Desafios para a Implantação do eSocial nas empresas

II Seminário: SST associada ao eSocial

IBRAM – 07 de maio de 2015 – Belo Horizonte

Transformar recursos naturais em prosperidade e desenvolvimento

sustentável.

Nossa Missão Vale

Nossa Visão Vale

Ser a empresa de recursos naturais global número um em criação de valor de

longo prazo, com excelência, paixão pelas pessoas e pelo planeta.

Cuidar do nosso planeta

Valorizar quem faz a nossa empresa

Nossos Valores

A vida em primeiro lugar

v Agir de forma

correta

Crescer e evoluir juntos

Fazer acontecer

Desafios do eSocial

Fiscal

RH/DP

TI

SST

Contabilidade

Operações

Jurídico

Eventos •Admissão.

•CAT

•Afastamento Temporário

•ASO

•Aviso Prévio.

•Estabilidade

•Abertura da Folha de Pagamento.

•Serviços Tomados e Prestados mediante Cessão de Mão de Obra.

•Outros....

Portal

Visão Sistemica do eSocial

1 - Desconhecimento sobre o tema nas áreas da empresa

Grupos de Trabalho por Unidades de Negócios

Planejamento das ações de comunicação para líderes e

empregados

Objetivos do Grupo de Trabalho Ferrosos

7

Específicos: * Rever/adequar os processos de saúde, higiene e

segurança que impactam no eSocial; * Adequar os registros de SSO aos sistemas informatizados definidos para reporte de dados para o eSocial; * Definir/alinhar diretrizes técnicas para reporte uniformizado das informações de forma integrada com as interfaces envolvidas; * Estabelecer acordos de nível de serviço com as interfaces envolvidas para o tema (integração de esforços).

Geral: Preparar as equipes de Saúde e Segurança para o

atendimento às demandas do eSocial

2- O desafio do tempo

Prazos oficiais

Cronogramas internos

Sinergia entre os cronogramas

Acompanhamento periódico

Sinergia na priorização dos cronogramas

Legenda: Estudo de processo (interno Vale) Abertura para testes externos (Vale / plataforma governo) Início do risco de notificação (multa)

DEZ 2014 E FEV 2015

Liberação dos Manuais do eSocial pelo governo

JAN a SET 2015

Revisão de Processos

Alinhamento dos sistemas de reporte e

interfaces

SET de 2015

Liberação de

acesso para todas as empresas

SET a DEZ 2015

Envio de dados sem multas.

(Testes Vale X Governo)

FEV 2016

Início da

fiscalização

Cronograma do eSocial

Plano de trabalho

Em andamento

Previsto

3- Os três níveis de atuação e suas interfaces

Pontos Focais Representantes das operações

Arquivos Médicos (meio físico)

Diretórios de SS dos complexos

• Sistemas internos / SD2000

1 2 3

Fluxo e prazos

Unidades de Saúde

Equipe de Segurança, Higiene, Empregados e

Líderes

Equipe Saúde Segurança

corporativa

Tecnologia da Informação

(corporativa)

Equipes corporativas

matriciais

Grupos de

Trabalho das

Unidades de

Negócio

Receita Federal

Ministério do Trabalho

Previdência Social (INSS)

Seminários e contatos externos

Empresas do grupo de teste do

governo

Interface externa

Interface interna

Interface operacional

4- Sistemas de informação atuais X novas necessidades do eSocial

Saúde

Sistemas SSO Sistemas de RH

Arquivos Médicos com os prontuários (meio físico)

Diretórios de saúde dos complexos

Sistema integrador da empresa

Análise realizadas:

1- Fluxos

2- Prazos

3- Dificuldades

4- Sugestões

•Planilhas de controle da enfermagem

•Planilhas de controle dos médicos

•Planilha de controles a social

Diretórios de Segurança e Higiene dos complexos

Equipe de Segurança, Higiene, Empregados e Líderes

Input de dados de S&S (operações)

Envio das informações do

eSocial pelas operações

Envio das informações

(Sistema Integrador da

Vale)

Recibo de envio

Recibo de entrega

Prevenindo erros... A melhor opção

5- Desenho de processos e a padronização

Desenhar os processos de trabalho impactos pelo eSocial;

Os desenhos precisam estar integrado com as diversas

interfaces da empresa;

Um desenho comum para áreas operacionais diferentes em

um mesmo negócio;

O constante exercício do consenso;

Passo a passo para input da informação no sistema

informatizado escolhido;

1- Empregado Ausente

2- Empregado comunica ao gestor

3- Empregado comparece a unidade

de saúde com atestado

4- Unidade de Saúde avalia o empregado e registra o evento no

SD2000

5- SD 2000 envia evento para o RH

Inclusão de dados no SD2000

Ex.: Fluxo de processo e suas interfaces – licença < ou igual a 30 dias

Ex: Prazos do eSocial para o evento afastamento - envio

16

Afastamentos menores 30 dias relacionado ao trabalho

Afastamento maiores do que 30 dias (relacionados ao trabalho ou não)

Dia 7

• Reporte dos afastamentos: • Relacionado ao trabalho < 30 dias – até o 7 dia do mês subsequente a sua recorrência • Não relacionado ao trabalho (de 3 a 30 dias) – até o 7 dia do mês subsequente • Relacionado ao trabalho > 30 – até o 31 dia do inicio do afastamento • Licenças recidivantes (mesma doença dentro do prazo de 60 dias após ao retorno de

afastamento previdenciário anterior )– até o 31 dia contando-se do inicio do afastamento • Demais afastamentos – até o 7 dia ou envio do fechamento do evento folha

Mês 1 Mês 2 Mês 3

Dia 7

Dia 7 ou envio do evento folha

Demais afastamentos

Afastamentos menores 30 dias não relacionado ao trabalho (reporte de 3 a 30 dias)

Todo atestado deve ser registrado no

mesmo dia que for recebido!

Ex: Prazos do eSocial para o evento afastamento – exclusão / alteração

17

Término do afastamento

Exclusão do evento (item 14) como será feito? Quem será responsável

Dia 7

1. Alteração e término de afastamento: até o dia 07 (sete) do mês subsequente à competência em que ocorreu a alteração ou até o envio do evento S-1299 – Fechamento dos Eventos Periódicos, o que ocorrer primeiro.

Dúvidas:

1.Evento Alteração de afastamento – como será feito? 2.Evento fechamento de eventos periódicos – como será feito? 3.Evento término do afastamento? 4.Evento alteração do afastamento? 5.Evento exclusão do afastamento?

Mês 1 Mês 2 Mês 3

Dia 7 ou envio do evento folha

Retificação do afastamento (item 15) Como será feito? Quem será responsável?

Macro processos e processos envolvidos 5- O trabalho integrado do SESMT das empresas

Saúde

Segurança do Trabalho

Higiene Ocupacional

Trabalho Multidisciplinar

Macro processos e processos envolvidos

1- Analisar o atual processo nas diretorias; 2- Verificar as demandas do e-social; 3- Analisar o sistema informatizado utilizado nesse processo; 4- Construção da proposta do processo e definição do recursos de TI para o evento; 5- Validação da proposta no grupo focal das operações; 6- Elaboração do manual ; 7- Publicação do manual do evento; (Média de tempo gasto para finalização de cada evento: 40 dias)

6- Ações sugeridas para cada um dos eventos

Manual eSocial Ferrosos

Vol 1 – Registro de Deficientes – Versão 1.0

7- Integração entre PGR/PCMSO e EPI

Ponto Crítico = trabalho integrado Saúde/Segurança e

Higiene !

Empregado

(Cargo/Função / Risco / EPI /

ASO/ PPP)

Segurança

(Periculosidade / Insalubridade / Risco

atividade crítica - RAC / EPI)

Higiene

(GHE / Cargo / Função / Risco / EPI)

Recursos Humanos Cargo/Função /

Empregado)

Saúde

(Risco / Exames / Atestado de Saúde

Ocupacional)

Pontos críticos

8 – Custos e impactos

Objetivo: Encaminhar para o governo as informações (conforme padrão do eSocial) de todos os empregados que estão enquadrados na cota de deficientes / reabilitados até dezembro de 2015.

Ganhos:

Automatização do processo de envio das informações;

Maior confiabilidade das informações;

Simplificação do trabalho para as equipes de saúde;

Inclusão deste processo na rotina das unidades de saúde;

Potencial de Perda:

• Valor estimado da notificação = R$ 1.000,00

Resultado: multiplicar o efetivo enquadrado

como deficiente na empresa pelo valor estimado

da notificação

Evento 1- Registro de Deficientes

Objetivos:

Encaminhar para o governo as informações (conforme padrão do eSocial) de todos os empregados que tiveram afastamento nos prazos previstos.

Atendimento a medida provisória 664 (mudança do tempo para encaminhamento ao INSS).

Ganhos:

Adequação à mudança legal (MP 664);

Reporte mais precoce dos casos de afastamento por parte dos empregados à empresa;

Ampliação da importância deste processo na rotina das unidades de saúde;

Simplificação de processos para concessão de benefícios previdenciários (potencial).

Redução da necessidade de correção de dados associados a folha de pessoal;

Potencial de Perda:

Valor estimado da notificação = R$ 1.000,00

*Média de dias perdidos por mês em um determinado período do ano

*Quantificar o número médio de dias por evento ocorridos na empresa

Resultado: multiplicar o número de eventos notificados pelo valor da notificação

Evento 2- Afastamento Temporário

O eSocial não alterou a legislação, só tornou públicas as informações. Isso

significa que, descumprimentos à legislação poderão ser penalizados de qualquer forma;

A mudança de processos demanda uma mudança na cultura organizacional da empresa – o que pode consumir meses de alteração de processos;

Experiência de empresas, em dezenas de serviços de Mapeamento do eSocial

revelaram a existência de um percentual médio de GAPs muito expressivo. Como exemplo: 35% do cadastro dos trabalhadores possuem alguma divergência com a Base do eSocial;

O Leiaute é apenas um aspecto do eSocial como projeto. Existem uma série de ações que podem ser tomadas antecipadamente.

Motivos para não esperar...

9 - eSocial – Por que não devemos esperar?

Criação e adequação dos processos relacionados à área de Recursos Humanos (admissão, folha de pagamento, afastamento, etc);

Adequação e cumprimento dos prazos determinados pela legislação

trabalhista e previdenciária; Revisão e melhoria dos processos relativos às áreas de Segurança, Medicina do Trabalho, e Higiene ( PPP, PGR, PCMSO, RAC, Insalubridade, etc ); Identificação, cadastro, registro de equipes de atendimento, controle e

governança das atividades e processos em todos os estabelecimentos; Adequação dos sistemas (SSO, RH e outros) utilizados pela empresa às suas

necessidades, assim como às interfaces desses sistemas.

Cinco ações que podemos desempenhar desde já apoiados pelo material já publicado

9 – eSocial – Por que não devemos esperar?

4

3

2

1

Perspectiva Multidisciplinar

Apoio da Alta Administração

Diagnostico da Situação Atual

Gestão de Projetos e Gestão de Mudanças

O processo de adequação envolve mudanças de diversas naturezas na empresa. Em Outras palavras, para cumprir as novas exigências não será suficiente apenas alterar os processos e bases de informações. Será preciso também fazer ajustes nas soluções tecnológicas disponíveis, em papeis e responsabilidades e na qualificação das pessoas.

Como a adequação ao eSocial não é apenas um problema de RH – ela envolve diversas áreas da empresa – é fundamental contar com o apoio da alta administração para garantir a dedicação dos profissionais e alocar os recursos necessários ás ações previstas para transição.

É melhor começar com uma boa avaliação da situação atual e identificar as lacunas em relação aos requisitos do eSocial, contemplando as diversas dimensões da mudança. Isso permite concentrar melhor os esforços para cumprir o prazo disponível de adequação.

Como o processo de adequação envolve um conjunto de ações interdependentes e simultâneas , uma boa gestão do projeto garante que nenhum detalhe será esquecido. Já a gestão de mudança pode contribuir para a conscientização e preparação dos profissionais e gestores para atuarem no novo contexto.

FONTE: PESQUISA PWC BRASIL DEZEMBRO/2013

10 - Fatores para o sucesso

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