11. november 2018

Skolernes mulighed for evt. aftaledækning af indkøb af studieadministrative systemer

v/SKI

Info-møde den 8. november om aftaledækning af studieadministrative systemer

2

Tidspunkt Indlæg

09.30 - 10.00 Morgenmad og netværk

10.00 - 10.05 Velkomst

v/SKI

10.05 - 10.30 Institutionerne har ordet

Hvad er status i forbindelse med skolernes sondering af markedet for studieadministrative

systemer, herunder forskellige system- og leverandørscenarier samt muligheder og

barrierer ifbm. de forskellige scenarier?

v/alle

10.30 – 11.30 Introduktion til muligheder for fremadrettet aftaledækning på kommende SKI-aftaler

v/chefkonsulent Lars Grelck og kontraktansvarlig Anja Hyltoft Lodberg, SKI

SKI giver en indføring i de forventede muligheder for fremadrettet at kunne købe

studieadministrative systemer på de kommende SKI-aftaler 02.18 og 02.19, herunder

introduktion til tildelingsprocesser ifbm. tildeling af kontrakt mv.

SKI orienterer ligeledes om skolernes mulighed for at kunne få tildelingshjælp og sparring

ifbm. brug af aftalerne med henblik på at sikre grundlaget for en hurtig og effektiv

implementeringsproces.

11.30 - 12.15 Dialog og videndeling om skolernes muligheder for at forberede sig på kravene til den

endelige beslutning om køb af studieadministrativt system

v/alle

12.15 - 13.00 Frokost, netværk og mulighed for spørgsmål til SKI

>15udbud om året

1.309kunder i omsætning om året

1 MIA. KR.om året i besparelses-

potentiale

300virksomheder tilknyttet

SKI-aftalerne

100virksomheder med færre end 20 ansatte tilknyttet SKI-aftalerne

55rammeaftaler

6 MIA. KR.

SKI – hvem er det nu vi er?

3

4

SKI går i udbud.

Leverandører byder.

De bedste leverandører ”vinder”.

SKI indgår rammeaftale med disse leverandører.

SKI kunder kan nu bruge rammeaftalen.

5

Rammeaftale og Leveringsaftale – hvad er forskellen?

• Hvad er en rammeaftale?

• Et EU-udbud som SKI afholder. De vindende leverandører inviteres derefter med på en rammeaftale med faste vilkår

• Rammeaftale: SKI + Leverandører

• Hvad er en leveringsaftale?

• En rammeaftale indeholder en leveringsaftale. Dette er kontrakten kunden skal bruge. Kunde tildeler direkte til bedste leverandør eller afholder ”miniudbud” mellem aftalens leverandører og tildeler til vinderen. Leveringsaftalen er kontrakten.

• Leveringsaftale: Kunden + den vindende leverandør

11. november 2018

6

Indkøb på IT-rammeaftaler på 2 måder

Direkte Tildeling

Valg imellem de leveringsdygtige leverandører af

kunde baseret på indmeldt pris og kvalitet ift. kundens

behov

”Miniudbud”

Valg imellem de leveringsdygtige leverandører af

kunde baseret på ordrespecifik pris/løsning via ny

konkurrenceudsættelse

IT-paletten 2018/2019

7

Rådgivning

vedr. IT

Udvikling,

projekter

Vedligehold,

projekter

Standard

software

It-drift

Hardware

Netværk

services

Område Aftaler

02.15 It-rådgivning

02.17 It-konsulenter

02.18

It-løsninger og

-projekter

02.06 Standard

software02.19 ASP/Cloud

(Februar 2019)

02.22 It-drift

02.03/50.03

Servere og

Storage

02.02

Computere02.0/50.07

Kommu-

nikations-

udstyr og -

løsninger

02.08

Tele og

datakom-

munikatio

n

02.12

Kopi og

print

50.49 Standardsoftware

50.40

Comput

ere

50.43

Tablets

50.70

AV-

udstyr

50.48

Tele og

data

50.10

Kopi og

print

(Februar 2019)

It-løsninger, -

projekter og

software

It-konsulenter,

rådgivere og udviklere,

it-løsninger

Forpligtende it-

aftaler (typisk for

kommuner)

Øvrige it-

aftaler

50.47 Internetforbindelser

Scenarier for aftaledækning på rammeaftaler

8

Ny 02.18 (Primo 2019)

Udvikling via miniudbud

• Ovenpå standardsoftware

• Nyudvikling

Tentativ tidsplan:

• Skolernes tildeling (Q1 2019)

• Evt. udvikling/tilpasning (februar/marts/april 2019)

• Implementering (Q2 2019)

Leverandørforhold:

• SKI har fokus på at få marked og leverandørforhold

på plads, så de relevante leverandører er

opmærksom på muligheden for at komme på

rammeaftalen – som hoved- eller underleverandør

Ny 02.19 (Primo 2019)

Tildelingsmuligheder:

• ”Services”

• Direkte tildeling (ell. miniudbud) med tilpasning

(standard-kerne-funktionalitet suppleret med

tilpasning eller integrationer)

Tentativ tidsplan:

• Skolernes tildeling (Q1 2019)

• Implementering (Q2 2019)

Leverandørforhold:

• SKI har fokus på at få marked og leverandørforhold

på plads med relevante leverandører som mulige

underleverandører inden for den eksisterende

struktur/aftale.

Leverandører af studieadministrative systemer

9

• IST tilbyder Uddata på SKI-rammeaftale 02.19 pr. 1. december 2017.

• Hvad angår øvrige leverandører har KMD og DXC ikke pt. en studieadministrativ løsning til erhvervsskoler på den nuværende Rammeaftale 02.19 (2014-2018)

• Ovennævnte leverandører modnes ift. at byde ind med studieadministrative løsninger til erhvervsskoler ifbm. genudbuddet af 02.19

10

02.19 02.18

Status på nye 02.18?

• Stort forarbejde.. stort udbud

• 2-3 års proces

• Dialog med marked, leverandører, kunder, brancheorganisationer

• Politisk bevågenhed

• Forsommeren = annullering – 45 af 70 konditionelle !!

• Nyt udbud/prækval. kørt

• 80 leverandører blev prækvalificeret

• Der var tilbudsfrist 12. oktober

• Rammeaftale 02.18 lander til jeres brug FEBRUAR 2019

• Vejledning + digitalt tildelingsværktøj (direkte tildeling)

Hvad kommer den nye 02.18 til at indeholde?

12

Standard it-løsninger

m./u. vedligehold

Tilkøb til selvsamme

Vedligehold for sig

Ren rå udvikling fra

bunden, projekter

Baseret på kundens

behov/ønsker

… samt alt derimellem, som

kombination eller lignende..

Hvad er 02.18 It-løsninger og Projekter egnet til?

• Små, mellem til større = projekter

• Små, mellem til større = udviklingsopgaver til standard software

• Små, mellem til større = udviklingsopgaver til egen (evt. proprietær) software

• Små, mellem til større = rene, nye udviklingsopgaver

• Små, mellem til større = vedligeholdelse opgaver (også stand alone)

Indkøbsformer: Direkte tildeling (prissat software og standardydelser)

Miniudbud – for løsningsbeskrivelse

Metode (kunde bestemmer): Vandfald, klassisk 3xF - med resultatansvar

Agil, frit metodevalg - med indsatsforpligtelse

60 leverandører på rammen.

Gode kontraktretlige forhold og opsigelsesmuligheder.

Miniudbud…

14

Den klassiske – ”Vandfald”

15

- Fast pris

- Fast tid

- Fast ydelse

- RESULTATANSVAR

- K02-baseret materiale med store modifikationer

- Genkendelighed ift. standard IT kontrakter i 02.18

Den nyere – ”Agil”

16

- Et samarbejde

- Budgetramme – men ”modellervoks”

- Hurtig udtrædelse, ændringshåndtering

- INDSATSFORPLIGTELSE

- Scrum-baseret kontrakt materiale - men uafhængig

- Triggere for kunde og leverandør

- Gode nødbremser

17

02.19 SaaS-Cloud

11. november 2018

18

Løsningerne defineres som: Services

De består af:

Kerneydelser

Med dertilhørende evt. : Funktionelle Tillægsydelser

• Kundens opgave: Få identificeret de rette Funktionelle Tillægsydelser hos hver af leverandørerne (”Services”) jf. Kundens behov, således at man foretager en saglig sammenligning/evaluering og dermed tildeling.

”Æbler mod æbler” .. så at sige

• Dette kan kræve en teknisk afklaring – teknisk dialog med hver af leverandørerne som har relevante Services

• SKI bistår med form, ramme, juridisk tilgang, andet (men ikke given funktionalitet på Services)

Fagsystemer.. Hvordan?

19

• Direkte Tildeling = SKIs tildelingsværktøj (Excel) ell. Digitalt online

• Miniudbud = SKI miniudbudspakke skabelon (”fill in the blanks”)

For begge ligger færdigt kontraktmateriale – LEVERINGSAFTALE m. leveringsaftalebilag.

Skal udfyldes; kundens sikkerhed og i begge parters interesse.

SKI bistår med begge tildelingsprocesser.

Selve tildelingen..

Nyt på kommende 02.19

20

• Uddannelse (både hos lev, hos kunde) nu standard

• Længere løbetid: nok 4 plus 4 år

• Kunde har (kun) 3 mdr. opsigelse; og i hele perioden!

• *nyt* Kvalitativt kriterie: ”BRUGERTEST” ..

• Kunde ret til egen data ved ophør – U/B

• Kunde kan aktivere EXIT proces for særlig overlevering af

egen data

SKI bistår jer med 02.18 og 02.19

• Information om aftalerne – plenum ell. personligt møde

• Valg af aftale – hvilken aftale er den rigtige i min situation?

• Erfaringer fra andre kunders lignende opgaver

• Hjælp til opgavebeskrivelse

• Hjælp til brug af værktøjer (digitale, analoge)

• Vejledning om udfyldelse af dokumenter

• Opfølgning på leverandøren ift. indrapportering

• Dialog med leverandøren ved problemer

• Inddragelse ved kommende aftaler

• Kvalitetssikring af direkte tildeling – uvildig gennemsyn

• Review af MINIUDBUD før udsendelse til leverandører

• Sparring: tips, råd, uvildighed, generel vejledning

Besøg ski.dk

TAK FOR JERES TID.

Spørgsmål?

Jens Hedegaard Madsen

Kundepartner

jhm@ski.dk

40553863

Lars Grelck

Chefkonsulent

lgr@ski.dk

23435575