állapotsor konfigurálása - kurzor mozgató billentyűkkurzor mozgató billentyű parancsok - ugrás: abszolút oldalszámok

FOGALMAK

adatbázisAz élőlények, tárgyak és fogalmak, összefoglaló nevükön egyedek tulajdonságait leíró, objektív megállapítások az adatok. Az adatok elemzéséből születő szubjektív következtetés az információ.

Az adatok számítógépes tárolása történhet szabadon, egy az adott objektum leírását tartalmazó dokumentumban vagy kötött formában, a tulajdonságokat meghatározott szerkezetben, strukturál-tan tárolva egy adatbázisban. Az előbbi tárolási formát a szövegszerkesztő programokkal valósíthat-juk meg, míg az utóbbi esetben táblázat- vagy adatbázis-kezelő programokat kell használnunk.

az adatbázis-kezelő programAz adatok strukturált tárolása rekordokban történik. A rekord egy egyed meghatározott tulajdonsá-gainak csoportja. A tulajdonságok a rekord mezői.

Például egy adatbázisban golyók (egyedek) adatait tároljuk. Feljegyezzük minden golyó négy tulaj-donságát: sorszámát, anyagát, sugarának hosszát centiméterben és színét. A rekordok tehát négy mezőből állnak: sorszám, anyag, sugár, szín. A harmadik golyó rekordjának adatai, más szóval mező-bejegyzései: 3, acél, 1, ezüst.

Az adatkezelés főbb műveletei a táblázat- és adatbázis-kezelő programokban azonosak: az adatok bevitele, törlése, módosítása és lekérdezése. Az adatbázis-kezelő programok azonban az adatok kö-zötti bonyolult kapcsolatrendszer rögzítését is lehetővé teszik, amelyre a táblázatkezelő programok nem alkalmasak.

Összefoglalva: az adatbázis-kezelő programok az adatokat és az adatok közötti kapcsolatokat meghatározott szabályrendszerben, strukturáltan tárolják. Ezt a szabályrendszert adatmodellnek ne-vezzük.

adatmodellekA számítástechnika fejlődésével párhuzamosan három főbb adatmodell született. Ezek időrendben: hierarchikus, hálós és relációs.

A hierarchikus adatmodell egy faszerkezetben tárolja az adatokat és a közöttük lévő kapcsolato-kat. A szerkezet csomópontjait a rekordok alkotják. Az azonos rangú egyedek azonos magasságban-, más szóval azonos szinten állnak. Az egyedek közötti függőségeket a fa ágai reprezentálják.

1. ábrahierarchikus adatmodell

A hálós adatmodell a hierarchikus modell továbbfejlesztése, amely a bonyolultabb kapcsolatok tárolását is lehetővé teszi. Ebben a modellben az egyedek között tetszőleges kapcsolatrendszer, más szóval: kapcsolatháló alakítható ki. Ez az adatmodell nagymennyiségű adat tárolására és kezelésére alkalmas, de a szerkezet viszonylagos merevsége miatt csak a nagygépes szoftverek alkalmazzák.

A relációs adatmodellt használó programok sokkal rugalmasabb szerkezetet biztosítanak a fel-használóknak. A rekordok táblákban tárolódnak és a közöttük lévő kapcsolatokat meghatározott me-zők azonos értékei között hozzuk létre.

1. oldal

relációs adatmodellA relációs adatmodellt E. F. Cood, az IBM munkatársa alkotta meg az 1970-es évek elején. A logikailag összetartozó egyedek rekordjait a matematikai halmazelmélet szerinti relációkba, táblákba foglalta.A rekordok azonosítását kiválasztott mezőkkel oldotta meg.

A relációs modell alapján felépülő adatbázis tábláinak sorai a rekordok, oszlopai a mezők. A rekor -dok azonosítását a kulcsmező biztosítja. A táblák közötti kapcsolat a kulcsmezők azonos értékeivel hozható létre.

A modern relációs adatbázis-kezelők már grafikus felületű programok. Az új rekord bevitele, az adatok módosítása, a rekordok törlése valamint a lekérdezések eredményeinek megjelenítése a kép-ernyőn, mind-mind az adatbázis tervezője által létrehozott űrlapok segítségével történik.

A lekérdezés a felhasználót érdeklő adatok megjelenítésére utasító parancs. A lekérdezések-, va-lamint a lekérdezés eredményhalmazát nyomtava megjelenítő jelentések szerkesztését is grafikus felület segíti.

Microsoft AccessAz Access2010 program a Microsoft grafikus adatbázis-kezelő szoftvere, amely a relációs adatmodellt alkalmazza. Utolsó verziói az Access 2000, Access 2002, Access 2003 és az Access 2007. A program az Office 2010 Professional, Professional academic és Professional plus szoftver-csomagok része.

2. ábraa program nyitó képernyője és az Office 2010 programok ikonjai

Az adatokkal feltöltött Access adatbázis fájlmérete, a program által létrehozott, rejtett objektumokkal együtt legfeljebb 2 gigabájt lehet. Az adatbázisban létrehozható felhasználói objektumok maximális száma 32 768. Egy tábla legfeljebb 255 mezőt tartalmazhat.

Az Access fájl neve adatbázis, a fájl szokásos kiterjesztése: accdb. Ez a formátum a 2007-es Access újdonsága volt. Nem kompatibilis az előző verziókkal, tehát az accdb kiterjesztésű adatbázisokat az Access előző változataival nem tudjuk megnyitni. A kompatibilitás fenntartásához mentéskor az előző verziók által is kezelhető formátumot kell választanunk vagy úgynevezett előtér-, háttéradatbázis pá-rost kell létrehoznunk.

2. oldal

új, üres adatbázis létrehozásaÚj, üres adatbázist a program indításakor automatikusan megjelenített Fájl, Új (File, New) parancs-táblán hozhatunk létre. Az adatbázis nevét a Fájlnév (File Name) mezőbe kell beírnunk. A szokásos formátumú állomány a szokásos felhasználói mappában tárolódik majd, amelynek elérési útvonalát a Fájlnév (File Name) mező alatt olvashatjuk. Ettől eltérő könyvtárat és fájlformátumot a mező mellett álló kis mappa-ikonra kattintva határozhatunk meg.

A mentés szokásos helyét és fájlformátumát a Fájl, Beállítások, Általános, Alapértelmezés szerinti adatbáziskönyvtár (File, Options, General, Default database folder) és az Üres adatbázis alapértelme-zett fájlformátuma (Default file format for Blank Database) mezőkben módosíthatjuk. A műveletsort a Létrehozás (Create) nyomógombra kattintva fejezhetjük be.

Az adatbázis bezárása a File, Adatbázis bezárása (Close Database) utasítással történik. Mivel az Ac-cess program egy időben csak egy fájlt tud kezelni, ezért a Fájl, Új (File, New) parancs is bezárja az ak-tuális adatbázist.

az adatbázis megnyitási módjaiAz Access program négy módot ajánl fel az adatbázis megnyitására. A megkülönböztetés nélküli Fájl, Megnyitás (File, Open) utasítással megnyitott adatbázist velünk egy időben mások is megnyithatják és módosíthatják.

Ha nincs módosítási szándékunk és a többi felhasználó lehetőségeit sem kívánjuk korlátozni, akkor a Csak olvasásra (Open Read-Only) paranccsal kell megnyitni az adatbázist.

A Kizárólagos megnyitás (Open Exclusive) parancs a többi felhasználó számára elérhetetlenné te-szi az általunk megnyitott adatbázist. Erre a körülményre a megjelenő A következő fájlt nem lehet használni, mert... (Could not use...) üzenet figyelmeztet.

A Kizárólagos megnyitás csak olvasásra (Open Exclusive Read-Only) utasítás nem csak számunkra, de az adatbázist megnyitó többi felhasználó számára is csak az adatbázis nézegetését teszi lehetővé. A Mentés másként (Save as) funkcióval másolatot készíthetünk az írásvédett adatbázisról és ebbe a fájlba már el tudjuk menteni az esetleges módosításainkat.

3. ábramegnyitási módok listája

3. oldal

Mivel a program egy időben csak egy fájlt kezelését teszi lehetővé, ezért a munka közben kiadott megnyitás parancs először bezárja az aktuális adatbázist és csak utána jeleníti meg a nyitópanelt.Ha két adatbázissal párhuzamosan szeretnénk dolgozni, akkor egy újabb Access példányt kell indítani és ebben megnyitni a második állományt.

adatbázis megnyitásaFájlkezelő programból, a Start menü Dokumentumok mappájából, az Access File (File) lapjáról vagy a Fájl, Legutóbbiak (File, Recent) listából választott adatbázist a program kizárólagosság- és korlátozás nélkül nyitja meg. A megnyitási módokat tartalmazó listát a Fájl, Megnyitás (File, Open) utasításra megjelenő parancstábla Megnyitás (Open) nyomógombja tartalmazza.

korábbi verziójú adatbázisok megnyitásaA program 2007-es és 2010-es verziói kezelni tudják régi adatbázisainkat, de a programok új szolgáltatásait csak a 2007-es formátumban (accdb) mentett fájlok megnyitásakor állnak rendelkezé-sünkre. A 2007-es fájlformátumú adatbázisok az Access előző verzióival nem nyithatók meg.

A megnyitott mdb kiterjesztésű adatbázisunkról a Fájl, Adatbázis mentése másként (Fájl, Save As, Save the database in another format) utasítással másolatot készíthetünk, majd a Fájl, Mentés és köz-zététel, Adatbázis mentése másként, Access-adatbázis (Fájl, Convert) paranccsal a 2007-es formá-tumra konvertálhatjuk.

üzenetsávAdatbázis megnyitásakor a menüszalag alatt információs csík jelenhet meg. Ez az üzenetsáv, amely a korlátozásokra hívja fel a figyelmet, illetve a lehetséges műveleteket ismerteti.

4. ábraaz üzenetsáv

Az üzenetsáv és az automatikus védelem tulajdonságait a Fájl, Beállítások, Adatvédelmi központ, Az adatvédelmi központ beállításai… (File, Options, Trust Center, Trust Center Settings…) nyomógombra kattintva adhatjuk meg. Állandó vírusvédelem mellett a beépített biztonsági rendszer szükségtelen, ezért az ActiveX-beállítások, Az összes vezérlő engedélyezése korlátozás és rákérdezés nélkül (ActiveX Settings, Enable all controls without restrictions and prompting) és a Makróbeállítások, Az összes makró engedélyezése (Macro Settings, Enable all macros) utasításokkal kapcsoljuk ki az automatikus védelmet.

Az üzenetsáv elrejtése az Adatvédelmi központ, Üzenetsáv, Ne jelenjen meg információ a tiltott tartalmakról (Trust Center, Message Bar, Never show information about blocked content) utasítással történik.

4. oldal

MŰVELETEK A NAVIGÁCIÓS ABLAKBAN

navigációs ablakAz adatbázis objektumainak neveit a program külön ablakrészben, a képernyő bal oldalán megjelenő navigációs ablakban sorolja fel. A segédablak szélessége jobb oldali szegélyének húzásával módosítható.

A navigációs ablak címsorának menüjéből Az ugrás kategóriára, Objektumtípus (Navigate To Cate-gory, Object Type) és a Szűrés csoport szerint, Minden Access-objektum (Filter By Group, All Access Objects) utasításokat kiadva, az objektumok típus szerint csoportosítva jelennek meg.

Ha csak meghatározott összetevők, például a táblák neveit szeretnénk megjeleníteni, akkor vá-lasszuk ki a Szűrés csoport szerint (Filter By Group) kategóriából a táblákat.

Minden csoport, a nevével egy sorban álló kettős nyíllal zárható össze, illetve bontható ki. Maga a navigációs ablak is összezárható a címsorában álló balra mutató kettős nyíllal vagy az F11 funkcióbil-lentyű segítségével. Az összezárt segédablakot a program keskeny függőleges sávként jeleníti meg a képernyő bal oldalán, tetején a kibontás végző jobbra mutató kettős nyíllal. A F11 funkcióbillentyű ismételt lenyomása a navigációs ablak kibontását eredményezi.

A navigációs ablak címsorából hívható helyi menü Rendezés (Short By) utasításaival az objektu-mok csoporton belüli rendezését határozhatjuk meg. Az objektum létrehozásának- és utolsó módosí-tásának dátumát a Megjelenítés, Részletek (View By, Details) utasításával jeleníthetjük meg.

5. ábranavigációs ablak Részletek, Ikon és Lista megjelenítésben

objektumok leírása és elrejtéseAz adatbázis objektumaihoz megjegyzést fűzhetünk az objektum tulajdonságlapján. Az <objektum-név> Tulajdonságok (Properties) parancstáblát a navigációs ablakban az objektum helyi menüjéből jeleníthetjük meg. A szöveget a Leírás (Description) mezőbe kell begépelnünk. A program a leírást a navigációs ablak Részletek (Details) megjelenítési módjában is megjeleníti.

A Tulajdonságok (Properties) parancstábla Rejtett (Hidden) utasítása elrejti az objektumot a navi-gációs ablakban. Az elrejtett elemek megjelenítése a navigációs ablak helyi menüjének Navigációs beállítások…, Rejtett objektumok megjelenítése (Navigation Options…, Show Hidden Objects) utasí-tásával történik.

objektumok átnevezése, másolása és törléseEgy vagy több objektumot kattintással jelölhetünk ki a navigációs ablakban. Több elem kiválasztása a szokásos módon történik. Több szomszédos elemet a Shift-, a különálló objektumokat a Ctrl billentyű segítségével választhatjuk ki.

A kiválasztott objektum nevét a helyi menü Átnevezés (Rename) utasításával vagy az F2 billentyű-vel módosíthatjuk.

5. oldal

A navigációs ablakban kijelölt objektumról másolatot készíthetünk a Fájl, Objektum mentése más-ként (File, Save Object As) paranccsal. A másolat nevét a parancs kiadása után megjelenő Mentés másként (Save As) parancstábla <objektumnév> mentése az alábbi néven (Save <objektumnév> to) mezőben kell megadnunk.

Az kiválasztott objektum a helyi menü Törlés (Delete) utasításával vagy a Delete billentyűvel tö-rölhető.

objektumok kereséseNagyszámú adatbázis-objektum esetén egy adott objektum kiválasztását a navigációs ablak keresés modulja segíti.

A navigációs ablak helyi menüjének Keresősáv (Search Bar) utasítással jeleníthetjük meg a segéd-ablak tetején a Keresés... (Search...) mezőt. A keresett objektum nevének első karakterét beírva, a program törli a navigációs ablak tartalmát és csak azokat az objektumokat jeleníti meg, amelyek neve a megadott betűt tartalmazza. További karakterek beírása után a megjelenített objektumok köre fo-lyamatosan szűkül, a karakter-azonosságnak megfelelően.

A keresősáv jobb szélén álló Keresőkifejezés törlése (Clear Search String) nyomógomb törli a begé-pelt karaktereket és a navigációs ablakban megjeleníti az összes adatbázis-objektumot.

objektumok megnyitásaAz objektum a navigációs ablakban dupla kattintással, a helyi menü Megnyitás (Open) utasításával vagy az Enter billentyűvel nyitható meg. A navigációs ablak helyi menüjének Navigációs beállítások, Egy kattintás (Navigation Options..., Single-click) utasításával egy-kattintásos megnyitást is beállíthatunk.

A kiválasztott objektumot a program munkaterületére áthúzva is megnyithatjuk.Az objektum tervének módosításához a helyi menü Tervező nézet (Design View) utasítását- vagy a

Ctrl+Enter billentyűparancsot kell használnunk. Az áthúzásos megnyitás a Ctrl gomb nyomvatartása mellett szintén tervező nézetet eredményez.

A megnyitott objektumot a program, a munkaterületet teljesen kitöltve, lapfülekkel jeleníti meg. Ez a szokásos beállítást. A hagyományos megjelenítést a megnyitott adatbázisban a Fájl, Beállítások, Aktuális adatbázis, Dokumentumablak beállításai, Átfedő ablakok (File, Options, Current Database, Document Window Options, Overlapping Windows) utasítással kérhetjük. A módosítás csak a prog-ram újraindítása után lép életbe.

A hagyományos, ablakos megjelenítéskor az objektumok közötti váltás az objektum ablakán tör-ténő kattintással, ha ez nem lehetséges a Nézet, Ablak, Ablakváltás (View, Window, Switch Windows) utasítással történik.

6. ábraobjektumfülek és a bezárás gomb

A megnyitott objektumot a lapfülek vonalában álló bezárás nyomógombbal, a fül helyi menü Bezárás (Close) utasításával, a Ctrl+F4 vagy a Ctrl+W billentyűparanccsal zárhatjuk be.

6. oldal

TÁBLA LÉTREHOZÁSA TERVEZŐ NÉZETBENadatbázis tervezéseAz adatbázis létrehozása előtt tisztáznunk kell néhány alapvető kérdést. Milyen tevékenységeket szeretnénk számítástechnikai eszközökkel egyszerűsíteni? Valóban adatbázis-kezelő program szüksé-ges a probléma megoldásához? Nem elegendő az Excel?

Ki lesz az adatbázis használója? Egy vagy több munkatárs? Számítástechnikához értő vagy abban járatlan emberek?

Milyen adatokat kell tárolnunk? A tárolt adatokkal milyen tevékenységeket szeretnénk folytatni?A fenti kérdések megválaszolása után csoportosítanunk kell a tárolandó adatokat. Ezek az adat-

csoportok alkotják majd az adatbázis tábláit. A tárolandó adatok körének meghatározásakor és a csoportok kialakításakor ügyeljünk a követ-

kező szabályokra. Minden adat csak egyszer kerüljön tárolásra. Ne rögzítsünk olyan adatot, amely más tárolt adatból kiszámítható. Az úgynevezett több-értékű mezőket, mint például nyelvtudás, szakképzettség..., külön táblákban kell elhelyezni. Annak ellenére tegyünk így, hogy a program súgója más megoldást javasol! Kerüljük el az óriás-rekordok kialakulását, azaz egy tábla legfeljebb 10-15 me -zőt tartalmazzon.

Az adatbázis tesztelését már a táblák létrehozása közben el kell kezdenünk. Kitalált adatokkal el -lenőrizzük, hogy az elkészített mezők alkalmasak-e a tárolandó adatok befogadására!

a tábla tervező nézeteA Létrehozás, Táblák, Táblatervező (Create, Table Design) parancsgombjával új táblát készíthetünk. A munkaterületen megjelenített táblázat a Mezőnév (Field Name), az Adattípus (Data Type) és a Leí-rás (Description) oszlopokból áll. A táblázat soraiba egy-egy mező tulajdonságai kerülnek majd. Az első cellába a mező nevét, a második cellában a mezőbe bevihető adat fajtáját, a harmadikba a mező kitöltését segítő magyarázó szöveget kell megadnunk. A cellák közt a Tab, az Enter és a Nyíl billentyűkkel mozoghatunk.

a mező neveA tábla mezőit a nevükkel azonosítjuk. A név maximum 64 karakter hosszú lehet. Tartalmazhat kis - és nagybetűket, ékezetes karaktereket, számokat és szóközöket. Tiltott karakterek: a pont (.), a felkiál-tójel (!), az Alt Gr+7 billentyűkkel bevihető ferde ékezet (`), a szögletes zárójel ([ ]), a kezdő szóköz és az összes vezérlő karakter.

a mező adattípusaEgy mező lehetséges tartalmát összetett módon szabályozhatjuk. Az első korlátozó eszköz a mezőbe bevihető adat fajtájának, típusának meghatározása. Az Access által kezelhető típusok listáját a terve-ző nézet adattípus oszlopának cellái tartalmazzák.

Az Access adattípusait négy csoportba sorolhatjuk. Karakteres adattípusok: Szöveg, Feljegyzés, Hi -vatkozás. Numerikus adattípusok: Szám, Számláló, Dátum/idő. Logikai adattípus: Igen/Nem. Objek-tum adattípusok: OLE objektum, Melléklet.

karakteres adattípusokA karakteres adattípus betűkből, számokból és írásjelekből álló karakterfüzér. A csak számokból álló karakteres adattípussal a program nem tud matematikai műveletet végezni, de számos esetben ez nincs is szándékunkba. Például az irányítószámnak vagy más számokból álló egyéb azonosítónak nincs matematikailag kifejezhető értéke.A legfeljebb 255 karakter hosszú karakterfüzérek tárolására a Szöveg (Text) adattípusú mező alkalmas. Ennél hosszabb, de legfeljebb 65 535 karakter hosszú szövegek tárolására a Feljegyzés

7. oldal

(Memo) típust kell választanunk. Belső számítógép-hálózati címek (UNC), internet-címek (URL) vagy e-mail címek tárolását Hivatkozás (Hyperlink) típusú mezővel tudjuk megoldani.

7. ábrakarakteres adattípusok

A \\számlák\május és http://kisokos.hu formában megadott UNC és URL címek valóban hiperhivatko-zásként működnek, tehát az adatra kattintás valóban a címben szereplő objektum megjelenítését eredményezi. A mailto:orsolya@fogarasi.hu formában megadott e-mail címre kattintva az Access program megnyitja a Outlook programot, egy szerkesztésre kész, az adott címzettnek szóló levéllel.

formázott szöveg tárolásaA feljegyzés adattípusú mező betű és bekezdésformázások tárolására is alkalmas, ha Szövegformá-tum (Text Format) tulajdonságát Rich Text értékre állítjuk. Az alkalmazható formai jegyek a követ-kezők: (betűformázások) betűtípus, betűméret, félkövér-, dőlt-, aláhúzott betűk, betűszín és szöveg-kiemelő szín, (bekezdésformázások) vízszintes igazítás, bal oldali behúzás, felsorolás és számozás.

numerikus adattípusokEgész- és törtszámok tárolására létrehozott mezőhöz Szám (Number) adattípust kell beállítanunk. Kivétel a sorszámot tartalmazó mező, amelynek adattípusa Számláló (AutoNumber). Pénzösszeget általában Pénznem (Currency) adattípusú mezőben tárolunk.

8. ábranumerikus adattípusok

A Számláló (AutoNumber) adattípusú mezőt a program tölti ki. Erre a működésre utal az adattípus angol neve: AutoNumber. Egytől kezdődően minden új rekord létrehozásakor automatikusan beírja a mezőbe a következő sorszámot, tekintett nélkül a törölt rekordokra. Egy tábla csak egy számláló adattípusú mezőt tartalmazhat.

A dátumok és időpontok kezelése az Excel programban megismert módon történik. Tehát a prog -ram a Dátum/Idő (Data/Time) adattípusú mezőbe írt dátumokat egész-, az időpontokat, nulla és egy közé eső, törtszámokra átalakítva tárolja. A megadott dátum nem lehet kisebb, mint 100. január 1., és nem lehet nagyobb, mint 9999. december 31.

8. oldal

Az Access dátumkezelésének sajátossága a negatív számok alkalmazása. Az 1899. december 31. előtti dátumok negatív számként tárolnak. 1899. december 30. megfelelője a nulla, 1899. december 29-nek a mínusz egy és így tovább. A dátumok tárolási intervalluma -657 434-től 2 958 465.

logikai adattípusA kétértékű tulajdonságokat Igen/Nem (Yes/No) adattípusú mezőben tároljuk. Ilyen tulajdonság például a nem (nő-férfi), a fizetés módja (készpénz-átutalás), a motor típusa (benzines-dízel)... A félreértések elkerülése érdekében a logikai értéket tároló mező nevének célszerű a tárolandó tulajdonság egyik értékét választani. Például: (nem) nő, (fizetés módja) készpénz, (motor típusa) benzines.

objektum adattípusokAz OLE objektum (OLE Object) és a Melléklet (Attachment) adattípusú mezők állományok beágyazá-sát és csatolását teszik lehetővé. Az OLE objektum mezőhöz megadott állományt a program saját formátumára konvertálja, és az adatbázisban tárolja. A Melléklet adattípusú mező ezzel ellentétben, csak a csatolt állományok megnyitásához szükséges információkat tárolja.

rekordok azonosításaA rekordok egyértelmű azonosíthatósága alapkövetelmény. Az azonosítás történhet a tábla egy mezőjének egyedi értékei alapján vagy több mező értékeinek egyedi kombinációival. Az azonosító mező vagy mezők összefoglaló neve elsődleges kulcs mező(k), röviden elsődleges kulcs.

Egymezős elsődleges kulcs esetén a mező értékei nem ismétlődhetnek és a mező egyik rekordban sem maradhat üresen. Adatbázis-szóhasználattal nem tartalmazhat null értéket (nem nullát!). Ügyel-nünk kell arra is, hogy olyan mezőt válasszunk, amelynek értéke várhatóan nem módosul a jövőben. Ilyen mező lehet például a Munkatársak tábla Személyi szám mezője.

Többmezős elsődleges kulcsot alkalmazva a mezőkben álló adatok kombinációjának kell egyedi-nek lennie. Az előző példánál maradva, a Személyi szám mező hiányában a Név, a Születési dátum és az Anyja neve mezők lesznek az elsődleges kulcs mezők.

indexA tábla elsődleges kulcsát meghatározó definíció az index. Az elsődleges kulccsal rendelkező táblához a program létrehoz egy rejtett adatszerkezetet, az indextáblát, amely rendezetten tárolja a rekordok kulcsait és az elérésükhöz szükséges mutatókat. Egymezős elsődleges kulcs alkalmazásakor a szám-láló mező Indexelt (Indexed) mezőtulajdonsága Igen (nem lehet azonos) Yes (No Duplicates) értékű.

elsődleges kulcsAz elsődleges kulcs meghatározása a táblák közötti kapcsolatok létrehozásához szükséges, ezért kapcsolatok nélküli táblákban elhagyható. Kapcsolatokkal rendelkező tábla tervezését célszerű az elsődleges kulcs mező meghatározásával kezdenünk. A mező neve: <táblanév egyes számban> AZ (azonosító) legyen. Például a lakások tábla elsődleges kulcs mezőjének neve: lakás AZ. A mező adattípusa számláló. Az aktív mezőt a Táblaeszközök, Tervezés, Eszközök, Elsődleges kulcs (Table Tools, Design, Tools, Primary Key) parancsgombjával választhatjuk ki elsődleges kulcsnak. A tábla ter-vező nézetében kis kulcs jelzi az elsődleges kulcs mezőt.

Új tábla mentésekor, ha a program nem talál elsődleges kulcs mezőt, felajánlja annak automatikus létrehozását. Az így létrehozott mező neve Azonosító (ID), adattípusa számláló.

mező leírásaA tábla tervező nézetének jobb oldali Leírás (Description) oszlopában legfeljebb 255 karakter hosszú szöveget adhatunk meg, amelyet adatbevitelkor a program az állapotsorban jelenít meg.

9. oldal

MEZŐTULAJDONSÁGOK

a mező jellemzőiA létrehozott mezők további jellemzőit a Mezőtulajdonságok (Field Properties) ablakrészében kell meghatároznunk. A tulajdonságok listája a mező adattípusától függően változik. A kötött értékkész-letű jellemzők kitöltését legördülő lista segíti.

mezőméret mezőtulajdonságA Mezőméret (Field Size) a szöveg, a szám és a számláló adattípusú mezők tulajdonsága. A szöveg mezőmérete a mezőbe írható karakterek számát határozza meg. A legnagyobb értéke 255.

A szám adattípusú mező Mezőméret tulajdonsága meghatározza a tárolható számok tartományát, törtrész tárolásának lehetőségét és a tárolás módját. A választható mezőméret-értékek a következők. Bájt (Byte): egész számok részére, a tárolható legkisebb szám 0, a tárolható legnagyobb szám 255, fixpontos tárolás. Egész (Integer): egész számok részére, a tárolható legkisebb szám -32 768, a tárol-ható legnagyobb szám +32 767, fixpontos tárolás. Hosszú egész (Long Integer): egész számok részére, a tárolható legkisebb szám -2 147 483 648, a tárolható legnagyobb szám +2 147 483 647, fixpontos tárolás.

Egyszeres (Single): törtszámok részére, a tárolható legkisebb szám -3,4* 1038, a tárolható legna-gyobb szám +3,4*1038, értékes számjegyeinek darabszáma legfeljebb 7, lebegőpontos tárolás. Dupla (Double): törtszámok részére, a tárolható legkisebb szám -1,797*10308, a tárolható legnagyobb szám +1,797 x 10308, értékes számjegyeinek darabszáma legfeljebb 15, lebegőpontos tárolás. Decimális (Decimal): törtszámok részére, legkisebb tárolható szám -9,999... *1027, legnagyobb tárolható szám +9,999... *1027, a tárolható számjegyek maximális száma, a törtrész számjegyeit is beleértve 28, fix-pontosan tárolva.

A számláló adattípus mezőméret tulajdonsága nem módosítható. Értéke: hosszú egész.

pénznem adattípus mezőméreteA pénznem adattípusú mező mérete kötött, mezőtulajdonsággal nem módosítható. A törtszámok tárolására alkalmas. Az egész rész számjegyeinek száma legfeljebb 15-, a törtrész számjegyeinek száma legfeljebb 4 darab lehet. A tárolható legkisebb szám a -922 337 203 685 477,5808. A tárolható legnagyobb szám 922 337 203 685 477,5807. A pénznem adattípus fixpontosan tárolódik.

9. ábranumerikus adatok mezőmérete

formátum mezőtulajdonságA Formátum (Format) mezőtulajdonság szöveg, feljegyzés, szám, dátum/idő, pénznem, számláló, igen/nem és hivatkozás típusú adatok megjelenítését határozza meg a képernyőn és papírra nyom -tatva. A numerikus- és logikai adattípusok számára a program listájából választhatunk formátumot, a többi adattípushoz a felhasználó hozhat létre egyedi formátumkódot.

10. oldal

szám és pénznem formátum-listájaA szám- és a pénznem adattípusok formátumának beállítását a program érték-listája segíti. A lista második oszlopában álló szám az adott típus formai jegyeit viseli. Általános szám (General Number): a beírással azonos megjelenítés. Pénznem (Currency): a számot ezres csoportosítással, két tize-desjeggyel és Ft jelölővel jeleníti meg. Euró (Euro): a pénznem formátummal megegyező formátum, de euró (€) jelölővel. Rögzített (Fixed): a számot ezres csoportosítás nélkül, két tizedesjeggyel jeleníti meg. Szabványos (Standard): mint a rögzített formátum, de ezres csoportosítással. Százalék (Per-cent): a begépelt számot ezres csoportosítás nélkül, két tizedesjeggyel, százalék (%) jelölővel jeleníti meg. Tudományos (Scientific): a számot normál alakban jeleníti meg. A mantissza (5,48E+03) legfeljebb két tizedesjeggyel, a karakterisztika (5,48E+03) legalább két számjeggyel jelenik meg.

dátum-idő adattípus formátum-listájaA dátumok és időpontok formátumának megadását a program érték-listája segíti. A lista elemei a kö-vetkezők. Általános dátum (General Date): a dátumok a Vezérlőpult rövid dátumformátumában, az időpontok a Vezérlőpult időformátumában jelennek meg. A szokásos beállításokkal: 2007.07.28. 17:33:40. Hosszú dátum (Long Date): a dátumok a Vezérlőpult hosszú dátumformátumában jelennek meg. A szokásos beállításokkal: 2007. június 28. Egyszerű dátum (Medium Date): az évszámot két számjeggyel, a hónapot rövidített névvel megjelenítő formátum. Például: 07. júl. 28. Rövid dátum (Short Date): a Vezérlőpult rövid dátumformátumával azonos megjelenítés. Hosszú idő (Long Time): a Vezérlőpult időformátumával azonos megjelenítés. Közepes idő (Medium Time): rövidített időformátum, napszakjelölővel. Az órák vezető nulla nélkül, 0 és 13 közötti számmal, a percek vezető nullával jelennek meg. Például: 5:53 du. Rövid idő (Short Time): Az órák vezető nulla nélkül, 0 és 24 közötti számként, a percek vezető nullával jelennek meg.

logikai adattípus formátum-listájaA logikai adattípust a program jelölőnégyzettel jeleníti meg. Ez a szokásos megjelenítés. A kipipált négyzet az Igaz adat, az üres négyzet a Hamis adatot jelöli. Ha szöveges megjelenítést szeretnénk, akkor a Vezérlőelem megjelenítése (Display Control) mezőtulajdonság értékét Beviteli mezőre (Text Box) kell állítanunk. Ez a beállítás teszi lehetővé, hogy a Formátum mezőtulajdonság listájából kiválasztott szövegek megjelenjenek. A lista elemei a következők. Igaz/Hamis (True/False): az Igaz értéke -1, a Hamis étéke 0. Igen/Nem (Yes/No): a szokásos formátum. Az Igen értéke -1, a Nem értéke 0. Be/Ki (On/Off): a Be értéke -1, a Ki értéke 0.

törtrész számjegyeinek számaA Tizedeshelyek (Decimal Places) mezőtulajdonság a szám és a pénznem adattípusú mezőkben álló számok a tizedesvesszőtől jobbra álló számjegyeinek számát határozza meg. Lehetséges értékei a következők. Automatikus (Auto): megjelenítés a Formátum mezőtulajdonságnak megfelelő számú tizedesjeggyel. 0 - 15: megjelenítés a kiválasztott számú tizedesjeggyel. Ha a Formátum mezőtulaj-donság értéke Általános szám, akkor a beállítás hatástalan marad.

a mező szokásos értékeAz Alapértelmezett érték (Default Values) mezőtulajdonság a mező szokásos értéke, amely automatikusan beíródik minden új rekordba. Az automatikus mezőbejegyzés felülírható. A Számláló (AutoNumber), az OLE objektum (OLE Object) és a Mellékleten (Attachment) kívül minden adattípus tulajdonsága. Az alapértelmezett érték egyenlőségjellel kezdődő képlettel is meghatározható. A kép-let kiértékelése az új rekord hozzáadásakor történik meg. Például egy dátum adattípusú mezőben megadott =Date(), =Time() és =Now() függvény-kifejezések az aktuális dátum, az aktuális idő és a kettő, együttes bevitelét eredményezi. Az alapértelmezett értéket meghatározható kifejezésben nem szerepelhet a tábla egy másik mezője.

11. oldal

a mező adattartományának szűkítéseAz Érvényességi szabály (Validation Rule) a mezőbe bevihető adatok körét szűkítő, egyenlőségjellel kezdődő kifejezés. A képlet az adatbevitel után, a mezőről való továbblépéskor kerül kiértékelésre. Ha a bevitt adat ellentmond a korlátozásnak a program az Érvényesítési szöveg (Validation Text) mezőtulajdonságban megadott szöveget jeleníti meg. Ennek hiányában a program beépített hibaüze-nete figyelmeztet az érvényességi szabály megsértésére.

az adatbevitel karakter-szintű szabályozásaA Beviteli maszk (Input Mask) mezőtulajdonság lehetőséget teremt a mezőbe beírható karakterek számának és az egyes karakterek típusának (szám, betű, előjel, szóköz) előírását. A szöveg (Text), a szám (Number), a pénznem (Currency) és a dátum/idő (Date/Time) adattípusú mezők tulajdonsága.

10. ábratípus-jelölő karakterek az adatbeviteli szabály kódjában

A szabály három, pontosvesszővel elválasztott szakaszból áll. (1) Az első szakaszban a mezőbe kerülő karakterek számát és típusát adjuk meg jelölő karakterek segítségével. A kód idézőjelek között álló tagoló karaktereket is tartalmazhat, amelyek a mezőbejegyzés olvashatóságát javítják. A típus-jelölők előtt álló nagyobb jel (>) nagybetűkkel-, a kisebb jel (<) kisbetűkkel jeleníti meg a begépelt karaktereket. (2) A tagoló karakterek mentését a második szakaszba írt 0-val írhatjuk elő. Ha ez a szakasz üresen áll vagy értéke 1, akkor a tagoló karakterek nem kerülnek mentésre. Utóbbi esetben a tárolt változatot kell megadnunk a keresés-, a szűrés és a lekérdezés feltételeként. Az egyetlen kivétel a Formázott adat keresése (Search Fields As Formatted) opcióval folytatott keresés.

11. ábraa beviteli maszk második argumentumának értékei

(3) A harmadik szakaszban egy karakternek kell állnia, amellyel a program a beírandó karakterek számát és helyét jelöli. Szóközök megjelenítését zárójelbe tett, szóközt tartalmazó idézőjelekkel (” ”) írhatjuk elő. Ha a harmadik szakaszt nem adjuk meg, a program alsó vonal karakterrel (_) jelöli a begépelendő karakterek helyét.

Ha a Beviteli maszk (Input Mask) értéke Jelszó (Password), akkor a program minden begépelt ka-rakter helyett egy-egy csillagot jelenít meg. A szöveg és a dátum/idő adattípusok estén a Beviteli maszk varázsló segítségével a program mintái közül választhatunk. A segédprogram az aktív Beviteli maszk mező jobb oldalán álló hárompontos nyomógombbal indítható.

12. oldal

kapcsolat az Outlook programmalAz Intelligens címkék (Smart Tag) mezőtulajdonság egyes Outlook szolgáltatások elérését teszi lehetővé a tábla adatlap nézetében. A logikai (Yes/No) és az objektum (OLE Object, Attachment) adattípusok kivételével minden adattípus tulajdonsága.

Az aktív Intelligens címkék (Smart Tag) mező jobb szélén álló parancsgombra kattintva, három címke közül választhatunk: Személynév, Telefonszám és Dátum (Person Name, Phone, Date).

12. ábraszemélynév intelligens címke lehetőségei

a kötelező adatbevitel előírásaA Kötelező (Required) tulajdonságú mező üresen nem menthető. A számláló (AutoNumber) és a logikai (Yes/No) kivételével, minden adattípus tulajdonsága. Ha értéke Igaz, a mező nem maradhat üresen, másként fogalmazva, nem lehet Null értékű. A kötelező adatbevitel ellenőrzése a rekord mentésekor, tehát rekordváltáskor történik. Az üresen hagyott mező kitöltésére parancstábla szólít fel.

nulla hosszúságú karakterlánc engedélyezéseA Nulla hosszúság engedélyezése (Allow Zero Length) mezőtulajdonság a karakteres adattípusú mezők tulajdonsága, a nulla hosszúságú karakterláncok (””) bevitelének tiltására. Az előírás ellenőrzé-se a kurzor áthelyezése után történik. Szöveges adattípusú mező kötelező kitöltését a Kötelező (Re-quired) tulajdonság Igen, és a Nulla hosszúság engedélyezése (Allow Zero Length) tulajdonság Nem értékének együttes alkalmazásával írhatjuk elő.

formázott szöveg tárolásaA feljegyzés (Memo) adattípusú mező Szövegformátum (Text Format) tulajdonságának Rich Text értéke mellett a mezőbe bevitt szöveg formázhatóvá válik a tábla adatlap-, az űrlap űrlap- és adatlap nézetében. A formázás eszközeit a Kezdőlap, Szöveg formázása (Home, Text Formatting) csoportja tartalmazza. Az adatok begépelése közben új sort a Shift+Ctrl+Enter, új bekezdést a Ctrl+Enter billentyűkombinációval kérhetünk.

mezőbejegyzés vízszintes igazításA Szövegigazítás (Text Align) tulajdonság a mezőbejegyzés vízszintes igazítását írja elő a tábla adatlap nézetében. A mellékleten (Attachment) kívül az összes adattípus tulajdonsága. Rich Text szövegfor-mátumú feljegyzések esetén a felhasználói formázások elsőbbséget élveznek.

Általános (General) értéke mellett a szövegek balra, a számok és a dátumok a mezőben jobbra igazítva jelennek meg. Az Elosztás (Distribute) beállítása a mező teljes szélességének kitöltését ered-ményezi a betűköz megnövelésével.

13. oldal

beviteli lista létrehozásaBeviteli listával, a ritkán változó értékkészletű mezők kitöltését gyorsíthatjuk. A lista egyszerűen létrehozható a Keresés varázslóval (Lookup Wizard). A segédprogramot az adattípusok listájából indíthatjuk. A Begépelem a szükséges értékeket (I will type in the values that I want) utasítás kiválasz-tása után, a varázsló következő ablakában adhatjuk meg a lista elemeit. A Befejezés (Finish) gombra kattintva térhetünk vissza a tervező felületre és adhatjuk meg a mező adattípusát és tulajdonságait.

Adatlap nézetben, a lista alatt álló a Listatételek szerkesztése (Edit List Items) parancsgombbal megjeleníthető ablakban, újabb elemekkel bővíthetjük a listát és Alapértelmezett értéket (Default Value) határozhatunk meg a mező számára. A parancsgomb megjelenítését a mező Értéklista szer-kesztésének engedélyezése (Allow Value List Edits) tulajdonságával tiltatjuk meg.

A szokásos beállítások mellett a beviteli lista mezőjébe tetszőleges adat beírható. Ha azonban a mező Csak listaelem (Limit To List) tulajdonságát Igaz értékűre állítottuk, akkor a listában nem sze-replő érték beírásakor a program először figyelmeztető üzenetet küld, majd megjeleníti a listaelem-szerkesztőt, hogy az adatot a listába illeszthessük. Új értékek bevitelének megakadályozásához, tehát nem elegendő a Csak listaelem (Limit To List) tulajdonságot Igenre állítani, de még az Értéklista szer-kesztésének engedélyezése (Allow Value List Edits) tulajdonság Nem értékével a listaelem-szerkesztő megjelenítését is meg kell akadályoznunk.

13. ábraa listában nem szereplő érték bevitelének tiltása

a többértékű mezőA többértékű mező, zárt értékkészletű tulajdonság értékeinek csoportos tárolására ad lehetőséget. Például egy vállalat öt telephelyen gyártja termékeit. A legtöbb termék gyártása párhuzamosan, több telephelyen folyik, ezért a gyártási helyek tárolása a többértékű mezőben történik a termékek táblában.

14. ábratöbb érték engedélyezése a varázsló ablakában

A többértékű mező létrehozása, az előző fejezetben megismert módon, a keresés varázsló indításával és a mező értékkészletének meghatározásával kezdődik. A segédprogram harmadik ablakában ki kell választanunk a Több érték engedélyezése (Allow Multiple Values) jelölőnégyzet és a varázsló bezá-rása után meg kell még adnunk a mező adattípusát és tulajdonságait.

14. oldal

A szokásos beállítások mellett a többértékű mező kitöltésekor is rendelkezésünkre áll a listaelem-szerkesztő, amellyel a mező értékkészlete bővíthető és a mező szokásos értéke határozható meg. Új érték bevitelének megakadályozása az előző fejezetben ismertetett módon történik.

15. ábratöbbértékű mező adatlap nézetben

A több érték tárolásának lehetőségét a mező Több érték engedélyezése (Allow Multiple Values) tulajdonságának Igen értéke biztosítja. Ez a tulajdonság a tábla mentése után már nem módosítható.

A többértékű mező ellentmond a relációs adatbázis-kezelés szabályainak. A relációs modell két táblát igényel a gyártási helyek tárolására, egyet a telephelyek rögzítésére és egy másikat, a telephe -lyek és a termékek tábla összekapcsolásához. Ezeket az objektumokat a háttérben a program is létre -hozza és egy egyszerű felhasználási felülettel biztosít a felhasználó számára rejtett táblák kitöltésére.

15. oldal

SZÁMÍTOTT MEZŐ

fogalmakA relációs adatbázis modell tiltja olyan adatok tárolását, amely a tárolt adatokból kiszámítható.A számítást tartalmazó mező neve: számított mező. Létrehozhatjuk táblában, lekérdezésben, űrlapon vagy jelentésben. A számított mezőben egy képlet áll, amelyet tervező nézetben hozzunk létre. A képlet eredményét a program nem tárolja, hanem az objektum megnyitásakor újra és újra kiszámolja.

képletek alkotóelemeiA kifejezés egyenlőségjellel kezdődő, azonosítók, operátorok, függvények, állandók és konkrét értékek olyan csoportja, amely kiértékelve egyetlen értéket ad eredményül. A kifejezés alkotóelemei a következők.

Azonosító: az adatbázis objektumaira a nevükkel hivatkozunk. A nevek szögletes zárójelben állnak. Az azonosító a hivatkozott elemet tartalmazó objektum nevével kezdődik, amelyet felkiáltójel választ el a hivatkozott elem nevétől. Például a [Munkatársak]![Beosztás] azonosító a Munkatársak tábla Be -osztás mezőjét határozza meg. Űrlapok és jelentések elemeinek azonosítói a szögletes zárójelben álló Űrlapok (Forms) és Jelentések (Reports) szavakkal kezdődnek és felkiáltójel választja el őket a további nevektől. Például az [Űrlapok]![Munkatársak]![Járulék összesen] azonosító a Munkatársak űrlap Já-rulék összesen mezőjét határozza meg.

Operátor: olyan jel vagy szó, amely aritmetikai, logikai, szövegösszefűző és egyéb művelet elvég-zésére utasítják a programot.

Függvény: névvel azonosított műveletsor. A függvény működését a felhasználó szabályozza, a függvény által bekért adatokkal. Ezek az adatok a függvény argumentumai, amelyek megadása lehet kötelező vagy elhagyható. Ha a nem kötelező argumentumot a felhasználó nem adja meg, a függvény a szokásos módon működik. A függvények szintaktikája: függvénynév(argumentum1; argumentum2;

argumentum3...). Léteznek argumentum nélküli, felhasználói szabályozást nem igénylő függvények. Ezek beírásakor is ki kell tennünk a zárójeleket. Például: Date().

Állandók: az adatbázis-kezelés szóhasználatában az Igaz, Hamis, Null (ismeretlen adat) és a ”” (nulla hosszúságú karakterlánc) összefoglaló neve.

Konkrét adatok: a felhasználó által megadott értékek. A dátumok és időpontok kettőskeresztek-, a szövegek idézőjelek között állnak a kifejezésben. Például #2007.07.29.# és ”pénztáros”.

műveletek sorrendjeA képletben álló műveletek végrehajtása meghatározott sorrendben történik. (1) Az egyenrangú műveletek balról jobbra haladva hajtódnak végre. (2) A zárójelben álló műveletek elsőbbséget élveznek. (3) A művelettípusok rangsora: aritmetikai, karakterlánc, összehasonlítás, logikai. (4) Az összehasonlító operátorok egyenrangúak.

16. ábraoperátorok rangsora (felülről lefelé, balról jobbra)

16. oldal

összehasonlító operátorokA Between And operátor értéktartomány meghatározására szolgál. Szintaktikája: Between kezdő-érték And záró érték.

Az In operátorral értéklistát határozhatunk meg. Az értékek közvetlenül az In szócska után, záró-jelben állnak, egymástól pontosvesszővel elválasztva.

A Like operátor helyettesítő karaktereket tartalmazó karakterláncok előtt áll. A leggyakrabban használt helyettesítő karakter a * (csillag) és a ? (kérdőjel). Előbbi meghatározatlan számú-, utóbbi egy karaktert helyettesít.

kifejezésszerkesztőA kifejezésszerkesztő egy segédprogram, amely a bonyolult képletek összeállításában nyújt segítsé-get. Minden olyan mezőből elindítható, amelyben képlet állhat. Megjelenítése a mező jobb szélén álló kicsiny hárompontos nyomógombbal, a helyi menü Szerkesztés... (Build...) utasításával vagy a Ctrl+F2 billentyűparanccsal történhet.

17. ábraa kifejezésszerkesztő

A kifejezésszerkesztő felső mezőjébe tudjuk begépelni, illetve dupla kattintással beilleszteni az alatta lévő jobb oldali ablaktáblából a képlet elemeit. A jobb oldali Kifejezésértékek (Expression Values) lista elemeit a bal oldalon álló Kifejezéselemek (Expression Elements) és a középső Kifejezéskategóriák (Expression Categories) kiválasztott elemei határozzák meg. Függvény beillesztésekor a program a zárójelek között megjeleníti az adott függvény argumentum-sémáját is. Ezt a konkrét adatokkal felül kell írnunk. Az elkészült képletet az OK gombbal illeszthetjük be a tervezői mezőbe.

A szerkesztő címsora alatt a program hivatkozást jelenít meg, annak a mezőnek a nevével, amely-ből a segédprogramot elindítottuk. A hivatkozásra kattintva az Access súgó jelenik meg. A kiválasztott függvény argumentumsémáját a program hivatkozásként jeleníti meg a szerkesztő-ablak alján. A hi-vatkozás megnyitja a súgóban az adat függvény angol nyelvű leírását tartalmazó lapot.

17. oldal

nagyító segédablakA tervezői adatbevitelre szolgáló mezők területe gyakran szűkös, nem elegendő a teljes tartalom megjelenítésére. Ennek a problémának az orvosolására áll rendelkezésünkre a Nagyítás (Zoom) segédablak, amelyet a Shift+F2 billentyűparanccsal nyithatunk meg. A szerkesztendő szöveg betűfor -mátumát a Betűtípus... (Font..) parancsgombra kattintva adhatjuk meg. Az OK utasítás bezárja a Nagyítás ablakot és annak tartalmát elhelyezi a segédablakot megnyitó mezőben.

számított mező létrehozásaA mezőnév megadása után, az adattípusok listájából válasszuk a Számított (Calculated) bejegyzést.A képletet az automatikusan megjelenő kifejezésszerkesztő ablakában állíthatjuk össze. A képletben csak a tartalmazó tábla mezői szerepelhetnek, beleértve a már meghatározott számított mezőket is. A képlet előtt az egyenlőségjelet nem kell kitenni.

A számított mezők hozzáadása előtt mentsük el a tábla-tervet, mert csak a mentett mezőnevek jelennek meg a kifejezésszerkesztő ablakában. A számított mező Eredmény típusa (Result Type) tu-lajdonságával a képlet eredményének mezőméretét határozhatjuk meg. A program a kifejezés ered-ményét a megadott mezőméretre konvertálja. Ha a tulajdonság mezője üres, akkor a tábla mentése -kor a program határozza meg a tulajdonság értékét. Az adatlap nézetben megjelenített számított mező írásvédett, a benne megjelenített adat nem módosítható és nem törölhető.

Számított mezőben szereplő mező nevének módosítása automatikusan átvezetődik a képletbe is, de törlése előtt a következményekre figyelmeztető üzenetet kapunk.

18. ábrafigyelmeztető üzenet képletben szereplő mező törlésekor

18. oldal

A TÁBLA TERVÉNEK MÓDOSÍTÁSA

mezőnév módosításaA táblát a nevére kattintva, a helyi menü Tervező nézet (Design View) utasításával vagy a Ctrl billen-tyűt nyomva tartása mellett, a munkaterületre húzva nyithatjuk meg tervező nézetbe. A név módosí-tásához kattintsunk névre. A mezőben tárolt adatokra a névváltozás nincs befolyással.

mező adattípusának módosításaAz adatokat nem tartalmazó táblák mezőinek adattípusát korlátozás és következmények nélkül módosíthatjuk. Kivételt képez a Melléklet adattípus, amely csak a mező létrehozásakor állítható be és utólag már nem módosítható másik adattípusra.

A nem üres táblák mezőinek adattípus-váltása a bennük tárolt adatok konvertálását igényli. Az át -alakítás sikerességét az új adattípus mezőmérete és egyéb tulajdonságai befolyásolják. A tulajdonság-ütközések a tárolt adatok kerekítését, csonkolását vagy törlését eredményezhetik. Az adatok konver-tálása hosszú időt vehet igénybe. A művelet a Ctrl+Break billentyűparanccsal szakítható meg.

A módosítandó táblában lévő számláló adattípusú mező megakadályozza, hogy a táblában újabb számláló adattípusú mező létesüljön.

19. ábraadattípusok konvertálása

mezőméret módosításaA mező méretének növelése a tárolt adatokra nincs befolyással, de a méret csökkentése az adatok konvertálását vonja maga után. A szöveg adattípusú mező méretének csökkentése az új határérték feletti karakterek elvesztését eredményezi. A szám adattípusú mező mezőméret típusának módosítása, ha az kisebb tárkapacitással jár, a tárolt adatok törlését vagy kerekítését okozhatja.

19. oldal

mezők sorrendjének módosításaA tervezőrács sorai előtt álló négyszögletű felület a sorkijelölő. A kijelölt sor húzással pozícionálható.

mező hozzáadása, törléseAz új mező adatait felvehetjük a meglévő mezők után, a tervezőrács következő sorában vagy tetszőleges számú új sort beszúrva a kijelölés fölé. A beszúrandó sorok helyének és számának megfelelő sorok kijelölése után a Táblaeszközök, Tervezés, Eszközök, Sorok beszúrása (Table Tools, Design, Tools, Insert Rows) parancsgombbal vagy a sor helyi menüjének Sorok beszúrása (Insert Rows) utasítással kérhetjük a sorok beszúrását.

A mező törlése a sorok kijelölése után a Táblaeszközök, Tervezés, Eszközök, Sorok törlése (Table Tools, Design, Tools, Delete Rows) parancsgombbal, a sor helyi menüjének Sorok törlése (Delete Rows) utasításával vagy a Delete billentyűvel történhet. Az adatokat tartalmazó mező törlése előtt a program megerősítést kér. Az akaratlanul törölt mező a visszavonás művelettel vagy a tábla bezárá-sakor a mentés mellőzésével állítható helyre.

20. ábrakét sor beszúrása a kijelölés fölé

20. oldal

TÁBLÁK ÖSSZEKAPCSOLÁSA

fogalmakA relációs adatmodell a táblák között kapcsolatot feltételez. A kapcsolatokat a tervezőnek kell létrehoznia a táblák kiválasztott mezőivel, a kapcsoló mezőkkel. A kapcsoló mezők adattípusának és mezőméretének azonosnak kell lennie. A kapcsoló mezők egyikének elsődleges kulcsnak kell lenni.

A kapcsolat megvalósításának legegyszerűbb módja ha az egyik tábla (elsődleges tábla) elsődleges kulcsát elhelyezzük a másik táblába is (kapcsolódó tábla). Ezt a mezőt a kapcsolódó tábla idegen kul-csának nevezzük. A kapcsolat az elsődleges kulcs és az idegen kulcs között jön létre. Más táblákkal kapcsolatban álló tábla csak kapcsolatainak törlése után törölhető.

kapcsolat típusaiA kapcsolat típusa megmutatja, hogy a tábla tetszőleges rekordjához, hány rekord tartozhat a kapcsolódó táblában. Másként fogalmazva a tábla tetszőleges rekordjának elsődleges kulcs értéke hányszor szerepelhet a kapcsolódó tábla idegen kulcs mezőjében. A kapcsolat-típusok a következők:

(1) Egy a többhöz kapcsolat. A leggyakoribb kapcsolat-típus. A tábla egy rekordjához a kapcsolódó táblában több rekord tartozhat. Jelölése 1:N vagy 1:∞. Például egy óvodai adatbázis Anyák és Gyere-kek táblái egy a többhöz kapcsolatban állnak egymással, mert egy anyának több gyereke lehet.

(2) Több a többhöz. Az egyik tábla tetszőleges rekordjához a másik tábla több rekordja is tartozhat és ezt a másik tábla tetszőleges rekordjáról is elmondhatjuk. Jelölése: N:M. Például egy színházi adat-bázis Színdarabok és Színészek táblái több a többhöz kapcsolatban állnak egymással, mert egy színda -rab több színészt igényel és egy színész több darabban játszik. A több a többhöz kapcsolat csak köz-vetve, egy segédtábla, a kapcsolótábla segítségével hozható létre. Ezt a táblát egy a többhöz típusú kapcsolat köti a másik két táblákhoz. Példáknál maradva, a Színdarabok és a Színészek táblát a Szere -pek tábla kapcsolja össze. A Színdarabok és a Szerepek tábla egy a többhöz kapcsolatban állnak egy -mással, mert egy Színdarab több szerepet tartalmazhat. A Színészek és Szerepek táblák egy a többhöz kapcsolatban állnak egymással, mert egy színész több szerepet is játszik a színházban.

21. ábrakapcsolat-típusok

(3) Egy az egyhez. Ezt a kapcsolattípust alkalmazzuk, amikor az óriás-rekordok kialakulását elkerülen-dő, a mezőket több táblába osztjuk szét. Kialakítását indokolhatja még a bizalmas adatok elkülö-nítésének igénye vagy a gyakran változó és az állandó értékű mezők szétválasztásának szándéka. Jelölése: 1:1. Például egy ingatlan-nyilvántartó adatbázis Lakások és Bérlők táblája egy az egy kap-csolatban állnak egymással, mert egy lakásnak csak egy bérlője lehet, és a lakásadatok viszonylag állandók, de a bérlők adatai gyakrabban változhatnak.

21. oldal

kapcsolatok ablakA kapcsolatok létrehozásához Adatbáziseszközök, Kapcsolatok, Kapcsolatok (Database Tools, Rela-tionships, Relationships) parancsgombbal nyissuk meg a Kapcsolatok (Relationships) ablakot.Ha az adatbázisban még nem határoztunk meg kapcsolatokat a program automatikusan megjeleníti a Tábla megjelenítése (Show Table) párbeszédpanelt. A névre duplán kattintva vagy a listából egy vagy több nevet kiválasztva és a Hozzáadás (Add) parancsgombot használva jeleníthetjük meg a táblákat a Kapcsolatok ablakban.

Az akaratlanul megjelenített táblákat kijelölés után a helyi menü Tábla elrejtése (Hide Table) utasí-tással vagy a Delete billentyűvel távolíthatjuk el. Újabb táblák megjelenítését a Kapcsolateszközök, Tervezés, Kapcsolatok, Tábla megjelenítése (Relationship Tools, Design, Relationships, Show Table) parancsgombbal vagy a Kapcsolatok ablak helyi menüje Tábla megjelenítése... (Show Table...) utasí-tásával kezdeményezhetjük. Tábla hozzáadásának másik lehetséges módja, a táblanév áthúzása a Na-vigációs ablakból a Kapcsolatok ablakba. A megjelenített kis tábla-sémák méretezhetők és pozício-nálhatók. Helyi menüjük Táblatervező (Table Design) utasításával Tervező nézetben nyithatjuk meg az adott táblát.

elsődleges- és kapcsolódó táblaAz egyik táblában tárolt rekord kapcsolódhat a másik tábla egy vagy több rekordjához. Például a lakások tábla egy rekordja (Fő utca 42. III. em. 28.) kapcsolódhat a bérlők tábla egy rekordjához (ha van bérlője) vagy a nők tábla egy rekordja (Kovács Katalin) kapcsolódhat a gyerekek tábla több rekordjához (ha vannak gyerekei). Az adatbázis-kezelés fogalmai szerint a példákban szereplő lakások és nők táblák elsődleges táblák, mert rekordjaik önállóan, kapcsolódó rekordok nélkül is szerepel-hetnek az adatbázisban. A táblapárosok bérlők és gyerekek táblái csak kapcsolódó rekordokat tar -talmazhatnak, ezért nevük kapcsolódó táblák. Az idegen kulcs mező mindig a kapcsolódó táblában áll.

kapcsolatok létrehozásaA kapcsolat létrehozásához az egyik tábla-séma elsődleges kulcsát húzzuk át a másik tábla-séma idegen kulcs mezőjére. A kapcsolat-típusok létrehozásának sajátosságai a következők. (1) Egy a többhöz: Az idegen kulcsot a több oldalon álló táblának kell tartalmaznia. (2) Több a többhöz:Az illesztő táblában kell a két idegen kulcsnak állnia. (3) Egy az egyhez: Az idegen kulcs Indexelt me ző-tulajdonsága Igen (nem lehet azonos) értékű és a mező általában a gyakran változó adatokat tartal-mazó táblában áll.

A létrehozott kapcsolat tulajdonságait az automatikusan megjelenő Kapcsolatok szerkesztése (Edit Relationships) párbeszédpanelen adhatjuk meg. A kapcsolat a párbeszédpanel Létrehozás (Create) nyomógombjára kattintva jön létre.

A kapcsolat törlése a kapcsolat vonalára kattintva, a helyi menü Törlés (Delete) utasításával vagy a kapcsolat kijelölése után a Delete billentyűvel történhet.

A Kapcsolatok ablak tartalmát Kapcsolateszközök, Tervezés, Eszközök, Elrendezés törlése (Rela-tionships Tools, Design, Tools, Clear Layout) utasítással törölhetjük.

Az ablak bezárásakor felajánlott mentés a munkaterület elrendezésére vonatkozik, a létrehozott kapcsolatok létére semmilyen befolyással nincs.

hivatkozási integritás megőrzéseA létrehozott kapcsolat tulajdonságait a már említett Kapcsolatok szerkesztése (Edit Relationships) párbeszédpanelen állíthatjuk be. A párbeszédpanelt a kapcsolat vonalára kattintva a Kapcsolatesz-közök, Tervezés, Eszközök, Kapcsolatok szerkesztése (Relationships Tools, Design, Tools, Edit Rela-tionships) parancsgombbal vagy a helyi menü Kapcsolat szerkesztése... (Edit Relationships...) utasí-tással jeleníthetjük meg.

A parancstábla első jelölőnégyzete után álló Hivatkozási integritás megőrzése (Enforce Referential Integrity) felirat jelentése: a kapcsolat védelme. Ezt a beállítást használva a program megakadályoz minden olyan műveletet, amely megsérti a kapcsolat típusából következő szabályokat. Ezek a szabá-

22. oldal

lyok a következők. (1) A kapcsolódó táblába nem vihetünk be olyan rekordot, amelynek kapcsoló me-zője üres vagy értéke nem szerepel az elsődleges tábla kapcsoló mezőjében. (2) Nem lehet az elsőd-leges táblából olyan rekordot törölni, amelyhez rekordok tartoznak a kapcsolódó táblában. A pél-dánknál maradva nem törölhetünk gyerekes anyát az anyák táblából. Először a gyerekeket kell töröl -nünk és csak utána az anyukájukat. A hivatkozási integritás beállítását a program a kapcsolat típusá-nak megjelenítésével jelzi a Kapcsolatok ablakban. Tehát a kapcsolat vonalán megjelennek az 1 (egy) és ∞ (több) jelzések.

22. ábra(1) a hivatkozási integritás megőrzésével védett- és (2) védtelen kapcsolat

kaszkádolási beállításokAz adatbázis-kezelés szóhasználatában a kaszkádolás egy művelet automatikus végrehajtását jelenti az összes érintett adaton. A Kapcsolt mezők kaszkádolt frissítése (Cascade Update Related Fields) jelölőnégyzet kiválasztása az elsődleges kulcs mező változtatásainak automatikus átvezetését írja elő a kapcsolódó rekordokban. Ez a beállítás nem vonatkozik a számláló-szám kapcsoló mezőkre, mert a számláló típusú mező értékeit a felhasználó nem módosíthatja.

23. ábrakaszkádolási beállítások a kapcsolat tulajdonságlapján

A Kapcsolt mezők kaszkádolt törlése (Cascade Delete Related Records) utasítás hatására a program automatikusan törli az elsődleges táblából törölt rekord kapcsolódó rekordjait. A parancstábla felirata a magyar nyelvű verzióban hibás. Kapcsolt rekordok… helyett, Kapcsolt mezők… szöveg áll.

23. oldal

1

2

A TÁBLA ADATLAP NÉZETBEN

fogalmakAz adatlap nézet a tábla felhasználói felülete. A táblát adatlap nézetben a tábla nevére duplán kattintva, a név helyi menüjének Megnyitás (Open) utasítására vagy a táblanevet a munkaterületre húzva nyithatjuk meg.

Adatlap nézetben egy táblázatot látunk. A táblázat sorai a rekordok, oszlopai az adatbázis-tábla mezői. A mezőneveket a táblázat első sora tartalmazza. A táblázat utolsó oszlopa, Hozzáadás (Click to Add) felirattal, új mező felvételét teszi lehetővé, úgy hogy nem kell átlépnünk tervező nézetbe. A re-kordot a sorok bal szélén álló téglalapra kattintva jelölhetjük ki. Elsődleges táblák adatlap nézetében, a rekordkijelölő után álló pluszjeles nyomógomb a kapcsolódó rekordok megjelenítésére szolgál.

váltás a nézetek közöttA nézetek közötti váltás a menüszalag Nézetek (Views) csoportjának parancsaival történik. Ezt a csoportot a menüszalag Kezdőlap (Home) és a Táblaeszközök, Mezők (Table Tools, Fields) lapjai tar-talmazzák. A váltás történhet az állapotsor végén álló nézet-parancsgombokkal is. Ha ezek a pici parancsgombok nem látszanak, akkor az állapotsor helyi menüjének Parancsikonok (View Shortcuts) utasításával tudjuk megjeleníteni őket.

A Ctrl+, (vessző) billentyűparancs a táblát a sorrend szerinti (tervező, adatlap, kimutatás, kimuta-tásdiagram) következő nézetben jeleníti meg. Ha tervező nézetből adatlap nézetbe váltunk, akkor a program rákérdez a terv módosításainak mentésére. Az adatlap nézetből kezdeményezett nézetvál-tást csak akkor előzi meg ez a kérdés, ha a nézet megjelenítési tulajdonságait változtattuk meg.Az adatmódosításokat a program automatikusan menti.

a nézet formai jegyeiAz adatlap nézet szokásos megjelenítési tulajdonságait a Fájl, Beállítások, Adatlap (File, Options, Da-tasheet) lapon adhatjuk meg. Ezek a beállítások minden táblára érvényesülnek. A megnyitott tábla adatlap nézetének megjelenítését a Kezdőlap, Szöveg formázása (Home, Text Formatting) csoport és a csoport parancstáblájának () utasításaival szabályozhatjuk. A beállítások menthetők, a tábla bezárásakor megjelenő Szeretné menteni a(z) <táblanév> tábla elrendezésének módosításait? (Do you want to save changes to the layout of table <táblanév>?) kérdésre adott Igen (Yes) válasszal.

24. ábraaz adatlap tulajdonságait beállító menüszalag-parancsok hatóköre

A táblázat páratlan sorszámú sorainak színét a menüszalag és a csoport parancstáblájának Háttérszín (Background Color) utasításával szabályozhatjuk. A menüszalag Váltakozó színű sorok (Alternate Row Color), valamint a csoport parancstáblájának Háttér váltószíne (Alternate Background Color) utasítása egyaránt a táblázat páros sorszámú sorainak színét szabályozza.

24. oldal

A sorok magasságát a Kezdőlap, Rekordok, Egyebek, Sormagasság… (Home, Records, More, Row Height…) vagy egy rekordkijelölő helyi menüjének Sormagasság... (Row Height...) utasításával, pont-ban adhatjuk meg. A párbeszédpanel Szabvány magasság (Standard Height) utasítása a szokásos ma-gasságot állítja vissza.

Az oszlopok szélessége a rovatfej jobb oldali függőleges vonalának húzásával vagy a vonalon dup-lát kattintva állítható be. A dupla kattintás a legszélesebb tartalomhoz, beleértve magát a rovatfejet is, igazítja az oszlop szélességét. A rovatfej helyi menüjének Mezőszélesség... (Field Width...) utasítá-sával karakterben adhatjuk meg a pontos értéket. Az Oszlopszélesség (Column Width) parancstábla Legjobb illesztés (Best Fit) parancsgombja a legszélesebb tartalomhoz igazítja az oszlop szélességét.A szokásos oszlopszélesség a Szabvány szélesség (Standard Width) jelölőnégyzettel állítható vissza.Az Oszlopszélesség (Column Width) parancstábla a Kezdőlap, Rekordok, Egyebek, Mezőszélesség (Home, Records, More, Field Width) utasítással is megjeleníthető.

oszlopok kezeléseAz oszlopok sorrendjét a rovatfejek húzásával állíthatjuk be. Ez a beállítás csak az adatlap nézet megjelenítését befolyásolja, a tábla tervére nincs hatással. A Kezdőlap, Rekordok, Egyebek, Mezők rögzítése (Home, Records, More, Freeze Fields) és a helyi menü Mezők rögzítése (Freeze Fields) utasítása megakadályozza a kijelölt oszlopok mozgatását. A rögzített oszlopok a táblázat bal oldalán jelennek meg, vékony függőleges szegélyvonallal elválasztva a mozgatható oszlopoktól. A korlátozás a Mezők rögzítésének feloldása (Unfreeze All Columns) paranccsal oldható fel.

A sok mezőből álló táblák kezelhetősége az aktuálisan érdektelen adatokat tartalmazó oszlopok elrejtésével javítható. Az oszlopok elrejtésére, és megjelenítésére utasító parancsok a helyi menü és a Kezdőlap, Rekordok, Egyebek (Home, Records, More) utasítás-csoportban találhatók.

mezők statisztikai vizsgálataA Kezdőlap, Rekordok, Összesítés (Home, Records, Totals) parancsgombjával a rekordok alatt összegző sor jeleníthető meg, amely a mezők statisztikai vizsgálatát teszi lehetővé. Az összegző sor első mezőjében az Összeg (Total) felirat áll, további mezői legördülő listát tartalmaznak, az adott mezőben alkalmazható statisztikai függvényekkel.

Az összegző sorban alkalmazható függvények: (1) Szám - Count, a bejegyzések darabszáma. A Melléklet adattípusú mezőben az összes mellékelt fájl darabszámát adja, (2) Átlag - Average, az osz-lopban álló adatok számtani közepe, (3) Minimum, Maximum, az oszlopban álló adatok szélső értéke,

(4) Összeg - Sum, az oszlopban álló számok összege, (5) Szórás, Variancia - Standard Deviation, Va-riance, az oszlopban álló adatok eloszlása.

25. ábraaz adattípusokhoz választható statisztikai függvények

A statisztikai eredmények a függvények listájának Nincs (None) utasításával-, az összegző sor a Kezdő-lap, Rekordok, Összesítés (Home, Records, Totals) parancsával rejthető el.

25. oldal

rekord-navigációA rekord-navigáció eszközeit az objektum ablak állapotsorának bal oldalán találjuk. Az Első rekord (First record), Előző rekord (Previous record) parancsgombokat az Aktuális rekord (Current Record) mező követi, amely az aktuális rekord sorszámát, és az összes rekord darabszámát jeleníti meg.Az Aktuális rekord mező után a Következő rekord (Next record) és az Utolsó rekord (Last Record) parancsgombok állnak. A rekord-léptető utasítások a Kezdőlap, Keresés, Ugrás (Home, Find, Go To) listában is megtalálhatók. Az aktív rekordot a program eltérő színű rekordkijelölővel jelzi.

adatok keresése, cseréjeEgy mezőbejegyzés keresése történhet gyorskereséssel vagy irányított kereséssel. Az irányított keresés paraméterezhető művelet, amellyel a művelet végrehajtását gyorsíthatjuk.

A Gyorskereső mezője a tábla ablakának állapotsorában található, Keresés (Search) felirattal.A mezőre kattintva a Keresés szó eltűnik. A gyorskeresés egy-egy rekordot végigvizsgálva, felülről le-felé halad. Az első karakter begépelése után a program automatikusan arra az első mezőbejegyzésre ugrik, amely tartalmazza a megadott karaktert. A második karakter begépelését követően a keresés az aktuális mezőtől folytatódik és megáll az első olyan mezőbejegyzésnél, amely tartalmazza a kétka-rakteres karakterláncot. És így tovább minden újabb megadott karakter után, mindig az aktuális me-zőtől folytatva a keresést. A megtalált karakterlánc a mezőbejegyzésben kijelölve áll.

Az irányított keresés a Kezdőlap, Keresés, Keresés (Home, Find, Find) parancsgombjával vagy a Ctrl+F billentyűkombinációval kezdeményezhető. Ha csak egy meghatározott mezőben kívánunk ke-resni , akkor a parancs kiadása előtt helyezzük el a kurzort a mező valamelyik értékében.

A Keresett szöveg (Find What) mezőbe írjuk be a keresendő adatot. A * (csillag) és ? (kérdőjel) helyettesítő karakterek engedélyezettek. Az irányított keresés indítása előtt kijelölt karakterlánc au-tomatikusan beíródik a Keresett szöveg mezőbe (Find What). A Miben (Look In) mező listája mindig két elemet sorol fel, a keresés indításakor aktuális mező nevét, illetve az összes mezőt szimbolizáló táblanevet. Az Egyezés (Match) mező listájának Mező bármely részében (Any Part of Field) utasítása tartalmazó, Teljes mező (Whole Field) utasítása teljes és Mező elején (Start of Field) utasítása kez-deti-egyezés keresését írja elő. A keresés irányát a kurzor pozíciójához viszonyítva a Keresés ( Search) mező listájából választhatjuk ki.

Ha a Kis- és nagybetű különbözik (Match Case) jelölőnégyzet nincs kiválasztva, akkor a keresés közben a kis- és nagybetűk egyenrangúak. Számok és dátumok keresésekor a Formázott adat kere-sése (Search Fields As Formatted) opcióval nem érték, hanem karakterlánc egyezőséget írunk elő.

26. ábraformázott adat keresése opció hatása a keresés eredményére

A Keresés párbeszédpanel bezárása után a program menti a beállításokat. A keresés ezután már a párbeszédpanel megnyitása nélkül is folytatható a Shift+F4 billentyűparanccsal.

A Kezdőlap, Keresés, Csere (Home, Find, Replace) parancsgombbal vagy Ctrl+H billentyűparanccsal indítható csere művelet az Office programokból megismert módon működik.

mezőbejegyzések szerkesztéseA mezőbejegyzés módosításakor, a javításokat a program automatikusan menti, amikor rekordot váltunk. Az eredeti mezőbejegyzés csak a következő módosítás mentése előtt, a gyorselérési eszköz-tár Visszavonás (Undo) parancsgombjával állítható vissza. A mezőbejegyzés felülírása vagy törlése előtt a kereszt alakú egérmutatóval a mezőben a szegélyre kattintva a teljes mező kijelölhető.

26. oldal

az adatbevitel sajátosságai, adattípusok szerintA pénznem adattípusú mező kitöltésekor a szám után a pénznem-jelölőt nem kell beírnunk, azt a mező elhagyása után a program automatikusan megjeleníti.

Dátum beírásakor a mező megjelenítési tulajdonságaitól függetlenül, alkalmazhatjuk a perjeles beviteli módot: 29/9/9 vagy 30-3-3. A program a bejegyzést mező-váltáskor formázza. A dátum-bevi-tel történhet a mező mellett megjelenített kis táblázat segítségével is. A hónapokat a címsorban álló kis nyilakkal válthatjuk. Az aktuális dátum bevitele a Ma (Today) parancsgombjával történik.

A Rich Text formátumú (Szövegformátum mezőtulajdonság) feljegyzés mezőkben új sort a Shift+Ctrl+Enter-, új bekezdést a Ctrl+Enter billentyűparanccsal kérhetünk. Az alkalmazható formai jegyek leírását a formázott szöveg tárolása című rész tartalmazza (lásd a 8 oldalon). Az egyszerű szö-veg formátum alkalmazásakor a Ctrl+Enter billentyűparanccsal kérhetünk új sort.

A logikai adattípusú mező szokásos megjelenítési formája a jelölőnégyzet. A kijelölt négyzet az Igaz (-1), az üres a Hamis (0) logikai értéket szimbolizálja.

OLE objektum beillesztése a mező helyi menüjének Objektum beszúrása (Insert Object) parancsá-val történik. Az objektum dupla kattintással vagy a helyi menü <objektum-típus> objektum, Megnyi-tás (<objektum-típus> Object, Open) utasításával nyitható meg.

A Mellékletek adattípusa mezőben a fájlok kiválasztása és későbbi kezelése a mező helyi menüjé-nek Mellékletek kezelése (Manage Attachments...) utasításával történik.

A számláló és a melléklet adattípusú mezők kivételével a Ctrl+1 billentyűparanccsal az előző re-kord azonos mezőjében álló adatot illeszthetjük be az aktuális mezőbe.

rekord hozzáadása törléseAz aktuális vagy a kijelölt rekordok a Kezdőlap, Rekordok, Törlés (Home, Records, Delete) paranccsal, a helyi menü Rekord törlése (Delete Record) utasításával vagy a Delete billentyűvel törölhetők. Több rekord törlésekor csak szomszédos rekordok jelölhetők ki.

A program adatlap nézetben, a már bevitt rekordok alatt, mindig megjelenít egy üres, kijelölő te-rületén csillagot ábrázoló sort. Üres tábla esetén csak ez a sor látható. Amikor új rekord hozzáadását kezdeményezzük, akkor a program a kurzort ennek a sornak az első mezőjében helyezi el. Természe-tesen a kurzor az egérrel is elhelyezhető az új rekord első mezőjébe.

Új rekord bevitelét a Kezdőlap, Rekordok, Új (Home, Records, New) paranccsal, a rekord-navigáció parancsgombjai után álló Új üres rekord (New blank record) parancsgombbal, a Ctrl+3 vagy a Ctrl+Plusz (numerikus billentyűzet) parancsbillentyűkkel kezdeményezhető.

Ahogy a felhasználó az új rekord egyik mezőjében megkezdi az adatbevitelt, a program automati-kusan újra létrehozza a csillaggal jelölt sort.

rekordok rendezéseA program a rekordokat a bevitel sorrendjében jeleníti meg. A rekordok rendezése történhet egy vagy több mező bejegyzései alapján, emelkedő vagy csökkenő sorrendben. A rendezés alapját adó mezők a rendezés kulcsai. A rendezési kulcs nem lehet objektum típusú mező.

Az üres cellák emelkedő rendezéskor felülre, csökkenő rendezéskor a lista végére kerülnek. Ha a rendezés kulcsa logikai adattípusú mező, akkor emelkedő rendezéskor a kipipált jelölőnégyzetek áll-nak felül és őket követik a jelöletlen négyzetek, csökkenő rendezés esetén felül állnak a jelöletlen négyzetek és őket követik a jelöltek.

A rendezése előtt a rendezés alapját adó oszlopba kell kattintanunk, majd a Kezdőlap, Rendezés és szűrés, Rekordok Növekvő/Csökkenő (Home, Short & Filter, Ascending/Descending) paranccsal, a rovatfej menüjének Rendezés (Sort) utasításaival vagy az oszlop helyi menüje Rendezés utasításaival indíthatjuk a műveletet.

Több mezős rendezéskor fordított sorrendben kell haladnunk. Először az utolsó rendezési kulcs szerint, majd az utolsó előtti szerint és így tovább. Például, ha a rendezés kulcsai sorrendben a veze-téknév, a keresztnév és a születési dátum mezők, először a születési dátum szerint kell rendeznünk, majd a keresztnév szerint és végül a vezetéknév szerint.

27. oldal

A rendezés kulcsait a program a rovatfejben megjelenített nyíllal jelöli meg. A felfelé mutató nyíl emelkedő, a lefelé mutató a csökkenő sorrendű rendezést szimbolizálja.

A Kezdőlap, Rendezés és szűrés, Minden rendezés törlése (Home, Short & Filter, Clear All Sorts) parancsot kiadva a rekordok ismét a bevitel sorrendjében lesznek megjelenítve.

rekordok szűréseA szűrés a rekordok szelektív megjelenítése. A megjelenítendő rekordokat a felhasználó által meghatározott egy vagy több szűrő-feltétel határozza meg. A feltétel mindig egy mező értékeire vonatkozik. A melléklet adattípusú mező kivételével bármely mezőhöz megadhatunk szűrő-feltételt. Azt a rekordot, amelyben a feltétel nem teljesül a program elrejti.

Több feltétel alkalmazása esetén el kell döntenünk, hogy a feltételek egymással logikai ÉS vagy lo-gikai VAGY kapcsolatban állnak. A szűrő-feltételek alkalmazása történhet egymás után, külön-külön műveletben vagy a szűrők egyidejű alkalmazásával, egy művelettel.

A szűrő-feltételek meghatározása történhet a menüszalag Kezdőlap, Rendezés és szűrés (Home, Sort & Filter)-, a rovatfejben álló szűrőlista- és az oszlop helyi menüjének parancsaival. A feltételek meghatározása történhet lekérdezés létrehozásával is. Ez az irányított szűrés (lásd a Tábla szűréselekérdezéssel című részben, 37. oldal).

oszlopok egyedi értékeinek listájaAz OLE objektum és a melléklet adattípusú mezők kivételével minden mező szűrőlistája tartalmazza a mező egyedi értékeit. Az üres cellákat tartalmazó oszlop listájában az Üres (Blanks) felirat is megjele-nik. A tétel négyzetének bejelölése csak a kiválasztott értéket tartalmazó rekordok megjelenítésére utasítja a programot. Több érték kiválasztása logikai VAGY viszonyt teremt a feltételek között. A lista tetején álló Az összes kijelölése (Select All) utasítás minden elem kiválasztását- illetve a kiválasztás törlését teszi lehetővé.

szűrő megadása a viszonyítási alap kijelölésévelHa az oszlop egy létező adatát szánjuk a szűrő viszonyítási alapjának akkor a cellába kell helyeznünk a kurzort, majd a helyi menü vagy a Kezdőlap, Rendezés és szűrés, Kijelölés (Home, Sort & Filter, Selec-tion) parancsgomb listájából relációt választhatunk.

27. ábraa program relációi a teljes mezőbejegyzés kijelölésekor

28. oldal

A reláció kiválasztása után a program elrejti a feltételnek nem megfelelő rekordokat. A szűrőt tartalmazó oszlopot a rovatfejében megjelenített kis tölcsér jelöli. A tábla ablakának állapotsorában a megjelenített rekordok számát és a szelektív megjelenítést jelző, Szűrt (Filtered) feliratot látjuk.

A mezőbejegyzés egy része is lehet a feltétel viszonyítási alapja szöveg, feljegyzés és dátum adat-típusú mezőkben. A kijelölt rész pozíciójától függően a helyi menü és a Kezdőlap, Rendezés és szűrés, Kijelölés (Home, Sort & Filter, Selection) parancsgombjának listája más és más relációkat tartalmaz.

28. ábraa program relációi a mezőbejegyzés egy részének kijelölésekor

Ha egy üres cellára kattintunk, akkor az Egyenlő Üres (Equals Blank) és a Nem egyenlő Üres (Does Not Equal Blank) szűrők közül választhatunk. OLE objektum típusú mező esetén Nem üres (Is Not Blank) utasítást tartalmazza a helyi menü és a Kezdőlap, Rendezés és szűrés, Kijelölés (Home, Sort & Filter, Selection) parancsgomb listája.

A szűrt rekordhalmazt újabb feltételek megadásával tovább szűrhetjük vagy az összes rekord megjelenítésével folytathatjuk a rekordok szerkesztését. A tábla állapotsorának Szűrt (Filtered) fel-iratára kattintva vagy a Kezdőlap, Rendezés és szűrés, Szűrő be/ki (Home, Short & Filter, Toggle Filter) parancsával kérhetjük az elrejtett rekord megjelenítését.

a szűrés ismétlése, a szűrő törléseAz utolsó szűrés a tábla ablaka állapotsorának Szűretlen (Unfiltered) feliratára kattintva vagy a Kezdő-lap, Rendezés és szűrés, Szűrő be/ki (Home, Sort & Filter, Toggle Filter) parancsgombjával ismételhető.

Az ismételhetőség lehetőségét szünteti meg a szűrőlista <mezőnév> szűrőjének törlése (Clear fil-ter from <mezőnév>) és a Kezdőlap, Rendezés és szűrés, Speciális, Szűrők törlése (Home, Short & Fil-ter, Advanced, Clear All Filter) utasítása. A hiányzó szűrőt az állapotsor világosszürke Nincs szűrő (No filter) felirata jelöli.

29. ábraszűrt és szűretlen megjelenítés-, valamint a szűrő törlésének jelzése az állapotsorban

29. oldal

szűrő megadása a viszonyítási alap beírásávalHa a szűrő megadása előtt nem jelöltünk ki adatot vagy adatrészt, akkor a reláció viszonyítási alapját be kell gépelnünk.

30. ábraa program szűrő-sablonjai

a program dátum-szűrőiA dátum adattípusú oszlop helyi menüjének és szűrőlistájának Dátumszűrők (Date Filters) utasítása a relációkon kívül tartalmazza a program dátumszűrőit is. Ezek közül néhány magyarázatra szorul.

31. ábraspeciális dátum-szűrők

Az Időszak összes dátuma (All Dates in the Period) szűrői a kiválasztott negyedévbe, illetve hónapba eső dátumokat adják, függetlenül a dátum éveinek számától.

szűrő megadása űrlappalA Kezdőlap, Rendezés és szűrés, Speciális, Szűrés űrlap szerint (Home, Sort & Filter, Advanced, Filter by Form) utasítással megjelenített űrlap, összetett szűrőfeltétel szerkesztését és több szűrő egyidejű alkalmazását teszi lehetővé.

Az űrlap egyetlen sora a szűrők megadására szolgál. Minden mező tartalmazza az oszlop egyedi értékeinek listáját beleértve az üres mezőt is, amely mindig a lista tetején áll. Az OLE objektum adat -

30. oldal

típusú oszlop mezőjében a lista csak az üres jelentésű Is Null és a nem üres jelentésű Is Not Null ele-meket tartalmazza.

A logikai adattípusú oszlop mezőjében csak egy jelölőnégyzet található. Ismételt kattintással há-rom állapot határozható meg. A jelölt-, a jelöletlen- és az apró pöttyös kitöltésű négyzet. Ez utóbbi a semleges állapot megfelelője, amelynek jelentése: az oszlop nem tartalmaz szűrő-feltételt.

Egy űrlap-mező több feltételt is tartalmazhat, amelyeket OR vagy AND logikai operátorral kap-csolunk össze. A kifejezést a Nagyítás ablakban vagy a Kifejezésszerkesztőben hozhatjuk létre.

Az űrlap szűrősorában álló feltételek ÉS logikai viszonyban állnak egymással. Tehát csak azok a re -kordok lesznek megjelenítve, amelyek az összes feltételnek megfelelnek. Logikai VAGY viszonyban álló szűrőket az űrlap vagy (Or) feliratú fülecskéjére kattintva hozhatunk létre. A program azokat a rekordokat fogja megjeleníteni, amelyek a VAGY viszonyban álló feltételek közül legalább az egyiknek megfelelnek.

szűrő-feltételek mentéseAz adatlap nézet bezárásakor felajánlott mentés az utolsó űrlapos szűrés feltételeit is menti. A men -tett szűrőt a Kezdőlap, Rendezés és Szűrés, Szűrő be/ki (Home, Sort & Filter, Toggle Filter) paran-csával vagy az állapotsor Szűretlen (Unfiltered) feliratára kattintva alkalmazhatjuk. Természetesen a Kezdőlap, Rendezés és szűrés, Speciális, Szűrők törlése (Home, Sort & Filter, Advanced, Clear All Fil-ter) utasítás ezt a lehetőséget elérhetetlenné teszi.

A szűrő-űrlapot megjelenítve a szűrést lekérdezésként menthetjük a Kezdőlap, Rendezés és szű-rés, Speciális, Mentés lekérdezésként (Home, Sort & Filter, Advanced, Save As Query) parancsával valamint a gyorselérési eszköztár- és a menüszalag Fájl (File) lapjának Mentés (Save) utasításával.A mentett feltételeket, a szűrő-űrlapot megjelenítve, a Kezdőlap, Rendezés és szűrés, Speciális, Betöl-tés lekérdezésből… (Home, Sort & Filter, Advanced, Load from Query…) utasítással tölthetjük be.

rekordok nyomtatásaAz adatlap nézetben megjelenített rekordokat kinyomtathatjuk. A nyomat minden elemében az adatlap nézet leképezése lesz. Ha egy tábla összes rekordját szeretnénk nyomtatni, akkor nem kell megnyitnunk, csak ki kell jelölnünk a navigációs ablakban.

A megjelenítés méretaránya az állapotsor jobb oldalán álló nagyítócsúszkával vagy a Nyomtatási kép, Nagyítás (Print Preview, Zoom) csoport parancsaival állítható be. A képre vagy a csúszka előtt álló kijelzőre ismételten kattintva az egylapos megjelenítés és az utolsó felhasználói méretarány kö-zött válthatunk. Lapozni a nyomtatási kép állapotsorában álló léptető gombokkal illetve a Page Up és Page Down billentyűkkel tudunk. A vízszintes- és függőleges görgetősáv egyoldalas megjelenítésben nem érhető el.

A használt papír méretét és tájolását valamint a margók nagyságát a menüszalag Oldalméret (Page Size) és Lap elrendezése (Page Layout) csoportjának parancsaival határozhatjuk meg. Ezek a tulajdonságok egy összetett parancstáblán is beállíthatók, amelyet a Lap elrendezése, Oldalbeállítás (Page Layout, Page Setup) utasításával jeleníthetjük meg.

Az Fájl, Nyomtatás, Nyomtatás (File, Print, Print) vagy a Nyomtatási kép, Nyomtatás, Nyomtatás (Print Preview, Print, Print) paranccsal a nyomtatandó tartományt, a példányszámot és több példá-nyos-többoldalas nyomtatás esetén az oldalak nyomtatási sorrendjét határozhatjuk meg. A Szétválo-gatás (Collate) jelölőnégyzetet kiválasztva a program egy munkamenetben egy teljes példányt készít a többoldalas nyomatból. Az Fájl, Nyomtatás, Gyors nyomtatás (File, Print, Quick Print) parancsával a program a szokásos beállításokkal készíti el a nyomatot. A nyomtatandó tartomány szokásos beállí -tása a Mind (All).

31. oldal

IMPORTÁLÁS ÉS EXPORTÁLÁS

fogalmakImportálással és exportálással adatokat cserélhetünk Access adatbázisok és más programok között. Importáláskor szövegfájl-, munkafüzet- vagy egy másik adatbázis adatairól készítünk másolatot a megnyitott adatbázisba. Exportáláskor a megnyitott adatbázis egy objektumáról készítünk másolatot egy másik adatbázisba vagy a másolatot önálló fájlba mentjük. Az adatcsere csak a program által támogatott fájlformátumokkal valósulhat meg, ezért a nem Access adatbázisok közötti adatátvitelt az adatok formátumának átalakítása előzi meg. A másolandó/átalakítandó objektum neve forrásobjek-tum vagy forrásfájl, a másolt/átalakított objektumé célobjektum vagy célfájl.

adatcsere Access adatbázisok közöttAccess adatbázis-objektum importálása a Külső adatok, Importálás és csatolás, Access (External Data, Import & Link, Access) paranccsal kezdeményezhető. Az először megjelenő Külső adatok átvétele - Access adatbázis (Get External Data - Access Database) párbeszédpanel a forrás-adatbázis megadását kéri. A következő párbeszédpanel az importálandó objektumok kiválasztására szolgál.

A művelet részleteinek megadására szolgáló utasítások a Beállítások (Options) nyomógombra kat-tintva jelennek meg. A Kapcsolatok (Relationships) jelölőnégyzet az importálandó táblák kapcsolatai-nak átvételét is előírja. A Tábla importálása, Csak definíció (Import Tables, Definition Only) utasítás tábla tervének másolását eredményezi, a benne tárolt rekordok nélkül.

A navigációs ablakban kijelölt objektumot a Külső adatok, Exportálás, Access (External Data, Ex-port, Access) utasítással másolhatunk másik Access-adatbázisba. A megjelenő első párbeszédpanelon a cél-adatbázist kell megadnunk. A második párbeszédpanel <objektumnév> exportálása (Export <objektumnév> to) mezőben a cél-objektum nevét adhatjuk meg. Az Exportálás, Csak definíció (Ex-port Tables, Definition Only) utasítás csak a tábla tervének exportálását eredményezi.

Excel adatok importálása új táblábaA Külső adatok, Importálás és csatolás, Excel (External Data, Import & Link, Excel) paranccsal munkafüzet kiválasztott lapján álló táblázat- vagy a munkafüzet egy elnevezett tartományának adatait importálhatjuk új táblába. A művelet előtt ellenőrizzük, hogy az importálandó táblázat nem tartalmaz-e üres sorokat, egyesített cellákat, hibaértékeket és a táblázathoz nem tartozó feliratokat. A forrás munkafüzetet az importálás előtt be kell zárni.

Az először megjelenő Külső adatok átvétele - Excel munkafüzet (Get External Data - Excel Spread-sheet) ablakban adjuk meg a forrás-objektumot és válasszuk a Forrásadatok importálása... (Import the source data...) utasítást. A varázsló először az importálandó tartomány kiválasztását kéri. Ezután a rovatfejek meglétét jelezhetjük, majd az importálandó mezők adattípusának és Indexelt mezőtulaj-donságának meghatározása következik. Befejezésül az elsődleges kulcsról és az új tábla nevéről dönthetünk.

A művelet hibajegyzékét a program a ’<cél-objektum>$’_ImportálásiHibák (’<cél-objektum>$’_Im-portErrors) táblába helyezi el. Számos importálási hiba elkerülhető, ha a varázsló által megállapított adattípusokat csak a művelet befejezése után a tábla tervében módosítjuk. A program legfeljebb csak a táblázat első 255 oszlopát importálja.

Excel adatok importálása meglévő táblábaAz importálási parancs kiadása után a Külső adatok átvétele - Excel munkafüzet (Get External Data - Excel Spreadsheet) párbeszédpanel Rekordok másolatának... (Append a copy...) parancsával utasít-hatjuk a programot, hogy a forrás-objektum sorait az általunk megadott táblába helyezze el. Ter mé-szetesen az importálandó tartomány rovatfejeinek azonosnak kell lenniük a tábla mezőneveivel.

A másolt adatok nem sérthetik meg a befogadó tábla kulcsmezőit, adattípus és mezőtulajdonság deklarációit. A program a hibás adattípusú és mezőméretű adatokat átalakítással próbálja az új táb-

32. oldal

lába integrálni. Ha a művelet a javíthatatlan hibák miatt nem teljes körű, akkor a program figyelmez -tető üzenetet jelenít meg az importálásból kizárt rekordok számáról.

szövegfájl adatainak importálásaAz adatfeldolgozó programok által készített szövegfájlokban, az adatok elkülönítése történhet egy meghatározott karakterrel vagy szóközök beszúrásával. A két típus importálásának lépései eltérőek.

A műveletet a Külső adatok, Importálás és csatolás, Szövegfájl (External Data, Import & Link, Text File) paranccsal indítjuk. A megjelenő Külső adatok átvétele - Szövegfájl (Get External Data - Text File) párbeszédpanelon meg kell adnunk a forrásfájlt, és a cél-objektumot. Ezután a varázsló kéri az adat -elválasztás típusának kiválasztását.

A Határolt (Delimited) típust választva a következő lépésben meg kell határoznunk az elválasztó karaktert, a Tabulátor, Pontosvessző, Vessző, Szóköz, Egyéb (Tab, Semicolon, Comma, Space, Other) lehetőségek közül választva, és ki kell jelölnünk Az első sor... (First Row...) jelölőnégyzetet ha az ada-tok rovatfejjel rendelkeznek. A művelet folytatása már azonos az Excel-adatok importálásakor meg-ismerttel. A szóközökkel elválasztott adatok esetén a Rögzített szélességű (Fixed Width) típust kell választanunk, és meg kell határoznunk az oszlopok határvonalainak helyét.

exportálás Excel munkafüzetbeAccess-tábla adatait exportálással munkafüzetbe menthetjük. A másolandó adatokat tartalmazó táblát jelöljük ki a navigációs ablakban, majd adjuk ki a Külső adatok, Exportálás, Excel (External Data, Export, Excel) parancsot.

A műveletet segítő varázsló első ablakában meg kell határoznunk a célfájlt és annak formátumát. A célfájl lehet már meglévő- vagy új munkafüzet. Az adatok mindkét esetben egy önálló, a tábla nevét viselő lapra kerülnek. Az Adatok exportálása formázással... (Export data with formatting...) utasítás visszafogott formázást eredményez a munkafüzetben.

Utóbbi lehetőséget választva A célfájl megnyitása az exportálás befejeztével (Open the destina-tion file) utasítással megtekinthetjük a másolt adatokat. Ha a művelet előtt megnyitottuk a forrás-objektumot és rekordokat jelöltünk ki, akkor a Csak a kijelölt rekordok exportálása (Export only the selected records) utasítás is aktívvá válik.

exportálás formázott szövegfájlbaA Külső adatok, Exportálás, Egyebek, Word (External Data, Export, More, Word) utasítással Rich Text formátumban menthetjük a navigációs ablakban kijelölt tábla rekordjait. Az exportálandó rekordok körét korlátozhatjuk csak a kijelölt rekordokra és a művelet végén kérhetjük a célfájl megnyitását.Az rtf kiterjesztésű fájlokat, a Microsoft Office-t használva, a Word program nyitja meg.

exportálás text-formátumbaAz adatkezelő programok többsége képes formázást nem tartalmazó szövegfájlból adatokat beolvasni. A legelterjedtebb text fájl-típus a tabulátor tagolt textfájl. A navigációs ablakban kiválasztott tábla rekordjait a Külső adatok, Exportálás, Szövegfájl (External Data, Export, Text File) paranccsal másolhatjuk text-fájlba. Az exportáló segédprogramban meghatározzuk a célfájlt, majd a Határolt (De-limited) és a Tabulátor (Tab) utasításokkal készíthetünk tabulátorral tagolt szövegfájlt. Ne felejtsük bejelölni a Mezőnevek felvétele az első sorba (Include Field Names on First Row) jelölőnégyzetet.

33. oldal

VÁLASZTÓ LEKÉRDEZÉS

fogalmakA választó lekérdezés egy összetett utasítás, amely az adatbázisban tárolt adatok szelektív megjelení-tését eredményezi. A megjelenített adatokat a lekérdezés eredményhalmazának nevezzük. Az ered-ményhalmazt a program adatlap nézetben jeleníti meg. A megjelenítés kezdeményezhető nézetvál-tással vagy a futtatás paranccsal.

A Létrehozás, Lekérdezések, Lekérdezéstervező (Create, Query, Query Design) paranccsal megje-leníthető tervező felület két részből áll. A felső rész a lekérdezésben szereplő táblák területe, az alsó részen álló rácsozat pedig a lekérdezés szerkesztésére szolgál. Az ablakot vízszintesen kettéosztó borda egérrel mozgatható.

32. ábralekérdezés tervezőrács

táblák hozzáadása a lekérdezéshezA lekérdezés tábláit a Lekérdezéstervező (Query Design) parancs kiadása után megjelenő összetett párbeszédpanel, Táblák (Tables) lapjáról kell kiválasztanunk. A tervező felületre helyezett táblát, kijelölés után a helyi menü Tábla eltávolítása (Remove Table) paranccsal vagy a Delete billentyűvel törölhetjük. A navigációs ablakból a lekérdezés lapjára húzva vagy a Lekérdezőeszközök, Tervezés, Lekérdezések beállítása, Tábla megjelenítése (Query Tools, Design, Query Setup, Show Table) pa-rancsgombra kattintva újabb táblákat adhatunk a lekérdezéshez.

mezők a lekérdezésbenMezőt adhatunk a lekérdezéshez a mezőn duplán kattintva, a nevet a tervezőrácsra húzva vagy a tervezőrács Mező (Field) sorának listájából választva. A tábla csillag karaktere a tábla összes mezőjét szimbolizálja. A csillagot a rácsra helyezve a tábla összes mezőjét hozzáadjuk a lekérdezéshez.

A mezőt tartalmazó tábla nevét a tervezőrács második sora mutatja. A sor a Lekérdezőeszközök, Tervezés, Megjelenítés/elrejtés, Táblanevek (Query Tools, Design, Show/Hide, Table Names) paran-csával rejthető el.

Az eredményhalmaz rendezését már a lekérdezés tervezésekor megadhatjuk. A rendezés kulcs-mezőit és az adott mező rendezési irányát a tervezőrács harmadik sorában állíthatjuk be. A rendezési kulcsokat a program balról jobbra haladva alkalmazza. A kulcs a rendező lista nem rendezett ( not sorted) bejegyzésével törölhető. A csillagot tartalmazó oszlophoz nem állíthatunk be rendezést.

A tervezőrács Megjelenítés (Show) sorának jelölőnégyzeteivel a lekérdezés-mezők láthatóságát szabályozhatjuk. Ha a négyzet üres, akkor a mező értékei nem jelennek meg az eredményhalmazban.

34. oldal

feltételA feltétel egy mezőhöz megállapított kifejezés, amely adattartományt határoz meg. A feltétellel rendelkező mező a feltétel-mező. Az eredményhalmaz azokból a rekordokból áll majd, amelyben a feltétel-mező értéke a kifejezés által meghatározott adattartományba esik.

Az eredményhalmazt szűkítő kifejezést a tervezőrács Feltétel (Criteria)-, vagy (or) feliratú és az azok alatt álló, felirat nélküli sorokba kell beírnunk. Egy cellában több, logikai Or vagy And operátorral összekapcsolt feltétel is állhat. Ha a lekérdezésben több feltétel-mezőt határozunk meg, akkor az egy sorban álló kifejezések And, a különböző sorokban álló feltételek Or kapcsolatban állnak egymással.A csillagot tartalmazó oszlophoz nem adhatunk meg feltételt.

A relációt nem tartalmazó feltétel-kifejezést a program azonosságnak (=) értelmez. A szöveg adat-típusú mezőhöz megadott feltételben a kisbetű-nagybetű nincs megkülönböztetve. A feltétel helyet-tesítő karaktereket is tartalmazhat. A két legfontosabb az egy karaktert helyettesítő kérdőjel (?) és a meghatározatlan számú karaktert helyettesítő csillag (*).

A beírt feltételt a program szintaktikailag ellenőrzi és automatikusan javítja. A helyettesítő karak-tereket tartalmazó feltételt például kiegészíti a Like operátorral. A program figyelmeztető üzenetet jelenít meg, ha a feltételben alkalmazott adattípus nem azonos a mező adattípusával: Típuseltérési hiba a feltételkifejezésben (Data type mismatch in criteria expression).

helyettesítő karakterekA lekérdezések feltételeiben valamint a keresés és csere ablakban használható csillag és kérdőjel karaktereken kívül, a program további helyettesítő karaktereket kínál a keresési utasítás pontosítására.

33. ábrahelyettesítő karakterek

A szögletes zárójelek között, szóközök és tagoló karakterek nélkül kell megadnunk a helyettesítendő betűket: [aou]. Ha az ABC egy tartományát határozzuk meg, az elsőnek megadott betűnek az ABC-ben meg kell előznie a másodiknak meghatározott betűt: [!g-m]. A fenti lehetőségek használatával egy betű a [a-z] karakterlánccal helyettesíthető.

Ha a kereső kifejezésben a csillag (*), a kérdőjel (?) vagy a kettős kereszt (#) nem helyettesítést szolgál, akkor szögletes zárójelek között kell állnia: Like ”###[*]”.

relációs jel szöveg adattípusú mező feltételébenA szöveg adattípusú mezőhöz megadott >”betű” feltétel eredményhalmaza tartalmazni fogja azokat a bejegyzéseket, amelyek a megadott betűvel kezdődnek, és azokat, amelyek kezdőbetűje az ABC-ben a megadott betű után állnak. Például a név mezőhöz megadott >”n” feltétel eredményhalmaza: Német, Pataki, Veres.

A <”betű” feltétel eredményhalmazában azok a bejegyzések szerepelnek majd, amelyek kezdőbe-tűje az ABC-ben megelőzi a megadott betűt. Az előző példánál maradva a <”n” feltétel eredmény -halmaza: Bakos, Hajdú, Magyar.

35. oldal

a lekérdezés módosításaA tervezőrács felső szegélye vastag világosszürke vonal. Egy adott oszlop a felette álló vonalszakaszra kattintva jelölhető ki. A Feltétel sor és az alatta lévő sorok a rács baloldali szegélyén jelölhetők ki.

Az aktív vagy a kijelölt oszlopok/sorok a Lekérdezőeszközök, Tervezés, Lekérdezések beállítása, Oszlopok törlése/Sorok törlése (Query Tools, Design, Query Setup, Delete Columns/Delete Rows) pa-ranccsal- vagy a Delete billentyűvel törölhetők.

Az aktív oszlop/sor elé az Lekérdezőeszközök, Tervezés, Lekérdezések beállítása, Oszlopok beszú-rása/Sor beszúrása (Query Tools, Design, Query Setup, Insert Columns/Insert Rows) paranccsal tu-dunk oszlopot/sort beszúrni. A beszúrandó elemek számát kijelöléssel határozhatjuk meg.

A mezők sorrendjét a kijelölt oszlop húzásával módosíthatjuk. A húzás csak az oszlop felső szegé-lyére mutatva lehetséges.

azonos rekordok megjelenítésének szabályozásaTémánk szempontjából azonosnak tekintjük azokat a rekordokat, amelyeknek az eredményhalmaz-ban megjelenített mezőiben egymással megegyező értékek állnak. Az ismétlődő, nem egyedi rekor-dokat a lekérdezés Egyedi értékek (Unique Values) tulajdonságának Igenre (Yes) állításával rejthetjük el. A tulajdonságlap a Lekérdezőeszközök, Tervezés, Megjelenítés/elrejtés, Tulajdonságlap (Query Tools, Design, Show/Hide, Property Sheet) parancsgombbal, az ablak felső része helyi menüjének Tulajdonságok... (Properties...) utasításával vagy az F4 illetve az Alt+Enter billentyűparanccsal jelenít-hető meg. A segédablak címe alatt ellenőrizzük A kijelölés típusa (Selection type) kategóriát, hogy valóban a lekérdezés tulajdonságlapját látjuk-e.

34. ábraa lekérdezés tulajdonságlapja

szélsőértékek megjelenítéseHa egy mező szélsőértékeit tartalmazó rekordokat akarjuk megjeleníteni, akkor először ki kell válasz-tani a mezőt az eredményhalmaz első rendezési kulcsának. Csökkenő rendezési irányt választva a me-ző legmagasabb értékeit, a növekvő rendezési irány mellett legalacsonyabb értékeit fogjuk látni.

A megjelenítendő rekordok számát a lekérdezés Csúcsértékek (Top Values) tulajdonsággal szabá-lyozhatjuk. Megadható tetszőleges pozitív egész szám vagy egész százalék, a teljes rekordhalmazt 100%-nak tekintve. Ha a megjelenítendő utolsó rekord értéke a vizsgált mezőben több rekordban is előfordul, akkor az összes ilyen rekord meg lesz jelenítve. Például a vizsgált mező értékei (1)800, (2)600, (3)500 (4)500, (5)300... A Csúcsérték: 3 esetén négy rekord lesz megjelenítve, a (1)800, a (2)600, az (3)500 és az (4)500 értéket tartalmazók. A megjelenítendő rekordok száma a menüszala-gon a Lekérdezőeszközök, Tervezés, Lekérdezések beállítása, Visszatérés (Query Tools, Design, Query Setup, Return) mezőben is megadható.

az eredményhalmaz megjelenítéseA lekérdezés eredményhalmaza a tervezés közben nézetváltással, adatlap nézetben tekinthető meg. Az adatlap nézetre váltás történhet a Lekérdezőeszközök, Tervezés, Eredmények, Futtatás (Query Tools, Design, Results, Run) paranccsal is.

36. oldal

a lekérdezés mentése, megnyitásaA lekérdezés mentése az utasítás, nem az eredményhalmaz mentését jelenti. A lekérdezés neve nem lehet azonos egy már létező tábla nevével, ezért ha azonos nevű táblát és lekérdezést szeretnénk, akkor a nevet ki kell egészíteni az objektum típusával. Például a tábla neve lakások tábla, a lekér dezé-sé lakások lekérdezés.

Megnyitásakor a program végrehajtja a lekérdezéssel megfogalmazott utasítást és megjeleníti a feltételeknek megfelelő rekordokat. A lekérdezés megnyitása tehát a tervező nézetben kiadott futta-tás paranccsal azonos. A megnyitás történhet a lekérdezés nevén duplán kattintva, a lekérdezés helyi menüjének Megnyitás (Open) parancsával illetve a lekérdezés munkaterületre húzásával. Tervező né-zetben nyílik meg a kekérdezés a helyi menü Tervező nézet (Design View) parancsára vagy ha a le -kérdezés áthúzásakor a Ctrl billentyűt is nyomjuk.

Tábla szűrése lekérdezésselAdatlap nézetben a tábla rekordjait szűrhetjük kijelöléssel, űrlapon szerkesztett feltételekkel és lekérdezéssel. A Kezdőlap, Rendezés és szűrés, Speciális, Irányított szűrés/rendezés... (Home, Short & Filter, Advanced, Advanced Filter/Short...) utasítás kiadása után a program egy új lapot nyit meg a le-kérdezés tervező felületével.

A megnyitott táblát a program automatikusan hozzáadja a lekérdezés tervéhez, nekünk csak a fel -tétel-mezőket és a rendezési kulcsokat kell meghatároznunk. A szűrést a Kezdőlap, Rendezés és szű-rés, Szűrő be/ki (Home, Short & Filter, Toggle Filter) paranccsal kérhetjük. A program a feltételeknek megfelelő rekordokat az eredeti lapon, tehát a tábla adatlap nézetében jeleníti meg.

A szűrőfeltételeket a program az adatlap nézet bezárásáig tárolja, még akkor is, ha a lekérdezés lapját időközben bezártuk. A Kezdőlap, Rendezés és szűrés, Speciális, Mentés lekérdezésként (Home, Short & Filter, Advanced, Save As Query) utasítással a szűrés önálló objektumként menthető. Meg-nyitása a tervező felület megjelenítése után Kezdőlap, Rendezés és szűrés, Speciális, Betöltés lekér-dezésből... (Home, Short & Filter, Advanced, Load from Query...) paranccsal történik.

35. ábraszűrés lekérdezéssel

37. oldal

illesztésAz illesztés két tábla egyesítése lekérdezésben. Az összekapcsolás azonos adattípusú mezőkkel törté-nik. Az illesztés automatikusan létrejön kapcsolt táblák, illetve azonos nevű és adattípusú mezőket tartalmazó táblák között. Ha ezek a feltételek nem adottak, akkor manuálisan kell egyesítenünk a táblákat az egyik mezőt a másikra húzva. Az illesztést a két táblát összekötő vékony vonal jelzi.Az illesztő mezők kapcsolt táblákban a táblák elsődleges kulcs és idegen kulcs mezői.

Megkülönböztetünk szoros és laza illesztést. Szoros illesztés esetén csak azok a rekordok jelennek meg a lekérdezés eredményhalmazában, amelyek illesztő mezőjében álló érték megtalálható a másik tábla egy vagy több rekordjának illesztő mezőjében. A laza illesztés az egyik tábla összes rekordjának megjelenítését eredményezi, tekintet nélkül az illesztő mezők értékeire.

illesztés beállításaAz illesztés típusának beállítása előtt végig kell gondolnunk, mit szeretnénk látni a lekérdezés eredményhalmazában. Ha csak a kapcsolódó rekordokkal rendelkező rekordokat szeretnénk megjeleníteni, például a gyerekes nőket (nők-gyerekek táblák) vagy a rendeléssel bíró vevőket (vevők-rendelések táblák), nem kell semmit sem tennünk, mert a szoros illesztés a táblák egyesítésé-nek szokásos módja.

Ha kapcsolódó rekorddal nem rendelkező rekordokat is látni szeretnénk, akkor laza illesztést kell beállítanunk, az illesztés (kapcsolat) vonalán dupla kattintásra megjelenő parancstáblán. A felsorolt három lehetőség közül a második és a harmadik utasítás biztosítja a laza illesztést.

A parancstábla elnevezését használva a „MINDEN rekordot” (ALL records) tartalmazó tábla lekér-dezésben elfoglalt pozíciójától függően beszélhetünk bal oldali vagy jobb oldali laza illesztésről. A program a „MINDEN + rekordot” tartalmazó táblából induló nyíllal jelöli a laza illesztést.

36. ábraszoros-, bal oldali laza- és jobb oldali laza illesztés jelölése és a lekérdezés eredményhalmaza

38. oldal

az eredményhalmaz mentése munkafüzetbeA Külső adatok, Exportálás, Excel (External Data, Export, Excel) vagy a navigációs ablakban lévő lekérdezés helyi menüjének Exportálás, Excel (Export, Excel) utasításával a lekérdezés eredményhal-mazát munkafüzetbe menthetjük.

A megjelenő Export ablakban a fájl nevének, helyének és a mentés Excel verziójának meghatáro-zása mellett az Adatok exportálása formázással… (Export data with formatting…) jelölőnégyzettel au-tomatikus formázást is kérhetünk. Az utasítás világoskék vonalakkal szegélyezett táblázatot eredmé-nyez, félkövér, világosszürke hátterű rovatfejekkel. A formázott mentést választva aktívvá válik A célfájl megnyitása… (Open the destination…) jelölőnégyzet, amely a mentés után megnyitja a létre-hozott munkafüzetet.

az eredményhalmaz mentése formázott szövegfájlbaA Külső adatok, Exportálás, Egyebek, Word (External Data, Export, More, Word) vagy a navigációs ablakban lévő lekérdezés helyi menüjének Exportálás, Word-alapú RTF-fájl (Export, Word RTF File) utasítása formázott szövegfájlba menti a lekérdezés eredményhalmazát. A fájlban lévő táblázat formázása azonos a formázott Excel-exportálásnál ismertetettel.

az eredményhalmaz mentése text fájlbaA Külső adatok, Exportálás, Szövegfájl (External Data, Export, Text File) vagy a navigációs ablakban lévő lekérdezés helyi menüjének Exportálás, Szövegfájl (Export, Text File) utasítással txt kiterjesztésű szövegfájlba menthetjük a lekérdezés eredményhalmazát.

A művelet végrehajtását segítő Szövegexportáló varázsló (Export Text Wizard) két fájltípus ajánl fel. Mindkét esetben a rekordok külön-külön sorban állnak, de az egyikben az általunk kiválasztott határoló karakter választja el a mezőket, míg a másikban az adatok szóközökkel kialakított, rögzített szélességű oszlopokban állnak. A határoló karaktereket alkalmazó típus lehetőséget teremt a mező-nevek elhelyezésére az első sorban.

Az átalakítás részleteit a varázsló Speciális…, Mentés másként… (Advanced…, Save As…) utasításá-val menthetjük el. A szövegfájl mentett tulajdonságai egy későbbi exportáláskor a varázsló Speciális…, Specifikáció… (Advanced, Specs…) utasításával tölthetők be.

39. oldal

SPECIÁLIS VÁLASZTÓ LEKÉRDEZÉSEK

a lekérdezés feltételeinek paraméterezéseA gyakran futtatott lekérdezések feltételezését paraméterek megállapításával gyorsíthatjuk. A para-méter a lekérdezés egyik feltétel-kifejezésének eleme. Egy lekérdezés több paramétert is tartalmaz-hat. A paraméter értékét a felhasználó adja meg a lekérdezés futtatásakor.

paraméteres lekérdezés létrehozásaA paraméter tehát a feltétel-kifejezés egy eleme. Azonosítója a neve, amely nem lehet azonos a mező nevével. Az azonosítót közvetlenül a feltételben kell megadnunk, szögletes zárójelek között. A megadott karakterlánc a paraméter értékét bekérő ablakban is megjelenik, ezért célszerű rövid felszólítást használnunk. A felkiáltójel a program foglalt karaktere, ezért a névben nem használhatjuk. A paraméter Null értékét az OK gombbal jóváhagyott, üres paraméter-mezővel állíthatjuk be.

37. ábraa paraméter neve a tervezőrácsban és a feltételt bekérő ablakban

paraméter megadása űrlaponLekérdezés alapján készült űrlap megnyitása, és a lekérdezés-alapú jelentés nyomtatása előtt, a para-métereket űrlap segítségével is bekérhetjük. Ebben az esetben a feltételt tartalmazó vezérlőelem neve áll a tervezőrács feltétel sorában.

38. ábraaz űrlap legördülő listájának azonosítója a tervezőrácsban

paraméteres kifejezésekA paraméter nem csak önállóan, hanem kifejezésben is szerepelhet. Neve ebben az esetben is szögletes zárójelek között áll és a mezőnevekkel megegyező szintaktikai szabályok vonatkoznak rá.

Az egyetlen kivétel a Like operátorral való használatakor adódik. A helyettesítő karaktert a szö-vegösszefűző operátorral kell a paraméterhez kapcsolni. Például a név mezőben a vezetéknév felté-telt paraméterezzük: Like [keresett vezetéknév:]&”*”.

40. oldal

összesítő lekérdezésÖsszesítő lekérdezéssel az eredményhalmaz egy vagy több mezőjét vizsgálhatjuk a program statisztikai függvényeivel. A kapott statisztikai érték a leválogatott rekordok egészére vonatkozik. Ha a rekordokat egy vagy több mező egyedi értékei alapján csoportosítjuk, akkor a program minden egyes rekordcsoportot külön-külön vizsgál. Ez a csoportosíthatóság teszi lehetővé az egyes csoportok statisztikai értékeinek összehasonlítását. A csoportok számát a csoportosító-mezők egyedi értékékei darabszámának szorzata adja. Az eredményhalmazban a csoportok a csoportosító mező értékei alapján emelkedő sorrendben, rendezetten jelennek meg. Az összesítő lekérdezésben csak csoportosító-, statisztikai- és feltétel-mezők állhatnak.

39. ábraaz összesítő lekérdezés statisztikai függvényei

A szöveg adattípusú mező vizsgálata a Min és Max függvényekkel az ABC szerinti rangsor első és utolsó bejegyzésének kiválasztását eredményezi.

összesítő lekérdezés létrehozásaÖsszesítő lekérdezést a Lekérdezőeszközök, Tervezés, Megjelenítés/elrejtés, Összesítés (Query Tools, Design, Show/Hide, Totals) paranccsal hozhatunk létre. Az összesítő lekérdezéshez csak statisztikai-, csoportosító- és feltételt adó mezőket adhatunk. Egy lekérdezésben több statisztikai- és csoportosító mező is állhat, sőt egy mezőt több függvénnyel is vizsgálhatunk, ha többször adjuk hozzá a lekérdezéshez. A statisztikai- és csoportosító mező lehet számított mező is.

A tervezőrács Összesítő sorában beállítható értékeket legördülő lista tartalmazza. A statisztikai mezőhöz az alkalmazandó függvényt, a csoportosító mezőhöz a Group by, a feltételt tartalmazó me-zőhöz a Where utasítást kell kiválasztanunk.

A statisztikai mező <függvénynév>Of<mezőnév> néven szerepel az eredményhalmazban, amelyet a lekérdezés-mező Cím (Caption) tulajdonságával módosíthatunk.

kereszttáblás lekérdezésA kereszttáblás lekérdezés egy speciális összesítő lekérdezés, amelynek rovatfejei és sorcímkéi egy-egy csoportosító mező egyedi értékei. Az így kialakult táblázat celláiban az egyetlen statisztikai mező vizsgálati eredményei állnak. Kereszttáblás lekérdezést a Lekérdezőeszközök, Tervezés, Lekérdezés típusa, Kereszttáblás (Query Tools, Design, Query Type, Crosstab) paranccsal hozhatunk létre.

A tervezőrács Kereszttábla (Crosstab) sorában a sorcímkéket adó csoportosító mezőhöz a Sorfejléc (Row Heading), a rovatfejeket adó csoportosító mezőhöz az az Oszlopfejléc (Column Heading) és a statisztikai mezőhöz az Érték (Value) utasítást kell beállítani.

40. ábrakereszttáblás lekérdezés tervezőrácsa

41. oldal

41. ábrakereszttáblás lekérdezés eredményhalmaza

A csoportosító mezők egyedi értékeit a program automatikusan rendezi, tehát a sorcímkék és a rovatfejek ABC (emelkedő) sorrendben jelennek meg a lekérdezés eredményhalmazában. A rovat fe-jek egyéni sorrendjét a lekérdezés Oszlopfejléc (Column Heading) tulajdonságával határozhatjuk meg.

42. ábrarovatfejek egyéni sorrendjének meghatározása

42. oldal

AKCIÓ LEKÉRDEZÉSEK

fogalmakAkció lekérdezéssel a leválogatott rekordokat módosíthatjuk, másolhatjuk vagy törölhetjük. A végre-hajtás két lépésben történik. (1) A futtatás parancs kiadása vagy a mentett lekérdezés megnyitása, (2) szándékunk megerősítése a megjelenített parancstáblán.

43. ábralekérdezés-típusok és a Futtatás parancs a menüszalagon

A választó lekérdezés eredményhalmazában a rekordok közvetlenül szerkeszthetők. A módosítások a tábla adatlap nézetében megismert módon, automatikusan mentődnek. Akció lekérdezések esetén ez a lehetőség nem áll rendelkezésünkre. Ezt a különbséget az adatbázis szóhasználat eltérő megnevezéssel is hangsúlyozza: az akció lekérdezés adatlap nézetét pillanatfelvételnek hívjuk.

frissítő lekérdezés létrehozásaFrissítő lekérdezéssel egy vagy több mező értékét módosíthatjuk a tábla összes vagy a feltételeknek megfelelő rekordokban.

A frissítő lekérdezés létrehozása is a táblák hozzáadásával kezdődik, majd a módosítandó- és a fel-tételeket tartalmazó mezők kiválasztása következik. A Lekérdezőeszközök, Tervezés, Lekérdezés tí-pusa, Frissítő (Query Tools, Design, Query Type, Update) utasítás hatására a tervezőrácsban megjele-nik a Módosítás (Update To) sor.

A módosítandó mező Módosítás cellájában áll majd a frissítő kifejezés, amelyet a Nagyítás vagy a Kifejezésszerkesztő ablakában állíthatunk össze. A kifejezés elé nem kell egyenlőségjelet tenni. A ki -fejezés tartalmazhatja a módosítandó mező nevét is. A módosítandó mező maga is tartalmazhat fel -tételt. A pillanatfelvétel a rekordokat eredeti állapotukban mutatja.

44. ábralogikai érték cseréje frissítő lekérdezéssel

A módosítás végrehajtását a Lekérdezőeszközök, Tervezés, Eredmények, Futtatás (Query Tools, De-sign, Results, Run) utasítással indíthatjuk. A művelet végrehajtása előtt a program jóváhagyást kérő üzenetet jelenít meg, amely tartalmazza a módosítandó adatok számát is.

A művelet végrehajtása meghiúsul, ha a módosítandó mező írásvédett vagy nem rendelkezünk a módosításhoz szükséges jogosultsággal.

43. oldal

táblakészítő lekérdezés létrehozásaTáblakészítő lekérdezéssel, a feltételekkel kiválasztott rekordokról készíthetünk másolatot egy új táblába. Az új tábla mezői öröklik a lekérdezés tábláiban meghatározott adattípusokat és mezőmére-teket. A létrehozott új tábla egy másik Access adatbázisban is lehet.

A táblák és a mezők kiválasztása után a Lekérdezőeszközök, Tervezés, Lekérdezés típusa, Táblaké-szítő (Query Tools, Design, Query Type, Make Table) utasítással meg kell határozni az új tábla nevét és az esetleges befogadó adatbázist. Ezután a lekérdezés adatlap nézetében megtekinthetjük a má -solásra kerülő adatokat, majd a Futtatás paranccsal kérhetjük a végrehajtást.

hozzáfűző lekérdezésA hozzáfűző lekérdezéssel a kiválasztott rekordokat egy már meglévő táblába másolhatjuk. Termé-szetesen a céltábla mezőinek kompatibilisnek kell lenniük a forrástábla mezőivel. A végrehajtás előtt a program megerősítés kérő parancstáblát jelenít meg, a másolandó rekordok számával. A művelet csak újabb megerősítés után hajtódik végre, ha program a másolandó rekordok között a céltábla elsődleges kulcsát vagy valamelyik mezőtulajdonságát megsértő rekordot talál.

hozzáfűző lekérdezés létrehozásaA táblák, a másolandó- és a feltételmezők hozzáadása után a Lekérdezőeszközök, Tervezés, Lekérde-zés típusa, Hozzáfűző (Query Tools, Design, Query Type, Append) utasítással hozhatunk létre hozzáfű-ző lekérdezést. Az aktuális adatbázis tábláját a megjelenített Hozzáfűzés (Append) parancstábla Táblanév (Table Name) listájából választhatjuk ki. A megnyitott adatbázistól eltérő adatbázist a Másik adatbázis, Tallózás… (Another Database, Browse…) paranccsal választhatunk ki.

A tervezőrács Hozzáfűzés (Append To) sorában a program automatikusan megjeleníti a befogadó tábla azonos nevű mezőit. Ha nem talál ilyet, nekünk kell kiválasztanunk a mezőnevet a lenyíló listá-ból. A csak feltételt hordozó, másolásra nem szánt mező Hozzáfűzés cellája legyen üres. Minden mező (*) hozzáadásakor a program a céltábla mezőinek vizsgálata nélkül a Hozzáfűzés sorban elhe-lyezi <befogadótábla>.* jelzést és csak a futtatás parancs kiadása után küld hibaüzenetet, ha nem találja meg az összes másolandó mező párját a céltáblában. Csillagot használva, a másodszor is hoz -záadott feltételt tartalmazó mezők Hozzáfűzés-celláinak tartalmát törölnünk kell.

a befogadó tábla védelmeA hozzáfűző lekérdezés végrehajtásakor a program a befogadó táblát védi. Nem kerül másolásra az a rekord, (1) amelynek elsődleges kulcsa már szerepel a befogadó táblában, (2) amelynek adata érvényességi szabályt sért, és (3) amelynek valamely mezője nem teljesíti a kötelező adatbevitelre vonatkozó előírást. A másolandó rekordok eltérő adattípusú adatait a program megkísérli a befogadó mező adattípusára konvertálni. Ha ez nem lehetséges (4) a rekord nem kerül hozzáfűzésre.

A mezőméret tulajdonság megsértését a program szövegek esetén csonkolással, számok esetén kerekítéssel kerüli el. Ha a szükséges mezőméret kerekítéssel nem hozható létre, akkor a hozzáfűzött rekordban a számot tartalmazó mező üresen áll majd.

törlő lekérdezésA törlő lekérdezés egy tábla, feltételekkel kiválasztott rekordjainak törlését teszi lehetővé. A törlés nem sértheti a tábla védett kapcsolatait, azaz a hivatkozási integritás megőrzésének szabályát. Ebből következően nem törölhető kapcsolódó rekordokkal rendelkező rekord az elsődleges táblából.

Az elsődleges táblában történő rekord-törlés a kapcsolt táblákban lévő kapcsolódó rekordok törlé-sét is eredményezheti, ha a táblák közötti kapcsolatra kaszkádolt törlés lett előírva.

44. oldal

törlő lekérdezés létrehozásaTörlő lekérdezést a törlendő rekordokat- és a feltételeket tartalmazó táblák hozzáadása után a Lekér-dezőeszközök, Tervezés, Lekérdezés típusa, Törlő (Query Tools, Design, Query Type, Delete) pa-ranccsal hozhatunk létre. Az utasítás hatására a tervezőrácsban megjelenik a Törlés (Delete) sor.

A lekérdezéshez hozzá kell adnunk a törlendő rekordokat tartalmazó tábla összes mezőjét (*) és a feltétel-mezőket. A program a csillag-oszlop Törlés cellájában a From a többi oszlopban a Where szócskát jeleníti meg. A törlendő rekordok pillanatfelvételét adatlap nézetben tekinthetjük meg.

A Futtatás parancs kiadása után, a program figyelmeztető üzenetet jelenít meg, és jóváhagyást kér a művelet végrehajtásához. Az Igen gombra kattintva a kiválasztott rekordok törlődnek.

kapcsolódó rekordok törléseA hivatkozási integritás megőrzésével védett kapcsolatban az elsődleges tábla kapcsolódó rekordok-kal rendelkező rekordjait csak két lépésben törölhetjük. Először töröljük a kapcsolódó rekordokat, majd ezután töröljük az elsődleges tábla rekordját.

(1) Adjuk hozzá a lekérdezéshez a kapcsolódó tábla csillagját és az elsődleges tábla feltétel-mezőit. Adjuk ki a futtatás parancsot. (2) Távolítsuk el a kapcsolódó táblát és ismét futtassuk a lekérdezést.

45. ábraa kapcsolódó rekordok törlésének két lépése

archiválásAz adatbázisban tárolt rekordok számának növekedésével arányosan nő a velük végzett műveletek végrehajtásának időtartama, ezért a már nem aktuális rekordokat el kell különítenünk a még élő rekordoktól. Először az elavult rekordokat hozzáfűző lekérdezéssel egy erre a célra létrehozott táblába másoljuk, majd az elavult rekordokat töröljük. Ez az archiválás két lépése. Az archív adatokat tárolhatjuk saját adatbázisukban vagy egy másik adatbázisban.

45. oldal

KÖTÖTT ŰRLAP LÉTREHOZÁSA

fogalmakA szakember által készített, profi adatbázis használata nem igényel számítástechnikai ismereteket. Felhasználói felülete az űrlapok rendszere. Az űrlapok feladatuk szerint két csoportba sorolhatók, a rekordműveletek végrehajtására szolgáló kötött űrlapok és az űrlapok közötti választást biztosító kötetlen űrlapok. A kötött űrlap egy tábla vagy lekérdezés alapján készül, és rekordforrása adatainak megjelenítését illetve szerkesztését teszi lehetővé.

Az űrlap három területből áll, ezek a területek az űrlap szakaszai. Az űrlap központi területe a törzs, kiegészítő területei az űrlapfej és az űrlapláb.

Az űrlapon lévő feliratok, beviteli mezők, nyomógombok és más grafikus objektumok az űrlap ve-zérlői. Megkülönböztetünk kötött-, számított- és kötetlen vezérlőt. Az űrlap rekordforrásának adatait megjelenítő vezérlők a kötött vezérlők. A számított vezérlő a tervező által létrehozott képlet eredmé-nyét megjelenítő mező. A képletben a kötött vezérlők azonosítói is szerepelhetnek. Az űrlapok közötti navigációt szolgáló, valamint az űrlapot díszítő grafikus objektumok az űrlap kötetlen vezérlői.

Az űrlap, a szakaszok és a vezérlők jellemzőit névvel azonosított tulajdonságok írják le. A tulajdon-ságokat egy összetett parancstábla az objektum tulajdonságlapja tartalmazza, amelyet a program külön ablakban jelenít meg. A tulajdonságok megadhatók közvetlenül a tulajdonságlapon vagy közve-tett módon, a menüszalagról illetve a helyi menüből.

az űrlap nézeteiAz űrlap megjelenítési módjait nézeteknek nevezzük. A felhasználói nézetek az Űrlap (Form), az Adatlap (Datasheet), a Kimutatás (PivotTable) és a Kimutatásdiagram (PivotChart) nézet. A megnyitá-sakor alkalmazandó megjelenítést a tervező az űrlap Alapértelmezett nézet (Default View) tulajdon-ságával határozhatja meg.

Az Űrlapnézet (Form View) a számítástechnikában megszokott grafikus objektumokat tartalmazó felhasználói felület, amely adatbázis-ismeretek nélkül is lehetővé teszi a rekordok kezelését. Az Alap-értelmezett nézet (Default View) tulajdonság Egyszeres űrlap (Single Form) értéknél csak egy, Folya-matos űrlap (Continuous Forms) beállítása mellett az űrlap törzsét kitöltve, a program több rekordot jelenít meg.

Az űrlap Adatlap (Datasheet) nézete mindenben megegyezik a tábla és a lekérdezés adatlap néze-tével. Az Alapértelmezett nézet (Default View) tulajdonság Osztott űrlap (Split Form) értékét vá-lasztva a program az űrlapot két, szinkronizált működésű ablakrészben jeleníti meg, az egyikben adatlap-, a másikban űrlap nézetet alkalmazva.

Az űrlap Kimutatás (PivotTable) és a Kimutatásdiagram (PivotChart) nézete a megjelenített adatok statisztikai elemzését teszi lehetővé a felhasználó számára.

Az űrlap tervezői felületei az Elrendezési (Layout)- és a Tervező (Design) nézet. Előbbi az űrlap né-zettel megegyező módon, utóbbi a szakaszokat külön-külön ablakrészben, vízszintes és függőleges vonalzókkal, méretező ráccsal jeleníti meg az űrlapot. Az elrendezési nézet az űrlap létrehozását egy-szerűsítő, de lehetőségeiben korlátozott megjelenítés. Az összes tervezési eszköz csak tervező nézet-ben áll rendelkezésünkre.

nézetváltásA nézetváltás történhet a menüszalag Kezdőlap, Nézetek (Home, Views) csoport parancsaival, a lapfül helyi menüjének utasításaival és az állapotsor jobb oldalán álló nyomógombokkal. Ezek az utasítások gyakran nem tartalmazzák az összes lehetőséget, mert a tervező az űrlap tulajdonságlapján megtilt-hatja egyes nézetek megjelenítését.

46. oldal

űrlap létrehozása varázslóvalA varázslót a Létrehozás, Űrlapok, Űrlap varázsló (Create, Forms, Form Wizard) utasítással indíthat-juk. A segédprogram első ablakában a Táblák/lekérdezések (Tables/Queries) mező listájából ki kell választanunk az űrlap rekordforrását. Ha ezt a varázsló indítása előtt a navigációs ablakban már megtettük, akkor a program kitölti a mezőt.

Az űrlap mezőit az Elérhető mezők (Available Fields) területről kell kiválasztanunk és dupla kattin-tással vagy az ablak nyomógombjaival kell áthelyeznünk a Kijelölt mezők (Selected Fields) területre.

A létrehozás következő lépése az űrlap felépítésének meghatározása. Az oszlopos (Columnar) el-rendezésben a program a rekord mezőit egymás alatt jeleníti meg. A táblázatos (Tabular) forma a re-kordok vízszintes, egymás alatti elhelyezését jelenti. Adatlap (Datasheet) elrendezésben a program az űrlapot adatlap nézetben jeleníti meg. A Sorkizárt (Justified) formátumot választva egyszeres űrlapot kapunk, a rekord mezőit egymás mellett megjelenítve.

A varázsló utolsó ablakában az űrlap nevét határozhatjuk meg és dönthetünk, hogy a segédprog-ram bezárása után módosítani kívánjuk-e az űrlap tervét vagy azonnal megkezdjük a munkát az új űrlappal. A program az űrlap azonosítójának a rekordforrás nevét ajánlja fel. Ha már van ilyen nevű űrlap, akkor név után sorszám áll.

űrlap létrehozása egy lépésbenA navigációs ablakban kiválasztott tábla vagy lekérdezés alapján egy lépésben is tudunk űrlapot készíteni. A Létrehozás, Űrlapok, Űrlap (Create, Forms, Form) paranccsal egyszeres űrlap készül.A rekord mezői egymás alatt helyezkednek el. Folyamatos űrlapot, táblázatos elrendezéssel a További űrlapok, Több elem (More Forms) utasítással kérhetünk. A További űrlapok, Adatlap és Osztott űrlap (More Forms, Datasheet, Split Form) paranccsal a nevükben szereplő nézetű űrlapot készíthetünk.

az űrlap-ablak elemeiA profi adatbázisban a magas adatbiztonság érdekében minden rekordművelethez külön-külön űrlap készül. Egyszerűbb megoldás az univerzális űrlapok alkalmazása, amelyek az összes rekordművelet elvégzésére alkalmasak: rekord megjelenítése, rekord módosítása, rekord törlése, új rekord bevitele.

46. ábraaz egyszeres űrlap felépítése

(1) Az űrlapfül az űrlap Cím (Caption) tulajdonságában meghatározott szöveggel. (2) Az űrlapfej egy Címke (Label) vezérlővel. (3) Rekordkijelölő, a rekord törléséhez. A kijelölt rekord a Delete billentyűvel törölhető. (4) A megjelenített rekord. (5) A rekordnavigáció, a szűrés, és a keresés eszközei.

47. oldal

1

3

5

4

2

AZ ŰRLAP TERVEZŐ NÉZETBENtervező nézetAz űrlap tervét elrendezési- és tervező nézetben módosíthatjuk. Az elrendezési nézet automatizmusokkal segíti a felhasználót, de számos tulajdonság módosítása ebben a nézetben nem lehetséges. Tervező nézetben minden tulajdonság közvetve és közvetlenül megadható. A tervező nézetet az űrlapnév helyi menüjének Tervező nézet (Design View) parancsával vagy a nevet a Ctrl nyomása mellett a munkaterületre húzva kérhetjük.

Fontos tudnunk, hogy az új lapfüles ábrázolás a mérettulajdonságok egy részének figyelmen kívül hagyásával valósul meg. A hagyományos ablakos megjelenítést az Fájl, Beállítások, Aktuális adatbázis, Átfedő ablakok (File, Options, Current Database, Overlapping Windows) paranccsal állíthatjuk vissza. Az utasítás kiadása után be kell zárni, majd újra meg kell nyitni az adatbázist.

az űrlap szakaszaiAz űrlap három szakasza: az űrlapfej, a törzs és az űrlapláb. Az adatforrás rekordjai és a számított mezők a törzsben állnak, míg a fej- és lábrész az általános információk elhelyezésére szolgál.

Az űrlap elkészítését, a varázsló mellőzésével, kezdhetjük a Létrehozás, Űrlapok, Űrlaptervezés (Create, Forms, Form Design) vagy az Üres űrlap (Blank Form) paranccsal is. Mindkét utasítás megha-tározatlan rekordforrású, vezérlők nélküli űrlapot hoz létre, előbbi tervező, utóbbi elrendezési néze-tet alkalmazva. Az űrlap csak a törzsből áll. A fej- és lábrészt a program csak akkor jeleníti meg, ha az Űrlaptervező eszközök, Tervezés, Élőfej/élőláb (Form Design Tools, Design, Header/Footer) csoport-ból vezérlőt választunk ki.

Az űrlapfej és az űrlapláb magasságuk nullára állításával törölhető: vezérlőik eltávolítása után az alsó szegélyt húzzuk a szakasz feliratához, vagy a szakasz tulajdonságlapján a Magasság (Height) tu-lajdonságnak adjunk nulla értéket.

vezérlők elhelyezése az űrlaponA vezérlők parancsgombjait a menüszalag Űrlaptervező eszközök, Tervezés, Vezérlők (Form Design Tools, Design, Controls) csoportja tartalmazza.

A leggyakrabban alkalmazott kötetlen vezérlőelem a címke, egy szövegdoboz, amelynek tartalmát a felhasználó határozza meg. Miután a menüszalag Címke (Label) parancsgombjára kattintottunk, a megjelenő kis célkereszttel a szövegdoboz bal felső sarkának helyét kell kattintással meghatároznunk. A szöveg begépelése közben a program a szövegdoboz méretét automatikusan a tartalomhoz igazítja. A vezérlőben a Ctrl+Enter billentyűparanccsal kérhetünk új sort.

47. ábraa címke vezérlő parancsgombja a menüszalagon

Kötött vezérlőt egyszerűen létrehozhatunk az adatbázis mezőlistájának segítségével. Megjelenítése az Űrlaptervező eszközök, Tervezés, Eszközök, Mezők felvétele (Form Design Tools, Design, Tools, Add Existing Fields) parancsgombbal vagy az Alt+F8 billentyűparanccsal történik. A Mezőlista (Field List) ablak felső részében láthatok az aktív űrlap rekordforrásának mezői.

A kiválasztott mezőt az űrlapra húzva a program a mező adattípusának megfelelő vezérlőt hoz létre. A Szöveg- és a numerikus adattípusok esetében a szokásos vezérlő a beviteli mező, amely két részből áll: címke és adat. Előbbi a nevet, utóbbi a mezőbejegyzést tartalmazza.

A kijelölt vezérlőelem a Delete billentyűvel törölhető. A beviteli mező törlése adatmezőjének tör-lésével történik, de kijelölt név-szövegdoboza önállóan is törölhető.

48. oldal

kijelölésAz űrlapot a vonalzók találkozásánál álló négyzetre kattintva jelölhetjük ki. A kiválasztott állapotot a program kis fekete négyzettel jelöli.

A szakaszok kijelölése a nevüket tartalmazó sávra kattintva történik. A kiválasztott szakasz név-sávja inverzben látszik.

A kattintással kijelölt vezérlőt vastag, sárga szegély jelzi. Több vezérlő a Shift billentyűvel és kattin-tással jelölhető ki. Ha lenyomott egérbillentyűvel téglalapot rajzolunk, akkor a billentyű felengedése után a téglalappal érintkező vezérlőket a program kijelöli. Az űrlap összes vezérlőjét a Űrlaptervező eszközök, Tervezés, Vezérlők, Az összes kijelölése (Form Design Tools, Design, Controls, Select All) utasítással vagy a Ctrl+A billentyűparanccsal jelölhetjük ki.

48. ábrakijelölt űrlap (1), kijelölt szakasz (2) és kijelölt vezérlő (3)

vezérlők csoportos kezeléseA vezérlők egységes formázása csoportosítással egyszerűsíthető. A csoportba foglalt vezérlők tulaj -donságai együttesen adhatók meg. A csoportosítás lehet alkalmi, egy-két művelet erejéig tartó vagy folyamatos, az egységes kezelés feloldásig hatályban lévő. Az ideiglenes csoportosítás többes kijelö-léssel, a folyamatos, elrendezés-táblázattal hozható létre.

A kijelölt vezérlők az Űrlaptervező eszközök, Elrendezés, Tábla, Halmozott (From Design Tools, Ar-range, Table, Stacked) vagy Táblázatos (Tabular) parancsával foglalhatók elrendezés-táblázatba.A halmozott elrendezés-táblázat két oszlopból áll. Első oszlopa a vezérlők címkéit, második oszlopa vezérlők adatait tartalmazza. Az elrendezés-táblázat teljes egészében az űrlap törzsében áll.

A táblázatos elrendezés-táblázat folyamatos űrlap beállítást igényel. Rovatfejei az űrlapfejben áll-nak és a vezérlők címkéit tartalmazzák. Az elrendezés-táblázat sorai a törzsben jelennek meg, a me-zők adataival.

49. ábra(1) halmozott- és (2) táblázatos elrendezés-táblázatban álló vezérlők

49. oldal

1

3

2

1 2

elrendezés-táblázatAz elrendezés-táblázat kijelölése és mozgatása a táblázat bal felső sarkánál megjelenő kijelölő fogantyúval történik. A táblázatba foglalt vezérlők önállóan és csoportosan is kijelölhetők és így tulajdonságaik is önállóan vagy csoportosan állíthatók be. A kijelölt táblázat a Delete billentyűvel törölhető.

Új vezérlő az elrendezés táblázat fölé húzva helyezhető el a csoportba. Az egérbillentyű felenge-déséig a program sárga vonallal jelzi a vezérlő majdani pozícióját. A kijelölt vezérlő helyét a csoport-ban a nyílbillentyűkkel módosíthatjuk. A kijelölt vezérlőt az Űrlaptervező eszközök, Elrendezés, Tábla, Elrendezés eltávolítása (Form Design Tools, Arrange, Table, Remove Layout) paranccsal emelhetünk ki az elrendezés-táblázatból. Ha a vezérlő nem a táblázat utolsó sorában állt, akkor a művelet után az elrendezés-táblázat mögé kerül és csak a táblázat áthelyezésével tehetjük újra láthatóvá.

A táblázat elemeinek kijelölése történhet az egérmutató kis fekete nyilacskájával vagy az Űrlap -tervező eszközök, Elrendezés, Sorok és oszlopok, Sor kijelölése (From Design Tools, Arrange, Rows & Columns, Select Row) vagy Oszlop kijelölése (Select Column) utasításával. A kijelölt sorok és oszlopok a Delete billentyűvel törölhetők.

Az elrendezés-táblázat szegélyezése az Űrlaptervező eszközök, Elrendezés, Tábla, Rácsvonalak (From Design Tools, Arrange, Table, Gridlines) lista parancsaival történik. A táblázat szegélye és a ve-zérlők közötti távolság Űrlaptervező eszközök, Elrendezés, Pozíció, Belső margók (From Design Tools, Arrange, Position, Control Padding) lista utasításaival állítható be.

a kijelölt objektum tulajdonságaiA tervező nézet objektumai az űrlap, az űrlap szakaszai és vezérlői. A kijelölt objektum tulajdonságait megadhatjuk közvetett módon, parancsgombokkal vagy menüutasításokkal, illetve közvetlenül az objektum tulajdonságlapján, a tulajdonságoknak értéket adva.

A kijelölt objektum tulajdonságlapját az Űrlaptervező eszközök, Tervezés, Eszközök, Tulajdonság-lap (Form Design Tools, Design, Tools, Property Sheet) parancsgombbal, a helyi menü Tulajdonságok (Properties) utasításával valamint az Alt+Enter és az F4 billentyűparancsokkal jeleníthetjük meg.A tulajdonságlapot az űrlap kijelölő területén, a szakasz név-sávján illetve a vezérlő szegélyén duplán kattintva is megjeleníthetjük. A tulajdonságlap egy segédablak, a munkaterület jobb szélén, amely ka-tegorizálva, több lapra szétosztva tartalmazza az objektum jellemzőit.

50. ábraegy űrlap tulajdonságlapja

(1) A módosítandó objektum neve. Ha több vezérlőt vagy elrendezés-táblázatot jelölünk ki, akkor a Többszörös kijelölés (Multiple Selection) felirat olvasható ezen helyen. (2) A tulajdonságlap tetején álló legördülő lista az objektumok váltását teszi lehetővé. (3) Az objektum méretét, pozícióját és meg -jelenítését leíró tulajdonságok a Formátum (Format) lapon találhatók.

A menüszalagról, a helyi menüből vagy a billentyűzetről kiadott parancsok közvetett módon hatá -rozzák meg az objektum valamely tulajdonságát. A program ezeket a közvetve megadott tulajdonság-értékeket automatikusan feljegyzi az objektum tulajdonságlapján.

50. oldal

12

3

az űrlap és szakaszainak méretezése egérrelA szakaszt alsó- és jobb szélének, illetve jobb alsó sarkának húzásával méretezhetjük. A művelet lehetőségét a program méretező-egérmutatóval jelzi. Egy szakasz szélessége csak jobb szélső vezérlőelemének széléig csökkenthető. A további csökkentés előtt a vezérlőelem pozícióját vagy szé-lességét kell módosítanunk.

Az űrlap szélessége megegyezik legszélesebb szakaszának szélességével, míg magasságát szakaszai magasságának összege adja.

vezérlők méretezéseA kijelölt vezérlőelem a sarkaiban- és oldalfelező pontjaiban álló méretező fogantyúk húzásával méretezhető. Pontos méretet az objektum tulajdonságlapján, a szélesség és a magasság tulajdonsá-gokkal határozhatunk meg.

Az Űrlaptervező eszközök, Elrendezés, Méret és rendezés, Méret/térköz, Méret (Form Design Tools, Arrange, Sizing & Ordering, Size/Space, Size) csoport vagy a helyi menü Méretezés (Size) cso-port utasításaival a kijelölt vezérlőek méretét egymáshoz igazíthatjuk.

vezérlők pozícionálása, másolásaA kijelölt vezérlőelem a szegélyénél fogva mozgatható. Ha többrészes vezérlőelem egyik elemét a szegélyénél fogva húzzuk a vezérlőelem részei együtt mozognak. A bal felső sarokban álló mozgató fogantyút húzva a vezérlőelem részei külön is mozgathatók. A szakaszok név-sávjai húzás közben átléphetők, tehát a vezérlőelem áthúzható a szomszédos szakaszba. A vezérlő finom pozícionálása a húzás közben folyamatosan nyomott Ctrl billentyűvel lehetséges.

A kijelölt vezérlők a klaviatúra nyílbillentyűivel is mozgathatók. A finom pozícionálás ebben az esetben is Ctrl billentyűvel történik. A név-sáv a billentyű folyamatos nyomása mellett léphető át.

A vezérlők természetesen vágólappal is másolhatók vagy áthelyezhetők. A beillesztés előtt a cél-szakaszt ki kell jelölni. Ha másolat készítésénél nem adjuk meg a cél-szakaszt, akkor a másolat az aktív szakaszban jelenik meg.

Az Űrlaptervező eszközök, Elrendezés, Méretezés és rendezés, Igazítás (Form Design Tools, Ar-range, Sizing & Ordering, Align) csoport vagy a helyi menü Igazítás (Align) csoport utasításaival a ki-jelölt vezérlők jobbra, balra, lefelé vagy fölfelé a legszélső vezérlő külső széléhez igazíthatók.

Az Űrlaptervező eszközök, Elrendezés, Méret és rendezés, Méret/térköz, Térköz (Form Design Tools, Arrange, Sizing & Ordering, Size/Space, Spacing) csoport parancsaival a kijelölt vezérlők egy-mástól való távolságát szabályozhatjuk.

vezérlők formázásaAz Űrlaptervező eszközök, Formátum, Betűtípus (Form Design Tools, Format, Font) csoport parancsai a vezérlők karakterformátumának, vízszintes igazításának és kitöltő színének meghatározását teszik lehetővé. A vezérlő szegélyének tulajdonságait az Űrlaptervező eszközök, Formátum, Formázás megadása, Körvonal (Form Design Tools, Format, Control Formatting, Shape Outline) lista parancsa-ival állíthatjuk be.

51. ábraaz Űrlaptervező eszközök, Formátum lapjának vezérlő-formázó parancsai

A vezérlők formai jegyeinek másolására rendelkezésünkre áll az Űrlaptervező eszközök, Formátum, Betűtípus (Form Design Tools, Format, Font) csoportjában álló formátumfestő, amelynek működése megegyezik a más Office programokban megszokottal.

51. oldal

JELENTÉS LÉTREHOZÁSA

fogalmakA jelentés táblák és lekérdezések rekordjairól készített nyomtatott összefoglaló. A rekordokat a jelentésben csoportosítva jeleníthetjük meg. A csoportosítás egy vagy több mező ismétlődő értékei alapján történik. Ha például egy bank ügyfeleit város és számla-típus szerint csoportosítjuk, akkor egy adott város kliensei számla-típusonként csoportosítva jelennek majd meg. A csoportok és a teljes re -kordhalmaz statisztikai függvényekkel vizsgálható.

52. ábraa jelentés szerkezete

a jelentés nézeteiA jelentés tervező nézete tartalmazza a jelentés, az oldal és a csoportosító mezők fej- illetve lábléc szakaszait valamint a törzset. A jelentésfej szakaszban elhelyezett vezérlők a nyomat első lapjának tetején jelennek meg. Az egész rekordhalmazra vonatkozó statisztikai vizsgálat számított mezői a jelentésláb szakaszban állnak és eredményük a nyomat utolsó oldalán, az utolsó csoport után jelennek meg.

Az oldalfej és az oldalláb szakaszok a lapok tetején és alján nyomtatandó elemeket határozzák meg. A nyomat első lapján az oldalfej a jelentésfej területe alatt áll.

A csoportosító mezők fej- és láblécei a törzset keretezik, és általában a csoport nevét és a statisz -tikai vizsgálat számított mezőit tartalmazzák.

A Jelentés nézet a nyomat képernyős megjelenítése egy oldal fej- és egy oldal lábléccel. Az Elren-dezés nézet a tervezés másik választható felülete. A tervező a jelentés nézettel azonos megjelenítés-ben formázhatja és pozícionálhatja a vezérlőket.

A nyomtatási kép a jelentést nyomatként jeleníti meg. Menüszalagja a nyomtatás tulajdonságai -nak megadását teszik lehetővé.

52. oldal

jelentés létrehozása varázslóvalMiután a navigációs ablakban kiválasztottuk a jelentés rekordforrását a Létrehozás, Jelentések, Jelentés varázsló (Create, Reports, Report Wizard) utasítással indíthatjuk el a varázslót.

Az első párbeszédpanel Táblák/lekérdezések (Tables/Queries) mezőjében meg kell határoznunk a jelentés rekordforrását, ha ezt a varázsló indítása előtt elmulasztottuk. A jelentés mezőit az Elérhető mezők (Available Fields) területről választhatjuk ki és a lista jobb oldalán álló nyomógombokkal he-lyezhetjük el a Kijelölt mezők (Selected Fields) nevű területen.

A következő párbeszédpanel a csoportosító mezők meghatározását teszi lehetővé.

csoportosítási egységekA csoportosító mező meghatározása dupla kattintással vagy kijelölés után a lista mellett álló Jobbra nyomógombbal történik. Ha több csoportosító mezőt alkalmazunk, akkor a jobb oldali ábrán kiválasztott csoportosító mező pozícióját a Le-Fel nyomógombokkal szabályozhatjuk. A párbeszéd-panel bal sarkában álló Csoportosítási beállítások... (Grouping Options...) nyomógombbal a csopor-tosító mező bejegyzéseinek kategorizálási módját választhatjuk ki. A lista tetején álló Normál bejegy-zéssel a teljes egyezőséget írhatjuk elő. A program mindig csak a csoportosító mező adattípusának megfelelő lehetőségeket jeleníti meg.

53. ábracsoportosítási kategóriák adattípusok szerint

A csoportosítás részleteinek megadása után a következő párbeszédpanel a csoport-tagok rendezését és összegzését teszi lehetővé. A csoportosító mező értékei automatikusan rendezettek, de a csoport tagjainak rendezési kulcsait és a rendezés irányát a tervező adhatja meg.

összesítési beállításokAz Összesítési beállítások... (Summery Options...) nyomógombbal megjeleníthető párbeszédpanel a statisztikailag vizsgálható mezőket és az alkalmazható függvényeket sorolja fel.

54. ábraa statisztikai vizsgálat kiválasztásának parancstáblája

A Megjelenítés, Csak összesítés (Summary Only) utasítás elrejti a jelentés törzsét, ezért a csoport tag-jait nem, csak a róluk készített összesítés eredményét fogjuk látni a jelentésben.

53. oldal

Ha bármelyik mezőhöz Összegzést (Sum) állítunk be, akkor Az összegek százalékának számítása (Calculate percent of total for sums) utasítás megjeleníti a csoport összegén kívül a csoport-összeg százalékos arányát az összes rekord összegéhez képest.

jelentés szerkezete - elrendezésekA következő párbeszédpanel a lap tájolását és felépítésének megadását teszi lehetővé. A Léptetett (Stepped) elrendezésben a mezőnevek, a csoportosító mezők címkéit is beleértve, az oldalfejben állnak. A csoportosító mezők értékeit a saját fejlécük tartalmazza. A Blokk (Block) elrendezés azonos a Léptetettel, de nincsenek csoport fejlécek. A csoportosító mezők értékei is a törzsben jelennek meg. A Vázlat (Outline) elrendezés nem tartalmaz oldalfejet. A csoportosító mező címkéi és értékei a saját fejlécükben állnak. A többi mező címkéit a varázsló a legbelső csoportosító mező fejlécében helyezi el.

55. ábraléptetett, blokk és vázlat elrendezésű jelentések

Ha nem állítottunk be csoportosítást, akkor a Függőleges (Columnar), a Táblázatos (Tabular) és a Sorkizárt (Justified) elrendezések között választhatunk. A Függőleges (Columnar) elrendezésben a mezők a törzsben egymás alatt helyezkednek el, a címkék és az adatok egy-egy oszlopot alkotva.A Táblázatos (Tabular) szerkezetű jelentésben a mezőnevek és az adatok is sorokba rendezettek, előbbiek az oldalfejben, utóbbiak a törzsben állnak. A Sorkizárt (Justified) elrendezést választva a varázsló a mezőket egy téglalap vezérlővel szegélyezett tömbben helyezi el, amelyben a címkék és az adatok sorokat alkotnak. A tömör megjelenítést a vezérlők közötti térközök elhagyása is fokozza.

Az utolsó párbeszédpanel a rekordforrás nevét ajánlja fel a jelentés nevének, amelyet a program a jelentésfejben is elhelyez. Ha már van ilyen nevű jelentés, akkor a program sorszámot illeszt a név-hez. A létrehozás után a program nyomtatási képben mutatja az új jelentést. A tervező nézetet a Je -lentésterv módosítása (Modify the report’s design) utasítással kérhetjük.

jelentés létrehozása egy lépésbenA Létrehozás, Jelentések, Jelentés (Create, Reports, Report) parancsgombbal egy lépésben készíthetünk jelentést a navigációs ablakban kiválasztott tábláról vagy lekérdezésről. A jelentés a rekordforrás összes mezőjével, csoportosítás nélkül jeleníti meg a rekordokat. A mezőnevek az oldal-fejben állnak. A pénznem adattípusú mezőket a program automatikusan összegzi, és az összegeket a jelentéslábban helyezi el.

Az elkészített jelentést a program elrendezés nézetben jeleníti meg. Az ablak bezárásakor a prog-ram jóváhagyást kér a mentéshez. Az automatikus név a rekordforrás neve lesz. Ha van már ilyen nevű jelentés, akkor a program sorszámot illeszt a rekordforrás nevéhez.

54. oldal

nyomtatási képA navigációs ablakban a jelentés nevére kattintva, majd a helyi menü Nyomtatatási kép (Print Pre-view) parancsával tekinthetjük meg a jelentés nyomtatási képét.

A megjelenítendő lapok számát és a megjelenítés méretarányát a Nyomtatási kép, Nagyítás (Print Preview, Zoom) csoport parancsgombjaival szabályozhatjuk. Az állapotsor jobb szélén álló nagyító-csúszka szintén a megjelenítési méretarány megadását szolgálja. Az egérmutatót a jelentés fölé he-lyezve a program nagyítót jelenít meg. Kattintással válthatunk a nagyítás és kicsinyítés között. A na-gyítócsúszka előtt mindig az aktuális méretarányt látjuk. A számra kattintva válthatunk kicsinyítés és nagyítás között.

56. ábraa menüszalag Nyomtatási kép lapja

A papír méretét, tájolását és margóinak méretét a Nyomtatási kép, Lap elrendezése (Print Preview, Page Layout) csoport parancsgombjaival adhatjuk meg. A Csak adatnyomtatás (Print Data Only) jelölőnégyzetet kiválasztva a jelentés formázások, címkék és mezőnevek nélkül kerül nyomtatásra.

A nyomtatás művelet a Nyomtatási kép, Nyomtatás, Nyomtatás (Print Preview, Print, Print) pa-rancsgombbal kezdeményezhető.

a jelentés exportálásaA jelentésről meghatározott formátumú másolatot készíthetünk a Nyomtatási kép, Adatok (Print Pre-view, Data, Word) csoport parancsgombjaival. Txt kiterjesztésű állományt a Szövegfájl (Text File), formázásokat is tartalmazó, rtf fájlt az Egyebek, Word (More, Word) utasítással kérhetünk.

55. oldal

A JELENTÉS MÓDOSÍTÁSA TERVEZŐ NÉZETBEN

jelentés tervező nézeteA jelentés nézetváltással vagy a navigációs ablakban a jelentés helyi menüjének Tervező nézet (De-sign View) utasításával nyitható meg tervező nézetben.

A terv módosításának eszközei és végrehajtásuk módja megegyezik az űrlap tervező nézetben című fejezetben leírtakkal (lásd 48. oldal). A továbbiakban csak az eltéréseket ismertetem.

A jelentés tervező nézetében a menüszalag Jelentéstervező eszközök, Oldalbeállítás (Report De-sign Tools, Page Setup) lapjának Oldalméret (Page Size) és Lap elrendezése (Page Layout) csoportjai megegyeznek a Nyomtatási kép (Print Preview, Page layout) lap azonos nevű csoportjaival.

minden rekord külön laponA sokmezős rekordokat megjelenítő jelentésben a Törzs, Kötelező új oldal (Detail, Force New Page) tulajdonságának Szakasz után (After Section) értékével minden rekord külön lapon jeleníthető meg.

57. ábraA rekordok önálló megjelenítésének beállítása

csoportosítás, rendezés és összeg ablakA csoportosítás és a rendezés beállítása a Jelentéstervező eszközök, Tervezés, Csoportosítás és összesítés, Csoportosítás és rendezés (Report Design Tools, Desing, Grouping & Totals, Group & Sort) parancsgombjával megjeleníthető Csoportosítás, rendezés és összeg (Group, Short, and Total) nevű segédablakban történik, amely az űrlapterv alatt nyílik meg.

A megjelenített szerkezeti séma tetején a csoportosítási, alján a rendezési kulcsok állnak. A kul-csok felülről lefelé, csökkenő rangsorban követik egymást. A program a csoportosítási és rendezési szinteket behúzásokkal is hangsúlyozza.

A kulcsok rámutatással és kattintással választhatók ki. A kijelölt kulcs tulajdonságainak megadása a színes csíkban megjelenő eszközökkel történik.

A kulcs rangsorban elfoglalt helye a kulcs előtt álló kicsiny pontozott téglalap húzásával vagy a ki-választás után a színes csík jobb szélén álló nyilakkal módosítható.

kulcsok hozzáadása, törléseÚj csoportosító- illetve rendezési kulcsot a Csoport hozzáadása (Add a group) és a Rendezés hozzáadása (Add a sort) parancsgombokkal lehetséges. A kijelölt kulcs a színes csík végén álló Törlés (Delete) parancsgombbal vagy a Delete billentyűvel törölhető.

56. oldal

a csoportosítás részleteiA kijelölt csoportosítási kulcs Több (More) utasításával jeleníthetők meg a részletek megadására szolgáló eszközök. A beállítási lehetőségeket a program új kulcs létrehozásakor automatikusan- vagy a Vissza (Less) utasítás hatására rejti el.

58. ábraA csoportosítás részletei

Az első eszköz, a Csoportosítás (Group) utasítás listája a kulcsmező kiválasztását teszi lehetővé.A kulcs értékeinek rendezése automatikusan történik, de a rendezés irányát a második eszköz se-

gítségével a felhasználó adhatja meg. Felirata a kulcsmező adattípusától függően más és más.A sorban következő eszköz a csoportosítási egységek illetve a teljes azonosság megadását teszi le-

hetővé. Listája a kulcsmező adattípusától függ, és elemei megegyeznek a csoportosítási egységek fe-jezetben (lásd az 53. oldalon) felsorolt lehetőségekkel.

A negyedik utasítás az összegzések részleteinek beállítására szolgál. Kiválaszthatjuk a vizsgálandó mezőt, az alkalmazandó statisztikai függvényt és meghatározhatjuk az eredmény megjelenítési tulaj-donságait.

A címmel (with title) eszközzel, a hozzáadás (click to add) linkre kattintva nevet adhatunk a cso-portosító vagy rendezési kulcsnak.

A következő két eszközzel a csoport fejlécének és láblécének megjelenítését szabályozhatjuk.Az utolsó beállítási lehetőséggel az oldaltörések helyének meghatározását befolyásolhatjuk.A Vissza (Less) feliratra kattintva elrejthetjük a kulcs tulajdonságait.

a csoporton belüli rendezés kulcsaiA Rendezés hozzáadása (Add a sort) parancsgombbal rendezési kulcsot hozhatunk létre a csoportta-gok rendezésére. A csoportosító- és rendezési kulcsok együttes száma legfeljebb tíz lehet. A tízedik kulcs után a program A maximális számú rendezés és csoportszint van alkalmazva (The maximum number of sort and group levels are applied) szöveget jeleníti meg a séma utolsó elemeként.

összegzés csoportosítás nélkülA csoportosítást nem tartalmazó jelentésekben is alkalmazhatunk összegzéseket. Ekkor a statisztikai vizsgálat a jelentés összes rekordját érinti.

Az összesítés Jelentéstervező eszközök, Tervezés, Csoportosítás és összesítés, Összesítés (Report Design Tools, Design, Grouping & Totals, Totals) parancsgomb listájából kiválasztott függvénnyel tör-ténik, a kijelölt mező alapján. A parancsgomb csak akkor válik aktívvá, ha a vezérlőelem adatmezőjét választjuk ki. A lista Értékek száma (Count Values) függvénye megszámolja a mezőbejegyzéseket, te-hát a számlálás azokat a rekordokat nem érinti, amelyben az adott mező üres.

A vizsgálat eredményét a program a jelentés láblécében helyezi el. A magyarázó szöveget tartal-mazó címke vezérlőt nekünk kell létrehoznunk.

57. oldal

FÜGGELÉK

jellemzőkAdatbázis:

Access-adatbázis (.accdb) fájlmérete 2 gigabájt a rendszerobjektumokkal együttobjektumok száma az adatbázisban 32 768karakterek száma az objektumok nevében 64párhuzamosan tevékenykedő felhasználók 255

Táblák:karakterek száma a táblák nevében 64karakterek száma a mező nevében 64mezők száma egy táblában 255megnyitott táblák száma 2048Indexek száma a táblákban 32indexben lévő mezők száma 10karakterek száma az érvényesítési üzenetben 255karakterek száma az érvényességi szabályban 2048karakterek száma a tábla és a mező leírásában 255karakterek száma a mezőtulajdonságokban 255

Lekérdezések:táblák száma a lekérdezésekben 32mezők száma az eredményhalmazban 255eredményhalmaz mérete 1 gigabájtkarakterek száma a tervezőrács celláiban 1024

Űrlapok és jelentések:karakterek száma a címkékben 2048karakterek száma beviteli mezőkben 65 535űrlap vagy jelentés szélessége 55,87 cmszakasz magassága 55,87 cműrlap magassága tervező nézetben 508 cmcsoportosító/rendező mezők száma jelentésben 10lapok száma egy jelentésben 65 536vezérlők és szakaszok száma 754

58. oldal

billentyűparancsokAz előfordulás sorrendjében:

Ctrl+N Fájl, ÚjCtrl+O a Megnyitás párbeszédpanel megjelenítéseF11 a navigációs ablak összezárása/kibontásaF2 objektum átnevezése a navigációs ablakbanF12 a Mentés másként párbeszédpanel megjelenítéseDelete objektum törlése a navigációs ablakbanEnter a kiválasztott objektum megnyitása a navigációs ablakbanCtrl+Enter objektum megnyitása tervező nézetbenCtrl+F4 vagy Ctrl+W az objektum bezárásaCtrl+F2 a Kifejezésszerkesztő megjelenítéseShift+F2 Nagyítás ablak megnyitásaCtrl+Break a mező adattípus-váltása utáni konvertálás megszakításaCtrl+, (vessző) táblák nézet-váltásaCtrl+F a Keresés párbeszédpanel megjelenítéseShift+F4 a legutolsó kereséskor megadott adattal egyező, következő adat

kijelölése, a Keresés párbeszédpanel megnyitása nélkülCtrl+H a Csere párbeszédpanel megjelenítéseCtrl+1 (alfa-numerikus) az előző rekord azonos mezőjében álló adat beillesztése az aktuális

mezőbeShift+Ctrl+Enter új sor a Rich Text formátumú feljegyzésbenCtrl+Enter új bekezdés a Rich Text formátumú feljegyzésben,

új sor egyszerű szöveg formátumú feljegyzésben,Ctrl+Enter új sor a címke vezérlőelembenAlt+F8 mezőlista megjelenítéseCtrl+A az űrlap összes vezérlőelemének kijelöléseAlt+Enter vagy F4 a kijelölt objektum tulajdonságlapjának megjelenítése/elrejtése

tervező nézetben

59. oldal