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Universidad Nacional Experimental De Guayana
Vicerrectorado Académico
Coordinación General De Pregrado
Coordinación De Pasantías
Sede Ciudad Bolívar
DESCRIPCION DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
REALIZADOS EN EL DEPARTAMENTO DE FACTURACION DE LA
EMPRESA NG TOMASI C.A. CIUDAD BOLIVAR- EDO. BOLIVAR
Informe Final De Pasantía De Grado Presentado Como Requisito Para Optar Al
Título De LICENCIADA EN ADMINISTRACION DE EMPRESAS.
Ciudad Bolívar, Octubre De 2012.
Tutor Académico:
Lic. Marelvi Torres.
Tutor Industrial:
Lic. José Pérez.
Autora:
Mariana Huertas.
C.I.V-18.004.998.
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INDICE DE CONTENIDO
Introducción 4
Fase I
Descripción General de la empresa 5
Misión 6
Visión 6
Objetivos Organizacionales 6
Estructura Organizativa y sus Funciones de los Departamentos 8
Fase II
Diagnostico Organizacional 12
Fase III
Objetivo general 18
Objetivos específicos 18
Desarrollo de las Actividades 18
Tipos de Habilidades y Destrezas Desarrolladas Adquiridas durante las
Pasantía
23
Apreciación Sobre los Conocimientos Adquiridos Durante el Proceso de
Pasantías
24
Fase IV
Conclusión y Recomendaciones 26
Bibliografía 28
Anexos 29
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INTRODUCCION
N.G. TOMASI, C.A., es un concesionario autorizado General Motors,
capacitado para efectuar cualquier servicio técnico a todos los modelos de la línea
Chevrolet comercializados en Venezuela. También distribuye repuestos legítimos
GM, contando con un gran stock de los mismos.
La ejecución de la pasantía se desarrollo en el departamento de Facturación de
la empresa N.G TOMASI, C.A, donde se llevaron a la práctica los conocimientos
adquiridos en las diferentes áreas académicas, para la formación de la carrera de
Licenciatura en Administración de Empresa.
En los diferentes procesos administrativos que se realizaron en el
Departamento de Facturación se adquirieron y aplicaron conocimientos sobre análisis
de gestión, relaciones humanas y administración con la finalidad de desarrollar
habilidades y destrezas para desempeñar algún cargo gerencial.
La estructuración del informe de Pasantía Laboral desde el punto de vista
Metodológico el informe está estructurado por cuatro (04) Fases que se describen a
continuación:
Fase I: Breve descripción de la empresa: identificación de la empresa o
institución, misión, visión y objetivos. Descripción de la unidad donde se desarrollo
la pasantía.
Fase II: Breve explicación de los problemas observados en la empresa o
institución.
Fase III: Señalar el o los objetivos de la pasantía y explicación del plan inicial
de trabajo acordado.
Fase IV: Especificar los logros del plan de trabajo acordado, indicando el
método aplicado.
Fase VI: Señalar su apreciación sobre los conocimientos adquiridos durante el
proceso de pasantías tanto a nivel teórico como práctico.
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FASE I
DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA EMPRESA N.G. TOMASI, C.A.
N.G. Tomasi, C.A., se encuentra ubicada en el Municipio autónomo de
Heres, específicamente en el Paseo Heres, Edificio N.G. Tomasi, sector Cruz Verde,
Ciudad Bolívar, Edo. Bolívar. Su actividad comercial está relacionada con la compra
y venta de vehículos tanto nacionales como importados, camiones, automotores en
general, tractores agrícolas e industriales, de toda clase de equipos, instalaciones y
maquinarias y de la adquisición venta y distribución de sus repuestos y accesorios.
Por otra parte presta servicios técnicos en Venezuela necesarios para el uso y
mantenimiento de los bienes y equipos que comercializa.
Reseña Histórica de la Empresa
La empresa N.G Tomasi, C.A, que
deriva de las iniciales de Nueva Generación
Tomasi, es concesionario exclusivo de los
productos y servicios de la Empresa General
Motors Venezolana, C.A.
N.G. Tomasi, C.A. fue fundada el dieciocho de Diciembre de mil novecientos
noventa y dos por el Señor Noel Ginestra Tomasi, en pro del crecimiento del mercado
automovilístico en Ciudad Bolívar, y su domicilio se estableció para ese momento en
el Paseo Orinoco; a través de los años esta empresa fue creciendo gracias al esfuerzo
de su fundador y su equipo de trabajo.
Una vez consolidada y con el prestigio que le otorgo su óptimo desempeño en
el mercado automovilístico N.G. Tomasi, C.A., amplió sus horizontes estableciendo
una sucursal en Guayana liderada por el
Señor Daniel Ginestra, ubicada en el Sector
Castillito, Puerto Ordaz. Al transcurrir los
años y según las necesidades del mercado en
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2009 se apertura el servicio expreso N.G. TOMASI CHEVY EXPRESS, el cual está
ubicado en la Av. Cumaná, diagonal a la Estación de Servicio el Porvenir brindándole
a todos los usuarios mayor confort y calidad de servicio aminorando los tiempos de
espera.
Misión
Nuestra empresa distribuidora de vehículos “CHEVROLET” tiene como
objetivo alcanzar el mayor grado de satisfacción de nuestros clientes mediante la
capacitación de nuestro recurso humano, orientado siempre a superar sus expectativas
y alcanzar la máxima penetración del producto en nuestra zona.
Visión
Todos los recursos que invierte nuestra concesionaria están orientados a:
alcanzar y superar las metas que nos hemos fijado en venta de automóviles, repuestos
y servicios manteniéndonos como líderes en el tiempo captando “Clientes para toda
la Vida”.
Objetivos Organizacionales:
La empresa N.G. Tomasi, C.A. está orientada a:
Alcanzar las metas fijadas por GMV.
Conseguir la mejor penetración del mercado con los productos
Chevrolet.
Satisfacer las necesidades de los clientes en cuanto Vehículos,
Repuestos y Servicios.
Implementar las categorías GM Difference! desplegadas.
Ser diligentes cada día para mejorar nuestra calidad de servicio.
Promover el crecimiento humano de cada uno de sus empleados a
través de su capacitación.
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Fomentar el servicio de post-venta para garantizar la fidelidad de
nuestros clientes.
Mantener una adecuada relación con sus clientes mediantes asesorías
técnicas.
Ofrecer un servicio y producto de alta calidad a precio justo
Capacitar a su recurso humano a fin de elevar el nivel de conocimiento
en cuanto a los aspectos que involucran la comercialización de
productos publicitarios.
Colaborar con el desarrollo económico de la región estructurando
políticas de empleo.
Competidores y Orientación al Mercado
La competitividad tiene incidencia en la forma de plantear y
desarrollar cualquier iniciativa de negocios, lo que está provocando obviamente una
evolución en el modelo de empresa y empresario. Así mismo no es producto de una
casualidad ni surge espontáneamente; se crea y se logra a través de un largo proceso
de aprendizaje y negociación por grupos colectivos representativos que configuran la
dinámica de conducta organizativa, como los accionistas, directivos, empleados,
acreedores, clientes, por la competencia y el mercado, y por último, el gobierno y la
sociedad en general.
En tal sentido, la empresa N.G. Tomasi, C.A. establece políticas, mecanismos
y criterios de mercado para establecer condiciones que le permita fortalecerse y
encaminarse a unos parámetros que le conlleve a maximizar sus utilidades e
incrementar su cartera de cliente.
Por otro lado tiene establecido que el nivel de competitividad debe partir de
un proceso de comercialización óptimamente planificado bajo premisas que le den el
impulso necesario para enfrentar a las empresas de la competencia sin debilitarse en
cuanto a su posicionamiento comercial.
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La empresa tiene diversos competidores, que realizan actividades similares,
tal es el caso de: Auto Oriente C.A Tigre Motor C.A., Concesionario los Hermanos
C.A, Mazda de Venezuela, entre otros. No obstante la empresa cuenta con una amplia
gama de servicios para satisfacer las necesidades de los clientes y tiene la ventaja de
que se le ofrece descuentos y se prestan otros tipos de servicio que permite la
expansión en el mercado.
Su orientación en el mercado va dirigida a todo tipo de organización y
personas a fin de proyectarle sus productos en el mercado y garantizarle a las mismas
un fortalecimiento adecuado de sus productos en cuanto al gusto y criterio al
consumidor. En la actualidad se esta estudiando su expansión al mercado nacional
basándose en un estudio de mercado que el permita canalizar sus acciones
efectivamente.
Estructura Organizativa y sus Funciones
El organigrama es la representación grafica de la estructura de toda
organización, donde se manifiesta la relación formal existente entre las diversas
unidades que le integran, sus principales funciones, los canales de supervisión y la
autoridad relativa de cada cargo son considerados instrumentos auxiliares del
administrador, a través de los cuales se fija la posición, la acción y la responsabilidad
de cada servicio.
El organigrama de la Empresa N.G Tomasi, C.A, es un organigrama General
ya que muestra la organización completa, dando a primera vista un panorama de
todas las relaciones entre las divisiones y departamentos o entre los cargos, este según
su forma y disposición se clasifica como un organigrama vertical, ya que representa
la estructura jerárquica desde arriba hacia abajo. (Anexo)
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Funciones de los Departamentos
Presidente
El presidente de la empresa es la máxima autoridad. Se encuentra ubicado en
el nivel más alto de la organización y sus funciones son: dirigir y controlar el
funcionamiento de la empresa, representa a la compañía en todos los negocios y
contratos con terceros en relación con el objeto de la sociedad, también convoca y
preside las reuniones.
Asesor de Sistemas
Aunque se encuentra ubicado en un nivel alto en el organigrama, su función
no es otra sino la de prestar asistencia y velar por el buen funcionamiento del
software utilizado por la empresa y con el cual maneja todas sus operaciones, diseña
la presentación de los reportes según las exigencias de los usuarios, realiza asesorías
en el uso de los diferentes programas, instala los programas necesarios para el uso de
la organización, también asesora a la alta gerencia al momento de la adquisición de
nuevos equipos y tecnología a ser utilizada.
Gerente General
Sus funciones son dirigir y controlar las actividades de sus subordinados para
que todo se realice eficientemente, tiene bajo su supervisión al Sub Gerente de
servicios y al Sub gerente de repuestos, los cuales deben rendirle cuenta diariamente
de las funciones de cada departamento.
Sub Gerente de Servicios
Depende diariamente del Gerente General, sus funciones son velar por el
cumplimiento eficiente de las funciones en el departamento de servicios, para lograr
que el cliente resulte satisfecho con el servicio prestado y mantener su fidelidad, trata
personalmente con los clientes que tienen casos especiales y supervisa al jefe de
taller, la analista de garantía y los asesores de servicios.
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Analista de Garantía
Sus funciones básicas son recibir, estudiar y solucionar los casos que depende
de garantía por defectos de fabricación o por daños durante transporte.
Asesores de Servicios
Se encarga de recibir atender a todos los clientes que necesitan realizar
servicio a sus vehículos, elabora las órdenes de servicios y las facturas, dependen
directamente del Sub Gerente de Servicios.
Jefe de Taller
Su función principal es supervisar a los técnicos en el taller y encargarse
personalmente de los casos especiales de servicios, realiza las pruebas de vehículos
reparados y de los vehículos que presentan fallas, rinde cuentas al Sub Gerente de
Servicios.
Técnicos
Los técnicos son los mecánicos del taller y realizan los servicios y
reparaciones según las órdenes recibidas y depende directamente del jefe de taller.
Sub Gerente de Repuestos
Es el encargado del departamento de repuestos su función principal es
supervisar los despachos de repuestos de las ventas realizadas diariamente además de
ser responsable por la custodia de la mercancía en el almacén y supervisar el
inventario físico de los productos y las actividades del almacenista.
Almacenista
Depende directamente del sub-gerente de repuestos y su función es la de
brindar apoyo en cuanto a la realización del inventario diario en el almacén, es
responsable de la recepción de repuestos.
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Gerente Administrativo
Su función principal es la de velar por la armonía de las funciones
administrativas de la empresa, además de supervisar que los interfaces al sistema
contable se encuentren adecuadamente, generar reportes de cumplimiento de metas,
emitir y revisar toda la información del proceso administrativo de la empresa.
Verificar el cierre contable y administrativo de la misma.
Controla las actividades de administración de la empresa, elaborando e
interpretando las herramientas contables, tales como: registros, estados de cuenta,
cuadros demostrativos, estados financieros, presupuestos y otras necesarias para
garantizar la efectiva distribución y administración de los recursos materiales y
financieros.
Comprende información de diversas índoles.
Capacidad de manejar conflictos.
Capacidad para negociar.
Capacidad para tomar decisiones.
Capacidad para trabajar bajo presión.
Ejercicio de Mando.
Habilidad para generar y cultivar relaciones con los clientes.
Habilidad para mantener un clima de motivación
Sub Gerente Administrativo
Asiste al gerente administrativo en las funciones de supervisión y realiza
funciones prácticas en el área administrativa, junto con la asistencia contable, a quien
debe supervisar, de igual manera a la cajera y facturadora.
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Cajera
Recibe los ingresos que realizan los clientes por pagos de servicios, repuestos
y vehículos nuevos, elabora los recibos de caja y crea a los clientes ene l sistema,
rinde cuentas al Sub Gerente Administrativo.
Facturadora
Depende del departamento de administración y su principal función es darle
ingresos a todas las unidades nuevas, facturar posteriormente a la venta, además de
velar por el control de toda la documentación generada en cada venta, el llenado de
los certificados de origen y elaboración de pólizas de garantías de cada vehículo
vendido.
Asistente Contable
Su función principal es la de realizar los interfaces entre los módulos del
sistema elite y la contabilidad, además de realizar todos los asientos contables que no
contempla el sistema (nomina, gastos, etc.), también realiza la nomina de la empresa,
archiva los asientos contables, es responsable del libro de banco de la empresa y de
las conciliaciones bancarias, maneja la caja chica, realiza los ingresos y retiros del
personal en el sistema.
No obstante ejecutar los procesos administrativos del área, aplicando las
normas y procedimientos definidos, elaborando documentación necesaria, revisando
y realizando cálculos a fin de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos, lograr
resultados oportunos y garantizar la prestación efectiva del servicio
Mensajero
Tiene como función distribuir correspondencia y diversas encomiendas dentro
y fuera de la organización, utilizando los medios de transporte necesarios para
entregar oportunamente y en forma segura las mismas.
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Ejecutivo de Ventas
Se refiere específicamente a la fuerza de ventas de la compañía, y son las
encargadas de ubicar los vehículos que se comercializan. Además realizan labores de
atención, asesoría y entrega de los bienes a los clientes.
Gerente de Operaciones
Se encuentra ubicado en un nivel alto dentro de la organización ya que su
principal responsabilidad es la gerencia de toda la división a la que está a cargo y
presentar al presidente la memoria y cuenta de su gestión.
Sub Gerente de Operaciones
Realiza de forma general la supervisión de todos los procesos que amerita el
vehículo nuevo desde que es recibido en el concesionario, hasta que se entrega en
manos del cliente, esto incluye recepción, instalación de sistemas, limpieza ventas y
reparación para entrega, aunque se encarga de procesos operativos está estrechamente
relacionado con el Gerente de Ventas, con el proceso de ventas y con la supervisión
de las vendedoras.
Mantenimiento Vehículos
Su función principal es mantener en perfecto estado todos los vehículos
nuevos que se exhiben en el salón y prepararlos para la entrega a los clientes.
Mantenimiento de Instalaciones
Se encarga de velar por la limpieza de todos los espacios de la empresa,
además de mantener en existencia el inventario de productos de limpieza.
FASE II
DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL
Una parte fundamental en el estudio de una empresa es la identificación de los
recursos, ya que gracias a esto se obtiene una visión clara de las fortalezas,
oportunidades, debilidades y amenazas, lo que se logra aplicando la matriz FODA, y
así tener una base para poder eliminar o minimizar las amenazas y tratar de convertir
las debilidades en fortalezas. Mediante este análisis se realiza un examen de las
características propias de la empresa y del entorno en el cual compite.
Las aplicaciones de los análisis de la matriz FODA son múltiples, pueden ser
implementados por todos los niveles de la empresa en distintos ámbitos, como
mercado, empresa, productos, estrategias de negocios, entre otros, ya que muchas de
las conclusiones obtenidas mediante este análisis son de gran utilidad a la hora de
diseñar un plan de negocios y para enfrentar los factores internos y externos.
Matriz Diagnostico F.O.D.A
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
Personal con experiencia y
certificación en todos los
departamentos
Producto de marca reconocida a
nivel internacional
Posee una amplia estructura de
las instalaciones del
concesionario, bien delimitadas
de acuerdo a las áreas y bajo los
lineamientos de la Chevrolet.
Los productos y servicios del
medio automotriz están en
constante cambio.
Los clientes requieren mayores
soluciones de servicios a
productos con el tiempo
Alta demanda de Solicitudes de
Servicios.
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DEBILIDADES AMENAZAS
Constante variación de precios
por medio de la planta principal
Dependencia de las asignaciones
de la GMV (General Motors
Venezolana).
Restricciones en la importación
de productos y repuestos.
Aumento de los costos de los
productos.
Competencia De Mercado
Falta de distribución de vehículos
por parte de la planta
Regulaciones por parte del
Estado.
Fuente: El autor
La Empresa N.G Tomasi, C.A se maneja en un clima organizacional optimo,
donde se ponen de manifiesto, las proyecciones de productividad, eficiencia,
cordialidad y eficacia en un sistema de estructuras en el que están definidas conforme
a su estructura organizativa. Esta empresa, ha basado su gestión en el ámbito de
recurso humano, de forma eficiente, que permitan brindar un mejor servicio de
calidad con la mayor productividad, por lo cual su recurso humano recibe
constantemente formación y adiestramiento en áreas como atención al cliente, ventas
normas de higiene y seguridad laboral entre otras, con la meta de lograr estabilidad
laboral e identificación con la empresa, lo cual genera un clima organizacional
participativo, desarrollando un trabajo productivo así como de cooperación y en
beneficio de las metas y objetivos de la misma.
Se ejerce un liderazgo colectivo en los gerentes que tienen la posibilidad de
administrar los recursos humanos y materiales de la empresa, con base en la
capacidad que exigen los gerentes para la toma de decisiones y el desarrollo y
ejecución de los esquemas productivos.
El ambiente gerencial de la empresa, reafirma la existencia de condiciones
propias para la comunicación, el entendimiento y la discusión productiva, englobando
los problemas y esquemas de los servicios prestados, y el funcionamiento general de
la empresa, permitiéndole cumplir los objetivos planteados en la gerencia, para asi
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obtener resultados favorables tanto para la empresa como para su recurso humano,
consolidándose de esta manera la cultura organizacional de la empresa.
Construcción de Estrategias
Estrategias sociales económicas y tecnológicas
Las estrategias sirven como guía en el momento de tomar decisiones, tanto
administrativas como gerenciales en toda empresa, ya que estas permiten actuar
rápidamente y ejecutar acciones ante cualquier situación.
N.G Tomasi, C.A, es una empresa orientada básicamente al público y su
políticas están diseñadas en función del beneficio de los clientes y empleados.
Estrategias Sociales
N.G Tomasi, C.A., se esmera por brindar un aporte a la sociedad, no solo
mediante los productos y servicios ofrecidos, sino también intentando colaborar con
la mejora en la calidad de vida de los ciudadanos, por ello cuenta con estrategias
como:
Ofrecer a los clientes excelente calidad en los productos y servicios.
Mantener un clima organizacional adecuado dentro de la Empresa, con la
finalidad de trabajar en un ambiente armónico y estable.
Constante adiestramiento y capacitación a todo el personal a través de la
implementación de curso y talleres.
Lograr el fortalecimiento y consolidación de la empresa.
Brindar un buen trato y beneficios al trabajador
Formar parte de proyectos sociales y realizar donaciones para contribuir al
desarrollo social.
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Estrategias Económicas
Alcanzar altos volúmenes de ventas de productos y servicios.
Implementar constantes promociones, brindando beneficios que atraigan a la
mayor cantidad de clientes.
Satisfacer a los clientes, en cuanto al precio y calidad de sus productos y
servicios.
Las estrategias económicas de la organización están encaminadas a el éxito de
la empresa, pero siempre tomando en cuenta los valores morales, el bienestar y
satisfacción de los empleados y clientes.
Estrategias Tecnológicas
Como empresa dedicada, principalmente a la comercialización de vehículos
nuevos, N.G Tomasi, C.A; cuenta con el Programa Administrativo INFOAUTO
Concesionario es una solución diseñada y desarrollada específicamente para el
sector automotor.
Por otra parte es vital nuestro funcionamiento el uso de los recursos
tecnológicos, por lo que la empresa está dotada de equipos con tecnología de
punta y con el respaldo de Programa Administrativo INFOAUTO donde nos
respalda que cada proceso ha sido minuciosamente analizado para lograr un nivel
de detalle y versatilidad incomparables en cuanto a la información que es capaz
de almacenar, clasificar y combinar, y así ofrecerles a todos sus clientes en
general un servicio de optima calidad. Del mismo modo N.G Tomasi, C.A; cuenta
con internet, intranet, extensiones telefónicas en todos los departamentos y redes
virtuales para mantener constantemente la actualización del material de vetas y la
comunicación tanto interna como externa con los clientes y proveedores.
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FASE III
OBJETIVOS A CUMPLIR EN LAS PASANTIAS
Objetivo General
Descripción de los Procedimientos Administrativos realizados en el
Departamento de Facturación de la Empresa N.G Tomasi, C.A, Ciudad Bolívar, Edo.
Bolívar.
Objetivos Específicos
Recopilar y vaciar la información suministrada por planta de cada uno de los
vehículos.
Cargar las unidades recibidas por planta en un periodo no mayor a 2 días
Definir la secuencia del proceso de venta de los vehículos.
DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES
Recopilar toda la información suministrada por planta de cada uno de los
vehículos, organizarla y vaciarla en el Programa Administrativo INFOAUTO.
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Actividades y Estrategias
Para llevar a cabo el primer objetivo se debe recopilar toda la información
relacionada al vehículo suministrada por planta tales como: Marca, Modelo, Placa,
Color, Año, Serial de Carrocería, Kilometraje del Vehículo y Nº del Certificado de
Origen para dar así ingreso al Programa Administrativo INFOAUTO para luego
apertura las órdenes de servicio e incluir accesorios como forros, alfombras, tranca
palanca entre otros, si lo amerita, para que posteriormente estos puedan ser facturados
y vendidos por el concesionario.
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Cargar de unidades recibidas por planta en un periodo no mayor a 2
días.
Para llevar acabo esta actividad se procede a la apertura del expediente vaciando
los datos del cliente tales como: Nombre y/o Razón Social, Cedula de Identidad,
Registro de Información Fiscal (RIF), Domicilio Fiscal y Teléfonos en el Programa
Administrativo INFOAUTO, para así lograr Facturar el Vehículo.
Actividades y Estrategias
Se Inicia desde el momento de la entrega de las facturas de compra a planta y
se prosigue con el ingreso al Programa Administrativo INFOAUTO del vehículo por
parte del concesionario, hasta la facturación del vehículo, dicha facturación con lleva
a el llenado del CDO (certificado de origen), contratos dependiendo del banco donde
el cliente solicito el crédito (Banesco, Bancaribe,Provincial), y carta de compromiso
que debe ser firmada por el cliente autorizando el debito mensual de la cuota asignada
y revisar cada uno de los datos para estos poder ser llenados y enviados a la empresa
financiadora quienes se encargan de aprobar o rechazar la venta del vehículo.
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Definir la secuencia del proceso de venta de los vehículos.
Para llevar a cabo esta actividad el Cliente previamente va al concesionario a
solicitar los requisitos y Presupuesto Del Vehículo Solicitado para la compra del
Vehículo.
Actividades y Estrategias
En esta actividad se realizan múltiples procedimientos tales como: al
momento del Cliente presentar los Requisitos para Introducir el Crédito tales como:
Copia de la Cedula de Identidad Vigente y del Cónyuge en caso de ser Casado
Constancia de Trabajo con antigüedad no mayor a 30 días o Certificado de
Ingresos
Fotocopia del Registro Mercantil y RIF de la Empresa (Si Aplica)
Recibo de Agua o Teléfono Cantv Vigente
Datos del Balance Personal (para ser Llenados en el Formato GMAC)
Fotocopia de la Ultima Declaración del ISRL O Constancia de no
Presentación
Tres Últimos Estados de Cuentas Bancarias Firmados y Sellados por la
Entidad Bancaria
Tres Referencias Familiares con Dirección, Teléfono Cantv y Celular.
Dichos requisitos son presentados ante el Vendedor donde procede a llenar el
Formato de Crédito GMAC con los requisitos mostrados por el Cliente para ser
llevado junto con toda la documentación del cliente al Departamento de Facturación
donde procedemos a generar el Contrato de Venta con Reserva de Vehículo y el
Contrato de Venta de Vehículo por la Entidad Bancaria estos requisitos son
Archivados en una Carpeta tamaño Oficio donde el Expediente Original es enviado a
la Financiadora GMAC DE VENEZUELA C.A. para tomar la decisión si el Crédito
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es Aprobado o Rechazado, dejando una copia Fiel y Exacta del Original en el
Archivo de NG Tomasi C.A.
En el momento que GMAC DE VENEZUELA C.A. informa al Concesionario
NG Tomasi C.A. de la Aprobación del Crédito procedemos llamar al Cliente para
hacerle la Entrega del Vehículo y Archivar el Expediente con la Factura del Vehículo.
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Tipos de Habilidades y Destrezas Desarrolladas Adquiridas durante las
Pasantías.
El análisis de Gestión Administrativa juega un papel fundamental en el
desarrollo de esta pasantía laboral, han servido de mucho los conocimientos
adquiridos en el aula durante toda la carrera y a su vez la asesoría industrial por parte
del tutor en la empresa, esta unión de fuerzas hizo posible el alcance de los objetivos
propuestos en un principio.
Como pasante en N.G Tomasi, C.A, logre consolidar muchos conocimientos
académicos, que siendo llevados a la realidad permitieron percibir que la formación
24
académica recibida en la Universidad Nacional Experimental de Guayana, fue la base
para lograr desenvolverme fácilmente al poner en práctica mis estudios, consiguiendo
detectar fallas en el proceso estudiado, que fue todo lo relacionado con las ventas de
vehículos, realizando modificaciones en los formatos utilizados y proponiendo
simplicidad para la ejecución de ciertos pasos del proceso.
Para alcanzar los objetivos propuestos en esta pasantía, siempre se tomaron en
cuenta los objetivos y los valores de la empresa, la misión y la visión de la misma, las
cuales son el reflejo de los valores de cada uno de los empleados de la empresa. Cada
paso del proceso de ventas de vehículos estaba previamente planificado por la alta
gerencia, y siempre programados en función del beneficio y satisfacción del cliente.
Como logro personal he llevado a la práctica, y he asimilado todas las técnicas
utilizadas por la empresa y sus empleados, las cuales he obtenido gracias a su amplia
experiencia y preparación en el ramo. También he mejorado la técnica de observación
y evaluación aprendida durante el curso de la carrera, puesta ahora en práctica para
detectar fallas en los procesos y planificar posibles mejoras en los mismos.
Por otro lado los alcances y logros en los aspectos técnicos y laborales
desarrollados durante la pasantía en la organización han sido extensos, se han
adquirido muchos conocimientos sobre las ventas, todo el proceso que implica, cada
paso a seguir durante el mismo, cuales son los departamentos que intervienen en cada
paso como los son Ventas, Facturación y Servicio así como el material y documentos
utilizados para realizarlos.
Así mismo, se ha puesto en práctica el análisis de gestión administrativa en el
proceso de ventas de vehículos y se ha evaluado detalladamente cada fase del mismo
a fin de detectar fallas y planificar mejoras, lo que representa una valiosa ayuda y un
gran aporte para la empresa en esta área, ya que esta no cuenta con un analista
exclusivamente dedicado a evaluar la gestión administrativa
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Otro de los aspectos laborales de los cuales se obtuvo enseñanza fue del clima
organizacional, ya que la empresa fue un ejemplo de la excelente relación laboral que
debe existir en toda empresa para que marche eficientemente y se alcancen los
objetivos propuestos. La buena relación se observa desde la alta gerencia hasta los
niveles más bajos, todos trabajando en función de un mismo fin, por ello la
importancia de mantener en toda organización un clima organizacional óptimo.
Apreciación Sobre Los Conocimientos Adquiridos Durante El Proceso De
Pasantías
Durante el periodo de pasantías, los conocimientos obtenidos son de gran
importancia, para consolidar las bases teóricas-practicas adquiridas a lo largo de la
carrera de Administración de Empresas, ya que se tuvo la oportunidad de ampliar los
conocimientos en cuanto a los procesos administrativos que son de gran importancia
en una organización. A su vez, permitió conocer el Programa Administrativo
utilizado en la organización, llamado InfoAuto, el cual es un Software automotor, y a
través del mismo, se adquirió gran destreza en su manejo. Cabe destacar que la
experiencia obtenida en la realización de la práctica profesional en el Departamento
de Facturación de la Empresa N.G. Tomasi, C.A fue satisfactoria en todos los
aspectos.
26
FASE IV
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
Al finalizar este importante periodo de aprendizaje que engloba el proceso de
pasantías cabe destacar lo siguiente:
Los conocimientos adquiridos en el transcurso de la carrera son tan
importantes como la puesta en práctica de ellos, sobre todo en procesos
administrativos como las ventas, donde cada empresa se rige por diferentes
parámetros y bajo ciertas normas, dependiendo del ramo o actividad a la que
se dedique, producto o servicio que comercialice y las condiciones de la
operación, ya sea créditos, contado u operaciones mixtas.
Al desarrollar un trabajo de investigación o pasantías es muy importante el
ambiente donde nos desenvolvamos, esto justifica la gran importancia de la
existencia de un buen clima organizacional
El área de ventas, en toda empresa dedicada a ese ramo, es la base
fundamental para sostener en pie la compañía, es muy importante hacer
revisiones constantes en las actividades realizadas para llevar a cabo el
proceso, y hacer modificaciones para mejorar el mismo cuando sea necesario,
tanto actualizaciones de sistemas como adiestramiento y entrenamiento del
personal encargado, para ahorrar tiempo y optimizar el desempeño laboral.
Las empresas dedicadas a las ventas por su condición comercial siempre
tienen fines lucrativos, pero esto no es lo único que debe definir sus
actividades, toda relación empresa-cliente debe ser reciproca, así como la
organización se beneficia económicamente en la misma proporción el cliente
debe resultar satisfecho con los bienes y servicios adquiridos. Para los
administradores es un reto mantener esta relación optima y para ello es
necesario contar con un excelente equipo de trabajo, con experiencia,
capacitado y dedicado a alcanzar los objetivos de la compañía.
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Recomendaciones
Analizar periódicamente todos los procesos administrativos realizados en la
empresa y muy especialmente el proceso de ventas que siendo el principal
sostén de la empresa también es muy variable, con el fin de hallar fallas y
planificar cambios o nuevas técnicas que los mejoren.
Actualizar los manuales de normas y procedimientos en la empresa siempre
que ocurra un cambio en los procesos, para decretarlos formalmente ante
todos los empleados involucrados y de esta manera el personal cuente con una
base teórica para acoplarse inmediatamente al nuevo sistema.
Promover siempre un ambiente de trabajo agradable, donde cada empleado
guarde una excelente relación laboral con su compañeros, jefes y subalternos,
de esta manera el clima organizacional se mantendrá acorde, todos trabajaran
en función de los mismos objetivos que son los propios de la empresa.
Seguir con los Programas de Adiestramiento y Capacitación constante a los
empleados de cada departamento, según las necesidades de la empresa, las
labores que desempeñan y los cambios que surgen día a día en el entorno para
mantenerse dentro del campo competitivo, sobre todo al personal de ventas
directas, ya que los productos del sector automotriz son cambiantes y siempre
están a la vanguardia de la tecnología.
Estudiar a la competencia, ya que en el área de ventas es muy importante
conocer los productos que ofrecen otras empresas que pueden representar una
amenaza para las ventas de la compañía.
28
BIBLIOGRAFIA
1. Balestrini, A. (1997). Como se Elabora El Proyecto de Investigación.
Caracas
2. Chiavenato, Idalberto. (1975). Administración de Empresas. Editorial SAO.
3. Koontz, H. y Weihrich, H. (1994). Elementos de Administración. Mc Graw-
Hill, México
4. Mendez, C. (1998) Metodología. Guía para elaborar diseños de
investigación en ciencias económicas, contables y administrativas. Bogotá
– Mc Graw Hill.
29
ANEXOS
30
Organigrama de la organización
GERENTE OPERACIONES
PRESIDENTE
GERENTE GENERAL DIRECTORES
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