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Módulo 5: El valor acumulado y seguimiento del proyecto

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Elizabeth Tello Aragón

Instituto de Informática - INFOPUC

Índice Tema 1: El valor acumulado y seguimiento ........................................................................ 3 1.1 Emitiendo la curva S inicial del proyecto ........................................................................ 3 1.2 Introducción al valor acumulado ..................................................................................... 7 1.3 Metodología de cálculo del valor acumulado ............................................................... 10 1.4 Actualización del progreso de las tareas ...................................................................... 15 1.5 Actualización de las asignaciones ................................................................................ 24 1.6 Reprogramación ........................................................................................................... 36 1.7 Actualización de los costos .......................................................................................... 39

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Control de Proyectos con MS Project 2010

Pontificia Universidad Católica del Perú

Tema 1 El valor acumulado y seguimiento

Introducción al tema • El valor acumulado es una de las herramientas más útiles en el

proceso de seguimiento y control del proyecto porque nos permite evaluar el progreso del mismo.

• En la sección anterior definimos la línea de base que nos permite

registrar la duración planificada, trabajo planificado y costo planificado, este último parámetro nos permitirá compararlo con el trabajo actual desarrollado para conocer cómo sigue el presupuesto del proyecto.

• En esta sección, para trabajar con el valor acumulado, empezaremos a

completar una parte del trabajo del proyecto.

1.1 Emitiendo la curva S inicial del proyecto

Ideas clave En esta sección realizaremos la emisión de la curva S inicial que nos permitirá saber gráficamente cual es el valor planificado del costo acumulado del proyecto.

• Utilizaremos el insumo ejercicio5a.mpp que se encuentra en la plataforma educativa

Paideia PUCP, en el cual ya tenemos registrado una línea de base. • Verificamos entonces la información del proyecto en la pestaña Proyecto opción

Información del proyecto.

• En la ventana de Información del proyecto verificamos que la fecha de control

conocida como Fecha de estado se encuentre fijada en la fecha de fin del proyecto para sacar toda la curva S:

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• Luego de verificar la Fecha de estado procedemos a preparar el informe de la curva S, para lo cual vamos a la pestaña Proyecto y elegimos la opción Informes visuales.

• Inmediatamente veremos una ventana con el título Informes visuales: Crear informe y

elegimos la opción Informe de horas extra del valor acumulado:

• Antes de proceder a ejecutar el informe lo editaremos, para esto hacemos clic en el botón Editar plantilla...

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• En la siguiente ventana solo elegiremos el campo Valor planeado y hacemos clic en el botón Editar plantilla:

• La gráfica inicial que obtenemos es la siguiente:

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• Automáticamente el Microsoft Excel se inicia y muestra que la gráfica anterior proviene de una tabla dinámica en la cual, si expandimos su información, vemos que los cambios se ven reflejados en la gráfica como se muestra a continuación:

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• El resultado es el siguiente:

1.2 Introducción al valor acumulado

Ideas clave • En esta sección revisaremos algunos conceptos y fórmulas que

involucra la definición de valor acumulado. • Las formulas y definiciones que utiliza el valor acumulado están

contenidas en las tablas que nos brinda el MS Project y son parte de todo operativo de control de cronograma.

• Además revisaremos qué configuración se debe tener en cuenta para

el cálculo del valor acumulado y cómo podemos modificarla para que se ajuste a la naturaleza del proyecto.

• Cuando trabajamos con el valor acumulado debemos haber realizado los siguientes

pasos: § Definir el alcance de nuestro proyecto § Realizar la planificación del cronograma § Realizar los ajustes necesarios § Guardar la línea de base de nuestro proyecto § Ingresar el progreso del proyecto

• Conforme avancemos en el progreso del proyecto quizás solo sean necesarios los 3 últimos pasos anteriores, si es que no hay algún cambio o redefinición del proyecto.

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• La siguiente tabla explica la definición de los valores que son usados en MS Project

para representar los campos del valor acumulado:

Abreviaturas Campos del valor acumulado Definición

BCWS o PV (Inglés) CPTP o VP (Castellano)

Costo Presupuestado de los Trabajos Programados (CPTP) o Valor Planeado (VP)

Costo de la tarea de acuerdo con la tasa estándar de los recursos y los costos fijos.

BCWP o EV (Inglés) CPTR o VG (Castellano)

Costo Presupuestado de los Trabajos realizados (CPTR) o Valor ganado (VG)

Indica cuánto presupuesto de una tarea debería haberse gastado hasta el momento.

ACWP o AC (Inglés) CRTR o CA (Castellano)

Costo Real del Trabajo Realizado

Es el costo actual o real de la tarea.

SV (Inglés) o VP (Castellano) Variación de la Programación CPTR – CPTP o

EV - PV

CV (Inglés) o VC (Castellano) Variación de los Costos CPTR – CRTR o

EV - AC

SPI (Inglés) o IRP (Castellano)

Índice de rendimiento de la programación

CPTR / CPTP o EV/PV

CPI (Inglés) o IRC (Castellano)

Índice de rendimiento del costo

CPTR/CRTR o EV/AC

BAC (Inglés) o CPF (Castellano)

Presupuesto del proyecto en el momento de la finalización

Muestra una estimación de los costos totales

EAC (Inglés) o CEF (Castellano) Costo estimado al finalizar CRTR + (CPF - CPTR) / IRC o

AC + (BAC – EV)/CPI

VAC (Inglés) o VAF (Castellano) Variación al finalizar BAC - EAC

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• Nuestro indicadores son:

• Si las variaciones (VP y VC) al mismo tiempo, o alguna de ellas es igual a cero, significa que respetamos los pronósticos en costo y/o programación.

• A continuación se muestra el gráfico de la curva S con las fórmulas mencionadas en la tabla anterior.

VP + y VC - El proyecto está

adelantado pero hemos sobrepasado el costo .

VP+ y VC + El proyecto está

adelantado y hemos ahorrado costos.

VP - y VC - El proyecto está atrazado y hemos sobrepasdo el

costo.

VP - y VC + El proyecto está

atrasado pero hemos ahorrado en costos.

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• En el grafico anterior podemos observar lo siguiente para la fecha de estado:

§ Presupuesto (CPF) = S/. 3,000 § Valor Planeado (CPTP)= S/. 1,200 § Valor Acumulado (CPTR) = S/. 1,000 § Valor Real (CRTR) = S/. 1,500 § Variación de la programación (VP) = -S/. 200 § Variación del costo (VC) = -S/. 500 § Variación al finalizar (VAF) = -S/. 1,000

• Según las variaciones tenemos un proyecto atrasado y con sobre costos hasta la

fecha de estado.

1.3 Metodología de cálculo del valor acumulado

Ideas clave • En esta sección revisaremos la metodología que MS Project utiliza

para el cálculo del valor acumulado: § % completado § % físico completado

• Además propondremos una operativa que lo ayudará en la toma del

control y seguimiento de su proyecto en las fechas de estado.

• MS Project cuenta con 2 métodos para calcular el valor acumulado:

§ % completado § % físico completado

• Como valor predeterminado MS Project utiliza el primero. • El % completado puede ser ingresado manualmente o puede ser calculado

automáticamente por el mismo MS Project dependiendo de la forma en que se realice el seguimiento del trabajo real.

• En cambio el % físico completado es siempre introducido manualmente y se utiliza

cuando el % completado no ofrece una medida precisa del trabajo realmente realizado o del trabajo restante.

• Podemos comprender mejor los conceptos anteriores utilizando el siguiente ejemplo:

§ Tenemos un proyecto de construcción de un muro de piedra compuesto por 100 piedras apiladas en columnas de 5 filas.

§ La primera fila se construye en 20 minutos § La segunda en 25 minutos § La tercera en 30 minutos § La cuarta en 35 minutos § La última en 40 minutos

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§ En total se toma un tiempo de 150 minutos § Si utilizáramos el método de % físico completado en la 3a fila estaríamos en un

60% del proyecto (60 de 100 piedras) § Pero si lo medimos por % completado estaríamos en 50% (75 minutos de 150

minutos). • Del ejemplo anterior podemos comprender que dependiendo como se pague el trabajo

(piedras u horas) se elegirá % trabajo físico o % completado.

• Para configurar el método de cálculo de valor acumulado en el MS Project vamos a la pestaña Archivo y hacemos clic en Opciones.

40 minutos 35 minutos

30 minutos

25 minutos

20 minutos

En total la obra tomará 150 minutos

% físico completado = 60% se ha completado 3 filas de 5. % completado = 50% se ha usado 75 minutos de 150.

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• Luego en la ventana Opciones de Project, elegimos la opción Avanzado y buscamos la sección Opciones de valor acumulado para este proyecto:

• En el siguiente cuadro de diálogo podemos cambiar Método predeterminado del valor acumulado de tarea por % completado o % trabajo físico:

• Luego de completar la configuración de valor acumulado y aplicarla en la línea de base

que deseamos, hacemos clic en el botón Cerrar. • La configuración anterior se aplicará a toda tarea nueva que se ingrese en el proyecto.

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• Si deseamos realizar la misma configuración para algunas tareas entonces iremos a la

ventana Información de la tarea.

• En la ventana Información de la tarea elegiremos la pestaña Avanzado y en Método del valor acumulado podemos realizar la configuración del valor acumulado para la tarea o tareas seleccionadas:

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• Si trabajamos con el % físico completado debemos agregar este campo como columna en la vista de la tabla y luego vamos ingresando las cantidades apropiadas para las tareas y automáticamente los campos del valor acumulado se actualizarán.

• Estableceremos una metodología periódica para el control de la ejecución del

proyecto: § Cada vez que realicemos un control con el valor acumulado establecemos la

fecha de estado, de forma predeterminada MS Project usa la fecha del sistema. § El periodo del control puede ser semanal, quincenal o mensual dependiendo de

la naturaleza del proyecto. § Ingresamos el avance de las tareas hasta la fecha de estado. § Generamos la curva S del cronograma § Guardamos los siguientes archivos con la información correspondiente a la fecha

de estado: ♦ Cronograma

♦ Curva S ♦ Informes

Control del Proyecto

Control mensual Mes Agosto

Control mensual Mes Setiembre

Control mensual Mes Octubre

Informes

Cronograma

Curvas S

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1.4 Actualización del progreso de las tareas

Ideas clave • En esta sección revisaremos las distintas formas de actualizar el

progreso de las tareas: § Por % completado § La duración de la tarea § Fecha de inicio y fin de la tarea

• Utilizaremos el insumo ejercicio5b.mpp, que se encuentra en la plataforma educativa

Paideia PUCP, para desarrollar esta sección. • Nuestro periodo de control es mensual por lo que a partir de aquí nuestras fechas de

estado se establecerán el último día de cada mes. • A continuación actualizaremos las tareas por % completado, para realizar esta labor

utilizaremos la sección de Programación en la pestaña Tarea.

• A continuación se nos mostrará las siguientes opciones:

• Esta sección nos da las siguientes funcionalidades: § Actualizar según programación: actualiza las tareas según lo planeado y la

configuración del proyecto. § 0% a 100%: actualiza las tareas al porcentaje indicado. § Actualizar tareas: acceso rápido a la ventana Actualización de tareas para el

ingreso manual del porcentaje de las tareas.

Actualizar según programación

0% a 100%

Actualizar tareas

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• Luego de la revisión de la sección de Programación en la pestaña Tarea procedemos a realizar el control del mes 1 filtrando las tareas correspondientes del 01 al 30 de setiembre, para ello vamos a la pestaña Vista y hacemos clic en el control Filtro:

• En la lista que se nos muestra elegimos el filtro Intervalo de fechas:

• Ingresamos entonces el intervalo 01 de setiembre al 30 de setiembre.

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• Las tareas involucradas en el intervalo son las siguientes:

• El siguiente paso es establecer la fecha de estado antes de proceder a ingresar el

progreso de las tareas. La fecha de estado es 30 de septiembre 2010.

• Entonces seleccionamos las tareas que actualizaremos:

• Y luego seleccionamos la pestaña Tarea y la opción Actualizar según programación de

la sección Programación:

• El resultado que se obtendrá es el siguiente:

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• La barra interior negra en las barras de tareas del diagrama Gantt muestra el estado de avance, como se aprecia en algunas tareas, solo se completa el avance hasta la fecha de estado.

• Generaremos entonces la curva S para el mes 1 (fecha de estado = 30 de setiembre),

vamos al menú Informe y hacemos clic en Informes visuales.

• Automáticamente se nos presenta una ventana donde elegimos la plantilla Informe de

horas extra del valor acumulado, seleccionamos el periodo en Días y hacemos clic en el botón Editar plantilla.

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• En la siguiente ventana elegiremos los siguientes valores: AC, Valor planeado y Valor acumulado y hacemos clic en el botón Editar plantilla:

• El resultado de la curva S se muestra en el MS Excel, vemos que el progreso va conforme a lo planeado:

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• Guardaremos este cronograma con el nombre ejercicio5c_mes1.mpp para finalizar el

ejercicio. • A continuación actualizaremos las tareas a través del ingreso de las duraciones reales

y restantes, el archivo lo guardamos entonces con el nombre ejercicio5c_mes2.mpp.

• Filtraremos las tareas del 01 al 31 de octubre del 2010 y estableceremos la fecha de estado al 31 de octubre del 2010:

• Configuráremos la tabla de entrada con los siguientes campos: Nombre de tarea, Duración real, Duración restante, Duración prevista, Comienzo previsto y Fin previsto.

• Introduciremos ahora la duración de las tareas y MS Project calculará él % completado y como consecuencia se calculará la duración restante, inicialmente tendremos la siguiente información:

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• Trabajaremos con las columnas Duración real y Duración restante y el resultado será

el siguiente:

• Por último generamos la curva S, la cual muestra que el Costo Actual es menor a lo planificado:

• A continuación actualizaremos las tareas a través del ingreso de las fechas reales de comienzo y fin, el archivo lo guardamos entonces con el nombre ejercicio5c_mes3.mpp.

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• Filtraremos las tareas del 01 al 30 de noviembre del 2010 y estableceremos la fecha de estado al 30 de noviembre del 2010:

• Seleccionamos la tarea Logística de materiales, luego vamos a la pestaña Tarea y

elegimos la opción Actualizar tareas.

• Inmediatamente se mostrará una ventana con el título Actualizar tareas.

• En el área de Estado real ingresaremos las fechas reales de comienzo y fin,

automáticamente veremos que las fechas de Estado actual cambian.

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• El resultado final es el siguiente:

Generaremos entonces la curva S y veremos que si bien son menores a lo planeado también lo es nuestro avance:

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1.5 Actualización de las asignaciones

Ideas clave • En MS Project también es posible actualizar la información del

progreso de las tareas en función del trabajo de los recursos asignados.

• En esta sección revisaremos el método de seguimiento del trabajo de

los recursos asignados. • Existen 3 formas para actualizar el avance:

§ Por % de trabajo completado § Por trabajo completado real y restante. § Trabajo real por periodos de tiempo.

• Utilizaremos el archivo ejercicio5c_mes4.mpp para desarrollar esta sección. • Seleccionaremos la vista Diagrama de Gantt y la tabla Trabajo:

• Filtraremos las tareas del mes 4 (del 01 al 31 de diciembre del 2010) y la nueva fecha de estado será el 31 de diciembre del 2010 y el resultado que obtendremos será el siguiente:

• A continuación realizaremos la actualización del progreso de las tareas por el % de

trabajo completado:

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• Actualizaremos el % de trabajo completado de las tareas con la información de la

siguiente gráfica. § Podemos apreciar en esta gráfica que solo nos permite actualizar las tareas que

tienen duración distinta de cero por lo que no califican ni las tareas hitos, ni tareas hechas por otros proveedores como por ejemplo las tareas del id 54.

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• Y por ultimo generaremos la curva S:

• Proseguiremos con nuestra actualización a través de la introducción del trabajo

completado real y restante. • Guardaremos la información anterior y sacaremos una copia del mismo al que

llamaremos ejercicio5c_mes5.mpp. • Filtraremos las tareas del mes 5 (del 01 al 31 de enero del 2011) y nueva fecha de

estado el 31 de enero del 2011 el resultado es el siguiente:

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• A continuación actualizaremos el progreso de las tareas utilizando las columnas Real y

Restante y el resultado es el siguiente:

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• Por último generaremos la curva S:

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• A continuación realizaremos una actualización del trabajo real por periodos, el archivo

anterior lo guardamos con el nombre ejercicio5c_mes6.mpp y filtramos las tareas del mes 6 (del 1 al 28 de febrero del 2011) y la nueva fecha de estado será el 28 de febrero del 2011.

• Utilizaremos esta vez la vista Uso de tareas y la tabla Trabajo y el resultado es el

siguiente:

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• Luego activamos la visualización del Trabajo real de la tabla derecha, como se observa en la siguiente gráfica:

• Entonces actualizamos la siguiente tabla ingresando la distribución adecuada en la

tabla derecha los valores para el trabajo real:

• Esta forma de actualización es una de las más complicadas sin embargo nos da mayor

detalle y control de la ejecución de las tareas.

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• A continuación el resultado de la actualización:

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• Para finalizar generamos la curva S:

1.6 Reprogramación

Ideas clave • La reprogramación es generalmente utilizada cuando se ha dado un

tiempo de descanso o para detener momentáneamente el proyecto por razones externas que escapan de su ámbito y se vuelven a retomar las acciones, aunque se tienen tareas completadas, tareas en progreso o que aún no han comenzado, pero con fechas que no son reales, por lo que se requiere iniciar las acciones a partir de una fecha presente.

• Imaginemos que nuestro proyecto ha sufrido una para de 1 mes. • A continuación realizaremos una reprogramación utilizando el insumo ejercicio5d.mpp,

que se encuentra en la plataforma educativa Paideia PUCP. • Vamos a reprogramar las tareas incompletas a fecha actual, MS Project moverá todas

las tareas incompletas a partir de la fecha que le indiquemos y podremos continuar a partir de dicha fecha.

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• Seleccionamos la vista Diagrama de Gantt y la tabla Entrada:

• Tenemos entonces el siguiente resultado:

• Para reprogramar las tareas no completadas vamos a la pestaña Proyecto y elegimos

la opción Actualizar proyecto.

• A continuación se nos muestra una ventana con el título Actualizar proyecto:

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• La ventana anterior nos brinda las siguientes funcionalidades:

§ Actualizar trabajo completado al: esta opción nos permite actualizar el % de las tareas en progreso o no, en caso de tareas que deberían, para la fecha, completarse (Por porcentaje completado) o que tienen un avance pero aún no están completas, se establecen en 0% (solo al 0% o al 100%).

§ Reprogramar trabajo restante para que empiece después de: dado que tenemos la opción de Dividir tareas en curso activa (ver el menú Herramientas submenú Opciones pestaña Programación) las tareas en progreso se dividirán de forma que el trabajo restante se programará después de la fecha que le indiquemos.

• Reprogramaremos el proyecto entero al 1 de abril del 2010.

• El resultado final es que el inicio de las tareas que no han sido completadas se ha trasladado a la fecha que especificamos, como vemos en la siguiente gráfica:

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1.7 Actualización de los costos

Ideas clave • Luego de hacer actualizaciones a las tareas y asignaciones, los

costos también variarán en función de ellos. • Existen tres tipos de revisiones de los costos:

§ Actualización de los costos reales para los recursos de trabajo y materiales.

§ Actualización de los valores reales de los recursos costos y costos fijos de las tareas.

§ Actualización manual de los costos del proyecto.

• En la actualización de costos reales:

§ Para los recursos de trabajo, el costo se maneja en la tasa estándar y/o costos por uso, al introducir el progreso de las tareas se calcula el trabajo real y el costo real.

§ Para los recursos materiales, estos se calculan en función de la completitud de la tarea.

• En la vista Uso de tareas, si seleccionamos un recurso y hacemos clic derecho del

mouse podemos elegir la opción Información de la asignación. Y en la pestaña Seguimiento podemos apreciar como MS Project calcula el Costo real.

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• Podemos apreciar que la ventana anterior calcula el costo de la tarea para el recurso

ingresando los campos Trabajo y Trabajo real. • En la actualización de valores reales para recursos de costo, la ventana Información

de la asignación permite el ingreso del campo Costo real:

• Para la actualización de los costos del proyecto, manualmente primero debemos desactivar de la configuración, que MS Project calcule los costos, para ello vamos a la pestaña Archivo y hacemos clic en Opciones.

• Seleccionamos la opción Programación y en la sección de Opciones de Cálculo para este proyecto desactivamos dicha opción.

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Luego elegimos la tabla Costo donde podemos introducir los costos reales en el campo Real:

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Simulaciones demostrativas Le sugerimos que revise las siguientes simulaciones demostrativas que se encuentran en la plataforma PAIDEIA PUCP: • Generar la curva S inicial • Actualización del progreso de las tareas • Actualización de las asignaciones

Ejercicio sugerido Luego de revisar su material de estudio y las simulaciones del módulo puede realizar la Evaluación en línea 4 que se encuentra en la plataforma educativa Paideia PUCP cuyo tiempo máximo de duración es de 15 minutos.

Resumen • Como parte de las buenas prácticas para el seguimiento y control de

los proyectos, es necesario definir una metodología que sea las más adecuada y cómoda para el proyecto.

• MS Project ofrece diferentes métodos y funciones que facilitan la labor de seguimiento, es importante familiarizarse con ellos ya que nos ayudan a actualizar el progreso en diferentes escenarios que se presenten.

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