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© 2008 – ASCI Systemhaus GmbH
Unsere Produkte schaffen Verbindungen,unsere Lösungen überwinden Hindernisse
Dipl.-Ing. Lutz Langerwisch ASCI Systemhaus GmbH
Geschäftsführer Seddiner Str. 5
[email protected] 10315 Berlin
© 2008 – ASCI Systemhaus GmbH Folie 2
Unternehmen
� Gründungsjahr 1990
� Mitarbeiter:� 8 Angestellte� 2 Werkstudenten� 2 Diplomanden / studentische
Praktikantin
� Softwareentwicklung für Verkehrsunternehmen
� EDV-Lösungen für� Groupware� Dokumentenmanagement
(Authorized DocuWare Partner)
� IT-Sicherheit und Vernetzung
� Mitglied im SIBB, VdOB und im UPL
KennzahlenLösungsbeispielDefinitionenAusgangssituationUnternehmen
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Unternehmen
� Managementsystem und Telematiklösung für Eisenbahnverkehrsunternehmen
� Analyse von Leistungsanforderungen und Zugprogrammen in Eisenbahnnetzen
� Fahr- und Dienstplanprogramm mit integrierter Wagenlaufplanung, Fahrzeug-, Personaleinsatz, Abrechnung im Regionallinienverkehr
� Fahrkartenabo-Verwaltung/ Schülerverkehr im Regionallinienverkehr
KennzahlenLösungsbeispielDefinitionenAusgangssituationUnternehmen
� Dokumentenmanagementsoftware
� Offene Groupwarelösung / Collaboration Suites
� Hochverfügbarkeit und Netzinfrastruktur
� Sicherheitslösungen
� Terminalservices
� VoIP
Software für Verkehrsunternehmen
IT-Dienstleistungen
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KennzahlenLösungsbeispielDefinitionenAusgangssituationUnternehmen
Verwaltung elektronischer Dokumente im
Unternehmen
Dokumentenmanagement
� Gründe für ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)
� Begriffe Dokument, Dokumentenmanagement
� Anforderungen an ein Dokumentenmanagementsystem
� Beispiellösung für den Einsatz eines DMS
� Vorteile aus dem Einsatz von DMS
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Gründe für ein Dokumentenmanagement
� „Jährlich geben amerikanische Unternehmen 25-35 Milliarden USD aus, im Dokumente zu sortieren, zu archivieren und wieder zu finden. Alle Arbeitsabläufe eingeschlossen, entstehen dadurch Kosten von bis zu 100 Milliarden USD pro Jahr.“Quelle: Studie IDC
� „Sowohl Manager als auch Sachbearbeiter verwenden 50 Prozent ihrer Zeit damit, Informationen zu suchen. Folglich bleibt ihnen nur noch die Hälfte ihrer Arbeitszeit, um die gefundenen Informationen auch zu nutzen.“Quelle: Studie Reuters
KennzahlenLösungsbeispielDefinitionenAusgangssituationUnternehmen
Steigende Informationsflut
Informationen aktivieren
Papier, Papier, Papier
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Gründe für ein Dokumentenmanagement
KennzahlenLösungsbeispielDefinitionenAusgangssituationUnternehmen
160.000.000.000 Seiten Papier Tendenz ����
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1994 1998 2000 2002 2004 20060
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Druckvolumen
Kopiervolumen
1994 1998 2000 2002 2004 2006Quelle: Infosource /Dataquest/NRG Deutschland GmbH.
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DokumenteBegriffserklärung
KennzahlenLösungsbeispielDefinitionenAusgangssituationUnternehmen
Die Verwendung des Begriffs „Dokument“ ist je nach betrachtetem Sprachraum unterschiedlich:
angloamerikanischer Sprachraum:� Dokument � Textdatei, kein inhaltlich/rechtlicher Bezug
deutscher Sprachraum:� Dokument � papiergebundenes Schriftgut, häufig auch ein
Schriftstück mit hoher inhaltlicher Qualität und rechtlicher Bedeutung, ähnlich einer Urkunde
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DokumentenmanagementBegriffsklärung
KennzahlenLösungsbeispielDefinitionenAusgangssituationUnternehmen
Die heute im allgemeinen gebrauchte Definition nach Ulrich Kampffmeyer (1995) geht vom
Dokumentenmanagement im engeren Sinne:(angloamerikanischer Sprachraum)
� Summe der Verwaltungsfunktionen für die Dateibestände� „Document Imaging” (Verwaltung von gescanntem Schriftgut) � „Document Management” (Verwaltung von bereits digital erzeugten Texten)
und vom
Dokumentenmanagement im weiteren Sinne:(deutscher Sprachraum)
� Branchenbezeichnung / Kategorisierung für verschiedene Dokumenten-Technologien, � Dokumentenmanagement im engeren Sinn,� Bürokommunikation, � Scannen, � Imaging (Erfassung, Darstellung und Ausgabe von gescannten Dokumenten),� Workflow und die � elektronische Archivierung gehören,
aus.
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DokumentenmanagementAnforderungen
KennzahlenLösungsbeispielDefinitionenAusgangssituationUnternehmen
Nach Art der zu verwaltenden Dokumente unterschiedlich:Kaufmännische Dokumente
� Vorgaben für die Aufbewahrung (u.a. HGB, AO, GoB, GoBS, GDPdU)
� Papierbelege in elektronische Form überführen:Vollständig, indexiert und unverändert mit revisionssicherer elektronischer Archivierung
� Elektronisch entstandene Dokumente (z.B. eMails) müssen in originärer Form und in den Sachzusammenhängen verwaltbar sein
Technische Zeichnungen
� Hohe Anzahl von großformatigen Zeichnungen (formatabhängig Speicherung)
� Referenzierung nach Zeichnungsnummern (Ziffern/Buchstaben)
� Suchemöglichkeiten nach Zeichnungsart und Auftraggeber
� Verknüpfung mit weiteren Informationen, z.B. Produktionsumgebungen,
� zum Nachweis nach Produkthaftungsgesetz.
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DokumentenmanagementAnforderungen
KennzahlenLösungsbeispielDefinitionenAusgangssituationUnternehmen
Zusätzlich bestimmen sich die Anforderungen aus:
� Anzahl der Dokumente,
� Dynamik der Änderung von Dokumenten,
� Häufigkeit des Zugriffs,
� Vertraulichkeit der Dokumente (öffentlich bis geheim) und
� Art der Benutzer des Systems.
Lösung des grundlegenden Problems: Wiederauffinden der abgelegten Informationen
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Dokumentenmanagementtechnische Lösung
� Datenbankserver
� Dateiserver
� Archivierungssystem
� Konvertierungsserver
� Kommunikationsserver
KennzahlenLösungsbeispielDefinitionenAusgangssituationUnternehmen
Dokumentenmanagementsysteme werden nach Art und Umfang der zu verwaltenden Dokumente ausgebaut und bestehen aus:
Benutzer / Arbeitsplätze
Server
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Situation ohne Dokumentenmanagementlösung
KennzahlenLösungsbeispielDefinitionenAusgangssituationUnternehmen
Ablage heute: 1 Vorgang = 3 x Suchen
@@
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@@
Situation mit Dokumentenmanagementlösung
KennzahlenLösungsbeispielDefinitionenAusgangssituationUnternehmen
� Automatische Ablage aus beliebigen Programmen
� Anbindung aller Quellen
(Scanner, Digitalkopierer, E-Mail, Windows-Programme)
� Ein Dokumenten-Pool für alle Dokumentarten
� Volltext-Recherche
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Implementierung einer Dokumentenmanagementlösung
KennzahlenLösungsbeispielDefinitionenAusgangssituationUnternehmen
� Welche Dokumente sollen betrachtet werden?� Papier, Spooldateien, Dateien, E-Mails, ...� Welche Arbeitsabläufe und welche Abteilungen sind betroffen � Mehrere Standorte, wer greift wie und warum zu� Wie ist der Belegfluss
� Wie ist die technische Umgebung im Unternehmen?� Hardware, Betriebssysteme
� Welche vorhandene Software muss berücksichtigt werden?
� Wer positionieren sich die Anwender und Entscheider zum DMS?
� Welche Daten sind für eine revisionssichere Archivierung relevant?
� Wie sollen diese signiert und gespeichert werden sollen?(Festlegung des Archivierungsformats und der Art der Signatur!)
Einsatzvorbereitung mit den Spezialisten für DMS:
Gemeinsame Definition der Anforderungen und gemeinsame
Erarbeitung der Lösungsvorschlag!
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Beispiel einer Dokumentenmanagementlösung
KennzahlenLösungsbeispielDefinitionenAusgangssituationUnternehmen
Maschinenbauunternehmen
Problemstellung:
Rechnungseingangsbearbeitung ist ineffizient� Rechnungen bleiben häufig bei Kostenstellenleitern liegen
� Verzögerungen bei Zahlungen� … mit Skontoverlusten
� … und Schwierigkeiten mit Lieferanten
� Gelegentlich Belegverlust auf internem Postweg oder durch Falschablage
� Heraussuchen von Rechnungen zu späterem Zeitpunkt oftsehr zeitaufwändig
Beispiel: Peters GmbH
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Beispiel einer Dokumentenmanagementlösung
Organisationsstruktur von Peters GmbH
KennzahlenLösungsbeispielDefinitionenAusgangssituationUnternehmen
Peter KönigGeschäftsführer
Peter KönigGeschäftsführer
Paul LeiterBereichsleiter
Technik
Paul LeiterBereichsleiter
Technik
Jana GoldingKaufmännische Leiterin
Jana GoldingKaufmännische Leiterin
Elisabeth ZahlFinanzleiterin
Elisabeth ZahlFinanzleiterin
Manfred MoritzHauptbuchhalterManfred Moritz
Hauptbuchhalter
Freddi VerkaufVertriebsleiter
32200
Freddi VerkaufVertriebsleiter
32200
Dieter ProzeßFertigungsleiter
21000
Dieter ProzeßFertigungsleiter
21000
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Beispiel einer Dokumentenmanagementlösung
Bearbeitungsprozess bisher:
Hauspost
BuchhaltungManfred Moritz
InnendienstDieter Prozeß
FinanzleitungElisabeth Zahl
1. Eingang
2. Buchung Verbindlichkeit
3. Kontierstempel
4. Kostenstellenzuweisen
32200
AußendienstFreddi Verkauf
> 5000 €
5. Freigeben
5a. Zusätzliche Freigabe > 5000 €
6. Bezahlen + Bezahlt-Stempel
7. Ablage
KennzahlenLösungsbeispielDefinitionenAusgangssituationUnternehmen
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Beispiel einer Dokumentenmanagementlösung
Eingangsbelege erfassen
Poststelle
Buchhaltung432089 432091
432092
432090
432090
432092
432091
432089
1. Scannen 2. Barcode erkennen,Stapel trennen
3. In Buchhaltungweiterleiten
KennzahlenLösungsbeispielDefinitionenAusgangssituationUnternehmen
© 2008 – ASCI Systemhaus GmbH Folie 19
Beispiel einer Dokumentenmanagementlösung
Rechnungsfreigabe
BuchhaltungZahlung
Stop
< 5000 €?
ja
nein
ok? Startnein
ja
nein
ja
Genehm.Leitung
FreigabeKoSt-Leiter
Freigabe?
BuchhaltungKoSt-
Stempel
Start
Archivierung+ Routing
KennzahlenLösungsbeispielDefinitionenAusgangssituationUnternehmen
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Beispiel einer Dokumentenmanagementlösung
Automatische Archivierung mit Indexerweiterung
Beleg-# Firma Summe Datum
222954 Robinson‘s Refuge 667 13.02.05
222874 Hugo:NET 36099 10.06.05
222873 Telefonica Helvetica 216 22.05.05
222876 Stahlwerk München 1197120 17.10.04
222879 RoadRunner Logist 467 15.05.05
222954
Beleg-# Dokument-Typ Ko.-St. Status Firma Summe Datum
222954 Rechnung-Eingang 32200 gebucht
222874 Rechnung-Eingang 21000 gebucht
222873 Rechnung-Eingang 32200 gebucht
222876 Rechnung-Eingang 21000 gebucht
222879 Rechnung-Eingang 21000 gebucht
Robinson‘s Refuge 667 13.02.05
Hugo:NET 36099 10.06.05
Telefonica Helvetica 216 22.05.05
Stahlwerk München 1197120 17.10.04
RoadRunner Logist 467 15.05.05
Buchungsjournal
Archiv „Dokumenten-Pool“
KennzahlenLösungsbeispielDefinitionenAusgangssituationUnternehmen
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Beispiel einer Dokumentenmanagementlösung
Erzielte Erfolge
� Verzögerungen beseitigt� Keine Transportwegeverzögerungen� Buchhaltung kann sofort nachfassen
� Elektronische Einbindung des Aussendienstes
� Zahlungsverzögerungen vermieden� Lieferantenbeziehung gepflegt� Skonti genutzt
� Kein Belegverlust mehr
� Falschablage ausgeschlossen
� Späterer Rechnungszugriff für jeden direkt, ohne Aufwand in der Buchhaltung
KennzahlenLösungsbeispielDefinitionenAusgangssituationUnternehmen
© 2008 – ASCI Systemhaus GmbH Folie 22
Beispiel einer Dokumentenmanagementlösung
Zusatznutzen durch DMS-Einsatz
� Bessere Informationsversorgung� Einbindung des Aussendienst� Anbindung von Aussenstellen
� Zeitersparnis durch automatische Ablage, keine Doppeltablage und damit keine Kopien mehr
� Rechnungen automatisch nach mehreren Kriterien findbar:� Lieferant, � Datum, � Belegnummer, � Betrag, � Volltext
� Keine Reorganisation des Archivs erforderlich� Gefilterter Zugriff für Dritte möglich (Kunden, Prüfer)� Maximale Rechtssicherheit durch Qualifizierte
elektronische Signatur
KennzahlenLösungsbeispielDefinitionenAusgangssituationUnternehmen
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Einsatzgebiete von Dokumentenmanagement
KennzahlenLösungsbeispielDefinitionenAusgangssituationUnternehmen
© 2008 – ASCI Systemhaus GmbH Folie 24
Nutzen und Wirtschaftlichkeit von Dokumentenmanagementlösungen (1/2)
KennzahlenLösungsbeispielDefinitionenAusgangssituationUnternehmen
� Verbesserung des Kundenservices durch schnelle und korrekte Vorgangsrecherche und damit verbundener Wettbewerbsvorteil
� Systematische Dokumentenablage
� Reduzierung des Papierbedarfs
� Verringerung des Platzbedarfs für Papierarchive
� Einfache Recherchemöglichkeit von Informationen(Suchmaschine, Verschlagwortung, Vergabe eindeutiger Dokumente-Identifikatoren), auch in Alt-Dokumenten
� Gewährleistung der langfristigen Lesbarkeit von Dokumenten
(durch automatische Konvertierung in aller Voraussicht nach „zeitlose“ Dateiformate wie TIFF oder PDF/A)
� Gewährleistung der gesetzlichen Archivierungsfristen (teils bis zu 30 Jahren)
� Verwaltung von Bearbeitungsständen (Versionen)
� Unterstützung bei der Dokumentenerstellung (Vorlagenverwaltung, Überwachung des Bearbeitungsstandes)
© 2008 – ASCI Systemhaus GmbH Folie 25
Nutzen und Wirtschaftlichkeit von Dokumentenmanagementlösungen (2/2)
KennzahlenLösungsbeispielDefinitionenAusgangssituationUnternehmen
� Abbildung und Steuerung des Dokumentendurchlaufs
(Workflow, automatisierte Überwachung von Vertragslaufzeiten)
� Paralleler Zugriff auf den Dokumentenbestand für alle berechtigten Mitarbeiter vom Arbeitsplatz aus
� Einsparung von Arbeitszeit durch Wegfall von Wartezeiten, Erhöhung der Produktivität der Mitarbeiter
� Gewährleistung eines Zugriffsberechtigungskonzeptes (Informationssicherheit und Datenschutz)
� Protokollieren sämtlicher Manipulationen an den Dokumenten und der Weiterleitungen der Dokumente
� Vermeiden von Speicherplatzkosten, die durch Mehrfachablage von Dokumenten entstehen (auf den E-Mail-Servern, auf Projekt-, Abteilungs- und Benutzerlaufwerken)
� Verhindern von Unklarheiten über die Gültigkeit von Dokumentenständen und Konflikten durch parallele Änderungen
� Verhindern von Doppelarbeit und Doppelablage
© 2008 – ASCI Systemhaus GmbH Folie 26
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
Lutz LangerwischASCI-Systemhaus GmbHTelefon: 030 / 2934850
E-Mail: [email protected]