CRUZ Capítulo 2 37

T1 2 ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

T2 Concepto de organización

Toda empresa, sea pequeña, mediana o grande, debe aplicar el proceso administrativo (previsión, planeación, organización, integración, dirección y control), para que su función sea eficiente; ello le permitirá crear una estructura interna eficaz en la que se enmarquen, deleguen, coordinen y controlen todas las actividades de la empresa.

Tal es el caso del departamento de compras, cuya importancia en las empresas, sean productoras de bienes u ofrecedoras de servicios, demanda de éstas especial atención en su organización.

37

Objetivo general:

Al término de este capítulo, el lector comprenderá la importancia de la estructura

organizacional de las empresas, los sistemas de organización y planeación, así como

el procedimiento lógico de compras.

CRUZ Capítulo 2 38

En sentido general, debe entenderse por organización aquella entidad social en la que varias personas interactúan con el propósito de alcanzar objetivos específicos. También debe entenderse que al organizar una empresa, se armonizan todos los recursos con que cuenta (humanos, materiales e intangibles) para la consecución de sus objetivos, hasta convertirla en un sistema en el cual se proyecten y controlen todas las funciones de la empresa, asegurando el mejor rendimiento de todos los recursos disponibles.

De lo anterior se puede concluir que la organización de una empresa permite establecer un sistema con características de funcionalidad y orden, y coordinar y controlar sus funciones con eficiencia, asegurando el rendimiento adecuado de todos los recursos disponibles --materiales, humanos o intangibles--, todo ello con el propósito de alcanzar sus metas mediante una estructura organizacional precisa que clarifique una división de actividades y muestre cómo se relacionan éstas, el grado de especialización que alcanzan y su jerarquía o autoridad.

T3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La estructura organizacional es la interrelación de las partes que componen una empresa; especifica la división

38

CRUZ Capítulo 2 39

de actividades y muestra la relación entre funciones o actividades, y tiene como elementos fundamentales:

• La especialización de actividades: que es la agrupación en unidades de trabajo, también llamada departamentalización.

• La estandarización: que uniforma de manera congruente las instrucciones y normas a partir de políticas y procedimientos hacia los subordinados.

• La coordinación: que posibilita la armonía y coincidencia de todas las actividades de la empresa para alcanzar sus objetivos.

• El tamaño: con él se determina si una empresa es pequeña, mediana o grande, y bajo qué sistema trabajará: centralizado, descentralizado o mixto.

En otras palabras, mediante la estructura organizacional se puede visualizar fácilmente si la empresa se maneja bajo un sistema centralizado, descentralizado o mixto para la toma de decisiones; además, permite que sus actividades se hagan a los costos más bajos y con excelente calidad, en el momento más oportuno y procurando que se realicen en forma constante para estar en posibilidades de competir con otras empresas.

Cabe mencionar que, en principio, para lograr una adecuada organización del departamento de compras, se deben considerar los siguientes aspectos.

39

CRUZ Capítulo 2 40

• Objetivos. Determinar con claridad los objetivos del departamento de compras, que indiscutiblemente serán congruentes con los de la empresa.

• Funcionalidad. El trabajo debe ser coordinado para alcanzar los objetivos propuestos.

• Organización. Se deberá establecer el tipo de organización que más se adapte a las necesidades y propósitos de la empresa y crear la estructura organizacional que defina el sistema bajo el cual trabajará (centralizado, descentralizado o mixto).

40

CRUZ Capítulo 2 41

Figura 2.1

41

PUNTO DE

RECOM-PRA

8

7

DIAGRAMA DE FLUJO DEL ÁREA DE COMPRAS

CONTROL DE MÁXIMOS Y

MÍNIMOS RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS

REQUISICIÓN

DPTO. DECOMPRAS

RECIBE,REGISTRA, CLASIFICA

REQUISICIONES

LOCALIZA FUENTES

PROVEEDORAS

SOLICITA COTIZACIONES A PROVEEDORES

ELABORACUADRO

COMPARATIVODE

COTIZACIONES

NEGOCIA CONDICIONESDE COMPRA

SELECCIONA PROVEEDOR

SEGUIMIENTODE ÓRDENES DE COMPRA

NO

SÍ

1

2

MERCANCÍA

PROPORCIONA COTIZACIONES.

NEGOCIA PRECIOS.ENTREGA MERCANC.

EFECTÚA COBROS

5

3

ORDEN DECOMPRA

4

FACTURA

REPORTA LAS COMPRAS AL

DEPTO. DECONTABILIDAD

6

ENTREGADE

CHEQUES

ELABORACHEQUES Y

EFECTÚAPAGOS

REGISTRACONTABLEMENTE

Y AUTORIZAFACTURAS

TER

MIN

ACI

ÓN

INICIO

ALMACÉN

CONTROL DE MÁXIMOS Y

MÍNIMOS RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS

ALMACÉN

PROVEEDOR

CAJA

DEPTO. DECONTABILIDAD

ORDEN DEPAGO

CRUZ Capítulo 2 42

T3 Tipos de Organización

Los tipos de organización convencionales pueden ser de gran ayuda para los hombres de negocios sin experiencia, pues con ellos podrán determinar, controlar y definir niveles de autoridad.

• Lineal. De arriba hacia abajo.

• Funcional. Delegar en otra persona determinada autoridad que normalmente ejerce un gerente de línea; actividades limitadas y bien definidas.

• De asesoría o staff. Estructura organizacional con apoyo de especialistas para la toma de decisiones.

• Combinado. Con autoridad lineal de arriba hacia abajo y apoyados en especialistas para la toma de decisiones.

Si no se adopta ninguno de los tipos convencionales de organización establecidos, cada empresa puede definir su propia estructura de acuerdo con sus características.

42

CRUZ Capítulo 2 43

T2 ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Ya se ha mencionado que las compras en una empresa moderna presuponen, como mínimo, un departamento de compras responsable de esta actividad y personal idóneo para cumplir en forma adecuada con los objetivos de la compañía.

Cómo estructurar u organizar este departamento, dependerá de la magnitud de la empresa y de lo complejo que resulte la tarea de compras.

En una empresa pequeña se entiende que el volumen de compras es mínimo y poco heterogéneo, por lo que se puede organizar de tal forma que dicha función

43

Conceptos básicos

- La aplicación del proceso administrativo permite a las empresas funcionar con

eficiencia.

- La adecuada organización de una empresa permite conocer sus características

de funcionalidad y orden.

- La estructura organizacional tiene como elementos fundamentales:

especialización de actividades, estandarización, coordinación y tamaño de la

empresa.

- Cada empresa puede establecer su propia estructura organizacional en virtud de

sus características.

CRUZ Capítulo 2 44

recaiga en una sola persona con un asistente que le auxilie para realizar trabajos complementarios; este tipo de organización no implica ningún problema y se trabaja de manera centralizada.

En una empresa mediana, donde la actividad de compras es más compleja, la organización deberá ser de otra índole y con personal más capacitado y, en algunos casos, con cierto grado de especialización; se puede trabajar con un sistema centralizado o descentralizado.

En una empresa grande, donde la tarea de compras es más amplia y especializada, la organización de este departamento deberá estar bien definida en cuanto a sus funciones, procedimientos, políticas y objetivos, y dependiendo de su naturaleza, se puede establecer una organización centralizada, descentralizada o mixta.

Es obvio que en el mundo de los negocios existen empresas de muy diversas características. En México, del total de empresas, aproximadamente 99.8%1 son micro, pequeñas y medianas, consideradas así por el número de empleados que manejan y el tamaño de sus ventas; el porcentaje restante lo representan empresas grandes.

Sin embargo, todas tratan de alcanzar los objetivos que se han propuesto, organizándose bajo estructuras que a su juicio son las más adecuadas.

Muchas de las microempresas se apoyan, para su organización, en la experiencia e intuición de sus

44

CRUZ Capítulo 2 45

propietarios o socios, otras deciden apoyarse en especialistas, y las menos tienen una organización más formal donde claramente se observa que su estructura organizacional es compleja y funcional, con modelos propios para el logro de sus objetivos.

En las empresas medianas los socios normalmente ocupan los cargos de dirección más importantes, aun sin tener la experiencia que ello requiera; la razón, cuidar su inversión y no correr riesgos.

En las empresas grandes es común que los puestos directivos sean ocupados por verdaderos especialistas, con experiencia, capacidad y astucia, entre otras aptitudes, y los socios son los que conforman el consejo de administración, con todas las facultades para modificar la estructura organizacional de su empresa, si a su juicio consideran que ello les permite alcanzar sus objetivos. Estas empresas, en mayor o menor grado, tratan de alcanzar sus objetivos mediante una adecuada organización.

<nota a pie de página>1 Información proporcionada por el INEGI en sus censos económicos del

2003, señala que en México existían en ese entonces más de 3 millones de

unidades económicas.

Todas las empresas que se dedican a los negocios inician con un plan, dinero, recursos humanos, materiales, grandes objetivos y mucho entusiasmo; su preocupación primordial es que su inversión les reditúe grandes ganancias, por lo tanto, hacen planes y se

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CRUZ Capítulo 2 46

organizan o tratan de organizarse, y es aquí precisamente donde surgen los primeros problemas, porque si son dos socios, seguramente ambos pretenderán el mismo objetivo, pero a veces desean alcanzarlo de diferente manera, de tal suerte que existen opiniones diferentes y terminan por organizarse según la experiencia e intuición de alguno de sus propietarios.

Ahora bien, si hay un mayor número de socios, el problema aumenta en virtud de los intereses y opiniones contrarios que tienen, por lo que, para alcanzar sus objetivos, toman modelos de organización de otras empresas.

Si todo resulta bien, la empresa tendrá un sano crecimiento y buenas utilidades; si no fuera así, lo más probable es que la empresa cierre o quiebre y los socios pierdan su inversión, obteniendo solamente una experiencia más, que en el próximo negocio les servirá quizá para optar por una mejor organización.

46

CRUZ Capítulo 2 47

Figura 2.2 Organización interna deun departamento de compras

47

SUBJEFE DE COMPRAS

JEFE DE COMPRAS

COMPRADOR DE ARTÍCULOS DE

OFICINA E IMPRESOS

EMPLEADO ARCHIVO, CO-

RRESPONDENCIA, SEGUIMIENTOS

COMPRADORDE

SUC. “A”

COMPRADORDE

MÁQUINAS

COMPRADORDE

PINTURAS

CRUZ Capítulo 2 48

T3 EL PERSONAL DE COMPRAS (ética)

El personal que realiza funciones de compras es muy vulnerable cuando se trata de cuestiones de ética. Lo anterior obedece a las cantidades de dinero que maneja o a las partidas presupuestales de su área cuando son compras que efectúa el Estado, por razón de las adquisiciones que realiza y por el trato continuo con fuentes externas a la compañía. El personal de compras debe actuar con una conducta libre de toda sospecha al realizar las adquisiciones, lo cual significa que está obligado a cumplir ciertas normas éticas, como las siguientes:

• Honradez

• Integridad

• Equidad

• Probidad

• Responsabilidad

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CRUZ Capítulo 2 49

También en materia de compras, el personal de dicho departamento, debe actuar con cortesía y lealtad hacia los proveedores, sin olvidarse de manejar los valores éticos mencionados; además, el comprador no debe someterse a obligaciones especiales con los proveedores por razón de las excesivas atenciones que tuvieran con él, aun cuando pudieran considerarse dentro de las llamadas "cortesías comerciales".

Sin embargo, los artículos nombrados como de propaganda, pudieran constituir una excepción a los obsequios que hacen las compañías proveedoras, en una expresión genuina y de buena voluntad hacia los compradores por la relación y los tratos continuos con ellos; pero no se debe olvidar que éstos en exceso, pueden interpretarse como actos inmorales.

Lo anterior puede evitarlo el responsable de compras dándole transparencia y eficacia a sus funciones con la creación de un comité de compras.

T3 EL COMITÉ DE COMPRAS

Dicho comité es común en empresas grandes, aunque no se limite a ellas, y se constituye por acuerdo de los consejos de administración de las mismas, integrándose con directivos de otras áreas relacionadas con el área de compras.

Este comité tiene como propósito fundamental establecer mecanismos de coordinación necesarios que

49

CRUZ Capítulo 2 50

permitan el desarrollo transparente y eficaz de las actividades del área, y además consolidar debidamente la organización de las distintas acciones que concurren en el desarrollo de los planes de la empresa. Frecuentemente están conformados por las siguientes áreas:

• El director general de la empresa

• Finanzas

• Producción

• Contabilidad

• Compras

• Almacén

• Crédito y cobranzas, entre otros

50

CRUZ Capítulo 2 51

Algunas atribuciones del comité de compras son:

Establecer las bases sobre las cuales deben formularse las adquisiciones derivadas del presupuesto.

Aprobar o modificar, según sea el caso, los programas de adquisiciones.

Establecer políticas y normas que deben observarse en las adquisiciones y selección de proveedores.

Establecer las bases para la estandarización de maquinaria y equipos.

Vigilar el funcionamiento estricto de las adquisiciones.

Evaluar los resultados obtenidos en la ejecución del programa integral de adquisiciones.

• Recomendar la rotación o reorganización del comité para darle la debida transparencia a todas las compras de la empresa.

51

CRUZ Capítulo 2 52

<entra recuadro de conceptos>Conceptos básicos

- El personal de compras debe actuar con honradez, integridad, equidad, probidad y

responsabilidad.

- La creación de un comité de compras le dará transparencia y eficacia a las

funciones de compras.

- El comité de compras aprueba o modifica los programas de adquisiciones y

establece políticas.

T2 SISTEMAS DE COMPRAS

T3 Sistema centralizado

Este concepto tiene dos significados, el primero se refiere a la concentración de autoridad en un departamento; y el otro, más común, al control central de las compras; de ordinario, en las oficinas generales, aunque haya diversas sucursales en distintos lugares.

Las ventajas de este sistema son:

• Un mayor control sobre el volumen de las compras.

• Facilita el control de las piezas compradas, así como la calidad de las mismas.

• Mayores descuentos en grandes volúmenes de compras.

• Utiliza menos personal de compras.

52

CRUZ Capítulo 2 53

• Permite procedimientos uniformes y un mejor control sobre ellos.

• Existe mejor control de inventarios, con la consiguiente disminución de inversiones.

• Evita duplicidad de funciones.

• Los problemas generales son aclarados en una sola entrevista con el comprador.

• Reduce considerablemente el papeleo.

Sus desventajas son las siguientes:

• En situaciones urgentes no siempre se pueden atender rápidamente los requerimientos.

• La pérdida de personal valioso, repercute más en este sistema que en el descentralizado.

El personal que está lejos del punto donde van a utilizarse los artículos es ajeno a los problemas regionales.

• El personal de compras tiene más cargas de trabajo.

• Lentitud al trasladar materiales del almacén general a otras sucursales.

53

CRUZ Capítulo 2 54

• Mermas o faltantes en las transferencias de materiales del almacén general a otras sucursales.

• Gastos adicionales por maniobras de carga y descarga, etc.

54

CRUZ Capítulo 2 5555

Figura 2.3

Estructura

de una organización centralizada

D’1

D’2

D’3

D’1

D’2

D’3

D’1

D’2

D’3

D’1

D’2

D’3

GERENTE DE

SUCURSAL No. 1

GERENTE DE

SUCURSAL No. 2

GERENTE DE

SUCURSAL No. 3

GERENTE DE

SUCURSAL No. 4

INGENIERÍ

A Y

DISEÑO

RELACION

ES PÚBLICAS

INVESTIGACIONES

NORMAS

COSTOS

COMPRAS

PRESIDE

NTE

VICEPRESIDEN

TEDE

PRODUCCIÓN

VICEPRESIDEN

TEDE

FINANZAS

VICEPRESIDEN

TEDE

VENTAS

CRUZ Capítulo 2 56

T3 Sistema descentralizado

En este tipo de organización existen varios grupos independientes de compras que reportan a sus jefes de las plantas o sucursales, sean locales o regionales, en vez de hacerlo a un jefe de adquisiciones general.

Las ventajas de este sistema son:

• En situaciones urgentes se pueden realizar compras en forma más rápida.

• Formar personal más experimentado y especializado.

• Es posible mantener la responsabilidad y la autoridad más cerca de los problemas y permite mayor flexibilidad.

Sus desventajas son las siguientes:

• La empresa tiene menos control sobre las compras regionales.

• No siempre se obtiene la misma calidad de los materiales y piezas compradas.

• Los descuentos son menores.

56

CRUZ Capítulo 2 57

• Se utiliza más personal de compras.

• No se pueden resolver problemas de servicio en una sola entrevista.

• En ocasiones un comprador regional no quiere entregar o transferir materiales que escasean, por temor a que él pueda necesitarlos.

57

CRUZ Capítulo 2 5858

Figura 2.4

Estructura

de una organización descentralizada

C’1

C’2

C’3

C’1

C’2

C’3

C’1

C’2

C’3

C’1

C’2

C’3

DEPARTAMENTO

DE COMPRAS

DEPARTAMENTO

DE COMPRAS

DEPARTAMENTO

DE COMPRAS

DEPARTAMENTO

DE COMPRAS

PRESIDE

NTE

VICEPRESIDEN

TEDE

PRODUCCIÓN

VICEPRESIDEN

TEDE

FINANZAS

VICEPRESIDEN

TEDE

VENTAS

GERENTE DE

SUCURSALNo. 1

GERENTE DE

SUCURSALNo. 2

GERENTE DE

SUCURSALNo. 3

GERENTE DE

SUCURSALNo. 4

CRUZ Capítulo 2 59

Cabe hacer notar que en su mayoría las empresas empiezan con un sistema centralizado y en muchas ocasiones cambian a un sistema descentralizado o mixto cuando se expanden y crecen enormemente y tienen la necesidad de crear divisiones separadas.

T3 SISTEMA MIXTO

Este sistema opera en empresas grandes y con varias sucursales, en las que, por su giro, realizan de manera descentralizada sus compras, ya que esto no afecta mayormente la calidad, precio ni condiciones de pago, y sí les favorece en la continuidad, volúmenes y condiciones de entrega.

Sin embargo, cuando se trata de compras de maquinaria, equipo, inmuebles o inversiones que deben ser aprobadas por el comité de compras, o que la alta dirección considera elevadas, las compras se llevan a cabo de manera centralizada; es decir, que al realizar la misma empresa compras centralizadas y/o descentralizadas, se dice que está operando bajo un sistema mixto.

59

CRUZ Capítulo 2 6060

Conceptos básicos

- El sistema centralizado de compras permite mayores descuentos por volumen de

compra.

- El sistema descentralizado permite realizar compras en forma rápida durante

situaciones urgentes.- Cuando una empresa realiza compras centralizadas y descentralizadas, se dice que

está operando con un sistema mixto.

CRUZ Capítulo 2 61

T2 POLÍTICAS DE COMPRAS

De acuerdo con el Diccionario de la Real Academia Española, la palabra política se deriva del latín, politice y ésta del griego politiqué. Por extensión significa: arte o traza con que se conduce un asunto o se emplean los medios para alcanzar un fin determinado.

Para lograr un buen funcionamiento, el departamento de compras debe establecer sus políticas respecto al sistema de compras que empleará la empresa, sea centralizado, descentralizado o mixto, ya que el mismo afectará a toda una serie de políticas internas, relativas a las líneas de autoridad, procedimiento y relaciones interdepartamentales y definirá el alcance y responsabilidad del departamento de compras.

Cabe mencionar que también las relaciones con proveedores se hallan sujetas a políticas establecidas por la empresa.

Estas políticas deben:

• Reflejar los objetivos y planes del departamento.• Elaborarse por escrito.• Ser flexibles, discretas, sencillas y claras.

61

CRUZ Capítulo 2 62

Los objetivos deben:

• Establecer criterios para tomar decisiones.• Ser una herramienta administrativa.• Delimitar la responsabilidad de compras.• Darse a conocer a todo el personal de compras.• Revisarse y actualizarse periódicamente.

Algunos ejemplos de políticas de compras, son:

• Queda prohibido a los empleados aceptar obsequios o gratificaciones.• Todas las adquisiciones de la empresa deberá realizarlas el departamento de compras• El departamento de compras se reserva el derecho exclusivo de objetar la calidad y tipo de materiales a fin de proteger los intereses de la empresa.• Las requisiciones deberán describir claramente las especificaciones y la fecha en que se requieran los materiales.• Todas las compras superiores a un millón de pesos deberán estar autorizadas por el comité de compras de la empresa.• Todas las importaciones de maquinaria y equipo serán autorizadas por el comité de compras.

62

CRUZ Capítulo 2 63

T3 PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE COMPRAS

El trabajo de compras normalmente se inicia con las requisiciones que hace el almacén, que no son otra cosa que el medio de comunicar las necesidades que tiene otro departamento, por ejemplo producción; además, son comprobantes escritos con la autorización para adquirir el material requerido.

Este proceso tiene por objeto centralizar las responsabilidades, ya que sin él aparecerían dispersas o mal repartidas entre los jefes de producción y demás personas que intervienen en la selección de compras de materiales. Sin embargo, en virtud de la complejidad que esto representa, se tienen que tomar en consideración varios puntos de trascendencia y seguir una secuencia lógica y adecuada en todo el proceso, la cual debe iniciar con:

1. La requisición. Se reciben las requisiciones provenientes del departamento de almacén, debidamente autorizadas.

2. Localización de las fuentes proveedoras. Se identifica a los proveedores que tengan los materiales requeridos en la plaza, región, e incluso en el extranjero.

63

CRUZ Capítulo 2 64

3. La solicitud de cotización. Se solicitan cotizaciones por vía telefónica, fax, correo o a través de mensajero o correo electrónico.

4. La cotización. Documento que envían los proveedores en el que se indican precio, condiciones de entrega, condiciones de pago y garantía, entre otros.

5. Cuadro comparativo. Se elabora un resumen o comparativo de las cotizaciones presentadas por los proveedores.

6. La negociación. Es la etapa más importante del proceso, en ella se negocian las condiciones de pago, entrega, precio, calidad, etc., de los materiales, buscando siempre el beneficio mutuo, a partir de las buenas relaciones humanas y comerciales.

7. Orden de compra o pedido. Se elabora un pedido en firme u orden de compra, al proveedor que ofrezca las mejores condiciones señaladas en el punto anterior.

8. El seguimiento de órdenes de compra. Se establecen formas de control para activar las órdenes de compra fincadas a los proveedores y se vigilan las entregas que éstos realizan.

9. Recepción de materiales. Se reciben las mercancías en el departamento de almacén.

64

CRUZ Capítulo 2 65

10. Comprobación exacta de las mercancías. Se realiza una comprobación exacta de las mercancías recibidas, con el pedido u orden de compra fincada.

11. Envío al departamento de contabilidad de todos los documentos para su pago. Se deben presentar al departamento de contabilidad todos los documentos inherentes a la orden de compra o pedido (factura, orden de compra, acuse de recibo, entre otros), para trámite de pago.

12. Punto de recompra. El departamento de almacén determina el punto de recompra a través del sistema que haya elegido (por ejemplo, máximos y mínimos).

65

CRUZ Capítulo 2 66

Figura 2.5

Recepción derequisiciones

SECUENCIA LOGICA DE UN PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

Localizarfuentes

proveedoras

SolicitarCotizaciones a los proveedores

elegidos

RecibirCotizaciones

Elaborar cuadrocomparativo

de cotizaciones

Establecer un controlde inventarios para

determinar sus“Máximos y Mínimos”y, consecuentemente,

los puntos de recompra

Envío al departamentode contabilidad de

todos los documentosinherentes a la ordende compra fincada a

proveedores

Comprobación delas mercancías

solicitadas, con laorden de compra

expedida por compras

Recepción de lasmercancías en eldepartamento de

almacén

Tráfico realizaseguimiento de

las órdenes de comprahasta la recepciónde las mercancías

Negociar con losproveedores

las condicionesde compra

Elaborar orden decompra o pedidoen firme, a quienresulte favorecido

1 2 3 4 5

6

7

8910

11

12

66

CRUZ Capítulo 2 67

T3 EL MANUAL DE COMPRAS

En las empresas grandes la gerencia de organización y métodos es la que se encarga de estructurar el manual de compras, con el propósito de manejarlo como una herramienta constante de las actividades que realiza el área de compras, manteniéndolo actualizado conforme las circunstancias lo requieran.

El manual de compras proporciona una idea clara, lógica e integral de cómo opera el área de compras y precisa los pasos que deben seguirse invariablemente en cada una de las actividades que realiza.

Sirve como medio de orientación al personal que labora en compras, sobre todo al de nuevo ingreso; con ello se logra la optimización de los recursos humanos que permitirá obtener el máximo beneficio en la realización de las adquisiciones conforme a los lineamientos y objetivos de la empresa.

Normalmente en el manual de compras se deben considerar, entre otros, los siguientes puntos:

• Introducción.• Índice.• Objetivo.• Misión.• Visión.

67

CRUZ Capítulo 2 68

• Estructura orgánica de la empresa y del área de compras.• Políticas. • Procedimientos.• Diagramas de flujo.

• Formatos que se emplearán en compras. • Instructivo para su uso. • Glosario, entre otros.

Lo anterior ayuda a la empresa y le proporciona una razonable seguridad de que las actividades de compras se realizan de la manera que previamente ha precisado la dirección general, el comité de compras o el consejo de administración de las empresas.

Además, su adecuada aplicación proporcionará mayor beneficio que costo y se tendrá la seguridad de que todas las operaciones siguen una secuencia lógica y quedan registradas en forma precisa y fiable, para cuando contabilidad requiera la información que es necesaria en la preparación de sus estados financieros.

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CRUZ Capítulo 2 6969

- Conceptos básicos

- Las políticas de compras deben ser sencillas, claras, flexibles, discretas y reflejar

los objetivos de la empresa.

- El procedimiento de compras debe seguir una secuencia lógica y adecuada para

que sea eficaz.

- El manual de compras es una herramienta de uso constante en el área de compras.

- Dicho manual proporciona una idea clara e integral del departamento de compras.

- También sirve para orientar al personal que labora en compras

- Además, sirve como instrumento para capacitar al personal de nuevo ingreso del

área.

CRUZ Capítulo 2 70

T2 CÓMO PLANEAR LAS COMPRAS DE UNA EMPRESA

Los factores que deben tomarse en cuenta para la planeación del departamento de compras de una empresa industrial, difieren de los que se consideran en una empresa que únicamente comercializa productos terminados.

En el caso de una empresa industrial, el departamento de producción determinará la frecuencia y cantidad de materias primas que deban adquirirse, en razón de la labor que haya realizado el departamento de ventas, por lo que será necesario que en almacén haya materias primas suficientes para no interrumpir o paralizar las actividades del departamento de producción.

En el caso de una empresa que solamente se dedica a la comercialización de productos, las compras y el volumen de las mismas se determinarán básicamente por las condiciones de pago y el ritmo de las ventas; es decir, la fórmula ideal sería no tener inventarios de tal suerte que los productos se desplacen en el mismo periodo pactado para su pago.

Para una planeación adecuada de las compras de una empresa, se debe seguir una regla juiciosa; las adquisiciones empíricas en la actualidad ya no tienen razón de ser. En las empresas importantes las compras deben basarse en métodos científicos y racionales, de manera que puedan realizarse de modo correcto.

70

CRUZ Capítulo 2 71

Para ello es de utilidad el pronóstico, que como lo define el Diccionario de la Real Academia Española, significa:acción y efecto de pronosticar = predicción de las cosas futuras por medio de señales observadas; es decir, el pronóstico es un indicador que permite hacer conjeturas para tratar de determinar cuándo y cuánto se debe comprar y así encontrar el equilibrio adecuado entre ambos términos.

Ahora bien, si se utilizan algunas técnicas cuantitativas para pronosticar las compras futuras de una empresa, se podría partir, en principio, de la referencia del consumo del último periodo anterior para prever existencias.

En este sentido, es conveniente atender los siguientes ejemplos:

Método de consumo del último periodo

Consumo de materiales en 2005, 10 toneladas.

Por lo tanto, para 2006 se estima un consumo similar de 10 toneladas, lo que permitirá prever compras iguales al último periodo anterior.

71

CRUZ Capítulo 2 72

Método de promedio móvil Año Toneladas 2001 10 2002 20 2003 30 2004 40 2005 50 150 entre 5 igual a 30

En este ejemplo se observa que las cantidades consumidas en los últimos cinco años son diferentes y el promedio ha sido de 30 toneladas; por lo tanto, para 2006 se estima que se consumirán 30 toneladas, lo que permitirá prever compras mínimas de 30 toneladas, más alguna reserva intocable para cubrir contingencias.

Análisis de Pareto2

También un buen indicador para diseñar una adecuada planeación de compras, es la consideración del análisis de Pareto, también conocido como análisis de A B C, en virtud del examen minucioso que se realiza con los diversos artículos existentes en almacén, clasificados en tres

<entra pie de página>2 Pareto, Wilfredo (1848-1923). Economista y sociólogo italiano que basó su principio de que la mayor parte de la inversión de los materiales se concentra en un pequeño número de artículos. Defendió su tesis del valor y la legitimidad del concepto de equilibrio general, considerando la interdependencia general de todas las variables económicas. Diccionario Enciclopédico Bruguera, 1979.

72

CRUZ Capítulo 2 73

grupos (A, B y C), aquí la base del análisis es el valor que tienen los artículos consumidos. Por ejemplo:

• Si todos los artículos del inventario se enlistan y para cada artículo se procede a multiplicar el costo unitario por la cantidad que se utiliza en un año determinado, se obtendrá el valor de consumo anual.

• Si se clasifican dichos artículos conforme a su valor, se obtendrá un listado de todos los que se tienen en el inventario, ordenados conforme a su valor.

Por lo tanto, se observa que aproximadamente 70% del costo de los materiales es atribuible a 10% de los artículos almacenados, que se denominan artículos tipo A.

Los artículos tipo B se consideran intermedios; representan 20% del valor de consumo y constituyen también 20% de los artículos almacenados.

Los artículos tipo C son heterogéneos y de poco valor; son muy numerosos y muestran una parte insignificante del costo de los materiales almacenados, además de tener una rotación lenta y que siguiendo con el ejemplo, representan 10% de ellos. Por lo tanto, este análisis permite concluir que la mayor atención debe estar en los artículos tipo A, estableciendo controles estrictos, formas precisas y adecuadas para las compras que realice una empresa, en virtud de la inversión que representan.

73

CRUZ Capítulo 2 74

Figura 2.6

74

CRUZ Capítulo 2 75

También pueden planearse de acuerdo con su uso e importancia en:

• Artículos que se consideran como indispensables (materias primas).

• Artículos de consumo inmediato o directo, que no necesitan almacenamiento (mobiliario y equipo de oficina).

• Artículos de consumo esporádico o con fines muy particulares; su almacenamiento es mínimo y transitorio (refacciones para el departamento de producción o mantenimiento).

<entra recuadro de conceptos>

Conceptos básicos

- Las compras deben basarse en métodos científicos y seguir una regla juiciosa.

- Un buen indicador para planear las compras de una empresa es el análisis de

Pareto o de ABC.

T2 LA FUNCIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

La función de este departamento es de suma importancia, casi estratégica, y su ejercicio eficaz constituye una parte vital para el éxito comercial de las empresas.

75

CRUZ Capítulo 2 76

En las organizaciones industriales, comerciales o de servicios, es práctica común organizar la función de compras en un departamento especializado que depende, la mayoría de las veces, de la dirección general.

Cabe señalar que un sistema de compras se compone de las funciones que a continuación se enlistan y siguen una secuencia lógica:

1. Adquisiciones

• Precio.

• Calidad.

• Cantidad.

• Condiciones de entrega.

• Condiciones de pago.

• Servicios posventa.

2. Guarda y almacenaje

• Recepción.

76

CRUZ Capítulo 2 77

• Verificación en cuanto a dimensión, peso y medida.

• Clasificación.

• Inventario.

3. Proveer a producción

• Tipo de material, o clase.

• Cantidad.

• Dimensiones, peso y medida.

Por otra parte, las adquisiciones son una práctica comercial que depende de diversas circunstancias:

1. Fuente de aprovisionamiento

• En el país.

77

CRUZ Capítulo 2 78

• En el extranjero.

2. Clase y costo de transporte

• Terrestres.

• Marítimos.

• Aéreos.

3. Condiciones y cotizaciones de los mercados

• Procedencia agrícola. Dependen de las cosechas, abundantes o escasas de los mismos y de su existencia, que determinan la oferta y la demanda.

• Si son de extracción minera. Las cotizaciones pueden fluctuar según la zona de explotación, las clases de los materiales y el costo de la mano de obra.

• Si proceden de otras industrias. Los precios pueden depender de su grado de transformación, de la oferta y la demanda de los productos, atendiendo principalmente a su calidad y existencias, así como a las circunstancias referidas en los dos incisos anteriores.

• Es oportuno mencionar que entre los aspectos esenciales a considerar en las compras, está el

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análisis de valor, directamente relacionado con el precio, en cuyo caso el comprador debe analizar también las características técnicas de los materiales conjuntamente con el precio de compra.

Dicho en otras palabras, el análisis de valor, es una investigación o revisión integral de las materias primas o materiales comprados.

Lawrence D. Miles,3 quien acuñó el término análisis de valor, lo define como:Un enfoque ordenado y creativo que tiene como objetivo la identificación, de una manera eficiente, de los costos innecesarios; o sea de aquel costo que no aporta calidad, utilidad, vida, apariencia, ni ventajas para el cliente.

Por ejemplo, el tamaño de los materiales, el empaque de los mismos, las modificaciones en los tiempos de entrega, la apariencia de los mismos, no alteran la calidad, ni proporcionan ventajas para el cliente, que en este caso es el departamento de compras.

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Conceptos básicos

- La función del departamento de compras es vital para las empresas.

- El análisis de valor, consiste en revisar de manera integral todos los atributos de

los materiales comprados para evitar costos innecesarios.

- El análisis de valor, está relacionado directamente con el precio.

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<entra pie de página>3 Gerente del departamento de servicio de valor de General Electric, E.U.A., Administración de compras y abastecimientos. P.J.H. Baily, p. 328.

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T? CUESTIONARIO

1. ¿Por qué el departamento de compras demanda especial atención cuando se tratar de organizar la empresa?

2. ¿Cuáles son los elementos fundamentales de la estructura organizacional?

3. ¿Qué aspectos debe considerar el departamento de compras para su adecuada organización?

4. Con los conocimientos adquiridos, indique cómo quedaría organizado el departamento de compras en una empresa pequeña, mediana o grande.

5. ¿Qué conducta debe observar el personal que labora en el área de compras?

6. ¿Qué normas éticas debe cumplir el personal de compras?

7. ¿Qué funciones realiza el comité de compras?

8. ¿Cómo puede integrarse un comité de compras?

9. Explique a qué se llama sistema centralizado de compras e indique ventajas y desventajas del mismo.

10. Explique a qué se llama sistema descentralizado de compras e indique ventajas y desventajas del mismo.

11. Explique a qué se llama sistema mixto de compras e indique en qué empresas tiene aplicación.

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12. ¿Cuáles deben ser las características de las políticas de compras?

13. Cite algunos ejemplos de políticas de compras.

14. ¿Cuál es el procedimiento que debe seguirse para la realización de compras?

15. ¿Qué puntos deben considerarse en el manual de compras?

16. ¿Qué función tiene el manual de compras?

17. ¿Qué aspectos se deben considerar al planear las compras de una empresa?

18. Explique en qué consiste el método de consumo del último periodo.

19. Explique en qué consiste el método del promedio móvil.

20. Explique en qué consiste el análisis de ABC.

21. En términos generales, ¿cuál es la función del departamento de compras?

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