DEPARTAMENTALIZAR O DISTRIBUCION DE LOS COSTOS DE PRODUCCION

DepartamentalizacinEs la divisin y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especficas, con base en su similitud. Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia:

Listar todas las funciones de la empresa.

Clasificarlas.

Agruparlas segn un orden jerrquico.

Asignar actividades a cada una de las reas agrupadas.

Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligacin entre las funciones y los puestos.

Establecer lneas de comunicacin e interrelacin entre los departamentos.

El tamao, la existencia y el tipo de organizacin de un departamento debern relacionarse con el tamao y las necesidades especficas de la empresa y las funciones involucradas.

De acuerdo con la situacin especfica de cada empresa, los tipos de departamentalizacin ms usuales son:

1. Funcional: Es comn en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades anlogas segn su funcin principal.

2. Por producto: Es caracterstica de las empresas fabricantes de diversas lneas de productos, la departamentalizacin se hace en base a un producto o grupo de productos relacionados entre si.

3. Geogrfica o por Territorios: En este caso la departamentalizacin se realiza en base a las zonas geogrficas en las que se encuentra presente la empresa4. Por clientes Por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente almacenes, y su funcin consiste en crear unidades cuyo inters primordial es servir a los distintos compradores o clientes.

5. Por Proceso o Equipo: En la industria, el agrupamiento de equipos en distintos departamentos reportar eficiencia y ahorro de tiempo; as como tambin en una planta automotriz, la agrupacin por proceso.

6. Por Secuencia: Es utilizada en empresas productoras que trabajan sin interrupcin los tres turnos, para controlar cada uno de los turnos; o cuando se trate de labores que manejen una gran cantidad de nmeros o letras.

Departamentalizacin de costos.Si la empresa es de cierta magnitud y sobre todo cuando el proceso de fabricacin requiere de varias operaciones distintas es aconsejable registrar y acumular los costos de fabricacin por departamentos. De este modo la empresa puede no solamente costear cada orden de produccin con mayor precisin sino que tambin, puede hacer responsables a los distintos departamentos de los costos en que incurran, lo que a su vez permite controlar los costos. En empresas industriales pequeas y de procesos manufactureros relativamente poco complicados se pueden considerar como un solo departamento de produccin. El primer paso en relacin con la departamentalizacin de los costos es establecer los departamentos que han de reconocer en el sistema de costos. Esto implica el decidir no solamente el nmero de departamentos de produccin que habr, sino tambin el nmero de departamentos de servicios que se van a tener

Departamento de produccin.Un departamento de produccin quizs se pueda definir como una unidad operativa (compuesta por hombres y maquinas) que participan en la fabricacin real del producto terminado. En algunas compaas se puede distinguir claramente los departamentos de produccin.

Por ejemplo, un departamento inicial que disea y elabora los patrones de la materia prima, un segundo que corta lo que recibe del primer departamento, y un tercer departamento que cose y termina las unidades. Son tres operaciones y tres localidades separadas en la fbrica, as que son tres departamentos de produccin. Departamento de Servicio.As como ninguna fbrica puede operar sin departamento de produccin, a su vez estos tampoco pueden operar sin la asistencia de departamento de servicios.

Aunque no estn directamente conectados con la fabricacin del producto, sin, embargo, los departamentos de servicios suministran aquellas clases de asistencia de indirecta o servicio indispensable para que la fbrica pueda cumplir su cometido. A continuacin se da una lista parcial de los servicios que podran proporcionar los departamentos de servicios de una compaa.

1. Manejo de materiales.2. Almacenamiento de materiales. 3. Compra y recibo de materiales. 4. Control de calidad.5. Control de produccin6. Ingeniera Industrial7. Servicios de personal 8. Mantenimiento de plantas y maquinas. 9. Servicios mdicos.10. Contabilidad de fabrica11. Proteccin de plantas12. Supervisin general de fabrica 13. Generacin de energa. Determinar los diferentes tipos de servicios a prestar en una fbrica suele ser tarea fcil, pero no es fcil determinar cmo se deben departamentalizar estos diferentes servicios. Existen criterios para clasificar estos departamentos. 1. La similitud de un servicio con otro.2. El costo relativo de suministrar el servicio.3. El supervisor responsable, al menos de los costos controlables de suministrar el servicio. Procedimiento de contabilidad de costos por rdenes.El procedimiento se divide en tres partes: antes del periodo contable, durante el periodo contable, al final del periodo contable.

Procedimientos antes del periodo contable.

Establecimiento de los departamentos.

Se establece el nmero y tipo de departamento de produccin y servicios que se van a tener en cuenta en el nuevo sistema de contabilidad de costos.

Presupuesto de costos generados de fabricacin.

Se calcula o presupuesta los costos generales de fabricacin para el nuevo periodo contable. Primero, la compaa debe hacer una lista de los distintos costos generales de fabricacin en que se esperan incurrir, luego la compaa debe tratar de calcular el costo de cada una con, base en el nivel de produccin presupuestada, las formulas presupuestables de cada tipo de costos y las previsiones de cambio de precio que pudieran incurrir..

Prorrateo de los costos indirectos a los departamentos.

Consiste en repartir los costos indirectos entre los diferentes departamentos. Por ejemplo en el caso de la electricidad, es difcil saber cunto consume cada departamento, entonces, este costo total por electricidad es repartido entre los departamentos existentes.

Transferencia de los costos de los departamentos de servicios a los de produccin.

Todos los costos generales de fabricacin se deben distribuir a los departamentos de produccin, esto se debe, a que los productos que se fabrican pasan solamente por los departamentos de produccin pero sin embargo deben cargarse con todos los costos generales de fabricacin; no simplemente aquellos directamente asignables a los departamentos de produccin, sino tambin los incurridos por los departamentos de servicios.

Clculo de las tasas predeterminadas para los departamentos de produccin.

Una vez que se han cerrado los departamentos de servicios y todos los costos generales calculados se han cargado a los departamentos de produccin, la compaa debe calcular una tasa predeterminada de costos generales para cada uno de los departamentos de produccin. Las tasas se calculan dividiendo el total de costos generales presupuestados de cada departamento despus de la distribucin de los departamentos de servicios por el nivel de operaciones presupuestado o cantidad presupuestada que se halla calculado para el periodo en cada departamento de produccin.

RESUMEN GRAFICO Y EJEMPLODEPARTAMENTALIZACIN DE LOS COSTOS POR AREAS.Para llevar a cabo la asignacin de todos los costos relacionados con las reas, se deben tener en cuenta los siguientes criterios:

1. El material directo y la mano de obra directa se asignan de forma directa a cada centro de costo.

2. Los CIF pueden tener relacin directa o indirecta con el centro de costo.

3. Para los CIF indirectos se requieren prorrateos, mediante criterios o bases que guarden relacin con el costo a distribuir.

Etapas en la asignacin de costos:

Prorrateo primario: Asignacin de los costos tanto directos como indirectos a los centros de costos operativos, de servicios y administrativos. Alunas de las bases de asignacin utilizadas en el prorrateo primario son:- Metros Cuadrados- Kilovatios Consumidos por equipos elctricos- Nmero de personas- Valor de los equipos- Nmero de extensiones telefnicas

Ejemplo de prorrateo primario:El presupuesto de costos para la compaa GAMA es el siguiente:CONCEPTOPRESUPUESTOBASE

MATERIAL DIRECTO15.000.000,00DIRECTO

MANO DE OBRA DIRECTA8.000.000,00DIRECTO

MATERIAL INDIRECTO6.000.000,00DIRECTO

MANO DE OBRA INDIRECTA4.000.000,00DIRECTO

DEPRACION MAQUINARIA2.000.000,00COSTO MAQUINARIA

ARRENADAMIENTO1.200.000,00AREA

TELEFONO 500.000,00 Nro. Empleados

ENERGIA1.000.000,00KILOVATIOS

SEGUROS2.000.000,00VALOR ACTIVOS

CENTROCOSTOMAQUINARIAVALOR DE LOS ACTIVOSAREAKILOVATIOSEMPLEADOS

OPERATIVO 110.000.000,00$530.000.000,0045 M550 Kwh8

OPERATIVO 240.000.000,00$650.000.000,0070 M260 Kwh16

SERVICIOS 10,00$100.000.000,0020 M130 Kwh2

SERVICIOS 20,00$120.000.000,0015 M210 Kwh4

50.000.000,001.400.000.000,00150 M1150 Kwh30,00

La distribucin de costos es la siguiente:COSTOSOPERATIVO 1OPERATIVO 2SERVICIOS 1SERVICIOS 2TOTAL

M.D.9.000.000,006.000.000,000,000,0015.000.000,00

M.O.D.3.000.000,005.000.000,000,000,008.000.000,00

M.I.2.000.000,002.000.000,00800.000,001.200.000,006.000.000,00

M.O.I.1.200.000,001.500.000,00500.000,00800.000,004.000.000,00

DEP.MAQUINARIA400.000,001.600.000,000,000,002.000.000,00

ARRENDAMIENTO360.000,00560.000,00160.000,00120.000,001.200.000,00

TELEFONO133.333,00266.667,0033.333,0066.667,00500.000,00

ENERGIA478.261,00226.087,00113.043,00182.609,001.000.000,00

SEGUROS757.143,00928.571,00142.857,00171.429,002.000.000,00

TOTAL17.328.737,0018.081.325,001.749.233,002.540.705,0039.700.000,00

Prorrateo Secundario: Es la asignacin de los centros de costos administrativos y de servicios a los operativos. EL prorrateo secundario puede realizar de dos formas:

Directo: se presenta cuando cada uno de los departamentos administrativos y de servicios solo entregan costos a los departamentos operativos., es decir no se asignan costos entre departamentos de apoyo.

Escalonado: se presenta cuando cada uno de los departamentos administrativos y de servicios se reparte tanto a los restantes departamentos de servicios, como a los operativos, de acuerdo con un orden preestablecido.

Ejemplo prorrateo secundario:

Tomando como base los datos arrojados por el prorrateo primario, y teniendo en cuenta que el Departamento de Servicios 1 se distribuye con base en el valor de los activos y el Departamento de Servicios 2 con base en el nmero de empleados, realizaremos el prorrateo secundario:Mtodo Directo:OPERATIVO 1OPERATIVO 2SERVICIOS 1SERVICIOS 2

Valores inicial17.328.737,0018.081.325,001.749.233,002.540.705,00

VALOR S1785.672,00963.561,00-1.749.233,00

VALOR S2846.902,001.693.803,00-2.540.705,00

TOTAL18.961.311,0020.738.689,000,000,00

Mtodo Escalonado:OPERATIVO 1OPERATIVO 2SERVICIOS 1SERVICIOS 2

Valores inicial17.328.737,0018.081.325,001.749.233,002.540.705,00

VALOR S1713.149,00874.616,00-1.749.233,00161.468,00

VALOR S2900.724,001.801.449,00-2.702.173,00

TOTAL18.942.610,0020.757.390,000,000,00

Variaciones de CIF: Las variaciones de CIF analizadas en el captulo anterior, igualmente se presentan cuando la empresa se encuentra segmentada por reas de responsabilidad, sin embargo su tratamiento es un poco diferente, veamos:

Variacin de Presupuesto: debe determinarse antes del prorrateo secundario, con el nimo de evaluar el consumo de recursos tanto en los departamentos operativos, como de servicios.

Variacin de Capacidad: debe determinarse despus del prorrateo secundario, por lo tanto slo se calcula para los departamentos productivos.

Ejercicio departamentalizacin de CIF

La empresa INGENIRIA NEW COLOR proyecta para el prximo periodo el siguiente consumo de recursos en el desarrollo de sus actividades:DepartamentosPresupuestadoReal

MI25.000.00027.000.000

Vigilancia12.000.00012.000.000

Dep. Edificio15.000.00015.000.000

Dep. Maquinaria7,000,000 7,000,000

Acueducto6,000,0005,800,000

Telfono9,000,000 10,200,000

Seguros7,000,0007,000,000

Total81,000,00084,000,000

Las estadsticas con las que se cuenta para la distribucin de los CIF son:Departamentosvalor de losactivos Valor maquinariapersonas% MD%MODM2N.O.P.N.O.R.

Taller250,000,000120,000,00015402020015.00014200

Pintura180,000,000140,000,00020305030020.00020.000

Acabado200,000,00160,000,00012303010012.00013.000

Almacn30,000,00010,000,00080040

Empaque50,000,0002,000,00050060

Total710,000,000432,000,00060100100700

Los departamentos de Almacn y empaque se consideran de servicio y se distribuyen a los departamentos operativos de la siguiente forma:

Almacn: se asigna con base en el consumo de material directo.Empaque: se asigna al departamento de acabado.

Todos los costos de los departamentos de servicios se consideran fijos, los departamentos operativos tienen los siguientes costos fijos:

Taller: $10.000.000Pintura: $12.000.000Acabado: $8.000.000Prorrateo primario de CIF Presupuestados:TallerPinturaAcabadoAlmacnEmpaqueTotal

MI10,000,0007,500,0007,500,000--25,000,000

Vigilancia4,225,3523,042,2543,380,282507,042845,07012,000,000

D. Edificio4,285,7146,428,5712,142,857857,1431,285,71415,000,000

D. Maquinaria1,944,4442,268,5192,592,593162,03732,4077,000,000

Acueducto1,500,0002,000,0001,200,000800,000500,0006,000,000

Telfono2,250,0003,000,0001,800,0001,200,000750,0009,000,000

Seguros2,464,7891,774,6481,971,831295,775492,9587,000,000

Totales26,670,30026,013,99120,587,5623,821,9973,906,15081,000,000

Prorrateo secundario de CIF Presupuestados:DepartamentosProrrateo PrimarioAlmacnEmpaqueTotal

Taller26.670.300,001.528.799,000,0028.199.099,00

Pintura26.013.991,001.146.599,000,0027.160.590,00

Acabado20.587.562,001.146.599,003,906,15025.640.311,00

Almacn3.821.997,00-3.821.997,00-

Empaque3.906.150,00- 3,906,150-

Total81.000.000,000,000,0081.000.000,00

Prorrateo primario de CIF Reales:DepartamentosTallerPinturaAcabadoAlmacnEmpaqueTotal

MI10.800.000,008.100.000,008.100.000,000,000,0027.000.000,00

Vigilancia4.225.352,003.042.254,003.380.282,00507.042,00845.070,0012.000.000,00

D. Edificio4.285.714,006.428.571,002.142.857,00857.143,001.285.715,0015.000.000,00

D. Maquinaria1.944.444,002.268.519,002.592.593,00162.037,0032.407,007.000.000,00

Acueducto1.450.000,001.933.333,001.160.000,00773.333,00483.334,005.800.000,00

Telfono2.550.000,003.400.000,002.040.000,001.360.000,00850.000,0010.200.000,00

Seguros2.464.789,001.774.648,001.971.831,00295.775,00492.957,007.000.000,00

Total 27.720.299,0026.947.325,0021.387.563,003.955.330,003.989.483,0084.000.000,00

Prorrateo Secundario de CIF Reales:DepartamentosP. PrimarioAlmacnEmpaqueTotal

Taller27,720,3001,582,132029,302,432

Pintura26,947,3251,186,59928,133,924

Acabado21,387,5621,186,5993,989,48326,563,645

Almacn3,955,330 - 3,955,330-

Empaque3,989,483- 3,989,483-

Variacin de presupuesto:

CIF Aplicados:

Variacin de Capacidad:

Variacin Neta:

Gua con fines didcticos, no pretende sustituir ni cohibir la investigacin y consulta adicional de otras fuentes de informacin por parte del alumno. Prof. Willim Dallos. Materia: Control de Costos.