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DEFINICIÓN de GESTIÓN POR PROCESOS
“La Gestión por Procesos es una metodología para:
1. definir los procesos de la organización con objeto de
2. seleccionar, implantar, analizar y mejorar aquellos que son claves o críticos”
CRIF “Las Acacias” Gestión de procesos en un centro educativo J. Delgado, M.A. Palomo, J. Sancio
CRIF “Las Acacias” Gestión de procesos en un centro educativo J. Delgado, M.A. Palomo, J. Sancio
CRIF “Las Acacias” Gestión de procesos en un centro educativo J. Delgado, M.A. Palomo, J. Sancio
PROCESO
Un proceso es
Una secuencia ordenada de actividades, interrelacionadas entre sí, con una finalidad
determinada que transforman unas entradas (inputs) en unos resultados (outputs), para dar respuesta o
prestar un servicio al ciudadano como usuario, cliente o beneficiario, y que crea valor intrínseco para estos.
CRIF “Las Acacias” Gestión de procesos en un centro educativo J. Delgado, M.A. Palomo, J. Sancio
GESTIÓN POR PROCESOS Y HECHOS
Gestión por funciones Gestión por procesos
Modelo vertical y balcanizado Modelo horizontal, integrado e interdependiente
Responsabilidad funcional Responsabilidad por procesos
Jerarquía-control Autonomía - Autocontrol
Burocracia - formalismo Flexibilidad- cambio- innovación
Cumplimiento desempeño Compromiso con resultados
Los empleados son el problema El proceso es el problema
Evalúa las funciones Evalúa el proceso
Sustituye a las personas Cambia el proceso
Se controla a las personas Se controla el proceso
Individualismo Todos tenemos el mismo objetivo
CRIF “Las Acacias” Gestión de procesos en un centro educativo J. Delgado, M.A. Palomo, J. Sancio
DIFERENCIAS ENTRE GESTIÓN POR FUNCIONES Y GESTIÓN POR PROCESOS
• El proceso atraviesa las funciones
Funciones
(jerarquía)
Procesos
Interfaz
Elaboración y revisión de
doc. programáticos
(EPD)
Planificación a largo plazo
(EPL)
Criterios de asignación de
recursos
(EAR)
Revisión del
Sistema por ED
(ERS)
EDUCACIÓN
Gestión de Personal (SGP)
EVALUACIÓN
Y
MEJORA
POLÍTICA DEL CENTRO: MISIÓN, VISIÓN, VALORES
ESTRATÉGICOS
CLAVE OPERATIVOS
DE APOYO o SOPORTE
Seguimiento
y control
MSC
Medición y
Presentación
resultados
MMA
Mejora y
búsqueda
Excelencia
MEX
Planificación / Organización de
actividades (OPR)
Coordinación (OCO)
Servicios del centro (OGS)
Atención a padres (OAP)
Imagen del centro (OGI)
Ens / Aprendizaje (OEA)
Tutoría/Orientación (OTO)
Socialización (OSO)
Desarrollo cultural (ODC)
Gestión de Recursos (SGR)
Gestión administrativa (SGA)
Gestión de Infraestructuras (SGI)
Gestión medioambiental (SGM)
Gestión de información (SGC)
CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS
• OPERATIVOS, CLAVES O “DE SERVICIOS”
• PROCESOS DE SOPORTE
• Desarrollan la razón de ser de la organización.
• Se dirigen a la prestación de sus servicios propios y a la satisfacción de las necesidades y expectativas de sus usuarios.
• Generan valor añadido para los clientes o usuarios externos.
• Son propios de cada organización; no comunes a todas ellas.
• Son los procesos que facilitan el desarrollo de los procesos operativos.
• Generan valor añadido para los clientes-destinatarios
internos.
CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS (2)
• ESTRATÉGICOS
• ESTRATÉGICOS … ADEMÁS
• Suponen definida la política de la organización (su Misión, sus estrategias, su Visión, sus Valores fundamentales)
• Son los procesos relacionados con la estrategia de la organización, con su dirección, planificación a largo plazo y organización básica.
• Son procesos de carácter global y transversal, que afectan a todas las áreas y departamentos de la organización.
• Proporcionan las guías de actuación de la organización para la gestión de los procesos.
• Marcan la relación con el entorno.• Evalúan y establecen dirección y guías a la organización en
función de los resultados.• Conducen el modo en que se toman las decisiones a cerca
de la política, la estrategia, los objetivos y los planes a corto, medio y largo plazo.
CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS (3)
• PROCESOS DE MEDICIÓN, SEGUIMIENTO Y MEJORA
• Son procesos dirigidos a la mejora de la gestión por procesos del centro.
• Conllevan el establecimiento de los indicadores necesarios para medir y evaluar los procesos, especialmente los sometidos a mejoras.
• Plantean las condiciones para realizar su seguimiento y evaluación.
Detectar los procesos clave y críticos
PROCESOS CLAVE SON
AQUELLOS QUE MAYOR
IMPACTO TIENEN EN LOS
OBJETIVOS
ESTRATÉGICOS,
HACIENDO MAYOR
ÉNFASIS EN SU
REPERCUSIÓN EN LOS
USUARIOS
PROCESOS CRÍTICOS SON
LOS QUE NECESITAN UNA
ESPECIAL ATENCIÓN PORQUE:
Representan un elevado riesgo técnico.
Sus resultados no
satisfacen las necesidades
y expectativas de los destinatarios.
Dan lugar de forma reiterada
a incidencias conocidas y
resultados no satisfactorios
IMPO
RTANTE
CRITICOS / CLAVE VIABILIDAD IMPACTO VISIBILIDAD COSTE TOTAL ORDEN
Gestión de sugerencias, quejas y reclamaciones.
Gestión de propuestas de mejora
Evaluación alumnado
Revisión del Documento de Concreción del Currículo
Control de faltas del Profesorado
Actuación en clase
Adaptaciones curriculares
Atención y acogida de los nuevos miembros
Priorizar los procesos clave y críticos (Práctica Colectiva)
PRÁCTICA
TABLA DE PROCESOS CLAVE O CRÍTICOS/ÁREAS DE MEJORA
ÁREAS DE
MEJORAPROCESOS CLAVE
P 1 P 2 P 3 P 4 P 5 P 6
ÁREA 1 X X
ÁREA 2 X
ÁREA 3 X
ÁREA 4 X
ÁREA 5 X
ÁREA 6 X
PROCESOS CLAVE Y ÁREAS DE MEJORA
CÓMO LO HACÍAMOS
ACTUACIÓN 1
ACTUACIÓN 2
ÁREA DE MEJORAACTUACIÓN 3 ACTUACIÓN 4
OBJETIVO
PROCESOS CLAVE Y ÁREAS DE MEJORANueva propuesta
PRIMER DESARROLLO
Actuación 3 Actuación 4
Actuación 1
Actuación 2
ÁREA DE MEJORA
PROCESO 1 PROCESO 2
PROCESO 3 PROCESO 4
OBJETIVO
Objetivo
Objetivo
OBJETIVO
Objetivo
PROCESOS CLAVE Y ÁREAS DE MEJORA
SEGUNDO DESARROLLO
PROCESO CLAVE
Factor clave 1
Acciones de Mejora
Acciones de Mejora
Acciones de Mejora
OBJETIVO
Factor clave 1
Factor clave 2
Factor clave 3 Factor clave 4
La mejora de los procesos
Factores clave de un proceso
Son las partes del mismo que si sufriesen cualquier variación generarían un fuerte impacto en los resultados esperados del proceso. Para su identificación es necesario analizar qué sucedería y qué consecuencias tendría en el proceso en el caso de que ese factor presentase problemas o dificultades.
ÁREA PROCESO DE MEJORA SELECCIONADO
ENTREVISTAR A LOS CLIENTES
DETERMINAR LOS ASPECTOS A MEJORAR
ANALIZAR LAS CAUSAS DEL PROBLEMA
CONOCER CÓMO LO HACEMOS
DESARROLLAR SOLUCIONES
COMPARAR CON LOS MEJORES
DIBUJAR EL NUEVO PROCESO
IMPLEMENTAR EL NUEVO PROCESO
MEDIR RESULTADOS
AJUSTAR EL NUEVO PROCESO
COMIENZO DEL TRABAJO EN EQUIPO
Diagrama de flujo
Ficha técnica
Formado por los más directamente implicados
En cuestas, otros
procedimientos
Diagrama de Pareto
Espina de Ishikawa
Tormenta de ideas
Hojas de control
ÁREA PROCESO DE MEJORA SELECCIONADO
ENTREVISTAR A LOS CLIENTES
DETERMINAR LOS ASPECTOS A MEJORAR
ANALIZAR LAS CAUSAS DEL PROBLEMA
CONOCER CÓMO LO HACEMOS
DESARROLLAR SOLUCIONES
COMPARAR CON LOS MEJORES
DISEÑAR EL NUEVO PROCESO
IMPLEMENTAR EL NUEVO PROCESO
MEDIR RESULTADOS
AJUSTAR EL NUEVO PROCESO
COMIENZO DEL TRABAJO EN EQUIPO
IMPLANTAR EL NUEVO PROCESO
Matriz de selección
Llevar a cabo estas tareas de forma consensuada con todas las personas involucradas en el mismo y sus responsables
• Concretar su objeto.• Recoger con el mayor
detalle lo que se espera de cada uno.
IMPO
RTANTEDefinir la finalidad específica
de cada proceso
Factores (100 %) Ponderación (en porcentaje)
•Formación del profesorado X %
•Metodología adecuada X %
•Adecuación de los contenidos a las necesidades del alumnado
X %
•Clima escolar y aprovechamiento del tiempo
X %?
Factores clave de los procesos de enseñanza aprendizaje
La mejora de los procesos
Objetivos e Indicadores o de control:
junto con los factores clave es necesario establecer previamente unos objetivos e indicadores de control óptimos, valores de referencia (es decir qué se desea obtener) para valorar en qué medida se está consiguiendo la finalidad descrita del proceso; en la medida en que todos los objetivos e indicadores de control se consigan, podremos decir que el desarrollo del proceso ha cumplido su finalidad.
Valores de referencia (100 %) PONDERACIÓN (En porcentaje)
Resultados escolares:
•Nivel de Competencia curricular alcanzado
•Resultados en las calificaciones
40 %
Resultados en los procesos:
•Grado de Cumplimiento de las programaciones
•Otros
30 %
Resultados en la satisfacción:
• Personal
• Usuarios (alumnado y familias)
30 %
Objetivos de control de los procesos de enseñanza aprendizaje
Un centro gestionado por procesos debe conocer si los procesos diseñados cumplen y en qué grado con los objetivos establecidos para los mismos.
¿Cómo lograr ese conocimiento?
Con un buen sistema de medición y control de sus procesos
¿Qué debemos medir?
• La eficacia: es el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos
• La eficiencia: es la relación entre los recursos invertidos y los resultados alcanzados.
• La flexibilidad: es la capacidad del centro y sus procesos para adaptarse o anticiparse a los cambios.
MEDICIÓN DE LOS PROCESOS
MEDICIÓN DE LOS PROCESOS
Objetivos de control Indicadores seleccionados (Podrían ser * ó - )
Nivel de Competencia curricular alcanzado
1. % de evaluación positiva en Pruebas (de elaboración propia, CDI, prueba de 4º, de 3º ESO…)
2. Tasa de “Inserción Laboral”
Cumplimiento de las programaciones
1. % de horas “impartidas”
2. % del programa cumplido (contenidos)
3. % de asistencia del alumnado a tutorías
Resultado de las evaluaciones
1. % de evaluación positiva en cada área
2. Tasa de aprobados en PAU / Matriculados
Satisfacción de Personal y Usuarios
1. Evolución del nº de quejas y reclamaciones
2. Promedio de puntuaciones alcanzado en las encuestas
?
SISTEMA DE INDICADORES PARA LOS PROCESOS DE ENSEÑANZA APRENDIZAJE (EJEMPLO)
Medir, presentar resultados y analizarlos sirve para:
• Conocer el estado actual y poder realizar comparaciones.• Gestionar los procesos• La toma de decisiones basadas en datos y hechos.
Es “ineludible” medir:
• Los resultados clave• La satisfacción de los grupos de interés• El cumplimiento de lo planificado• Los procesos
En el análisis se debería incluir
• La explicación de las causas (por qué)
• La valoración (buenos, aceptables,…)
• La tendencia (positiva, estable, negativa)
• Posibles comparaciones)
Siempre que sea posible…
Las propuestas de mejora (aprender)
La presentación de los resultados y su análisis
Las fases de la implantación
• Concienciación del E.D.
• Creación de un núcleo o equipo dinamizador (formado)
• Primeros trabajos de mapa de procesos
• Ampliación del grupo original: curso de formación para diagnóstico del centro, mapa de procesos, selección de procesos, implantación de algunos procesos, etc.
• Seguimiento y mejora de los procesos implantados
• Ampliación a otros procesos
