenciones Impuesto a la Utilidad de las Empresas (12.50 %)

Formulario No. 410

Formulario No. 570


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Los pagos de impuestos deben realizarse en su debida oportunidad, dentro del mes de la retención en los formulariosestablecidos, por lo que el monto de las retenciones deberán depositarse en la Unidad Administrativa Financiera o en lacuenta corriente correspondiente por que estos formularios se presentan una vez al mes y si hubiesen varias retencionesen un mes estas deben agruparse en una lista y declarar en un solo formulario.

3.- EMPLEADOS DEPENDIENTES

Los impuestos de los empleados dependientes deben ser retenidos por CRUZ ROJA BOLIVIANA, por estar establecidoen el Régimen Complementario al Impuesto al Valor Agregado (RC-IVA), previa elaboración de la Planilla Tributaria en laque se considera como crédito fiscal la presentación en el área Administrativa Contable del Formulario 110 acompañadode las facturas de consumo del trabajador dependiente.

El Formulario 110 y las facturas personales (con antigüedad hasta 120 días anteriores a la fecha de presentación) debenpresentarse hasta el día 20 de cada mes, posteriormente a esta fecha y de la elaboración de la Planilla Tributaria sedescontará el trece por ciento (13.00 %) una vez efectuadas las deducciones establecidas en la reglamentacióncorrespondiente.

ANEXOS

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CRUZ ROJA BOLIVIANAOFICINA CENTRALAv. Simón Bolivar No 1515La Paz - Bolivia

Solicitud de RecursosForm. CONT - 001

Código Concepto Importe Bs. Moneda Extranjera PARTIDA PRESUPUESTARIA

Total

Unidad: Tipo de cambio

Fondos de:

Proyecto:

Actividad arealizar

Responsable: Cargo:

Cheque anombre de:

Son: Bolivianos / Dólares Americanos

Lugar y fecha: , de de 20

Firma del Responsable

Nombre del Responsable Vo.Bo. Presidencia

Recibido a Horas día gestiónmes ,U.A.F

Vo.Bo. Administración y Finanzas

VERIFICACIÓN DE SALDO EN PARTIDA PRESUPUESTARIA

FONDOS DISPONIBLES EN CUENTA CORRIENTA


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No.Form. CONT - 002

Orden de Pago M / E

Señores Contabilidad:

A nombre de:

Sirvanse emitir Cheque por:

Bs

Tipo de cambio

Por concepto de:

Con cargo a la cuenta: Banco:

La Paz, de de

Nombre Responsable ADM. Y FINANZAS TESORERIA PRESIDENCIA


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Recibo de Caja Chica

Bs

La Paz, de de

Vo. Bo. PRESIDENCIA ADM. Y FINANZAS RECIBI CONFORME

No.Form. CONT - 003

Cancelado a:

Bolivianos

La cantidad de:

Por concepto de:



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Form. CONT - 004

CUADRO COMPARATIVO Y DE ADJUDICACIÓN

Se adjudica a:

Razones de selección:

Por la compra de:

COTIZADOR JEFE DE UNIDAD TESORERIA PRESIDENCIA

(Expresado en ......................................)

No. ITEM CARACTERISTICAS CANTIDAD

PROVEEDORES

A B C OBSERVACIONES

C/U C/T C/U C/T C/U C/T

1

2

3

TOTALES 0,00 0,00 0,00


20


ACUSE DE RECIBO

Form. CONT - 006

PROYECTO:

ENVIADO A FILIAL:

ABONADO A CTA CTE:

BANCO:

CANTIDAD ENVIADA:

M/E. M/NNUMERAL

TIPO DE CAMBIOFECHA:

LITERAL:

INFORMACIÓN CONFIRMADA

SUMA RECIBIDA: M / E. M / N.

FECHA DE RECEPCIÓN:

Certifico la recepción del dinero aportado:

Destinado para la actividad:

Para lo cual firmo la presente:

Aclaración de la firma:

Cargo:

Al de 2010

NOTA IMPORTANTE: Lamentaremos no efectuar la siguiente transferencia mientras no se devuelva el presente acuse de recibodebidamente firmado y sellado.

SELLLO FILIAL Vo Bo PRESIDENCIA FILIAL CRUZ ROJA



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Form. CONT - 008

FINANCIADOR:ACTIVIDAD:

LUGAR DE REALIZACIÓN DE LA ACTIVIDAD Y FECHAS DE DURACIÓN:

COORDINADOR / RESPONSABLE Vo. Bo. PRESIDENCIA

MONTO RECIBIDO

Fecha deemisión

No. de facturao recibo

Emisor - Proveedor oBeneficiario Concepto

TOTALES 0,00

Importe en Bs. Tipo decambio Importe en $us.

0,00


JUSTIFICACIÓN DE INGRESOS Y GASTOS

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CONCILIACIÓN BANCARIA

Form. CONT - 020

BANCO BISA(Expresado en Bolivianos)

ESCUELA DE AUXILIARES DE ENFERMERÍA

CORRESPONDIENTE AL PERIODO DEL:

CUENTA No: 41201 - 004 - 3

01 AL 30 DE SEPTIEMBRE DEL 2010

CONCEPTO

SALDO DISPONIBLE AL 30 DE SEPTIEMBRE 210 13.039,48

SEGÚN LIBRETA

13.839,48

SEGÚN EXTRACTO

Saldo al 31 - 08 - 10 2.641,60 4.428,15

Ingresos del periodo 56.750,00 56.750,00

Intereses del periodo 0,23 0,23

Egresos del periodo 46.352,35 46.379,25

ITF del periodo 0,00 0,00

SALDO AL 30 DE SEPTIEMBRE DEL 2010 13.039,48 14.799,13

MENOS CHEQUES GIRADOS NO COBRADOS:

08/9/10 CH.No 1630 Amalia Sucre Ibañez 378,65

30/09/10 CH.No 1651 Alvarado Ponce Vela 959,65581,00

La Paz, 30 de septiembre del 2010

TESORERA PRESIDENTE

AUXILIAR CONTABLE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS



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S. P. I. F(SISTEMA DE PRESENTACIÓN DE INFORMES PARA TODA LA FEDERACIÓN)

Tiene por objeto efectuar el seguimiento de datos esenciales de las Sociedades Nacionales y de la Secretaría ypresentarlos en forma fiable, con miras a mejorar el desempeño y la rendición de cuentas del Movimiento en su calidadde actor mundial en el ámbito financiero.

BENEFICIOS

• Mejora la Gestión de los programas.• Fomenta el aprendizaje institucional.• Promueve la labor de la Federación.• Celebra nuestros logros y progresos.• Afianza la transparencia en distintos niveles.

METODOLOGÍA

Se utiliza métodos mixtos, con enfoques cualitativos y cuantitativos, con 3 fuentes de datos:

• 7 indicadores indirectos• Informes y• Evaluaciones Periódicas

INDICADORES INDIRECTOS

1)

2)

3)

4)

5)

Número de personas que ofrecen voluntariamente su tiempo (que han dedicado al menos 4 horas de trabajo voluntariodurante el periodo anual del informe, personas que han trabajado voluntariamente sin remuneración para apoyarla prestación de servicios de una Sociedad Nacional).

Número de empleados remunerados (personas que trabajan con una Sociedad Nacional o la Secretaría por tres mesescomo mínimo y perciben remuneración).

Número de personas que donan sangre (personas que han donado sangre al menos una vez durante el periodo delque se informa).

Número de unidades locales (Filiales Departamentales y Municipales de la Sociedad Nacional que trabajan directamentecon la comunidad, se incluye la Sede Central).

Número de personas alcanzadas (Receptores directos e indirectos y personas cubiertas por servicios de: respuestaen casos de desastres, servicios de largo plazo y programas de desarrollo).

••

•

Receptores directos de algún servicio que se pueden contar en el punto de prestación.Receptores indirectos que no se pueden contar directamente, reciben servicios sin relación directa. (mensajesradiofónicos).Personas cubiertas a las que se dirige un programa que no produce un beneficio inmediato. (sistema alertatemprana).

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6)

7)

INFORMES

• Informes anuales de las Sociedades Nacionales.• Informes de la Secretaría respecto del desempeño.

EVALUACIONES PRELIMINARES

• Evaluaciones de los programas.• Autoevaluaciones de la Sociedad Nacional.• Encuestas en cooperación bilateral.• Evaluaciones sobre Sociedades Nacionales eficientes.• Programas de Principios y Valores.

PERIODICIDAD DEL SPIF

Los datos deben presentarse anualmente, en el mes de junio posterior al periodo del informe.

No obstante, los sistemas de recopilación y seguimiento de datos deberían funcionar en forma permanente comoparte de la buena gestión de los programas y de una eficiente labor de la comunicación interna en las SociedadesNacionales.

Cuantía total de ingresos recibidos (Valor del dinero, los bienes físicos y los servicios que recibe una Sociedad Nacionaldurante el ejercicio económico; cualquiera que sea su origen).

Cuantía total de gastos (Valor del dinero, los bienes físicos y los servicios en los que gasta una Sociedad Nacionaldurante el ejercicio económico).

Somos una organización humanitaria de carácter voluntario, sin finesde lucro, que basada en siete principios fundamentales y un emblemareconocido internacionalmente, contribuye a mejorar la calidad devida de las personas más vulnerables, promoviendo el desarrollo desus capacidades.

MISIÓN

Ser una organización participativa y de desarrollo, que incrementala generación de recursos propios, con un voluntariado fortalecido,generando gestión eficiente y efectiva, prestando servicios de calidad.

VISIÓN

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