e-GenDoc

Digitalizacija u procesu nabavkeLjubo Pasinović, prodaja i marketing

Podgorica, 29.11.2016

O Genisu

• Osnovan 1994, 40 zaposlenih

• 20 godina razvoja riješenja za e-poslovanja

• Područija dijelovanja

- Informatika u JU: Upravljanjemnajvećim registrom u državi CRS

- Povezivanje glavnih registara zapotrebe projekta e-Socijala

- Digitalizacija poslovanja

• Prisutnost na međunarodnomtržištu(HR,SRB, Afrika)

UPRAVNO PODRUČIJE

SPROVODI SE KONTROLA ULAZKA I KRETANJA KAO IDRUGE SIGURNOSTNE MIJERE

Genis d.o.o.

Profesionalnost

Certifikat za sistem vođenjakvalitete ISO 9001:2008 Uspostavljeno Upravno

područije i dozvola stepenaSigurnosti INTERNO

U jesen 2012 dobijen certifikat zastandard 27001:2005, koji nas

svrstava među dvadesetslovenskih firmi sa tim

certifikatom.

Riješenja odgovarajuzahtijevima po noveli zakona

ZDDV-1G

Proces nabavke

• Prepoznavanje potrebeza nab.

• Interna naruđžba Ispecifikacija

Start

• Izbor dobavljača, izbornajbolje ponude

• Naruđžba• Ugovor

Real. • Praćenje naruđžbe• Preuzimanje naruđžbe• Likvidacija

računa,evidentiranje Iarhiviranje naruđžbe

Zaklj.

Digitaliziran proces nabavke

Elektronska pošta SaradnjaBaza znanja

e-Pisarnicae-Računi

e-Putninalozi e-Ugovori

e-Sastancie-OrgDok

e-Naruđžbe

e-Or

gShe

ma

Prav

a i u

loge

ERP

inte

grac

ijeDo

stup

do

info

rmac

ija

znanje

komunikacija

procesi

datoteke

• Prihvaćanje ulaznih faktura (jednostavno i paketno skaniranje, e-SLOG izmjena)

• Raspoređivanje po bilo kojim kriterijumima

• Povezivanje na ugovore i naruđžbe

• Provjeravanje usklađenosti podataka na računu

• Brzi unos

• Unos porezne stope

• Dodavanje priloga

• Hronologija aktivnosti

• Slanje i odobravanje

• Određivanje nivoja, limita, profila

• Priprema postavki za knjiženje

• Mogućnost digitalnog potpisivanja i arhiviranje

e-Računi® osnovne funkcionalnosti

Postupci – unos, kontrola, slanje

Prihvaćanje računa/fakture - Pisarnica Računovodstvo - kontrola

Slanje računapregled i

Potpisovanje uOdgovorne org.jed.

elektronskiračun

e-Slog

RačunSkeniranje

Evidentiranje

Prejem računa v organizacijo:- Papirni račun- e-Slog (elektronski račun)- Faks- Elektronska pošta

Zajem računa:- Skeniranje- Oprema z osnovnimi podatki- Možnost ponovnega skeniranja- Pošiljanje naprej v kontrolo

Računovodsko kontrola:- Evidentiranje prejetega računa- Profil računa- Hitri vnos- Povezava z naročilom/pogodbo- Elektronska distribucija

Proces odobravanja:- Pregled računa/fakture- Raspoređivanje- Potpis- Dodavanje priloga

Postupci – unos... Kontrola... slanje

Računovodstvo/knjigovodstvo - kontrola

Pregled,rapoređivanje,odobravanje

Prenosu ERPFunkcije:

- Dnevno obveščanje po el. pošti- Funkcija „Moji računi“- Nadomeščanje- Zavrnitev

Računovodstvo/knjigovodstvo:- Pregled/dopuna- Prenos postavki za knjiženje- Arhiviranje elektronskih računa

e-Ugovori

• Centralni registar za ugovore i anekse

• Skeniranje ugovora

• Sigurnostna šema u odnosu na tip ugovora

• Određivanje uloge korisnika

• Vezivanje na naruđžbenicu i račun/fakturu

• Evidencija iskorišćenosti ugovora

• Ugovorena vrijednost

• Valjanost ugovora

• Klasifikacija po skupinama

• Dodavanje priloga

e-Naruđžbe

• Evidentiranje naruđžbi po pojedinim

postavkama

• Parametrizacija metapodataka po skupinama

• Raspodijela po bilo kojim kriterijumima

• Višenivojsko odobravanje naruđžbi

• Izrada naruđžbenice na osnovu definisanog

predloga

• Slanje naruđžbenice dobavitelju (elektronska

pošta, obična pošta)

• Ručno/automatsko zaključivanje naruđžbe

Izdavanje elektronskog računa

Gen4pdf Prepoznavanje podataka iz standardnih računa (.PDF)

e-Računi® – integracije sa ERP sistemima

Dvosmijerno povezivanje• Preuzimanje šifranta iz ERP sistema• Prenos dogovorenih podataka u ERP

sistem• Praćenje živlotnog ciklusa dokumenta u

ERP sistemu – prenos povratnihinformacija u e-GenDoc

Tehničko riješenje• Neposredan dostup do baznih pogleda

(view-ji)• Korišćenje zajedničkih tabela za izmijenju• Pozivanje web servisa• Poziv namijenskih programskih interfejsa

(API-ji)

Rad sa mobilnim uređajima

m-Računi:

- Detaljni podaci oračunu

- Raspoređivanje- Slika računa- Akcije

• prihvaćanje• Odbijanje• Slanje• Vrati u pripremu

Prijava preko „native“ mob. riješenja

Oznaka dokumenta sa kojim

radimo

m-Naruđžba:

- Detalji naruđžbe- Postavke- Raspoređivanje- Akcije:

- Odobravanje- Odbijanje- Pošalji- Vrati u pripremu- Naruđžbenica

Pregled računa Izbor akcije Upis primjedbee

e-Riješenja uvedba

• Definicija projekta– Projektni tim– stručna / odgovorna lica iz OJ

• Pregled / analiza stanjaPriprema / potvrda PREDLOGA riješenja

– Predlog novih postupaka– Predlog interfejsa

• OBEZBIJEĐENA infrastruktura– Testna i– Produkcijska

• PILOTNA implementacija– Konfiguracija postavki– Priprema / testiranje interfejsa– Testiranje / potvrda pilotne implementacije

• Implemntacija u PRODUKCIJU– Školovanje– Prelaz u produkciju (R-T-P postopek)

Zadovoljni korisnici = 20+ let

Hvala za pažnju!

Ljubomir.pasinovic@genis.si