perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id EVALUASI SISTEM .../Evaluasi...Adapun tujuan penulis menyusun penelitian ini adalah memenuhi salah

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

EVALUASI SISTEM ADMINISTRASI OPERASIONAL GUDANG

DALAM RANGKA MENGOPTIMALKAN GUDANG SPAREPART

PADA PT SUN MOTOR SOLO

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Meraih Gelar Ahli Madya

Diploma III Jurusan Manajemen Bisnis Fakultas Ekonomi

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Oleh :

LIA SUKOWATI. R

F3509043

PROGRAM STUDI DIII MANAJEMEN BISNIS

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2012


commit to user

ii


commit to user

iii


commit to user

iv

MOTTO

Berangkat dengan penuh keyakinan Berjalan dengan penuh keikhlasan

Istiqomah dalam menghadapi cobaan

Tidak ada masalah yang tidak bisa diselesaikan selama ada komitmen bersama untuk menyelesaikannya

Jangan sekali-kali kita meremehkan sesuatu perbuatan baik walaupun hanya sekadar senyuman.

Jadilah seperti karang di lautan yang kuat dihantam ombak dan kerjakanlah hal yang bermanfaat untuk diri sendiri dan orang lain, karena hidup hanya sekali. Ingat hanya pada Allah apapun dan di manapun kita berada kepada Dia-lah tempat meminta dan memohon.


commit to user

v

PERSEMBAHAN

Dengan segala kerendahan hati penulis mempersembahkan Tugas

Akhir ini kepada:

Kedua orangtuaku tercinta

Saudara- saudara, keponakan, adik- adik ku

Sahabat dan teman- teman aku Manajemen Industri 2009

Almamaterku


commit to user

vi

KATA PENGANTAR

Assalaamu’ alaikum Wr. Wb

Syukur Alhamdulillah penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT yang

telah melimpahkan Rahmat- Nya serta Taufik dan Hidayah- Nya, sehingga

dengan izin- Nya penulis dapat menyelesaikan penelitian dengan judul:

“EVALUASI SISTEM ADMINISTRASI OPERASIONAL GUDANG DALAM

RANGKA MENGOPTIMALKAN GUDANG SPAREPART PADA PT SUN

MOTOR SOLO”

Adapun tujuan penulis menyusun penelitian ini adalah memenuhi salah

satu persyaratan untuk memperoleh gelar Diploma III Pada Fakultas Ekonomi

Jurusan Manajemen Bisnis Universitas Sebelas Maret Surakarta. Keterlibatan

semua pihak yang mendukung terselesaikannya proposal penelitian ini. Oleh

karena itu penulis mengucapkan terima kasih kepada:

1. Bapak Dr. Wisnu Untoro, MS. Selaku Dekan Fakultas Ekonomi, Universitas

Sebelas Maret Surakarta.

2. Ibu Sinto Sunaryo, SE, M. Si. Selaku Ketua Program Studi Manajemen

Bisnis, Diploma III, Fakultas Ekonomi Sebelas Maret Surakarta.

3. Ibu Dra. Ignatia Sri Seventi M. Si. Selaku pembimbing tugas akhir yang

telah membantu dan membimbing serta segala waktunya sampai

terselesaikannya tugas akhir ini.

4. Bp Gansar. Selaku pimpinan HRD PT Sun Motor, yang telah berkenan

memberikan ijin kepada penulis untuk melakukan magang kerja di PT Sun

Motor Solo.


commit to user

vii

5. Bp Ikhsan, Ibu Ukke, Ibu Sisca, Ibu Hartini, Ibu Novi selaku pembimbing

mahasiswa di PT Sun Motor terima kasih atas bimbingannya dan bantuannya

dalam mencarikan data.

6. Untuk kedua orang tuaku, Alm Ayah, Ibuku Sri Wahyuni, Pak’E Tolu

Winarto dan Bude Sumarni. Terima kasih atas semua yang telah kalian

berikan kepada saya yang tak ternilai harganya.

7. Saudara- saudaraku dirumah Mbok Wo, Bulek, Siom, Mb Ayuk, Ms Aji. De’

mita, De’ Ambar, De’ jati yang selalu memberi semangat dan senyumannya

buatku.

8. Rangga yang selalu memberikan semangat dan yang selalu membuat saya

tersenyum lagi ketika sedang galau.

9. Teman-teman Kost Wisma Ayu 2, Ratih, Mb Riza, Mb Ity, Mb Ana, Riska,

Arin, Vita, Dika. Kalian yang telah memberiku semangat, menemaniku,

kumpul dan ngobrol bareng di kos sampai kadang begadang.

10. Teman- teman Manajemen Industri 2009 yang telah memberikan keceriaan

dan terima kasih atas kerja samanya selama perkuliahan.

11. Untuk semua pihak yang belum disebutkan yang telah membantu penulis

dalam menyelesaikan TA.

Wassalamu’ alaikum Wr. Wb.

Surakarta, 18 Juni 2012

Penulis

Lia Sukowati. R


commit to user

viii

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .................................................................................. i

ABSTRAK .................................................................................................. ii

HALAMAN PERSETUJUAN .................................................................. iii

HALAMAN PENGESAHAN ................................................................... iv

MOTTO....................................................................................................... v

PERSEMBAHAN ...................................................................................... vi

KATA PENGANTAR................................................................................ vii

DAFTAR ISI............................................................................................... ix

DAFTAR TABEL ...................................................................................... xii

DAFTAR GAMBAR ................................................................................. xiii

DAFTAR LAMPIRAN .............................................................................. xiv

BAB I PENDAHULUAN......................................................... 1

A. Latar Belakang......................................................... 1

B. Rumusan Masalah..................................................... 4

C. Tujuan Penelitian...................................................... 4

D. Manfaaat Penelitian.................................................. 5

E. Metode Penelitian...................................................... 5

F. Kerangka Pemikiran................................................... 8

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Gudang..................................................... 10

B. Pergudagan................................................................. 10

C. Jenis-jenis Gudang..................................................... 12

D. Fungsi Gudang............................................................ 15


commit to user

ix

E. Tugas Pergudangan..................................................... 18

F. Keperluan Sistem Gudang.......................................... 19

G. Strategi Peningkatan Efektivitas dan Efisiensi

Gudang ......................................................................... 20

BAB III PEMBAHASAN............................................................ 22

A. Gambaran Umum Perusahaan.................................. 22

1. Sejarah Perusahaan.............................................. 22

2. Lokasi Perusahaan............................................... 24

3. Visi dan Misi Perusahaan..................................... 25

4. Struktur Organisasi Perusahaan............................ 26

5. Aspek Personalia................................................... 34

6. Aspek Penjualan.................................................... 36

B. Laporan Magang Kerja............................................... 38

1. Pengertian Magang Kerja...................................... 38

2. Tujuan Magang Kerja............................................ 39

3. Kegiatan Magang Kerja........................................ 39

C. Pembahasan Masalah................................................. 41

1. Penerapan Fungsi Gudang.................................... 41

2. Sistem Administrasi Operasional Gudang

Sparepart Mulai dari Proses Pembelian

sampai Penjualan................................................ 43

3. Keterkaitan antara Optimalisasi Penggunaan

Gudang terhadap Sistem Administrasi

Operasional Gudang.............................................. 57


commit to user

x

BAB IV PENUTUP...................................................................... 59

A. Kesimpulan............................................................... 59

B. Saran......................................................................... 60

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN


commit to user

xi

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Jumlah Karyawan .................................................................... 34

Tabel 3.2 Jam Keja ................................................................................... 35

T abel 3.3 Jenis Produk ............................................................................. 36

Tabel 3.4 Aktivitas Pelaksanaan Magang Kerja..................................... 40

Tabel 3.5 Macam-macam Sparepart ....................................................... 41


commit to user

xii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Kerangka Pemikiran ............................................................. 8

Gambar 3.1 Strukrur Organisasi ............................................................... 26

Gambar 3.2 Sistem Administrasi Operasional Pembelian

Sparepart .............................................................................. 46

Gambar 3.3 Usulan Prosedur Sistem Administrasi Operasional

Pembelian Sparepart ........................................................... 49

Gambar 3.4 Prosedur Sistem Administrasi Operasional Penjualan

Sparepart .............................................................................. 53

Gambar 3.5 Usulan Prosedur Sistem Administrasi Operasional

Penjualan Sparepart ............................................................ 56


commit to user

xiii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Surat Pernyataan Tugas Akhir

Lampiran 2. Surat Keterangan Magang

Lampiran 3. Surat Penilaian Magang


commit to user

ii

ABSTRAK

EVALUASI SISTEM ADMINISTRASI OPERASIONAL GUDANG

DALAM RANGKA MENGOPTIMALKAN GUDANG SPAREPART

PADA PT SUN MOTOR SOLO

Oleh :

Lia Sukowati. R

Nim : F3509043

Gudang merupakan salah satu aset yang penting bagi perusahaan yang

keberadaannya perlu pengawasan dan pengendalian. Hal ini dikarenakan gudang

memiliki dampak yang signifikan bagi operasional perusahaan. Tujuan

keberadaan gudang semata-mata untuk tempat penyimpanan barang. Keberadaan

gudang akan dapat memberi manfaat apabila gudang itu digunakan secara optimal

yaitu diantaranya dalam pengelolaan administrasi operasional gudang yang

dilakukan secara terdokumen dan terstruktur. Maka dengan itu akan tercipta

gudang yang optimal yaitu efektif dan efisien.

Tujuan dalam penelitian ini adalah untuk mengetahui fungsi gudang

sparepart yang ada di PT Sun Motor. Selain itu untuk mengetahui sistem

administrasi operasional gudang mulai dari sistem pembelian sampai penjualan

barang, dan untuk mengetahui keoptimalan gudang yang diukur dengan sistem

administrasi operasional gudang yang akan memunculkan kekurangan dan

kelebihan gudang yang dimiliki PT Sun Motor.

Untuk mengetahui pembahasan mengenai masalah yang dirumuskan maka

peneliti melakukan analisis serta evaluasi terhadap sistem yang diterapkan

diperusahaan. Setelah itu memberikan usulan terhadap sistem yang baru guna

menjadikan sistem administrasi operasional pada gudang menjadi optimal.

Keyword: Gudang, Sistem Administrasi Operasional Gudang.


commit to user

ii

ABSTRACK

EVALUATION ADMINISTRATION SYSTEM IN ORDER TO

OPTIMIZING OPERATIONS WEREHOUSE IN SPAREPART

PT SUN MOTOR SOLO

By :

Lia Sukowati R.

Nim : F3509043

Warehouse is one of the important asset for the company whose existence

necessary supervision and controling. This is because the warehouse has a

significant impact on company operations. The purpose warehouse from strorage

of goods. The existance of the warehouse will be able to benefit if the warehouse

is ussed optimally such as the management of administrative operations

warehouse are carried out documentary and structured. So that, it will be created

the optimal warehouse that is effective and efficient.

Purpose of the study was to determeann the functions of

sparepartswarehouse at PT Sun Motor. In addition to knowing warehouse

administrations system from purchase to salles of commodity, and to find out of

optimaling warehouse the measured by the administetions of the warehouse

operations which will bring up the advantages and disadvantages of a warehouse

owned by PT Sun Motor.

To find an analysis of the problem that arranged, the researcher make an

analysis and evaluations of the system imlpenmeted the company. After giving a

proposal for a new system to make the administative system in the warehouse

operations to be optimal.

Keyword : Warehouse, Operations Administation System.


commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Di era globalisasi saat ini sektor pertumbuhan dan perkembangan

dunia bisnis semakin kompetitif hal ini mengakibatkan timbulnya

persaingan diantara bisnis-bisnis tersebut. Maka untuk dapat tetap

bersaing di dunia bisnis perusahaan dituntut supaya dapat

mempertahankan usaha yang dikelolanya, serta lebih tanggap dan cepat

dalam menghadapi setiap peluang bisnis yang ada agar mampu menjadi

leader (pemimpin pasar).

Dalam mencapai tujuan tersebut perusahaan harus dapat memenuhi

semua keinginan pelanggan dan melaksanakan proses pelayanan secara

terkendali serta terarah sesuai dengan visi dan misi perusahaan. Maka

diperlukan strategi manajemen untuk mengelola sumber daya yang ada.

Fungsi manajemen yaitu perencanakan, pengorganisasian,

pengkoordinasian , dan pengontrolan sumber daya (Griffin: 2004),

sangat membantu perusahaan dalam mencapai sasaran-sasarannya.

Pengelolaan sumber daya harus diterapkan disemua bagian dalam

perusahaan karena semua bagian itu penting. Salah satu bagian yang

sering diabaikan oleh perusahaan adalah bagian gudang. Menurut

Bowersox (2006), gudang adalah lokasi untuk menyimpan produk

sampai permintaan cukup besar untuk melakukan distribusinya.


commit to user

2

Gudang merupakan salah satu aset yang paling penting bagi

perusahaan. Yang melatar belakangi munculnya sebuah gudang antara

lain adalah adanya jarak antara perusahaan dengan konsumen, adanya

keterlambatan dalam proses produksi, dan untuk keselamatan produk itu

sendiri sampai ke tangan konsumen, untuk itu keberadaan gudang

sangatlah penting.

Tujuan keberadaan gudang semata-mata untuk tempat penyimpanan

barang. Barang yang disimpan di gudang bisa dalam bentuk bahan baku,

barang setengah jadi, suku cadang maupun produk jadi. Selain itu juga

dapat sebagai tempat penyimpanan yang baru datang dikirim atau barang

yang baru datang. Maka keberadaan gudang sangatlah penting bagi

perusahaan.

Keberadaan gudang akan dapat memberi manfaat apabila gudang itu

digunakan secara optimal yaitu dengan pengelolaan kegiatan operasional

gudang secara efekttif dan efisien. Gudang dikatakan efektif dan efisien

apabila semua yang ada didalamnya dapat beradaptasi dan bekerjasama

dengan baik sesuai prosedur guna tercapaiya tujuan dari gudang tersebut.

Namun tidak sedikit perusahaan belum melakukan pengelolaan gudang

dengan baik. Karena selain disebabkan oleh faktor keterbatasan sumber

daya manusia dan keterbatasan sarana pergudangan yang harus

disediakan, perusahaan juga terbentur faktor lain yaitu akan munculnya

biaya tambahan yang harus ditanggung perusahaan karena adanya

penyimpanan barang di gudang.


commit to user

3

Hal yang terjadi pada gudang tempat penyimpanan sparepart pada

PT Sun Motor yang beralamatkan di Jl. Kol. Sutarto No. 19 Surakarta,

dimana merupakan perusahaan yang bergerak di bidang niaga yaitu pusat

penjualan berbagai macam jenis mobil Mitsubisi lengkap beserta suku

cadangnya. PT Sun Motor telah melakukan sistem operasional pada

gudangnya, meskipun demikian masih diperlukan adanya peninjauan

ulang terhadap sistem administrasi operasional gudang tersebut guna

meningkatkan optimalisasi penggunaan gudang sehingga tercipta gudang

yang efektif dan efisien. Peninjauan itu misalnya dilakukan pada sistem

administrasi operasional gudang yang belum lengkapnya dokumen yang

digunakan. Selain itu dapat dilihat dari proses pemenerimaan barang dan

pengeluaran barang untuk dijual yang masih kurang terstruktur. Maka

dengan itu peningkatan pelayanan pergudangan perlu dilakukan karena

akan sangat berpengaruh pada performansi perusahaan secara

keseluruhan.

Berdasarkan uraian latar belakang diatas, penulis tertarik untuk

melakukan penelitian dengan judul “EVALUASI SISTEM

ADMINISTRASI OPERASIONAL GUDANG DALAM RANGKA

MENGOPTIMALKAN GUDANG SPAREPART PADA PT SUN

MOTOR SOLO”.


commit to user

4

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas maka

rumusan masalah yang terjadi adalah sebagai berikut :

1. Bagaimanakah penerapan fungsi gudang sparepart pada PT Sun

Motor?

2. Bagaimanakah sistem administrasi operasional gudang mulai dari

pembelian sparepart sampai pengeluaran barang untuk dijual pada

PT Sun Motor?

3. Apakah sistem administrasi operasional gudang pada PT Sun Motor

sudah optimal?

C. Tujuan Penelitian

Berdasarkan rumusan masalah yang terjadi maka tujuan penelitian

adalah sebagi berikut:

1. Untuk mengetahui penerapan fungsi gudang pada PT Sun Motor.

2. Untuk mengetahui sistem administrasi operasional gudang mulai dari

pembelian sparepart sampai pengeluaran barang untuk dujual pada

PT Sun Motor.

3. Untuk mengetahui apakah sistem administrasi operasional gudang

pada PT Sun Motor sudah optimal atau belum optimal.


commit to user

5

D. Manfaat Penelitian

Manfaat dari penelitian ini diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Manfaat Teoritis

a. Bagi peneliti, memberikan pengembangan pengetahuan dalam

bentuk pemahaman yang lebih mendalam khususnya di bidang

pergudangan serta memperoleh gambaran langsung mengenai

dunia kerja nyata.

b. Bagi pihak lain, sebagai tambahan informasi dan referensi bagi

mahasiswa yang akan menyusun tugas akhir dengan topik yang

sama.

2. Manfaat Praktis

Bagi perusahaan, dapat digunakan sebagai bahan masukan dan

pertimbangan untuk pengambilan kebijakan perusahaan mengenai

sistem adminisrasi operasional gudang yang optimal perusahaan.

E. Metode Penelitian

Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah

sebagai berikut:

1. Desain Penelitian

Penelitian deskriptip adalah pengumpulan data untuk diuji hipotesis

atau menjawab pertanyaan mengenai status terakhir dari subyek

penelitian (Kuncoro, 2003).


commit to user

6

2. Objek Penelitian

Penulis melakukan penelitian di PT Sun Motor yang beralamatkan di

Jl Kol Sutarto no 19 Surakarta. Perusahaan ini bergerak dibidang

niaga yaitu penjualan mobil dan suku cadang.

3. Jenis dan Sumber Data.

a. Jenis Data

Jenis data yang digunakan oleh peneliti adalah data kualitatif

yaitu data yang dijelaskan secara diskriptif atau beberapa

penjelasan tentang gambaran perusahaan.

b. Sumber Data

Sumber data yang digunakan adalah data sekunder. Data

sekunder adalah data yang diperoleh secara tidak langsung yaitu

melalui pihak lain pada perusahaan, biasanya berupa data

dokumen atau laporan yang sudah tersedia (Kuncoro, 2003).

Adapun data yang diperoleh antara lain adalah:

1) Sejarah perusahaan

2) Struktur organisasi

3) Visi dan misi Perusahaan

4) Prosedur sistem administasi pembelian dan penjualan

sparepart

5) Dokumen atau bukti pembelian dan penjualan.

6) Jenis barang-barang sparepart.


commit to user

7

4. Teknik Pengumpulan Data

Menurut Jogiyanto (2007), ada beberapa teknik pengumpulan data

yang digunakan peneliti,diantaranya adalah:

a. Wawancara

Data diperoleh dengan cara mengajukan tanya jawab secara

langsung kepada pihak PT Sun Motor, baik itu pimpinan

perusahaan, kepala bagian maupun para karyawan untuk

memperoleh data dan keterangan mengenai produk apa saja

yang dijual, cara pemasaran, dan daerah distributor.

b. Observasi

Data diperoleh secara langsung dengan cara melakukan

pengamatan dan pencatatan secara cermat dan sistematis

mengenai kegiatan yang berada di PT Sun Motor yang berkaitan

dengan gudang yang digunakan untuk menyimpan suku cadang

perusahaan.

c. Dokumentasi

Data diperoleh dengan cara meminta salinan data atau dokumen

yang ada pada perusahaan, khususnya data yang berkaitan

dengan sejarah perusahaan, struktur organisasi, visi dan misi

perusahaan serta jumlah karyawan.


commit to user

8

5. Metode Pembahasan

Metode yang digunakan dalam pembahasan ini adalah metode

diskriptif karena membuat diskripsi, gambaran atau lukisan secara

sistematis faktual dan akurat mengenai fakta, sifat serta hubungan

antar fenomena yang diteliti. Dalam hal ini yang dibahas oleh

peneliti adalah sistem administrasi operasional gudang pada PT Sun

Motor yang kemudian membandingkan pengamatan mengenai

implementasi sistem tersebut dan dan menyimpulkan hasil

pembahasan serta memberi usulan teknis kepada perusahaan agar

dapat mencapai gudang yang optimal.

F. Kerangka Pemikiran

Gambar 1.1

Kerangka Pemikiran

Evaluasi Administrasi Operasional Gudang yang telah diusulkan

Mencatat aliran pekerjaan

Evaluasi Administrasi Operasional Gudang yang telah ada

Memberikan usulan pada administrasi operasional gudang

Belum optimal Optimal


commit to user

9

Keterangan:

Dalam penyusunan administrasi operasional gudang harus

memperhatikan formulir atau dokumen yang dimiliki perusahaan

tersebut. Adapun dokumen tersebut antara lain:

Dalam penyusunan administrasi operasional gudang dapat

dilakukan dalam beberapa langkah, yaitu:

1. Menganalisis efisiensi sistem administrasi operasional gudang

yang sekarang digunakan yaitu dengan cara membandingkan

administrasi operasional gudang tersebut dengan kriteria

administrasi operasional gudang yang baik.

2. Mengevaluasi hasil analisis yang telah dilakukan, dari hasil

evaluasi tersebut dapat diketahui operasional sistem administrasi

yang digunakan apakah sudah efektif dan efisien atau belum.

Jika administrasi operasional gudang sudah efektif dan efisien

maka tidak perlu dilakukan perubahan, tetapi jika belum maka

diberikan usulan terhadap perubahan sesuai kriteria sistem

administrasi operasional gudang agar tercipta sistem operasional

yang baik.

3. Mengajukan usulan sistem administrasi operasional gudang dan

kemudian menganalisis efektivitas dan efisiensinya. Jika

hasilnya belum optimal maka terus dilakukan evaluasi dan

analisis terhadap beberapa usulan alternatif sistem administrasi

operasional gudang sampai diperoleh hasil yang optimal.


commit to user

10

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Gudang

Menurut Hadiguna dan Setiawan (2008), gudang dapat didefinisikan

sebagai tempat yang dibebani tugas untuk menyimpan barang yang akan

diperlukan dalam produksi sampai barang diminta sesuai jadwal

produksi.

Sedangkan menurut Bowersox (2006), gudang adalah lokasi untuk

menyimpan produk sampai permintaan cukup besar untuk melakukan

distribusinya.

Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa gudang

adalah terminal untuk bahan yang akan diproses maupun terminal untuk

barang yang sudah jadi sebelum dikirim ke konsumen.

B. Pergudangan

Pergudangan merupakan bagian integral dari sistem logistik yang

berperan penting dalam melayani pelanggan dengan biaya seminimal

mungkin. Selain itu juga merupakan jaringan primer diantara produsen

dan pelanggan yang digunakan untuk menyimpan persediaan selama

seluruh bagian proses logistik berjalan (Gitosudarmo, 2002).


commit to user

11

Ristono (2009), berpendapat bahwa pergudangan diperlukan dalam

rangka:

1. Mencapai tranportasi yang ekonomis.

2. Mencapai produksi yang ekonomis.

3. Mendapatkan keuntungan dari diskon pembelian dngan kuantitas

banyak dan pembelian duluan.

4. Memelihara sumber persediaan.

5. Mendukung kebijakan pelayanan pelanggan perusahaan.

6. Mengantisipasi kondisi perubahan pasar (musiman, fluktuasi

permintaan dan kompetisi).

7. Mengatasi perbedaan ruang dan waktu yang berada diantara

produsen dan konsumen.

8. Menetapkan setidak-tidaknya biaya total logistic seimbang dengan

tingkat pelayanan yang diinginkan.

9. Mendukung program just in time dari supplier dan pelanggan.

Ada beberapa faktor utama yang mempengaruhi sifat dasar dan

pentingnya pergudangan adalah:

1. Waktu

Waktu merupakan salah satu unsur terpenting dalam keefektifan

pergudangan. Maka operasi gudang terbaik adalah gudang yang

dirancang untuk mengurangi setiap aspek waktu siklus pesanan.


commit to user

12

2. Kualitas

Kualitas sama pentingnya dengan ketepatan waktu, dan user saat ini

selalu mengharapkan hasil yang mendekati kesempurnaan.

3. Perhatiaan

Perhatian pada gudang merupakan perbaikan produktivitas asset.

Tiga fungsi kritis adalah mengurangi biaya total, penggunaan

kembali dan daur ulang.

4. Perkembangan Jaman

Manajer harus mengembangkan jenis tenaga kerja baru serta perlu

bagi manajemen dan tenaga kerja untuk berubah secara signifikan.

C. Jenis - Jenis Gudang

Konsep gudang dalam dunia industri sangatlah berbeda dengan

gudang keseharian dalam rumah tangga. Seringkali kita mengasumsi

bahwa gudang adalah merupakan ruangan, dimana ruangan itu digunkan

untuk menyimpan barang. Asumsi ini tidak selamanya benar, Widjaja

Tunggal (2009), berpendapat mengenai jenis-jenis gudang dalam dunia

industri diantaranya adalah:

1. Gudang barang dagangan umum untuk barang hasil pabrik (General

merchandise warehouses for manufactured goods) merupakan

bentuk gudang yang paling lazim, biasa digunakan untuk pengusaha

pabrik, distributor untuk penyimpanan berbagai produk.


commit to user

13

2. Gudang untuk penyimpanan yang bersifat dingin (Refrigrate or cold

storage warehouse) merupakan gudang yang menyediakan

lingkungan penyimpanan yang dapat dikendalikan temperaturnya,

biasanya untuk menyimpan bahan-bahan tidak tahan lama,seperti

buah,sayuran.

3. Gudang dengan bea pajak (Bonded warehouse) merupakan gudang

yang menyimpan barang-barang impor, seperti tembakau, alkohol

impor, meskipun pemerintah memegang kendali sampai di pasaran,

importir tetap membayar kewajiban cukai kepada pemerintah.

Keuntungan dari gudang ini adalah tidak perlu membayar bea impor

dan pajak pembelian sampai barang terjual.

4. Gudang barang rumah tangga (Household goods warehouse)

merupakan gudang untuk menyimpan property pribadi, biasanya

disimpan dalam jangka panjang, dan untuk sementara. Dalam

kategori ini terdapat beberapa alternatif penyimpanan yaitu

diantaranya:

a. Konsep penyimpanan terbuka

Barang-barang disimpan disebuah pijakan kubik atau sebuah

dasar meter kubik dilantai terbuka dari gedung.

b. Ruang pribadi atau kubah penyimpanan

Pemakai disediakan sebuah ruang pribadi atau kubah sehingga

dapat mengunci dan menjaga barang-barang.


commit to user

14

c. Penyimpanan dalam wadah

Memberikan perlindungan yang lebih baik daripada

penyimpanan terbuka.

5. Gudangan komoditas khusus (Special commodity warehouse) adalah

gudang yang digunakan untuk produk pertanian khusus, seperti padi,

wol, dan katun. Biasanya gudang ini menyimpan satu jenis produk

dan menawarkan pelayanan spesial terhadap produk tersebut.

6. Gudang penyimpanan barang penting (Bulk storage warehouse)

adalah gudang yang memberikan tangki penyimpanan terbuka dan

tersembunyi untuk produk kering, seperti batu bara, pasir, bahan

kimia, dll. Selain itu menyediakan drum untuk mencampur bahan

kimia untuk menghasilkan cairan yang baru.

Sedangkan menurut Hadiguna dan Setiawan (2008), macam-macam

gudang menurut karakteristik yang disimpan adalah sebagai berikut :

1. Penyimpanan bahan baku

Gudang akan meyimpan setiap material yang dibutuhkan atau

digunakan untuk proses produksi. Lokasi gudang umumnya didalam

bangunan pabrik. Beberapa jenis barang tertentu dapat diletakkna

diluar bagunan sehingga perusahaan dapat menghemat biaya gudang

karena tidak memerlukan bangunan khusus untuk itu. Gudang

tersebut disebut gudang stockroom karena fungsinya memeng

menyimpan stok untuk kebutuhan tertentu.


commit to user

15

2. Penyimpanan barang setengah jadi

Dalam perusahaan manufaktur, sering ditemui bahwa benda keras

harus memulai beberapa macam operasi dalam pengerjaannya.

Prosedur demikian sering pula harus terhenti karena menunggu

pengerjaannya dari satu operasi ke operasi berikutnya akibatnya

barang atau material harus menunggu mesin atau operator berikutnya

siap mengerjakan. Ada dua macam barang setengah jadi yaitu

berjumlah kecil dan berjumlah banyak.

3. Penyimpanan barang jadi

Gudang ini terkadang disebut juga gudang dengan fungsi

penyimpanan produk-produk yang telah selesai.

D. Fungsi Pergudangan

Menurut Widjaja Tunggal (2009), pergudangan mempunyai 3 fungsi

dasar yaitu perpindahan (movement), penyimpanan (storage), dan

transfer informasi (information transfer).

1. Perpindahan

Fungsi perpindahan dibagi menjadi beberapa aktivitas :

a. Penerimaan (Receiving)

Meliputi pembongkaran produk dari pengangkutan,

pembaharuan catatan persediaan pergudangan, pemeriksaan

kerusakan, penyesuaian perhitungan barang dgn catatan

pengiriman


commit to user

16

b. Transfer atau penyimpanan, meliputi produk ke gudang untuk

penyimpanan, perpindahan utk pengiriman ke luar.

c. Pengambilan pesanan pelanggan, meliputi aktivitas perpindahan

dan mengelompokkan produk sesuai keinginan pelanggan.

Ada 4 kategori, yaitu :

1) Pengambilan discreet (Discreet Picking), merupakan

penyelesaian pesanan.

2) Pengambilan batch (Batch Picking), misalnya mengambil

dalam jumlah satuan, 16elati selusin, dll.

3) Pengambilan zone (Picking Zone), merupakan pemberian

wilayah yang disediakan gudang kepada penyeleksi

pesanan.

4) Pengambilan bergelombang, merupakan pengelompokkan

pengiriman berdasar karakter yang ditentukan, melalui

pengangkutan umum.

d. Cross Docking, menjalankan aktivitas penyimpanan dengan

mentrasfer secara langsung yang berasal dari penerimaan barang

dari dermaga menuju dermaga pengiriman atau dermaga luar.

Operasi cross docking akan menghindari penyisihan,

penyimpanan, dan pengambilan pesanan.

e. Pengiriman, perpindahan terakhir meliputi pengeluaran produk

dan perpindahan, pemeriksaan catatan dan pesanan.


commit to user

17

2. Penyimpanan

Penyimpanan terbagi menjadi penyimpanan sementara dan

semipermen.

a. Penyimpanan sementara, merupakan penyimpanan barang di

gudang yang bersifat sementara.

b. Penyimpanan semipermanen, penyimpanan persediaan lebih

dari yang dibutuhkan dari perlengkapan normal. Ada lima

kondisi, yaitu :

1) Permintaan musiman (seasonal demand)

2) Permintaan tak menentu (eratic demand)

3) Kondisi produk, seperti buah-buahan, daging

4) Spekulasi atau pembelian dimuka

5) Kesepakatan khusus, potongan harga

3. Tranfer Informasi

Transfer informasi, terjadi secara serempak dengan pergerakan dan

fungsi penyimpanan. Manajer selalu memerlukan informasi baru

untuk mengelola aktivitas gudang.

Sedangkan menurut Oktarina (2005), menurut fungsinya gudang

dibedakan menjadi 4 jenis, yaitu adalah:

1. Gudang operasional, gudang yang menyimpan bahan baku, barang

setengah jadi, atau barang proses produksi. Barang tersebut siap

untuk proses produksi berikutnya.


commit to user

18

2. Gudang perlengkapan, gudang untuk menyimpan perkakas kerja,

barang pelumas, atau barang lainnya yang diperlukan dalam proses

produksi, dan tidak ditemukan kembali dalam produk akhir. Barang

yang digunakan dalam proses produksi tersebut dikembalikan lagi ke

gudang.

3. Gudang pengiriman, tempat penyimpanan hasil proses produksi,

biasanya disebut gudang barang jadi.

4. Gudang musiman, biasanya diperlukan oleh industri tertentu secara

musiman sehingga memerlukan tempat penyimpanan.

E. Tugas –tugas Pergudangan

Pergudangan dalam perusahaan bukan hanya sekedar tempat

penyimpanan saja. Menurut Hadiguna dan Setiawan (2008), ada

beberapa tugas dalam pergudangan antara lain adalah:

1. Menerima dan menyimpan

2. Masukan pesanan

3. Pengambilan, penyelenggaraan, pemuatan

4. Cross Dooking

5. Proses pengembalian dan penggantian

6. Packing dan labeling

7. Pengumpulan, perpaduan, dan pengisian

8. Promosi

9. Breakbulk dan konsolidasi

10. Transportasi


commit to user

19

11. Pelayanan ekspor impor

12. Bukti pengiriman

13. Pelayanan pelanggan

14. Laporan pelayanan/pengawasan pengangkutan

15. Lokasi

16. Manajemen real estate

17. Jaringan analisis

18. Perkembangan sistem.

F. Keperluan Sistem Gudang

Menurut Gitosudarmo (2002), ada tiga keperluan akan adanya

gudang, yaitu antara lain adalah:

1. Pertimbangan Pelayanan Pelanggan

Antara pengiriman dari gudang kepelanggan akan memakan waktu ,

sehingga penjualan mungkin akan berkurang jika pengiriman yang

cepat tidak diberikan. Jika beberapa gudang disediakan maka barang-

barang dapat disediakan tepat waktu.

2. Pertimbangan Produksi

Kebutuhan akan barang selalu bervariasi secara musiman dengan

ketidakpastian. Tetapi persediaan barang tidak akan tersedia untuk

penjualan pada saat-saat tertentu apabila laju produksi meningkat.

Oleh itu gudang dapat melindungi produksi terhadap fluktuasi dan

keidakpastiaan permintaan.


commit to user

20

3. Pertimbangan terhadap Espektasi di Masa Datang

Ada saat perusahaan membeli stok lebih banyak daripada yang

dibutuhkan. Karena stok dapat dibeli secara murah dubanding jiharus

membeli pada saat kehabisan stok. Oleh karena itu persediaan yang

ada digudang akan digunakan perlindungan terhadap kondisi masa

datang, serta untuk kapasitas gudang harus disediakan untuk

akomodasi stok-stok tersebut.

G. Strategi Peningkatan Efektivitas dan Efisiensi Gudang

Ada beberapa strategi dalam peningkatan efektivitas dan efisiensi

penggunaan gudang yaitu antara lain:

1. Cross Docking

Dalam hal ini berarti menghindari penempatan bahan/barang dalam

gudang dengan langsung memproses saat diterima. Hal yang perlu

diperhatikan dalam melakukan cross docking adalah:

a. Penjadwalan yang sangat ketat.

b. Pengiriman yang diterima memiliki identitas produk yang

akurat.

2. Perhitungan secara acak

Digunakan digudang untuk menenpatkan persediaan dimana terdapat

lokasi yang terbuka. Teknk ini berarti bahwa ruangan tidak perlu

dikhususkan untuk barang-barang tertentu dan fasilitas dapat

dimanfaatkan lebih baik.


commit to user

21

Sistem persediaan secara acak yang terkomputasi meliputi tugas-

tugas berikut:

a. Membuat daftar lokasi yang terbuka

b. Membuat catatan persediaan secara akurat beserta lokasi

c. Mengurutkan barang-barang dalam urutan tertentu untuk

meminimalkan waktu perjalanan yang dibutuhkan untuk

menjeput pesanan.

d. Memadukan pesanan untuk mengurangi waktu penjemputan.

e. Menugaskan barang atau sekumpulan barang tertentu, seperti

barang-barang yang sering digunakan pada wilayah tertentu

sehingga jarak tempuh total dalam gudang dapat diminimalkan.

3. Customizing

Customzing merupakan cara yang berguna untuk menghasilkan

keunggulan bersaing dalam pasar dimana terdapat penurunan produk

secara cepat


commit to user

22

BAB III

PEMBAHASAN

A. Gambaran Objek Penelitian

1. Sejarah Perusahaan

PT SUN MOTOR berdiri sejak tahun 1974 yang bergerak

dibidang niaga yaitu merupakan pusat penjualan berbagai macam

jenis mobil mitsubisi beserta suku cadangnya yang beralamatkan di

Jl Kolonel Sutarto no 19 Surakarta.

PT Sun motor awalnya bernama UD Sun Motor, yang didirikan

oleh Bp. Sundoro Hosea beserta istrinya Ibu Imelda Tio. Bidang

usaha yang ditekuni pada awalnya adalah kredit mobil, tetapi berkat

kegigihan dan tekad yang kuat untuk terus membesarkan usahanya

maka berkembanglah menjadi dealer besar mobil dan sepeda motor

bahkan sekarang mulai melangkah juga kebidang bisnis lain.

Pantang menyerah, jujur dan fokus pada pekerjaan merupakan

falsafah kerja yang diterapkan secara konsisten oleh pasangan ini

dalam mengembangkan bisnisnya dan falsafah itu diturunkan pada

anak-anaknya sampai sekarang. Hasil yang dapat dilihat adalah

perusahaan ini berkembangan secara signifikan dari tahun ke tahun

yaitu PT Sun Motor telah terpercaya oleh para Agen Tunggal

Pemegang Merek (ATPM) sebagai pemain utama dalam bisnis

otomotif di Indonesia.


commit to user

23

Berawal di tahun 1987 sebagai PT Sun Motor merupakan agen

Mitsubishi, kemudian merek mobil lain turut masuk pula,

diantaranya Suzuki, Nissan, Mazda, Volvo, Hino, Chevrolet,

Renault, Chrysler, Jeep, Toyota dan yang paling akhir adalah

Hyundai di tahun 2001. Dengan demikian sampai saat ini SUN

MOTOR telah menjadi agen dari 12 merek mobil di 53 cabang di

berbagai kota seperti di Jakarta, Bandung, Semarang, Solo,

Surabaya, Denpasar, Medan dan kota-kota lain di Indonesia. Selain

mobil, perusahaan ini juga memiliki divisi khusus yang menangani

sepeda motor Suzuki dengan 37 cabang yang tersebar di berbagai

kota tersebut diatas.

Tidak puas dengan bisnis yang ditekuni sekarang yaitu sukses

dalam penjualan mobil dan motor yang didukung oleh jaringan

service dan penjualan suku cadang asli PT Sun Motor ini merambah

ke bisnis lain yaitu property, jasa keuangan dan penyewaan

kenadaraan. Salah satu bukti prestasinya adalah Hotel Novotel-Solo

yang didirikan tahun 1996, disusul Hotel Grand Mercure,

Yogyakarta dan Novotel Semarang.

Didukung lebih dari 3.500 karyawan yang secara berkala

mendapat pelatihan dan pengembangan, PT Sun Motor terus

menapaki bisnis dengan visi menjadi perusahaan terkemuka dan

menciptakan nilai bagi stakeholdersnya. Untuk memenuhi hal

tersebut, perusahaan ini tak akan berhenti memberikan produk dan

layanan berkuallitas dengan harga yang terjangkau pada konsumen.


commit to user

24

Bisnis mobil dan motor merupakan tulang punggung bisnis PT

Sun Motor Group. Pada tahun 2005 tingkat penjualan perusahaan

berhasil mencapai 20.002 unit untuk penjualan mobil. Sementara itu,

pada tahun 2005 perusahaan berhasil mencetak angka penjualan

sampai 104.249 unit motor Suzuki. Angka ini diraih oleh 37 cabang

diberbagai kota di Indonesia.

PT Sun motor selalu memberikan pelayanan yang sangat baik

kepada konsumen sehingga pelanggannya tetap loyal memilih

produk yang dikeluarkan oleh perusahaan ini. Berkat kerja keras,

daya juang tinggi, dan konsisten serta jujur yang sejak awal selalu

senantiasa melandasi etos kerja pada perusahaan. Akhirnya PT Sun

Motor mendapat pengakuan dan penghargaan oleh Pimpinan General

Motor diseluruh indonesia sebagai salah satu agen yang terkuat dan

terbesar di Indonesia.

2. Lokasi Perusahaan

PT Sun Motor tepatnya beralamatkan di Jl. Kolonel Sutarto no

19 Surakarta. Selain mendirikan usaha di Solo, PT Sun Motor juga

mempunya anak cabang dibeberapa wilayah Jateng dan Jatim.

Untuk wilayah Jateng perusahaan ini mempunyai anak cabang

di Kudus, Semarang, Salatiga, Wonosobo, Sragen, Jogja, dan

Porwokerto. Sedangkan anak cabang yang tersebar di Jatim

diantaranya berada di Surabaya, Probolinggo, Kediri, Malang,

Sidoarjo dan Blitar.


commit to user

25

3. Visi dan Misi Perusahaan

a. Visi Perusahaan:

Menjadi perusahaan yang terkemuka dan menciptakan nilai bagi

stakeholders.

b. Misi Perusahaan:

1) Mengantisipasi kecenderungan pasar dan kebutuhan

pelanggan.

2) Mengutamakan manajemen yang profesional dan

berintegritas.

3) Mengembangkan sumber daya manusia serta memberikan

sebuah penghargaan atas prestasikerja.

4) Mengembangkan budaya inovatif

5) Menerapkan tata kelola perusahaan yang baik.


commit to user

26

4. Struktur Organisasi

Gambar 3.1

Struktur Organisasi


commit to user

27

Berdasarkan gambar struktur organisasi pada PT Sun Motor cabang

sparepart dapat dijelaskan tugas dan wewenang serta tanggung jawab

yang dijalankan antara lain sebagai berikut :

a. Owner

Tugas dan tanggung jawab dari Owner antara lain adalah :

1) Mengawasi dan menertibkan pelaksanaan kegiatan untuk

mencapai tujuan perusahaan.

2) Merumuskan strategi perusahaan dan membuat kebijakan.

3) Merencanakan kegiatan jangka panjang, mengawasi dan

mengkoordinasi seluruh kegiatan dalam perusahaan.

b. Direktur

Tugas dan tanggung jawab Direktur adalah :

1) Meninjau kegiatan yang dilaksanakan oleh manajer.

2) Membuat rencana kerja dengan manajer.

3) Mengevaluasi laporan dan pertanggungjawaban para manajer.

4) Bertanggung jawab atas perusahaan secara keseluruhan.

c. Manajer Umum

Tugas dan tanggung jawab Manajer Umum adalah :

1) Mendukung program kerja perusahaan yang telah ditetapkan

baik dari segi Sumber Daya Manusia, penyediaan, kendaraan,

lokasi dan gudang.

2) Menciptakan hubungan kerja yang harmonis.

3) Menciptakan lingkungan kerja yang bersih, nyaman dan aman.

4) Bertanggung jawab kepada direktur utama.


commit to user

28

d. PGA

Tugas dan tanggung jawab dari PGA antara lain adalah :

1) Melihat atau mengecek absensi karyawan.

2) Melaksanakan pelatihan dan pengembangan serta penilaian

terhadap karyawan.

3) Melaporkan kondisi karyawan kepada instansi yaitu Depnaker.

4) Menyediakan segala kebutuhan perusahaan.

e. Marketing

Tugas dan tanggung jawab dari Marketing antara lain adalah :

1) Mengelola kegiatan pemasaran produk, baik melalui direct

marketing, promotion event, trade exhibition.

2) Mengelola kegiatan market intelligent, meliputi pemetaan

kebutuhan pasar, peta persaingan, kekuatan pesaing, kekuatan

produk dan suku cadang serta atribut pemasaran lainnya.

3) Mengelola pemantauan kinerja penjualan produk dan suku

cadang, sehingga memahami langkah perbaikan pemasaran yang

diperlukan.

f. Keuangan

Tugas dan tanggung jawab dari Keuangan antara lain adalah :

1) Menyusun prosedur dan pengumpulan rancangan anggaran

devisa keuangan perusahaan.

2) Mengumpulkan penerimaan dan pengeluaran perusahaan secara

efektif danefisien.


commit to user

29

3) Melaksanakan fungsi kontrol atas cash flow perusahaan dan

administrasi keuangan sesuai kebijakan yang teah ditetapkan

oleh perusahaan.

g. Stok Kanwil

Tugas dan tanggung jawab dari Stok Kanwil antara lain adalah :

1) Mencatat dan mengoreksi data input stok dari cabang.

2) Melakukan koordinasi dengan cabang-cabang mengenai stok.

h. Salesman

Tugas dan tanggung jawab dari Salesman antara lain adalah :

1) Membuat laporan penjualan.

2) Membuat perkiraan penjualan.

3) Memastikan delivery barang yang dijual dan repeat order.

4) Menawarkan barang.

i. Counter

Tugas dan tanggung jawab dari Counter antara lain adalah :

1) Memastikan pelaksanaan layanan counter sesuai prosedur.

2) Mengelola kegiatan pelayanan pelanggan.

3) Melakukan verivikasi transaksi harian.

j. Promosi

Tugas dan tanggung jawab dari Promosi antara lain adalah :

1) Membuat iklan terhadap produk yang ditawarkan.

2) Membuat event tahunan diberbagai cabang wilayah Jateng.

3) Membuat property untuk menunjang iklan seperti membuat

pamflet, brosur, kalender, dll.


commit to user

30

k. Property

Tugas dan tanggung jawab dari Property antara lain adalah :

1) Memimpin kegiatan penyusunan strategi harga dan pemasaran

produk properti.

2) Memimpin kegiatan pemasaran semua jenis produk properti

yang akan diperkenalkan kepada pelanggan, baik melalui tim

pemasaran internal serta agen penjualan eksternal yang dikelola

secara langsung.

3) Memimpin pemantauan kinerja penjualan unit produk properti

yang telah tercapai dan menentukan inisiatif penyempurnan dan

peningkatan yang diperlukan.

l. Bangunan

Tugas dan tanggung jawab dari Bangunan antara lain adalah :

1) Merencanakan pembangunan lokasi baru.

2) Menentukan lokasi yang strategis bagi pembangunan

perusahaan baru.

3) Memenuhi dan melakukan perbaikan terhadap semua fasilitas

perusahaan.

m. Akuntansi

Tugas dan tanggung jawab dari Akuntansi antara lain adalah :

1) Melakukan pengawasan terhadap kekayaan dan kewajiban-

kewajiban perusahaan.


commit to user

31

2) Melaksanakan proses pencatatan dan pelaporan pembukuan

dalam siklus akuntansi secara tepat waktu dan akurat dengan

pedoman standar akuntansi keuangan yang berlaku.

n. Audit

Tugas dan tanggung jawab dari Audit antara lain adalah :

1) Mengarahkan penilaian resiko tahunan dan secara kontinyu

memantau resiko strategis, keuangan dan operasional

perusahaan.

2) Memimpin audit internal (Manajemen, Keuangan/Akuntansi,

Operasional & Teknologi Informasi) dan kegiatan manajemen

resiko dalam unit bisnis/usaha/cabang.

3) Bertindak sebagai corporate advisor untuk komite audit, top

manajemen, kepala unit bisnis dan memimpin pengembangan

dan pelaksanaan best practice.

o. IT

Tugas dan tanggung jawab dari IT antara lain adalah :

1) Memimpin pengembangan strategi teknologi informasi

perusahaan secara menyeluruh, baik dengan semua fungsi serta

unit bisnis terkait.

2) Memimpin pengembangan “platform” dan “blue print”

teknologi informasi perusahaan secara menyeluruh, mencakup

rencana pengembangan sistem, infrastruktur, database dan

layanan telekomunikasi secara terintegrasi.


commit to user

32

3) Memimpin kegiatan pengembangan semua sistem teknologi

informasi dan telekomunikasi, baik aplikasi serta software

terkait lainnya yang terintegrasi bagi semua fungsi dan unit

bisnis terkait.

4) Memimpin kegiatan pengembangan semua aspek infrastruktur /

hardware teknologi informasi dan telekomunikasi yang

terintegrasi bagi semua fungs, area serta unit bisnis secara

menyeluruh.

p. Operator

Tugas dan tanggung jawab dari Operator antara lain adalah :

1) Menerima dan menyampaikan pesan.

2) Menghubungkan pesan dari cabang ke pusat.

q. Servis

Tugas dan tanggung jawab dari Servis antara lain adalah :

4) Memimpin tim pelayanan dalam melaksanakan dan mencapai

kebijakan standar pelayanan, termasuk kegiatan body repair.

5) Mengendalikan pemanfaatan dan peningkatan pelayanan

prasarana dan sarana.

6) Memimpin dan memantau pelaksanaan kepada pelanggan,

termasuk program pelayanan merek.

7) Mengatur proses pemesanan suku cadang dan utilitas untuk

bengkel, termasuk pemantauan penyimpanan dan manajemen

persediaan suku cadang operasional bengkel.


commit to user

33

r. Bengkel

Tugas dan tanggung jawab dari Bengkel antara lain adalah :

1) Melayani servis kendaraan pelanggan.

2) Mengganti suku cadang kendaraan yang rusak.

s. Sparepart

Tugas dan tanggung jawab dari Sparepart antara lain adalah :

1) Memimpin, memantau dan mengendalikan tim penjualan dalam

pencapaian target penjualan suku cadang asli, suku cadang

generik serta suku cadang remanufaktur.

2) Memimpin dan memantau penjualan baik langsung maupun

tidak langsung, termasuk pelaksanaan program pemasaran suku

cadang semua jenis.

3) Mengatur penilaian kinerja penjualan dan evaluasi penjualan

suku cadang semua jenis.

4) Mengelola kegiatan operasional remanufaktur suku cadang

tertentu berdasarkan pesanan dan kebutuhan pelanggan dan

pasar.


commit to user

34

5. Aspek Personalia

a. Jumlah Karyawan

Tabel 3.1

Jumlah Karyawan

No Divisi Jumlah Karyawan

1 PGA 4

2 Keuangan 6

3 Akuntansi 13

4 Audit 9

5 Marketing 3

6 IT 12

7 Stok Kanwil 2

8 Promosi 3

9 Salesman 17

10 Property 5

11 Bagunan 3

12 Servis 9

13 Bengkel 12

14 Sparepart 6

15 Counter 7

16 Operator 2

Jumlah 113

Sumber : PT Sun Motor


commit to user

35

b. Jam Kerja

Jam kerja yang dipergunakan pada PT sun Motor adalah sebagai

berikut.

Tabel 3.2

Jam Kerja

Hari Jam Kerja Keterangan

Senin s/d jumat 08.30 - 16.30

12.00 - 13.00

Bekerja

Istirahat

Sabtu 08.30 - 14.30

12.00 – 13.00

Bekerja

Istirahat


c. Sistem Penggajian

Sistem penggajian pada PT Sun Motor dilakukan secara bulanan

yaitu diberikan pada akhir bulan setiap tanggal 25. Dalam

pemberian gaji perusahaan menerapkan UMR dan ditambah

dengan komponen lain seperti tunjangan jabatan, tunjangan

BBM, jumlah jam lembur, dinas keluar kota dan bonus apabila

dapat melakukan penjualan diatas target (tetapi hanya diberikan

kepada karyawan tertentu).


commit to user

36

d. Kesejahteraan Karyawan

1) Perusahaan mengikutsertakan semua karyawan dalam

jamsostek.

2) Perusahaan menanggung perawatan kesehatan seluruh

karyawan tetap, serta istri dan anak dari karyawan tersebut

juga mendapatkan bantuan kesehatan dari perusahaan.

3) Seluruh karyawan tetap diikutsertakan dalam program

ansuransi jiwa.

4) Perusahaan memberikan bantuan kepada karyawan yang

meninggal dunia, bantuan tersebut akan diberikan kepada

keluarganya.

6. Aspek Pejualan

Dalam menjalankan sebuah bisnis harus memperhatikan beberapa

aspek penjualan diantaranya adalah produk, harga, promosi, dan

daerah yang dijadikan segmen untuk distribusi.

a. Produk

Tabel 3.3

Jenis Produk

No Jenis Produk

1 Kendaraan Penumpang :

Pajero - Pajero Super Exceed - Pajero sport 4 WD GLX M/T - Pajero sport dakar 4x4 HI-

POWER 5AT - Pajero Sport 2WD GLS - Pajero sport 2WD Exceed A/T

Lancer - Lancer Ex 2.0 GT


commit to user

37

- Lancer Evolution Strada Triton - Strada Triton Exceed M/T

- Strada Triton Exceed A/T - Strada Triton Double CAB GLS - Strada Triton Double CAB GLS

AB Strada Triton Double Cabin HD-X

- Strada Triton Single CAB GLX 2 Kendaraan Niaga

Fuso - FE 71 - FE 71 BC 110 PS - FE 73 110 PS - FE 73 HD 110 PS - FE 74S - FE 74 HD 125 PS - FE 83 BC 110 PS - FE 84 FE 84 G HD-L 136 PS - FM 517 HL (4X2) - FN 527 MS (6X4)

Tractor head Tractor Head FV 51 JH (6x4) 3 Kendaraan Niaga Ringan

New Cold diesel - Cold L300 PICK UP STANDARD

- Colt L300 PICK UP FLAT BED - Colt L300 minibus standar High

Roof Standard(non AC) - Colt L300 Minibus High Roof

Deluxe (AC) Pick Up - PICK UP STANDARD

- PICK UP FLAT BED - PICK UP WD 3 WAYS

Chassis - Chassis T120SS 1,5 MPI



commit to user

38

b. Harga

Harga dari produk yang dikeluarkan oleh PT Sun Motor

bervariasi tergantung kebutuhan dari konsumen menginginkan

seperti apa.

c. Promosi

Untuk promosi produk yang dikeluarkan oleh PT Sun Motor

Solo, perusahaan ini biasya mengadakan Event tahunan yaitu

Gathering baik di wilayah Jateng, Jatim, Jakarta maupun Bali.

d. Distribusi

Produk yang dikeluarkan oleh perusahaan ini didistribusikan atau

dijual keseluruh daerah, kota bahkan keluar negeri.

B. Laporan Magang kerja

1. Pengertian Magang Kerja

Magang kerja adalah suatu bentuk praktik kerja nyata sebagai

penerapan dari teori-teori yang dipelajari selama masa perkuliahan.

Magang kerja tersebut merupakan salah satu syarat untuk

menyelesaikan pendidikan pada Program Studi D3 Manajemen

Industri Fakultas Ekonomi UNS. Pelaksanaan magang kerja

dimaksudkan untuk memberikan kesempatan kepada mahasisiwa

dalam pengamatan dilapangan serta diharapkan dapat melatih

kemampuan dan keterampilan yang nantinya banyak digunakan

dibidang usaha industri.


commit to user

39

Waktu pelaksanaan magang kerja mahasiswa selain menerapkan

ilmu yang didapat pada waktu berada dibangku perkuliahan tetapi

juga harus melakukan penelitian untuk mendapatkan data yang

digunakan untuk menyusun tugas akhir. Data yang diperoleh akan

diolah dan kemudian akan dicari solusi atau penyelesaiannya.

2. Tujuan Magang kerja

Pelaksanaan program magang kerja bagi mahasiswa Program

Studi D3 Manajemen Industri Fakultas Ekonomi UNS dilaksanakan

untuk mencapai:

a. Agar mahasiswa mendapat pengalaman secara langsung

mengenai aktivitas nyata dalam dunia usaha serta menerapkan

ilmu yang didapat selama berada dibangku perkuliahan.

b. Melalui magang kerja mahasiswa dapat berlatih untuk bekerja

secara profesional sebelum memasuki dunia kerja yang

sesungguhnya.

c. Dapat mengetahui dan memahami permasalahan yang timbul

serta memberikan alternatif pemecahan permasalahan dalam

dunia usaha.

3. Kegiatan Magang Kerja

Magang kerja dilaksanakan mulai tanggal 1 Februari sampai

dengan tanggal 31 Maret 2012 pada PT Sun Motor di Jl. Kolonel

Sutarto no 19 Surakarta. Magang kerja dilaksanakan pada 2 bagian

yaitu bagian HRD dan bagian gudang. Berikut rincian aktivitas yang

dilakukan selama pelaksanaan magang yaitu:


commit to user

40

Tabel 3.4

Aktivitas Pelaksanaan Magang Kerja

No Minggu Ke Aktivitas

1 I Pengenalan :

- Pengenalan dengan para karyawan

- Penjelasan job description

- Observasi lingkungan kerja

- Magang di bagian HRD

2 II & III Melaksanakan tugas yang diberikan

bagian HRD seperti mencatat surat data

pelamar kerja, file data, membuat surat

keluar.

3 IV & V - Magang dibagian Stok

- Penjelasan job description

- Melaksanakan tugas yang diberikan

seperti mencatat stok barang dan file

data

4 VI Magang dibagian gudang

5 VII Observasi lapangan :

- Observasi di bagian sistem administrasi

operasional gudang

- Observasi ke bagian pembelian

- Observasi ke bagian penjualan

6 VIII Meminta data dan dokumen yang

diperlukan.

Sumber : Penulis


commit to user

41

C. Pembahasan

1. Penerapan Fungsi Gudang

Gudang pada PT Sun Motor merupakan gudang sparepart.

Gudang milik PT Sun Motor ini berfungsi sebagai tempat untuk

menyimpan barang sementara sebelum dijual kekonsumen. Gudang

jenis ini adalah gudang barang dagangan umum yaitu tempat untuk

menyiman barang-barang yang akan dijual.

Gudang ini digunakan untuk menyimpan sparepart komponen

bagian dalam mesin dan komponen bagian luar mesin. Gudang ini

menggunakan cara penataan yaitu digolongkan sesuai dengan jenis

barang agar mudah dalam pencarian barang.

Tabel 3.5

Macam – macam Sparepart

No Nama Barang

1 Komponen Luar - Plafon - dasbord - pintu - kulit pintu - panel depan - panel belakang - handel pintu - regulator kaca - wiper blade - bamper depan - bamper belakang - kaca depan - kaca samping - kaca belakang - lantai - velg


commit to user

42

- atap - stop lamp - sign lamp assy - sign lamp bamper

2 Komponen Dalam - piston - ring piston - metal jalan - metal duduk - metal samping - full set - filter oli - filter angin - filter solar - filter bensin - shok absorber - seal - b/m cyl assy - c/m cyl assy - b/m kit - c/m kit - gigi susun - gigi pinion - fanbelt - ribert - fender - cable copling - cable gas - cable spedo - cable chuk - cable vers - cable cap mesin - condesor - contackt point - bearing - tie rod end - ball joint - lower arm



commit to user

43

2. Sistem Administrasi Operasional Gudang Sparepart Mulai Dari

Proses Pembelian dan Pengeluaran Barang untuk Dijual pada

PT Sun Motor.

Dalam rangka pengawasan asset yang dimiliki perusahaan

berupa barang sparepart pada PT Sun Motor. Sistem operasional

gudang dilakukan mulai dari pembelian sesuai order, penerimaan

barang oleh gudang, dan penyerahan barang kepada konsumen.

Berikut prosedur yang dilakukan yang menguraikan secara

sistematis aktivitas-aktivitas yang terjadi dalam sistem administrasi

operasional gudang sparepart.

a. Prosedur sistem administrasi operasional pembelian sparepart

yang berjalan pada PT Sun Motor.

1) Dokumen yang digunakan dalam waktu pembelian

sparepart pada PT Sun Motor :

a) Permintaan Pembelian Barang (PPB)

b) Surat Order Pembelian (SOP)

c) Surat Complain (SC)

d) Packing List Ticket (PLC)

e) Faktur Barang (FB)

f) Laporan Terima Barang (LTB)

g) Surat Tanda Terima Pembayaran (STTP)


commit to user

44

2) Alur aktivitas yang terjadi pada saat pembelian sparepart.

a) Bagian Gudang

i. Kabag Gudang memeriksa persediaan barang yang

ada digudang, jika persediaan sudah tidak ada maka

sub divisi gudang membuat PPB sebanyak 2 lembar.

Lembar 1 diserahkan ke bagian pembelian dan

lembar 2 dijadikan arsip tetap. Penerbitan PPB

sesuai dengan kebutuhan order dari pelanggan dan

disetujui oleh Kabag Gudang dan Manajer.

ii. Sub divisi gudang menerima PLC bersama barang

dari supplier. Kemudian mencocokan PLC, dan

barang.

iii. Apabila barang yang diterima kurang maka bagian

gudang membuat surat komplain barang kepada

suplier. Dan suplier akan mengirimkan barang

beserta FB.

iv. Setelah itu divisi gudang juga membuat LTB

sebanyak 3 lembar. Lembar 1 dan 2 untuk bagian

pembelian sedangkan lembar 3 untuk diarsip tetap.


commit to user

45

b) Bagian Pembelian

i. Berdasarkan surat PPB yang diberikan oleh bagian

gudang, maka bagian pembelian membuat SOP

sebanyak 3 lembar. Lembar 1 dikirim ke supplier,

lembar 2 di bagian keuangan dan lembar 3 diarsip

tetap.

ii. Menerima PLC dari gudang untuk dicek dan

membuat SOP.selain itu menerima SC dari bagian

gudang yang kemudian dikirim ke supplier.

kemudian PLC dan FB dan diserahkan dari bagian

keuangan.

iii. Bagian pembelian menerima LTB lembar1 dan 2

yang kemudian lembar 1 diserahkan ke bagian

keuangan sedangkan lembar 2 diarsip tetap.

c) Bagian Keuangan

Setelah menerima SOP lembar 2, LTB, FB dan PLC dari

bagian pembelian, kemudian ditandatangani sebagai

otoritas pembayaran yang selanjutnya bagian keuangan

akan membuat STTP sebanyak 2 lembar. STTP lembar 1

bersama SOP lembar 2, LTB lembar 1, FB dan PLC

diarsip tetap sedangkan STTP lembar 2 dikirim ke

supplier.


commit to user

46

Gudang Suplier Pembelian Keuangan

Gambar 3.2

Prosedur sistem administrasi operasional pembelian sparepart

Memeriksa persediaan

PLC

Kartu Stok

Membuat PBB

1

Surat PBB 2

PLC

SOP 1

1

2

LTB

3

Mencocokan PLC - barang

Membuat LTB

STTP 2

Surat PBB 1

Membuat SOP

Di cek

1

LTB 2

PLC

FB

1 2

SOP 3

Membuat STP

2 STTP 1

LTB 1

PLC

FB

SOP 2

PLC

SC

STTP 1

SOP 2

FB

PLC

Membuat SC

SC

Mncocokan FB dan barang

SC

FB

FB


commit to user

47

Usulan prosedur sistem administrasi operasional pembelian

sparepart adalah:

1) Bagian Gudang

a) Kabag Gudang memeriksa persediaan barang yang ada

digudang, jika persediaan sudah tidak ada maka sub divisi

gudang membuat PPB sebanyak 2 lembar. Lembar 1

diserahkan ke bagian pembelian dan lembar 2 dijadikan

arsip tetap. Penerbitan PBB sesuai dengan kebutuhan order

dari pelanggan dan disetujui oleh Kabag gudang dan

Manajer.

b) Sub divisi gudang menerima PLC bersama barang dari

supplier. Kemudian mencocokan PLC, dan barang.

c) Apabila barang yang diterima kurang maka bagian gudang

membuat surat komplain barang kepada suplier. Dan suplier

akan mengirimkan barang beserta FB.

d) Setelah itu divisi gudang juga membuat LTB sebanyak 3

lembar. Lembar 1 dan 2 untuk bagian pembelian sedangkan

lembar 3 untuk diarsip tetap. Kemudian mencatat

penambahan barang pada kartu gudang.

2) Bagian Pembelian

a) Berdasarkan PPB yang diberikan oleh bagian gudang, maka

bagian pembelian seharusnya membuat SPPH sebanyak 2

lembar. Lembar 1 diberikan kepada supplier dan lembar 2

diarsip tetap. Dan apabila dari pihak supplier telah


commit to user

48

memberikan jawaban atas penawaran harga yang

perusahaan ajukan, maka supplier mengirim SPH tersebut.

b) Bagian pembelian harus dapat menyeleksi siapa saja

supplier yang dapat memberi keuntungan bagi perusahaan.

Selain itu SOP yang dibuat sebanyak 3 lembar yaitu lembar

1 dikirim ke supplier, lembar 2 ke bagian gudang yang

digunakan untuk mencocokan barang yang apabila sudah

selesai diberikan kepada bagian keuangan,kemudian untuk

lembar 3 diarsip tetap oleh bagian pembelian.

c) Menerima LTB 1 dan 2, SOP, FB dan PLC untuk dilakukan

pengecekan ulang apakah sudah sesuai dengan SOP lembar

3. Setelah selesai dicek maka LTB lembar 2 diarsip tetap

kemudian LTB Lembar 1, SOP, FB, serta PLC diserahkan

ke bagian keuangan.

3) Bagian Keuangan

a) Setelah menerima LTB lembar 1, SOP, FB serta PLC maka

dilakukan otoritasi. Kemudian membuat STTP sebanyak 2

lembar. Dimana lembar 1 dikirim ke supplier, lembar dan

lembar 2 diarsip tetap.

b) Berdasarkan STTP lembar 1, SOP, LTB, FB dan PLC yang

diterima maka selanjutnya melakukan penjurnalan untuk

laporan perusahaan.


commit to user

49

Gudang Suplier Pembelian Keuangan

Gambar 3.3

Usulan prosedur sistem administrasi operasional pembelian sparepart

Memeriksa persediaan

PLC

Kartu Stok

Membuat PBB

1

Surat PBB 2

PLC

SOP 1

1 2 LTB

3

Mencocokan PLC - barang

Membuat LTB

STTP 2

Surat PBB 1

Membuat SOP

Di cek

1

LTB 2

PLC

FB

1

2

SOP 3

Membuat STP

2 STTP 1

LTB 1

PLC

FB

SOP 2

PLC

SC

STTP 1

SOP 2

FB

PLC

Membuat SC

SC

Mencocokan FB dan barang

SC

FB

FB

Mencatat KG

Kartu gudang

SPPH 1

Menyetujui

Membuat SPH

SPH

Membuat SPPH

1 SPPH 2

SPH

Membuat jurnal

Jurnal umum

LTB 1


commit to user

50

Keterangan:

PPB : Permintaan Pembelian Barang

SOP : Surat Order Pembelian

FB : Faktur Barang

SJ : Surat Jalan

LTB : Laporan Terima Barang

STTP : Surat Tanda Terima Barang

SPPH : Surat Permintaan Penawaran Harga

SPH : Surat Penawaran Harga

b. Prosedur sistem administrasi operasional penjualan sparepart

yang berjalan pada PT Sun Motor.

1) Dokumen yang digunakan dalam waktu penjualan

sparepart pada PT Sun Motor :

a) Purchase Order (PO)

b) Surat Order (SO)

c) Surat Perintah Kirim (Superim)

d) Laporan Order (LO)

e) Laporan Keuangan (LK)

f) Part Supplay Ship (PSS)

g) Surat Jalan (SJ)

h) Surat Tagih (ST)


commit to user

51

2) Alur aktivitas yang terjadi pada saat penjualan sparepart.

a) Bagian Pemasaran

i. Manajer pemasaran menerima formulir PO,

kemudian berdasarkan formulir yang diterima

digunakan untuk membuat data SO ke bagian

gudang dan selain itu dijadikan sebagai LO ke

bagian keuangan.

ii. Bagian pemasaran membuat Superim barang ke

bagian gudang.

iii. SJ lembar 3 yang diterima dari gudang kemudian

diarsip sebagai bukti bahwa barang telah dikirim

oleh bagian gudang.

b) Bagian Keuangan

i. Bagian keuangan menerima LO dari bagian

pemasaran dan dicatat sebagai data order yang

kemudian dilakukan verivikasi laporan order dan

diarsip tetap.

ii. Menerima SJ lembar 1 dari bagian gudang sebagai

dasar untuk membuat ST sebanyak 2 lembar. ST

lembar 2 digunakan untuk membuat LK dan ST

lembar 1 diserahkan ke customer.


commit to user

52

c) Bagian Gudang

i. Bagian gudang menyiapkan barang atas SO dari

bagian pemasaran.

ii. Berdasarkan Superim dari pemasaran bagian,

gudang membuat SJ sebanyak 3 lembar. Lembar 1

ke bagian keuangan, lembar 2 diarsip tetap oleh

bagian gudang dan lembar 3 ke bagian pemasaran.

iii. Membuat PSS sebanyak 2 lembar. Lembar 1

diserahkan ke bagian pemasaran dan lembar 2

diarsip tetap.


commit to user

53

Customer Pemasaran Keuangan Gudang

Gambar 3.4

Prosedur sistem administrasi operasional penjualan sparepart

Sales order

Membuat Superim

Membuat data order, Lap order

Membuat data order dan verivikasi

Membuat PSS

1 2

SJ 3

Membuat SJ

1 PSS 2

Sales order

Sales order

Surat order

Lap order

Lap. order

Lap order

PSS 2

Supermin 2

Menyiapkan barang

Superim

SJ 3

SJ 1

Membuat Surat

penagihan

1

Surat Tagih 2

Membuat lap keuangan

Lap keuangan

Surat Tagih 2

Surat order


commit to user

54

Usulan prosedur sistem administrasi operasional penjualan

sparepart adalah:

1) Bagian Pemasaran

a) Manajer pemasaran menerima formulir PO, kemudian

berdasarkan formulir yang diterima digunakan untuk

membuat data SO ke bagian gudang dan selain itu

dijadikan sebagai LO ke bagian keuangan.

b) Bagian pemasaran menerima LS dari bagian gudang.

Berdasarkan laporan tadi bagian pemasaran lalu membuat

Superim untuk dikirim bagian gudang. Laporan itu

kemudian diarsip oleh bagian pemasaran, sedangkan

Superim diberikan ke bagian gudang.

c) SJ lembar 3 yang diterima dari gudang kemudian diarsip

sebagai bukti bahwa barang telah dikirim oleh bagian

gudang.

2) Bagian Keuangan

a) Bagian keuangan menerima LO dari bagian pemasaran dan

dicatat sebagai data order yang kemudian dilakukan

verivikasi laporan order dan diarsip tetap.

b) Menerima SJ lembar 1 dari bagian gudang sebagai dasar

untuk membuat ST sebanyak 2 lembar. ST lembar 2

digunakan untuk membuat LK dan ST lembar 1 diserahkan

ke customer.


commit to user

55

3) Bagian Gudang

a) Setelah menerima SO lembar 1 dari bagian pemasaran,

bagian gudang memeriksa stok barang dan membuat

laporan stok barang sebanyak 2 lembar. Lembar 1 diarsip

tetap, lembar 2 dikirim ke bagian pemasaran guna

mengkonfirmasi bahwa barang yang ada digudang

mencukupi untuk melakukan pengiriman barang atas order

bagian pemasaran. Setelah itu bagian gudang menyiapkan

barang.

b) Berdasarkan Superim dari pemasaran bagian gudang

membuat surat jalan sebanyak 3 lembar. Lembar 1 ke

bagian keuangan, lembar 2 diarsip tetap oleh bagian gudang

dan lembar 3 ke bagian pemasaran.

c) Membuat PSS sebanyak 2 lembar. Lembar 1 diserahkan ke

bagian pemasaran dan lembar 2 diarsip tetap.

d) Setelah barang dikirim bagian gudang mengecek ulang stok

yang ada digudang dan dicatat ke kartu gudang.


commit to user

56

Customer Pemasaran Keuangan Gudang

Gambar 3.5

Usulan prosedur sistem administrasi operasional penjualan sparepart

Purchase order

Membuat Superim

Membuat data order, Lap order

Membuat data order dan verivikasi

Membuat PSS

1 2

SJ 3

Membuat SJ

1 PSS 2

Purchase order

Sales order

Surat order

Lap order

Lap. order

Lap order

PSS 2

Supermin 2

Memeriksa barang,membuat

lap. stok

Superim

SJ 3

SJ 1

Membuat Surat

penagihan

1

Surat Tagih 2

Membuat lap keuangan

Lap keuangan

Menyiapkan barang

1

Lap stok 2 1

Lap stok 2

Surat Tagih 2

Kartu gudang

Mengecek stok

Surat order


commit to user

57

3. Keterkaitan antara Optimalisasi Penggunaan Gudang terhadap

Sistem Administrasi Operasioal Gudang Sparepart pada PT Sun

Motor

Berdasarkan pengamatan yang dilakukan selama magang,

gudang sparepart milik PT Sun Motor dapat dikategorikan dalam 2

hal yaitu optimal dan belum optimal. Untuk kategori optimal karena

beberapa faktor telah dipenuhi, faktor tersebut diantaranya adalah:

a. Dalam menjalankan kegiatannya perusahaan menyusun struktur

organisasi dengan menggunakan sistem garis atau lini yaitu

yang menempatkan masing-masing kepala bagian untuk

menjalankan fungsinya yaitu pengawasan dalam bagiannya serta

bertanggung jawab atas tercapainya tujuan organisasi.

b. Perusahaan dalam melakukan pembalian sparepart melibatkan 3

bagian yaitu bagian gudang, bagian pembelian,dan bagian

keuangan. Bagian-bagian itu bejerjasama dengan baik demi

kelancaran administrasi operasional pembelian.

c. Dokumen-dokumen yang digunakan oleh bagian terkait dalam

operasional gudang diotoritasi penuh oleh masing-masing

kepala bagian.

d. Menggunakan alat-alat yang standar dalam pengepakan barang.

e. Dilibatkannya security dalam proses penerimaan dan

pengiriman barang keluar sehingga pegontrolan diarea pintu

masuk dan keluar lingkup perusahaan terjaga aman.


commit to user

58

Tetapi disisi lain sistem administrasi operasional gudang

dikategorikan belum optimal karena beberapa faktor, faktor tersebut

adalah :

a. Bagian pembelian tidak membuat SPPH kepada supplier.

Padahal dengan adanya SPPH perusahaan dapat mencari harga

dengan kualitas yang bervariasi dari yang diberikan dari

supplier. Jadi apabila supplier sudah menjawab SPH yang dibuat

perusahaan maka perusahaan bisa memilih dan membadingkan

supplier mana yang paling mengguntungkan.

b. Belum maksimalnya penggunaan kartu gudang, padahal kartu

gudang sangat membantu dalam mengecek semua barang yang

ada di gudang.

c. Tidak adanya prosedur tugas yang jelas saat barang datang dan

masuk gudang. Mulai dari angkat barang sampai penataan

barang semua dibebankan pada bagian gudang.

d. Penataan barang yang kurang rapi. Area yang seharusnya

digunakan untuk pengepakan barang malah kadang digunakan

sebagai tempat penyimpanan barang sementara.


commit to user

59

BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan yang telah dilakukan pada bab 3, maka

peneliti menarik kesimpulan sebagai berikut:

1. Gudang sparepart pada PT Sun Motor memiliki fungsi sebagai

tempat penyimpanan sementara. Karena barang yang disimpan

digudang adalah barang yang dipesan oleh pelanggan dan kemudian

perusahaan mengorder barang dari supplier, setelah barang datang

barang tersebut disimpan digudang dan dijual ke pelanggan.

2. Sistem administrasi operasional gudang sparepart pada PT Sun

Motor umumnya telah dilakukan dengan baik, karena dukumen-

dokumen yang digunakan oleh bagian terkait dalam operasional

gudang diotoritasi penuh oleh masing-masing kepala bagian dan

dokumen itu dapat dipertanggungjawabkan. Walaupun masih

terdapat beberapa dokumen yang masih belum terlaksana dengan

baik dimana bagian pembelian tidak membuat Surat Penawaran

Harga (SPH), tetapi disini PT Sun Motor langsung memilih supplier

yang ditentukan oleh bagian pembelian. Selain itu belum

maksimalnya penggunaan kartu gudang untuk mempermudah dalam

pengecekan barang oleh bagian gudang.


commit to user

60

B. Saran

Saran yang disampaikan oleh peneliti kepada perusahaan untuk

perbaikan dimasa yang akan datang adalah sebagai berikut:

1. Perusahaan hendaknya lebih memperhatikan dokumentasikan semua

aktivitas operasional secara terstandar dan konsisten, khususnya

untuk dokumen kartu gudang yang sering dilupakan.

2. Perusahaan perlu melakukan pengawasan terhadap penggunaan

dokumen-dokumen baru serta melakukan evaluasi dan perbaikan

secara periodik. Selain itu juga pembagian tugas yang jelas saat

barang datang dan masuk gudang. Khususnya pada angkat barang

dan penataan.

3. Perusahaan perlu melakukan pembenahan terhadap penataan barang

yang kurang rapi. Sehingga memudahkan dalam pencarian barang di

gudang serta dapat terlihat lebih rapi dan bersih.


commit to user

61

DAFTAR PUSTAKA

Bowersox, Donald J. 2006. Manajemen Logistik. Bumi Aksara: Jakarta.

Griffin, W. Ricky. 2004. Manajemen. Erlangga: Jakarta.

Gitosudarmo, Indriyo. 2002. Manajemen Operasi. BPFE: Yogyakarta.

Hadiguna, Rika Ampuh. dan Setiawan, Hery. 2000. Tata Letak Pabrik. Andi: Jogyakarta.

Jogiyanto. 2007. Metodologi Penelitian Bisnis. BPFE: Yogyakarta.

Kuncoro, Mudrajad. 2003. Metodologi Riset Untuk Bisnis Dan Ekonomi. Erlangga: Jakarta.

Oktarina, Rienna. 2005. Manajemen Pergudangan. Universitas Widyatama: Bandung.

Ristono, Agus. 2009. Manajemen Persediaan. Graha Ilmu: Yogyakarta.

Widjaja Tunggal, Amin. 2009. Manajemen Logistik dan Supplay Chain Managemen. Harvarindo: Jakarta.


commit to user

62

LAMPIRAN


commit to user

63


commit to user

64


commit to user

65

Documents

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id EVALUASI SISTEM .../Evaluasi...Adapun tujuan penulis menyusun penelitian ini adalah memenuhi salah