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DESCRIÇÃO DA IMPLANTAÇÃO DO
MÓDULO DE GESTÃO DE ESTOQUES
EM UM ERP:ESTUDO EXPLORATÓRIO
EM UMA UNIDADE DE PANIFICAÇÃO
Evandro Ribeiro Leal Junior (UFPB)
Djalma Araujo Rangel (UFPB)
Vivian aparecida Lima sousa (UFPB)
Liane Marcia Freitas e Silva (UFPB)
o elevado nível de competição, tanto em caráter local como global, tem
levado às empresas a incorporarem novas tecnologias que auxiliem a
gestão de seus negócios, cada vez mais complexos. O desafio é obter
informações integradas, com qualiddade e confiabilidade para apoiar
a tomada de decisão. Essas informações podem ser obtidas através do
ERP (Enterprise Resource Planning), que são sistemas integrados de
informações que sustentam muitos processos e necessidades de
armazenamento de dados. Neste contexto, este artigo tem por objetivo
descrever os processos de implantação de um ERP numa empresa do
ramo de panificação, no intuito de fazer uma análise comparativa
entre as fases e as decisões tomadas ao longo desta implantação e os
requisitos apontados pela teoria, bem como investigar se o grau de
adequação com a teoria pode refletir nos ganhos esperados. No estudo
de caso apresentado pode-se observar que as etapas definidas na
teoria para implementação de um sistema ERP não são seguidas de
maneira adequada ou não são seguidas, podendo fazer com que o
sistema implementado não responda adequadamente aos objetivos que
se propõe e, por conseguinte, não ofereça os benefícios à empresa
relacionados a ele.
Palavras-chaves: Gestão de Estoque, ERP, Setor de panificação.
XXXI ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO Inovação Tecnológica e Propriedade Intelectual: Desafios da Engenharia de Produção na Consolidação do Brasil no
Cenário Econômico Mundial Belo Horizonte, MG, Brasil, 04 a 07 de outubro de 2011.
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Cenário Econômico Mundial Belo Horizonte, MG, Brasil, 04 a 07 de outubro de 2011.
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1. Introdução
Em um sistema produtivo, ao serem definidas suas metas e estratégias, faz-se necessário
formular planos para atingi-las, administrar os recursos humanos e físicos com base nesses
planos, direcionar a ação dos recursos humanos sobre os físicos e acompanhar esta ação,
permitindo a correção de prováveis desvios. No conjunto de funções dos sistemas de
produção, essas atividades são desenvolvidas pelo Planejamento e Controle da Produção
(PCP). (TUBINO, 2000) Dentre todas as atividades administradas pelo PCP, a atividade de
gestão de estoque é primordial para as empresas que procuram ser competitivas nos mercados
cada vez mais acirrados. (KRAJEWSKI et al. , 2009)
Porém, o elevado nível de competição, tanto em caráter local como global, tem levado às
empresas a incorporarem novas tecnologias que auxiliem a gestão de seus negócios, cada vez
mais complexos. O desafio é obter informações integradas, com qualidade e confiabilidade
para apoiar a tomada de decisão.
Essas informações podem ser obtidas através do ERP (Enterprise Resource Planning), que
são sistemas integrados de informações que sustentam muitos processos e necessidades de
armazenamento de dados. Por meio da integração das áreas funcionais da empresa, os
sistemas ERP possibilitam que uma organização visualize suas operações como um todo, em
vez de ter que tentar reunir os diferentes fragmentos de informações gerados por suas varias
atividades e divisões. (KRAJEWSKI et al. , 2009)
A decisão em implantar um sistema ERP dentro das organizações vem das frustrações com
sistemas desenvolvidos pela própria empresa, pois os mesmos se tornam incompatíveis e
legados ao passar do tempo, a unificação dos módulos torna-se fator decisivo na tomada da
decisão (PADILHA, 2004). No entanto, Pinheiro (2009) aponta que muitos gestores acham
que a simples implantação de um sistema ERP por si só integra a organização, o que na
prática não acontece, muito pelo contrário, se o sistema ERP não encontrar um ambiente
adequado para seu funcionamento, pode funcionar de forma inversa ao esperado,
desestruturando toda uma organização.
Neste contexto, este artigo tem por objetivo descrever os processos de implantação de um
ERP numa empresa do ramo de panificação, no intuito de fazer uma análise comparativa entre
as fases e as decisões tomadas ao longo desta implantação e os requisitos apontados pela
teoria, bem como investigar se o grau de adequação com a teoria pode refletir nos ganhos
esperados. Para o atendimento deste objetivo, este trabalho apresenta uma revisão teórica
(sessão 2), onde os conceitos sobre Gestão de estoque e ERP (Enterprise Resource Planning).
Em seguida são descritos os procedimentos metodológicos (sessão 3) seguido da aplicação do
estudo de caso (sessão 4), onde o cenário de pesquisa é apresentado, bem como o momento
em que as análises e elucidações teóricas são levantadas.
2. Fundamentação teórica
2.1 Gestão de estoques
Para Slack et al (2009), estoque é definido como a acumulação armazenada de recursos
materiais em um sistema de transformação, sendo também qualquer recurso armazenado. Eles
são todos os bens e materiais mantidos por uma organização para suprir demandas futuras
(Silva e Madeira, 2004). Para Corrêa et. al. (2007), eles podem ser encontrados na forma de
matérias-primas, material semi-acabado e produtos acabados.
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Segundo Dias (2006), os objetivos principais do controle de estoques se relacionam as
decisões relativas à quantidade que deve permanecer em estoque, considerando as
necessidades dos planos de produção e as deficiências de suprimento, definindo necessidades
de materiais, bem como decisões relativas ao recebimento e armazenagem de materiais.
Segundo Villar et. al. (2008), as empresas costumam manter uma grande variedade de itens
em estoque, podendo chegar a milhares deles. No entanto, nesse universo sempre haverá itens
de maior relevância, seja segundo critérios econômicos, técnicos ou comerciais. Classificar os
itens de acordo com determinado critério permite que os esforços (humanos e financeiros)
sejam concentrados nos itens mais significativos.
Diante da complexidade das informações relativas aos estoques, uma vez que a quantidade de
variedade de itens em estoques tem aumentando gradualmente, muitas unidades produtivas
têm utilizado sistemas de informações para auxiliar o tratamento dos dados e o processo
decisório. Neste contexto, uma das ferramentas mais utilizadas tem sido os modularizados e
integrados, denominados de sistemas ERP. Estes podem ser considerados uma evolução dos
primeiros sistemas de apoio à tomada de decisão, tendo, entretanto, um diferencial, qual seja,
a integração entre todos os módulos funcionais da empresa, recursos financeiros, recursos
humanos indiretos, vendas, distribuição etc. Para compreender melhor a funcionalidade, bem
como o processo ideal de implantação desta ferramenta integrativa, apresenta-se a seguir o
arcabouço teórico sobre ERP.
3. ERP – Enterprise Resource Planning
Segundo Souza (2000), os sistemas ERP podem ser definidos como sistemas de informação
integrados, adquiridos na forma de um pacote de software comercial, com a finalidade de dar
suporte à maioria das operações de uma empresa. São geralmente divididos em módulos que
se comunicam e atualizam uma mesma base de dados central, de modo que informações
alimentadas em um módulo estejam instantaneamente disponibilizadas para os demais
módulos que delas dependam. Os sistemas ERP permitem ainda a utilização de ferramentas
de planejamento que podem analisar o impacto de decisões de manufatura, suprimentos,
finanças ou recursos humanos em toda a empresa.
Segundo Corrêa et. al. (2007) os ERP’s possuem módulos integrados, sendo eles: Módulos
relacionados à gestão financeira/contábil/fiscal, Módulos relacionados à gestão de recursos
humanos e Módulos relacionados a operações.
Devido ao objetivo deste trabalho, focalizou-se no módulo relacionado a operações,
especificamente no controle de estoque. De acordo com Corrêa et. al. (2007), o módulo de
controle de estoques apóia a função de controle de inventários, posições de níveis de estoque,
transações de recebimento, transferências, baixas, alocações de materiais, entre outras
atividades. A gestão de materiais, às vezes chamados não-produtivos (que não pertencem a
nenhuma estrutura de produtos), também pode ser feita através do módulo de gestão de
estoques, utilizando lógicas de ponto de reposição, revisão periódica ou outra metodologia de
controle de estoques.
Assim como os demais pacotes comerciais os sistemas ERP apresentam diferenças em seu
ciclo de vida em relação aos modelos de ciclo de vida tradicionais. Souza (2000) define uma
proposta de modelo de ciclo de vida para sistemas ERP utilizando como base os modelos de
ciclo de vida tradicionais, características e etapas de ciclo de vida de pacotes comerciais de
software e trabalhos desenvolvidos por Bancroft et. al. (1998), Lozinsky (1996) e Davenport
(1998). A proposta para o ciclo de vida de sistemas ERP segundo Souza (2000) é apresentada
na figura 1. Ao que se percebe, esta metodologia apresentada é composta por algumas etapas
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genéricas: decisão, implementação e utilização. Para uma melhor compreensão destas
distintas etapas, na sequência faz-se uma apresentação individual de cada etapa.
Decisão e
SeleçãoImplementação Utilização
Fase 1
Fase 2
Fase n
Fase 1
Fase 2
Módulos parametrizados, Customizados
Dados Migrados
Usuário Treinados
Novas necessidades
Conhecimento acumulado
Parâmetros já estabelecidos
Pacote selecionado
Plano de Implementação
Fase n
Fonte: Souza (2000)
Figura 1: Ciclo de vida de sistemas ERP
3.1 Decisão
A etapa de decisão e seleção ocorre apenas uma única vez durante o processo de implantação
de um ERP, no início deste processo. Nesta fase a empresa deve considerar, na medida do
possível, os fatores envolvidos na utilização de sistemas ERP, analisando vantagens e
desvantagens do modelo ERP e de cada um dos fornecedores. Esta etapa está representada na
figura 2.
Seleção do
Fornecedor
e
Implementador
Decisão Planejamento
Possibilidades e
Limitações dos Produtos
Objetivos do Projeto,
requisitos da organização
Pressões
Competitivas
Requisitos da Organização
Metodologia do implementador
Restrições
(tempo,
recursos,
competências)
Plano de
Implementação
Fonte: Souza (2000)
Figura 2: Etapa de decisão e seleção
Ao que se pode observar na figura 2, a decisão sobre qual sistema é mais adequado utilizar na
empresa deverá levar em consideração critérios importantes, tais como, as restrições
existentes (recursos financeiros, e nível de competência de recursos humanos), bem como
deverá ainda ser avaliado os objetivos pretendidos com a implantação do ERP e às próprias
pressões externas relativas à competitividade dos concorrentes. A partir desta análise prévia,
tendo sido escolhido o sistema integrado a ser implantado, deve-se verificar qual a melhor
metodologia para que haja a correta implementação do ERP escolhido.
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3. 2 Implementação
A etapa de implementação pode ser definida como o processo pelo qual, módulos do sistema
são colocados em funcionamento em uma empresa, ou seja, significa dar início à utilização do
sistema para processar as transações empresariais. Para tal é necessário que o sistema ERP
seja adequadamente parametrizado e customizado às necessidades da empresa. Nesta
perspectiva, é necessário que os dados iniciais tenham sido coletados e inseridos no sistema,
que os processos de negócios tenham sido alterados no intuito de estarem adaptados à
empresa. Além disso, é importante que o os elementos de hardware e software estejam
adequadamente instalados e configurados, bem como é de extrema relevância que os
funcionários, que os supervisores e gerentes que irão que irão operar o sistema e utilizar as
informações extraídas do sistema estejam adequadamente treinados, além de que as condições
de se obter suporte ou auxílio se necessário tenham sido disponibilizadas de maneira
adequada (SOUZA, 2000).
O processo de implementação, conforme pode ser visualizado na figura 3, é realizado em
várias etapas de adaptação, uma para cada módulo, que ocorrem simultânea ou
seqüencialmente com o definido no plano geral de implementação.
Souza (2000) ainda aponta que o plano detalhado de implementação é um cronograma
completo com todas as atividades necessárias para a execução do projeto como um todo, bem
como a definição de pontos de verificação e responsáveis por cada uma das atividades. Cada
uma das etapas de adaptação é composta por uma série de etapas que podem ocorrer
simultaneamente entre si e entre etapas correspondentes na adaptação de outros módulos.
Entender o
Processo
Entender o
Pacote
Identificar
Discrepâncias
e Decidir
eliminação
Mudanças em
Procedimentos
Parametrização
Customizações
Prototipação e
Testes‘
Necessidades de Parametrização,
Customização e Mudanças em
Processos para módulos
relacionados
Necessidades de Parametrização,
Customização e Mudanças em
Processos para módulos
relacionados
Requisitos e
Objetivos do
Projeto
Módulo
Adaptado
Adaptação do Módulo n
Fonte: Souza (2000)
Figura 3: Adaptação de um módulo
Em observância figura 3, identifica-se que para uma correta implantação do ERP é necessário
que haja uma compreensão do processo que será gerenciado com auxílio do sistema ERP. É
importante também que este processo seja comparado com o pacote oferecido pelo sistema. A
fim de observar a compatibilidade de informações e de saídas do sistema como suporte
decisório para o processo existente, é necessário que se verifiquem as discrepâncias, e de
posse disso, se verifique possibilidades de compatibilização. Tendo sido alcançado esta
compatibilização, deve-se na sequência, iniciar a parametrização e customização do sistema,
com a inserção dos dados e a realização dos primeiros testes, que podem ser rezalizados com
a saída dos primeiros relatórios gerenciais.
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3.3 Utilização
Posteriormente à fase de implantação, passa-se a utilização do sistema passa a fazer parte do
dia-a-dia das operações. (SOUZA, 2000). No intuito de se ter a melhor utilização do sistema
implementado, os autores Orlikovski e Hofman (1997) apresentam um estudo sobre a
introdução de novas tecnologias e relatam a dificuldade em conhecer de antemão todas as
suas possibilidades de uso. Este conhecimento só se daria durante o processo de utilização.
Esta é uma consideração importante para a etapa de utilização de sistemas ERP, pois
geralmente não se conhecem todas as possibilidades de uso no momento da implementação.
Somente após esta etapa é possível vislumbrar novas alternativas e possibilidades de uso na
empresa. Desta maneira, a etapa de atualização realimenta a etapa de implantação com novas
necessidades que possivelmente serão atendidas por outros módulos s com “condições de
contorno”, isto é, parâmetros do sistema já estabelecidos e em uso que só poderão ser
alterados mediante nova mudança em procedimentos operacionais.
4. Procedimentos Metodológicos
Esta pesquisa se classifica quanto à natureza como aplicada, quanto à abordagem é qualitativa
e quantitativa, com relação ao objetivo é exploratória, descritiva e explicativa. Com relação
aos procedimentos técnicos classificasse como estudo de caso.
A empresa objeto de estudo deste trabalho foi escolhida por se tratar da empresa em que um
dos pesquisadores estava realizando seu estágio supervisionado. A oportunidade da pesquisa
surgiu quando a empresa decidiu implantar o módulo de estoques do sistema integrado que
existia na empresa. Em face a esta oportunidade, este artigo foi estruturado e tem por objetivo
descrever os processos de implantação deste módulo do ERP numa empresa do ramo de
panificação. Esta descrição norteará a realização de uma análise comparativa entre as fases e
as decisões tomadas ao longo desta implantação na empresa em relação aos requisitos
apontados pela teoria, bem como será possível tentar verificar se o grau de adequação com a
teoria pode refletir nos ganhos esperados pela empresa.
Para tal, inicialmente levantou-se o atual procedimento que a empresa utilizava para a gestão
de seus estoques, tentando verificar qual poderia ser esta nova rotina a partir do uso do ERP.
Neste sentido procederam-se observações, entrevistas informais e análise dos procedimentos
adotados. Em seguida deu-se inicio à descrição do processo a ser implantado através do
módulo do ERP, bem como foram acompanhadas as diversas etapas e atividades que
precederam à implantação do sistema integrado na empresa. Isto foi feito a partir de
observações, entrevistas e acompanhamento in loco.
De uma forma geral, usou-se como base teórica de acompanhamento a metodologia proposta
por Souza (2000), que de uma maneira geral aponta as seguintes fases para implantação de
um ERP: Decisão, Implementação e Utilização descritas na fundamentação teórica deste
artigo. (item 2.2). Deste modo, as análises realizadas, no intuito de verificar o alinhamento
entre a prática e a teoria, tomarão como ponto de contraponto a metodologia apresentada por
Souza (2000).
5. Estudo de caso
5.1 Apresentação da unidade produtiva em análise
O estudo de caso deste trabalho foi realizado numa empresa do ramo alimentício,
especificamente em uma padaria, localizada na cidade de João Pessoa – PB. Seguindo uma
tendência das padarias modernas, a empresa possui diversos setores além da panificação,
procurando desta forma, por meio da diversificação de seus produtos, atingir um mercado
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mais amplo. São disponibilizados produtos de panificação, pastelaria, confeitaria, salgados,
almoço, jantar e café da manhã, além de outros diversos presentes na conveniência.
De uma maneira geral, os produtos podem ser divididos em produtos da conveniência, que
não são produzidos na empresa, são apenas comprados a fornecedores e revendidos depois do
acréscimo de um markup, e produtos de fabricação própria, que são produzidos na padaria, na
confeitaria e na cozinha. Pode-se constatar que, a Padaria composta por cinco funcionários é
responsável pela produção de diversos tipos de pães, biscoitos e torradas, chegando a um
número de mais de 90 produtos distintos; a Confeitaria composta de quatro funcionários e que
responde pela produção de bolos, tortas, pizzas e salgados, somando mais de 100 tipos de
produtos, a Cozinha que possui cinco funcionários que são responsáveis pela produção do
almoço e do jantar, disponibilizados para os clientes através do sistema self service. Além
destes setores produtivos, ainda conta-se com o setor denominado de Pré pesagem, sub-
departamento que conta com um funcionário, criado para reduzir as perdas por desperdício na
padaria, bem como para eliminar erros de produção, onde todos os ingredientes a serem
usados no dia são pré-pesados e deixados prontos para uso, antes do início da produção.
No que diz respeito a vendas, a empresa conta com quinze funcionários distribuídos nas
funções de “caixa”, atendimento no balcão e atendimento na lanchonete. Já o setor
administrativo é composto por cinco pessoas, incluindo os proprietários.
5.2 Procedimento de gerenciamento de estoques anterior ao ERP
Antes de optar pela utilização do módulo de gestão de estoques do sistema ERP presente na
empresa, os estoques eram geridos empiricamente a partir de um modelo aproximado ao
método da revisão periódica.
A ausência de um método sistemático eficiente e eficaz de controle de compras, vendas e
estoque se traduzia em diversos desperdícios para a empresa. Entre os principais foi possível
identificar a ocorrência de perdas ocasionadas por compras realizadas indevidamente (custos
provocados por compras desnecessárias, inoportunas ou sem uma programação prévia); falta
de mercadorias necessárias para a venda, o que gerava perda de oportunidades de negócios e
insatisfação do cliente; desconhecimento os produtos que proporcionavam maior lucratividade
e quais geravam prejuízo; desconhecimento do capital investido em estoque e
desconhecimento do giro de produtos.
Devido às características particulares da empresa, os estoques foram divididos em dois tipos,
cada um deles sendo administrado de uma maneira particular. A gestão de estoque de itens de
demanda dependente (matérias primas dos produtos que são produzidos na própria empresa)
era mais simples. Algumas matérias-primas foram classificadas como essenciais (farinha de
trigo, manteiga, açúcar, etc.) e, para estas, estabeleceu-se empiricamente uma quantidade em
estoque equivalente ao ponto de pedido, mas que na empresa era chamada, erroneamente, de
estoque de segurança. Quando essa quantidade era alcançada, alertava o funcionário
responsável da necessidade de adquirir suprimentos. Mesmo assim, eventualmente ainda
ocorria a falta de determinados ingredientes no momento da produção, pois a comunicação
entre os setores ocorria de forma deficiente. Assim, custos indesejados eram gerados, pois
esses materiais teriam que ser adquiridos por um preço maior.
No caso dos itens de demanda independente a situação era diferente, alguns produtos eram
estocados em uma quantidade bem maior que a necessária enquanto que outros faltavam
constantemente nos estoques, gerando insatisfação dos clientes e perda de oportunidade de
negócios.
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Assim como já foi citado, o controle de estoques realizado pela empresa se aproximava ao
sistema de revisão periódica, cujo período de revisão era, em geral, negociado entre a empresa
e fornecedor, dependendo da demanda do produto e da “rota” da empresa fornecedora. A
quantidade pedida deveria ser o mais próximo possível da necessidade da demanda do
próximo período, considerando um estoque mínimo ou de segurança, dimensionado de forma
que prevenisse o consumo acima do normal e os atrasos de entrega durante o período de
revisão e o tempo de reposição. No entanto, o que acontecia na realidade era que o
funcionário responsável pelo controle dos estoques não seguia as recomendações que lhe
eram passadas. Nos dias em que os fornecedores chegavam à empresa (previamente
estabelecidos) as quantidades dos produtos referentes àqueles fornecedores eram contadas e, a
partir de informações abstratas e imprecisas sobre a demanda, os pedidos de compra eram
realizados. Essa atividade contava com a participação do funcionário representante do
fornecedor e, na maioria das vezes, a demanda do período seguinte era superestimada,
causando um acúmulo de produtos nos estoques.
5.3 Descrição das fases para a implantação do ERP
5.3.1 Decisão e Seleção do ERP
A empresa deve considerar, na medida do possível, os fatores envolvidos na utilização de
sistemas ERP, analisando vantagens e desvantagens do modelo ERP e de cada um dos
fornecedores. Esta etapa pode ser dividida em Decisão, Seleção e Planejamento Geral do
Processo de Implementação, explanadas a seguir.
- Histórico da decisão
A decisão pela utilização de um sistema que integrasse as informações da empresa, dando
suporte à maioria das suas operações, surgiu juntamente com a decisão sobre a criação da
empresa. Ao decidirem pelo investimento na montagem de uma empresa de panificação, os
proprietários passaram a participar de diversas feiras especializadas, a fim de conhecerem o
mercado, os fornecedores, as matérias-primas, máquinas, equipamentos e os processos de
produção. Foi em uma dessas feiras que eles tiveram contato com os softwares de gestão e
perceberam os benefícios que sua implantação traria para a empresa que seria montada. Nesse
momento eles decidiram pela utilização do sistema ERP.
- Seleção
Para a seleção do sistema é necessário comparar as alternativas do mercado, e para tal é
necessário o estabelecimento dos critérios para a comparação, a avaliação das alternativas e a
escolha do fornecedor mediante a melhor nota atribuída. Apesar da literatura apontar estas
etapas, a empresa optou por escolher o software SAT 4.0 (Sistema de Administração Total)
sem fazer uma varredura e comparativo adequado, visto que este sistema é direcionado para o
uso em empresas de panificação, sendo utilizado por diversas das principais empresas do setor
e tendo uma boa avaliação pelas mesmas.
Este sistema se caracteriza por ser um sistema de informação integrado com a finalidade de
dar suporte à maioria das operações de uma padaria. O sistema é divido em módulos e, para
os fins de gestão de estoques, apresenta-se a subdivisão do módulo correspondente (figura 4).
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Cadastro Administração ESTOQUE Financeiro Produção Vendas Marketing Suporte
Entrada de Mercadorias
Inventário
Pedido de Compra
Trocas
Transferências
Relatórios de Análise
Etiquetas
Tabela de preços
Figura 4 - Módulos do SAT 4.0
O sistema SAT 4.0 oferece alguns relatórios que auxiliam na gestão dos estoques, entre eles
estão:
a) Comparativo Inventário: Permite gerar um relatório para verificar as diferenças entre as
quantidades contadas (reais) e as quantidades presentes no sistema sempre que é feito um
novo inventário. O valor do sistema se refere ao último inventário realizado, adicionado
das quantidades compradas e debitado das quantidades vendidas. A diferença negativa
significa algum desvio de material e as causas dele devem ser rastreadas e solucionadas;
b) Posição/Não movimentados: Essa função é utilizada para verificar a quantidade de
determinado item em estoque no momento da consulta e em que local da empresa este
item se encontra (loja ou estoque);
c) Análise para compra: Fornece um histórico individual das compras de um determinado
produto (data, quantidade, fornecedor e preço);
d) Comparativo Entradas/Vendas: Permite escolher um produto ou departamento e verificar,
pra um determinado período, quantas unidades foram compradas e quantas foram
vendidas. Com isso é possível controlar se a demanda está sendo superestimada e se os
estoques estão em níveis exagerados;
e) Vencimento Produto: Essa função de extrema importância para uma empresa do ramo
alimentício possibilita a retirada das prateleiras de produtos fora de validade.
5.3.2 Planejamento geral do processo de implementação
Decidiu-se pela implementação dos módulos em fases. Inicialmente apenas os módulos
financeiro e de vendas, sendo esse processo realizado por uma equipe enviada pelo fornecedor
do software. Só após perceberem os problemas que ocorriam devido a má administração de
seus estoques, os proprietários decidiram pela implementação do módulo de gestão de
estoques.
- Plano detalhado de implementação
O que pode perceber na empresa é que esta primeira fase da etapa de implementação não
ocorreu. Esse planejamento não foi realizado. As atividades foram realizadas sem a
determinação de prazos e com o envolvimento de quase todos os integrantes do setor
administrativo da empresa, porém, sem a participação de pessoal especializado. Contou
apenas com a utilização do suporte técnico, por telefone, oferecido pelo fornecedor do
sistema.
- Adaptação do módulo de gestão de estoques
Na empresa em estudo esse processo ocorreu por meio de uma variação do modelo proposto
por Souza (2000. Conforme se pode identificar, a etapa 1, denominada entendimento do
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processo, foi realizado um estudo sobre como a gestão de estoques era feita na empresa,
através de observações do processo e de entrevistas informais com os responsáveis pelo
mesmo.
Em seguida foi realizado um estudo e uma definição de como deveria ser realizada essa
gestão, com o intuito de diminuir/eliminar os prejuízos que ocorriam e otimizar o processo.
Na etapa 2 (identificar discrepâncias e decidir eliminação) decidiu-se que os procedimentos
da empresa seriam modificados e adaptados ao sistema. Os parâmetros necessários à gestão
dos estoques seriam identificados, calculados, e o sistema seria customizado.
Na etapa 3 (mudanças em procedimentos) foi tomada a decisão de que a gestão dos itens de
demanda dependente seria tratada de maneira diferente dos itens de demanda independente.
Os estoques de matérias-primas (itens de demanda dependente) deveriam ser minimizados ao
máximo, enquanto que os estoques de produtos acabados (itens de demanda independente)
deveriam responder pela demanda de um determinado período, mas levando em consideração
um estoque de segurança, para que nunca um produto ficasse indisponível ao cliente.
Da mesma forma, decidiu-se também que as compras seriam agora realizadas com a
utilização do sistema, eliminando a interferência do representante do fornecedor e
aumentando o controle sobre esse processo. Além disso, os procedimentos de pedido de
compra e o recebimento dos mesmos não seriam mais realizados pela mesma pessoa.
Na etapa de parametrização, era necessário definir e coletar alguns parâmetros: Demanda;
Estoque Real; Tempo de Ressuprimento; Intervalo de reposição; Validade; Fator de
Conversão; Estoque mínimo; Estoque Máximo; estrutura dos produtos e consumo médio de
insumos por produto final. Em virtude de ser um grande número de dados, haja vista a grande
variedade de produtos da empresa segue-se com a demonstração apenas de dois produtos
parametrizados no sistema, um com demanda dependente (farinha de trigo) e outro com
demanda independente (refrigerante 2 litros). Esses produtos foram escolhidos por possuírem
características diferentes, em relação à natureza da demanda, e também por estarem entre os
principais produtos da classificação ABC de seus respectivos departamentos.
De uma maneira geral, podem-se verificar as seguintes observações:
A demanda é calculada pelo próprio software, a partir das quantidades vendidas. Para o
caso de itens com problema devido a falhas no cadastro de receitas (farinha de trigo), a
demanda fornecida pelo mesmo não é confiável, sendo utilizado para tal o histórico de
compras dos últimos três meses. Este parâmetro é atualizado pelo próprio software quando
um produto é vendido;
O Estoque real foi definido a partir da quantidade de itens presentes na empresa, levantada
através da realização de um inventário. O software também atualiza o estoque real
automaticamente quando um produto é vendido ou comprado;
O Tempo de Ressuprimento foi definido em conjunto com o fornecedor.
Para o cálculo do Intervalo de Reposição foi utilizado apenas para a gestão dos itens de
demanda independente, também acordado diretamente com os fornecedores.
Sobre a Validade, por se tratar de uma empresa do ramo alimentício, é uma informação
muito importante. Esta é adquirida quando o produto chega à empresa.
O Fator de conversão corresponde ao tamanho dos lotes mínimos. Esse valor facilita o
processo, pois contribui para que não seja emitida uma ordem de compra com uma
quantidade que não pode ser atendida pelo fornecedor.
Foi acordado que o estoque mínimo só seria utilizado para os itens de demanda dependente
(matéria-prima). Os fornecedores são acionados apenas quando os estoques atingem o
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estoque mínimo.
O Estoque máximo indica a quantidade máxima de determinado produto que o
almoxarifado da empresa suporta. Este é utilizado apenas para os itens de demanda
dependente.
A partir destas observações, puderam ser definidos os parâmetros destes dois produtos. Estes
parâmetros seguem apresentados na tabela 1.
Produto Refrigerante 2l Farinha de Trigo
Demanda 14,667 unidades/dia 150 Kg/dia
Estoque Real 54 unidades 750 Kg
Tempo de Ressuprimento 1 dia 2 dias
Intervalo de reposição 4 dias Não é utilizado
Fator de Conversão 12 unidades 50 Kg
Estoque Mínimo Não é utilizado 1000 Kg
Estoque máximo Não é utilizado 2000 Kg
Tabela 1 – Parâmetros para controle de estoque da empresa
Para o gerenciamento do estoque de matérias-primas (itens de demanda dependente) foi
necessário saber qual a relação entre o item pai e os itens filhos. Para tanto, foi realizado um
levantamento das receitas de todos os produtos produzidos na padaria e na confeitaria,
definindo assim a quantidade de matéria-prima utilizada por produto.
Na etapa Customização, etapa de preparação do sistema para utilização na empresa, foi
necessário definir as atividades e o procedimento para cada atividade de controle. Os
elementos da customização seguem apresentados no quadro 1.
Atividades Descrição
Dividir a empresa
em departamentos No caso da empresa em estudo foram criados os departamentos e sub-departamentos.
Cadastrar
produtos
Realizada na implantação de outro módulo, foram cadastrados os seguintes dados de
entrada: Nome; Código; Código de barras; Departamento; Fator de conversão; Custo;
Preço de venda; Estoque mínimo (para os produtos de demanda dependente) e validade.
Cadastrar
fornecedores
Os fornecedores dos materiais foram levantados e cadastrados. Devido o grande número
de fornecedores, a empresa recebia um grande número de visitas, atrapalhando o
processo produtivo por existir apenas um funcionário responsável pelo contato com os
representantes e por este exercer outras funções. Para resolver esse problema, os
principais fornecedores foram filtrados e os seguintes dados foram cadastrados: código;
nome; endereço; telefone; cpf; inscrição estadual; nome do representante; e dia de visita.
Cadastrar
receitas
Para administrar os itens de demanda dependente, deve-se saber qual a relação dos
mesmos (itens filhos) com os itens pais. Ao se fazer o cadastro das receitas no sistema,
assim que é dada uma ordem de fabricação do produto final, a quantidade de matérias-
primas relativas ao mesmo é debitada do estoque, atualizando-o.
Levantar
Inventário
É formada por três passos: Contagem (depois que os departamentos e os produtos são
cadastrados, pode-se imprimir uma lista de contagem e contar os produtos equivalentes
aos departamentos que irão ser inventariados); Cadastro de inventário (depois que as
quantidades são contadas, o sistema é alimentado digitando-se o código e a quantidade
do produto equivalente); Atualização de inventário (deve-se selecionar o departamento
ou o produto que será atualizado e data do inventário equivalente).
Quadro 1 - Atividades de Customização
Em seguida à customização, iniciou-se a fase de prototipação e testes, momento em que
alguns problemas foram encontrados. Os mais recorrentes foram produtos com códigos
errados e produtos distintos com o mesmo código. Após a constatação destes erros, foram
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providenciadas as correções para que fosse possível realizar novos testes, até a verificação de
não haver mais erros.
A última fase da etapa de implantação é o treinamento dos usuários nas rotinas que deverão
desempenhar. O que se pode perceber na empresa foi que não houve esta fase. Foram
realizadas apenas algumas reuniões onde era demonstrado como as atividades deveriam ser
executadas, mas tudo de maneira muito generalizada.
5.3.3 Utilização do módulo de gestão de estoques
Ficou definido que o módulo de gestão de estoques deveria ser utilizado para dar suporte a
essas atividades:
a) Determinar quando se devem reabastecer os estoques: Para Itens de demanda
independente os períodos de reabastecimento são pré-estabelecidos juntamente com os
fornecedores, que visitam a empresa nos dias determinados. Já para itens de demanda
dependente utiliza-se o que o sistema chama de “estoque mínimo”, mas que funciona
como um “ponto de reposição”. O sistema gera um relatório com todos os produtos que
estão com nível abaixo do estoque mínimo, só então se entra em contato com os
fornecedores e os estoques são reabastecidos.
b) Determinar quanto de estoque será necessário para um período pré-determinado: Para os
itens de demanda independente, essa informação é calculada pelo software quando é feita
uma solicitação de compra. O cálculo é realizado com base no histórico de vendas do
item, em um período determinado pelo operador do sistema, no estoque da empresa no
momento do pedido (estoque real) e no período que deverá durar o estoque (próxima
entrega). No caso dos itens de demanda dependente, a quantidade do pedido é calculada a
partir da diferença entre o estoque máximo (EM) e o estoque real (ER), que deve estar
abaixo do “estoque mínimo” para que a ordem de compra seja efetuada.
c) Acionar o departamento de compras para executar aquisição de estoque: A atividade de
compra dos itens possui o seguinte fluxo: No dia da visita do fornecedor do item, o
responsável pelas compras acessa o sistema e imprime uma ordem de compra a partir da
sugestão do mesmo, considerando uma margem de segurança (devido possíveis variações
na demanda). Cada ordem de compra é colocada em uma pasta e, quando o representante
do fornecedor chega à empresa e confirma a possibilidade de atendimento da mesma, ela é
assinada e colocada em outra pasta para conferência no momento do recebimento.
d) Receber, armazenar e guardar os materiais estocados de acordo com as necessidades: No
momento de recebimento do material comprado, são conferidas com as quantidades do
pedido e a nota do fornecedor é anexada à ordem de compra. Quando outro funcionário
der entrada na nota no sistema, confere-se se as quantidades que foram recebidas
correspondem às quantidades que foram pedidas na ordem de compra.
e) Fornecer relatórios que possibilitem o acompanhamento, a correção de desvios e a tomada
de decisões.
De uma maneira geral, é possível perceber pela que ao longo de todo processo de implantação
do ERP, embora tenha dado importância à implantação de um software de gestão, em algumas
oportunidades, por motivos distintos, não acompanhou as etapas descritas pela teoria,
notadamente a metodologia apresentada por Souza (2000).
Neste aspecto, após decidir por utilizar o software SAT 4.0, muito utilizado e bem aceito por
outras empresas do setor de panificação, verifica-se que houve uma preocupação inicial em
implantar apenas os módulos Financeiro e Vendas do mesmo. O módulo de estoques só teve
sua implementação requerida quando se detectou problemas na administração de estoques da
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empresa. A partir disto, ao sentir a necessidade de utilizar o módulo de estoques, percebe-se
que não houve uma preocupação em fazer o planejamento da implementação, ou seja, não
houve definição de prazos nem apoio de pessoal especializado, o que pode comprometer não
apenas a implementação do sistema, mas também seu uso nas rotinas diárias.
Já no que diz respeito à utilização do sistema, o treinamento deve ser considerado um aspecto
crítico, já que não é suficiente treinar rapidamente as pessoas na operação do sistema. É
preciso ter certeza de que elas estejam bastante seguras de como o sistema irá funcionar e que
conheçam profundamente como realizarão suas tarefas. Este fato específico, no processo de
implementação da empresa deixou muito a desejar, haja vista, a empresa optar por um
treinamento generalista e enxuto, o que pode dificultar bastante o uso do sistema, mas
principalmente o alcance dos benefícios deste uso.
Desta forma, a identificação dessas questões críticas na implementação do ERP pode afetar as
informações e os relatórios dados pelo sistema, fazendo com que o mesmo não forneça
respostas condizentes à realidade presente na empresa.
6. Considerações Finais
Segundo Lozinsky (1996) apud Souza (2000) os benefícios da utilização do ERP são: a
redução dos custos; a disponibilização de informações em tempo real; a redução da mão-de-
obra decorrente da simplificação de processos administrativos e geração de relatórios
gerenciais; a eliminação de duplicidade de esforços, a disponibilização de indicadores que
permitam avaliar o real desempenho do negócio; e a atualização tecnológica.
Para que esses benefícios sejam obtidos com o uso do ERP deve-se haver um bom
planejamento sobre qual e como este deve ser implementado, e posteriormente a implantação
e durante o uso, o sistema deve ser constantemente revisto e atualizado. É recomendável
também que a empresa esteja constantemente revendo seus processos de modo a estar sempre
atualizada.
Como pode ser visto, ao tentar adequar a implementação realizada à teoria apresentada, em
específico o modelo apresentado por Souza (2000), nem todas as etapas foram seguidas.
Foram elas o planejamento da implementação e o treinamento adequado dos funcionários. A
ausência destas duas atividades podem, de uma maneira geral, gerar erros nas informações
sobre parâmetros, cadastros, consumo de matéria-prima e relação de compras e vendas de
itens e produtos introduzidos no sistema, originando possíveis erros nos relatórios gerados
pelo sistema, seja devido a problemas na implantação ou devido a erros de utilização, e,
consequentemente falha na gestão dos estoques, impossibilitando os benefícios passíveis de se
obter com a implementação de um ERP. Isto porque, uma das condições consideradas
necessárias para uma implantação adequada de qualquer sistema de informações é a
realização de treinamento e capacitação dos usuários, visto que, a acurácia e a confiabilidade
do sistema podem ser reduzidas em função da não habilidade dos funcionários na usabilidade
do sistema.
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