APLIKASI SIKLUS PENDAPATAN

(DESAIN SISTEM PENJUALAN SECARA TERINCI PADA

CV CITRA HANDAYANI KOMPUTER)

ABSTRAKSITujuan dari penulisan ini adalah untuk mengetahui cara mendesain system

penjualan pada CV. Citra Handayani Komputer. Dalam mendesain system penjualan

dibutuhkan desain inputan yang baik, serta adanya desain output yang ingin

dihasilkan. Dalam mendesain input dibutuhkan desain database yang mendukung

agar bentuk inputan sesuai dengan yang diharapkan serta adanya desain teknologi

yang akan digunakan serta yang mendukung siklus penjualan. Tujuan dari adanya

penulisan ini adalah untuk mengetahui apakah system penjualan pada CV. Citra

Handayani Komputer sudah baik atau belum berdasarkan teori yang ada. Dimana

perusahaan masih harus memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada pada

database, dan prosedur-prosedur penjualan.

PENDAHULUAN1.1 Latar Belakang

Desain terinci dimaksudkan untuk memprogram komputer dan ahli teknik

lainnya yang akan mengimplementasikan system. Desain input terinci atau

masukan merupakan awal dimulainya proses informasi. Bahan mentah dari

informasi adalah data yang terjadi dari transaksi-transaksi yang dilakukan oleh

oganisasi. Data hasil dari transaksi merupakan masukan untuk sistem informasi

akuntansi. Hasil dari sistem tidak terlepas dari data yang dimasukan. Sampah yang

masuk, sampah yang keluar, demikianlah istilah yang terkenal dalam pengolahan

data, SIA yang baik memang harus menganut GIGO (garbage in garbage out).

Supaya tidak dihasilkan sampah, maka input yang masuk dalam sistem

informasi harus tidak boleh berupa sampah. Oleh karena itu desain input harus

berusaha membuat suatu sistem yang dapat menerima input yang bukan sampah.

Desain input terinci dimulai dari desain dokumen dasar sebagai penangkap input

1

yang pertama kali. Jika dokumen dasar tidak didesain dengan baik, kemungkinan

input yang tecatat dapat salah bahkan kurang.

Pada tahap desain output secara terinci, desain output ini hanya

dimaksudkan untuk menentukan kebutuhan output dari sistem baru. Output apa

saja yang dibutuhkan untuk sistem yang baru? Desain output secara terinci

dimaksudkan untuk menjawab pertanyaan ini. Bagaimana dan seperti apa bentuk

dari output-output tersebut? Desain output terinci dimaksudkan untuk menjawab

pertanyaan ini.

Tujuan dari desain output adalah untuk menetapkan sifat, format, isi, dan

waktu dari laporan tercetak, dokumen, dan tampilan layar. Menyusun output

sesuai kebutuhan pemakai membutuhkan kerja sama antara para pemakai dan

pendesain.

Dalam mendesain input dan output, harus dipertimbangkan pula desain

dari database. Karena database merupakan file data acuan dalam melaksanakan

desain input dan output.

Hasil yang diperoleh dari system adalah laporan. Dimana fungsi dari

laporan adalah sebagai bahan dalam mempertimbangkan keputusan yang akan

diambil. Agar menghasilkan laporan yang tepat waktu, cepat, relevan dan akurat,

maka dibutuhkan system kerja yang baik. Maka dari itu banyak perusahaan yang

menggunakan software dalam menjalankan sistemnya.

1.2 Rumusan dan Batasan Masalah

Dalam hal ini penulis merumusakan masalah sebagai berikut :

1. Bagaimana perbandingan design input berdasarkan teori dengan keadaan

sesungguhnya pada PT. Citra Handayani Komputer ?

2. Bagaimana perbandingan design output berdasarkan teori dengan keadaan

sesungguhnya pada PT. Citra Handayani Komputer ?

3. Bagaimana perbandingan design database berdasarkan teori dengan keadaan

sesungguhnya pada PT. Citra Handayani Komputer ?

4. Bagaimana perbandingan design teknologi berdasarkan teori dengan keadaan

sesungguhnya pada PT. Citra Handayani Komputer ?

2

Dalam pembatasan masalah penulis membatasi masalah hanya pada

perancangan system terinci (input) dan pengkodean input.

1.3 Tujuan

Adapun tujuan dari pembutan makalah ini adalah sebagai berikut:

1. Untuk mengetahui kelemahan dan kelebihan design input pada PT. Citra

Handayani Komputer .

2. Untuk mengetahui kelemahan dan kelebihan design output pada PT. Citra

Handayani Komputer .

3. Untuk mengetahui kelemahan dan kelebihan design database pada PT. Citra

Handayani Komputer .

4. Untuk mengetahui kelemahan dan kelebihan design teknologi pada PT. Citra

Handayani Komputer .

TINJAUAN PUSTAKA

Menurut akuntansi, penjualan dikelompokkan menjadi dua, yaitu penjualan

reguler (penjualan biasa) dan penjualan angsuran. Penjualan reguler terdiri dari

penjualan tunai dan penjualan kredit. Penjualan tunai adalah penjualan yang

pembayarannya diterima sekaligus (langsung lunas). Penjualan kredit adalah

penjualan yang pembayarannya tidak diterima sekaligus (tidak langsung lunas).

Pembayarannya bisa diterima melalui dua tahap atau lebih. Sedangkan penjualan

angsuran adalah penjualan yang pembayarannya tidak diterima sekaligus

(pembayarannya diterima melalui lebih dari dua tahap).

Banyak orang yang menyamakan istilah antara penjualan kredit dan penjualan

angsuran. Sebenarnya semua penjualan angsuran bisa dikatakan sebagai penjualan

kredit. Tetapi penjualan kredit yang pelunasannya hanya melalui dua tahap bukan

merupakan penjualan angsuran.

Dalam penjualan angsuran membutuhkan waktu untuk pelunasan yang relatif

lama, maka ada kemungkinan pembeli tidak melunasi pembayarannya. Untuk

menghindari hal tersebut, biasanya untuk melindungi penjual supaya tidak mengalami

kerugian, maka saat membeli ada beberapa perjanjian antara lain :

3

1. Pada saat membeli disertai dengan meninggalkan jaminan ke penjual

2. Hak kepemilikan barang berpindah ke pembeli, kalau pembayarannya sudah

lunas.

Sistem dan Prosedur Penjualan Kredit

Sistem dan prosedur merupakan hal mutlak dan sangat diperlukan demi

kelangsungan perusahaan. Oleh sebab itu sebelum melangkah lebih jauh ke bagian-

bagian selanjutnya, sebaiknya kita harus memahami dulu apa yang dimaksud dengan

sistem dan prosedur.

Menurut Mulyadi (2001:15) yang dimaksud dengan sistem adalah ” Suatu

jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan

kegiatan pokok perusahaan.”

Menurut Yujana (1994: 189) sistem adalah ”suatu jaringan menyeluruh dalam

suatu perusahaanyang terdiri dari prosedur-prosedur yang terjalin secara serasi

sebagai sarana agar penyelenggaraan suatu perusahaan dapat berjalan secara efektif

dan efisien.”

Lebih lanjut Mulyadi (2001:5) Prosedur adalah ”suatu urutan klerikal, biasanya

melibatkan orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin

secara seragam transaksi perusahaan secara berulang-ulang. Kegiatan klerikal

(clerical operations) terdiri dari kegiatan berikut ini yang dilakukan untuk mencatat

informasi dalam formulir, buku jurnal, buku besar

a. Menulis

b. Menggandakan

c. Menghitung

d. Memberi kode

e. Mendaftar

4

f. Memilih (mensortasi)

g. Memindah

h. Membandingkan

Seluruh siatem dan prosedur yang ditetapkan oleh manajemen digunakan

untuk mengamankan harta perusahaan dari kelalaian/ kesalahan (error), kecurangan

(frauds) ataupun kejahatan (irregularities).

Jadi dari defenisi di atas kita bisa menyimpulkan bahwa prosedur penjualan

kredit adalah serangkaian kegiatan administrasi yang dilakukan oleh beberapa orang

untuk melaksanakan transaksi penjualan secara kredit kepada langganan.

METODE PENELITIAN

3.1 Variabel data

Variabel data yang digunakan dalam penulisan ini adalah Laporan penjualan

yang berfungsi sebagai alat mendeteksi tingkat penjualan yang telah dilakukan, serta

untuk melihat kekurangan yang ada dalam system penjualan.

3.2 Metode pengumpulan data

a. Studi pustaka

Dilakukan dengan membaca literatur, mendalami serta memahami teori yang

berhubungan dengan penelitian, dengan maksud mencari teori-teori, konsep-konsep

yang dapat dijadikan landasan teoritis bagi penelitian yang dilakukan.

b. Studi lapangan

Dilakukan dengan peninjauan secara langsung ke perusahaan yang bersangkutan yang

menjadi objek penelitian, guna mendapatkan data yang diperlukan dengan cara:

1) Wawancara (Interview)

Dengan melakukan tanya jawab secara langsung dengan karyawan yang

bersangkutan. Data yang diperoleh melalui wawancara adalah kesemuanya yang

menyangkut permasalahan yang dibahas.

5

2) Pengamatan (Observation)

Dilakukan dengan mengadakan pengamatan secara langsung terhadap objek yang

diteliti dengan meneliti dan mempelajari bukti-bukti atas data mengenai masalah yang

dibahas.

3) Dokumentasi

Proses pengumpulan data yang digunakan dengan cara mengumpulkan dokumen yang

dibutuhkan dalam penelitian, seperti: gambaran umum perusahaan, struktur organisasi

dan bidang usaha, serta laporan mengenai penjualan.

3.4 Alat analisis

1. Analisis Deskriptif, yaitu penulis mencoba untuk mencari suatu uraian yang

menyeluruh dari system penjualan pada CV. Citra Handayani Komputer.

Dalam hal ini, analisis deskriptif digunakan untuk mengetahui prosedur-

prosedur dalam system penjualan dan desain input, output, database, teknologi

serta pengendalian yang digunakan.

HASIL DAN PEMBAHASAN

1. DESAIN SISTEM TERINCI A. DESAIN INPUT

Masukan (input) merupakan awal dimulainya proses informasi. Bahan mentah

dari informasi adalah data yang terjadi dari transaksi-transaksi yang dilakukan oleh

oganisasi. Data hasil dari transaksi merupakan masukan untuk sistem informasi

akuntansi. Adapun cara-cara dalam mengurangi jumlah inputan adalah dengan

memgurangi kode, data yang relative konstan disimpan di file induk acuan, jam dan

tanggal dapat diambil dari system, dan rutin perhitungan dilakukan oleh system. Agar

suatu formulir yang digunakan dapat mencapai sasaran, diperlukan suatu perencanaan

yang baik. Perancangan yang baik untuk formulir diharapkan dapat menghilangkan

kelemahan-kelemahan yang ada dan juga memperhatikan factor-faktor yang perlu

6

dipertimbangkan dalam merancang formulir. Pengkodean memudahkan proses

pengolahan data karena dengan kode, data akan lebih mudah diidentifikasi

B. DESAIN OUTPUT.

Pada tahap desain output secara terinci, desain output ini hanya dimaksudkan

untuk menentukan kebutuhan output dari sistem baru. Output apa saja yang

dibutuhkan untuk sistem yang baru? Desain output secara terinci dimaksudkan untuk

menjawab pertanyaan ini. Bagaimana dan seperti apa bentuk dari output-output

tersebut? Desain output terinci dimaksudkan untuk menjawab pertanyaan ini.

Tujuan dari desain output adalah untuk menetapkan sifat, format, isi, dan waktu dari

laporan tercetak, dokumen, dan tampilan layar. Menyusun output sesuai kebutuhan

pemakai membutuhkan kerja sama antara para pemakai dan pendesain.

Pengaturan isi dari output akan secara langsung menentukan kemudahan dari

output untuk dipahami dan dimengerti. Pengaturan tata letak output merupakan

pekerjaan desain yang penting dan sangat diperlukan baik bagi pemakai system

maupun bagi programmer. Bagi pemakai sistem digunakan untuk menilai isi dan

bentuk dari output apakah sudah sesuai dengan yang dinginkan atau belum. Bagi

programmer akan digunakan sebagai dasar pembuatan program untuk menghasilkan

output yang diinginkan. Programmer membutuhan desain output ini untuk

menentukan posisi kolom, baris dan informasi yang harus disajikan suatu output.

Pengaturan tata letak isi output yang akan dicetak di printer dapat digunakan alat

bagan tata letak printer (printer layout chart) dan kamus data output. Supaya tidak

dihasilkan sampah, maka input yang masuk dalam sistem informasi harus tidak boleh

berupa sampah. Oleh karena itu desain input harus berusaha membuat suatu sistem

yang dapat menerima input yang bukan sampah. Desain input terinci dimulai dari

desain dokumen dasar sebagai penangkap input yang pertamakali. Jika dokumen

dasar tidak didesain dengan baik, kemungkinan input yang tercatat dapat salah bahkan

kurang.

7

DESIGN INPUT INVENTORY

8

9

DESIGN INPUT CUSTOMER

10

DESIGN INPUT EMPLOYEE

DESIGN INPUT FAKTUR SALES

11

2. ANALISIS DESAIN INPUTPengendalain input dirancang untuk mencegah atau mendeteksi kesalahan

pada tahap penginputan data. Jika computer digunakan untuk memproses, maka tahap

penginputan mencakup konversi data transaksi kedalam format yang dapat dibaca

oleh mesin.

Kelebihan :

1. Data langganan yang dimasukan menggunakan kode, yaitu kode

langganan. akan ditampilkan oleh program untuk pengecekan

apakah kode langganan yang dimasukan telah sesuai dengan yang

dimaksud.

2. Demikian juga dengan barang yang di jual di faktur ini, yang

dimasukan adalah kode barangya dan nama barang tersebut tidak

perlu diinputkan, tetapi akan ditampilkan oleh system untuk tujuan

pengecekan.

3. Harga satuan tiap-tiap barang pada kasus ini merupakan harga yang

sifatnya konstan dan sudah pasti untuk tiap-tiap barang, sehingga

12

harga satuan tersebut tidak perlu dimasukan dan ditampilkan oleh

program untuk tujuan pengecekan saja.

4A. Total nilai untuk tiap-tiap barang merupakan hasil perkalian antara

unit yang dijual dengan harga satuannya dan nilai ini tidak perlu

dimasukan sebagai data, tapi perhitungannya dapat dilakukan oleh

computer.

B. Demikian juga dengan total nilai faktur ini merupakan

penjumlahan dari total nilai masing-masing barang yang dijual dan

tidak perlu dimasukan sebagai data, tetapi perhitungan dapat

dilakukan oleh computer.

Otorisasi : membatasi terjadinya atau

transaksi atau pelaksanaan suatu proses

hanya kepada individu tertentu.

Contoh : bahwa hanya bagian penjualan

saja yang berhak mengeluarkan faktur

penjualan.

Input Terformat : spasi otomatis dan

format perpindahan antar field data

selama penginputan data kedalam suatu

alat perekam data.

Contoh : pada saat penginputan

dikomputer faktur sales secara otomatis

memasukkan harga dari item yang akan

dijual.

Pembatalan : mengidentifikasi document

transaksi dengan tujuan mencegah

penggunaan berulang atas suatu dokumen

Contoh : menandai faktur tagihan dengan

tanda ”LUNAS”.

Password : otorisasi untuk mengizinkan

akses atas data atau pengolahan data

dengan memberikan serangkaian kode

atau sinyal tertentu yang hanya diketahui

oleh individu yang diberi wewenang.

Contoh : adanya password pada saat

membuka database sebelum

pengoperasian data.

Kekurangan :

Nomor seri Batch : Sekelompok

dokumen transaksi diberi nomor dan

dicatat

Contoh : Faktur penjualan belum diarsip

sesuai nomor maupun urut tanggal.

13

Amount Control total : Total nilai

moneter atau total kuantitas sekelompok

transaksi.

Contoh : dalam formulir penjualan tidak

ada total pembelian item secara

keseluruhan dalam setiap faktur.

Line control count : total baris data pada

satu atau lebih dokumen.

Contoh : belum ada total item produk

yang terjual (tiap baris dalam sekelompok

faktur) yang merupakan line control total

untuk aplikasi penjualan.

Completeness Check : tes untuk

memastikan bahwa field tidak akan

diproses jika belum diisi.

Contoh : sebuah dokumen dapat diproses

walaupun field nomor customer belum

diisi.

Date transaction : Tanggal dari transaksi

diambil dari system. Kemungkinan

tanggal transaksi dapat tidak sama dengan

tanggal system. Tanggal system bisanya

adalah tanggal saat computer tersebut

digunakan dan tanggal transaksi dapat

berupa tanggal sebelumnya. Untuk

mengatasi hal ini supaya program

sifatnya menjdai luas, biasanya tanggal

system ditampilkan dan diberi

kesempatan bagi operator untuk

merubahnya bila tidak sama dengan

tanggal transaksi.

Contoh : date invoice system harus

diinput lagi secara manual dan belum

secara otomatis.

Cara memperbaiki:

Perusahaan sebaiknya dalam pengendalian input, faktur penjualan diarsip

sesuai nomor maupun urut tanggal sehingga mempermudah dalam melakukan

pengecekan kembali transaksi-transaksi penjualan yang telah terjadi.

Perusahaan sebaiknya dalam pembuatan faktur penjualan dibuatkan total

penjualan item secara keseluruhan sehingga setiap faktur dapat menghasilkan total

14

item produk yang terjual (tiap baris dalam sekelompok faktur) dan dapat

menunjukkan line control total untuk aplikasi penjualan.

Perusahaan seharusnya membuat system agar date invoice system harus

diinput secara otomatis agar mempermudah dalam melakukan proses penginputan.

Hal ini dapat dilakukan dengan membuat hubungan (link) dari date and time pada

computer, dengan date and time pada faktur penjualan.

DESIGN OUTPUT SALES REPORT

15

3. ANALISIS DESAIN OUTPUTPengendalian output dirancang untuk memastikan bahwa input dan proses

yang telah dijalankan menghasilkan output yang valid dan bahwa output telah

didistribusikan secara tepet.

Kelebihan :

Suspense file : suatu file yang memuat

item-item yang belum diproses atau

belum selesai diproses dan sedang

menunggu tindal lanjut berikutnya.

Contoh : file item-item backorder yang

sedang menunggu saat pengiriman

pesanan ke konsumen.

Discrepancy :report : daftar sesuatu hal

yang telah melanggar detective control

dan memerlukan investigasi lebih lanjut.

Contoh : daftar rekening konsumen yang

melampaui saldo kredit dikirimkan ke

manajer untuk ditelaah.

Kekurangan :

16

Aging : identifikasi item-item yang

belum diproses atau masih berada dalam

suatu file sesuai dengan tanggal transaksi

item tersebut. Aging mengelompokkan

item sesuai dengan berbagai kategori.

Contoh : belum adanya saldo umur

piutang yang berguna untuk

mengidentifikasi rekening-rekening yang

belum dilunasi.

Suspense account : suatu total control

untuk item-item yang sedang menunggu

proses lebih lanjut.

Contoh : belum ada buku pembantu

piutang yang sama dengan saldo rekening

buku besar piutang dagang

Kamus data output : meupakan

pengembangan dari kamus dari arus data.

Kamus data output digunakan untuk

menjelaskan secara rinci tentang data

yang akan disajikan sebagai output.

Contoh: belum adanya kamus data output

yang berfungsi untuk menjelaskan hasil

output, akibatnya pengguna kurang

memahami hasil output tersebut.

Cara memperbaiki :

Perusahaan sebaiknya mengidentifikasi rekening-rekening piutang dagang

dengan menggunakan analisis umur piutang sehingga perusahaan dapat

mengganggarkan cadangan kerugian piutang.

Perusahaan sebaiknya membuat buku besar pembantu piutang dengan

merekapitulasi transaksi-transaksi penjualan secara kredit, dengan tujuan untuk

mengetahui besarnya total piutang dari customer sehingga mempermudah dalam

melakukan penagihan.

Perusahaan sebaiknya membuat kamus data output agar para pengguna hasil

output dapat mengerti hasil output tersebut.

5. MEMBUAT LAPORAN HASIL DESAIN TERINCIApa yang telah di desain secara terinci oleh analis system perlu

dikomunikasikan kembali kepada user dan programmer. Analis system dapat

mengkomunikasikan hasil rancangannya melalui suatu laporan. Laporan hasil desain

terinci selain digunakan sebagai alat komunikasi, juga sangat perlu sebagai

dokumentasi system untuk keperluan-keperluan mendatang. Karena kepentingan user

17

dengan programmer dengan berbeda dan hasil dari desain terinci ini biasanya banyak,

maka laporan hasil desain system terinci dapat dipecah kedalam dua bentuk laporan.

Laporan yang pertama dimaksudkan untuk user yang lebih menekankan kepada

bentuk input dan output yang akan digunakan atau dan dihasilkan oleh system.

Laporan yang kedua lebih dimaksudkan kepada programmer atau teknisi-teknisi

lainnya. Laporan kedua ini sifatnya lebih teknis, sehingga sering disebut dengan

technical manual. Desain terinci dari program computer untuk semua modul-

modulnya umum disajikan di technical manual.

BALANCE SHEET REPORT

18

REPORT PROFIT AND LOSS (LABA/RUGI) 2008

19

6. Desain Database Terinci Di tahap desain secara umum sebelumnya, desain database hanya

dimaksudkan untuk mengidentifikasikan kebutuhan file-file database yang diperlukan

oleh sistem informasi saja. Pada tahap desain terinci ini, desain database dimaksudkan

untuk mendefinisikan isi atau struktur dari tiap-tiap file yang telah diidentifikasikan di

desain secara umum.

Elemen-elemen data di suatu file database yang harus dapat digunakan untuk

pembuatan suatu output. Demikian juga dengan input yang akan direkamkan di

database, file-file database harus mempunyai elemen-elemen untuk menampung input

yang dimasukkan. Dengan demikian isi atau struktur dari suatu file database

tergantung dari arus data masuk dan arus data keluar ke atau dari file tersebut. Arus

data dari suatu file database dapat dilihat pada diagram arus data (DAD) yang telah

dibuat di desain model secara umum.

CUSTOMER & SUBSIDIARY RECEIVABLE LEDGER

PT. CITRA HANDAYANI KOMPUTER

CODENAME/CONTACT

ADDRESSPHONE TAX

SALES

PERSON

TYPE

ACC

CREDIT

LIMIT

(Rp)

BALANCE

(Rp)

AG ARTHA GRAHA

Rensi Adawiyah

Jl. Asem Baris Raya No. 1 Tebet

021-

8317475

PPN Rensi Open

Invoice

9.999.999 8.000.000

SIC-0535

10/01/2007

20

Jakarta Selatan 12830

&

1.000.000

SIC-0585

18/01/07

ON

OXFAM .NET

Apang Subarkah

Jl. Raya Jakarta Bogor Km. 12

021-

7723654PPN Apang

Open

Invoice9.999.999

2.000.000

SIC-0507

03/01/07

GOL

GOLINDO

Syahrul Syarifudin

Jl. Tebet Barat IV

Jakarta Selatan

021-

8302525PPN Alul

Open

Invoice9.999.999

3.000.000

SIC-0512

09/01/07

FA

FIRST ASIA

Tri Suci Gandawati

Jl. Moch. Kahfi II No. 31

Srengseng Sawah Jakarta selatan

021-

7867533PPN Chichy

Open

Invoice9.999.999 0

LAJ

LEMINDO ABADI JAYA

Siti Sulaimah

Jl. Margonda Raya No.100

Depok

021-

7734145PPN Ema

Open

Invoice9.999.999 0

HP

HEXINDO PERKASA

Putri Kemalasari

Jl. Palem Barat XIV Bekasi

021-

82404203PPN Putri

Open

Invoice9.999.999

12.000.000

SIC-0569

15/01/2007

EMPLOYEE CARD

PT. CITRA HANDAYANI KOMPUTER

CODE NAMA ALAMATNO.

TELEPON

E001 Bayu Mahendra D.W.Jl. Raya Pasar Minggu No. 10

Jakarta Selatan

021 - 7712560

E002 Ernest KawaniJl. Raya Bogor Km. 12

Cibinong

021 - 8853621

E003 RadhiatyJl. Nusa Indah 1 Gg.3 No. 8

Perumnas Klender

021 - 8640010

E004 Budi YuliantoJl. Akses Kelapa Dua No. 46

Cimanggis

021 - 7253621

E005 Rama AdhiswaraJl. Semangka Raya No. 58

Taman Wisma Asri, Bekasi

021 - 8848436

21

ITEM LIST

Kode Barang

Keterangan

Kode

Supplier

Harga Jual (Rp)

Harga Pokok (Rp)

Satuan

Unit Tersedia

Minimum

Reorder

CEL III-1.0D

Celeron III 1.0D GHZ AD

775.000

673.000

Unit

20

10

15

PENT IV-2.4A

Pentium IV 2.4A GHZ IC

1.225.000

1.142.000

Unit

20

10

15

P3V88+

Motherboard P3 V88+ CX

510.000

410.000

Unit

20

10

15

P4S8X-MX

Motherboard P4 S8X-MX DM

685.000

564.000

Unit

20

10

15

SERVIS

Service Komputer

250.000

-

Jam

-

-

-

INSTALL

Instalasi Jaringan

150.000

-

Jam

-

-

-

AR 9250-128

VGA Ati Radeon 9250

128MB

UF

495.000

372.000

Unit

20

10

15

G4MX-64

VGA Geforce 4 MX 4000

64 MB

CX

445.000

372.000

Unit

20

10

15

CDR-S

CD-R SamsungCX

220.000

175.000

Unit

20

10

15

SDR 128-133

SDRAM 128 MB PC-133WM

180.000

144.000

Unit

20

10

15

22

DDR 1GB-3200

DDRAM 1 GB PC-3200 UF

650.000

450.000

Unit

20

10

15

FDD-144

Teach 1.44 Floppy DriveDM

35.000

25.000

Unit

20

10

15

KEYBOARD

Keyboard PS/2 Standart AD

25.000

19.000

Unit

20

10

15

MOUSE

Mouse Genius PS/2 IC

40.000

30.000

Unit

20

10

15

LCD VS 15”

Monitor LCD Viewsonic

15”

WM

2.025.000

1.874.000

Unit

20

10

15

LCD ADV 17”

Monitor LCD Advance 17”CX

2.500.000

2.298.000

Unit

20

10

15

ATX-ON

Casing ATX Power-ONUF

175.000

137.000

Unit

20

10

15

ATX-UP

Casing ATX Power-UP

DM250.000

210.000

Unit

20

10

15

SG40-7200

Seagate 40 GB 7200 RPMAD

450.000

375.000

Unit

20

10

15

MX80-7200

Maxtor 80 GB 7200 RPMUF

575.000

499.000

Unit

20

10

15

23

ACTIVITY LIST

( FOR TIME BILLING )

Activity

IDName Type Status Rate Price/measure

TB001 Foto KopiNon-

HourlyChargeable -----

Rp. 100 /

lembar

TB002 Pelatihan JaringanNon-

HourlyChargeable -----

Rp. 100.000 /

Hari

TB003 Pelatihan Software Hourly Chargeable ActivityRp. 150.000 /

Jam

Berdasarkan database PT.Citra Handayani Komputer diatas, hanya sedikit kelemahan

yang dapat diidentifikasi yaitu :

1. Database kurang lengkap, karena masih adanya kekurangan data dari customer

tersebut.seperti: tidak adanya alamat email yang dapat mempermudah proses

penjualan, dan payment method yang tidak dijelaskan seperti metode

cash,cheque,master card,visa.

2. Database customer yang digunakan kurang baik, karena database yang ada

dalam system hanya terdiri dari nama-nama customer yang sering bertransaksi

dengan perusahaan. Sedangkan customer yang jarang bertransaksi, tidak

dibuat databasenya.

3. Dalam database kode yang digunakan oleh perusahaan dalam membuat

database memiliki panjang yang berbeda.

4. Dalam database employee, tidak dicantumkan besarnya gaji dan tunjangan.

Sehingga menyulitkan bagian penggajian dalam menghitung biaya gaji dan

pajak.

Cara memperbaiki :

Perusahaan sebaiknya membuat dua field yang berisi mengenai alamat email

customer serta payment method agar mempermudah proses penjualan, dan dengan

adanya methode pembayaran memudahkan customer dalam melakukan pembayaran.

24

Perusahaan sebaiknya menambahkan file yang berisi nama-nama cutomer

yang pernah melakukan transaksi, tujuannya agar apabila suatu saat perusahaan

melakukan transaksi kembali dapat dengan mudah menelusuri data cutomer tersebut.

Perusahaan dalam pembuatan kode harus konsisten agar kode yang ada pada

perusahaan sama dengan kode yang ada pada customer dengan maksud agar tidak ada

kekeliruan dalam penentuan jenis item mana yang akan dipesan oleh customer.

Perusahaan sebaiknya membuatkan file gaji dan tunjangan employe agar

mempermudah dalam proses penggajian karyawan serta penentuan tunjangan

karyawan yang nantinya digunakan dalam hal penentuan biaya dan pengenaan pajak.

7. PENGENDALIAN PEMROSESAN TRANSAKSI

Pengendalian pemrosesan transaksi merupakan suatu prosedur yang dirancang

untuk memastkan bahwa elemen proses pengendalian internal diimplementasikan

dalam suatu system aplikasi tertentu disetiap siklus transaksi organisasi. Pengendalian

pemrosesan transaksi mencakup pengendalian umum dan pengendalian aplikasi.

A. Penegendalian Umum.

Pengendalian umum mencakup hal-hal beikut ini:

1. Perencanaan organisasi pemrosesan data.

Perencanaan organisasi untuk pengolahan data mencakup pemisahan tugas

dalam fungsi pemrosesan data dan pemisahan organisasi pemrosesan data dari

operasi lain dalam organisasi.

2. Prosedur operasi secara umum

Prosedur operasi umum mencakup manual tertulis dan dokumentasi lain yang

memuat spesifikasi prosedur yang harus diikuti.

3. Karakteristik pengendalian peralatan

Karakteristik pengendalian peralatan merupakan karakteristik pengendalian

yang diinstal dikomputer untuk mengidentifikasi penanganan data yang tidak

benar atau operasi peralatan yang salah .

4. Pengendalian akses data dan peralatan

25

Pengendalian akses data dan peralatan mencakup prosedur yang terkait dengan

askes fisik ke system computer dan data.

A.1. Aplikasi Perencanaan Organisasi Pemrosesan Data.

Analisis system: analisis system bertanggung jawab atas pengembangan

perancangan aplikasi system computer secara umum.

Programmer: programmer computer mengembangkan program yang akan

menghasilkan output computer. Mereka mendesign dan menulis kode

program computer berdaarkan spesifikasi yang telah ditetapkan oleh analis

Operator computer: operator computer mengoperasikan peralatan

computer mainframe. Mereka tidak memiliki akses perincian program secara

detail.

Karyawan pengendali data: karyawan pengendalian data mengendalikan

pekerjaan dan input data untuk diolah. Tanggung jawab ini mencakup

petimbangan atas kualitas input, kelengkapan pemrosesan yang dijalankan

serta kewajaran output.

A.2. Aplikasi Prosedur Secara Umum.

Kelebihan:

Definisi tanggung jawab: deskripsi tugas

untuk setiap fungsi pekerjaan dalam

system pengolahan transaksi. Titik awal

dan akhir setiap fungsi pekerjaan harus

diindikasikan ecara jelas.

contoh: bagian penjualan tidak

mempunyai akses untuk pengiriman

barang

Pelatihan personel: personel harus diberi

instruksi secara eksplisit dan harus diuji

pemahamannya sebelum ia dipercaya

menjalankan tugas baru.

Contoh: adanya training, seminar dan

pelatihan lain bagi karyawan.

Persiapan yang simultan: pencatatan satu

transaksi satu kali guna memfasilitasi

Contoh: dalam penulisan faktur penjualan

dengan menggunakan kertas karbon.

26

seluruh pemrosesan berikutnya, dengan

menggunakan rangkap(kertas berkarbon)

untuk mencegah kesalahan penulisan

ulang.

Dokumen turnaround: dokumen yang

dihasilkan oleh computer yang

dimaksudkan untuk dimasukkan lagi

kedalam system.

Contoh: dalam faktur penjualan terdiri

dari 6 rangkap dan nantinya saru rangkap

dikembalikan kecustomer

Dokumentasi: catatan tertulis dengan

tujuan untuk sarana komunikasi.

Contoh: adanya faktur dan database

Backup dan recovery: backup terdiri dari

peralatan file dan prosedur yang tersedia

jika data yang asli hilang atau rusak.

Recovery adalah kemampuan untuk

membuat ulang file master dengan

menggunakan file dan transaksi dimasa

lalu.

Contoh: adanya master file dan backup

file. Sebagai cadangan jika file ada yang

rusak atau mengalami kerusakan.

Jejak transaksi yang baru: ketersediaan

manual atau sarana machine-readable

untuk melacak status dan isi setiap

catatan transaksi setiap individual

Contoh: daftar perubahan atas file

computer secara online disimpan dalam

tape magnetic untuk menyediakan jejak

transaksi.

Kekurangan :

Perancangan formulir : formulir disusun

sedemikian rupa sehngga formulir

tersebut dapat menjelaskan dirinya

sendiri, mudah dipahami, jelas serta dapat

merangkum informasi yang dapat

dibutuhkan dengan usaha yang paling

minimal.

Contoh: dalam perancangan formulir

penjualan item tidak ada total pembelian

item secara keseluruhan dalam setiap

faktur.

27

B. Pengendalian Aplikasi

Pengendalian aplikasi merupakan pengendalian yang spesifik untuk satu aplikasi

tertentu. Pengendalaian aplikasi dikelompokkan menjadi pengendalian input,

pengendalian proses, pengendalain output. Pengelompokkan ini terkait dengan

langkah-langkah dalam siklus pemrosesan data.

B.1. Pengendalian Proses.

Pengendalian proses dirancang untuk memberikan keyakinan bahwa

pemrosesan telah terjadi sesuai dengan spesifikasi yang dittetapkan dan bahwa

tidak ada transaksi yang terlewat yang tidak diproses atau bahwa tidak ada

transaksi tambahan yang mestinya tidak ikut diproses.

Kelebihan :

Mekanisasi : konsistensi yang difasilitasi

oleh mekanik atau pemrosesan elektronik.

Contoh : total setoran kas yang dijumlah

dengan mesin penghitung ( adding

machine )

Standarisasi : prosedur yang konsisten,

terstrukutur dan seragam harus

dikembangkan untuk menangani semua

proses.

Contoh : daftar rekening

mendokumentasikan debit dan kredit

yang normal untuk setiap rekening

Default Option : pengisian otomatis suatu

nilai pada saat suatu item dalam layar

inputan transaksi tidak diisi.

Contoh : bagian item dalam faktur

penjualan secara otomatis terisi serta total

amountnya.

Batch balancing : perbandingan item atau

dokumen yang telah diproses dengan

control total yang telah dihitung

sebelumnya

Contoh : bagian penerimaan piutang

( kasir ) mencocokkan faktur penjualan

dengan nominal yang dibayarkan.

Matching : mencocokkan suatu item

dengan item yang lain yang diterima dari

sumber yang independent untuk

Contoh : karyawan piutang dagang

mencocokkan faktur dari costumer

dengan order penjualan dan laporan

28

menghasilkan proses transaksi. pengeluaran item.

Kekurangan :

Balancing : tes kesamaan antara nilai dua

set item yang ekuivalen atau satu set item

dengan total control. Adanya perbedaan

mengindikasikan ada kesalahan.

Contoh : saldo buku pembantu piutang

dagang seharusnya sama dengan saldo

rekening buku besar piutang. Namun

yang ada hanya jurnal setiap transaksi

penjualan.

Tickler file : sebuah file control terdiri

dari item-item yang diurutkan

berdasarkan umur untuk diproses lebih

lanjut.

Contoh : faktur belum diarsip urut

tanggal, maupun nomor faktur.

Thriller label : suatu record yang

memberikan total control untuk

dibandingkan dengan akumulasi jumlah

record atau jumlah nilai record yang

diproses.

Contoh : record terakhir dalam file

penjualan / pengeluaran barang belum

memuat jumlah record di dalam file.

Otomated error correction : pembetulan

kesalahan suatu transaksi secara otomatis

yang melanggar suatu pengendalian.

Contoh : jika terjadi kesalahan dalam

transaksi tidak dapat secara langsung

diperbaiki, harus melalui penyesuaian.

8. DESAIN TEKNOLOGI TERINCI

Desain dari teknologi terinci sebenarnya telah dilakukan ditahap desain secara

umum. Pada desain secara umum ini telah dapat ditentukan jenis dan jumlah dari

teknologi yang akan digunakan. Yang belum didefinisikan secara pasti pada desain

secara umum adalah kapasitas dari teknologi simpanan luar yang akan digunakan.

Kapasitas simpanan luar yang telah didefinisikan pada tahap desain secara umum

hany ditaksir secara kira-kira terlebih dahulu berdasarkan pengalaman analis system.

Setelah file-file database berhasil di desain secara terinci, kebutuhan kapasitas

simpanan luar sekarang dapat dihitung dengan lebih tepat. Besarnya kapasitas

simpanan luar yang dibutuhkan oleh system informasi dapat dihitung berdasarkan

besarnya file-file database yang akan menyimpan untuk satu periode tertentu. Dari

29

kamus data dari masing-masing file, dapat dihitung besarnya file tersebut, yaitu

sebesar panjang recordnya dikalikan dengan dengan volumenya tiap periode

simpanan dikalikan dengan kejadiannya.

Dalam mendesain teknologi PT. Citra Handayani menggunakan software

akuntansi dalam aplikasi kegiatan penjualan. Dalam melakukan penginputan

diperusahaan menggunakan keyboard dan scanner dalam pemrosesan menggunakan

CPU (central procesing unit) dan main memory dan output yang dihasilkan seperti

tulisan (dokumen laporan), image (gambar diagram pie dan tabel), dan printer.

Untuk menyimpan data perusahaan menggunakan alat seperti diskette, flashdisk dan

harddisk komputer.

Kelemahan dari desain teknologi yang digunakan oleh perusahaan adalah :

1. output yang digunakan hanya terbatas berbentuk tabel dan diagram seharusnya

disertai garafik.

2. perusahaan tidak mementingkan memori yang digunakan sehingga dapat

mengakibatkan kekurangan memori (cadangan memori tidak ada)

Cara memperbaiki :

1. seharusnya output disertai grafik agar dapat memudahkan untuk melihat

perbandingan dari perubahan penjualan pada setiap periode.

2. perusahaan juga perlu memperhatikan memori yang digunakan atau

menyediakan cadangan memori.

9. KEGIATAN MANUAL CV. CITRA HANDAYANI KOMPUTER1. Bagian Pembelian

Bagian pembelian melakukan kegiatan pembelian barang dagangan

dengan cara melakukan permohonan kepada pemilik CV.Citra

Handayani Komputer untuk menyetujui permintaan pembelian.

Apabila permohonan pembelian telah disetujui, maka bagian

pembelian melakukan pemesanan ( order ) kepada supplier disertai

faktur ( jumlah dan jenis barang )

Setelah surat pesanan dikirim dan supplier menyetujuinya,kemudian

barang tersebut dikirim ke CV. Citra Handayani Komputer.

30

2. Bagian Penjualan

Konsumen memesan kepada perusahaan kemudian perusahaan

membuat faktur penjualan ( seebanyak 4 rangkap ) dimana 2 buah FP

diberikan kepada konsumen dan 1 FP diarsip oleh bagian penjualan

kemudian 1 FP lagi dikirim ke bagian gudang.

3. Bagian Gudang

Bagian gudang menerima faktur dari pelanggan dan dari bagian

penjualan. Kemudian bagian gudang melakukan kegiatan

mencocokkan dan memeriksa faktur-faktur yang diterima dari

pelanggan dan bagian penjualan. Setelah itu, bagian gudang membuat

surat jalan sebanyak 2 rangkap.

Faktur yang dari pelanggan kemudian diarsip oleh bagian gudang,

sedangkan faktur dari bagian penjualan diserahkan ke bagian

akuntansi.

Surat jalan yang telah dibuat oleh bagian gudang, yang pertama

doarsip dan yang ke-2 dikirim ke bagian pengiriman.

4. Bgaian Pengiriman

Bagian pengiriman menerima surat jalan dari bagian gudang.

Kemudian surat jalan tersebut diarsip tetap.

5. Bagian Akuntansi

Bagian akuntansi menerima faktur dari bagian gudang. Dari faktur

tersebut, bagian akuntansi melakukan pencatatan jurnal. Setelah itu,

faktur tersebut diarsip dan transaksi pun selesai.

10. KELEMAHAN DARI KEGIATAN MANUAL PADA CV.

CITRA HANDAYANI KOMPUTER1. Bagian penjualan memberikan FP ke bagian akuntansi yang bertujuan

untuk mencocokkan antara faktur bagian gudang dengan faktur bagian

penjualan. Sehingga mengurangi / mengantisipasi tindak kecurangan

( penggelapan stock barang ).

31

2. Konsumen memesan disertai dengan uang muka ke bagian penjualan,

maka bagian keuangan terlambat untuk mengetahui adanya pembelian

dengan disertai uang muka.

Kebutuhan dalam mendesain sistem dengan menggunakan komputer :

1. software yang compatible

2. membutuhkan orang yang berkompeten untuk menjalankan software akuntansi

tersebut.

11. GAMBARAN UMUM PERUSAHAANCV. Citra Handayani Komputer adalah sebuah perusahaan milik

pribadi yang didirikan oleh Bapak Randi, pada tahun 1997. CV. Citra Handayani

Komputer beralamat di pada Jl. Raya Mangga Dua ( ITC Mangga Dua ) Jakarta Utara.

CV. Citra Handayani Komputer ini berdiri atas gagasan dari Bapak Randi

yang pada tahun 1997 melihat kesempatan yang cukup menjanjikan, mengingat masih

sedikitnya perusahaan yang bergerak dibidang perdagangan alat-alat computer.

Perusahaan ini awalnya didirikan dengan menggunakan modal yang berasal dari

pinjaman bank.

Saat awal berdiri yaitu pada tahun 1997, CV. Citra Handayani Komputer

berlokasi didaerah Jakarta Utara. CV. Citra Handayani Komputer hanya memiliki

lima orang pekerja saja dan belum memiliki kendaraan, sehingga komputer yang telah

jadi dikirim menggunakan kendaraan yang disewa atau diambil oleh pemesan. CV.

Citra Handayani Komputer melakukan penambahan tenaga kerja menjadi lima belas

karena order dari pelanggan yang makin banyak.

32

Struktur Organisasi CV. Citra Handayani Komputer

33

Bagian pembelian

Bagian keuangan

Bagian penjualan

Bagian gudang

Pemilik

Pega wai

Pega wai

Pega wai

Pegawai

Pegawai

Pegawai

Pegawai

Pegawai

KESIMPULAN DAN SARAN

A. KESIMPULAN

Berdasarkan pembahasan pada bab II, mengenai desain input,output,database,

teknologi dan pengendalian yang terdapat pada PT.Citra Handayani Komputer dapat

diambil kesimpulan bahwa :

1. Dalam desain inputnya nama customer, nama barang, harga barang serta

total amountnya sudah secara otomatis terinput tanpa harus menginput

secara manual. Dalam desain outputnya sudah dapat menampilkan output

berupa diagram dan laporan walaupun belum adanya output berupa grafik

yang dapat mempermudah dalam menganalisis tingkat penjualan dalam

beberapa periode tertentu. Dalam laporan yang dihasilkan sudah cukup baik

namun, masih ada kekurangan yaitu tidak adanya total item barang yang

dijual pada laporan penjualan

2. Dalam desain teknologi dapat disimpulkan bahwa teknologi yang

digunakan oleh perusahaan sudah cukup baik karena sudah menggunakan

software akuntansi. Alat input dan output yang digunakan juga sudah baik

namun ada sedikit kelemahan yaitu perusahaan tidak memperhitungkan

memori yang digunakan sehingga perusahaan tidak dapat menentukan

cadangan memori.

3. Secara umum sistem penjualan perusahaan sudah baik, baik dalam hal

desain input output, pangendalian input, pengendalian output, pengendalian

aplikasi, database, pengendalian pemrosesan transaksi serta desain

teknologi. Namun masih ada beberapa kekurangan yang dapat dijumpai

tetapi tidak terlalu signifikan dan tidak beresiko yang tinggi.

B. SARAN1. Dalam desain database masih ada beberapa kekurangan yaitu belum

adanya field yang berisi mengenai alamat email customer serta payment

method dan juga file yang berisi hanya nama-nama cutomer yang pernah

melakukan transaksi. Dalam pembuatan kode juga belum konsisten

34

dimana adanya kode yang memiliki panjang yang berbeda serta belum

adanya file gaji dan tunjangan employee yang dapat digunakan dalam

penentuan biaya gaji dan untuk keperluan pajak.

2. Seharusnya bagian penjualan memberikan FP ke bagian akuntansi yang

bertujuan untuk mencocokkan antara faktur bagian gudang dengan faktur

bagian penjualan. Sehingga mengurangi / mengantisipasi tindak

kecurangan ( penggelapan stock barang ).

3. Jika konsumen memesan disertai dengan uang muka ke bagian penjualan,

maka bagian keuangan terlambat untuk mengetahui adanya pembelian

dengan disertai uang muka.

35

DAFTAR PUSTAKA

Baridwan, Zaki, Sistem Informasi Akuntansi, BPFE UGM, Yogyakarta, 2000.

Bodnar, George. H dan William ,S.Hoopwood, Sistem Informasi Akuntansi,

Terjemahan oleh Amir Abadi Yusuf dan Rudi M. Tambunan, Salemba 4,

Jakarta, 2000.

Jogiyanto HM., Analisis dan Desain Sistem Informasi (Pendekatan Terstruktur

Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis), Penerbit Andi, Yogyakarta, 2005.

Hall, James. A, Sistem Informasi Akuntansi, Salemba 4, Jakarta, 2001.

Mulyadi, 2001. Sistem Akuntansi, Edisi 3, Salemba Empat. Jakarta.

Yujana, Lalu Hendry.1994. Akuntansi Keuangan Suatu Pengantar, Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi, Universitas Indonesia, Jakarta

www.google.co.id

36