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ANÁLISIS DE PUESTOSQué esProceso que determina, mediante observación y estudio, los elementos que componen un trabajo específico, la responsabilidad, capacidad y los requisitos físicos y mentales que el mismo requiere, los esfuerzos y riesgos que comporta y las condiciones ambientales en que se desenvuelve. (Lanham 1962)
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ANÁLISIS,DESCRIPCIÓN Y
VALORACIÓN DE PUESTOS DE
TRABAJO
ANÁLISIS DE PUESTOSQué es ?
Proceso que descompone un puesto de trabajo en unidades menores para, a través de un estudio más detallado, comprender su
responsabilidad e importancia en conjunto y dentro de un contexto organizativo determinado (Rev. McCormick, otros)
Proceso sistemático de obtener información relevante e importante sobre el contenido de un puesto de trabajo (American Compensation
Association 1992)
Proceso que determina, mediante observación y estudio, los elementos que componen un trabajo específico, la responsabilidad, capacidad y los
requisitos físicos y mentales que el mismo requiere, los esfuerzos y riesgos que comporta y las condiciones ambientales en que se
desenvuelve. (Lanham 1962)
Que aportan?
Requiere un exhaustivo
conocimiento de los puestos analizados y del contexto organizativo
en el que operan
Permite saber qué se hace en
un puesto determinado, cómo se hace,
por qué se hace, en qué
condiciones y qué exige el
trabajo
Lista y describe las funciones,
actividades, tareas, responsabilidades,
relaciones, condiciones de trabajo y, en su
caso, las funciones de supervisión de
un puesto.
Es una herramienta de
RR HH, que documenta de
forma sintética y estructurada, la
información básica recogida
del análisis de un puesto de trabajo
en un contexto organizativo determinado.
ANÁLISIS DE PUESTOS
CONCEPTOS
• Actividad individualizada e identificable como diferente del resto.
• Conjunto de tareas que suponen una porción significativa del trabajo total que implica el puesto.
• Unidad mínima indivisible de trabajo.
• Una o más funciones que se organizan constituyendo una nueva unidad de orden superior y adoptan una posición jerárquica en la organización.
PUESTO
ELEMENTO
TAREA
FUNCIÓN
ANÁLISIS DE PUESTOS
• es el procedimiento de obtención de información acerca de los puestos: su contenido y aspectos y condiciones que le rodean
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
• es el documento que recoge la información obtenida por medio del análisis, quedando reflejado el contenido del puesto así como las responsabilidades y deberes inherentes al mismo.
¿EN QUE CONSISTE EL ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS?
FINALIDADES
RECLUTA-MIENTO
SELECCIÓN DE
PERSONAL
FORMACI-ÓN
EVALUACI-ÓN DEL
RENDIMI-ENTO
VALORAC-IÓN DE
PUESTOS
ANÁLISIS DE
RETRIBU-CIONES
SEGURIDAD Y SALUD
PLANES DE CARRERA
MÉTODOS DE ANALISIS Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO
Observación DirectaMétodo del cuestionarioMétodo de entrevistaMétodos mixtosMétodo del diario de actividadesMétodo de incidentes críticosMétodo de recopilación de información
MÉTODOS
CONCEPTO •Consiste en la observación directa del empleado mientras realiza las tareas y funciones propias de su puesto.
CARACTERÍS-TICAS •Utilización en tareas repetitivas- periodo de adaptación-
Comunicación al empleado de que va a ser observado.
VENTAJAS •Procedimiento objetivo y empírico-Registro sistemático y homogéneo de datos.
INCONVENI-ENTES
•El hecho de observar interfiere el comportamiento- Se requiere tiempo y esfuerzo, costoso- No se utiliza en puestos no manuales-La persona observada no participa de forma activa.
OBSERVACIÓN DIRECTA
INCONVENIENTES
VENTAJAS
CARACTERÍSTICAS
CONCEPTO
• No utilizar en puestos bajos -Supone un trabajo de análisis - Tendencia a exagerar por parte del titular del puesto.
• Sencillo y fácil de comprender - Lo rellena el titular del puesto y lo supervisa su superior inmediato - Sólo un cuestionario por puesto (no personas) - Cuestionario puede ser abierto o cerrado.
• Registro mediante el que se pretende recoger información de todos los aspectos relacionados con el puesto.
CUESTIONARIO
•Proporciona mucha información si el cuestionario es exhaustivo y si es revisado por el superior - Participación activa de los titulares.
CONCEPTO
• Consiste en recabar información del puesto mediante una entrevista realizada por el especialista y el titular del puesto. Conviene que la entrevista esté estructurada.
VENTAJAS
• Versatilidad en la obtención de dato ya que estos se obtienen cara a cara con el titular.- Método personalizado, mayor riqueza informativa- Interacción directa permite eliminar posibles reticencias.
INCONVENI-ENTES
• Requiere emplear grandes dosis de tiempo y esfuerzo por lo que resulta costoso.
ENTREVISTA
MÉTODOS DEL DIARIO DE
ACTIVIDADESCONCEPTO
Consiste en un autoinforme del titular del puesto. Debe registrar
diaria y sistemáticamente las actividades que desarrolla,
especificando el tiempo que les dedica. Es un método sujeto a
distorsión, dado que se trata de un autoregistro.
INCIDENTES CRÍTICOS CONCEPTO
Consiste en observar y detectar las actuaciones del titular del
puesto a analizar que conllevan consecuencias positivas con el objetivo de captar y registrar las
conductas o incidentes indispensables para el buen
desempeño del puesto de trabajo.
CONCEPTO• Utilización de varios métodos al mismo tiempo.
Normalmente se utiliza observación directa y entrevista, y cuestionario y entrevista.
MÉTODOS MIXTOS
RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN
CONCEPTO• Consiste en recabar información acerca de las
descripciones de puestos ya publicadas o bien realizadas en la misma empresa con anterioridad.
Aclarar la E.d.O.: jerárquica, funcional y matricialmente.
Identificar vacíos y solapamientos funcionales.Verificar la congruencia entre los medios
aportados a un puesto y las funciones y responsabilidades encomendadas.
Facilitar la comunicación de funciones en la empresa (Manual de funciones).
Definir nuevos puestos y delimitar responsabilidades entre puestos paralelos.
UTILIDADES (I)ORGANIZATIVAS
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
Servir de base para la valoración de puestos de trabajo.
Delimitar los colectivos que deben entrar en cada grupo de retribución, en base a las funciones que realizan.
Facilitar la equidad retributiva.
RETRIBUTIVAS
UTILIDADES (II)
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
Facilitar la evaluación del desempeño, a partir de los resultados permanentes que debe aportar un puesto.
Identificar necesidades de formación, entrenamiento y desarrollo profesional.
Facilitar la descripción de perfiles, para la selección de personal.
Ayudar en la planificación de carreras profesionales, proyectando el desarrollo profesional hacia las necesidades organizativas reflejadas en la descripción de puestos.
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
DEFINIR POLÍTICAS DE DESARROLLO DE RRHH
UTILIDADES (III)
Facilitar la elaboración del Mapa de riesgos laborales, al recoger información sobre los factores de riesgo y siniestralidad asociados al puesto.
Definir políticas y procedimientos que potencien la salud laboral, al proporcionar información sobre actividades que generan fatiga, estrés, defectos ergonómicos, etc.
Seguridad, P.R.L. y Salud laboral
UTILIDADES (IV)
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
Información que se debe recoger (elementos).
Grado de detalle (balance coste/beneficio).
Formato de presentación (uso interno o extensivo).
Método para recoger la información (combinar varios).
Proceso de comunicación y difusión (proceso y objetivos).
Personas que intervendrán en el proceso (analista, ocupante, superior jerárquico y Dpto. de Organización y/o RRHH).
DECISIONES PREVIAS
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
Identificación: área, puesto, ocupante, superior inmediato, fecha de validez y aprobaciones.
ELEMENTOS DE LA DESCRIPCIÓN DE UN PUESTO
Misión o razón de ser del puesto: qué (acción), sobre qué (función y ámbito), de acuerdo a qué (marco) y para qué (resultados). Dimensiones: económicas y no económicas (personas dependientes, subcontratados, clientes, proveedores, etc).
Naturaleza y alcance del puesto: organigrama (a tres niveles) y entorno - solo directivos - (ej. gama de productos, clientes...)
Funciones y actividades principales (áreas de responsabilidad en términos de resultados permanentes: finalidad y actividades)
Relaciones con otros puestos y/u organizaciones (puesto, motivo y frecuencia estimada).
Naturaleza y alcance de los problemas. Naturaleza y alcance de la responsabilidad (capacidad de
decidir de forma autónoma). Conocimientos y experiencia requeridos (por puesto, no por ocupante). Competencias asociadas: esenciales y diferenciales. Otros aspectos: peligrosidad, turnicidad, disponibilidad, etc.
Contexto
Operativa
Complejidad
Condiciones
observación directa cuestionarios: estructurados, preguntas abiertas,
diarios, etc. comité de expertos entrevista grupal entrevista individual
incidentes críticos por competencias
Métodos(*)
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
PROCESO DE IMPLANTACIÓN
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
Definir el objetivo a conseguir.
Decidir los puestos/familias a definir (inventario de puestos).Identificar y organizar el
equipo de trabajo.
Establecer el período de ejecución (elegir el
momento: conflictividad, cargas de trabajo, etc.)
Comunicar el proyecto (objetivo, fases y
metodología) a Comité directivo, Mandos,
Trabajadores y Comité de empresa.
Desarrollar el proceso de descripción (planificar el
calendario y la metodología, obtener la información, establecer el proceso de
revisión y validación).
Definir el seguimiento, actualización y custodia.
Verbo de acción
Función Resultado
dirigir el trabajo del staffde control de calidad
para que se cumpla elprocedimiento de
inspección del producto
planificar la elaboración de comunicaciones
del staff
para dar a conocer la situación respecto a los estándares
de calidad
Cómo redactar la descripción ?
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
ANÁLISIS---------------- NO RELACIONES (LISTAS DE TEMAS)
PUESTOS----------------- NO PERSONAS
HECHOS------------------ NO OPINIONES
PRINCIPIOS BÁSICOS
BASICAMENTEqué hacetareas que realiza, características mentales y físicas que conllevan las tareas y tiempo que ocupan
cómo lo haceespecificación de técnicas, métodos, equipos o instrumentos que ha de utilizar para realizar las tareas
para qué lo hacefinalidad básica de cada tarea
Qué ha de recoger?DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
PUEDE COMPLETARSE CON: requisitos o exigencias del
puesto de formación de destrezas o habilidades de experiencia de responsabilidades
condiciones de trabajo • dónde se realiza• cuándo se realiza
competencias
Qué ha de recoger?DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
AHORA BIEN
En la actualidad, y para algunos puestos, (en actividades técnicas, de mando y directivas) la descripción tradicional de los mismos, ha caído en cierto desuso. Se argumenta que es una técnica demasiado exhaustiva y rígida para poder adaptarse a los constantes cambios que se producen en las organizaciones, al trabajo en equipo y a las exigencias de polivalencia y multivalencia que se exigen hoy.Sin embargo, entendemos que el análisis y la descripción de puestos de trabajo sigue vigente, debiendo, eso sí, elaborarse en forma diferente adaptándola, tanto a las situaciones de cambio, como al enfoque de competencias.
Una vez que se dispone de las descripciones de puesto el siguiente paso es elaborar los perfiles de exigencia de los mismos; esto es, los rasgos o las competencias que deberá poseer el ocupante del puesto para poder realizar su trabajo con eficacia, eficiencias, seguridad y satisfacción.
PERFILES DEL PUESTO
También a partir de las descripciones de puestos, se podrá trabajar en la valoración, diseño y rediseño de los mismos.
Esta es la “forma clásica” de elaborar los perfiles. En ellos, por lo general, aparecen una serie de apartados:
Formación Conocimientos específicos Inteligencia y aptitudes Personalidad Motivación e intereses
En los aspectos psicométricos incluidos en el perfil de exigencias, se indicarán tres niveles: Óptimo, Mínimo y Máximo.
PERFILES PSICOMÉTRICOS
Aquí el acento se pone en los “comportamientos” que debe llevar a cabo el ocupante del puesto para realizar su trabajo con eficacia, eficiencia y seguridad.
Para lograr este perfil, primero deben establecerse las competencias genéricas de la organización. Ellas se elaboran a partir de la Misión, Visión, Valores y Estrategias de la organización.
Luego deben elaborarse los perfiles de exigencias de los puestos, a partir de las descripciones de puesto realizadas. En esta elaboración se enuncian las competencias claves (a partir de un listado de las competencias más habitualmente utilizadas), se ordenan según su importancia y luego se establecen los correspondientes comportamientos asociados.
PERFILES BASADOS EN COMPETENCIAS
Dirección Gral.
Dir. De Logística
Dir. De Producción
Jefe de Almacén
Jefe de ComprasJefe de Distribución
Secretaria de Dpto.
Actividades subordinadas: Distribución y transporte Almacenamiento Aprovisionamiento
Identificación del Puesto: Director de Logística
PASOS A DAR EN LA DESCRIPCIÓN DE UN PUESTO
■ Es la expresión concisa de la razón de ser del puesto en la organización.
■ Debe reflejar la responsabilidad asumida por el titular sintetizando la contribución esperada del mismo a la Empresa.
Por Ejemplo:Director de Logística:Diseñar, planificar y gestionar las compras, aprovisionamientos, almacenamiento y distribución de los materiales, componentes y productos de una Empresa. Así como, coordinar todo el movimiento de entrada y salida de materiales dentro y fuera de la compañía.
Misión
PASOS A DAR EN LA DESCRIPCIÓN DE UN PUESTO
■ Describen y delimitan las actividades fundamentales y necesarias para cumplir la misión del puesto
Director de Logística: Establecer la política de distribución, aprovisionamiento y
transporte de materiales implicados en el proceso productivo.
Establecer la previsión de necesidades de materias primas, productos intermedios y componentes.
Realizar el control del inventario de existencias para la planificación de las compras.
Diseñar e implantar la organización de los materiales y productos almacenados
Realizar las negociaciones con proveedores, clientes y empresas de transporte y logística
Funciones principales
PASOS A DAR EN LA DESCRIPCIÓN DE UN PUESTO
■ Esenciales o umbral: Son aquellas necesarias que debe aportar el ocupante para desarrollar un rendimiento mínimo aceptable en el puesto.
■ Críticas o diferenciadoras: Son aquellas que contribuyen a un rendimiento superior.
Por Ejemplo: Director de Logística: Desarrollo de colaboradores, motivación de equipos, organización, pensamiento analítico, planificación, toma de decisiones.
Por Ejemplo:Flexibilidad, habilidad para las negociaciones, innovación, obtención y análisis de la información, persuasión, trabajo en equipo, orientación al logro.
Competencias asociadas
PASOS A DAR EN LA DESCRIPCIÓN DE UN PUESTO
Identificación del Puesto: Director de Logística
Posición Orgánica: Dirección Gral.
Dir. De Logística
Dir. De Producción
Jefe de Almacén
Jefe de Compras
Jefe de Distribución
Secretaria de Dpto.
Misión:Diseñar, planificar y gestionar las compras, aprovisionamientos, almacenamiento y distribución de los materiales, componentes y productos de una Empresa. Así como, coordinar todo el movimiento de entrada y salida de materiales dentro y fuera de la compañía.
Funciones:• Establecer la política de distribución, aprovisionamiento y transporte de
materiales implicados en el proceso productivo.• Establecer la previsión de necesidades de materias primas, productos
intermedios y componentes.• Realizar el control del inventario de existencias para la planificación de las
compras.• Diseñar e implantar la organización de los materiales y productos
almacenados• Realizar las negociaciones con proveedores, clientes y empresas de
transporte y logística
Documentos y herramientas utilizadas:
Perfil de Exigencia: (Formación, idiomas, experiencia)
Competencias esenciales o umbral:Desarrollo de colaboradores, motivación de equipos, organización, pensamiento analítico, planificación, toma de decisiones.
Competencias Críticas:Flexibilidad, habilidad para las negociaciones, innovación, obtención y análisis de la información, persuasión, trabajo en equipo, orientación al logro.
Actividades subordinadas:• Distribución y
transporte• Almacenamiento• Aprovisionamiento
EJEMPLO DE FICHA DE DESCRIPCIÓN
Procedimiento que permite establecer el valor relativo que tienen los puestos dentro de una
organización
VALORACIÓN DE PUESTOS
Qué es ?(indica la importancia de un puesto en relación a los demás
existentes en la organización)
◘ Determinar de forma fiable el valor relativo de los puestos.
◘ Proporcionar estructuras salariales equitativas.
◘ Permitir la comparación con puestos de otras empresas.
◘ Controlar con precisión los costes de personal.
Utilidades (I)
VALORACIÓN DE PUESTOS
◘ Servir de base para la negociación con R.L.T.◘ Proporcionar una estructura estable para la
revisión periódica de sueldos y salarios.◘ Ayudar en los procesos de selección,
movilidad y formación del personal.◘ Aclarar funciones, responsabilidades y
niveles de autoridad.
Utilidades (II)
VALORACIÓN DE PUESTOS
Globales o no cuantitativos Jerarquización. Clasificación o Graduación.
Analíticos o cuantitativos Valoración por puntos. Comparación de factores.
HAY Sistema de escalas y perfiles.
Métodos
VALORACIÓN DE PUESTOS
Jerarquización:
El objetivo es averiguar si un puesto, considerado globalmente, es decir, como
conjunto indivisible de tareas, responsabilidades y funciones, es igual,
superior o inferior a otros.Requiere definir los criterios de
comparación (formación, experiencia, supervisión, etc) por una comisión de
valoración.
Métodos
VALORACIÓN DE PUESTOS
Clasificación
Sigue un orden inverso al método anterior. Primero se definen categorías o grados y después se distribuyen en ellos los diferentes puestos.
Ejemplo: Grado 2. Tareas para las que se necesita cultura general, realización de tareas auxiliares siguiendo instrucciones preestablecidas, aunque debiendo elegir el procedimiento a seguir entre varios...
Métodos
VALORACIÓN DE PUESTOS
Comparación de factores:Se identifican los puestos clave.Estos puestos se descomponen en factores que sirven de elemento comparativo con otros y determinan su importancia relativa en la Organización.Cada puesto es valorado en relación con esos factores, asignándole la retribución que se considere apropiada.
Métodos
VALORACIÓN DE PUESTOS
Asignación por puntos La valoración del puesto es el resultado de sumar la valoración de diferentes factores.Es un método cuantitativo, puesto que la valoración consiste en la asignación de unos puntos, de cuya suma se obtiene la puntuación total del puesto.
Métodos
VALORACIÓN DE PUESTOS
COMPETENCIAS: TECNICAS GERENCIALES RELACIONES HUMANAS
SOLUCIÓN DE PROBLEMAS MARCO EMPRESARIAL DIFICULTAD DE LOS PROBLEMAS
RESPONSABILIDAD LIBERTAD PARA ACTUAR MAGNITUD IMPACTO
+ CONDICIONES DE TRABAJO
Factores del Sistema Hay
Métodos
VALORACIÓN DEPUESTOS
Estudio de la organización
Adaptación de las tablas de valoración
Selección de puestos clave representativos
Descripción de puestos
Creación del comité de
valoración de puestos clave
Revisión idoneidad
Evaluación resto de puestos
Comparativa con puestos clave
Fijación de niveles (20-40) y
descripción del mapa de puestos
Métodos
Sistema Hay. Proceso de trabajo
VALORACIÓN DEPUESTOS
PUNTOS POR PUESTO SIN PONDERACIÓN
Puestos ConocimientosExperiencia Autonomía Esfuerzo Físico Riesgos PuntosJefe Electricistas 5 4 4 3 4 20Mecánico 4 4 4 4 3 19Hornero 3 5 4 3 3 18Soldador 3 3 2 4 4 16Operador Sala 4 4 3 2 2 15Electricista 3 3 3 3 3 15Ayte. Hornero 2 3 3 3 3 14Albañil 2 3 2 4 3 14Operador Grúa 3 2 1 3 3 12Almacenero 2 3 2 2 2 11Operador Carretilla 2 2 1 3 3 11Empleado Limpieza 1 1 1 3 2 8
Ejemplo 1:Empresa industrial que produce piezas cerámicas(Suponemos una persona por puesto de trabajo)
PUNTOS POR PUESTO SIN PONDERACIÓN
0
5
10
15
20
25Je
fe E
lect
ricist
as
Mec
ánico
Horn
ero
Sold
ador
Oper
ador
Sal
a
Elec
tricis
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Grú
a
Alm
acen
ero
Oper
ador
Car
retil
la
Empl
eado
Lim
piez
a
PUNTOS POR PUESTO CON PONDERACIÓN
PF1 PF2 PF3 PF4 PF520 13 20 10 7
Puestos ConocimientosExperiencia AutonomíaEsfuerzo Físico Riesgos PuntosJefe Electricistas 5 4 4 3 4 290
Mecánico 4 4 4 4 3 273Hornero 3 5 4 3 3 256Soldador 3 3 2 4 4 207Operador Sala 4 4 3 2 2 226Electricista 3 3 3 3 3 210Ayte. Hornero 2 3 3 3 3 190Albañil 2 3 2 4 3 180Operador Grúa 3 2 1 3 3 157Almacenero 2 3 2 2 2 153Operador Carretilla 2 2 1 3 3 137
Empleado Limpieza 1 1 1 3 2 97
PUNTOS POR PUESTO CON PONDERACIÓN
0
50
100
150
200
250
300
350Je
fe E
lect
ricist
as
Mec
ánico
Horn
ero
Sold
ador
Oper
ador
Sal
a
Elec
tricis
ta
Ayte
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nero
Alba
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Oper
ador
Grú
a
Alm
acen
ero
Oper
ador
Car
retil
la
Empl
eado
Lim
piez
a
VALORACIÓN DE PUESTOS Ejemplo 2. Financiero- Asegurador
Comparativa con mercado
DIAGRAMA DE PUESTOS (IDEAL)
SalarioTeórico
Puesto A
-20%
+20%
Puesto B Puesto C...
Puesto
Persona
Mercado
Mercado
Puesto
Persona
Mercado
Puesto
Persona
Puntos
Euros
SALARIOS REALES VS. TEÓRICOS
a= 3,14b= 1.511,43
Puestos Puntos Salario Real Sal. Teórico Diferencia Delta %Jefe Electricistas 290 2.339 2.422 -83 -3%Mecánico 273 2.546 2.368 178 8%Hornero 256 2.218 2.315 -97 -4%Soldador 207 2.197 2.161 36 2%Operador Sala 226 2.170 2.221 -51 -2%Electricista 210 2.145 2.171 -26 -1%Ayte. Hornero 190 2.020 2.108 -88 -4%Albañil 180 2.297 2.076 221 11%Operador Grúa 157 1.970 2.004 -34 -2%Almacenero 153 2.127 1.992 135 7%Operador Carretilla 137 1.690 1.941 -251 -13%Empleado Limpieza 97 1.876 1.816 60 3%
Total 25.595 25.595 0 0
Ajuste Lineal
SALARIOS REALES VS. TEÓRICOS
1.500
1.700
1.900
2.100
2.300
2.500
2.700
75 125 175 225 275 325
Salario Real Sal. Teórico