Daniel FeigeSMMP ( Gestión estrategica de eventos)

12 de Abril 2016

Eventos: Una gran industria y la próxima frontera

• 5 millones de eventos anuales

• + de USD 500 billones

• 512 millones de asistentes

• 70 al 80% son pequeñas reuniones

• Representan del 1 al 3% de los ingresos de una Compañía ó aproximadamente el 30% del monto invertido en viajes de negocios.

• 36% de los ingresos de la hotelería

• Fuentes: Frost &Sullivan

GBTA

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De BTM (70´s) a SMMP (2000´s)

SUS EVENTOS NUNCA MÁS SERÁN LOS MISMOS

…Y SU PRESUPUESTO TAMPOCO!

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El creciente rol de procurement• 27% responsabilidad de procurement

• 21% Meetings

• 13% Travel

• 9% Recursos Humanos

• CONSECUENCIAS?

Construyendo los fundamentos

Apoyarse en bases sólidas es crítico para su programa de gestión estratégica de eventos….

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Esta sesión lo ayudará a identif icaroportunidades y r iesgos, construirun caso de negocio e implementarsu programa

Es lógico?Tener procesos de compra de viajes,equipamiento de

oficina,mobiliario pero no de eventos!

SMMP: Qué es?

•“Es un acercamiento disciplinado a la gestión de actividades, procesos, proveedores y datos ligados a eventos y reuniones. El objetivo es generar valor corporizado en ahorros , mitigación de riesgos y calidad de servicios”

Objetivos principales

• Visibilidad

• Ahorros

• Automatización de procesos

• Información

• Compromiso de los asistentes

• Fuente: GBTA

Qué no es

• Un talle único• Consolidación de eventos• Arquitectura de eventos• Procura de eventos

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1Implementar SMM es muy complejo

2Es costoso

3Solo para grandes

organizaciones

4La tecnología es la bala de

plata

Los mitos

Componentes

“Strategic Meetings Management

Program” (SMMP)

SMMP

Estrategia

Gestión del cambio

Gestión de involucrados

PolíticaAprobaciones y pagos

Planificación

TecnologíaBI

Los componentes

26/04/16

• Estratégia: Apoyada en la misión y objetivos corporativos.

• Gestión del cambio: para incrementar adopción y cumplimiento

• Gestión de involucrados: escanear quiénes son los clave: HR, Legal, Ventas,Marketing

• Política: Emular políticas que hayan resultado exitosas( Viajes).Primero local, luego global!

• Aprobaciones y pagos: Niveles, criterios, excepciones.Reconciliación, métodos de pago ( Crédito, Compra, Eventos)

• Tecnología y BI: para impulsar y sustentar decisiones.Mejora la visibilidad, automatiza procesos, establece estándares comunes.

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BENEFICIOS•Trasparencia

•Control

•Métricas

•Mitigación de riesgos ( contratos, pagos, seguridad/duty of care)

•Consistencia ( Mensajes, experiencias)

•Calidad del evento

•Automatización de tareas manuales

•Mejores negociaciones

•Aumento de adopción de proveedores preferentes

•Huella de aprobaciones para auditorías

BARRERAS HACIA SMM

Falta de estandarización en la planificación.

Falta de sentido de urgencia de los decisores.No lo

necesitamos.

* Falta de información, es un costo muy alto.

El Impacto FinancieroGestión simultánea y múltiple es el principal desafío. LA CALIDAD PUEDE RESENTIRSE Y COSTOS INESPERADOS BARRER CON LOS PRESUPUESTOS.

CAMBIAR EL STATU-QUO: El Caso del Mono Indonesio

QUIZ!SI ó NO

1. Sabe cuanto gasta su Empresa en eventos y reuniones?

2. Tiene datos sobre ahorros anuales en reuniones y eventos?

3. Alguien más que el responsable designado, firma contratos con proveedores?

4. Alguna vez tuvo que pagar penalidades por una cancelación debido a una pobre negociación de contrato?

5. El logo o marca de su Compañía ha sido en forma impropia en materiales entregados en eventos o reuniones?

Resultados

• Si respondió NO a las preguntas 1 y 2, SI a las 3,4 y 5 entonces considere seriamente implementar un SMMP

• Si contestó SI a las preguntas 1 y 2..QUEREMOS SABER COMO LO LOGRÓ!!!!

• Tiempos de procesos de planeamiento

• 5 días promedio por evento: USD 22 BILLONES en procesamientos manuales

• Tecnología: facilita los procesos

• Con SMM: Ahorros entre el 10 y el 15%

• La integración con otros procesos es clave: TRAVEL/GASTOS EN VIAJE/SMM.

• 2015. Niveles de integración 39%/23%.

• Gestión de asistentes: Actualmente en niveles altos en el 51% de quienes tienen SMM.

CLAVES

Caso de negocio

Caso de negocio• No pierda la oportunidad, no se quede en la parálisis por análisis ( costos de inacción).

• Recolecte datos : # de eventos, gastos promedio por evento, internos ó externos, a que proveedores estamos utilizando y porqué?

• Alerta: penalidades por cancelaciones o no shows

“No se puede gestionar lo que no se mide”

Métricas

• Número de eventos

• Ahorros

• Evitación de gastos

• Programa de proveedores preferentes

• Adopción

• Meeting cards ( 25%)

1Implementar SMM es muy complejo

2Es costoso

3Solo para grandes

organizaciones

4La tecnología es la bala de

plata

Los mitos

• No es complejo si lo hacemos paso a paso

• No es caro: con los ahorros potenciales,puede ser MUY caro

no implementarlo

• Son más las reuniones generadas por las PYME

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• La tecnología : NO decide sobre metas y estratégias

• NO define políticas y procesos

• NO define reportes

• ES UN COMPONENTE MÁS NO LA PANACEA!

• SIN EL RESTO, SE VUEVE DISFUNCIONAL E INEFECTIVA

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Componenetes

“Strategic Meetings Management

Program” (SMMP)

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De BTM a SMMP

SUS EVENTOS NUNCA MÁS SERÁN LOS MISMOS

…Y SU PRESUPUESTO TAMPOCO!

El Caso del Mono Indonesio

El Caso del Mono Indonesio

2/3/2010

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•PREGUNTAS

Muchas gracias por participar!