UNIVERSIDAD CENTRAL DE ECUADOR

DEPARTAMENTALIZACIÓN Y ASIGNACIÓN DE ACTIVIDADES

INTEGRANTES

Lenin Quilisimba

AP5-1

ING. JULIO CALVOPIÑA HERREA

DEPARTAMENTALIZACIÓN

Y ASIGNACIÓN DE ACTIVIDADES

DEPARTAMENTALIZACIÓN

Consiste en agrupar actividades en base a determinados criterios (factores aglutinantes), con el objetivo de dividir el trabajo de la dirección de forma tal que la organización quede estructurada en unidades aptas para operar con eficiencia y sujeta a mecanismos de relacionamiento y coordinación, para una efectiva integración.

Departamentalización

• Departamentalización primaria: es la que se efectúa en el primer nivel de la estructura organizativa.

• Departamentalización secundaria: es la que se efectúa a partir de las unidades del primer nivel, así como la reiteración del proceso en los niveles subsiguientes.

Criterios de departamentalización más usuales

- por funciones- por productos- geográfico o territorial o regional- por clientes- por canales de comercialización- por procesos o equipos- matricial- mixta- por tiempo- por cantidad

Las más importantes son:

POR FUNCIONES

Consiste en la agrupación de los empleados de acuerdo con sus áreas de experiencia y los recursos que necesitan para llevar a cabo una serie común de tareas.

Aplicación: Es común en las empresas industriales.

Ventajas

Promueve la especialización de habilidades. Centraliza la toma de decisiones. Es el reflejo de las funciones que se desarrollan en la empresa.

Desventajas

Reduce la comunicación entre departamentos. Se reduce la coordinación entre funciones. Toda la responsabilidad final reside en la alta dirección. Lenta adaptación a los cambios.

POR PRODUCTOS O SERVICIOS

Consiste en la división de una organización en unidades, donde se diseña, produce y comercializa sus bienes o servicios. Aplica en empresas fabricantes de diversas líneas de productos.

Ventajas

Focaliza la acción sobre el producto. Facilita la especialización por producto.

Mejora la coordinación de las funciones. Aumenta la diversificación de la empresa.

Desventajas

Puede redundar en un uso ineficaz de habilidades y recursos. Requiere más empleados de alta dirección. Restringe la resolución de problemas a un solo producto.

POR UBICACIÓN GEOGRÁFICA

Agrupación de actividades con base en territorios, se realiza en base a las zonas geográficas en las que se encuentra presente la empresa.Se aplica en empresas de gran escala o con actividades geográficamente dispersas.

Ventajas

Adaptación a las necesidades de la región. La responsabilidad se coloca en niveles superiores. Aprovecha los mercados locales. Mejora la coordinación regional

Desventajas

Tiende a duplicar los servicios. Requiere personal de más alto nivel. Dificulta la centralización de las funciones. Se dificulta el control de la empresa.

POR CLIENTES

Consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes.Se aplica en empresas comerciales, principalmente almacenes.

Ventajas

Permite una mayor concentración en los clientes. Identifica claramente a los clientes claves. Ideal para el conocimiento de las necesidades de los clientes.

Desventajas

Los empleados corren el riesgo de sufrir presiones de los clientes para otorgarles privilegios.

Restringe la resolución de problemas a un solo tipo de cliente.

POR ETAPAS DEL PROCESO

Consiste en el agrupamiento de actividades con base en el flujo de productos.Se aplica en las empresas industriales.

Ventajas

Usar tecnología altamente especializada. Aprovechar las habilidades especializadas de los trabajadores. Se simplifica la capacitación por tratar solo asuntos puntuales y propios de

la especialización.

Desventajas

Dificulta la coordinación interdepartamental. Los gerentes muchas veces no entienden los procesos técnicos y por lo

tanto se les dificulta tomar decisiones. Las personas se robotizan y pierden el sentido de la totalidad al convertirse

en piezas operativas rutinarias.

POR PROYECTOS

Implica la diferencia y el agrupamiento de las actividades de acuerdo con los productos y resultados relativos a uno o varios proyectos de la empresa.Es utilizada en empresas que se dedican a actividades influenciadas por el desarrollo tecnológico y de consultoría.

Ventajas

Orientada hacia resultados concretos. Adaptación al desarrollo tecnológico. Ideal para productos altamente complejos.

Desventajas

Concentra personas y recursos en cada proyecto provisionalmente. Al final de un proyecto hay incertidumbre en cuanto a otros proyectos. Angustia de los especialistas en cuanto a su propio futuro.

Criterios de departamentalización

• Según el nivel.• Características o condiciones necesarias para su utilización.• Ventajas y limitaciones.• Requieren.

ASIGNACIÓN DE ACTIVIDADES

Después de decidir sobre los criterios de departamentalización más apropiados para la organización, el directivo debe resolver qué actividades concretas asignar a cada grupo establecido. Para dicha asignación dispone de varios criterios:

- por semejanza y homogeneidad- por máximo uso- por oposición de intereses- según el interés del jerarca- para asegurar una correcta atención (necesidades de coordinación)

APLICACIÓN PRÁCTICA

Organización con departamentalización primaria: Producción, Comercialización y Administración y Finanzas. Criterio de departamentalización

Actividades: asignar por homogeneidad.

1. Controlar la asistencia del personal.2. Efectuar pagos a proveedores.3. Efectuar conciliaciones bancarias.4. Liquidar sueldos.5. Efectuar registraciones contables.6. Planificar las ventas.7. Efectuar la compra de materia prima.8. Controlar a los vendedores.9. Realizar actividades de promoción.10. Almacenar materias primas y productos terminados.

AUTORIDAD - RESPONSABILIDAD

AUTORIDAD:

- Es el derecho legítimo de exigir obediencia a los subordinados.- Tiene como base el cargo que ocupa quien la ejerce.- Es el elemento que le da cohesión a la estructura organizativa.

RESPONSABILIDAD:

-Se relaciona con el flujo de autoridad.- El subordinado, a quien se le asignaron determinadas tareas, tiene la obligación de realizarlas y ejercer la autoridad que le fue delegada en los términos establecidos.

TIPOS DE AUTORIDAD

FUENTES DE AUTORIDAD

1) TEORÍA DE LA ACEPTACIÓN:

Un superior no tiene autoridad hasta tanto el subordinado se la reconozca a través de la aceptación de sus órdenes.

2) TEORÍA DE LA COMPETENCIA:

La autoridad surge de las cualidades personales o de la competencia técnica de los individuos.

Niveles de autoridad y responsabilidad

Creadas las unidades y asignadas las actividades, corresponde determinar la autoridad y responsabilidad de cada una de ellas.

El conjunto de unidades que tienen la misma autoridad y responsabilidad, independientemente de la función o actividad que cumplan, constituyen un mismo nivel jerárquico

El criterio más aceptado clasifica los niveles en:o Dirección

o División

o Departamento

o Sección

o Sector

CRITERIOS PARA DETERMINAR LOS NIVELES JERÁRQUICOS

Se basan en valorar la importancia relativa de cada unidad y así determinar su ubicación jerárquica. Como es sumamente subjetivo, se señalan algunas guías como:

- Actividad critica para el éxito o logro de los objetivos- Participación en las decisiones- Funciones sustantivas y funciones de apoyo- Iniciativa y autonomía operativa- Complejidad de la función- Unidades de confianza

- Ámbito de control

Preguntas

¿Por qué es importante la departamentalización?

Porque agrupa actividades en base a determinados criterios, con el objetivo de dividir el trabajo de la dirección de forma tal que la organización quede estructurada en unidades aptas para operar con eficiencia y sujeta a mecanismos de relacionamiento y coordinación, para una efectiva integración.

¿De qué maneras se puede departamentalizar?

- por funciones- por productos- geográfico o territorial o regional- por clientes- por canales de comercialización- por procesos o equipos- matricial- mixta- por tiempo- por cantidad

¿Cuál sería la desventaja en departamentalizar por funciones?

A veces esta forma de departamentalización puede crear problemas si los individuos con funciones especializadas empiezan a preocuparse más por su propia área que por toda la empresa

En que ayuda la asignación de actividades

Ayuda a fomentar la especialización y principalmente ayuda al gerente a asignar actividades concretas con el fin de lograr eficientemente los objetivos

¿Cuáles criterios para determinar los niveles jerárquicos en la autoridad y responsabilidad?

- Actividad critica para el éxito o logro de los objetivos- Participación en las decisiones- Funciones sustantivas y funciones de apoyo- Iniciativa y autonomía operativa- Complejidad de la función- Unidades de confianza- Ámbito de control

NETGRAFIA

http://www.ccee.edu.uy/ensenian/catoym/material/clase_6_08.pdf

http://www.slideshare.net/MartinFernando/departamentalizacion