Diarieföring av upphandlingsärenden

Direktupphandlingar

Eliza CarlssonHuvudregistrator/Arkivarie

Vilka upphandlingar ska diarieföras?

•Alla upphandlingar där värdet av det beställda uppgår till minst 50 000 SEK ska diarieföras.

Ärendemening

•”Direktupphandling av xxx” eller ”Upphandling av xxx” går utmärkt, men ibland är det t.ex. ”Avropsförfrågan”.

•Det finns en del färdiga ärendemeningar inlagda i W3D3 och som man kan välja mellan i fältet ”Ärendemening” på ärendekortet om man klickar på just den rubriken.

KS-kod

•Ärendetyp 2.8 (Genomföra upphandling och inköp)

Sekretessmarkering

•Sekretessmarkera ärendet

•OBS! att man alltid måste hänvisa till ett lagrum då man gör en sekretessmarkering! Offentlighets- och sekretesslagen 19 Kap 3§ (Off. och sekrl 19 Kap 3§)

Avtal

•Avtal – lägg in i ett separat ärende och referera till upphandlingsärendet.

Länka ihop ärenden i W3D3

Registrering i diariet

•Upphandlingssekretess råder, men ska det framgå av diariet att ett upphandlingsärende pågår. Det betyder att när första handlingen i ärendet upprättas, som vanligtvis är upphandlingsplanen, skall följande uppgifter föras in i diariet:

•datum då ärendet upprättas•diarienummer•KTH registrator•ärendets innehåll (ärendemening)•Sekretessmarkera ärendet i W3D3

Förvaring av handlingar fram till arkivering

•Alla originalhandlingar (upprättade eller inkomna) skall hållas samlade på ett ställe för att säkerställa att de slutligen kommer att hamna i en och samma akt i arkivet.

•Ansvarig registrator skall föra en löpande förteckning över samtliga handlingar, där varje handling får ett löpnummer inom diarienumret.

Dokumentation

•Förfrågningsunderlag, anbud, upphandlingsprotokoll med beslut och beställningen skall diarieföras och arkiveras i skolans diarium om värdet av det beställda uppgår till minst 50 000 kr.

•Beställningar för värden under 50 000 kr får gallras efter 5 år och skall ordnas åtskilda från handlingar som skall bevaras.

•Obs! Ej antagna anbud skrivs in i ärendet och gallras efter 3 år.

Upphandlingssekretess

•Upphandlingssekretess råder för handlingarna fram till dess ärendet avslutats.

•Sekretessen upphör är överklagandetiden är över, men var observant på att en del företag vill sekretessbelägga delar av sina anbud. Om någon begär ut anbuden (offentlig handling) och vissa delar är sekretessbelagda, får man inte lämna ut de delarna. Man måste då upplysa den som begärt handlingen att vissa delar är sekretessbelagda. Om de inte nöjer sig med det, måste de få ett beslut av juristerna som går att överklaga.

•Vilka som ska få ta del av handlingarna ska framgå av upphandlingsplanen. En utomstående är alla som inte är direkt inblandade i upphandlingen.

•När ärendet är avslutat skall samtliga handlingar arkiveras.

Skolchefsbeslut

•Det är skolchefen som beslutar om direktupphandling får användas. Skolchefen kan vidaredelegera denna beslutsrätt för belopp understigande en miljon kronor.

•Beslutet ska alltid vara skriftligt, diarieförs och arkiveras tillsammans med beställningen.

•Rutinförslag: blankett tas fram för att underlätta detta beslutsförfarande.

Handlingar som skall återfinnas i upphandlingsakten:

•Upphandlingsplan skannas•(Annons )•Förfrågningsunderlag skannas•Protokoll vid öppnande av anbud skannas•Samtliga anbud i original endast taget anbud

skannas. Övriga skrivs ett handlingskort utan skannade handlingar.

•Upphandlingsprotokoll med tilldelningsbeslut skannas•Beställning/Avtal. Koppla ärendet till

avtalsärendet. EGET dnr.•Underrättelse till de anbudsgivare som inte antagits.

skannas

Avtalet

•Avtalet får ett eget ärendenummer med hänvisning till upphandlingsärendet

•Handlingar gällande avtalet registreras på avtalets diarienummer och samlas i den akten.

Ej antagna anbud

•Övriga ej antagna anbud skrivs in i ärendet och märks med gallringsdatum och ärendenummer. Gallras efter 3 år.

Varför arkivera?

•Arkivering av handlingarna skall säker ställa att bl.a. gällande regler om allmänna handlingars offentlighet iakttas och att eventuell revision av ett enskilt upphandlingsärende kan fullgöras.

Direktupphandling på KTHs hemsida

http://www.intra.kth.se/administration/upphandling/direktupphandling/direktupphandling-1.29918

http://www.intra.kth.se/administration/upphandling/upphandla/forenklad/arkivering-av-ett-upphandlingsarende-1.30167

Upphandlingsavdelningen https://www.kth.se/directory/uf-VDX-VDX-/