Diciembre 2009

TALLER TEÓRICO PRÁCTICOSOBRE EL SISTEMA DE REGISTROS PRESUPUESTARIOS

PARA LOS CENTROS REGIONALES DE SENASA

Tema:Algunos aspectos claves para la gestión eficaz

Diciembre 2009

Algunos aspectos claves para la gestión eficaz

Temas para conversar

Algunas pautas y herramientas

El concepto de gestión efectiva

Que implica administrar un equipo de alto rendimiento

Trabajar orientado por los resultados

Algunos aspectos claves para que las intenciones puedan ser realidad

¿CUALES SON LOS PROBLEMAS QUE ENFRENTAMOS?

Algunos aspectos claves para la gestión eficazAlgunas pautas y herramientas

Enfoque Sistémico

ORGANISMOS DEINFLUENCIA

COMPETENCIA

USUARIOS

COMUNIDADFACTORES DE PODER

PROVEEDORES

MACROENTORNORAMO DE ACTIVIDADMACROENTORNOMACROENTORNO

RAMO DE LA ACTIVIDAD

HISTORIAHISTORIA

CONDUCCIÓN

INFOINFO

RECURSOSRECURSOS PROCESOSPROCESOS PRODUCTOSPRODUCTOS

OPERACIONOPERACION


ACCIONES Y MEDIOS PARA EL DESARROLLO DE NUESTRAS ACTIVIDADES


Algunos aspectos claves para la gestión eficazEl concepto de gestión efectiva

“Yo no grito…, hago goles.”


• EFICACIA

• EFICIENCIA

• EFECTIVIDAD

A 3

ARQUITECTURACONDUCCIÓN

ESTRATEGIAESTRUCTURA

SISTEMAS


0%

20%

40%

60%

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

PLANIFICACIÓNESTRATÉGICA

54% 45% 1%

No planPlan

inadecuadoPlan

adecuado

0%

20%

40%

60%

80%

100%

PLANIFICACIÓN MP/LP

PLANIFICACIÓNMP/LP

87% 13% 1%

No planPlan

inadecuadoPlan

adecuado

• La mayoría de los organismos no realizan un ejercicio de planificación, o confunden el simple agregado de metas en la etapa de formulación del presupuesto con un proceso de planificación.

• Ninguno, prácticamente, realiza ejercicios de planificación a mediano o largo plazo.



Trabajar para el largo plazo o para el corto plazo


FRECUENCIA DE LA TAREA

Básico Clave

TIPO DE TAREA

Delegar siempre

Delegar siemprecon dos alternativas:

a. Proceso internob. Proceso con

3ros.

Gestión de línea

Manejo por valores

DIMENSIÓN DEL CONTROL – MATRIZ DE DELEGACIÓN


FRECUENCIA DE LA TAREA

Bajo Alto

IMPORTE

Delegar, se revisa con

lógica

No mueve la aguja

No es el negocioControl de un nivel alto de la línea con vista

previa de especialista

Es el negocioControl de un nivel alto de la

línea

CONTROL DE LA EJECUCIÓN DEL GASTO POR FRECUENCIA


INVERSIÓN

Bajo Alto

IMPORTE

Alto nivel de la línea, con vista de especialista

Control con vista de la línea, sube

por merito del importe

Cúspide estratégica

CONTROL DE LA EJECUCIÓN DEL GASTO - INVERSIÓN

GASTODelegar, se revisa con

lógica

Un equipo es una forma de organización particular del trabajo,

donde se busca en conjunto

que aflore el talento colectivo

y

la energía de las personas.

Esta forma de organización es particularmente útil para alcanzar altos niveles de calidad en la gestión

de una institución.

Algunos aspectos claves para la gestión eficazQue implica administrar un equipo de alto rendimiento


• Tener ganas, energía

• Pensar en los retos que

implica:

• Liderar gente

• Resolver problemas


• Compartir toda la información posibles• Pedir la opinión de la gente• Ayudar a la gente a progresar• Apelar a la diversión• Gestionar de manera que la gente sienta el desafío en su

propia piel

CARACTERISTICAS DE LOS EQUIPOS EFICACES

TACTICAS PARA LOS JEFES QUE AYUDAN A AUMENTAR LA COHESIÓN Y EL DESEMPEÑO DE LOS EQUIPOS


• Evaluar la cultura prevalente• Acondicionar la cultura• Comprometer tiempo y energía• Convocar a un equipo de implementación capaz• Juntar coraje

CINCO RECOMENDACIONESCOMO EVITAR LOS ERRORES MÁS COMUNESEN LA IMPLEMENTACIÓN DE NUEVAS INICIATIVAS


Orientado a terceros

Hacer Pensar

Operador

Liderar(Educar)

Innovar

ROLES DE LA CONDUCCIÓN

Orientado al organismo

Administrador

Actividad – Objetivos - Estrategia

Algunos aspectos claves para la gestión eficazTrabajar orientado por los resultados















Indicadores de Gestión > Gestión por Resultados



ALGUNOS CONCEPTOS BÁSICOS

• UNIDAD DE MEDIDA DE HECHOS QUE SON IMPULSADOS POR LA ORGANIZACIÓN

¿QUE SON LOS INDICADORES?

¿QUE NOS MUESTRAN LOS INDICADORES?

• CUALES SON LOS ASPECTOS CRITICOS EN EL PROCESO ESTRATEGICO U OPERATIVO DE LA ORGANIZACIÓN


ALGUNOS CONCEPTOS BÁSICOS

• UNIDAD DE MEDIDA DE HECHOS QUE SON IMPULSADOS POR LA ORGANIZACIÓN

¿QUE SON LOS INDICADORES?

¿QUE NOS MUESTRAN LOS INDICADORES?

• CUALES SON LOS ASPECTOS CRITICOS EN EL PROCESO ESTRATEGICO U OPERATIVO DE LA ORGANIZACIÓN


TIPOS DE INDICADORES

La siguiente es una posible clasificación de los indicadores…

FI NANCI EROS NO FI NANCI EROS

CUANTI TATI VOS

I NDI RECTOS

NEGATI VOS

EFI CI ENCI A EFI CACI A EFECTI VI DAD

CUALI TATI VOS

DI RECTOS

POSI TI VOS



..los coloreados son los que son usados más frecuentemente…



DI RECTOS I NDI RECTOS

NEGATI VOS POSI TI VOS

CUANTI TATI VOS CUALI TATI VOS



… los señalados abajo son los que resultan ser los más complejos de implementar.



DI RECTOS I NDI RECTOS

NEGATI VOS POSI TI VOS

CUANTI TATI VOS CUALI TATI VOS


¿PARA QUE SIRVEN LOS INDICADORES?

IMPULSARACCIONES

USOS

COMUNICARLO QUE ES

IMPORTANTE

CONTROLARACCIONES

CONCENTRARESFUERZOS

IMPACTO DENUESTROSESFUERZOS

MONITOREARLA

ORGANIZACION


ORGANISMOS DEINFLUENCIA

COMPETENCIA

CIUDADANOS

COMUNIDADPODER POLITICO

FUENTES DERECURSOS

RESULTADOSCP - LP


SECTOR

HISTORIAHISTORIA

CONDUCCION

INFOINFO

RECURSOSRECURSOS PROCESOSPROCESOS SERVICIOS

OPERACIONOPERACION

Basado en Anatomía de la Organización de Santiago Lazzati – Editorial Macchi

ASPECTOS A LOS QUE SE

DEBEN REFERIR LOS INDICADORES


RESULTADOSCP - LP


SECTOR

CONDUCCION

INFOINFO

Nivel

FortalecimientoUtilidad

ImpactoCalidad Productividad - Innovación

Eficacia

Coherencia / Correspondencia con el entorno




RESULTADOS FINANCIEROS O SUPERFICIALES

RELACION CON LA COMUNIDAD

CALIDAD DE LOS PROCESOS Y SISTEMAS

TECNOLOGÍA Y EQUIPOS DE ALTO RENDIMIENTO

INVERSIÓN




¿CUÁLES SON LAS CONDICIONESNECESARIAS PARA SU IMPLEMENTACIÓN?

• Aspectos referidos al organismo

• Duros

• Blandos

• Aspectos del entorno

• Aspectos políticos controvertidos



• Implementar una administración preparada para el aprendizaje

• Equipo, presupuesto, herramientas y tecnología

• Definir, previamente, criterios para evaluación de resultados: eficacia, eficiencia y efectividad

• Mantener un sistema dirección y seguimiento basada en información - Inversión

• Controlar para aprender

Aspectos duros referidos al organismo:



• Contar con un plan (Visión, Misión, Valores/Políticas, Objetivos, Metas e Indicadores)

Aspectos duros referidos al organismo (cont.):

OPERACIÓN

PLANIFICACIÓN

Recursos y Habilidades – Metas – Objetivos – Politicas/Valores – Misión - Visión Reales o Potenciales



• Traducir un plan estratégico en un plan operativo posible de implementar y formular el presupuesto

• Tiempo/Constancia

Aspectos duros referidos al organismo (cont.):



• Tener una visión común del plan – comunicación

• Compartir una perspectiva común del desafío de gestión: general vs. operativo

• Fortalecer el equipo en conocimientos y tecnología

• Implementar en plataforma adecuada (equipo)

Aspectos blandos (cont.):

• Respaldado• Constructivo• Comprometido

• Responsable• Honesto• Capaz

• Flexible



• Conducción estable – Consensos políticos de mediano plazo

• Institucionalización de prácticas de responsabilidad

• Funcionamiento de las instituciones en lo que se refiere al control: parlamento, entidades dedicadas al control

Aspectos referidos al entorno:



• Implantación de políticas que reconozcan el logro - incentivos

Un tema controvertido

Algunos aspectos claves para la gestión eficazAlgunos aspectos claves para que las intensiones puedan ser realidad

0%

20%

40%

60%

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

PLANIFICACIÓNESTRATÉGICA

54% 45% 1%

No planPlan

inadecuadoPlan

adecuado

0%

20%

40%

60%

80%

100%

PLANIFICACIÓN MP/LP

PLANIFICACIÓNMP/LP

87% 13% 1%

No planPlan

inadecuadoPlan

adecuado

• La mayoría de los organismos no realizan un ejercicio de planificación, o confunden el simple agregado de metas en la etapa de formulación del presupuesto con un proceso de planificación.

• Ninguno, prácticamente, realiza ejercicios de planificación a mediano o largo plazo.


0%

50%

100%

CIRCUITO DE APRENDIZAJE

CIRCUITO DEAPRENDIZAJE

31% 69% 0%

No controlaControla/No aprende

Aprende

• Es muy visible que se desprecia el ejercicio de la planificación y el control como una oportunidad crítica para mejorar y aprender.

• Los organismos consultados que efectúan un ejercicio de control, lo realizan con fines administrativos sin relacionar los resultados con planes de desarrollo para las personas, para los equipos o para el rediseño de la organización.


0%

50%

100%

COMUNICACIÓN EFECTIVA DEL PLAN

COMUNICACIÓNEFECTIVA DEL PLAN

8% 89% 3%

No comunica

Com No Efectiva

Com Efectiva

0%

50%

100%

NOCIÓN DEL DESAFÍO

NOCIÓN DEL DESAFÍO 2% 98%

Global Operativa

• Los problemas de comunicación son enormes, y la cultura los acepta.

• La atención y foco de las iniciativas, tanto como de los intentos de medir están concentradas en la mayoría de los casos en la operación. No se concibe el problema como un desafía organizacional,


0%

50%

100%

RESPALDO POLÍTICO

RESPALDO POLÍTICO 5% 95%

Comprometido No comprometido

Hay poco o nulo respaldo político para este tipo de iniciativas.

En la mayoría de los casos es un discurso más que un

compromiso que resulta de una sensación de importancia o

de urgencia.


• Esperar a que el entorno del organismo se estabilice

• Buscar la implementación en condiciones inconvenientes

• No adecuar la solución para la producción de información con el sistema de seguimiento

• Construir indicadores incorrectos

• Enfocar solo a la operación

• No vincular el ejercicio del control con el desarrollo (errores de implementación o de planificación)

• Buscar resultados en un tiempo inadecuado

• No considerar los factores externos que condicionan la productividad

Estos son enfoques incorrectos para la implementación de un sistema de indicadores de desempeño…


… Y ESTOS SON LOS PROBLEMASMÁS COMUNES Y GRAVES!!

• El exceso de información

• La ceguera por el indicador

• Creer que con la publicación de los indicadores se resuelve el tema de comunicación


ALGUNA CONCLUSION Y PROPUESTAS…

• ¿A quien le importa este tema?

• ¿Que podemos esperar que suceda en el entorno en el corto plazo?

• ¿Que podemos hacer?

• En general:Investigar, promover estas ideas y dar el debate

• En cada organismo:- Trabajar las condiciones para la implementación: capacitar los equipos y adecuar la tecnología- Formular el presupuesto basado en un proceso de planificación dinámico


“Una seria deficiencia en los sistemas de gestión tradicionales: su incapacidad para unir la estrategia de largo plazo de la empresa con sus acciones de corto plazo”.

Robert S. Kaplan / David P. Norton

“Balanced Scorecard,

Traslating strategy in action”


¡Gatee antes de caminar,

camine antes de correr!


Si usted no sabe adónde va, probablemente nunca llegue

Forrest Gump

Usted no tiene que hacer esto.

La supervivencia no es obligatoria!!Dr. W. Edwards Deming


PREGUNTAS - CONCLUSIONES

¡ MUCHAS GRACIAS !

Profesor Hernán PIOTTI LÓPEZSubsecretario de Administración

y Normalización PatrimonialMinisterio de Economía y Finanzas Públicas

Hipólito Yrigoyen 250 Piso 5° Oficina 529C1086AAB - Ciudad de Buenos AiresRepública Argentina - MER.CO.SUR

Teléfono: (54-11) 4349-8600/8583/6912Fax: (54-11) 4349-8110

E-mail: [email protected] site: www.mecon.gov.ar

mailto:[email protected]

http://www.mecon.gov.ar/

Documents

Diciembre 2009