gestiona en un vistazo

Consulta los documentos a presentar, reglas de validación y ejemplos

Documentación de empresa Documentación de trabajadores Documentación de maquinaria

Qué es gestiona

Es un servicio que recopila, digitaliza y revisa toda la

documentación que tu empresa debe presentar a la obras con

las que trabajas manteniéndola actualizada y poniéndola a su

disposición a través de PáginasNaranjas, el directorio de

proveedores fiables de las grandes constructoras.

Qué es el certificado gestiona

Es el certificado que Obralia expide a los

subcontratistas franqueando su acceso a las obras mediante un

único papel ya que Obralia garantiza a la constructoras que todos

los documentos están actualizados y en orden. Dicho certificado

puede ser impreso y presentado por el propio subcontratista para presentarlo en obra y también

es descargable por parte de la obra como garantía de que todo está en regla respecto a la

documentación.

gestiona nace de la necesidad de las constructoras de construir un red de proveedores

fiables que además de realizar buenos trabajos, cumplan con las condiciones de contratación y

operación en un marco de confianza garantizado por el certificado gestiona. Además, gestiona

ayuda a optimizar los procesos de presentación/recepción/verificación de la numerosa

documentación tanto a Constructoras como a Subcontratistas liberando sus recursos para tareas

realmente productivas. Las principales constructoras fundadoras de gestiona son:

Otras empresas de construcción que se han unido posteriormente al proyecto son:

Qué documentos puedo presentar en gestiona: propósito, criterios de validez y ejemplos de todos los documentos

Puedes presentar tres tipos de documentos según la modalidad de gestiona contratada

Documentación de empresa Documentación de trabajadores Documentación de maquinaria

Si pinchas en los vínculos anteriores podrás saber:

• Los nombres de todos los documentos que puedes presentar y un ejemplo gráfico

de cada uno

• El motivo para la presentación de cada documento

• La periodicidad con la que debes prensentar cada documento

• Las reglas de validez que se aplican que definen el código semafórico asociado a

cada documento

ATENCIÓN: Existen una serie de documentos nominativos que tienen reglas especiales

dependiendo de la constructora con la que estés trabajando y cuyas condiciones puedes consultar

también en los vínculos anteriores.

Qué inversión requiere gestiona Cuota de alta/reenganche: 150€ (úna única cuota al contratar gestiona)

Las cosas claras:

• Las tarifas dan derecho a un año de servicio.

• El cliente renueva el servicio automáticamente al año de contratar el servicio a no

ser que comunique su baja de gestiona por escrito enviando un correo

a bajas@obralia.com al menos con un mes de antelación con respecto a la fecha de

renovación.

• Obralia se compromete a respetar escrupulosamente la Ley Orgánica de Protección

de Datos (LOPD), protegiendo celosamente los datos de sus clientes

• Las tarifas mostradas NO incluyen IVA

Además, podrás optar a contratar otros servicios interesantes de Obralia aprovechando

las mejores tarifas:

• Información de Obras: solicita precio especial clientes gestiona 91 490 00 80

• Posicionamiento destacado en Páginas Naranjas: desde 150 €/año

• Publicación de contenidos en la Home de Obralia de contenidos desde 390 €/año

• Contrucción y mantenimiento de tu página web corporativa: 590€

Descárgate nuestro contrato de adhesión para estudiar sus condiciones.

Si deseas contratar el servicio o revisar los precios pincha aquí.

Instrucciones de uso

Carga de documentos de empresa 1. Introduce tus claves

2. Pincha en el enlace Empresa para acceder a la carga de documentos

3. Cada documento dispone de un enlace para cargarlo. Para optimizar el proceso de

validación de tus documentos es fundamental que cargues los documentos correctos por lo que si

tienes dudas, siempre podrás consultar ejemplos prácticos y criterios de validez de los

documentos pinchando sobre los enlaces de "ejemplos/criterios".

4. Cada vez que pinches en el enlace de carga de un documento, deberás buscarlo en el

disco duro de tu ordenador y anexarlo de forma análoga a como lo haces cuando anexas

archivos de correo electrónico.

Observarás que a medida que cargues tus documentos se producirá un cambio de

estado en su casilla correspondiente:

Eso significa que Obralia está verificando y aprobando tus documentos, además de

añadiendo fechas y comentarios para facilitar su visualización por parte de la obra.

5. Una vez que tus documentos hayan sido verificados por Obralia, recibirás en tu

correo el certificado gestiona en donde quedará marcado el estado de cada documento y si se

cumplen las reglas de validez de todos los documentos contenidos en el mismo, el semáforo

general del certificado también estará en verde.

Carga de documentos de trabajadores

1. Introduce tus claves

2. Pincha en el enlace Trabajadores para acceder a la carga de documentos

3. Pincha en el enlace Añadir Trabajador y accederás a la pantalla de alta / carga de

documentos del nuevo trabajador.

4. Si lo deseas, puedes cargar toda o parte de la documentación de inmediato

5. Una vez de alta un trabajador (hayas o no cargado alguno de sus documentos) y hayas

pinchado en "aceptar" en la parte inferior de la pantalla, quedará disponible dentro del listado de

trabajadores de tu empresa. Cuando quieras añadir más documentos a cualquiera de tus

trabajadores, pincha en el enlace "gestionar" del trabajador correspondiente y añade

documentos de forma análoga al apartado anterior.

6. Recuerda que cuando cargues cualquier documento su semáforo quedará en color

gris a la espera de que el personal de gestiona verifique y valide el documento y si procede,

cambie su estado a color verde.

7. Por último, recuerda que siempre puedes gestionar (visualizar, modificar, eliminar)

cualquier documento de cualquiera de tus trabajadores además de

"desactivarlos" (pinchando en el botón de Desactivar), lo cual colocará a tu trabajador en la parte

de Trabajadores Inactivos pero no lo eliminará, pudiendo ser "reactivado" más tarde pinchando

en el botón de Activar.

Carga de documentos de maquinaria 1. Introduce tus claves

2. Pincha en el enlace Trabajadores para acceder a la carga de documentos

3. Pincha en el enlace Añadir Trabajador y accederás a la pantalla de alta / carga de

documentos de la nueva máquina. Si lo deseas, puedes cargar toda o parte de la

documentación de inmediato.

4. Una vez de alta una máquina (hayas o no cargado alguno de sus documentos) y hayas

pinchado en "aceptar" en la parte inferior de la pantalla, quedará disponible dentro del listado de

máquinas de tu empresa. Cuando quieras añadir más documentos a cualquiera de tus

máquinas, pincha en el enlace "gestionar" de la máquina correspondiente y añade documentos

de forma análoga al apartado anterior.

Obtención y validez del certificado gestiona Una vez hayas realizados tu primer aporte de la documentación requerida, Obralia

verificará y validará tu documentación en el plazo máximo de 48h.

Cuando Obralia valide la documentación, su estado cambiará en función de las reglas de

validez definidas por las constructoras.

Sólamente cuando todos los documentos estén en estado válido, podremos remitirte

tu certificado gestiona, que te permitirá franquear el paso a obra presentándolo a la entrada.

A partir de ese momento, siempre que lo necesites, podrás descargarte tu certificado

gestiona, pero recuerda que debes tener toda tu documentación actualizada para que se

encuentre en estado semafórico válido.

CADUCIDAD DEL CERTIFICADO

El certificado gestiona le asegura a la obra que toda tu documentación está en orden. Por

eso , cuando alguno de sus documentos deja de cumplir las reglas de validez pasa a tener

un código semafórico general de verde a rojo.

A medida que pase el tiempo, alguno de los documentos que hayas aportado dejarán de

ser válidos y tendrás varias formas de saberlo a través de gestiona. Recuerda que siempre puedes

conocer los criterios concretos que hacen que un documento deje de ser válido consultado

las reglas de validez de cada documento.

Puedes saber qué alguno de tus documentos ha caducado:

• Por ti mismo, consultando tu propia documentación periódicamente

• A través de las notificaciones automáticas que Obralia enviará al email de la

persona que has considerado como responsable de gestiona en tu empresa, y que

recibirá periódicamente.

• A través de las reclamaciones que las personas de la obra te hagan desde gestiona

y que les evita tener que escribir un correo farragoso, entretenerte con una llamada,

etc.

Descarga y envío del certificado gestiona Una vez que sabes que es el certificado gestiona, seguramente te interese imprimirlo

para presentarlo ante las obras como garantía de que toda tu documentación está en regla.

Para ello:

1. Introduce tus claves

2. Selecciona la pestaña "Mi gestiona"

3.- Pincha en el enlace "Imprimir Certificado total", de esta forma se descargará en tu

ordenador un documento en Excel con todos los detalles de los semáforos de empresas,

trabajadores y maquinaria contratada. Dicho documento lo podrás enviar a tus contratas vía mail.

• También puedes pinchar en la subpestaña "Empresa" y luego en el menú "Enviar

doc x email", de esta forma se le enviará a la persona que desees un correo con los

enlaces necesarios para descargarse toda la documentación de tu empresa.

Cuadro resumen por obra En todo momento tienes a tu disposición un cuadro resumen con las obras en las que

estás trabajando y el estado semafórico general de las obras. Puedes acceder a este cuadro

entrando con tus claves en Obralia y pinchando en la pestaña "Mi gestiona".

Tienes varias opciones:

• Imprimir Certificado Total: pinchando en el enlace descargas en tu ordenador el

informe total de gestiona en formato Excel para que puedas enviárselo a la contrata.

• Ver detalles: pinchando en este enlace accedes a toda la documentación de la

empresa, desde aquí puedes descargarte los documentos, y subir nuevos archivos.

• Ver trabajadores: pinchando en este enlace accedes a toda la documentación de

los trabajadores, desde aquí puedes descargarte los documentos, y subir nuevos

archivos.

• Ver maquinaria: pinchando en este enlace accedes a toda la documentación de la

maquinaria, desde aquí puedes descargarte los documentos, y subir nuevos archivos.

• Cargar otra documentacion: aquí puedes cargar los documentos qué tú

consideres que son relevantes para la obra o que la contrata te haya solicitado y no

estén reflejados en la documentación general de gestiona.

Preguntas frecuentes

cómo saber si los mails que he enviado han sido leídos

Puedes asegurarte de que los correos que enviaste a tus clientes mediante un solo clic,

utilicen gestiona o no, han llegado a su destinatario e incluso si han sido leídos.

NOTA: aunque la mayoría de servidores de correo lo permiten, recuerda que algunos servidores

de correo no permiten conocer si el dueño de una cuenta de correo ha abierto un cierto

correo. Sin embargo, si en gestiona uno de tus correos aparece como leído, es seguro que lo ha

sido.

Para consultar el estado de envío/lectura de tus correos:

1. Introduce tus claves

2. Selecciona la pestaña "Mi gestiona"

3.- Selecciona la subpestaña "Mensajes Enviados" que encontrarás a la izquierda de tu

pantalla y podrás ver una lista con todos los emails que has ido enviando en orden inverso a su

fecha de envío junto a sus confirmaciones de envío/lectura

Además, para tu comodidad, recibirás por correo electrónico la información anterior para

que no tengas que estar entrando continuamente a gestiona.

cómo acceden las contratas a mi documentación

Cuando una contrata quiere conocer el estado semafórico en el que se encuentra

determinado subcontratista, sigue los siguientes pasos:

1. Introduce sus claves de constructora

2. Selecciona la pestaña "Mi gestiona"

3. Aparece un listado con todas las obras que tiene actualmente abiertas

4. El usuario de la contrata selecciona la obra que le interesa y le aparece un listado con

todos los subcontratistas asociados a esa obra. Pinchando en cualquiera de ellos accede a toda la

documentación de dicho proveedor: empresa, trabajadores y maquinaria.

cual es la persona de contacto que ven mis clientes

Tanto cuando firmas el contrato de adhesión a gestiona como posteriormente, puedes

establecer qué persona de contacto verán las obras/constructoras a las que debes aportar tu

documentación. De esta forma, ante cualquier duda, tus clientes pueden dirigirse rápidamente a

la persona de tu empresa que estimes más oportuno.

En tu ficha de PáginasNaranjas, de donde las obras se descargan tu documentación,

observarás que se muestra la persona de contacto de tu empresa que tú decidas.

Te recomendamos que consultes tu propia ficha de empresa para saber a quien tienes

como persona de contacto para gestiona ahora mismo y que nos llames para cambiarla si lo

consideras necesario.

puedo cargar documentos no contemplados por gestiona

Nuestro objetivo es que gestiona no sólo te sirva para trabajar con nuestras contructoras

sino para que lo puedas aprovechar para dar mejor servicio al resto de tus clientes que podrían

exigirte documentos que no hayamos contemplado al diseñar el servicio en colaboración con

nuestras constructoras.

Por eso, siempre podrás cargar cualquier documento que necesites presentar, sea cual

sea, y sea para quien sea, utilizando los apartados de documentación genérica de la sección "otros

documentos".

por qué tener actualizada mi documentación Estar en gestiona también significa ser parte de una red fiable de proveedores fiables.

Tener la documentación actualizada no sólo es importante cuando estás trabajando en

una obra concreta sino a la hora de que un comprador invite a compras a proveedores fiables que

cumplan con los requisitos necesarios para trabajar con las constructoras, y mucho más si dicho

comprador decide adjudicar una compra.

Manteniendo tu documentación actualizada darás una imagen de seriedad y

solvencia ante miles de compradores profesionales en el PáginasNaranjas, el directorio de

proveedores más utilizado por verdaderos profesionales del sector.

mis documentos son válidos para todas las contratas

gestiona está diseñado para que únicamente tengas que presentar tus documentos una

sola vez y sean válidos para todos tus clientes, de forma que optimices tus procesos y rentabilices

al máximo tu inversión.

Puedes enviar tu documentación con un sólo clic por email siempre que quieras y a quien

quieras. Puedes incluso enviártela a ti mismo, de forma que incluso puedas modificar

posteriormente el correo a tu gusto y reenviarlo a quien desees: los enlaces de descarga de

documentos seguirán funcionando correctamente.

Debes tener en cuenta que hay documentos específicos para las diferentes constructoras

para las que trabajas, como son el certificado de la Agencia Tributaria y el certificado negativo de

deudas de la Seguridad Social.

qué hago si tengo algún problema con la documentación

Un equipo profesional de más de 12 inspectores de documentación están a tu servicio en

Obralia si necesitas resolver un problema, acelerar un trámite (siempre y cuando se respeten los

plazos de 48 horas), o consultar cualquier duda.

Ponte en contacto con nosotros en el 91 4900080 ó en atc@obralia.com