Curso Organización Empresarial - …haztuplandenegocios.com/docs/orgaempresarial.pdf · LA ORGANIZACION EMPLEADOS ACCIONISTAS Y EL CONSEJO ADMINISTRACION COMPETIDORES LOS MEDIOS

Organización Empresarial

1. Introducción a la Organización como Sistema Abierto

Características de las Organizaciones como

Sistemas

• El enfoque de sistema procura contemplar la

organización como un todo y como parte del

ambiente externo.

• Considera que una actividad de un

segmento de la organización afecta a la

actividad del resto de los segmentos de la

misma.

• Es un todo organizado compuesto por dos o

mas partes, componentes o subsistemas

interdependientes y delineado por límites

identificables de su suprasistema ambiental.

• Conjunto de partes coordinadas y en

interacción para alcanzar un conjunto de

objetivos

CONCEPTO DE SISTEMAS

• Un conjunto de elementos

• Dinámicamente relacionados

• Formando una actividad

• Para alcanzar un objetivo

• Operando sobre datos

/ energía / materia

• Para proveer información

/ energía / materia

Principales Conceptos del Enfoque de Sistema

Entradas: Suministra al sistema sus necesidades operativas

Proceso: Transforma una entrada en salida.

Salidas: Resultado del funcionamiento del sistema.

Retroalimentación: Son las influencias del ambiente que

ingresan como recursos.

Ambiente: Medio que rodea al sistema y recibe los insumos.

Límite: Separa al sistema de su ambiente y mantiene

autonomía e interdependencia.

Ejemplo

Conceptos del Enfoque de Sistema Dinámico

RECURSOS

(INSUMOS)

• INFORMACIÓN

• ENERGIA

• RECURSOS

• MATERIALES

(PRODUCTOS)

• BIENES

• SERVICIOS

• OTROS

PROCESO

TRANSFORMACION

CONVERSIÓN

SISTEMA

Retroalimentación

Ambiente

Mercado

Ambiente

Mercado

• Componentes del sistema Organizacional

Características de las Organizaciones como

Sistemas

• Las organizaciones son un conjunto de personas y recursos relacionados entre

sí para alcanzar un OBJETIVO. Pueden clasificarse de la siguiente manera...

Formales: estructuradas

con cargos y jerarquías

Informales: de

organización libre

Primarias: con dedicación

completa y emocional

Secundarias: con

relaciones de tipo

contractual

ORGANIZACIÓN

Inte

gra

n e

l m

icro

sis

tem

a

Componentes Fundamentales del Sistema

Organizacional

LA ORGANIZACION

EMPLEADOS

ACCIONISTAS Y EL CONSEJO

ADMINISTRACION

COMPETIDORES

CLIENTESLOS MEDIOS

SINDICATOS

OBREROS

INSTITUCIONES

FINANCIERAS

GRUPOS DE INTERES

ESPECIAL

PROVEEDORES

GOBIERNO

VARIABLES

SOCIALES

VARIABLES

ECONOMICAS

VARIABLES

TECNOLOGICAS

VARIABLES

POLITICAS

GRUPOS DE INTERES INTERNOS

GRUPOS DE INTERES EXTERNOS

EL LIMITE FLEXIBLE DE UN SISTEMA

ABIERTO

EL AMBIENTE DE ACCION DIRECTA

DIRECTORES

GERENTES

JEFES

SUPERVISORES

FUNCIONAMIENTO Y OPERARIOS

NIVEL INSTITUCIONAL

NIVEL INTERMEDIO

NIVEL OPERATIVO

EJECUCION DE TAREAS

Y OPERACIONES


Organizacional


Organizacional

Procesos Estructuras

Personas

Aspectos

Dinámicos

Aspectos

Estáticos

• Liderazgo y Poder

• Motivación

• Comunicaciones

• Toma de Decisiones

• Clima Organizacional

• Cooperación - Participación

• Trabajo en Equipos

• Conflictos

• Diseño Organizacional

• Tamaño

• Complejidad Organizacional

• Formalización

• División del Trabajo

• Niveles y ámbito de autoridad.

• Tramo y amplitud de control.

• Reglamentos y normas

• Manuales (varios)

OBJETIVOS

• Actividad: Acción que se realiza dentro de un

proceso

Actividad

Proceso

La Organización de la Empresa – SistemasConceptos de términos en la teoría de sistemas

Estructura:

Forma en quese dividen,organizan ycoordinan lasactividades deunaorganización.

La Organización de la Empresa – SistemasConceptos de términos en la teoría de sistemas:

• Función:

Clasificación de

un grupo de

actividades

similares dentro

de una

organización

(marketing,

logística)

Logística Marketing Producción


Método:

Determina laformasistemática derealizar unaactividad

FECHA

SUSTITUYE A

NOMBRE DE LA

ORGANIZACIÓN

MANUAL DE

ORGANIZACIÓN

(GENERAL O

ESPECÍFICO)

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ

PÁGINA DE

NOMBRE DEL APARTADO ESPECÍFICO

PÁGINA DE

FECHA

CLAVE


• Operación:

Conjunto de

actividades

contenida

dentro de

un proceso

Conector. Reprsenta una conexión o enlace de una parte

del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.

Conector de página. Representa una conexión o enlace

con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama

de flujo.

Archivo. Indica que se guarda un documento en forma

temporal o permanente.

Decisión o alternativa. Indica un punto dentro del flujo

en donde se debe tomar una decisión entre dos o más

alternativas.

Documento. Representa un documento en general que

entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.

Actividad. Describe las funciones que desempeñan las

personas involucradas en el procedimiento.

Inicio o término. Indica el principio o el fin del flujo, puede ser

acción o lugar, además se usa para indicar una unidad

administrativa o persona que recibe o proporciona información.

REPRESENTASIMBOLO


Procedimientos:Planes queestablecen unmétodo paramanejaractividadesfuturas, sonseriescronológicas deaccionesrequeridas.

FECHA

SUSTITUYE A

NOMBRE DE LA

ORGANIZACIÓN

MANUAL DE

ORGANIZACIÓN

(GENERAL O

ESPECÍFICO)

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ

PÁGINA DE

NOMBRE DEL APARTADO ESPECÍFICO

PÁGINA DE

FECHA

CLAVE


• Productividad: Razón entreproducción – insumo en unperiodo.

• Simplificación de trabajo:Realizar actividades de unproceso mediante un método.

• Sistemas: Conjunto deelementos relacionados ointerdependientes y que seafectan mutuamente para formaruna unidad compleja, que tienelimites que lo separan de suambiente

LA ORGANIZACION

EMPLEADOS

ACCIONISTAS Y EL CONSEJO

ADMINISTRACION

COMPETIDORES

CLIENTESLOS MEDIOS

SINDICATOS

OBREROS

INSTITUCIONES

FINANCIERAS

GRUPOS DE INTERES

ESPECIAL

PROVEEDORES

GOBIERNO

VARIABLES

SOCIALES

VARIABLES

ECONOMICASVARIABLES

TECNOLOGICAS

VARIABLES

POLITICAS

GRUPOS DE INTERES INTERNOS

GRUPOS DE INTERES EXTERNOS

EL LIMITE FLEXIBLE DE UN SISTEMA

ABIERTO

EL AMBIENTE DE ACCION DIRECTA


• Áreas de asesoría en el sector público y privado para el diseño de estructuras.

• Organización lineal y de staff

– Función de asesoramiento.

– Staff o asesor

• El por que de los servicios de una área de staff oasesoramiento.

• Factores importantes del proceso de organizar

La Organización de la Empresa

Organización funcional, lineal y de staff

• Funcional “Este tipo de estructura se caracterizo por los gerentesmultiples, que origino algunos roblemas en especial en la coordinación yde control ocacionando la debilidad organizacional. Ejemplo empresapequeña integrada de equipo de especialistas integrado.

• Lineal “La estructura lineal es la basada en la autoridad directa deljefe sobre los subordinados”. Ejemlplo la estructura militar. Vale parapequeñas empresas, y suele tener problemas de lentitud, ser poco flexiblepara adaptarse a los cambios del entorno.

• En línea y staff. “ Es aquella que combina las relaciones lineales deautoridad directa con las de consulta y asesoramiento con losdepartamentos o staffs” Los departamentos en línea se ocupan de lasdecisiones, y los staffs realizan apoyo y asesoramiento.

Ejemplos

La Organización de la Empresa

Gerencia

RR.PP.

Gerencia

UEN

Gerencia

UEN

Gerencia

UEN

Gerencia

UEN

Gerencia

Ventas

Gerencia

UEN

Contador

General

Gerencia

Legal

Gerencia

General

Presidencia

Ejecutiva

Directorio

Secretaria

Secretaria

Gerenciaa

Adm. Fin.

Gerencia

Sistemas

Nivel 1

Nivel 2

Nivel 3

Organización

Horizontal UEN

Gerencia

RR.PP.

Control de

Gestión

Tesorería

Cobranza

Facturación

Gerencia Gerencia Gerencia Gerencia

Gerencia Ventas

Ggerencia

Contraloría

General/Finan.

Gerencia Legal

Gerencia

Sistemas

Gerencia

Administración

Gerencia

General

Presidencia

Ejecutiva

Directorio

Secretaria

Secretaria

Organización

Centralizada

Contador

General

Gerencia

RR.PP.

Gerencia

UEN

Gerencia

UEN

Gerencia

General

Presidencia

Ejecutiva

Directorio

Secretaria

Secretaria

Gerencia

UEN

Gerencia

UEN

Gerencia

UEN

Organización Lineal / Staff

• Staff o asesor

Las principales funciones del staff son:

– Servicios

– Consultoría y asesoría

– Monitoreo

– Planeación y control

– Las funciones del staff pueden existir en cualquier nivel de una organización desde el más bajo al más alto

• El por que de los servicios de una área de staff o asesoramiento

– Asegura asesoría especializada e innovadora, y mantiene el principio de la autoridad única.

– Actividad conjunta y coordinada de los órganos de línea y los órganos de staff.

– Realice un diagrama organizacional de una empresa de servico y represente la líneas de staff - asesor

La Organización de la Empresa - Sistemas

• Diseño orientado hacia el cliente

• Unidades autónomas, descentralizadasadministradas por objetivos.

• Orientación y objetivos claros y medibles

• Control de la no calidad en el origen del proceso

• Impulso, formación, delegación del personal

• Retroalimentación de 360° en las labores

La Organización de la Empresa - Sistemas

Sistema Actual

• Las actividades orgánicas y órganos de la empresa

• Principios claves de la organización:

La especialización.

La unidad de mando.

Principio del equilibrio autoridad – responsabilidad

Principio del equilibrio dirección - control.

La Coordinación y variables

Bases del Diseño de la Estructura

Organizacional

A. CárdenasGerente Administración

C. DíazGerente Finanzas

F. HidalgoGerente RR.HH

Julio EspinozaGerente General

Principios claves de la organización:

Actividades orgánicas: Producción, Ventas, Finanzas,

RR.HH. y Logística

La especialización.

La cadena de mando.

El tramo de control - administrativo

Principio del equilibrio autoridad – responsabilidad

Principio del equilibrio dirección - control.

La Coordinación y variables


Organizacional

Especialización

• Grado en que las tareas en laorganización se subdividen enpuestos separados


Organizacional

Cadena de Mando

• Por cada función un solo jefe

• Línea de toma de disiciones:

• Por ejemplo del Gerente General al

Gerente de Finanzas al Jefe de

Tesorería al Contador de Tesorería.

Tramo de Control o Administrativo

• Es la respuesta a: ¿Cuántos

subordinados tiene un jefe?

• Puede ser grande o breve.

Principio autoridadresponsabilidad

• Grado de responsabilidad quecorresponde al jefe de cadanivel organizacional vs.responsabilidad, la autoridadse ejerce de arriba abajo.


Organizacional

Coordinación

• Acción ordenada del equipo con vista

hacia un propósito común.

• Sincronizar la acción individual y de

equipo.

Principio dirección control

• A cada delegación se le

establece los mecanismos de

control

• La administración no existe

sin delegación.


Organizacional

Coordinación

por equipo

Cad

en

a d

e M

an

do

Au

tori

dad

resp

on

sab

ilid

ad

Coordinación

individual

Tramo de Control o Administrativo

Acrópolis Organizacional


Organizacional

Organización D

ivis

ión

del

Tra

bajo

Niv

el Jerá

rqu

ico

Co

ord

inació

n


Organizacional

Concepto

Un organigrama es la representación

gráfica de la estructura orgánica de una

organización

Objeto

Son el instrumento idóneo para plasmar la

composición de una organización

Como herramienta de comunicación y análisis

Proporcionan una imagen formal de la

organización

Constituyen una fuente de consulta oficial

Facilitan el conocimiento de la organización

Determinar fallas internas

Definición de niveles

Representan un elemento valioso para el análisis

organizacional


Organizacional


Organizacional

Criterios para su preparación

Precisión

Sencillez

Uniformidad

Presentación

Vigencia

Por su ámbito:

• Generales

• Específicos

TIPOS DE ORGANIGRAMAS


Organizacional

Por su

contenido:

• Integrales

• Funcionales

• De puestos,

plazas y

unidades

Por su forma o

presentación:

• Verticales

• Horizontales

• Mixtos

• De bloque

Por su Diseño

• Dimensión

• Relación

POR SU AMBITO

ORGANIGRAMA GENERAL

DIRECCIÓN DIRECCIÓN DIRECCIÓN

DEPTO. DEPTO. DEPTO. DEPTO. DEPTO. DEPTO. DEPTO.

DIR.

GENERAL


Organizacional

ORGANIGRAMA ESPECÍFICO

OFICINA OFICINA OFICINA OFICINA OFICINA OFICINA

DEPTO. DEPTO. DEPTO.

GERENCIA

POR SU AMBITO

ORGANIGRAMA ESPECIFICO

Por su contenido:

• Integrales

• Funcionales

• De puestos, plazas y unidades

TIPOS DE

ORGANIGRAMAS


Organizacional

ORGANIGRAMA INTEGRAL

DIRECCIÓN

1.1

DEPTO.

1.1.1

DEPTO.

1.1.2

DEPTO.

1.2.1

DEPTO.

1.2.3

DEPTO.

1.3.1

DEPTO.

1.3.2

DIR.

GENERAL

1.0

DIRECCIÓN

1.3

DEPTO.

1.2.2

DIRECCIÓN

1.2

ORGANIGRAMA FUNCIONAL

1. CUMPLIR LOS ACUERDOS DE LA

JUNTA ADMINISTRATIVA

2. VIGILAR EL CUMPLIMIENTO

DE LOS PROBLEMAS

3. COORDINAR A LAS

DIRECCIONES

4. FORMULAR EL PROYECTO DEL

PROGRAMA GENERAL

DIRECCIÓN GENERAL

1. EVALUAR Y CONTROLAR LA

APLICACIÓN Y DESARROLLO DE

LOS PROGRAMAS

2.FORMULAR EL PROGRAMA

ANUAL DE LABORES

3. DIRIGIR LAS LABORES

ADMINISTRATIVAS DE SU ÁREA

DIRECCIÓN TÉCNICA

1.OBTENER RESULTADOS

NECESARIOS

2. FORMULAR EL PROGRAMA ANUAL

DE FINANCIAMIENTO

3. DIRIGIR LAS LABORES

ADMINISTRATIVAS DE SU AREA

DIRECCIÓN FINANCIERA

1. ESTABLECER RELACIONES DE

ASISTENCIA PROMOCIONAL

2. ESTABLECER RELACIONES DE

COOPERACIÓ Y APOYO

3. SUPERVISAR DEP DE COMPRAS

4. FORMULAR PROGRAMA DE

TRABAJO

5. ORGANIZAR Y COORDINAR

SEMINARIOS

DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y

COORDINACIÓN

ORGANIGRAMA DE PUESTOS, PLAZAS Y UNIDADES

22SECRETARIAS *

11AUXILIAR *

11DIRECTOR *

44DIRECCIÓN GENERAL

22SECRETARIAS *

22ANALISTAS *

11DIRECTOR *

55DIRECCIÓN “A”

22SECRETARIAS *

42ANALISTAS *

11DIRECTOR *

75DIRECCIÓN “B”

22DIBUJANTES *

43SECRETARIAS *

86ANALISTAS *

11JEFE *

1512DEPARTAMENTO

11DIBUJANTES *

22SECRETARIAS *

77ANALISTAS *

11JEFE *

1111DEPARTAMENTOE = EXISTENTES

R = REQUERIDOS

* = NOMBRE DE LA PERSONA

E R

E R

E RE R

E R

Por su forma o presentación:

Verticales

Horizontales

Mixtos

De bloque

TIPOS DE

ORGANIGRAMAS


Organizacional

ORGANIGRAMA VERTICAL

ORGANIGRAMA HORIZONTAL

ORGANIGRAMA MIXTO VERTICAL/HORIZONTAL

DEPTO. ADEPTO. A DEPTO. A

DEPTO. B

DEPTO. A DEPTO. A

DEPTO. BDEPTO. BDEPTO. BDEPTO. B

DEPTO. CDEPTO. C

DEPTO. D

DEPTO. CDEPTO. C DEPTO. C

DEPTO. E

DEPTO. D DEPTO. D DEPTO. D

DIR.

GENERAL

DIRECCIÓN

A

DIRECCIÓN

B

DIRECCIÓN

C

DIRECCIÓN

D

DIRECCIÓN

E

ORGANIGRAMA MIXTO

DISEÑO REPLEGADO

DIR. GENERAL

OFICINA AOFICINA A

OFICINA B

OFICINA A

OFICINA BOFICINA B

DEPTO. BDEPTO. B

SECCIÓN A

OFICINA A OFICINA A

OFICINA A OFICINA A

DIRECCIÓN CDIRECCIÓN BDIRECCIÓN A

DEPTO. ADEPTO. ADEPTO. A

OFICINA A

DEPTO. B

ORGANIGRAMA DE BLOQUE

SECRETARIO

OFICIALIA MAYOR

SUBSECRETARIA “A” SUBSECRETARIA “B”

5. DIRECCIÓN

5.1. DEPARTAMENTO

5.1.1 OFICINA

5.1.2 OFICINA

5.1.3 OFICINA

5.2 DEPARTAMENTO

5.2.1 OFICINA

5.2.2 OFICINA

5.2.3 OFICINA

6. DIRECCIÓN

6.1 DEPARTAMENTO

6.1.1 OFICINA

6.1.2 OFICINA

6.1.3 OFICINA

6.2 DEPARTAMENTO

6.2.1 OFICINA

6.2.2 OFICINA

6.2.3 OFICINA

1. DIRECCIÓN

1.1. DEPARTAMENTO

1.1.1 OFICINA

1.1.2 OFICINA

1.1.3 OFICINA

1.2 DEPARTAMENTO

1.2.1 OFICINA

1.2.2 OFICINA

1.2.3 OFICINA

2. DIRECCIÓN

2.1 DEPARTAMENTO

2.1.1 OFICINA

2.1.2 OFICINA

2.1.3 OFICINA

2.2 DEPARTAMENTO

2.2.1 OFICINA

2.2.2 OFICINA

2.2.3 OFICINA

3. DIRECCIÓN

3.1. DEPARTAMENTO

3.1.1 OFICINA

3.1.2 OFICINA

3.1.3 OFICINA

3.2 DEPARTAMENTO

3.2.1 OFICINA

3.2.2 OFICINA

3.2.3 OFICINA

4. DIRECCIÓN

4.1 DEPARTAMENTO

4.1.1 OFICINA

4.1.2 OFICINA

4.1.3 OFICINA

4.2 DEPARTAMENTO

4.2.1 OFICINA

4.2.2 OFICINA

4.2.3 OFICINA

Por su Diseño

• Dimensión

• Relación


Organizacional

TIPOS DE

ORGANIGRAMAS

SUBSECRETARIASUBSECRETARIASUBSECRETARIASUBSECRETARIA

SECRETARIO

UNIDAD UNIDADUNIDAD

DIMENSIÓN

COLOCACIÓN DE

UNIDADES

ASAMBLEA DE

ACCIONISTAS

DIR. DE PRODUCC.

HUMANA

DIRECCIÓN

GENERAL

CONSEJO DE

ADMINISTRACIÓN

DIR. TÉCNICO

ADMINISTRATIVA

DIRECCIÓN DE

FINANZAS

DIRECCIÓN

COMERCIAL

DIR. DE PRODUCC.

INDUSTRIAL

GERENCIA DE

PERSONAL

GER. PROVEEDU-

RIA Y ALMACÉN

GER. MECANIZA-

CIÓN YCOMPUT.

GERENCIA DE

EXPLORACIÓN

GERENCIA DE

EXPLOTACIÓN

GERENCIA DE

REFINACIÓN

GERENCIA DE

PETROQUÍMICA

GER. DE VENTAS

INTERIORES

GER. DE VENTAS

EXTERIORES

TESORERÍA

GENERAL

GERENCIA DE

FINANZAS

UNIDAD DE

PROGRAMACIÓN UNIDAD DE ORG. Y

MÉTODOS

DIMENSIÓN

SECUENCIALES POR

FUNCION

GERENCIA

PROMOCION

ASAMBLEA DE

ACCIONISTAS

CONSEJO DE

ADMINISTRACIÓN

DIRECCIÓN

GENERALVENTAS

GER. RR. HH. Y

LOGISTICADIRECCIÓN DE

ADMINISTRACIÓN

DIRECCIÓN DE

FINANZAS

PRODUCTOS

MARKETING

GERENCIA DE

EXPL/REFINACIÓN

GERENCIA DE

MERCADEO

GER. SISTEMAS Y

COMPUTACIÓN

TESORERÍA

GENERAL

GERENCIA DE VENTAS

INTERNACIONAL

GERENCIA DE VENTAS

LOCAL

GERENCIA DE

PETROQUÍMICA

CONTRALORÍA

GERENCIA DE

FINANZAS

DIMENSIÓN

POR RELACIÓN LINEAL I - II

INCORRECTO CORRECTO

INCORRECTOCORRECTO

POR RELACIÓN LINEAL III - IV

INCORRECTOCORRECTO

CORRECTOINCORRECTO

RELACIÓN DE ASESORÍA

INTERNA

RELACIÓN DE ASESORÍA

EXTERNA

RELACIÓN DE

AUTORIDAD FUNCIONAL

POR SU AUTORIDAD - ASESORIA

POR RELACIÓN DE COORDINACIÓN

Departamentalización


Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades

en unidades específicas, con base en su similitud.

Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente

secuencia:

• Listar todas las funciones de la empresa.

• Clasificarlas.

• Agruparlas según un orden jerárquico.

• Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.


Al departamentalizar, es conveniente observar la

siguiente secuencia:

– Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad,

y obligación entre las funciones y los puestos.

– Establecer líneas de comunicación e interrelación entre

los departamentos.

– El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un

departamento deberán relacionarse con el tamaño y las

necesidades específicas de la empresa y las funciones

involucradas.


Diseños Organizacionales más Comunes

Simple Bajo grado de departamentalización, grandes tramos de

control, autoridad centralizada y poca formalización

Burocracia Operaciones altamente rutinarias que se alcanza por

especialización, muy formalizada, tareas por departamentos

funcionales, autoridad centralizada, cortos tramos de cortos y

cadena de mando para la toma de decisiones.

Matricial Crea líneas dobles de autoridad, combina la

departamentalización funcional con la de producto.

Por Función Empresarial

( Organización Funcional)

Empresa SAA

Gerencia General

Producción Ventas Finanzas

Simple

Ventajas

Sigue el principio de la especialización

Mantiene el poder y prestigio de las funciones mayores

Simplifica el entrenamiento

Desventajas

Limita el desarrollo de gerentes generales

Reduce la coordinación entre funciones


Gerencia

RR.PP.

Gerencia

UEN

Gerencia

UEN

Gerencia

UEN

Gerencia

UEN

Gerencia

Ventas

Gerencia

UEN

Contador

General

Gerencia

Legal

Gerencia

General

Presidencia

Ejecutiva

Directorio

Secretaria

Secretaria

Gerenciaa

Adm. Fin.

Gerencia

Sistemas

Organización

Burocrática

Burocracia

Ventajas

Eficiencia

Fiabilidad

Precisión

Coherencia

Desventajas

Organización mecanicista

La obsesión por el control conduce a problemas humanos

en el nivel operativo

Problemas de coordinación en la estructura administrativa

Problemas de adaptación en el nivel directivo


Proyecto A

Función A Función B Función C Función Z

Gerencia General

La estructura matricial crea

líneas dobles de autoridad;

generalmente combina

departamentalización

funcional con la de producto.

Proyecto B

Proyecto C

Proyecto D

Matricial


Matricial

Ventajas

Esfuerzos en la línea de productos

Mejora la coordinación de las actividades funcionales

Crecimiento y diversificación de productos y servicios

Desventajas

Requiere personas con habilidades administrativas

Dificulta el mantenimiento económico de los servicios

centrales

Dificulta el control al nivel más alto


• Diferencia Vertical Organizacional:

Distribución de autoridad para la toma de decisiones.

Estructura plana – downsizing

Achatamiento, niveles menos complejos

Estructura alta

– Problemas de Coordinación, Información, Motivación,

– Cantidad de Gerentes.


Estructura Plana

Se reduce el número de niveles de jerarquía complejas y se canaliza las

comunicaciones y el comportamiento organizacional.

Se determinan las funcionalidades horizontalmente se realiza con más

precisión si se sustenta en un análisis de procesos.

Se debe determinar responsabilidades, para lo cual el ENPOWERMENT,

pasa es fundamental en una estructura empresarial

Estructuras Planas

DG

El Sistema Organizacional

Estructuras Altas

DG

Estructura Alta

Es jerárquica (típico organigrama) se mide por el número de niveles entre

el gerente y los empleados en los niveles inferiores.

Algunas organizaciones mantienen el poder en el nivel más alto, dejando

prácticamente sin poder los niveles intermedios.

Estas diferencias ocasionan a las organizaciones problemas de control,

comunicación y coordinación.


Diferencias Vertical

• Autoridad única

• Problemas Coordinación

• Difusión de la información

• Problemas de motivación

• Cantidad de Gerentes

Diferencias Horizontal

Estructura Funcional

Estructura Multidivisional

Estructura Geográfica

Estructura por Productos

Estructura por Clientes

Estructura por Procesos

Estructura Matricial

Estructura de Equipos

Estructura alta


Diferencia Horizontal:

– Distribución de personas y tareas a las

funciones y divisiones

– Segunda Evaluación


• Diferencia Horizontal:

Forma en que las tareas

realizadas se subdividen entre

sus miembros.

Se dan a especialistas las

actividades claves a realizar.

Subdividir las tareas de

manera que los no

especializados puedan

realizarlas (burocracia)

Diferencias Horizontal

Estructura Funcional

Estructura Geográfica

Estructura Multidivisional

Estructura por Productos

Estructura por Clientes

Estructura por Procesos

Estructura Matricial


La estructura por función

Consiste en hacer departamentos de acuerdo a las funciones básicas de

una empresa. Depende de su sector para crear sus departamentos.

– Ventajas:

• Funciones lógicas que se desarrollan en la empresa.

• Poder en las funciones principales.

• Facilita la eficiencia del personal.

• Facilita la capacitación en las funciones básicas están cerca de los

niveles superiores Permite un control estricto desde el alto nivel.

Tipos y Modelo de Estructuras Organizacionales

La estructura por función

Desventajas:

• Resta importancia a los resultados globales.

• Exagera la especialización.

• Reduce la coordinación entre funciones.

• Responsabilidad final reside en la alta dirección.

• Lenta frente a los cambios.

• Dificulta la formación de gerentes.

– La departamentalización por funciones se utiliza en empresas quetrabajan en condiciones estables y que tengan pocos productos oservicios y que sus tareas sean rutinarias.


Gerencia

RR.PP.

Control de

Gestión

Tesorería

Cobranza

Facturación

Gerencia Gerencia Gerencia Gerencia

Gerencia Ventas

Ggerencia

Contraloría

General/Finan.

Gerencia Legal

Gerencia

Sistemas

Gerencia

Administración

Gerencia

General

Presidencia

Ejecutiva

Directorio

Secretaria

Secretaria

Organización

Por Función

Contador

General

Tipos de Estructuras: - I

La estructura multidivisional

– Esta estructura crea sub. unidades organizativas que funcionan

autónomamente y coordinadas por una dirección general que

apoya a divisiones y controla los resultados.

Las características a considerar son :

– Autonomía de las subdivisiones es una unidad casi independiente

que funciona bajo un responsable y con un conjunto de objetivos

definidos.

– La Dirección asume labores de coordinación, como por ejemplo

apoyo jurídico, financiero, se encarga de controlar los resultados

alcanzados por cada una de las subdivisiones.


Ventajas:

– Mejora la coordinación de los objetivos de cada división.

– Libera a la alta dirección del día a día.

– Permite la formación de futuros gerentes.

– El buen o mal funcionamiento de una división no afecta a la marcha del resto

– Crea negocios autónomos en el seno de una empresa.

Desventajas:

– Duplicidad de actividades, instalaciones y recursos (aumenta el coste y reduce laeficiencia).

– Autonomía de los responsables aunque es amplia, está en los límites impuestospor el nivel estratégico.

– Dificultad de coordinación.

– Adecuada para empresas con diversificación de sus negocios, con tecnologíasseparables en segmentos de cada una de las divisiones.


Negocio 1

Negocio 2

Negocio 3

Negocio 4

Presidente

Gerente

Marketing

Gerente

I+D

Gerente

Producción

Gerente

Pruebas

Centr

os d

e U

tilid

ad

Centros de costo

La estructura multidivisional


• Tipos de Estructuras: - I

La estructura territorial – geográfica

– Depende del área de mercado, producción y operación, aumentan

los problemas de control y se utiliza para dar cobertura efectiva a un

determinado mercado.

Ventajas:

– Responsabilidad se coloca en niveles superiores.

– Aprovecha los mercado locales

– Mejora la coordinación regional.

– Proporciona la formación de directores generales.

Desventajas:

– Requiere personal de más alto nivel.

– Dificulta la centralización de las funciones.

– Dificulta el control de la empresa.


PRESIDENTE

VICEPRESIDENTE

RR. HH.

VICEPRESIDENTE

MERCADOTEC.

VICEPRESIDENTE

AMERICA DEL NORTE

VICEPRESIDENTE

EUROPA Y AFRICA

VICEPRESIDENTE

PRODUCCION

VICEPRESIDENTE

FINANZAS

VICEPRESIDENTE

AMERICA LATINA

VICEPRESIDENTE

USA - CANADA

VICEPRESIDENTE

MEXICO.

VICEPRESIDENTE

SUD AMERICA

VICEPRESIDENTE

BRASIL.

VICEPRESIDENTE

AFRICA

VICEPRESIDENTE

EUROPA

La estructura territorial

– geográfica


Tipos de Estructuras: IILa estructura por productos

– Empresas de tipo por funciones, por productos, utiliza para darimportancia a distintos productos.

Ventajas:

– Focaliza la acción sobre el producto.

– Facilita la especialización por producto.

– Mejora la coordinación de las funciones.

– Coloca a menor nivel la responsabilidad financiera.

– Proporciona formación para los futuros gerentes.

– Aumenta la diversificación de la empresa.

Desventajas:

– Requiere más empleados de alta dirección.

– Dificulta la centralización de las funciones económicas.

– Problemas de control para la dirección general.


• Tipos de Estructuras: II

La estructura por productos:

– Organización por producto

• Organiza en divisiones que reúnen a las personas involucradascon un tipo dado de producto

– Organización mercado

• Organiza en divisiones que reúnen a las personas en relación conun mercado a atender

– Organización tipo división

• Departamento de una organización que parece un negocioindependiente; se pueda dedicar a producir y vender productosespecíficos en un mercado específico


Producto

Ayudin

Producto

Esponja Verde

Gerente

Línea Hogar

Producto

Humectantes

Producto

Maquillaje

Gerente

Línea Belleza

Gerencia General

La estructura por productos


PRESIDENTE

VICEPRESIDENTE

I & D

VICEPRESIDENTE

Marketing

GERENTE GENERAL

Productos de PatenteGERENTE GENERAL

Productos Farmacéuticos

GERENTE GENERAL

Productos para el

cuidado personal

VICEPRESIDENTE

Producción

VICEPRESIDENTE

Finanzas

La estructura por productos


Tipos de Estructuras: II

– La Estructura por Clientes• Agrupa las actividades que reflejan un interés especial por los clientes.

Ventajas:

– Estimula la especialización

– El cliente tiene la impresión de ser el único.

– Facilita el conocimiento de cada tipo de cliente.

Desventajas:

– Difícil coordinación demandas puestas por un mismo cliente.

– Requiere un staff muy especializado.

– Difícil de orientar la agrupación por clientes dentro de una empresa.

Conclusión: Está orientada al exterior de la empresa, se utilizacuando se tienen varios productos o servicios pero el cliente eslo más importante.


Vicepresidente

Línea Hogar

Vicepresidente

Línea Bebes

Vicepresidente

Línea Team

Presidente

La Estructura por Clientes


Tipos de Estructuras: II

La estructura por procesos

– En el área de fabricación es frecuente la división del

trabajo, que en realidad forma un proceso continuo, en

varias fases que se encargan a distintos departamentos.

– Eliminar las discontinuidades existentes en los

organigramas, es decir, los espacios en blanco

– A partir de la identificación de los procesos de una

organización podemos mejorarlos e innovarlos utilizando

dos enfoques gerenciales: Calidad Total y la Reingeniería.


Santa Leche

Gerencia General

Comercialización Producción Finanzas RRHH

Líquidos Polvo

Preparación

Leche Evaporada

Preparación

Leche Condensada

Preparación

Café Instantáneo

Preparación

Leche En Polvo

La estructura por

procesos


Jefe

Compras Industriales

Jefe

Corte y Control

Jefe

Confección Chompas

Gerente

Producción

La estructura por procesos


PROCESOS

ORGANIZACIONES POR

PROCESOS

ORGANIZACIONES

TRADICIONALES


Enfoques Evolutivos y Tendencias de la

Organización

Instrumentos Claves en la Organización

Compendiar en forma ordenada los

aspectos metodológicos básicos para el

diseño, elaboración, presentación,

aprobación, manejo y revisión de manuales

administrativos

OBJETIVO


Organización

Concepto

Los manuales administrativos son documentos que

sirven como medios de comunicación y coordinación

que permiten registrar y transmitir en forma ordenada

y sistemática la información de una organización


Organización

Objetivos

• Presentar una visión de conjunto de laorganización

• Precisar las funciones asignadas a cada unidadadministrativa

• Establecer claramente el grado de autoridad yresponsabilidad de los distintosniveles jerárquicos


Organización

Clasificación básica

Por su naturaleza:

Meso administrativos - Medio

Macro administrativos - Mayor

Por su ámbito:

Generales

Particulares


Organización

Clasificación básica

Por su contenido

Entre los más representativos están:

• De organización

• De procedimientos

• De historia de la organización

• De políticas

• De contenido múltiple


Organización

• Identificación

• Índice o contenido

• Prólogo o introducción

• Objetivo (s) de los

procedimientos

• Áreas de aplicación o

alcance

• Responsables

• Atribuciones

• Estructura orgánica

• Organigrama

• Funciones

• Descripción de puestos

• Directorio

El Partes del Manual de Funciones / Procedimiento


Organización

Análisis de la información

Preparación del proyecto de

manual

Presentación del manual

para su aprobación

Reproducción e implantación

del manual

Revisión y actualización

Diseño del proyecto

Definición del responsable

Delimitación del universo de

estudio

Estudio preliminar

Preparación del proyecto

Presentación del proyecto

Captación e integración de la

información

Procedimiento para desarrollar manuales

administrativos

DIAGRAMACIÓN

OBJETIVOs

Brindar a toda organización los

elementos de juicio idóneos para

la representación de

procedimientos y procesos, así

como las pautas para su manejo

en sus diferentes versiones

SÍMBOLOS DE LA NORMA ASME PARA ELABORAR

DIAGRAMAS DE FLUJO.

Almacenamiento permanente. Indica el depósito de un documento

o información dentro de un archivo, o de un objeto cualquiera en

un almacén.

Depósito provisional o espera. Indica demora en el desarrollo de

los hechos.

Desplazamiento o transporte. Indica el movimiento de los

empleados, material y equipo de un lugar a otro.

Inspección. Indica que se verifica la calidad y/o cantidad de algo.

Operación. Indica las principales fases del proceso, método o

procedimiento.

REPRESENTASIMBOLO

S I M P L E S

SÍMBOLOS DE LA NORMA ANSI PARA ELABORAR

DIAGRAMAS DE FLUJO (Diagramación Adm.)

Conector. Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama

de flujo con otra parte lejana del mismo.

Conector de página. Representa una conexión o enlace con otra hoja

diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.

Archivo. Indica que se guarda un documento en forma temporal o

permanente.

Decisión o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en donde se debe

tomar una decisión entre dos o más alternativas.

Documento. Representa un documento en general que entre, se utilice,

se genere o salga del procedimiento.

Actividad. Describe las funciones que desempeñan las personas

involucradas en el procedimiento.

Inicio o término es principio o fin del flujo, acción, lugar, se usa para

indicar unidad administrativa, persona que recibe o da información.

REPRESENTASIMBOLO

Ventajas que ofrece la técnica de diagramación:

• De uso: Facilita su empleo

• De destino: Permite la correcta identificación de

• actividades

• De comprensión e interpretación: Simplifica su

comprensión

• De interacción: Permite el acercamiento y coordinación

• De simbología: Disminuye la complejidad y accesibilidad

• De diagramación: Se elabora con rapidez y no requiere de

• recursos sofisticados


Organización

En cuanto a dibujo:

No utilizar en un mismo lado del símbolo varias líneas deentrada y salidaPor claridad no debe haber más de una línea de uniónentre dos símbolosEl símbolo de decisión es el único que puede tener hastatres líneas de salidaLas líneas de unión se deben representar con líneas rectasEs conveniente que los símbolos tengan un tamañouniforme

Recomendaciones para el uso y aplicación de símbolos

En cuanto a su contenido y uso:

La redacción del contenido del símbolo de operación debeser realizada con frases breves y sencillasEvitar usar siglas anotando el nombre completo de lasunidades administrativasEl símbolo de documento debe contener el nombreoriginalde la forma que se utiliceEl símbolo de conector puede ser alfabético o numérico,pero debe coincidir en los conectores de entrada y salidaCuando existen una gran cantidad de conectores, esconveniente adicionar un color al símbolo

Recomendaciones para el uso y aplicación de símbolos

Por su presentación:

•De bloque: Se representan en términos generales con el objeto dedestacar determinados aspectos

•De detalle: Plasman las actividades en su más detallada expresión

Por su formato:

•De formato vertical: En el que el flujo de las operaciones va de arriba hacia abajo y de derecha a izquierda

•De formato horizontal: En el que la secuencia de las operaciones va de izquierda a derecha en forma descendente

Clasificación de los diagramas de flujo

Por su formato

•De formato tabular: También conocido como deformato columna o panorámico, en el que sepresenta en una sola carta el flujo total de lasoperaciones, correspondiendo a cada puesto ounidad una columna

•De formato arquitectónico: Muestra el movimiento oflujo de personas, formas, materiales, o bien lasecuencia de las operaciones a través del espaciodonde se realizan


Por su propósito:

• De forma: El cual se ocupa fundamentalmente de documentos conpoca o ninguna descripción de operaciones

• De labores: Indica el flujo o secuencia de las operaciones, asícomo quién o en donde se realiza y en qué consiste ésta.

• De método: Muestra la secuencia de operaciones, la persona quelas realiza y la manera de hacerlas

• Analítico: Describe no sólo el procedimiento quién lo hace, y cómohacer cada operación, sino para qué sirven


Por su propósito:

• De espacio: Indica el espacio por el que se desplaza una forma o una Persona

• Combinados: Emplean dos o más diagramas en forma integrada

• De ilustraciones y texto: Ilustra el manejo de la información con textos y dibujos

• Asistido por computadora: El flujo de información se hace con recursos de software


FECHA DE ELABORACIÓNAUTORIZÓFORMULÓ

DIRECCIÓN GENERAL DE LOGISTICA Y SERVICIOS GENERALES

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE MATERIALES

DIAGRAMA DE FORMATO HORIZONTAL

Pide material

mediante

solicitud de

material

Departamento solicitante

Soicita

material

mediante

requ-isición

de compra

Pide material

mediante

orden de

compra

Utiliza

material

Comunica

deficiencia al

proveedor

Surte

material

Surte

material

Surte

material

FIN

Departamento solicitanteAlmacén Proveedor

Departamento de comprasAlmacén

¿Material requerido?¿Origen del materia?l

¿Material requerido?

Existencia suficiente

B

A

C

A

A

Comunica

deficiencia al

almacén

B

SI

Proveed

or

NO

NO

SI

Almacé

n

SI

NO

DIRECCIÓN GENERAL DE PROVEEDURIA Y SERVICIOS GENERALES

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE MATERIALES

DIAGRAMA DE FORMATO TABULAR

FECHA DE ELABORACIÓNAUTORIZÓFORMULÓ

Pide material

mediante

solicitud de

material

INICIO

Soicita material

mediante requ-

isición de

compra

Pide material

mediante orden

de compra

Comunica

deficiencia al

proveedor

Surte material

FIN

¿Origen del materia?l

¿Existencia suficiente?

B

A

A

Comunica

deficiencia al

almacén

B

SI

Proveedor

NO

NO

SI

Almacén

SI

DEPARTAMENTO SOLICITANTE ALMACEN DEPARTAMENTO DE COMPRAS PROVEEDOR

Surte material

Surte material

Utiliza material

¿Material requerido? ¿Material requerido?

NO

Transferir

Preparar

DocumentosResolver

ExcepciónIntroducir

Datos

Examinar

DatosExaminar

Documentos

Comunicar

Junta

TeléfonoCalcular

Fax

Telex

Archivar

Conciliar

Fotocopiar

Símbolo de

Decisión

SIMBOLOS ADICIONALES PARA PROCESOS

(CLÁSICO)

Departamento Solicitante

Solicitud de

Materiales

Revisa

Existencias

Elabora Requisición

de Compra

Lleva Requisición

de Compra

Inspección de

Materiales

Surte Materiales

Elabora Orden de

Compra

Surte Orden de

Compra

Selecciona Proveedor

Almacén Departamento de Compras Proveedor

Documents

Curso Organización Empresarial - …haztuplandenegocios.com/docs/orgaempresarial.pdf · LA ORGANIZACION EMPLEADOS ACCIONISTAS Y EL CONSEJO ADMINISTRACION COMPETIDORES LOS MEDIOS