ЗВІТНІСТЬ “Звіт (зведений звіт) про результати діяльності підрозділу внутрішнього аудиту в міністерстві, іншому центральному органі виконавчої влади, їх територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери

управління міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади, в Раді міністрів Автономної Республіки Крим, в обласній, Київській або

Севастопольській міській державній адміністрації” 

ПЕНСІЙНИЙ ФОНД УКРАЇНИ 

за 201 8 рік  

Подають Терміни подання

Форма № 1-ДВА(піврічна)

Міністерства, інші центральні органи виконавчої влади, Рада міністрів Автономної Республіки Крим, обласні, Київська та Севастопольська міські державні адміністрації до Мінфіну

до 20 липня,

до 20 січня

ЗАТВЕРДЖЕНОНаказ Міністерства фінансів

України27 березня 2014 року № 347

за погодженнямз Держстатом України

Респондент

Код за ЄДРПОУ 00035323

Найменування ПЕНСІЙНИЙ ФОНД УКРАЇНИ

Місцезнаходження . 01601 м. Київ 14, вул. Бастіонна, 9 . (поштовий індекс, область / А Р Крим, район, населений пункт,  вулиця / провулок, площа тощо, № будинку / корпусу, № офіса)

2

Розділ І. Організація діяльності підрозділу внутрішнього аудиту1. Кількість підрозділів внутрішнього аудиту та працівників, зайнятих у них

Код рядка

Департамент Управління Відділ Сектор Посадова особа

штат факт штат факт штат факт штат факт штат факт

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Кількість працівників, осіб1. У підрозділі ВА в апараті міністерства, іншого ЦОВВ, у Раді міністрів Автономної Республіки Крим, обласній або міській держадміністрації

11000 13 11

2. У підрозділах ВА в територіальних органах міністерства, іншого ЦОВВ

12000 216 173 5 5

3. У підрозділах ВА в бюджетних установах 13000

Всього 14000 13 11 216 173 5 54. Кількість підрозділів ВА / посадових осіб, на яких покладено повноваження щодо проведення внутрішнього аудиту, у системі ЦОВВ

15000 1 24 1

32. Організаційна і функціональна незалежність підрозділів внутрішнього аудиту,

відповідність кваліфікаційним вимогам працівників підрозділів внутрішнього аудиту

Код рядка Всього Центральни

й апаратТериторіаль

ні органиБюджетні установи

1 2 3 = 4 + 5+6 4 5 61. Загальна кількість підрозділів ВА / посадових осіб, на яких покладено повноваження щодо проведення внутрішнього аудиту в системі ЦОВВ, у Раді міністрів Автономної Республіки Крим, обласній, Київській або Севастопольській міській державній адміністрації, в тому числі:

21000 26 1 25 -

1.1. Кількість самостійних підрозділів ВА / посадових осіб, на яких покладено повноваження щодо проведення внутрішнього аудиту

21100 26 1 25 -

1.2. Кількість підрозділів ВА / посадових осіб, на яких покладено повноваження щодо проведення внутрішнього аудиту, які перебувають у складі інших структурних підрозділів

21200 - - - -

2. Кількість підрозділів ВА / посадових осіб, на яких покладено повноваження щодо проведення внутрішнього аудиту, у яких не забезпечено функціональну незалежність, на яких покладено:

х х х х

2.1. Виконання контрольно-наглядових функцій 22100 26 1 25 -

2.2. Здійснення кадрової роботи 22200 - - - -

2.3. Ведення бухгалтерського обліку 22300 - - - -2.4. Здійснення заходів з питань запобігання та протидії корупції 22400 - - - -

2.5. Виконання інших функцій 22500 - - - -

3. Кількість підрозділів ВА / посадових осіб, на яких покладено повноваження щодо проведення внутрішнього аудиту, які

х х х х

3.1. Підпорядковані безпосередньо міністру, керівнику іншого ЦОВВ, його територіального органу чи бюджетної установи, Голові Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласної або міської державної адміністрації

23100 26 1 25 -

3.2. Не підпорядковані міністру, керівнику іншого ЦОВВ, його територіального органу чи бюджетної установи, Голові Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласної або міської державної адміністрації

23200 - - - -

4. Кількість працівників підрозділів ВА/ посадових осіб, на яких покладено повноваження щодо проведення внутрішнього аудиту, з них:

24000 190 11 179 -

4.1. Кількість працівників, які відповідають кваліфікаційним вимогам 24100 181 11 170 -4.2. Кількість працівників, які не відповідають кваліфікаційним вимогам 24200 9 - 9 -

4

53. Стан планування проведення внутрішніх аудитів і виконання планів

Код рядка Кількість

Кількість об'єктів

внутрішнього аудиту,

включених до планів

Кількість об'єктів

внутрішнього аудиту,

виключених із планів

Заплановано часу для

проведення внутрішніх

аудитів, людино-днів

1 2 3 4 5 6

Об’єкти, що включені до бази даних внутрішнього аудиту 31000 255 х х х2. Затверджено планів діяльності з внутрішнього аудиту, всього, у тому числі:

32000 2 225 х 25206

3. Внесено зміни до планів діяльності з внутрішнього аудиту, у тому числі: 33000 2 8 11 х

4. Виконано планів діяльності з внутрішнього аудиту 34000 2 225 х х

5. Не виконано планів з внутрішнього аудиту 35000 - 0 х х

6. Стан виконання планів, % 36000 х 100,0 х х

Розділ ІІ. Стан проведення внутрішніх аудитів1. Стан проведення внутрішніх аудитів та інших контрольних заходів

Код рядка

Аудит ефективності

Аудит відповідності Фінансовий аудит Загальна кількість

Кількість

Викори-стано часу,

людино-днів

Кількість

Викори-стано часу,

людино-днів

Кількість

Викори-стано часу,

людино-днів

аудитів, інших контро-льних

заходів

Викори-стано часу,

людино-днів

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1. Проведено внутрішніх аудитів, всього, з них: 11000 50 3547 166 11438 69 1922 227 16907

1.1. Планові аудити 11100 48 3506 166 11438 69 1922 225 16866

1.2. Позапланові аудити 11200 2 41 - - - - 2 41

2. Взято участь в інших контрольних заходах (комісійних перевірках, службових розслідуваннях)

12000 х х х х х х 278 2723

62. Результативні показники проведення фінансових аудитів

та/або аудитів відповідностіКод

рядка Кількість Всього (тис. грн)

1 2 3 4

І. ЗАГАЛЬНІ ВІДОМОСТІ 21000 х1.1. Проведено фінансових аудитів та/або аудитів відповідності 21100 177 х1.2. Кількість установ, які охоплено фінансовим аудитом та/або аудитом відповідності 21200 251 х1.3. Кількість установ, у яких виявлено порушення 21300 247 хІІ. ВІДОМОСТІ ПРО ВИЯВЛЕНІ НЕФІНАНСОВІ ПОРУШЕННЯ (всього), з них: 22000 5 050 х2.1.Порушення в організації та порядку ведення бухгалтерського обліку 22100 166 х2.2. Недостовірність фінансової і бюджетної звітності 22200 29 х2.3. Недотримання актів законодавства, планів, процедур, контрактів, розпорядчих документів тощо 22300 2 269 х2.4. Інші нефінансові порушення 22400 2 586  хІІІ. ВІДОМОСТІ ПРО ВИЯВЛЕНІ ФІНАНСОВІ ПОРУШЕННЯ (всього), у тому числі: 23000 3 538 15 640,803.1. Порушення, що призвели до втрат (збитків) фінансових і матеріальних ресурсів 23100 1 273 6 090,093.1.1. Недоотримано фінансових ресурсів 23110 168 2 975,333.1.2. Проведено витрати з порушенням законодавства (всього), у тому числі: 23120 1 105 3 114,763.1.2.1. Нецільове використання коштів 23121 0 0,003.1.2.2. Незаконні витрати 23122 1 105 3 114,763.1.2.3. Недостачі 23123 - -3.2. Порушення, що не призвели до втрат 23200 2 265 9 550,71ІV. ВІДОМОСТІ ПРО УСУНЕННЯ НЕФІНАНСОВИХ ПОРУШЕНЬ (всього), у тому числі: 24000 3 637 х

4.1. Забезпечено правильність ведення бухгалтерського обліку 24100 148 х4.2. Забезпечено достовірність фінансової і бюджетної звітності 24200 20 х4.3. Забезпечено дотримання/прийняття актів законодавства, планів, процедур, контрактів, розпорядчих документів тощо 24300 1 797 х

4.4. Забезпечено усунення інших нефінансових порушень 24400 1 672 хV. ВІДОМОСТІ ПРО УСУНЕННЯ ФІНАНСОВИХ ПОРУШЕНЬ (всього), у тому числі: 25000 2 940 12 628,065.1. Усунуто фінансових порушень, що призвели до втрат фінансових і матеріальних ресурсів (всього) 25100 910 3 691,735.1.1. Надійшло фінансових ресурсів 25110 131 1 529,445.1.2. Відшкодовано і поновлено витрат фінансових і матеріальних ресурсів (всього), у тому числі: 25120 779 2 162,295.1.2.1. Нецільового використання коштів 25121 - -5.1.2.2. Незаконних витрат 25122 779 2 162,295.1.2.3. Недостач 25123 - -5.2. Усунуто порушень, що не призвели до втрат фінансових і матеріальних ресурсів (всього) 25200 2 030 8 936,33

7

3. Загальні відомості щодо проведення аудитів ефективності

Код рядка Загальна кількість

Кількість недоліків/проблем, встановлених за результатами аудитів ефективності

Законо-давчі

(норма-тивно-

правові)

Управ-лінсько-органі-заційні

Опера-ційно-

техноло-гічні

Прог-рамно-

технічнікадрові Фінансов

і

1 2 3 4 5 6 7 8 9

І. ЗАГАЛЬНІ ВІДОМОСТІ 31000 х х х х х х х

1.1. Проведено аудитів ефективності 31100 50 х х х х х х

1.2. Кількість об'єктів, які охоплені аудитом 31200 50 х х х х х х

1.3. Кількість установ, які охоплені аудитом 31300 182 х х х х х х

1.4. Кількість установ, у яких виявлено недоліки/проблеми

31400 97 х х х х х х

ІІ. ВІДОМОСТІ ПРО ВИЯВЛЕНІ НЕДОЛІКИ/ ПРОБЛЕМИ (всього), з них:

32000 693 28 492 171 1 1 -

2.1. Виконання і досягнення цілей, визначених у стратегічних та річних планах

32100 2 1 1 - - - -

2.2. Планування і виконання бюджетних програм та результати їх виконання

32200 8 - 8 - - - -

2.3. Виконання завдань, визначених актами законодавства

32300 335 13 307 14 - 1 -

2.4. Якість надання адміністративних послуг 32400 36 - 18 18 - - -

2.5. Виконання контрольно-наглядових функцій 32500 1 - 1 - - - -

2.6. Функціонування системи внутрішнього контролю

32600 311 14 157 139 1 - -

8

Розділ ІІІ. Результативність внутрішнього аудиту

Код рядка

Загальна кількість

Аудит ефективн

ості

Фінансовий аудит

та/або аудит

відповідності

1 2 3 4 5І. Надано висновків

(всього), з них: 10000 227 50 177

1.1. Безумовно-позитивний висновок 11000 - - -

1.2. Умовно-позитивний висновок 12000 225 50 175

1.3. Негативний висновок 13000 2 - 2ІІ. Надано рекомендацій

(всього), з них: 20000 2028 322 1706

2.1. Відхилено рекомендацій керівником 21000 8 3 5

2.2. Прийнято рекомендацій, з них: 22000 2020 319 1701

2.2.1. Рекомендації, щодо яких не настав термін виконання

22100 533 233 300

2.2.2. Рекомендації, які не виконано 22200 3 3 -

2.2.3. Рекомендації, які виконано, з них: 22300 1481 80 1401

2.2.3.1. Виконані рекомендації, за якими досягнуто результативність

22310 7 - 7

ІІІ. Кількість проведених аудитів (всього) 30000 227 50 177

9

IV. Інформація щодо стану організації і функціонування внутрішнього контролю у системі ЦОВВ

1. Опис існуючої системи внутрішнього контролю

1.1. Внутрішнє середовище

Пенсійний фонд України є центральним органом виконавчої влади, діяльність якого спрямовується і координується Кабінетом Міністрів України через Міністра соціальної політики.

Пенсійний фонд України у своїй діяльності керується Конституцією України та законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, іншими актами законодавства України, Положенням про Пенсійний фонд України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України № 280 від 23 липня 2014 року (із змінами).

Основним завданням Пенсійного фонду України є реалізація державної політики з питань пенсійного забезпечення та ведення обліку осіб, які підлягають загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню.

Для забезпечення виконання основного завдання Пенсійний фонд України:здійснює керівництво та управління солідарною системою

загальнообов’язкового державного пенсійного страхування;формує та веде реєстр застрахованих осіб Державного реєстру

загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі - реєстр застрахованих осіб) та у складі зазначеного реєстру - реєстр платників страхових внесків до солідарної системи загальнообов’язкового державного пенсійного страхування;

організовує, координує та контролює роботу територіальних органів щодо:- забезпечення додержання підприємствами, установами, організаціями

незалежно від форми власності та громадянами України, іноземцями та особами без громадянства, які на законних підставах перебувають на території України, вимог актів законодавства про пенсійне забезпечення;

- забезпечення надходжень від сплати збору на обов’язкове державне пенсійне страхування, інших коштів, ведення обліку їх надходжень відповідно до законодавства;

- внесення відомостей до реєстру застрахованих осіб та їх використання;- здійснення контролю за додержанням вимог законодавства про

загальнообов’язкове державне пенсійне страхування, правильністю нарахування, обчислення, повнотою і своєчасністю сплати страхових внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування (далі - страхові внески) та інших платежів, за достовірністю документів, поданих для призначення пенсії, та відомостей про осіб, які підлягають загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню, призначенням (перерахунком) і виплатою пенсій, щомісячного довічного грошового утримання суддям у відставці та іншими виплатами, які згідно із законодавством здійснюються за рахунок коштів Пенсійного фонду України, інших джерел, визначених законодавством;

10

- стягнення у передбаченому законодавством порядку своєчасно не нарахованих та/або не сплачених сум страхових внесків та інших платежів;

- застосування фінансових санкцій, передбачених законом;- призначення (перерахунку) і виплати пенсій та щомісячного довічного

грошового утримання суддям у відставці;- забезпечення своєчасного і в повному обсязі фінансування та виплати

пенсій, допомоги на поховання та інших виплат, які згідно із законодавством здійснюються за рахунок коштів Пенсійного фонду України та інших джерел, визначених законодавством;

- обліку коштів Пенсійного фонду України, ведення статистичної та бухгалтерської звітності;

- надання страхувальникам та застрахованим особам інформації, визначеної законодавством;

вживає відповідно до законодавства та міжнародних договорів України, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України, заходів до переказування пенсій громадянам України, які виїхали на постійне місце проживання за кордон, та виплати пенсій пенсіонерам іноземних держав, які постійно проживають в Україні;

організовує обмін відомостями, що містять ознаки використання праці неоформлених працівників і порушень законодавства про працю, з Держпраці та ДФС;

здійснює у межах повноважень, передбачених законом, контроль за цільовим використанням коштів Пенсійного фонду України, інших коштів, призначених для виплати пенсій та щомісячного довічного грошового утримання суддям у відставці;

аналізує та прогнозує надходження коштів від сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (далі – єдиний внесок), організовує взаємодію та обмін інформацією з питань нарахування та сплати єдиного внеску, персоніфікованого обліку надходжень від його сплати, розрахунку показників середньої заробітної плати працівників для призначення пенсії;

здійснює міжнародне співробітництво, забезпечує виконання зобов’язань, узятих за міжнародними договорами України з питань, що належать до його компетенції;

проводить у межах повноважень, передбачених законом, інформаційно-роз’яснювальну роботу серед населення;

здійснює розгляд звернень громадян з питань, пов’язаних з діяльністю Пенсійного фонду України, його територіальних органів, а також підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Пенсійного фонду України;

виконує у межах повноважень, передбачених законом, функції з управління об’єктами державної власності, що належать до сфери його управління;

готує звітність, передбачену законодавством;здійснює інші повноваження, визначені законом.Пенсійний фонд України здійснює свої повноваження безпосередньо та через

утворені в установленому порядку 283 територіальні управління. Станом на 31.12.2018 у повному обсязі здійснювали свою діяльність 214 територіальних управлінь, з них 25 головних управлінь в областях та м. Києві.

11

Пенсійний фонд України у межах повноважень, передбачених законом, на основі і на виконання Конституції та законів України, актів Президента України та постанов Верховної Ради України, прийнятих відповідно до Конституції та законів України, актів Кабінету Міністрів України, наказів Мінсоцполітики видає акти організаційно-розпорядчого характеру, організовує і контролює їх виконання.

Проекти нормативно-правових актів Пенсійного фонду України погоджуються з Мінсоцполітики. Нормативно-правові акти Пенсійного фонду України підлягають державній реєстрації в порядку, встановленому законодавством.

Керівництво діяльністю Пенсійного фонду України здійснює правління Пенсійного фонду України, чисельність і персональний склад якого затверджуються Кабінетом Міністрів України. Голова правління Пенсійного фонду України та його заступники входять до складу правління Пенсійного фонду України за посадою.

Голова правління Пенсійного фонду України призначається на посаду та звільняється з посади Кабінетом Міністрів України за пропозицією Комісії з питань вищого корпусу державної служби.

Голова правління Пенсійного фонду України має двох заступників, які призначаються на посаду Кабінетом Міністрів України на підставі пропозицій Комісії з питань вищого корпусу державної служби за результатами конкурсу відповідно до законодавства про державну службу.

Розподіл функціональних обов’язків між заступниками Голови правління визначається наказом Пенсійного фонду України. Протягом 2018 року розподіл обов’язків переглядався двічі: наказом Пенсійного фонду України від 14.08.2018 № 136 унесено зміни до наказу Пенсійного фонду України від 31.08.2017 № 176 та наказом Пенсійного фонду України від 17.12.2018 № 198 затверджено новий розподіл обов’язків між заступниками Голови правління.

Діяльність територіальних органів регламентована Положенням про головні управління Пенсійного фонду України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, затвердженим постановою правління Пенсійного фонду України від 22.12.2014 № 28-2 (із змінами), зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 15.01.2015 за № 40/26485, та Положенням про управління Пенсійного фонду України в районах, містах, районах у містах, а також про об’єднані управління, затвердженим постановою правління Пенсійного фонду України від 22.12.2014 № 28-2 (із змінами) та зареєстрованим в Міністерстві юстиції України від 15.01.2015 за №41/26486.

Розподіл обов’язків між структурними підрозділами і спеціалістами територіальних органів Фонду здійснюється керівниками цих органів і відображається у відповідних положеннях про структурні підрозділи та посадових інструкціях спеціалістів. Наказами територіальних органів також здійснюється розподіл функціональних обов’язків між заступниками начальників цих органів.

З метою створення умов для послідовних і узгоджених дій структурних підрозділів центрального апарату Фонду та територіальних органів Фонду для спрямування їх на ефективне виконання завдань та реалізацію покладених функцій Пенсійним фондом України здійснюється планування роботи Фонду на рік. План Пенсійного фонду України погоджується з Міністром соціальної політики України. Основні пріоритети діяльності та план роботи Пенсійного фонду України на

12

2018 рік затверджено постановою правління Пенсійного фонду України від 21.12.2017 № 31-1.

В плані роботи Пенсійного фонду України на 2018 рік за кожним напрямком діяльності визначено мету, завдання, відповідальних осіб, критерії оцінки та терміни виконання. Забезпечується щоквартальний моніторинг стану виконання завдань.

Механізм складання, розгляду, затвердження та виконання бюджету Пенсійного фонду України та його територіальних органів визначено Порядком розроблення, затвердження та виконання бюджету Пенсійного фонду України, затвердженим постановою правління Пенсійного фонду України від 31.08.2009 № 21-2, зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 23.09.2009 за № 897/16913.

Облік надходження сум платежів до бюджету Пенсійного фонду України регламентовано Порядком ведення органами Пенсійного фонду України обліку надходження сум платежів, затвердженого постановою Пенсійного фонду України від 27.09.2010 № 21-2 (зі змінами).

З метою належної організації роботи та удосконалення системи ведення бухгалтерського обліку, складання звітності розроблено та затверджено Єдині принципи облікової політики Пенсійного фонду України та робочий план рахунків бухгалтерського обліку. Єдині принципи облікової політики Пенсійного фонду України затверджені наказом Пенсійного фонду України від 14.12.2015 № 196. Робочий план рахунків бухгалтерському обліку затверджено наказом Пенсійного фонду України від 10.03.2017 № 36.

З метою забезпечення ефективного витрачання коштів на адміністративні видатки, пов’язані з виконанням функцій органами Пенсійного фонду України, розроблено і затверджено постановою правління Пенсійного фонду України від 16.11.2016 № 26-1 заходи щодо ефективного використання коштів.

В системі органів Пенсійного фонду України 95,1 % працівників є державними службовцями. Поведінка та етика стосунків регулюється Правилами поведінки державного службовця, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 11.02.2016 № 65.

Прийняття на роботу до органів Пенсійного фонду України здійснюється відповідно до вимог Закону України “Про державну службу” та Порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 25.03.2016 № 246.

Постановою правління Пенсійного фонду України від 03.06.2016 № 13-2 затверджено Стратегію розвитку і зміцнення кадрового потенціалу органів Пенсійного фонду України у 2016-2018 роках, якою визначено напрямки запровадження динамічних процесів перерозподілу й централізації функціональних процесів в органах Пенсійного фонду України, підвищення рівня професійної компетентності державних службовців Фонду, удосконалення системи стимулювання професійного зростання персоналу, удосконалення роботи служб персоналу органів Фонду. Для реалізації Стратегії розроблено план заходів, який затверджено наказом Пенсійного фонду України від 09.09.2016 №132, та забезпечено контроль за виконанням намічених завдань. З урахуванням вжитих протягом 2016-2018 років заходів розробляється Стратегія подальшого вдосконалення системи управління персоналом Пенсійного фонду України та

13

здійснюється підготовка річного плану заходів з її реалізації, розгляд та затвердження яких заплановано у І кварталі 2019 року.

Оплата праці державних службовців в системі органів Пенсійного фонду України здійснюється відповідно до Закону України від 10 грудня 2015 року № 889-VIII “Про державні службу” та постанови Кабінету Міністрів України від 18.01.2017 № 15 “Питання оплати праці працівників державних органів”. Положення про преміювання працівників Пенсійного фонду України затверджено наказом Пенсійного фонду України від 04.08.2016 № 120. Територіальними органами Фонду розроблено та затверджено в установленому порядку власні положення про преміювання.

З метою заохочення та відзначення працівників Пенсійного фонду України та його підвідомчих органів за особисті трудові досягнення у професійній, службовій діяльності, за бездоганну службу та особливі заслуги під час виконання службових обов’язків в Пенсійному фонді України встановлено відомчі відзнаки та затверджено порядок нагородження. Положення про відомчі заохочувальні відзнаки Пенсійного фонду України затверджено постановою правління Пенсійного фонду України від 11.02.2013 № 2-2 та зареєстровано в Міністерстві юстиції України 28.02.2013 за №341/22873.

Організаційні засади прийому та обслуговування осіб, які звертаються до територіальних органів Пенсійного фонду України, у тому числі за допомогою засобів телекомунікації, відповідно до вимог Законів України “Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування”, “Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування” визначено Положенням про організацію прийому та обслуговування осіб, які звертаються до органів Пенсійного фонду України, затвердженим постановою правління Пенсійного фонду України від 30 липня 2015 року № 13-1, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 18 серпня 2015 року за № 991/27436.

Постановою Правління Пенсійного фонду України від 25.11.2005 № 22-1 затверджено Порядок подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсій відповідно до Закону України “Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування”.

Порядок організації ведення реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування (далі - Реєстр застрахованих осіб) та порядок надання інформації з Реєстру застрахованих осіб визначено Положенням про реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, затвердженим постановою правління Пенсійного фонду України від 18.06.2014 № 10-1 (у редакції постанови правління Пенсійного фонду України від 27.03.2018 № 8-1) зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 08.07.2014 за № 785/25562.

Порядок організації виконання завдань, які покладених на підрозділи юридичної служби органів Фонду, визначено Положенням про організацію правової роботи в Пенсійному фонді України, затвердженим постановою правління Пенсійного фонду України від 08.10.2004 № 13-1 (у редакції постанови правління Пенсійного фонду України від 04.11.2016 № 25-3).

Єдиний порядок організації планування, проведення, документування ходу та результатів внутрішніх аудитів та інших контрольних заходів, здійснення моніторингу впровадження наданих за їх результатами рекомендацій Пенсійним

14

фондом України та головними управліннями Фонду встановлено Інструкцією про організацію планування та проведення контрольних заходів в Пенсійному фонді України та його органах, затвердженою постановою правління Фонду від 17.12.2015 № 26-3 (зі змінами). З урахуванням вимог постанови Кабінету Міністрів України від 12.12.2018 № 1062 та змін до постанови Кабінету Міністрів України від 28.09.2011 № 1001 зазначену Інструкцію буде переглянуто у І кварталі 2019 року.

Загальні положення щодо порядку ведення діловодства в центральному апараті Пенсійного фонду України, вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням, визначено Інструкцію з діловодства в Пенсійному України, затвердженою наказом Пенсійного фонду України від 03.07.2012 № 107 (із змінами).

З метою узагальнення результатів виконання адміністративних обов’язків та завдань, віднесених до компетенції органів Пенсійного фонду України, упорядкування формування і подання звітності в системі Пенсійного фонду України наказом Пенсійного фонду України від 01.06.2017 № 105 “Про зміни у звітності щодо роботи Пенсійного фонду України та його територіальних органів” затверджено перелік та форми даних щодо показників роботи органів Пенсійного фонду України, які включають всю звітність територіальних органів Фонду, що подається до Пенсійного фонду України, та встановлено її періодичність.

Починаючи з 2015 року розробляється та затверджується щорічна антикорупційна програма, яка включає визначення засад загальної відомчої політики щодо запобігання та протидії корупції, оцінку корупційних ризиків, заходи щодо їх усунення, строки та осіб, відповідальних за виконання, процедури проведення моніторингу та оцінки виконання завдань, заходи щодо поширення інформації про стан реалізації антикорупційних заходів. Антикорупційна програма Пенсійного фонду України на 2018 рік, затверджена наказом Пенсійного фонду України від 27.04.2018 № 81 (в редакції наказу Пенсійного фонду України від 04.06.2018 № 97), погоджена з Національним агентством з питань запобігання корупції (рішення Національного агентства від 27.06.2018 № 1313). Протягом 2018 року забезпечувався моніторинг виконання програми та щоквартальне оприлюднення його результатів.

1.2. Управління ризиками

Пенсійним фондом України продовжується робота щодо нормативного врегулювання функціональних процесів, по оптимізації структури органів Пенсійного фонду України та реорганізації територіальних управлінь. На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 08 листопада 2017 року № 821 “Деякі питання функціонування органів Пенсійного фонду України” у 2018 році завершено процеси централізації в 6 головних управліннях Фонду (Дніпропетровська, Кіровоградська, Львівська, Херсонська, Хмельницька та Черкаська області) та реорганізації 18 територіальних управлінь в Донецькій області. Завершена реорганізація головного управління Пенсійного фонду України в м. Києві та його підвідомчих управлінь відповідно до постанови Кабінету

15

Міністрів України від 29 березня 2017 року № 203 “Про утворення Головного управління Пенсійного фонду України в м. Києві”.

На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 22 серпня 2018 року № 628 “Деякі питання функціонування органів Пенсійного фонду України” здійснюються заходи щодо централізації функціональних процесів в 15 головних управліннях Фонду, зокрема, здійснюється реорганізація територіальних органів Фонду шляхом приєднання управлінь в районах, містах, районах у містах, а також об'єднаних управлінь до відповідних головних управлінь Пенсійного фонду України в областях.

З урахуванням зміни структури територіальних органів Фонду та необхідності приведення у відповідність до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 12.12.2018 № 1062 продовжено роботу щодо формалізації системи управління ризиками в органах Фонду та доопрацювання проекту Порядку управління ризиками в діяльності органів Пенсійного фонду України.

З метою уникнення та зменшення ризиків впроваджуються технології єдиної централізованої системи аналітики та управління фінансами у солідарній системі загальнообов’язкового державного пенсійного страхування, вдосконалення функціональних процесів, розвиток інформаційних систем Пенсійного фонду України в рамках виконання завдань, визначених Стратегією модернізації та розвитку Пенсійного фонду України на період до 2020 року, схваленою розпорядженням Кабінету Міністрів України від 14вересня 2016 року № 672-р (далі – Стратегія).

В рамках реалізації завдань Стратегії забезпечено: оперативне використання даних реєстру застрахованих осіб Державного

реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі – реєстр застрахованих осіб) для призначення/перерахунку пенсій та для нарахування виплат за окремими видами загальнообов’язкового державного соціального страхування, а також виявлення фактів використання праці неоформлених працівників та порушень законодавства про працю;

обмін інформацією для призначення всіх видів державної соціальної допомоги та субсидій;

доступ громадян до сервісів дистанційного їх обслуговування, у тому числі одержання через особистий кабінет користувача на веб-порталі електронних послуг довідок та/або витягу з реєстру застрахованих осіб з використанням перевірочних кодів - цифрового та QR (інформацією веб-порталу користується більш ніж 2,3 млн. осіб);

технологію обміну списками на зарахування пенсій та грошової допомоги на поточні рахунки в електронній формі з використанням електронного цифрового підпису з Публічним акціонерним товариством “Державний ощадний банк України”;

модернізацію пенсійного посвідчення у вигляді платіжної картки, яка одночасно є пенсійним посвідченням, містить графічну та електронну інформацію про власника, ключі електронного цифрового підпису (далі – електронне пенсійне посвідчення);

технологію інформування осіб за допомогою СМС-повідомлень, а також запроваджено підсистему збору даних, контролю та аналізу бюджету Пенсійного фонду України, основними функціями якої є обробка інформації щодо потреби для

16

фінансування пенсійних виплат, формування платіжних доручень та завантаження виписок з рахунків, формування консолідованих аналітичних довідок.

Впроваджено в експлуатацію Централізовані технології призначення пенсій (підсистему “Призначення та виплата пенсій на базі електронної пенсійної справи” Інтегрованої комплексної інформаційної системи Пенсійного фонду України).

Також у рамках реалізації Стратегії та з метою побудови сучасної та ефективної системи оперативного управління фінансами Пенсійного фонду України постановою правління Пенсійного фонду України від 07.07.2017 № 15-1 схвалено Програму вдосконалення системи оперативного управління фінансовими ресурсами Пенсійного фонду України на 2017-2020 роки.

В територіальних органах Пенсійного фонду запроваджено додаткові методи контролю. Так, протягом 2018 року для забезпечення правомірності рішень про поновлення та виплату пенсій за минулі періоди одержувачам пенсій з числа внутрішньо переміщених осіб здійснювався аналіз даних про одержувачів пенсії, в тому числі внутрішньо переміщених осіб. Зокрема, опрацьовувалась інформація щодо випадків тривалої відсутності внутрішньо переміщених осіб за місцем фактичного проживання/перебування; здійснювались вибірки особових рахунків щодо правомірності та правильності нарахування та виплати пенсії внутрішньо переміщеним особам; забезпечувалось опрацювання наданої уповноваженими органами інформації, що впливають або можуть вплинути на пенсійне забезпечення внутрішньо переміщених осіб.

Забезпечувався моніторинг інформації щодо взяття на облік та забезпечення виплат внутрішньо переміщеним особам, яку надають головні управління Фонду в областях та місті Києві. Відповідна інформація надається Міністерству соціальної політики України.

Здійснюються заходи щодо модернізації комплексної системи захисту інформації інформаційно-телекомунікаційної системи Фонду (далі - КСЗІ ІТС ПФУ) та включення реєстру застрахованих осіб до телекомунікаційного простору єдиної платформи захищених електронних комунікацій органів державної влади на базі Національної телекомунікаційної мережі.

Державною службою спеціального зв’язку та захисту інформації України у травні 2018 року погоджено Технічне завдання на модернізовану КСЗІ ІТС ПФУ. Продовжуються у встановленому порядку заходи для проведення державної експертизи модернізованої КСЗІ ІТС ПФУ.

Розпочато розроблення та впровадження програмного забезпечення щодо механізмів доступу користувачів до ресурсів ITC з використанням електронного цифрового підпису, процедури розподілу прав, моніторингу та контролю доступу. Здійснюються заходи щодо створення та акредитації власного Центру сертифікації ключів.

Окрім заходів, передбачених Антикорупційною програмою Пенсійного фонду України на 2018 рік, Пенсійним фондом вжито інші заходи, спрямовані на запобігання корупційним та пов’язаним з корупцією правопорушенням. Зокрема, наказами Пенсійного фонду України від 30 березня 2018 року № 68 та від 02 квітня 2018 року № 72 визначено організаційні засади та порядок взаємодії між структурними підрозділами Пенсійного фонду України щодо:

- проведення перевірки факту подання декларацій осіб, уповноважених на виконання функцій держави або місцевого самоврядування, та повідомлення

17

Національного агентства з питань запобігання корупції про випадки неподання чи несвоєчасного подання таких декларацій;

- проведення спеціальної перевірки стосовно осіб, які претендують на зайняття посад, які передбачають зайняття відповідального або особливо відповідального становища;

- організації роботи зі зверненнями фізичних та юридичних осіб, які містять інформацію про порушення вимог Закону України “Про запобігання корупції” посадовими і службовими особами органів Пенсійного фонду України.

Результати діяльності органів Фонду систематично розглядались на засіданнях правління та на нарадах у Голови правління Пенсійного фонду України, колегіях при начальниках головних управлінь Фонду в областях та м. Києві.

1.3. Заходи контролю

Заходи контролю в органах Пенсійного фонду України здійснюються на всіх рівнях щодо всіх функцій і процесів і включають наступні правила та процедури:

авторизація та підтвердження – здійснюється шляхом отримання дозволу відповідальних осіб на виконання операцій через процедуру візування, погодження та затвердження керівництвом Фонду (територіальних органів). В органах Пенсійного фонду України процедури візування, погодження та затвердження регламентовані Інструкцією з діловодства в Пенсійному фонді України, затвердженою наказом Пенсійного фонду України від 03.07.2012 № 107 та Інструкцією з діловодства в органах Пенсійного фонду України, затвердженою наказом Пенсійного фонду України від 05.12.2012 № 182 (далі – Інструкції з діловодства), наказами про розподіл функціональних обов’язків між заступниками Голови правління (заступниками керівників територіальних органів), положеннями про структурні підрозділи Пенсійного фонду України (територіальних органів Фонду);

розподіл обов’язків та повноважень в органах Пенсійного фонду України визначається Положенням про Пенсійний фонд України (територіальні органи Фонду), наказами про розподіл функціональних обов’язків між заступниками Голови правління (заступниками керівників територіальних органів), положеннями про структурні підрозділи Пенсійного фонду України (територіальних органів Фонду), посадовими інструкціями спеціалістів. В органах Фонду розробляються організаційно-розпорядчі акти щодо регламентів взаємодії між структурними підрозділами для оперативного та ефективного виконання спільних завдань.

Так, наприклад, наказом Пенсійному фонді України від 30.03.2018 № 68 визначено порядок дій уповноваженого підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції і служби управління персоналом при здійсненні контролю за своєчасністю подання суб’єктами декларування декларацій та при проведенні спеціальних перевірок, наказом від 02.04.2018 № 72 визначено дії структурних підрозділів щодо організації роботи із повідомленнями про корупцію. Аналогічні накази видаються територіальними органами Фонду щодо використання даних реєстру застрахованих осіб, обслуговування осіб, які звертаються до органів Фонду тощо.

18

правила та процедури щодо здійснення контролю за доступом до ресурсів та облікових записів, закріплення відповідальності за збереження і використання ресурсів, контролю за достовірністю проведених операцій тощо регламентуються:

- наказом Пенсійного фонду України від 14.12.2015 № 196 “Про Єдині принципи облікової політики Пенсійного фонду України” та наказами про облікову політику в територіальних органах Фонду;

- наказом Пенсійного фонду України від 10.03.2017 №36 “Про робочий план рахунків бухгалтерського обліку”;

- наказами Пенсійного фонду України про право підпису від 05.09.2017 № 178 від 16.07.2018 № 119, від 08.11.2018 № 181;

- Порядком подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсій відповідно до закону України “Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування”, затвердженим постановою правління Пенсійного фонду України від 25.11.2005 №22-1 та зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 27.12.2005 за №1566/11846 (із змінами, внесеними постановою правління Пенсійного фонду України від 26.04.2017 №9-1);

- постановою Пенсійного фонду України від 30.07.2015 № 13-1 “Про організацію прийому та обслуговування осіб, які звертаються до органів Пенсійного фонду України”, зареєстрованою в Міністерстві юстиції України від 18.08.2015 р. за № 991/27436 (із змінами, внесеними постановою Пенсійного фонду України від 23.10.2017 № 23-2);

- Інструкцією про виплату та доставку пенсій, соціальних допомог національним оператором поштового зв’язку, затвердженою наказом Міністерства транспорту та зв’язку України, Міністерства праці та соціальної політики України від 28.04.2009 № 464/156, постановою правління Пенсійного фонду України від 28.04.2009 № 14-1, зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 02.07.2009 за №592/16608;

- Інструкцією про порядок обчислення і сплати страхувальниками та застрахованими особами внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування до Пенсійного фонду України, затвердженою постановою правління Пенсійного фонду України від 19.12.2003 № 21-1, зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 16.01.2004 за № 64/8663 (із змінами);

- Технологічною інструкцією з організації роботи з відомчою підсистемою Пенсійного фонду України інтегрованої міжвідомчої інформаційно-телекомунікаційної системи щодо контролю осіб, транспортних засобів та вантажів, які перетинають державний кордон, затвердженою наказом Пенсійного фонду України від 19.06.2017 № 123;

- іншими документами відповідно до напрямків діяльності органів Фонду, в тому числі положеннями про структурні підрозділи та посадовими інструкціями спеціалістів.

Для забезпечення збереження матеріальних цінностей окремими наказами визначаються матеріально відповідальні особи, з якими укладаються письмові договори про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.

Оцінка загальних результатів діяльності установи, окремих функцій та завдань здійснюється шляхом контролю за виконанням планів роботи Пенсійного фонду України (територіальних органів Фонду), розпорядчих документів та звітування відповідальних осіб.

19

Порядок здійснення такого контролю визначено Інструкціями з діловодства. Крім того, результати діяльності установи за звітні періоди систематично розглядаються на засіданнях правління Пенсійного фонду України, нарадах у Голови правління Пенсійного фонду України за участю керівників структурних підрозділів центрального апарату та головних управлінь Фонду.

З метою забезпечення охорони майна та порядку доступу до службових приміщень працівників центрального апарату Пенсійного фонду України та інших осіб, які прибули до Фонду за службовою необхідністю, визначено Правила з організації пропускного режиму до адміністративних будівель Пенсійного фонду України, затверджені постановою правління Пенсійного фонду України від 14.04.2016 № 8-1.

З метою створення умов для попередження несанкціонованого доступу до інформації, розкриття якої може завдати шкоди інтересам держави та окремих громадян, визначено порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, наказом Пенсійного фонду України від 19.06.2017 № 122 утворено комісію з питань роботи із службовою інформацією. Постановою правління Пенсійного фонду України від 28.03.2017 № 6-1 затверджено Інструкцію про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв, що містять службову інформацію в Пенсійному фонді України.

В Пенсійному фонді України з метою визначення цінностей документів, створених в результаті діяльності, утворено експертну комісію, склад якої систематично переглядається.

Організація праці, дотримання трудової дисципліни, нормативної поведінки державних службовців та працівників центрального апарату, які виконують функції з обслуговування, регламентується правилами внутрішнього службового та трудового розпорядків, затвердженими загальними зборами працівників центрального апарату Пенсійного фонду України 28.04.2017.

Контроль за роботою працівників органів Фонду здійснюється керівниками структурних підрозділів, що передбачено відповідними положеннями про структурні підрозділи.

Проводяться виїзні контрольні заходи з різних питань діяльності підвідомчих органів Фонду. Порядок проведення таких заходів регулюється Інструкцією про організацію планування та проведення контрольних заходів в Пенсійному фонді України та його органах, затвердженою постановою правління Пенсійного фонду України від 17.12.2015 № 26-3 (із змінами, внесеними постановою правління Пенсійного фонду України від 21.12.2017 № 31-3).

В органах Пенсійного фонду України здійснюється комплекс заходів, спрямованих на упередження виникнення ризиків та зменшення їх впливу на результати роботи. З цією метою проводяться навчання з спеціалістами за конкретними напрямами роботи, виробничі та селекторні наради, семінари, розробляються методичні матеріали.

1.4. Моніторинг

З метою забезпечення оперативного контролю та оцінки діяльності органів Фонду структурними підрозділами Пенсійного фонду України проводиться

20

моніторинг результатів роботи (щоденно, щотижнево, щомісяця тощо) за різними показниками відповідно до напрямків діяльності.

Порядок та форма відстеження регламентується внутрішніми документами.Контроль за результатами виконання територіальними органами Фонду

адміністративних обов’язків та завдань, віднесених до їх компетенції, здійснюється шляхом оцінки даних періодичної звітності, визначеної наказом Пенсійного фонду України від 01.06.2017 № 105 “Про зміни у звітності щодо роботи Пенсійного фонду України та його територіальних органів”. Наказом затверджено перелік та форми близько 100 звітних інформацій щодо показників роботи за всіма напрямками діяльності органів Пенсійного фонду України.

Так, наприклад, департаментом внутрішнього аудиту та фінансового контролю здійснюється щомісячний моніторинг результатів перевірок цільового використання коштів, призначених на виплату пенсій, банками, виплатними об’єктами поштового зв’язку та будинками-інтернатами. Також здійснюється моніторинг за позаплановими перевірками суб’єктів господарської діяльності та перевірками сплати збору на обов’язкове державне пенсійне страхування з окремих видів господарських операцій.

Моніторинг врахування рекомендацій за результатами внутрішнього аудиту проводиться відповідно до Інструкції про організацію планування та проведення контрольних заходів в Пенсійному фонді України та його органах, затвердженої постановою правління Пенсійного фонду України від 17.12.2015 № 26-3 (із змінами, внесеними постановою правління Пенсійного фонду України від 21.12.2017 № 31-3).

Службами діловодства органів Пенсійного фонду України здійснюється постійний моніторинг і контроль за виконанням розпорядчих документів на підставі Інструкцій з діловодства.

Моніторинг у сфері публічних закупівель здійснюється відповідно до наказів Пенсійного фонду України від 01.06.2017 № 105 (зі змінами) та від 14.06.2017 № 116.

В Пенсійному фонді України підготовка та виконання програми забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту, проведення внутрішньої оцінки якості внутрішнього аудиту здійснюється відповідно до вимог стандартів внутрішнього аудиту. На даний час розробляються проекти внутрішніх документів, що регламентують питання проведення оцінки якості, з урахуванням змін у законодавстві з внутрішнього аудиту та удосконалення підходів до внутрішнього оцінювання якості відповідно до вимог листа Міністерства фінансів України від 14.11.2018 № 33030-07-5/29494.

21

1.5. Інформація та комунікація

Інформаційний та комунікаційний обмін здійснюється шляхом збору, документування, передачі інформації та її використання. Для цього в Пенсійному фонді України запроваджено оперативне та періодичне звітування щодо результатів роботи Фонду. Наказом Пенсійного фонду України від 01.06.2017 № 105 “Про зміни у звітності щодо роботи Пенсійного фонду України та його територіальних органів” затверджено перелік та форми даних щодо показників роботи органів Пенсійного фонду України. Крім того, цим наказом визначено перелік форм звітності, встановлених іншими органами, за якими головні управління Пенсійного фонду України подають дані до центрального апарату Фонду та подання Пенсійним фондом України звітних даних щодо показників роботи Пенсійного фонду України та його територіальних органів.

Пенсійним фондом України також здійснюється інформаційний та комунікаційний обмін із Кабінетом Міністрів України, міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, державними установами тощо.

Система документообігу, порядок інформування керівництва, надання інформації зовнішнім користувачам, контролю за виконанням документів регулюється внутрішніми розпорядчими та іншими організаційними документами, зокрема, Інструкціями з діловодства.

В рамках реалізації Стратегії розвитку комунікацій Пенсійного фонду України, затвердженої постановою правління Пенсійного фонду України від 02 лютого 2016 року № 1-2, створено новий веб-ресурс, що забезпечує висвітлення діяльності Фонду, реалізації державних програм у сфері пенсійного забезпечення, надання інформаційних послуг. В категорії “Комунікації” функціонують розділи “Доступ до публічної інформації”, “Взаємодія з громадськістю”, “Прес-центр”. Інформаційна сторінка веб-порталу електронних послуг адаптована до користувачів з вадами зору, має мобільну версію та являє собою мультисайт зі сторінками головних управлінь Фонду. Її відвідує близько 100 тисяч користувачів щомісяця.

У 2018 році запроваджено нові онлайн-сервіси: послуги смс-інформування пенсіонерів й застрахованих осіб та отримання онлайн довідок через особистий кабінет на веб-порталі електронних послуг.

Органи Пенсійного фонду України є активними користувачами соціальної мережі Facebook: створено 20 власних сторінок (центральним апаратом, головними та підвідомчими управліннями Фонду).

Налагоджено взаємодію з громадськістю через Громадську раду при Пенсійному фонді України, Урядово-громадську ініціативу “Разом проти корупції”, громадську організацію “Українська демократія”, через комунікації на інформаційній сторінці веб-порталу Фонду щодо підготовки проектів нормативно-правових актів, в тому числі регуляторних, тощо.

Однією із найпоширеніших форм роботи із громадськістю є зустрічі з населенням, ветеранськими і громадськими організаціями, у трудових колективах, виїзні прийоми громадян.

Протягом травня поточного року Пенсійним фондом України спільно з Урядовим контакт-центром проведено телефонне опитування громадян щодо каналів комунікації, через які здійснюється інформування з пенсійних питань.

Пенсійний фонд України вивчає громадську думку щодо своєї діяльності

22

шляхом анкетування відвідувачів, моніторингу оприлюднених у засобах масової інформації зауважень і пропозицій інститутів громадянського суспільства та окремих громадян, враховує зазначені зауваження і пропозиції в межах чинного законодавства, а також публічно реагує на них.

2. Недоліки організації системи внутрішнього контролю, виявлені за результатами здійснених внутрішніх аудитів

В ході проведення у 2018 році внутрішніх аудитів Пенсійним фондом України надавалась оцінка стану внутрішнього контролю. Встановлено недоліки за окремими компонентами системи внутрішнього контролю.

Наприклад, в головному управлінні у Донецькій області недосконалість функціонування таких компонентів системи внутрішнього контролю, як заходи контролю та моніторинг, зумовили недоліки в організації роботи з обслуговування громадян, що вплинуло на збільшення кількості осіб, які звертаються до органів Фонду, та зниження якісного рівня обслуговування.

В головних управліннях у Дніпропетровській, Донецькій, Київській, Львівській, Полтавській, Рівненській, Сумській, Харківській, Чернігівській областях та м. Києві заходи внутрішнього контролю не в повному обсязі знижували ризики виникнення порушень та помилок при призначенні пенсій. Як наслідок, допускались випадки безпідставного порушення термінів призначення (перерахунку) пенсій, невідповідність даних особових рахунків пенсійним справам, неповного чи невірного опрацювання даних про працевлаштування пенсіонерів, порушення розрахунку страхового стажу та обчисленні заробітної плати для призначення пенсій, невірне визначення дати права на призначення пенсій, порушення порядку проведення індексації пенсій.

В окремих територіальних управліннях у Вінницькій, Житомирській, Київській, Одеській, Полтавській. Сумській, Харківській, Чернігівській областях недостатні заходи внутрішнього контролю за нарахуванням заробітної плати зумовили наявність переплат та недоплат, у Донецькій, Житомирській, Київській, Полтавській. Сумській, Рівненській, Харківській, Чернігівській областях – порушення в обліку матеріальних цінностей.

Також встановлено упущення в організації внутрішнього контролю за реалізацією вимог комплексної системи захисту інформації в інформаційно-телекомунікаційній системі Фонду. Як наслідок, мали місце випадки недотримання вимог щодо ідентифікованого доступу користувачів до інформаційних ресурсів, упущення в організації контролю за використанням персональних даних в Дніпропетровській, Полтавській, Сумській, Харківській, Чернігівській областях, м. Києві.

Недосконалість такого компоненту внутрішнього контролю, як інформації та комунікації при призначенні пенсій на пільгових умовах між структурними підрозділами територіальних управлінь у Дніпропетровській, Житомирській, Львівській, Одеській, Рівненській, Харківській областях призвели до несвоєчасного виставлення до відшкодування підприємствам видатків на виплату пільгових пенсій та, відповідно, несвоєчасного отримання Пенсійним фондом фінансових ресурсів.

23

3. Вжиті заходи з удосконалення системи внутрішнього контролю

В Пенсійному фонді України та його територіальних органах вживались заходи з удосконалення системи внутрішнього контролю для мінімізації впливу ризиків, які впливають на якість виконання функціональних завдань та досягнення мети.

Зокрема, за результатами проведеної оптимізації функціональних процесів та реорганізації територіальних управлінь постановою правління Фонду від 15 лютого 2018 року № 27-1 внесено зміни до Положення про головні управління Пенсійного фонду України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, до Положення про управління Пенсійного фонду України в районах, містах, районах у містах, а також про об'єднані управління, що затверджені постановою правління Фонду від 22 грудня 2014 року № 28-2 та зареєстровані в Міністерстві юстиції України 15.01.2015 за № 41/26486, переглянуто положення про структурні підрозділи, посадові інструкції спеціалістів.

Проводилась робота з керівниками структурних підрозділів територіальних органів Фонду щодо підвищення кваліфікації, здобуття практичних та організаційних навичок у відповідному напрямку діяльності. З початку 2018 року проведено семінари-наради з 2666 державними службовцями категорій “Б” і “В”.

Протягом 2018 року продовжувались заходи, спрямовані на розвиток інформаційних технологій та підвищення рівня автоматизації основних функціональних процесів.

Створено механізм доступу роботодавців, банків, підприємств, установ та організацій усіх форм власності до персональних даних громадян у реєстрі застрахованих осіб з метою їх використання для обслуговування громадян (за їх згодою або у випадках та порядку, встановлених законодавством у сфері захисту персональних даних) та внесено зміни до Положення про реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, затвердженого постановою правління Пенсійного фонду України від 27 березня 2018 року № 8-1, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 19 квітня 2018 року за № 476/31928.

В межах заходів щодо розбудови системи зовнішньої інформаційної взаємодії запроваджено обмін інформацією в електронній формі:

з Міністерством фінансів України для здійснення верифікації і моніторингу достовірності інформації, поданої фізичними особами для нарахування та отримання соціальних виплат, пільг, субсидій, пенсій, заробітної плати, інших виплат, що здійснюються за рахунок коштів державного та місцевих бюджетів, коштів Пенсійного фонду України, фондів загальнообов’язкового державного соціального страхування;

з інтегрованою міжвідомчою інформаційно-телекомунікаційною системою щодо контролю осіб, транспортних засобів та вантажів, які перетинають державний кордон;

одержання та опрацювання більше мільйона інформаційних запитів щомісяця щодо надання інформації з реєстру застрахованих осіб (далі – РЗО);

Для забезпечення якості і оперативності обробки даних та їх захисту в квітні 2018 року Пенсійний фонд України отримав від Агентства США з міжнародного розвитку (USAID) серверну систему “Oracle”.

24

Для вдосконалення контрольно-аналітичної роботи Пенсійним фондом України протягом 2018 року вносились зміни до наказу від 01.06.2017 № 105 щодо показників роботи Пенсійного фонду України та його територіальних органів. Зокрема, запроваджено щоквартальний моніторинг дотримання органами Пенсійного фонду України порядку перевірки факту подання суб’єктами декларування декларацій та своєчасності повідомлення Національного агентства з питань запобігання корупції про випадки неподання чи несвоєчасного подання таких декларацій та моніторингу з дотримання вимог законодавчих та нормативних актів щодо організації проведення спеціальних перевірок стосовно осіб, які претендують на зайняття посад, які передбачають зайняття відповідального або особливо відповідального становища.

Вжиті заходи з удосконалення системи внутрішнього контролю за результатами здійснених внутрішніх аудитів

Для забезпечення реалізації наданих аудиторських рекомендацій та з метою попередження виникнення порушень пенсійного законодавства в територіальних органах Фонду у Дніпропетровській, Полтавській області та м. Києві здійснено перерозподіл повноважень та відповідальності посадових осіб за правильністю призначення (перерахунку) пенсій на етапі здійснення правової оцінки документів, наданих для призначення (перерахунку) пенсій, за правильністю проведення звірки даних особових рахунків з даними матеріалів пенсійних справ, достовірністю та якістю внесеної інформації в електронну базу одержувачів пенсій (переглянуто посадові інструкції).

У всіх зазначених вище головних управліннях запроваджено системний моніторинг виявлених помилок при призначенні і виплаті пенсій (в розрізі підпорядкованих управлінь та спеціалістів), аналіз причин їх виникнення.

Організовано проведення тематичних навчань із спеціалістами фінансових підрозділів та підрозділів пенсійного забезпечення.

З метою контролю та оптимізації роботи щодо захисту інформації в інформаційно – телекомунікаційній системі Пенсійного фонду України в частині упередження ризику несвоєчасного створення/блокування облікового запису користувачів районного рівня головним управлінням в Полтавській області розроблено механізм взаємодії щодо своєчасного надання/припинення ідентифікованого доступу до підсистем ІТС при зміні трудових відносин працівників. Аналогічні рекомендації за результатами внутрішнього аудиту надано Пенсійним фондом України головному управлінню Фонду в Дніпропетровській області (термін виконання не настав).

Головним управлінням у Полтавській області приведено у відповідність до нормативних вимог Положення про облікову політику, Порядок ведення бухгалтерського обліку, картки обліку основних засобів, ведення операцій з матеріальними цінностями. З працівниками територіальних управлінь проведено семінар, надано оглядові листи щодо законодавчих змін. Проведено дистанційне тестування спеціалістів фінансово-економічних підрозділів.

4. Заходи щодо удосконалення системи внутрішнього контролю, що не були виконані

25

Результати моніторингу стану впровадження аудиторських рекомендацій засвідчили, що головним управлінням в Донецькій області не в повній мірі виконано рекомендації, надані Пенсійним фондом України за результатами аудиторських досліджень з питань якості роботи територіальних управлінь щодо обслуговування громадян, які звертаються до органів Пенсійного фонду України. Зокрема, головним управлінням не здійснено заходи щодо оптимізації розподілу штатної чисельності між структурними підрозділами територіальних управлінь, які здійснюють обслуговування громадян, та визначення порядку їх взаємодії. Не завершено опрацювання залишків заяв громадян та інших документів про призначення, перерахунок, поновлення виплати пенсій, які утворились протягом останніх 12 місяців. Причинами не виконання завдань є висока плинність кадрів та значна кількість надходження нових заяв від одержувачів пенсій, в основному пов’язані з поновленням виплати пенсії внутрішньо переміщеним особам.

Враховуючи вищезазначене, головному управлінню Фонду в Донецькій області продовжено термін виконання рекомендацій та встановлено контроль за їх виконанням.

В органах Пенсійного фонду України не в повній мірі виконано окремі заходи щодо удосконалення системи внутрішнього контролю, передбачені Планом роботи Пенсійного фонду України на 2018 рік.

Так, наприклад, не завершено впровадження в територіальних управліннях стандартів, визначених Положенням про організацію прийому та обслуговування осіб, які звертаються до органів Пенсійного фонду України, затвердженим постановою правління Пенсійного фонду України від 30 липня 2015 року № 13-1, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 18 серпня 2015 року за № 991/27436 (із змінами), створення інструментів для автоматизованого моніторингу і контролю функціональних процесів, пов’язаних з прийомом та обслуговуванням громадян, аудіо- та відео фіксації процесів обслуговування. Основною причиною є обмеженість фінансових ресурсів у територіальних управліннях.

Голова правління Є. КАПІНУС________________ 

(підпис)

Директор Департаменту внутрішнього аудиту та фінансового контролю А. ШУЛЯК ________________ 

(підпис)

Телефон 284-53-26Електронна пошта krupfu@ukr.net

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКАдо зведеного звіту форми № 1 – ДВА про результати діяльності

підрозділу внутрішнього аудиту Пенсійного фонду Україниза 2018 рік

Зведений звіт підготовлено відповідно до Інструкції про складання та подання форми звітності № 1-ДВА, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 27.03.2014 № 347 та вимог листів Міністерства фінансів України від 27.12.2016 № 31-04310-09-5/37265 та 25.09.2018 №33030/07-5/24705.

Розділ І. Організація діяльності підрозділу внутрішнього аудиту

1. Кількість підрозділів внутрішнього аудиту та працівників, зайнятих у них

Відповідно до п. 3 Порядку утворення структурних підрозділів внутрішнього аудиту та проведення такого аудиту в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, їх територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України № 1001 від 28.09.2011 (далі – Порядок № 1001) виконання повноважень щодо проведення внутрішнього аудиту забезпечують 26 підрозділів, в тому числі Департамент внутрішнього аудиту та фінансового контролю в центральному апараті Пенсійного фонду України, 24 управління та відділ – в головних управліннях Фонду.

Штатна чисельність працівників, які здійснюють повноваження щодо проведення внутрішнього аудиту становить 234 особи, фактична – 190 осіб. Крім того, до складу підрозділів внутрішнього аудиту та фінансового контролю входять відділи контрольно - перевірочної роботи з штатною чисельністю 1234 особи (фактична – 1157 осіб), які здійснюють перевірки суб’єктів загальнообов’язкового державного пенсійного страхування.

Станом на 01.01.2019 із штатної чисельності підрозділів внутрішнього аудиту виведено підрозділи з питань запобігання корупції та виявлення корупції з штатною чисельністю 38 осіб.

2. Організаційна і функціональна незалежність підрозділів внутрішнього аудиту, відповідність кваліфікаційним вимогам працівників

підрозділів внутрішнього аудитуВиконання повноважень щодо проведення внутрішнього аудиту

забезпечують 26 самостійних підрозділів: Департамент внутрішнього аудиту та фінансового контролю Пенсійного фонду України та 25 підрозділів в головних управліннях Фонду в областях і м. Києві.

В органах Пенсійного фонду України забезпечено організаційну незалежність підрозділів внутрішнього аудиту. Департамент внутрішнього аудиту та фінансового контролю центрального апарату Фонду підпорядковується безпосередньо Голові правління, підрозділи внутрішнього аудиту у головних управліннях – начальникам головних управлінь.

Із загальної чисельності працівників підрозділів внутрішнього аудиту 190 осіб здійснюють повноваження щодо проведення внутрішнього аудиту, у тому числі в центральному апараті – 11 осіб. З них 180 осіб (94,7 %) відповідають кваліфікаційним вимогам, визначеними п.п.9 та 11 Порядку № 1001, у тому числі

2

11 (100,0 %) – у центральному апараті. Не відповідають кваліфікаційним вимогам 9 осіб (7,4 %).

3. Стан планування проведення внутрішніх аудитів і виконання планів

Відповідно до положень глави 3 Стандартів внутрішнього аудиту Департаментом внутрішнього аудиту та фінансового контролю сформовано зведену базу даних внутрішнього аудиту, яка станом на 01.01.2019 включає 255 об’єктів, з них 25 – головних управлінь Пенсійного фонду України в областях та м. Києві, 228 – територіальних управлінь в містах і районах у 24 областях та м. Києві, центральний апарат Пенсійного фонду України та ДП “Інформаційний центр персоніфікованого обліку Пенсійного фонду України”.

Згідно з п. 6 Порядку утворення структурних підрозділів внутрішнього аудиту та глави 2 Стандартів внутрішнього аудиту Департаментом внутрішнього аудиту та фінансового контролю забезпечувалась процедура формування, погодження та затвердження піврічних планів проведення внутрішніх аудитів.

До зведеного плану проведення аудитів Пенсійним фондом України на 2018 рік включено 225 аудитів.

Піврічні плани проведення внутрішніх аудитів сформовано на підставі оцінки ризиків у діяльності органів Пенсійного фонду України, на їх основі визначено теми внутрішніх аудитів. Враховуючи високу ймовірність виникнення ризиків (за напрямками діяльності) у всіх об’єктів контролю та їх вплив на виконання основних завдань, які виконують органи Пенсійного фонду України, при плануванні внутрішніх аудитів також враховано періодичність, встановлену правлінням Пенсійного фонду України.

Для проведення аудиторських досліджень протягом звітного періоду заплановано обсяг робочого часу у кількості 25206 людино-днів.

За 2018 рік проведено усі заплановані аудиторські дослідження.

Розділ ІІ. Стан проведення внутрішніх аудитів1. Стан проведення внутрішніх аудитів та інших контрольних заходів

За поточний рік підрозділами внутрішнього аудиту проведено 225  запланованих та 2 позапланових аудити, на які використано 16907 людино-днів, з них на 50 аудитів ефективності витрачено 3547 людино-днів, 166 аудитів відповідності – 11438 людино-днів, 69 фінансових аудитів – 1922 людино-днів.

Працівниками підрозділів внутрішнього аудиту взято участь у проведенні 278 контрольних заходів (комісійні перевірки, вивчення, оцінки та ін.), на які використано 2723 людино-днів.

2. Результативні показники проведення фінансових аудитів та/або аудитів відповідності

Проведеними аудиторськими дослідженнями охоплено 251 територіальне управління, у яких встановлено 5050 нефінансових порушення та 3538 фінансових порушень на загальну суму 15640,80 тис. грн., з яких відшкодовано 12628,06 тис. грн. (80,7 %).

3

Із загальної кількості фінансових порушень 36,0 % становить порушення, що призвели до втрат фінансових і матеріальних ресурсів на загальну суму 6090,09 тис.грн. З них:

– 168 фактів – недоотримання фінансових ресурсів на суму 2975,33 тис.грн., зокрема, незастосування фінансових санкцій, не виставлення до відшкодування фактичних витрат на виплату і доставку пільгових пенсій та різниці у розмірі пенсії призначеної науковим працівникам. Відшкодовано 1529,44 тис.грн., або 51,4 %.

– 1105 фактів – незаконних витрат на суму 3114,76 тис.грн., а саме, порушення при нарахуванні, виплати пенсій та заробітної плати, що призвели до переплат. Відшкодовано 2162,29 тис. грн., або 69,4 %.

Із загальної кількості фінансових порушень 2265 факти (64,0 %) складають порушення, що не призвели до втрат на суму 9550,71 тис. грн. До цієї категорії порушень віднесено: заниження в обліку вартості активів, невірне нарахування зносу, недоліки у веденні бухгалтерського обліку і звітності, порушення при нарахуванні та виплаті пенсії та заробітної плати, що призвели до недоплати. Усунуто 2030 порушень на суму 8936,33 тис. грн., або 93,6 % виявлених коштів.

Залишок невідшкодованих коштів охоплено заходами стягнення. Продовжується робота щодо виправлення в обліку порушень, що не призвели до втрат фінансових та матеріальних ресурсів.

3. Загальні відомості щодо проведення аудитів ефективності За 2018 рік в органах Пенсійного фонду України проведено 50 аудитів

ефективності, яким охоплено 182 територіальні управління.

Розділ ІІІ. Результативність внутрішнього аудитуПротягом звітного періоду підрозділами внутрішнього аудиту проведено

227 аудиторських досліджень, складено аудиторські звіти. За результатами проведених аудитів надано 225 умовно-позитивних висновків, 2 негативні. Розроблено 2028 рекомендацій, спрямованих на усунення встановлених недоліків і порушень та удосконалення конкретних напрямків діяльності, з яких 8 – відхилено відповідальними за діяльність.

Підрозділами внутрішнього аудиту здійснюється постійний моніторинг впровадження рекомендацій. Як свідчать результати моніторингу, виконано 1481 рекомендацій, по 533 – не настав термін виконання.

Директор Департаменту внутрішньогоаудиту та фінансового контролю А. П. ШУЛЯК