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Customização do método para preparação das oficinas de trabalho
Eneida Rached CamposMaria Bernadete de Barros Piazzon
Planejamento EstratégicoRegiane Alcantara Eliel
Valéria dos Santos Gouveia MartinsMarcos Roberto Grassi
É uma ferramenta do macro plano da gestão que leva a organização a arquitetar e a se posicionar estrategicamente para alcançar um futuro planejado.
Planejamento Estratégico
Refletir sobre o Sistema de Biblioteca da Unicamp (SBU) e criar uma visão de futuro.
Articular ações em planos de trabalho para alcançar melhores resultados futuros.
Otimizar recursos existentes. Promover maior integração e compartilhamento entre todas as
pessoas das diferentes categorias profissionais e entre as diversas unidades e atividades.
Planejamento EstratégicoObjetivos
Planejamento Estratégico 2015 a 2019
“Planejamento de longo prazo não lida com decisões futuras, mas com o futuro de
decisões presentes.”Peter Drucker
Etapas do Planejamento Estratégico
• a missão, • os valores,• as premissas,• a visão, • os cenários, • o mapa estratégico • as ações e os projetos estratégicos
Elaboração: elementos estratégicos
Acompanhamento e implementação
Avaliação dos resultados alcançados
Vários métodos +
Participativos
Intuitivos
Normativos
Gestao por projetos
Gestao por processsos
Foi criado em 2009 por duas assessoras do HC Unicamp:
Eneida Rached Campos e Maria Bernadete de Barros Piazzon
Tem como referências os métodos: Future Search (Busca de Futuro), Planejamento Situacional e BSC (Balanced Score Card)
Aplicação do método: Estamos na 10a aplicação - SBU
Aplicações anteriores: FCM – Departamento de Pediatria e Departamento de Tocoginecologia; CECOM – duas aplicações; Programa Viva Mais, Ame de Limeira, DGRH - Diretoria Geral Recursos Humanos e DEdIC, Hospital Regional de Divinolândia.
Planejamento EstratégicoMétodo
Método com diferencial de alta participação e compartilhamento
Este método é uma das ferramentas para as organizações realizarem uma
gestão compartilhada e participativa.
O método está estruturado para promover espaços comuns e protegidos, onde até 100 pessoas colocam suas próprias opiniões e ouvem as das
outras pessoas.
Nas dinâmicas de grupo, em um dado momento, as pessoas reconhecem espaços comuns mais importantes do que os seus espaços individuais.
E assim, de forma divertida e colaborativa, os elementos tradicionais do planejamento estratégico vão sendo construídos pelos grupos.
Planejamento EstratégicoMétodo
Oficinas diferentes das tradicionais, pois:Todos participam por meio de diálogo dentro da seguinte abordagem:
Toda ideia é valida e será registrada por escrito, por meio de sentenças curtas;
As colocações orais devem ser breves e objetivas; Não enfatizar os conflitos, porém reconhecer sua existência e registrá-los;
Não discuti-los. Não conciliá-los; Buscar um território comum no qual o grupo constitui um consenso, criar
cenários futuros e propor ações correspondentes para ir ao seu encontro; Divertir-se!
Cenários futuros são colocados dentro de uma perspectiva histórica e global. Pensar globalmente antes de analisar ações localizadas. Essa abordagem favorece uma compreensão compartilhada e maior engajamento para a ação, além de aumentar as alternativas de ações potenciais.
Planejamento EstratégicoDinâmica das oficinas
PARTICIPANTES: Trazer informações, sentimentos e ideias de
forma clara. Fazer análises e projeções futuras. Propor um futuro desejado.
Planejamento EstratégicoPapéis
Grande grupo
Pequeno grupo
IndividualORIENTADORES METODOLÓGICOS
GRUPO DE APOIO
PASSADO PRESENTE FUTURO
Fases do Método de Planejamento Estratégico
ABERTURA DOS TRABALHOS PELO
NÍVEL ESTRATÉGICO SUPERIOR
ENCERRAMENTO DOS TRABALHOS PELO
NÍVEL ESTRATÉGICO SUPERIOR
Abertura e encerramento formal dos trabalhos com participantes de níveis hierárquicos superiores ao da unidade/órgão solicitante
ABERTURA/ENCERRAMENTO• Álvaro Penteado Crósta Presidente do Colegiado Gestor da SBU e Coordenador Geral da Unicamp• Regiane Alcantara Eliel Coordenadora da SBU• Valéria dos Santos Gouveia Martins Coordenadora Associada _ _ _ _ _
Grupo Estratégico• Colegiado gestor• Cruesp bibliotecas• Órgãos de fomento• CRB regional e
federal• PUCC• BC-UFSCar• Prefeitura
(Rosangela)• FAPESP
Grupo usuários e parceiros • Alunos• Reitoria• Espaco da escrita• DGA, DGRH• PG• Funcamp• DAC• AFPU• SAE• Galeria
Grupo SBU• Gerentes• Bibliotecários• Profissonais
assunto adm• PT• Suporte
informática• RH
PASSADO PRESENTE FUTURO
Etapas do Método de Planejamento Estratégico : elaboração
ABERTURA DOS TRABALHOS PELO
NÍVEL ESTRATÉGICO SUPERIOR
ENCERRAMENTO DOS TRABALHOS PELO
NÍVEL ESTRATÉGICO SUPERIOR
Grupos da fase de elaboração
Grupo estratégico
Colegiado Gestor SBU
Instancias externas
Gerentes SBU observadores
Grupo usuários e parceiros
Alunos
DGA, PG, DGRH, etc…
Gerentes SBU observadores
Grupo SBU
Gerentes da SBU
Servidores da SBU
Encerramento elaboração e início
implantação
Todos
2 oficinas (3 horas cada)9 e 17 abril na Casa do LagoAbertura, Fases:presente e futuro
2 oficinas (3 horas cada)23 e 30 abril na Casa do LagoAbertura, Fases:presente e futuro
5 oficinas (3 horas cada)7,8,14,15 e 21 maio na Casa do Lago (5as) e BC (6as)Abertura, Fases: passado, presente e futuro
2 julho Casa do Lago
……..Passado
“Não há como negar a evidente necessidade da memória.” (DURAS)
“A vida só pode ser compreendida, olhando-se para trás; mas só pode ser vivida, olhando-se para frente.” (Soren Kierkegaard – filosofo dinamarques)
FATOS QUE MARCARAM A SBUDE 1963 A 2015
Grupo SBU 7 de maio manhã
Passado
Contadores da história do SBU: • Prof Ataliba• Roberto• Eliana
Recuperar fotos e videos de momentos significativos para ilustrar a oficina do dia 7 de maio do Grupo do SBU . Apenas o Grupo do SBU fará a dinâmica do passado.
Opções para documentação da etapa do passado: Escrita: tabela em ordem cronológica dos fatos relatados pelos participantes ou texto contando a história. Videos. Gráfico de linhas do tempo.
……..Presente……..
CONSTRUIR A TEIA DE TENDÊNCIAS
……..Presente…..
Tendência: propensão, inclinação, caminhar para...
Exercício individual com base em suas percepções e sentimentos.
Exemplo de teia
Grupo Estratégico + Grupo Usuarios/Parceiros + Grupo SBUTendências em ordem decrescente de votos
Tendência Votos positivos
Votos negativos
Total de votos
Documentação da teia
Presente
Grupo estratégico
Colegiado Gestor SBU
Instancias externas
Gerentes SBU
observadores
Grupo usuários e áreas fornecedoras
da Unicamp
Alunos
DGA, PG, DGRH, etc…
Gerentes SBU
observadores
Grupo SBU
Gerentes da SBU
Servidores da SBU
Dia 9 abrilManha: Grupo Estr. Teia 1Tarde: Apoio digita a Teia
Dia 10: Gerentes/apoio feedback
Dia 8 maio: Manhã: Grupo SBU Teia 3Tarde: Apoio digita a teia
Dia 11maio: Apoio compara teiasDia 12 maio: Coordenadoras power point comparação
Dia 14: Grupo SBU Cenário Externo e Interno
Dia 23abrilManha: Grupo UsuáriosParceiros Teia 2Tarde: Apoio digita a Teia
Dia 24 abrl: Gerentes/apoio feedback
Futuro……..
Estratégia:
Stratègós (do grego): stratos, "exército“ + ago, "liderança" ou "comando“.
Significado 1: a arte de planejar operações de guerra Significado 2: Arte de planejar operações com habilidade, inteligência, esperteza, criatividade, originalidade, etc…
Foco no futuro que queroSonhar: desejar muito, querer possuir, algo que vale a pena “batalhar”
“O futuro pertence àqueles que acreditam na beleza de seus sonhos”
Elleanor Roosevelt
Bons sonhos
Transportem-se para 3 anos ou mais no futuroVisualizar o Sistema de Biblioteca da UnicampVisualize a sua bibliotecaO que voces vêem, sentem, fazem
Não considerar nenhum tipo de dificuldadeO que seria fantástico acontecer nos próximos anos?Que resultados e acontecimentos você vê?Que serviços os usuários do SBU estão recebendo?Os processos do SBU (avanços tecnológicos, novos
processos)Olhe os servidores do SBU (deveres, direitos,aprendizado,
etc
Anotar um sonho por post-it + ano de realização
Categorias de sonhos (Perspectivas do BSC)
Usuários/clientes
Sociedade
Financeira
Aprendizado e crescimento (Desenvolvimento)
Processos
Votação nos sonhos
Sonhos em ordem decrescente de votos por perspectiva do BSC: 3 grupos
Sonho Total de votos
Documentação dos sonhos
``
Usuários
Sociedade
Financeira
Pessoas
Processos
MAPA ESTRATÉGICO DA SBU – 2015 A 2019
Futuro
Grupo estratégico
Colegiado Gestor SBU
Instancias externas
Gerentes SBU
observadores
Grupo usuários e áreas fornecedoras
da Unicamp
Alunos
DGA, PG, DGRH, etc…
Gerentes SBU
observadores
Grupo SBU
Gerentes da SBU
Servidores da SBU
Dia 17 abril – Grupo EstratégicoManha: Sonhos, Mapa EstratégicoTarde: Apoio digita sonhoDia 22: Gerentes/apoio feedback
Dia 15 maio: Manhã: Sonhos/Mapa EstratégicoTarde: Apoio digita sonhos e mapa
Dia 16maio: Gerentes/apoio feedback
Dia 30 abrilManha: Sonhos/Mapa EstratégicoTarde: Apoio digita sonhos
4 maio: Gerentes/apoio feedback
Ações/projetos estratégicos
Grupo SBU
Gerentes da SBU
Servidores da SBU
Dia 21 maio: Manhã: visao/ações e projetos estratégicosTarde: Apoio digita sonhos e mapa estratégico/Projetos/ livreto
Planejamento Estratégico da SBU
Desdobramento do Mapa Estratégico
Perspectiva:
Objetivo Estratégico:
Projetos / Ações Estratégicas Indicadores Metas2015 2016 2017 2019
Futuro: Desdobramento Mapa Estratégico
Preparação do encerramento da fase de elaboração e início da fase de
acompanhamento e implantação• 25 a 28 de maio – prazo para os gerentes inserir em os projetos em
andamento não contemplado no Planes.
• 29 de maio – Documentação das alterações dos gerentes
• 1 a 12 de junho – alinhar planos/ações com estratégias superiores
• 15 de junho – Inserir alterações nível superior e fechar
documentação.
• 27 de junho - Imprimir documentação e publicidade: Relatório,
livreto, reportagens, site,etc / Checar organização do dia 2 de julho
2 de julho - Encerramento da fase de elaboração e início da fase de acompanhamento e implantação.
Participam os membros de todos os grupos
Mesa encerramento
Divulgação dos elementos do Planejamento
Estratégico: missão, visão, valores,…, mapa estratégico,
ações/projetos e apresentação de responsáveis por
perspectiva e/ou por projetos
Entrega de relatórios, livretos, reportagem, site
Avaliação das oficinas de planejamento estratégico
Programação9 Abril – manhã - Grupo Estratégico -Abertura e etapa do presente9 Abril – tarde - Grupo de apoio documenta10 Abril – Grupo gerentes: feedback
17 abril – manhã – Grupo EstratégicoEtapa do futuro17 Abril – tarde - Grupo de apoio documenta22 Abril – Grupo gerentes: feedback
23 Abril –manhã - Grupo Usuários/ParceirosAbertura e etapa do presente23 Abril – tarde - Grupo de apoio documenta24 Abril – Grupo gerentes: feedback
30 abril –manhã – Grupo Usuários/ParceirosEtapa do futuro30 abril – tarde - Grupo de apoio documenta4 maio– Grupo gerentes: feedback
7 maio– manhã - Grupo SBUAbertura e etapa do passado7maio – tarde - Grupo de apoio documenta
8 maio–manhã Grupo SBU Etapa do presente8 maio – tarde - Grupo de apoio documenta11 maio – Grupo apoio compara teias12 maio – Coordenadores avaliam comparação
14 maio – manhã - Grupo SBU Etapa do presente14 maio – tarde - Grupo de apoio documenta
15 de maio – manhã – Grupo SBUEtapa do futuro 15 maio – tarde - Grupo de apoio documenta18 maio - Grupo gerentes: feedback
21de maio – manhã – Grupo SBU: visão/projetos21 maio – tarde - Grupo de apoio documenta22 Maio - Grupo gerentes: feedback25 a 28 maio - incorporar projetos fora do planes29 maio – documenta projetos incorporados1 a 12 junho – alinha nível superior15 junho – documenta alinhamentos28 junho – Fechamento doc e impressões/ check encerramento 2 julho – TODOS – encerramento elaboração e
início do acompanhamento /implantação
Etapas do Planejamento Estratégico
• a missão, • os valores,• os princípios• as premissas,• a visão, • os cenários, • o mapa estratégico • as ações e os projetos estratégicos
Elaboração: elementos estratégicos – 9 abril a 2 julho de 2015
Acompanhamento e implementação – 2 julho 2015 a 2019Avaliação dos resultados alcançados – 2 julho 2015 a 2019
Vários métodos +
Participativos
Intuitivos
Normativos
Gestao por projetos
Gestao por processsos
Próximos passos:
Definição da programação para as etapas de acompanhamento, implementação e avaliação de resultados do Planejamento
Estratégico da SBU 2015 a 2019.
Muito obrigada!