CURS 3

ETAPELE DE REALIZARE A UNUI SISTEM DE MANAGEMENTUL CALITATII (5-9)

CURS 3

ETAPELE DE REALIZARE A UNUI SISTEM DE MANAGEMENTUL CALITATII (SMC)Implementarea, monitorizarea i dezvoltarea unui Sistem de Managementul Calitii presupune parcurgerea urmtoarelor nou grupe de etape principale:1. etapele preliminare realizrii proiectului de SMC;2. etapele de iniiere a proiectului;3. etapele de concepere a SMC;4. etapele de analiz a situaiei existente n organizaie;5. etapele de stabilire a configuraiei SMC;6. etapele de elaborare a documentaiei SMC;7. etapele de implementare ale SMC;8. etapele de certificare a SMC;9. mbuntirea continu a SMC.

1.1

ETAPELE de realizare a unui sistem de managementul calitii (SMC)

Studiu preliminar privind realizarea SMC

Etapele preliminare

Etapele de iniiere a proiectului de SMC

Analiza factorilor externi i interni organizaiei

Contientizarea managerilor i a angajailor aupra avantajelor introducerii smc

Horrrea organizaiei de introducere a SMC

1.2

1.3

1.4

2.1

Startul proiectului SMC

Pregtirea workshopului de iniiere a proiectului de SMC

Desfurarea i finalizarea workshopului de iniiere a proiectului de SMC

2.2

2.3

Localizarea proiectului SMC

Stabilirea obiectivelor proiectului

Elaborarea Temei de proiectare a SMC

Analiza factorilor de influenare a realizrii proiectului de SMC

Organizarea proiectului i stabilirea responsabilitilor

Planificarea realizrii proiectului

3.1

3.2

3.3

3.4

3.5

3.6

2

1

Etapele de concepere a proiectului de SMC

3

A

Etapale de analiz a situaiei existente

4

Analiza sistemelor materiale existente

4.1

4.2

4.3

Analiza structurii organizatorice existente

Analiza sistemelor informaionale existente

Analiza politicii i a obiectivelor organizaiei

4.4

A

5.1

5.2

5.4

5.5

5.6

Etapele de stabilire a configuraiei SMC

5

Structura organizatoric propus

Stabilirea reelei de procese

Stabilirea reelei informaionale

Stabilirea politicii i a obiectivelor

Pregtirea elaborrii documentaiei SMC

6.1

6.2

6.3

6.4

6.6

Etapele de elaborare a documentaiei SMC

6

Elaborarea structurii i a componenei documentaiei

Elaborarea Manualului calitii

Elaborarea procedurilor de sistem

Elaborarea procedurilor operaionale i a instruciunilor de lucru

Conducerea proiectului n etapa de elaborare a documentaiei

Etapele de implementare a SMC

7.1

7.2

7.3

Conducerea proiectului n etapa de implementare

Informarea i instruirea personalului

Implementarea propriuzis a SMC

7

7.4

Verificarea prin audit intern i Management-Review

B

6.5

Asigurarea conformitii cu standardul SR EN ISO 9001:2001

5.3

Descrierea proceselor

Etapele de realizare a unui Sistem de Management al Calitii (SMC)

Efectuarea auditurilor interne

Solicitarea certificrii

Certificarea SMC

Monitorizare permanent

Renoirea certificrii

8.1

8.2

8.3

Etapele privind certificarea SMC

8

mbuntirea continu a SMC

9

Auditul extern de certificare

8.4

8.5

B

5. Etapele de stabilire a configuraiei SMCOrganizarea elaborrii i execuiei proiectului SMC este una din etapele care preced stabilirea configuraiei sistemului i are urmtoarele obiective:- Delimitarea proceselor;- Stabilirea eficacitii proceselor;- Stabilirea suprapunerilor (interne sau externe).

5.1. Structura organizatoric propusAcceptarea unei noi structuri organizatorice de ctre ntregul personal constituie una din condiiile de succes a sistemului de management al calitii. Noua organizare se poate face n dou moduri:- n funcie de fluxul de realizare a produsului;n funcie de structura proceselor i modul de interaciune a acestora.

5. Etapele de stabilire a configuraiei SMCPrincipiul ciclului Deming are patru coordonate principale exprimate de patru cuvinte n limba englez i anume:

Plan Planific;Do Deruleaz, desfoar, execut, realizeaz;CHECK controleaz, verific, supravegheaz;ACT Amelioreaz, mbuntete, acioneaz.

Fig. 3.2. Reprezentarea ciclului activitilor manageriale (Ciclul Deming).

Activitile de mbuntire

A = ACTION

C = CHECK

D = DO

P = PLAN

Activitile de planificare

Activitile de execuie

Activitile de control

5. Etapele de stabilire a configuraiei SMC5.2. Stabilirea reelei de proceseCategoriile de procese ale unui SMC, aa cum sunt prezentate de SR EN ISO 9001: 2001 sunt:- Procese de organizare a structurii;- Procese de stabilire a sarcinilor i a competenelor;- Procese de conducere;- Procese de management al sistemului;- Procese de management al personalului;- Procese de management financiar;- Procese de aprovizionare;- Procese de evaluare i control.

5. Etapele de stabilire a configuraiei SMCProcesele de conducere cuprind:Dezvoltarea de strategii generale;Dezvoltarea strategiei organizaiei;Stabilirea bugetului;Management-Review;Verificarea posibilitii de producie;Modificri n organizare;Procesele de management al sistemului cuprind: Managementul calitii;Statistic;Managementul sistemului intern de calculatoare;Managementul Sistemului Informaional;Documentele valabile;

5. Etapele de stabilire a configuraiei SMCProcesele de management al personalului cuprind:Planificarea, angajarea i demiterea personalului;Dezvoltarea personalului, instruire;Gestionarea centralizat a deplasrilor;Documente valabile privind personalul; Procesele de management financiar cuprind:Contabilitate;Cash-Management;Bilan;Procesele de aprovizionare cuprind:Evaluarea i alegerea furnizorilor;Procese de aprovizionare;Transport;

5. Etapele de stabilire a configuraiei SMCProcesele de evaluare i control cuprind:Control;Stabilirea bugetului, respectarea bugetului;Msurarea satisfaciei clientului;Msurarea satisfaciei colaboratorilor;Audituri interne ale calitii;Verificri, mijloace de verificare, stadiul verificrii;Rezolvarea reclamaiilor primite.

5. Etapele de stabilire a configuraiei SMC5.3. Descrierea proceselor

Pentru a defini procesele din cadrul unei organizaii este necesar s se realizeze mai nti descrierea tuturor activitilor i s se fac gruparea acestora pe categorii de activiti generatoare de obiective concrete. Fiecare asemenea grup de activiti definete un proces. Procesele astfel definite i configurate nu mai respect ntotdeauna includerea spaial sau funcional n compartimentele sau grupurile de lucru. Procesele astfel descrise se pot derula n paralel sau n serie (unul n continuarea celuilalt).

5. Etapele de stabilire a configuraiei SMCProcesele cele mai importante i cu un caracter mare de generalitate ce pot fi identificate ntr-un sistem de management al calitii sunt: procesul sistemului de management al calitii; procesul responsabilitatea managementului; procesul de cercetare a cerinelor clientului i a cerinelor legale i de reglementare; procesul de comunicare cu clientul; procesul de proiectare i dezvoltare; procesul de aprovizionare; procesul de producie; procesul de service; procesul de conservare a produsului; procesul de monitorizare a satisfaciei clientului; procesul de comunicare intern; procesul de control al documentelor; procesul de control al nregistrrilor; procesul de planificare; procesul de instruire; procesul de audit intern; procesul de analiz a managementului; procesul de monitorizare i msurare; procesul de control al produsului neconform; procesul de mbuntire.

Descrierea proceselor se poate face prin metoda reprezentrii grafice;

5. Etapele de stabilire a configuraiei SMC5.5. Politica i obiectivele calitiiPolitica calitii se elaboreaz pe baza strategiei organizaiei. Politica se refer la componentele majore al activitilor organizaiei cum sunt:- cerinele clienilor;- aciunile principale care se ntreprind pentru mbuntirea continu;- indicatorii de eficien tehnicoeconomic;- volumul i structura resurselor disponibile n raport cu cele necesare;- principalii responsabili i executani;- termenele intermediare i finale.Politica calitii cuprinde referiri la toate prile interesate i la satisfacia acestora, astfel: - satisfacia general a societii;- satisfacia clienilor;- satisfacia personal a angajailor.Obiectivele calitii sunt prezentate n form scris, pentru a avea garania c sunt corect concepute i sunt supuse ateniei tuturor celor interesai de acestea.

5. Etapele de stabilire a configuraiei SMC5.5. Politica i obiectivele calitiiObiectivele calitii trebuie s fie cuantificabile i msurabile i s cuprind cerinele referitoare la produs.Obiectivele calitii trebuie s conin:- obiective referitoare la calitatea produselor, care fac obiectul principal de activitate al organizaiei i care cuprind:- obiective pentru mbuntirea nivelului de performan a produsului;- obiective pentru meninerea conformitii produsului.- obiective pentru meninerea conformitii sistemului cu normele, standardele i procedurile adoptate i / sau legiferate;- obiective pentru mbuntirea continu a sistemului calitii.Realizarea obiectivelor calitii, n special a celor referitoare la mbuntirea continu, necesit un volum mare de activiti i de resurse umane i materiale.

5. Etapele de stabilire a configuraiei SMC5.6. Pregtirea elaborrii documentaiei SMC

Pentru pregtirea elaborrii documentaiei SMC se recomand ca analiza proceselor existente s aib urmtoarea succesiune de pai:- descrierea proceselor;- descrierea activitilor i stabilirea succesiunii lor;- stabilirea competenelor;- analiza mijloacelor ajuttoare, a procedurilor, a metodelor, informaiilor, documentelor i altor mijloace ajuttoare;- descrierea suprapunerilor cunoscute.Procesele pot fi reprezentate cu ajutorul mai multor metode cum ar fi:- prin utilizarea relaiilor intrareieire, cu evidenierea transformrilor intrrilor n ieiri;- prin diagrame flux care descriu activitile i responsabilitile i se reprezint cu simboluri specifice;- prin diagrame funciitimp care reprezint funciile, sarcinile i responsabilitile pe compartimente;- diagrame arborescente n ordinea ierarhic a proceselor.

Modelul unui sistem de management al calitii bazat pe proces

No

CLIENT

Cerine

CLIENT

Satisfacie

MANAGEMENTUL RESURSELOR

MSURARE, ANALIZ I MBUNTIRE

REALIZAREA PRODUSULUI

RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI

PRODUS

Elemente de ieire

Elemente de intrare

IMBUNATIRE CONTINU A SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITII

LEGEND

Activiti care adaug valoare

Flux de informaii

Schem privind corelrile dintre procese i activiti

PROCESE

ACTIVITI

Marketing

Planificare producie i asigurare resurse

Producie

Aprovizionare

Livrare, Service

Analiza solicitrilor clienilor

Confirmarea comenzilor

Livrarea

Clieni

Planificarea produciei

Planificareresurse

Organizarea produciei

Producie

Livrare pentru ambalare

Aprovizionarea

Ambalarea

Service

Clieni

Clieni

6. Etapele de elaborare a documentaiei SMCPrincipalele etape ale elaborrii documentaiei SMC sunt urmtoarele:6.1. - elaborarea structurii i componenei documentaiei;6.2. - elaborarea Manualului calitii;6.3. - elaborarea Procedurilor de sistem;6.4. - elaborarea Procedurilor operaionale;6.5. - elaborarea Instruciunilor de lucru;6.6. - conducerea proiectului n etapa de elaborare a documentaiei.

6.1. Structura i componena documentaiei SMC

Elaborarea cuprinsului documentaiei se face n strns concordana cu standardul care st la baza sistemului care se proiecteaz. Documentaia SMC are o structur piramidal, baza piramidei fiind format din multitudinea de instruciuni de lucru care acioneaz asupra tuturor activitilor din cadrul organizaiei. n partea superioar a piramidei se afl documentul cu o importan deosebit n asigurarea vizibilitii i anume, Manualul calitii.

Structura documentaiei de SMC

Zona de aciune

Unde se distribuie

Cuprins

PROCEDURI DE SISTEM

PROCEDURI OPERAIONALE

INSTRUCIUNI DE LUCRU

LISTE DE VERIFICARE

ntreaga organizaie

Beneficiarilor;Furnizorilor;Comparti-mentelor din organizaie

Principii de bazStructura organizatoricPoliticaCorelri n cadrul organizaieiResponsabiliti i competeneReferiri la procedurile de sistem i operaionale

Compartimente responsabile

n cadrul organizaiei la toate compar-timenteleresponsabile

Descrierea proceselorReponsabilitiProceduri care cuprind sistemul n ansambluProcesele de auditAciunile preventive i corective

Descrierea proceselor specificeReponsabilitiProceduri pe domenii Specificaii detaliateMetode de msurareReglementri specificeAlte documente

Compartimente responsabile

n cadrul organizaiei n toate locurile unde se utilizeaz

MANUALUL CALITII

FIE DE NREGISTRARE

6. Etapele de elaborare a documentaiei SMC6.1. Structura i componena documentaiei SMC

Documentaia proiectului detaliat al SMC cuprinde:- Politica Calitii;- Manualul Calitii;- Procedurile de sistem;- Procedurile operaionale;- Instruciunile de lucru;- Listele de verificare;- Fiele de nregistrare;Alte documentaii specifice.

6. Etapele de elaborare a documentaiei SMC6.2. Elaborarea Manualului calitiiManualul calitii constituie documentul de baz, necesar pentru implementarea i certificarea SMC. Manualul calitii se elaboreaz de ctre responsabilul cu managementul calitii i se aprob de ctre managerul la vrf al organizaiei.6.3. Elaborarea Procedurilor de sistemStandardul EN ISO 9001:2001 prevede elaborarea unui minim de ase proceduri de sistem.6.4. Proceduri operaionale i instruciuni de lucruProcedurile operaionale se elaboreaz pentru procese i sunt destinate reglementrii funcionrii lor n cadrul organizaiei.Instruciunile de lucru se refer la activiti sau operaii distincte sau la grupe de activiti i sunt destinate reglementrii funcionrii activitilor sau a compartimentelor organizaiei6.5. Asigurarea conformitii cu SR EN ISO 9001:2001Scopul principal al realizrii i implementrii unui proiect de SMC este certificarea sistemului6.6. Conducerea proiectului n etapa de elaborare a documentaieiRolul conducerii proiectului de SMC este de maxim importana deoarece creeaz corelaii intre obiectivele finale planificate i obiectivele pariale obinute.

7. Etapele de implementare a SMC

Principalele etape ale implementrii proiectului SMC sunt:7.1. etapa de conducere a proiectului n faza de implementare a SMC;7.2. etapa de informare i instruire a personalului;7.3. etapa de implementare propriuzis a SMC;7.4 etapa de verificare prin audit intern i Management-Review.

Conducerea proiectului n etapa de implementare are dou componente care se succed i anume:- anunarea Politicii calitii;punerea n aplicare a documentaiei sistemului.

Auditul intern reprezint prima verificare a SMC-ului i a modului de implementare a acestuia. Un audit este o verificare independent i sistematic care arat dac activitile referitoare la calitate i rezultatele acestora sunt cele mai bune.

7. Etapele de implementare a SMCUn audit verific nivelul de atingere a obiectivelor, concordana dintre obiectivele atinse i cele planificate i eficiena realizrii obiectivelor.

Dup o anumit perioad de timp de la implementarea SMC se verific primele mbuntiri ale acestui nou sistem prin efectuarea unui audit de sistem. Auditul intern de sistem se bazeaz pe informaiile din Manualul calitii, n care este descris SMC-ul organizaiei. Manualul calitii cuprinde principalele componente ale sistemului (structura organizatoric, politica calitii, harta proceselor, interdependenele dintre procese, responsabilitile n cadrul SMC etc.) care sunt implementate i care fac obiectul auditului de sistem.

Auditurile interne, efectuate n cadrul diferitelor compartimente, sunt anunate de conducerea organizaiei, care numete un conductor al auditurilor i care poate fi chiar responsabilul cu calitatea. Conductorul auditurilor, la rndul su, numete auditorul sau echipa de audit.

Auditorii nu pot audita compartimentele din care fac parte.