Danmarks mest solgte Excel-publikation Start med Excel 7knowware.dk/download/xl7_01-62.pdf · gerne have arbejdet lidt med arkivprogrammet Stifin-der (Explorer). Du lærer dette ved

Start med

Excel 7

Danmarks mest solgte Excel-publikation

Start med

Excel 7

Kåre Thomsen

38,-

www.KnowWare.dk keep it simple

Acrobat Reader: tips ...

F5/F6 åbner/lukker Bogmærker

I Menu AVis sindstiller du, hvordan filen vises på skærmen

CTRL+0 = Hele siden CTRL+1 = Originalstørrelse CTRL+2 = Vinduesbredde

I samme menu kan du osse sætte: Enkelt side, Fortløbende eller Fortløbende -Dobbelsider .. Prøv, saa ser du forskellen.

Navigation

Pil til højre/venstre: fremad/tilbage en side

Alt+Pil Højre/Venstre: som i Browser: fremad/tilbage

Ctrl++ forstørrer og Ctrl+– formindsker

Ring gratis aften og weekend tilfamilie og venner!

Det er nu muligt i Danmark, se her hvordan:www.knowware.dk/pgone/

www.knowware.dk

http://knowware.dk/pgone/

http://www.knowware.dk

Forord 3

ForordI mit job underviser jeg blandt andet i Excel. Ensærpræget levevej for en person, der ikke var specieltinteresseret i regning og matematik i skolen.

Og sjovt nok har min fascination af Excel især atgøre med regning. Jeg elsker at se mit regnskab blivetil så legende let, at det ligner troldom. Excel er etfantastisk program.

Jeg bruger Excel til alt muligt. Småregning medlidt sammenlægning, budgetter, fakturaer, regnskaberaf enhver art. Opstillinger, der “bare” skal se flotte ud.Excel er som skabt til alt skema-agtigt, eventuelt medillustrationer og diagrammer.

Desuden er Excel et udmærket værktøj til små-kar-toteker, hvilket mange ikke er klar over. Denne brug afprogrammet kaldes populært for "database", hvilket eren overdrivelse. Databaser (relationsdatabaser) harnormalt den egenskab, at de kan få forskellige registretil at hænge sammen, f.eks. et kunderegister og etfakturaregister. Det kan Excel ikke. Men har du brugfor en "database" med ét register - fx. et kundekartotekeller et register til registrering af overarbejde - så erExcel nok den hurtigste, billigste og bedste løsning.Hvis du gerne vil videre med “rigtige” databaser viljeg varmt anbefale Microsoft Access og KnowWarehæftet Start med Access. Men det er en helt andenhistorie.

Hvem er du?Måske skal du til at bruge Excel for aller første gang idit liv. Og måske har regning og matematik aldrigværet din stærke side. Måske har du allerede erfaringmed programmet. Måske hører du oven i købet tildem, der altid sad med spidsede blyanter og en opvaktadfærd i regnetimerne. Kort sagt, her er både noget fornybegyndere og viderekomne.

Windows 95Før du starter på at lære Excel, skal du kende til dengrundlæggende brug af Windows 95. Du skal kende tilat åbne programmer og lukke dem igen. Du skal kunneminimere, maksimere og lukke vinduer. Du er nødt tilat kende begreberne fil og mappe, og du må megetgerne have arbejdet lidt med arkivprogrammet Stifin-der (Explorer). Du lærer dette ved enten at gå på kur-sus, lege med din pc selv, læse dig til det eller blot fånogen til at vise dig det nødvendigste.

Du behøver ikke beherske disse ting fra starten.Men du kommer ikke uden om dem!

Hvad er version 7?Excel version 5 har længe været god latin. Den hørertil den populære programpakke Microsoft Office, ogden hører til i samme miljø som Windows 3.1 (3.11).

Excel version 7 er den sidste nye. Den er en del afprogrampakken Office 95. Groft sagt knytter Win-dows/Office 95-generationen sig til en verden, hvorPentium-processor, CD-ROM og multimedia er stan-dard.

Dette hæfte omhandler Excel 7 i den danske ver-sion. Det meste af hæftet kan bruges til Excel 5, da dernæsten ikke er forskel på de to versioner.

Der findes i handlen en anden udgave af hæftet,som både omhandler Excel 5 og 7 i dansk version. Enanden udgave omhandler Excel 7 i engelsk version.

Hvem er Kåre Thomsen?Jeg er 38 år og arbejder free-lance som instruktør.Gennem de edb-firmaer og kursusudbydere, jegarbejder for, kommer jeg rundt på mange danskearbejdspladser. Mine erfaringer herfra skulle gernekomme dig til gode i dette hæfte.

Ud over undervisning arbejder jeg som konsulentmed design og udvikling af databaser. Jeg er oprin-delig uddannet gymnasielærer i fransk, og har sidenuddannet mig til programmør på Niels Brock -suppleret med studier andre steder.

Notation

• Der refereres til taster med kursiv, fx tasten Delete.• Nogle gange skal du holde en tast nede, mens du

trykker på en anden. Det vil fx blive beskrevetsåledes: Tryk på Ctrl+Delete.

• Når du skal give en kommando står det også medspeciel skrift, fx kommandoen Filer, Åbn.

• Samme skrifttype bruges til at referere til navne ogfelter, du ser på skærmen, fx feltet Filnavn.

• Henvisninger til kapitler her i hæftet, samt titler påanden litteratur står med kursiv, fx. kapitlet Mitførste regnskab.

• Endelig skal det nævnes, hvordan du klikker medmusen. Når der står “Klik på kommandoen Filer”,skal du klikke én gang med venstre musetast. Stårder “Dobbeltklik på filnavnet” er der tale om toklik hurtigt efter hinanden, stadig med venstremusetast. Står der “Højreklik”, klikker du én gangmed højre musetast.

Rigtig god fornøjelse med dit videre arbejde. Du vilsikkert opdage, at Excel kan være en rigtig dejligtidsrøver, som får dig til at tilbringe nytteløse timermed herlig legen omkring og underholdende perfek-tionisme.

��November 1996

Lad os komme i gang4

Lad os komme i gang!Dette kapitel er for dig, der ikke har brugt Excel før, men som allerede har Windows 95og Excel (Office 95) installeret. Hvis du har brugt Excel før, går du videre til de følgendekapitler.

StartMåske har du en shortcut til Excel direkte på skrivebordet. Hvis du har, dob-beltklikker du på den. Hvis ikke: Klik på knappen Start i skærmens nederstevenstre hjørne. Vælg Programmer, Microsoft Office, Microsoft Excel. Hvisdu ikke kan finde disse kommandoer, er Excel sandsynligvisikke installeret.

Når du er inde i ExcelNår du er inde i Excel, er du klar til at arbejde med regneark. Lad os først se lidt på,hvordan dit skærmbillede ser ud.

Øverst har du kommando-menuen. Kommandoerne Filer, Rediger osv. bruger du til alleformer for bearbejdelse: Gemme, åbne og redigere regneark. Det vil blive gennemgåetlidt efter lidt.

Nedenunder kommandoerne har du de to værktøjslinier. De består af knapper til at“trykke” på - dvs. til at klikke på med musen. De aktiveres hver især med et enkelt klik -altså ikke dobbeltklik, som du brugte for at komme ind i programmet. Alt hvad du kangøre med værktøjsknapperne, kan du også gøre med kommandoerne øverst. Knapperne erlavet for at du kan spare tid med alle de kommandoer, der bruges mest. Det er f.eks. hur-tigere at klikke på printersymbolet end at klikke på Filer, Udskriv, OK.

Lad os komme i gang 5

Under værktøjslinierne har du formellinien. Her kan du altid checke det egentlige indholdaf en celle. Til venstre i formellinien ser du en angivelse af markørens position. På illu-strationen står der A1, fordi markøren står i kolonne A, række 1, også kaldet celle A1.

Nedenunder igen har du arbejdsområdet. Det består af kolonner navngivet med bogstaverog rækker navngivet med tal. Her i det hvide område skal dine tal, tekster og formler ind.

Nederst har du faneblade, som du også kan klikke på. Som du ser, er Ark1 fremhævet,fordi Ark1 ligger øverst. Hver gang du starter et nyt regnskab - dvs. opretter en ny fil,“fødes” den nemlig standard med 16 tomme, hvide regneark lagt oven på hinanden i enprojektmappe. Tanken er, at når man arbejder med budgetter og lignende, er der megetofte tale om komplekse sager, hvor mange regnskaber og delregnskaber spiller sammen,men det er op til dig selv, om du vil bruge ét eller mange regneark ad gangen. Det kannemt lade sig gøre at slette de 15, du ikke vil bruge og kun bevare Ark1. Du kan til gen-gælde også udvide, så mappen får endnu flere ark, og du kan omdøbe arkene efter behag.Mere om dette i kapitlet Projektmapper.

Nederst på skærmen har du statuslinien. Her kan du se, om fx OVR (overskriv) er slået tileller ej. Prøv at trykke på tasten Insert - og se, om der sker noget til højre i statuslinien.

Nederst til højre er der et særligt felt med teksten Sum=0. Det visersummen af alle tal i det markerede område. Det kan vha. højre musetastomstilles til at vise fx antal eller gennemsnit.

Til højre har du et rullefelt. Det ligner en elevatorskakt med en lille, firkantet elevator.Den kan du trække op og ned med musen for at bevæge dig i et regnskab, der er størreend at det hele kan være på skærmen på én gang. Du kan også klikke på pilene i hver en-de af elevatoren for at køre lidt langsommere. Forneden er der en tilsvarende “vandretelevator”, et rullende fortov, som fungerer på samme måde.Du kan se på elevatorens størrelse, hvor langt der er til top og bund. Jo større elevatorener, desto kortere er der fra top til bund.

Lad os komme i gang6

HjælpNår du kører fast, trykker du på tasten F1. Hvis du er “inde i noget” får du hjælp til det,du er i gang med. Ellers får du et skærmbillede, hvor du kan søge hjælp om et hav af em-ner.

Jeg plejer at bruge fanebladet Indeks -det er det nemmeste.De andre muligheder er: Indhold. Herslår du op på en slags “kapitler” i en“håndbog”. Den kan være god lige istarten. Søg: Lidt langsommelig søg-ning. Giver dig mulighed for at fritekst-søge i hjælpeteksterne i stedet for at sø-ge på overordnet emne. Smart søg-ning: Giver dig mulighed for at formu-lere et spørgsmål, som en hjælpetrold-mand så svarer mere eller mindre“intelligent” på.

Eksempel: Sådan søger du hjælp til at oprette et diagram!

1. Tryk på tasten F1 eller giv kommandoen Hjælp, Microsoft Excel Hjælp.2. Vælg fanebladet Indeks.3. Indtast et søgeord, fx diagram.4. Dobbeltklik på et underemne i listen.

Læg mærke til de fremhævede (som regel grønne) ord og sætninger i hjælpeteksten. De erindgangen til uddybende forklaringer. Det kaldes hypertekst. Når du stiller markøren påen hypertekst, ændrer den sig til en pegende hånd. Klik, og du får mere at vide om emnet.Mange hjælpetekster indeholder også symboler, der fungerer ligesom hypertekst.

Hjælp-værktøjetDu kan bruge hjælp-værktøjet til at få hjælp til fx. en kommando. Når du klikker påknappen, ændres markøren til et spørgsmålstegn. Klik på den kommando, du vil vide no-get om, fx. Filer, Gem som.Hjælpen optræder som en gul etiket med en kort, præcis forklaring.

Dit første regnskab 7

Dit første regnskabHvordan virker et regneark?Excel er et regneark. Et regneark bruger du til at regne i. Derfor ligner det ternet papir.Men for at lette overblikket har hver “tern” på regnearket et navn - f.eks. A1. Altid etbogstav og et tal, som angiver henholdsvis kolonne og række. Systemet minder om etskakbræt.

I denne model er der skrevet tekst i kolonne A -men det kunne lige så godt have været tal. I ko-lonne B har du tallene. Du har en markør, somkan bevæges rundt. Lige nu står den i kolonne B,række 4 - også kaldet celle B4. Markøren bevæ-ges rundt i regnearket med piltasterne, eller duklikker på den celle, hvor du vil lave noget.

I hver celle kan du principielt indsætte én af tre typer information:

• et tal , fx. 1200• tekst, fx. I alt• en formel eller udregning, fx. =1200+1580 eller =B1+B2 som her i celle B4 (resultatet

vises så i cellen)

Informationerne får du ind ganske enkelt ved at placere markøren, hvor du ønsker at skri-ve - og så indtaste, hvad du vil.

Der kan være meget andet i dit regneark end tørre tal, formler og tekster. Du kan fxindsætte tegninger og diagrammer. Du kan endda indtale lyd, hvis du har lydkort. Forestildig, at du dobbeltklikker på en celle, og cellen så “siger” højt og tydeligt: “Tallet er ned-rundet til fire decimaler”. Det lærer du ikke i dette hæfte, men nu ved du, at det er muligt.

For at vende tilbage til tal, tekst og formler: De er hjørnestenene i de opstillinger, dulaver. Tal og tekst kræver ikke særlig forklaring. Det smarte ved regnearket er, at du bru-ger formler. Formlen i den viste model (celle B4) ser således ud:

=B1+B2

Det kan læses som “tallet i celle B1 plus tallet i B2”. Hvorfor er det smart? Jo, fordi nårdu så senere ændrer på tallene i enten B1 eller B2, ja så vil formlen omgående foretage enny udregning, og du har straks det ny resultat klar.

I skolens matematik har du måske prøvet at regne med x, y og z - ofte uden rigtig atkunne se anden grund til det, end at det skulle man. Her har du et eksempel på kreativbrug af variable: I stedet for x, y og z bruger du i regnearket celleadresser, fx B1.

Hermed bliver dit budget fleksibelt og egnet til at eksperimentere med og genbruge.Du ændrer f.eks. en beløbsstørelse, en procentsats eller en dato, og straks har du et nytresultat på bundlinien. Alle mellemregninger er automatisk på plads.

Inden vi prøver at opstille et regnskab, skal du lære lidt om de basale redigerings-funktioner.

A B1 Søm 12002 Skruer 158034 I alt 27805

Dit første regnskab8

MusemarkørenMusemarkøren bruges blandt andet til at flytte markeringen fra ét sted i regnearket til etandet. Når du klikker på en celle i arket, markeres den. Musemarkøren kan imidlertid ha-ve forskelige skikkelser.

Når musemarkøren befinder sig i selve regnearkets arbejdsområde, har den form af ethvidt kors. Den celle, du klikker på, markeres.Når du kører markøren hen over værktøjslinjerne, ændres den til en hvid pil. Du aktivereret værktøj ved at klikke på det.Rykker du markøren ned i formellinjen, ændres den til et i-mærke. Hvis du klikker,kommer der en indsætningsmarkør, og du kan skrive i den markerede celle.I særlige tilfælde ændres musemarkøren til et sort plus. Det sker fx når du skal tegne etdiagram. Se kapitlet Diagrammer.

Elementær redigeringStil markøren i en vilkårlig celle. Indtast:

Søm↵Lad os nu sige, at du ønsker at ændre det du skrev i cellen. I så fald dobbeltklikker du påcellen. Der kommer nu en indsætningsmarkør til syne. Tasten Backspace (bred tast i højreside af tastaturet, normalt markeret med en venstrepil) sletter mod venstre, og tasten De-lete “spiser” det, der står til højre for indsætningsmarkøren.

Du kan markere med musen ved at

1) placere musemarkørens I-mærke i starten eller slutningen af det, der skal markeres2) holde muse-knappen nede mens du trækker markøren hen over det der skal markeres3) slippe muse-knappen når teksten er markeret, som du vil have den

Når (noget af) teksten i en celle er markeret, kan du fx slette den ved at trykke på tastenDelete. Du kan også overskrive den - så snart du skriver blot ét tegn, overskrives ALT detmarkerede. Pas derfor på, når noget er markeret. Kommer du til at slette noget ved enfejltagelse, klikker du straks på kommandoen Rediger oppe i kommando-menuen. Derkommer nu et “rullegardin” ned, hvor du kan klikke på kommandoen Fortryd. Tekstenvil igen være som før.

Hvis du vil slette hele indholdet i en celle, (enkelt)klikker du først på cellen, eller duflytter markøren til cellen med piltaster. Tryk derefter på tasten Delete.

Hvis du vil slette indholdet i mange celler, markerer du først området. Træk markørenhenover de celler, der skal markeres med museknappen trykket ned. Når området er mar-keret, slettes det med Delete.

Prøv at opstille det viste regnskab på din egen skærm. I celle B4 skriver du følgende:=B1+B2↵

Prøv også at ændre på tallene i cellerne B1 og B2. Resultatet på bundlinien skulle gernefølge med.

Dit første regnskab 9

Formler=B1+B2 giver os summen af de 2 cellers indhold. I princippet er alle dine formler byggetop på denne måde. Til de 4 regnearter bruges tegnene:

+ plus- minus* gange/ dividere^ potens (2^3 er 2 i 3. potens)

Du bruger desuden parenteser til prioritering af udtryk efter helt normale regler, dvs. hvisplus og minus skal udføres inden gange og dividere.

Lad os prøve at opstille en regning:

Nu vil vi gerne have en udregning i celle B9 som giver osmomsen af den opstillede regning. Momsen fås ved at gan-ge med 0,25, men inden det sker, skal beløbene for de 3 va-rer lægges sammen, og rabatten skal trækkes fra. Udregnin-gen kommer til at se sådan ud:

=(B3+B4+B5-B7)*0,25

TIP! Når du bygger en formel op som i det foregående, kan det godt blive lidt uoverskue-ligt at finde celleadresserne. For at gøre det lettere kan du bruge musen til opbygning afformlen. Vi prøver lige med den samme formel én gang til.

Start med lighedstegnet. Nu “forstår” Excel, at du er ved at skrive en formel. Skrivdernæst parentesen, og herefter skal celleadressen B3 ind. Det ordner du ved enten atklikke på cellen, eller ved at sende markøren derop med en piltast. Prøv at se i formellini-en. Celleadressen bliver ved at ændre sig, hver gang du klikker på noget nyt. Først når dutaster regnetegnet (plus), er celleadressen endeligt inde. Du kan nu klikke på en ny celle,og derefter taste regnetegnet. Bliv ved på denne måde, indtil hele formlen er bygget op.

Filhåndtering10

FilhåndteringDet følgende har du formodentlig kun brug for, hvis du aldrig har arbejdet med Win-dows 95 før. Metoderne hér svarer fuldstændig til, hvordan du fx arbejder i Word 7.

Dit regneark er altid en del af en projektmappe, hvori der er mindst ét ark. I det følgendebruges ordene fil og projektmappe i flæng. Læs mere om projektmapper på side 43.

Gemme filen/projektmappenNår du har opstillet dit regnskab på skærmen, skal du gemme det. Ellers vil det være tabt,når du slukker for din PC. Giv kommandoen Filer, Gem eller klik på værktøjet Gem.

Du får nu en dialogboksfrem, hvor du i feltetFilnavn indtaster nav-net på din projektmap-pe. Du må du bruge optil 255 tegn, og der mågerne være mellemrum.

Slut med at klikke påGem. Din projektmap-pe gemmes nu.

Alle dokumentergemmes i en mappe.Hvis du vil gemme ien anden mappe endden foreslåede, dob-beltklikker du på map-pens navn i feltet medmapperne. Du kan gået niveau op i mappe-hierarkiet ved at klikkepå værktøjet Et niveauop.

Hvis du forlader Excel - fx ved at give kommandoen Filer, Afslut - eller du vil lukkeprojektmappen med kommandoen Filer, Luk - vil du blive advaret, hvis filen er ændretsiden den sidst blev gemt.

Gemme under et nyt navnHvis du ønsker at gemme en 2. udgave af din projektmappe under et nyt navn - således atdu har 2 originaler med hver sit navn - bruger du kommandoen Filer, Gem som og angi-ver nyt navn. Ellers er fremgangsmåden den samme, som når du gemmer en projekt-mappe for første gang.

Åbne en projektmappe

Filhåndtering 11

Klik på værktøjet Åbn og klik dig frem gennem mapper på samme måde som beskrevet idet foregående under Gemme filen/projektmappen. Dobbeltklik på ønsket filnavn, ellerklik på filnavnet og på Åbn.

Oprette ny projektmappeKlik på værktøjet Ny projektmappe.

Flere projektmapperDu kan godt åbne en projektmappe eller oprette en ny, selvom duhar noget på skærmen i forvejen. Projektmapperne ligger så bare“oven på” hinanden. Skift fra den ene til den anden med komman-doen Vindue. Nederst i menuen klikker du på navnet på den øn-skede projektmappe.

Hvis du ønsker at se alle åbne projektmapper på skærmen sam-tidigt, giver du kommandoen Vindue, Arranger.

Lukke en projektmappeGiv kommandoen Filer, Luk eller klik på det næstøverste krydsoppe i højre hjørne. Du bliver opfordret til at gemme alle de pro-jektmapper, hvor der er foretaget ændringer siden de blev gemt sidst (eller som aldrig harværet gemt).

Afslutte ExcelGiv kommandoen Filer, Afslut eller klik på krydset aller øverst i højre hjørne. Du kanogså afslutte Excel ved at taste Alt+F4.

AutogemDu gemmer selvfølgelig din projektmappe ofte. Hvis der sker ét eller andet - hvis fxstrømmen ryger, eller du selv begår én eller anden brøler, så mister du ikke flere timersarbejde.

Du kan imidlertid også vælge at lade Excel gemme automatisk med et af dig definerettidsinterval. Det gøres med kommandoen Funktioner, Autogem. Allerede når du klikkerpå Funktioner, kan du se om Autogem er slået til. Kommandoen vil stå med et √-mærke.

Hvis kommandoen ikke er der, vælger du ind Funktioner, Tilføjelser. Afkryds Auto-gem. Dette kan gøres, hvis du har foretaget en normal installation.

Når kommandoen Autogem er tilgængelig, og du har klikket på den, kommer du ind i endialogboks, hvor du kan beslutte hvor ofte, Excel automatisk skal gemme dit arbejde.

Du kan også vælge, om det kun er den aktuelle projektmappe, den skal gemme, ellerom det er alle åbne projektmapper. Endelig kan du afkrydse, om Excel skal spørge før dergemmes. Slut med at klikke på OK.

PAS PÅ! For lige at vende tilbage til starten af dette afsnit: Hvad hvis du laver en kæmpebrøler selv? Forestil dig, at du ikke har gemt dit dokument for meget nylig, og du kom-mer til at ødelægge en hel masse formler eller lignende. Og lige efter kommer autogem oggemmer dit møg! Det er mildest talt en irriterende situation! Du skal altså overveje, påhvilken led du vil prioritere sikkerheden. Der er fordele og ulemper ved alting.

Flyt, slet, kopier12

Flyt, slet, kopierMarkereInden du flytter, kopierer, sletter eller formaterer (formatere betyder give et nyt udseende)et område, der er større end én celle, skal området markeres. Du trækker markøren henover det ønskede område med musens knap trykket ned. Du vil se, at de celler, du trækkerhenover, bliver sorte. Du slipper musens knap, når du er tilfreds med din markering.

Hvis du f.eks. vil markere området for det regnskab, du opstillede før, stiller du førstmarkøren i det ene hjørne af den firkant, du ønsker at markere. Det kunne være celle A1.Du trækker nu nedad mod højre, indtil hele regnskabet er markeret - og så slipper du mu-seknappen. Fx i celle B4. Markeringen ser nu således ud:

Du kan også markere et område blot med piltasterne. Duholder Skift (bruges når du vil skrive et stort bogstav) nede,mens du bevæger markøren.

Du kan markere flere områder på én gang. Det kræver blot,at du holder tasten Ctrl nede, når du markerer det næste områ-de. Hvis du ikke holder Ctrl nede, vil den første markeringblive ophævet, når du begynder på den næste.

En markering, du alligevel ikke ønsker, ophæves ved atklikke på en vilkårlig celle eller trykke på en piltast. Hvis du ønsker at fylde et område afsammenhængende celler ud med tal, kan du markere området først. Hver gang du trykkerpå ↵ vil markøren hoppe til en ny celle i det markerede område. På den måde fyldes fx enrække eller en kolonne hurtigt med tal.

FlytteDen traditionelle metode, når man skal flytte noget i et Windows-program er:1. Markér det der skal flyttes (eller placér markøren der, hvis det kun er én celle).2. Giv kommandoen Rediger, Klip (eller tast Ctrl+x).3. Stil markøren dér hvor det ønskes flyttet hen.4. Giv kommandoen Rediger, Sæt ind (eller tast Ctrl+v).

Denne metode kan du altid bruge. Den vil aldrig være forkert, men Excel giver dig ogsået smartere alternativ. F.eks. kan du:

1) Markere området.2) Stille markøren i kanten af det markerede. Den vil nu tage form af en hvid pil. Først

når du ser den hvide pil, er du klar til at flytte.3) Du holder nu musens knap nede, mens du trækker det markerede område hen over

skærmen. Der hvor du slipper, sættes indholdet af det markerede område ind.

Endelig kan du bruge værktøjsliniens knapper:

I stedet for kommandoen Rediger, Klip kan du klikke på

I stedet for kommandoen Rediger, Sæt ind kan du klikke på

Flyt, slet, kopier 13

KopiereDen traditionelle metode, når man skal kopiere en tekstblok i et Windows-program er:1) Markér det der skal kopieres (eller placér markøren der, hvis det kun er én celle).2) Giv kommandoen Rediger, Kopier (eller tast Ctrl+C). Det markerede vil nu være

omkranset af en “levende” stiplet linie.3) Stil markøren dér, hvortil det ønskes kopieret.4) Giv kommandoen Rediger, Sæt ind (eller tast Ctrl+V).

Hvis du vil have den “levende” stiplede linie til at forsvinde, trykker du på tasten Esc(kan hedde Escape). Så længe den stiplede linie er der, kan du kopiere det, den omkran-ser, ved at stille markøren på stadig nye steder - og taste Ctrl+v.

Denne metode kan du altid bruge. Den vil aldrig være forkert, men lige som når duflytter indholdet af et markeret område, giver Excel dig også her et smart alternativ.1) Marker området.2) Stille markøren i kanten af det markerede. Den vil nu tage form af en hvid pil. Først

når du ser den hvide pil, er du klar til at kopiere.3) Du holder nu tasten Ctrl og musens venstre knap nede, mens du ganske enkelt trækker

det markerede område hen over skærmen. Der hvor du slipper, sættes kopien ind.Endelig kan du vælge at foretage din kopiering ved hjælp af værktøjsliniens knapper:

I stedet for kommandoen Rediger, Kopier kan du klikke på

I stedet for kommandoen Rediger, Sæt ind kan du klikke på

Nem kopieringLæg mærke til, at markøren i regnearket har et “håndtag”.

Du kan nemt og hurtigt kopiere cellens indhold ned-ad eller mod højre ved at

1) “røre” ved håndtaget med musemarkøren (uden

at trykke på knappen) - den får nu form af et +2) trykke museknappen ned og holde den nede,

mens du trækker enten nedad eller mod højre

Resultatet kommer til at se sådan ud:

Smart ikke? Men det bliver bedre endnu! For nu forestillervi os, at du vil lave dit regnskab for årets 6 første måneder.Så du flytter lige hele molevitten en række nedad (se af-snittet om at flytte), og sletter de overflødige ialt. Over tal-lene i kolonne B skriver du: jan (eller Jan eller Januar el-ler Måned 1).


Og nu kommer det morsomme:

Prøv at “kopiere” jan ind i de 5 celler mod højreved hjælp af håndtaget!

Så sker der følgende:

Når Excel kan se, at der er tale om serier, som giver mening, fylder den selv ud med sti-gende værdier. Lige meget om udgangspunktet er 1-1-1995 eller Januar eller Mandageller Periode 1. Prøv selv de forskellige muligheder.Hvis du i to celler har følgende stående:

og begge celler er markeret - så véd systemet, at intervallet er kvartaler og vil overholdeintervallet, når du fylder ud mod højre. Der vil altså komme til at stå: jan apr jul okt.

TIP! Prøv at skrive John i en celle. Og prøv så at skrive j i cellen nedenunder. Så skriverExcel automatisk John i den nye celle!

TIP! TIP! Du kan selv oprette nye serier. F.eks. kunne det tænkes, at du også ønsker dedanske ugedage eller måneder som serie. Det klarer du sådan:

1. Opstil først listen i en række eller kolonne.2. Markér listen.3. Giv kommandoen Funktioner, Indstillinger.4. Klik på fanebladet Lister.5. Klik på knappen Importer.6. Klik på OK.

Flyt, slet, kopier 15

Din nye liste er nu klar til brug. Prøv et andet sted i regnearket at skrive Mandag. Placérmarkøren på cellen, og træk nedad eller mod venstre i fyld-håndtaget. Så skal du se!

På samme måde kan du oprette lister med danske måneder, og du kan vælge forkortedelister med man, tir, ons osv. - og med jan, feb, mar osv.

Kopiere formlerPrøv at stille markøren i celle B5 - altså der hvor summen for januar skal ind. Summenskal angives med celleadresser, ikke med tal. Indtast nu formlen: =B2+B3↵

I cellen vil du se resultatet afudregningen, og når din markørstår i cellen, kan du samtidig seformlen i formellinien. (Hvisdu dobbelklikker på cellen medudregningen, kommer formlenogså til syne her, så du kan rettei den).

Nu forestiller vi os, at du harlagt nogle tal ind for de øvrige 5 måneder:


Det eneste du nu mangler, for at gøre regnskabet komplet, er at få summen for de enkeltemåneder regnet ud. Det kan du enten gøre usmart ved at taste formlen ind i hver kolonne.Eller du gør det smart ved at kopiere formlen. Tag fat i håndtaget, og kopiér formlen:

Læg mærke til, at selvom formlen godt nok er kopieret, så er den ikke blot en gentagelseaf den første formel. Resultaterne er jo forskellige! Formlen ændrer sig ved kopieringen,således at den summerer de tal, der står ovenover den.

Når formlen =B2+B3 kopieres én celle mod højre, ser kopien sådan ud: =C2+C3.Dette kaldes relativ kopiering, og du har selvfølgelig også en anden mulighed, nemlig ab-solut henvisning, som beskrives i næste afsnit. Standard er altså, at formler ændrer sigrelativt ved kopiering. I stedet for at trække i håndtaget kunne du:

• Kopiere med Rediger, Kopier og Rediger, Sæt ind. Når sidstnævnte kommando gi-ves, skal alle celler, hvortil formlen ønskes kopieret, være markeret.

• Markere cellen med formlen og samtlige tilstødende celler hvortil formlen ønskes ko-pieret - og give kommandoen: Rediger, Fyld, Til højre (eller Nedad).

Absolut henvisningVi prøver lige med et andet eksempel. Du har 3forskellige lån med en månedlig rente på 2%. Duvil gerne se den månedlige rente for hvert af låne-ne. Det kunne du lave sådan:

Formlen vil give et korrekt resultat for det før-ste lån. Men hvad vil der ske, når du kopiererformlen? Jo, den vil simpelt hen komme ud af tritmed procentsatsen, som alle formler jo skullehente ét og samme sted. Prøv selv! Løsningen hedder absolut henvisning - dvs. at celle-adressen ikke forandres ved kopiering. Det gøres ved at indsætte $-tegn foran kolonne- ogrækkebetegnelse (hvis de begge skal låses).

I praksis kan du gøre det ved at stille markøren på den celle-adresse, der skal låses, og trykke på tasten F4. Men du kannaturligvis også blot indsætte dollartegn. Her i eksempletskal kun celle B1 have absolut reference. Når du kopiererformlen, skal den jo netop bruge samme procentsats på nyelånebeløb.

Formlen er nu klar til at blive kopieret!

FortrydIndtastning, sletning, flytning og kopiering, samt andre handlinger, kan fortrydes og gøresugjorte med funktionen fortryd. Klik på værktøjet Fortryd.

Hvis du alligevel ikke vil fortryde, klikker du en gang mere på samme værktøj: An-nuller Fortryd!

Formatering 17

Formatering

Hvad kan man?Spørgsmålet er snarere: Hvad kan man ikke? Du kan få alle slags skrifttyper, i normal,fed, understreget, kursiv og alle størrelser. Du kan få dine tal til at præsentere sig med detantal cifre, du ønsker, og med angivelse af kr. eller udtryk i procent eller...

Hovedprincippet ved formatering er, at du markerer det område, du ønsker at give etnyt og bedre udseende - og foretager ændringen derefter. Du kan enten markere et områ-de på normal vis, eller du kan markere en hel række (eller flere rækker) ved at klikke påtallet til venstre for rækken:

I eksemplet her er der klikket på 5-tallet til venstre. På samme måde kan du markere enkolonne (eller flere sammenhængende).TIP! Du kan markere hele arket ved at klikke i firkanten mellem A og 1!

Når du har markeret det, der skal ændres, er du klar til at foretage ændringen. I de flestetilfælde kan du nøjes med de muligheder, der ligger i værktøjslinien.

Værktøjslinien til formatering

SkriftVærktøjslinien til formatering indeholder disse symboler:

Den første (med teksten Arial) er en listeboks, og den aktiveres ved et klik på pilen tilhøjre i feltet. Her har du mulighed for at vælge skrifttype. Hvilke og hvor mange du fårfrem, afhænger af din installation. I listeboksen ved siden af kan du vælge skriftstørrelse.De næste symboler er

som bruges til Fed, Kursiv og Understreg.

Disse tre symboler bruger du til justering af tekst eller numeriske værdi-er. Venstrejusteret, centreret, højrejusteret.

Formatering18

Det sidste symbol betyder centrering imarkeret felt. Det kan fx være smart atbruge i overskrifter. Lad os prøve den påoverskriften i fakturaen. Start med atmarkere det område, hvor teksten skalcentreres.

Klik på Overskriften er centreret.

De næste knapper bruges til at formatere tal.

formaterer et tal til valuta. Stil markøren på den celle, der skal formateres (ellermarker område) og klik på knappen. 200 bliver da til kr. 200,00

bruges til at få tallet til at fremstå som procent. Tallet 1 vil blive formateret til100%, tallet 0,2 til 20% osv.

viser dit tal som decimaltal. 200 bliver til 200,00.

Prøv at markere alle celler med tal i fakturaen, og klik på komma-knappen. Nu ser regn-skabet lidt bedre ud end før:

Hov! Hvad skete der? Tallet i celle B8 er blevet til en grimrække havelåger! Det skyldes, at der ikke længere er pladstil hele tallet i cellen. Excel vælger at vise det på dennedemonstrative måde, frem for at give dig et forkert og mis-visende tal, hvor der er skåret noget af.

Inden vi går videre med knapperne, må vi lige have gjortkolonne B noget bredere.

1. Stil musemarkøren lige på den lodrette stregmellem kolonnenavnene B og C (i det gråområde). Markøren får herved form af endobbelthovedet pil med en lodret streg igen-nem.

2. Tryk venstre museknap ned - og hold den ne-de.

3. Træk mod højre.4. Slip museknappen, når kolonnen har den øn-

skede bredde.

TIP! I stedet for at trække, kan du dobbeltklikke på den lodrette streg mellem B og C.Kolonnen tilpasses da den celle i kolonne B, der har det bredeste indhold.Rækkernes højde kan justeres på samme måde: ved at trække i den vandrette streg mel-lem to rækketitler (fx. 2 og 3).

Formatering 19

Og vi går videre med knapperne:

bruges til henholdsvis at vise én decimal mere eller én decimal mindre. Forhvert klik får tallet én decimal mere/mindre.

er dit ramme- og stregværktøj. Lad os se lidt på isenkramregnskabet igen. Detville se pænt ud med en streg over totalerne og dobbelt understregning. Mar-kér først området, der skal have en streg over:

Klik dernæst på pi-len ved ramme-kombinations-bok-sen, og vælg sym-bolet for streg for-oven og en dobbeltstreg forneden.

Du kan i dette gallerivælge, hvad du har lyst.Bare gå i gang med ateksperimentere.

er farveladeknapperne. Gør din farveskærm og dit farveprint mereoverskuelige og måske mere festlige. Den første bruges til at vælgebaggrundsfarve i et markeret område, og den anden til at vælgeskriftfarve.

Lad os prøve at gøre fakturaen lidt kønnere. Først ordet faktura. Det skal for det førstevære med skrifttypen Times New Roman, og det skal være størrelse 15 punkt.

1. Stil markøren i celle A1 (selvom overskriften er centreret, hører den alligevel til dencelle, hvor den blev indtastet).

2. Klik på listepilen til højre i feltet (med teksten Arial).3. Kør med elevatoren til du finder Times New Roman, som du så klikker på.4. Vælg størrelse 15 punkt i boksen ved siden af.

TIP! Det er såmænd herligt at sidde og legemed de mange muligheder for formatering.Men nogle gange har du bare ikke tid, og al-ligevel ønsker du et layout der er lidt mereend bare normal skrift og sort-på-hvidt. Tilde situationer kan du bruge kommandoenAutoformat.

Formatering20

1. Markér det der skal formateres automatisk.2. Giv kommandoen Formater, Autoformat.3. Klik på de forskellige muligheder og se i boksen til højre,

hvordan formatet ser ud. Vælg f.eks. Klassisk 2.

Din faktura kommer nu til at se sådan ud (og det er kun én afmange muligheder):

TIP! Værktøjslinealen kan slås til og fra med kommandoen Vis, Værktøjslinjer. I dia-logboksen kan du også med afkrydsning slå Vis værktøjstip til og fra. Værktøjstip er desmå forklarende tekster, der automatisk kommer frem, når du nærmer musemarkøren tilen værktøjsknap uden at klikke på den.

Kopiering af formatVi forestiller os nu fakturaen med endnu et nytformat, som du møjsommeligt har siddet ogfremstillet.

Overskriften Faktura er med stor og fedTimes New Roman. Helt foroven endnu enoverskrift: PC-shoppen. Det skal stå med nøj-agtigt samme format som Faktura. Altså ko-pierer du blot formatet.

1. Stil markøren i cellen, hvis format du vilkopiere.

2. Klik på værktøjet Formatpensel. 3. Klik på den celle, formatet skal kopieres til (eller træk musemarkøren henover, hvis

det er flere celler).

Sletning af formatDu kan vælge at sætte en celle tilbage til neutralt format ved at1. stille markøren i cellen (eller markere cellerne)2. give kommandoen Rediger, Ryd, Formater.

TIP! Hvis du har ændret formatet i en celle eller et område, kan du fortrydehandlingen ved at klikke på fortryd-værktøjet

Formatering 21

Dit eget talformatDe fleste vil nok kunne få tallene til at se nogenlunde ud som ønsket ved hjælp af knap-perne i værktøjslinjen, men selvfølgelig kan der opstå en situation, hvor du ønsker at de-finere dit talformat selv.

Lad os sige, at du regner med norske kroner, som skal stå i regnearket med NOK foranog to decimaler. Du indtaster tallet 5 i en celle, markøren står i cellen, og derefter vil duformatere det som NOK 5,00.

Giv kommandoen Formater, Celler. Kig lidt på dialogboksen. Du er kommet ind underfanebladet Tal - men som du ser, kan du også her formatere justering, skrifttype, ramme,mønstre og beskyttelse.

Du kan med andre ord bruge denne kommando i de situationer, hvor du ønsker en såspeciel formatering af celler, at knapperne på værktøjslinjen ikke er nok. Her er det et tal,vi skal formatere, så vi bliver her under fanen Tal. Til venstre i dialogboksen har du feltetKategori. Her vælger du, hvilken type tal, du vil formatere.

Klik på kategorien Tilpas, som står nederst. Derefter klikker du i feltet Type.Formaterne er opbygget omkring et semikolon. Før semikolon står formatet for positivetal. Efter semikolon står formatet for negative tal.

# symboliserer, at cifferet vises, hvis det bærer en værdi. 0 symboliserer, at cifferet al-tid vises. Punktum er tusindgruppeadskillelse og komma er decimaltegn. Farve angives ikantede parenteser, fx. [Rød] ved de negative tal. Hvis tallet skal ledsages af en tekst, fx.kr, skrives teksten simpelthen dér, hvor du ønsker den.

I feltet Type indskriver du dit eget format. Når du er færdig med at definere koden,klikker du på OK.

Sådan bruger du talformatetDit format kan bruges overalt i projektmappen.1. Stil markøren på det tal, der skal formateres som norske kroner.2. Giv kommandoen Formater, Celler. Du skal ind under fanebladet Tal.3. Klik på den kategori, det ønskede format tilhører. Hvis du har fulgt eksemplet, klikker

du på kategorien Tilpas.4. Rul ned til - og klik på - den ønskede formateringskode i højre side - og på OK.

Husk også, at du kan bruge formatpenslen til at gentage et format (se side 20).

Formatering22

DatoformaterEt emne for sig er dato-formater. Hvis du i entilfældig celle indskriverværdien 1-1, vil du se, atdet automatisk formate-res som en dato: 1-jan (iår). Prøv at vende tilba-ge til den samme celleog indtaste tallet 850. Såsnart du trykker på ↵ fårdu datoen 29-apr. Hvader nu det? Prøv igen atstille markøren på cellen- og giv kommandoenFormater, Celler. Du ser, at der er valgt et datoformat (under Tilpas) - og du kan natur-ligvis vælge et andet format, hvis du ønsker det. Prøv fx at klikke på kategorien Dato.Vælg et format, der viser året. Du vil i så fald se, at der er tale om 29. april 1902. En hil-sen fra fortiden!

Hvis du gik ind og valgte ét eller andet “normalt” talformat, ville du igen få værdien850. Det vil altså sige, at tallet 850 svarer til datoen 29. april 1902. Forklaringen er, atExcel har serienumre indlagt for datoer, startende med 1, som svarer til den 1. januar1900. Herfra tælles der op. I skrivende stund har vi den 30. marts 1996, som svarer til se-rienummeret 35154. Når du skal bruge en dato, indtastes den som vist med bindestreger,og derefter formateres den, som du ønsker.

Husk at du kan oprette din egen kalender ved at kopiere med fyld-håndtaget, seNem kopiering s. 13.

Mere om formaterSe Typografier s. 45, hvordan du kan gemme dine formater som typografier, og blandtandet dermed få muligheden for at rette formater med tilbagevirkende kraft!

Tegninger og pyntSidst jeg havde Matisse på besøg, tegnede han lidt i min Ex-cel - bare for at vise, at det kan lade sig gøre. Resultatet serdu her.

Verdens eneste næsten originale Matisse udført i Excel. In-den han tegnede, gik han ind og hentede værktøjslinjen tiltegning: Han klikkede på værktøjet tegning. (Alternativ: Givkommandoen Vis, Værktøjslinjer, afkryds Tegning og klikpå OK).

TIP! Det gælder helt generelt for værktøjslinjer, at du selv kan bestemme, om de skalhænge og svæve som selvstændige “vinduer” nede i arbejdsområdet, eller om de skal ståpænt og nydeligt sammen med de andre værktøjslinjer oppe i toppen. Hvis du vil udskilleen værktøjslinje oppe fra værktøjsområdet som selvstændigt “vindue”, stiller du muse-markøren i værktøjslinjen. Den må ikke røre ved noget værktøj, den skal stå et sted overeller under knapperne.

Formatering 23

Tryk venstre museknap ned, og hold den nede, mens du trækker værktøjslinjen nedad. Dukan tydeligt se en markering af værktøjslinjen på skærmen. Når du slipper museknappenet sted i arbejdsområdet, vil din værktøjslinje stå, hvor markeringen viste.

Når du ikke vil se på værktøjslinjen mere, lukker du den af på samme måde som ethvertandet vindue (hvis den står som et vindue) - eller du giver kommandoen Vis, Værk-tøjslinjer og fjerner afkrydsningen for Tegning - og klikker OK.

Du kan ligeledes trække en værktøjslinje, der ligger og flyder i arbejdsområdet, op tiltoppen af skærmen. Stil markøren på værktøjslinjens titelbjælke. Tryk venstre museknapned, og hold den nede, mens du trækker markøren opad. Slip, når markøren har nået no-genlunde det sted, hvor værktøjslinjen nu skal være. Du bestemmer selv, om den skal væ-re over eller under de andre værktøjslinjer. Det er simpelt hen et spørgsmål om, på hvilketsted, du slipper museknappen.

Sådan tegner duDe første 5 værktøjer (fra venstre) bruges til: streg, rektangel,elipse, bue og kombinationstegning. Det kan du forrestenselv finde ud af ved at stille markøren på de enkelte værktø-

jer uden at klikke. Så kommer værktøjstippet frem i form af en lille tekstramme, der sigerværktøjets navn.

Knapperne fungerer på den måde, at du klikker på udvalgt symbol, og derefter kan dutegne figuren i arbejdsrådet ved at trykke venstre museknap ned der hvor tegningen skalbegynde, trække markøren til der hvor tegningen skal ende, og slippe museknappen. Nårtegningen er markeret, dvs. du kan se håndtagene rundt om den, kan du trække i håndta-gene for at ændre størrelsen på tegningen. Hvis du holder tasten Skift nede, mens du træk-ker i håndtagene, beholder stregen sin retning. Tilsvarende beholder kassen/cirklen sineproportioner, hvis det er hjørnerne, du trækker i.

Du markerer tegningen ved at klikke på den, når din musemarkør er en hvid pil.Værktøjet kombinationstegning fungerer på den måde, at du tegner en streg, og klik-

ker én gang for at ændre retning. På den måde kan du tegne ret frit. Når du dobbeltklik-ker, er stregen afsluttet.

Værktøjet tekstboks bruges til at påklistre rammer medtekst i regnearket. Du kan formatere teksten som det pas-ser dig, og flytte/ændre rammen ved at klikke på den med

musemarkøren (skal have form af hvid pil) og trække i håndtagene.Skyggeeffekten på den viste tekstboks er lavet med værktøjetskygge ude til højre i værktøjslinjen.

Matisse-originalen, som du så i starten i kapitlet, er lavet med værktøjet fri-håndstegning.

Tja, der er nok at gå i gang med! Prøv dig frem med de forskellige knapper. Disse mulig-heder kan få betydning for dig i mange sammenhænge - fx. ved udformning af trykteformularer, hvor du lægger vægt på et godt layout. Se kapitlet Udskrift s. 40 for videreinspiration.

Formler og funktioner24

Formler og funktioner

ReferenceCellereferencer kan være relative eller absolutte. Absolut henvisning markeres med et$-tegn. Se slutningen af kapitlet Redigering af blokke.

Navngivne cellerSammensætning af formler kan blive en uoverskuelig affære i et stort regnskab. Ofte skaldu sidde og finde/klikke på den ene intetsigende celleadresse efter den anden, og så enderdet måske med, at der er fejl i formlen!

Forestil dig følgende regnskab:

Dette er endda kun en simpel opstilling.Fomlen er OK, men den ville være nemmereat tyde, hvis der stod:

=Lånebeløb*Rentesats/Årlige_terminer

Et Navn oprettes nemmest på denne måde:

1. Marker de celler, der skal navngives, her A1:B4. Hvis der til venstre eller over cellerstår brugbare navne, medtages disse i markeringen.

2. Giv kommandoen Indsæt, Navn, Opret.

Da du allerede har markeret ledetekster og tal, "ved"Excel, at cellerne med tal (til højre i det markerede)skal opkaldes efter cellerne med tekst (til venstre idet markerede). Derfor er der hak i feltet Venstrekolonne. Du accepterer dette ved at klikke på OK.

Prøv en gang nu at klikke på celle B1. Oppe tilvenstre, hvor du normalt ser benævnelsen for celle-adressen, har du nu i stedet cellens ny navn: “Lånebeløb”.

Prøv at klikke på tallene ét for ét - dehar alle fået navn efter ledeteksten tilvenstre for dem. Også resultatcellen!

Prøv nu at slette formlen i celle B6.Vi vil indskrive den på ny:

=Lånebeløb*Rentesats/Årlige_terminer

Denne formel er meget nemmere at forstå, hvis du vender tilbage til et regneark, du ikkehar kigget på i lang tid!

Formler og funktioner 25

FunktionerUd over at du selv kan opbygge formler med de kendte regnearter, kan du benytte dig affunktioner, der på forhånd er programmeret ind i regnearket. Disse funktioner giver digmulighed for udregninger, som enten ville tage lang tid selv at konstruere, eller som dunormalt slet ikke kan opstille. F.eks. ydelse på et annuitetslån, hvor du ud fra oplysningom lånstørrelse, løbetid, antal årlige terminer og rentesats kan udregne den faste ydelsepr. termin.

De indbyggede funktioner er mangfoldige og er delt op i matematiske, statistiske, fi-nansielle osv. Mht. opbygning er de dog bygget op over samme læst, og en praktisk tryl-leknap hjælper dig til den korrekte opbygning.

Den nemmeste funktion er sum-funktionen, så den starter vi med.

1. Opstil nogle tal under hinanden.2. Klik på cellen under din lille talkolonne.3. Klik på sumværktøjet, og straks har du summen under tallene. Formlen er ikke

=B1+B2+B3. Den har et helt andet udseende: =SUM(B1:B3)

TIP! Når du har klikket på SUM-værktøjet, omgives de celler, Excel tror, du vil læggesammen, af en “levende” stiplet linie. Hvis du er uenig med Excel, markerer du med mu-sen den blok af celler, du vil summere.

Fælles for funktionerne er:• de starter med lighedstegn• dernæst kommer funktionens navn (fx SUM)• funktionens variable og parametre står i en parentes, adskilt af enten kommaer (som

betyder “og” eller adskiller variable) eller kolon, (som betyder “fra-til”).

Guiden FunktionNår du skal indsætte en formel, betaler det sig at bruge Guiden Funktion.Klik på knappen.

Du bliver nu ført gennem en række valg, hvor du svarer på de spørgsmål, programmetstiller. Hver gang du kommer i tvivl, kan du hente yderligere vejledning ved at trykke påtasten F1 for hjælp.

Læg mærke til, at du i venstreside kan vælge de funktioner, derer til rådighed i højre side.Øverst kan du klikke på Senestanvendt og dermed kun se defunktioner, du sidst har brugt. Dukan også klikke på Alle, hvilketvil gøre listen i højre side megetlang, men ellers har du det i dia-logboksen viste udvalg.

Hvilke smarte ting kan du sålave med disse funktioner? I detfølgende får du nogle eksempler.


Finansielle funktionerHer skal du få et eksempel, som du kan bruge til udregning af et annuitetslån - som al-mindelige mennesker normalt ikke kender nogen metode til at udregne. Det kan værepraktisk at kunne regne på, hvad man præcis kommer til at sidde for i en ny bolig ellerandet, som er baseret på et lån med fast rente og fast ydelse, kort sagt et annuitetslån.Formlen ser således ud:

=YDELSE(Rente;Antal terminer;Lånebeløb)

Der er yderligere to parametre, nemlig fv (fremtidsværdi) og type. De bruges hvis manikke vil betale helt ned til nul, eller hvis man betaler i starten af en termin i stedet forslutningen. Disse to sidste parametre udelades normalt.

Lad os tage lånet fra før:

Denne gang har vi sat teksten Ydelse på for ne-den. I celle B6 vil vi have en funktion ind, der ud-regner annuitetsydelsen på lånet.

1. Markøren står i den celle, hvor resultatet ønskes 2. Klik på Guiden Funktion. 3. Vælg Finansielle i boksen til venstre, og kør ned med elevatoren til funktionsnavnet

YDELSE i boksen til højre.4. Klik på Næste.

Du får nu denne dialogboks:

Husk: Indsæt ikke tal - brug celleadres-ser! Du kan flytte vinduet rundt, hvisdet skygger for de celler du vil have fatpå. Træk i den mørke bjælke foroven(hvor der står Guiden Funktion) medmusen.

Den første variabel er rentesatsen.Klik i boksen rente, og klik dernæst påden celle i regnearket, hvor rentesatsener skrevet. I det viste eksempel er detcelle B2. MEN: Der bedes om rentenpr. periode. Cellen indeholder en rentesats pro anno. Af opstillingen fremgår det, at der er2 terminer om året. Rentesatsen skal derfor divideres med antal terminer om året for at fådet, guiden beder om: rente pr. termin. Altså skal der i første felt, hvor du har fået celle-adressen B2 “klikket ind” yderligere stå et divisionstegn, efterfulgt af den celleadresse,hvor antal årlige terminer står (B4):


Måske virker det lidt overdrevet meddisse celleadresser...men forestil dig, atforudsætningerne for lånet siden æn-dres. Så skriver du bare de nye tal indforoven i regnskabet, og formlen vilstraks udregne den nye ydelse.

Nå, vi må videre: Klik i feltet nper(antal perioder). Der er i vort lån her 2terminer på et år. Altså skal antallet afår ganges med antallet af terminer pr.år:

Endelig skal du klikke i feltet nv (now value, nu-værdi), som er selve lånebeløbet. Detstår i celle B1.

Nu er du klar til at indsætte funktio-nen. Klik på Udfør.

Optager du et annuitetslån på 7000 kr. til en rente på 14,5% over 4 år og med 2 årligeterminer, er den halvårlige ydelse 1.183,66 kr. Denne ydelse angives som et negativt tal,men fortegnet kan vendes til plus - det ser du et eksempel på om lidt.

Nu har du faktisk en meget sjov lille model, som kan bruges til alle annuitetslån. Gemden som en slags maske, og brug den når som helst, det er relevant. Du kan til enhver tidoverskrive lånebeløb, rentesats, løbetid og antal terminer. Den korrekte ydelse vil omgå-ende blive udregnet af funktionen!


Matematiske funktionerNår du skal indsætte en matematisk funktion, bruger du Guiden Funktion.

Klik til venstre i dialogboksen på Mat og trig. Du får nu en liste frem i højreside med udelukkende matematiske og trigonometriske funktioner. De fleste hardu normalt ikke brug for til almindelige budget- og regneopgaver, men de kan være nytti-ge, hvis du arbejder med matematik. I så fald henviser jeg indtil videre til programmetsudmærkede hjælpefunktion (se side 6).

Vi andre bruger stort set disse:

ABS ...........................giver den absolutte værdi af et tal. Den absolutte værdi af 2 er 2.Den absolutte værdi af -2 er også 2.

AFKORT ...................afkorter et tal til et heltal. Skærer altså decimalerne af. Når du reg-ner videre med tallet er decimalerne ikke længere med!

AFRUND...................afrunder et tal til et angivet antal decimaler. Modsat AFKORT run-des der op eller ned. Bruger du tallet videre, regnes der med den af-rundede værdi!

POTENS ....................giver resultatet af et tal opløftet til en potensPRODUKT ................ganger argumenterneREST .........................giver restværdien fra divisionSUM...........................lægger argumenterne sammen. Denne bruges, når du

betjener dig af sum-værktøjet.TÆL.HVIS.................Tæller antallet af værdier, der opfylder et bestemt kriterium.

I det følgende gives et eksempel på brugen af de matematiske funktioner.

Absolut værdiFormlen =ABS(tal) skal nævnes her, fordi den kan være nyttig som eksempel i forbindel-se med den ydelse, du regnede ud i det foregående. Ydelsen havner i dit regnskab som etnegativt tal. Måske vil du have ydelsen uden minus foran.

1. Dobbeltklik i cellen med ydelsen.2. Rediger formlen så den nu kommer til at se sådan ud:3. =ABS(YDELSE(B2/B4;B3*B4;B1))4. Resultatet i cellen vil nu blive positivt. Læg mærke til, at parenteserne for funktionen

ABS helt omslutter den anden formel.

Resultatet er, at du nu får ydelsen ud som et positivt tal.

Statistiske funktionerIgen gælder det, at der findes et hav af funktioner, som ingen almindelige mennesker no-gen sinde vil bruge. De mest almindelige er:MAKS........................Returnerer den maksimale værdi fra en liste med argumenter.MIDDEL....................Returnerer middelværdien (gennemsnittet) af argumenterne.MIN ...........................Returnerer den mindste værdi fra en liste med argumenter.TÆL...........................Tæller antallet af tal på en liste med argumenter.


Maksimum, minimum, gennemsnitHer ser du en opgørelse over antallet af mål for forskellige sportsklubber i en periode:

Vi ønsker nu at indføre lidt statistik til højre. Her kan funktionerne MAKS, MIN ogMIDDEL bruges. I funktionens parentes angiver du det område, funktionen skal gældefor, men det giver sig selv, når du bruger Guiden Funktion.

Vi starter med at finde det højeste antal mål, der har være scoret i perioden. Værdienskal stå i E2.

Placér markøren i celle E2 og klik på Guiden Funktion.

Kør med “elevatoren” nedad i denhøjre rude, indtil du kommer tilMAKS.

TIP! Du er hurtigt nede veddem der begynder med M, hvis dustarter med at taste et M. Dernæstklikker du på MAKS. Klik påNæste.

Læg mærke til, at du i dialog-boksen kan indsætte værdier i tofelter: tal1 og tal2. tal1er frem-hævet fordi den skal udfyldes -tal2 er frivillig.

Udfyld feltet tal1 ved at klikke i det. Markér området med målene med musen (du kanogså skrive celleadresserne, hvis du har lyst til at taste lidt). Klik nu på Udfør - og form-len bliver indsat.

Prøv på samme måde at indsætte formler for MIN og MIDDEL:


TÆL og TÆL.HVISTÆL og TÆL.HVIS kan være ganske smarte. TÆL bruges til at optælle antallet af celleri det angivne område, der indeholder værdier:

TÆL.HVIS bruges til at optælle, i hvor mange af cellerne en bestemt værdi findes. Lad ossige, at vi ønsker at vide, hvor mange af klubberne, der har scoret mere end 20 mål i denangivne periode.

Denne funktion kan som alle andre indbyggede funktioner vælges vha. Guiden Funk-tion. Den findes i kategorien Mat og trig. Men du kan også prøve at indsætte den uden atbruge guiden. Indtast blot direkte i cellen (husk lighedstegnet):

=TÆL.HVIS(område;”kriterium”)

Husk: Kriteriet skal i anførselstegn.

Lad os prøve med eksemplet: Hvor mange af klubberne har scoret mere end 20 mål?

Se formlen foroven. Enkelt og effektivt!


Logiske funktionerEt udsagn har en sandhedsværdi - enten er det sandt eller falsk. Matematiske udsagn eropbygget medsåkaldte operatorer, dvs.

= lig med> større end< mindre end>= større end eller lig med<= mindre end eller lig med<> forskellig fra

Logiske funktioner har med udsagn at gøre. I det følgende vil du se, hvordan du kan fåglæde af den mest anvendte af de logiske funktioner: IF-funktionen. Den bruges til at for-grene en formel, således at én af to handlinger udføres, afhængigt af sandhedsværdien afet nærmere defineret udsagn. Hvad kan man så bruge det til? Jo, man kan f.eks.:• Få en tekst til at komme frem, hvis et bestemt tal kommer under en bestemt værdi, fx.

teksten “NOTABENE: UNDERSKUD!”• Få en funktion til at foretage én af to (eller flere) udregninger. Hvis skatten fx udreg-

nes afhængigt af, hvor mange kroner der er tjent, kan du få formlen til først at “smage”på indtægten, og dernæst sige: “Javel, der er tjent under 167.000 kr., så er det udreg-ning 1 vi foretager, ellers er det udregning 2!” Samme formel kan selvsagt kopieres,og vil i hvert tilfælde foretage én af to udregninger, afhængigt af indtægtens størrelse.

HVISFunktionen ser således ud:

=HVIS(udsagn;sand;falsk)Det skal forstås sådan:

udsagn Foretager en test, fx. A5 < 2sand Skal gøres/vises, hvis udsagnet er sandt.falsk Skal gøres/vises, hvis udsagnet er falsk.

Opstil fx et regnskab over indtægter og udgifter i årets første 6 måneder. Med uregelmæs-sige indtægter og udgifter er der måske underskud i nogle måneder. Ud for sådanne må-neder ønskes teksten underskud.


Placér markøren i celle E2 og klik påknappen Guiden Funktion.

Vælg Logisk og HVIS.Klik på Næste.

Udfyld boksen logisk_testTil vores opgave skal vi teste, om der ikolonnen Tilbage står et negativt tal.

Det gør du med udsagnet D2<0(husk: det er et nul, ikke et O som Ole).Dette udsagn kan enten være sandt ellerfalsk. Lige nu er det falsk, hvilket dia-logboksen tydeligt gør dig opmærksompå. Men når først du kopierer formlen,kan den gå hen og blive sand nogle ste-der.

Hvis det er sandt, at der i celle D2 ståret negativt tal, skal funktionen skriveordet UNDERSKUD.

Det skriver du i feltetværdi_hvis_sand.

...og hvis det er falsk, at der i celle D2står noget, som er mindre end nul, ja såskal funktionen simpelt hen give tekstenOK.

Det skriver du i feltetværdi_hvis_falsk.

Så er du klar til at klikke på Udfør.


Resultatet er, at funktionen udskriverteksten OK. Det skal den også - tallet iD2 er ikke mindre end nul.

Prøv nu at kopiere funktionen til de øv-rige celler i kolonne E (ved at “trække ihåndtaget” som beskrevet s. 13).

Du ser nu, at i celle E4 udskriverfunktionen en anden tekst - fordi beløbeti D4 er mindre end nul.

Dette er et grundlæggende eksempel, men overvej f.eks., at du i stedet for blot at få funk-tionen til at udskrive en tekst, også kan få det til at foretage en udregning, og så bliver detførst rigtig sjovt!

Forestil dig, at du skal afspadsere dit overarbejde. Din arbejdsplads giver dig halvandentimes afspadsering for hver time du overarbejder. MEN: hvis du overarbejder mere end 3timer på en dag, får du 2 timers afspadsering for hver times overarbejde fra og med 4.overarbejdstime. Altså: første 3 timer ganges med 1,5 og øvrige timer med 2.

Gå ud fra følgende opstilling:

TIP! Datoerne indsættes således: Tast simpelthen 1-1 (husk: det er 1-taller, ikke L) i celle A2.Dette formateres automatisk som dato. Hvis duer utilfreds med formatet, vælger du et passendedatoformat efter at have klikket på Format,Cells. Se også s. 22

Formlen, der omregner overtimerne til afspadsering, skal først “smage på” overtimer-ne: Er der mere end 3? Nogle gange ja, andre gange nej, og det er to forskellige udreg-ninger, der skal foretages.

Hvis der er mindre end eller netop 3 timer, skal overtimerne ganges med 1,5.Hvis der er mere end 3 timer, skal der afspadseres 4,5 timer for de første 3 timer, og deøvrige timer skal ganges med 2.


Formlen ser således ud:=HVIS(B2<=3;B2*1,5;4,5+(B2-3)*2)

Vi lader den stå et øjeblik. Læs den stille og roligt fra venstre. “Hvis tallet i B2 er mindreend eller lig med 3, så skal det ganges med 1,5 - ellers skal der gives 4,5 afspadserings-timer for de første 3 timers overarbejde plus at hver time, der ligger ud over 3 timer, skalhonoreres med 2 timers afspadsering.”

Ak ja, en gang imellem skal man lige fordøje den et par gange. Prøv at indtaste funktio-nen, og kopiér den derefter nedad.

Mere om funktionerDette er langt fra den udtømmende historie om indbyggede funktioner i Excel - men deter helt sikkert nok til, at du kan komme i gang og måske selv gå på opdagelse i mulighe-derne. Hvis du vil mere til bunds i emnet, kan du finde mere avancerede eksempler ihæftet Videre med Excel.

Redigering af funktionerDu kan bruge Guiden Funktion til at redigere en funktion, der allerede er indsat. Placérmarkøren i cellen med funktionen - og klik på Guiden Funktion. Du kan nu redigerefunktionen i dialogboksen.

Senest anvendtI funktions-dialogvinduet kan du vælgefunktionskategorien Senest anvendt.Den giver dig mulighed for at vælgemellem de funktioner, du ofte bruger.

Lister og kartoteker 35

Lister og kartotekerExcel har en række funktioner, som gør at du kan bruge dit regneark som en lille data-base. F.eks. til kartotek, fakturasystem eller oversigt over din CD-samling.

Traditionelt kalder man denne anvendelse for “database”, men det er klart, at det ikkehar ret meget med en professionel database at gøre. Den største forskel er umiddelbart, atman ikke i Excel kan få flere tabeller til at spille sammen (således at fx et kundenummer“henter” kundens navn og adresse).

Dette eksempel er et kartotek over naturfredningsforeningen i Gåserød og Sandholt. Herkan vi holde styr på medlemmernes navn, adresse, telefonnummer, samt om det enkeltemedlem er aktivt eller passivt.

Kartoteket kan blandt andet bruges til brevfletning i Word (eller eventuelt andre tekst-behandlingsprogrammer), og i forbindelse med brevfletningen kan vi endda foretage ud-valg/filtreringer direkte i Word.

Du kan selvfølgelig også filtrere listen i Excel - fx kan du vælge, at du kun vil se de pas-sive medlemmer på skærmen.

Med i listefunktionen er nem sortering og mu-lighed for anvendelse af en brugervenligskærmformular, der viser dig ét medlem påskærmen ad gangen med samtlige oplysningerom medlemmet. Her kan du så også søge efteret bestemt medlem, og du kan indtaste, redige-re og slette medlemmer. Alt i alt en ikke uef-fen samling funktioner, der kan laves til etsmart lille “system”, hvis man forstår at brugedet.

Grundlæggende reglerMine råd er:• Læg kartoteket i projektmappens første (øverste) ark .• Start med kartoteket i celle A1.• Undgå tomme kolonner/rækker.• Skriv kolonnetitler med fed skrift, alt andet med normal. Det gavner overskuelighe-

den.

Oprettelse af kartoteketI Ark1 i en nyoprettet projektmappe indskriver du først titlerne på listens kolonner:

Din liste er nu grundlagt og klar til indtastning af medlemmer! Det kan du gøre enten vedat skrive oplysningerne i kolonnerne, eller du kan med det samme anvende skærmformu-laren. Da det er noget nyt og spændende, vil vi selvfølgelig straks prøve det!

Lister og kartoteker36

Stil markøren i celle A2 som vist på illustrationen (eller et hvilket som helst sted i områ-det A1:F2). Klik på kommandoen Data og vælg Formular. Excel spørger nu:

Excel vil gerne vide, om detekster, der står i række 1, skalbetragtes som titler. Det kan duroligt svare OK til.

TIP! Hvis du allerede har indtastet mindst ét medlem OG der i mindst én kolonne, hvordatatypen ikke er tekst, findes tal, slipper du for dette spørgsmål. I dette tilfælde kan Ex-cel nemlig selv se, at teksterne for oven må være titler. Det kunne være en kolonne medfx Alder. I sådan en kolonne ville teksten Alder stå i øverste række, og i alle andre cellerderunder ville der stå et tal. Men OK, alt i alt må det konkluderes, at det er svært at gøredet forkert.

Du er nu klar til at indtaste detførste medlem. Markøren står ogblinker i første felt: Fornavn.Indtast et fornavn. Og gå videre tilnæste felt med TAB-tasten, ikkeRetur.

Du går baglæns, altså til fore-gående felt, med tastkombinatio-nen Skift+TAB.

Når du er færdig med at indta-ste medlemmet, klikker du på Nyog er klar til næste medlem.

Når du ikke vil taste flere ind,klikker du på Luk.

Nu tænker vi os altså, at du har været rigtig flittig og lagt alle medlemmerne af Gåserød-Sandholt Naturfredningsforening ind:

Her ligger de så hulter til bulter, men du kan sortere og filtrere dem, som du har lyst til.


SorteringDu har 2 værktøjer til sortering:

til stigende sortering.

til faldende sortering.

Placér markøren i den kolonne, du vil sortere efter, og klik på den ønskede sortering.

Prøv skiftevis at stillemarkøren i forskelligekolonner og sorterestigende og faldende.Når kartoteket er somdu ønsker det, huskerdu selvfølgelig atgemme projektmap-pen med kommandoFiler, Gem.

SøgningDu kan bruge formularen til at søge efter et bestemtmedlem. Giv kommandoen Data, Formular. I for-mularen klikker du på Kriterium.

Du søger efter et medlem, som hedder Thorsentil efternavn. Navnet skriver du i feltet Efternavn.Klik på Find forrige og Find næste indtil du harmedlemmet på skærmen.

Klik på Formular for at vende tilbage til normalformularvisning.

TIP! Du kan bruge matematiske operatorer, fx < og> til dine søgninger.

Hvis du vil søge efter et medlem, hvis navn begynder med “Th”, angiver du blot dettesom kriterium.

Du kan også søge efter alle medlemmer, hvis navn ender med “sen”. Hertil bruges enstjerne - du angiver kriteriet: *sen

AutofilterLad os vende tilbage til den nøgne liste uden formular. Den har du mulighed for at segennem forskellige filtre, således at du kun ser et udvalg af medlemmerne.

Giv kommandoen Data, Filter, Autofilter (husk markøren skal befinde sig i listen).Straks fremkommer der kombinations-pile i dine kolonnetitler:

Lister og kartoteker38

Nu vil vi kun se medlemmerne fra Sandholt! Klik på pilen ved Postdistrikt.

Du kan nu vælge mellem:

(Alle)..........................Alle medlemmer.(De 10 øverste) .......De øverste/nederste elementer eller procent i listen. Kun tal.(Bruger...) .................Udvalg nærmere defineret af dig selv.9000 Gåserød..........Alle medlemmer med postnummer 9000 Gåserød.9200 Sandholt .........Alle medlemmer med postnummer 9200 Sandholt.(Tomme) ...................Alle medlemmer, hvor der ikke er indtastet noget postnummer.(Ikke tomme) ............Alle medlemmer, hvor der er indtastet et postnummer.

Klik i første omgang på 9200 Sandholt. Alle andre medlemmer med andet postnummersorteres nu fra!

Når du igen vil se alle dine poster, klikker du igen på listepilen, og dernæst på (Alle).

Brugerdefineret autofilterVi vil nu gerne se alle medlemmer, hvis efternavn begynder med J og ender med -sen.

Klik nu på listepilen vedEfternavn. Klik derefter på(Bruger...) Du får nu endialogboks frem, hvor du tilvenstre kan angive ligheds-eller ulighedstegn, og til høj-re hvad feltet skal værelig/ulig med. I dialogboksenkan du også læse, hvordandu bruger tegnene * og ?.

“Alle efternavne der be-gynder med J og slutter med-sen” angives således:

Klik på OK, og dit kartotek er filtreret til kun at vise de ønskede medlemmer. Når du igenvil se alle medlemmer, klikker du på listepilen, og derefter på (Alle).


Brevfletning i WordEt navnekartotek i Excel er velegnet til brevfletning i Word. Brevfletning vil sige udskriftaf et enslydende brev til mange forskellige, hvor den enkeltes navn, adresse mv. indsættesi brevet. I Word opretter du et standardbrev med kommandoen Funktioner, Brevflet-ning. Først opretter du hoveddokumentet. Når du skal udpege den navneliste, som skallevere data, klikker du på Vælg Data og Åbn datakilde.

Nederst i dialogboksen, i feltet Filtype, skal du angive, at du ønsker MS Excel-regneark(*.xls). Gå ind i listen over muligheder ved at klikke på listepilen.

Og så klikker du dig simpelt hen frem til dit regneark - og klikker OK.

Hvis du har fulgt de råd, jeg gav på s. 35, vælger du Hele regnearket.Du kan nu indsætte fletfelter i dit hoveddokument.Yderligere oplysning om brevfletning findes i hæftet Word7 på x og tværs.

Liste med beregnede felterI din database kan du naturligvis også have felter, der foretager en beregning. Hvis du op-stiller en liste, der kan håndtere fakturaer, kan du få den til at udregne moms mv.

Her er der indsat formler i kolonne G og H.Formlerne kopierer du nedefter i arket sålangt det behøves - fx hundrede rækker, ogde kan altid kopieres videre. Disse felter ernaturligvis ikke tilgængelige, hvis du gårind i formularen.

Når du indtaster en ny post (kartoteks-kort), ser du ikke straks resultatet af de ud-regnede felter. Det indtastede indsættesførst, du trykker på ↵ -tasten eller når du fxbladrer en gang væk fra posten og tilbageigen.

Udskrift40

UdskriftDet er jo nemt nok at udskrive. Du klikker blot på værktøjet udskriv, og straks kommerdet aktive ark i din projektmappe sprøjtende ud af printeren. Med kommandoen Filer,Udskriv kan du desuden specificere, om du evt. vil udskrive flere ark i projektmappen påén gang.

Du kan også vælge først at se udskriften på skærmen. Klik på værktøjet Vis udskrift. Vedat klikke kan du zoome ud og ind.

Din udskrift kommer til at ligne dette. Regnskabet vil ståmere eller mindre oppe i øverste, venstre hjørne af papiret.Umiddelbart kommer gitterlinierne med på printet. På illu-strationen ser du ikke, at der automatisk udskrives sidehovedog sidefod med hhv. filnavn og sidetal.

Lad os se, hvad vi kan gøre for at forbedre det.Mit eksempel i det følgende er en faktura. Hvis du eventuelt kombinerer dette eksem-

pel med en database (s. 35), en skabelon (s. 45) og et par makroer, kan du lave et heltautomatisk system til håndtering af fakturaer, men pas på: lav det ikke alt for finurligt! Såbetaler det sig bedre at bruge en Access database. Se hæftet Start med Access.

Alt hvad der skal udskri-ves med fakturaen, stillesførst op. Anvend formler,rammer, skygger og althvad du ellers kan. Seeventuel kapitlet om for-matering side 17.

Umiddelbart bliver en udskrift af dette som det ovenfor vi-ste, men nu ændrer vi det lidt ad gangen for at nå frem til enpræsentabel faktura. Sidehovedet er “Faktura” og sidefodenindeholder navn og adresse på dit firma.

Der udskrives ikke gitterlinier, og fakturaens indhold ercentreret pænt på papiret.

Ofte vil du være fristet til at gøre den slags med tekstbe-handling, men vær opmærksom på, at Excel ofte er mereegnet til tekstdokumenter af den “lodrette type” - dvs. ske-maer, kolonneopstillinger, mv. foruden selvfølgelig doku-menter med meget talmateriale.

Udskrift 41

Indstillinger

Når du bruger Vis udskrift (sestarten af kapitlet) kan du væl-ge at gå ind i Indstil.

Her klikker du på fanebladene for at ændre forskellige indstillinger.

SideHer indstiller du primært sideoriente-ring, dvs stående eller liggende ark.Vær opmærksom på knappen Indstil-linger i denne dialogboks.

Ændringer af disse indstillinger ergenerelle for din printerindstilling iWindows.

Margener

giver sig selv. Eksperimentér på egen hånd.

Header/FooterKlikker du på listepilen ved Sidehovedeller Sidefod kan du indsætte færdigs-trikkede modeller. Ellers går du ind i Til-pas...-knapperne og ændrer tekst, skrift-type, skriftstørrelse osv. Igen - eksperi-mentér selv. Én ting er sikker: du kan fådet som du vil have det.

Til fakturaen skal du have sidehovedetFaktura med fed skrift, og navn og adres-se på dit firma som sidefod.

ArkHer vil jeg især nævne punktet Gitterlin-jer - som du bruger til at bestemme, omgitterlinierne skal printes. Hvis fakturaenskal printes uden gitterlinier, må der ikkevære hak i feltet. Læg også mærke til mu-ligheden nederst i dialogboksen: Side-rækkefølge. Ved at klikke her, kan dubestemme, i hvilken rækkefølge siderneskal komme, når du udskriver meget storeregneark. Dette er ikke relevant for voresfaktura.

Udskrift42

Margener

I Vis udskrift kan du også vælge at klikke på knappen Margener for oven. Du ser numargenerne som stiplede linier, som du kan flytte med musen.

Udskrift af begrænset områdeHvis du ønsker at udprinte en begrænset del af arket, gør du følgende:

1. Markér det område, du ønsker at udskrive.2. Giv kommandoen Filer, Udskriftsområde, Angiv udskriftsområde. Nu er udskrifts-

området begrænset til den markerede del af arket.3. Udskriv ved at klikke på værktøjet Udskriv.

Du ophæver printområdet igen ved at give kommandoen Filer, Udskriftsområde, Rydudskriftsområde.

Projektmapper 43

ProjektmapperAlle Excel-dokumenter “fødes” som projektmapper med standard 16 ark, og det er så optil dig at ændre på indholdet af hver projektmappe, så den indeholder netop det antal ark,du skal bruge (mindst 1, højst 255). Arkene navngiver du selv - de oprettes fra naturenshånd med de opfindsomme navne Ark1, Ark2 osv.

TIP! Du bestemmer selv, hvor mange tomme ark, nye projektmapper oprettes med somstandard. Vælg Funktioner, Indstillinger, Standard.

Tanken er jo selvfølgelig, at hver projektmappe svarer til en “sag”. Med fx. en database,et budget, delregnskaber, diagrammer mv.

Nederst i dit skærmbillede har du fanebladene i “ringbindet”. Du klikker simpelt hen pådet ark, du vil ind i. Med pilene ude til venstre går du til første/sidste samt et arkfrem/tilbage.

Du bytter om på arkenes rækkefølge ved at klikke på det ark, du vil flytte, holde mu-seknappen nede, og trække arket til ønsket position. Du kan tydeligt se en lille sort pile-spids, der viser, hvor arket vil blive indsat.

Du kan markere flere ark ved at klikke på dem, samtidig med at du holder Ctrl nede.På den måde kan du fx flytte flere ark i én bevægelse.

TIP! Du kan hoppe fra det ene ark til det andet i projektmappen med tastkombinationenCtrl+PageUp og Ctrl+PageDown.

Højre museknapEllers bruger du højre museknap til ændringer i dine ark- det er langt det nemmeste. Klik på det faneblad, du vilændre, og klik dernæst med højre museknap.

Du kan nu fx. indsætte nye, tomme ark, slette det/demarkerede ark eller omdøbe det markerede ark.

Klikker du med højre museknap over pilene helt ude til venstre, fårdu en liste frem over alle ark i din projektmappe. Klik på det ark,du vil ind i.

Projektmapper44

Når arbejdet vokserMåske har du allerede oprettet ark, hvor data breder sig så meget, at du ikke rigtig kanoverskue det hele på én gang, hvilket kan gøre dit arbejde tungere. Det er derfor en godidé at overveje om du vil A) fordele dit regnskab over flere ark eller B) se forskellige om-råder af arket i hver sit vindue - på én gang.

KæderRegnskabet kan enten være fordelt over flere ark i samme projektmappe, eller i forskel-lige mapper. Normalt vil det være langt det mest praktiske, hvis du holder sammenhæn-gende regnskaber sammen i én projektmappe.

For at få data til at hænge sammen, opretter du kæder: tal, som kopieres fra ét ark til etandet, og som stadig hænger sammen. Det vil sige, at hvis tallet ændres i det ark, du ko-pierede fra vil det også helt automatisk følge med i det ark, du kopierede til.Kopieringen foregår således:

• Markér den celle eller de celler, der skal kopieres.• Klik på Kopier-værktøjet (eller tryk Ctrl+C eller klik Rediger, Kopier).• Gå ind i det ark, du ønsker at kopiere til.• Giv kommandoen Rediger, Indsæt speciel, Indsæt kæde.

Kopierne vil nu hænge sammen med de originale tal.

TIP! Du kan med samme metode oprette kæder mellem data i fx. et Word-dokument oget regneark (begge veje).

Samme ark set i flere vinduer

Hvis du ønsker, at hele dit enormt store og brede regnskab absolut skal befinde sig i étark, kan du alligevel se de centrale dele af det på én gang - uanset hvor langt de befindersig fra hinanden i de omkring 4 millioner celler, du har til rådighed i hvert ark.

For hver gang, du vil oprette et nyt vindue, giver du kommandoen Vindue, Nyt vin-due.

Tilsyneladende sker der ikke noget, men prøv så at give kommandoen Vindue, Ar-ranger, Side om side. Nu har du samme regneark i fx fire forskellige vinduer, og kan ihvert enkelt vindue rulle hen til det område, du ønsker.

Skabeloner og typografier 45

Skabeloner og typografier

SkabelonerHvis du ofte opretter en ny projektmappe med et ganske bestemt udseende og/eller etganske bestemt indhold, kan det betale sig at bruge en skabelon. Det kan fx være en pro-jektmappe, der allerede har visse formler indlagt, og nogle på forhånd formaterede ark.

Opret skabelon

1. Opret en ny projektmappe.2. Redigér den, som du ønsker din skabelon skal være.3. Giv kommandoen Filer, Gem som.4. Angiv filtypen Skabelon (*.xlt) i feltet Filtype .5. Du kommer nu automatisk ind i mappen Templates eller Skabeloner. Vælg evt. ønsket

undermappe.6. Giv filen navn, fx Speciel, og klik på Gem.

Brug af skabelon

1. Giv kommandoen Filer, Ny2. Dobbeltklik på ønsket skabelon. Læg mærke til, at du

fra starten har en standardskabelon, der hedder Projekt-mappe.

Der oprettes en ny projektmappe magen til skabelonen.

Skabeloner og typografier46

TypografierHvis du ofte bruger en bestemt formatering, fx fed skrift på gul baggrund og NOK (nor-ske kroner) med 2 decimaler, kan du oprette en typografi, der automatisk formaterer mar-kerede celler på denne måde. Fordelen er, at du i ét hug kan tilføje disse formateringer tilallerede indtastede data. Hvis du ændrer din typografi, ændres samtlige celler, hvor denpågældende typografi er brugt. Hvis du er Word-bruger, kender du måske noget lignendefra Word.

Excel leveres med en række indbyggede typografier. Tallet 58761,585 vil se således ud ide forskellige formater:

58.761,59 1000-sep (2 dec) 58.762 1000-sep (heltal)

kr 58.762 Afrundet valuta58761,585 Normal5876159% Procent

kr 58.761,59 Valuta

Alle celler benytter som udgangspunkt Normal. Du kan omdefinere enhver typografi,uanset om den er indbygget, eller du selv har oprettet den.

De typografier, som du definerer, kan benyttes i samtlige ark i en projektmappe. Dukan kopiere typografier fra én projektmappe til en anden.

Arbejde med typografierDen letteste måde at op-rette en typografi:1. Formatér en celle, nøj-

agtigt sådan som du vilhave din typografi.

2. Giv kommandoenFormater, Typografi.

3. Indtast et navn til dinstyle. Du ser nu i dia-logboksen, hvad dinstyle omfatter.

4. Klik på Tilføj og OK.

Du kan nu fremover bruge den oprettede typografi ved at markere de celler, der skal for-materes, klikke Formater, Typografi, vælge en typografi i kombinationsboksen - ogklikke OK.


Vil du i stedet ændre den eksisterende typografi ud fra én eller flere celler, der har det øn-skede format, gør du følgende:

1. Markér celle(r) meddet ønskede format.

2. Giv kommandoenFormater, Typografi.

3. Indskriv det eksiste-rende navn på ny.

4. Klik på OK.5. Excel spørger nu, om

du vil omdefinere din typografi på basis af det markerede. Det svarer du Ja til.

Men pas på, der er en uhensigtsmæssighed (fejl). Svarer du Nej til at ændre typografien,ændres den alligevel!!!

Det er lidt irriterende, at Excel og Word mht. typografier ikke svarer overens. Dethavde været rart, hvis fremgangsmåden var helt den samme. I Word kan du markere no-get tekst, og derefter klikke på typografinavnet i den dertil indrettede kombinationsboks.Du bliver så i alle tilfælde spurgt, om du vil a) ændre typografien på baggrund af denmarkerede tekst eller b) vil ændre den markerede tekst ud fra typografien. I Excel er dunødt til, som forklaret ovenfor, at overskrive typografinavnet for at få denne mulighed.

Dine typografier gælder alle projektmappens ark. Du kan også kopie-re dem til andre projektmapper. Det kræver, at den projektmappe, duvil kopiere typografier fra, er åben.

1. Gå ind i den projektmappe, du vil kopiere typografierne til.2. Formater, Typografi.3. Vælg knappen Flet.4. Klik på ønsket projektmappenavn.

Hvis du har typografier, der hedder det samme, men er forskelligei de to mapper, bliver du spurgt:

Svarer du Ja, ændres typografierne idet modtagende dokument. Svarerdu Nej, ændres de ikke.

Til slut i dette kapitel vil jeg henvise til kapitlet om formatering på side 17. Dér finder duforhåbentlig alt, hvad du skal bruge til at oprette formater, der kan blive til arbejdsbespa-rende typografier.


DiagrammerPå mine Excel-kurser glæder kursisterne sig altid til, at vi når til diagrammer. Jeg tror, derer to grunde til det: Dels ved de, at nu er det slut med den frygtelige regne-hjerne-gymnastik, dels har de på forhånd en forventning om, at det er hamrende sjovt at legemed grafik i Excel! Det er virkelig mad for legebørn.

På edb-messer og lignende bliver man pudsigt nok ofte overfaldet med diagrammer,hvilket sikkert skyldes, at det er grafisk og dermed mere tillokkende end computerskær-me med tørre, digitale tal, men ude i samfundet er der (stadig) nok flere tørre tal på com-puterskærmene end diagrammer - trods alt!

Diagrammer kan være utroligt nyttige som kommunikationsmiddel - hvis man brugerdem rigtigt. Diagrammer har efter min mening deres berettigelse i de situationer, hvor deudtrykker noget markant, noget overraskende. Dér virker det stærkt, hvis “det markante”springer i øjnene med det samme. Budskabet opfattes da intuitivt og på en eller andenmåde dybere og mere følelsesmæssigt hos modtageren, end tal ville have gjort.

Det kan så tilføjes, at man jo kan gøre tal markante ved hjælp af et diagram, hvis manhar lyst til at manipulere med sine medmennesker (sådan noget kunne jeg aldrig finde på,jeg siger bare, at det kan man). Altså man kan fx lave et søjlediagram, hvor en stigning på50 kr. ser ud som om, at Empire State Building pludselig stod på Amager.

Cirkeldiagrammer er gode, når forholdet mellem tallene i en enkel talrække skal illu-streres, fx. hvor mange procent af den danske eksporthvede, der sælges i forskellige ver-densdele.

Når du opretter et diagram, kan du vælge mellem to typer: enten et diagram, som fyl-der et helt ark for sig selv (et såkaldt diagram-ark) eller et diagram, som er indlejret i dit reg-neark side om side med talopstillingerne. Detsidstnævnte ligger som en selvstændig firkant,som du kan flytte rundt eller ændre størrelse på.

For begge diagramtyper gælder, at de umid-delbart er dynamisk kædet til de data, som deillustrerer. Det vil sige, at hvis du ændrer påtallene, ændres diagrammet automatisk.

Opret diagramDiagrammet er en grafisk fremstilling af nogletal. Derfor skal du først opstille de tal, som duønsker at bygge diagrammet over. Lad os sige,at du ønsker at vise salgstallene for søm, skruerog bolte i januar, februar og marts. Talopstillingen med ledetekster markeres som vist påillustrationen.

Brug kommandoen Indsæt, Diagram. Du får da valget mellem at oprette et nyt ark iprojektmappen eller indsætte diagrammet i selve regnearket. Hvis du vil have et diagram,som er indbygget i regnearket, og altså ikke oprettet i et selvstændig diagramark, er detnemmest at bruge knappen Guiden Diagram. Når du klikker på den, svarer det til kom-mandoen Indsæt, Diagram, På dette ark.


Markøren har nu form som et +. Tegn vha. musen den firkant, der skal indeholde dia-grammet. Det gøres således: Du placerer først markøren dér, hvor du ønsker diagrammetsene diagonale hjørne, trykker musens venstre knap ned (og holder den nede) - og trækkertil det sted, hvor du ønsker det modsatte diagonale hjørne, hvor du så slipper museknap-pen.

Den videres fremgangsmåde er ens for alle diagrammer. Nu kommer fem dialogbokse,hvor du designer diagrammet. Først skal du godkende, at det markerede område inde-holder de tal, diagrammet skal vise. Hvis tallene på forhånd er markerede som vist i detforegående, klikkker du blot på Næste. Ellers skal du først markere de tal, diagrammetskal vise.

I den følgende dialogboks skal du vælge diagramtype. Der er 15 typer at vælge imel-lem: Område, Liggende søjle, Søjle osv. Læg mærke til, at nogle af typerne har 3D-effekt, hvilket ofte gør sig godt. Klik fx på 3-D søjle og gå videre ved at klikke på Næ-ste. I den følgende dialogboks specificerer du et format. Prøv fx format nr. 4 - og klik påNæste. Du kommer til en dialogboks, hvor du har mulighed for at vælge, hvad de en-kelte søjler skal illustrere: måneder eller produkter. Accepter Excels forslag ved at klikkepå Næste. I den sidste dialogboks kan du indtaste en titel til diagrammet i feltet Dia-gramtitel. Du har også mulighed for at sætte titler på de enkelte akser. Øverst i dialog-boksen kan du afgøre, om forklaringsboksen i diagrammets højre side skal være der ellerej. Når du er tilfreds, klikker du på Udfør. Diagrammet tegnes nu.

To måder at markere indlejrede diagrammerEt indlejret diagram, dvs. ét du har tegnet i selve regnearket, evt ved brug af Guiden Dia-gram, kan aktiveres ved at klikke på det. Diagrammets ramme får derved håndtag, som dukan bruge til at ændre størrelsen. Stil markøren på ét af håndtagene, tryk venstre muse-knap ned og hold den nede - og træk til ønsket størrelse er nået. Dette kan gøres i bådehjørner og sider.

Når objektet er markeret kan det også slet-tes, flyttes og kopieres. Se afsnittet om denneform for redigering side 12.

TIP! Du kan kopiere dit diagram ind i etWord-dokument:1. Markér objektet ved at klikke én gang på

det.2. Giv kommandoen Rediger, Kopier.3. Gå ind i Word.4. Giv kommandoen Rediger, Sæt ind.

Du kan også markere diagrammet ved at dobbeltklikke på det. Så ser markeringen lidtanderledes ud. Denne form for markering bruges, når du fx vil ændre titler og lignende.Læg mærke til at menuerne ændres, når diagrammet er markeret på denne måde. Klikkerdu en enkelt gang uden for diagrammet, ændres markeringen tilbage til almindelig objekt-markering som beskrevet ovenfor.


Værktøjslinien DiagramNår dit diagram-objekt er markeret, dvs. nårdu har klikket på det, og det har “håndtag” ikanterne, har du værktøjslinien Diagram tilrådighed. Hvis ikke, kan du give kommandoenVis, Værktøjslinjer. Afkryds Diagram ved atklikke på firkanten, og klik på OK.

bruges til at ændre diagramtypen. Klik på � og vælg ønsket diagramtype.

er en slags nul-stilling. Uanset hvordan dit diagram tidligere så ud, ændres dettil et standarddiagram. Dvs. et 2-dimensionelt søjlediagram med forklaring oggitterlinier.

TIP! Det såkaldte standarddiagram er et indbygget format. Du kan selv oprette et andetstandardiagram-format:1. Opret et diagram-objekt, der ser ud som du ønsker din standard.2. Dobbeltklik på objektet, så diagrammet er markeret.3. Giv kommandoen Funktioner, Indstillinger.4. Klik på fanen Diagram.5. Klik på knappen Brug

aktuelt diagram.6. Angiv et formatnavn i

den fremkomne dialog-boks.

7. Klik på OK.8. Klik endnu en gang på OK i dialogboksen Indstillinger.

TIP! Du kan altid vende tilbage til det indbyggede standardformat:1. Giv kommandoen Funktioner,Indstillinger.2. Klik på fanebladet Diagram.3. Klik på � under Standardformat.4. Klik på (Indbygget).

er Guiden Diagram - fuldstændig magen til den, du har oppe øverst på skærmen.

bruges til at sætte/fjerne gitterlinier i det markerede diagram.

bruges til at indsætte/fjerne forklaring i diagrammet.


På hvilken ledskal tallene illu-streres?Lad os sige, at du er ifærd med at oprette etindlejret diagram, derskal illustrere de tal,der er vist ovenfor. Duvil oprette et 3-dimen-sionelt søjlediagram.På et tidspunkt når dutil den dialogboks,hvor du kan vælge, omdiagrammet skal “vende” den ene eller den anden vej. Prøv selv at oprette diagrammetmed dataserie i hhv. rækker og kolonner - så ser du forskellen.

Her et eksempel med de samme tal illustreret med dataserie i hhv. rækker og kolonner:

TIP! Når diagrammet er tegnet, kan du også “vende” det jfr. ovenstående. Klik på dia-grammet, så det er markeret (eller gå ind i diagramarket, hvis du har oprettet diagrammetsom selvstændigt ark), og klik derefter på diagram-værktøjet. Klik på Næste og du er nuinde i den dialogboks, hvor du angiver, hvor dataserien skal være.

DataetiketterØnsker du fx. at der for hversøjle i diagrammet skal indsættesen værdi?

1. Dobbeltklik på diagramob-jektet (eller gå ind i dia-gramarket, hvis det ikke er etintegreret diagram).


2. Vælg Indsæt, Dataetiketter.3. Udfyld dialogboksen med af-

mærkning for Vis værdi.4. Klik på OK.

Tilføjelse af data

Selv når diagrammet er tegnet, kandu udvide det med flere data. Vi harfx. et diagram, der illustrerer salget ijanuar, februar og marts.

Nu udvider vi tabellenøverst til også at om-fatte april, maj og juni.

De nye tal kommer med i diagrammet således:1. Markér de nye data som

vist ovenfor.2. Sæt markøren i kanten at

det markerede område, såden får form som en hvidpil.

3. Tryk venstre museknapned og hold den nede.

4. Træk ned på diagrammet -og slip museknappen, nårmarkøren er midt i dia-grammet.

Hokus pokus - diagrammet viser nu alle seks måneder!

Makro 53

MakroHvis du arbejder meget med Excel, vil det hurtigtvise sig, at der er visse ting du gør igen og igen -på nøjagtigt samme måde. Fx. åbne den bestemteprojektmappe, som du bruger hver eneste dag.Hvis du indspiller handlingen i en makro, kan denafspilles med ét tastetryk eller ved hjælp af ensærlig kommando, som du selv opretter og navngi-ver i menuen Funktioner.

Normalt opretter du makroen ved at slå en “båndop-tager” til, og dernæst manuelt gøre alt det makroen skalkunne afspille. Det er den nemme måde at gøre det på, ogdet er den måde, vi snakker om her i hæftet.

Den “svære” måde er at programmere makroen i Visual Basic - det mere eller mindrefælles programsprog for alle Office-programmerne. Det bruges især til redigering af alle-rede indspillede makroer. Det kan du læse om i hæftet Videre med Excel.

Hvis du aldrig har arbejdet med makroer, vil jeg anbefale dig først at gennemgå Ek-sempler at lære makroer efter (sidst i dette kapitel) og dernæst læse kapitlet forfra.

Hvor gemmes makroen?Makroer opbevares som programkode i særlige modul-ark. Dette ark er gemt ét af føl-gende steder:

• Enten i din såkaldt personlige projektmappe - som åbnes automatisk ved start af Excel,og det betyder, at makroen kan køres når som helst, uanset hvilken projektmappe, duhar gang i. Normalt er denne projektmappe åben og skjult, men du kan få den at se vedat give kommandoen Vindue, Vis. Mappen skjules igen med kommandoen Vindue,Skjul. Din personlige projektmappe hedder PERSON.XLS og den skal være gemt imappen XLStart, der normalt er undermappe til mappen Excel.

• eller i en “normal” projektmappe. Makroen kan kun køres, når projektmappen er åben.Det kan enten være den projektmappe, du er inde i, når du starter indspilningen afmakroen, eller du kan vælge at oprette en helt ny projektmappe under oprettelsen afdin makro.

Hvilken projektmappe, makroen skal gemmesi, afgør du i skærmbilledet Indstillinger, somdu kommer ind i, når du har givet kommando-en Funktioner, Indspil, Indspil ny makro(hvis du starter på at indspille makroen uden athave en projektmappe åben, hedder kommandoen Filer, Indspil ny makro).

Når du indspiller en makro, skrives programkoden af en usynlig fe. I Excel Version 4brugtes et andet makrosprog. Excel 7 kan sagtens anvende disse makroer, og du kan ogsåi Excel 7 oprette version-4-makroer.

Nederst i menuen Funktionerkan du indsætte din egen kom-mando, som kan køre din ma-kro.

Makro54

Indspilning af en makroI princippet gør man “bare” sådan:

1. Giv kommandoen Funktioner, Indspil,Indspil ny makro.

2. Navngiv din nye makro i dialogboksen -og indtast eventuelt en beskrivelse.Klik OK.

3. Gør det, makroen skal gøre. Den husker

hvert klik/tastetryk bogstaveligt!4. Klik på stop-knappen.

Absolut eller relativ reference?Når du giver kommandoen Funktioner, Indspil, har du muligheden for at vælge, om dinmakro skal benytte absolutte eller relative referencer. Forskellen kan illustreres med føl-gende eksempel: Under indspilningen flytter du markøren fra celle A3 til celle A4. Detkan fortolkes på én af to måder:

Absolut reference: ............... Flyt markør fra celle A3 til celle A4.Relativ reference: ................ Flyt markør én celle nedad.

Den relative reference vil altid flytte markøren én celle ned, den absolutte vil flytte den tilcelle A4. I 5’eren er det sådan, at hvis du netop er har startet Excel og vil indspille enmakro, så er kommandoen Anvend relative referencer ikke umiddelbart aktiv (den stårmed gråt). Med andre ord: Du starter først indspilningen. Og så giver du kommandoenFunktioner, Indspil, Anvend relative referencer. Og derefter fortsætter du med at ind-spille alle de handlinger, makroen skal “huske”.

Når der står et √ ved kommandoen betyderdet, at der anvendes relative referencer i den ma-kro, du skal til (er i gang med) at indspille. Ellersanvendes absolutte referencer.

Relative referencer kan slås til og fra under-vejs i indspilningen efter behov.

Anvendelse (afspilning) af en makroEndnu en gang metoden helt overordnet:

1. Giv kommandoen Funktioner, Makro.2. Klik på makroens navn og dernæst på OK.

Alternativ: Brug den tastkombination, du selv har udnævnt som genvejsttast. Se eksem-plet i det følgende afsnit.

Andet alternativ: Hvis du har oprettet en kommando i menuen Funktioner, kan du og-så bruge den. Også det kan du se i det følgende eksempel.

Makro 55

Eksempler at lære makroer efter

Makro åbner et regnearkVi indspiller nu en makro, der kan åbne regnearket BudgetNovember.xls. Eksemplet erselvfølgelig tænkt - men du overfører det blot på din yndlingsprojektmappe. Formåletmed dette er, at du kan åbne et regneark, du bruger ofte, med tastkombinationen Ctrl+m(eller en anden tastkombination). Ydermere indsættes der en kommando i menuen Funk-tioner, som vi kunne kalde BudgetNovember - den vil også kunne bruges til at køremakroen med.

Vi går ud fra, at du har en projektmappe, der hedder som nævnt ovenfor. Når du følgereksemplet, kan du naturligvis blot bruge en anden fil, som findes på din harddisk.

1. Giv kommandoen Funktioner, Ind-spil, Indspil ny makro (eller Filer,Indspil ny makro hvis der ikke er enprojektmappe åben).

2. Navngiv makroen, fx. BudgetNo-vember.

3. Klik på Indstillinger for at se, om derer noget, du vil ændre.

4. Og det er der: Klik i det aflange feltMenupunkt i menuen Funktioner.Her skrives den kommando, som skaltilføjes til menuen Funktioner. Den-ne kommando vil så kunne køremakroen.

5. Klik på afkrydsningsfeltet Genvej-stast og angiv bogstav m (eller ac-ceptér Excels forslag). Det betyder, atmakroen kan aktiveres ved at tasteCtrl+m.

6. Klik også i radio-knappen ved Personlig projektmappe. Når makroen gemmes i dinpersonlige projektmappe, kan den anvendes når som helst i Excel. Markerer du i stedetDenne projektmappe, vil makroen kun fungere, når den aktuelle projektmappe eråben (altså den du er i, mens du påbegynder indspilningen). Endelig kan du markereNy projektmappe. Bruger du denne mulighed, gemmes makroen sjovt nok i en nyprojektmappe, som så altid først skal åbnes, inden makroen kan køres.

7. Så er vi klar til at køre: Klik på OK.Nu skal du i gang med at indspille. Udfør stille og roligt alle de handlinger, makro-en skal kunne afspille. I dette tilfælde:

• Filer, Åbn.• Vælg det ønskede filnavn.• Klik OK.

9. Dette var, hvad makroen skulle indholde, så du afslutter indspilningenved at klikke på værktøjet Stop. Din makro er nu færdig og klar til brug.

Makro56

Prøv nu at lukke den fil, du åbnede under indspilningen. Du vil nu kunne åbne den så oftedu vil ved at køre din makro. Det gøres på én af 3 måder:

• Enten ved at taste Ctrl+m• eller ved at give kommandoen Funktioner, BudgetNovember• eller ved at give kommandoen Funktioner, Makro, klikke på makronavnet som er

BudgetNovember og Afspil.

Når du siden går ud af programmet, vil Excel spørge dig, om du vil gemme din personligeprojektmappe, hvor makroen jo ligger gemt (for at den kan være tilgængelig, når somhelst, du bruger Excel). Ønsker du at bevare din makro, svarer du Ja.

Makro med relativ referenceDette eksempel er lige så simpelt som det foregående. For simpelt, men det er jo også kunet eksempel. Prøv det - og så skal idéerne til mere interessante makroer nok komme.

Makroen skal i al sin enkelhed blot trække ét tal fra et andet. Du stillermarkøren under de to tal, og når du aktiverer makroen, bliver der i denmarkerede celle indsat en formel, som trækker det nederste af de to tal fradet øverste.

Denne makro skal bruge relative referencer, for den skalaltid virke på de to celler over den, og ikke på de sammeto celler hver gang. Så du må give kommandoen Funk-tioner, Record Macro og checke af, om der er √ vedAnvend relative referencer. Hvis ikke, klikker du påkommandoen.

Inden vi indspiller makroen, skriver vi nogle tal, vi kan bruge makroen på. Stil markørensom vist på illustrationen.

Makro 57

Nu er vi klar til at indspille.

Giv kommandoen Funktioner,Indspil, Indspil ny makro.

Indtast makronavnet Differen-ce, og klik på Indstillinger. Udfylddialogboksen som vist her. Vælgfx. genvejstasten Ctrl+t. Bemærk atvi denne gang gemmer makroen iDenne projektmappe - men det erop til dig. Se side 53.Klik på OK.

Du er nu tilbage i regnearket og skal udføre de handlinger, som ønskes “husket” afmakroen.

• Tast et lighedstegn.• Klik på det øverste tal.• Tast et minus (bindestreg).• Klik på det nederste tal.• Tryk på Retur. Du har nu indsat en formel, der trækker det nederste tal fra det øverste.• Afslut indspilningen ved at klikke på værktøjet Stop eller ved at give kommandoen

Funktioner, Indspil, Stop indspilning.

Du kan nu fremover (når denne projektmappe er åben) sætte din markør under to vilkår-lige tal og afspille din makro. I den aktive celle vil en formel da trække det nederste talfra det øverste. Den hurtigste måde at afspille makroen er at bruge genvejstasten, herCtrl+t.

Når du gemmer projektmappen, gemmes makroen automatisk med. Den lig-ger nu i et særligt ark i projektmappen. Det ligger helt sidst og hedder Mo-dul1. Du kan hoppe derhen ved at klikke på bladesymbolet nederst til venstrepå skærmen. Se illustrationen.

Klik dernæst på fanebladet for Modul1 - så kommer du ind og ser, hvordan program-koden til din makro ser ud. Bare for sjov, altså. Se mere om ark og projektmapper på side43.

Makro58

En knap til din makroHvis makroen bruges i en bestemt pro-jektmappe eller skabelon, er det måskeen idé at tegne en knap, som du kanklikke på for at køre makroen.

For eksempel kunne du have enknap, som gemmer din fil (måske under flere forskellige navne) og afslutter. Eller findselv på én, der passer til dig.

Først skal du have din værktøjslinje til tegning frem. Klik på værktøjet tegning eller givkommandoen Vis, Værktøjslinjer. Afkryds Tegning og klik OK. På den fremkomneværktøjslinje har du et værktøj, der hedder Knap. Klik en gang på dette værktøj. Markø-ren forvandler sig nu til et kors. Placér markøren dér hvor du ønsker øverste, venstrehjørne af knappen. Tryk venstre museknap ned og hold den nede, mens du trækker til detsted, hvor knappens diagonalt modsatte hjørne skal være. Slip museknappen. I dialogbok-sen kan du udvælge et makronavn og derefter klikke på OK. Du kan også klikke på knap-pen Indspil og dernæst indspille en makro.

Når du har valgt et makronavn eller indspillet en ny makro, kommer du tilbage til dinknap i regnearket. Klik evt. inde i den for at slette navnet og indskrive et nyt navn til den.Makro1 og Makro2 siger jo ikke så meget! Hvis du senere vil ændre størrelsen på knap-pen eller selve teksten i den, klikker du på knappen med højre museknap.

Du ser da, at knappens kant ændrer sig, og du trække i håndtagene for at gøre den stør-re eller mindre. Du flytter knappen ved at stille markøren på knappens kant, men ikke pået håndtag. Din markør skal have form af en hvid pil. Tryk venstre museknap ned, oghold den nede mens du trækker til ønsket position. Klikker du i regnearket uden for knap-pen, får den igen sit “normale” udseende tilbage.

Læg mærke til, at når knappen har fået tildelt en makro, bliver musemarkøren til enlille hånd, der peger, når du nærmer den til knappen. Fingeren “trykker på knappen” vedat du klikker.

TIP! Hvis du har en knap, som ikke har fået tildelt en makro, eller som du vil tildele enny makro, højreklikker du på knappen. Vælg Tildel makro. Vælg et makronavn.

Efterord 59

EfterordJeg håber, du fik noget ud af at arbejde med dette hæfte. Hæftet er noget ændret sidensidste udgave. Skulle du finde en indholdsmæssig fejl, er der 20 gratis hæfter efter egetvalg at hente hos forlaget. Hvis altså ikke en anden har fundet fejlen før dig!

Under alle omstændigheder vil jeg gerne høre fra dig, hvis du har ros eller ris til hæf-tet. Men please: Jeg har ikke muligheder for at svare på alle de breve, jeg får. Jeg harheller ikke mulighed for at hjælpe dig privat med Excel. Jeg ville gerne, men jeg ville bli-ve meget stresset, hvis jeg bare tænkte på at forsøge.

Efterfølgeren Videre med Excel beskriver blandt andet:

• Bedre overblik over regnearket.• Beskyttelse af regnearket.• Mere om lister.• Mere om indbyggede funktioner.• Revision, fejlfinding.• Konsolidering, fx månedsbudgetter sammenlagt til totalbudget.• Krydstabulering af data i pivottabeller.• Opslag i store tabeller.• Matrixer.• Målsøgning og problemløsning. Du kender resultatet, men vil vide, hvordan du når

det.• Simulering - hvad er konsekvenserne af fx ændrede rentesatser? Metoderne hedder ta-

bel og scenario.• Makro. Mere om makrooptagelse. Introduktion til Visual Basic.

Engelsk - dansk - engelsk60

Engelsk - Dansk

Alignment................JusteringAlternatives.............IndstillingerBold ........................FedBorder.....................RammeChart .......................DiagramClear .......................RydClose ......................LukDelete .....................SletEdit .........................RedigerExit..........................AfslutFont ........................SkrifttypeTools.......................FunktionerItalic ........................KursivNew ........................NyOpen.......................ÅbnOptions ...................AlternativerPage Setup.............SideopsætningPaste ......................IndsætPaste Special..........Indsæt specielPatterns ..................MønstrePrint Preview ..........Vis udskriftRecord Macro .........IndspilRename ..................OmdøbSave .......................GemSave as...................Gem somSize.........................SkriftstørrelseSpell check .............StavekontrolStrikeout .................GennemstregningStyle........................TypografiUnderline ................UnderstregningView........................VisWorkbook ...............Projektmappe

Dansk - Engelsk

Afslut ...................... ExitAlternativer............. OptionsDiagram ................. ChartFed......................... BoldFunktioner .............. ToolsGem ....................... SaveGem som ............... Save asGennemstregning .. StrikeoutIndspil..................... Record MacroIndstillinger............. AlternativesIndsæt .................... PasteIndsæt speciel........ Paste SpecialJustering ................ AlignmentKursiv ..................... ItalicLuk ......................... CloseMønstre.................. PatternsNy........................... NewOmdøb................... RenameProjektmappe......... WorkbookRamme .................. BorderRediger .................. EditRyd......................... ClearSideopsætning ....... Page SetupSkriftstørrelse......... SizeSkrifttype ................ FontSlet......................... DeleteStavekontrol ........... Spell checkTypografi ................ StyleUnderstregning ...... UnderlineVis .......................... ViewVis udskrift ............. Print PreviewÅbn......................... Open

Stikord 61

abs, 28absolut henvisning i formler, 15absolut reference, 24absolut værdi, 28afslutte Excel, 11aritmetiske operatorer, 9autofilter, 37autosave, 11AVERAGE, 28beregnede felter i lister, 39bibliotek, valg af, 10brevfletning, 39brugerdefineret autofilter, 38brugerdefineret talformat, 21celle, 7celleadresser, 7celleformatering, 21centrere, 17centrere i markeret område, 18centrering i markeret felt, 18COUNT, 28COUNT.IF, 28dato, 22Delete-tasten, 8elementær redigering, 8escape-tasten, 13Excel, hvad er det?, 7farver, 19fed skrift, 17filter, 37flere projektmapper ad gangen, 10flytte, 12formatere tal, 21formatering, 17formatering af celler, 21formatering af tal, 18formateringskode, 21formatpensel, 20formel, 7formler, 7; 9formler og funktioner, 24formular til listebehandling, 35fortryd, 16Function Wizard, 25funktionen autosave, 11funktioner, 25gem, 10gem under nyt navn, 10hjælp, 25højre museknap, 43højrejustere, 17IF, 31justere, 17kolonne, 7kopiere, 13kopiering af format, 20

kopiering af formler, 15kopiering på en nem måde, 13kursiv, 17kæder

link, 44linier, 19logiske funktioner, 31lukke projektmappe, 11markere, 12markere en celles indhold, 8markering af flere områder, 12markør, 7matematiske funktioner, 28matematiske operatorer, 31matematiske udsagn, 31MAX, 28MIN, 28mus, brug af til formler, 9navngivne celler, 24områder, markering af, 12operatorer, 9oprette projektmappe, 10oprette serier, 14ordliste engelsk-dansk, 63parentes, 9potens, 28prioritering med parentes, 9produkt, 28projektmappe, 10pynt, 22rammer, 19redigering af funktioner, 34reference, 24regneark, generelt, 7regnearter, 9regnetegn, 9relativ henvisning i formler, 15rest, 28round, 28samme ark i flere vinduer, 44serier, 14skabeloner, 46skrift, 17skrifttype, 17skærmbilledet, 4sletning af format, 20slette, 8sortering, 37starte Excel, 4statistiske funktioner, 28store regneark, 44streger, 19sum, 28søgning i lister, 37talformat, 18; 21tal-konstant, 7

tegne i Excel, 22tilføjelser, 11trunc, 28typografier, 47udregninger, 9understreget, 17valutaformat, 18venstrejustere, 17værktøjet tegning, 22værktøjslinien til formatering, 17værktøjslinjer, 22ydelse, 26åbne projektmappe, 10

Start med Excel 7- kan også bruges til version 5

Forord..................................... 3Lad os komme i gang! .............. 4

Start ........................................ 4Når du er inde i Excel............. 4Hjælp ...................................... 6

Hjælp-værktøjet ................... 6Dit første regnskab ................... 7

Hvordan virker et regneark?... 7Musemarkøren........................ 8Elementær redigering ............. 8Formler ................................... 9

Filhåndtering .......................... 10Gemmefilen/projektmappen ........... 10Gemme under et nyt navn .. 10Åbne en projektmappe ....... 10Oprette ny projektmappe.... 11Flere projektmapper ........... 11Lukke en projektmappe...... 11Afslutte Excel..................... 11Autogem............................. 11

Flyt, slet, kopier...................... 12Markere ................................ 12Flytte .................................... 12Kopiere................................. 13

Nem kopiering ................... 13Kopiere formler .................... 15Absolut henvisning............... 16Fortryd.................................. 16

Formatering ............................ 17Hvad kan man?..................... 17Værktøjslinien tilformatering ........................... 17

Skrift .................................. 17Kopiering af format.............. 20Sletning af format................. 20Dit eget talformat ................. 21

Sådan bruger dutalformatet .......................... 21Datoformater ...................... 22Mere om formater .............. 22

Tegninger og pynt ................ 22Sådan tegner du.................. 23

Formler og funktioner............. 24Reference.............................. 24Navngivne celler .................. 24

Funktioner.............................25Guiden Funktion ...................25Finansielle funktioner ...........26Matematiske funktioner ........28

Absolut værdi .....................28Statistiske funktioner ..........28Maksimum, minimum,gennemsnit..........................29TÆL og TÆL.HVIS...........30

Logiske funktioner................31HVIS...................................31

Mere om funktioner ..............34Redigering af funktioner ....34Senest anvendt ....................34

Lister og kartoteker .................35Grundlæggende regler ........35

Oprettelse af kartoteket.........35Sortering ...............................37Søgning.................................37Autofilter...............................37

Brugerdefineret autofilter ...38Brevfletning i Word..............39Liste med beregnede felter....39

Udskrift ...................................40Indstillinger...........................41

Side.....................................41Header/Footer .....................41Ark......................................41Margener ............................42Udskrift af begrænsetområde ................................42

Projektmapper .........................43Højre museknap ....................43Når arbejdet vokser...............44

Kæder .................................44Samme ark set i flerevinduer................................44

Skabeloner og typografier.......45Skabeloner ............................45

Opret skabelon....................45Brug af skabelon.................45

Typografier ...........................46Arbejde med typografier.......46

Diagrammer ............................48Opret diagram.....................48

To måder at markereindlejrede diagrammer ....... 49

Værktøjslinien Diagram ....... 50På hvilken led skal talleneillustreres? ............................ 51Dataetiketter ......................... 51Tilføjelse af data................... 52

Makro ..................................... 53Hvor gemmes makroen?....... 53Indspilning af en makro........ 54

Absolut eller relativreference?........................... 54

Anvendelse (afspilning) afen makro............................... 54Eksempler at lære makroerefter ...................................... 55

Makro åbner et regneark .... 55Makro med relativreference............................. 56

En knap til din makro........... 58Efterord................................... 59

ISBN 87-90027-48-5

Documents

Danmarks mest solgte Excel-publikation Start med Excel 7knowware.dk/download/xl7_01-62.pdf · gerne have arbejdet lidt med arkivprogrammet Stifin-der (Explorer). Du lærer dette ved