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Das Thema Automatisierung von Marketing, Vertriebs- und Personalprozessen nimmt im Alltag von Unternehmen einen immer wichtigeren Stellenwert ein. Schon heute haben Firmen mit sorgfältig automatisierten Prozessen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil gegenüber Konkurrenten, die noch weitgehend manuell und analog arbeiten. Umso wichtiger ist es, für alle noch nicht automatisierten Unter-nehmen das Thema schnellstmöglich anzugehen. Denn gemäß einer aktuellen Stu-die nutzen schon 30 % ein Marketing Automatisierungssystem und 40 % planen die Einführung in den nächsten 24 Monaten. 1

Die durch Automatisierung geschaffenen Vorteile sind vielfältig und nehmen abhän-gig von Branche, Unternehmensgröße, Wachstumszyklus, Auftragslage u. Ä. unter-schiedliche Prioritäten ein. Oft können – je nach Priorität – schon nach wenigen Wo-chen folgende Veränderungen festgestellt werden: ✓ mehr Leads ✓ mehr Kunden✓ mehr Umsatz✓ Zeit- und Prozesskosteneinsparungen von bis zu 90 %

➡ zusätzliche Zeit für mehr Angebote = mehr Umsatz➡ zusätzliche Zeit für die ausführlichere Bearbeitung von A-Kunden nutzen

= mehr Umsatz➡ Zeit für strategische Aufgaben

✓ klar definierte Prozesse✓ Skalierbarkeit des Unternehmens✓ strukturiertes Abarbeiten Aufgaben✓ zufriedenere Kunden / Steigerung der Kundenbindung✓ zufriedenere Mitarbeiter: Viele nervige Routineaufgaben können auf ein Mini-

mum reduziert werden

Diese 5 Automatisierungen muss jedes Unternehmen haben Wenn ich schreibe, „muss jedes Unternehmen haben“, dann meine ich das genau-so. Argumente wie „wir sind noch zu klein“ oder „die Mitarbeiter sind doch sowieso

Quelle: Digital Safety First. Marketing Automation DACH 20191

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da“ zeigen, dass man viel Potenzial verschenkt und sich mit dem Thema noch nicht ausreichend beschäftigt hat. Es gibt keinen Grund, nicht mit der Automatisierung seiner Prozesse zu beginnen und sein Unternehmen zu optimieren.

1. Die automatisierte Online Terminvereinbarung

Terminvereinbarungen sind eine wichtige Aufgabe in jedem Unternehmen. Egal ob mit Kunden, Lieferanten, Bewerbern oder Mitarbeitern. Und sicherlich kommen Ih-nen diese typischen Probleme bekannt vor: • Zeitaufwendiges und nerviges „Telefon Ping-Pong“, bis Sie Ihren Gesprächs-

partner endlich erreichen und einen Termin vereinbaren können • Schreiben und Versand von Bestätigungs-E-Mails, meist mit wiederkehren-

dem Inhalten (Parkmöglichkeiten, Agenda…)• Schreiben und Versand von Dankes-E-Mails nach dem Termin, meist mit wie-

derkehrendem Inhalt zu nächsten Schritten • Termine werden von ihren Gesprächspartnern vergessen• Während des Termins stellen Sie fest, dass

- der Gesprächspartner nicht ausreichend auf den Termin vorbereitet ist- Sie der falsche Ansprechpartner sind

Selbst das Vereinbaren eines einfachen Termins nimmt schnell 15 Minuten in An-spruch. Multiplizieren Sie diese Zeit mit der Anzahl der Mitarbeiter bzw. je Woche (Monat, Jahr) kommt schnell so Einiges an Zeit zusammen. Unter Berücksichtigung der monatlichen Mitarbeiterkosten kommen pro Jahr schnell fünfstellige Prozess-kosten zusammen.

Chancen & Möglichkeiten

Eine intelligente Online-Terminvereinbarung spart bis zu 90 % Zeit und Prozesskos-ten und verhilft Unternehmen zu schnelleren und besseren Terminen: ✓ Kein „Telefon Ping Pong“ –> Terminvereinbarungen laufen im Hintergrund und

sind sind 24/7 möglich✓ Ansprechpartner werden ggf. vor dem Termin qualifiziert und ggf. der richtigen

Abteilung oder dem richtigen Mitarbeiter zugeordnet�3

✓ Ansprechpartner erhalten vorab alle für den Termin wichtige Informationen, sodass sie optimal auf den Termin vorbereitet sind

✓ Dank rechtzeitiger Erinnerung (E-Mail, SMS) werden keine Termine mehr ver-gessen

✓ Nach dem Termin werden automatisiert alle relevanten Informationen zu wei-teren Schritten versandt – spannend insbesondere mit einer automatisierten Angebotskampagne (s.u.)

✓ Optional kann man auch den Ansprechpartner um eine Bewertung bitten

Zeit- und Prozesskosten ohne Automatisierung vs. mit Automatisierung

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2. Automatisierte Angebotskampagnen

Möglicherweise sind Sie in der glücklichen Lage, dank hoher Sichtbarkeit, aufgrund von Empfehlungen oder einer professionellen Vertriebsarbeit sehr viele Anfragen zu erhalten.

Dann sind Ihnen bei der Bearbeitung der Anfragen und Angebotserstellung

folgende Probleme sicherlich nicht fremd: • Die hohe Anzahl an Angebotsanfragen sind von den Mitarbeitern kaum zu

bewältigen• Versand der Angebot nimmt oft Tage wenn nicht sogar Wochen in Anspruch • Sie verlieren Kunden wegen zu langer Bearbeitungszeiten • Schwankende Qualität beim Versand der Angebote (Formatierung, Recht-

schreibfehler, etc.) • Angebote und Preise sind kaum standardisiert, obwohl dies für 80 % der An-

gebote durchaus möglich wäre

Chancen & Möglichkeiten Automatisierte Angebotskampagnen sind eine ideale Ergänzung zu der automati-sierten Terminvereinbarung. ✓ Schneller Versand von personalisierten Standardangeboten ✓ Mehr Zeit für komplexe, individueller Angebote (A-Kunden)✓ Höhere Umwandlung von Interessenten zu Käufern durch kürzere Bearbei-

tungszeit

3. Automatisches Nachfassen von Angeboten

Die meisten Unternehmen verschicken regelmäßig Angebote, wichtige Informatio-nen und Dokumente. Und jeder, der schon mal ein Angebot verschickt hat, dürfte schon mal auf folgende Widrigkeiten gestoßen sein: • Wie lange dauert es, bis der potenzielle Kunden das Angebot gelesen hat und

darüber sprechen möchte? • Wann ist die beste Zeit zum Nachfassen?

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➡ Montag und Freitagnachmittag sind grundsätzlich nicht die bevorzugten Tage, bleiben Dienstag bis Freitagvormittag

• Oft erreicht man den Ansprechpartner nicht und landet bei Mitarbeitern, bei denen man nur ungerne eine Rückruf-Bitte hinterlässt.

• Peinlich wenn man keinen Rückruf bekommt, wiederholt anruft oder wieder einen Mitarbeiter erreicht;

• Erreicht man den Ansprechpartner, teilt dieser einem möglicherweise mit, dass er sich das Angebot noch nicht im Detail anschauen konnte oder noch auf Vergleichsangebote wartet. Der Leidensprozess beginnt von vorne!

Chancen & Möglichkeiten

✓ Ansprechpartner werden nach einem festzulegenden Angebot automatisch per E-Mail an das Angebot erinnert.

✓ Sobald der Ansprechpartner das Angebot liest, erhält der Versender eine Be-nachrichtigung per E-Mail oder SMS (also der beste Zeitpunkt, um den Lead anzurufen und zu dem Angebot zu befragen).

✓ Leads werden automatisch an das Öffnen des Angebots erinnert, sollten Sie das Angebot nicht zum Beispiel innerhalb einer Woche geöffnet haben.

4. Automatisiert Vertrauen und Expertenstatus steigern

In den 80er Jahren erreichten uns täglich 650 Werbebotschaften. Heute prasseln mehr als 6.000 Werbebotschaften pro Tag auf uns ein.

Gleichzeitig verspricht Werbung oft zu viel und hat deshalb auch an Glaubwürdigkeit verloren. Dagegen vertrauen 85 % aller Verbraucher auf Online-Bewertungen ge-nauso, wie auf persönlichen Empfehlungen. Und sicherlich haben Sie auch schon 2

mal eine persönliche Empfehlung durch eine Online-Recherche verifiziert.

Und bestimmt trifft der ein oder andere Punkt auch auf Ihr Unternehmen zu: • Bis heute haben Sie keine Plattform eingerichtet, auf der man Sie und Ihr Un-

ternehmen aktiv bewerten kann

Quelle: BrightLocal – Local Consumer Review Survey 20172

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• Sie haben eine Plattform, erhalten aber kaum Bewertungen • Sie haben (oft ungerechtfertigt) schlechte Bewertungen, zum Beispiel von

ehemaligen Mitarbeitern, die sich rächen möchten • Ihre Wettbewerber haben wesentlich mehr (positive!) Bewertungen als Sie

bzw. Ihr Unternehmen

Chancen & Möglichkeiten

✓ Erhöhung der positiven Bewertungen in ausgesuchten Portalen durch aktives Bewertungsmanagement

✓ Höhere Sichtbarkeit in Suchmaschinen und Differenzierung von Wettbewer-bern durch Social Proof – komplett automatisiert

5. Automatisiertes Kunden-Onboarding

Sind Ihnen folgende Zahlen bewusst?• Es ist 5x teurer einen Neukunden zu gewinnen, als einen Bestandskunden zu

halten• Eine um 5 % erhöhte Kundenbindung macht ein Unternehmen bis zu 75 %

profitabler• 60 % der erfolgreichen und 51 % der weniger erfolgreichen Unternehmen fin-

den Kundenbindung wichtig 3

Aber warum kümmern sich auf der anderen Seite so wenige Unternehmen um Ihre Bestandskunden? Das Hauptproblem liegt im Zeitmangel: Unternehmen sind so sehr mit Neukunden und dem Tagesgeschäft beschäftigt, dass sie das Potenzial von Bestandskunden bei Weitem nicht ausnutzen.

Chancen & Möglichkeiten

✓ Automatisierte Begleitung des Kunden nach Kauf: ➡ Wichtige Fragen werden geklärt➡ Wertvolle Erinnerungen und Hilfestellungen

Quelle: Benchmarkstudie von Excellence Barometers 2017, Unternehmensberatung Bain & Com3 -pany 2016

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✓ Höhere Kundenbindung und mehr Umsatz durch personalisierte E-Mail KampagnenJeder Kontakt bekommt nur für ihn relevante Informationen

✓ Mehr Umsatz durch Up- und Cross-SellingSelbstverständlich laufen diese Automatisierungen immer unter Berücksichtigung der streng ausgelegten DSGVO.

Beste Grüße

Thilo Mann

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