MMANUALANUAL AAPLIKASIPLIKASI SIPMA SIPMA

UUNIVERSITASNIVERSITAS I INDONESIANDONESIAUUNTUKNTUK K KAPRODIAPRODI

HTTPHTTP://://SIPMASIPMA..UIUI..ACAC..IDID//MARETMARET 2014 2014

Dokumen ini berisi petunjuk penggunaan aplikasi Sistem Informasi Penjaminan Mutu Akademik (SIPMA) UI yang berbasis

Web bagi pengguna sebagai Pengelola Program Studi. Dokumen ini membahas dan memberikan petunjuk tentang penggunaan

fitur-fitur yang terdapat pada aplikasi SIPMA beserta contoh-contoh penerapannya sesuai dengan regulasi yang berlaku di

Universitas Indonesia.

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI................................................................................................................................................ 1

DAFTAR GAMBAR.................................................................................................................................... 1

KATA PENGANTAR................................................................................................................................... 2

SEKILAS PANDANG.................................................................................................................................. 3

PROSES LOGIN.......................................................................................................................................... 5

MENU HOME.............................................................................................................................................. 7

Berita.................................................................................................................................................................8

FAQ...................................................................................................................................................................8

Kalender............................................................................................................................................................9

Download........................................................................................................................................................10

MENU ISIAN BORANG............................................................................................................................ 11

MENU HASIL ISIAN................................................................................................................................. 14

MENU ANALISIS...................................................................................................................................... 16

MENU USER.............................................................................................................................................. 17

MENU PROFILE....................................................................................................................................... 18

MENU LOGOUT....................................................................................................................................... 19

Dokumen ini berisi petunjuk penggunaan aplikasi Sistem Informasi Penjaminan Mutu Akademik (SIPMA) UI yang berbasis

Web bagi pengguna sebagai Pengelola Program Studi. Dokumen ini membahas dan memberikan petunjuk tentang penggunaan

fitur-fitur yang terdapat pada aplikasi SIPMA beserta contoh-contoh penerapannya sesuai dengan regulasi yang berlaku di

Universitas Indonesia.

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Halaman Utama SIPMA...........................................................................................6Gambar 2. Login SSO................................................................................................................6Gambar 3. Menu Utama SIPMA................................................................................................6Gambar 4. Klik Berita................................................................................................................8Gambar 5. Halaman List Berita.................................................................................................8Gambar 6. Halaman Berita.........................................................................................................8Gambar 7. Halaman FAQ..........................................................................................................8Gambar 8. Klik Kalender...........................................................................................................9Gambar 9. Halaman Kalender Evisem.......................................................................................9Gambar 10. Evisem Update.....................................................................................................10Gambar 11. Klik Download.....................................................................................................10Gambar 12. Halaman Download Borang.................................................................................10Gambar 13. Pop Up Pilihan Penyimpanan...............................................................................11Gambar 14. Klik Isian Borang.................................................................................................12Gambar 15. Notifikasi Waktu Pengisian Borang Evisem Telah Habis...................................12Gambar 16. Halaman Isian Borang..........................................................................................12Gambar 17. Notifikasi Pengisian Borang.................................................................................13Gambar 18. Pop Up Pengisian Borang....................................................................................13Gambar 19. Notifikasi Borang Berhasil Diisi..........................................................................13Gambar15. Klik Hasil Isian......................................................................................................14Gambar 21. Halaman Hasil Isian Evaluasi Internal Semester.................................................15Gambar 22. Klik Analisis.........................................................................................................16Gambar 23. Halaman Analisis Hasil Isian Evaluasi Internal Semester...................................17Gambar 24. Klik User..............................................................................................................17Gambar 25. Halaman User.......................................................................................................18Gambar 26. Klik Pengaturan....................................................................................................18Gambar 27. Notifikasi Peringatan Akses.................................................................................18Gambar 28. Klik Profile...........................................................................................................19Gambar 29. Halaman Profile....................................................................................................19Gambar 30. Menu Logout........................................................................................................19Gambar 31. Notifikasi Logout Sukses.....................................................................................20

KATA PENGANTAR

SIPMA UI dibangun untuk member kemudahan dalam penelusuran informasi seputar Penjaminan

Mutu Akademik, baik informasi yang dikeluarkan oleh internal maupun eksternal UI. Selain itu

SIPMA UI dikembangkan untuk mempermudah proses evaluasi internal program studi secara

online melalui Evaluasi Internal Semesteran (EVISEM) dan Evaluasi Internal Tahunan (EVITAH)

yang secara bersama-sama diisi oleh seluruh program studi sesuai kurun waktu yang telah

ditentukan.

Harapan kami seluruh informasi dan aktivitas dalam SIPMA UI dapat memudahkan dan

meningkatkan pengembangan proses penjaminan mutu akademik di Universitas Indonesia. Kritik/

masukan/ saran dan informasi terkait penjaminan mutu akademik dari sivitas akademika UI

sangat kami harapkan. Kritik/ masukan/ saran dan informasi dapat disampaikan kepada kami

melalui e-mail: bpma@ui.ac.idatautelp/fax 021-78849066. Untuk mengenal BPMA UI, Anda

dapat mengunjungi Web BPMA di http://bpma.ui.ac.id.

Depok, Maret 2014

BPMAUI

1

SEKILAS PANDANG

Evaluasi Internal Semester merupakan kegiatan Kontrol Mutu (Quality Control) dalam Sistem

Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Universitas Indonesia. Instrumen EVIN semester dirancang

berdasarkan kebutuhan UI dalam melihat ketercapaian mutu penyeleggaraan program studi dalam

kurun waktu satu semester berdasarkan kriteria dan indikator yang telah ditetapkan. Indikator yang

digunakan merujuk kepada Standar Nasional Pendidikan, Komponen Mutu untuk Akreditasi

Program Studi oleh BAN PT serta Kriteria Mutu yang dikeluarkan oleh Asean University

Network-Quality Assurance (AUN QA). Tentunya tidak semua komponen mutu disajikan dalam

EVIN semester ini, tetapi dipilih komponen mutu yang cenderung selalu berubah setiap semester

dan dianalisis perkembangannya serta dapat dijadikan masukan untuk perbaikan kegiatan semester

berikutnya.

Sistem Informasi Penjaminan Mutu Akademik (SIPMA) adalah aplikasi berbasiskan web yang

digunakan untuk menunjang pemantauan terhadap pencapaian mutu penyeleggaraan program studi

pada tiap semesternya. Aplikasi ini bersifat online dan dapat diakses oleh pengguna yang

terhubung ke jaringan Internet dari mana saja.

Sistem ini akan menjadi sistem pengisian data evaluasi internal semesteran program studi (semua

jenjang dan kelas) dan merupakan perbaikan mayor dari sistem SIPMA versi 1.0.

SIPMA memiliki 4 katagori pengguna, yaitu :

1. BPMA (login menggunakan User SSO)

2. Dekan (user yang digunakan adalah SSO Dekan)

3. Program Studi (user yang digunakan adalah user sesuai nama program studi masing - masing,

biasanya yang mengisi adalah ketua program Studi atau staff prodi yang ditunjuk)

4. UPMA (user yang digunakan adalah user SSO dari UPMA)

Fungsi SIPMA Untuk Pengelola Program Studi

Dokumen ini khusus membahas mengenai petunjuk pemakaian untuk pengguna sebagai pengelola

program studi, yaitu:

Proses evaluasi internal untuk setiap semester dapat dilakukan secara online.

Manfaat SIPMA Untuk Pengelola Program Studi

Fungsi diatas memiliki manfaat langsung terhadap pengguna, yaitu :

Memudahkan dalam proses evalusi.

Memudahkan dalam pemantauan terhadap perolehan hasil evaluasi, sehingga dapat diketahui

mutu penyeleggaraan program studi pada tiap semesternya.

SIPMA UI memuat dokumen mutu UI dan Evaluasi Internal Semester (EVISEM) secara online

yang dilaksanakan pada bulan April. Ujicoba EVISEM sudah mulai dilaksanakan bulan Februari

2014  untuk program studi jenjang S1 dan S2. Simulasi akan dilaksanakan pada bulan Maret tahun

2014.

Dokumen ini berisi hasil dari fase proses bisnis, functional dan non functional requirement, dan

use case list sistem dari masa pengembangan Sistem Informasi Penjaminan Mutu Akademik yang

dikembangkan oleh Universitas Indonesia di bawah naungan Pengembangan dan Pelayanan

Sistem Informasi.

2

PROSES LOGIN

Halaman utama dari SIPMA adalah halaman yang memberikan informasi mengenai jadwal dan

berita yang terkait dengan Sistem Informasi Penjaminan Mutu Akademik. Untuk menampilkan

halaman utama SIPMA, pengguna dapat mengakses URL http://sipma.ui.ac.id/ seperti Gambar 1.

Gambar 1. Halaman Utama SIPMA

Untuk mengakses sistem SIPMA, klik login seperti yang ditunjukkan panah pada Gambar 1.

Setelah itu sistem akan diarahkan ke halaman SSO (Single Sign On) UI. Pada halaman SSO,

masukkan username pada kolom pertama dan password pada kolom kedua sesuai dengan account

LDAP (account UI), kemudian tekan button untuk proses otentifikasi seperti pada

Gambar 2.

Gambar 2. Login SSO

Jika otentifikasi telah berhasil, akan ditampilkan menu utama bagi pengguna seperti Gambar 3.

Gambar 3. Menu Utama SIPMA

Pastikan anda login sesuai dengan user yang anda gunakan dengan melakukan cek pada nama

akun yang ditunjukkan oleh tanda panah. Pada halaman ini ada 5 menu utama. 5 menu utama

tersebut adalah menu Home, Isian Borang, Hasil Isian, Analisis dan menu User.

3

MENU HOME

Menu Home adalah menu yang digunakan untuk melihat pengumuman maupun berita mengenai

SIPMA. Pada menu ini terdapat 4 menu utama, yaitu menu Berita, menu FAQ, Kalender dan

Download.

Berita

Halaman berita merupakan halaman yang memberikan informasi mengenai hal yang berkaitan

dengan Evisem. Untuk melihat berita, klik menu berita pada menu Home diatas. Lihat Gambar 4.

Gambar 4. Klik Berita

Setelah melakukan klik menu berita, maka sistem akan menampilkan halaman berita terbaru

seperti Gambar 5.

Gambar 5. Halaman List Berita

Untuk melihat berita yang dinginkan klik judul berita seperti pada Gambar 5 yang dilingkari dan

sistem akan akan menampilkan halaman berita seperti Gambar 6.

Gambar 6. Halaman Berita

FAQ

Halaman FAQ merupakan halaman yang berisikan pertanyaan dan jawaban yang berkaitan dengan

Evisem. Untuk melihat menu FAQ, klik menu FAQ pada menu Home diatas. Lihat Gambar 7

Gambar 7. Halaman FAQ

Halaman FAQ ini merupakan halaman informasi mengenai Evisem dan sistem SIPMA. Untuk

melihat informasi, klik pada judul informasi dan sistem akan menampilkan informasi di halaman

yang sama dengan hanya melakukan slide down dan slide up.

KalenderMenu lain yang dapat ditampilkan pada halaman utama SIPMA adalah menu Kalender. Untuk

mengakses jadwal pengisian evisem dapat dilihat pada menu Kalender seperti pada Gambar 8 dan

sistem akan menampilkan halaman kalender evisem seperti Gambar 9.

Gambar 8. Klik Kalender

Gambar 9. Halaman Kalender Evisem

Untuk melihat update pengisian dan tanggal submit pengisian dari program studi, lihat Evisem

Update pada sebelah kanan halaman utama SIPMA. Lihat Gambar 10.

Gambar 10. Evisem Update

DownloadHalaman Download ini merupakan halaman yang berisikan file downlod borang. File borang

tersebut digunakan untuk pengisian manual sebelum melakukan pengisian online Evisem. Untuk

mendownload file borang, klik menu Download. Lihat Gambar 11.

Gambar 11. Klik Download

Setelah melakukan klik download, sistem akan menampilkan halaman download borang. Lihat

Gambar 12.

Gambar 12. Halaman Download Borang

Pada halaman ini pengguna dapat melakukan download file dengan melakukan klik pada jenjang

yang dipilih. Setelah melakukan klik, sistem akan menampilkan pop up penyimpanan. Lakukan

klik save as untuk menyimpan borang yang di download. Lihat Gambar 13.

Gambar 13. Pop Up Pilihan Penyimpanan

4

MENU ISIAN BORANG

Menu Isian Borang adalah menu yang digunakan untuk mengisi borang Evisem oleh Program

Studi. Untuk melihat status pengisian, klik menu Isian Borang pada menu diatas. Lihat Gambar

14.

Gambar 14. Klik Isian Borang

Apabila jadwal pengisian borang telah habis, sistem akan memberikan notifikasi pada halaman

isian borang seperti yang ditunjukkan tanda panah pada Gambar 15.

Gambar 15. Notifikasi Waktu Pengisian Borang Evisem Telah Habis

Setelah klik menu isian borang, sistem akan menampilkan halaman hasil isian evaluasi internal

semester seperti Gambar 16.

Gambar 16. Halaman Isian Borang

Untuk melakukan proses penyimpanan, isian borang harus diisikan secara lengkap. Bila pengisian

belum selesai dan pengguna melakukan klik proses, maka sistem akan menampilkan notifikasi

dalam bentuk pop up pada kolom isian yang masih kosong. Lihat Gambar 17.

Gambar 17. Notifikasi Pengisian Borang

Setelah melengkapi pengisian, klik untuk menyimpan isian. Pengguna akan dapat

melakukan penyimpanan isian secara temporary tanpa harus melakukan klik proses. Ketika

pengguna membuka kembali halaman pengisian borang maka sistem akan menampilkan data yang

sebelumnya sudah diisikan meskipun belum lengkap.

Setelah melakukan klik proses, sistem akan menmapilkan pop up. Lihat Gambar 18.

Gambar 18. Pop Up Pengisian Borang

Pop up tersebut dimunculkan untuk memastikan borang yang diisikan sudah dilengkapi dan

pemberitahuan pengisian 0 untuk jawaban yang belum diisikan karena tidak memiliki data. Klik

ok untuk melanjutkan penyimpanan dan sistem akan menampilkan notifikasi pengisian berhasil

pada halaman utama SIPMA. Lihat Gambar 19.

Gambar 19. Notifikasi Borang Berhasil Diisi

5

MENU HASIL ISIAN

Menu Hasil Isian adalah menu yang digunakan untuk melihat hasil dan status pengisian Evisem

oleh Program Studi. Untuk melihat status pengisian, klik menu Hasil Isian pada menu diatas.

Lihat Gambar 20.

Gambar20. Klik Hasil Isian

Setelah melakukan klik hasil isian, sistem akan menampilkan halaman hasil isian evaluasi internal

semester. Lihat Gambar 21.

Gambar 21. Halaman Hasil Isian Evaluasi Internal Semester

Halaman hasil isian ini merupakan hasil perhitungan dari isian borang oleh Kaprodi. Hasil

perhitungan ditunjukkan pada kolom isian dan nilai hasil isian pada kolom nilai.

6

MENU ANALISIS

Menu Analisis adalah menu yang menampilkan halaman analisis atau rekomendasi untuk setiap

jenjang program studi oleh UPMA dan Dekan. Untuk mengakses, pilih menu Analisis seperti

Gambar 22.

Gambar 22. Klik Analisis

Setelah melakukan klik Analisis, sistem akan menampilkan halaman analisis hasil isian evaluasi

internal semester. Lihat Gambar 23.

Gambar 23. Halaman Analisis Hasil Isian Evaluasi Internal Semester

Pada halaman ini, sistem menampilkan hasil rangkuman dan rekomendasi UPMA dan hasil

Rekomendasi Dekan berdasarkan input, proses dan output dari isian borang program studi.

7

MENU USER

Menu User adalah menu yang menampilkan daftar user yang dapat mengakses sistem SIPMA.

Pada role Kaprodi, tidak dapat menambahkan user. Untuk mengakses daftar user, klik menu User.

Lihat Gambar 24.

Gambar 24. Klik User

Setelah melakukan klik user, sistem akan menampilkan halaman user. Lihat Gambar 25

Gambar 25. Halaman User

Pada halaman user, pengguna dapat melihat jumlah user yang telah di assign oleh UPMA untuk

dapat mengakses SIPMA. Untuk melakukan perubahan, klik pengaturan pada kolom pengaturan

(untuk UPMA dan BPMA). Lihat Gambar 26.

Gambar 26. Klik Pengaturan

Setelah melakukan klik pengaturan, sistem akan menampilkan halaman seperti Gambar 27.

Gambar 27. Notifikasi Peringatan Akses

Untuk role Kaprodi, halaman user hanya dapat dilihat dan tidak dapat melakukan perubahan.

Ketika pengguna melakukan pengaturan pada user, maka sistem akan menampilkan notifikasi

peringatan bahwa pengguna tidak dapat mengakses pengaturan user.

8

MENU PROFILE

Menu Profile adalah menu yang memberikan informasi mengenai akun dari pengguna yang

mengakses SIPMA pada saat itu. Menu ini merupakan menu yang terdapat pada akun pengguna

sebelah kanan atas tampilan SIPMA. Untuk mengakses profile, klik pada panah sebelah kanan

nama user. Lihat Gambar 28.

Gambar 28. Klik Profile

Setelah melakukan klik profile, sistem akan menampilkan halaman profile pengguna. Lihat

Gambar 29.

Gambar 29. Halaman Profile

Data atau informasi pengguna yang didapat merupakan data yang ditarik dari http://sipeg.ui.ac.id/

sehingga pada sistem sipma pengguna tidak dapat melakukan perubahan.

9

MENU LOGOUT

Menu Logout adalah menu yang digunakan oleh pengguna untuk keluar dari akses sistem. Untuk

mengakses menu logout, klik panah pada kanan nama pengguna dan klik logout. Lihat Gambar 30.

Gambar 30. Menu Logout

Setelah melakukan klik logout sistem akan menampilkan notifikasi logout sukses seperti pada

Gambar 31 dan akan kembali pada menu login SSO UI seperti Gambar 2.

Gambar 31. Notifikasi Logout Sukses