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Digitalização de Documentos e a
Preservação Documental na Era Digital
Odair Rodrigues
JUN/2012
2012 Belo Horizonte
2
3
4
Principais desafios com a gestão em papel
Incomodado com a falta de
organização do seu arquivo?
Pouco espaço físico para guardar
documentos?
Falta de agilidade na busca da
informação?
Conservação das informações mais
antigas
Inconsistência na comunicação entre
as áreas funcionais
Lentidão na tomada de decisão,
aumento de custo.
Descumprimento de prazos e normas
internas internal e com o governo
Perda de clientes / diminuição da
satisfação do cliente.
5
Principais soluções
Legado / Arquivo papel
Digitalização com scanners de produção
Pesquisa da informação em
microfilme
Digitalização com scanners de microfilmes
Preservação da informação
Microfilmagem eletrônica de documentos
Digitalização com scanners departamentais
Entrada de novos documentos
6
Enterprise Information Management
Business Intelligence
ECM - Enterprise content management
Estratégias , métodos e ferramentas utilizadas para captura , gerenciamento ,
Armazenamento , Preservação e disponibilidade de conteúdo e documentos
relacionados aos principais processos da organização.
Ferramentas
Reune uma série de componentes
•Document Management – Gestão de documentos
•ERM – Gestão Eletrônica dos registros
•Work flow – Fluxo do trabalho
•WEB Content management – Gestão do conteudo WEB
•Document Imaging - Gestão das imagens dos documentos
•Search – Pesquisa
•Processo Colaborativo
7
Gerenciamento “básico”do Papel Nenhuma solução implementada
Estágios e necessidades dos clientes
Adotar
Expandir
Otimizar
Pequenas empresas,
escritórios, SOHO
Grande
Empresas
Média Empresas
Departamentos
e Governo
Organização Documentos são digitalizado e armazenado por tipo de
documento para simples consulta e acesso.
Colaboração Os documentos são compartilhados através da empresa
para consulta, referência, aprovação de diversas áreas.
Linha de frente do negócio Os documentos são digitalizados nas áreas que recebem
os documentos e as informações são enviadas de forma
eletrônica para outras áreas de tomada de decisão.
Fluxo de informação do negócio Informações específicas são extraídas dos documentos
digitalizados e encaminhadas para permitir o fluxo da
informação do negócio (transação)
8
Digitalização de Documentos
Principais benefícios da digitalização de Documentos.
• Rapidez e agilidade no acesso à informação
• Baixo custo na distribuição de informação
• Redução de custo com armazenamento, recuperação e duplicação de papel
• Automação de entrada de dados
• Acesso à informação por um número ilimitado de pessoas e em qualquer
lugar
• Melhoria no atendimento ao cliente
• Maior segurança de informações por permitir controle de acesso aos
documentos
9 15/6/2012 9
• O documento digital também é vulneravel:
• Depende de:
– Hardware (computador)
– Meio de armazenamento
– Software (Sistema Operacional, Programa e formato de imagem)
• Mídia se deterioram ou “evaporação” de Bit
– Devido a efeitos físicos, químicos, magnéticos, etc.
– Qualidade do meio de armazenamento
– Forma de gravação
• Há limitações com respeito a legalidade
Obsolescência Digital
10
O Custo do Arquivo Digital
2012 >> 2015 >> 2020 >> 2025
Fase Inativa Fase Ativa
• O tempo que você ira manter as imagen “on-line” irá determinar o custo de migração
• Com o avanço dos softwares e hardwares, os arquivos digitais deverão ser migrados para uma outra tecnologia mais moderna.
Índice de
busca da
informação
Custo do
Armazenamento
Digital
Preservação da informação digital
11
• Como preservar os documentos digitais ?
– Por um perido grande de tempo(mais de 10 anos)
– Com baixo custo de armazenamento
– Com segurança e integridade
– Sem necessidade de muitas atualizações
– Legalmente
• Resposta
• Sistema Híbrido
• Fazer BACK-UP em um meio análógico
Pergunta Principal
12
GBA-12/01
13
Microfilme
• Paradigma: “Mídia ultrapassada??”
• Mídia analógica
• Durabilidade: 500 anos (filme prata)
• Melhor meio arquivístico
• Microfilmagem sem indexação por
documento
• Lei do Microfilme
Preservação da informação digital
14
Sistema Híbrido
• É a integração dos Sistemas digitais e micrográficos.
• Microfilme sendo um arquivo de referência e segurança do arquivo digital
• Arquivo digital somente na fase ativa
Fase Inativa Fase Ativa
Indíce de
busca da
informação
Custo do Armazenamento
Digital
Preservação da informação digital
Digitalização
do Microfilme
15
Comparação dos Sistemas
Microfilmagem
Vantagens:
• Custo baixo de armazenagem
• Melhor meio arquivístico
(Durabilidade)
• Aceito como um meio legal
• Excelente compactação
• Existência de normas para
criação, processamento,
duplicação e armazenamento
Digitalização
Vantagens:
Excelente acesso, distribuição e transmissão dos registros
Acesso múltiplo do arquivo
Melhor qualidade da imagem
Impressão de alta qualidade
A copiagem sucessiva não provoca degradação
Desvantagens:
• Off-Line
• Acesso individual
• Perda de resolução devido a copiagem sucessiva
• Se não for indexada possui uma velocidade de recuperação lenta
Desvantagens:
Dependência de Hardware e Software
Não aceito como meio legal
Alto custo para manter a informação acessível ao longo prazo
16
Microfilmadora Eletrônica: Processo
Digitalização, indexação e controle de qualidade
dos documentos
Microfilmadora
Eletrônica i9600
17
Arquitetura Microfilmagem Eletrônica
GED
Mainframe
Scanner
Microfilme
Virtual
Lista ou Diretório
de imagens
AWIS
16
mm
Microfilme
•Livros
• Plantas
• Folhas soltas
• Word
•PPT
• Arquivo TXT
• Arquivos PDF/A e PDF
•JPEG
18
GBA-12/01
Exemplo de Microfilme
19
Microfilmadora Eletrônica – i9600
Decreto 1.799 de 1996
• Art. 3º Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o
resultado do processo de reprodução em filme de
documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou
eletrônicos, em diferentes graus de redução.
Parecer do Ministério da Justiça de Novembro de 2006
20
Legalidade do Microfilme – Parecer 736/2006 M.
Justiça
20
21
Beneficios do Arquivo de Referência
• Gerenciamento do ciclo de vida da Informação
• Evita riscos de Migração e Despesas não planejadas
• Recuperação de Desastres
• Gerenciamento de Armazenamento da Informação
• Segurança no conteudo
22
Status no Brasil
• Mais de 6,5 Milhões de documentos por dia microfilmados eletrônicamente
• Birôs de serviço , Bancos , Comércio , Governo, Fundações , Justiça
• Tipos de Documentos – Contratos comerciais – Jornais – Cheques – Extrato Bancario – Correios – Depto Pessoal – Documentos notariais – Correio eletrônico – Multas – Processos Juciciais – Plantas – Registros médicos – Histórico Escolar – RH
• Back up de informação / Preservação
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Microfilmagem eletrônica no Brasil
•Mercado em Crescimento - 10%
•Instalações nos principais centros
•Estudos de implantação
•Migração do Convencional
•Preservação Digital / Back Up
•Redução custos
•Uso da Imagem
•Legalmente Aceito
– Parecer 736/2006 do Min.da Justiça
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
24
• Segmentos: Birô de Serviço
– Perfil: empresas novas que já fazem a digitalização e agora precisam fazer a
microfilmagem.
– Atualização dos antigos equipamentos de microfilmagem tradicional
– Oferecem o scanner sem custo para os clientes que fazem a microfilmagem
eletrônica
– Baixo custo operacional
– As imagens são enviadas para a empresa através de FTP ou CD/DVD.
– Pesquisa rápida devido a indexação por imagem
Casos de Sucesso - Brasil
25
Casos de Sucesso - Brasil Segmentos: Governo
Atualização dos equipamentos de microfilmagem tradicional
Redução de custo para fazer a microfilmagem:
• Mão de obra para fazer a captura e indexação dos documentos
• Manutenção de equipamentos antigos.
• Preservação da Informação
• Explosão de imagem Digital - Justiça
Melhoria de atendimento
• Atendimento com imagem no curto prazo
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Casos de Sucesso - Brasil
Segmentos: Financeiro Utilizar imagens geradas pelas Classificadoras de Cheques
Captura dos cheques com Scanners
Não depender da revelação do microfilme para liberar o cheque
(compensação)
Microfilmagem centralizada com baixo custo operacional.
Qualidade da imagem no microfilme
Substituição do COM - Microfichas
Preservação – Longo Prazo
27
Típico processo de microfilmagem eletrônica
Captura descentralizada
em diversos locais
Microfilmagem centralizada
num unico ponto
Redução de Custos com
movimentação de
documentos
Imagem movimentada via
link , Cd/DVD .
Microfilmagem
Centralizada
28
DV 2400
A saída da informação em PAPEL,
EMAIL, FAX e como Imagem Digital.
Recuperação da Informação
Digitlização do Microfilme por demanda
ScanPro 2000
29
Digital para Filme
Preparar Documentos
Capturar as imagens
“Processar” as imagens
Gravar imagens no filme
Digitalizar a imagem do filme DOCUMENTOS PROCESS /
GRAVAÇÃO
ARMAZENAMENTO/ PESQUISA
• O processo de digitalizar a
imagem , e gravar no filme
30
Conclusão
A Decisão de usar microfilme como midia de preservação de
documentos deve considerar os seguintes aspectos:
•Expectativa de vida do documento
•Integridade do documento
•Flexibilidade( analógico para digital e vice versa)
•Redução de espaço Físico – 98%
•Beneficios na pesquisa , acesso e armazenamento
•Estratégia de preservação digital
•Nível de complexidade / interatividade
•Aspecto Legal
Microfilme , simplicidade de acesso , requer baixo nivel de
investimento para preservar documentação.
31
Desejo de todos os clientes…..
32
Tipos de Captura - Volume
33
Tendências
• Mercado em crescimento acelerado 15% no mundo
• Captura Descentralizada
• SharePoint
• Mobilidade
• Aplicações em Nuvem
• Botão inteligente
• Route information faster
• Enable collaboration, customer engagement
• Save time and costs derived from shorter information access cycles
• Use paper rather than eliminate it
34
Componentes da solução de digitalização
Servidor
Base de Dados SQL
Software de GED Diretórios da rede Software de ECM
Sharepoint File Net
Qualquer SW de Gestão Microfilmagem eletronica
Tipo de Papel Scanners
Estação de Captura
Captura das imagens Indexação
OCR Código de barras
Separadores
Drivers
WIA
35
ScanMate
i1120
Scan Station
500/520EX/550
i1405 / i1420 / i1440
i1860
Truper 3210
i4200 / i4600
i2600 / i2800
i5200 / i5600 / i5800
i2400
Truper 3610
ScanMate
i920
Captura - Portfólio de Scanners
Scanners:
• Departamentais
• Rede
• Produção
36
Auto-Crop e Auto-Deskew
37
Remoção Automática de verso em Branco
• Automaticamente identifica imagens em
branco baseado na porcentagem de
conteudo de informação.
– Recurso muito mais preciso
comparado a opção de remover por
tamanho de imagem (kbytes)
– A configuração da % do conteudo é
feito de forma simples através dos
driver ISIS e TWAIN
38
Rotação Automática de Imagem
Automaticamente rotaciona as imagens na
posição correta de leitura
Frente e verso
Ganho de tempo na preparação do
documentos
39
Função de Junção – Frente e Verso
• Automaticamente cria uma única imagem
contendo a frente e verso do documento.
– Aplicação: documentos de identidade
e notas fiscais e papel A3
– Disponivel somente no driver TWAIN
40
Original
ATP 161KB
Scanner 1 c/ add-n IP 235KB
Scanner 2 c/ add-on IP 189KB
62KB
Business Confidential
iThresholding - exemplos
41
Scanner concorrente 2 c/ add-on IP 442 KB
Scanner concorrente 1 c/ add-on IP 608KB
ATP 119 KB
68KB
Business Confidential
iThresholding - exemplos
42
Remoção de Riscos
Disponíveis nos scanners i1200/i1300, i2000, i1400, i4000 e i5000
43
Original Atual iThresholding iThresholding2
Scanner da Série i4000
iThresholding2
44
iThresholding-2
45
46
iThresholding-2 @ 200 dpi
47
Drop out – Vermelho, Azul e Verde
Colorida PB normal PB com drop out
48
Scanner da Série i4000
Documentos Longos
Pode digitalizar documentos de até 4 metros
49
Novos Scanners série i2000
Recursos do Perfect Page
Preenchimento Inteligente de Borda
50
Remoção de furos e Preenchimento de borda inteligente
Recurso de remoção de furos de ficharios: disponíveis nos scanners i1200/i1300, i2000 e i1400
Recurso do preenchimento inteligente de bora: disponíveis nos scanners i2000
51
Duas lâmpadas por camera – a partir do i2000
52
Sistema completo
Documentos Digitalização
Controle de Qualidade
Indexação
Armazenamento Digital
Software de Pesquisa
Gerenciamento do
documento digital
Microfilmagem
eletrônica
53
Fluxo de Captura de Documentos
54
Tipos de Scanners
55
Captura
Rotativo Planetário
Elementos funcionais
•Lâmpada
•Lentes
•Sensor
i4200
i920
56
Scanner
Multi-funcional
Scanner
Professional
Digitalização frente e verso Não, simplex Sim, Duplex
Tratamento/Melhoramento de
imagem
Muito básico, quase nenhum Varios recursos para
gerar imagem excelente
Software de Captura Interface complicada Softwares de captura
orientados a digitalização
de documentos ou lotes
de documentos
Tempo de digitalização
( supondo documento com 10
folhas)
15 Minutos 40 Segundos
Transporte Curvatura interna
Limita os tipos de docs no
Alimentador Autom. – ADF
Sistema de transporte
robusto
Scanner Profissional X Multi-Funcional
57
• Tipo de documento
– Tamanho (A4,A3,Legal, etc) e gramatura
– Estado de conservação
– Quantidade de folhas por documento
• Indexação
– Identificar qual é o software de captura indicado
• Manual , OCR , Cod. Barras ,
• Aplicação: Uso compartilhado ou dedicado (USB)
• Produção
– Volume diário, mensal de documentos, picos de produção
– Aplicação departamental, centralizada ou descentralizada
• Assistência técnica
– On-site, troca ou balcão , tempo de resposta – SLA
– Consumíveis e peças disponíveis
Como escolher um Scanner Profissional ?
58
Segmentação do Mercado - Scanners
Segmento de
Produtos
Velocidade
Alto Volume > 100 ppm
Médio Volume 65 – 100 ppm
Baixo Volume 51 – 75 ppm
Departamental 31 – 50 ppm
Workgroup 16 – 30 ppm
Pessoal 8 – 15 ppm
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Scanner Profissional vs Multifuncional
• Velocidade de captura do documento – A partir de 20 folhas ou 40 imagens por minuto
– Digitaliza frente e verso ao mesmo tempo sem perder performance
– Robusto Alimentador de Documentos (ADF) aceita diferentes tamanhos e gramatura de documentos
• Processamento de imagem – Correção inclinação
– Detecta o tamanho exato de cada documento
– Auto- Brilho e rotação automático do documento
– Menor tamanho de arquivo (compressão interna de imagem)
– Tratamento da imagem do documento
• Facilidade de uso – Smart Touch – Botão inteligente
• Fluxo de trabalho pré-definido
– Interação e integração com sistema de gestão documentos
• Personalização do software interno do scanner
60
Áreas com o “problema papel”
Áreas/departamentos
específicos que armazenam
documentos
Fluxo de négocio que possui
entrada documentos em
papel como parte processo
de tomada de decisão
61 61
Fluxo do Documento – áreas envolvidas
• Recepção Área Final
“Arquivo”
Áreas usuárias Documento
Identificar qual é melhor área para colocar o Scanner? Verificar infra-estrutura necessário (rede, link, espaço na mesa)
Software de Captura e GED
Tipo de documento (cartão PVC )
62
Fluxo do Documento – áreas envolvidas
• Recepção Área Final “Arquivo” Áreas Usuárias Documento
i1120
Scanner de Rede
Scanner de Rede
Scanner
Recomendado
i4200/i4600
i5200/i5600/i5800
i2400/
i2600/
i2800
i920
63
Principais Scanners Kodak
Scanner i920 – 20 folhas por minuto
i920
64 15/6/2012 64
• Scanner de Rede SS500 ( não necessita Micro)
• Digitaliza 30 folhas por minuto
• Envia imagens para:
– Impressora da rede
– FTP
– FAX
– Diretório da rede
– Pen Drive
Principais Scanners Kodak
48.wmv
65
Mesas A3 e A4
66
Mesas Digitalizadoras
67
Scanners da Série i5000
Duplex –A3
140 / 170 / 210 ppm
Volume ilimitado
ADF de 750 folhas
05 sensores ultra-som
LED CCD (duas lamp.)
Scanners de alta produção
i5200 / i5600 / i5800
68
Smart Touch – Botão inteligente
• Software de Captura orientada a digitalização de Documento
• Acionado pelo botão ou pelo PC
•Crie PDFs / JPEGs / TIFF/ RTF / BMP
• Até 9 tipos de fluxo diferentes
• Digitalize para: • Email
• Web e-mail
• Rede - diretório
• FTP
• Microsoft Word
• SharePoint
• Impressora da rede
• Folha em branco para separar documentos
• Incluir palavra “chave” em arquivo PDF
• Duas telas de digitalização: com ou sem Pré Visualização
• Imprime etiqueta com os tipos de fluxo
• Funções de pós digitalização: remoção, rotação e recorte de imagem.
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Atendimento a clientes - Digitalização
• Controle de contas a pagar e receber
– Diminuição do tempo de processamento das faturas
– Controle de datas de pagamento
• Gerenciamento das ordens de serviços
• Controle dos documentos de vendas e pedidos
– Proposta e confirmação de pedidos
– Documentos complementares
• Departamento de Crédito
– Melhor controle e atualização dos dados dos clientes.
– Facilidade para analise de conta.
Soluções para área de administrativas
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Segmentos: Comércio
– Armazenar cadastro de cliente
– Contratos de Financiamento
– Garantias
– Seguros
– Back up de informação
Casos de Sucesso - Brasil
Feiras de Imovéis
Stand de Vendas
Vendas de Campo
Abeetura de Credito
Venda de automoveis
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Casos de Sucesso - Brasil
Segmentos: Saúde
Otimizar fluxo de documentação
Centralizar documentação referente a atendimentos médicos e clientes
Redução dos tempos de pagamento
Redução de custos operacionais e armazenamento
Redução de espaço de armazenamento de papéis
Clinicas Consultorios
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Senado aprova projeto que reconhece valor
jurídico de documentos digitalizados
http://registradores.org.br/categoria/portal-de-noticias/
13 jun 2012
Documentos digitalizados poderão ter o mesmo valor jurídico dos firmados em
papel. Matéria neste sentido foi aprovada nesta terça-feira, 12 de junho, pelo
Plenário do Senado e segue para sanção presidencial.
O projeto de lei da Câmara (PLC) 11/2007, da então deputada Angela
Guadagnin (PT-SP), assegura a equivalência jurídica, para todos os fins, da
cópia em meio eletrônico de um documento em relação ao original firmado em
papel, de forma a ser possível destruí-lo, antes de transcorridos os prazos
prescricionais, sem perda de valor probatório.
De acordo com o texto, o processo …
73
Perguntas?
Odair Rodrigues
Tel: 011-9940-6781 ou
www.kodak.com.br
Datafilme Ltda
www.datafilme.com.br
Tel: 031 3503 2430
2012 Belo Horizonte