DIRECTIVAN° 002-2002-IUS(OGA

DEL TvlINISTERIODE JUSTICIA

MARIA Ii. L A Q ASPE ASTOOlrsctora 8 Sistema Admlhlllrltivo '"

$scret.rI. G"n"r.1MINISTERIO OE JUST/CIA

1. Objeto2. Finalidad3. Base Legal4. Alcances5. i'YfarcoConceptual6. Glosario de Terminos.

7.1. De 105 Procedimien.tos }' Senticios ..;\drninistrativos7.2. De la Oficinade Aclu-u.ni.straci6n Docume.rttaria7.3. Del Expediente Ad.rninistrativo7.4. De 10s adrrtinistrados

-), ". III. COi\fUNICACIONES EXTERJ."\JAS

.~ \~ 0 ~ w- d .h C .. c .}; \ / rac.' 1 La para erruL •.r on)UIUCaClOnes Loxrernas., ;"/'

~ / ~1!<:'~'~{"5'/10. Normas y facultades pah la Recepci6n y Tra..wite dedoClL."nentos extemos

-'

:O'~," ". ../ '-, ./,... \~ ~{'~' ~') \

~ -""/:=\'"""\.0 1I'i...';j ~ I

?~j;;;rv. CONSIDERACIONES TE'CNICAS DE LAS Co'MUNICACIONES

10.1.10.2.10.3.10.4.10.5.10.6.

Recepci6nTipos de documentos a ser recepcionadosAsignaci6n del Num.ero 0 C6digo de ExpedienteDe la Entrega de Documentos y(o) ExpedientesRegistro y Derivaci6n de 105 Documentos y(o) ExpedientesPreparaci6nFinal del Expediente

11. Ernisi6n y Recepci6n de Comunicaciones'Extemas11.1. Emisi6n11.2. Recepci6n

,12. Uneas de Comunicaci6n Intema en la Organizaci6n del "NIinisterio

12.1. Comunicaci6n Formal12.2. Comunicaci6n Informal

13. Faeultad p'ara Comunicarse en el Ejercicio de sus Funci00es13.1. Correspondencia Intema .13.2. Correspondencia Extema

14. Usa de 10s Documentos de acuerdo al Nivel Je,rarquico del Destinatario15. Cadificaci6n16. Comunicaciones Escritas en el MINJUS

Dime.11siones y Especificaciones TeaUcas de los FormatosEstructura de las Comu..."licaciones EscritasColor de TintaRequis1tos para la Redacci6nSellosSobresDoc..lmentaci6n Clasmcada

~~ ..: ;;<\VI. CARAcrERISTICAS ESPECIFICAS

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~)) >~14. De 10s Documentos, /.,;~~"25.Niveles y Canales de Correspondencia

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26. Responsabilidades .

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\)~A/lM\-M-A-R-IA-A-'N<:;•.•.· '-'g:""""'1C~A~Q U t'SP E A STO" ,

Oirectore ~, Sistema Admlnlatratlvo III \S"creurle Genersl "-

MINISTERIO DE JUSTICIA .

NORMAS PARA ELTRAt\1ITE DE LASCOMUNICACIONES DEL MINISTERlO DE JUSTICIA

Establecer las normas generales para el registro, seguimiento y control de !ascomunicaciones int~rnas y extemas del tvtinisterio de ]usticia.

Asegurar la eficiencia, celeridad, confidencialidad y segl..lridad en e! tramite,seguimiento y consulta de 105 procedimientos administrativos y servicios del~-nNJUS.Impulsar la utilizacion progresiva de sistemas automatizados de irJormaci6nen la atenci6n al publico usuario de 105 servicics del ;v[!NJUS.Normaiizar ia dccumentaci6n utilizada en las comunicaciones del MINjUS.

- Ley N° 27'~'~4.Leyde! Procedimiento Adminis .trativo General:O. Legislativo N° 276- Ley de Bases de la Carrera Administrativa del SectorPublico.Oecreto Ley N° 25993.- Ley Orginica del Sector ]usticia.OS. N° 042-2001-JUS, que aprueba el Texto Dnico de Procedimientos:\drr.inistrativos del Ministerio de ]usticia - MINjUS.

- OS. N° 019-2001-JUS mediante el cual se aprob6 el Reg!amento de Organizaci6n yFunciones (ROF) de! Ministerio de Justicia, y modificatorias.

- Oecreto Supremo N° 386-68-HC del 16 de agosto de 1968, que establece laobligaci6n del u.sode formatos normalizados.

- Resoluci6n Jefatt:r<ll N° 1R2-79-INA.P(DNR del 06 de Novi~mbre de 1979, queaprueba las normas generales del sistema de Racionalizaci6n.

Las norrnas establecidas en la presente Directiva son de aplicaci6n obligatoria paratodas las dependencias del Millisterio de Justicia.

MARIA A leA aUISPE ASTOOirectora detistema Admlnlstratlvo III

Sa retarle Generel""INIS .ERIO DE JUSTlelA

Son obligaciones de 10$servidores y funcionarios del Estado, como 10establece laLey Marco de Modemizaci6n del estado - Ley N° 27658, entre otras, privilegiar enel cumplimiento de sus funciones la satisfacci6n de las necesidades del ciudadanoy otorgar la informaci6n requerida en forma oportuna, teniendo como principiosrectores de su accionar la legalidad, transparencia, y equidad.

- Debido a ello, el Ministerio de Justicia busca tambien dar atenci6n, en condicionesde eHciencia y oportunidad, a 105requerimientos del publico y de 105 Poderes delEstado, recurriendo al uso de recursos tecno16gicos, como es el aplicativo delSistema de Tranute Documentario - SISTRA.

- Siendo la institucionalizaci6n de la evaluad6n de la gesti6n por resultados, una delas acciones en que se sustenta el proceso de modernizad6n del Estado, el uso delSISTR.'\.es un medio id6neo para el registro mecanizado de la correspondenciaL."l.temay externa, que facilita la administraci6n documentaria, permitiendoconocer el cllrnplimiento de las funciones del ~{inisterio de Justicia.

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1 .$... )/,",,'"", ..........---.

Aetos Administrativos.- bs declaraciones de las entidades que, en el marco de lasnOrITlasde cierecho publico, estan destinadas a producir efectos juridicos sobre losL'1tereses, obligadones 0 derechos de los ad....'11i.nistradosdentro de tL.""l.asituaci6nconcreta.

Acto de Impugnaci6n.- actorr.ediante el cual se contradice por escrito el contenido deuna resoluci6n 0 decisi6n ad.rrtit'istrativa, que supone viola, desconoce 0 lesion9-underecho 0 interes legitimo.

Correspondencia Intema.- Es la 'correspondencia ofidal que se cursa entre 105d~versos 6rganos del tvlinisteriode Justicia, en cu...-nplimientode sus funciones.

Correspondencia Extema.- Es la correspondencia oficial que el Ministerio de Justiciadirige a 105distintos Sectores de la Adrninistraci6n Publica 0 del Sector Privc.do y/oviceversa.

Correspondencia COffiu.n.-Es la comunicaci6n escrita, cuyo contenido puede serconocido por las personas que la tramitan, sin que su difusi6n,signifique riesgoalguno para la seguridad del Ministerio, del Sector ni de la Naci6n.

Correspondencia Clasificada.- Es toda comunicaci6n esctita que por la naturaleza desu. contenido es objeto de restricci6n de.finitiva 0 temporal en cuanto a suconociiniento y s610debe ser conocida por los funcionarios autorizados.

En el manejo de la correspondenda c1asilicada se tendran cuenta 10s criteriosestablecidos en el numeral 23 de la presen~ directiva.

Derivaci6n.- es el proceso mediante el cual se traslada al destinatario u 6rganocompetente, un documento 0 expediente reden ingresado (derivaci6n in.icial);igualrnente, se denomina derivaci6n al acto por el cual, el titular del 6rganocompetente, al que se deriva inicialmente el expediente toma conocimiento de lanaturaleza del mismo y efeerua su traspaso a una persona u otra dependencia intemaque debe resolverlo. .

Expediente.- conjunto de todos 105 documentos correspondientes a un asuntoderivado de un procedimiento administrativo, y que re.fieren a la serie ordenada deactuaciones adrninistrativas que revisten al proeeso, de 10s requisitos neeesarios parasu instrucci6n

Hoja de Tramite.- hoja de ruta emitida por el Sistema de Tr<imite Documentario -SISTRA,acerca de un documento extemo, en la fecha que es emitido 0 ingresado alIvllnisterio, as! como en la oportunidad en la que es derivado. Especifica: N° deregistro (numero unico asignado crono16gicamente por el sistema), tipo y fecna dedocumento, procedencia, destL"'lo,fecha y hora de registro, prioridad (opeional) yacciones a tomar.

Numero 0 C6digo de Expediente.- es el nu.mero de seis ciiras autogeneracio por elSistema de Tramite DC':'..I.I:lentario- SISTR..:\,en el proceso de registro inicial de undocumento 0 exped.ient,~efectuado por la dependencia que regi..strael documentooriginal. Dicho nfunero sera senalado dura .•..'te la vigencia del tramite tanto por elinteres:ldo como por 105documentos que 10reneren 0 resuelven.

Procedimientos Administrativos.- para fines del presente, son 105aetos y diligenciasrealizados ante e1 ~1i.Pisterio de Justicia, a fin deobtener un deter.ninadopronunciarniento:

a) Proeesos que resuelven cuestiones contenciosas entre dos 0' mas pcu·ticu1ares,aentre estos y e1Mli:'<1US.

b) Los aetas adm.in.istrativosinherentes a funcionesde1 MINJUS y que se inici?J1deofieio (inspecciones, fiscalizaciones y otras de supervisi6n)

c) Los procedim.ientos por enajenaci6n 0 adquisici6n de bienes y servicios par 0 para'el MINJUS;

d) E1derecho dE>petici6n adrninistrativa, para promover por escrito e1 in.iciode 'l.

procedimiento administrativo ante el Mi..'l.isteriode Justicia, conforme 10seftalc,art. 2° numeral 20) de la Constituci6n Politica del Estado y el art. 1060 de la lN° 27444.

Recepcion.- es el proceso de verificaci6n, admisi6n y conforrn.idad del ingreso dedoeumentos presentados por una Entidad 0 persona extema, 0 entre dependenciasintemas de la Entidad. El personal receptor es responsable de que la documentaci6nque conste como recibida se encuentre en e1expediente presentado, exceptuando 105documentos en sobre cerrado con restricci6n de acceso.

- El procedi..rr-iento adr...'1.inistrativose regira por los principios establecidos enla Ley N° 271'1'~,Ley del Procedimie~to Administrative General.

- Procede el cobro de derechos de tramitaci6n en 105 procedi.miento's yservicios administrativos que se efectCtan en el Nlinisterio de ]usticiaconforme al Texto Unico de Procedimientos Administrativos, excepto e~aquellos iniciados de oneio.

- La Oficina de Ac:i.mi.r>istracionDocumentaria del' Nfinisterio de Justicia,u..'1..idadorginica dependiente de la Ofiana General de Administracion, esta

u ~

obligada a recibi.r las solicitudes 0 formularios que se les presenten, noobstante t:l.cumplir ios requisitQs establecidos por Ley 0 en e! TIJPA. En t:TI

solo acto y por unica vez, realizara las observaciones por iI1CUo.pli..'"TIientoderequisites que no puedan ser salvadas de oncio, invitando al acLministrado asubsanarlas en un plazQ maximo de dos dias habiles.

- Transcurrido el plaza CL.~tesi.ndicado, sin que ocurra la subs a.."1aci6n, eld.oc1l.J.-nentose tendra par no presentado y sera devuelto al interesado con susrecaudos cuando se apersone·a reclamarlos, por la oEici.narespoftsable de suatend6n, quedando expedito a solicitar la devoluci6n del i.rnporte de losderechos de tramitaci6n que nubiere efectuado.

- Todo escrito que presente el interesado debe contener 105 siguientes datos yrequisitos minimos:

a) Nombres y apellidos completos, domicilio y mimero del documento deidentidad del interesado y cuand"o sea el caso de la persona que 10represente;

b) La petid6n concreta y 105 fundamentos de heche en que se sustente, y. cuando sean posible 105 de derecho; .

c) Lugar, £echa, firma 0 nuella digital (en casos de no saber fi.rmar 0

impedimento .. -

d) Dependencia a Ia que 5e dirigee) La re1aci6n de documentos y aneX05 que acompaii.a, cua...,do

corresponda segu.n10indicado en el TUPA.

~~6Io podni organizarse un expediente peua 1a soIuci6n de lL.. rnismo caso,cualquier escrito debera.hacer referencia al expediente original de 1amateria.

- El contenido de un expediente ad.mi.n.istrativo es intangible. No pOdr2~"'lmaod ucirse eru::::te..'1.daduras0 alteraciones, e.ntrelineados ni agregados, demnguna clase, en 105doeLl.mentosadministrativos, una vez que estes hay?.nsido fi..--madospar 1aautoridad competente. De ser neeesario, debera dejaIseconstancia expresa y detallada deias modificaciones que se hubieranproducic.o, previo a la su.scripci6n del mismo.

Los desgloses puede:l solicitarse verbalmer.te y son otargados bajocanstancia.

- El expediente administrativo empezara can el primer escrita del interesada 0

can la orden del runciomuio compete.rlte, el.ia..,doS8 irucia de ofida; y seseguiran agregando al expediente, en estricto orden cronologi.co, 105doeu,mentos~ escritos y demas actuados, debidamente nU..merados que noexce::ian :05 doscientos folios.

La roliaci6n iebera hacerse con nu.:neros y letras. Los expedientes que sebeor-poren a atros no conti..'1.uaranS'1.1 foUat-ura,dejandose eonstancia d.e suagregaci?r1 y SlJ. cantidad de hojas.

- Si se ext::-aviarau.n expediente debera reeonstTuirse, bajo responsabilidad dela tL."'tidadque presuntamente tuvo el documento antes de la oCl.lrrenciadelhecho.

- Cualquier persona natural' 0 juridica puede promover un procedimientoadministrativo ante la autoridad respectiva como titulares de derechos 0intereses legiti~os individuales 0 eolectivos. As~~mo 10 sort, aquellos quesu--..haber iniciado el pr.ocedimiento poseen derechos 0 intereses legitimos quepl.leden verse afeetados por la deeisi6n que se adopte.

- Los interesado5 0 sus apoderados en un expediente administrativo te.ndranderecho a conceeI, en cualquier momento, el estado de su tramitacion,recabando la ODortuna inlormaci6n de la Oficina de Administraci6n..DOClL.TTIentaria.Las informaciones verb ales que emitan 105 funcionarios

" tendran exclusivamentec'arader- if.ustia"ti.vo·para q~enes Ias soliaten Y' no"-produciran efe.~tosprocesales.

MARIADIrector.

\SPE ASTO'd Inl ••tratlvO III

9 S'~\8n'\5 G n ors'.c~e\·OI·DE"JUSTICIA

Reserva.- es la limitaci6n intema temporal del conocimiento a la informaci6n de lli"1

documento, y 10asigna el funcionario remitente en fund6n de las consecuencias y eluso inadecuado que pudiera resultar si el documento fuera conocido par personas noautorizadas.

Sistema de· ~ed.- Es el sistema que nos permite compartir y optimizar los recursasinforrnfiticos que administra, tales como el almacenamiento en Disco, las aplicadoneso el uso de impresoras, ademas de comunicar a los usuarios mediante el uso delcorreo electr6nico.

Sistema de Trimite Documentario - SISTRA.- softWare de uso ll.rUco,particular yobligatorio de las dependencias del ~linisterio de Justicia, utilizado para el registromecanizado de la correspondencia intema y externa. Caracteristicas:

a) Asigna automaticamente una numeraci6n (mica a cada documento que ingresa y~ue se genera en el MINJ1JS;

b) Perrnite registrar los docurnentos ingresados, derivarlos para atend6n, consul tar lailaturaleza, ubicaci6n y estado de solud6n 0 termino de l~ correspondencia oodalrecibida;

/ .

c) Para la adecuada seguridad del sistema 10sniveles de consulta por dependenc:ia yroles de participadon y consulta estan restringidos segtin la funcion yresponsabilidad de cada usuario;

d) Mantiene para fines de consulta todos 105 doc'J.mentos registrados en el ar,o encurso y en el a...~oanterior;

e) Asignaci6n automauca de numeraci6n clx los expeclientes en las comunicacionesintemas del iviinisterio.

Tra..TJ.1iteDOCUhlentario.-secuencia administrativa de documeIl.tos recibidos para sudiligertciamiento.

FIEL. DEL. OR1GINAb

.I ,l J'L-.-:./-.J_1 _MARl.A, -N~ ClILJ1SPE,.i.STCOirector d3 Sistama Adminl.t"I!"" III

Sacral.rle Gen.,.1M ISTERIO OS JUSTIC' .•••

i 7 St.\. 7~Gl

- Sl horario p<Uala recepci6n de documentos en la Oficina de AcL-ni...rli.straci6nDoc;umentaria del yfINTUS son 10s dias: lunes a viemes de 8:00 a.m. a 16:00p.m. '

- La doeumentad6n cli..'"igidaalas dependencias del MINjUS deb€ra seringresada por la OficL.T'lade Ad..n:>ir..istraci6nDocumentaria .

.. Los i.nteresados prese..,taran sus escritos en papel simple, con copia que seradevuelta con el sello de recepci6n y e1 ml.'TIerOautogenerado d,,:1sis~e!.I":aSISTRA, acompanado de las copias o· docurn~ntos que e~tab[ezca elcorrespondiente TlJPA; debtendo contener como minima 105 datos yrequisitos senalados e..T'lel numeral 7.3

.. Los escritos presentados mediante correo certi..ficado 0 a tra ves de' empresasde rne...'1.Sajeria,y que no indiquen coru.'1.de.ncialidad0 reserva :tl.g'..L.la,sera.."1recibidos y abiertos por la Oficina de AcL..-ti..'1istrad6nDc .•.-'.t::'.e.",tari? yre!T'itidos alas oneinas responsables .

.. Corr.o instnu:rte..'"1tade ve..-i..'i.caci6nen la recepci6n de dccu::'.~'"1~OSse ufi1icarael "Catilogo de .Req·lisitos pan el TraIT'ite Doct!.:mentario del \u...-usterio deJustici~" y(o) e1TUFA de la entidad .

.. Los reC'J.rsos adn1.inistrativos. no poclrar1 presentarse I::'.eciiante correocere-; Ficado 0 a tLaves de ernpresas de mensajerfa. Los rec...::sosadn1.intst:"ativos ,,51 :Jresentados seran considerados como no :nesentados v.•. - . ~se comu..."1.icarade esta situaq6n por la oficina respor'.sa'ole, Glando dadrninistrado se apersone a redamarles.

a) Recepci6n y revisi6nb) Registro y generaci6n del C6digo del dOCWXle.'"1to,el cual sera entregado ctl

interesado.c) Entrega de documento 0 expediente a la dependencia de destino 0 de su

competenciad) Derivaci6n del titular de la dependencia a la persona de competencia

- Los documentosque se vayan. recepciona..."1do er~ la Ofid ..."a deAdministrad6n Documentaria s~ran ingresados al Sisterna de TrcirriteDocumentario ,del tviIN]US - SISTRA Y distribuidos a. las dependenciascorrespondientes, dttrante dos (2) veces al ilia: al mediC>cli.ay despues decerra! 1arecepci6n.~·-.-'..•

eEL ORIGINAL.

IMARIA SPE .A.STCDlreClor. dl! Sistema A"n In/'If'livo III

S..,cral:!da G~n4rtMI. ISTERIO O~ JU3Tlt,..;

'I 7 SE\. 2GGl

- Los documentos clasi.ficados con sello de Urge ..'l.tey lvfuy Urgente tan prant"ase reciban, seran ingresados al SISTRA y distribuidos a sus respectivas areas .•

- Las Secretarias del Despacho 1'vlinisterial, Vice Nlinisterial y de Secreta..ria_ General, podran recepcionar la documentaci6n clirigida a tales dependencias

respectivamente, despues del horario de atenci.6n y(o) cuando tenga...l lad~nominaci6n de URGEJ."'\fTE.

- Las dependencias del rvfl:l\}US que ingresen y recepcionen documentosextemos debera..""lactualizar dic.ha documentaci.6n en el SISTRA. al momentade efectuar la recepci6n del docu.mento. La' correspondencia que Uegue porotras medias (facsimi..t correo electr6nico, ere.) sera iI1gresada al SISTR.'-\pordichas dependencias teniendo cuidada de no duplicar su ingreso 0 anular llilsegundo i.ngreso que se genere por el envio posterior de dacu.r:nentos

--.originales a copias.

- La documentaci6n intema generada par cada unidad orgamca del fvfutisteriosera distribuida a sus respectivos destinatarios solamente hasta las 5:00 de latarde. Excepcionalmefl.te, se podra recibir docurne...""ltaci6nen horas distintas ala mer_conada, previa alltori.zaci6n del Director Nador,al, General' 0

funcionario de myel equivalente.

1:3 COPIAJ\\IEL DEL ,?RI~,- 11 ' . \I \

MARIA" leA QU,\SPE ASIC,Olr8cto~f.l ~ 51atame Adminlltrati .•.o !1I "

bdcrol5rfa Gen"r~1MIN1SEAIO DE JUSTICIA

, 7 <:c\ 7r\c\7\ ..JL.. _\.U~

9. FaC{lltad p~ra emitir Comunicaciones Externas

Los documentos para la comunicaci6n con las institu.ciones del Sector Publico yPrivado sercin elaborados de acuerdo a 10 establecido en 1a oresente direetiva ...

Recepci6n.- La recepci6n es el .?Ioced.i.IT'iento de verificaci6n y coruorrridaddel ingreso de los documentos present-ados y estara 3. cargo de 1a O£:cna deAdministraci6n Documenta:-ia del MINJUS y de las oficL.,as qt:e cue!1ten conautorizaci6n de 5U recepci6:-:. El personal eIKargacj.o es responsable de ladocu.mentaci6n que conste como recibida e...'1e1 expedience presentado y(o) enel caroO"oresoecavo, a exceoci6n d.e Ias comunicaciones restrirl'or.:das, oe~sonales.... ..y(o) confidenciales, alas cuales no tiene acceso clicho personal.

a) Documentos desti.'lados Dor Procecl.i.rnieI'.tosAcL"TIi....1s:rativoseru:na.rc:ldosen ei TUP.;

a.1: La.Oficirta de Adn"tinistrad6n Documenta.:.-ia ,:>1 recibi:- ei expeci.:entepresentado por el ad.....rrU...--UStradoverificara y exigira 10 siguiente:

- que la carta, oficio 0 solicitud presentada, se anexe a ladocurnentaci6n indicada en el nIP A.

- se cumplan 105 r.equisitos establecidos de acuerdo alprocedimienco al que se re.fiere

- el conecto foliado de Ios documentos y anexos.

a.2. Una vez e.fectuada la verificaci6n por ei personal de la Oficir:.a deAdministraci6n, Docurne.ntaria, colocara el sella de "Recibido" y sunlbrica L",dicando la fecha, hara y ntlmero de Expediente (dclsistema SISTRA) en el original y el cargo de la solicitud, ingresandoel docu.me.nro en el Sistema de Trcimite Documenfario - SISTR.I\.

a.3. Cuando Ia Oficina de Acl.mini.straci6n Doeumentaria verifique quela solicitud y(o) sus anexas no cumple con 105 requisitos

._establecidos en 105 dispositivos de la rnateria, procedera de acuerdoa 10 es-tabiecido en el numeral 7.2 de Ia presente Directiva. . - - _ -- .

~I

'1"I

II

Ii

I a.4.

I

1 7 SET. 2002La Ofiei •.'1a de Admi.nistraci6n DocumentClria no podra observar anteel administrado la documentaci6n presentada ~i e~ta es realizadamediante la utilizaei6n de servicios de empr~sas de mensajeria 0

siIl'ilares.

Para que un dorumento sea dado por reeepcionado, neeesariamentedebera contar con el ccidigo de documento del 5ISTRA., y el seUo ynloriea del encargado de la rec2pci6n de la Ofieina de

,Administracicin Oocumentaria en el documento prit,dpal (Ofieio,carta, etc.) Para su distribuci6n se acompanara la Hoja de Trarnite'emitida por el 5isteC"'.a de Trci.mi.te Doc:r::nentario - SI5TR.A...

rI La Ofici.."la de Administraci6n Documentaria a trav'es de su personal

e.rlCargado, verificara que el escrito sea autorQc:do por lerrado, que seeumplan los requisitos menctonados en el nu.!T:2!'al 7.3 y que exista ladocurnentad6n que se aI'.exo al rec-urso i..r:P.?ugn2.tonoque en el m.iS::TlO seseftale. Asimismo, revisa:a y exigira el roliado del expediente. Ve:ificadotodo esto se procedera a estar:npar el sello de "Recibic!.o" indieando lafec...~a,hora y N° de Expeciiente (c6digo del SISTR.:\) en el original de lasolidtud y e..'11acopia del interesado.

La Oficina de Admi...-ustraci6n Docu~entariaa :-raves de su personalencargado, re'ilsad. que en. el dcc<..I..G:'cento?resen:ado cons ten :'os datosgenerales (indicaci6n ex?resa del destinata.--io el I10!EOre 0 raz6n 50(:211 deli.l"lteresado, documento de identidad, firrna, etc.) asil"nlsmo, veri ..fic.ara quese adjunten 105 anexos que en el documento se senale y el foliado delexpediente. Verilicado todo esto se procedera a estam?ar el sella de"Recibido" inclicando la fecha, flora y N° de Expediente (c6digo delSISTRA) en el original de la solicit"ud y en la capia det interesado.

En 105 casas de presentad6n de docume..."ltos en sobre cerra do, estos serinabiertos e..'1 cuanto no sea consignada la resrricci6n a reserva deldocumento.

Inmediatamente despues de recibidos 10s escritos, 105 recursos impugnatoriosu .00-05 documentos, e1 encargado de recepcion de 1a OHema deAdminiso-aci6n Documentaria, asignara el codigo correlativo del 515TRA porcada documento recibido, el cual se consignara en el cargo del interesado.Asimismo, se anotaran las <:>bservaciones que hubiere.

5e registrara en el terminal de la computadora los d~tos correspondientes a1 -"escrito (nombre 0 razon social del interesado, materia de la solicitud, nfunerode folios, documentaci6n.adjunta, etc.), y el c6digo asignado.

I~ \MARIA C:L CA OUISPE AS TO"Dirocloro " Sistoma Admlnl.\r.tlvo iii \.

olcrt!ltorfa Genore!'~'~"STERIO DE JUSTICIA \,

La N umeraci6n 0 C6digo autogenerado asignado a 105 ~xpedientes par laOficina de Ad..-ninistraci6n Documentaria es e.l unico que"se aplicara en eli\'fINjUS, hasta la cul.minaci6n del procedimiento, salvo 10s casos en que elinteresado vade su solicitl.ld. Las Direcciones estan orohibidas de utilizar un

4

sistema distinto de idenwicaci6n manual 0 mecaPizado de expedientes,

a) La Ofieina de Administraci6n Documentaria remitira 10s docurnentos y(o)expedientes en el dia.

b) Las dependencias qu~ reciba.ll.un documento entregado por 1a Ofici..J.ladeAclr:n.i.:.Listraci6nDocumentaria deberan eiectuar 105ig-c:iente:

b.l) VeriEicar que la Hoja de Tramite emitida por e1 SISTRA estecorrectame:1te registrada;

~ . 7)I 0._II

/ ' ~)0..)/

Colocar el sello e01a Roja de Trarnite, en 1a parte superior derecha .

Veri.."1carel roEado de 10s doc.imentos que na..l vertido abiertcs,selbndolcs y 2.:.'"1otandoel nurnero de. folios y el c6digo deexpec!ie..'"1te0 registro; eXCE:?to105 proveniences de las entidadesp;iblicas que serin deV'.leitcs para su d·ebida. foliacien CUCl.:."1dose::-:=..tede recurscs L:npug~ati '/os 0 soLic~t-",des de iniormes adictirnenes dirimentes.

c) Asimisu.o, en caso que 105 esc:itas reqc..iera..'1.de acla.:·acicnes 0mod:Eicaci.ones no obsenrados oar 1a Ofic:na de AcL-nirist:aci6n·. .Docu.nentc.ria, eiectuara las coordi.T1.acanes con el remite:-tte a ~Tl.delevantar las observadones y(0) de efectuar las precisionesco rresDondientes.

Cuando la doc'.1mentaci6n este en un sabre que tenga la naturaleza dereser-vada 0 restringida, esta sera redbida por la dependencia desti..'1.atariamediante. el cargo respectivo. Par inclicaci6n del Director de la unidadorganica se procedera a i...'gresar clid1.o documento al SrSTRA, con lareser-va 0 restricd6n correspondie..Tl.te.

a) Cada unidad orgaruca del rv1.inisterio de justicia que reciba documentosy(o) expedientes debera inmediatamente proceder a ver1£ica,ry a foliarlose ingresar en el sistema la recepci6n, la de}Jendencia' 0 persona de lamisma a la cual sea derivado, debiendo esta a su vez registrar en eI

, sistema mecliante.su tennmalla.recepcion del docuinenk> y(o) exPediente.

b) E1 responsable de Iii.unidad orgamca'o que. de acuerdQ a su cO,mpetenciaasuma el anaJ.isis del expediente debera bajo responsabilidad designar elpersonal de apoyo a cargo de mantener. actualizado' en el sistema -

MARIA G lICA QLlISPE ASTODirectors e Sistema Admlnl1:ra:ivo III

ISecretsrla Oenersl"AINISTERIO DE JUSTICIA

SISTRA, la situaci6n y observaciones que hubie:e, sobre la base de 10cualla Oficina de Administraci6n Dccumenta...'ia podni bri..'ldar lasiniormadones que requieran 10s mteresados.

~c) En e1 caso de documentos extemos que se reciben fuera de la hora deatenci6n de la Oficina de Ad.:mi..Pistrad6n Docurn~ntaria, la orianar~ce?tora efecttia su ingreso a1 SISTRA, e:rjtiendo su respectiva Hoja deIra-mite.

Corresoonde a 105 6rga..."'1oscO!npe~ent2s oroyectar la :esoluci6n a elpromu~cia..rruento que decide sobr~ el proc~dim.iento ad.::;Unistrativo quecanoce y, cua.T1docorresponda, to rem.i::i:i.'l. con tocos sus antecede~'l.tes a1a Ofici.."a ~~.eral de .'\sesoria Juridi.ca pa:a la opi.nion tegal y ViSaeDI'.correspond.i~te.

Las expediences que requieran ser aprobados mediC'.nte Resotuc:6n deSecret,,_,,:ia General, Viceministerial 0 lvli.:."1isteri3..l,seran elevadas a laSecreraria General para el td .•.-nite cor:-espci:1c.ie.:-:t~.

11.1. Emisi6n.- para que un documento interno del r.-GNJUS se considerecorrectaIr",e.'lte emitido debera tener Ias siguientes caracteristicas:

- Estar acompanado de todo el expediente que Ie corresp0r1da e.n concordancia '.con 10citado er'. el dOC'..l!nentop~•.nciIJal (a decisi6r1 del titul<:U"emisor)

- Estar registrado par el emisor en el SisteI!13.de Tramite Documentario (seaDor la secret2..ria de 1a dec2!'.dencia 0 por la Ofici."1a de AcLrrtinistraci6n. .

11.2. Recepci6n.- Los titulares de las u...'lidades organ.lcas receptoras decorrn.micaciones de e!'lace dentro del iYli..cisteriode Justic:ia desi~arb a la5personas q'.le efed'J.ara.L 1a recepci6n y el regist:o de tales cOClU:.""'.iC3.don;:s

(;=> ClI';; -b-;- 1 0' -=> '-0 ::", d t,- 1=>7'" .,.0 '-' 'c' (""'''-0~_ po L Co. ••••••.• os S 0._5 qu.~ no S~~L e na _.a_~ Sc.:.<,:,LgIa ,~ ..;,_nUL'1eral 23) y sus contertidos serfu""\seliados y follacios, procediendo segjr, seael caso.

No se podIa recepcionar y procesar ningu.n dccumento intemoque :n0 cuentecan las c'aracteristicas enurneradas en el nur:neral15.

Para que un documento sea dado par recepc:ionado necesariarnente deberacontar cor'. el selio y rubric a de receoci6h del responsable de la tJI1idad. .receptora en el docu.mento principal (Oficio, memorandum etc.) y(o) en laHoja de Tra.rrute emitida por el Sistema de Tran-ute Documentario - SISTRA.

11. Lineas de Comunicaci6n Intema en 1a Organizaci6n del Ministerio.- Las diferentesacciones que debe ejecutilFse en 1a Instituci6n, son reali.zadas utilizando cliversosca.•.•ales de comunicaci6n, 10s cuales por su naturaleza, se dividen en dos tipos:comunicaci6n formal y comunicad6n informal. .

Es aquella prevista y ejecutada de acuerdo a la es~ctura o.rg~ca estab1eciqay 'a: 10s objetivos que'1a orga.nii:aci6n desea alcanzar; se traduce en 1a re1aci6:nestab1edda entre 1056rgar:~s y. per.~~:malcomponente de 105misp:1os:

~~ COPIA t'1~L DEL ORIGIHAl..

MARIA . ~PE ASTCOlrocloro d SIStema Adm, ht"lj'l~ III

S Crl>lOrl5 G.n ••,,1MINI$,TEfl,lO DE JUSTICIA ~

1 7 SET. 2002 ,)

a.1) Comunicaci6n Vertical.- Es la establecid~ por la linea de autoridad lacual proporciona canales de comunicaci6n que se extienden a traves detoda la estruetura. 5e clasif~ca e.."1 descendente y ascendente.

i) Descendente:Es la comunicaci6n que S2 genera de un nivel superior hacia un r>iveli...-ueriorde la orga.'l.i.zaci6n.Puede darse en forma de Resoluci6n, Directiva, Memorandum, ere.

ii) Asccndente:Es la comunicaci6n que se ongu.ia en 105 niveles inferiores y se

.proyecta a 105 niveles superiores.Puede darse en forma de lnforme, Onoo, Recomendad6n, Solicitud,Nota' Lnlormati,:a, ete.

Comunicaci6n Horizontal.- Es la comtmiCaclon establecida con 1afinalidad de coordinar entre 6rgatlOS y(o) personal de igual jerarquia enla i...""lStituci6ne.., cumpli.IT'iento de las funciones asignadas.

Por intermedio de esta se puede de£i..Lir objetivos, Doliticas yprocedimientos.

a.3) Comu:ucaci6n Transversal u ObliCtla.- ::5 la comUllicaci6n que ?en::niteJestablece el ejercicio de Ia fuIKi6n dentro de la orga.ni.zacio:--.y S2 da acraves de acciones de asesora....-uento y(o) de apcyo .

.12.2. Comunic:ac:i6n Informal

Es' la coml1nicaci6n que comprende al conjunto de relaciones interpersonales,con independencia del desempeno de las labores propias del cargo dentro dela organizaci6n.

La comunicaci6n informal por ser inherente at comportamiento humano, se daen toda Instituci6n y a todo nive!o

a) Correspondenda InternaLas comunicadones escritas que se originan entre las unidades organicas deli\tlinisterio en el ejerdcio de sus funciones seran a traves del 6rgano de mayornivel (entre Direcdones Nadonales, Direcdones Generales, OficinasGenerales, etc.) .

Correspondenda ExtemaPuede ser elaborada en la AHa Direcci6n 0 en las Direcdones Nacionales;'

-Generales U Oficinas'-de- sirrillar -jerarquia; pero la faCultad para firmaila yremitirla Ie corresponde Unican~ente al :Ministro y al Vice :Ministro 0 de ser el

__caso ~ Secretario General excepto en 105 casos siguientes:

1 7 SEi. 100i.\b.l) En comunicaciones dentro de cada Sistema Administrativo (Control, .;\

Racionalizaci6n, Estadistic3, Presupuesto, Contabilidad, Planificaci6n, j,

Tesoreria; Personal, etc.) reIacionadas can asuntos de su respectiva areafuncional y dirigidas a 10s organismos rectores, pueden ser firrnadas yremitidas d.i.rectamente por el respons able del Sistema a rovelInstitucionaI.

b.2) Par delegaci6n de los Directorescomunicaciones de coordinaci6n

'res"Oonsabilidad de la Alta Direcci6n.

Nacionales 0 Generales,que no comprometan

14. Uso de 10s Documentos de Acuerdo al Nivel Jerarquico de! Destinata,.--loLas comunicaciones escritas en el tvlinisterio de Justicia se ajustar?J1 al siguie.ntecuadro:

NIVEL JERARQU"1CO DEL DESTlliATA ..•'UO

CO~!UNICACr6N OFIClAI. DN / DG I DlH.ECCIO~.,.sALTA{COM Y . YSUB

DLtli:CCIONCONSEJOS DIRE CCI 0 N"'-:-s

Oildo X XIoncio Ml:.ltiple X XI

Memorandum X XMemorandum MUltiple X XIofcrme X XNota I:!onnativa X X I------

a) La codificaci6n es lL. artificio que pennite identiEcar el tipo de doC'umento y-et 6rgano que 10 remite.

b) Los docurnentos se codificaran medicuLte ntl.meros y Jeb:as, expresados en undetermin?do orden, que permitan identificarel apo de documento, el nlimerocorrelativo y e16rgano que 10emite.

c) El uso de las siglas en el iYlinisterio de Justicia debera cefi.irse a 10 dispuesto eneI "Ma.nual de Siglas para la Identificaci6n de las Unidades Organicas del"tvlinisterio de Justicia" vigente. . ,

16. ComW1icaciones Escritas en el MINJUS.- Las comunicaciones escritas que se usarinen el Ministerio de Justicia seran las siguientes:

Resoluci6n MinisterialResoluci6n Vice i\tlin.isterialResoluci6n Secretaria General. .Resoluci6n DirectoralDirec"tivaOficio-Oficio MUltipleNota Informativa

Informe .MemorandumMemorand~Mtl1tipleProveido

.~C?ja de gnvioCertifi'cado 0 ConstanciaCorreo Electronico _.

Para las autooe-rarasde [as provectos de Le\,'es, Decretos, Resoluclones. , ,Supremas, Resoluciones :Vfi.rtisteriales,Resolucion~s Vi(e )'[i..r-us~eriales,R~solucior:es del Secretaria General y Resolucio,,~s Directornl-2s, sera":1en papel bond de 120 grs.

a.2) PaDel Bond con MembreteS8ra de color blanco y se utilizara en 1as comunicaciones escritasdirigidas a orga..'"1ismospublicos '! privados.

(/ E1 Pa?el Bond de 80 gramos solo para 1a Alta DLreccion. (El membretesera en sello de agua de alto relieve)El Papel Membretado sera utilizac.o 5610 para la orimera tWj? de iasco mlli'"1.ic<lclOnes.

a.3) PaGel Bond sin MembreteSe u~Jizara a partir de La segunda nojC"d.e c-.;alauier doc..: me r-.to, 3":

sujetara alas mismas especiiicadones del L.'1cisoa.:) a...,t::rior.

aA) PaGel Alisado.Se utilizar~. solo para reproducir documentos en la fotocopiadora.

a.5) PaGel BuL1.<.v.Se utiliza para reproducciones mimeograiicas de determinadosdocumentos, manuales, etc,

a.6) PaGel Carbon.Se utilizara para sacar copia de 105 docume~tos mecanograiiados ydebera ser de color negro.

a.7} Formas Continuas.Se utilizara en la formulacion de documentos de gestion u otrosdocument05 de gran volumen en su contenido 0 de reproducci6nmultiple, en 105equipos de computo.

b.l) Margenes \.~~~~~r~~to - ~.4

\-ORI\'\

MARIA .. L q SPE ASTO'01r8cIO," dB SIS{"m~ Admlnlstrlt/vo Iii

S" r8:.rl. Gene,.1I.IINIS EAIO OE JUSTICI.;

Margen su perior:Margen superior:Margen inferior:Margen Izquierdo:Margen derec.l-to:.

4 cm. primera pagi.!l.a3 an. paginas siguientes?-_.:J an.3 on.? -_.:::Jcm.

Margen superior:Margen superior:Marge.Il i.n.ferior :Marge..TlIzquierdo:Margen derecno

3 Cill. primera pagi.!13,2.5 em. paginas siguientes1.5 an.3.cm ..I.San.

c) Membrete de 105 doc.lmentosI

c.l) DescriDc:6n.El memorete identiEica Las comurucaciones escritas del Mi..-usterio d.e

justicia.

c.2.) lJbicaci6n.- Fonr.ato A4 (210 rru:::1 x 297 mm)

Estara a 1.5 en. tanto del borde suDerior como del borce izquierdo... .

- Formato.AS (148 mm x 210 mITt)Estara a 1.5 Cill. del borde superior y a 1 cm. Dei borde izquierdo.

c.3) Numeraci6n de las Pa~\as:5e numeraran €.J.' forma correlativa y debera colocarse a 2 cm. delmargen inferior, en la parte central.

18. Estructura de Las Comunicaciones EsaitasLas comunicaciones escritas; generalmente presentan la siguiente estructura:

a.1) Denominaci6n del Ano: . __.. _.. __5e escribi.ra la deno~aci6n que la Ley dispone al ano vigente, en letras'mayUs01las y entre comillas en la parte central del margen superior.C? se.colocara 021 sello correspondiente.

MARIA. ' E I A Q I ?E ASToDirector. d Sl>lem. Adml Iltrllivo III

Secret.rls O.flltl'MINfSTEnlO DE JUSTlCI~

a.2) Lugar v Fec..~a:Se colocara la fecha en el ~rgen superior derecho, escribiendo enprimer termino el lugar, seguido de una COma y, a continuac:i6n, el diaen numeros arabigos; esto ultimo tambien podra ser reali.zado medianteel estampado del sella respectivo.

, .5i el ilia conseara de u..rtciigito se Ie 3l1teponcl..ra un cero, a continuaci6nse eSG'ibira el mes e..'1letras y luego el a..ii.o·en nu...rneros arabigos. Losdoc..u:nentes sera.'1 iechados despues de habe.r sido furnados.

C6digo:Cons tara de la denominaci6n del documento en rnayu.sculas (Oficio,Memorbdu..,",-, Lruorne, etc.), el nllinero correlativo del documento y lascuatro c.Jtas del a.ri.o.A contin~~aCi6n se colecara la sigla resp'ectiva deacuerdo a 10 dispuesto en el numeral 15 de la presente clirectiva.La codiiicaci6n deoera ir s:.:.brayac:la y se TIwnera.ra LL."1avez firmado eldoc ..•..mento.Ejemplo:"DIRECTIVA ?'fO OOl-2002-fuSrVrvf-OGED"

Destir.atario:Se cor-signa el r:omore y aoellidos con mayfuculas, el cargo de la'yersona a q:.:.i~, va dirigido el dOClmento y la instit:.:.::i6n a la cualDertenece.Ejemplo:Ser,orMARIO ALBERTO T.'-\PfA PALACIOSSecretario GeneralInstituto Nadenal Penite.nciario - INPE

a.S) ASlli'1.tO:

Es el motivo por el cual se ernite el dacumento. Se expresara ·en el menornumero posible de palabras. No sera posible emplear expresiones talescomo: /lEi que se indica"Ejemplo:ASUNTO:.Directiva de Corres"Oondencia Escrita ..•.

a.6) Referenda:Se anotaran los documen.tos que sirvan de antecedentes. Se escripesiempre en forma abreviada. (REF)Ejemplo :REF.: Of. N° 420-2002-JUSjOGA.

Texto: . _:.-.-- - -._- - .. - .

E.s la parte sustantiva del documento, su contenido se debe expresar en el"menar nUmero de parrafos· posibles; sin desmedro de la claridad y coherenciarequerida.

~ ...• '~ur';-\ .""L. U<:L. UKI"\.\,

MARIA A't{ L1CA QUI'SPE AS TO"'-'\;Oir.ctaro d Sistam3 Admlnl.:roti·JO III ",

S crllud. Gena"l ",• '''''9TERI0 DE JlISTICI,l, ....•

1 7 SET. 2002 ",Tennino:Es la parte final del documento y consta de 10sigl.liente:

Desoedida:Es ei parraI~ de atenci6n al fin.al de la comunicaci6n.Ejemplo:.Es propicia la oportunidad para reiterarle a us ted, 105 se..!1ti..mientos demi consideraci6n y estima personal.Atentamente,

Firma:Rubrica de la persona remitente .

.Post-Finna:5e consignara ~nmayusC"...uasel nombre del responsabie, debajo e...'l.bajas,cl cargo.Se colocara en [a parte inferior de.recna del dCCUIT'.en~oy a tIes espacios~)erticales de La d~s:Jed.ida.CuaI1do e! fu...'l.clona..'ioresponsabie C"llente can e1 respectivo sella, sepoci.ra.calocar este en ree.."'.:'lplazode 10 ::nencionado anterior:nente.

Sello:~l de ta depender~ci3. :e::r-ite.:1te ... se colocari =1costado izquierdo de laf....rma.

c.5) Cooias:5e indio.Ia al fi...,al Y c.espt.:.es del texto de La correspcndencia can laabreviatura: c.c. seguido de' [as siglas de [as of~cinas receptcras 6 elnambre de las aersonas que ha.."l. de tener conodr: ....iento de! documen:o,.•. .•. ",

s610 Cuando el caso requiera. SOlo pociLa remitirse al Despacho Vice'lvunisterial "Capias L.lforma n vas" que contenga..., irlormaci6n deges nones trasc~ndentales en e1C"J..IT\pl..iu-..ientode 105 fines ins ti tucionales.los asuntos de mera adD:ti.ni.straci6n intema de. los 6rgcL'l.OS delw1i.'l.i.sterio deben ser de conoci.mier.to 5610 hasta Ios Directo'resNacionales y Generales, asi como 105 fundonarios de myel equivalente.

c.6) Distribuci6n:-Cllando se emite un docume.nto y sea necesario que tomen conocimientovarias dependencias a personas, en el margen inferior' izquierdo seindicara can la palabra Di5TRIBUOON, en mayusculas y subrayado,debajo en columna de acuerdo al orden jerarquico, 105 nombres de lasci.ependencias 0 personas receptoras.Lqs dorumentos que distribuyan 105 6rganos del iYlinisterio previamentedeben ser rrUnuciosamente .revisados; a fin de no· cometer errores en 105

.. mismos.

c.7) -Anexos: - .5€ utiliza para complementar el texto del documento. Deben estare.numerados indican do el titulo de cada uno que ira en la parte inferiorizquierda despues de la fuma.

, .... _ ....•. _~.-r .~~~.I· .r~7F·· .

~~~

MARIA A Nt..... UISPE ASToDirector. d~ SI.lom. Admlnl.I!.t!·,::> III

S~c('!)t~rfa Gen.r~1.'vllNIST"nIO Dc: JUST/CIA

P{e de Pacri~'1a'::> •

Se coloca opcionalmente en el margen inferior izquierdo a1 IL."1aldeldocumento, y contendra 10 siguiente:Las iniciales, en mayusculas, de la persona que ha elaboracio eldocumento y separado por lL."'1alinea oblicua, en letras minusculas lasinida1es de la persona que digit6 0 mecanografi6 el docu.rnento.

Las cintas 0 t6:ier de impresoras 0 de maquinas de escribir sera..r1de color negro, encaso de utilizarpapel carbon tamblen debera ser de este color.

Se uf1lizara tii'>.canegra 0 azul para los tampones de 105 sellas ci.rctuares y depost-fizma. Para !os sellos de dccu ..mentaci6n clasi.Eicada, asi COn.l0 orros en formarectangular que;:1o sem de ?ost-firma, se uti1j7ara tampones con tinta roja.

Requisitas para 1'aRedacci6nI

/

en la redaccion de los doeumentos se tenilla en cuenta 105 siguie.ntes requisitos:

a) unidad:En 10 posible, en cacta doc'.1mento se debera trat?..r, u.n solC?asu...•.to, ct:.:t......do sedesee abordC!" u.no 0 mas asu..."l.tosque no esta:.•. directar.:1ente relacioi:1.adcs, se .hara en tal fo:ma que sea identificable cada uno de elios.

b) Coherencia:Los ciifere!1tes puntos sabre una misma materia se expondra.tl en un orden16gico y canerer1.te. ,

Claridad:La expresi6n de [as palabras y de, [as ideas, debe tener propiedad yfundamento de modo que se eviten dudas 0 i.nterpretaciones err6neas.

Precision:EI pensamiento se debe expresar en forma concreta, mediante el uso deoradones cortas y simples.

21. SellasSu forma puede ser circular y rectangular.

Uso: .. ' . ..,_,Para" distin'guii-' a. ca-da una de las dependend~ del Ministerio ycorroborar ia identidad del6rgano enusor.

Ubicaci6n:Ira a la izquierda y a la misma altura de la firma.

r'·./'/.,. "

._. ,-~-,----_.__ .--

\"\;ORIGI\.

\\.'\.

MARIA AI LIe QUI PE ASTOOirec:or. de Siotem. Admlnlstratlvo III

Secreted. G"ner.1"t'~lisrcMIO DE JUSTlCIA

Se empleanin para identilicat 105 dacumentas clasi.ficados (personal,••confidencial, reservado y secreta) Tambi~n se usaran [os casas siguientes.

- MUY URGENTE:Se, usara cuando 121autoridad competente disponga una atenci6n inmediatadel dOC'ttmento.

- ORIGINAL FIRMADO:Se coloca en las cooias de 105 doC'urnentos aue eXDidar1 el Despacho

.L J,. j, • •

wlinisterial, Despacho Vice ~li.n.isterial y Secretaria General (Memorand~r:1.,Oficios que se remiten al exterior, trascripci6n de Resoluciones) despues de121r rr..a d.el original, se exceprua su uso c...'l las demas u....,jdades orginicasdel NG.-USterio.

SELLO DE DISTRIBUCION DE CORRESPONDENCIA:Se empleara al i.,."lteriorde cada urddad or~-uca. Este Sello se usara e!', elreverso del oficio 0 dcc.umento que se ha redbido 0 en su defecta, en hojaaparte y sera llenado por el Di.rector Nacional, Director General 0 de civelequivalente. "

URGENTE:Cua.ndo el documento requiere u..."laatenci6n rapid3..

COPIA Ii'J"FORMATN At'Se usara para dar a conocer un hecho a afici ..I."lasy(o) personas relacionadas,

con un asunto.

- COPIA:Se usara en reoroduccianes de un docu.r:nento ..DUPLICADO:Se usara para aquellos documentos que se emiten par segunda vez; perocon igual valor que e1origL"lal.

- POST-FIRM}\.:Con e1 nombre y cargo del remitente.

22. SobresLos sobres se utilizaran para dar una mayor seguridad alas comunicacianes escritasque se remitan 211exterior. Tambien se usaran i..."ltemamente para las comunicacianesclas.~~!-~as. y..c!e <:~~cterpe.I:sof\al.. Deben constai de: . .

Rotulaci6n~- - . - ---Los sobres llevaran impresos en el angu)) ~up¥rior izquierdo el Gran Sello delEstado y debajo la inscripci6n: !vlinisteria de Justicia.

b) Contenido.-En el angulo superior derecho se escribira la codificaci6n del docUIT'.ento.En la parte central superior se ana tara eI destinatario, cargo y direcci6n. Elnombre del destinatario asi como el luge.r de desti_'1o se escribira enma yu.sculas, el cargo y Ia direcci6n en mIDusculas.Al reverso del sobre en Ia parte central ira el sella circular de Iadependencia que remite eI documento.

c.l) Sobres de 220 x 110mrn.f' De pa?el bond de 80 grs. de color blanco, can membrete, para

doCtL."nentosde poco volumen.De papel bond de 70 grs. no tra.."1.Sparente,ribeteado a rayas blancas yrojas, con la inscripci6n de: VL'\ AEREA, Y membrete paracomunicaciones aereas.

c.2.) Sobre de 130 x 170mm.De papel bond de 80 grs. color blanco con membrete, se utilizaran paraIa remision de tarjctas, invitaciones, esquelas, cartas, etc., de la AltaDirec:i6n, Directores Nacion~es y Generales. '

c.3) Scbre )'fanila.Se utilizaran para rernitir varios documentos y(o) expediences, foUetos,revistas, etc. Las di.."1l.e:"sioriesserm las siguientes y seg~'m el tama .•.'1o deldocurnento a remitir:

2.95' x 420 nUTl.

250 x 335 nun.170 x 250 nun.

23. Documentaci6n ClasificadaLa correspondencia cIasificada es rnviolable, debe ser entregada irunediatamente alDesti....."atario y por ninglin motivo reterjda por m.is de 24 horas.

En la dependencia que enute el documento, el ftmcionario responsable determinara elgrado de seguridad de la documentaci6n cIasilicada de acuerdo a los siguientescriterios:

a) SecretoSe clasifica en esta categoria, toda la correspondencia de suma importancia,generalmente sabre autoridades gubemamentales, organizaci6n de las fuerzasarmadas, misiones especiales, investigaciones, etc., cuyo conocimiento par'personas no autorizadas este impedido expresamente por ley; aiecte laintimidad personal 0 -p~ razones d~ s-eguridad nacional. -,'

Co'nfidencial. •Se dasifica en esta categorra la correspondencia que siendo de granimportancia y para conocirniento res.tringido, no este comprendida en elacapite' anterior, En este caso la restricdon tendra caracter temporal, miel1trascQncluya su tramite.

Reservado,Se clasificara en esta categoria la correspondencia que no siendo secreta nico~dencial tampoco es camtIn, pudiendo seT conocida solo por detenninadosfundonarios, antes de la cuLminaci6n de su trcim.ite, .

Sistema de Doble Sobre.Toda la correspondenda escrita dasificada debe remitirse en doble sobre,de manera que el sobre exterior" no permita diferenciarla de lacorrespondencia comlin.Unicamente el sobre interior lleva 10s sellos declasi:..'icaci6n en el anverso,en la parte central superior e inferior y e..'1el reverso en toda la jU!1.tUI3..

El sabre exterior no lleva sellos de clasificaci6n ill ni,,'"1gunaotra anotaci6nq~e inclique contener documentati6n clasilicada.

e) RecornendacionesCuando se elabore documentadon dasilicada en equi?os de com?uto comomedida de seguridad, no debe grabarse en el ,.:liscoduro de La (;Jrr.putadorasino en un disquete y guardarlo en w.t lugar que brir.de La S3.r::lr:ia "ec-2sariade segu.lidad.

'J(. 'I .,

ri

a) Resoluci6n MinisterialDisposici6n que se adopta en casos concretos y que resuelven situacionesinherentes a un :Ylinisterio. Es expedida por e! 0iurustro y requieren su solafirma.

b) Resoluci6n Vice MinisterialDisposicion adoptada por el i/ice ),:Iinistro, 0 por delcgaci6n del Ministro, yque compete a asur\tos admin.i.strativos tales como aprobaci6n de Directivas,Manu?Jes, Guias, etc.

c) Resoluci6n de Secretaria GeneralDisposici6n adoptada por el Secretario General, por delegaci6n del )"1in.istro aVice Ministro, y que comp.:te a aS1.L.""1tosde carac:.:r tecn.ico, rebcionados consu ambito de competencia.

d) Resoluci6n DirectoraLSon las que expiden 105 Drrectores Nacionales ° Generales, y c.ue competen aasuntos de caracte:- teC'.l.co, relacionados::on su a...'1l.Ditode competencia.

e.1) Finalidad.Es 11..'1 dOCLunento de c:umplimiento obligatcrio, que establece nonnas 0

disposiciones especi.ficas, senalaJ\do consideraciones a seguir endeter:ni.'""lados asuntos 0 situaciones.

e.2) Nivel Jerarqu.ico.Se elabora en cualquier dependencia del Milusterio de Justicia y segUnsu alcance la suscribe el Ministro, Vice Ministro, Secretario General °funcionario con jerarquia de Director Nacional, Director General 0 demvel equivalente.

f.1) Finalidad.Documento que se usa para dirigirse entre dependencias de un mismoorganismo 0 a entidades del Sector Publico y Privado.

Esta comunicaci6n escrita se usa para hacer consult as! impartir ordenes,efectuar gestiones administrativas, remitir documentos, etc.

f.2) Nivel JerarquicoSe dirige a destinatario de igual 0 mayor jerarquia.

g.1) FinalidadDocumentv que tiene la misma finalidad que el oEido, pero cuyo tenorse dirige ados 0 mas destinatarios. Cada destinatario cumplira lasdisposiciones en la parte que Ie compete.

En el codigo se consigna ta palabra OFICIO MULTIPLE en lugar deOncio y DISTRIBUCION en lugar de c.c.(con copia)

g.2) Nivel J erarquico.Se remite a destinatario de igual 0 mayor jerarquia.

h.1) Finalidad.Documento que se utiliza para dar cuenta en forma detaliada sobre lL.'1.

determinado asunto, a ped.ido 0 por propia i..rticiativa.

h.2) Nivel Jerarquico.Se remite de u.n nivel inferior a uno superior 0 entre niveles iguales.

Finalida.d.Documento qlle se usa para comuni::arse 2:::1t:2 fLmc.:G:'.ari0s de L:.namisrna i..lStituciun pa:-a tratar asuntos del :;er-::c:o i.n:er:lo, p:leralmei\tevers~ so[)re '-ill ~usmo asunto, tJ.les:OfJ.10 tramitc.r gestiones especificas,

-rernitir dOC'w'TIentos,COffit.t.n.lCarordenes'.

NiveljerarqUico , .Se remite por lL.'1aautoridad superior a una inferior 0 entre autoridadesdt: ig-..:.? 1mvel.,

j .1) Finalidad.Ducumento que tiene la misma finalidad que el memorandum, perocuyo tenor se clirige ados 0 mas destinatarios. Cada destinatariocumplira las clisposioones en Ia parte que Ie compete.

En el codigo se consigna las palabras MEMORANDUiVI lvfULTIPLE enIugar de Memorandum y DISTRIBUCION en Iugar de c. c. (con copia)

Nivel Jerarquico.Se remite a destinatario de igual 0 menor jerarquia.

k.l) Finalidad.Comurucaci6n que se utiliza para derivar un expediente 0 documento.

k.2) Nivel Jercirquica.5e rernite a desti..'1atario de igual 0 menor jerarquia ..

1.1) Finalidad.;::s 1a comunicaci6n escrita que S2 emolea para trarnitar todo tipo de

.•.. ..... •.documento recepcionado. Para trasladar un docuffiento de unadependencia a otra lL.'1.icamentese empleara la hoja de en'llo, cuidandode no haeer usa sirnwta..."1eodel pfoveido 0 decreto adrrinistrativo y lahoja de envio.

,..:.•..( .... ··,...l ;.-.

Puede ser usado eonsecutivamente por varios':6ranos pC'.Ia indicar las// aeciones :\ seguir, mante.!ue....",dola nw:neraci6n origi......al.

m.l) Finalidad.Es el docu.mento meciia..'\te el cual, cualc;:-uer autoridad compete....",te,eertiiie:\, 0 da fe de aetcs y hcG.",os verificados, ecnfi.l.il1.andolcs y.dandoles autentieidad real. 5e extier,de a solicitud del Inte:esado. '

n.l) Finalidad.Es un medio de comu.n.ieaci6n que perrnite enviar ° recibir informacionmediante la tecnologia de red, estando predeterminado en 10s ManualesLn£ormaticos sobre el manejo de Red y del correo eleetr6nico elaboradopor la Ofici.na General de In£ormcHica del iYlinisterio de Justicia.

Los niveles y canales de correspondencia a considerarse ~ las unidades organicas delNlinisterio de Justicia seran de acuerdo al anexo N° 01 Y alas siguientesconsideraciones:

. Las Direeciones Nacionales; Auditoria General, Oficinas a Dir'X:ciones Generales,Asesoria Tecruca; Consejos y Comisiones: estan facultados a remitir en su caso, a.·

- las Direcdones, Ofi~as,.Sub Direcciones;'- Area o. Servidor~s del ~n.:b~~o-de su .competenda.

1-

,.~

MARIA A' 8. A QUISPE AST'~DlroClor. df SIJtom. Admlnhtro:I'/o 111\.

S'locrotarla O.ne,,' \' ..V1Nl5TERIO DE JUSTICIA \.

\

\.1 7 SET. 200Z '\

Las comunicaciones que remita una Direccion Nacional a una Direccion General yviceversa, que no corresponda a su area serm mediante oficio 0 memora...,dumindistintamente.

I .

La informacion que remitan las Direcciones, Sub Direcciones y Unidades a 125

Unidades Organic as de otras Areas deben hacerlo a traves de 1a Direcci6nNacional, Direccion General u Oficina General de 1acual depende segUn el caso.

a) Las autoridades y personal del Nli..-USteriode ]usticia, L.'1dependienternente deSOl regimen laDoral 0 contract:.ral, seran sa...~cionados administrativarnente siincurren en las sig'.llentes faltas adrni....-UStrativas(art. 239° Ley N° 27'144 - Leyde Procedirniento Administrativo General):

Negarse a recibir injustificadamente recursos, solicitudes, dedaraciones,wior:naciones 0 expedi.r constancia sobre eUas.No entregar dentro del termi....n.olegal, 10s documentos recibidos a laautondad que deba decidir u opinar sobre ellos.Demorar injustificada.rr.ente la remisi6n de datos, actuados 0expedientes solicitados para resolver un procedimiento 0 la producci6nde un acto procesal sujeto a plazo determinado dentro delarocedimiento adr:,irtistrativo.Ejecu.tar lli"\ acto que no se encuentre expedito a eUo.I.nci...'nidar de alguna manera a quien desee plantear queja ad.rninistrativao contradecir sus decisiones.Di.fundir de C'..lalq~jer modo 0 oermitir el acceso a [a informacion. ..

coniidencial que se encuentre owhibida.. ,

a.'l)30.5)

La Oficina de .-\uditoria General cautelara. el cumplimiento de la presenteDirectiva.

La Oficina de Administraci6n Documenta..>ia y cada dependencia que e£ecrueel re~;lstro automatizado de comunicaciones internas y(o) extemas, seraresponsable de la congruencia de la infonnacion que consigne encumplimiento de sus responsabilidades. -I

La Ofici.na General de Informatica, en coordinaci6n con la Oficina General deAdmi.nis trad6n, capacitara: al persona! responsable del manejo del SISTRA yvelara por instalar en 105 equipos que correspondan en cada dependencia delMINJUS, el aplicativo antes mencionado, estableciendo niveles de restriccion

.j

a! acceso e ingreso de informacion, en funcion a 105 requerimientos del titularde la dependencia 0 quien designe.