Diagnóstico de necesidades de capacitación

Introducción

Tradicionalmente se ha entendido como capacitación al proceso a través del cual se proporciona a los trabajadores las habilidades necesarias para desempeñar el trabajo.

Hoy en día este concepto se ha ampliado debido a las actuales exigencias de competitividad de las empresas como miembros de la aldea global y los constantes cambios en la tecnología, cada vez más rápidos, además del enfoque orientado al cliente.

Es decir que hoy, además de la capacitación técnica necesaria para desempeñar su trabajo, el personal debe ser capaz de resolver problemas relacionados con su labor, trabajar en equipo y comunicarse de manera efectiva. Asimismo estamos obligados a tener en cuenta la flexibilidad para satisfacer las necesidades de calidad, variedad, puntualidad y hasta la personalización de los productos o servicios que se ofrecen a nuestros clientes.

Finalmente, debemos agregar a todo lo anterior las necesidades derivadas de una deficiencia en el desempeño del trabajador por una cuestión de actitudes negativas, falta de motivación o sensibilidad no desarrollada.

¿Cuándo necesito capacitar?

Obviamente esto no lo sabremos si no hacemos un diagnóstico adecuado.

Lo que probablemente ocurra es que tengamos que enfrentar escenarios con diversos problemas en la organización, y del análisis que se haga podremos discernir si la corrección de dichas deficiencias podrá hacerse a través de la capacitación.

Para ello debemos tener en cuenta algunas consideraciones:

Para el caso de personal nuevo, debemos tener claro cuáles son los requisitos del cargo, derivado de un análisis de las tareas que lo componen, y finalmente aplicando lo siguiente:

Requisitos exigidos por el cargo – Requisitos cumplidos por el nuevo personal = Necesidades de capacitación

Para el caso de personal existente en la organización, debemos efectuar un análisis de desempeño, de cuyo resultado se puede inferir si las deficiencias detectadas se corregirán a través de un programa de capacitación.

En términos más generales, se puede optar por un análisis organizacional enfocando el diagnóstico a fin de conocer las necesidades de capacitación requeridas para conseguir la alineación del personal con los objetivos a largo plazo de la organización. Para ello deberán estudiarse factores como: planes, fuerza laboral, eficiencia organizacional, clima organizacional, etc. La capacitación interactuará profundamente con la cultura organizacional.

Herramientas

Las más conocidas y utilizadas son:

Evaluaciones de selección de personal Análisis de cargos Evaluación del desempeño Cuestionarios Entrevistas con supervisores, jefes y gerentes Observación Reportes e índices de producción, eficiencia, etc. Solicitudes a supervisores, jefes o gerentes.

Adicionalmente podemos valernos de indicadores como:

Baja calidad de producción Baja productividad Comunicación ineficiente Falta de integración Excesivas mermas o desperdicios Gastos excesivos en reparación de maquinaria y equipo Relaciones deficientes entre el personal Excesivas quejas Falta de interés en el trabajo Exceso de ausentismo Errores en la ejecución de órdenes

Intervención del profesional de Recursos Humanos

Como responsable en línea y función de asesoría, el profesional de Recursos Humanos debe planificar y ejecutar la capacitación. Sin embargo, a pesar de que cada vez los directores de las organizaciones están dando mayor atención a los recursos humanos como capital, existen aún algunos que no se convencen de que la capacitación es una inversión y no un gasto, obligando al mencionado profesional a asumir un reto mayor para demostrar a la alta dirección lo contrario.

Siendo un activo intangible (aún no reconocido como tal contablemente) el conocimiento genera un valor importante en la organización, a punto de haber tenido que considerarse como anexo de muchos estados financieros para sustentar la diferencia existente entre el valor en libros de una entidad con el mayor valor de venta de la misma.

Es nuestra obligación involucrarnos con estos sistemas de valuación del conocimiento para alcanzar el nivel requerido por la organización, y luego conseguir que dicho proceso de aprendizaje continúe en el tiempo conforme los cambios permanentes que vivimos en estos tiempos.

DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN El Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC) es el factor que orienta la

estructuración y desarrollo de planes y programas para el establecimiento y fortalecimientos de conocimientos, habilidades o actitudes en los participantes de una organización, a fin de contribuir en el logro de los objetivos de ésta.

Un reporte de DNC debe expresar en qué, a quién (es), cuánto y cuándo capacitar.

La atención hacia un DNC puede derivarse ante o Desviaciones en la productividado Un proceso de cambio en Políticas, Métodos o Técnicaso Baja o Alta de personalo Cambios de función o de puesto

A su vez, las circunstancias que imponen un DNC, pueden sero Pasadas. Experiencias que han demostrado ser problemáticas y que hacen evidente el

desarrollo del proceso de capacitación.o Presentes.- Las que se reflejan en el momento en que se efectúa el DNC.o Futuras.- Prevención que la organización identifica dentro de los procesos de

transformación y que implican cambios a corto, mediano y largo plazo.

Las principales fases del proceso del DNC.o Establecimiento de la situación ideal (SI) que, en términos de conocimientos, habilidades

y actitudes, debería tener el personal, de acuerdo su función o al desempeño laboral. Para obtener información que define la situación ideal, es recomendable la revisión de la documentación administrativa, con relación a:

Descripción de puestos. Manuales de procedimientos y de organización. Planes de expansión de la empresa. Nuevas o futuras necesidades de desempeño (cuando hay planes de cambio).

o Descripción de la situación real (SR). Conocimientos, habilidades y actitudes con los que cuenta el personal, de acuerdo su función o al desempeño laboral. Para obtener información que define la situación ideal, es recomendable obtener información sobre el desempeño del personal (para cada persona) por parte de

jefe inmediato supervisores personal involucrado con el puesto.

Estas personas deberán aportar datos de precisos, verídicos y relevantes (en cuanto a conocimientos, habilidades y actitudes).

Es necesario contar con instrumentos (formatos) que registren la información compilada. A su vez, éstos registros deberán permitir su clasificación y calificación futura. Se recomienda que los registros asienten información individual de las personas analizadas.

Los métodos y técnicas para obtener la información son diversos, entre ellas:o Análisis documental. Expedientes, Manuales de Puesto, función o procedimientos, o

reportes.o Entrevistao Encuestao Cuestionarios de evaluación de conocimientoso Inventario de habilidades o Análisis de tareas por medio de lista de cotejoo Registro directo con registros observacionaleso Escalas estimativa de desempeñoo Escalas estimativa de actitudes o Análisis grupales

Lluvia de ideas Grupos binarios Phillip´s 66 TKJ

La selección de los métodos o técnicas se aplican considerandoo Nivel ocupacional al que se va evaluar: Directivo, gerencial o mandos medios,

administrativo, operativo. o Número de personas o Recursos humanos, temporales, materiales y financieros que se tienen para el estudio.

Con base en los objetivos planteados se podrá hacer la jerarquía de los grupos a atender y las prioridades en tiempo respectivas.

Un reporte detallado del DNC debe reportar:o Nombre de la organización o empresao Título del estudioo Fecha de elaboracióno Responsable principal y colaboradores en el estudio (con firmas de responsiva)o Índice o capitulario del documento, con la paginación respectivao Introducción. Antecedentes o Estado del Arte que dio motivo al DNCo Justificación o Resumen del documentoo Método de trabajo.o Características del personal del que se obtuvo informacióno Escenario(s) en los que se obtuvo la informacióno Apoyos materiales. Formatos e instrumentoso Procedimientoo Resultadoso Prioridades de conocimientos, habilidades o actitudes a atender

o Un cuadro integrador de información que defina áreas, personas y necesidades de capacitación.

o Problemas identificados que no pueden atenderse por medio de la capacitación y posibles áreas que pueden intervenir para su solución

o En su caso, limitaciones u obstáculos para la realización del estudioo Recomendaciones para próximos estudioso Anexos de toda evidencia que permita el análisis del estudio

¿Qué es el DNC?El Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC) es el proceso que orienta la estructuración y desarrollo de planes y programas para el establecimiento y fortalecimientos de conocimientos, habilidades o actitudesen los participantes de una organización, a fin de contribuir en el logro de los objetivos de la misma.

Un reporte de DNC debe expresar en qué, a quién (es), cuánto y cuándo capacitar.

¿Cuándo hacer un DNC?

La atención hacia un DNC puede derivar de:

Problemas en la organización

Desviaciones en la productividad

Cambios culturales, en Políticas, Métodos o Técnicas

Baja o Alta de personal

Cambios de función o de puesto

Solicitudes del personal

A su vez, las circunstancias que imponen un DNC, pueden ser

Pasadas. - Experiencias que han demostrado ser problemáticas y que hacen evidente el desarrollo del proceso de capacitación.

Presentes.- Las que se reflejan en el momento en que se efectúa el DNC.

Futuras.- Prevención que la organización identifica dentro de los procesos de transformación y que implica cambios a corto, mediano y largo plazo.

Detección de necesidades de capacitaciónA fin de apoyar al proceso de planeación de la Capacitación y la Educación Continua, en los siguientes párrafos se responde a algunas preguntas frecuentes con respecto a las técnicas para el Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC) o para la actualización de los miembros de una organización, así como los elementos básicos de un reporte de estudio diagnóstico de necesidades.

¿CUÁNDO HACER UN DNC?

La atención hacia un DNC puede derivar de:

Problemas en la organización

Desviaciones en la productividad

Cambios culturales, en Políticas, Métodos o Técnicas

Baja o Alta de personal

Cambios de función o de puesto

Solicitudes del personal

A su vez, las circunstancias que imponen un DNC, pueden ser:

Pasadas. - Experiencias que han demostrado ser problemáticas y que hacen evidente el desarrollo del proceso de capacitación.

Presentes.- Las que se reflejan en el momento en que se efectúa el DNC.

Futuras.- Prevención que la organización identifica dentro de los procesos de transformación y que implica cambios a corto, mediano y largo plazo.

Cuáles son las fases de acción que derivan en un DNC?Aunque existen diversos procedimientos para el desarrollo del proceso de Diagnóstico de Necesidades de Capacitación, entre las principales fases del proceso del DNC se pueden identificar:

Establecimiento de la Situación Ideal (SI) que, en términos de conocimientos, habilidades y actitudes, debería tener el personal, de acuerdo su función o al desempeño laboral. Para obtener información que define la situación ideal, es recomendable la revisión de la documentación administrativa, con relación a:

Descripción de puestos

Manuales de procedimientos y de organización

Planes de expansión de la empresa

Nuevas o futuras necesidades de desempeño (cuando hay planes de cambio).

Descripción de la situación real (SR). Conocimientos, habilidades y actitudes con los que cuenta el personal, de acuerdo su función o al desempeño laboral. Para obtener información que define la situación ideal, es recomendable obtener información sobre el desempeño del personal (para cada persona) por parte de

jefe inmediato

supervisores

personal involucrado con el puesto.

Estas personas deberán aportar datos de precisos, verídicos y relevantes (en cuanto a conocimientos, habilidades y actitudes)

Registro de información. Es necesario contar con instrumentos (formatos) que registren la información para los fines correspondientes. A su vez, estos registros deberán permitir su clasificación y calificación futura. Se recomienda que los registros asienten información individual de las personas analizadas.

Los métodos y técnicas para obtener la información son diversos, entre ellas:

Análisis documental. Expedientes, Manuales de Puesto, función o procedimientos, o reportes.

Entrevista

Encuesta

Cuestionarios de evaluación de conocimientos

Inventario de habilidades

Análisis de tareas por medio de lista de cotejo

Registros observacionales directos

Escalas estimativas de desempeño

Escalas estimativas de actitudes

Análisis grupales

Lluvia de ideas

Grupos binarios

Phillips 66

TKJ

Aplicar instrumentos a DNC para recolectar la informaciónEsta investigación pretende evaluar el sistema de capacitación para el Área de Enfermería de la Caja Costarricense de Segura Social, con el fin de determinar la efectividad en cuanto a los programas de capacitación.

Para lograr lo anterior, se establecieron los siguientes objetivos:

Evaluar el sistema de capacitación existente para el Área de Enfermería, respecto al diagnóstico de necesidades, programación, diseño de cursos, técnicas, ejecución y seguimiento para el desarrollo de las acciones de capacitación.

Valorar la efectividad de los programas de capacitación en la adquisición y desarrollo de habilidades, conocimientos y actitudes y su aplicación en el quehacer laboral.

Identificar los niveles de evaluación existentes dentro del sistema, que permitan medir la reacción, aprendizaje e impacto obtenido para el mejoramiento del sistema de capacitación para del Área de Enfermería.

Para el alcance de los objetivos mencionados, se estableció como metodología la estructuración del mapeo de la investigación, mediante el cual se construyeron tres grandes constructos, tales como "sistema de capacitación, efectividad y evaluación" de los cuales se deriva una serie de variables, que son conceptualizadas y analizadas individualmente.

Al finalizar la investigación se plantearon algunas de las debilidades y fortalezas derivadas del análisis realizado y de las conclusiones obtenidas con base en el criterio y opinión de las Enfermeras Profesionales, presentado una serie de recomendaciones, tales como:

- Implantar un sistema mediante el cual se pueda determinar qué tipo de capacitación se requiere (DNC) y de esta manera priorizar y calendarizar las necesidades de capacitación. Para recolectar esta información se recomienda la aplicación del cuestionario confeccionado para tales efectos, así como la respectiva cédula de prioridades y calendario de capacitación.

- Se sugiere canalizar la información recopilada mediante el D.N.C., a través de los coordinadores de capacitación de cada Hospital, quienes analizarán la información conjuntamente con las jefaturas respectivas, para determinar si se ajustan a las expectativas de la unidad o servicio.

- Se recomienda dar seguimiento al aprendizaje obtenido, mediante la capacitación, de manera que las necesidades e inquietudes de capacitación que se determinaron como resultado de la aplicación del cuestionario "DNC" hayan sido satisfechas, es decir, por medio del seguimiento se alimentará el sistema para la determinación de necesidades de capacitación, para lo cual se sugiere la utilización del instrumento "Seguimiento de la capacitación", con el propósito de obtener información de las jefaturas de los diferentes servicios, con respecto a los resultados obtenidos mediante la acción capacitadora.

- El programa de seguimiento deberá ser aplicado para conocer los obstáculos que se presentan para los cambios de conducta esperados después de los cursos de capacitación. Por lo cual, en caso de obtener resultados satisfactorios, se continuará con el

proceso de capacitación, de lo contrario, de ser los resultados insatisfactorios, se procederá a realizar el análisis del problema, estableciendo medidas correctivas.

- Se deben aprovechar los resultados obtenidos mediante las técnicas utilizadas durante los cursos de capacitación, con el propósito de hacer uso de los conocimientos y experiencias de las enfermeras. Esto por cuanto la población determinó que las experiencias obtenidas permiten desarrollar interés por conocer más sobre el tema del curso.

- Con el fin de recopilar información que permita realizar un análisis sobre la relación y resultados obtenidos, se recomienda utilizar la hoja de observación, denominada "Resumen de evaluación de la reacción", para medir la efectividad y las reacciones del personal que participo en la actividad.

- Como complemento de lo expuesto anteriormente, se recomienda utilizar el modelo "DNC Puesto-Persona", como una guía del procedimiento a realizar, para contar con un sistema más adecuado de capacitación.

El inventario de necesidades de capacitación es un diagnóstico que debe basarse en información pertinente, gran parte de la cual debe ser agrupada de modo sistemático, en tanto que otra reposa disponible en manos de ciertos administradores de línea. El inventario de necesidades de capacitación es una responsabilidad de línea y una función de staff: corresponde al administrador de línea la responsabilidad de detectar los problemas provocados por la carencia de capacitación. A él le compete todas las decisiones referentes a la capacitación, bien sea que utilice o no los servicios de asesoría prestados por especialistas en capacitación. Los principales medios utilizados para efectuar el inventario de necesidades de capacitación son: Evaluación del desempeño: Mediante ésta, no sólo es posible descubrir a los empleados que vienen ejecutando sus tareas por debajo de un nivel satisfactorio, sino averiguar también qué sectores de la empresa reclaman una atención inmediata de los responsables de la capacitación. Observación: Verificar dónde hay evidencia de trabajo ineficiente, como daño de equipo, atraso en el cronograma, pérdida excesiva de materia prima, número elevado de problemas disciplinario, alto índice de ausentismo, rotación elevada, etc. Cuestionarios: Investigaciones mediante cuestionarios y listas de verificación (check list) que evidencien las necesidades de capacitación. Solicitudes de supervisores y gerentes: Cuando la necesidad de capacitación apunta a un nivel más alto, los propios gerentes y supervisores son propensos a solicitar la capacitación para su personal. Entrevistas con supervisores y gerentes: Contactos directos con supervisores y gerentes respecto de problemas solucionables mediante capacitación, que se descubren en las entrevistas con los responsables de los diversos sectores. Reuniones ínter departamentales: Discusiones acerca de asuntos concernientes a objetivos organizacionales, problemas operativos, planes para determinados objetivos y otros asuntos administrativos. Examen de empleados: Resultados de los exámenes de selección de empleados que ejecutan determinadas funciones o tareas. Modificación del trabajo: Cuando se introduzcan modificaciones parciales o totales en las rutinas de trabajo, es necesario capacitar previamente a los empleados en los nuevos métodos y procesos de trabajo. Entrevistas de salida: Cuando el empleado va a retirarse de la empresa, es el momento más apropiado para conocer su opinión sincera acerca de la empresa y las razones que motivaron su salida. Es posible que salgan a relucir deficiencias de la organización, susceptibles de corrección.

Los comportamientos morales dentro de las empresas son más complejos de lo que parecen. A esa conclusión llegan dos estudios llevados a cabo por la Universidad de Washington. Según sus autores, actualmente conviven en las empresas dos tendencias. Por un lado, la que considera los comportamientos como morales o inmorales, sin más; y por otro la que estima que detrás de un comportamiento ético está la identidadmoral del trabajador (que no siempre tiene que coincidir con un acto precisamente moral). Otra las conclusiones de esta investigación es que los directivos que se consideran morales suelen tomar decisiones extremas

FORMATO PARA DIAGNOSTICAR NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

CUESTIONARIO PARA DIAGNOSTICAR NESECIDADES DE CAPACITACIÓN

Nombre:

Cargo actual:

Nivel educativo:

1. Cree usted que es necesaria la capacitación sobre los temas necesarios para que usted dicte su capacitación. _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. Cree que en la actualidad sus saberes sobre técnicas de aprendizaje son adecuadas.

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. Que áreas o temas de la enseñanza considera que requieren capacitación y por que.

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4. En cual o cuales de las funciones que debe realizar durante su capacitación considera que tiene dificultades que le impiden ser más productivo y eficaz.

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5. Si tuviera la oportunidad de fortalecer el dominio y el conocimiento de sus funciones, en que las fortalecería.

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6. En este momento que le faltaría aprender o conocer para mejorar las funciones que va a desempeñar dentro de su equipo de de trabajo. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

7 .Considera usted que la comunicación que maneja con sus relacionados es óptima.

___________________________________________________________________

8. De los anteriores temas cual considera que es el más urgente y por que.

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

9. De acuerdo a lo que usted necesita conocer, como le gustaría recibir esa información.

a. Folletos_________ b. Cursos_________ c. Talleres_________

d. Conferencias________ e. Otros________ Cuales ________